Как написать послание: Как написать деловое письмо: примеры фраз и выражений

Как написать деловое письмо: примеры фраз и выражений

Общие правила деловой переписки Как написать деловое письмо Чего не стоит делать в деловом письме Запомнить

Мы в Telegram

В канале «Маркетинговые щи» только самое полезное: подборки, инструкции, кейсы.
Не всегда на серьёзных щах — шуточки тоже шутим =)

Подписаться

Станьте email-рокером 🤘

Пройдите бесплатный курс и запустите свою первую рассылку

Подробнее

Среднестатистический человек тратит на электронную почту 28% рабочего дня. Мы пишем и получаем письма каждый день. И чем больше писем мы пишем — тем выше шанс ошибиться и произвести неверное впечатление.

В статье расскажу про шаблонные фразы для деловой переписки, и на примерах объясню правила и ошибки деловой коммуникации.

Общие правила деловой переписки

У письма есть понятная тема. Так через какое-то время адресат сможет найти письмо по ключевым словам и вспомнить, по какому поводу вы общались полгода назад.

Плохо	Хорошо
Отчет	Данные по продажам для квартального отчета, июнь 2022
Что за отчет? Что с ним нужно сделать? Как потом найти нужное письмо, если письма с такой темой приходят каждый месяц?	Узко, понятно, есть ограничение по времени

У письма есть четкое целевое действие. Обращаясь к собеседнику, вы всегда чего-то хотите: о чем-то попросить, договориться, узнать. Держите фокус внимания на том, с какой целью вы пишете, избегайте обтекаемых формулировок.

Это позволит сделать текст простым и понятным.

Плохо	Хорошо
Хотел бы уточнить, о чем бы вы хотели рассказать.	Приглашаем вас выступить на конференции по маркетингу и рассказать о продвижении в соцсетях.
Непонятно, что вы хотите от адресата	Коротко и ясно

Если вы впервые пишете незнакомому человеку или коллеге, с которым до этого не работали вместе, придерживайтесь нейтрального тона и обязательно представьтесь. Первое письмо — один из способов произвести первое впечатление, второго шанса может и не быть.

Плохо	Хорошо
Привет, красотка! У меня есть идея нового улетного проекта! Это Ваня.	Мария, здравствуйте! Это Иван из компании «Радуга». Хочу пригласить вас стать экспертом на нашем новом курсе по дизайну.
Что за Ваня? Что за проект? Почему он так со мной разговаривает?	Уважительный тон, понятное предложение

Перечислены выгоды для собеседника. Деловое письмо — это что-то вроде коммерческого предложения. Расскажите не только о своих целях, но и пользе для адресата. Важно его заинтересовать: если собеседник поймет свою выгоду от общения, шансы получить ответ возрастут.

Плохо	Хорошо
Курс будет классный, вам понравится.	Этот курс мы будем продвигать среди аудитории нашей школы, которая насчитывает 500 тысяч человек. Для вас и вашей компании это будет дополнительная реклама.
А мне какая от этого польза?	Сразу понятно, почему стоит ответить на письмо

Контекст налажен. Мало правильно описать выгоды и заинтересовать собеседника. У вас может быть крутое предложение, но адресат не выспался и прочитал письмо мельком, не заметив полезную информацию. Или ему не нравится ваша компания, и холодность распространяется на вас тоже. Или ему уже пришла сотня раздражающих писем от спамеров, а тут еще и вы со своим. Таких «или» может быть очень много.

Даже если вы коллеги и письмо не холодное, а обычное рабочее, многое может зависеть от контекста. Если вы постоянно пропускаете дедлайны, на вашу письменную просьбу будут реагировать менее охотно. Если заваливаете сотней сообщений, коллега может сделать вид, что письмо случайно попало в спам.

В такой ситуации сначала нужно попытаться исправить контекст. Поговорить с собеседником лично, извиниться за прошлые косяки, написать в максимально удобное время — не на выходных, не вечером, не посреди обеда. Если вы уже знакомы с адресатом, стоит сослаться на прежнюю коммуникацию.

Как написать деловое письмо

Приветствие и обращение. По умолчанию начинать коммуникацию лучше с обращения на «вы». Если сомневаетесь, с какой буквы писать «вы» или «Вы», обратите внимание на то, какой вариант использует собеседник, и подстройтесь.

Если же хотите перейти на «ты», делать это нужно по обоюдному согласию и лучше всего во время устной коммуникации. Желательно, чтобы к этому моменту у вас уже была история взаимодействия.

Также не забывайте обращаться к собеседнику по имени или по имени и отчеству, если адресату так удобнее или он выше по статусу. 

В качестве приветствия используйте стандартное «здравствуйте», которое не зависит от времени суток или часовых поясов. В деловой переписке не стоит панибратничать, писать «доброе утречко» или «привет».

Плохо	Хорошо
Привет, Маша!	Здравствуйте, Мария Ивановна!
Доброго утречка, коллега!	Здравствуйте, Иван!

Основная часть. Еще один важный момент — структура текста. От того, как вы расположите информацию в письме, зависит ответ, который вы получите. Существует так называемый принцип пирамиды, который предполагает, что в начале вы пишете все самое важное, а уже потом вдаетесь в детали.

Плохо	Хорошо
Здравствуйте, Мария! Помните, как говорил классик: «Учиться, учиться и еще раз учиться»? Мы в компании до сих пор следуем этому завету и подтверждаем — это важно! Думаю, мы можем помочь друг другу.	Здравствуйте, Мария! Хочу обсудить с вами совместный запуск образовательного курса. Мы разрабатываем курс по графическому дизайну и хотим привлечь вашу компанию в качестве партнера.
Непонятные и лишние лирические отступления	Четко и по существу

Если в письме вы ссылаетесь на какой-то документ, не забудьте его прикрепить. То же самое касается ссылок. Обязательно назовите все вложения, чтобы собеседник понимал, что за файл он сейчас открывает или куда попадет, если нажмет на ссылку.

Плохо	Хорошо
Перейдите по ссылке, чтобы узнать подробности.	По ссылке найдете подробную программу курса и сценарии всех лекций с таймкодами.

Заключение. В конце письма нужен четкий призыв к действию — чего вы ожидаете от собеседника. Без этого у адресата возникнет вопрос «и что дальше?» Если он не разберется, что делать, вряд ли он быстро ответит на ваше письмо.

Плохо	Хорошо
Это все, что я хотел сказать.	Подскажите, какое время на конференции за вами забронировать — 13:00 или 13:45?
А чего вы хотите от меня?	Четкий вопрос, который требует четкого ответа

В подписи к письму указывайте имя, фамилию, должность и контакты, чтобы с вами было легко связаться.

Плохо	Хорошо
Целую, князь.	С уважением, Иван Смирнов, руководитель маркетингового отдела ООО «Радуга» 8 999 888 77 66 [email protected]
Собеседнику будет непросто воспринимать вас всерьез	Сразу настраивает собеседника на деловую коммуникацию

Чего не стоит делать в деловом письме

Писать капслоком. Сообщение, написанное заглавными буквами, зачастую воспринимается как повышение тона.

Плохо	Хорошо
ГДЕ ОТЧЕТ?	Пришлите, пожалуйста, отчет по продажам за текущий квартал.

Отправлять цепочку из двух и более писем. Из-за этого нарушается логика сообщения, ориентироваться в письмах становится сложнее.

Плохо	Хорошо
Иван: Привет! Иван: Сегодня было совещание. Иван: Обсуждали новый проект. Иван: Это Ваня из «Радуги», помнишь?	Мария, это Иван из «Радуги». Через два месяца мы запускаем новый курс по дизайну, который обсуждали с вами на прошлой неделе. Давайте созвонимся. Когда вам будет удобно?

Грубить, если человек вовремя не ответил. В процессе работы может случиться всякое. Иногда адресат пропадает с радаров, и далеко не всегда это означает конец сотрудничества. В такой ситуации стоит ненавязчиво напомнить о договоренностях и уточнить сроки.

Плохо	Хорошо
Иван, куда вы пропали? Мы ждем-ждем, уже все глаза проглядели.	Иван, хочу уточнить, остались ли в силе наши договоренности? Если да, то когда можно ждать информацию?

Благодарить заранее. Фразы вроде «заранее спасибо» — это манипуляция. Человек еще вам не помог, а вы уже поблагодарили. Теперь собеседнику будет неудобно вам отказать.

Благодарить нужно после того, как вам оказали услугу, а не до.

Плохо	Хорошо
Мария, заранее благодарю за помощь.	Мария, спасибо, что помогли решить вопрос так быстро.

Писать фразы вроде «я вас услышал» или «асап». Такие фразы раздражают, потому что показывают надменность собеседника или его неорганизованность.

Плохо	Хорошо
Я вас услышал, коллега.	Документы получил, беру в работу.
Отчет нужно переделать, асап!	Иван, отчет нужен к пятничному совещанию. Подскажите, успеете подготовить?

Указывать на ошибки собеседника. Мы не в школе, и никто не обязан владеть всеми правилами русского языка. Кроме того, человек мог допустить опечатку. Это не конец света, если вы все равно поняли смысл письма.

Плохо	Хорошо
Мария: Прикрепляю отчет с данными по рекламной компании.	Мария: Прикрепляю отчет с данными по рекламной компании.
Иван: Вообще-то «кампания» в этом случае пишется через «а».	Иван: Спасибо, Мария, все получил.

Использовать штампы. Официально-деловые штампы усложняют текст и наполняют его водой. Не нужно изъясняться трехэтажными конструкциями. Просить о чем-то или благодарить можно простыми словами.

Плохо	Хорошо
В связи с обстоятельствами непреодолимой силы мы вынуждены отказать вам в том, чтобы …	Из-за поломки компьютера мы не сможем этого сделать.
Выражаем огромную благодарность в том, что …	Спасибо за помощь!

Запомнить

Кажется, что нет ничего проще коммуникации. С одной стороны, так и есть, мы общаемся всю жизнь. С другой — есть правила и рекомендации, соблюдение которых упрощает коммуникацию и помогает получить желаемое.

Чтобы на ваше письмо точно ответили, запомните эти правила:

• помните о том, зачем вы обращаетесь к собеседнику;
• показывайте собеседнику выгоды от вашего взаимодействия;
• перед началом общения поработайте с контекстом;
• пишите просто;
• будьте вежливы;
• соблюдайте договоренности.

Поделиться

СВЕЖИЕ СТАТЬИ

Другие материалы из этой рубрики

Не пропускайте новые статьи

Подписывайтесь на соцсети

Делимся новостями и свежими статьями, рассказываем о новинках сервиса

«Честно» — авторская рассылка от редакции Unisender

Искренние письма о работе и жизни. Свежие статьи из блога. Эксклюзивные кейсы и интервью с экспертами диджитала.

Оставляя свой email, я принимаю Политику конфиденциальности

Наш юрист будет ругаться, если вы не примете 🙁

Как запустить email-маркетинг с нуля?

В бесплатном курсе «Rock-email» мы за 15 писем расскажем, как настроить email-маркетинг в компании. В конце каждого письма даем отбитые татуировки об email ⚡️

*Вместе с курсом вы будете получать рассылку блога Unisender

Оставляя свой email, я принимаю Политику конфиденциальности

Наш юрист будет ругаться, если вы не примете 🙁

Как написать письмо, на которое ответят — Секрет фирмы

Практика

15:00, 20 августа 2018

Советы из новой книги авторов «Пиши, сокращай»

Считается, что деловая переписка — это стандарты: так пиши, так не пиши, следуй такому порядку, а вот ещё формулировки, а вот шаблончик для ответа на претензию. Кажется, если все привыкли писать так, значит это правильно, а если отступить от правил, то клиент или коллега посчитают нас легкомысленными. В итоге письма наполняются штампами: «Доброго времени суток, уважаемые коллеги, и заранее благодарю за ответ».

Считается, что деловая переписка — это стандарты: так пиши, так не пиши, следуй такому порядку, а вот ещё формулировки, а вот шаблончик для ответа на претензию. Кажется, если все привыкли писать так, значит это правильно, а если отступить от правил, то клиент или коллега посчитают нас легкомысленными. В итоге письма наполняются штампами: «Доброго времени суток, уважаемые коллеги, и заранее благодарю за ответ».

Возможно, это когда-то работало, но за те годы, что существует деловая переписка, люди этим наелись. Многие жалуются, что от этих шаблонов уже тошнит и хочется более человечного общения. Но оказывается, они так прочно засели в рабочей коммуникации, что к нормальному общению нужно адаптироваться заново.

О том, как хорошее отношение к своему собеседнику помогает решать рабочие вопросы, устраиваться на работу и гасить конфликты, мы с Максимом Ильяховым рассказываем в книге «Новые правила деловой переписки» (в 2016 году Максим и Людмила выпустили бестселлер о работе с текстом «Пиши, сокращай», — прим. «Секрета»).

Два главных принципа хорошего отношения — уважение и забота. Если научиться применять их в деловой переписке, шаблоны будут не нужны: письма станут эффективнее без них. Ниже — два примера применения этих принципов на практике.

Пригласить специалиста на работу

Иногда люди готовы побежать на любую работу по первому зову, и неважно, как он сформулирован. Когда в регионе безработица или у человека нет опыта и нужно срочно как-то зарабатывать, он согласится на что угодно.

Но мы живём в относительно сытые 2010-е, и за этот миг в истории России сформировалась тоненькая прослойка неплохих специалистов, которые знают себе цену. Одному из таких людей Геннадий пишет письмо на картинке ниже.

Геннадий пишет так, будто Ольга заведомо согласна на его предложение. Вместо того, чтобы снабдить Ольгу важной для неё информацией, он напирает на выдающиеся результаты и на уникальную возможность работать в его команде. Его письмо наполнено самолюбованием и дутым величием. Он производит впечатление взбалмошного самодура, и Ольга вряд ли захочет сотрудничать с ним. «Не последний кусок доедаю».

Что сделать Геннадию сначала, чтобы предложение стало интереснее для Ольги:

1. Получить принципиальное согласие.

2. Снабдить нужной информацией.

А уже в следующих письмах:

3. Рассказать о задачах и ожиданиях.

4. Обсудить вопросы оплаты.

И всё это — с бесконечным уважением к адресату, вне зависимости от того, кого мы нанимаем.

В каких мы сейчас отношениях? Геннадий хочет чего-то от Ольги (раз он ей написал). Судя по письму, Ольга нигде не заявляла, что ищет работу, — иначе Геннадий бы об этом сказал. Похоже, что это холодное письмо.

В холодном письме не стоит давить. Наоборот: на первом этапе, нужно дать Ольге повод продолжить с нами разговор. Не грузить её подробностями, не заставлять соглашаться, просто ненавязчиво открыть дверь:

Здравствуйте, Ольга!

Меня зовут Геннадий, я занимаюсь сайтом прямой аренды недвижимости «Жилище». Я нашёл ваше портфолио и контакт на сайте Behance.net: очень понравилась серия иллюстраций с птицами.

Хочу предложить вам рисовать для нашего сайта. Мы хотим сделать первый в России сайт о жилье, который можно будет читать как СМИ. Не шаблонные риелторские фразы, а живой человеческий язык и красота на каждой странице. Для этого нам нужны талантливые художники, и мне кажется, ваш стиль очень подойдёт.

Если вам в целом интересна эта область, дайте знать. Буду рад рассказать подробнее.

Геннадий.

Не важно, что сама Ольга думает о своих работах. Геннадий проявляет к ней максимум доброты: рассказывает, как ему нравятся её работы и почему она подойдёт. Ещё он немного делится миссией своего сайта: чтобы это был живой человеческий сайт о жилище. Если это откликнется в её душе — отлично.

Приятная концовка: «Если это в целом интересно, дайте знать». Не нужно пока ничего решать, просто получаем принципиальное согласие. В ответ на такую доброту не грех и откликнуться.

Если Ольга ответит принципиальным согласием, можно будет рассказать подробнее о её задачах. Вопрос оплаты лучше пока оставить открытым:

Ольга, рад, что вы ответили!

Мы ищем художников, которые будут создавать иллюстрации для наших статей. По плану мы выпускаем четыре статьи в неделю, у нас будет двое художников. Соответственно, мы ожидаем, что художник будет создавать две иллюстрации в неделю.

Примеры иллюстраций, которые нам нужны: https://portfolio.net…

Темы статей мы знаем за неделю. Черновик появляется за пять дней до публикации, чистовик — за день. Согласовывать иллюстрации нужно только с арт-директором.

Самое нудное (на мой взгляд): из каждой иллюстрации нужно делать пять вариантов картинок под разные платформы. Не знаю, насколько это будет проблемой, но наш нынешний художник от этого очень страдает.

Ольга, я плохо представляю, что нужно рассказать в этом случае. Направьте меня? Что бы вам было интересно узнать? Как вам удобно оценить эту работу и обсудить оплату?

Геннадий.

Что хорошего тут происходит: есть фактическая информация, без оценок. Но то место, которое, как мы уже сейчас знаем, вызывает у художников боль, мы проговариваем заранее и с заботой. Мы же не хотим, чтобы Ольга страдала.

В конце мы предлагаем Ольге самой позадавать вопросы, и если ей всё понятно — направить её в сторону оплаты. И заметьте, нигде нет самолюбования.

Наконец, оплата. Всё прекрасно, если Ольга назвала сумму, которая нам подойдёт:

Ольга, это нам подходит!

Я попрошу нашего ответственного секретаря Анну Лесных организовать для вас процесс оплаты. Она свяжется с вами, чтобы уточнить подробности.

Предлагаю встретиться с командой лично или в «Скайпе», чтобы познакомиться, прежде чем вы приступите к работе. Мы работаем на «Арме», это ст. м. «Курская». Как вам будет удобно?

Другое дело, если Ольга заломила цену в несколько раз выше, чем мы ожидали. Как не скатиться в торговлю и не обидеть её как профессионала?

1. Честно изложить свои ожидания, не давая никаких оценок. Не говорить «Ничего себе у вас цены» или «Это выше рынка». Просто мы к этой цене не готовы. Так и говорим: «Мы готовы платить столько-то». Можно сказать «Для нас это дорого» — ключевое слово «для нас». Тут нечего стесняться: в вопросах денег нет ничего стыдного.

2. Показываем право Ольги нам отказать. Это право действительно есть, Ольга могла вообще не читать наше письмо, и тем более она сейчас не обязана соглашаться на наши условия оплаты.

3. Делаем шаг навстречу: думаем, как сделать эту работу для Ольги выгоднее. Причём мы не спрашиваем у Ольги, как ей было бы выгоднее, — она ведь назвала свою цену. Мы сами делаем ей шаг навстречу: вот, мы подумали, как бы сделать это для вас выгодно.

4. Оставляем дверь открытой. Нет такого, что либо Ольга соглашается на наши условия, либо нет. Вот она назвала цену. Мы говорим что-то в ответ. Теперь слово за ней. Мы хотим сделать ей хорошо, но не можем дать ей столько денег. Мы делаем шаг навстречу. Может быть, она сделает шаг навстречу нам.

Обычно, когда делаешь шаг навстречу, собеседник тоже его делает.

Предложить свой продукт

Мы сделали продукт — сервис для проведения презентаций. Руководитель отдела маркетинга придумал продвигать его так: найти людей, которые часто проводят презентации, предложить им воспользоваться продуктом.

Ставка на то, что человек начнёт пользоваться продуктом, во время презентаций все увидят логотип сервиса, и покатится волна, все будут друг за другом повторять. Осталось придумать, каким письмом соблазнить этих людей: написать нужно так, чтобы человек сам захотел воспользоваться сервисом.

Что не так с письмом выше:

1. Очевидно, что письмо массовое. Нет никакой персонализации, никакой конкретики, связанной с получателем.

2. Выглядит как навязывание. Сразу начинают рассказывать про преимущества сервиса, хотя читатель ещё ничего не решил.

3. Плохо оформлен призыв к действию. Из всего письма читатель должен был нажать на одну ссылку. Но она спрятана в глубине и стоит на одном слове.

4. Конкретное давление на читателя. «Скорейший ответ», «повторное письмо», «ознакомьтесь». Это же холодное письмо, читатель ничего нам не должен.

Всё это не значит, что в ста процентах случаев читатели не откликнутся на такое письмо. Кто-то откликнется. Но занятые люди, у которых таких предложений много, скорее проигнорируют. Виктор проигнорирует.

Самое обидное, что Виктор мог бы получить огромную пользу от этого продукта, если бы потратил время и вникнул. Но общий тон и структура отбили всякое желание.

Исправим ситуацию. Для начала нужно придумать, как сделать массовое письмо персональным, то есть чтобы человек почувствовал, что с ним говорит живой человек. Для этого нужно показать, что мы интересуемся адресатом. Нелишним будет сказать, что нам симпатична его работа:

Здравствуйте, Виктор!

Спасибо вам за лекции об эволюции в «Лекториуме»! Наконец-то кто-то объяснил эти вещи глубже, чем «человек произошёл от обезьяны». Пересылаю записи всем друзьям.

Понятно, что такой заход нужно будет формулировать под каждого адресата. Зато эффективность такой рассылки будет во много раз выше: когда ты чувствуешь, что пишут конкретно тебе, с вниманием к твоей персоне, отвечать гораздо приятнее.

Теперь подготовим человека к тому, что мы будем ему что-то предлагать. И сразу снять ощущение, что мы ему что-то впариваем. И действительно не впаривать:

У меня для вас предложение по работе, и оно может показаться страшно рекламным. Можете мне сразу отказать.

Мы даем получателю право нам отказать и даже подталкиваем к этому. Какова вероятность, что теперь он действительно захочет нас послать?

Дальше можно было бы изложить свое предложение, то есть сразу раскрыть все карты. Но есть идея получше. Что если мы создадим интригу?

Мы готовим к выходу инструмент для создания эффектных презентаций. Он пока секретный, но мы бы хотели показать его вам как опытному лектору — узнать, что вы думаете об инструменте и чего вам лично не хватает. Если вам это в целом интересно, я расскажу подробнее.

То есть не «идите сюда», а «у нас секрет, можем поделиться».

Нам важно не уговорить человека, а чтобы он сам захотел воспользоваться нашим сервисом. Это должно быть прочувствованное, эмоциональное желание. Один из верных способов воздействовать на чувства — показать человеку картинки:

Я взял на себя смелость и перерисовал несколько слайдов из вашей и некоторых других презентаций известных лекторов, чтобы показать пример работы сервиса. Вот секретная ссылка: https://…

А по ссылке пусть живут перерисованные слайды всех лекторов, которым мы отправляем это письмо. Если наш сервис хорош, то им будет интересно посмотреть на свои слайды, а нам будет нетрудно эти слайды сделать.

Вообще, это мощный переговорный прием — показывать, а не рассказывать. Хорошо нарисованное изображение всегда будет более убедительным, чем множество иллюстраций. Проблема здесь лишь в том, что это холодное письмо, человек ещё не хочет смотреть картинки от нас, поэтому сначала нужно вызвать у него интерес. Ссылка как раз для этого: если читатель перешёл, значит, ему интересно.

Осталось завершить письмо. Мы осознаём, что оно холодное, читатель нам ничего не должен, поэтому давить на него бесполезно. Нужно сделать так, чтобы ему было приятно нам помочь:

Нам очень поможет любая ваша критика, предложения и мысли. Если согласитесь попробовать наш сервис, вы нас очень выручите.

Вообще заход «вы нас очень выручите» полезен: он подчёркивает, что человек нам ничего не должен. Если он захочет нам помочь, он будет делать хорошее, доброе дело. А люди обычно любят делать добрые дела, им от этого хорошо на душе.

Чтобы подчеркнуть персональность этого письма, можно будет дополнительно добавить персональное послесловие. Результат — ниже.

Было: рекламно, массово, неудобно. Письмо давит на читателя, но ведь у него нет перед нами нет никаких обязательств!

Стало: письмо наполнено уважением и персональным вниманием. Человек чувствует себя важным и востребованным.

Мы рассказали немного об идее сервиса, чтобы подчеркнуть его полезное действие: «чтобы слайды были чистыми, сфокусированными». Мы предполагаем, что эта мысль найдёт отклик в душе читателя.

В постскриптуме подчеркнули, что письмо не массовое, а персональное. Трудно написать много таких однотипных писем, находя для каждого какую-то персональную деталь. Но в этом и сила. Гораздо приятнее, когда холодное письмо пишет живой человек, а не буфер обмена.

К сожалению, даже такое письмо не будет иметь стопроцентную эффективность. Нужно понимать, что это холодное письмо, человек может быть очень занят и не заинтересован в изучении чужого сервиса. Или ему вообще слайды делают дизайнеры, а ему все эти сервисы до лампочки.

Но хотя бы за это письмо не стыдно.

У «Секрета фирмы» появился канал в «Яндекс.Дзене». Подписывайтесь!

Автор:Люда Сарычева

Теги:

Переписка

Общение

6 советов по написанию эффективного текстового сообщения

3 минуты чтения

Рон Кинкейд : 25 августа 2022 г. , 10:21:14

С коэффициентом открытия 98% текстовые сообщения являются лучшим способом связаться с заказчиками, клиентами или сотрудниками. Однако, чтобы текстовое сообщение было убедительным, оно должно быть написано и отправлено так, чтобы привлечь внимание получателя. Вы не хотите, чтобы они отклонили его как спам или проигнорировали сообщение, потому что оно пришло в неудобное время. Оно должно быть привлекательным и побуждать получателя к действию, независимо от того, хотите ли вы, чтобы пациенты заказали себе прививку от гриппа или проинформировали сотрудников об изменении политики.

Написание хорошего текстового сообщения может быть не таким интуитивным, как вы думаете, поэтому ознакомьтесь с нашими шестью советами по написанию эффективного текста.

1. Назовите себя

Хотя текстовые сообщения с местного или бесплатного номера имеют дополнительное преимущество, заключающееся в том, что вам не нужно раскрывать свою личную информацию, вы не хотите быть слишком анонимным. Если ваш контакт не узнает ваш номер, есть большая вероятность, что он удалит сообщение, чтобы обезопасить себя от спама. Вот почему крайне важно идентифицировать себя в своем первом сообщении и в каждой новой трансляции. Это обеспечивает чувство безопасности и доверия и повышает вероятность того, что текст будет прочитан.

Text-Em-All предлагает функцию текстовых шаблонов, которая позволит вам добавить ранее созданное сообщение в вашу текстовую трансляцию. Вы можете использовать эту функцию в качестве личного представления или подписи, чтобы помочь вашей аудитории идентифицировать вас каждый раз, когда вы отправляете сообщение.

2. Сделайте свое сообщение ясным

Первый шаг к написанию четкого и эффективного текста – определение того,  почему , что стоит за сообщением. В чем смысл вашего сообщения? Как только вы определили точку, пишите и переписывайте сообщение, пока не получите краткое и прямое сообщение. Если сообщение будет кратким и недвусмысленным, ваши контакты не просто просмотрят сообщение, не полностью поняв его намерения.

3. Сделайте это личным

Текстовые сообщения не должны звучать так, как будто их написал чат-бот с искусственным интеллектом. Часть того, что отличает сегодняшние деловые тексты от спама, нежелательных текстов, заключается в том, что они дают возможность предоставить значимую, персонализированную информацию.

Самый простой способ персонализировать ваше сообщение — включить в него имя контакта. Это не только делает сообщение более личным, но и гарантирует, что они знают, что сообщение предназначено для них. В Text-Em-All наша платформа предлагает функцию персонализации, которая вставляет настраиваемые поля (имя, фамилия, компания и т. д.) в вашу текстовую трансляцию путем автоматического заполнения вашей контактной информации.

4. Будьте профессиональны

Хотя быть дружелюбным и личным в текстовых сообщениях — это хорошо, вы также должны поддерживать профессиональный уровень сообщения. Вам следует избегать эмодзи, аббревиатур и других текстовых элементов, которые могут испортить впечатление, которое вы пытаетесь создать. Вы должны использовать только имена собственные и первое слово каждого предложения и проверять каждое сообщение, чтобы убедиться в правильности грамматики и правописания.

5. Завершить призывом к действию

Призыв к действию побуждает получателей вашего сообщения сделать следующий шаг. Существует множество действий, которые вы можете захотеть совершить, но вот некоторые распространенные CTA.

• «Пожалуйста, ответьте на это сообщение, если вы заинтересованы.»
• «Перейдите на ________.com, чтобы зарегистрироваться».
• «Проверьте свой прогресс/оценки/расписание в ________».
• «Позвоните нам по номеру 888-xxx-xxx до ______.»

Какой бы призыв к действию вы ни использовали, дайте понять, что вы хотите, чтобы они сделали дальше, будь то звонок, отправка текстового сообщения в ответ, переход по ссылке или что-то еще.

6. Оптимизируйте расписание обмена сообщениями

Важно не только то, что вы говорите в своих текстовых сообщениях, но и то, когда вы их отправляете. Планирование ваших текстовых сообщений в нужное время может быть столь же важным, как и их правильное написание. Если люди получают ваши сообщения в неудобное для них время, они могут проигнорировать их. Исследования показали, что лучшее время для отправки текстового сообщения — середина или конец дня, если вам нужны разумные показатели открываемости и ответы. Около 18:00, сразу после того, как многие люди закончат работу, — лучшее время для отправки вашего сообщения.

Эффективно написанное текстовое сообщение с большей вероятностью найдет отклик у целевой аудитории. Это также может помочь вам получить ответ, который вы хотите. Перед отправкой сообщения проверьте его, чтобы убедиться, что оно правильно читается и не содержит ошибок. Попросите кого-нибудь еще просмотреть его, чтобы у вас была еще одна пара глаз, чтобы проверить это.

В целом, текстовые сообщения — действительно эффективный способ связаться с вашими контактами, но написание убедительного текста не должно вызывать стресса. Просто сосредоточьтесь на содержании вашего сообщения, сделайте его кратким и приятным, и ваша аудитория будет вам благодарна.

Написание сообщений | Формат написания сообщения, примеры и как написать сообщение?

Написание сообщения: Сообщение представляет собой краткую информацию, представленную в письменном формате. Когда человек не может поговорить с другим человеком напрямую, он оставляет рукописную записку или пересылает текстовое сообщение через мобильный телефон или любой другой источник связи. Иногда сообщение также отправляется в устной форме голосовыми сообщениями.

Основные вопросы обсуждения должны быть точно и ясно объединены в сообщении. Он поручает дублерам восстановить и расшифровать данные. Сообщение также может быть составлено на основе некоторых составных вкладов, а не телефонного разговора. Например, заявление или составленные заметки.

Сообщение может быть написано формально или неформально, в зависимости от условий. Сообщение должно быть написано в квадратной или прямоугольной рамке и в надлежащем формате. Максимальное количество слов в сообщении должно быть не более 50-70 слов.

В этой статье мы рассмотрим формат написания сообщений в формальной и неформальной форме. Учащиеся 4-го, 5-го, 6-го, 7-го, 8-го, 9-го и 10-го классов могут обращаться к этой статье для написания сообщений и подготовки к предстоящим экзаменам.

Сообщение должно быть передано другому лицу в надлежащем формате, будь то официальное или неформальное сообщение. Сообщение должно быть написано в вежливой форме. Неформальные сообщения могут быть написаны в непринужденной манере, но на понятном языке. Для написания официального сообщения потребуется формат, указанный ниже.

• Заголовок сообщения.
• Дата и время. В строчке написано. Это делается для того, чтобы привлечь внимание человека, для которого составляется сообщение. Дата составляется в левой части страницы. Он написан в расширенной структуре.

  Время может быть указано как в левой, так и в правой половине сообщения. В любом случае, было бы идеально, если бы вы указали его с правильной стороны, чтобы показать разумное использование комнаты. Добро пожаловать Прежде чем составить основное содержание (тело) сообщения, необходимо обратиться к читателю. Это помогает держаться подальше от двусмысленности и создает впечатление добрососедства.

  Это основное содержание сообщения, в котором вы предоставляете все данные, которые необходимо передать лицу, с которым вы не можете связаться. Крайне важно придерживаться только основных данных, а текст сообщения должен быть коротким и свежим. Меньше используйте длинные предложения. Когда вы закончите с текстом сообщения, обратите внимание на свое имя (или имя, указанное в запросе) в левой части страницы. Это заставляет читателя различать отправителя сообщения.

  Примеры написания сообщений

  Пример 1: Вы Смита. Твоей сестры нет дома. Вам позвонила ее подруга и сообщила, что ее урок танцев отменили. Так как вы спешите выйти, так что вы оставите сообщение для нее. Теперь напишите сообщение с лимитом слов менее 50 слов.

  Мадхури: Здравствуйте! Кавита дома?

  Смита: Нет. Она вышла на улицу. Могу я узнать, кто это звонит?

  Мадхури: Я Мадхури, подруга Кавиты.

  Смита: Хорошо. Есть какое-нибудь сообщение для нее, я могу пройти?

  Мадхури: Да, пожалуйста, скажите ей, что завтрашний урок танцев отменяется, так как у нашего учителя танцев возникла чрезвычайная ситуация, и она должна уехать из города. Следующее занятие будет во вторник.

  Смита: Конечно. Я дам ей знать. Спасибо.

  Мадхури: Добро пожаловать!

  Сообщение: Дорогая Кавита, Сегодня звонила твоя подруга Мадхури и сообщила мне, что завтрашний урок танцев отменяется, так как твой учитель танцев должен уехать из города по какой-то чрезвычайной ситуации. Следующее занятие будет во вторник. Смита.

   

  Пример 2: Мадхури позвонила госпоже Мехте, владелице магазина одежды. Поскольку она была недоступна, ответила ее помощница Мани. Ниже приводится разговор между Мадхури и Мани. Поскольку Мани должна уйти сразу после этого, она оставляет сообщение для миссис Мехта. Ниже приведен разговор, напишите сообщение своими словами.

  Мадхури: Здравствуйте, это Angels Garments?

  Мани: Да.

  Мадхури: Могу я поговорить с миссис Смитой?

  Мани: Прости, мам, ее сейчас нет.

  Мадхури: Когда она вернется?

  Мани: Не раньше 5 вечера. Могу я передать ей сообщение?

  Мадхури: Да. Не могли бы вы сказать ей, чтобы она доставила заказанные мной платья только 15 января, а не 10 января, которые я выбрала из каталога? Попросите ее, чтобы она была готова к 10:00 15 января. Я пошлю одного человека из дома забрать платья, и ей не нужно это организовывать.

  Мани: Хорошо, мам, я сообщу ей.

  Мадхури: Спасибо.

  Сообщение 9 января 2021 года, 14.30 Миссис Смита, Мисс Мадхури позвонила сегодня и сообщила мне, что я доставлю платья только 15 января, а не 10 января. Она хочет подготовить платья к 10:00 15 января. Она пошлет человека из своего дома, чтобы забрать платья. Мани

  Советы по написанию сообщений

  • Старайтесь использовать язык, понятный читателю. Более сложный жаргон в сообщении, адресованном подростку, вызовет неадекватность.
  • Ограничьте себя в словах, насколько это возможно (50 слов).
  • Старайтесь не добавлять дополнительные данные. Сообщение должно быть коротким и прямым.
  • Планируйте, прежде чем писать. Просто сделайте краткое изложение множества важных моментов на неприятном листе (последний лист вашего буклета для ответов), чтобы помнить о соответствующих фокусах при составлении. Это также побуждает вас сохранять преемственность, что жизненно важно.
  • Убедитесь, что вы дважды проверили лингвистическую точность и правописание. Они передают знаки.
  • Заключите сообщение в контейнер с помощью заточенного карандаша.
  • Старайтесь не использовать длинные предложения в теле сообщения.
  • Должен использоваться круговой или подробный диалог.

  Часто задаваемые вопросы о написании сообщений

  Вопрос 1.
  Каков формат написания сообщений?

  Ответ:
  Сообщение, формальное или неформальное, должно быть написано в надлежащем формате. В нем обязательно должны быть указаны дата, время, имя получателя и имя отправителя.

  Вопрос 2.
  Как написать хорошее сообщение?

  Ответ:
  Хорошие сообщения должны быть короткими, четкими, полными и правильными. Сообщение должно быть не длинным, а кратким. Следует четко указать суть сообщения.

  No related posts.