Срочно и важно: Матрица Срочно/Важно: метод Эйзенхауэра

Матрица Срочно/Важно: метод Эйзенхауэра | by Valeriya Ilenkova | PMCLUB

У меня есть два вида проблем: срочные и важные.
Срочные не важны, а важные никогда не срочны.

Дуайт Эйзенхауэр, 34-й Президент США

Управление проектами связано с ограничениями и изменениями.

Нужно уложиться и в срок, и в бюджет, и сделать то, что хочет заказчик, а хочет он всегда разное. Вдобавок, всё это происходит в неопределенности, и постоянно что-то идёт не так, а кто-то вылезает с новыми требованиями.
Проблем всегда хватает, и срочных, и важных.

Чтобы не упустить главное, лучше научиться расставлять приоритеты.

Матрица Срочно/Важно, известная как Метод Эйзенхауэра, помогает отделить задачи, на которых нужно сосредоточиться, от тех, которые можно отложить. Конечно, 34-й Президент США не придумывал никакую матрицу, у него вообще было только два вида проблем и толпа советников. Если вы не президент, лучше не игнорируйте остальные проблемы, а решайте поочередно. Например, используя этот метод.

Как это работает:

Вы делите все проблемы по двум критериям: срочно и важно.
Делайте это визуально, например, на доске, флипчарте, в любимой программе или в документе по ссылке.
К концу упражнения становится очень заметно, что какие-то задачи орут, а какие-то можно отложить на потом, и никто не пострадает.

Как это можно использовать в проекте?

• при выборе самих проектов — так ли важно взять сейчас в работу все срочные проекты?
• при приоритизации задач — достаточно ли ресурсов и внимания уделено важным и несрочным задачам?
• при работе с отклонениями — когда стоит бросать все усилия на спасение проекта, а когда можно просто наблюдать?
• при работе с рисками — какие из них для нас критичны, а какие мы готовы принять?

Шаблон матрицы

Матрица Эйзенхауэра

Как проводить анализ Срочно/Важно в команде

Недостаточно правильно, как вам кажется, расставить приоритеты. Важно привлечь к обсуждению команду: во-первых, повысится качество решений, во-вторых, эти решения будут лучше исполняться.

Небольшой чек-лист для проведения встречи:

1. Сформулируйте цель — убедитесь, что каждый понимает, зачем вы собрались;
2. Соберите проблемы — предоставьте участникам возможность высказать именно свои предложения, защитите их от влияния других участников;
3. Сгруппируйте похожие предложения — не надо удалять их, но объедините похожие, чтобы было легче работать;
4. Заполните матрицу — сделайте это вместе, необходимо, чтобы вся команда пришла к общему видению;
5. Разработайте план действий по важным и срочным проблемам, а затем по остальным — пропишите конкретные шаги;
6. Коммуницируйте результаты воркшопа — донесите результаты до членов команды и других заинтересованных сторон, убедитесь, что у всех, кому требуется, есть доступ к этой информации.

Больше материалов по проджект менеджменту в канале @pmclub.

Источник: https://pmclub.pro/statya-matrica-srochno-vazhno-metod-ehjzenhauehra

метод Эйзенхауэра — «Семья и Школа»

Содержание

Как работать по матрице дел Эйзенхауэра на примере — SingularityApp

Как тасовать задачи по категориям срочности и важности на любой манер и куда нажимать в SingularityApp, чтобы стать президентом США или генералом армии

— Генерал Эйзенхауэр, я наделал в штаны и мне нужно их поменять.
— Ты сорвешь куш, если сделаешь это?
— Нет, сэр.
— Ты подставишь своих, если не сделаешь это?
— Нет, сэр.
— Ты облажаешься, если не сделаешь это?
— Боюсь, что да, сэр.
— Тогда меняй, сынок. Это важная задача.
— Как срочно, сэр?
— Это может подождать до конца сражения?
— Никак нет, сэр.
— Тогда это срочная задача, сынок, — меняй сейчас же!
— Есть, сэр! А где взять штаны?
— А предусмотреть это — была важная несрочная задача, сынок! Как и купить противодиарейное!

Мораль: если просрать важные несрочные задачи, можно просрать штаны и бой

Проводим ось абсцисс срочности. Проводим ось

ординат важности. Все, что выше точки пересечения — важно. Все, что ниже — неважно. Все, что правее точки пересечения — срочно. Все, что левее — несрочно. Вот она, матрица Эйзенхауэра. Бессмертное творение генерала Айка. Подарок миру от тридцать четвертого президента США.

Этот парень, как черное от белого, отделял важное от неважного, срочное от несрочного и тасовал категории важности и срочности на любой манер. Чтобы развить такой скилл, простым ребятам нужно от 3 до 20 дней.

Быть, как Айк

Чтобы понять, что задача — важная, представь перед собой лысого улыбчивого Эйзенхауэра и спроси себя его голосом:
— Ты сорвешь куш, если сделаешь это?
— Ты подставишь своих, если не сделаешь это?
— Ты облажаешься, если не сделаешь это?
Если хоть на один из этих вопросов ответ «да» — задача важная.

Чтобы понять, что задача — срочная, попробуй отложить ее и посмотри, получится ли:

— Это может подождать до конца месяца?
— Это может подождать до конца недели?
— Это может подождать до завтра?

Если не выходит — похоже, это и правда срочная задача.

Важно и срочно (задачи типа А)

Важные и срочные задачи — это весь дестрой-набор: проблемы, критические ситуации, горящие сроки, «А-а-а-а! Это надо сегодня, сейчас, вчера!»

Что делать с такими задачами
Первый вариант: сразу же завершить,
Второй вариант: сразу же делегировать.

Важно и несрочно (задачи типа B)

Важные и несрочные задачи — это состояние дзен: наблюдение, планирование, профилактика, развитие.

Что делать с такими задачами

1. Назначить задаче дату.
2. В назначенную дату принять позу лотоса и завершить задачу.

И не забывай про мораль в начале статьи!

Срочно и неважно (задачи типа C)

Срочные и неважные задачи — это ежедневные рутины, чужие требования, действия на автомате.

Что делать с такими задачами
Первый вариант: делегировать.
Второй вариант:

1. Создать для этих задач специальный тег.
2. Когда в течение дня появится окно, нажать на тег, просмотреть задачи и выполнить то, что возможно.

Неважно и несрочно (задачи типа D)

Неважные и несрочные задачи — это то, что не превращает нас окончательно в мега эффективных роботов: наши слабости-радости, удовольствия и желания.

Что делать с такими задачами

1. Создать для этих задач отдельный проект.
2. Раз в неделю в режиме Проверки просматривать эти задачи.
3. Добавлять 1−7 из них в недельный план, установив даты.

Подарочные карты

SingularityApp

MacWindows x64AndroidiOSLinuxWeb-версия

Скачать приложение

Больше интересных статей

Лучшие планировщики задач — Топ-10 приложений для тайм-менеджмента

Сравниваем SingularityApp и другие приложения для планирования дел

Лучшие планировщики задач — Топ-10 приложений для тайм-менеджмента Режим фокуса

И пусть весь мир — подождёт

Режим фокуса

Весенние новинки SingularityApp: копирование и вставка задач в мобильном приложении Удобный копипаст, которого так не хватало Весенние новинки SingularityApp: копирование и вставка задач в мобильном приложении

— Брянская городская администрация

ОТКЛЮЧИТЬ

ИНВЕРСИЯ

СИНИЙ

Ч/Б

A

A

A

Сегодня 7 Ноября 2022. В Брянске

Версия для слабовидящих | Мобильная версия

Брянская городская администрация

Бежицкий район

Советский район

Фокинский район

Володарский район

Бежицкий район

Адрес администрации:
241035, г. Брянск, ул. Комсомольская, 15
Телефон: (4832) 30-81-55
Сайт: http://bezhadm.ru/

Советский район

Адрес администрации:
241050, г. Брянск, ул. Карла Маркса, д. 10
Телефон: (4832) 74-27-95
Сайт: https://sovadm32.ru/

Фокинский район

Адрес администрации:
241020, г. Брянск, ул. Челюскинцев, д. 4
Телефон: (4832) 63-14-07
Сайт: http://fokinka32.ru/

Володарский район

Адрес администрации:
241022, г. Брянск, пер. Волгоградский, д. 1
Телефон: (4832) 26-15-21
Сайт: http://vol-adm-bryansk.ru/

Справочник горожанина

• Город сегодня

• Нужное/Полезное

• Правила жизни

  • Детям и родителям о правилах безопасности на воде в летний период
  • Детям о правилах обращения с огнём
  • Как избежать травматизма: памятка жителям
  • Как правильно спасаться от жары?
  • Методические материалы для населения в случае возникновения ЧС
  • Механическая асфиксия у детей до 1 года
  • О безопасности использования объектов газового хозяйства
  • О выплате денежного вознаграждения гражданам за добровольную сдачу незаконно хранящегося оружия
  • О пожарной безопасности
  • О правилах безопасности на льду водоёмов
  • О правиле «золотого часа»
  • Осторожно, гололёд!
  • Осторожно, ледостав!
  • Осторожно, мошенники!
  • Осторожно: клещи!
  • Осторожно: ребёнок может выпасть из окна!
  • Памятка для инвалидов по слуху о возможных способах обращения в экстренные службы
  • Памятка для населения при обморожении
  • Памятка для родителей о воспитании ребёнка
  • Памятка населению о мерах пожарной безопасности в весенне-летний период
  • Памятка о выявлении наркопритонов в жилом секторе
  • Памятка о действиях при угрозе теракта или возникновении ЧС
  • Памятка о мерах пожарной безопасности во время отопительного сезона
  • Памятка о мерах пожарной безопасности при устройстве и проведении новогодней ёлки
  • Памятка по правилам поведения при опасности возникновения и возникновении террористического акта
  • Памятка юным велосипедистам
  • Пожарная безопасность в жилых помещениях
  • Порядок действия населения по сигналу «Внимание всем!»
  • Порядок перехода проезжей части по нерегулируемому переходу
  • Правила безопасного поведения на объектах железнодорожного транспорта
  • Правила безопасности при катании с горок
  • Правила поведения в лесу
  • Правила поведения при грозе, ливнях, граде и сильном ветре
  • Правила проезда железнодорожных переездов для водителей
  • Проверь ягоды и грибы на безопасность!
  • Рекомендации намеревающимся посетить купель
  • Родители: пренебрежение детьми правилами поведения на воде приведет к трагедии!
  • Родителям и детям о правилах дорожного движения
  • Сжигание сухой травы грозит пожарами
  • Соблюдать безопасность на воде
  • Советы от МЧС при пожаре в общественном месте
  • Уроки газовой грамотности
  • Что делать, если произошел пожар?

Матрица срочных важных дел, Шаблон матрицы срочных важных дел

Что такое Матрица срочных важных дел?

Матрица срочных и важных дел — это простой, но эффективный инструмент для расстановки приоритетов в списке дел на основе уровня срочности и важности каждой задачи.

Ее иногда называют «матрицей Эйзенхауэра» или «матрицей решений Эйзенхауэра», и она является одной из самых простых в реализации стратегий тайм-менеджмента.

Последние два имени относятся к одному из самых «эффективных» президентов США в истории, Дуайту Эйзенхауэру, который, как известно, язвительно заметил  «У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным». (узнать больше)

Когда вы работаете с ограниченными ресурсами, вы не можете просто сосредоточиться на выполнении большого объема работы; вам нужно сосредоточиться на том, чтобы делать ПРАВИЛЬНЫЕ вещи.

Советы по проведению эффективного срочного важного анализа

• Тщательно отбирайте участников, чтобы предоставить экспертные знания, а также свежий взгляд.
• Используйте технологии, чтобы привлечь критически важных людей из разных мест, чтобы не упустить их вклад.
• Сведите к минимуму групповое мышление, обсуждая задачи по отдельности, а затем объединяя их для получения общей картины.
• Описывая задачи, будьте конкретны, а не широки.
• Сообщайте о результатах заинтересованным сторонам и регулярно обновляйте информацию о ходе выполнения действий.

Зачем использовать матрицу «срочно-важно»?

Срочный важный анализ поможет вам быстро определить действия, на которых вы должны сосредоточиться, а также те, которые вы должны игнорировать. Он бросает вызов привычной деятельности и позволяет вам восстановить контроль над своим окружением и внешними требованиями, а не позволить им контролировать вас. Отфильтровывая «занятые» действия, которые приносят минимальную пользу для долгосрочных целей, вы освобождаете время для важных дел.

Разработка матрицы важного и срочного не требует специальной подготовки и требует минимальных затрат, за исключением времени участников.

Кто может использовать матрицу срочной важности?

Поскольку этот метод настолько прост и универсален, он применим ко всем уровням задач от ежедневных списков дел до стратегических планов действий. Составление таблицы «срочно-важно» полезно для:

• всех отраслей
• всех отделов
• Существующие и новые предприятия
• Команды и отдельные лица

Шаблон матрицы срочной важности

Шаблон матрицы срочной важности представляет собой простой квадрат 2 x 2. Полученные четыре квадранта отражают степень срочности и важности отдельных задач. По вертикальной оси отложена «Важность», по горизонтальной оси — «Срочно».

1. Задача срочная?

Затем каждая задача размещается в матрице приоритетов, таким образом обеспечивая наглядное представление о том, на каких важнейших действиях следует сосредоточить свои ресурсы и усилия, а какие, по сути, отвлекают.

Важные, но не срочные планы

Эти мероприятия помогут вам достичь ваших долгосрочных и среднесрочных целей и задач.

Поскольку они не обязательно требуют внимания, мы часто откладываем их для решения «срочных» вопросов.

Важные, но не срочные действия могут включать:

• Долгосрочное планирование
• Работа, непосредственно способствующая достижению целей и задач
• Анализ рисков
• Отношения и построение команды
• Обучение и обучение
a19 Упреждающее обслуживание
• и план сбережений

Потратьте больше времени на этот квадрант, чтобы помочь предотвратить и исключить многие срочные действия в Q2 и сбалансировать требования в Q4.

Несрочные и неважные – отвлекающие факторы

Эти действия не являются ни важными для достижения ваших долгосрочных целей, ни срочными. По сути, они отвлекают вас от важных дел.

Несрочные и неважные задачи могут включать:

• Излишнюю или не относящуюся к делу электронную почту
• Личные телефонные звонки
• Использование социальных сетей
• Неважные или непродуктивные встречи0019

По возможности сократите или полностью избегайте затрат времени, усилий и ресурсов на деятельность в этом квадранте.

Срочные и важные – Кризисы

Важные и срочные действия – это либо чрезвычайные ситуации, которые вы не могли предсказать, либо те, которые вы отложили до последней минуты и достигли критической точки.

Этими вещами мы должны управлять прямо сейчас и сосредоточить внимание на относительно краткосрочной перспективе.

Важные и срочные задачи могут включать:

• Противопожарные и неотложные проблемы
• сроки
• Поломки оборудования
• Жалобы клиентов
• Нерешенные вопросы из первого квартала

Потратив больше времени на первый квартал, разрабатывая системы и планы, вы из этих задач более эффективным или даже полностью исключить их.

Срочные, но не важные – перерывы

Срочные, но не важные действия – это действия, которые отнимают ваше время и энергию, но не приносят пользы в долгосрочной перспективе. Они занимают вас, но не имеют реальной ценности.

Срочные, но не важные задачи могут включать:

• Регулярные встречи и отчеты
• Телефонные звонки и текстовые сообщения
• Большинство электронных писем (хотя некоторые электронные письма могут быть срочными и важными) ваши цели
• Неэффективные задачи, которые «Мы всегда делали так»

Пересмотреть сроки, делегировать, где это возможно, и изменить статус-кво «обычных» действий, которые не обязательно добавляют ценность, например, отчеты о том, что никто не читает и не действует.

Как провести эффективный анализ срочных и важных дел

Понимание четкой разницы между срочным и важным является ключом к получению ценных результатов.

Срочно означает, что задача требует немедленного внимания. Это вещи, которые нельзя откладывать, и они часто предназначены для других. Негативные последствия их невыполнения наступают немедленно. Срочные задачи являются реактивными, оборонительными, поспешными, краткосрочными и имеют узкую направленность.

Важные задачи способствуют реализации нашей долгосрочной миссии, ценностей и целей. Иногда они срочные, но обычно нет. Важные действия являются упреждающими и приводят к долгосрочным выгодам. Негативные последствия их невыполнения, как правило, накапливаются в течение более длительного периода и затем могут перерасти в кризис.

Планы действий должны быть сосредоточены на Q1 и Q2. Q3 рассматривается как менее приоритетный, и многие задачи из Q4 должны быть полностью исключены.

Как и в случае с большинством мозговых штурмов, время, необходимое для проведения эффективного анализа «срочно-важно», зависит от организации, размера группы и направленности сеанса. Однако нет никаких причин, по которым вы не можете провести мозговой штурм, сгруппировать позицию, спланировать действия и написать сводный план действий менее чем за час или два.

Цели

Определите четкую цель для срочного важного анализа.

Мозговой штурм

Определите все текущие задачи, связанные с деятельностью.

Группа

Групповые задачи, которые по сути одинаковы.

Позиция

Оцените их срочность и важность каждой задачи и поместите в соответствующий квадрант.

План действий

Создайте действие для каждой задачи и назначьте ответственных и временные рамки. Сначала сосредоточьтесь на Q1 и Q2.

Делитесь и общайтесь

Создайте отчет, а затем поделитесь результатами сессии, включая план действий, с соответствующими заинтересованными сторонами.

Цели

Brainstorm

Группа

Позиция

План действий

Акция и общение

Цели

Brainstorm

Группа

позиция

План действий

Акции и общение

Экономьте усилия, время и деньги с помощью GroupMap

Независимо от того, собрались ли ваши лучшие умы вместе в одной комнате или распределены по всему миру , уникальная технология GroupMap позволяет группам численностью до 2000 человек независимо представлять идеи в разное время, из разных мест и в разных часовых поясах. Не позволяйте доминирующим личностям влиять на группу, заглушая мнения других — GroupMap позволяет каждому провести мозговой штурм независимо, а затем легко объединяет эту информацию, чтобы раскрыть весь спектр идей. Шаблоны GroupMap удерживают цель на переднем плане и в центре на протяжении всего сеанса, помогая всем сосредоточиться на задаче. Это гарантирует, что деятельность выявит практические проблемы, а не станет просто обсуждением идей. GroupMap предоставляет вам все инструменты группового принятия решений, необходимые для расстановки приоритетов, принятия решений и выполнения действий.

Создайте свою первую карту и пригласите людей поделиться своими мыслями прямо СЕЙЧАС. Испытайте мощь GroupMap с нашей 14-дневной БЕСПЛАТНОЙ пробной версией без риска. Вам даже не нужно предоставлять данные своей кредитной карты, чтобы получить доступ ко всем нашим функциям, включая весь набор шаблонов, в течение полных 14 дней.

Срочное не важно, а важное почти никогда не бывает срочным

Мы все это слышали.

Я не получил потому что

На разовой или даже на двухразовой основе, я все понимаю. Был там, сделал это.

Тем не менее… и опять же, это только мое мнение, когда это происходит снова и снова, вы должны сделать шаг назад и подвести итоги. Это может быть только столько раз. Может быть, настоящая причина в том, что вы и то, что вы делаете или не делаете? Может быть, причина в большей степени зависит от вас, чем вы думаете?

Ага, со мной такое было. Это было много лет назад. Я думал, что хочу новую работу. Отполировал резюме и начал подавать заявки. Получил отзвон на приличную сумму. Прошел через рекрутера, и обычно его вызывали. Проходил собеседование за собеседованием…. и не получал работу. Прошел бы несколько раундов, если бы мне сказали, что я был в числе двух финалистов. И потом всегда был отказ.

Проделав это несколько раз, мне пришлось сесть и переоценить. Пришлось задуматься, в чем может быть основная причина. Пришлось изменить игру. Я должен был изменить то, что я делал. Но, что более важно, мне пришлось изменить свое отношение к вещам.

Мне нужно было четко понять, чего я хочу, почему я этого хочу и как я собираюсь это получить. См. Ted talk Стейси Абрамс. Это еще не все…

Для меня все, что говорит Стейси, было правдой. И я бы сказал, что все это заключено в одном слове — Приоритизация.

Первое, что мне нужно было сделать, это выяснить, действительно ли поиск новой работы — это то, чего я хочу, что действительно важно для меня. Был ли поиск новой работы чем-то, что я действительно собирался сделать приоритетом, по сравнению со многими другими вещами в моей занятой жизни?

В настоящее время я знаю как минимум двух человек, которые занимаются точно такой же проблемой. Они говорят, что хотят новую работу. У них всегда есть удобные причины, почему этого не происходит, почему они не могут найти время, чтобы сосредоточиться на поиске работы — семья, текущий проект на текущей работе и т. д.

Имхо, все дело в расстановке приоритетов. Мы тратим время на задачи, которые, по нашему мнению, являются более приоритетными, здесь и сейчас, не продумывая их до конца.

Много лет назад я прочитал книгу Стивена Кови «7 навыков высокоэффективных людей». Он говорит о матрице тайм-менеджмента, которая, как я узнал спустя много лет, представляет собой матрицу принятия решений Эйзенхауэра, которую использовал президент Эйзенхауэр.

Вы можете не согласиться с примерами в этой матрице. Написание книги может не быть срочным или важным для вас. Черт возьми, написание книги может даже не входить в ваш список. И это нормально. Может быть, для вас это забота о ваших родителях. Или ваши дети. Может быть, это завершение проекта, который вы откладывали. Найдите, что это такое.

То же самое и в других квадрантах. Найдите те вещи, которые имеют для вас смысл. Одно скажу — «постоянно проверять мой телефон» обязательно должно быть в квадранте «не срочно/не важно». Я буду бороться с вами на этом!

Недавно у меня был разговор с другом, который с глубоким вздохом рассказал о том, как у него не было времени на своих детей, пока они росли. Ему было грустно, что он не был рядом с ними. В том же разговоре он говорил не только о долгих часах работы, но и о многих часах видеоигр, в которые он играл — передышка, в которой он нуждался после всех этих долгих часов работы.

Он провел время в Неважной зоне, не так ли? И пропустил важные вещи.

«У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным». — Президент Дуайт Д. Эйзенхауэр

Вот другой взгляд на матрицу Эйзенхауэра.

Теперь взгляните на 2 важных квадранта.

Важные/срочные дела со значительными последствиями.

Важные/Несрочные дела, которые не имеют дедлайна, но приближают вас к цели.

В моей жизни, насколько я об этом думаю, список важных вещей включал в себя такие вещи, как участие в жизни моих детей (большинство лет вел себя прилично; в некоторые годы приоритет отдавался работе над проектами), общение с друзьями и семьей, откладывание денег на детский колледж , копить на пенсию (ага, смотрите на это довольно религиозно, в конце концов, я когда-то был биржевым маклером), иметь работу, которая мне нравится, работать в компании, культура которой совместима с моими ценностями, и многое другое.

Разница между срочными и важными задачами

Сколько раз вы получали электронное письмо СРОЧНО , в котором требовалось выполнить задачу до конца дня?

Сколько раз вы тратили значительно больше времени, чем ожидалось, пытаясь получить ответ, только для того, чтобы гоняться и гоняться еще больше, чтобы выполнить указанную задачу?

И сколько раз вы размышляли над такими задачами только для того, чтобы понять, что СРОЧНАЯ задача на самом деле не оправдывает свой статус?

Если это больше, чем несколько раз, не волнуйтесь, вы не одиноки. Изо дня в день все больше и больше из нас игнорируют важные, значимые и важные задачи, которые могли бы иметь значение, в пользу выполнения страшных, (предположительно) срочных.

Около 25 лет назад на курсах по тайм-менеджменту у меня в голове засела эта фраза, которая стала ключевым уроком:

Дела будут выполнены, если вы отдадите приоритет важному, а не срочному.

Но как мы можем различить их? Как мы расставляем приоритеты?

Принцип/матрица Эйзенхауэра

Дуайт Д. Эйзенхауэр был 34-м президентом США. В это время он был известен особым способом организации своей рабочей нагрузки.

В речи 1954 года он процитировал доктора Дж. Роско Миллера, президента Северо-Западного университета:

«То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко бывает важным. Большинство срочных дел не важны, а большинство важных дел не срочные».

Эйзенхауэр понимал, что эффективность так же необходима, как и эффективность. Поэтому мы должны посвящать свое время важным задачам, а не только срочным. Чтобы помочь себе (и другим) узнать, какие задачи относятся к какой категории, он создал матрицу, известную теперь как матрица Эйзенхауэра.

 

Матрица Эйзенхауэра

 

Существует несколько вариантов того, как выглядит матрица, но, в конечном счете, очень полезно рассматривать оба варианта в начале рабочего дня, а также когда на него ложатся «срочные» задачи. вы в 16:50 в четверг.

 

Матрица Эйзенхауэра

 

Чему нас учит матрица?

• если это важно и срочно, сделайте это
• если это важно, но не срочно, спланировать
• если это не важно, но все же срочно, делегируйте это кому-то из вашей команды
• если это не срочно и не важно, избавиться от него

Подобные методы тайм-менеджмента

Давайте посмотрим на BANJO. Нет, не музыкальный инструмент. Банджо означает: B ang A N asty J ob O ff.

Это может показаться грубым, но большинство из нас откладывает это каждый день. Выполнив в первую очередь наименее приятную и трудоемкую задачу, вы будете вознаграждены ошеломляющим чувством выполненного долга.

Кроме того, если что-то упадет на ваш стол после того, как вы закончили свою большую задачу, это не будет таким стрессом. Таким образом, банджо — беспроигрышный вариант

 

Техника банджо

 

Техника охотника-собирателя

Просто эта техника избавляет от попыток многозадачности.

Каждый день вы выбираете одно задание, на котором хотите сосредоточиться, даже если оно не займет много времени. Вы записываете задачу, прикрепляете ее к сообщению или кладете на стену, чтобы она была видна вам в любое время. Таким образом, если вы начнете проверять электронную почту или обнаружите, что просматриваете Twitter, вы вернетесь в комнату, увидев свою одну и единственную задачу на день.

И если вам трудно оценить, сколько времени займет задача, метод «охотник-собиратель» великолепен, поскольку он позволяет не устанавливать установленное время того, сколько времени займет у вас задача — вы тратите на это весь день. .

Техника охотника-собирателя возникла из тактики выживания охотников тысячи лет назад. У них не было времени ни на что другое, кроме как на охоту. Если они не охотились успешно, их семья не ела. У них не было времени откладывать или позволять мыслям блуждать — у них была одна задача на день и только одна.

Если вы не закончите писать этот кейс, вы не умрете с голоду. Но вы оказываете больше давления на себя, чтобы на следующий день закончить это. И, заблокировав свой день для одной задачи, вы с большей вероятностью выполните ее, чем нереально втискивая множество задач в один день. И если вы закончите задачу менее чем за день, у вас будет время, чтобы приступить к следующей задаче.

Но почему методы тайм-менеджмента так важны?

Потому что наши списки дел бесконечны и постоянно растут. И приятно ставить галочки, зная, что вы использовали свои знания и навыки для завершения чего-то.

И все, что вы сделали, вы можете оглядываться назад как на достижения. Если бы вы оглянулись на все время, которое вы потратили на погоню за «срочными» задачами, вы бы увидели, что достижений мало, и это может показаться демотивирующим.

Имея это в виду, в следующий раз, когда кто-то поручит вам срочную просьбу, спросите себя:

Что случилось бы завтра, если бы вы не сделали этого сейчас?

А если в ответ ничего особенного, то можно и подождать. Вместо этого потратьте время на что-то важное — от этого вы почувствуете себя лучше.

 

Срочное и важное: как контролировать свое время

Если вы делаете что-то стоящее, значит, вы заняты. Кажется, что в сутках никогда не бывает достаточно времени, не так ли?

Чтобы улучшить эту ситуацию, вы можете начать с изучения лучших методов управления временем, таких как хорошие списки дел и лайфхаки для повышения производительности, такие как правило двух минут.

Но в какой-то момент эффективности становится недостаточно. Вы можете производить больше и быстрее, но в результате жизнь становится все более и более занятой. Стресс и усталость никогда не закончатся.

Вместо этого Стивен Р. Кови, автор одной из моих любимых книг «7 навыков высокоэффективных людей», говорит: себя».

Другими словами, тайм-менеджмент на самом деле заключается не в том, чтобы эффективно делать больше за меньшее время. Тайм-менеджмент может на самом деле означать выполнение МЕНЬШЕ. Как капитан, управляющий кораблем своей жизни, вы должны научиться решать, когда сказать «да», а когда сказать «нет».

Ключ, по словам Кови, заключается в двух концепциях, связанных с вашим временем:

1. Важное
2. Срочный

Самый простой способ понять и применить эти две концепции — поместить их в матрицу с четырьмя квадрантами.

Четыре квадранта тайм-менеджмента

Все, что происходит в течение дня — каждый звонок, запрос, лист бумаги, электронное письмо, телепередача или событие, попадает в один из четырех квадрантов выше. Кови посвящает этой концепции целую главу в книге (которую я читал не менее 9 раз).-10 раз), но я резюмирую это для вас здесь.

Анализ арендуемого имущества

Курс тренера Карсона, который научит вас управлять цифрами, чтобы вы могли уверенно анализировать и выгодно покупать недвижимость для сдачи в аренду. Он также включает электронную таблицу анализа аренды Coach.

Квадрант I – Срочно + Важно

Деятельность Квадранта I – это насущные проблемы с короткими сроками. Они также очень важны.

Эти события являются кризисами и метафорическими пожарами, которые необходимо тушить каждый день. Если пожары в Квадранте I не потушить, вероятно, произойдут серьезные негативные последствия.

Например, ваш платеж по ипотеке должен быть оплачен. Если вы не заплатите вовремя, вы столкнетесь с просроченными платежами, плохой кредитной историей и, в конечном итоге, потерей права выкупа.

В моем бизнесе по аренде недвижимости вода, текущая по полу из протекающего крана, относится к квадранту I. Если эта утечка не будет устранена быстро, возникнут гораздо большие и более болезненные затраты из-за повреждения водой и неудобств для моего арендатора.

С вашим здоровьем, если у вас такая боль в спине, что вы не можете ходить, нужно что-то делать сейчас. Вы не можете игнорировать это. Ваше тело дает вам знать, что это событие из квадранта I — срочное и важное.

В этот момент вы не можете избежать действий в Квадранте I. Огонь надо потушить. Но вы можете лучше справляться с предотвращением кризисов в будущем. Вот что такое Квадрант II.

Квадрант II – Несрочные + важные

Действия в Квадранте II не являются срочными, но это самое важное, что мы можем сделать.

Например, каждый раз, когда мой деловой партнер и я сталкиваемся с кризисной ситуацией в Квадранте I нашего бизнеса, мы любим называть это «семинаром».

Тушение пожара — это квадрант I. Это должно произойти. Но семинар — это квадрант II. Мы извлекаем уроки и создаем системы, которые, как мы надеемся, помогут нам избежать нового кризиса в будущем.

Это обучение и рост не являются срочными. Никто не будет звонить нам, кричать на нас или угрожать нам, если мы не будем учиться и совершенствоваться. Тем не менее, это, вероятно, самая важная и прибыльная деятельность, которую мы могли бы делать в нашем бизнесе в долгосрочной перспективе.

Деятельность в Квадранте II происходит во всех сферах вашей жизни, таких как ваши отношения, ваше здоровье, ваш личный рост, ваша работа, ваша машина и обслуживание дома, а также ваши инвестиции. Чем больше времени вы проведете в квадранте II, тем лучше.

Но поскольку это не срочно, Квадрант II обычно игнорируют или откладывают. Стивен Р. Кови снова напоминает нам, что:

суть… тайм-менеджмента можно выразить одной фразой: Организовать и выполнять в соответствии с приоритетами ».

Приоритеты. Вот что такое Квадрант II. И это действительно то, что касается тайм-менеджмента.

Можете ли вы найти способ планировать, организовывать, а затем выполнять свои главные приоритеты?

• Если вы цените хорошее здоровье, можете ли вы отдать предпочтение упражнениям, здоровой пище и достаточному сну?
• Если вы цените хорошие отношения с семьей и друзьями, можете ли вы уделять им больше внимания?
• Если вы цените способность приносить больше дохода, можете ли вы сделать себя более ценным, улучшив свои профессиональные навыки и знания?
• Если вы цените финансовую независимость, можете ли вы выделить время для реализации плана инвестиций в недвижимость или какого-либо другого вида инвестиций?

В своей статье «Как превратить ваши цели в реальность» я делюсь основными моментами моей собственной системы организации и выполнения моих главных приоритетов.

Действия в Квадранте II — это приоритеты, которые должны стоять в верхней части нашего ежедневного списка дел. Если вы можете ежедневно отмечать задачи Квадранта II, вы движетесь в правильном направлении. Следующие две темы, квадранты III и IV, обычно мешают нам определить наши настоящие приоритеты.

Квадрант III — Срочно + Неважно

События Квадранта III срочные, но не важные.

Прекрасным примером Квадранта III является «звонок» на вашем телефоне, который уведомляет вас о том, что друг разместил фотографию своего кота на Facebook.

Звучание достало тебя. Это срочно. Вы не можете не смотреть вниз.

Но кот твоего друга?! Действительно?

Суть хорошего тайм-менеджмента заключается в том, чтобы отсрочить или полностью игнорировать вампиров времени Квадранта III. Если вы этого не сделаете, они будут высасывать время из вашей жизни, и у вас никогда не будет времени для столь важных задач Квадранта II.

Как устранить отстой времени в Квадранте III? Вот несколько идей для начала, но вы найдете гораздо больше способов, если начнете работать над этим.

• Отключите всю электронную почту и другие мгновенные уведомления на телефоне.
• Полностью выключите телефон во время работы в Квадранте II или I.
• Отписаться от неважных списков рассылки
• Закройте дверь в свой кабинет. Поставьте табличку с надписью «Не беспокоить до [2:00]»
• Выключите звонок телефона.
• Не отвечайте на звонки все время. Вместо этого отвечайте на звонки.

Конечно, вам нужно адаптировать их к вашей ситуации. Но смысл в том, чтобы начать бросать вызов срочным, но неважным прерываниям, которые происходят ежедневно. Если вы не заметили, перерывы длятся не только 30 секунд. Потерянное время включает фактическое прерывание и гораздо более длительное время восстановления, чтобы вернуться к задаче. Неудивительно, что наши дни менее продуктивны.

И помните, только потому, что что-то срочно для кого-то еще, НЕ делает это важным для вас. Вы имеете право решать, что делать, а что нет. Если вы решите, что что-то не важно, основываясь на ВАШИХ критериях, можно подождать.

Квадрант IV – не срочное + не важное

Квадрант IV не является ни срочным, ни важным.

Это, вероятно, вызовет у некоторых раздражение, но если вы проводите большую часть своего свободного времени, например, за просмотром телевизора, сплетнями по телефону, чтением или просмотром всех новостей, проверкой электронной почты или серфингом в Интернете, жить в квадранте IV.

Но просмотр телевизора и серфинг в Интернете расслабляет?»

Итак, прогулка.

Но мои старые школьные друзья на Facebook очень важны для меня. Я хочу поддерживать с ними связь».

Хорошо, тогда запланируйте время, чтобы сделать это, но тогда и только тогда, когда в первую очередь позаботятся о ваших более высоких приоритетах.

Дело не в том, что занятия в Квадранте IV не интересны. Досуг, развлечение и непрактичная деятельность, безусловно, делают нашу жизнь интересной.

Но это вопрос меры. Это занимает 5% вашего свободного времени или 50%? Будь честен с собой.

Это также вопрос понимания времени года вашей жизни.

Если вы являетесь родителем маленьких детей, а также имеете большие цели в карьере и финансовой жизни, вы не можете позволить себе тратить все свое свободное время только на развлечения.

Но если вы на пенсии или находитесь в середине мини-пенсии, возможно, дайте себе немного слабины.

Принимая сложные повседневные решения, я предпочитаю отказываться от оправданий «расслабления» и «развлечения», находя способы расслабиться и развлечься с помощью занятий в Квадранте II вместо того, чтобы по умолчанию отдавать предпочтение Квадранту IV.

Вот несколько моих основных продуктов:

• Я люблю читать. Это весело для меня. Это расслабляющий. Это также делает меня лучше во многих отношениях.
• Я люблю заниматься спортом. Я чувствую себя прекрасно после этого. Мне нравится бросать себе вызов. Упражнения также оказались одним из лучших способов снижения стресса и поддержания психического и физического здоровья (см. Scientific American, New York Times и Psychology Today).
• Люблю общение с интересными, искренними людьми. Это, безусловно, удобно, что моя жена, мое ближайшее деловое окружение, читатели моего информационного бюллетеня и другие люди, с которыми я работаю волонтером, также являются интересными людьми для общения.

В конце концов, вы единственный, кто может поместить события своей жизни в эти квадранты. Только вы можете ответить на вопросы о том, что важно, а что срочно. Но вы должны ответить на них, потому что от этого зависят результаты и направление вашей жизни.

Ты Капитан Своего Времени

Неважно, как тесны врата,
Как заряжены наказаниями свиток,
Я хозяин своей судьбы:
Я капитан своей души.

из Invictus , Уильям Эрнест Хенли

То, как вы проводите свое время, похоже на ежедневную, ежеминутную инвестицию в свое будущее. Не что иное, как ваша судьба, зависит от решений по управлению временем, которые вы принимаете ежедневно.

No related posts.