Матрица эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов: Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов

Матрица дел Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов

Многие из нас работают в режиме многозадачности. Мы постоянно сталкиваемся с ситуациями, когда у нас полно дел. Но как определить их приоритетность? И как не запутаться в делах и дедлайнах?

Планировать время непросто. Часть дел переходит на завтрашний день. А следом на них накладываются новые. В результате количество дел становится все большим. Навыкам управления собственным рабочим временем не учат ни в школе, ни в высших учебных заведениях. Однако, учиться никогда не поздно. Мы расскажем об одном из наиболее популярных методов распределения задач.  Эта техника “Матрица Эйзенхауэра”. Этот способ позволит планировать дела, отделать приоритетные задачи от менее приоритетных и тратить гораздо меньше времени на ликвидацию завалов.

Этот простой и популярный в западных странах, способ, получает распространение и у нас.

Немного истории

Матрицу изобрел никто иной, как 34 президент Соединенных Штатов Америки Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Как человек, находящийся на чрезвычайно ответственной должности, он был постоянно занят и каждый день должен был выполнять огромное количество задач разного рода. Чтобы не копить постоянно возникающие задачи, президент постоянно искал простой и понятный инструмента для планирования задач, с которым можно было бы легко работать. После многочисленных изысканий Эйзенхауэр, наконец, нашел способ, который стал универсальным для многих.

Итак, в чем же смысл матрицы?

В распределении задач. Основываясь на простых примерах, вы быстро научитесь отделять главные задачи от менее важных и, наконец, выделять в дневном графике место для личных дел.

Основу матрицы Эйзенхауэра составляют 4 квадранта. Их пересекают 2 оси:

• ось важности
• ось срочности

В 4 квадрата матрица предлагает вписать все дела, которые так или иначе вас волнуют.

Итак квадрант первый. В него вписываем наиболее важные и срочные дела. Создатель этой методики всегда подчеркивал, что если вы грамотно планируете все свои задачи, то этот квадрант должен быть пустым. Но мы только приступаем к работе над матрицей. Если записывать сюда задачи, то стоит обратить внимание на те, которые:

• нельзя не выполнить, потому что это негативно скажется на выполнении поставленных целей
• нельзя не выполнить, потому что это повлечет за собой негативные последствия
• нельзя не выполнить, потому что выполнение этих дел относится к здоровью

Заполняя этот список, самое время вспомнить про делегирование. Если важную и срочную проблему вы можете разделить с кем-то еще: сделайте это, не стесняйтесь попросить помощи.

Квадрант второй. В него предлагается вписать дела важные, но выполнение которых не требует срочности. Это перспективные и действительно важные задачи, от выполнения которых зависит успех. Несмотря на то, что срочность в выполнении этих задач, стоит на втором месте, помните о том, что это вовсе не означает, что про них можно забыть до дедлайна. Имея достаточный запас времени на выполнение, мы подходим к решению задач более обдуманно. Что можно включить сюда?

Следующие задачи:

• имеющие отношение к спорту
• имеющие отношение к планированию задач и оценке эффективности
• которые имеют отношение к работе

Квадрант третий. В него входят срочные, но неважные дела. По большей части в этот список вам предстоит поместить проблемы, которые отвлекают вас на пути к достижению поставленных целей. Например, в этот список стоит вписать не нужные вам, но навязанные начальством, встречи и переговоры, которые никак не повлияют на достижение ваших целей. Сюда же можно записать внезапные домашние проблемы, связанные с поломкой бытовой техники и пр.

Квадрант четвертые. В него Эйзенхауэр предлагает записать неважные и несрочные дела. Это задачи, которые не повлекут за собой никакой пользы. Ими предлагается заниматься только в самую последнюю очередь, или не заниматься вовсе. Такие задачи можно сравнить с элементарными пожирателями времени. Так почему бы вообще не исключить эти дела? Эти дела многим кажутся приятными. И время летит незаметно.

Например, в этот список можно отнести следующее:

• продолжительные разговоры и переписки с друзьями о несущественном
• соцсети, телевизор, компьютерные игры

Конечно, отдыхать и переключаться должен каждый, но в этом случае, лучше уделить время качественным книгам и фильмам или посвятить пару часов любимому хобби.

Как только вы начнете планировать все свой график, основываясь на матрице Эйзенхауэра, вы сумеете более грамотно распределять свои текущие задачи и освободите больше личного времени. Вы будете меньше чувствовать себя уставшими, а выполнение ежедневных рабочих и бытовых дел будет проходить без лишней спешки. Ежедневная тренировка памяти, внимания и мышления поможет достичь успеха быстрее.

Матрица Эйзенхауэра — инструмент расстановки приоритетов

Механизмы управления временем разнообразны, и начинать стоит, прежде всего, с расстановки приоритетности задач, в чём вам поможет матрица Эйзенхауэра. Это схема и одновременно методика тайм-менеджмента, нашедшая своё применение во многих отраслях: от управления проектами до психологического консультирования. Она достаточно проста, при этом основана на достаточно серьёзных научных и практических разработках.

Матрица Эйзенхауэра представляет собой четыре зоны, в каждой из которых представлены ваши дела определённой степени значимости. Двигаясь по ней, мы можем понять с чего стоит начать, а что можно отложить на время.

Сектор А – верхний правый. Дела важные и срочные. Здесь находятся такие обязанности, которые нужно выполнить прямо сейчас или как можно скорее. Они определяют решение наиболее критичных организационных и управленческих ситуаций, от разрешения которых зависит успех и стабильность того или иного направления деятельности. Сюда входят срочные встречи и срочные звонки, решение противоречий и конфликтов и тому подобное. Данный блок не должен быть пустым.

Сектор B. Дела важные, но не слишком срочные. Это те дела, которые могут стать срочными, если вы не разберётесь с ними в ближайшем будущем. Именно на данной стадии должно решаться большинство проблем: вы можете контролировать их состояние в вашем привычном темпе. Здесь находится планирование, подготовка к запуску новых проектов, тимбилдинг, обучение.

Сектор C. Левая верхняя зона положения дел не важных, но срочных при этом. Специфическая категория задач, которых не избежать, однако, на их решение вам лично не стоит тратить своё время. Выполнение этих пунктов никак не двигает вас к цели, но необходимо по иным причинам, не имеющим отношения собственно к работе. Сюда относятся, к примеру, дни рождения или непрошенные гости. Не позволяйте этому сектору переполняться.

Сектор D. Дела не важные и не срочные. Вся бессмысленная чепуха, которая просто отнимает ваше время. Не тратьте время впустую, но не забывайте планировать качественный отдых.

Если говорить о том, где используется матрица Эйзенхауэра, пример можно обнаружить практически в любом успешном бизнесе. В качестве наглядного кейса можно обратиться к общей структуре деятельности успешного HR.

Сектор А. Набор новых сотрудников.
Сектор B. Обновление каналов поиска, планирование тактики и стратегии.
Сектор C. Например, обработка входящих звонков, предшествующих записи на собеседование, и вообще все задачи, которые можно делегировать.
Сектор D. Всё остальное.

Иметь власть над собственным временем для многих – непозволительная роскошь, но чаще всего это действительно необходимо, если вы настроены повысить свою эффективность, высвобождая всё новые часы и минуты для наиболее полезных дел. Успешный менеджер постепенно перестаёт перегружать себя, находя способы реализации максимального потенциала возможностей в предельно сжатые сроки.

Матрица Эйзенхауэра | Untools

Матрица Эйзенхауэра

ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЙ

Приоритизация действий и задач по степени важности и срочности

Названная в честь президента США Дуайта Д. Эйзенхауэра, эта схема расстановки приоритетов поможет вам упорядочить задачи и действия по важности и срочности. Это особенно полезно, когда вы очень заняты, но не чувствуете, что то, что вы делаете, имеет большое значение.

Как ею пользоваться

Матрица Эйзенхауэра имеет четыре квадранта по двум осям: важность и срочность .
Для каждого действия или задачи спросите себя: важно это или нет? Это срочно или нет?

В зависимости от ответа поместите действие/задачу в правый квадрант. Квадрант определяет, что вы должны сделать с задачей :

1. Важное и срочное → Выполнить

• Это задачи, которые вы хотите выполнить как можно скорее.
• Кризисы, насущные проблемы и прочее, где бездействие сейчас чревато негативными последствиями.

2. Важно, но не срочно → Запланируйте

• Найдите время для этих задач и выполните их тогда.
• В этом квадранте обычно происходит глубокая работа — задачи, которые способствуют вашим проектам или долгосрочным целям.

3. Срочно, но не важно → делегируйте

• Если можете, найдите того, кто сделает эти задачи за вас.
• Если вы не можете делегировать это, запланируйте его, но всегда старайтесь сначала выполнить важные, но не срочные задачи.
• Часто это административные задачи или вещи, которые имеют сроки, но не являются критическими.

4. Несрочные и неважные → Не делайте этого

• Эти задачи не стоят вашего времени и вам вообще не стоит их выполнять.
• В этот квадрант входят действия по избеганию, занятая работа и развлечения.

Это также порядок приоритета ваших задач. Да, важные, но не срочные задачи предшествуют срочным, но не важным.

Матрица Эйзенхауэра очень гибкая, поэтому вам решать, будете ли вы использовать ее для профессиональных задач, личных или и тех, и других.

Вы также можете работать с ним в разных временных масштабах: планировать свой день или расставлять приоритеты в своей жизни.

Как отличить срочные дела от важных?

Срочные задачи обычно имеют четкий крайний срок (например, отправка черновика клиенту) или требуют своевременного реагирования (например, электронные письма). Важные задачи, как правило, связаны с вашими долгосрочными целями (например, упражнениями) и продвигают ваши проекты вперед (например, написание кода для вашего стороннего проекта).

Определение срочности и важности всегда будет зависеть от вашего контекста и вашей способности распознавать, что действительно срочно и действительно важно.

Пример

Вот несколько примеров действий и задач, которые могут быть включены в матрицу Эйзенхауэра: 0013 Несрочно Важно

Сделать :

Завершить отчет к сроку
Отправить черновик клиенту
Исправить ошибку

Расписание:

Разработка новой функции
Написание сообщения в блоге
Упражнение

Не важно

Делегат/расписание на потом :

Купить билет на конференцию
Назначить интервью
Ответить на письмо

Не делать:

Посетить встречу без повестки
Читать #случайно
Проверить социальные сети

Вывод

Матрица Эйзенхауэра обещает сделать вас более продуктивным, установив правильные приоритеты и действуя в соответствии с ними . Если вы всегда заняты, но ничего не делаете со своими долгосрочными проектами и целями, этот инструмент определенно для вас. Но в целом это также полезный инструмент для принятия решения о том, над чем работать, а что исключить из своей жизни.

Применение на практике

Я создал удобную таблицу, чтобы помочь вам применить этот инструмент на практике. Он поставляется с простым руководством, включая пример.

Распечатайте PDF-файл или заполните его в цифровом виде и используйте для лучшего понимания систем:

Получите рабочий лист

Предварительный просмотр рабочего листа и руководства:

Источники

Использование «Коробки Эйзенхауэра» Джеймса Клира

«Матрица Эйзенхауэра» на Todoist

Матрица Эйзенхауэра — практический инструмент расстановки приоритетов — Конструктор глав — Антония Варбанова

Матрица Эйзенхауэра

Что, если бы я сказал вам, что вы можете эффективно выполнять свои повседневные задачи, получать удивительное чувство удовлетворения от потраченного времени и легко сосредотачиваться на основных делах?

Ну… можно!

Новость! Существует способ завершить ежедневный список дел с минимальным стрессом, И это требует очень небольшого переключения между важными и не очень важными повседневными делами…  

Позвольте познакомить вас с матрицей Эйзенхауэра! Это инструмент квадранта тайм-менеджмента для повышения производительности. Метод фокусируется на категоризации задач в соответствии с их срочностью и важностью.

Генерал Дуайт Д. Эйзенхауэр изобрел метод самопомощи для собственной продуктивности. Оно возникло по необходимости. Ему нужна была система, которая помогала бы ему справляться со многими задачами, которые у него были — сначала в качестве генерала, а затем в качестве 34-го президента США. Этот метод не был широко известен, пока Стивен Кови не популяризировал его в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей».

Большинство срочных дел не важны, а большинство важных дел не срочные».
– Дуайт Д. Эйзенхауэр

Матрица Эйзенхауэра классифицирует задачи по четырем квадрантам управления временем в соответствии с тем, что необходимо сделать в течение дня.

Квадранты в матрице:

DO

Квадрант DO содержит ваши самые важные задачи на день. Это действия, которые необходимо выполнить в срочном порядке. Их нельзя откладывать на следующий день. Вы остаетесь в этом квадранте, пока не выполните все задания. Затем вы переходите к следующему квадранту.

Этот ящик можно пометить как ящик СДЕЛАТЬ СЕЙЧАС.

*Прежде чем приступить к работе в квадранте «ДЕЛАТЬ», убедитесь, что сначала ДЕЛЕГИРОВАНЫ задачи, которые не являются столь срочными.

РЕШЕНИЕ

Этот квадрант содержит важные, но не срочные задачи. Эти задачи и действия обычно представляют собой долгосрочные цели и некоторые текущие действия (упражнения). Пожалуйста, запланируйте время и закончите их вовремя, чтобы не стать срочными (откладывать до тех пор, пока вы не уложитесь в срок). Выполняйте эти задачи, когда закончите с теми, что находятся в квадранте «ДЕЛАТЬ».

ДЕЛЕГАТ

Этот квадрант содержит неважные, но срочные задачи. Это задачи, которые кажутся важными, но они не сильно влияют на вашу продуктивность. Вы можете делегировать их или отложить на потом.

Хотя эти задачи не самые срочные на сегодня, срок их выполнения все же приближается. Прежде чем вы сосредоточитесь на квадранте «ДЕЛАТЬ», убедитесь, что у вас есть работающая система, которая позаботится об этих задачах. Например, если вы возглавляете команду, делегируйте некоторые из этих задач и передайте их другим. Как только ваш разум выйдет из этого списка, вы сможете сосредоточиться на срочных и важных задачах.

Задачи в квадранте ДЕЛЕГАТ могут быть такими, как ответы на электронные письма, посещение информационных собраний и т. д.

Использование этого квадранта может относиться не ко всем. Не у всех есть поддержка, чтобы взять на себя эти задачи. Я надеюсь, что вы можете использовать этот квадрант!

ИСКЛЮЧИТЬ

Этот квадрант содержит задачи и действия, которые вам не нужны. Удалите их, чтобы освободить время и ресурсы, чтобы сосредоточиться на важной работе.

К таким задачам относятся хранение телефона рядом с собой и частая проверка сообщений, подписка на рекламные электронные письма, которые наводняют ваш почтовый ящик нежелательной почтой, просмотр видео с милыми щенками на YouTube, подписка на знаменитостей в социальных сетях, просмотр фильмов и т. д.

Эти действия истощают ваше время и энергию и, в конечном счете, снижают вашу продуктивность. Если вы должны их выполнять, выделите время для этого вида деятельности в конце дня, когда уровень вашей продуктивности низок и вам не нужно сосредотачиваться на них.

Как пользоваться матрицей Эйзенхауэра

Использование матрицы Эйзенхауэра звучит просто; однако, хотя это и не сложный метод, он все же требует определенных усилий и внимания. С небольшой практикой это может стать полезным инструментом, который поможет вам на пути к достижению ваших целей.

. . .

1. Составьте список дел на день. Вы можете сделать это накануне вечером, когда вы можете подумать о том, чего вы достигли сегодня и что нужно сделать завтра. У нас больше всего энергии по утрам. Если у вас есть готовый список, вам не нужно тратить на это свое энергетическое время. Скорее, вы можете использовать время для важных дел.
2. Потратьте немного времени, чтобы отличить срочные задачи от важных.
   Срочные задачи — это те, которые нужно решать немедленно. К ним привязаны предстоящие сроки. Ваша работа пострадает, если вы не завершите ее.
   Наиболее важными из них обычно являются целеустремленные, долгосрочные действия. Они так же важны, как и срочные, но их не обязательно делать немедленно.
3. Отделите свою профессиональную деятельность от личной. Это хорошая привычка не работать над ними вместе. Выделите отдельное время для работы над личной и профессиональной деятельностью.
4. Старайтесь не иметь слишком много задач в квадрантах ДЕЛАТЬ и РЕШАТЬ. Ограничьте их до 5-7 на квадрант. Если вы добавите слишком много, это заставит вас чувствовать себя подавленным. Если у вас все еще есть много задач, запланированных в вашем квадранте «ДЕЛАТЬ», возможно, пришло время начать говорить «Нет»!
5. Цветовая маркировка квадрантов. Если вы используете цифровой календарь, вы можете пометить задачи цветом, чтобы определить их важность.
6. Некоторые задачи могут перемещаться из одного квадранта в другой в зависимости от вашей рабочей нагрузки. Происходят неожиданные события. Будьте готовы проявить гибкость и соответственно скорректировать свой список.
7. Выделить немного свободного времени в качестве буфера. Это поможет сохранять спокойствие, когда происходят неожиданные изменения. Если вы не потеряете буферное время, это будет ощущаться как бонус.

. . .

Как матрица Эйзенхауэра может решить ваши проблемы с прокрастинацией I YouTube

Этот метод учит и требует двух важных навыков: расстановки приоритетов и самодисциплины. Первый помогает решить, куда идет каждая задача. Последний помогает с его реализацией. Вы должны оставаться сосредоточенными на предстоящих задачах. Не переключайтесь в новый квадрант, пока не закончите все задачи в текущем.