Срочно и важно срочно и не важно: Матрица Срочно/Важно: метод Эйзенхауэра

Содержание

Тайм-менеджмент для срочных и важных задач — SingularityApp

Как тасовать задачи по категориям срочности и важности на любой манер и куда нажимать в SingularityApp, чтобы стать президентом США или генералом армии

— Генерал Эйзенхауэр, я наделал в штаны и мне нужно их поменять.
— Ты сорвешь куш, если сделаешь это?
— Нет, сэр.
— Ты подставишь своих, если не сделаешь это?
— Нет, сэр.
— Ты облажаешься, если не сделаешь это?
— Боюсь, что да, сэр.
— Тогда меняй, сынок. Это важная задача.
— Как срочно, сэр?
— Это может подождать до конца сражения?
— Никак нет, сэр.
— Тогда это срочная задача, сынок, — меняй сейчас же!
— Есть, сэр! А где взять штаны?
— А предусмотреть это — была важная несрочная задача, сынок! Как и купить противодиарейное!

Мораль: если просрать важные несрочные задачи, можно просрать штаны и бой

Проводим ось ~~абсцисс~~ срочности. Проводим ось ~~ординат~~ важности. Все, что выше точки пересечения — важно. Все, что ниже — неважно. Все, что правее точки пересечения — срочно. Все, что левее — несрочно. Вот она, матрица Эйзенхауэра. Бессмертное творение генерала Айка. Подарок миру от тридцать четвертого президента США.

Этот парень, как черное от белого, отделял важное от неважного, срочное от несрочного и тасовал категории важности и срочности на любой манер. Чтобы развить такой скилл, простым ребятам нужно от 3 до 20 дней.

Быть, как Айк

Чтобы понять, что задача — важная, представь перед собой лысого улыбчивого Эйзенхауэра и спроси себя его голосом:
— Ты сорвешь куш, если сделаешь это?
— Ты подставишь своих, если не сделаешь это?
— Ты облажаешься, если не сделаешь это?
Если хоть на один из этих вопросов ответ «да» — задача важная.

Чтобы понять, что задача — срочная, попробуй отложить ее и посмотри, получится ли:
— Это может подождать до конца месяца?
— Это может подождать до конца недели?
— Это может подождать до завтра?

Если не выходит — похоже, это и правда срочная задача.

Важно и срочно (задачи типа А)

Важные и срочные задачи — это весь дестрой-набор: проблемы, критические ситуации, горящие сроки, «А-а-а-а! Это надо сегодня, сейчас, вчера!»

Что делать с такими задачами
Первый вариант: сразу же завершить,
Второй вариант: сразу же делегировать.

Важно и несрочно (задачи типа B)

Важные и несрочные задачи — это состояние дзен: наблюдение, планирование, профилактика, развитие.

Что делать с такими задачами

Назначить задаче дату.
В назначенную дату принять позу лотоса и завершить задачу.

И не забывай про мораль в начале статьи!

Срочно и неважно (задачи типа C)

Срочные и неважные задачи — это ежедневные рутины, чужие требования, действия на автомате.

Что делать с такими задачами
Первый вариант: делегировать.
Второй вариант:

Создать для этих задач специальный тег.
Когда в течение дня появится окно, нажать на тег, просмотреть задачи и выполнить то, что возможно.

Неважно и несрочно (задачи типа D)

Неважные и несрочные задачи — это то, что не превращает нас окончательно в мега эффективных роботов: наши слабости-радости, удовольствия и желания.

Что делать с такими задачами

Создать для этих задач отдельный проект.
Раз в неделю в режиме Проверки просматривать эти задачи.
Добавлять 1−7 из них в недельный план, установив даты.

Подробнее о том, как работать с матрицей Эйзенхауэра

Подарочные карты

SingularityApp

MacAppStore

Windows x64Скачать

AndroidGooglePlayRuStore

iOSAppStore

LinuxSnapcraft

Web-версияОткрыть

Скачать приложение

Больше интересных статей

Целых шесть способов быстро поставить задачу в SingularityApp с помощью разных инструментов

А ты точно скачал планировщик?

Разгрузи голову и обеспечь себя источником идей с помощью личной цифровой базы знаний

Что такое Матрица Эйзенхауэра? | Lucidspark

Время на чтение: около 4 мин.

Накопился такой список дел, что вы не знаете, с чего начать? Еще бы! Когда перед глазами горы задач, возникает такое чувство, что с ними ни за что не справиться. Но у вашей проблемы есть решение: достаточно заглянуть в прошлое.

Дуайт Дэвид Эйзенхауэр, 34-й президент Соединенных Штатов, был известен тем, что эффективно использовал свое время. Управлять страной — непростая работа, поэтому Эйзенхауэр создал эффективную методику приоритизации различных задач, чтобы иметь возможность сосредоточиться на самом важном.

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Матрица (или таблица) Эйзенхауэра — это удобная система для принятия решений, с помощью которой разные задачи можно рассортировать по принципу важности и срочности. Матрица состоит из четырех сегментов:

Сектор 1: важно и срочно

Сектор 2: важно, но не срочно

Сектор 3: срочно, но не важно

Сектор 4: не важно и не срочно

Срочные и важные задачи

Ключ к пониманию метода Эйзенхауэра — научиться распознавать разницу между «срочными» и «важными» задачами.

Важно: важные задачи тесно вписываются в ваши ценности и способствуют достижению основных целей. Часто это долгосрочные начинания, от которых не стоит ждать моментального результата. Такие дела можно на время отложить, пока на повестке дня горят более срочные задачи.

Срочно: срочные дела не терпят промедления, ими нужно заниматься я как можно скорее. Если важные дела откладывать в долгий ящик снова и снова, в конце концов они превратятся в срочные, а это — лишняя головная боль.

Для создания матрицы Эйзенхауэра вам потребуется оценить каждую задачу с точки зрения срочности и важности. Распределите все задачи по сегментам, чтобы грамотно расставить приоритеты для эффективной работы.

Как пользоваться матрицей Эйзенхауэра

Каждому сегменту матрицы Эйзенхауэра соответствует свой уровень приоритетности. Определив, какие задачи являются важными, срочными либо важными и срочными одновременно, вы затем сможете найти оптимальный подход к их решению.

Сектор 1: сделать в первую очередь

В первый сектор — «важно и срочно» — попадают задачи, которые одновременно имеют высокий уровень важности и срочности.

Сосредоточьтесь на выполнении этих задач прежде всего. В этом секторе обычно оказываются два типа задач: те, которые возникли непредвиденно, и те, что появились в результате откладывания на потом менее срочных задач. По мере заполнения данного сектора определите, решение каких задач вы оставили на последний момент, и спланируйте, как избежать подобного в будущем. Один из способов избежать стресса в будущем — предусмотреть дополнительное время в своем расписании на непредвиденные задачи, чтобы иметь запас времени на работу в случае отставания от графика.

Сектор 2: выкроить время

Второй сектор предназначен для задач «важных, но не срочных».

Их тоже нужно выполнить, но особенно спешить некуда. Такие задачи важны для достижения крупных целей, но ввиду отсутствия срочности их часто откладывают на потом. Чтобы не тянуть резину изо дня в день, твердо решите, когда вы будете работать над каждой задачей из этого сектора. Задайте четкие сроки и встройте эти дела в свой график.

Сектор 3: делегировать

Третий сектор — место, где многие начинают буксовать. Сюда отправляются «срочные, но не важные» задачи.

Именно эти задачи мешают нам двигаться к главным целям, причем часто они падают на нас от кого-то другого. Например, коллега просит проверить презентацию, которую нужно сдать через пару часов, однако это совершенно не входит в ваши обязанности. Старайтесь свести подобную работу к минимуму и по возможности либо вежливо отклоните просьбу, либо делегируйте задачу.

Сектор 4: сделать позже или удалить

Четвертый сектор содержит наименее приоритетные задачи. Они «не важные и не срочные».

По сути, эти задачи только и делают что отвлекают вас от важной работы. Самое мудрое решение — полностью исключить их из своих приоритетов или отложить до лучших времен, например, когда заметно сократится список важных задач.

Шаблон матрица Эйзенхауэра

Тайм-менеджмент не всегда дается легко. Но онлайн-шаблон матрицы Эйзенхауэра от Lucidspark поможет вам повысить продуктивность, не упуская из виду самого главного.

Lucidspark — виртуальная интерактивная доска, где можно работать всей командой и воплощать лучшие идеи в жизнь. Наш бескрайний холст — самое подходящее место для активного мозгового штурма. Просто соберите наблюдения и превращ

Срочное не важно, а важное почти никогда не бывает срочным

Мы все это слышали.

Я не получил <заполните пробел>, потому что <не повезло, что-то просто не получается, дерьмовые обстоятельства>

На разовой или даже на двухразовой основе, я полностью понимаю. Был там, сделал это.

Тем не менее… и опять же, это только мое мнение, когда это происходит снова и снова, вы должны сделать шаг назад и подвести итоги. Это может быть только <обстоятельства, невезение, что угодно> столько раз. Может быть, настоящая причина в том, что вы и то, что вы делаете или не делаете? Может быть, причина в большей степени зависит от вас, чем вы думаете?

Ага, это случилось со мной. Это было много лет назад. Я думал, что хочу новую работу. Отполировал резюме и начал подавать заявки. Получил отзвон на приличную сумму. Прошел через рекрутера, и обычно его вызывали. Проходил собеседование за собеседованием…. и не получал работу. Прошел бы несколько раундов, если бы мне сказали, что я был в числе двух финалистов. И потом всегда был отказ.

Проделав это несколько раз, мне пришлось сесть и переоценить. Пришлось задуматься, в чем может быть основная причина. Пришлось изменить игру. Я должен был изменить то, что я делал. Но, что более важно, мне пришлось изменить свое отношение к вещам.

Мне нужно было понять, чего я хочу, почему я этого хочу и как я собираюсь это получить. См. Ted talk Стейси Абрамс. Это еще не все…

Для меня все, что говорит Стейси, было правдой. И я бы сказал, что все это заключено в одном слове — Приоритизация.

Первое, что мне нужно было сделать, это выяснить, действительно ли поиск новой работы — это то, чего я хочу, что действительно важно для меня. Был ли поиск новой работы чем-то, что я действительно собирался сделать приоритетом, по сравнению со многими другими вещами в моей занятой жизни?

В настоящее время я знаю как минимум двух человек, которые занимаются точно такой же проблемой. Они говорят, что хотят новую работу. У них всегда есть удобные причины, почему этого не происходит, почему они не могут найти время, чтобы сосредоточиться на поиске работы — семья, текущий проект на текущей работе и т. д.

Все дело, ИМХО, в расстановке приоритетов. Мы тратим время на задачи, которые, по нашему мнению, являются более приоритетными, здесь и сейчас, не продумывая их до конца.

Много лет назад я прочитал книгу Стивена Кови «7 навыков высокоэффективных людей». Он говорит о матрице тайм-менеджмента, которая, как я узнал спустя много лет, представляет собой матрицу принятия решений Эйзенхауэра, которую использовал президент Эйзенхауэр.

Вы можете не соглашаться с примерами в этой матрице. Написание книги может не быть срочным или важным для вас. Черт возьми, написание книги может даже не входить в ваш список. И это нормально. Может быть, для вас это забота о ваших родителях. Или ваши дети. Может быть, это завершение проекта, который вы откладывали. Найдите, что это такое.

То же самое относится и к другим квадрантам. Найдите те вещи, которые имеют для вас смысл. Одно скажу — «постоянно проверять мой телефон» обязательно должно быть в квадранте «не срочно/не важно». Я буду бороться с вами на этом!

Недавно у меня был разговор с другом, который с глубоким вздохом рассказал о том, как у него не было времени на своих детей, пока они росли. Ему было грустно, что он не был рядом с ними. В том же разговоре он говорил не только о долгих часах работы, но и о многих часах видеоигр, в которые он играл — передышка, в которой он нуждался после всех этих долгих часов работы.

Он провел время в Неважной зоне, не так ли? И пропустил важные вещи.

«У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным». — Президент Дуайт Д. Эйзенхауэр

Вот другой взгляд на матрицу Эйзенхауэра.

Теперь взгляните на 2 важных квадранта.

Важные/срочные дела со значительными последствиями.

Важные/Несрочные дела, которые не имеют дедлайна, но приближают вас к цели.

В моей жизни, насколько я об этом думаю, список важных вещей включал в себя такие вещи, как участие в жизни моих детей (большинство лет вел себя прилично; в некоторые годы приоритет отдавался работе над проектами), поддержание связи с друзьями и семьей, откладывание денег на детский колледж , копить на пенсию (ага, смотрите на это довольно религиозно, в конце концов, я когда-то был биржевым маклером), иметь работу, которая мне нравится, работать в компании, культура которой совместима с моими ценностями, и многое другое. Вы получаете картину.

Для меня не важно это такие вещи, как стать ниндзя уровня в какой-нибудь видеоигре (есть ли такое?), получить работу ради звания (да, приятно быть вице-президентом, но цена и человек, некоторые из боссов были сумасшедшими), иметь выставочный дом, не отставать от Джонсов на Facebook.

И, опять же, я считаю, что все дело в расстановке приоритетов.

Расставьте приоритеты в важном. Откажитесь от неважного.

Чтобы завершить историю, вот что я должен был сделать в отношении поиска новой работы. Я должен был расставить приоритеты. Я должен был убедиться, что поиск работы достаточно важен для меня (важный и, возможно, не срочный, в матрице Эйзенхауэра). И как только я это сделал… все встало на свои места. Это потребовало работы и времени, но это произошло.

Ребята, каждому из нас дается 24 часа в сутки.

Большинство людей, читающих это, проснутся и будут иметь новые 24 часа каждый день, 24 часа, которые вы можете потратить.

Вы потратите их на неважные/срочные дела? Или на важных вещах?

Разница между важным и срочным

Один из самых важных навыков, которые лидеры могут развить, чтобы помочь им управлять своими рабочими нагрузками и их командам, — это уметь различать важные задачи и срочные задачи. Во многих рабочих средах тирания срочности может создать ощущение слишком большого объема работы, которую необходимо выполнить немедленно.

Дуайт Д. Эйзенхауэр однажды сказал: «У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным». Несмотря на то, что он цитировал кого-то другого, когда он это сказал, процесс принятия решений стал известен как Матрица Эйзенхауэра:

Davidjcmorris, CC BY-SA 4.0 , через Wikimedia Commons

оценка того, какие задачи относятся к каким категориям. Хотя задача может быть для кого-то срочной и важной, вам может не выпасть все бросить и помочь выполнить ее. Например, если коллеге нужна помощь по проекту, который необходимо выполнить сегодня, это может быть что-то, что вам не нужно делать, или что-то, что нужно делегировать другому члену команды. Однако, если вашему начальнику нужна срочная помощь, вам может потребоваться изменить график работы, чтобы не пострадать ваша команда или функция.

По мере того, как вы развиваете способность управлять своей рабочей нагрузкой, матрица Эйзенхауэра или ее версия могут оказаться очень полезными при планировании вашего дня, недели и даже более длительных периодов. Вот шесть советов, которые помогут вам решить, какие задачи к каким категориям относятся:

1. Учитывайте сроки

Срочный или важный вопрос в первую очередь зависит от того, есть ли у него крайний срок, который приближается или уже прошел. Срочные дела нужно решать немедленно. Если возможно, их следует решить сегодня. Что-то важное может иметь крайний срок, но, как правило, оно находится дальше и управляемо. Не позволяйте этому сроку подкрасться к вам, иначе эта задача также станет срочной!

Просто потому, что кто-то говорит что-то срочное, не означает, что так оно и есть. Подумайте, что может произойти, если вы не уложитесь в срок. Если последствия незначительны, действительно ли задача настолько срочная, что ей нужно узурпировать все остальные задачи в вашем списке дел?

3. Подсчитайте задачи

В начале дня распределите задачи по категориям в соответствии с матрицей и посчитайте задачи в первом квадранте. Если вы помещаете большую часть своей работы в первую ячейку или даже в первую и вторую ячейку, но оставляете третий и четвертый квадранты в основном пустыми, вам, вероятно, нужно сделать паузу и подумать, почему ваша матрица такая перекошенная.

4. Расставьте приоритеты

При сортировке задач задавайте себе вопросы, которые помогут вам расставить приоритеты. Помогает ли это задание достичь моих целей? Соответствует ли это описанию моей работы? Имеет ли это значение для моего начальника или это окажет значительное влияние на мою организацию? Подобные вопросы могут помочь вам оценить, является ли что-то срочным, важным или, возможно, ни тем, ни другим.

5. Делегат

Вы не можете делать все! Делегирование является жизненно важным навыком для любого менеджера или лидера по нескольким причинам. Да, делегирование поможет вам управлять своей рабочей нагрузкой, но также поможет вашей команде развить навыки, необходимые для развития их карьеры. Посмотрите на свои срочные и важные задачи и подумайте, как делегировать часть из них членам команды.

6. Устранить

Классификация любой задачи как задачи, которую вы можете устранить, может быть трудной задачей, но правда в том, что у всех нас есть такие задачи в наши дни. Некоторые из них — это задачи, которые мы выбираем, или привычки, которым мы предаемся, которые не нужны или не важны; другие — это задачи, которые другие задают нам, но которые не входят в нашу ответственность и не добавляют ценности нашей организации. Скажите честно: какие из выполняемых вами задач вы можете поместить в этот четвертый квадрант для исключения?

Если вы чувствуете истощение энергии, разочарование в работе или отсутствие интеграции между работой и личной жизнью, подумайте о том, чтобы оценить свои задачи в соответствии с приведенной выше матрицей.