Как научиться правильно распределять свое время: Как правильно распределить свое время: 10 простых советов

Как правильно распределить свое время: 10 простых советов

Всем привет! С вами Екатерина Калмыкова. Наверняка, вы со мной согласитесь, что самое ценное у нас — это наше время. Мы очень часто тратим его понапрасну, не понимая, что его не так уж и много.

Отвлекаясь на посторонние дела, мы теряем свое время, а потом удивляемся тому, что ничего не успеваем. Стараемся выполнить все поставленные цели, начинаем работать в условиях «многозадачности», разрываемся между запланированными делами. Как следствие, появляется раздражительность, нервные срывы, переутомляемость. Вам знакомо такое состояние?

На мой взгляд, люди, которые умеют правильно распределять время, могут по праву считаться успешными. В современном мире довольно-таки тяжело совмещать работу, учебу, уход за детьми и личную жизнь. Я, как любая женщина, тоже мечтаю совмещать все сферы жизни, чтобы времени хватало на все. Поэтому задалась изучением тайм-менеджмента и уже в написала на эту тему несколько статьей.

Вот небольшая подборка:

Планирование времени: основные принципы и методики

Как все успевать по дому, если работаешь: советы домохозяйки-бизнесвуман

Тайм-менеджмент на работе: успевай все с ветерком

Как стать организованным и все успевать: практические рекомендации

Если и вы желаете научиться эффективно управлять своим временем, а свободное время проводить с пользой и не чувствовать себя «загнанной лошадкой», то читайте дальше. Я поделюсь некоторыми советами как правильно распределить свое время.

Содержание статьи:

• 1 Время планируй, да сам не плошай
• 2 Дела и обязанности идут рука об руку
• 3 Анализ и отдых как две стороны одной медали
• 4 Зовем на помощь технику и порядок

Время планируй, да сам не плошай

Итак, как распределить время, чтобы все успеть? Самый результативный метод — это составление списка дел, которые необходимо выполнить. Следует распределить дела, которые нужно делать в первую очередь и во вторую. Будет хорошо, если вы будете важные и не важные дела отмечать, например, разными цветами. Об этом я подробно писала в статье «Четкая расстановка приоритетов как главный фактор успешности». Также можно при планировании попробовать использовать матрицу Эйзенхауэра.

Однозначно вам будет приятнее планировать свое время, если вы заведете красивую записную книгу или ежедневник.

Совет №1: как рационально использовать свое время? Не стоит загружать свой ежедневник выдуманными делами.

Если вам предстоит свободный день или час, то подумайте: «Как распределить время?». Но не нужно стараться успеть выполнить все дела хаотичными урывками. Как говорится, всё и сразу. Такое освободившееся время лучше провести с пользой для себя, например, насладиться походом в спа или времяпровождением с подругой.

Совет №2: как продуктивно использовать свое время? Старайтесь каждую минуту использовать с пользой для себя.

Если пока не получается грамотно распределять свое время, т о попробуйте разделить дела по группам:

1. первая группа — дела с первым приоритетом, важные дела;
2. вторая группа — важные дела, которые могут подождать;
3. третья группа — дела, которые нужно делать срочно, но они неприоритетные;
4. четвертая группа — второстепенные и не срочные дела.

Как можно увидеть, сначала следует выполнить дела из первой и второй групп, затем из третьей группы и только потом, если у вас останется время, приступайте за дела из четвертой группы. Как научиться распределять свое время? Конечно, это не делается с первого раза, но практика творит чудеса. Научившись составлять группы дел, расставлять приоритеты задачам и выполнять их последовательно, то вы увидите, сколько свободного времени у вас появится. И вы сразу поймете, что правильно распределяете свое время.

Очень важно более рационально использовать свое время, чтобы обрести успешную жизнь. Важную роль здесь играет сила воли.

Будь ты школьник, студент или блогер, ты должен научиться противостоять всему, что «сжирает» твое время, так называемые поглотители времени. Как правило, это социальные сети. Инстаграм, Вконтакте, Facebook – все это тратит ваше время попусту, если вы не используете их, как рабочий инструмент.

Конечно, очень интересно посмотреть, что выложила Маша, Даша или Петя. Но, проанализировав, сколько времени у вас занимает чтение ленты, вы точно ужаснетесь.  Да, я тут на днях провела хронометраж. Мне просто стало жаль потерянных часов. А ведь время уходит в никуда, хотя можно было его потратить на что-то полезное. Поэтому так важно уметь грамотно распределять свое время.

Совет №3: сокращайте время, проводимое в социальных сетях и вы удивитесь, сколько свободного времени у вас есть.

Для блогера вопрос с социальными сетями может быть неактуален, потому что они являются его инструментом. Но неопытные блогеры тоже поначалу могут скатиться в простое чтение ленты. Следите за этим!

Дела и обязанности идут рука об руку

Совет №4: как эффективно использовать рабочее время? Помните, что у вас есть дела и обязанности. Они отличаются и нужно их уметь различать.

Обязанности на работе — это то, за что вы получаете деньги. Дела могут быть лишь косвенно связаны с работой, а могут касаться другой сферы в вашей жизни. Многие женщины стремятся казаться всё успевающими и начинают работать в режиме многозадачности. Я была такой же 🙂

В результате выполнения нескольких дел сразу они делают их либо наполовину, либо некачественно, либо невнимательно и могут упустить важные детали. Как следствие, вы на одно дело затрачиваете куда больше времени, чем оно того стоит.

Совет №5: как правильно использовать рабочее время? Решайте одну задачу за раз, не распыляясь на несколько дел сразу.

Делая сто дел, вы не покажете себя с лучшей стороны. Скорее всего, вы забудете что-то важное и это не понравится начальству. Делайте только одно дело, вы сделаете это качественнее и быстрее, а значит у вас появится больше времени на все остальное.

Богатые используют время рационально. Особое применение своему таланту они находят в работе, умея полностью погружаться в задачу. У многих имеются множество мелких дел.

Хорошо, если они так или иначе связаны с основной задачей, вы сможете переключаться между делами, не отходя мыслями от главного дела. Будет отлично, если мелкие дела будут носить механический характер, так можно будет не отвлекаться на посторонние вещи.

Анализ и отдых как две стороны одной медали

Совет №6: проводите анализ своего времени, как рабочего, так и личного.

Рационально использовать рабочее время поможет анализ своего времени. Вам нужно понять, что у вас занимает много времени и сократить это. Например, если много времени у вас занимает общение с коллегами на нерабочие темы, постарайтесь сократить разговоры и ограничится только обсуждением новостей за обедом.

То же самое касается и распределения личного времени. Если у вас много времени уходит на просмотр телевизора, постарайтесь сократить время до 30 минут в день. Не готовьте перед телевизором и не работайте перед ним. Он постоянно будет отвлекать ваше внимание. Наверняка, вы знаете, что и кушать, смотря его, тоже не рекомендуют, поскольку можно съесть гораздо больше своей порции 🙂

Помните, что вы не можете сделать все дела за один день и заработать все деньги в мире.

Совет №7: отдыхайте.

Включите в свой распорядок сон и отдых минимум 8 часов в сутки. Восьмичасовой сон — основа хорошего самочувствия и свежей головы. Если есть возможность поспать подольше — прекрасно. Дайте себе немножко поваляться в постели, не неся ответственность ни за что.

С новыми силами вы сможете совершить куда больше, чем с кругами под глазами.

Зовем на помощь технику и порядок

Вам будет проще уследить за всем, если у вас будет хороший пунктуальный помощник, а именно — смартфон. В современных телефонах установлены программы, которые напоминают о встречах, звонках, походах в магазинах и т. д. Используйте эту прекрасную возможность, чтобы бесплатный ассистент напоминал вам о важных делах.

Совет №8: используйте таймер.

Таймер на телефоне также призван помочь занятым людям. Установите таймер на один час и постарайтесь за это время сделать хотя бы три мелких дела или одно большое. Таймер можно использовать для занятий спортом, чтения умных книг по мотивации и для саморазвития и т. д.

Совет №9: наведите и обязательно поддерживайте порядок на рабочем месте.

Вы любитель творческого беспорядка? Задумайтесь, сколько времени у вас занимает поиск нужных бумаг, папок, книжек. Если процесс занимает больше 3 минут, пора навести порядок на рабочем столе и внутри него. Процесс поиска необходимых вещей должен занимать максимум три минуты.

Совет №10: изучите вот этот классный курс.

Если вам до сих пор непонятно, как рационально использовать свое время, рекомендуем обратиться за помощью именно к этому курсу. В нем пойдет речь о способах управления собственным и чужим временем. Главное, почему я советую его, это то, что методика опробована самим автором и она принесла ему более чем щедрые плоды.

Из курса вы получите знания, которых нет в учебниках, в университетских пособиях, на интернет-ресурсах. Уникальная информация собрана на одном диске и ждет еще одного счастливчика. Тем, кто решится на обучение предстоит узнать море интересного из сферы тайм-менеджмента. Раскроются секреты, как планировать свой рабочий день, чтобы успевать все дома, как монетизировать свое нахождение перед компьютером, как рационально использовать свободное время и многое другое.

Решились? Тогда не медлите. Приобретайте курс, узнавайте секрет успеха и становитесь самым успешным человеком!

***

Друзья, на этом я заканчиваю наш разговор. Уверена, если вы прислушаетесь и примите мои советы к сведению, то научитесь рационально и эффективно управлять своим рабочим и свободным временем, ведь как правильно распределить свое время вы уже знаете.

Тайм-менеджмент, действительно, интересная наука. Поэтому к этой теме я еще ни раз вернусь.

Подписывайтесь на получение анонсов статей блога, на наш Youtube-канал, добавляйтесь в друзья в любой соц.сети и не забывайте делиться информацией с друзьями.

С вами была Екатерина Калмыкова

До новых встреч

Что поможет правильно распределить время. Как правильно распределить свое время

И жить полной жизнью. Вопрос этот действительно трудный. Ведь проблемы со временем возникают у многих. И лишь некоторым удается и отдыхать, и жить полной жизнью, и все запланированные дела делать. Научиться подобному приему можно. Достаточно следовать нескольким простым советам. Сначала придется нелегко, ведь перераспределение времени и планирование дня является ответственным заданием, требующим особых навыков. Лишь с опытом получится без особых проблем составлять день так, чтобы можно было все успеть. Каким советам рекомендуется следовать?

Жить полной жизнью — это.

..

Как только все важные и трудные дела позади, все остальное будет делаться быстрее. Хороший прием, но он потребует на начальных порах определенных усилий. Поэтому придется проявить настойчивость и стойкость.

Привлечение помощи

Со следующим советом хорошо должны быть знакомы мамы с маленькими детьми. Кстати, именно они задумываются чаще всего о том, как успевать все делать и высыпаться при этом. Что можно посоветовать помимо вышеперечисленных пунктов?

Например, не отказываться от помощи. Более того, привлекать близких к ней. Можно попросить помыть мужа посуду и убрать в доме, пока мама сама сходит за ребенком в садик и отведет его к врачу. Или же поручить супругу приготовление ужина.

Кстати, если речь идет о домашних обязанностях, то для того, чтобы все успевать, рекомендуется разделять бытовые задания. Конечно, если представительница прекрасного пола весь день сидит дома, нужно просто правильно распоряжаться временем. Но в современном мире женщины работают точно так же, как и мужчины. Поэтому чтобы ответить, как все успевать и жить полной жизнью, нужно научиться просить помощи и перераспределять обязанности.

Техника

Еще один очень полезный прием — привлкать к делам современные приспособления. Разнообразные гаджеты и техника — это не только развлечения, но и польза для человека. Можно максимально пользоваться новомодными устройствами, чтобы облегчить себе жизнь. Так получится успевать все и не уставать очень сильно.

Приготовление пищи можно поручить скороварке/мультиварке, уборку — роботу-пылесосу, и так далее. Таким образом, получится сэкономить много времени. Как следствие, у человека будет больше возможностей отдохнуть. Особенно если не отступать от ранее составленного графика.

Осторожно: некоторые современные гаджеты только отнимают время! Рекомендуется не пользоваться во время трудового дня интернетом (допускается лишь в рабочих целях), социальными сетями и прочими развлечениями. Иногда даже банальная проверка новостей способна отнять несколько часов. Поэтому не следует поддаваться соблазнам.

Теперь понятно, как все успевать и отдыхать при этом. Все обязательно получится, но придется изначально постараться!

Время — это все, что у нас с вами есть. Никто не знает, сколько нам отведено, но можно и даже нужно научиться использовать максимально эффективно каждую минуту своей жизни.

Все успевать — это не так-то и просто, хотя, с другой стороны, сложного в этом тоже ничего нет, особенно если освоить такую вещь, как тайм-менеджмент. «Тайм» (Time) — английское слово, в переводе на русский означающее время. Менеджмент — это управление, контроль. Искусство правильно расставлять приоритеты является основой для успешных людей. Богатые и счастливые люди всегда знают, сколько у них есть времени на отдых, а сколько на работу или обязанности. На это основывается правильная психология саморазвития .

Почему нам нужен тайм-менеджмент

Контроль времени нужен человеку по одной простой причине — мы многозадачны. Мы существа разумные, поэтому должны выполнять очень много различных дел, без которых жизнь попросту остановится.

Даже если вы отдыхаете, у вас все равно есть любимое хобби и есть люди, которые находятся с вами в любовных или дружеских отношениях. Жизнь весьма динамична, она не стоит на месте. Тайм-менеджмент помогает людям по всему миру помнить о том, что все меняется каждую секунду, каждый миг. Можно проснуться утром и обнаружить, что вы живете в мире, отличном от того, который окружал вас 8 часов назад.

Контроль времени нужен нам, потому что время нельзя обратить вспять. Мы зависим от него целиком и полностью, так что можем только лишь взаимодействовать с ним. Многие спрашивают себя: «Почему у меня постоянно не хватает на на что времени?» Ответ очевиден — вы неправильно расставляете приоритеты в жизни.А иногда люди нагружают себя работой и поистине непосильными задачами. Это тоже может быть причиной проблем, связанных с нехваткой времени. Нужно четко разделять никому ненужный альтруизм и правила хорошего тона. Конечно, взаимопомощь — это первая ступень к успеху. Помоги ближнему своему и получишь в ответ подмогу. Но необходимо помнить и о себе тоже. И ценить свое время.

Как правильно распределять время

Для начала заведите такую полезную привычку, как фиксация всех заданий на будущее . Если вы не знаете, когда именно освободитесь, например, после работы, то напишите в своей личной записной книжке, что вечером вы должны сходить за лекарствами или сделать это во время обеда. Мы живем в 21 веке — если вам не нравится перспектива всюду таскать с собой блокноты, используйте в качестве записной книжки специальное приложение в телефоне.

Если у вас есть задачи, не требующие решения в определенное время, то старайтесь их выполнить как можно быстрее. Помните, что абсолютно любые дела, которые можно сделать сейчас, на потом лучше не откладывать. Так вы освобождаете время для других дел, будете меньше нервничать и волноваться. Единственное «но» — это отдых.

Не забывайте про отдых. Если вы можете сделать все именно сейчас, и это не вызывает у вас чувства переутомления, значит, все под контролем. Но не заставляйте себя ограничивать заслуженное время релаксации и безделья. Чередуйте периоды активности и периоды восстановления сил.

Еще одно важное замечание и совет: не забывайте отмечать денежные траты и поступления. Вообще, умеренный контроль позволяет видеть полную картину происходящего. Статистика говорит о том, что люди, отслеживающие деньги, меньше теряют их и, что самое главное — меньше переживают.

Чтобы время не работало против вас, специалисты по тайм-менеджменту советуют не брать денег в долг и, тем более, не давать . Категорически запрещено давать в долг суммы больше, чем вы готовы потерять.

Теперь, когда советы розданы, можно поговорить о непосредственном распределении времени :

Чтобы все всегда успевать, выделите для себя четыре группы дел:

• обязанности;
• хобби;
• развлечения;
• отдых.

1. Обязанности. Это то, что не позволяет даже думать об отсрочке. Если вы что-то забудете сделать, то это повлечет за собой сбой в режиме и, возможно, большие проблемы. Сюда относится:

• работа;
• уборка дома;
• регулярные важные покупки;
• дети (отвести в школу, проверить уроки, погулять и так далее).

Для обязанностей может отводиться неограниченное количество времени, потому что это дела, которые определяют ваш стиль жизни. Хотя, конечно, если перспектива тратить на работу время вызывает у вас только упадок сил, возможно, стоит подумать о смене деятельности.

Обязанности не нужно записывать — вы должны помнить о них всегда. Распределите дела так, чтобы вам и вашей второй половинке было удобно их выполнять. Мало кто знает или догадывается, но, к примеру, прием пищи — это тоже обязанность. Правильное питание определяет настроение и работоспособность, поэтому завтракайте, обедайте и ужинайте в одно и то же время. Не хотите готовить — мойте посуду, чтобы ваша вторая половинка не делала все целиком. Исключение составляет ситуация, когда один человек приходит домой в, например в 16 часов, а второй в 19.

За это время можно и приготовить, и помыть посуду. Если вы живете сами по себе, то готовить и мыть посуду нужно сразу. Забудьте про горы немытой посуды — это удел тех, кто и важные судьбоносные мероприятия начнет переносить на попозже.

Обязанности занимают столько времени, сколько нужно. Их нельзя заменить ничем — ни отдыхом, ни хобби. После того, как вы составите и выучите список всех обязанностей на всю неделю, можно приступать к планированию остальных дел.

2. Отдых. Это второй пункт вашего планирования времени. Многие ошибочно полагают, что успевают все делать только те, кто почти не отдыхает. Это не так. Организму нужна релаксация. Отдых должен быть спланирован также четко, как и обязанности. Отдыхать нужно всегда. Запомните это. Не пропускайте циклы отдыха на работе и дома. Придя домой, не садитесь за компьютер и не идите на тренировку. Полежите буквально 15-20 минут. Только не засыпайте, ведь такой сон довольно вреден для режима дня. Кстати, о режиме. Соблюдайте его максимально четко.

Это важное правило всех успешных людей.

Когда все неотложные дела выполнены и вы отдохнули, настает время для хобби и развлечений.

3. Хобби. Хобби — это то, без чего не может жить ни один человек. Иногда бывает так, что хобби совпадает с работой, то есть, с обязанностями. В этом случае можно найти еще одно увлечение. Пусть оно вас затягивает. Думайте о нем почаще, создавая в себе желание заняться им. Хобби должно быть полезным, поэтому спорт — это один из самых лучших вариантов.

Задача увлечений очевидна — вы переключаетесь, меняете вид деятельности, делаете то, что приносит вам удовольствие. В вашем плане на день занятие любимым делом можно перекладывать и не планировать тщательно и кропотливо. В этом и есть главная их прелесть.

4. Развлечения. Развлечения — это походы в клуб, в боулинг, в кино, ресторан, компьютерные игры, друзья и так далее. Отличие отдыха от развлечения состоит в том, что вы тратите свое время или жизненные силы. Развлечения нужны только по выходным или в пятницу, если выработаете по плану пятидневной рабочей недели.

Их лучше не планировать дальше, чем на неделю, потому что вы не можете знать, какова будет обстановка в будущем. На развлечения должно быть отведено специальное место также и в бюджете. Без развлечений можно прожить очень долго. Это необязательный пункт, но если вы хотите жить активной жизнью, то следует включить их в свою программу.

Отдельного разговора заслуживают телефон, компьютер и телевидение. Они тоже требуют затрат некоторого объема энергии, поэтому ни в коем случае не ложитесь спать сразу после просмотра телевизора или после компьютерных игр. Дайте мозгу отдохнуть хотя бы час. Перед сном лучше заниматься спокойным хобби вроде чтения книг.

Итак, главное правило тайм-менеджмента — это упорядочивание всех жизненных процессов. Делайте, что хотите, но обязанности и отдых должны быть всегда спланированы. Это те дела, которые нельзя откладывать без веской причины. Если будете жить по этим правилам, то всегда будете все успевать. Это вдобавок еще и один из секретов пунктуальных людей — они всегда знают, что от них требуется, поэтому берегут и свое и чужое время. Удачи вам, и не забывайте нажимать на кнопки и

В наш век современных технологий время — это не только ценный ресурс, но и роскошь, которую нужно научиться ценить. С появлением новых технических приспособлений мы сами перестали замечать, как много времени тратим впустую. Бесцельное блуждание по социальным сетям, разговоры ни о чём по скайпу и мобильному телефону, регулярный просмотр электронной почты без особой надобности… Важные дела откладываем на потом и в результате ничего не успеваем. Отсюда и вечное недовольство собой, и отсутствие карьерного роста, и напряженные отношения с коллегами и начальством. Как вам распределить время правильно, чтобы перечисленные проблемы были известны лишь понаслышке? Давайте попробуем разобраться.

Мотивация

Если вы будете чётко осознавать, что трудитесь для скорейшего достижения конкретной цели, даже скучная и неинтересная работа начнет продвигаться быстрее. Визуализируйте свои планы. Представляйте себя за рулем шикарного автомобиля или с ключами в руках от собственной квартиры. Не стремитесь успеть всё и сразу, двигайтесь к своей цели небольшими, но уверенными шагами. Расставьте приоритеты и выполняйте дела по мере их важности. Сначала определите свои глобальные планы, затем промежуточные, которые можно выполнить в течение недели или месяца, и только потом промежуточные, выполнение которых не должно занимать более 1 дня.

Блокнот и ручка

Постоянно держать в голове список текущих дел невозможно, да и не нужно. Контролировать процент выполнения намеченных задач в течение дня можно с помощью ежедневника, органайзера или блокнота. Вечером, в спокойной обстановке записывайте в порядке значимости список дел назавтра. Приблизительно определяйте время выполнения каждой задачи с учетом своих сил и возможностей. Просмотрите свои записи в конце дня и сделайте определенные выводы.

Самые неприятные дела — в первой половине дня

Никогда не откладывайте самые сложные и скучные задания на потом. Пришли в офис — и сразу приступайте к составлению отчетности или отправляйтесь на трудный разговор с руководством. Не раздумывайте долго, заранее настраивая себя на провал. «Скользкое» дело будет тяготить вас в течение дня. Время — деньги, а выполнение второстепенных задач можно равномерно распределить по мере своей занятости.

Порядок на рабочем месте

При условии полного хаоса на рабочем столе вам будет очень сложно сконцентрироваться на выполнении поставленной цели. Возьмите за правило распределять документы по отдельным папкам, уберите из зоны доступа ненужные и отвлекающие предметы. По окончании дня на вашем рабочем месте должен быть идеальный порядок. Обеспечьте комфортные условия для работы, это позволит использовать ваше рабочее время более рационально.

Пересматривайте свой список

Периодически вычеркивайте из блокнота дела, утратившие свою важность. Будет правильно, если вы научитесь делегировать часть своих полномочий сотрудникам. Вы не железный человек и не можете работать круглосуточно. Лучше выполнить 70-80% плана, но качественно.
Используйте в качестве помощников современные технологии. Это позволит распределить время правильно и использовать его более рационально.

Досуг и отдых

Хорошо работает тот, кто умеет отдыхать и расслабляться. Правильный режим дня поможет вам чувствовать себя бодрым и активным, сохранять ясность ума и действовать рационально. Необязательно посещать развлекательные заведения каждый день, достаточно 2-3 раза в неделю выделять время для вечерних прогулок на свежем воздухе, встреч с друзьями или занятий спортом.

• Делайте небольшие паузы между делами и переключайте свое внимание. Просто несколько минут посмотрите в окно, сделайте звонок или устройте полезный перекус;
• не корите себя за невыполненные дела. Пересмотрите свои планы и работайте по мере своих сил и возможностей;
• поощряйте себя за успешное выполнение сложных и неприятных дел.

Время бесценно и прошедший день не знает возврата.

Возьмите за привычку никогда не останавливаться на достигнутом. Планируйте даже самые мелкие дела и не забывайте про самоконтроль. Отдыхайте и занимайтесь спортом.Только в этом случае каждый следующий день будет более продуктивным, чем предыдущий.

Всем нам жизнью отведено одинаковое количество времени в сутках — 24 часа, а вот используем мы его не всегда одинаково эффективно. Двигаясь по неверному пути – мы теряем годы, теряем время. «Как же грамотно распределить время?» — подобный вопрос, рано или поздно встаёт перед каждым из нас. И здесь абсолютно не играет ни какой роли пол, статус или образование человека. Студент, бизнесмен, воспитывающая детей женщина – умело и правильно распоряжаться своим временем хочет каждый из нас.

Эта статья для широкого круга читателей, которая призвана помочь всем нам (искусством максимально эффективным образом использовать своё время), то есть умело работать при высоких информационных нагрузках.

Причины дефицита времени

Прежде чем раскрыть способы повышения эффективности, давайте рассмотрим самые распространённые причины, вызывающие дефицит времени:

• Спешка. В условиях постоянной спешки невозможно сконцентрироваться на главном. Не зря все-таки в народе существует пословица: «Поспешишь – людей насмешишь».
• Суетливость. Возникает, как правило, от неумения организовать свой день. В итоге все валиться с рук. Суетливость присуща многим людям (если не врождённая, то точно приобретённая черта характера, которая явно не с положительной стороны характеризует человека).
• Бесплановость. Именно по причине отсутствия плана действий теряется значительная часть активного времени (время вне сна и болезней). Если дела и задачи не выстроены в строгую иерархию по степени важности, значит — они так и останутся в большинстве своём не разрешёнными.
• Несерьёзный подход к делу , что подразумевает частое допущение ошибок, на исправление которых, как правило, затрачивается немалая часть времени.
• Отвлекающие факторы , среди которых можно выделить: телефонные звонки, смс сообщения, частые перекусы, ТВ, Интернет, неожиданный визит гостей.

Анализ использования временного ресурса

Вот мы и добрались до методик тайм – менеджмента, в основе которых лежит: анализ затрачиваемого времени. Данный анализ нацелен как на выявление стимулирующих, так и ограничивающих форм работоспособности.

Итак, самые правильные методы учёта времени:

1. Ведение постоянных записей . Используйте не только бумажный блокнот, но и все возможности современной компьютерной техники –ноутбуки, планшеты. К примеру, очень интересный и наглядный вариант – это графическое изображение своей работы.
2. Планирование (структурирование времени). Начните записывать, что необходимо выполнить и, что уже сделано. Планирование может быть долгосрочным, среднесрочным и краткосрочным. Рекомендуется планировать как минимум 60% своего времени (при этом планы должны быть максимально реалистичными), а 40% оставлять на непредвиденное время (приезд гостей, простои на дорогах в час-пик, отключение света и т.д.)
3. Создание материальной и эмоциональной заинтересованности . Поощряйте себя, давайте себе твёрдые обещания, что обязательно за отличный результат – будет вознаграждение (например, долгожданная покупка фотоаппарата). Материально же вас может простимулировать, если только работодатель. Но и здесь не ждите помощи извне, воздействуйте на себя сами – постоянно стремитесь улучшить свой результат, работая над собой, ищите всевозможные и заработка.
4. Оснащение рабочего места по последнему слову техники. Современная техника, даёт нам массу возможности экономии времени, главное уметь грамотно пользоваться ею. Изучайте подробно инструкции, предлагающиеся к технике, применяйте советы на практике.
5. Научная организация труда (НОТ) открывает новые возможности рационального использования времени за счёт: фотографии рабочего времени (круглосуточное наблюдение за требующимся объектом, обработка и анализ данных), улучшения условий труда, разделения труда.
6. Установка чётких временных рамок на выполнение текущих задач и дел . Например: 1,5 – 2 часа на самое сложное, более лёгкое в течении получаса.

Это были общие правила и рекомендации, которые подходят абсолютно всем. Но все мы в этой жизни выполняем не одну роль и работу (помимо, основной деятельности — бизнес, учёба, — являемся по совместительству мамой, дочкой, женой, сестрой), а эти «звания» требуют от нас дополнительной ответственности, и создаю ещё одну «стопку дел».

Женщинам-хозяйкам

Так вот, чтобы облегчить себе труд и суметь найти время для отдыха, конкретно хозяйкам по дому необходимо:

• Не завышать стандарты чистоты: разделите квартиру или дом на несколько зон, так в понедельник – помойте кухню, во вторник – только зал и так далее.
• Осуществлять поход по магазинам не в час-пик, то есть не в обеденный перерыв или вечернее время, самый лучший вариант – днём, когда большая часть население вашего города на рабочих местах.
• Покупать одежду немнущихся тканей — избежите глажки.
• В будние дни готовить более простые блюда: гречневая каша с мясом, лёгкие салатики.

Студентам

А теперь совет студентам:

Перефразируя известную пословицу, можно сказать так:

• «Пиши , что значит, конспектируйте экзаменационные темы — заранее. Это поможет также избежать состояние суетливости в «жаркий период».
• Сократите время сна (приучите себя рано вставать).
• Наблюдайте за лидерами (отличниками) в вашей группе, перенимайте их опыт.

Бизнесменам

Товарищи бизнесмены – это для вас:

• Составляйте матрицу дел, группируя их так: срочные и несрочные; важные и неважные. Такая группировка называется матрицей Эйзенхауэра.
• Планируйте всегда и все: маршрут движения, текст выступления, вопросы оппонентам и так далее (ищите во всем эффективные пути, например: добраться до Налоговой инспекции вашего города быстрее всего на общественном транспорте (метро), нежели потерять время на личном — в пробках).
• Учитесь делегировать полномочия — передавать часть функций управления или решения определённых задачи другим людям. Этим самым вы сможете сконцентрироваться только на самом главном, а значит, добьётесь значимых результатов.

Помните! Время, в отличие от денег — не подлежит восстановлению, в случае его растраты. Берегите время – используйте его максимально эффективно.

Эта статья адресована всем, испытывающим трудности с распределением времени, а самое главное, одному моему очень близкому человеку, надеюсь, он воспользуется ее советами и разумно распорядится своим временем, тем более, что написать ее, он просил сам.

Начнем с раннего утра. Точнее с того, чтобы разумно распределить время, с правильной организацией труда. Полноценный труд зависит от вашей внутренней самоорганизации. Поэтому оптимальное решение в распорядке дня фрилансера: ранний подъем и отбой не позднее 24 часов, разумеется, по своему местному времени.

Мобилизованный для работы организм будет себя лучше чувствовать, когда вы встанете около 6 утра, именно на это время приходится, согласно биологическим ритмам, окончание периода легкости и свежести. Ведь, если вы «сова», вам гораздо легче вставать до 6 утра, чем в 7 или 8 часов. Скажу, что не писал бы об этом, если бы не проверил на собственной шкуре. Лучше уж поспать после обеда 1 – 1,5 часа. Вы сами удивитесь, увидев, сколько полезного вы сделали, посмотрев на свой рабочий стол, допустим, часов в 9 утра. У меня, к этому времени, обычно бывает написано 2 или 3 текста, которые в дневные часы в буквальном смысле слова вымучиваются. Запрограммировав для себя один ритм жизнедеятельности и постоянно его повторяя, вы сможете на уровне подсознания выполнять ставшие привычными дела.

Да пока не забыл, хочу заметить, чтобы с утра лучше работалось, нет ничего эффективнее контрастного, а еще лучше холодного душа (а еще лучше 1-2 ведра холодной воды, пусть в ванной, если живете в квартире – гарантирует прилив бодрости).

Но это все, как говорится, нюансы — каждый ведет свою жизненную стратегию по-своему.

Как научиться правильно распределять свое время

Существует несколько пунктов, которые лучше использовать в своем рабочем арсенале:

1. Управление бюджетом времени. Вы наверняка умеете распоряжаться своим денежным бюджетом, значит и бюджет времени вы сможете распределить правильно. Посчитайте, сколько часов в день и в неделю вы сможете отвести работе, а сколько потратить на отдых, развлечения и прочее. Пример: возьмем в день 24 часа минус (t на сон + t на дорогу к месту работы и обратно + t личные обязанности + t на себя любимого) .

Вот мой личный распорядок дня, действующий до недавнего времени, с обязательствами и прочими обязанностями

Был у меня такой период, летом прошлого года, когда вставать надо было рано, в 5.30 утра, а ложиться приходилось поздно, в 1 или в 2 ночи. Ну и как тут себя будешь чувствовать, вы думаете плохо — да ничуть. После подъема — выполнение основных действий, зачем все-таки встал. И вперед, вы думаете за компьютер, нет, на улицу, в гараж и на дачу. Прогулка по утреннему бодрячку куда как с добром, весь сон, как рукой снимает. Машина с утра тем более мобилизует, ну а свежий воздух, необходимая работа где-то до обеда, пение птиц в лесу, тишина и покой поднимают настроение лучше всяких 150 грамм. После обеда, сон 1 – 1,5 часа, контрастный душ и за работу, с 14 до 18 часов вечера. После 18 часов – домашние дела, компьютер уходит на время в распоряжение младшего сына. В 19 часов за руль и вперед, жену с работы забирать. И в 21.30 за компьютер, за работу до самого финиша. Почему ночью, да просто ночью никто не будет приставать с вопросами и просьбами, отвлекать, требовать внимания и прочее. Тишина, отсутствие работающего телевизора и т. д.

Вот так как-то, вы думаете, уставал — да нисколько, организм адаптируется к нагрузке на раз-два, и сейчас, когда времени намного больше свободного, организму в расслабленном состоянии гораздо тяжелее. Биоритм нарушился и надо со ставшего привычным образа жизни переходить на другой.

У всех по-разному и каждый может распределить свое время согласно своим предпочтениям и обязательствам. Если вы работаете, распределите рабочее время по пунктам, время на почту, на соцсети, на написание работы, телефонные и прочие совещания.

Про соцсети отдельно. До недавнего времени не испытывал ни малейшего желания общения и работы в соцсетях, откуда что взялось, как говорится коготок увяз и все, засосало, но через них приходят посетители на сайт и можно решить многие вопросы. Да даже элементарно отдохнуть от обязанностей, так что нужно распределять, чтобы всего было в меру и развлечений, и работы. Справляться с этой зависимостью научился, желание немедленно проверить соцсети продлилось не больше двух недель и в настоящий момент полностью контролируется.

Ну вот, с первым пунктом программы распределения времени разобрались.

Не рассматривайте разговор с руководителем или заказчиком как враждебное столкновение, представьте, что вы вместе с более опытным специалистом решаете общую проблему, а его веское слово будет решающим в этом действии. И ему, между прочим, приятно, что без него ничего не крутится, дайте ему лишний раз почувствовать, что он Босс. Так вы снизите приоритет первой задачи, делегируете, а по-простому перепоручите вторую работу кому-то другому и упростите выполнение третьей. Таким образом, вы сконцентрируете внимание на главном, приоритетном направлении вашей деятельности. Ну, а руководитель воспримет ваши действия, как возможность плодотворного сотрудничества с вами в реальном времени. В общем, если просто говорить, надо уметь грамотно пустить пыль в глаза, скинуть с себя груз лишних обязанностей и заняться главным. Но, ни в коем случае не конфликтовать и не откладывать дела на потом, как говорится, пристройте их, а потом уже смело гуляйте, потому, как следом придут другие дела, и вы поневоле окажетесь погребенными под неимоверно тяжелым грузом ответственности, от которого устанешь больше, чем от выполнения физической работы.

1. Корректировка планов. Расписание требует постоянной корректировки, или гибкого планирования, если вы собираетесь полноценно работать, надо каждый день просматривать свой ежедневник. Я не рассматриваю пересмотр расписания 1 раз в неделю или в месяц, так вот повторяюсь, каждый день вы должны вносить в него свои коррективы, чтобы быть готовым к любым неожиданностям или наверстать пропущенные дела. Если вы выполняете какие-то задачи посмотрите, нет ли возможности сделать что-то попутно, чтобы впоследствии не отвлекаться на те дела, о выполнении которых вы могли позаботиться заранее. Главная цель этого – равномерно распределить приоритеты и сохранить соотношение между личным и рабочим временем.

Таким образом, мы рассмотрели ваше рабочее расписание, поняли, как избавиться от лишних задач, расставить приоритеты, узнали, что ранняя побудка отнюдь не во вред организму. Удовлетворение собственным трудом позволит избавиться от стресса. Вы и все остальные поймут, что вы не просто член команды, у которого все валится из рук и ничего не получается, а ценный работник, выполняющий работу не просто вовремя, а в короткие сроки и качественно. Конечно, это потребует некоторых усилий, но поверьте, стоит того, и даже самая влюбленная спутница, глядя на ваши успехи, поймет, что вы не зря отдаете своей работе так много времени, уделяя ей так мало внимания. Она ведь думает о будущем не меньше, чем вы. Спокойствие и только спокойствие, и никакого стресса.

21 Советы по эффективному управлению временем для управления работой (2022)

 

Управление временем — это то, как вы организуете и распределяете свое время между различными видами деятельности. Хорошие стратегии тайм-менеджмента повышают вашу производительность и эффективность.

Эффективное управление временем важно для всех, но это абсолютно необходимо для предпринимателей.

Поскольку предприниматели несут полную ответственность за каждый аспект своего бизнеса, выделение нужного количества времени для выполнения правильных задач имеет решающее значение для обеспечения бесперебойной работы вашего бизнеса.

Лучшее управление временем заключается не только в том, чтобы работать усерднее, но и в том, чтобы работать умнее. Мы попросили экспертов по продуктивности поделиться своими лучшими советами по тайм-менеджменту. Используйте этот список методов, чтобы поэкспериментировать и найти стратегии, наиболее подходящие для вас.

Советы по эффективному управлению временем

1. Проведите аудит времени

Чтобы лучше тратить свое время, начните с понимания того, на что оно тратится. Существуют отличные приложения для тайм-менеджмента, позволяющие отслеживать время, но, честно говоря, я предпочитаю, чтобы оно было легким — система карточек Марка Андриссена всегда работала на меня.

На простой карточке размером три на пять записывайте свои основные задачи на день. На обратной стороне карточки вы должны написать то, что вы сделали, но изначально не планировали сделать накануне вечером — рабочий день всегда любит придумывать множество дополнений.

Глядя на свою карточку 3 на 5 в конце дня, вы увидите, что вы расставили по приоритетам (и выполнили ли вы это) и какая работа была добавлена ​​к вашей тарелке. Дополнительная работа — это хорошо, но если вы не выполняете свои основные задачи день за днем, что-то не так.

—Адам Роджерс, контент-менеджер Shopify

2. Создайте ежедневное расписание

Для меня, если это не запланировано, это не будет сделано! Поэтому планирование каждого часа моего рабочего дня имеет решающее значение для сохранения концентрации и продуктивности. Даже «свободное время» для занятий побочными интересами ставится в календарь.

Если это не запланировано, это не будет сделано! Я достигаю целей, разбивая их на очень маленькие проекты, которые я могу выполнять ежедневно.

Каждый шаг должен выполняться не более одного часа в день. Если я обнаружу, что выполнение этого шага займет больше часа, значит, я недостаточно разбил его.

Даже если я закончу шаги этого дня раньше, я удержу себя от выполнения следующего шага. Я знаю, что это звучит нелогично, но это помогает мне не выгорать, и я более мотивирован на рабочий час следующего дня. Эта стратегия также удерживает меня от того, чтобы сделать шаг «наполовину», что не так хорошо, как выполнение всего, что было запланировано на этот день.

Источник: Asana

Управлять своим временем означает планировать его заранее. Последние 30 минут моего дня всегда отводятся для планирования следующего рабочего дня.

— Тим Буркин, предприниматель

3. Расставьте приоритеты и делегируйте полномочия

Знайте свои личные и профессиональные приоритеты и планируйте их в своем календаре. Все остальное должно помещаться вокруг них или быть отброшено.

Источник: Asana

Получите отличного помощника, которому вы можете делегировать планирование и другие рутинные дела. Этот человек может быть одним из самых больших стимуляторов вашей продуктивности и снижения стресса.

— Элизабет Грейс Сондерс, тренер по тайм-менеджменту

4. Сгруппируйте связанные задачи вместе

Вместо того, чтобы начинать с верхней части списка и двигаться вниз, потратьте несколько минут и просмотрите весь список. Затем сгруппируйте похожие задачи вместе. У вас могут быть такие категории, как телефонные звонки, финансы, общение в сети, работа с документами или творческая деятельность.

Источник: Asana

Группируя (или объединяя) действия, сходные по своей природе, вашему мозгу не приходится перескакивать с одного типа мышления на другой. Переходы становятся более плавными. Вы набираете скорость, выполняя связанные задачи, а в некоторых случаях даже ускоряетесь!

— Стефани Л. Х. Калахан, основатель Calahan Solutions Inc.

5. Старайтесь не работать в режиме многозадачности

В наши дни кажется, что у всех нас меньше времени, чем хотелось бы, для выполнения того, что мы хотим. Интернет и социальные сети ускорили получение новостей, поддержание контакта с людьми и общение с клиентами. Это также привело к тому, что у всех нас появились вредные привычки, одна из которых — многозадачность.

Согласно исследованию, проведенному Американской психологической ассоциацией, многозадачность не экономит ваше время. На самом деле, это засоряет ваш рабочий процесс, повышает уровень стресса и в конечном итоге мешает вашей общей функциональности.

Стэнфордское исследование сообщает, что многозадачность влияет даже на вашу долговременную и кратковременную память. Хроническая ежедневная многозадачность фактически влияет на вашу способность удерживать и использовать информацию в уме, а также на вашу способность извлекать информацию.

Нейробиолог Даниэль Левитин говорит: «Все переключение между задачами сопряжено с нейробиологическими издержками. Это истощает ресурсы, поэтому после часа или двух попыток одновременного выполнения нескольких задач мы обнаруживаем, что устали и не можем сосредоточиться, это потому, что те самые нейрохимические вещества, которые нам нужны для концентрации, теперь исчезли».

6. Установите ограничения по времени для задач

Теперь возьмите этот проект или этот рабочий продукт, разбейте его на более мелкие подзадачи и настройте отслеживание времени или временной блок, сколько времени потребуется для выполнения каждой из этих задач— даже если они по пять минут за штуку.

Так что на самом деле очень четко определите, чего вы хотите достичь, чтобы вы знали, когда вы на самом деле закончите — когда вы добьетесь успеха — и вы сможете вычеркнуть это из списка и получить дозу дофамина, которая будет поддерживать вас. полны энергии, мотивированы и готовы продолжать работу.

В противном случае у нас есть тенденция просыпаться и прыгать в работу без преднамеренности, а затем мы работаем часами, часами и часами, не чувствуя, что достигли того, к чему стремились.

—Доктор. Сахар Юсеф, когнитивный нейробиолог

7. Регулярно делайте перерывы

Перерывы повышают вашу продуктивность. Фактически, Уильям С. Хелтон, профессор человеческого фактора и прикладного познания в Университете Джорджа Мейсона, показал, что короткие перерывы могут улучшить внимание.

Он и его коллеги провели эксперимент, в ходе которого протестировали две группы студентов университета, которые должны были следить за рядом железнодорожных линий на экране. Одной группе не давали перерыва в течение всех сорока пяти минут, а другой группе давали пятиминутный перерыв в середине задания.

Второй группе были даны различные действия, которые им разрешалось выполнять в течение этих пяти минут. Независимо от активности, вторая группа продемонстрировала заметное улучшение своих показателей.

Исследования также показывают, что важно, какие перерывы вы делаете. Psychology Today  сообщает, что важно избегать уведомлений, текстовых сообщений и устройств в целом. Прогуляйтесь на природе, порисуйте или потренируйтесь — что-нибудь, что не будет напрягать ваш мозг или ваши глаза.

Если вы хотите продолжать работать на оптимальном уровне, держите этот инструмент управления временем в своем наборе инструментов и обязательно сделайте его приоритетным.

8. Устранение отвлекающих факторов

То, как вы управляете своим временем, имеет значение только в том случае, если вы также контролируете свое внимание на поставленной задаче. Это связано с тем, что если вы выделяете время на задачу, но тратите это время на переключение между несколькими разными задачами, конечный результат, скорее всего, будет отличаться от того, что вы планировали. Контроль внимания означает эффективное управление внутренними и внешними отвлекающими факторами, а также однозадачность для более качественной работы, выполняемой быстрее.

— Маура Томас, тренер по продуктивности

9. Оставайтесь организованными

Организация — важный метод тайм-менеджмента. Дженнифер Вердолин, доктор философии, доцент Аризонского университета, говорит: «Исследования показывают, что чрезмерный беспорядок и беспорядок отвлекают и снижают нашу способность концентрироваться и сосредотачиваться». Затем она приводит примеры из животного мира, которые показывают, как опрятность помогает животным проявлять себя наилучшим образом.

Под организованностью подразумевается не только физическая организация пространства, но и ментальная организованность. В отличие от совета 4, сохранение умственной организованности — это не группировка похожих задач, а расстановка приоритетов в том, что вам нужно сделать. Поэтому поставьте цели на день и попробуйте сгруппировать задачи, которые у вас есть, например: 

• Ежедневные задачи: задач, которые вы должны выполнять каждый день, например, отслеживание времени, проверка электронной почты, вход в корпоративный сеанс Slack и т. д.
• Срочные задачи: задачи, которые требуют срочного внимания.
• Важные задачи: задач, которые важны, но не обязательно имеют срок выполнения. Под эту категорию подпадает множество текущих проектов.
• Маленькие задачи: это задачи, которые требуют либо небольших умственных способностей, либо небольшого количества времени. Например, отправить электронное письмо, ответить на сообщение Slack или обновить свой профиль LinkedIn.

Узнайте больше: 14 обязательных к просмотру выступлений TED Talks for Entrepreneurs

10.

Задайте свой темп

Будучи предпринимателем, вы много времени находитесь в режиме сверхпроизводительности, потому что вы все в нем. Будет время. Однако вам потребуются время, энергия и внимание; и когда вы дадите полный газ прямо из ворот, вы истощите себя.

Знаете ли вы, что достаточно хорошо для каждого из проектов в вашем списке? Это достаточно хорошо для организации и достаточно хорошо для вас. Чрезмерное обдумывание, редактирование и настройка отнимают драгоценное время и в этом нет необходимости. Сделайте хорошую работу, а затем остановитесь.

— Карсон Тейт, автор книги «Просто»

11. Остановись и подумай

Самое важное, что может сделать занятой предприниматель, — это остановиться и подумать.

Подумайте хотя бы пять минут утром о прошедшем дне:

• Что для вас сегодня важнее всего?
• Отражает ли ваш календарь этот приоритет?

Настройте телефон на подачу звукового сигнала каждый час и, когда он подаст звуковой сигнал, спросите себя:

• Делаю ли я то, что мне больше всего нужно делать?
• Я тот, кем больше всего хочу быть?

А в конце дня сделайте пятиминутную паузу и спросите себя:

• Чему я научился? Есть ли кто-то, кого мне нужно поблагодарить или признать?
• Есть ли что-то, что я хочу сделать завтра по-другому?

Очень часто мы думаем об управлении временем как о повышении нашей эффективности. Но некоторые из самых эффективных людей, которых я знаю, неэффективны в тайм-менеджменте. Ключ в том, чтобы быть эффективным, работать над тем, что является наиболее важным, и опускать все остальное.

— Питер Брегман, тренер по лидерству руководителей

12. Включите в свой график неструктурированное время

Включите в свой еженедельный график от двух до четырех часов неструктурированного времени. Это время, отведенное в сторону, без каких-либо планов, кроме обучения, исследования и размышлений. Для многих занятых предпринимателей это может показаться нелогичным или просто нереалистичным. Тем не менее, исследования подтверждают важность «свободного» времени в вашем расписании по двум направлениям:

1. Когда вы постоянно заняты и у вас нет свободного времени — поскольку каждая минута каждого дня расписана вплотную — вы максимально используете пропускную способность вашего мозга: ваши когнитивные способности снижаются, вы становитесь более склонны к ошибкам, и вы менее проницательны.
2. На первых порах работы в Amazon Джефф Безос проводил свои понедельники и четверги совершенно неструктурированными, чтобы у него всегда было время, чтобы посвятить его глубоким размышлениям о видении компании. Священное «неструктурированное время» — отличительная черта успешных руководителей, потому что без этого они всегда будут реагировать на проблемы, которые перед ними ставят другие, и никогда не будут активно думать о будущем компании.

— Джоселин К. Глей, эксперт по работе и творчеству

13. Делайте самые важные дела утром

Не торопитесь делать «правильные вещи». Работать в постоянном напряжении нехорошо. Чувствовать тревогу и подавленность — это не нормально. Вы сожалеете о принятом решении? Стоп.

Вы не должны судить о своем успехе только по результатам. Самые положительные результаты могут быть получены от вещей, которые вам не нужно делать. Делайте самые важные дела утром — исследования показывают, что после использования силы воли позже в течение дня люди начинают принимать неверные решения.

— Камиль Рудницки, генеральный директор TimeCamp

14. Сначала выполняйте самые простые задачи

Мой школьный учитель математики однажды сказал мне, что если вы застряли на задаче, начните записывать числа, и вы будете удивлены, как часто Вы придумываете решение, когда пишете. Я убедился в этом во всей жизни, не только в математике.

Всякий раз, когда я на чем-то застреваю, не знаю, как начать проект, волнуюсь или начинаю откладывать, я заставляю себя делать самую простую и маленькую часть задачи. Я снижаю свои ожидания от завершения всего проекта до выполнения самого простого, наиболее достижимого компонента — я напишу первое предложение, вставлю первую строку кода, создам первую строку в электронной таблице.

И что неизменно происходит, так это то, что вы заканчиваете это первое дело, и оно выливается в следующее, а затем в следующее, и, как снежный ком, часами спустя вы заряжаете мили вниз по склону, и вы даже не помните, почему это было трудно начать в первую очередь.

— Марк Мэнсон, трехкратный #1 New York Times автор бестселлеров

15. Начинайте свой день раньше всех

Начинайте свой день раньше всех. Если вы почитаете биографии и автобиографии успешных мужчин и женщин, почти всех их объединяет одно — привычка ложиться спать в разумное время и рано вставать.

Просыпаясь раньше остальных, у вас есть время заранее спланировать свой день и получить преимущество перед некоторыми задачами, которые могут нависнуть над вашей головой, прежде чем другие проснутся, чтобы помешать вам.

—Брайан Трейси, мотивационный спикер и автор

16. Используйте технику Помидора

Источник: Todoist

Мой топ-совет для занятых предпринимателей — Техника Помидора и Календарь вне расписания. По сути, это означает, что я просто ставлю таймер на 25 минут и начинаю выполнять только одно задание. Этот цейтнот и сосредоточенность на одном помогают мне вернуться на правильный путь и войти в ритм продуктивности.

—Майкл Сливински, основатель приложения для повышения производительности, Nozbe

17.

Используйте матрицу Эйзенхауэра

Электронные письма продолжают накапливаться, телефонные звонки продолжают поступать, множество дел: рабочая нагрузка творца огромна. Расстановка приоритетов в этой работе является ключом к тому, чтобы оставаться сосредоточенным. Чем больше вы сможете расставить приоритеты, тем эффективнее вы будете. Именно здесь вступает в действие матрица срочности-важности Эйзенхауэра, заставляющая вас дважды подумать, прежде чем добавлять задачу в свой список дел.

Источник: Асана

Вот как. Выберите те задачи, которые являются наиболее срочными. Спросите себя: одинаково ли они важны? Отложите менее срочное, делегируйте менее важное. А если нет ничего из вышеперечисленного: избавьтесь от этой задачи.

18. Составьте список «5 до 11»

Составьте список «5 до 11» из пяти дел, которые вы можете взять на себя обязательство сделать до 11 утра завтрашнего дня. Продвигает ли каждая задача вашу цель, приоритеты и цели? Должно. Когда вы сделаете свои 5 до 11 завтра, у вас будет блаженно-мирное чувство выполненного долга, зная, что вы сделали то, что имеет для вас значение.

— Эллисон Льюис, основатель The Seven Minute Life

19. Регулярно очищайте свой мозг

Вы испытываете стресс, потому что у вас слишком много незавершенных задач. На обычном листе бумаги напишите их и все вниз. Затем вычеркните все, что не является абсолютно необходимым. Будьте брутальными. Глядя на свой список, пообещайте выполнять одну задачу в день, пока список не будет завершен. Почаще возвращайтесь к этому списку!

— Эллисон Льюис, основатель The Seven Minute Life

20. Свободно распределяйте время, необходимое для выполнения задачи

Свободно распределяйте время, необходимое для реалистичного выполнения части работы до минимального следующего этапа завершения.

Под «реалистичным» я подразумеваю реальное количество времени, которое потребуется, а не то, которое вы хотели бы . После того, как вы приняли это решение, вообще не думайте о времени и выполняйте работу. По иронии судьбы, размышления о тайм-менеджменте — самая большая трата времени, которой я занимаюсь! Хотя я беспокоюсь о том, сколько времени что-то занимает, я не трачу 100% своего внимания на выполнение полезной работы или решение проблем.

Под «минимальным следующим этапом завершения» я имею в виду «полезный элемент», который каким-то существенным образом способствует достижению ваших рабочих целей. Я склонен зацикливаться на «конечном результате», а не на следующем этапе, потому что я нетерпелив, но это просто создает разочарование, которое снова сжигает энергию, которая в противном случае могла бы быть использована для создания чего-то.

Давать себе достаточно времени, чтобы что-то сделать, а также позволять себе не чувствовать себя торопливым или виноватым из-за того, что на это уходит время, — вот что работает для меня.

— Дэвид Сих, производитель инструментов для повышения производительности

21. Планируйте задачи, которые нужно выполнить накануне

В конце каждого дня планируйте, какие задачи нужно выполнить на следующий день и сколько времени займет каждая из них. Затем запланируйте эти задачи в своем календаре между встречами, которые там уже есть. Тайм-менеджмент — это управление мышлением. Как только вы поймете, что контролируете свои часы и можете указывать своему времени, что делать, ваша рабочая и личная жизнь станут менее напряженными.

— Хелен Сегура, эксперт по продуктивности

Выйдите за рамки бесконечного списка дел, возьмите под контроль свое время

Со всем, чем вы жонглируете, эффективное управление своим временем может показаться несбыточной мечтой прямо сейчас, но это не возможно. Только в этой статье есть более 20 примеров, которые показывают людей, которые нашли проверенные способы улучшить свои навыки тайм-менеджмента. Вы тоже можете это сделать.

Перестаньте тратить всю свою энергию на те действия, которые только тратят время. Попробуйте один или два из этих советов, и вы увидите, как улучшится ваша продуктивность и ваше психическое здоровье.

---

Готовы создать свой интернет-магазин? Начните бесплатную пробную версию Shopify — кредитная карта не требуется.

Советы по тайм-менеджменту Часто задаваемые вопросы

Каковы 5 эффективных советов по тайм-менеджменту?

1. Создавайте временные блоки для целенаправленной работы.
2. Используйте инструменты тайм-менеджмента, чтобы быть более продуктивным.
3. Сначала расставьте приоритеты для самых важных задач.
4. Избегайте многозадачности.
5. Сгруппируйте похожие задачи вместе.

Каковы 10 шагов к тайм-менеджменту?

1. Определите, сколько времени вы можете тратить на работу в день.
2. Установите значение для вашего времени.
3. Отдавайте приоритет важным задачам.
4. Составьте достижимые списки дел.
5. Придерживайтесь одной задачи за раз.
6. Сосредоточьтесь.
7. Используйте инструмент учета рабочего времени.
8. Осознайте, если вы в стрессе.
9. Делайте регулярные перерывы.
10. Завершить в установленный срок.

Каковы 4 P тайм-менеджмента?

Четыре элемента тайм-менеджмента: планирование, расстановка приоритетов, исполнение и позитивный настрой.

Руководство по таймбоксингу | Блог Lucidchart

Время чтения: около 7 минут

Автор: Lucid Content Team

Жизнь полна временных интервалов. Уделите минутку, чтобы подумать об этом: быстрые знакомства и нетворкинг, высокоинтенсивные тренировки и даже сроки, которые вам нужно соблюдать на работе каждый день, зависят от фиксированных периодов времени или временных рамок.

Каждый из этих повседневных сценариев является примерами временных рамок, процессов, которые могут помочь вам лучше понять, где вы максимизируете свою продуктивность в каждом аспекте своей жизни. Давайте посмотрим, как работает тайм-боксинг, какую ценность он дает и как он интегрируется в другие рабочие процессы.

Пример таймбоксинга (Нажмите на изображение, чтобы изменить онлайн)

Что такое таймбоксинг?

В отличие от большинства практик повышения производительности, когда человек берет на себя задачу и работает над ней до завершения, тайм-боксинг — это метод управления временем, который ограничивает задачу фиксированным (но реалистичным) графиком времени, который может составлять минуты, часы, дни или даже недели, в зависимости от сложности задачи.

Подумайте о случае, когда вы сталкивались со стрессом из-за надвигающегося, казалось бы, невыполнимого срока. Надеюсь, вы уложились в срок, но все еще помните, насколько сильно вы были сосредоточены, когда торопились все сделать. Тайм-боксинг использует этот психологический феномен в интересах того, кто его использует.

Но почему сроки являются таким мотивирующим фактором?

Теория временной мотивации предполагает, что время является центральным мотивирующим фактором и что «воспринимаемая полезность данной деятельности экспоненциально возрастает по мере приближения крайнего срока». Другими словами, наше внимание увеличивается по сравнению с ожидаемой ценностью его по отношению к графику времени, в течение которого он доступен нам.

Рассмотрим, например, ребенка, которого просят сделать все по дому «до того, как папа вернется домой» с риском наказания по сравнению с игрой на улице с друзьями. Большинство неконтролируемых любопытных детей предпочитают играть со своими друзьями до тех пор, пока время, необходимое для выполнения работы по дому, почти не истечет, спешат выполнить работу как раз вовремя, чтобы избежать наказания. Ребенок на самом деле продемонстрировал мощную концепцию — он максимизировал время игры и повиновался. Таким образом, то, что часто рассматривается как прокрастинация, можно рассматривать как эффективность. Ограничение времени — это упреждающий подход к этому естественному психологическому принципу человека.

Как использовать таймбоксинг 

Глядя на длинный список дел, легко почувствовать себя перегруженным, что может привести к стрессу или прокрастинации. Тайм-боксинг может помочь вам планировать свой день так, чтобы максимизировать свою продуктивность и вычеркивать пункты из списка дел наиболее эффективным способом.

Попробуйте выполнить следующие четыре шага, чтобы начать планировать свой день с помощью временной рамки:

1. Установите временную шкалу для каждой задачи

Начните с оценки того, сколько времени вам потребуется для выполнения каждой задачи в вашем списке дел. Будьте реалистами — чаще всего выполнение задач занимает больше времени, чем вы ожидаете, и важно предусмотреть перерывы и любые неожиданные перерывы. Вы можете поэкспериментировать с продолжительностью ваших таймбоксов — может быть, 15 минут не дают вам достаточно времени, чтобы войти в ритм, но через 35 минут вы начинаете терять концентрацию.

2. Установите таймер

После того, как вы выделили время для каждой задачи, установите таймер, чтобы вы знали, когда пора переходить к следующей задаче и приступать к работе. Установка определенного периода времени не только мотивирует вас на эффективную работу, но и гарантирует, что другие важные проекты не останутся без внимания.

3. Сделайте перерыв

Между каждым таймбоксом обязательно оставляйте место для коротких перерывов. Может показаться заманчивым продолжить работу через отведенное время перерыва, но отстранение на несколько минут действительно может помочь вам вернуться к работе со свежим взглядом.

4. Просмотрите, промойте, повторите

По завершении каждого временного интервала или в конце дня посмотрите на свой прогресс. Если вы выполнили все свои задачи, что вы можете узнать и применить в своем будущем расписании? Если нет, задайте себе честные вопросы. Вы выделили достаточно времени для выполнения задания? Где вы сбились с пути или отвлеклись?

Ограничение времени в Agile Scrum

Фреймворк Agile Scrum использует ограничение времени как центральный компонент рабочих спринтов. Разбивая большие проекты на короткие интервальные циклы разработки или спринты, скрам-команды рассматривают производительность как меру выполнения небольших задач как серии частей большего целого. Техника тайм-боксинга помогает этому процессу, устанавливая строгие параметры времени, затрачиваемого на отдельные задачи.

Подробный пример доски задач Scrum (Щелкните изображение, чтобы изменить его онлайн)

Scrum включает пять событий, и все пять событий ограничены по времени.

Спринт: Спринт — это интервал продолжительностью один месяц или меньше, в течение которого команда определяет цель и достигает ее. Ограничение времени используется для установки продолжительности данного спринта и может даже использоваться для установки временных ограничений для отдельных процессов в спринте.

Планирование спринта: Прежде чем отправиться в спринт, в процессе планирования спринта необходимо точно определить, какие задачи необходимо выполнить и как они будут выполняться. Планирование спринта ограничено по времени путем установки определенной продолжительности процесса планирования — эксперты рекомендуют 8 часов или меньше для месячных спринтов, два часа или меньше для недельных спринтов.

Ежедневный скрам: Каждый день спринта команды встречаются на 15-минутный таймбокс скрама, чтобы согласовать приоритеты и устранить любые препятствия на пути к цели спринта.

Обзор спринта: По завершении спринта отставание просматривается и дается обратная связь в процессе, называемом обзором спринта. Обзор спринта — это временной интервал, примерно равный половине продолжительности совещания по планированию спринта.

Ретроспектива спринта: После того, как спринт полностью завершен, товарищи по команде Scrum встречаются, чтобы обсудить весь процесс спринта, обдумать области улучшений и принять решения об изменениях для следующего спринта. Эта ретроспектива спринта представляет собой временной интервал Scrum примерно от трех до четырех часов в течение одного месяца спринта и имеет такую ​​​​же продолжительность, что и обзор спринта.

Ценность таймбоксинга на работе и вне ее

Эксперты по продуктивности пришли к выводу, что когда задачи решаются частями, а не концентрируются до завершения, общее время, затрачиваемое на задачу, может быть значительно сокращено.

Ограничение времени само по себе не является мощным источником плодотворной работы. Энергичная концентрация, когда она соответствует установленному лимиту времени и чередуется со значимым отдыхом, является мощной комбинацией для повышения производительности.

Некоторые эксперты предлагают работать «отрезками времени», уделяя сосредоточенное внимание задаче в течение 25 минут подряд с последующим пятиминутным перерывом. Эта техника, называемая техникой Помодоро, является примером таймбоксинга.

К преимуществам тайм-боксинга относятся:

Фокус: Поскольку основная ценность тайм-боксинга заключается в выполнении одной задачи за раз, менеджеры проектов могут быть уверены, что для каждой задачи задействованы все умственные ресурсы. Техника тайм-боксинга требует, чтобы каждой задаче уделялось все внимание, и есть риск, что она не будет завершена в установленный срок.

Объем: Определение целей проекта до начала позволяет методу временных рамок обеспечить объем в заданный срок проекта. Когда тайм-боксинг сочетается с зависимостью задач, как в диаграмме Ганта, управление проектом становится таким же простым, как заглядывание вперед, чтобы увидеть влияние каждой задачи на результат всего проекта.

Ясность: Ограничение времени обеспечивает ясность, определяя границы как результатов проекта, так и сроков проекта. Менеджеры проектов имеют дополнительное преимущество, зная, что к концу периода времени X будет завершена задача Y.

Тайм-боксинг — это даже отличный способ внедрить мирские, но ценные задачи в вашу повседневную жизнь. Например, многие специалисты в области психического здоровья предлагают выделять всего пять минут в день на осознанное дыхание и медитацию. Этот пятиминутный тайм-бокс может вписаться в любую часть вашего графика, принося отличную физическую и умственную пользу. Даже выделение пяти минут в день на уборку спальни и заправку постели — это тайм-бокс, который способствует душевному спокойствию, освобождая пространство, а также экономит драгоценное время в выходные или сезонные уборки.

Возьмите временные рамки с собой

Как и в случае любого инструмента повышения производительности, отслеживание следующих шагов и текущего прогресса необходимо для работы, ориентированной на результат, а визуальные эффекты часто являются лучшим способом информирования членов команды и повышения производительности.

Лучшие специалисты обращаются к Lucidchart, где они могут создавать доски Scrum и другие визуальные средства управления проектами и делиться ими напрямую с каждым членом команды на различных интегрированных платформах.

Ознакомьтесь с дополнительными советами о том, как использовать Lucidchart для более эффективного управления своим временем (и временем вашей команды).

Проверьте это

Начните строить диаграммы с Lucidchart сегодня — попробуйте бесплатно!

Зарегистрируйтесь бесплатно

Популярно сейчас

Что такое интеллектуальное построение диаграмм? 4 фазы жизненного цикла управления проектами. Набор инструментов для удобного документирования

Подпишитесь, чтобы получать последние обновления и советы Lucidchart по электронной почте один раз в месяц.