Матрица дел эйзенхауэра: Матрица Эйзенхауэра: что это, критерии задач

Матрица Эйзенхауэра. Распределение приоритетов и времени

Следующей техникой эффективного тайм-менеджмента, о которой мы хотим вам рассказать, будет «Матрица приоритетов Эйзенхауэра» или просто «Матрица приоритетов».

Эта техника тайм менеджмента для расстановки приоритетов. Ее использование позволяет выделить важные и существенные дела и решить, что делать с остальными.

Считается, что именно 34 президент США Дуайт Эйзенхауэр предложил ее и сделал стандартом своей работы. Эйзенхауэр выделил следующие 4 категории дел по критериям – важности и срочности.

• Задачи А. Важные и срочные. Например, критические ситуации, проекты с «горящим» сроком. Задачи такого типа необходимо выполнять без промедления.
• Задачи B. Важные и несрочные. Например, стратегическое планирование в бизнесе, личностное развитие. Для задач данного типа необходимо устанавливать временные рамки.
• Задачи C. Неважные и срочные. Например, спонтанные просьбы или поручения «сделать что-то сейчас и быстро», не относящиеся к вашим непосредственным обязанностям и т.п. По возможности от таких просьб следует отказываться или перепоручать.
•  Задачи D. Неважные и несрочные. Это мелочи, отнимающие время (перекуры, «пустая болтовня», «болтовня» по телефону, просмотр сериалов и др. поглотители времени). Необходимо стремиться устранить такие дела навсегда из своей жизни.

Матрица расстановки приоритетов

Стратегия Эйзенхауэра для принятия действий и организации ваших дел проста. Используя приведенную ниже матрицу решений в своём тайм-менеджменте, вы разделите свои действия на основе четырех возможностей.

Самое замечательное в этой матрице это то, что её можно использовать для крупномасштабных задач повышения производительности – «Как я должен проводить своё время каждый месяц года?» И для небольших ежедневных планов – «Что мне сделать прямо сейчас?».

Давайте посмотрим внутрь квадрата Эйзенхауэра.

Квадрант A: сделать немедленно

Это дела из разряда «делайте первым», потому что они в какой-то степени значимы для вашей жизни или карьеры и должны быть выполнены немедленно. Вы чувствуете, что эти вещи критичны.

Квадрат В: решить, когда сделать

Задачи в квадрате В важны, но не срочны. Это то место, куда вы хотите инвестировать большую часть своего времени. Задачи из этого квадранта матрицы Эйзенхауэра соответствуют вашим долгосрочным целям.

Каковы примеры этих проблем? Очевидно, это цели по долгосрочному планированию. Или к примеру, физические упражнения значимо для вашего здоровья, но вы можете решить, когда это можно сделать. Также следует проводить время со своей семьей, но, опять же, это должно быть согласовано с вашим графиком.

Люди часто связывают неотложные вопросы с важностью, что не всегда верно. Поскольку ваши цели останутся неизменными, всё, что будет полезно для вас в долгосрочном плане, получают второй приоритет по методу Эйзенхауэра.

Квадрат С: делегировать

Вы когда-нибудь чувствовали, что уделяете слишком много внимания задаче, которая задним числом была не очень важной? Или думаете что нужно что-то сделать прямо сейчас, а на самом деле это не так?

Если это так, вы не одиноки.

Эта распространенная ошибка часто возникает, когда кто-то просит вас сделать что-то, что не приносит вам прямой выгоды или не приближает вас к достижению ваших целей. Для задач квадранта С матрицы Эйзенхауэра ценно научиться и понимать, как делегировать определённые вещи.

Когда вы думаете, что что-то срочно, но на самом деле это не так. Обычно, это внешний источник отвлечения.

Пример: постоянная проверка вашей электронной почты или телефона, или реагирование на людей, как только они пытаются связаться с вами.

Вы решаете, что это срочно в данный момент, поэтому вы прекращаете то, что делаете, чтобы решить эту проблему. Но на самом деле всё это может подождать.

Если вы заняты работой над проектом и звонит телефон, вам не критично сейчас отвечать на него. Таким образом, вы можете делегировать это задание кому-то ещё. Это может показаться срочным в то время, когда это происходит, но с этими мелочами могут справиться и другие люди. 

Квадрат D: устранить

Честно говоря, всем нужно стараться избегать работы из квадранта D. Этот труд просто пустая трата вашего времени, и они должны быть устранены из вашего списка дел.

Если вы сможете идентифицировать и устранить все свои активности в этом сегменте, то у вас будет свободное время, необходимое для инвестирования в работу в четверти B.

Некоторыми примерами занятостями сектора D являются игры в видеоигры, просмотр телевизионных шоу, которые вы уже видели, или бессмысленный просмотр веб-страниц.

Значит ли это, что в секторе D ничего не должно быть частью вашей жизни?

Нет. Баланс между вашей профессиональной и личной жизнью важен, и время «простоя» помогает вам восстановить силы.

Задача матрицы Эйзенхауэра, как инструмента расстановки приоритетов, чтобы провести большую часть своего времени в секторе B и при этом иметь достаточно времени в секторе D.

Чтобы оценить, где вы находитесь в матрице приоритетов по методу Эйзенхауэра, начните отслеживать своё время и цели. Если вы ведёте ежедневник для управления времени, вы можете легко увидеть список всех занятий, которые вы выполнили, и когда вы их выполнили.

Если у вас есть данные за несколько дней, сядьте и организуйте свои дела в квадранты, задав следующие вопросы:

• Было ли это срочно для меня?
• Это было важно для меня?

Помните, что вы выбираете эти критерии только на основе желаемых результатов, а не чьих-либо ещё.

Если вы проводите много времени в первой четверти, уделите время планированию, чтобы предвидеть и предотвращать проблемы:

• Организуйте еженедельный или даже ежемесячный план с учётом ваших текущих целей и сроков. В конце каждой недели делайте еженедельный обзор.
• Подумайте, насколько хорошо ваш план сработал, и скорректируйте его на следующую неделю. Если большинство ваших проблем квадрата A поступают из внешних источников, выработайте стратегию того, как вы можете лучше планировать и предвидеть их.
• Возможно, вам придется разработать более активный рабочий процесс с коллегой или клиентом или поговорить с вашим боссом о восстановлении баланса чрезмерной рабочей нагрузки. Если есть определенный клиент, который создает много активностей в квадрате A, работа может не стоить такого стресса.

Если вы проводите время в третьей четверти, делегируйте, исключайте или ограничивайте количество времени, которое вы тратите на выполнение следующих задач:

• Разработайте стратегию и напишите конкретные шаги по ограничению этих вопросов.
• Вы можете их делегировать? Вы можете просто сказать нет? Можете ли вы объединить эти типы дел в один день в течение недели?
• Можете ли вы провести открытую дискуссию с вашим боссом о том, сколько времени вы тратите на «занятые» проблемы?
• Запланируйте время на вашей неделе, чтобы предпринять эти шаги.

Если вы проводите время в четвёртой четверти, вы можете быть выбитым из колеи, испытывать стресс или попросту избегать проблем:

• Отслеживайте время, чтобы выявить самые большие потери времени и выработать стратегию того, как их избежать или ограничить.
• Разработайте план борьбы с прокрастинацией до её начала.
• Помните, что иногда можно просто расслабиться, но действия в этом квадранте имеют уменьшающуюся отдачу при чрезмерном использовании.

5 практических советов по тайм-менеджменту при работе с матрицей Эйзенхауэра

1. Помещение дел в список освобождает ваш разум. Но всегда стоит вопрос, что же делать в первую очередь. 

2. Попробуйте ограничить себя не более чем 8 делами в одной четверти. Прежде чем добавить ещё один, сначала выполните самый приоритетный. Помните: речь идет не о сборе, а о выполнении заданий.

3. Вы должны всегда поддерживать только один список для деловых и частных задач. Таким образом, вы никогда не сможете жаловаться на то, что ничего не сделали для своей семьи или для себя в конце дня.

4. Не отвлекайтесь сами, и не позволяйте другим отвлекать вас. Не позволяйте другим определять ваш приоритет. Планируйте утром, затем начинайте работу. И, в конце концов, наслаждайтесь чувством завершенности.

5. Наконец, постарайтесь много не прокрастинировать, даже из-за супер контроля над вашими задачами.

Перемещая свои приоритеты в сторону четверти качества, продолжайте использовать матрицу Эйзенхауэра, чтобы помнить, на чём вы должны фокусироваться изо дня в день.

Статья подготовлена отделом методических разработок учебного центра «Iam Психометрия»

При использованиии материалов статьи ссылка на сайт обязательна

Как появилась «матрица Эйзенхауэра» и почему она до сих пор эффективна

Главная » Тайм-менеджмент

03.07.2020Рубрика: Тайм-менеджментАвтор: d-admin

О том, что такое «Матрица Дел Эйзенхауэра» на страницах Школы Прямых Продаж уже говорилось (смотри «Урок 17. «Матрица дел Эйзенхауэра» как метод оптимизации личного времени»)

На мой взгляд в той статье не хватило некоторых акцентов, о которых я постараюсь рассказать здесь.

Дуайт Эйзенхауэр прожил очень насыщенную жизнь. Мало кому из нас придется пережить, то с чем столкнулся этот человек.

Эйзенхауэр был 34-м Президентом США, дважды побеждая в выборах, он проработал на этом посту с 1953 по 1961 годы.

Будучи президентом он запустил огромное количество инфраструктурных и научных проектов, оказавших огромное влияние на развитие США.

По его инициативе были запущены программы, в результате которых появились такие явления как система федеральных дорог США (Interstate Highway System), интернет (проект DARPA), исследование космоса (NASA) и альтернативная энергетика (в частности, использование атомной энергетики в мирных целях).

Прежде чем стать президентом Эйзенхауэр был генералом армии, руководившим американскими войсками в Европе во время Второй Мировой Войны, кроме того, он принимал участие в разработке и оперативном управлении наступлениями в Северной Африке, Франции и Германии.

Кроме того, он являлся президентом Колумбийского Университета, был главнокомандующим НАТО, находя время на любимые занятия: гольф и рисование.

Эйзенхауэр поражал своих коллег и современником высочайшим уровнем производительности. Он на протяжении многих лет сохранял высокий темп работы. Не случайно, что его методику тайм-менеджмент и управления задачами взяли на вооружение множество людей.

Самым известным инструментом управления рабочим временем является так называемая «матрица Эйзенхауэра», которая очень проста для понимания.

Матрица дел Эйзенхауэра: как эффективно использовать рабочее время

Принцип матрицы Эйзенхауэра достаточно прост: все дела вы распределяете по четырем группам, а затем, в зависимости от того, в какой квадрант было распределено задание, принимается решение.

Итак существует 4 группы:

1. Важные и срочные дела (задачи, которые требуют немедленного решения).
2. Важные, но несрочные дела (задачи, которые должны быть выполнены обязательно, но позднее).
3. Неважные, но срочные дела (задачи, которые требуют немедленного решения, но могут быть делегированы, поскольку не являются критичными).
4. Неважные и несрочные дела (дела, которые могут быть проигнорированы и не выполнены).

Как и многие другие концепции, «матрица дел Эйзенхауэра» может быть выражена четырьмя латинскими буквами «D», каждая из которых определяет действие, необходимое для квадранта:

1. DO! — «Делай (сам)!» — Важные и срочные дела ;
2. DECIDE! — «Решай!» — Важные, но несрочные дела;
3. DELEGATE! — «Делегериуй, поручай!» — Неважные, но срочные дела.
4. DELETE! — «Избавляйся» — Неважные и несрочные дела.

Огромным преимуществом данного способа планирования своего времени является тот факт, что он эффективен как при долгосрочном , так и при краткосрочном планировании.

NB! Если необходимо скачать шаблон матрицы Эйзенхауэра (хоть он и очень простой), то он во вложении.

В чем различия между категорией Срочных дел и категорией Важных дел?

«То, что важно, очень редко оказывается срочным. То, что срочно — очень редко оказывается важным.» Д. Эйзенхауэр

К Срочным задачам относятся вещи, на которые необходимо реагировать немедленно: это электронная почта, телефонные звонки, вопросы руководителей, клиентов и подчиненных. Зачастую причинами тех или иных вопросов является нежелание искать информацию самостоятельно.
Таким образом, линейно решая какую-либо задачу и не имея желания искать ответ самостоятельно, ваш коллега просто звонит вам и спрашивает, отвлекая вас от решения текущих задач.

В то время как к Важным задачам относятся явления, которые надолго определяют наши цели, мероприятия и стремления.
Матрица Эйзенхауэра позволяет эту проблему преодолеть.

Попробуйте не делать то, что не надо делать

У программистов есть выражение: самый быстрый код — это отсутствие кода.

Другими словами, самый быстрый способ что-то сделать, это вообще не тратить время на выполнение задания.
Естественно, речь не идет о том, чтобы все бросить и ничего не делать, речь идет о том, что большинство людей тратят значительное количество времени на выполнение работы, которая не окажет влияние на их жизнь. Соответственно, для них эта работа является НЕВАЖНОЙ и НЕСРОЧНОЙ. Эти дела попросту необходимо УДАЛЯТЬ.
Разговоры, которые мешают решению важных задач  — не вести, письма и телефонные звонки, которые могут заставить вас тратить время впустую — игнорировать.

Запомните: потратив впустую 10 минут рабочего времени, вы вынуждены будете позднее потерять 10 минут вашего ЛИЧНОГО времени.

Кажется странным, но многие люди, боятся задать вопрос: «А я действительно должен это делать?». Они настолько привыкли быть занятыми, что берутся за все без разбора.

Известный американский инвестор Тимоти Феррис (Timothy Ferriss) сказал:

«Быть все время занятым — это форма лени; мыслительной лени и некритичного отношения к тому, что вы делаете»

Таким образом, матрица Эйзенхауэра предлагает еще до того, как вы начали планирование, определить те дела, которые вам делать не требуется.

0 11 807 просмотров

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:

Объяснение матрицы Эйзенхауэра — Dropbox

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Мало кто хочет быть непродуктивным, особенно на работе. Но по мере того, как день продолжается, и вы начинаете выполнять срочные запросы, а ваш список задач начинает расти, становится все труднее поддерживать это стремление к продуктивности. Если вы срываете ключевые сроки или изо всех сил пытаетесь не отставать от долгосрочных проектов, знание того, как расставлять приоритеты задач, может быть разницей между отставанием и лидерством. Вот тут-то и появляется матрица Эйзенхауэра.

Понимание матрицы Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра, также известная как матрица Эйзенхауэра или матрица срочности/важности, представляет собой простую основу для определения приоритетов задач и управления рабочей нагрузкой. Он назван в честь Дуайта Д. Эйзенхауэра, пятизвездного генерала и 34-го президента Соединенных Штатов. Эйзенхауэр был известен своим невероятным уровнем производительности настолько, что его подход к постановке целей и управлению временем был всесторонне изучен широким кругом людей, одним из которых был Стивен Кови. В своей книге «7 навыков высокоэффективных людей» Кови переформулировал идеи Эйзенхауэра в простой инструмент для определения приоритетов задач: матрицу Эйзенхауэра.

Итак, что такое матрица Эйзенхауэра? По сути, это стратегия, позволяющая применить на практике следующую цитату, приписываемую Эйзенхауэру: «У меня есть два вида проблем, срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не бывают срочными». Все, что вам нужно сделать, это оценить свои задачи по степени срочности и важности.

Как работает ящик Эйзенхауэра?

Предприятия и частные лица могут использовать матрицу Эйзенхауэра для планирования, делегирования, определения приоритетов и планирования ежедневных или еженедельных задач. Назначая задачи одному из четырех квадрантов ниже, вы можете определить, насколько они срочные, и решить, как с ними справиться надлежащим образом:

• Первый квадрант: Срочные и важные (задачи, которые необходимо выполнить немедленно) — это задачи, которые необходимо выполнить в первую очередь, и которые необходимо выполнить как можно скорее. Обычно это запросы в последнюю минуту, которые возникают из-за непредвиденных обстоятельств. Как правило, такие задачи должны быть выполнены немедленно или в тот же день. Примеры включают покрытие проекта для больного коллеги или решение непредвиденных чрезвычайных ситуаций, таких как нарушение цепочки поставок.
• Второй квадрант: важные, но не срочные (задачи, которые нужно запланировать на потом) — это долгосрочные цели/задачи, которые важны, но не имеют четкого срока, поэтому вы можете запланировать их выполнение на потом. Примеры включают получение профессиональной квалификации или планирование долгосрочных бизнес-целей, таких как сокращение бюджета.
• Третий квадрант: Срочные, но не важные (задачи, которые нужно делегировать кому-то другому) — эти задачи необходимо выполнить немедленно, но они могут быть недостаточно важными, чтобы требовать вашего внимания, что означает, что их можно делегировать другим членам вашей команда. Примеры включают рутинную работу или длительные встречи/телефонные звонки без четкой цели.
• Четвертый квадрант: ни срочные, ни важные (задачи, которые следует исключить) — эти задачи отвлекают, и их следует по возможности избегать. Во многих случаях вы можете просто игнорировать или отменять задачи такого типа. Примеры включают общественную деятельность или излишне длинные перерывы на чай/кофе.

Проще говоря, с помощью ящика Эйзенхауэра можно визуализировать свои задачи в контексте важности и срочности. Когда вы начинаете думать о своей рабочей нагрузке в этих терминах, гораздо проще обеспечить приоритетность наиболее важных задач и их выполнение как можно быстрее.

Как отличить срочность от важности?

Не существует универсальной формулы для определения различия между срочностью и важностью при создании матрицы приоритетов, но это важно учитывать. Чаще всего различие между этими двумя категориями в реальном мире определить значительно труднее, чем когда вы создаете абстрактную коробку Эйзенхауэра. Короче говоря, срочные задачи неизбежны и требуют немедленного внимания, в то время как важные задачи требуют более тщательного планирования и способствуют достижению долгосрочных целей. Например, необходимо срочно отвечать на телефонные звонки крупного клиента, но при этом важно быть в курсе последних исследований в вашей области.

Каковы преимущества матрицы Эйзенхауэра?

Одним из ключевых преимуществ матрицы срочного/важного Эйзенхауэра является простота ее реализации. Нет необходимости покупать дорогостоящий пакет программного обеспечения и не нужно тратить значительное количество времени на изготовление матрицы. В более общем плане Матрица приоритетов позволяет вам улучшить управление временем, установив четкие и недвусмысленные приоритеты. Это особенно полезно для людей, занимающих руководящие должности или должности владельцев, а также для фрилансеров, которым может потребоваться совмещать задачи из нескольких разных проектов или клиентов в любой момент времени.

Каковы недостатки матрицы Эйзенхауэра?

Матрица приоритизации имеет несколько недостатков. Что наиболее важно, часто бывает трудно точно определить важность задачи. Это означает, что вы можете в конечном итоге делегировать задачу не тому ресурсу и столкнуться с падением качества. Кроме того, важно помнить, что не всегда возможно действовать немедленно, когда вы имеете дело со срочными делами. Недостаток знаний, нехватка времени, правила и бюрократия или множество срочных/важных задач могут сделать это невозможным, делая Матрицу приоритетов немного менее эффективной, когда речь идет о принятии решений и управлении временем.

Как использовать ящик Эйзенхауэра для управления задачами и рабочей нагрузкой

Матрица срочного/важного может стать отличной отправной точкой для работы и управления проектами. После того, как вы распределили свои задачи по соответствующему квадранту, вы можете приступить к настройке процессов тайм-менеджмента, которые помогут вам своевременно справляться с важными делами. Например, вы можете использовать Dropbox, чтобы более эффективно управлять своим списком дел, создать шаблон временной шкалы. Вы можете использовать эти инструменты управления задачами, чтобы назначать срочные/неважные задачи другим членам вашей команды, а также устанавливать сроки выполнения и напоминания для важных/несрочных задач, которые можно запланировать на более позднюю дату.

Также стоит подумать о внедрении средств автоматизации рабочего места. Автоматизация — там, где это возможно — отличный способ справиться с задачами, которые необходимо выполнить, но не требует тщательного планирования или анализа, прежде чем приступить к работе. Используя инструменты автоматизации или интеграцию в приложении для повышения производительности Dropbox, вы можете «делегировать» задачи Q3. (срочно, но не важно) так, чтобы это было эффективно для вашего бизнеса. Вы можете назначать задачи членам команды в Dropbox Paper с указанием сроков или переносить их прямо в карточки Trello для членов вашей команды из файлов Dropbox. Инструменты автоматической загрузки контента могут помочь вам устранить трудоемкие, подверженные ошибкам задачи, которые могут вызвать узкие места, гарантируя, что вы и ваша команда будете работать более продуктивно в будущем.

Кроме того, для достижения наилучших результатов вам следует рассмотреть возможность сочетания ящика Эйзенхауэра с другими подходами к тайм-менеджменту. Например, «Съешь лягушку». «Съешь лягушку» происходит от высказывания Марка Твена, который сказал: «Если ваша работа — съесть лягушку, лучше сделать это первым делом с утра». В бизнес-контексте это означает, что вы должны сначала решить свою самую большую или самую сложную задачу, прежде чем переходить к более мелким задачам, которые вы можете расставить по приоритетам на основе других факторов, таких как сроки. Существует также метод ABCDE, в котором вы, по сути, берете свои задачи и присваиваете им буквенное значение в зависимости от порядка важности, прежде чем выполнять их в этом порядке.

Заключительные мысли

Ящик Эйзенхауэра может быть чрезвычайно эффективным инструментом для управления задачами и временем. Узнав, как эффективно расставлять приоритеты задач, вы сможете повысить эффективность своего рабочего места, устранить трату времени и двигаться к своим долгосрочным бизнес-целям.

Как использовать матрицу решений Эйзенхауэра для приоритизации задач

Приоритизация задач и выделение необходимого времени для каждой задачи требует своевременного принятия решений, свободного от аналитического паралича и прокрастинации. Оба вышеупомянутых часто являются результатом неспособности людей расставлять приоритеты задач на основе их срочности и важности. Однако такая расстановка приоритетов проще, чем думает большинство людей, особенно если вы используете Матрица решений Эйзенхауэра .

Что такое матрица решений Эйзенхауэра?

Матрица Эйзенхауэра названа в честь Дуайта Д. Эйзенхауэра, который был 34-м президентом Соединенных Штатов и служил пятизвездным генералом, который был Верховным главнокомандующим экспедиционными силами союзников в Европе во время Второй мировой войны. Матрица решений Эйзенхауэра или метод Эйзенхауэра основаны на известной его цитате, в которой он сказал:

«У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным».

Эйзенхауэр передал приведенную выше цитату бывшему президенту колледжа. Однако в конечном итоге эта цитата стала основой принципа принятия решений Эйзенхауэра, согласно которому задачи оцениваются на основе критериев, также известных как ящик Эйзенхауэра. Этот критерий перечисляет задачи на основе срочных и важных, важных несрочных, срочных, но не важных и несрочных и неважных задач.

На изображении ниже, полученном из шаблона матрицы Эйзенхауэра PowerPoint, показан квадрант Эйзенхауэра и его различные приложения.

Источник: Матрица приоритетов Эйзенхауэра Шаблон PowerPoint от SlideModel

1. Срочно и важно — сделайте это сейчас

Срочные и важные задачи в квадранте — это важные задачи, которые нельзя откладывать. Это может включать в себя сроки, встречу для разрешения кризиса, оценки для понимания прогресса проекта и т. д. Для отдельных задач, определяющих приоритетность, это может включать важный крайний срок для представления отчета начальнику, визит к врачу для связанного со здоровьем проблема, важные семейные обязательства и т. д. Это по сути задачи, которые вы должны немедленно выполнить. Откладывание такой задачи может привести к негативным последствиям, которых, вероятно, можно избежать, просто установив приоритетность задач.

Источник: Матрица приоритетов Эйзенхауэра, шаблон PowerPoint от SlideModel. . Нет смысла работать над отчетом, который должен быть сдан через 10 дней в приоритетном порядке. В этом случае вы можете расставить приоритеты перед завтрашним отчетом и убедиться, что вы уделяете ему достаточно времени. Задачи, которые являются важными, но не срочными, могут быть запланированы в соответствии с необходимостью лучшего управления временем и сосредоточения внимания на более насущных проблемах. Эти задачи могут включать планирование, развлекательные мероприятия или обязательства, связанные с отношениями.

Источник: Матрица приоритетов Эйзенхауэра Шаблон PowerPoint от SlideModel

3. Срочно, но не важно — делегируйте

Многие из нас совершают ошибку, беря на себя слишком много бремени, когда мы можем делегировать задачи. Многие руководители могут совершить ошибку, недостаточно используя подчиненных. Точно так же некоторые внезапные встречи могут означать, что у вас нет времени для выполнения задачи, и может потребоваться делегирование полномочий. Это примеры случаев, когда необходимо делегировать задачи для лучшего управления задачами. Например, вы можете попросить своего подчиненного заполнить отчет и отправить его на проверку, чтобы убедиться, что он выпущен вовремя. Несколько примеров срочных, но не важных задач могут включать перерывы, встречи или действия, которые менее важны и могут быть делегированы.

Источник: Матрица приоритетов Эйзенхауэра Шаблон PowerPoint от SlideModel

4.

Не срочно и не важно – не делайте этого игра для андроида? Несрочные и не важные задачи нужно отбросить. Вы же не хотите опоздать на важную встречу из-за того, что пролистывали ленту Facebook и потеряли счет времени или были слишком заняты просмотром видео с котиками! Поскольку мы окружены цифровыми устройствами и отвлекающими факторами, важность избегать ненужных вещей в свете матрицы Эйзенхауэра становится даже важнее, чем когда-либо прежде.

Источник: Матрица приоритетов Эйзенхауэра Шаблон PowerPoint от SlideModel

На самом деле именно отсутствие расстановки приоритетов приводит к снижению производительности и даже к таким проблемам со здоровьем, как бессонница. Исследования показали, что синий свет влияет на сон и вызывает бессонницу. Это связано с тем, что люди используют смартфоны ночью, что влияет на их режим сна. Это пример негативных последствий отсутствия приоритезации задач.

Как пользоваться матрицей решений Эйзенхауэра?

Использовать матрицу решений Эйзенхауэра очень просто. Вы можете выполнить несколько простых шагов, чтобы внедрить его в свою повседневную жизнь для улучшения рабочего процесса, а также лучшего управления задачами и временем. Воспользовавшись приведенными ниже простыми советами, вы сможете обеспечить своевременное выполнение важных задач и не впасть в аналитическое параличе.

1. Создайте список задач по важности

Используете ли вы ручку и лист бумаги или приложение для создания заметок, например Evernote или Google Keep, вы можете начать с создания списка задач по важности. Вы также можете использовать для этой цели квадрант Эйзенхауэра и начать добавлять в него задачи. Вы даже можете использовать один из наших шаблонов PowerPoint с матрицей Эйзенхауэра для создания списков и даже обучения своей команды квадранту с помощью слайдов PowerPoint.

2. Приоритизация срочных и важных задач

Тот отчет, который нужно сдать завтра, над которым вы еще не работали, или встреча, которая должна начаться через час, которую вы еще не запланировали, — это те задачи, которые необходимо быть приоритетным. Даже если нет кризиса или неотложной проблемы, которую нужно решить, вы можете убедиться, что основные задачи на день находятся в верхней части вашего списка дел, которые вам нужно сделать вовремя.

3. Планирование задач, выполнение которых может быть отложено

Не все требует немедленного внимания. Когда время ограничено, вы можете легко планировать задачи для повышения производительности и улучшения рабочего процесса. Возможно, вам придется поговорить с вашей командой, обсудить предстоящий проект или спланировать ужин с супругом. Вы можете запланировать эти задачи на более позднее время и выполнить их в подходящие для них временные рамки. Не рекомендуется проводить совещание команды, которое может быть отложено, в то же время задерживая отправку срочного отчета вашему высшему руководству. Точно так же не лучшая идея обсуждать романтический ужин по телефону в рабочее время, когда на вашем столе куча работы.

4. Научитесь делегировать задачи, когда это возможно

Возможно, вам нужно починить машину или у вас слишком много дел, чтобы вовремя успеть в офисе. В таком случае вы можете делегировать задачи. Например, вы можете попросить механика или автосервис забрать и починить ваш автомобиль. Точно так же вы можете попросить подчиненного разделить часть вашей рабочей нагрузки, назначив задачи. Может быть встреча, которую вы можете пропустить, попросив члена команды, или отчет, который вы можете передать кому-то для завершения, поскольку вы изучаете более насущные проблемы. Вы даже можете проконсультироваться со своим начальником, чтобы получить разрешение или попросить его/ее делегировать задачу кому-то другому, чтобы вы могли выполнять другие задачи вовремя.

5. Пропускайте второстепенные задачи

Возможно, вы зависимы от игр или просто ненавидите определенные виды офисной работы. Возможно, вы захотите провести немного больше времени за видеоигрой, когда ожидаются важные задачи, или вы можете не захотеть работать над ежемесячным отчетом, потому что вы чувствуете усталость каждый месяц, когда работаете над ним. В этом случае вам нужно поработать над отчетом и пропустить игру, если вы серьезно настроены сохранить свою работу. Одна и та же игра может вызвать у вас головную боль, но вы продолжаете играть в нее, потому что вы зависимы от нее. Многие люди продолжают прокручивать свои ленты в социальных сетях, даже если в них нет ничего значимого. Навлекая на себя бессонницу, недосыпание, беспокойство и плохую репутацию в офисе из-за опозданий и лени. Пришло время избавиться от вредных привычек и расставить приоритеты, прежде чем они создадут беспорядок, который вам, возможно, будет трудно убрать.

6. Избегайте прокрастинации

Прокрастинация губительна для продуктивности. Вы можете зайти в Интернет, чтобы проверить электронную почту, и в итоге наткнуться на видео о том, как утилизировать использованные батареи! Дело в том, что прокрастинация встречается чаще, чем многие из нас хотели бы признать. И, говоря о причинах этого вслух, большинство из нас может даже смутиться. Вы не можете сказать своему начальнику, что опоздали на встречу, потому что всю ночь смотрели видео на YouTube. Это просто звучит неправильно. Вместо этого вам нужно избегать прокрастинации и действовать сообща. Вы также можете получить несколько советов из наших постов о том, как избежать прокрастинации для более качественных презентаций и о технике помидора для повышения производительности.

Final Words

Хотя матрица решений Эйзенхауэра служит полезным механизмом для определения приоритетов задач, она так же ограничена, как любой метод повышения производительности или концепция управления временем. Это связано с тем, что то, что ограничивает человека, практикующего метод управления производительностью или временем, — это его / ее собственная приверженность концепции. Ленивость и намек на то, что концепция не сработает с самого начала, не помогут вам стать более продуктивным. Точно так же непоследовательное использование техники — не лучший способ составить правильный график.

Даже если вы не используете «ящик Эйзенхауэра» и не распределяете задачи по определенным заголовкам, простое определение приоритетов задач в соответствии с их срочностью и важностью, делегирование задач по мере необходимости и избегание ненужных задач может помочь вам повысить производительность, управление временем и дать вам возможность важные, но значимые изменения образа жизни.

No related posts.