Матрица Эйзенхауэра – что это, как пользоваться, примеры использования
Почти каждый современный человек ощущает нехватку времени. Работа, домашние дела, увлечения, хобби и отдых требуют временного ресурса. А сколько всего вокруг, что хочется ещё попробовать. Статистика утверждает, что каждый человек, который так или иначе сталкивался с дедлайном, пребывал в состоянии стресса. В этом случае могут помочь техники тайм-менеджмента, а именно матрица Эйзенхаура. Подробнее о том, как использовать этот инструмент в работе и в личных делах, читайте в этой статье.
Матрица Эйзенхауэра – что это и как работает
Кто придумал метод Эйзенхауэра
Как выглядит матрица Эйзенхауэра
Использование в тайм-менеджменте
Где и как собрать матрицу – обзор сервисов
Разберем примеры
Другие похожие полезные методы
Подведем итоги
Матрица Эйзенхауэра – что это и как работает
Управление своим временем (тайм-менеджмент) – это методика организации рабочих и личных процессов с целью планирования и экономии времени и ресурсов.
Матрица Эйзенхауэра – это техника управления временем, которая позволяет разделить все задачи на важные и неважные, на срочные и несрочные. Это возможность перейти от бесконечных дел к грамотному использованию времени.
Пример, матрицы Эйзенхаузера
Заполненная таблица Эйзенхауэра
С помощью этой методики можно разобрать свои дела в порядке приоритетности и выполнять их в порядке срочности. Расписание составляется таким образом, чтобы большая часть времени уделялась решению важных задач.
Также квадрат Эйзенхаузера позволяет понять, на что мы тратим большую часть времени, и впоследствии сделать его использование более рациональным.
Кто придумал метод Эйзенхауэра
Эту методику распределения времени придумал Дэвид Эйзенхаузер – профессиональный военный, 34-й президент США. В основу матрицы легла его теория о том, что не все срочные дела важны и не все важные дела требуют срочного исполнения.
Несколько позже американский бизнес-тренер Стивен Кови привёл её в удобный вид и расписал правила использования.
Как выглядит матрица Эйзенхауэра
Матрица представляет собой поле, разделённое на 4 части, в каждую из которых вписываются текущие дела в порядке их срочности. Пример можно посмотреть на картинке ниже.
1 поле (А) – «Авральный квадрант» или квадрант кризисов. Сюда определяются дела со статусом «важно и срочно». Их нужно выполнять в первую очередь. Если в вашей работе или жизни преобладают дела, которые относятся к авральному квадранту, значит, что-то идёт не так и требует изменения, либо вы неверно расставляете приоритеты.
2 поле (В) – «Квадрант потенциала» или стратегический. Если цели сформированы правильно, тогда большинство действий, которые нужно сделать в течение дня, будут именно из этого сектора. Сюда относится большинство рабочих дел, а также цели, направленные на самообразование, семью, тренировки, домашние дела.
3 поле (С) – «Квадрант помех». К этому сектору можно отнести все стихийно возникающие события: незапланированное совещание, приезд родителей, срочный ремонт автомобиля и т. п. Такие дела легко можно делегировать, чтобы не тратить на них драгоценное время.
4 поле (D) – «Мусорная корзина». Сюда можно отнести все мелкие рабочие дела, такие как разбор почты, наведение порядка на рабочем столе, отдых и развлечения. Если периодически этим не заниматься, то можно прийти к завалам на рабочем месте или к полному выгоранию.
Использование в тайм-менеджменте
Практически все действующие техники тайм-менеджмента отражают три качества:
- Приоритетность (важные дела выполняются в первую очередь).
- Планирование (каждая задача требует определённого времени).
- Структура (важно контролировать выполнение каждого дела и его результат).
В методике Эйзенхауэра применяются аналогичные принципы.
С помощью матрицы мы можем определить приоритетные задачи, и в первую очередь выполнять те, которые влияют на личную эффективность.
Например, пролистывание ленты соцсетей или уборка квартиры – не всегда являются главными в жизни.
Где и как собрать матрицу – обзор сервисов
Собрать матрицу Эйзенхауэра можно в офисном редакторе, в ежедневнике или просто на листе бумаги. Важно разделить всё поле на 4 части и расписать строки так, чтобы вам были понятны границы между квадратами. Матрица из ежедневника может выглядеть так, как на картинке ниже.
Также матрицу Эйзенхауэра можно построить в офисных редакторах в виде таблицы в формате XLS, например, в сервисе «Р7-Офис». Такой формат подходит для командной работы. В таблицах можно присваивать задачам статусы и контролировать ход их выполнения. Пример распределения дел в матрице Эйзенхауэра может быть таким, как на таблице.
Trello – один из популярнейших сервисов с базой в виде виртуальной доски. На доске можно не только распределить задачи, но и менять их местами, передвигать их в другой квадрант, ранжировать по приоритетности.
Бесплатной версии вполне хватит для начала работы, сервис позволяет вести одновременно 10 досок для различных проектов.
Сервис Cerebro подходит для компаний, работающих с визуальным контентом: дизайн-студий, графических и анимационных сервисов, архитектурных бюро. Программой можно пользоваться бесплатно, если в команде не более 5 пользователей. Пример:
Yandex Tracker – сервис, который также работает в формате досок. Здесь пользователю предлагается продуманная система аналитики, вся информация по задачам находится в разделе «Статистика». Также в сервисе можно выделить определённое время на выполнение задачи, эту опцию хорошо использовать для расчёта почасовой оплаты сотрудников. Сервисом можно пользоваться бесплатно, если в команде не более 5 пользователей.
Матрица Эйзенхауэра является одним из эффективных инструментов, позволяющих планировать дела и расставлять приоритеты. Использовать её можно, как для работы, так и для личных целей.
Разберем примеры
В данном случае в матрицу включены, как рабочие, так и личные задачи. Этот вариант подходит для фрилансеров, которые работают на дому и самостоятельно планируют своё время.
Следующий пример будет полезным для офисных работников. Аналогичным образом они могут распределить свои дела по квадрантам и выполнять их в порядке срочности и важности.
Другие похожие полезные методы
Рассмотрим ещё два метода планирования, которые помогут вам рационально распределить время и сделать все задуманные дела: метод Шваба и метод «Помидор».
Метод Шваба пригодится руководителям, он позволяет сохранить структуру рабочего процесса, даже если случится форс-мажор. Для этого нужно пронумеровать важные задачи и расставить приоритеты, а для авральных ситуаций, которые могут возникнуть во время работы, оставить место и выделить время. Если форс-мажор наступил, то решаем его согласно плану, если всё спокойно, значит, у вас есть свободное время, которое можно направить на что-то полезное.
Метод «Помидор» подходит абсолютно всем от домохозяйки до директора крупного предприятия. Он позволяет решать задачи, которые требуют методичного подхода. Как работает метод: большую задачу разбиваем на 25-минутные периоды – «помидоры», между ними делаем перерывы по 5 минут. В течение рабочего периода нельзя отвлекаться на другие вопросы. Например, женщина затеяла дома генеральную уборку. Она определяет участки в квартире, на уборку каждого отводит по 25 минут времени. В перерывах она успеет выпить кофе или просто отдохнуть в кресле.
FAQ
В чем суть матрицы Эйзенхауэра?Матрица Эйзенхауэра — это метод тайм-менеджмента, помогающий расставлять приоритеты: делать важное и не тратить время на ненужное. Он подойдет всем, кто хочет разобраться с личным и рабочим временем, научиться планировать расписание. Матрица состоит из четырех квадратов: срочно и важно, не срочно и важно, срочно и неважно, не срочно и неважно.
Подведем итоги
- Матрица Эйзенхауэра – это техника планирования времени, которая позволяет выполнять задачи в порядке их срочности и важности.
- Методика Эйзенхауэра позволяет понять, на что мы тратим большую часть времени, и впоследствии сделать его использование более рациональным.
- Собрать матрицу Эйзенхауэра можно в специальных сервисах, в офисном редакторе, в ежедневнике или просто нарисовать на листе бумаги.
- Матрица Эйзенхауэра является одним из эффективных инструментов, позволяющих планировать дела и расставлять приоритеты. Использовать её можно, как для работы, так и для личных целей.
как использовать и правильно распределять задачи
У Артема есть несколько задач: отвести ребенка к стоматологу, закончить презентацию нового проекта и ввести в курс дела сотрудников. А еще вышла серия любимого сериала, и он очень хочет ее посмотреть. Разорваться Артем не может, поэтому ему нужно определить, что лучше сделать сразу, а что может подождать. Составить список дел ему помогает матрица Эйзенхауэра — простой метод распределения задач по важности и срочности.
Зачем распределять задачи
Принятие решений неразрывно связано с эмоциями.
Если человеку предложить выбрать одну из нескольких задач, он, вероятнее всего, выберет ту, что быстрее приведет к результату, а значит, к чувству удовлетворения — это доказывает исследование, описанное нейробиологом Антонио Дамасио в книге «Ошибка Декарта».
Но не все импульсивные действия действительно ведут к достижению цели. Например, вы уже долгое время занимаетесь каким-то проектом, который пока не приносит результата, но благодаря ему в перспективе вы сможете выйти на новый рынок. Однажды вам предлагают еще один проект, довольно простой и быстрый, но который не позволит вам развиваться. Возьметесь за него, если придется отложить долгосрочный и важный проект?
Планирование времени помогает отойти от эмоций и распределить задачи так, чтобы всё важное действительно было выполнено, а второстепенное — оставлено на потом. Если не соблюдать порядок дел, можно:
Что такое матрица Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра — это метод тайм-менеджмента, который позволяет расставлять задачи по степени важности и срочности.
Матрица Эйзенхауэра представляет собой таблицу, состоящую из четырех квадрантов:
А — важные и срочные дела;
B — важные и несрочные дела;
C — неважные, но срочные дела;
D — неважные и несрочные дела.
Хотя никаких научных доказательств этому нет, считается, что матрицу использовал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр — один из самых продуктивных президентов Америки.
Впервые этот метод планирования описал Лотар Зайверт в книге «Ваше время — в ваших руках» в 1984 году. А книга Стивена Кови «Семь навыков высокоэффективных людей», опубликованная в 1989 году, принесла матрице популярность.
Матрица Эйзенхауэра позволяет правильно расставить приоритеты и не отвлекаться на лишнее.
Что дает матрица Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра позволяет не только планировать время, но также:
Рационально расходовать ресурсы. Утром, пока вы бодры и полны сил, решать сложные и кризисные задачи проще. А вечером, когда энергии уже не так много, можно сделать и что-то менее значительное: например, полить цветы или помыть посуду.
Помогает дисциплинировать себя и контролировать свою жизнь. Вы концентрируетесь на приоритетных целях и важных делах, а на второстепенные — обращаете внимание в последнюю очередь.
Эффективность матрицы Эйзенхауэра доказывает исследование, проведенное американскими учеными в 2018 году: большинство людей бессознательно ставят в приоритет срочные дела, оставляя важные на потом. Наиболее значимые дела часто бывают наиболее сложными, а цель, которую они преследуют, кажется далекой. Поэтому люди начинают с того, что проще и быстрее закончить.
Как построить матрицу Эйзенхауэра
Вернемся к Артему и его задачам. Прежде чем построить матрицу, он составляет общий список дел, которые нужно или хочется выполнить. Затем Артем берет чистый лист бумаги и делит его на четыре части:
Матрица ЭйзенхауэраПеред тем, как поместить задачу в один из квадрантов, Артем отвечает на два вопроса:
Это важно? Да/Нет
Это срочно? Да/Нет
Ответив на эти вопросы, он определяет задачу в одну из групп:
Квадрант A
дела, которые напрямую влияют на достижение цели;
задачи, которые помогают избежать трудностей;
кризисы и форс-мажоры;
вопросы здоровья.
Невыполнение задач из группы А может привести к серьезным последствиям. Обычно это задачи со строгим дедлайном, который нельзя нарушить. Например, Артему нужно срочно закончить презентацию нового проекта, так как завтра в офис приедет инвестор. Еще ему нужно сдать отчетность в налоговую, так сроки уже поджимают. А сегодня ночью у его ребенка сильно заболел зуб, и его надо отвести к стоматологу.
Квадант B
Задачи из этой группы — это то, что вы делаете регулярно, и то, что поддерживает уровень вашей жизни. Большинство дел из категории B связаны с долгосрочными целями. Если выполнять эти задачи хорошо и в срок, то ваша работа, успех и благополучие будут на высоте. Иначе все задачи из квадранта B перейдут в квадрант A: срочных и одновременно важных задач будет слишком много.
Основная обязанность Артема как владельца бизнеса — контролировать работу всех отделов компании. Кроме того, он регулярно ходит в спортзал, чтобы поддерживать себя в форме, и изучает английский язык, чтобы читать бизнес-литературу и однажды выйти на международный рынок.
Квадрант C
Дела, попадающие в эту группу, можно легко перепутать с задачами из категории А. Но они мешают сосредоточиться на действительно важном и снижают личную эффективность. Ничего страшного не случится, если вы помоете посуду не сразу после завтрака или просмотрите электронные письма вечером.
Часто задачи из группы С связаны с целями и желаниями других людей. Кроме того, большинство дел из этой категории можно делегировать: нанять клининговую службу для уборки дома, отправить документы курьерской службой, поручить написание отчета ответственному сотруднику и т.д.
Утром жена попросила Артема купить продукты домой. А недавно Артем нанял несколько новых сотрудников — ему хочется как можно быстрее ввести их в курс дела и помочь разобраться в основных задачах. Кажется, что это очень важное дело, ведь от него зависит работа других людей. Но Артем — руководитель компании и у него есть более важные задачи. Уделять много сил и времени обучению новых сотрудников он не может.
Квадрант D
то, что не несет практической пользы;
то, что приносит удовольствие.
Проверить обновления в социальных сетях, прочитать главу захватывающего детектива, посмотреть серию любимого сериала, собрать монеты в игровом приложении — все эти действия приносят нам удовольствие и помогают отдохнуть от сложных и важных задач.
Отвлекаться естестественно — тот же Эйзенхауэр в рабочее время играл в гольф. Но, когда такие действия занимают большую часть времени, добиваться успеха становится некогда.
Исследование, опубликованное в американском журнале Journal of Applied Psychology в 2019 году, доказывает, что «убийцы времени» негативно влияют на продуктивность и психологическое состояние людей. Люди, которые проводят много времени за просмотром телепередач и страниц в соцсетях, теряют мотивацию и позитивный настрой к концу недели. А те, кто вместо этого занимаются йогой, медитацией, слушают музыку и помогают другим, чувствуют себя более спокойными и мотивированными.
Задачи из квадранта D не стоит выбрасывать из жизни — их можно и даже нужно выполнять. Если вы все время будете делать только важное и срочное и не будете уделять время отдыху, в конце концов вас ждет выгорание.
Артем расставляет все задачи в порядке приоритета — в итоге его матрица выглядит так:
Пример заполнения матрицы ЭйзенхауэраАртем выполняет все дела в порядке приоритета — сначала задачи из квадранта A, затем — из B, C и D. Таким образом, он справляется с основными задачами в начале дня и постепенно переходит к более простым и малозначительным. Вечером, когда он выполнил все важное, Артем может спокойно посмотреть сериал и «залипнуть» в соцсетях.
В заключение
Матрица Эйзенхауэра помогает распределять задачи по степени важности и срочности и расставлять их по четырем квадрантам. Если пользоваться этим методом тайм-менеджмента, получится выполнять все приоритетные задачи — в результате чувствовать себя лучше и не тревожиться из-за того, что не успел что-то важное.
15 ноября 2022
Менеджмент Личная эффективность
11 советов по повышению эффективности [2022] • Asana
Резюме
Матрица Эйзенхауэра — это инструмент управления задачами, который помогает организовывать и расставлять приоритеты задач по срочности и важности. Используя этот инструмент, вы разделите свои задачи на четыре блока в зависимости от задач, которые вы будете выполнять в первую очередь, задач, которые вы запланируете на потом, задач, которые вы делегируете, и задач, которые вы удалите. В этой части мы объясним, как настроить матрицу Эйзенхауэра, и дадим советы по приоритизации задач.
Составление списка дел — первый шаг к выполнению работы. Но как определить, чем заняться в первую очередь, если у вас недостаточно времени, чтобы сделать все за один день? Благодаря эффективной расстановке приоритетов вы можете повысить свою производительность и обеспечить немедленное внимание самым срочным задачам.
Матрица Эйзенхауэра — это инструмент управления задачами, который помогает различать срочные и важные задачи, чтобы вы могли организовать эффективный рабочий процесс. В этой статье мы объясним, как настроить матрицу Эйзенхауэра, и дадим советы по приоритизации задач.
Что такое матрица Эйзенхауэра?
Матрица Эйзенхауэра — это способ упорядочить задачи по степени срочности и важности, чтобы вы могли эффективно расставлять приоритеты в своей самой важной работе.
Дуайт Д. Эйзенхауэр — 34-й президент Соединенных Штатов и генерал с пятью звездами во время Второй мировой войны — представил идею, которая позже привела к Матрице Эйзенхауэра. В своей речи 1954 года Эйзенхауэр процитировал неназванного президента университета, который сказал: «У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным».
Стивен Кови, автор книги «7 навыков высокоэффективных людей» , взял слова Эйзенхауэра и использовал их для разработки популярного в настоящее время инструмента управления задачами, известного как матрица Эйзенхауэра.
Матрица Эйзенхауэра также известна как матрица управления временем, коробка Эйзенхауэра и матрица срочных и важных дел. Этот инструмент помогает разделить задачи на четыре категории: задачи, которые вы будете выполнять в первую очередь, задачи, которые вы запланируете на потом, задачи, которые вы делегируете, и задачи, которые вы удалите.
Создание шаблона матрицы Эйзенхауэра
Как различать срочные и важные задачи
Срочные и важные могут показаться похожими словами, но при их анализе с точки зрения принципа Эйзенхауэра разница между ними имеет решающее значение. Разделение срочных и важных дел в матрице Эйзенхауэра может помочь вам определить, какие задачи следует решать вам, а с какими лучше справиться другим членам команды.
Срочные задачи требуют вашего немедленного внимания. Когда что-то срочное, это нужно сделать сейчас, и есть четкие последствия, если вы не выполните эти задачи в течение определенного периода времени.
Это задачи, которых вы не можете избежать, и чем дольше вы откладываете эти задачи, тем больше стресса вы, вероятно, испытаете, что может привести к выгоранию.
Примеры срочных задач могут включать:
Завершение проекта в последнюю минуту
Обработка срочного запроса клиента
Ремонт лопнувшей трубы в вашей квартире
Важные задачи могут не требовать немедленного внимания, но эти задачи помогут вам достичь ваших долгосрочных целей. То, что эти задачи менее срочные, не означает, что они не имеют значения. Вам нужно будет тщательно спланировать эти задачи, чтобы вы могли эффективно использовать свои ресурсы.
Примеры важных задач могут включать:
Планирование долгосрочного проекта
Профессиональное создание сети для создания клиентской базы
Регулярные работы по дому и проекты технического обслуживания
Как только вы научитесь различать срочные и важные задачи, вы можете начать разделять свои задачи на четыре квадранта матрицы Эйзенхауэра.
Четыре квадранта матрицы Эйзенхауэра
Длинный список дел может показаться ошеломляющим, но цель матрицы Эйзенхауэра — выполнить эти задачи один за другим и разделите их по квадранту. Как только вы увидите свои задачи в назначенных им категориях, вы сможете запланировать их и выполнить самую важную работу.
Квадрант 1: Делайте
Квадрант 1 — это квадрант «Выполнение», и в него вы будете помещать любые срочные и важные задачи. Когда вы видите в своем списке дел задачу, которую необходимо выполнить сейчас, которая имеет четкие последствия и влияет на ваши долгосрочные цели, поместите ее в этот квадрант.
Не должно быть сомнений в том, какие задачи попадают в этот квадрант, потому что это задачи, которые находятся на переднем плане вашего разума и, вероятно, вызывают у вас наибольший стресс.
Квадрант 2: Приложение
Квадрант два — это квадрант «расписание», и сюда вы будете помещать любые задачи, которые не являются срочными, но все же важны.
Поскольку эти задачи влияют на ваши долгосрочные цели, но их не нужно выполнять сразу, вы можете запланировать их на потом.
Вы начнете выполнять эти задачи сразу после того, как выполните задачи в первом квадранте. Вы можете использовать различные советы по тайм-менеджменту, которые помогут вам выполнить задачи в этом квадранте. Некоторые полезные стратегии могут включать принцип Парето или метод Помидора.
Квадрант 3: делегирование
Квадрант 3 — это квадрант «делегата», и здесь вы размещаете любые срочные, но не важные задачи. Эти задачи должны быть выполнены сейчас, но они не влияют на ваши долгосрочные цели.
Поскольку у вас нет личной привязанности к этим задачам и для их выполнения, скорее всего, не требуется определенного набора навыков, вы можете делегировать эти задачи другим членам вашей команды. Делегирование задач — один из наиболее эффективных способов управления рабочей нагрузкой и предоставления вашей команде возможности расширить свой набор навыков.
Квадрант 4: Удалить
После того, как вы просмотрите свой список дел и добавите задачи в первые три квадранта, вы заметите, что осталось несколько задач. Оставшиеся задачи — это задачи, которые не были срочными или важными.
Эти неважные, несрочные отвлекающие факторы просто мешают вам достигать своих целей. Поместите эти оставшиеся пункты в свой список дел в четвертый квадрант, то есть в квадрант «удалить».
Прочтите: Как работа ради работы мешает настоящей работе4 совета по расстановке приоритетов задач
Лучший способ понять разницу между срочностью и важностью — использовать матрицу Эйзенхауэра, но вы все еще можете столкнуться с трудностями при расстановке приоритетов задач. Вот несколько советов, которые помогут вам расставить приоритеты при сортировке задач в каждом квадранте.
1. Цветовое кодирование задач
Цветовое кодирование задач — это тактика, которая может помочь вам визуализировать высокоприоритетные элементы.
Когда вы просматриваете свой инструмент списка дел, попробуйте выделить себе четыре цвета в зависимости от уровня приоритета. Используйте код следующим образом:
Зеленый = Приоритет с наивысшим приоритетом
Желтый = второй по величине приоритет
Синий = третий приоритет
Red = не приоритет
. цвет, эти цвета будут напрямую переведены в вашу матрицу Эйзенхауэра. Ваши зеленые задачи — это ваши «выполняемые» задачи для первого квадранта. Ваши желтые задачи — это ваши «расписанные» задачи для второго квадранта. Ваши синие задачи — это ваши «делегированные» задачи для третьего квадранта, а ваши красные задачи — ваши «удаленные» задачи для четвертого квадранта.
2. Ограничьте количество задач до 10 на квадрант
Даже если в вашем списке дел много задач, постарайтесь ограничить количество задач до 10 на квадрант. Это предотвратит загромождение матрицы Эйзенхауэра.
Вы можете создать несколько матриц, но ограничение списка задач необходимыми элементами действий гарантирует, что вы начнете процесс определения приоритетов без потери времени.
3. Составьте личные и профессиональные списки дел
Еще один способ ограничить количество элементов в матрице Эйзенхауэра — создать отдельные матрицы для личных и профессиональных списков дел.
Ваши рабочие и личные задачи требуют разных сроков, ресурсов и методов, и они, вероятно, также потребуют разных мыслительных процессов. Чтобы эффективно управлять своими личными и профессиональными целями, вам нужно разделять и властвовать.
4. Устраните, а затем расставьте приоритеты
Сначала устраните ненужные задачи, чтобы эффективно расставить приоритеты. С помощью этой стратегии вы будете обращаться к четвертому квадранту, прежде чем переходить к первому, второму и третьему квадрантам.
Просматривая свой список дел, оцените, какие пункты вы записали, чего там быть не должно.
На самом деле, 60 % нашего рабочего времени тратится на работу, связанную с работой, например, на обмен подтверждениями статуса или отслеживание информации.
Если вы можете быстро стереть элементы, сделайте это. Это ускорит процесс расстановки приоритетов, и вы, скорее всего, пройдете второй раунд исключения на серверной части.
Пример матрицы Эйзенхауэра
Чтобы лучше понять, какие задачи вы можете поместить в каждый квадрант вашей матрицы Эйзенхауэра, мы пошли вперед и предоставили вам несколько примеров здесь.
Примеры задач, которые вы можете включить в квадрант 1:
Напишите пост в блоге, который должен быть завтра
Завершить предложение проекта
Ответ на клиентские электронные письма
Записаться на курс повышения квалификации
Посетить сетевое мероприятие
Внести улучшения в личный проект
Примеры задач, которые вы можете включить в квадрант 3:
Примеры задач, которые вы можете включить в квадрант 4:
Помните, что лучше иметь отдельные матрицы для работы и домашней жизни, чтобы вы могли решать свои списки дел с использованием методов, наиболее подходящих для времени и места.
Создайте свою матрицу Эйзенхауэра с помощью инструментов управления задачами
Сортировка списка дел — самая сложная часть матрицы Эйзенхауэра, но благодаря автоматизации вам больше не нужно выполнять этот шаг вручную.
Используйте программное обеспечение для управления задачами, чтобы определить, какие из ваших задач имеют наивысший приоритет. С помощью управления задачами вы можете классифицировать, выделять цветом и делегировать задачи своей команде. Позвольте матрице Эйзенхауэра повысить вашу производительность, чтобы вы могли достичь своих целей за меньшее время.
Создать шаблон матрицы Эйзенхауэра
Что такое матрица Эйзенхауэра? Теория, пример и шаблон
Матрица Эйзенхауэра: в этой статье Матрица Эйзенхауэра описывается на практике. После прочтения вы поймете основы этого мощного инструмента тайм-менеджмента.
Помимо того, что такое матрица Эйзенхауэра, в этой статье подчеркивается важность расстановки приоритетов задач, приведены несколько примеров и практический шаблон для начала оптимизации управления временем.
Наслаждайся чтением!
Что такое матрица Эйзенхауэра?
Матрица Эйзенхауэра, также известная как Матрица срочных и важных дел, Коробка Эйзенхауэра или Матрица решений Эйзенхауэра, является часто используемой моделью для управления временем и задачами.
Хотите неограниченный доступ без рекламы и шаблоны?
С одной стороны сравнивает срочность, а с другой важность поручений, помогает расставлять приоритеты задач. Это может помочь людям повысить свою эффективность на рабочем месте, преследуя желаемые долгосрочные цели.
Модель матрицы Эйзенхауэра была разработана Дуайтом Д. Эйзенхауэром, 34-м президентом США. Именно Стивен Кови популяризировал матрицу Эйзенхауэра в своем бестселлере « 7 навыков высокоэффективных людей ».
Дуайт Д. Эйзенхауэр был Верховным главнокомандующим союзными войсками во время Второй мировой войны, а затем возглавил НАТО.
За свою карьеру ему часто приходилось принимать много трудных решений; все было срочно и важно.
Он задумался, что именно означает срочность, и пришел к выводу, что если это не нужно делать сегодня, значит, это не срочно. Неотложные дела имеют приоритет, но если они могут подождать до завтра, они больше не являются срочными.
Кроме того, он занимался одинаково важными задачами. Он также спрашивал себя, важно ли, чтобы он выполнил задание лично, или кто-то другой мог бы выполнить его так же хорошо. Если последнее оказывалось так, он уже не считал задачу «важной».
Цитата «важное редко бывает срочным, а срочное редко бывает важным» показывает, как Эйзенхауэр думал по этому поводу.
Матрица Эйзенхауэра: четыре квадранта
Матрица Срочно Важно состоит из четырех квадрантов; сделать (важно – срочно), расписание (важно – не срочно), делегировать (не важно – срочно) и исключить (не важно – не срочно).
Определив, относится ли задача или задание к одному из этих квадрантов срочности и важности, становится проще расставлять приоритеты, передавать задачи или делегировать их другим или включать их в расписание.
На первый взгляд кажется, что большинство заданий нужно выполнять сразу, но внимательно присмотревшись к расположению квадрантов, вскоре обнаружишь, что нет ничего более далекого от истины.
Матрица «срочно-важно» помогает различать задачи, которые необходимо выполнить немедленно, и задачи, которые можно решить позже или даже полностью проигнорировать.
Рисунок 1 – Краткое объяснение матрицы Эйзенхауэра
Примеры матрицы Эйзенхауэра
Квадрант 1 – Сделайте
Этот квадрант матрицы Эйзенхауэра также называют квадрантом напряжений . Это потому, что все задачи в этом квадранте могут привести к стрессу. Задачи из квадранта 2 и 3 также могут перемещаться в первый квадрант в результате плохого делегирования или плохого планирования, что приводит к нехватке времени и, как следствие, к большему стрессу.
Задачи в этом квадранте нужно выполнить сегодня как можно быстрее.
В этом квадранте вы спрашиваете себя, должна ли задача выполняться лично вами.
Важно ли, чтобы вы это сделали, несете ли вы в конечном счете ответственность и есть ли их потенциальные санкции, если вы их не выполните? Если ответ на этот вопрос однозначно «да», то задача важна.
Затем вы спрашиваете, действительно ли задачу нужно выполнить сегодня, в течение нескольких часов, или задачу можно отложить на завтра или позже на этой неделе. Если задачу нужно выполнить в течение нескольких часов, то ответ «да», то есть задача срочная.
В этом примере мы будем использовать региональную больницу. Больница регулярно принимает пострадавших от несчастных случаев и неотложных состояний, доставляемых машиной скорой помощи, которым требуется неотложная помощь. Если поступает срочный случай с больным острым аппендицитом, то срочность операции очень высока. В больнице есть бесплатные операционные и работает бригада хирургов. Несомненно, операцию придется выполнить в (самом) ближайшем будущем, и эта задача относится к квадранту 1.
Квадрант 2 – Расписание
В этом квадранте матрицы Эйзенхауэра вы снова задаете себе вопрос, можете ли вы выполнить задание только лично.
В этом он ничем не отличается от квадранта 1. Срочность опять же касается того, нужно ли выполнить задачу сегодня и в ближайшие несколько часов.
Если выяснится, что отсрочка возможна, то будет график, и было бы неразумно сегодня уделять этому заданию внимание. Если вы это сделаете, у вас возникнут проблемы с задачами, которые уже были в первом квадранте.
В этом примере используется та же региональная больница, что и в первом квадранте матрицы «срочно-важно». В этой больнице есть команда специалистов по пластической хирургии, чьи процедуры включают блефаропластику. Больница инвестировала в эту команду, и дела идут хорошо, так как есть много людей, желающих провести эту небольшую хирургическую операцию.
Обычно это пациенты, которым очень неудобно иметь тяжелые веки и которые хотят их исправить. Важно ли, чтобы больница сама проводила эти процедуры? Ответ «да». Но должно ли это произойти сегодня? Ответ на вопрос о срочности — «нет».
Задачи в квадранте 2 должны быть включены в расписание.
Пациенты будут поставлены в лист ожидания, и их очереди не будет в течение нескольких дней или недель.
Однако во втором квадранте таится опасность. Если график составлен, но его никто не придерживается, он обречен на провал. Планирование не откладывает; это соглашение, которое вы заключаете с собой и своим окружением, чтобы выполнять задачи в порядке приоритета.
Квадрант 3 – Делегат
В этом квадранте Матрицы Срочно Важно вы еще раз задаете вопрос, действительно ли задача, которую необходимо выполнить, входит в ваши обязанности. Если ее могут выполнить и другие, значит, эта задача не так важна для вас. Если окажется, что задача не может откладываться на завтра, а должна быть рассмотрена и выполнена сегодня, срочность высока.
Продолжаем наш пример с региональной больницей. Известен еще один случай госпитализации больного с острым аппендицитом.
Понятно, что дело срочное, однако в настоящее время в больнице нет доступной операционной. В результате люди срочно звонят в близлежащие больницы, чтобы сразу же провести операцию пациенту.
В этом случае дело передается (делегируется) другому лицу.
Тот, кто работает над большой работой, которую нужно закончить сегодня, тоже не может разделить себя на две части, взяв на себя еще одну срочную задачу. Если вы ищете кого-то еще, у кого есть время для выполнения задания, есть возможность быстро взяться за него и выполнить его.
Часто это самый сложный квадрант, когда дело доходит до тайм-менеджмента. Это сводится к напористости. Насколько вы способны говорить «нет», не поддаваться тому, что «должны» делать, и искать альтернативные решения.
Правильно объяснив, что у вас мало времени и, возможно, вам нужно оставить решение того, какую задачу кто-то хочет, чтобы вы выполнили, вы даете понять, что у вас просто больше нет времени.
Квадрант 4 — Уничтожить
В этом квадранте матрицы Эйзенхауэра находятся задачи, которые не входят в сферу чьей-либо ответственности и не должны выполняться сегодня. Его также называют квадрантом побега.
В большинстве случаев проблемы в этом квадранте решаются сами собой или могут быть запланированы на длительный срок.
«Durch Einfach Liegen Lassen Erledigen» (DELLE) — фраза, которая действительно применима к этому квадранту; «оставь это, оно само рассосется». Ежегодное исследование удовлетворенности пациентов имеет большое значение для больницы. Больница не обязана проводить обследование самостоятельно; они нанимают компанию, которая сделает это за них, то есть они делегируют задачу. Опрос определенно не обязательно проводить сегодня или завтра. Его можно легко запланировать на конец года.
На практике многие лишние задачи оказываются в этом квадранте. Хорошим примером этого являются электронные письма, которые копируются людям. Люди часто думают, что электронные письма с копиями действительно нужно читать, но на самом деле все наоборот. Это способ создать доказательства, и это просто пустая трата времени, чтобы прочитать все и проверить то, что на самом деле предназначено для получателя.
Социальные сети (ролики на YouTube, Facebook, Twitter, Instagram, WhatsApp и т. д.) также хорошо вписываются в этот квадрант и — при использовании в бизнесе — тратят огромное количество времени в рабочее время.
Схема матрицы решений Эйзенхауэра, включая примеры.
Планирование
Планирование является особенно важным фактором во втором квадранте матрицы Срочно Важно. Стоит составить четкие списки задач, основанные на честном и конкретном указании времени. Обманывать себя, думая, что задачу, которая займет два часа, можно выполнить за 30 минут, на самом деле бесполезно.
Разделение большой работы на подзадачи упрощает выполнение и соблюдение сроков. Работа с этими так называемыми списками дел позволяет понять, что было сделано за день.
Это стимулирует и мотивирует начать следующий рабочий день с новой смелостью. Разделив задачи на эти четыре квадранта матрицы Эйзенхауэра, становится легче расставлять приоритеты и действительно знать, можно ли делегировать задачи или игнорировать их.
Шаблон матрицы Эйзенхауэра
Этот шаблон матрицы Эйзенхауэра поможет вам управлять временем. Начните перечислять, какие задачи нужно выполнить немедленно, какие задачи можно решить позже, какие можно делегировать, а какие можно вообще игнорировать.
Скачать шаблон матрицы Эйзенхауэра
Этот шаблон эксклюзивно для наших платных членов Toolshero. Нажмите здесь , чтобы узнать, подходит ли вам членство!Попробуйте нас бесплатно и получите неограниченный доступ к более чем 1000 статей!
Ваша очередь
Что вы думаете? Применима ли матрица решений Эйзенхауэра в вашей повседневной работе? Вы признаете практическое объяснение или у вас есть дополнительные предложения? Каковы ваши факторы успеха для принятия решения о том, является ли задача срочной и/или важной?
Поделитесь своим опытом и знаниями в поле для комментариев ниже.
Дополнительная информация
- 50Minutes.com. (2017). Победите прокрастинацию навсегда: измените свои привычки и начните добиваться цели . 50Minutes.com.
- Дрейк Бэр (10 апреля 2014 г.).
- Кириллов А.В., Танатова Д.К., Виниченко М.В., Макушкин С.А. (2015). Теория и практика тайм-менеджмента в образовании . Азиатская социальная наука, 11 (19), 193.
- Маккей; Бретт; Кейт (23 октября 2013 г.). Матрица решений Эйзенхауэра: как различать срочные и важные задачи и добиться реального прогресса в своей жизни. Жизнь человека, развитие личности.
) Как цитировать эту статью:
Малдер, П. (2017). Матрица Эйзенхауэра . Получено [указать дату] с сайта Toolshero: https://www.toolshero.com/personal-development/eisenhower-matrix/
Опубликовано: 08.07.2021 | Последнее обновление: 22.10.2022
Добавьте ссылку на эту страницу на свой сайт:
Toolshero: Матрица Эйзенхауэра
Была ли эта статья интересной для вас?
Ваша оценка более чем приветствуется или поделитесь этой статьей в социальных сетях!
Средняя оценка 4 / 5.