Важно срочно квадрат: Матрица Срочно/Важно: метод Эйзенхауэра

Содержание

Матрица Эйзенхауэра

Предисловие

Недавно в одном Телеграм-канале опубликовали совершенно неправильную “просветительскую” статью про матрицу Эйзенхауэра.

Меня это очень расстроило, потому что матрица Эйзенхауэра это прекрасная методика, а тот кто прочитает ту статью не сможет извлечь никакой пользы, потому что автор статьи сам ничего про матрицу не понял и объяснил неправильно.

Неправильное использование не принесёт пользы, мнение о матрице сложится отрицательное, и виноват будет автор статьи, а вовсе не Эйзенхауэр.

Это напоминает историю с принципами SOLID, которые часто поняты неправильно, так как авторы не читали первоисточник.

Решил исправить немного ситуацию и сам рассказать в чём же суть метода.

Какую проблему решает матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра помогает понять:

Какие задачи двигают нас к желанным целям
Какие задачи просто тратят наше время
Что делать в первую очередь
Что не делать
Что делегировать

Если одним словом, матрица помогает вам заниматься тем, что действительно важно.

Как обычно (неправильно) работают с матрицей Эйзенхауэра

Типичный сценарий: человек загуглил описание, нарисовал четыре квадрата, выписал задачи, и стал раскидывать их по квадратам.

Как это происходит?

Выписали все задачи
Берём задачу из списка
Задаём себе вопрос “Это важно?”
Задаём себе вопрос “Это срочно?”
Вписываем в соответствующий квадрат
Берём следующую задачу и т.д.

Что не так с этим подходом

Подвох в том, что просто выписав список задач и расставив приоритеты, раскидав по квадратам мы никак не помогаем себе.

Расстановка выполняется произвольно, “по наитию”, а потому она так же бесполезна как и действия вообще без матрицы.

Если посмотреть на последовательность действий выше, какой шаг в ней пропущен, чего в ней нехватает?

После вопроса “Это важно?” нехватает вопроса “Почему это важно?”.

Не задав себе этот вопрос и честно не ответив на него, мы совершаем ошибку. Мы назначаем важными те задачи, которые кажутся нам важными в текущий момент. Но мозг обманывает нас. То что кажется нам важным часто важным не является.

Расставив задачи произвольно, мы получаем неправильные приоритеты, и попытавшись жить по ним, быстро понимаем что пользы это не приносит.

О матрице складывается мнение как о бесполезном инструменте, а всё из-за того что мы не разобрались в сути.

Ещё раз повторюсь, почему не работает поверхностный подход:

Простая расстановка задач по квадратам даёт неправильные приоритеты
Мы не получаем никакой новой информации, не улучшаем своё понимание

Что на самом деле нужно

Для расстановки приоритетов хватило бы простого линейного списка в котором задачи отсортированы.

Расстановка приоритетов никак не помогает, помогает более глубокое понимание задач которое и приводит к пониманию, что и в каком порядке нужно делать.

Матрица позволяет через призму простых понятий копнуть глубже чем просто “это важно, это неважно”. В этом её польза, не просто “отдели важное от неважного” а “это важно потому-то и потому-то”.

Я сам пытался несколько раз применить матрицу и только найдя хорошее объяснение я это смог сделать так чтобы реально извлечь пользу.

Практическая польза приходит только в том случае если мы разобрались в сути метода.

Так давайте же разберёмся.

Главный принцип

Цитата самого Эйзенхауэра: “То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко бывает важным”.

Она определяет всю суть разделения задач, а именно, мы фокусируемся на долгосрочных целях, которые для нас важны и сегодня, и завтра, и через год.

Это то, что важно, а потому оно и не может быть срочным, так как это важно всегда и это долгосрочная цель, не зависящая от сиюминутной обстановки.

Поэтому и задача двигающая нас к этой цели тоже важная и не срочная.

Цели, а не задачи

В фокусе должны быть цели, а не задачи. Именно важность цели ради которой выполняется задача и определяет важность задачи.

Если цель важна, то задачи приближающие нас к ней тоже важны.

Поэтому определив настоящие цели задач, мы сможем поставить в приоритет те задачи которые приближают нас к нашим желанным целям и тем самым добиться этих целей.

Всё что находится во втором квадрате “важно и несрочно” должно двигать нас к долгосрочному успеху.

Как отделить важное от неважного и срочное от несрочного

Критерии важности

Выполнение этой задачи необходимо для достижения моей ключевой цели? Да — значит, важно; Нет — неважно.
Невыполнение дела влечет за собой серьёзные последствия для текущей деятельности? Да — важно; Нет — неважно.

Критерий срочности

Если задачу не выполнить сейчас, то она теряет свою актуальность? Да — срочная; Нет — несрочная.

Почему это работает

После того, как мы разделили задачи по Эйзенхауэру, начинают выполняться задачи, ведущие нас к долгосрочным целям.

До этого мы их не видели за потоком операционки и они не выполнялись.

Вместо интуитивной расстановки мы учимся видеть какие цели стоят за задачами, и благодаря этому совершаем меньше ошибок.

Неважно и несрочно

Четвёртый квадрат, “неважно и несрочно”. У меня есть такие дела, и совершенно неправильно запрещать ими заниматься.

Смысл в том что они не несут практической пользы, но часто ими просто приятно заниматься. Например, прогуляться, посмотреть кино, побыть с друзьями или убраться в квартире.

Лишать себя этих дел неправильно, непродуктивные занятия должны рассматриваться как отдых и получение удовольствия — после того как важные вопросы улажены.

Если же что-то не является срочным, важным и не приносит удовольствия, то такое дело действительно нужно просто не делать.

Мой опыт

Наступило спокойствие, потому что я не просто знал что делать, но и почему стоит делать именно это, а также для чего.

Например:

Что делать (задача) — написать статью в блог
Почему именно это (приоритет) — чтобы вырастить аудиторию
Для чего мне это (цель) — для того чтобы запускать проекты на аудиторию

Если держать в уме долгосрочные последствия своих действий, напоминать себе о них, то взяться за дело будет гораздо, гораздо легче.

Плюсы использования матрицы Эйзенхауэра

Тратим меньше усилий
Двигаемся к желанным долгосрочным целям
Более осмысленная деятельность

Бонус

Статьи с объяснением матрицы Эйзенхауэра, которые стоит прочесть:

Urgent vs Important, Robert Glazer
Что такое матрица Эйзенхауэра

Распределяем рабочие задачи по матрице Эйзенхауэра

Все задачи нужно вписать в таблицу из четырёх квадратов. По горизонтали матрица делится на поля «срочно» и «несрочно», по вертикали — «важно» и «неважно». В итоге получится четыре типа задач: срочные и важные, срочные и неважные, несрочные и важные, несрочные и неважные.

Так проще понять, чему действительно нужно уделить своё время.

Срочно и важно

Важные и срочные — «квадрат кризисов». Это задачи, которые либо вышли из-под контроля, либо возникли внезапно, и их следует выполнить незамедлительно. Примеры: оперативно подхватить проект заболевшего коллеги, закрыть задачу, прилетевшую за три часа до дедлайна, вылечить зуб с острой болью. Задачи в этом квадрате неизбежны, ведь ситуации и события, которыми нельзя управлять, будут происходить всегда. Но если фокусироваться только на срочных и важных делах, можно заработать хронический стресс и эмоциональное выгорание. Поэтому старайтесь оставлять в этом квадрате как можно меньше дел, разработайте план по достижению актуальных целей.

Несрочно, но важно

Важные, но несрочные — «стратегический квадрат». Это перспективные задачи, направленные на личностный рост. Их следует планировать и выполнять в отведённое для них время.

Примеры: занятия в тренажёрном зале, изучение языков, учёба на образовательных курсах. Эти дела не стоит откладывать, надо стараться максимально придерживаться плана. Так вы будете расходовать свои ресурсы на то, что считаете важным. Сохраняйте эту ситуацию как можно дольше.

Срочно, неважно

Неважные, но срочные — «квадрат иллюзий/суеты». Это рутинные задачи, которые нужно выполнять срочно. Их результата ждут другие люди, но это почти не приближает вас к собственным целям. Пример: вы могли бы заниматься своим проектом, но должны возиться со сломанным принтером. Этим делам нужно постараться уделять минимум внимания и времени. Психологи советуют их делегировать — передать компетентному работнику, автоматизировать или оптимизировать — ускорить эту рутинную работу. Задачи из этого квадрата легко спутать с квадратом «важные и срочные». Все срочные дела обычно кажутся нам важными, даже если это не так. Они лишь создают иллюзию продуктивной работы, отвлекая нас от действительно важных вещей.

Несрочно, неважно

Неважные и несрочные — «квадрат убийц времени». Малозначительные и необязательные желания, которые почти никак не влияют на наши ценности и не требуют незамедлительных действий. Это лёгкие и приятные дела. Но их опасность в том, что если начинать свой день именно с них, к моменту решения сложных проблем уже накопится усталость. Начинайте свой день с того, что действительно принесёт вам пользу. А «убийц времени» постарайтесь заменить или ограничить.

По материалам trends.rbc.ru
Фото: pexels

матрица Эйзенхауэра тайм-менеджмент

Матрица Эйзенхауэра: важное против срочного

Джеймс С. Прайс на 2 ноября 2020 г.

Эффективное распределение времени — один из важнейших аспектов успешного ведения бизнеса. Однако при делегировании задач может быть сложно определить, сколько времени необходимо, а также сколько времени должно быть гарантировано для обеспечения высокого уровня производительности команды. Чтобы лучше понять, какие задачи поставить на первое место в списке дел вашей команды, а какие проекты отложить на второй план, рассмотрите возможность использования проверенного и надежного инструмента повышения производительности: матрицы Эйзенхауэра.

Прежде чем стать 34-м президентом США, генерал Дуайт Д. Эйзенхауэр был Верховным главнокомандующим союзными войсками во время Второй мировой войны. Как лидеру на фронте, ему было поручено определить, на каких конкретных задачах он должен сосредоточиться каждый день. Айк однажды сказал: «У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным». Эта философская головоломка привела его к разработке матрицы решений Эйзенхауэра.

Матрица Эйзенхауэра

Этот инструмент управления временем позволяет вам сортировать ваши задачи, чтобы определить лучший способ вычеркнуть их из своего списка. Разбивая каждый элемент на отдельные категории, вы можете работать продуктивно и эффективно. По осям X и Y расположены два слова: «Важно» и «Срочно». Срочные задачи — это то, что нужно выполнить сегодня, а важные — те, которые способствуют реализации ваших ценностей и долгосрочных целей.

Загрузите этот бесплатный шаблон матрицы Эйзенхауэра , чтобы начать расписывать свои задачи по четырем отдельным квадрантам.

Первый квадрант: сделайте сначала (важно, срочно)

В первом квадранте перечислите срочные и важные дела, которые необходимо выполнить как можно скорее. Это может быть завершение отчета совета директоров для встречи, звонок клиенту для обсуждения проблемы или любая задача, которую вам необходимо выполнить сегодня. Сосредоточьтесь на этих вещах в начале дня, чтобы убедиться, что они не ускользнут.

Совет для профессионалов. Эти элементы обычно включают сроки, чрезвычайные ситуации, срочные проблемы и т. д.

Второй квадрант: Расписание (важное, менее срочное)

Пункты, помещенные во второй квадрант, — это задачи, которые по-прежнему важны; однако они не обязательно должны быть выполнены в первую очередь. Лучше всего запланировать эти задачи и отложить их на второй план или внести в свой календарь, чтобы сосредоточиться на них позже.

Совет для профессионалов: это планирование, постановка целей, реляционные задачи и т. д.

Третий квадрант: делегат (менее важный, срочный)

Хотя некоторые задачи являются срочными, они не обязательно важны для вас или ваших целей. Их лучше всего поместить в третий квадрант, чтобы делегировать другим. Например, если к вам приходит запрос, который мог бы лучше подходить для коллеги, у которого больше маржа в рабочем дне или кто лучше квалифицирован, делегируйте задачу, чтобы она была выполнена своевременно. Другой способ обработки запросов такого типа — предоставить запрашивающему информацию и инструменты, необходимые для того, чтобы они могли взяться за проект или решить проблему.

Совет: это могут быть перерывы, встречи, запросы и т. д.

Четвертый квадрант: Удалить (менее важное, менее срочное)

В последнем квадранте перечислите дела, которые не являются ни важными, ни срочными, на которые обычно уходит время. Это задачи, которые могут привести к прокрастинации или помешать вам выполнить пункты, перечисленные в первом и втором квадрантах. Хотя может показаться, что все в вашем еженедельном списке дел важно, правда в том, что есть несколько вещей, которые мы делаем в течение рабочей недели, которые просто не влияют положительно на миссию или организацию. Проведите инвентаризацию всех пожирателей времени в течение дня, а также задач в вашем списке, которые кажутся вам рутинными, и избавьтесь от них навсегда.

Совет для профессионалов: это занятая работа, трата времени, развлечения, игры и т. д.

Полезная информация при использовании матрицы Эйзенхауэра

Как и любой инструмент, Матрица Эйзенхауэра работает только при правильном использовании. Ознакомьтесь с этими пятью советами от Eisenhower.me.

Составление списка освобождает ваш разум, но всегда задавайтесь вопросом, что стоит сделать в первую очередь.
Ограничьте каждый квадрант не более чем восемью задачами. Вычеркивая одно, добавляйте другое.
Включите в свою матрицу как деловые, так и личные задачи, чтобы в конце дня вы выполнили задачи для работы и личной жизни.
Не позволяйте другим отвлекать вас или определять ваши приоритеты. Планируйте утром, а затем сосредоточьтесь на выполнении своих задач.
Помните, чрезмерное управление списками может быть формой прокрастинации. Постарайтесь избежать этого.

Какую платформу тайм-менеджмента вы используете для обеспечения высокой продуктивности своей команды? Как матрица Эйзенхауэра изменила ваш взгляд на постановку задач? Дайте нам знать в комментариях ниже!

Вопрос месяца: Как вы предпочитаете взаимодействовать с компаниями, которые вы патронируете?

Инфографика: Преимущества развития лидерства

404: Страница не найдена

Страница, которую вы пытались открыть по этому адресу, похоже, не существует. Обычно это результат плохой или устаревшей ссылки. Мы извиняемся за любые неудобства.

Что я могу сделать сейчас?

Если вы впервые посещаете TechTarget, добро пожаловать! Извините за обстоятельства, при которых мы встречаемся. Вот куда вы можете пойти отсюда:

Поиск

Пожалуйста, свяжитесь с нами, чтобы сообщить, что эта страница отсутствует, или используйте поле выше, чтобы продолжить поиск
Наша страница «О нас» содержит дополнительную информацию о сайте, на котором вы находитесь, WhatIs.com.
Посетите нашу домашнюю страницу и просмотрите наши технические темы

Просмотр по категории

Сеть

взаимное исключение (мьютекс)
В компьютерном программировании взаимное исключение (мьютекс) — это программный объект, который предотвращает доступ нескольких потоков к одному и тому же…
управление неисправностями
Управление сбоями — это компонент управления сетью, который обнаруживает, изолирует и устраняет проблемы.
изящная деградация
Мягкая деградация — это способность компьютера, машины, электронной системы или сети поддерживать ограниченную функциональность даже …

Безопасность

черный список приложений (занесение приложений в черный список)
Занесение приложений в черный список — все чаще называемое занесением в черный список приложений — представляет собой практику сетевого или компьютерного администрирования, используемую …
идентификация на основе утверждений
Идентификация на основе утверждений — это средство аутентификации конечного пользователя, приложения или устройства в другой системе способом, который абстрагирует …
Сертифицированный специалист по облачной безопасности (CCSP)
Certified Cloud Security Professional (CCSP) — это международный консорциум по сертификации безопасности информационных систем, или (ISC)2,. ..

ИТ-директор

Информационный век
Информационная эпоха — это идея о том, что доступ к информации и контроль над ней являются определяющими характеристиками нынешней эпохи …
рамки соблюдения
Структура соответствия — это структурированный набор руководств, в котором подробно описаны процессы организации для поддержания соответствия…
качественные данные
Качественные данные – это информация, которую невозможно подсчитать, измерить или выразить с помощью чисел.

HRSoftware

опыт кандидата
Опыт кандидата отражает отношение человека к процессу подачи заявления о приеме на работу в компанию.
непрерывное управление производительностью
Непрерывное управление эффективностью в контексте управления человеческими ресурсами (HR) представляет собой надзор за работой сотрудника .
No related posts.