Матрица эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов: Матрица Приоритетов Эйзенхауэра 💠 — Eisenhower Matrix

Расстановка приоритетов: матрица Эйзенхауэра

09.04.2015 17 222 1 Время на чтение: 11 мин.

Рейтинг:

Сегодня мы с вами рассмотрим, насколько важна правильная расстановка приоритетов в любом деле, и как можно научиться их расставлять, используя несложную технику со сложным названием: матрица Эйзенхауэра. Эта тема будет интересна и полезна всем, независимо от направления деятельности, поэтому рекомендую обратить на нее внимание.

Содержание:

1. Почему важна правильная расстановка приоритетов?
2. Матрица Эйзенхауэра

Почему важна правильная расстановка приоритетов?

Наверняка каждый из нас хотя бы когда-то сталкивался с нехваткой времени для выполнения всех намеченных задач. Мало того, есть определенная категория людей, которым его не хватает постоянно и катастрофически! Стараясь все успеть, они пытаются даже делать несколько дел одновременно, но от этого общий результат страдает только еще больше.

Главная проблема таких людей заключается в незнании принципов тайм-менеджмента, или нежелании использовать их на практике. В частности — одного из важнейших методов управления временем, который звучит так: правильная расстановка приоритетов.

Именно от умения правильно расставить приоритеты во многом зависит успешность и своевременность выполнения всех имеющихся задач.

Другими словами, человеку необходимо грамотно распределить очередность выполнения дел и следовать этой очередности.

Существуют разные методы расстановки приоритетов. Сегодня я хочу рассмотреть один из наиболее популярных, и, пожалуй, наиболее действенный метод, который получил название «Матрица приоритетов Эйзенхауэра». Что это такое и как ее использовать — об этом далее.

Матрица Эйзенхауэра

Метод расстановки приоритетов Матрица Эйзенхауэра был изобретен даже не математиком или психологом, а самим 34-м президентом США — Дуайтом Дэвидом Эйзенхауэром. Будучи известным политиком, он, естественно, постоянно сталкивался с необходимостью выполнения огромного количества дел, и вот, чтобы все успевать, и выработал для себя этот метод, который на сегодня активно используется в тайм-менеджменте для выполнения как рабочих, так и личных задач.

Матрица Эйзенхауэра представляет собой систему координат, по оси X которой откладывается важность дел, которые необходимо выполнить, а по оси Y — их срочность. Таким образом, образуется четыре сегмента, которые отличаются между собой по степени срочности и важности. Рассмотрим, как выглядит матрица Эйзенхауэра на картинке:

Метод расстановки приоритетов Матрица Эйзенхауэра заключается в распределении всех имеющихся дел и задач по этим четырем сегментам для выполнения их в строгой последовательности.

Если распределить все задачи в эти 4 сегмента, то получится, что:

• сверху — все срочные дела;
• справа — все важные дела;
• снизу — все не срочные дела;
• слева — все не важные дела.

А теперь кратко охарактеризуем каждый из получившихся квадратов именно в той последовательности, в которой нужно выполнять относящиеся к ним задачи.

1. Важные и срочные дела. То есть, правый верхний сегмент матрицы Эйзенхауэра. Здесь должны находиться наиболее важные задачи, которые, к тому же, необходимо выполнить срочно. То, что называется «вопрос жизни и смерти».

Сюда можно отнести, например, выполнение работы, срок сдачи которой подходит к концу, важный деловой звонок, если вы обещали позвонить в определенное время. Или, в личном плане — посещение дантиста, если у вас вдруг резко разболелся зуб.

В идеале в этом квадрате не должно накапливаться более 1-2 дел. Категорически не стоит «пихать» в этот сегмент все подряд: вы должны объективно оценивать, насколько эта задача действительно важная и действительно срочная.

2. Не важные, но срочные дела. Или левый верхний сегмент матрицы Эйзенхауэра. К этому сегменту стоит относить незапланированные, внезапно появившиеся дела, которые нужно выполнить срочно, но которые при этом не являются особо важными. То, что называется «форс-мажор».

Например, начальник попросил сходить отправить почту. Или по дороге отлетел каблук, и нужно срочно его отремонтировать либо вернуться поменять обувь. Или вы вдруг вспомнили, что у коллеги сегодня день рождения, а рабочий день уже заканчивается — нужно срочно поздравить.

Кому-то ошибочно может показаться, что эти дела входят в первую категорию, то есть, являются важными, но это абсолютно не так. Потому что их выполнение никак не повлияет на вашу дальнейшую жизнь или результаты работы — от того, что вы сделаете эти дела, ничего вообще не изменится, тем не менее, их нужно делать срочно, без этого никак.

Второй сегмент вообще часто может пустовать: дела в нем, как правило, появляются внезапно и исчезают сразу после их срочного выполнения.

3. Важные, но не срочные дела. То есть, правый нижний сегмент матрицы приоритетов Эйзенхауэра. Сюда относятся все задачи, которые для вас важны, но при этом не требуют безотлагательного выполнения. Важные дела, срок выполнения которых еще не «поджимает», и которые могут подождать в том случае, если есть дела в первых двух сегментах.

Например, деловые контакты с клиентами, не имеющие четких временных рамок, текущая работа. В личном плане — занятия спортом, изучение английского языка, чтение полезной литературы.

Важно понимать, что некоторые дела из этой категории, если их не выполнять, постепенно поднимаются вверх и переходят в первый сегмент, то есть, становятся срочными. К примеру, вам нужно погасить кредит до 25 числа. Если на календаре 20 число — это просто важное дело, а если 24 — уже важное и срочное.

Этот сегмент, хоть и является аж третьим в расстановке приоритетов, играет очень большое значение, поскольку именно решение задач, входящих в него, оказывает максимальное влияние на дальнейшую жизнедеятельность человека.

4. Не важные и не срочные дела. Последний, левый нижний квадрат матрицы приоритетов Эйзенхауэра. Сюда относятся дела, от выполнения которых вообще ничего не зависит, и которые, по большому счету, зачастую человеку вообще не нужны. Их объединяют одним общим термином — «пожиратели времени».

Например, поболтать с подругой по телефону, полазить в социальной сети, посетить развлекательные сайты и т.п.

К выполнению задач из этой категории стоит приступать только в том случае, если все остальные категории на данный момент пустуют.

Вот так работает метод расстановки приоритетов Матрица Эйзенхауэра.

Настоятельно рекомендую планировать свой день и выполнять все имеющиеся дела именно в такой последовательности и никак иначе. Тогда вы, во-первых, будете все успевать, во-вторых, у вас не будут накапливаться дела в верхних сегментах (что является самой опасной проблемой), ну а в-третьих — возможно, даже будет оставаться время на развлечения из четвертого сегмента.

Ни в коем случае нельзя использовать дела из четвертого сегмента в качестве отдыха между выполнениями задач высших сегментов. Они не позволяют человеку полноценно отдохнуть, а лишь отнимают его время.

Теперь вы знаете, что такое матрица Эйзенхауэра, и как правильно расставлять приоритеты в работе и личных делах с ее помощью. Кстати, этот метод расстановки приоритетов можно использовать в самых разных сферах человеческой жизнедеятельности. Например, даже в управлении личными финансами для оптимизации расходов (подробнее об этом в статье Оптимизация расходов).

На этом все. Надеюсь, что вы взяли себе на заметку эти полезные советы и рекомендации. До новых встреч на Финансовом гении — сайте, который поможет вам достичь успеха в любом деле и научит грамотно распоряжаться личными финансами.

Оценить:

Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов

Каждый современный человек стремится быть успешным. Именно по этой причине столь популярен тайм-менеджмент. Это методика, обучающая эффективному планированию. Сегодня ее используют не только политики и бизнесмены, но и простые домохозяйки. Но не стоит считать тайм-менеджмент изобретением последнего десятилетия. Еще полвека назад многие занятые люди задумывались о повышении собственной производительности. Яркий тому пример – названная в честь своего создателя матрица Эйзенхауэра. Как инструмент расстановки приоритетов ее использовал тридцать четвертый президент США, Дуайт Дэвид Эйзенхауэр.

Д. Эйзенхауэр – гений эффективности

Дуайт Дэвид Эйзенхауэр занимал пост президента США с 1953 по 1961 год. Этот выдающийся человек известен и благодаря своей военной карьере. Эйзенхауэр принимал участие в Первой и Второй мировых войнах, получил звание генерала армии. Известен 34-й президент США и как один из основателей НАТО. Современники отмечали, что Дуайт был разносторонне развитым человеком с живым умом, отличался дисциплинированностью и организованностью. Своим потомкам выдающийся деятель оставил такое эффективное средство планирования, как матрица Эйзенхауэра. Как инструмент расстановки приоритетов и организации собственной деятельности использовать ее может каждый.

Общее описание матрицы Эйзенхауэра

Дуайт Эйзенхауэр придумал очень простую и при этом невероятно удобную систему планирования. Для удобства и наглядности свою матрицу он изобразил в виде квадрата. Все запланированные дела Эйзенхауэр предлагает делить на четыре категории. В первую стоит определить все самое важное, требующее немедленного решения. Во вторую – дела и обязанности, которые важны, но могут подождать. Третья категория – все срочное, но не важное. В последнюю группу записываются неважные и несрочные планы. Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов идеально подходит для кратковременного планирования. С его помощью можно планировать дела на 1-2 дня. Как же построить собственную матрицу Эйзенхауэра? Вам понадобится только лист бумаги и ручка. Нарисуйте квадрат и разделите его на четыре равные части. Теперь поговорим о том, какие дела куда необходимо записать.

Первый квадрат: самые важные и срочные дела

В первом сегменте квадрата матрицы Эйзенхауэра следует записать самые важные дела, сделать которые необходимо безотлагательно. При правильном и постоянном использовании данной системы планирования этот список всегда должен быть пустым. Суть матрицы сводится к тому, чтобы успевать делать важные дела в положенные сроки и не допускать авралов. Разумеется, если вы только начинаете использовать данную систему планирования, 1-2 позиции в данной категории могут быть.

Какие же важные задачи могут быть достойны размещения в блоке «Что сделать необходимо безотлагательно»? Студент в данной категории может разместить сдачу экзамена, руководитель компании – встречу с партнерами по бизнесу, домохозяйка – вызов аварийной службы при проблемах с водопроводом. График оценки приоритетности дел должен охватывать все сферы вашей жизни. Семейные планы и дела, посещение врачей и стилистов, походы по магазинам – все это следует вписывать в матрицу Эйзенхауэра. К примеру, если у вас сильно заболел зуб, визит к дантисту может быть внесен в первый квадрат дневного плана (как важное дело, которое нельзя отложить).

Второй квадрат: значимые задачи, не требующие моментального выполнения

Одна из наиболее значимых зон матрицы Эйзенхауэра – это ее второй квадрат, в который необходимо записать важные дела, не имеющие сжатых сроков. При эффективном использовании системы планирования здесь всегда должны быть какие-то задачи. Важно своевременно сверяться со своим личным планом в данной категории и следовать ему. Запишите в данный квадрат проекты, над которыми сейчас работаете. Сюда же можно внести запланированные звонки и встречи, написание дипломной работы. Во втором квадрате должны быть перечислены все задачи, выполнить которые необходимо по мере возможности. Система планирования предполагает, что именно дела из данной категории будут разбираться прежде всего. Только в этом случае удастся избежать форс-мажоров и авралов, и первый квадрат матрицы, соответственно, будет оставаться пустым.

Третий квадрат: срочные, но неважные дела

Третья зона матрицы Эйзенхауэра предназначена для записи дел, имеющих незначительный приоритет важности, но при этом требующих срочного решения. Это все то, что снижает вашу продуктивность и мешает выполнению основной работы. Сломался компьютер во время составления отчета? Данная задача должна быть вписана в третий квадрат, решить ее необходимо максимально быстро. Сюда же можно внести просмотр корреспонденции, выполнение ежедневной рутинной работы, не требующей принятия серьезных решений. Не забывайте о том, что матрица Эйзенхауэра — как инструмент расстановки приоритетов — должна помогать вам держать под контролем все ваши дела. Не упускайте мелочей, и вы добьетесь успеха.

Четвертый квадрат: дела несрочные и неважные

Последний, четвертый квадрат матрицы предназначен для записи задач и вариантов времяпрепровождения, являющихся неважными и несрочными. Сам Д. Эйзенхауэр называл данную категорию «списком пожирателей времени». В четвертый квадрат пишем все то, что не оказывает положительного влияния на основной вид деятельности, но при этом положительно сказывается на психоэмоциональном состоянии человека. Это личные разговоры по телефону, просмотр развлекательных передач, общение в социальных сетях.

Что сделать из четвертого квадрата можно без ущерба собственной продуктивности? Матрица Эйзенхауэра будет работать, если вы сможете сосредотачиваться и не делать перерывов во время выполнения какой-то определенной задачи. В «пожирателях времени» нет ничего плохого, если они помогают вам расслабиться и отдохнуть. К примеру, можно попробовать разделить свой рабочий день на блоки и чередовать активную деятельность с непродолжительными перерывами на отдых.

Пример заполнения матрицы Эйзенхауэра

Как быстро освоить навык эффективного планирования с матрицей Эйзенхауэра? Начните с составления дневного планинга. В своем ежедневнике нарисуйте квадрат матрицы, разделите его на 4 равные части и пронумеруйте их. Теперь остается только правильно определить приоритет собственных дел и задач. Именно для этого и придумана матрица Эйзенхауэра. Пример ее заполнения вы можете видеть в нашей статье. Если запланирован насыщенный день и дел очень много, можно для начала выписать их в черновике общим списком.

А как же ставить для себя долгосрочные цели? Матрица Эйзенхауэра придумана для кратковременного планирования. При работе с долгосрочными целями имеет смысл использовать отдельный список. Далее разбейте сложную задачу на несколько подпунктов, и некоторые из них внесите в дневной планинг.

Матрица Эйзенхауэра | Untools

Матрица Эйзенхауэра

ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЙ

Приоритизация действий и задач по важности и срочности

Названная в честь президента США Дуайта Д. Эйзенхауэра, эта схема расстановки приоритетов поможет вам упорядочить задачи и действия по важности и срочности. Это особенно полезно, когда вы очень заняты, но не чувствуете, что то, что вы делаете, имеет большое значение.

Как ею пользоваться

Матрица Эйзенхауэра имеет четыре квадранта по двум осям: важность и срочность .
Для каждого действия или задачи спросите себя: важно это или нет? Это срочно или нет?

В зависимости от ответа поместите действие/задачу в правый квадрант. Квадрант определяет, что вы должны сделать с задачей :

1. Важное и срочное → Выполнить

• Это задачи, которые вы хотите выполнить как можно скорее.
• Кризисы, насущные проблемы и прочее, где бездействие сейчас чревато негативными последствиями.

2. Важно, но не срочно → Запланируйте

• Найдите время для этих задач и выполните их тогда.
• В этом квадранте обычно происходит глубокая работа — задачи, которые способствуют вашим проектам или долгосрочным целям.

3. Срочно, но не важно → делегируйте

• Если можете, найдите того, кто сделает эти задачи за вас.
• Если вы не можете делегировать это, запланируйте его, но всегда старайтесь сначала выполнить важные, но не срочные задачи.
• Часто это административные задачи или вещи, которые имеют сроки, но не являются критическими.

4. Несрочные и неважные → Не делайте этого

• Эти задачи не стоят вашего времени и вам вообще не стоит их выполнять.
• В этот квадрант входят действия по избеганию, занятая работа и развлечения.

Это также порядок приоритета ваших задач. Да, важные, но не срочные задачи предшествуют срочным, но не важным.

Матрица Эйзенхауэра очень гибкая, поэтому вам решать, будете ли вы использовать ее для профессиональных задач, личных или и тех, и других.

Вы также можете работать с ним в разных временных масштабах: планировать свой день или расставлять приоритеты в своей жизни.

Как отличить срочные дела от важных?

Срочные задачи обычно имеют четкий крайний срок (например, отправка черновика клиенту) или требуют своевременного реагирования (например, электронные письма). Важные задачи, как правило, связаны с вашими долгосрочными целями (например, упражнениями) и продвигают ваши проекты вперед (например, написание кода для вашего стороннего проекта).

Определение срочности и важности всегда будет зависеть от вашего контекста и вашей способности распознавать, что действительно срочно и действительно важно.

Example

Here are some examples of activities and tasks that might go into the Eisenhower Matrix:

	Urgent	Not urgent
Important	Do : Завершить отчет к сроку Отправить черновик клиенту Исправить ошибку	Расписание: Разработка новой функции Написание сообщения в блоге Упражнение
Не важно	Делегат/расписание на потом : Купить билет на конференцию Назначить интервью Ответить на письмо	Не делать: Посетить встречу без повестки Читать #случайно Проверить социальные сети

Вывод

Матрица Эйзенхауэра обещает сделать вас более продуктивными, установив правильные приоритеты и действуя в соответствии с ними . Если вы всегда заняты, но ничего не делаете со своими долгосрочными проектами и целями, этот инструмент определенно для вас. Но в целом это также полезный инструмент для принятия решения о том, над чем работать, а что исключить из своей жизни.

Применение на практике

Я создал удобную таблицу, чтобы помочь вам применить этот инструмент на практике. Он поставляется с простым руководством, включая пример.

Распечатайте PDF-файл или заполните его в цифровом виде и используйте для лучшего понимания систем:

Получите рабочий лист

Предварительный просмотр рабочего листа и руководства:

Источники

Использование «Коробки Эйзенхауэра» Джеймса Клира

«Матрица Эйзенхауэра» на Todoist

Как использовать матрицу Эйзенхауэра для определения приоритетов ваших проектов

Сосредоточенность на неправильных вещах на работе может случиться с лучшими из нас. Это человеческая тенденция: даже с добрыми намерениями, если вы не расставляете приоритеты активно и намеренно, легко упустить из виду более широкую картину. Используйте матрицу Эйзенхауэра, очень простой инструмент для определения приоритетов задач, который может коренным образом изменить ваши усилия по управлению проектами.

«Матрица Эйзенхауэра, пожалуй, один из лучших инструментов управления проектами и временем. Его очень легко использовать, и он обеспечивает огромную ясность в ваших задачах и рабочей нагрузке», — говорит Джейкоб Удодов, основатель и генеральный директор Bordio, платформы для управления проектами и задачами.

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Матрица Эйзенхауэра разделена на четыре квадранта: две строки и два столбца. Срочные и несрочные задачи, важные и неважные задачи. Задача может быть своевременной, но не важной для целей команды. Скажем, например, что часть вашего сайта не работает. Вам нужно решить проблему как можно скорее, но это отнимет время от работы над проектами для достижения ваших ежемесячных целей.

Очевидно, что важные и своевременные задачи имеют наивысший приоритет, а все неважные и несрочные нужно ставить под сомнение. «Матрица предлагает разделить все задачи на четыре категории в зависимости от их срочности и важности. Естественно, срочные и важные задачи нужно решать немедленно. Что касается несрочных и неважных, то их нужно либо делегировать, либо вообще отбросить», — говорит Удодов.

Этот каркас был вдохновлен бывшим президентом США и военным офицером Дуайтом Д. Эйзенхауэром. Автор Стивен Кови использовал свое понимание процесса принятия решений и переупаковал его в матрицу в своей знаменитой книге «7 навыков высокоэффективных людей».

Что делать с каждым типом задач

Срочные и важные

Делайте это как можно скорее: Срочные задачи, оставленные без присмотра, имеют последствия, поэтому вам потребуется немедленное внимание.

Срочно и неважно

Решите проблему как можно скорее: запланируйте время, когда вы займетесь этим пунктом действия, иначе слишком легко откладывать его.

Несрочное и важное

Делегируйте это: это все еще нужно сделать, но это не обязательно делать вам.

Не срочно и не важно

Выбросьте это: не стесняйтесь удалять это из своего списка дел и не тратьте на это чужое время.

Преимущества матрицы Эйзенхауэра

«Матрица работает так хорошо для многих людей, потому что она дает визуальный обзор и простую структуру того, что нужно сделать. Часто мы откладываем дела, потому что чувствуем себя перегруженными или завалены незначительной работой и упускаем из виду стратегические улучшения. Матрица нацелена на эти пресловутые проблемы в веселой и легкой форме», — добавляет он.

«Кто может с точностью определить для нас разницу между долгосрочной и краткосрочной перспективой! В особенности, когда кажется, что наши дела находятся в кризисе, мы почти вынуждены уделять основное внимание неотложному настоящему, а не важному будущему», — сказал однажды сам Эйзенхауэр.

Вот некоторые преимущества использования матрицы Эйзенхауэра.

Попрощайтесь с рутиной

Работа ради работы губительна для продуктивности. Матрица Эйзенхауэра — это простой и наглядный способ регулярно пересматривать свои приоритеты и определять, на что вы тратите усилия на действия, которые не продвигают вас к более важным целям.

Больше внимания означает большее влияние

Уточнение ваших приоритетов и удаление некоторых результатов из вашего списка дел означает, что у вас есть больше энергии, чтобы направить ее на достижение ваших главных приоритетов. Этот фокус приводит к большему воздействию и результатам.

Всегда избегайте ловушки тушения пожаров

Матрица Эйзенхауэра также позволяет вам оценить, как вы обычно проводите свое время. Если большинство ваших задач относятся к категории «срочных», это может быть признаком того, что вы все время тушите пожары в ущерб другим важным обязанностям. Вы хотите быть проактивным, а не реактивным, поэтому важно замечать и выделять время для важных задач, которые не являются кризисными.

Станьте лучшим делегатом

Эта структура также может помочь вам стать лучшим делегатом, так как она побуждает вас отказываться от задач, которые не являются срочными или важными, или делегировать некоторые из тех, которые еще нужно выполнить.