Диаграмма эйзенхауэра: Матрица Эйзенхауэра | Lucidspark

Матрица Эйзенхауэра: принцип срочности/важности задач

Представьте, что ваш начальник попросил вас подготовить важную презентацию к следующему заседанию совета. У вас есть всего несколько дней на выполнение задачи, но вы и так загружены: в вашем списке дел много других неотложных задач. Из-за этого вы беспокоитесь, не можете сосредоточиться, и все вокруг вас отвлекает.

Стресс на работе –  очень распространенное явление. По исследованиям Всероссийской недели охраны труда более 40% россиян испытывают стресс на рабочем месте. Одна из самых частых причин возникновения стресса на работе – большой объем работы и сжатые сроки. Итак, как же справиться с этой проблемой и выполнить все необходимые задачи?

Принцип Эйзенхауэра “срочно/важно”, также известный как матрица Эйзенхауэра, поможет вам расставить приоритеты и определить, какие задачи для вас важны, а какие отвлекают.

Что такое “срочные” и “важные” задачи

В 1954 года на Второй ассамблее Всемирного совета церквей бывший президент США Дуайт Д. Эйзенхауэр, цитирующий доктора Дж. Роско Миллера, президента Северо-Западного университета, сказал: “У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные — всегда несрочные”. Суть матрицы Эйзенхауэра заключается в том, как он распределял свою рабочую нагрузку и приоритеты.

Эйзенхауэр признал, чтобы управлять временем, нужно быть не только деятельным, но и результативным. Другими словами, вы должны тратить свое время на важные вещи, а не только на срочные. Чтобы сделать это и свести к минимуму стресс от слишком большого количества сжатых сроков, вам нужно понимать следующее различие:

• Важные задачи имеют результат, который приводит нас к достижению наших целей: профессиональных или личных.
• Срочные задачи требуют немедленного внимания и обычно связаны с достижением чьих-то еще целей. На них приходится концентрироваться, потому что последствия невыполнения этих задач обычно наступают незамедлительно.

Когда вы знаете, какие задачи для вас важны, а какие срочные – вы можете расставить приоритеты и не делать ничего лишнего. Залог вашего успеха – не успевать делать все, а регулярно успевать делать то, что для вас важно. Преодолейте естественную тенденцию сосредотачиваться на не важных, но срочных задачах и освободите время для выполнения того, что необходимо для вашего успеха! Итак, переходим к матрице Эйзенхауэра, с помощью которой вы сможете развивать свой бизнес и карьерный рост.

Как использовать матрицу Эйзенхауэра

Перечислите все виды деятельности и проекты, которые вы должны выполнить. Постарайтесь включить в список все, что отнимает у вас время на работе, каким бы незначительным оно ни было. Если вы управляете своим временем с помощью списка To–Do List или программы действий (Action Program) – вы уже сделали это.

Отнесите каждый вид деятельности к одной из четырех категорий:

Рисунок 1. Матрица Эйзенхауэра.

Затем используйте приоритеты, чтобы спланировать свои действия.

1. Важно и срочно

Есть два типа срочных и важных дел: те, которые вы не могли предвидеть, и те, которые были важными, но не срочными, но вы отложили их на последнюю минуту.

Не всегда можно предсказать или избежать некоторых проблем и обстоятельств. Здесь лучший подход – оставить немного времени в своем расписании для решения этих проблем и незапланированных важных задач. В случае масштабных непредвиденных обстоятельств и кризисов, вам нужно будет перенести другие задачи.

Важные дела не должны превращаться в срочные. Подумайте о том, как вы можете заранее распределить свои задачи таким образом, чтобы у вас не образовался аврал на работе.

2. Важно, но не срочно

Это те виды задач, которые помогают вам достичь ваших личных и профессиональных целей и завершить важную работу. Поэтому выделите для них ваше максимальное количество времени и усилий.

Планируйте свою работу, чтобы задачи не начинали зависеть от сжатых сроков. Долгосрочное планирование поможет вам избежать появления важных и срочных задач, которые приводят к стрессу на рабочем месте.

3. Не важно, но срочно

Срочные, но не важные задачи мешают вам достичь своих целей. Спросите себя, можете ли вы перенести их или делегировать.

Самый частый источник таких задач – другие люди. Иногда уместно вежливо сказать “нет” или побудить их решить проблему самостоятельно.

В качестве альтернативы, постарайтесь выделить свободное время, чтобы люди могли с вами поговорить. Например, организуйте регулярные встречи с теми, кто вас часто прерывает и решите все их проблемы сразу. Тогда вы сможете дольше концентрироваться на своих важных задачах.

4. Не важно и не срочно

Эти задачи просто отвлекают – избегайте их. Проигнорируйте или отмените те из них, которые получится. Это могут быть задачи, которые никак не удовлетворяют ваши собственные желания, но люди хотят, чтобы вы их выполняли. Вежливо скажите “нет” и объясните, почему вы не можете этого сделать.

Если люди видят, что вы четко определяете свои цели и границы, понимаете ценность своего времени, они перестанут просить вас выполнять “не важные” задачи в будущем.

Тайм-менеджмент.

Принцип Эйзенхауэра. Матрица приоритетов., угол, текст, прямоугольник pngТайм-менеджмент. Принцип Эйзенхауэра. Матрица приоритетов., угол, текст, прямоугольник png

теги

• угол,
• текст,
• прямоугольник,
• другие,
• симметрия,
• время,
• число,
• материал,
• параллель,
• сюжет,
• управление проектом,
• организация,
• квадрат,
• задача,
• квадрант,
• управление временем,
• проект,
• производительность,
• матрица приоритетов,
• расставьте приоритеты свое время,
• площадь,
• бренд,
• диаграммаДуайт Эйзенхауэр,
• графический дизайн,
• линия,
• управление,
• бумага,
• элемент действия,
• расстановка приоритетов,
• желтый,
• png,
• прозрачный,
• бесплатная загрузка

Об этом PNG

Размер изображения

1000x605px

Размер файла

44. 3KB

MIME тип

Image/png

Скачать PNG ( 44.3KB )

изменить размер PNG

ширина(px)

высота(px)

Лицензия

Некоммерческое использование, DMCA Contact Us

• Задача Бесплатный контент, Задача с, угол, текст, Microsoft Office png 800x800px 89.84KB
• пять разноцветных плавающих шариков, инфографическая диаграмма Химический элемент, элемент РРТ, угол, метка, текст png 625x484px 9.1KB
• квадратный красно-белый значок, Todoist Logo Действие Элемент управления задачами, Ученые, разное, угол, прямоугольник png 1200x1200px 34.96KB
• org/ImageObject»> Контрольный список действий, Гость с, текст, презентация, логотип png 480x599px 50.6KB
• Действие Элемент Задача Компьютерные иконки Проект, комната переговоров, разное, угол, текст png 500x500px 14.32KB
• блокнот списка дел, значки компьютеров Действие задачи Android, значок списка дел, разное, угол, текст png 512x512px 27.73KB
• Иконка Диаграмма инфографики, элемент Creative PPT, иллюстрация пяти разных цветов, угол, компьютерная графика 3D, текст png 1318x1439px 19.9KB
• круглая коричневая рамка, круглая рамка, синий, белый, пластина png 8000x7991px 2.01MB
• org/ImageObject»> 4-коллажные фоны, компьютерный файл Element Euclidean, элемент PPT, этикетка, текст, прямоугольник png 2705x3085px 407.23KB
• Номер Треугольник, один, синий, угол, прямоугольник png 4019x5667px 429.86KB
• Эйзенхауэр-Принцип Приоритет Матрица Тайм-менеджмент Фильм, др., угол, текст, прямоугольник png 1038x706px 57.77KB
• Правило третей Состав Сетка, другие, угол, белый, мебель png 1024x683px 25.27KB
• Число Десятичная Математика Прямоугольник Квадрат, черно-белая сетка, разное, угол, белый png 1024x1024px 8.29KB
• пузырьковая иллюстрация, капли воды, капли, угол, белый, текст png 2000x2000px 837. 81KB
• разноцветные цифры иллюстрации, логотип, элемент PPT, угол, текст, прямоугольник png 4961x7016px 271.24KB
• зеленые, желтые, оранжевые и синие прямоугольники, евклидова диаграмма, элемент PPT, инфографика, угол, текст png 2062x2163px 80.44KB
• Диаграмма Компьютерный файл, элемент PPT, шаги 1, 2, 3 и 4, иллюстрация, инфографика, шаблон, метка png 2315x3004px 1.08MB
• Геометрический №, четырехслойная диаграмма опций, инфографика, синий, угол png 1084x620px 144.13KB
• Диаграмма инфографики, элемент PPT, угол, метка, текст png 500x500px 46. 54KB
• Бумажная графическая пленка, рамка-рамка, иллюстрация золотой рамки, прямоугольник, клипарт, граница Рамка png 5317x8000px 1.63MB
• Круг Золотой, Круглая золотая рамка, Круглая золотая рамка, Химический элемент, клипарт, прямоугольник png 7979x8000px 6.36MB
• иллюстрация молнии, Молния Компьютерный файл, молния, синий, угол, белый png 658x571px 144.31KB
• числовые иллюстрации, евклидово число, элемент PPT, текст, прямоугольник, логотип png 12454x13187px 3.86MB
• Планирование проекта Задача Компьютерные иконки, планирование, угол, текст, прямоугольник png 830x692px 23. 69KB
• Линия украшения, угол, текст, прямоугольник png 1406x547px 29.89KB
• Тайм-менеджмент Принцип Эйзенхауэра Приоритетная матрица Приоритизация, тайм-менеджмент, текст, оранжевый, другие png 692x557px 85.97KB
• иллюстрация белой и голубой стрелки, творчество Ppt, PPT фон границы креатив, граница, синий, угол png 1000x755px 137.07KB
• Управление проектами Совокупность знаний Управление проектами Профессиональный менеджер проектов, управление проектами, Разное, текст, другие png 770x800px 154.83KB
• цветные метки, значок стрелки, PPT, инфографика, угол, текст png 650x650px 94. 19KB
• гистограмма, гистограмма, график функции, шаблон альбома роста, разное, угол, текст png 1436x1111px 458.07KB
• Узор текстуры, текстура капли дождя, другие, угол, текст png 1480x2196px 135.16KB
• вывески разных цветов, инфографика, элемент PPT, шаблон, угол, текст png 650x650px 50.8KB
• Золотая спираль Золотое сечение число Фибоначчи Золотой прямоугольник, евклидов, угол, белый, текст png 1600x1012px 42.47KB
• черно-белые аналоговые часы иллюстрация, маятниковые часы евклидова икона, шкала часов, угол, прямоугольник, треугольник png 1501x1614px 247. 02KB
• желтый, оранжевый и красный некоторые заголовок диаграммы, инфографики графический дизайн шаблона иллюстрации, элемент ppt, текст, прямоугольник, мода png 1956x2307px 182.81KB
• оранжевый и черный рамочный шаблон, фон нерегулярной кривой, угол, текст, оранжевый png 2480x2692px 182.33KB
• Значок инфографики, последовательность заголовков PPT, шесть разных цветов бумаги, шаблон, угол, текст png 2997x2845px 459.17KB
• Золотая линия, золотые нити, рамка, угол, текст png 650x524px 42.62KB
• QR-код Сканеры штрих-кода Data Matrix, другие, текст, прямоугольник, другие png 1056x1056px 6. 75KB
• Управление задачами Todoist Computer Software Управление задачами, Errands, угол, логотип, магазин Microsoft png 1025x1025px 10.84KB
• Золотое сечение Золотая спираль число Фибоначчи, Математика, угол, белый, текст png 2000x1268px 39.15KB
• QR-код Сканеры штрих-кодов Визитки, прочее, угол, текст, прямоугольник png 736x736px 4.01KB
• Цвет номера, красочные треугольники номер один, разноцветные 1 иллюстрация, угол, прямоугольник, треугольник png 2856x5667px 221.56KB
• Система управления документами Компьютерные иконки Формат файлов документов, другие, Разное, текст, прямоугольник png 512x512px 10. 65KB
• прямоугольная разноцветная плитка, веб-браузер Glitch art Information, другие, Разное, фиолетовый, синий png 700x508px 494.89KB
• три разных круглых иллюстрации, диаграмма геометрии евклидовых элементов, ppt elements, текст, прямоугольник, с днем ​​рождения векторные изображения png 3025x2700px 163.81KB
• иллюстрация шага 5, инфографический бизнес-процесс, элемент PPT, угол, текст, фотография png 1000x1000px 106.39KB
• Иконки компьютеров Действие Элемент Задача, расписание, разное, угол, текст png 512x512px 10.92KB
• черный будильник иллюстрации, люди, логотип, время png 704x702px 37. 87KB
• овсянки, PPT, элемент PPT, шаблоны PPT, инфографика, угол, текст png 2436x5917px 612.44KB

Что такое матрица Эйзенхауэра? Определение, пример и часто задаваемые вопросы

Что такое матрица Эйзенхауэра?

💬

Определение матрицы Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра — это простая четырехквадрантная диаграмма для структурирования ваших задач в порядке важности и срочности. Названная в честь своего создателя, президента Дуайта Эйзенхауэра, матрица десятилетиями использовалась корпорациями и частными лицами для повышения производительности.

Матрица используется для разделения времени, которое мы тратим на работу, на категории срочности и важности, ранжированные соответственно:

1. Важное и срочное

2. Не важное и срочное

3. Важное и не срочное

4. Не важное и не срочное

   9001 6

Структурируя таким образом свое время и задачи, вы можете избежать необдуманных работайте над разными вещами часами напролет и вместо этого сосредоточьте свои бездумные усилия на том, что им нужно, и сосредоточьте внимание на задачах, которые этого заслуживают.

Что такое квадранты матрицы Эйзенхауэра?

Как упоминалось выше, матрица Эйзенхауэра состоит из четырех квадрантов: важные и срочные, неважные и срочные, важные и несрочные, неважные и несрочные. Ниже приведена разбивка каждого квадранта: привет, вы сами решаете, какие из ваших собственных задач относятся к каким разделам.

Электронная книга

Agile: лучшие практики и методологии

Прочитать

Важные и срочные

Это квадрант с наивысшим приоритетом, куда вы будете помещать задачи, заслуживающие наибольшего внимания. Иногда его называют квадрантом «делай», в котором вы можете проводить большую часть своего рабочего дня; сосредоточиться на самых важных и напряженных работах.

Хотя это важно (согласно названию этого квадранта), не менее важно избегать работы исключительно в этом квадранте. Как вы увидите, используя матрицу Эйзенхауэра, тема уравновешивает четыре квадранта для максимальной производительности.

Если эта часть вашего квадранта будет слишком заполнена, это приведет к чрезмерному стрессу и, в конечном итоге, к выгоранию. Если вы окажетесь или ваша команда в таком положении, поищите задачи в этом квадранте, которые можно переместить в неважные и срочные или важные и несрочные.

Неважно и срочно

Это второй квадрант, который иногда считается третьим квадрантом. Это для задач, требующих немедленного внимания, но не обязательно очень продуктивных. Может показаться нелогичным считать задачу одновременно «срочной» и «неважной», но именно в этом неожиданном мышлении и заключается сила матрицы.

Например, значительная часть вашего времени может быть потрачена на ответы на электронные письма или отзывы клиентов. Эти задачи являются срочными, поскольку вы не хотите заставлять клиентов и клиентов ждать, но не обязательно важными или критическими для вашей производительности. По этой причине этот квадрант также известен как квадрант «делегирования», поскольку это квадрант, который вы бы делегировали сотруднику или помощнику, если это возможно.

Электронная книга

Agile: лучшие практики и методологии

Читать сейчас

Важные и несрочные

Третий квадрант (иногда второй, в зависимости от того, как вы структурируете собственную матрицу Эйзенхауэра) предназначен для задач, критически важных для вашей производительности. но свободны от жестких сроков. Как правило, это долгосрочные задачи, над которыми вы начинаете работать, как только решите все свои срочные задачи.

Это может включать в себя такие работы, как придумывание слогана, разработка логотипа, написание сообщения в блоге, сортировка ваших расходов и т. д. Эти задачи должны быть выполнены к концу проекта, но не должны иметь приоритет над другие дела в вашем списке дел.

Этот квадрант также известен как квадрант «решения», потому что он заполнен задачами, которые вы можете решить, когда будете готовы.

Но подождите. Вам действительно нужно следить за этим квадрантом, чтобы никакая задача, которая когда-то была важной и несрочной, внезапно не стала важной и срочной. Это происходит, когда вы настолько долго пренебрегаете задачами этой категории, что они становятся насущной необходимостью. Выполняйте важные и несрочные задачи, пока у вас еще есть достаточно времени, чтобы избежать паники или эмоционального выгорания в будущем.

Неважно и не срочно

Эта категория метко названа категорией «исключить», потому что в нее вы помещаете все задачи и подпрограммы, которые хотите исключить из своего рабочего процесса. Вы можете считать эти убийцы производительности. Это бессмысленные, трудоемкие задачи, которые не приводят к какому-либо измеримому прогрессу.

Хотя предметы в этой категории не важны, важно их перечислить.

Перечислив их, вы сможете начать понимать, на что уходит потраченное впустую время в вашем проекте, и предпринять шаги по снижению непродуктивного поведения. Конечно, в вашей команде должно быть некоторые запланированные траты времени, для связи и отдыха, но если какие-либо из этих задач станут регулярной частью вашей рутины, то пришло время поставить их под контроль.

Как сбалансировать матрицу Эйзенхауэра

Поместив все свои ежедневные/еженедельные/ежемесячные задачи в матрицу Эйзенхауэра, вы сможете визуализировать, в каком квадранте вы проводите больше всего времени — скорее всего, это квадрант с самым длинным списком дел! Отсюда вы можете начать уравновешивать квадранты и, по сути, свое время.

Важно иметь в виду, что балансировка матрицы Эйзенхауэра не означает размещения одинакового количества задач в каждой ячейке. Вместо этого нужно решить, какому квадранту вы хотите посвятить больше всего времени. В идеале вы потратите очень мало времени на неважные и несрочные или не важные и срочные задачи.

Вы можете предположить, что большую часть своего времени следует проводить в квадранте важных и срочных дел, и хотя это неплохая категория для работы, это может привести к сильному стрессу и выгоранию.

Наиболее продуктивной категорией является квадрант «Важные и несрочные», который позволяет выполнять задачи, не сжигая масло в полночь.

Какова история матрицы решений Эйзенхауэра?

История матрицы решений Эйзенхауэра стала чем-то вроде городской легенды в кругах менеджеров по продуктам.

Названная в честь своего изобретателя — генерала американской армии и государственного деятеля Дуайта Дэвида Эйзенхауэра — идея матрицы решений возникла после того, как Эйзенхауэр постоянно боролся за принятие сложных повседневных решений. Служил пятизвездным генералом и Верховным главнокомандующим во время Второй мировой войны и в качестве 34-го президента Соединенных Штатов с 1953 по 1961 год Эйзенхауэру нужно было сформулировать план действий, чтобы постоянно знать, какие задачи расставить по приоритетам, не страдая от усталости от решений.

Это подтолкнуло его к созданию шаблона матрицы решений Эйзенхауэра, который работает для управления временем, классифицируя задачи как по срочности, так и по важности. Четыре столпа матрицы приоритетов Эйзенхауэра:

• Планирование

• Расстановка приоритетов

• Делегирование

• Планирование

Эйзенхауэр чувствовал, что, придерживаясь этих четырех принципов, люди откроют новый уровень производительности в своей повседневной жизни.

Электронная книга

Agile: лучшие практики и методологии

Читать

Как использовать шаблон матрицы Эйзенхауэра

Чтобы эффективно использовать шаблон матрицы Эйзенхауэра, выполните следующие действия:

1. 9 0008 Перечислите все задачи и проекты, которые вы либо хотите или должны быть завершены.

2. Оцените задачи по их важности и срочности. Задачи, которые являются одновременно важными и , должны быть выполнены немедленно, например, будут оценены как «1». Необязательные задачи, которые вы хотели бы выполнить или сроки выполнения которых еще далеко, получат оценку «10» или выше.

3. Теперь пришло время добавить каждый элемент в вашу матрицу решений. Мы рекомендуем ограничить количество задач в каждом квадранте до восьми или меньше — вы всего один человек, и вы не сможете выполнить 9.0035 все !

Когда дело доходит до добавления задач в квадрант № 1 (важных и срочных), рекомендуется установить для себя крайний срок. Таким образом, вы можете взять на себя ответственность за выполнение задачи к установленному времени, а также отслеживать свой прогресс в зависимости от временной шкалы.

Для максимальной эффективности используйте приложение Priority Ratings от airfocus, чтобы систематизировать свои схемы приоритизации. Для этого добавьте свои элементы в табличное представление, оцените каждый элемент на основе ваших критериев и наблюдайте, как ваши задачи автоматически ранжируются в соответствии с матрицей решений Эйзенхауэра. Хороший!

Преимущества использования шаблона приоритета матрицы Эйзенхауэра

Помимо простой интеграции с Airfocus, шаблон приоритета матрицы Эйзенхауэра является бесплатным ресурсом, для начала работы с которым требуется совсем немного усилий. Вам не понадобится предыдущий опыт или знание шаблона или того, кем был Эйзенхауэр (хотя теперь вы немного узнаете об этом, прочитав наше руководство!). Шаблон приоритета удобен для пользователя и подходит для всех, независимо от должности, стажа работы или отрасли.

К другим преимуществам использования шаблона приоритетов матрицы Эйзенхауэра относятся:

• Привыкание к более быстрому принятию обоснованных решений

• Улучшение оценки того, что является срочным в вашей повседневной жизни, а что нет

• Более эффективное управление своим временем 

• Более точное отслеживание и анализ вашего прогресса и привычек

• Снижение стресса, связанного с выполнением задач

• Выполнение задач быстрее, эффективнее и увереннее

• Настройте себя на долгосрочный успех, научившись силе самосознания

аспекты вашей жизни, как связанные с работой, так и не связанные. Тот факт, что матрица требует как самоанализа, так и самосознания, означает, что это фантастический инструмент для любого менеджера по продукту или специалиста по продукту, стремящегося повысить свой уровень.

Как преодолеть прокрастинацию с помощью матрицы Эйзенхауэра

Время чтения: около 6 мин.

Вы когда-нибудь просматривали свой список дел и не знали, с чего начать? Помимо ваших основных проектов, у вас есть встречи, электронные письма и расписание (и это даже не считая вашей личной жизни).

Со всеми этими задачами, требующими вашего внимания, может показаться, что сделать что-либо практически невозможно. И чем длиннее становится ваш список дел, тем сложнее его начать. Паралич задач и прокрастинация — знакомые звери. Но как их преодолеть?

Ответ может лежать в прошлом.

Дуайт Д. Эйзенхауэр был 34-м президентом Соединенных Штатов, генералом Второй мировой войны и мастером тайм-менеджмента. Выиграть войну и управлять страной — непростая задача. Поэтому Эйзенхауэр разработал эффективный способ расставить приоритеты в своем списке дел, чтобы он мог сосредоточиться на самом важном.

Введите: матрица Эйзенхауэра.

Матрица Эйзенхауэра (Нажмите, чтобы использовать этот шаблон в Lucidchart)

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Матрица Эйзенхауэра (также известная как «матрица срочности-важности») — это простой инструмент для принятия решений, который помогает расставить приоритеты в списке дел на основе срочности и важности.

Матрица разделена на четыре части или квадранта:

Квадрант 1: Важное и срочное
Квадрант 2: Важное, но не срочное
Квадрант 3: Срочное, но не важное
Квадрант 4: Не важно , не срочно

Идея состоит в том, чтобы составить список всех задач, которые необходимо выполнить, и рассортировать их по соответствующему квадранту.

Важные и срочные дела

«То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко бывает важным».

—Дуайт Д. Эйзенхауэр

В основе матрицы Эйзенхауэра лежит понимание разницы между «срочными» и «важными» задачами.

Важно: Важные задачи соответствуют вашим ценностям и помогают достигать целей. Они часто ориентированы на долгосрочную перспективу и могут не дать немедленных результатов. Это позволяет легко пренебречь ими в краткосрочной перспективе для более срочных дел.

Срочно: Срочные задачи зависят от времени и требуют немедленного внимания. Иногда мы откладываем важные задачи настолько надолго, что они становятся срочными, вызывая стресс и тревогу, когда мы спешим закончить их вовремя.

Одна из больших ловушек продуктивности, в которую мы попадаем, заключается в том, что мы слишком много внимания уделяем срочным задачам и пренебрегаем важными. Этот рабочий цикл переводит вас в реакционный режим, когда вы постоянно тушите пожары и реагируете на «следующее срочное дело».

Различая срочное и важное, вы можете начать работать на опережение.

Использование матрицы Эйзенхауэра для принятия решений

Итак, как именно это работает?

Каждый квадрант соответствует своему уровню приоритета. Когда вы определите, какие задачи или действия являются важными, срочными или их сочетанием, вы сможете решить, как с ними справиться.

Квадрант 1. Сделайте первым

Первый квадрант — это ваш список «важных и срочных» дел. Это задачи, которые имеют как высокую важность, так и срочность. Сначала сосредоточьтесь на выполнении этих задач.

Совет от профессионала: В этом первом квадранте есть два типа задач: задачи, которые вы не могли предвидеть, и задачи, которые вы откладывали. Создавая список, подумайте, какие задачи вы оставили на последний момент, и спланируйте, как избежать прокрастинации в будущем.

Один из способов снизить уровень стресса в будущем — выделить в своем расписании дополнительное время для выполнения непредвиденных задач и дать вам буфер для любой работы, которая отстает.

Квадрант 2: Решите, когда

Второй квадрант охватывает важные, но не срочные задачи. Другими словами, вам нужно сделать их когда-нибудь, но для них нет строгого или немедленного срока.

Эти задачи помогут вам достичь целей и завершить важную работу, но ими часто пренебрегают, поскольку они не являются срочными.

Чтобы избежать прокрастинации, решите, когда вы будете заниматься каждой задачей. Установите четкие сроки и встройте эти действия в свое расписание. Удостоверьтесь, что у вас достаточно времени, чтобы закончить их в соответствии с высокими стандартами, с буфером для любых непредвиденных требований.

Квадрант 3: Делегат

Квадрант 3 — это место, где многие люди застревают. Это список «срочно, но не важно».

Как правило, это задачи, которые мешают вам работать над достижением своих целей (или заставляют вас сосредоточиться на достижении целей других). Задачи в этом квадранте часто исходят от других людей. Например, ваш коллега может попросить вас просмотреть его отчет, который должен быть готов через несколько часов.

Постарайтесь свести к минимуму то, над чем вы работаете, из этого списка. Вежливо отклоняйте или делегируйте эти задачи, когда это возможно. Для всего остального подумайте о том, чтобы выделить в своем расписании регулярный период для решения проблем других людей.

Квадрант 4: Сделайте это позже или исключите

Квадрант 4 охватывает элементы с самым низким приоритетом. Это «не важные и не срочные» задачи.

В конечном счете, все, что осталось в этом списке, — это просто отвлечение, поэтому лучший способ справиться с этими задачами — полностью исключить их из списка приоритетов или отложить их на потом.

Пример матрицы Эйзенхауэра (Щелкните изображение, чтобы изменить его онлайн)

Рекомендации по управлению временем с помощью матрицы Эйзенхауэра

Прелесть матрицы решений Эйзенхауэра в том, что ее легко использовать и применять. Тем не менее, вы можете использовать несколько лучших практик, чтобы получить максимальную отдачу от этого.

1. Цветовая кодировка вашей матрицы

Цветовая кодировка каждого квадранта по уровню приоритета поможет вам быстро определить, что будет дальше в вашем списке с первого взгляда. Вы можете настроить свою матрицу с помощью персонализированных цветов или использовать простой метод светофора:

Красный: Срочные и важные задачи (выполнить немедленно)
Желтый: Важно, не срочно (решите, когда)
Зеленый: Срочно, не важно (делегат)

Необязательно: Заполните Квадрант 4 серым (или другим приглушенным цветом), чтобы определить, какие задачи следует игнорировать.

2. Ограничьте каждый квадрант максимум 10 элементами

Слишком большое количество задач в вашем списке может перегрузить вас и помешать закончить работу вовремя. Чтобы избежать паралича задач и следить за соблюдением графика, ограничьте каждый квадрант не более чем 10 элементами. Хорошее эмпирическое правило — сосредоточиться на пяти-семи задачах в каждой категории.

3. Составьте отдельные списки дел для личных и профессиональных задач

Кто сказал, что нельзя иметь более одной матрицы Эйзенхауэра? Если ваш общий список дел длинный или вы хотите разделить свои приоритеты, рассмотрите возможность разделения личных и профессиональных списков дел. Составьте одну матрицу для работы и одну для личной жизни.

Создание нескольких визуальных элементов поможет вам проанализировать, как вы используете свое время, и убедиться, что ничего не упущено.

4. Устранить, а затем оптимизировать

Легче оптимизировать свое время, если у вас меньше дел, которыми нужно заниматься. Создавая списки дел, сосредоточьтесь на том, чтобы избавиться от лишнего. Ищите задачи, которые вы можете делегировать или вовсе исключить. Этот шаг облегчит выполнение всего остального в вашем списке.

Преодолеть прокрастинацию с Lucidchart

Управление временем никогда не бывает легким. Но с помощью матрицы Эйзенхауэра вы можете повысить свою продуктивность, сосредоточившись на самом важном.

Lucidchart может помочь.

Lucidchart — это интеллектуальное приложение для построения диаграмм, которое позволяет легко создавать собственные диаграммы. Используйте наши готовые таблицы приоритетов, чтобы создать следующую матрицу Эйзенхауэра. Упрощенные параметры обмена позволяют сообщать о своих приоритетах членам вашей команды одним нажатием кнопки.

Создайте свою собственную матрицу Эйзенхауэра в Lucidchart.

Начало работы

Создайте собственную матрицу Эйзенхауэра в Lucidchart.