Матрица важно срочно: Матрица Срочно/Важно: метод Эйзенхауэра

Чем поможет матрица Эйзенхауэра — Блог Platrum

Содержание

• Что такое матрица дел Эйзенхауэра?
• Как разделить задачи по матрице Эйзенхауэра?
  • 1-й квадрат матрицы Эйзенхауэра: срочно и важно
  • 2-й квадрат матрицы Эйзенхауэра: не срочно и важно
  • 3-й квадрат матрицы Эйзенхауэра:срочно и не важно
  • 4-й квадрат матрицы Эйзенхауэра: не срочно и не важно
• Что нужно запомнить из этой статьи

Придумать контент-план на неделю, написать 7 постов, подготовить макеты, обновить сайт, проверить конверсию, создать отчёт по ней для руководителя, узнать стоимость большого золотого медведя для промо, договориться с фотографом о съемке, оптимизировать объявления в директе, написать текст для сайта. Как всё это успеть, если дедлайн был ещё вчера? Хочется крикнуть: «Памагити!».

Спокойствие, только спокойствие! Помощи от волшебника в голубом вертолёте, конечно, ждать не нужно. Лучше брать всё в свои руки. Поможет разобраться с ворохом любых дел матрица Эйзенхауэра.

Что такое матрица дел Эйзенхауэра?

Начнем по порядку. Прежде всего, кто такой сам Эйзенхауэр? Дуайт Дэвид Эйзенхауэр был генералом американской армии и 34-м президентом США с 1953 по 1961 годы. Он отличался особой продуктивностью и хорошо понимал, что такое тайм-менеджмент ещё до того, как появилось это понятие. 

Многим захотелось узнать, в чём секрет, поэтому его подход внимательно изучали разные исследователи. Среди них был и Стивен Кови, автор книги «7 навыков высокоэффективных людей». В ней он предложил читателям применить новый способ расстановки приоритетов  —  матрицу Эйзенхауэра.

Матрица Эйзенхауэра или, как её ещё называют, матрица приоритетов и матрица дел Эйзенхауэра — инструмент постановки задач в зависимости от двух критериев: их срочности и важности. Она подходит как для личного, так и для корпоративного тайм-менеджмента. Матрица дел Эйзенхауэра помогает правильно расставить приоритеты, отбросить второстепенные задачи и сосредоточиться на достижении ключевых целей.

Как разделить задачи по матрице Эйзенхауэра?

Чтобы создать таблицу матрицы Эйзенхауэра, разделите лист бумаги на четыре равных секции. Составьте общий список всех текущих дел, а затем начинайте распределять их по группам, опираясь на два критерия — срочно и важно. Принцип матрицы Эйзенхауэра заключается как раз в том, чтобы рассортировать все запланированные дела по четырём группам:

• срочные и важные;
• важные и несрочные;
• срочные и неважные;
• несрочные и неважные.

1-й квадрат матрицы Эйзенхауэра: срочно и важно

Сюда попадают дела, которые свалились, как снег на голову и которые точно нужно сделать, т.к. дедлайн сегодня или, если повезло, завтра. Прорвало трубу дома, внештатная ситуация на работе, заболел коллега, а нужно сдавать проект.

Как работать с задачами из первого квадрата?

Задачи из первого квадрата имеют максимально высокий приоритет. Их мы бросаемся делать в первую очередь. Но если весь ваш график состоит из «тушения пожаров», скорее всего, вы долго не протяните. Привет, хронический стресс и эмоциональное выгорание. Да, появление таких вопросов неизбежно: всегда есть внешние обстоятельства, на которые мы не можем повлиять и которые не в силах предотвратить. Но нужно стремиться к тому, чтобы задач в этом блоке было как можно меньше.

Составьте расписание, укажите сроки и следите за тем, чтобы дела из других квадратов не переходили сюда. Если такие задачи приходят извне, поговорите с руководством, коллегами, заказчиками насчёт сроков и планирования.

2-й квадрат матрицы Эйзенхауэра: не срочно и важно

Прохождение курса по таргету, изучение испанского, занятия йогой. Все эти вопросы важны, раз вы внесли их в свой список. Нельзя назвать их срочными, потому что у них нет чёткого дедлайна.

Как работать с задачами из второго квадрата?

С удовольствием! Ведь это те моменты, которые имеют для вас высокий приоритет, и, занимаясь которыми, вы не чувствуете, что все в огне. Это дела, которые являются инвестицией в будущее. Если в вашем списке большинство таких занятий, значит, вы работаете на перспективу. Продолжайте в том же духе.

3-й квадрат матрицы Эйзенхауэра:срочно и не важно

Вынести мусор, помыть машину, ответить на звонок или сообщение в мессенджере. В третий квадрат попадают дела, которые важны в моменте, но в перспективе не имеют для вас никакого значения. Выполняя срочные и неважные дела, вы всегда будете заняты, но они никогда не приблизят вас к большой цели.

Как работать с задачами из третьего квадрата?

Это как раз те задачи, которые можно смело делегировать. Передайте их личному помощнику, клининговой службе, подчиненным — любым специально обученным людям, для которых они будут в приоритете. Если делегировать некому, постарайтесь сделать так, чтобы эти дела занимали как можно меньше времени в расписании.

Стремитесь к тому, чтобы этот квадрат как можно чаще был пуст. Ведь если вы будете постоянно заняты мелкими поручениями, то рано или поздно поймаете себя на чувстве, что занимаетесь чем-то не тем. Вы не движетесь вперёд, а топчитесь на месте, утопая в рутине. Это может привести к недовольству собой и депрессии. А оно нам надо?

4-й квадрат матрицы Эйзенхауэра: не срочно и не важно

Посмотреть сериал, залипнуть на видосиках в соцсетях, поиграться со шрифтами в презентации — убить время на что-то, что не приближает к цели. Конечно, такие занятия должны быть. Они помогают выдохнуть, взять паузу и отвлечься. Проблемы начинаются тогда, когда занятия из четвёртого квадрата начинают занимать так много времени, что ни на что другое его уже не хватает.

Как работать с задачами из четвёртого квадрта?

Если вы нацелены на результат, вычёркивайте их немедленно. Между «убийцей времени» и делом из списка «Не срочно и важно», выбирайте второе. И пусть полностью избавиться от них невозможно, стоит ограничить время, которое вы отведёте просмотру любимого шоу.

Что нужно запомнить из этой статьи

Матрица дел Эйзенхауэра — инструмент тайм-менеджмента, который помогает расставить приоритеты между задачами и работать над ними более продуктивно. Она помогает отбросить второстепенные поручения и сосредоточиться на достижении ключевых целей. В основе матрицы Эйзенхауэра два критерия: срочность и важность. Все задачи делятся на четыре группы.

• Срочные и важные.Незапланированные дела с высоким приоритетом. Появляются в списке по независящим от нас обстоятельствам. Следует решить их быстро, чтобы к ним не возвращаться. Плохо, когда они появляются постоянно. Это ведёт к стрессу и эмоциональному выгоранию.

• Важные и несрочные. Занятия, которые в перспективе помогут достичь цели. Это те моменты, над которыми стоит сосредоточиться.

• Срочные и неважные. Задачи, которые стоит делегировать. Большое количество таких дел создаёт ощущение постоянной занятости. Но эти дела не приближают к цели, а отнимают время.

• Несрочные и неважные. Их ещё называют «Убийцами времени». Должны иметь самый низкий приоритет. Нужно ограничить их количество в расписании, чтобы они не отвлекали вас от работы над важными и несрочными задачами.

Также читайте: Как использовать swot анализ

Матрица Эйзенхауэра — Психологос

Матрица Эйзенхауэра — один из методов тайм-менеджмента для определения приоритетов дел дня. Выглядит матрица как четыре квадрата, которые получаются при пересечении осей «Важно — Неважно» по горизонтали и «Срочно — не Срочно» по вертикали.

Как использовать эту матрицу? Просто распределите туда свои дела (например, дела дня) в соответствии с их важностью и срочностью. Со временем это станет совсем просто, а пока дадим немного пояснений.

Важные и срочные дела — те, которые очень важны и не терпят отлагательств. Без них все порушится, и сделать их завтра — будет уже поздно. Эти дела нужно делать сегодня, в первую очередь — и обязательно. Примеры важных и срочных дел: выполнение задачи по проекту, срок сдачи которой вот-вот наступит; внеплановый поход к дантисту, травматологу или другому специалисту; срочный телефонный звонок клиенту или контрагенту.

В теории квадрат важных и срочных дел должен быть пустым, но на практике иногда у каждого человека бывают важные и срочные дела, часть из них порождается ленью, часть — недостатком профессионализма, а часть — форс-мажорами.

Важные, но не срочные дела — это то важное, что срочным станет в скором времени. Если вы не планируете этого дожидаться и устраивать себе ненужную гонку, то обратите на эти дела самое пристальное внимание. Примеры таких дел: текущая (плановая) работа по вашим проектам; планирование новых проектов; оценка полученных результатов по проектам; посещение спортивного зала для поддержания физической формы.

Дела не важные, но срочные. Как правило, в этот квадрат попадают дела никак не приближающие вас к цели, какой бы она ни была, это дела, которые надо делать, но исключительно для того, чтобы их делать. Поздравить с днем рождения (оказывается, Вася родился именно сегодня), неожиданный приход гостей и другие не запланированные, навязанные встречи, от которых нельзя отказаться.

Если из этого можете что-то делегировать, кому-то поручить — сделайте это обязательно.

Курс Н.И. КОЗЛОВА «ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ»
В курсе 7 видеоуроков. Посмотреть >>

Не важные и не срочные дела — это самая противная категория дел. Они не важны, они не срочны, но именно их хочется делать. Это ваши пожиратели времени — чтение глянцевых журналов, компьютерные игры, просмотр телепрограмм и лазить в интернете (смотри Пустота​​​​​​​​​​​​​​). Ваш выбор?

Важно: многие начинают заниматься фигней, когда просто устают. Когда хочется-хочется. Так вот, это ошибочное решение. Правильно — запланировать качественный отдых (это категория Важно, но не срочно) и отдохнуть качественно, а не заниматься фигней. Да? — Тогда смотри статью Правила отдыха

Итого — как инструмент, матрица Эйзенхауэра работает и, более того, хорошо организует, если ей следовать. Можете собой гордиться, если квадрат «Важно и Срочно» будет у вас чаще пустым: а это вполне реально, если вы чаще будете заниматься делами квадрата «Важно, но не Срочно». Так работают профессионалы!

---

Матрица Эйзенхауэра (она же «Срочное против важного»)

Матрица эмоций

(c) Андреа Пиаккуадио через Pexels

Готовясь к началу нового года, большинство из нас мучительно борется с теми же вопросами, что и досаждали нам в это время каждый предыдущий год: Как я могу сделать больше? Как я могу чувствовать себя менее загруженным? Как я могу убедиться, что я не пропускаю важные мячи или постоянно сталкиваюсь с дедлайнами?

Я поклонник простых, мощных и полезных фреймворков и часто рекомендую своим клиентам идеи и инструменты, такие как «Большие камни», «Сортировка» и «Тайм-боксинг». Я обнаружил, что одной из лучших структур, помогающих добиться цели, является классическая матрица «срочное против важного» два на два. Этот инструмент был популяризирован такими бизнес-писателями, как Стивен Кови, но его изобретение чаще всего приписывают президенту Дуайту Эйзенхауэру, который, будучи Верховным главнокомандующим союзными войсками во Второй мировой войне, безусловно, должен был многое сделать! (см. сноску 1)

Матрица Эйзенхауэра особенно полезна, потому что, требуя от вас расставить приоритеты задач по срочности и важности, она помогает вам понять, что вы можете делегировать (или даже не делать вообще), чтобы вместо этого вы могли сосредоточьтесь на вещах, которые действительно заслуживают вашего времени и усилий. Помните: каждый раз, когда вы решаете сделать X, это означает, что вы , а не делаете Y или Z. Высокоэффективные люди часто борются с трудностями, потому что они пытаются сделать слишком много . Как любит говорить один мой друг: «Чтобы делать великие дела, нужно , а не делают хорошие вещи».

Матрица Эйзенхауэра довольно проста в использовании. Просто нарисуйте матрицу два на два, где ось X представляет «важность», а ось Y — «срочность». (См. иллюстрацию ниже из моей книги What Happens Now? . Примечание. Глава 7 «Хомяк на колесе» посвящена личной продуктивности.)

Матрица Эйзенхауэра

Из книги What Happens Now? Джон Хиллен и Марк Невинс

БОЛЬШЕ ОТ FORBES ADVISOR

Тогда верхний правый квадрант будет означать «самый срочный и самый важный». Нижний левый квадрант «наименее срочный и наименее важный». Верхний левый — «самый срочный и наименее важный», а нижний правый — «наименее срочный и самый важный».

Если учесть все, что вы делаете в течение дня или недели, от совещаний до проектной работы, телефонных звонков и электронных писем, к чему относится каждая из ваших задач или затрат времени? Назначьте каждого в один из квадрантов.

Считаете ли вы, что квадрант, который занимает большую часть вашего времени и энергии, находится в правом верхнем углу, обозначенном как «самый срочный и самый важный»? Этот квадрант должен включать в себя основные проекты и результаты, установленные в установленные сроки, такие как бизнес-обзоры, собеседования с ключевыми кандидатами на работу, стратегические компании вне офиса или материалы для заседания совета директоров во втором квартале. Это может также включать кризисы, как деловые, так и личные: чрезвычайная ситуация с клиентом, проблемы со здоровьем в семье или давление со стороны маневрирующего конкурента или разгневанного члена совета директоров. В этом квадранте «срочные/важные», как правило, должны быть представлены главные дела вашей жизни — те, которые больше всего требуют сосредоточенного внимания, и те, с которыми вы просто должны разобраться немедленно.

Как насчет нижнего левого квадранта, «наименее срочного и наименее важного»? Грубо говоря, это квадрант нежелательной почты и любой малопривлекательной деятельности, отнимающей много времени. Пролистывание социальных сетей, бездумный просмотр телевизора, систематизация электронной почты вместо того, чтобы отвечать на нее. Другими словами, вещи, на которые вы должны тратить мало или совсем не тратить энергию. Подумайте о том, чтобы уменьшить или даже исключить эти вещи. Чтобы оптимизировать матрицу, будьте честны с собой в этом квадранте: что вы делаете, что является пустой тратой времени?

А как насчет верхнего левого квадранта, «самого срочного и наименее важного»? Этот квадрант хитрый и соблазнительный. Участие в нем приносит немедленное удовлетворение, и когда вы погружены в эти занятия, вы, вероятно, чувствуете себя продуктивным. Вы говорите себе: «Я разобрался с этими тремя неожиданными запросами сотрудников, ответил на шестьдесят три электронных письма и даже смог опубликовать обновление о нашем новом продукте в LinkedIn! Сейчас я пойду обедать, а когда вернусь, я смогу начать работать над действительно важными делами из моего списка дел». Как насчет того, чтобы спросить себя, следует ли вам снизить приоритетность некоторых дел в этом квадранте или, лучше, делегировать их другим. Еще одна хорошая привычка — откладывать эти занятия до конца дня, когда ваша энергия снизится, вместо того, чтобы тратить здесь свое продуктивное время в начале дня.

Это подводит нас к нижнему правому квадранту «наименее срочное и наиболее важное». Это сложно. Работа в этом квадранте приносит большие выгоды, но ни одна из задач здесь не отличается срочностью. Здесь мы находим инновации («Где я хочу, чтобы эта организация была через три года, и как мы можем добиться этого?»), стратегию («Как мы можем лучше отличаться от наших конкурентов?»), профессиональное развитие («Как могу ли я углубить свои способности, а также способности людей, за которых я несу ответственность»), управление призванием и карьерой («Каков правильный следующий шаг для меня и как я могу развиваться и позиционировать себя, чтобы достичь этого?») и личные вопросы, такие как физические упражнения, здоровье, отдых и семья.

Проверьте себя, не попали ли вы в трагедию правого нижнего сектора. Оставляете ли вы многие из этих предметов на медленном огне? Вы позволяете закрываться многообещающим окнам возможностей, пока откладываете действие? Возможно, вы могли бы запустить этот проект раньше, чем это сделали ваши конкуренты. Или, может быть, вы могли бы организовать эффективную совместную работу своей команды, но теперь вы имеете дело с истощением. Или, может быть, вы могли бы обсудить этот вопрос с ключевым членом совета директоров, но из-за того, что вы этого не сделали, ваши отношения испортились. Или, может быть, вы могли бы взять семью в отпуск своей мечты, но теперь ваш старший ребенок не занимается своей карьерой.

Люди, которые наиболее эффективны в выполнении великих дел, планируют и посвящают значимое время деятельности в этом четвертом квадранте — важном, но не срочном квадранте.

Большинство из нас проводит слишком много времени не в тех квадрантах. Нам нужно быть более разумными в том, как мы расставляем приоритеты, и мы должны найти способы делегировать то, что не нужно делать сегодня и/или нам.

Честно поговорите с собой: в каком квадранте вы живете большую часть времени? Если это не правый верхний угол с осознанным вниманием к правому нижнему углу и обдуманным решением, когда и как вы должны переместить вещи из правого нижнего угла в правый верхний, чтобы убедиться, что они получают то внимание, которого они заслуживают, вы рискуете застопориться в своей жизни. и карьера. (см. сноску 2)

Признаюсь, когда я впервые узнал об этом, я нашел матрицу Эйзенхауэра слишком… упрощенной. Затем, когда я впервые обучал генерального директора, около 20 лет назад, я быстро понял, что он просто погряз в попытках сделать слишком много: его только что повысили, и он был в самом разгаре очень сложной реорганизации, включавшей распродажу части акций. бизнес. Он был так занят, что даже не мог решить, что атаковать дальше. Предварительно я поделился с ним матрицей Эйзенхауэра: я нарисовал ее на доске в его кабинете и предложил, как рассортировать некоторые вещи в его списке неотложных дел, уделив особое внимание тому, что можно делегировать. Я предположил, что он просто проигнорирует инструмент, посчитав его (как и я) «слишком упрощенным». Представьте мое удивление, когда я вернулся через неделю и обнаружил, что матрица Эйзенхауэра теперь покрывает всю его доску; был заполнен очень подробно; и помогал ему в реализации плана его новой исполнительной команды. (Ключевой вывод: это действительно работает!)

Мне бы хотелось узнать о вашем опыте работы с матрицей Эйзенхауэра или другими инструментами, которые вы считаете полезными для повышения производительности. Напишите мне по электронной почте: [email protected]

Сноска 1: Не говоря уже о периоде его пребывания на посту президента, когда, среди прочего, Эйзенхауэр ввел Аляску и Гавайи в состав США; выступил автором и подписал Билль о гражданских правах 1957 года; спонсировал и подписал Федеральный закон о шоссейных дорогах, который положил начало системе автомагистралей между штатами; создано НАСА; закончилась Корейская война; поддерживал мир в Америке в разгар холодной войны; и трижды балансировал бюджет. Мальчик, мы могли бы использовать такого президента, как он сегодня….

Сноска 2: Комментарий в скобках для тех, кто считает концепцию матрицы срочности/важности слишком простой. Один особенно блестящий мой клиент, очень успешный основатель нескольких глобальных компаний, утверждает, что на самом деле вы должны стремиться к тому, чтобы верхний правый квадрант оставался пустым . Он называет квадрант высокой срочности/высокой важности «избегать». Другими словами, если вы хорошо справитесь с очисткой неважной половины матрицы, вы можете сосредоточиться на квадранте низкой срочности/высокой важности и не допустить, чтобы элементы из него перемещались в правый верхний угол, и это сделает вас еще более продуктивным, когда дело доходит до действительно важных дел.

Матрица Срочно Важно Инструмент повышения эффективности списка дел

Матрица Что такое Срочно Важно

Матрица Срочно Важно Матрица — это матрица решений. Мы можем использовать его для эффективной приоритизации действий, которые мы отметили в общем списке дел. Учитывая важность и срочность предстоящих дел, Матрица помогает нам правильно установить, какие действия мы должны применить к задачам. Таким образом, мы сосредоточимся на разработка эффективного способа работы со значительно улучшенными результатами.

Кто создал матрицу Срочно Важно

Матрица Срочно Важно также известна как матрица Эйзенхауэра, потому что идея этой матрицы возникла Дуайт Д. Эйзенхауэр (14 октября 1890 — 28 марта 1969). Во время выступления 19 августа 1954 г. он процитировал коллега как говорит:

У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важны никогда не срочно.

Следует упомянуть исключительный опыт Дуайта Д. Эйзенхауэра в планировании и управлении временем. Он был 34-м президентом США (1953-1961) и пятизвездным генералом американской армии, среди другие, ответственные за планирование и руководство успешным вторжением в Нормандию в 1944–1945 годах с запада.

Передний.

Эта цитата была позже обработана Стивеном Р. Кови (24 октября 1932 г. — 16 июля 2012 г.). В своей книге В «Семи навыках высокоэффективных людей» он также утверждает, что для эффективной расстановки приоритетов вы должны «поставить Сначала о главном».

Ставить главное на первое место означает организовывать и выполнять свои самые важные приоритеты. Это жить и руководствоваться принципами, которые вы цените больше всего, а не программами и силами, окружающими ты.

Зачем использовать матрицу Срочно Важно

Если мы создадим общий To-do и случайным образом выполним перечисленные действия, мы можем попасть в неприятные ситуации. Например, можно впервые заниматься некоторыми видами деятельности, которые никоим образом не помогают нам приблизиться к поставленным целям. Позже, когда мы приступим к работе над задачами, которые могли бы помочь нам в этом отношении, мы обнаружит, что у нас больше нет необходимого времени или просто что у нас больше нет необходимой энергии потому что мы потребляли его с тем, что мы делали раньше.

Приоритизация задач на основе принципов Матрицы Срочно Важно помогает нам избежать именно таких ситуации, и работать именно тогда и над тем, что нам нужно.

Каковы основные принципы матрицы Срочно Важно

Матрица Срочно Важно , как следует из названия, основана на установлении приоритетов на основе важность и срочность пунктов в списке дел. Важны те, которые ведут нас к выполнению поставленные цели, а неотложные — это те, которые могут иметь нежелательные последствия, если они не будут выполнены в нужное время.

Учитывая это, виды деятельности, возникающие в результате сочетания двух характеристик, считаются:

• Важные и срочные
• Важно, но не срочно
• Не важно, но срочно
• Не важно, не срочно

Связанный:

Как применить матрицу Срочно Важно

Для успешного применения матрицы Срочно Важно можно пройти по следующему пути:

• Желательно за ночь до составления списка дел на следующий день. Желательно подготовить список заранее только для повышения производительности. Это позволяет не тратить время в ранние утренние часы на организовывать и планировать день
• Определите время, необходимое для выполнения каждого действия.
• Каждое действие анализируется и включается в матрицу Срочно Важно в квадранте, связанном с категория, к которой принадлежит.
• Запланируйте временные интервалы для каждого действия.
• Начните следующий день с самого важного дела.
• Максимально избегайте отвлекающих факторов и сосредоточьтесь на выполнении планов

Преимущества матрицы срочного важного

Помимо того, что очевидно, а именно того факта, что она помогает нам лучше организовать наши задачи и расставить приоритеты, использование матрицы «срочно-важно» дает нам некоторые важные преимущества.