Срочные несрочные важные неважные: Матрица Эйзенхауэра: что это, как пользоваться, примеры

Матрица Эйзенхауэра: что это, как пользоваться, примеры

Тренды

Телеканал

Газета

Pro

Инвестиции

РБК+

Новая экономика

Тренды

Недвижимость

Спорт

Стиль

Национальные проекты

Город

Крипто

Дискуссионный клуб

Исследования

Кредитные рейтинги

Франшизы

Конференции

Спецпроекты СПб

Конференции СПб

Спецпроекты

Проверка контрагентов

РБК Библиотека

Подкасты

ESG-индекс

Политика

Экономика

Бизнес

Технологии и медиа

Финансы

РБК КомпанииРБК Life

Скрыть баннеры

Рубрики

РБК Тренды

Фото: Shutterstock

Чтобы не отвлекаться на бесполезные дела и не откладывать важные, нужно верно расставлять приоритеты. В этом помогает Матрица Эйзенхауэра — метод тайм-менеджмента самого продуктивного президента США

1

Что такое матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра — это метод тайм-менеджмента, помогающий расставлять приоритеты: делать важное и не тратить время на ненужное. Он подойдет всем, кто хочет разобраться с личным и рабочим временем, научиться планировать расписание, которое не съезжает. Матрица состоит из четырех квадратов: срочно и важно, несрочно и важно, срочно и неважно, несрочно и неважно. Идея такой матрицы отдаленно пересекается со знаменитым «правилом Парето», согласно которому 20% усилий приводят к 80% результата и наоборот.

Матрица Эйзенхауэра

Идея распределять дела по такой методике появилась у 34-го президента США Дуайта Эйзенхауэра, руководившего страной с 1953-го по 1961 год. Эйзенхауэра считают одним из самых продуктивных президентов в истории Штатов.

Метод Эйзенхауэра оформил и популяризировал американский консультант Стивен Кови, описав его в книге «Семь навыков высокоэффективных людей».

Эффективность метода подтверждает исследование 2018 года [1]. Большинство людей выбирают срочные, а не важные дела. Ученые предложили участникам эксперимента выбрать, что делать в первую очередь. Срочные дела выбирали люди, которые описывали себя как «занятые». Зато когда их попросили обдумать последствия выбора той или иной задачи, они отдавали приоритет важным делам.

Читайте также: «Правила делегирования» — подборка РБК Pro

2

Как пользоваться матрицей Эйзенхауэра

Прежде чем заполнять матрицу, отследите в течение нескольких дней, какие задачи вы выполняете и сколько времени они отнимают. После наблюдения положите перед собой список дел и к каждому задайте три вопроса:

1. Была ли задача для меня срочной?
2. Была ли она для меня важной?
3. Я единственный, кто мог это сделать?

Когда распределите задачи по блокам, посмотрите, в каком квадрате их больше всего. Последовательно разбирайтесь с каждым квадратом. В будущем старайтесь оставлять в одном квадрате не больше восьми задач, причем личные и рабочие задачи считаются вместе. А перед тем как добавлять новое дело, завершите одно из списка.

3

Квадрат 1 — срочные и важные

Оперативно подхватить проект, пока коллега на больничном, закрыть задачу, прилетевшую за три часа до дедлайна, вылечить зуб с острой болью, — срочные и важные дела. Они требуют быстрого ответного действия. Обычно у таких задач есть осязаемые дедлайны и последствия, если не выполнить их вовремя. Сюда отнесем дела, возникшие из-за кризисов или форс-мажоров.

Если таких задач большинство. Возможно, у вас проблемы. Задачи в этом квадрате неизбежны, ведь ситуации и события, которыми нельзя управлять, будут происходить всегда. Но если фокусироваться только на срочных и важных делах, можно «заработать» хронический стресс, эмоциональное выгорание и ощущение потери контроля над жизнью. Это приведет к «внутренней миграции» — делам из четвертого квадрата.

Что делать. Старайтесь оставить здесь как можно меньше дел. Разработайте план по достижению актуальных целей. Поставьте дедлайны, составьте расписание. Проверьте в конце недели, что вы успели сделать, какие результаты получились и что будете делать на следующей неделе. Если срочные и важные задачи приходят извне, подумайте, как это предотвратить. Например, поговорите с начальством, коллегами или клиентом о перераспределении нагрузки или поменяйте рабочий план.

4

Квадрат 2 — несрочные и важные

Занятия в тренажерном зале, изучение языков, учеба на образовательных курсах — это задачи, связанные не с решением проблем, а с личным ростом. Эти дела помогают двигаться к долгосрочным целям с самыми ценными результатами. У них может не быть дедлайна или конечного срока, поэтому часто мы заменяем несрочные важные дела задачами из списка срочных.

Подкаст об образовании не поможет зарабатывать больше уже завтра, но поможет спланировать свою образовательную траекторию, чтобы зарабатывать больше в будущем. Это несрочно, но важно.

Если таких задач большинство. Вы расходуете свои ресурсы на то, что считаете важным. Уровень стресса снижается, вы почувствуете себя еще лучше, когда увидите первые результаты своих инвестиций.

Что делать. Это идеальная ситуация. Поддерживайте и сохраняйте ее как можно дольше.

5

Квадрат 3 — срочные и неважные

Сюда попадает проверка электронной почты и мессенджеров, рассылки документов, мытье посуды и другие бытовые дела. Это рутинные задачи, их результата ждут другие люди, но это почти не приближает вас к собственным целям. Автор книги «Сделай это завтра» Марк Форстер называет это занятостью. Занятость мешает делать «настоящую работу».

Если таких задач большинство. В этом квадрате можно увидеть эффект срочности: вы можете чувствовать драйв от поставленных галочек напротив списка дел. Как говорит знаменитый инвестор Уоррен Баффетт, каждым вечером следует задавать себе вопрос: «Стал ли я умнее сегодня, научился ли чему-то новому за день?» Другое дело, когда этот список состоит из мелких задач, которые почти ничего для вас не значат. Вместе с этим возникает ощущение, что вы занимаетесь не тем. Растет недовольство собой и своей жизнью.

Что делать. Стивен Кови советует делегировать такие задачи: службам доставки, личным ассистентам, клининговой службе, подрядчикам. Важно при этом грамотно делегировать задачи, чтобы не растерять уважение сотрудников, избегая при этом проявлений авторитаризма. Если делегирование невозможно — снизить их влияние на расписание. Например, выключать уведомления мессенджеров, ясно обозначать другим, сколько вам нужно времени на задачу, и говорить «нет», если таких дел становится слишком много. Еще один способ — заниматься задачами третьего квадрата, когда в первом и втором уже ничего нет.

6

Квадрат 4 — несрочные и неважные

Сюда попадают просмотры сериалов, пролистывание ленты в соцсетях и сортировка писем вместо ответа на них. Это «убийцы времени»: за этими занятиями мы проводим часы, но не получаем от них практической пользы в долгосрочной перспективе. Конечно, желание отвлечься, отдохнуть, полениться — это естественно. Самого Эйзенхауэра критиковали за игру в гольф в рабочее время. Но гольф и бридж создавали баланс между личным временем и стрессовой работой президента.

В долгосрочной перспективе «убийцы времени» мешают достигать важных целей. Исследование 2019 года, опубликованное в Journal of Applied Psychology, это доказывает [2]. Ученые нашли взаимосвязь между досугом сотрудников и их продуктивностью на следующий день. Исследователи выяснили, что работники, которые накануне долго смотрели передачи, пришли на работу с хорошим настроем. Но к концу недели их настроение ухудшалось, а мотивация падала. При этом работники, которые занимались спортом, йогой, медитацией, слушали музыку и помогали другим, чувствовали себя более спокойными и мотивированными.

Если таких задач большинство. Вы можете застрять в рутине. Из-за этого появится стресс и ощущение эскапизма, бегства от проблем.

Что делать. Фиксируйте время. Это поможет определить главных «убийц времени». Когда их найдете, подумайте, чем их заменить или ограничить.

7

Где собирать матрицу Эйзенхауэра

Блокнот или тетрадь. Не имеет значения, будут ли это разлинованные листы или нет — главное, чтобы вы осознавали границы между квадратами. Чтобы сделать распределение нагляднее, используйте разные цвета и шрифты для каждого блока.

Матрица Эйзенхауэра на бумаге

Todoist. В приложении можно маркировать задачи с помощью четырех уровней приоритетности, которые можно отфильтровать.

Матрица Эйзенхауэра в Todoist

Notion. Оформить матрицу в Notion можно несколькими способами. Например, создать базу с автоматическим присваиванием тега к задачам. Чтобы пользоваться такой матрицей, скопируйте шаблон у автора. Шаблон на английском языке.

Матрица Эйзенхауэра в Notion

Evernote. Это приложение для заметок. В нем есть шаблон матрицы, который можно настроить под себя: выбрать цвета, задачи. Можно заводить отдельную заметку с матрицей на каждый месяц, неделю или день.

Матрица Эйзенхауэра в Evernote

Обновлено 08.06.2022

Текст

Наталья Шацкова

Как не проехать свою жизнь впустую? Матрица Эйзенхауэра

5 минут

• Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов
• Как распределяются дела в матрице Эйзенхауэра?
• Как работать с делами из разных квадратов матрицы Эйзенхауэра?
• Первый квадрат матрицы Эйзенхауэра. Срочные и важные
• org/ListItem»> Второй квадрат матрицы Эйзенхауэра: важно, но не срочно
• Третий квадрат матрицы Эйзенхауэра: не важно, но срочно
• Четвертый квадрат матрицы Эйзенхауэра: неважные и несрочные задачи
• И всё? Какой итог.

Обалдеть. Столько дел в голове. Мелких, назойливых. Перескакивающих со дня на день, как блохи — потому что они никогда не выполняются вовремя.

Но это же не главное. Нет. Главное — то, что за этим роем перекладываемых срочных неважных дел совершенно не остается времени на то, что вы действительно хотите сделать.

• Довести до ума английский? Было записано в планах на 2017-й.
• Подкачаться к лету? К какому лету, уже декабрь.
• Превратить заветную бизнес-идею в четкий план, найти инвесторов, стартовать — и взять наконец свою жизнь в свои руки? Позже, позже, сейчас квартальный отчет писать надо…

Надоело. Нет, не так. НА-ДО-Е-ЛО.

Но это не предрешено. Это решается. Просто нужно использовать правильные инструменты — и быть настойчивым.

Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов

Матрица Эйзенхауэра. Простой квадрат, разделенный на четыре квадрата поменьше. По этим квадратам раскладываются все задачи, стоящие перед вами. И вы видите, как подходить к выполнению каждой.

Маленький спойлер: в классическом толковании квадрата Эйзенхауэра инструкция «делать» применяется к содержимому только одного из четырех маленьких квадратов. Это как так? То есть 75% дел — вообще не нужно делать?

Стоп, стоп. Давайте обо всем по порядку.

Как распределяются дела в матрице Эйзенхауэра?

Берем квадрат. И проводим через его центр две прямые — вертикальную и горизонтальную. Получается как бы крест.

• Горизонтальная линия делит квадрат пополам. Сверху, над ней — важные задачи. Снизу, под ней — неважные. Какие из ваших задач — важные, а какие — нет? Вам лучше знать. Каким человеком вы хотите быть? Представьте. А теперь разберитесь, какие из задач приближают вас к тому, чтобы стать таким — а какие только тратят ваше время. Вот, пожалуйста — важные и неважные задачи.
• Вертикальная линия тоже делит квадрат пополам. Слева от нее — срочные задачи. Снизу, под ней — несрочные.

Итого — четыре маленьких квадрата.

1. Важные и срочные дела.
2. Важные, но не срочные несрочные дела.
3. Не важные, но срочные дела.
4. Неважные и несрочные дела.

Окей. А теперь разбираемся, что с ними делать.

Как работать с делами из разных квадратов матрицы Эйзенхауэра?

Первый квадрат матрицы Эйзенхауэра. Срочные и важные

То, что нужно сделать прямо сейчас. И при этом — важное. То, что приближает вас к вашим целям.

Что делать? Если в этом квадрате есть задачи — выполните их. Прямо сейчас. Если таких задач много и вы физически не успеваете выполнить все — рассмотрите возможность делегирования этих задач, передачи их кому-то другому.

Но цель правильного планирования по квадрату Эйзенхауэра — в том, чтобы не допускать появления задач в этом квадрате. Вообще. Как?

Сейчас разберемся. Откуда берутся задачи в этом квадрате? Только три варианта.

• Переходят из квадрата «важных, но не срочных». Подходит дедлайн по проекту. Времени было много, но вот оно вышло, а в работе еще конь не валялся. Отвлекались, отвлекались — и доотвлекались. Но. Если вы регулярно и своевременно раскидываете задачи по квадрату Эйзенхауэра и выполняете важное вовремя — таких случаев просто не будет.
• Переходят из квадрата «срочных, но не важных». Труба в ванной капала-капала в тазик, но до нее не доходили руки — и вот в один прекрасный день из нее начинает бить струей. Лужа выбирается в прихожую, в дверь колотят мокрые соседи снизу, кот в панике. Логика — похожая. Но здесь стоило не выполнять эту задачу, а делегировать ее. Опять же — если вы раскладывали задачи по квадратам вовремя и следовали этой раскладке, то такого просто не происходит.
• Падают «готовыми». Начальник с выпученными глазами вбегает в ваш кабинет, кричит «Срочно! Мы всё проморгали! Всё рушится!». Вы не сталкивались с этой задачей, пока она была важной, но не срочной. Не могли адекватно отработать ее заранее — потому что просто не знали о ней. Что тут скажешь? выполняем. Но на будущее говорим: «ребята, предупреждайте о важном вовремя». И тогда прилетающие вовремя задачи будут оказываться в других квадратах. И вы сможете обрабатывать их спокойно и адекватно.

Итак, запомнили.

Задачи первого квадрата: если они есть — делаем прямо сейчас, если нет — делаем всё, чтобы их не появлялось.

Второй квадрат матрицы Эйзенхауэра: важно, но не срочно

Именно эти дела мы чаще всего откладываем. Потому что срочные дела первого и третьего квадратов мельтешат перед глазами, призывая действовать — а неважные и несрочные дела четвертого квадрата манят легкодоступностью и расслабленностью.

Тем не менее именно эти дела, важные, но не срочные — самые главные. Именно им следует уделять как можно больше времени. Именно они приводят вас к тому будущему, в котором вы в действительности хотите жить.

Режьте «слонов» на «бифштексы» — то есть раскладывайте огромные задачи, к которым непонятно как подступиться, на выполнимые, финализируемые кусочки. Задачки, каждую из которых будет легко и приятно решить. И выбивайте такие кусочки по одному.

Именно в этой группе — ваш жизненный рост. Не пренебрегайте им.

Но чем же тогда пренебрегать?

О, сейчас мы разберемся, чем можно пренебрегать.

Третий квадрат матрицы Эйзенхауэра: не важно, но срочно

Задачи, которые вроде как требуют немедленного выполнения — но при этом реально не приближают вас к вашим целям. Причем здесь есть различия по словам «вроде как требуют».

Навязанная срочность

Ненужные, навязанные переговоры и деловые встречи. Бессмысленные письма. Дни рождения в общем-то безразличных вам людей. Это — именно «вроде как требуют». К сожалению, время нашей жизни лимитировано. Все это вроде как знают — но из этого нужно еще и сделать важный вывод.

За вашу жизнь отвечаете только вы. На что расходуется ваше время? Решать — вам. Не кому-то другому, а только вам. А значит — нужно учиться отказывать тем, кто пытается решать за вас. Мягко, спокойно, без обид. Уходить от «воров времени» с навязанной срочностью.

И даже если такие задачи сливаются на вас от руководства — в большинстве случаев можно корректно объяснить их низкую приоритетность. Как?

Будьте спокойны. Перечислите важные задачи, которые сейчас выполняете — и спросите, какие из них можно «подвинуть» ради выполнения этой. Вежливо. Не в смысле «вот сколько всего важного я делаю, а вы тут на меня ерунду какую-то взваливаете» — а в смысле «посоветуйте, в каком порядке мне лучше выполнять данные вами задачи».

В большинстве случаев при такой постановке вопроса неважные задачи будут сдвинуты в конец очереди. А задачи из конца очереди обычно не выполняются никогда — потому что в середину очереди постоянно влезают новые.

Итак — всё просто. Сливаем эти задачи. Они никуда вас не ведут. Они необязательны. Они занимают время, которое достойно лучшего употребления — на решение задач второго квадрата.

Реальная срочность

Но есть и другая подгруппа третьего квадрата.

Дела, которые действительно требуют выполнения. Пресловутая капающая труба требует починки. Да, она еще пока не устраивает вам потопа. Да, ее починка не приближает вас к вашим целям. Но ее придется чинить. Без вариантов.

И таких задач много. Их много в быту, они встречаются в работе (хотя в работе в третьем квадрате чаще оказываются дела с навязанной срочностью). Что с ними делать?

Два варианта выполнения срочных дел

1. Делегировать. Вы не чините трубу самостоятельно, а вызываете специалиста. Многие рекомендуют делегировать все задачи третьего квадрата. Да, хотелось бы. Но — к сожалению, в реальности вы вряд ли сможете делегировать вкручивание лампочки в коридоре. Ну кому его делегировать? Однако то, что можно делегировать — делегируйте.
2. «Есть по одной лягушке в день». Еще немножко тайм-менеджерского сленга вдогонку к «слонам и бифштексам». Лягушки — это такие вот неважные, но копящиеся и раздражающие задачи, которые всё равно однажды придется делать, но их накопилось уже столько, что даже повернуться в их сторону страшно. Средство — простое. Копируете весь список задач, оказавшихся в третьем квадрате и не поддающихся делегированию или сливанию, в отдельный файлик. Распечатываете. Вешаете на стенку. Каждый день выбиваете одну задачу из этого списка — и вычеркиваете ее. Такая мелочь, в сущности — но вы удивитесь, когда список закончится. А он закончится скоро.

Как видите, это получился самый разнообразный квадрат.

Срочные, но не важные задачи нужно:

• либо игнорировать — если срочность навязана;
• либо делегировать — если есть такая возможность;
• либо выбивать по одной, не позволяя накапливаться — но только не в ущерб основному делу, то есть выполнению задач второго квадрата.

Четвертый квадрат матрицы Эйзенхауэра: неважные и несрочные задачи

Хочется сказать простым русским словом, куда должны пойти такие задачи. Но нельзя. Да вы, впрочем, и так поняли, правда?

Это — чистые «воры времени».

• Прокрутка бесконечной ленты в соцсетях.
• Изучение новостей, не имеющих прямого отношения к вам и вашей деятельности.
• Пустая болтовня.
• Телевизор.

Всё это пытается проникнуть в вашу жизнь, прикидываясь отдыхом. Отдых же необходим, правда?

Так вот — эффективность такого отдыха ничтожна. Если сходите в бассейн, сходите на достойное кино, почитаете хорошую книгу — отдохнете намного полнее и улучшите свое тело или свои мозги.

И при этом всё это не будет тратить ваше время так безлимитно, как дела из четвертого квадрата, примеры которых приведены выше.

Дела из четвертого квадрата — посылаем вот туда, на то простое русское слово.

И всё? Какой итог.

И всё. Просто раскидывайте свои дела по квадрату Эйзенхауэра регулярно. Делайте выводы. И следуйте этим выводам. Не ограничивайтесь размышлениями на тему «надо бы».

И вы увидите результат. Вы увидите, как жизнь перестала проедаться — и начала житься.

Выполнить все задачи и остаться в живых — тайм-менеджмент

Оригинал статьи взят с сайта cossa.ru

Меня зовут Константин Кузнецов. Я создатель и руководитель компании RocketSales. Мы занимаемся внедрением и доработкой amoCRM. Расскажу, что значит быть руководителем и что мне помогает эффективно вести бизнес в сфере ИТ. Cегодня коснусь вопроса тайм-менеджмента. Я поделюсь своим опытом в этой области и тем, как он влияет на мою жизнь и жизнь моей компании.

Коротко о тайм-менеджменте

Тайм-менеджмент — это умение управлять своим временем.

Время — это невозобновляемый человеческий ресурс и оттого наиболее ценный. У человека всего 16 рабочих часов в сутках, он не так много может успеть за это время.

Чтобы не тратить время впустую, необходимо.

1. Понимать, с какой целью вы его инвестируете в то или иное мероприятие.
2. Исходя из целей, грамотно планировать мероприятие.

Цели и тайм-менеджмент

Главное в тайм-менеджменте — это цели. Всё идёт от них. Цели — это навигатор: то, что ты делаешь сегодня, должно вести тебя к той цели, которую ты себе ставишь. 

Каждый день нужно спрашивать себя: «То, что я делаю сейчас, приближает меня к моим целям?».

Сюда же относится работа по найму. В обществе повелось думать, что работа по найму — это трата времени. Якобы недобросовестные бизнесмены обогащаются за счёт бедных работяг. Интернет подогревает эту тему. Всевозможные новоиспечённые бизнес-коучи рассказывают о том, как работать час в день и быть миллионером. Важно понять, что миллионерами не становятся в одночасье. Это долгий и кропотливый труд.

Не нужно ударяться в крайность и считать работу на кого-то ограничением собственной свободы. Работа на кого-то — это нормально, пока ты двигаешься к своей основной цели. Я всегда прошу своих сотрудников прописывать цели. У нас даже в анкетах при приёме на работу указан пункт о ближайших целях. Я смотрю, чем могу помочь человеку, насколько нам с ним по пути. Мне важно, чтобы сотрудник развивался как профессионал, а не работал только за зарплату.

Одно из моих правил: помоги другим людям достичь их целей, в ответ они помогут тебе достичь твоих.

Если же человек работает только за зарплату, то он действительно тратит своё время впустую и живёт чужой жизнью. Важно видеть эту грань. Время не считается потерянным, если вы получили опыт, который поможет вам достичь своей цели. Пусть вы и работаете на «дядю».

Теперь поговорим о планировании.

Инструменты тайм-менеджмента

Существует великое множество инструментов для контроля и управления своим временем. Я коснусь лишь тех, которые использую каждый день.

• Матрица Эйзенхауэра
• Asana
• Timedoctor
• Google Календарь
• MindNode
• Заметки на iPhone
• Ручка и бумага

Матрица Эйзенхауэра

Основа моего тайм-менеджмента — это матрица Эйзенхауэра. Она позволяет структурировать дела по степени важности.

• срочные и важные,
• важные,
• срочные,
• неважные и несрочные.

Приведу пример.

Дела важные и срочные — ими могут быть угроза увольнения, отсутствие денег, проблемы со здоровьем. В этой ячейке находятся дела, которые доведены до крайности, кипят. В идеале, эта ячейка должна быть пуста, и человек должен заниматься только важными делами. Но всем нам свойственно откладывать важные дела на потом. Если постоянно откладывать важные дела, они становятся важными и срочными. В то же время, если делать только срочные дела, то до важных можно и не добраться.

Наиболее эффективный вариант работы по матрице Эйзенхауэра — это когда вы выполняете сначала важные дела, а потом срочные.

Я организую рабочий процесс в таск-менеджере Asana. В нём я структурирую всю информацию согласно матрице Эйзенхауэра. Все важные задачи, планы — всё здесь. В Asana я провожу большую часть рабочего времени.

Основным плюсом сервиса для меня является возможность делегировать задачи своим сотрудникам и держать их на контроле. Мы можем обсуждать задачи прямо внутри сервиса.

Мой рабочий день начинается с того, что я включаю тайм-доктор. Он позволяет мне отслеживать, на что я трачу время. К концу рабочего дня у меня на руках есть отчёт о проделанной за день работе и количестве потраченного на неё времени.

Он у меня синхронизирован с Apple-календарём. Я точно знаю, что не могу оказаться на двух встречах одновременно. Важная функция: другой человек может создать для меня важное событие, которое будет у меня отображаться, и в нужный момент придёт оповещение. К моему календарю есть доступ у всех сотрудников. Они видят только занятое время, но не названия событий. На занятое время они уже не могут назначить мне встречу. Можно настраивать права доступа и кто какие события видит.

Я его использую для личного, семейного и рабочего планирования.

Это приложение для mac и iOS для создания карты мыслей. Оно позволяет структурировать мысли в виде древовидных систем. Я использую её около семи лет. Она, на мой взгляд, самая красивая визуально, удобная и синхронизируется с iPhone. Минус: система не облачная, не синхронизируется с Windows.

Заметки на iPhone

Незаменимый помощник после ручки с бумагой. Если приходит идея, я записываю её в заметки на iPhone. За всё время уже накопилось 1161 заметка. Я их никак не структурирую, в случае необходимости пользуюсь поиском, чтобы найти нужную информацию. Не раз приложение спасало меня, когда рядом не было письменных принадлежностей. Бонусом, можно выгрузить информацию и поработать с ней позднее с любого устройства Apple.

Ручка и бумага

Использую как временный инструмент для выгрузки информации. Без неё никуда. Иногда, только бумага с ручкой позволяет мне навести в голове порядок.

Тёмная сторона тайм-менеджмента

В тайм-менеджменте есть и обратная сторона — это падение уровня креатива. Но, если грамотно балансировать, то ты получаешь свободу жить здесь и сейчас.

Поясню: существует понятие «уровень креативной энергии». Оно говорит о том, что разный тип задач требует разного вида энергии. Чтобы быть продуктивным, нужно выбирать задачи, исходя из текущего морального состояния: хочешь писать — пиши, хочешь качаться — качайся, хочешь посидеть и посмотреть на стену — сиди и смотри.

Ещё одна опасность тайм-менеджмента — удариться в крайность и заняться микроконтролем. Это когда ты начинаешь маниакально контролировать каждую секунду своего времени. Чаще эта черта свойственна новичкам, которые ещё не достигли баланса, их кидает из стороны в сторону. Хотя есть примеры известных персон, которые сделали микроконтроль частью своей повседневной жизни. На мой взгляд, это крайность. При таком раскладе не остаётся места импровизации и свободе. Ведь самое необычное в нашей жизни происходит именно в моменты, когда мы позволяем себе наблюдать за течением событий.

Грамотный тайм-менеджмент — это когда ты планируешь, следуешь плану, но при этом открыт к новым возможностям. Я сторонник гибкого тайм-менеджмента. Без гибкости мы превратимся в швейцарские часы.

Делегирование полномочий

Тайм-менеджмент учит грамотно распоряжаться своим временем, но не увеличивает его количество. Возможностей всегда больше, чем времени. Сделать всё в одиночку жизни не хватит.

Но есть один чит-код. Если тебе нужно больше времени, нужно научиться делегировать.

В начале я работал один. Результат был небольшой. На работу уходило всё моё время. Отчёты в тайм-докторе показывали, что в день я отработал около десяти часов. За это время я успевал сделать несколько звонков, пару настроек системы. На данный момент моя команда в день нарабатывает 200 часов.

Вопрос: мог бы я с помощью тайм-менеджмента растянуть сутки на 200 часов? Нет, это физически невозможно.

Вывод: если у меня не хватает времени на выполнение задач, то я могу обучить другого человека и перенести часть задач на него. Сегодня самые важные задачи я выполняю сам, остальные делегирую другим.

Ещё один парадокс: чем больше ответственности, тем больше свободы. Набрать тысячу людей — это ответственность. Но это же и даёт свободу. Есть иллюзия, что чем больше ответственности, тем меньше свободного времени. Это верно лишь на первых порах, пока ты обучаешь новых сотрудников. В дальнейшем свободного времени снова становится больше. Но это не значит, что ты можешь спокойно лежать на пляже, пока твои сотрудники работают. Время даётся для того, чтобы заняться вопросами, на которые раньше не хватало времени. Делегирование даёт возможность реализовать новые цели.

В заключение

Когда ты думаешь о себе — твоё время ограничено твоим личным временем. Когда ты думаешь о других — твоё время суммируется со временем остальных.

Невозможно вести крупный проект в одиночку. Не хватит ни сил, ни времени. Для достижения большой цели нужна команда.

Например, у Стива Джобса было столько же времени в сутках, как и у других людей. Но он решил не делать всё в одиночку, а инвестировать своё время в команду. Тем самым время суммировалось, и в сутках появилось уже не 16 рабочих часов одного человека, а 16 000, к примеру. Это огромный ресурс. Такая сила уже способна создать что-то стоящее.

Бонус. Полезные книги по теме

Бодо Шефер «Искусство управлять своим временем».

В книге очень хорошо описана матрица Эйзенхауэра. Автор много говорит про цели, что нужно постоянно сверяться со своим компасом, чтобы понимать, куда ты идешь. Только так можно правильно приоритизировать задачи.

Глеб Архангельский «Тайм-драйв».

Автор хорошо трактует как декомпозировать задачи. Возьмите огромную задачу и разделите её на мелкие. Хорошо освещает общую концепцию тайм-менеджмента именно для русского менталитета.

Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок».

Книга — библия тайм-менеджмента. Рассказывает о том, как очистить сознание от дел, структурировать информацию. Основная идея, что всё нужно записывать и систематизировать.

Лайфхак: отключите все уведомления и счётчики сообщений в приложениях. Проверяйте сообщения раз в час. Это помогает не отвлекаться, сфокусироваться на работе и повышает продуктивность.

 

Команда RocketSales специализируется на IT-консалтинге и комплексном построении отделов продаж: внедрении CRM-cистем, настройке маркетинга, создании инфраструктуры взаимодействия.

+7 (495) 127-09-67

[email protected]

rocketsales.ru

 

Матрица Эйзенхауэра: что это такое

Матрица Эйзенхауэра: что такое простыми словами

Матрица Эйзенхауэра — модель организации дел, которая помогает определить приоритеты и эффективно распределить время на задачи. Цель — сосредоточиться на важных делах и проектах, не браться за ненужное. Эту модель придумал президент США Дуайт Эйзенхауэр, чтобы оптимизировать процесс принятия решений.

Матрица Эйзенхауэра состоит из четырёх полей, категорий. Достаточно распределить все задачи по матрице — найти подходящее поле для каждого дела. В итоге получится четыре списка задач. Слева вверху — приоритетные, справа внизу — те, которые можно оставить на потом или не делать.

Онлайн-обзор платформы Roistat

В прямом эфире расскажем, как сделать маркетинг эффективным

Подключиться

Пример: маркетинговый отдел банка обсуждает на встрече все текущие задачи, цель — решить, что нужно делать прямо сейчас, а что может подождать. Рисуем табличку 3×3 и распределяем задачи по полям:

Категория	Срочно	Не срочно
Важно	Запуск кампании для новой кредитной карты	Создание лендинга для вебинара
Не важно	Создание Telegram-канала на замену Instagram*	Запуск собственного медиа

Матрица помогает определить, что в первую очередь нужно работать над новой рекламной кампанией, а запуск собственного медиа можно отложить.

Как настраивать рекламу в рекламной сети Яндекса — рассказали в блоге.

Преимущества матрицы Эйзенхауэра:

• подходит для любой сферы бизнеса и жизни;
• не требует изучения и специальной подготовки;
• легко составляется — нужно лишь определить список задач и рассортировать их по полям матрицы;
• быстро даёт результат — сразу видно, что задачи из поля «важно/срочно» нужно брать в работу;
• помогает оценивать эффективность текущего плана — увидите, какие дела и проекты отнимают много ресурсов и, возможно, не стоят затрат времени.

Категории матрицы Эйзенхауэра

Не всегда легко определить, какая задача важная, а какая срочная. Универсальной формулы не существует, определять критерии придётся самостоятельно. За основу можно взять определения важности и срочности:

1. Срочные задачи нужно делать прямо сейчас, они неизбежны. Пример — перезвонить крупному клиенту, составить отчёт для сегодняшнего совета директоров.
2. Важные задачи помогают достигать целей, на их выполнение есть время и силы, они мотивируют. Пример — изучить исследования по рынку, внедрить удобную CRM-систему.

Первая категория (важно/срочно)

Самые актуальные дела, отказ от которых угрожает помешать достижению цели. В этот список попадают «горящие» задачи — их нужно сделать как можно быстрее, они имеют наивысший приоритет.

Большое количество дел в этом поле — признак неэффективного распределения задач. Это значит, что человек берёт слишком много проектов и не успевает закрывать их в срок. Задачи копятся, сроки выполнения истекают — человек работает в стрессовой обстановке, пытаясь всё успеть. Обычно такое поведение приводит к выгоранию или срыву дедлайнов. Важных и срочных дел должно быть немного.

Вторая категория (важно, несрочно)

В неё попадают задачи, требующие максимум времени и сил. Однако на выполнение таких задач есть время, они не «горят». Дела из второй категории можно выполнять в комфортном темпе, а значит — с максимальной эффективностью.

Они не отвлекают от основных целей, как задачи из следующей категории. Выполняя важные, но несрочные дела, человек уменьшает уровень стресса. Есть время сделать то, что приносит результат и приближает к достижению целей.

Единственный риск — если слишком затянуть с важными, но не срочными задачами, они перейдут в первую категорию.

Третья категория (срочно, неважно)

Рутинные, повседневные дела, дополнительные проекты. Обычно их выполнения ждут другие люди, однако срочные, но неважные задачи не приближают человека, команду или компанию к достижению целей.

Дела из третьей категории отвлекают от более важных проектов, однако их всё равно нужно делать. Если набрать множество задач, высока вероятность смешать дела из первой и из третьей категории. В этом случае человек будет делать только срочные проекты, оставляя без внимания те задачи, которые нужно выполнить для достижения целей отдела или компании.

Например, менеджер берёт на себя много задач по одному проекту — договаривается с заказчиком, формирует ТЗ для дизайнера, самостоятельно запускает кампанию на первый сегмент аудитории и пишет тексты для креативов. В итоге времени для запуска второй кампании не остаётся. Компания не дополучает прибыль, которую могли принести пользователи из второго сегмента. Решение — делегировать задачи или отказаться от некоторых проектов.

Четвёртая категория (несрочно, неважно)

Ненужные дела, которые больше всего отвлекают от целей и по-настоящему важных проектов. Задачи в четвёртой категории есть всегда. Если их слишком много, высока вероятность не достичь поставленных целей.

Например, интернет-маркетолог вместо запуска новой рекламной кампании решает написать тексты для email-рассылки, которая должна быть отправлена только через месяц. Дела из четвёртой категории могут бесконечно долго отвлекать от цели. В итоге маркетолог не приведёт нужное количество лидов.

Как работать с задачами четвёртой категории:

• следить, сколько времени уходит на каждую такую задачу в течение дня;
• придумать, чем их заменить или как ограничить время на их выполнение.

Как применять матрицу Эйзенхауэра

1. Тайм-менеджмент. Основная сфера применения модели — распределить время так, чтобы успевать сделать важные задачи. Матрица Эйзенхауэра в тайм-менеджменте — удобный инструмент планирования. Её можно использовать для формирования личного расписания или для работы целой команды.
2. Приоритезация задач. Матрица приоритетов Эйзенхауэра помогает разобраться с «горящими» проектами. Помогает понять, что срочные задачи будут сделаны вовремя и какие несрочные задачи можно отложить.
3. Управление проектом. Матрицу используют в бизнес-командах на планировании или ревью, когда оценивают успехи работы и ищут способы повысить эффективность.

Где собирать матрицу Эйзенхауэра

1. В онлайн-сервисах. Существует множество программ и инструментов для организации дел. В большинстве из них можно расставлять приоритеты — делить задачи по блокам матрицы Эйзенхауэра. В Notion создаётся отдельная страница для приоритизации задач. В Trello удобно распределять проекты по системе Канбан — назначать приоритеты карточкам с заданиями, добавлять метки и статусы, указывать дедлайны.
2. В приложениях. На смартфоне удобно заполнять готовые шаблоны — не нужно ничего чертить, достаточно добавить задачи и распределить их по блокам. Полезные приложения: Taskman, Todoist, Focus Matrix.
3. В блокноте или в тетради. Матрицу можно начертить от руки и заполнить категории. Выполненные задачи можно вычёркивать из списка.

Советы по работе с матрицей

1. Установите комфортный лимит для каждого блока. Например, в одной категории не может быть больше 5 задач. Прежде чем добавить новую нужно выполнить одну из текущих.
2. Начните заполнять матрицу с важных, но несрочных задач. Сосредоточьтесь на главных проектах, которые помогают достигнуть цели, а потом заполните оставшиеся поля.
3. Сперва внесите в своё расписание срочные и важные задачи, а потом — важные, но несрочные дела. Если осталось свободное время, добавьте неважные, но срочные проекты.

*Meta и продукты компании — Instagram, Facebook — признаны экстремистскими организациями на территории РФ.

2. ВРЕМЯ И ВЫ. МАТРИЦА ЭЙЗЕНХАУЭРА. Тайм-менеджмент за 30 минут

2. ВРЕМЯ И ВЫ. МАТРИЦА ЭЙЗЕНХАУЭРА

ТЕСТ 4. «Насколько вы умеете устанавливать приоритеты и делегировать обязанности?»

Матрица Эйзенхауэра

ТЕСТ 4.

«Насколько Вы умеете устанавливать приоритеты и делегировать обязанности?»

Выпишите из Вашего еженедельника/дневника план одного дня. Что Вы сделали, какие задачи решили, с кем встречались, кто Вам мешал работать, сколько на это ушло времени? Распределите сделанное по четырем квадрантам Матрицы Эйзенхауэра с указанием затраченного времени. Подсчитайте, как распределилось время по четырем квадрантам?

Обработка результатов

Квадрант I – те дела, которые требуют немедленного решения. Они и срочные, и важные, и так и кричат о себе: «Сделай! Прими решение! Ответь на письмо! Совещание! Приготовь доклад!».

Что Вы получили?

Если квадрант I непропорционально разросся, это значит, что сроки и даты управляют Вами, а не Вы своей жизнью. Может, Вы просто дотянули все дела до последнего предела? Ведь очень может быть, что дела квадранта II, которые тоже важные, но не срочные, стали срочными, поскольку Вы не успели их выполнить в установленные сроки? У Вас отсутствует стратегический подход к проблеме. Менеджер, да и просто человек, попавший в такую ситуацию, находится под ежедневным дамокловым мечом стресса, вызванного непреходящей кризисной ситуацией. У Вас нет ни времени, ни сил обдумать перспективные планы, подготовить предложения о новом продукте, Ваши друзья, отношениями с которыми Вы так дорожите, забыли, как Вы выглядите. Вы догоняете уходящий поезд, и в один прекрасный момент окажетесь на пустом перроне с разрывом сердца.

Почему?

Вы неправильно расставили приоритеты, не умеете делегировать обязанности, не доверяете своим сотрудникам, тянете все нагрузки на себе. При таком положении вещей Вам трудно рассчитывать на повышение, т. к. у Вас нет мнения, видения будущего компании, Вы целиком заняты важными проблемами сегодняшнего дня.

Что делать?

Научиться делегировать обязанности, воспитывать себе заместителя, дублера, если хотите, который заменит Вас при необходимости. Подготовить лист обязанностей, которые Ваши сотрудники могут выполнять вместо Вас. Пересмотреть лист приоритетов. Перенести центр тяжести Вашей деятельности в квадрант II.

Квадрант. II. Важно, но не срочно – прекрасная философия! Если Вам удалось так распределить время, что квадрант II оказался наиболее заполненным делами, Вас можно искренне поздравить!

Золотое правило:

Кризис легче предотвратить, чем разрешить.

Что Вы получили?

Вы прекрасно умеете «отделять зерна от плевел», концентрируетесь на главном, имеете свой взгляд на все, поскольку у Вас достаточно времени спокойно поразмыслить о текущих и будущих проектах. У Вас хорошие деловые отношения с Вашими коллегами, Вам есть к кому обратиться с вопросом и за консультацией, если это потребуется.

Почему?

Ваша система установления приоритетов хорошо подходит для Вашей конкретной деятельности. Вы умеете делегировать обязанности и не тратите время на решение чужих проблем.

Квадрант III. Неважно, однако срочно? Несущественные мелочи, краткосрочные цели, сиюминутные интересы и проблемы.

Что Вы получили?

Вам не кажется, что Вами затыкают все дыры? Или Вы это так сами устроили? Почему Вы выполняете самую неважную часть работы? Кто за Вас делает все остальное? Если к тому же второе место по затраченному времени в Вашей матрице занимает квадрант IV, то Вы первый кандидат на увольнение.

Почему?

В силу каких-то причин Вы изо всех своих должностных обязанностей выбрали только неважные. Причем Вы сами определили, что для Вас является основным делом, и что – суета сует. Если Вы сами признаете, что тратите время на выполнение неважных задач, то почему Вы так поступаете? У Вас нет ни четких целей, ни планов, как на ближайшее время, так и на долгосрочную перспективу. Это похоже на саботаж, причем пострадаете от него прежде всего Вы сами.

Что делать?

Если Вы собираетесь поискать себе другое место работы, подумайте вначале, на какую рекомендацию от Вашего теперешнего руководства Вы можете рассчитывать при таком трудовом энтузиазме? Наверное, целесообразнее привести в порядок дела на настоящем месте работы, чтобы Ваш начальник отпускал Вас со слезами на глазах и обещанием принять, как только Вы захотите вернуться назад. Для этого необходимо «просто» перенести центр тяжести Ваших дел в квадрант II, стать незаменимым и действительно нужным сотрудником. Для этого надо немедленно пересмотреть лист приоритетов, графики выполнения задач, освоить все техники экономии времени. Вам отступать некуда, Вы в кризисе, который может закончиться плачевно!

Квадрант IV. Неважные и несрочные дела. За что Вам платят зарплату? Вам не жаль тратить свою жизнь на выполнение никчемных дел? Комментарии излишни.

Что мы выучили из этого примера?

«Срочные дела, как правило, не самые важные, а важные – не самые срочные».

Д. Эйзенхауэр

Предварительный анализ Вашей Матрицы Эйзенхауэра показал, что люди, стремящиеся и добивающиеся успеха, избегают заниматься делами из квадрантов III и IV. Давайте подумаем, почему это так, и как расставить дела в листе приоритетов, чтобы добиться максимального успеха.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

МАТРИЦА РАЗУМНОГО ДОВЕРИЯ

МАТРИЦА РАЗУМНОГО ДОВЕРИЯ Жизнь полна рисков. Однако, как отмечал известный профессор истории и права Стивен Картер: «Цивилизованность состоит из двух частей: щедрости, когда это дорого, и доверия, даже тогда, когда существует риск».Следовательно, задача не в том, чтобы

Матрица успеха

Матрица успеха Вы явно что-то слышали про эффект 25-кадра. Это когда вам на экран компьютера, телевизора или на киноэкран на сотые доли секунды вбрасывается какое-то слово или фраза.Наш медленнодействующий Разум не может распознать этот кратковременный информационный

Матрица управления временем

Матрица управления временем Мы расходуем время одним из четырех способов. Есть дела срочные, несрочные, важные, неважные.Срочное – то, что требует немедленного внимания. Например, звонящий телефон. Для большинства недопустима мысль о том, чтобы не снять трубку. Срочные

Матрица счастливого брака

Матрица счастливого брака Самое печальное, что мы плохо представляем себе, в чем должно заключаться наше счастье, соответственно не можем предвидеть, какими достоинствами должен обладать человек, с которым мы стремимся связать жизнь.Вы хотите создать поистине

Чем поможет матрица Эйзенхауэра — Блог Platrum

Содержание

• Что такое матрица дел Эйзенхауэра?
• Как разделить задачи по матрице Эйзенхауэра?
  • 1-й квадрат матрицы Эйзенхауэра: срочно и важно
  • 2-й квадрат матрицы Эйзенхауэра: не срочно и важно
  • 3-й квадрат матрицы Эйзенхауэра:срочно и не важно
  • 4-й квадрат матрицы Эйзенхауэра: не срочно и не важно
• Что нужно запомнить из этой статьи

Придумать контент-план на неделю, написать 7 постов, подготовить макеты, обновить сайт, проверить конверсию, создать отчёт по ней для руководителя, узнать стоимость большого золотого медведя для промо, договориться с фотографом о съемке, оптимизировать объявления в директе, написать текст для сайта. Как всё это успеть, если дедлайн был ещё вчера? Хочется крикнуть: «Памагити!».

Спокойствие, только спокойствие! Помощи от волшебника в голубом вертолёте, конечно, ждать не нужно. Лучше брать всё в свои руки. Поможет разобраться с ворохом любых дел матрица Эйзенхауэра.

Что такое матрица дел Эйзенхауэра?

Начнем по порядку. Прежде всего, кто такой сам Эйзенхауэр? Дуайт Дэвид Эйзенхауэр был генералом американской армии и 34-м президентом США с 1953 по 1961 годы. Он отличался особой продуктивностью и хорошо понимал, что такое тайм-менеджмент ещё до того, как появилось это понятие. 

Многим захотелось узнать, в чём секрет, поэтому его подход внимательно изучали разные исследователи. Среди них был и Стивен Кови, автор книги «7 навыков высокоэффективных людей». В ней он предложил читателям применить новый способ расстановки приоритетов  —  матрицу Эйзенхауэра.

Матрица Эйзенхауэра или, как её ещё называют, матрица приоритетов и матрица дел Эйзенхауэра — инструмент постановки задач в зависимости от двух критериев: их срочности и важности. Она подходит как для личного, так и для корпоративного тайм-менеджмента. Матрица дел Эйзенхауэра помогает правильно расставить приоритеты, отбросить второстепенные задачи и сосредоточиться на достижении ключевых целей.

Как разделить задачи по матрице Эйзенхауэра?

Чтобы создать таблицу матрицы Эйзенхауэра, разделите лист бумаги на четыре равных секции. Составьте общий список всех текущих дел, а затем начинайте распределять их по группам, опираясь на два критерия — срочно и важно. Принцип матрицы Эйзенхауэра заключается как раз в том, чтобы рассортировать все запланированные дела по четырём группам:

• срочные и важные;
• важные и несрочные;
• срочные и неважные;
• несрочные и неважные.

1-й квадрат матрицы Эйзенхауэра: срочно и важно

Сюда попадают дела, которые свалились, как снег на голову и которые точно нужно сделать, т.к. дедлайн сегодня или, если повезло, завтра. Прорвало трубу дома, внештатная ситуация на работе, заболел коллега, а нужно сдавать проект.

Как работать с задачами из первого квадрата?

Задачи из первого квадрата имеют максимально высокий приоритет. Их мы бросаемся делать в первую очередь. Но если весь ваш график состоит из «тушения пожаров», скорее всего, вы долго не протяните. Привет, хронический стресс и эмоциональное выгорание. Да, появление таких вопросов неизбежно: всегда есть внешние обстоятельства, на которые мы не можем повлиять и которые не в силах предотвратить. Но нужно стремиться к тому, чтобы задач в этом блоке было как можно меньше.

Составьте расписание, укажите сроки и следите за тем, чтобы дела из других квадратов не переходили сюда. Если такие задачи приходят извне, поговорите с руководством, коллегами, заказчиками насчёт сроков и планирования.

2-й квадрат матрицы Эйзенхауэра: не срочно и важно

Прохождение курса по таргету, изучение испанского, занятия йогой. Все эти вопросы важны, раз вы внесли их в свой список. Нельзя назвать их срочными, потому что у них нет чёткого дедлайна.

Как работать с задачами из второго квадрата?

С удовольствием! Ведь это те моменты, которые имеют для вас высокий приоритет, и, занимаясь которыми, вы не чувствуете, что все в огне. Это дела, которые являются инвестицией в будущее. Если в вашем списке большинство таких занятий, значит, вы работаете на перспективу. Продолжайте в том же духе.

3-й квадрат матрицы Эйзенхауэра:срочно и не важно

Вынести мусор, помыть машину, ответить на звонок или сообщение в мессенджере. В третий квадрат попадают дела, которые важны в моменте, но в перспективе не имеют для вас никакого значения. Выполняя срочные и неважные дела, вы всегда будете заняты, но они никогда не приблизят вас к большой цели.

Как работать с задачами из третьего квадрата?

Это как раз те задачи, которые можно смело делегировать. Передайте их личному помощнику, клининговой службе, подчиненным — любым специально обученным людям, для которых они будут в приоритете. Если делегировать некому, постарайтесь сделать так, чтобы эти дела занимали как можно меньше времени в расписании.

Стремитесь к тому, чтобы этот квадрат как можно чаще был пуст. Ведь если вы будете постоянно заняты мелкими поручениями, то рано или поздно поймаете себя на чувстве, что занимаетесь чем-то не тем. Вы не движетесь вперёд, а топчитесь на месте, утопая в рутине. Это может привести к недовольству собой и депрессии. А оно нам надо?

4-й квадрат матрицы Эйзенхауэра: не срочно и не важно

Посмотреть сериал, залипнуть на видосиках в соцсетях, поиграться со шрифтами в презентации — убить время на что-то, что не приближает к цели. Конечно, такие занятия должны быть. Они помогают выдохнуть, взять паузу и отвлечься. Проблемы начинаются тогда, когда занятия из четвёртого квадрата начинают занимать так много времени, что ни на что другое его уже не хватает.

Как работать с задачами из четвёртого квадрта?

Если вы нацелены на результат, вычёркивайте их немедленно. Между «убийцей времени» и делом из списка «Не срочно и важно», выбирайте второе. И пусть полностью избавиться от них невозможно, стоит ограничить время, которое вы отведёте просмотру любимого шоу.

Что нужно запомнить из этой статьи

Матрица дел Эйзенхауэра — инструмент тайм-менеджмента, который помогает расставить приоритеты между задачами и работать над ними более продуктивно. Она помогает отбросить второстепенные поручения и сосредоточиться на достижении ключевых целей. В основе матрицы Эйзенхауэра два критерия: срочность и важность. Все задачи делятся на четыре группы.

• Срочные и важные.Незапланированные дела с высоким приоритетом. Появляются в списке по независящим от нас обстоятельствам. Следует решить их быстро, чтобы к ним не возвращаться. Плохо, когда они появляются постоянно. Это ведёт к стрессу и эмоциональному выгоранию.

• Важные и несрочные. Занятия, которые в перспективе помогут достичь цели. Это те моменты, над которыми стоит сосредоточиться.

• Срочные и неважные. Задачи, которые стоит делегировать. Большое количество таких дел создаёт ощущение постоянной занятости. Но эти дела не приближают к цели, а отнимают время.

• Несрочные и неважные. Их ещё называют «Убийцами времени». Должны иметь самый низкий приоритет. Нужно ограничить их количество в расписании, чтобы они не отвлекали вас от работы над важными и несрочными задачами.

Также читайте: Как использовать swot анализ

Срочно и Важно: в чем разница?

10 июля 2019 г.

Макс. 10 минут чтения

Примерно в шесть или восемь лет мы начинаем осознавать концепцию «начало».

Мы начинаем понимать секунды, минуты, часы и наше восприятие течения времени.

Вскоре после этого мы начинаем вырабатывать привычки и принимать решения о том, как использовать свое время.

На этапах нашего развития другие обычно диктуют нам, как нам проводить время. Однако по мере того, как мы становимся профессионалами, у нас появляется все больше и больше автономии в отношении нашего времени.

Мы разрабатываем свои собственные системы проведения времени — иногда успешно, иногда нет.

И каждый из нас должен решить: как я могу использовать свое время наиболее эффективно?

В процессе принятия решений нас могут обмануть, заставив думать, что задачи важны, хотя на самом деле это не так. Или мы откладываем самые важные пункты в нашем списке задач, потому что они часто самые трудные.

А то мы путаем срочное и важное.

Это важное различие, которое может изменить наши приоритеты и списки дел.

Прежде чем двигаться дальше, давайте дадим определения этим терминам:

Срочно:

Элементы, требующие немедленного внимания.

Важно:

Элементы, влияющие на ваши долгосрочные цели и стратегию известная как матрица Эйзенхауэра.

Названный в честь бывшего президента США, этот метод стал популярным благодаря Стивену Кови в 7 навыков высокоэффективных людей .

Here’s what the quadrant looks like with some relevant examples for work:

	Urgent	Not Urgent
Important	Deadline to внести предоплату за мероприятие Файл для презентации Досадная ошибка в вашей ленте социальных сетей	Developing a new habit Creating a new strategy
Unimportant	“Urgent” meetings Other’s demands on your time	Одержимость Facebook, Snapchat, Instagram или другими социальными сетями Проверка ваших любимых новостных сайтов… снова Покупки в Интернете

Квадрант 1: Срочные и важные дела

Это то, что вы должны сделать прямо сейчас, иначе вскоре будут негативные последствия. Это могут быть немедленные обзоры и изменения, которые вам необходимо внести до крайнего срока, и они могут иметь другие срочные последствия.

Эти ценные действия принесут прибыль вашей компании, и их также необходимо выполнить немедленно.

Квадрант 1 Срочные и важные Примеры:

• Крайний срок отправки депозита для мероприятия
• Файл для презентации
• Досадная ошибка в вашей ленте социальных сетей
• Тестирование функций перед днем ​​запуска
9 Если вы Если ты хирург-травматолог или что-то героическое, это не то, чем должна быть твоя работа.
Квадрант 2: Несрочно, но важно

Вот лучшее место для расстановки приоритетов в работе.

Здесь может происходить ваша самая продуктивная работа. Это то, к чему вы стремитесь. Эти проекты, задачи и другие действия являются кирпичиками, которые помогут вам реализовать ваши долгосрочные инициативы.

Это не срочно, но поможет вам добиться успеха в достижении ваших целей.

Иногда эти задачи включают в себя тушение пожаров, которые могут не входить в вашу ответственность или вообще не должны были произойти.

Квадрант 2 Важно/Не срочно Примеры:
• Разработка новой привычки
• Создание новой стратегии
• Работа над ежеквартальным отчетом (до конца квартала)
• Планирование бюджета
• Написание кода для выпуска новой функции продукта
• Создание прототипа и MVP

Так *должна* выглядеть большая часть вашей повседневной работы.

Если вы тратите слишком много времени в первом и третьем квадранте на непредвиденные ситуации, вам нужно переосмыслить, расставить приоритеты или найти дополнительные ресурсы, которые помогут вам.

Квадрант 3: Срочно, но неважно

Это самый опасный квадрант.

Здесь многие из нас живут и дышат сами того не желая.

Другим людям легко предъявлять требования к нашему времени, не осознавая, что именно они делают.

Их проблема не обязательно связана с вашей чрезвычайной ситуацией. Если они пытаются найти быстрое решение или ответ на что-то, что не продвигает бизнес вперед, то четкая коммуникация чрезвычайно важна.

Платформа повышения производительности, такая как ClickUp , решает эту проблему.

Пользователи устанавливают разные уровни приоритета для задач, предоставляют оценки времени, чтобы гарантировать, что назначенный знает объем, отправляют уведомления с напоминаниями и передают любую важную информацию всей команде. Это помогает поддерживать работу и ожидания в соответствии и позволяет вам быть более эффективной командой.

Однако мы должны быть осторожны. Наши телефоны и средства связи предназначены для того, чтобы отвлекать нас каждую секунду. Перегрузка уведомлений — это реальная вещь.

Push-уведомления на нашем телефоне для приложений социальных сетей заставляют нас думать, что что-то срочное, но на самом деле это не так, особенно когда ваш друг показывает, как хорошо он проводит время в отпуске.

Интересно?

Возможно. Срочный? Ни за что.

Квадрант 4: Неважно, не срочно

Также известен как квадрант прокрастинации.

Это то, чем вы занимаетесь, даже если это неважно и не срочно. По сути, это то, что вы делаете, когда должны работать.

Это не означает, что у вас никогда не должно быть перерыва, отдыха или расслабления. Но иногда хорошие вещи можно возвысить до высшей степени. И вы не хотите, чтобы они стали таковыми для вас.

Это могут быть такие вещи, как:

• Навязчивая проверка Facebook, Snapchat, Instagram или других социальных сетей
• Проверка ваших любимых новостных сайтов… снова которые могут помочь вам оставаться сосредоточенным. Один из моих любимых — Лес. За каждый блок времени, когда вы продуктивны и не прикасаетесь к телефону, вырастает дерево.

  Вы даже можете начать строить лес и делиться своими успехами с друзьями. Это игра, которая держит вас подальше от телефона.

  Различие между срочным и важным

  Еще один звонок в почтовом ящике.

  Поступают новые телефонные звонки.

  И знаете, что это значит? Пришло время принятия решения.

  Да, каждое отдельное электронное письмо может решить ваши следующие несколько минут, следующий час, весь день или даже всю неделю.

  Если вы решите открыть письмо (возможно, подождите назначенное время!), вам нужно будет принять решение.

  Какое место этот вопрос/просьба занимает в матрице Эйзенхауэра? Какова срочность и важность задачи?

  Социальные сети и новостной цикл заставляют нас думать, что каждый важный момент является срочным и требует нашего немедленного внимания.

  Мы должны отфильтровать шум, чтобы найти истинный сигнал.

  Срочные задачи вызывают реакцию.

  Мы хотим работать прямо сейчас и думать над ответом. Да, некоторые должности требуют более срочного принятия решения, чем другие (привет операторам экстренного вызова!). Но без правильных процессов мы будем беспокоиться и не будем работать в меру своих возможностей.

  Спешка с ответом может привести к неверному решению, которое может отрицательно сказаться на производительности в будущем и добавить больше проблем к нашей рабочей нагрузке.

  Важные задачи дают нам время для стратегии. Эти проекты и задачи — это то, что мы хотим сделать и надеемся внести свой вклад. Это задачи для новых спецификаций продукта, предложения нового бизнес-плана или обдумывания финансовых целей для отдела продаж на следующий квартал.

  Важные задачи — это преднамеренные действия, требующие внимания. Будем надеяться, что с этим дополнительным вниманием количество ошибок будет ограничено.

  Задачи могут быть срочными и важными, когда нужно принять ключевое решение немедленно. Но не всякая срочная задача обязательно важна.

  Последнее письмо от продавца отчаянно требует вашего внимания. Они делают вид, что это срочно, но для вас это неважно. Это задача, которую нужно делегировать.

  Другие задачи становятся срочными. Например, коллега жалуется на то, что ему срочно нужна помощь. Может сами разберутся. Может быть, их срочная/важная задача не является вашей чрезвычайной ситуацией.

  Проблема с предположением, что каждая задача является срочной и важной, заключается в том, что у вас не будет достаточно времени, чтобы стратегически все обдумать.

  Важно разработать стратегию продаж. За этим может быть даже небольшая срочность. Но если вы посвятите несколько дней или недель тщательному составлению плана, у вас будет меньше ошибок на бэкенде. Все важные дела невозможно сделать сразу — они слишком важны для этого и требуют повышенного внимания.

  Но срочность заставляет нас чувствовать себя важными. Занятость может маскировать недостаток стратегического внимания. Огромные организационные проблемы могли остаться незамеченными из-за занятости.

  Вы могли упустить неиспользованные потенциальные возможности, потому что у вас не было времени подумать о важных стратегических изменениях.

  Представьте себе такую ​​фирму, как Blockbuster или Borders.

  Это были огромные фирмы по прокату фильмов и продаже книг. Они пропустили меняющиеся приливы.

  Могло ли это быть связано только с тем, что они пропускали важные задания?

  Конечно нет. Но вы можете понять, почему время, потраченное на стратегическую работу, не всегда может быть самым «срочным».

  Какие задачи входят в каждый квадрант?

  Как вы решаете, что куда?

  Это очень просто и хорошо сочетается с квадрантами. Они помогут:

  1. Решите, является ли это срочным, важным или и тем, и другим
  2. Проанализируйте ценность: Какова ценность этой задачи для вашего руководства, организации и бизнеса? Что изменилось бы и улучшилось, если бы вы завершили или протолкнули это?
  3. Подумайте о времени: сколько времени вам потребуется на это? Это несколько минут или несколько недель? Несколько месяцев? Если вы создадите план проекта для реализации крупномасштабных инициатив, то вы будете выполнять небольшие задачи, глядя на общую картину.
  4. Подумайте о сокращении: Какие пункты в вашем списке или проекте кажутся несущественными? Что несущественно? Если задачи или задания можно комбинировать, то комбинируйте их.
  5. Подумайте о делегировании: есть ли задача, которая была назначена вам, но на самом деле находится в компетенции другого члена команды? Или есть коллега, который более квалифицирован или более опытен, чтобы взяться за это? Понимание своих пределов и того, что можно сделать на практике, также является частью процесса расстановки приоритетов.
  Как расставить приоритеты в отношении своего времени в матрице Эйзенхауэра/тайм-менеджмента?

  Не все задачи имеют одинаковый вес. И задача, которую вы считаете срочной/важной, может быть признана важной/несрочной кем-то другим.

  Тем не менее, вы должны планировать время специально для этих различных типов задач. С планированием и планированием вы можете привнести правильную энергию и мышление в каждое из них.

  Вместо того, чтобы делать только то, что указано в вашем списке дел, каждый день или неделю выделяйте время для срочных/важных, а затем для важных/несрочных дел.

  Это требует дисциплины. Например, ваше утро может быть заполнено первостепенными, срочными и важными задачами. Затем вы можете потратить несколько минут на делегирование других срочных/неважных задач.

  Днем или ближе к ночи, когда все уляжется, можно заняться более стратегическими делами — важными, но несрочными.

  Остаются несрочные/неважные задачи. Это включает в себя полный спектр от проверки ваших социальных сетей до просмотра планов отпуска на следующий год. В конце концов, они могут даже закрепиться в ваших срочных или важных задачах.

  Еще одно важное соображение: сможете ли вы сделать это за 2 минуты или меньше?

  Это правило взято из методологии Get Things Done Дэвида Аллена.

  Он говорит, что если вы можете справиться с задачей менее чем за две минуты, то вы можете сделать это самостоятельно. Если нет, то делегируйте или просмотрите его позже.

  ClickUp — это платформа повышения производительности, которая может радикально изменить ваш подход к работе.

  Вы можете организовывать свои проекты с помощью папок и списков, а затем назначать их своей команде для работы или поручить себе. Эти функции помогут вам определить разницу между срочным и важным не только для себя, но и для всей вашей команды.

  • Цели. Ставьте цели в ClickUp каждый день, неделю, месяц, квартал — в зависимости от того, что вы выберете. Прикрепите ключевые результаты к каждой цели (которая обычно включает число!), а затем также свяжите задачи с этими целями. Вы можете взять свои срочные/важные или важные/несрочные задачи и указать, над чем вы хотите работать каждую неделю.
  • Флажки приоритета. Отмечайте задачи, созданные вашей командой, с указанием уровня срочности, например высокой, важной, нормальной или низкой. Как только ваша команда просмотрит или увидит задачу с пометкой приоритета, она будет знать, над чем работать дальше. Это хорошо работает для задач, которые могут быть выполнены примерно в тот же день.
  • Сроки выполнения/подзадачи: Сроки выполнения и подзадачи помогут вам еще больше разбить вашу работу. У вас может быть несколько задач, которые необходимо выполнить примерно в одно и то же время, или одна задача строится на другой. Установка сроков выполнения важной/несрочной работы гарантирует, что вы найдете для нее время. При необходимости установите конкретное время дня, когда задача должна быть выполнена. Подзадачи также помогают делегировать работу, особенно если задача очень срочная или ее нужно разделить на несколько частей.
  • Назначенные комментарии. Эта уникальная функция ClickUp выводит комментарии на первое место в рабочем процессе. Вы можете передать идеи, которые появляются в комментариях, другому члену команды. Затем он появляется в их уведомлениях и в виде окна, побуждая человека предпринять действие.
  • Несколько представлений: ClickUp позволяет сортировать вашу работу с помощью обязательных представлений (например, списка или доски), а также календаря и диаграммы Ганта. Мы также даем вам множество фильтров для настройки того, как вы хотите, чтобы ваши задачи отображались. Сортировка по дате выполнения, статусу, правопреемнику и т. д. ClickUp предлагает все это.
  Вывод: разница между срочным и важным влияет на ваше время

  Размышление о разнице между срочным и важным может иметь широкое влияние на то, что вы делаете со своим временем. Эти общие стратегии тайм-менеджмента помогут вам лучше сосредоточиться.

  • Четко определите свои долгосрочные приоритеты
  • Поймите разницу между продуктивным и непродуктивным.
  • Более эффективно делегировать полномочия
  • Установить границы

  Помня об этих советах, вы будете готовы решать срочные и важные проблемы. Вот дополнительные ресурсы в ClickUp, которые помогут вам расставить приоритеты в работе:

  • Как расставить приоритеты в своей работе
  • Как стать более продуктивным
  • Система Get Things Done (GTD) в ClickUp

  Как отличить срочное от важного Задачи, также известные как Матрица решений Эйзенхауэра

  Вы когда-нибудь путали что-то важное с чем-то срочным или наоборот? Что ваше время часто тратится на тушение пожаров до такой степени, что у вас не остается сил?

  1 Разница между срочным и важным

  2 Матрица решений Эйзенхауэра

  3 Квадрат 1: Срочные и важные задачи

  4 Квадрат 2: Несрочные, но важные задачи

  5 Квадрат 3: Срочные и не важные задачи

  3

  3 6 Квадрат 4: Несрочные и неважные задачи

  7 Тратьте больше времени на важные задачи

  Не волнуйтесь, вы не одиноки! «Принцип принятия решений Эйзенхауэра», , названный в честь президента США Дуайта Д. Эйзенхауэра, — это способ мышления и работы, которым он руководствовался на протяжении всей своей карьеры.

  Разница между срочным и важным

  Отправной точкой для обсуждения является полное понимание разницы между ними.

  Когда что-то срочное, это явно требует немедленного внимания. Задача, которая буквально не может ждать ни секунды дольше.

  Важные задачи могут быть срочными, но в общих чертах — нет. Они не требуют немедленного выполнения, но и не должны откладываться на слишком долгое время.

  Естественный инстинкт подсказывает, что мы часто верим, что все срочные дела также важны, а с учетом того, что круглосуточные новостные каналы и тому подобное постоянно подкрепляют такое поведение, стоит ли удивляться, что оно часто становится невыносимым?

  Мобильные устройства гарантируют, что мы «всегда на связи», что еще больше затрудняет обработку того, что важно и что срочно, что часто приводит к выгоранию.

  Матрица решений Эйзенхауэра

  Матрица решений Эйзенхауэра помогает людям различать, что важно, а что не важно, что является срочным, а что нет. Матрица состоит из квадрата, разделенного на четыре квадрата: 1) Срочно/Важно, 2) Не срочно/важно, 3) Срочно/не важно и 4) Не срочно/не важно:

  Квадрат 1: Срочные и важные задачи

  Задачи, находящиеся в квадрате 1 матрицы, можно считать как срочными, так и важными.

  Кризисы, проблемы или крайние сроки часто требуют немедленного внимания. Например:

  Определенные электронные письма (могут быть предложения о работе и т. д.), крайний срок уплаты налогов, вам звонят из школы, где учится ваш ребенок, и говорят, что вам нужно прийти на встречу по поводу его поведения, у жены рожают и т. д.

  Итак. многие задачи, попадающие в эту область матрицы, можно сделать более эффективными или вовсе исключить. с некоторым планированием.

  Допустим, вашей собственности требовался ремонт, но она осталась гнить. Вместо того, чтобы позволить ему развалиться, согласуйте предварительный график работ по техническому обслуживанию в различные моменты года.

  Вы никогда не сможете полностью исключить срочные и важные задачи, но вы можете избавить себя от большого стресса, отфильтровав некоторые из них в квадрат 2.

  Квадрат 2: несрочные, но важные задачи

  Квадрат 2 задачи не обязательно будут иметь срочный срок, однако будут некоторые, которые имеют большое значение для достижения личных и профессиональных целей. Например:

  Учеба, семейное время, упражнения, еженедельное и долгосрочное планирование, чтение и медитация.

  В идеале мы должны уделять как можно больше времени задачам/требованиям из квадрата 2.

  Однако, если вы понятия не имеете, что для вас важнее всего, ясно, что вы не будете понимать, на что вам следует тратить свое время.

  Поскольку задачи в квадрате 2 не всегда являются неотложными, они навсегда отодвинуты на второй план, что увековечивает цикл, в котором все, о чем мы заботимся, это самые срочные дела.

  Квадрат 3: Срочные и неважные задачи

  Задачи Квадрата 3 требуют нашего внимания сейчас (поэтому они срочные), но они не помогают нам в достижении наших личных и профессиональных целей (не важны). Например:

  Телефонные звонки, текстовые сообщения, электронные письма и т. д.

  Трата времени на задачи квадрата 3 часто может показаться важной, особенно если вы помогаете кому-то, но они важны только для других и мешают вам решать задачи. в квадрате 1.

  В конце концов вы будете думать, что сделано очень много, хотя на самом деле вы сделали очень мало.

  Если вы человек, который хочет постоянно доставлять удовольствие другим за свой счет, скажите «нет» всему и станьте более настойчивым.

  Квадрат 4: Несрочные и неважные задачи

  Квадрат 4 беспокоит вас меньше всего, так как эти задачи не являются ни срочными, ни важными. Например:

  Смотреть телевизор, играть в видеоигры, листать страницы в социальных сетях

  Подумайте, сколько времени вы тратите на выполнение любого из вышеперечисленных действий.

  Хотя важно выполнять некоторые из них, например, в конце особенно сложного дня, когда ваш мозг должен ненадолго «отключиться», старайтесь уделять им очень ограниченное количество времени.

  Тратьте больше времени на важные задачи

  Умение отличать важное от срочного — важный навык.

  Потратив свое время на планирование/организацию деятельности квадрата 2, вы сможете предотвратить или даже устранить многие проблемы квадрата 1, сбалансировать запросы квадрата 3 со своими потребностями и по-настоящему насладиться овощами квадрата 4.

  Сделав задачи квадрата 2 своим главным приоритетом, независимо от чрезвычайной ситуации, раздражения или крайнего срока, которые у вас есть, вы будете иметь умственные, эмоциональные и физические способности эффективно справляться с проблемами.

  Как отделить срочное от важного

  Когда ваш бизнес значит для вас все, трудно не чувствовать, что каждая задача является самой важной. Так как же определить, что срочно, а что важно? Различие вообще имеет значение?

  Одним словом: да. Срочные задачи часто имеют срочные последствия, которые могут иметь разрушительные последствия для вашего бизнеса. Но если вы занимаетесь только срочными, а не важными делами, вы упускаете важнейшие возможности для долгосрочного роста и развития.

  Если вам когда-либо казалось, что вы тратите весь свой рабочий день на то, чтобы тушить пожары, или вы постоянно заняты, но не видите желаемых профессиональных или организационных результатов, возможно, пришло время присмотреться к тому, как вы расставляете приоритеты. задачи на вашей тарелке.

  Займитесь срочными делами.

  Если у задачи есть жесткий срок, который быстро приближается, позаботьтесь об этом до задач, которые имеют более гибкие временные рамки. Отправка отчетов, оплата счетов — делайте все это до того, как это станет проблемой.

  Используйте матрицу Эйзенхауэра.

  Этот метод визуальной расстановки приоритетов, разработанный президентом Дуайтом Д. Эйзенхауэром, состоит из прямоугольника с четырьмя квадрантами: срочное и важное, несрочное и важное, срочное и неважное, несрочное и неважное. Разделяя таким образом задачи, вы можете почувствовать контроль над своими краткосрочными и долгосрочными проектами. Для этого есть даже приложение!

  Делегат.

  Делегирование важно для людей, которые чувствуют, что у них никогда не бывает свободной минуты в течение дня. Ищете, с чего начать? Попробуйте избавиться от некоторых дел, которые попадают в категорию «срочных и не важных».

  Будьте активны.

  Непредвиденные камни преткновения и другие срочные дела неизбежны — это приходит с территорией предпринимательства. Вот почему важно быть максимально активным. Составление списков, делегирование полномочий и ведение тщательно обновляемого календаря помогут вам оставаться в курсе повседневных дел, поэтому, когда возникают неожиданные, но неотложные проблемы, вы готовы встретить их лицом к лицу.

  Асма Исхак

  Округ Ориндж, Калифорния
  Генеральный директор Modere

  От чего зависит доход вашей компании? Что способствует удержанию? Ваш ответ на эти вопросы покажет, что наиболее важно для вашей компании, поэтому необходимо срочно устранить все, что может ей угрожать. Будут непредвиденные события, которые создадут срочность, но разумно быть как можно более подготовленным, чтобы защитить свои самые важные приоритеты.

  Наивысшим приоритетом в Modere являются наши клиенты и их качество обслуживания. От заказа до доставки наши точки взаимодействия с клиентами имеют первостепенное значение, поэтому мы уделяем особое внимание обеспечению качества и надежности каждого элемента этих точек взаимодействия. Например, мы знаем, что в любой момент из более чем 1200 SKU, которые мы продаем, мы можем столкнуться с неожиданной неудачей, связанной с чем угодно, от поставки определенного ингредиента до качества хлопка, используемого в упаковке. По этой причине мы предприняли шаги, чтобы всегда иметь планы B, C и D, чтобы обойти любые непредвиденные трудности.

  Я также считаю, что четкое определение цели и конечной цели вашего бренда в вашей компании создает культуру, которая процветает за счет коллективного достижения этих целей, поэтому, когда возникают срочные вопросы, команда мотивирована на решение этой задачи. В Modere мы составляем годовые планы, эффективность которых измеряется еженедельно, ежемесячно и ежегодно. Члены нашей команды взволнованы и полны энергии, наблюдая за тем, как мы достигаем наших целей и растем, а наши клиенты продолжают возвращаться, потому что их опыт неизменно положительный.

  Дженни Чжу

  Нью-Йорк
  Основатель и генеральный директор Triangle Home Fashions и Lush Décor

  Я основал компанию в 2008 году, во время финансового кризиса. Как основатель и генеральный директор, первые 10 лет я управлял всем сам, без посторонней помощи. Я многое воспринимал очень близко к сердцу и думаю, как и у многих предпринимателей, у меня было чувство вины — мы слишком много работаем. Я не мог совмещать жизнь и работу.

  Такое чувство, что я выгорел за первые 10 лет. Я не мог отделить важное от срочного. Я терялся в срочном и не сосредотачивался на важном. Каждый день я микроконтролировал срочные дела.

  Помню, мне пришлось неделю поработать на складе, чтобы показать своей команде, что я могу это делать. С одной стороны, это хорошо: вы показываете, что являетесь частью команды. Но я мог бы использовать эту неделю, чтобы сделать много важных дел для развития компании. Когда я разговариваю с предпринимателями в начале их пути, я чувствую, что все проходят через этот этап. Но если вы хотите развивать свою компанию, вы не можете делать все. Вы должны делегировать.

  Первоначально эта статья была опубликована в выпуске № 9 за март/апрель 2022 г.0436 УСПЕХ журнал. Фото @criene /Twenty20

  Эм Кассель

  Статьи

  Кассель — писатель и редактор из Миннеаполиса, совладелец Racket MN и коллекционер видеокассет.

  Что такое матрица Эйзенхауэра? Определение, пример и часто задаваемые вопросы

  Что такое матрица Эйзенхауэра?

  Определение: Матрица Эйзенхауэра — это простая четырехквадрантная диаграмма для структурирования ваших задач в порядке важности и срочности. Названная в честь своего создателя, президента Дуайта Эйзенхауэра, матрица десятилетиями использовалась корпорациями и частными лицами для повышения производительности.

  Матрица используется для разделения времени, которое мы тратим на работу, на категории срочности и важности, ранжированные соответственно:

  1. Важные и срочные

  2. Неважные и срочные

  3. 2 Важные и несрочные3

     Неважно и несрочно

  Структурируя таким образом свое время и задачи, вы можете избежать бездумной работы над разными вещами в течение нескольких часов подряд, а вместо этого сосредоточить свои бездумные усилия на том, что им нужно, и сосредоточить внимание на задачах, которые заслуживают Это.

  Что такое квадранты матрицы Эйзенхауэра?

  Как упоминалось выше, матрица Эйзенхауэра состоит из четырех квадрантов: важные и срочные, неважные и срочные, важные и несрочные, неважные и несрочные. Ниже приведена разбивка каждого квадранта: привет, вы сами решаете, какие из ваших собственных задач относятся к каким разделам.

  Получите нашу электронную книгу Mastering Prioritization eBook

  Узнайте, как расставить приоритеты, сделав это простым процессом, чтобы создавать выдающиеся продукты. Узнайте больше о том, как получить ценную информацию, выбрать правильную систему расстановки приоритетов и многое другое.

  Получить электронную книгу

  Важные и срочные

  Это квадрант с наивысшим приоритетом, куда вы будете помещать задачи, заслуживающие наибольшего внимания. Иногда его называют квадрантом «делай», в котором вы можете проводить большую часть своего рабочего дня; сосредоточиться на самых важных и напряженных работах.

  Хотя это важно (согласно названию этого квадранта), не менее важно избегать работы исключительно в этом квадранте. Как вы увидите, используя матрицу Эйзенхауэра, тема уравновешивает четыре квадранта для максимальной производительности.

  Переполнение этой части вашего квадранта приведет к чрезмерному стрессу и, в конечном счете, к выгоранию. Если вы окажетесь или ваша команда в таком положении, поищите задачи в этом квадранте, которые можно переместить в неважные и срочные или важные и несрочные.

  Неважно и срочно

  Это второй квадрант, который иногда считается третьим квадрантом. Это для задач, требующих немедленного внимания, но не обязательно очень продуктивных. Может показаться нелогичным считать задачу одновременно «срочной» и «неважной», но именно в этом неожиданном мышлении и заключается сила матрицы.

  Например, значительная часть вашего времени может быть потрачена на ответы на электронные письма или отзывы клиентов. Эти задачи являются срочными, поскольку вы не хотите заставлять клиентов и клиентов ждать, но не обязательно важными или критическими для вашей производительности. По этой причине этот квадрант также известен как квадрант «делегирования», поскольку это квадрант, который вы бы делегировали сотруднику или помощнику, если это возможно.

  Получите нашу электронную книгу Mastering Prioritization eBook

  Узнайте, как расставить приоритеты, сделав это простым процессом, чтобы создавать выдающиеся продукты. Узнайте больше о том, как получить ценную информацию, выбрать правильную систему расстановки приоритетов и многое другое.

  Получите электронную книгу

  Важные и несрочные

  Третий квадрант (иногда второй, в зависимости от того, как вы структурируете собственную матрицу Эйзенхауэра) предназначен для задач, которые имеют решающее значение для вашей производительности, но не имеют жестких сроков. Как правило, это долгосрочные задачи, над которыми вы начинаете работать, как только решите все свои срочные задачи.

  Это может включать в себя такие работы, как придумывание слогана, разработка логотипа, написание сообщения в блоге, сортировка ваших расходов и т. д. Эти задачи должны быть выполнены к концу проекта, но они не должны иметь приоритет над другие дела в вашем списке дел.

  Этот квадрант также известен как квадрант «решения», потому что он заполнен задачами, которые вы можете решить, когда будете готовы.

  Но подождите. Вам действительно нужно следить за этим квадрантом, чтобы никакая задача, которая когда-то была важной и несрочной, внезапно не стала важной и срочной. Это происходит, когда вы настолько долго пренебрегаете задачами этой категории, что они становятся насущной необходимостью. Выполняйте важные и несрочные задачи, пока у вас еще есть достаточно времени, чтобы избежать паники или эмоционального выгорания в будущем.

  Неважно и несрочно

  Эта категория метко названа категорией «исключить», потому что в нее вы помещаете все задачи и подпрограммы, которые хотите исключить из своего рабочего процесса. Вы можете считать эти убийцы производительности. Это бессмысленные, трудоемкие задачи, которые не приводят к какому-либо измеримому прогрессу.

  Хотя предметы в этой категории не важны, важно их перечислить.

  Перечислив их, вы сможете начать понимать, на что уходит потраченное впустую время в вашем проекте, и предпринять шаги по сокращению непродуктивного поведения. Конечно, в вашей команде должно быть около запланированных трат времени, для связи и отдыха, но если какие-либо из этих задач станут регулярной частью вашей рутины, то пришло время поставить их под контроль.

  Как сбалансировать матрицу Эйзенхауэра

  Поместив все свои ежедневные/еженедельные/ежемесячные задачи в матрицу Эйзенхауэра, вы сможете визуализировать, в каком квадранте вы проводите больше всего времени — скорее всего, это квадрант с самым длинным списком дел! Отсюда вы можете начать уравновешивать квадранты и, по сути, свое время.

  Важно иметь в виду, что балансировка матрицы Эйзенхауэра не означает размещения одинакового количества задач в каждой ячейке. Вместо этого нужно решить, какому квадранту вы хотите посвятить больше всего времени. В идеале вы потратите очень мало времени на неважные и несрочные или не важные и срочные задачи.

  Вы можете предположить, что большую часть своего времени следует проводить в квадранте важных и срочных дел, и хотя это неплохая категория для работы, это может привести к сильному стрессу и выгоранию.

  Наиболее продуктивной категорией является квадрант «Важные и несрочные», который позволяет выполнять задачи, не сжигая масло в полночь.

  Какова история матрицы решений Эйзенхауэра?

  История матрицы решений Эйзенхауэра стала чем-то вроде городской легенды в кругах менеджеров по продуктам.

  Названная в честь своего изобретателя — генерала американской армии и государственного деятеля Дуайта Дэвида Эйзенхауэра — идея матрицы решений возникла после того, как Эйзенхауэр постоянно боролся за принятие сложных ежедневных решений. Служил пятизвездным генералом и Верховным главнокомандующим во время Второй мировой войны и в качестве 34-го президента Соединенных Штатов с 1953 по 1961 год Эйзенхауэру нужно было сформулировать план действий, чтобы постоянно знать, какие задачи расставить по приоритетам, не страдая от усталости от решений.

  Это подтолкнуло его к созданию шаблона матрицы решений Эйзенхауэра, который работает для управления временем, классифицируя задачи как по срочности, так и по важности. Четыре столпа матрицы приоритетов Эйзенхауэра:

  • Планирование

  • Приоритизация

  • Делегирование

  • Планирование

  Эйзенхауэр чувствовал, что, придерживаясь этих четырех принципов, люди откроют новый уровень производительности в своей повседневной жизни.

  Получите нашу электронную книгу «Дорожная карта от А до Я»

  Более 60 страниц информации о дорожной карте и особенно о дорожной карте продукта: что это такое, как создать дорожную карту продукта, типы дорожных карт, расстановку приоритетов и советы по эффективному общению с заинтересованными сторонами с помощью дорожных карт.

  Получить электронную книгу

  Как использовать шаблон матрицы Эйзенхауэра

  Чтобы эффективно использовать шаблон матрицы Эйзенхауэра, выполните следующие действия:

  1. Перечислите все задачи и проекты, которые вы хотите или должны выполнить.

  2. Оцените задачи по их важности и срочности. Задачи, которые являются одновременно важными и , должны быть выполнены немедленно, например, будут оценены как «1». Необязательные задачи, которые вы хотели бы выполнить или сроки которых далеки от завершения, будут иметь рейтинг «10» или выше.

  3. Теперь пришло время добавить каждый элемент в вашу матрицу решений. Мы рекомендуем ограничить количество задач в каждом квадранте до восьми или меньше — вы всего один человек, и вы не сможете сделать все !

  Когда дело доходит до добавления задач в квадрант № 1 (важных и срочных), рекомендуется установить для себя крайний срок. Таким образом, вы можете взять на себя ответственность за выполнение задачи к установленному времени, а также отслеживать свой прогресс в зависимости от временной шкалы.

  Для максимальной эффективности используйте приложение Priority Ratings от airfocus, чтобы систематизировать свои схемы приоритизации. Для этого добавьте свои элементы в табличное представление, оцените каждый элемент на основе ваших критериев и наблюдайте, как ваши задачи автоматически ранжируются в соответствии с матрицей решений Эйзенхауэра. Хороший!

  Преимущества использования шаблона приоритета матрицы Эйзенхауэра

  Помимо простой интеграции с Airfocus, шаблон приоритета матрицы Эйзенхауэра является бесплатным ресурсом, который требует очень небольших усилий для начала работы. Вам не понадобится предыдущий опыт или знание шаблона или того, кем был Эйзенхауэр (хотя теперь вы немного узнаете об этом, прочитав наше руководство!). Шаблон приоритета удобен для пользователя и подходит для всех, независимо от должности, стажа работы или отрасли.

  К другим преимуществам использования шаблона приоритетов матрицы Эйзенхауэра относятся:

  • Научиться принимать обоснованные решения быстрее

  • Научиться лучше оценивать, что является срочным в вашей повседневной жизни, а что нет 

  • Более эффективное управление своим временем 

  • Более точное отслеживание и анализ вашего прогресса и привычек

  • Снижение стресса, связанного с выполнением задач

  • Более быстрое, эффективное и уверенное выполнение задач

  • Настроить себя на долгосрочный успех, научившись силе самосознания

  аспекты вашей жизни, как связанные с работой, так и не связанные. Тот факт, что матрица требует как самоанализа, так и самосознания, означает, что это фантастический инструмент для любого менеджера по продукту или специалиста по продукту, стремящегося повысить свой уровень.

  Что такое матрица Эйзенхауэра? Советы и подсказки

  Как использовать матрицу Эйзенхауэра для эффективного управления временем

  Дуайт Д. Эйзенхауэр — двукратный президент США и генерал с пятью звездами во время холодной войны, как известно, был очень продуктивным человеком. Он придумал умный способ расставить приоритеты своих задач, разделив их на срочные и важные. Матрица Эйзенхауэра.

  Эти две категории кажутся похожими, но на самом деле они противоположны. Эйзенхауэр обсуждал эту концепцию в своем 1954 речи, которая позже была формализована автором бестселлеров Стивеном Кови в его знаменитой книге «7 навыков высокоэффективных людей».

  Важное редко бывает срочным, а срочное редко бывает важным.

  Дуайт Д. Эйзенхауэр

  В этом уроке мы объясним, что такое матрица Эйзенхауэра, а также как ее использовать и применять в повседневной жизни. Мы также делимся советами и стратегиями для начала работы.

  Матрица Эйзенхауэра – Обзор 

  Матрица Эйзенхауэра, также известная как матрица срочности-важности, — это метод, который помогает вам расставить приоритеты задач по важности и срочности. Его изобрел Дуайт Д. Эйзенхауэр, 34-й президент США (1953–1961), который также служил генералом армии США и первым верховным главнокомандующим НАТО.

  На протяжении всей жизни Эйзенхауэру приходилось постоянно выбирать между различными повседневными задачами, что отнимало много времени. Поэтому он изобрел знаменитую матрицу Эйзенхауэра, чтобы помочь себе и другим сортировать и расставлять приоритеты задач по срочности и важности.

  В методе матрицы Эйзенхауэра вы распределяете все задачи по четырем квадрантам и расставляете их по степени срочности и важности. Четыре квадранта в матрице Эйзенхауэра:

  • Квадрант 1 – Делать: Важное и срочное
  • Квадрант 2 – График: Важное, но не срочное
  • Квадрант 3 – Важное 009 Несрочное: Квадрант 4 – Устранить: Неважно и не срочно  

  После того, как вы перечислите все повседневные задачи, легко решить, какая задача относится к какой категории. Попрактиковавшись в расстановке приоритетов задач, вы сможете избежать прокрастинации и более эффективно управлять делами. Ниже мы рассмотрим эти квадранты более подробно.

  Матрица Эйзенхауэра – почему она так полезна

  В исследовании ¹ , опубликованном в Journal of Consumer Research, исследователи изучили, как люди выбирают между срочными и важными задачами. В пяти отдельных экспериментах они заметили, что наше внимание больше привлекает срочные задачи, а не важные (и предлагают лучшее вознаграждение), но менее срочные.

  Это означает, что между срочным и важным приоритетом является срочное, потому что сроки сжаты. С другой стороны, более важные задачи отходят на второй план, поскольку у вас не так много энергии и творчества для их выполнения. Матрица Эйзенхауэра предлагает комплексный способ эффективного управления временем.

  Срочно Против. Важно – основная дилемма

  Самая большая дилемма в тайм-менеджменте – срочное или важное. Срочное никогда не бывает важным, а важное редко бывает срочным. Срочные задачи требуют немедленного внимания, а важные задачи жизненно важны для достижения долгосрочных целей.

  Часто бывает сложно разделить важные и срочные задачи. Все кажется важным и срочным одновременно, но чтобы добиться успеха в краткосрочной и долгосрочной перспективе, нам нужно различать их. Разделяя их, мы можем расставлять приоритеты, исключать и оптимизировать задачи.

  Матрица Эйзенхауэра обеспечивает ясную и точную основу для принятия решений. И ключом к дилемме между срочным и важным является устранение перед оптимизацией.

  Человеку свойственно решать проблемы и находить выход из сложных ситуаций. Но очень часто мы тратим свое время и силы на бессмысленные сражения. Прежде чем решать проблему, во-первых, вам нужно решить, должны ли вы сами работать над этой проблемой или ее можно делегировать или полностью устранить.

  Когда дело доходит до организации, расхламление часто является первым и самым важным шагом. Только убрав лишнее, вы сможете организовать эффективно. В компьютерном программировании, например, есть известная поговорка Кевлина Хенни:

  Нет кода быстрее, чем нет кода. – Кевлин Хенни 

  Это означает, что самый быстрый способ что-то сделать – избавиться от ненужных задач. В дилемме «срочное/важное» самая важная и трудная часть состоит в устранении. Все кажется важным, но всего не успеешь (см. также правило 80/20).

  Даже если вам удастся в одиночку вычеркнуть все из своего списка, к концу дня вы устанете, что скажется на вашем творчестве. Тим Феррис — автор книги «4-часовая рабочая неделя» (см. на Amazon) — определяет ее так:

  Занятость — это форма лени — ленивое мышление и неразборчивое действие. Занятость чаще всего используется как прикрытие для уклонения от нескольких критически важных, но неудобных действий. – Тим Феррис

  Как бы мы ни старались, лучший путь к оптимизации часто ведет через устранение. Мы часто используем продуктивность, оптимизацию и тайм-менеджмент как предлог, чтобы избежать сложного вопроса: «Должен ли я это делать?».

  Напротив, кажется, проще провести несколько часов, будучи занятым и говоря себе «поработать немного усерднее». Матрица Эйзенхауэра учитывает этот аспект человеческой психологии и решает его, исключая задачи вместо того, чтобы позволить им испортить ваш день.

  Матрица Эйзенхауэра – Четыре квадранта

  Квадрант 1: Важное И Срочное –

  Делать

  Первый квадрант называется Делать или Делать Первый Квадрант включает задачи, критичные ко времени (должны быть выполнены сегодня или завтра). ) и важны для вашей жизни и карьеры. Например, уплата налогов или соблюдение сроков, которые могут иметь важное значение для заключения коммерческой сделки. Концепция глубокой работы предлагает эффективные методы решения задач Q1.

  Легко классифицировать все как важное и срочное, от похода в магазин до уплаты налогов. Однако постарайтесь быть избирательным с тем, что вы помещаете в первый квадрант. Слишком много дел, которые нужно сделать немедленно, часто может привести к стрессу и усилению прокрастинации. Тушить пожары весь день означает, что у вас нет энергии и страсти для выполнения важных задач.

  Квадрант 2: Важные, но НЕ срочные –

  Расписание

  Второй квадрант, а именно квадрант расписания, содержит список важных, но менее срочных задач. Обычно в Q1 нет жестких сроков, и вы можете быть гибкими.

  Например, онлайн-класс, который вы хотите пройти, или плановое техническое обслуживание автомобиля. Эти задачи обычно заносятся в календарь и назначаются на разумную дату. Как только они запланированы, вы не беспокоитесь о том, чтобы начать работу в ближайшее время, и не откладываете задачи на неопределенный срок.

  Второй квадрант матрицы Эйзенхауэра предлагает возможность для профессионального и личного роста. Выполнение задач в этом квадранте означает, что вы проявляете инициативу и повышаете свою продуктивность. Однако важно выполнять эти запланированные задачи вовремя, не откладывая их дальше.

  Наличие Q2 должно означать меньшее количество Q1. Однако, если вы продолжите откладывать плановую проверку автомобиля, вам, вероятно, придется позже заплатить за накопленные потребности в ремонте. Если вы планируете записаться на курс, чтобы лучше справляться с задачами Q2, вот список курсов по продуктивности.

  Квадрант 3: НЕ важно, НО срочно –

  Делегат

  Делегат занимает третий квадрант матрицы Эйзенхауэра. Это относится к задачам, которые являются срочными, но не важными. В этом квадранте живет эффект срочности и стремление выполнить задачи из-за сроков, даже если задачи не совсем значимы.

  Сосредоточение внимания на срочных задачах или чужих приоритетах означает отвлечение внимания от задач, важных для вашего собственного успеха.

  Задания Q3 обычно связаны с ожиданиями других людей от вас. Например, ненужное вмешательство коллеги, длительные и непродуктивные встречи, частая проверка телефона или электронной почты.

  Поскольку задачи в Q3 не имеют прямого отношения к вашим долгосрочным планам, разумно делегировать их. Есть два способа справиться с этими срочными и неважными задачами:

  • Делегат: вместо того, чтобы ходить в продуктовый магазин, заказать доставку продуктов на дом? Позволить кому-то еще делать записи во время совещаний? Наймите цифрового помощника, чтобы планировать регулярные встречи, например, у стоматолога.
  • Установите границы: Отключайте уведомления на мобильном телефоне и компьютере во время работы. Будьте ясны и точны в отношении сроков. Выполняйте такие задачи, как стирка в конце дня, когда у вас мало энергии.

  Делегирование задач Q3 идеально и рекомендуется. Однако, если вы не можете этого сделать, попробуйте установить границы, чтобы ограничить время, затрачиваемое на них. Здесь полезным методом является разделение задач.

  Квадрант 4: НЕВАЖНО, НЕ Срочно –

  Устранить

  Последний квадрант включает действия, которые тратят ваше время впустую и которых следует избегать. Они не только не способствуют вашему прогрессу в достижении целей, но и отнимают больше времени, чем вы планировали изначально. Хуже всего в задачах Q4 то, что они в конечном итоге оставляют вас с чувством неудовлетворенности и истощения.

  Несколько примеров деятельности Q4: многочасовой просмотр, пролистывание социальных сетей, чрезмерные и ненужные покупки или просмотр в Интернете и т. д. Действия в четвертом квадранте не являются токсичными по своей природе, но становятся токсичными для вашего здоровья и производительности, когда вы тратить на них нездоровое количество времени.

  Активный отдых — отличный способ освежить мысли на выходных или после долгого рабочего дня. Даже Эйзенхауэр был известным игроком в бридж и гольф. Ключ в том, чтобы использовать эти действия, чтобы сбалансировать стресс рабочего дня.

  Эта идея была подтверждена исследованием, опубликованным в Журнале прикладной психологии. Исследование выясняет, как внеслужебные (в вечернее время) переживания сотрудников связаны с их активным поведением на следующий день на работе. Выяснилось, что:

  • Сотрудники, которые инвестировали время в личное развитие (например, волонтерство), на следующее утро были более мотивированы.
  • Сотрудники, которые проводили время за чтением, обучением, йогой, музыкой или медитацией, были спокойнее на следующий рабочий день. Смотрите лучшие курсы личностного развития.
  • Сотрудники, занимающиеся досугом (чтение новостей, просмотр телепередач, игры), чтобы игнорировать или избегать проблем, показали повышенный позитив на следующий день. Однако позитив длился недолго, и их мотивация и настроение ухудшались в течение недели.

  Таким образом, в долгосрочной перспективе чрезмерная активность в Q4 может истощить ваш творческий потенциал и энергию вместо того, чтобы подпитывать вашу страсть.

  Матрица Эйзенхауэра – 6 советов по тайм-менеджменту

  1. Составьте список дел

  Перечисляя задачи в списке дел, вы избавитесь от беспокойства. Вы можете использовать такие инструменты, как Trello или ToDoist, для организации повседневных задач и календаря. Тем не менее, прежде чем внести что-либо в список дел или график, всегда задавайтесь вопросом, стоит ли расставлять приоритеты.

  2. Поместите только восемь задач в каждый квадрант

  Легко разбить все на четыре категории, но люди часто переполняют различные квадранты. Чтобы быть точным с матрицей Эйзенхауэра, ограничьте себя только восемью задачами на квадрант. Помните, что цель состоит в том, чтобы закончить задачи, а не просто перечислить их. Прежде чем добавить новую задачу, выполните самую важную, чтобы освободить место.

  3. Не разделяйте личное и профессиональное

  Вы не часто это слышите, но когда дело доходит до матрицы Эйзенхауэра, не разделяйте личное и профессиональное. Оба аспекта вашей жизни одинаково важны и играют жизненно важную роль в формировании вашего будущего. Ведя один и тот же список для личных и профессиональных дел, вы учтете и то, и другое и напомните себе, что нужно проводить время с семьей.

  4. Не бойтесь говорить нет!

  Не позволяйте другим отвлекать вас от текущей задачи. Определите свои приоритеты, установите границы и не бойтесь говорить «нет». Вы должны сделать это ради себя, чтобы достичь своих целей, не отвлекаясь.

  5. Устранить перед оптимизацией

  Люди неизбежно привязываются к людям, вещам, местам и идеям. Но есть время, когда вам нужно навести порядок и устранить то, что сказывается на вашей продуктивности.

  6. Избавьтесь от прокрастинации 

  Прокрастинация — злейший враг продуктивности. Убедитесь, что когда вы ставите себе задачу, она всегда выполняется вовремя. Управляйте своими делами практически, не перегружая себя. Настройте матрицу Эйзенхауэра.

  7. Матрица Эйзенхауэра для печати – PDF-планировщик

  Это бесплатный PDF-планировщик с матрицей Эйзенхауэра для печати, который вы можете использовать для организации своих задач и проектов в одном из четырех квадрантов. Откройте и загрузите PDF здесь.

  Матрица Эйзенхауэра – Резюме, заключение 

  Подведение итогов нашего руководства и руководства по использованию матрицы Эйзенхауэра. Матрица Эйзенхауэра — это инструмент, и, как и любой другой инструмент, удобство его использования зависит от пользователя. То, что работает для вас, может не работать для кого-то другого.

  Важно видеть задачу такой, какая она есть. Для одного человека просмотр социальных сетей может считаться досугом, но если вы занимаетесь цифровым маркетингом, это ваша повседневная работа.

  Чтобы эффективно управлять своим временем для достижения долгосрочных целей, используйте матрицу Эйзенхауэра на практике и потратьте некоторое время на то, чтобы понять и выяснить, как она работает лучше всего для вас.

  Матрица Эйзенхауэра – плюсы и минусы

  Во-первых, у матрицы Эйзенхауэра нет реальных недостатков. Применяя принципы и организуя свои задачи с помощью матрицы «Важно-Срочно», вы получите реальную пользу. Однако соблюдение такого стиля работы требует дисциплины, регулярного пересмотра ваших приоритетов и раундов обратной связи. Это может быть вызовом для некоторых.

  Шаблон матрицы Эйзенхауэра

  Загрузите в формате PDF здесь или используйте приведенный ниже шаблон изображения в качестве примера, чтобы создать свой собственный шаблон в Excel или Numbers. Вы можете легко создать такой шаблон шаблона Эйзенхауэра в ToDoist или Trello с некоторыми изменениями, подумайте о плавательных дорожках здесь.

  Если вам понравилось это руководство по использованию матрицы Эйзенхауэра, расскажите о нем и помогите другим стать более продуктивными.

  Источники: 1 | Дуайт Д. Эйзенхауэр – 2

  Матрица Эйзенхауэра: как расставить приоритеты в задачах для повышения производительности

  В своей речи 1954 года покойный президент США Дуайт Д. Эйзенхауэр объяснил, цитируя неизвестный источник: «У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное редко бывает важным, а важное редко бывает срочным».

  Это очень поэтичная фраза — литературный прием называется хиазм , если хотите знать, — но она действительно кажется немного запутанной, по крайней мере, на первый взгляд.0003

  В чем разница между срочными и важными задачами? Как что-то может быть исключительно важным, но не срочным заданием? Точно так же, зачем говорить что-то критически срочное, если не столь же важное? Введите матрицу Эйзенхауэра

  Что такое матрица Эйзенхауэра?

  Матрица Эйзенхауэра — это не эпизодическая роль президента в знаменитой трилогии научно-фантастических фильмов, а просто наглядное пособие, которое поможет вам лучше понять свои приоритеты либо в рамках временных рамок, то есть на этой неделе, либо в долгосрочной перспективе в целом.

  Эта система продуктивности состоит из четырех блоков, основанных на двух понятиях «срочности» и «важности», с целью объединения ваших обязанностей в блоки, которые позволяют эффективно планировать важные задачи, откладывая менее срочные дела на потом или делегируя их.

  При точном определении четыре ячейки матрицы Эйзенхауэра обозначаются следующим образом:

  • Квадрант 1: Срочные, важные задачи
  • Квадрант 2: Важные, но несрочные задачи
  • Квадрант 3: Неважные, но срочные задачи
  • Квадрант 4: Неважные, несрочные отвлекающие факторы

  Как и в цитате Эйзенхауэра, это должно навести вас на мысль о том, что существует большая необходимость различать эти два термина.

  Срочность подразумевает важность, но она утомлена временной основой, сроком или крайним сроком; в качестве альтернативы важность зависит от концептуальности, например, от того, что на самом деле имеет ценность, по отношению к цели или задаче.

  Чтобы минимизировать путаницу, давайте работать со следующими расплывчатыми определениями:

  • Важно : Самодополняющие задачи, которые имеют ценность и способствуют достижению ваших целей, будь то личных или профессиональных.
  • Срочно : Срочные обязанности, которые могут иметь или не иметь значения, но должны быть выполнены.

  Профессиональная жизнь многих людей полна «срочных» задач, которые кажутся маловажными. Отправка электронных писем и заполнение форм обычно не считаются важными, если они не помогают вам следовать вашим личным мечтам.

  И наоборот, многие ваши важные задачи не считаются срочными, потому что нет очевидных последствий их невыполнения.

  Отсутствие приоритетности задач, действительно важных, может серьезно подорвать ваши шансы на успех в достижении долгосрочных целей.

  Таким образом, матрица Эйзенхауэра является иллюстрацией философии «срочное против важного», чтобы дать представление о том, куда именно вы должны распределять свою энергию и ресурсы.

  Почему следует использовать матрицу решений Эйзенхауэра?

  В исследовании 2018 года профессор Мэн Чжу ввел «простой эффект срочности», теорию о том, что срочные дела вызывают большее внимание, поскольку эти возможности рассматриваются как быстро упущенные, даже если их влияние или значимость часто меньше, чем несрочные задачи.

  В одном эксперименте тестовой группе был предоставлен выбор между высокооплачиваемым несрочным заданием и низкооплачиваемым срочным заданием. В контрольной группе оба варианта были несрочными. Как вы могли догадаться, только 13,9% рабочих в контрольной группе выбрали низкооплачиваемую задачу. Однако в тестовой группе поразительные 35,3 % работников выбрали низкооплачиваемую задачу только потому, что считали ее срочной.

  Подразумевается, что нас легко обмануть, чтобы мы расставили приоритеты по менее прибыльным задачам, которые позиционируются как «срочные». Ограничение по времени делает их важными. Использование матрицы Эйзенхауэра может повысить ваше осознание этой досадной склонности вкладывать энергию в действия, которые на самом деле не приносят нам пользы.

  С этим повышенным осознанием вы сможете лучше распределять свое время, вращаясь вокруг наиболее важных для вас задач. Матрица Эйзенхауэра также предназначена для устранения этих фиктивных задач как средства экономии времени и, таким образом, повышения производительности, поэтому вы быстро понимаете, что многие из этих «срочных», «сделай или умри» задач можно быстро отбросить без особых последствий.

  Как вы используете матрицу Эйзенхауэра? 4 шага

  Матрицу Эйзенхауэра можно представить как четыре визуально отдельных, но часто взаимосвязанных пространства, каждое из которых содержит список дел. В качестве альтернативы, просто подумайте об этом как об одном списке дел, разделенном на четыре части. Вот основные шаги, которые вы должны предпринять:

  1. Определите макет

   В зависимости от того, как вы лучше всего представляете себе вещи, вы можете расположить разные категории в разных местах. Это в основном эстетично, но вы обязательно должны создать матрицу так, как вам кажется наиболее интуитивным.

  В современном мире броских слоганов «сделать, решить, делегировать и удалить» обычно используются в качестве заголовков разделов. Вы можете последовать их примеру или просто придерживаться срочного и важного.

   Хотя все знают матрицу Эйзенхауэра как эти четыре прямоугольника, фактические деления даны только для ясности на странице. Если вы считаете матрицу Эйзенхауэра именно такой, то матрица , вы можете дополнительно организовать свои задачи, оценивая их по каждой оси.

  Ниже приведена численная модель матрицы с размерами x в отношении срочности и y в отношении важности в профессиональном качестве, как и в задачах на обычную рабочую неделю.

  Вам не нужно травмировать себя повторным изучением математики, но простая шкала от 1 до 10 может помочь вам легче расставить приоритеты в работе. Очевидно, вы все равно можете разделить на четыре квадранта, используя числовую шкалу, поскольку ваш макет отражает то, что лучше всего подходит для вас, а это означает, что у вас есть полная свобода творчества.

  2. Делать или не делать

  Одним из основных факторов, который следует учитывать, является то, как именно вы собираетесь заполнять матрицу Эйзенхауэра. Это можно сделать двумя способами:

  Отфильтрованный список : Напишите свой обычный список дел, прежде чем фильтровать его один за другим через матрицу. Этот метод лучше подходит для тех, кто любит быстрое ведение журнала или быструю запись всего в одном месте.

  Специальная матрица : пройдитесь по каждому разделу, чтобы ввести свой список дел непосредственно в матрицу, устраняя необходимость в первоначальном списке. . Этот метод лучше подходит для медленного и методичного мышления

  Какой бы процесс вы ни выбрали, самым важным шагом будет именно то, как вы принимаете решения и распределяете действия по каждому квадрату. Как и следовало ожидать, это также и самая сложная часть.

  3. Распределение задач

  Будучи военным, а точнее лейтенантом, ставшим генералом, Эйзенхауэр был бы хорошо знаком с идеями распределения ресурсов и определения приоритетов целей. Хотя вы, вероятно, не будете планировать глобальную войну, как он, принцип остается неизменным.

  Для каждой задачи просмотрите критерии каждой ячейки, а именно:

  • Квадрант 1 — Срочные и важные действия: Добавляет ценность вашей жизни или напрямую способствует достижению цели, которая зависит от времени. Должны быть выполнены сейчас действия по уважительной причине.
  • Квадрант 2 — Важные, но не срочные действия : добавляет ценность или приносит пользу целям, но не имеет ближайшего срока. Это должно быть сделано позже по уважительной причине.
  • Квадрант 3 — Неважные, но срочные действия : не добавляют ценности и не работают для достижения ваших личных целей, но это обязательство, которое необходимо выполнить сейчас, иначе вы столкнетесь с ясными, значительными последствиями. Необходимо сделать сейчас по причинам, не связанным с целью.
  • Квадрант 4 — Неважные, несрочные дела : Это ненужные задачи, которые отвлекают. Они не добавляют ценности, не помогают в достижении целей и не имеют сроков выполнения. Не следует этого делать, так как нет уважительной причины.

  Поскольку матрица Эйзенхауэра — это инструмент тайм-менеджмента, высокоэффективные люди задают себе вопрос, следует ли им тратить время на выполнение определенной задачи. Хорошо обдумайте все, но если нет видимого обоснования, избавьтесь от этого. Очевидно, что есть много вещей, которые мы должны делать, но не хотим, поэтому действуйте осторожно, чтобы не вычеркнуть из своего графика все, кроме катания на лыжах, секса и морепродуктов.

  4. Пересмотрите свои задачи

  После того, как вы заполнили свой список задач, следующим шагом будет его изменение при необходимости. Если возникает какая-то чрезвычайная ситуация, добавьте ее; точно так же, если что-то окажется менее важным, чем вы изначально думали, или если вы упустите шанс, избавьтесь от этого.

  Конечно, бумажные форматы не обеспечивают большой универсальности в этом смысле, поэтому вместо этого вы можете рассмотреть возможность использования цифрового формата расписания.

  Матрица Эйзенхауэра работает?

  Раз уж мы немного затронули тему американских президентов, давайте вспомним слова Авраама Линкольна, который сказал: «Дайте мне шесть часов, чтобы срубить дерево, и первые четыре я потрачу на то, чтобы наточить топор». Уважение к планированию — обычная тема среди сверхуспешных людей, поэтому, начав свой день с небольшой разработки стратегии, вы, несомненно, повысите свою продуктивность.

  В статье П. Лалли и Б. Гарднера 2011 г., подкрепленной многочисленными академическими исследованиями важности планирования достижения цели, утверждается, что «люди могут не действовать в соответствии со своими намерениями, когда представляется возможность действовать, потому что они забывают осуществить намеченное действие», при этом «одним из важных подходов [является] формирование плана». Проще говоря, мы можем легко забыть сделать то, что собирались, без использования эффективного планирования.

  Ежедневное составление матрицы — это активный шаг к достижению цели. Вам не нужно выигрывать какие-либо художественные призы, поэтому вы можете сделать это за 3-5 минут.

  Однако многие сообщают, что этот процесс может занять гораздо больше времени, поэтому, если у вас нет места для ежедневной матрицы, вы все равно можете работать в рамках недельного или месячного периода.

  Вы не только будете лучше осознавать, как вы тратите время, но и улучшите свои навыки самоанализа, что является самым непосредственным условием для повышения продуктивности.

  Использование матрицы Эйзенхауэра в качестве инструмента повышения производительности

  Хотя ее форма представляет собой сетку 2×2, принцип Эйзенхауэра может быть представлен в любом случае, если он разделяет ваши задачи и цели на четыре подразделения. Независимо от того, решите ли вы создать таблицу с 4 столбцами в Bullet Journal — как часть ежемесячного разворота или будущего журнала — или раздел цифрового планировщика, такого как Friday, основные функции останутся прежними.

  На самом деле цифровые платформы лучше подходят для этой модели, так как вы сможете пересматривать задачи, свободно перемещая их или просто избавляясь от законченных элементов и проектов. Вы можете реализовать принцип Эйзенхауэра, а также другие инструменты повышения производительности, в чем-то вроде пятничного ежедневника или в виде повторяющихся подсказок в своих рутинах.

  Выбор того, где именно вы создаете свою матрицу Эйзенхауэра, зависит от вас, но категоризация и визуализация срочных и важных задач на данный день, неделю или месяц дает очевидные преимущества.

  Мы все естественным образом иногда становимся жертвами «простого эффекта срочности», но наша склонность откладывать действия, которые, вероятно, принесут больше счастья (важно) в пользу тех, которые в данный момент находятся на пути (срочно) , может быть под контролем. Тщательное планирование — это шаг в правильном направлении, который творит чудеса.

  Хотя инструмент планирования Дуайта Д. Эйзенхауэра — это способ думать о срочности как о полунезависимой от важности вещи, возможно, ваше решение создать собственную матрицу — это и то, и другое. Если у вас есть какие-либо оговорки, пусть ваши друзья отправят вам электронное письмо «СРОЧНО: матрица Эйзенхауэра» и узнают, как вы себя чувствуете.

  No related posts.