Срочно важно срочно не важно: Матрица Срочно/Важно: метод Эйзенхауэра

— Брянская городская администрация

ОТКЛЮЧИТЬ

ИНВЕРСИЯ

СИНИЙ

Ч/Б

A

A

A

Сегодня 28 Марта 2023. В Брянске

Версия для слабовидящих | Мобильная версия

Брянская городская администрация

Бежицкий район

Советский район

Фокинский район

Володарский район

Бежицкий район

Адрес администрации:
241035, г. Брянск, ул. Комсомольская, 15
Телефон: (4832) 30-81-55
Сайт: http://bezhadm.ru/

Советский район

Адрес администрации:
241050, г. Брянск, ул. Карла Маркса, д. 10
Телефон: (4832) 74-27-95
Сайт: https://sovadm32.ru/

Фокинский район

Адрес администрации:
241020, г. Брянск, ул. Челюскинцев, д. 4
Телефон: (4832) 63-14-07
Сайт: http://fokinka32.ru/

Володарский район

Адрес администрации:
241022, г. Брянск, пер. Волгоградский, д. 1
Телефон: (4832) 26-15-21
Сайт: http://vol-adm-bryansk.ru/

Справочник горожанина

• Город сегодня

• Нужное/Полезное

• Правила жизни

  • Детям и родителям о правилах безопасности на воде в летний период
  • Детям о правилах обращения с огнём
  • Как избежать травматизма: памятка жителям
  • Как правильно спасаться от жары?
  • Методические материалы для населения в случае возникновения ЧС
  • Механическая асфиксия у детей до 1 года
  • О безопасности использования объектов газового хозяйства
  • О выплате денежного вознаграждения гражданам за добровольную сдачу незаконно хранящегося оружия
  • О пожарной безопасности
  • О правилах безопасности на льду водоёмов
  • О правиле «золотого часа»
  • Осторожно, гололёд!
  • Осторожно, ледостав!
  • Осторожно, мошенники!
  • Осторожно: клещи!
  • Осторожно: ребёнок может выпасть из окна!
  • Памятка для инвалидов по слуху о возможных способах обращения в экстренные службы
  • Памятка для населения при обморожении
  • Памятка для родителей о воспитании ребёнка
  • Памятка населению о мерах пожарной безопасности в весенне-летний период
  • Памятка о выявлении наркопритонов в жилом секторе
  • Памятка о действиях при угрозе теракта или возникновении ЧС
  • Памятка о мерах пожарной безопасности во время отопительного сезона
  • Памятка о мерах пожарной безопасности при устройстве и проведении новогодней ёлки
  • Памятка по правилам поведения при опасности возникновения и возникновении террористического акта
  • Памятка юным велосипедистам
  • Пожарная безопасность в жилых помещениях
  • Порядок действия населения по сигналу «Внимание всем!»
  • Порядок перехода проезжей части по нерегулируемому переходу
  • Правила безопасного поведения на объектах железнодорожного транспорта
  • Правила безопасности при катании с горок
  • Правила поведения в лесу
  • Правила поведения при грозе, ливнях, граде и сильном ветре
  • Правила проезда железнодорожных переездов для водителей
  • Проверь ягоды и грибы на безопасность!
  • Рекомендации намеревающимся посетить купель
  • Родители: пренебрежение детьми правилами поведения на воде приведет к трагедии!
  • Родителям и детям о правилах дорожного движения
  • Сжигание сухой травы грозит пожарами
  • Соблюдать безопасность на воде
  • Советы от МЧС при пожаре в общественном месте
  • Уроки газовой грамотности
  • Что делать, если произошел пожар?

Матрица Срочно/Важно: метод Эйзенхауэра | by Valeriya Ilenkova | PMCLUB

У меня есть два вида проблем: срочные и важные.
Срочные не важны, а важные никогда не срочны.

Дуайт Эйзенхауэр, 34-й Президент США

Управление проектами связано с ограничениями и изменениями.

Нужно уложиться и в срок, и в бюджет, и сделать то, что хочет заказчик, а хочет он всегда разное. Вдобавок, всё это происходит в неопределенности, и постоянно что-то идёт не так, а кто-то вылезает с новыми требованиями.
Проблем всегда хватает, и срочных, и важных.

Чтобы не упустить главное, лучше научиться расставлять приоритеты.

Матрица Срочно/Важно, известная как Метод Эйзенхауэра, помогает отделить задачи, на которых нужно сосредоточиться, от тех, которые можно отложить. Конечно, 34-й Президент США не придумывал никакую матрицу, у него вообще было только два вида проблем и толпа советников. Если вы не президент, лучше не игнорируйте остальные проблемы, а решайте поочередно. Например, используя этот метод.

Как это работает:

Вы делите все проблемы по двум критериям: срочно и важно.
Делайте это визуально, например, на доске, флипчарте, в любимой программе или в документе по ссылке.
К концу упражнения становится очень заметно, что какие-то задачи орут, а какие-то можно отложить на потом, и никто не пострадает.

Как это можно использовать в проекте?

• при выборе самих проектов — так ли важно взять сейчас в работу все срочные проекты?
• при приоритизации задач — достаточно ли ресурсов и внимания уделено важным и несрочным задачам?
• при работе с отклонениями — когда стоит бросать все усилия на спасение проекта, а когда можно просто наблюдать?
• при работе с рисками — какие из них для нас критичны, а какие мы готовы принять?

Шаблон матрицы

Матрица Эйзенхауэра

Как проводить анализ Срочно/Важно в команде

Недостаточно правильно, как вам кажется, расставить приоритеты. Важно привлечь к обсуждению команду: во-первых, повысится качество решений, во-вторых, эти решения будут лучше исполняться.

Небольшой чек-лист для проведения встречи:

1. Сформулируйте цель — убедитесь, что каждый понимает, зачем вы собрались;
2. Соберите проблемы — предоставьте участникам возможность высказать именно свои предложения, защитите их от влияния других участников;
3. Сгруппируйте похожие предложения — не надо удалять их, но объедините похожие, чтобы было легче работать;
4. Заполните матрицу — сделайте это вместе, необходимо, чтобы вся команда пришла к общему видению;
5. Разработайте план действий по важным и срочным проблемам, а затем по остальным — пропишите конкретные шаги;
6. Коммуницируйте результаты воркшопа — донесите результаты до членов команды и других заинтересованных сторон, убедитесь, что у всех, кому требуется, есть доступ к этой информации.

Больше материалов по проджект менеджменту в канале @pmclub.

Источник: https://pmclub.pro/statya-matrica-srochno-vazhno-metod-ehjzenhauehra

Срочно не всегда значит важно

Великий ловец и менеджер Янкиз Йоги Берра однажды пошутил по поводу популярного ресторана: «Никто туда больше не ходит. Слишком многолюдно». Это забавное противоречие, но часто кажется, что наши дни содержат подобное, хотя и менее забавное противоречие. Посмотрите, узнаете ли вы этот опыт: «У меня сегодня было так много дел, что я ничего не успел сделать». Другими словами, было так много вещей, требующих вашего внимания, что у вас не было времени поработать над тем, что вам нужно. Другими словами, «я был так занят тем, что нужно было сделать, что у меня не было времени сделать то, что нужно было сделать». По сути, вы были заняты, но не продуктивны. Это нисходящая спираль, которая приводит к трате важного времени на второстепенные задачи, и чтобы быть по-настоящему продуктивным, вы должны избавиться от этой привычки. Вы не можете максимально использовать возможности, которые у вас есть, чтобы проявить себя, если у вас нет времени, чтобы сосредоточиться на них. Подавляющее большинство людей на вашем рабочем месте также борются (и терпят неудачу) в этом, так как же вам стать тем, кто успешно разорвет этот круг? Это требует проактивной работы, и вот первый шаг: понять критическую разницу между срочным и важным.

«Я был так занят тем, что нужно было сделать , что у меня не было времени сделать то, что нужно было сделать 6 9000».

Чтобы добиться более высокой производительности, мы можем обратиться к одному из лучших примеров: Дуайту Эйзенхауэру. Если вы немного не в курсе истории, давайте вспомним, что Эйзенхауэр был лидером союзных войск и главным архитектором вторжения в день «Д» во Второй мировой войне. Имейте в виду, что это были крупнейшие логистические учения в истории в самый решающий день 20 9 года.0027-й век. Вдобавок ко всему, он два срока был президентом, где его внимание финансировало создание НАСА, национальной межгосударственной системы и исследовательской группы, кульминацией которой стало изобретение Интернета. Это парень, который знал, как добиться цели. Можно себе представить, что его дни грозили уйти от него. У него был простой четырехэтапный процесс принятия решения о том, где ему нужно провести время, и его может использовать каждый. Давайте взглянем.

“ Важное редко бывает срочным, а срочное редко бывает важным. ” Дуайт Д. Эйзенхауэр

Эйзенхауэр известен своей проницательностью: “ То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко бывает важным. «Легко попасть в ловушку, полагая, что все важно. Некоторые вещи есть, но другие, которые отнимают у нас время, раскрываются как нет. Итак, как вы решаете, куда падают предметы? Матрица Эйзенхауэра предлагает четыре категории для вашего времени и энергии:

Как срочность убивает ваше время на важной работе?

1. Важные и срочные: Это элементы, которые появляются неожиданно и без немедленного внимания могут привести к негативным последствиям. Это не вопросы, возникающие из-за плохого планирования, а обычно внешние обстоятельства.
2. Важно, но не срочно: это элементы, которые действительно могут продвинуть работу к целям и миссии организации. Они требуют особого внимания и приносят вознаграждение всем участникам, если все сделано хорошо. Именно на это вам нужно тратить свое время, если вы хотите быть продуктивным.
3. Срочно, но не важно: Скорее всего, это ответные действия. Электронные письма, запросы на встречи и ответные телефонные звонки — все это примеры. Это нужно делать, чтобы не показаться невосприимчивым, но вы не можете жить каждый день, реагируя на эту категорию. Упреждающее планирование времени для этих действий на неделе принесет пользу вашему времени для двух верхних категорий.
4. Ни важно, ни срочно: Скорее всего, это ваши промедления по умолчанию. Когда мы слишком заняты, чтобы думать о том, что делать дальше, мы по умолчанию проверяем электронную почту, социальные сети и тому подобное. Это снова отнимает время у двух верхних категорий. Хорошо спланированный ежедневный календарь поможет вам переходить от задачи к задаче и не отвлекаться.

Чтобы быть максимально продуктивным, вы должны проводить как можно больше времени в двух верхних категориях (преднамеренное планирование времени, отведенное для Категории 2, и время, созданное для Категории 1, существующее благодаря надлежащему управлению Категории 3 и 4). Как срочность убивает ваше время на важной работе? Вы не сможете быть на высоте, если не сможете сосредоточиться на вещах, которые можете сделать только вы. Для этого вам нужно спланировать свой ежедневный календарь, чтобы отсеять ненужные или срочные дела, сосредоточиться на самом важном и оставить место для срочных и важных дел. Это требует некоторых экспериментов, но если вы потратите дополнительное время на то, чтобы посмотреть на свою самую важную работу, намеренно выделите для нее время в своем календаре и не позволите своему времени быть захваченным вещами, которые там не должны быть, тогда вы двигаются по пути продуктивных дней вместо занятых.

Узнайте, какие шаги нужно предпринять, чтобы ваши идеи принесли успех!

Эффективно ведите своих коллег сегодня!

Посреди перемен? Вот как найти свое место сейчас!

Не позволяйте «срочному» преобладать над «важным»

Недавно в нашей консалтинговой фирме мы должны были начать стратегическую работу с новым клиентом. Но за ночь до нашей сессии он написал нам по электронной почте с просьбой перенести встречу на следующую неделю. В последнюю минуту у него появилось что-то, что, как он чувствовал, нельзя было откладывать.

Связано с этим: Нетерпение — причина того, почему методы тайм-менеджмента так часто терпят неудачу

Мы смогли удовлетворить его просьбу, но предложили отложить встречу всего на несколько часов, а не дней. Мы предупредили его , чтобы он не позволял срочному преобладать над важным, концепция, которую Стивен Кови популяризировал в своей Матрице тайм-менеджмента.

Ранее мы уже писали о том, что важно, а что срочно, поскольку это применимо к принятию решений, но хотели вернуться к этой теме еще раз, поскольку она влияет на приоритеты и управление временем. Разница между ними является ключом к правильному управлению временем и жизненно важна для развития бизнеса.

Во-первых, нам нужно определить два понятия. «Срочное дело» — это задача, требующая немедленного внимания, требующая вашего внимания. «Важные» задачи — это те, которые после выполнения принесут значительную пользу вашей организации. Это задачи, которые продвигают вас вперед. Задачи могут быть и теми и другими, а также не срочными и не важными. Давайте рассмотрим каждый более подробно.

Ни срочные, ни важные

Некоторые задачи не являются ни срочными, ни важными. Это вещи, которые занимают наше время, но не добавляют ценности нашим организациям или личной жизни, и никто не умоляет нас делать это.

Однако большинство из нас тратит по крайней мере часть дня на эти пожиратели времени. К этой категории относится время, потраченное на просмотр платформ социальных сетей, чтение статей или постов, не имеющих образовательной ценности, или на игры или приложения, которые отвлекают нас от более ценных занятий.

По данным Statista, американцы тратят около часа в день на видеоигры, а Telegraph сообщает, что просмотр учетных записей в социальных сетях может занимать еще около двух часов в день. Очевидно, что если вы тратите свое драгоценное время на дела, которые не являются ни срочными, ни важными, пора бросить холодную индейку. Удалите это игровое приложение с телефона. Сократите просмотр ваших платформ социальных сетей до нескольких минут в нерабочее время. Мы верим, что вы обнаружите, что не скучаете по отвлекающим факторам.

Связанный: 5 инструментов управления временем для малого бизнеса для повышения производительности

Срочные

«Срочные» задачи — это те, которые требуют вашего внимания, но не обязательно добавляют ценность. Это звонящие телефоны, спам-письма и текстовые сообщения, сотрудники, которые неоднократно задают одни и те же вопросы, или регулярные запланированные встречи, которые не приносят результатов. Часто мы считаем, что нам нужно позаботиться об этих вещах, чтобы «расчистить колоду» и перейти к более важным делам. Это неправильный подход. Всегда сначала беритесь за важные задачи , а к срочным, но не важным, переходите позже. Легко тратить часы на неважные задачи

Срочные и важные

Многие задачи попадают в категорию «срочные и важные». Помните, что это вопросы, которые требуют вашего немедленного внимания и повышают ценность организации. К ним относятся проблемы и проблемы клиентов / клиентов, банковские и финансовые вопросы и юридические вопросы.

Большинство людей считают эти предметы важными и действуют соответственно. Чтобы каждый день выполнять срочные и важные задачи, сначала убедитесь, что у вас есть список дел. Просмотрите пункты списка и поставьте звездочки рядом с тремя наиболее важными задачами. Сделайте это в первую очередь. После завершения поставьте звездочки рядом со следующими тремя наиболее важными задачами и выполните их. Если вы сделаете это, вы убедитесь, что вы сосредоточились на вещах, которые требуют вашего внимания и являются наиболее важными для завершения.

Важно

Категория, которой в этой матрице чаще всего пренебрегают, — это «важно», но не «срочно». Важные задачи включают в себя развитие сотрудников или себя для улучшения навыков, документирование и улучшение процессов и систем, разработку показателей, исследование лучших методов, организацию и планирование. Хотя все эти типы задач могут улучшить вас и вашу организацию, они не являются срочными.

Никто не требует, чтобы вы документировали свои процессы. Однако, если вы их задокументируете, у вас будет инструмент обучения для нынешних и будущих сотрудников и способ улучшить качество. Как мы говорим, первый шаг к повышению качества — это документирование ваших процессов. Если вы станете более организованным, это может добавить часы продуктивного времени в вашу неделю, а разработка метрики может предупредить вас о проблемах до того, как они выйдут из-под контроля.

«Важные» задачи имеют решающее значение для успеха организации, но их легко отложить, потому что их выполнение не требует срочности. Чтобы убедиться, что вы не попали в эту ловушку, назначьте каждую важную задачу одному человеку с датой завершения.