Важное срочное неважное срочное важное несрочное: как расставить приоритеты в работе? – Конструктор Успеха

Метод Эйзенхауэра » Фармвестник

С ростом темпа жизни мы часто оказываемся в тупике, не зная, за что хвататься и куда бежать. В итоге — пугающий список дел каждое утро, «безразмерный» рабочий день и хронический стресс. Иногда кажется, что такой замкнутый круг нельзя разорвать.

С этой проблемой некогда справился бывший американский президент Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Он создал свой метод расстановки приоритетов, который позже вошел в базовые приемы тайм-менеджмента под названием «Матрицы Эйзенхауэра». Суть модели достаточно проста: вы ежедневно составляете список всех дел. И для каждого дела определяется только два критерия: его важность и его срочность.

Подсчитано, что примерно 20% наших дел будут важными. Выполнение таких дел приближает вас к намеченной цели и выводит на качественно новый уровень жизни. Интересно, что большая часть из этих дел окажутся срочными. Другая категория — не важные, но срочные дела: они требуют вашего времени, но при этом никак не влияют на ваши глобальные жизненные цели, на ваше развитие как профессионала или как личности.

Принцип Эйзенхауэра заключается в том, что наиболее важные дела и задачи, ведущие к успеху и достижению целей, ни в коем случае не должны откладываться на потом под давлением обстоятельств, т.е. дел срочных, но не важных.

Комбинации важности и срочности дают нам 4 класса приоритетов. И соблюдение их иерархии в вашем рабочем графике — главное условие успеха и минимизации роли стресса в вашей жизни.

1 — Срочное и важное: это дела, которые необходимо сделать сегодня, поскольку они нужны для достижения цели и должны быть выполнены здесь и сейчас. Пример 1: автоматизировать систему мониторинга оптимальных ценовых предложений поставщиков препаратов (очевидно, что без этой меры вы будете терять прибыль каждую минуту и лишитесь части средств, которые могли бы вложить в развитие собственного бизнеса и собственное развитие). Пример 2: сдать экзамен в МВА (экзамен нельзя отложить, с другой стороны, его успешная сдача выводит вас на качественно иной уровень как специалиста, поэтому это дело важное и срочное одновременно).

2 — Не срочное и важное: важные дела, которые помогают вашему развитию или развитию бизнеса, но их не обязательно делать сегодня. Просто регулярно находите время на выполнение таких дел, чтобы двигаться к своей цели. Пример: выучить спряжения глаголов в английском языке, прочитать бестселлер о технике успешных продаж парафармацевтических препаратов.

3 — Срочное и не важное: эти дела очень часто «маскируются» под важные. На самом деле, если вы зададите себе вопрос: «Приближает ли меня это дело к моей цели или поможет ли оно развитию бизнеса?», то в 80% случаев ответ будет «нет». Тем не менее рутина требует своего ежедневного выполнения. «Плюс» этой категории дел в том, что такие дела можно и нужно доверять подчиненным. Пример: подготовить отчет для налоговой инспекции; составить список дефектуры для заказа у поставщика; провести ревизию на складе.

4 — Не срочное и не важное: дела, которые можно отложить в долгий ящик. Эйзенхауэр был уверен, что, если рабочий график плотный, то эти дела можно не делать вообще. На вашу жизнь это никак не повлияет, а вот от стрессов освободит, ведь у вас появится время для более важных дел. Пример: съездить на свадьбу троюродного брата жены; посетить выставку лекарственных растений и т.д.

При составлении матрицы соблюдайте «правило преимущества»: «важное» всегда стоит перед «срочным», т.е. оно приоритетно. Необязательно выполнять все то, что оказалось с пометкой «срочно». Некоторыми срочными делами можно пренебречь ради важных.

Для рационального планирования времени лучше всего начинать работу с дела, стоящего под номером 1 в группе I, и только потом приступать к номеру 3 или 4, как бы привлекательны и интересны они ни были для вас. Если в финале рабочего дня вы не одолели всю «кучу дел» из группы I, то на следующий день начинать работу надо именно с этой группы, а точнее — с первой задачи в очереди.

Признаком кризиса считается, когда важные и несрочные дела постепенно «переезжают» в категорию важных и срочных. Это говорит о неумелом планировании и избытке неважных и срочных дел в вашем графике.

Вряд ли у вас хватит времени, чтобы сделать все, что вам хочется, и все, чего от вас ждут другие. Поэтому лучше сосредоточиться на том, что действительно важно для вас, и на том, что приближает вас к успеху.

Расстановка приоритетов в личном планировании: aligimov — LiveJournal

Чаще всего в вопросах тайм-менеджмента меня просят раскрыть аспект, связанный с определением приоритетов, так как современному человеку становится все тяжелее и тяжелее разбираться с этим в потоке быстро меняющихся задач. Для того, что раскрыть данную тему в личном и бизнес-планировании необходимо сначала разобрать две основные характеристики приоритетности задач:

срочные дела — требуют максимально оперативного участия или решения. Их надо делать моментально, иначе случится пожар, форс-мажор, катастрофа. Срочные дела нуждаются в реактивном реагировании, заставляя отменять все планы и важные дела;

важные дела — подразумевают проактивный подход. Они нужны для достижения поставленных глобальных целей, предварительного решения важных задач, реализации возможностей. Занимаясь выполнением важных дел, человек достигает высоких результатов, успешности. К сожалению, важные дела в нашей жизни часто лишены приоритетного значения. Почему? Потому что вся повседневность направлена на решение срочных задач.

В моих курсах по тайм-менеджменту я часто раскрывал два наиболее популярных инструмента: квадранты Кови и матрица приоритетов Эйзенхауэра.

Чем различаются матрица квадрантов Стивена Кови и матрица дел Эйзенхауэра?

Собственно, ничем. Оба метода подразумевают идентичные подходы к планированию. А разные названия получили из-за знаменитых разработчиков систем. Так уж получилось, что Дуайт Эйзенхауэр использовал в повседневной работе ту же технику, что описал в своей книге Стивен Кови. Два великих человека. Два названия. Один метод.

Метод Кови: матрица структуры дел.

Расстановка приоритетов по матрице Эйзенхауэра подразумевает градирование всех дел и задач на 4 блока по их важности и срочности выполнения:

• важное/срочное;


• важное/несрочное;


• неважное/срочное;


• неважное/несрочное.

Как делятся задачи по матрице Эйзенхауэра?

1.     Блок А – важное/срочное. Это дела-пожары, требующие незамедлительного решения. Это отчет, который нужно было сдать начальнику вчера. Подготовка к контрольной, которая начнется через час. Больной зуб, нуждающийся в лечении.

2.     Блок B – важное/несрочное. Сюда обычно попадают стратегические задачи. Их нужно и важно делать, но заниматься этим необязательно сегодня. В качестве примера можно привести чтение специализированной литературы, изучение иностранного языка, пробежка по утрам.

3.     Блок С – неважное/срочное. Этому квадранту матрицы Эйзенхауэра соответствуют все популярные таймкиллеры:  звонки с просьбами что-то сделать; статья, которую посоветовали прочитать, поиск псевдоважных вещей и решение псевдоважных задач. То есть мы-то считаем, что решаемые задачи важны, но на деле их можно легко отложить или даже делегировать.

4.     Блок D – неважное/несрочное. Список в этом квадранте может быть очень большим, но чаще всего это «развлекательно-увлекательные» дела.

Если посмотреть на структуру каждого блока, то видны особенности каждого квадранта:

• квадрант A – постоянный цейтнот, «пожар», нервы и реактивный ритм жизни.


• квадрант B – решение стратегических задач, проактивность, работа на результат и успех.


• квадрант C – таймкиллеры в их разных вариантах.


• квадрант D – прокрастинация.

То есть при определении приоритетов с помощью матрицы Эйзенхауэра внимания заслуживают только дела второго блока. А по факту занимаемся мы задачами «срочных» квадрантов», тратя нервы и отвлекаясь на ненужные факторы.
И вместе с тем, если присмотреться к этим матрицам, то нужно признать, что при всей своей элегантности, они вовсе не содержат абсолютной истины по поводу расстановки приоритетов. По истечению долгого времени использования этих инструментов я сделал ряд выводов, с которыми хочу с вами поделиться.

Матрица Эйзенхауэра и Квадранты Кови – не такие уж удобные помощники на каждый день. Само слово матрица в названии, говорит о том, что вам придется пользоваться навыками высшей математики для решения насущных проблем. Возможно, для кого-то такие подсчеты уместны, но большинству в повседневной жизни нужны более простые способы оценки этих двух показателей (важность/срочность) и в соответствии с полученными результатами определять списки задач в своем календаре.

Я предлагаю простую таблицу, в которой можно легко сделать нужные расчеты, она позволяет быстро и, самое важное, максимально объективно расставить задачи в порядке приоритетов, не затрачивая время и силы на подсчеты в матричных версиях Кови и Эйзенхауэра.

Пример:

№	Задачи на день	важное	срочное	средняя
…	купить хлеб	7/10	2/10	4,5
…	отправить письмо клиенту	10/10	7/10	8,5
. ..	заказать воду в офис	5/10	5/10	5
	…

После достаточно расставить порядок задач в соответствии с расчетами:

№	Задачи	важное	срочное	средняя
1	отправить письмо клиенту	10/10	7/10	8,5
2	заказать воду в офис	5/10	5/10	5
3	купить домой хлеб	7/10	2/10	4,5
	…

Безусловно, очень важно учиться правильно, выставлять оценки по предложенной 10-балльной шкале. После того как вы определились с приоритетами своих задач, я рекомендую определиться с тем, какие из них лучше  делегировать, а над какими поработать самому.

Важно помнить и понимать, что задача планирования времени – это не самобичевание планированием, а непосредственная реализация запланированного!

Если статья была для вас полезна — кликните поделиться с друзьями ツ

вопросы и пожелания пишите на aligimov@mail. ru

Матрица Эйзенхауэра: полное руководство

Матрица Эйзенхауэра — это инструмент повышения производительности, который предлагает основу для рассмотрения долгосрочной эффективности наших повседневных задач. Выбор, который мы делаем в отношении того, как мы тратим свое время, имеет значение — это то, что отличает эффективного человека от неэффективного.

Среди всех доступных методов повышения производительности, начиная с «съешь лягушку» , «Блокировка времени», Pomodoro и «должен, должен, должен» , метод Матрица Эйзенхауэра помогает вам сделать продуктивный выбор, расставляя приоритеты задач в зависимости от их срочности и важности. Используя принцип Эйзенхауэра, вы подвергаете сомнению важность, жизнеспособность и эффективность каждой задачи, прежде чем добавлять ее в свой список дел.

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Матрица Эйзенхауэра — это, говоря простым языком, инструмент для планирования задач. Это также система расстановки приоритетов, которая помогает вам думать не только о ближайших, но и о долгосрочных целях.

Возможно, вы слышали о матрице Эйзенхауэра под другими названиями. Стивен Кови упомянул эту структуру в своей книге «7 привычек высокоэффективных людей » как «Матрица управления временем». Матрица также известна как метод Эйзенхауэра и матрица срочного и важного. Независимо от названия, принцип заключается в том, чтобы смотреть дальше «сегодня» и смотреть на свое время и усилия со стратегической точки зрения.

В этой статье вы узнаете, почему так важно различать Срочное и Важное и как Матрица Эйзенхауэра помогает вам в этом.

Откуда взялась матрица Эйзенхауэра?

Тезка матрицы Эйзенхауэра — Дуайт Эйзенхауэр, 34-й ^-й -й президент Америки. Он был довольно плодовитым администратором в течение двух президентских сроков, поскольку строительство межгосударственной системы автомобильных дорог, создание НАСА, прекращение войны в Корее, предотвращение войны с Россией и принятие Аляски и Гавайев в союз — вот некоторые из вкладов. его администрации.

Эйзенхауэру удалось добиться всего этого за два срока его полномочий благодаря его способности отличать срочное от несрочного и важное от неважного, уступив место Матрице Эйзенхауэра, которая побуждает пользователя разделять задачи в зависимости от их срочности и важности.

Зачем использовать матрицу приоритетов Эйзенхауэра?

Когда вам нужно выполнить ряд задач, какую из них вы отдаете предпочтение?

Вы выбираете задачу, которая приблизит вас к вашим долгосрочным целям, или вы отдаете приоритет самой срочной задаче в своем списке?

Ваш ответ, наверное, самый срочный.

В исследовании 2018 года изучается, как люди решают, какую задачу выполнять, когда сталкиваются с различными вариантами выбора и решениями. Результаты пяти экспериментов показали, что, сталкиваясь с выбором, люди с большей вероятностью будут выполнять неважные, но срочные задачи с меньшей долгосрочной отдачей, чем более важные и менее срочные задачи с большей отдачей. Исследователи назвали эту неспособность расставлять приоритеты «эффектом простой срочности», когда мы предпочитаем выполнять задачи, которые кажутся срочными, а не задачи, которые имеют большую отдачу с точки зрения времени, ценности и энергии.

Как отличить срочное и важное от несрочного и неважного? Классификация в основном субъективна, однако как срочные, так и важные могут быть описаны следующим образом.

Срочный означает, что требует немедленных действий и внимания. Игнорирование неотложных дел приведет к нежелательным последствиям. Срочные задачи неизбежны, однако трата слишком большого количества времени на срочные задачи может привести к выгоранию и неудовлетворенности.

Важные задачи — это те, которые способствуют достижению долгосрочных целей и повышают качество жизни и работы. Эти задачи требуют внимания наряду с продуманными действиями и планированием.

Матрица Эйзенхауэра помогает преодолеть очевидную нехватку времени, побуждая расставлять приоритеты. Тайм-менеджмент — это не деятельность, которой вы занимаетесь на досуге, а ключевой навык, который определяет, будете ли вы управлять своим временем или наоборот. Как только вы научитесь различать, что важно, вам будет намного легче быть продуктивным и эффективным.

Как использовать матрицу Эйзенхауэра?

Матрица Эйзенхауэра состоит из 4 разделов или квадрантов, и каждый квадрант содержит разные задачи в зависимости от их срочности и важности. Чтобы использовать матрицу, вы разделите свои задачи на четыре квадранта следующим образом:

Квадрант 1: Срочные и важные — задач, которые необходимо выполнить немедленно.

Квадрант 2: Важные, но не срочные – Задачи, которые нужно отложить на потом.

Квадрант 3: Срочные, но не важные – задачи, которые нужно сделать, но не важные. Их можно делегировать кому-то другому.

Квадрант 4: Ни срочные, ни важные — задачи, которые можно исключить из списка дел.

Хотя выполнение срочных задач важно, повышенное внимание к срочным задачам (краткосрочные цели) отнимает все ваше время, энергию и внимание от того, что может быть несрочным, но не менее важным (долгосрочные цели) . Ключом к успеху является ваша способность расставлять приоритеты в вещах, требующих вашего внимания, а не в том, что можно сделать позже или вообще исключить.

Давайте подробно рассмотрим каждый из четырех квадрантов матрицы Эйзенхауэра, чтобы увидеть, какая задача будет выполняться в каждом из них и как с ними справиться.

Квадрант 1: Срочные и важные

Срочные и важные задачи требуют быстрых и быстрых действий, и их невыполнение может привести к возможным последствиям, таким как пропущенный срок или упущенная возможность. Источник срочных и важных задач обычно внешний.

Примеры матрицы Эйзенхауэра включают такие задачи, как:

• Соблюдение сроков проекта.
• Сделать важный телефонный звонок
• Посещение врача

Задачи квадранта 1 решаются в приоритетном порядке. Поскольку задачи в этом квадранте находятся вне вашего контроля, вы не можете избежать их выполнения. Однако проблема возникает, когда мы тратим ненужное количество времени на задачи, которые кажутся срочными и важными, отнимая у нас энергию, чтобы сосредоточиться на долгосрочных целях.

Здесь на помощь приходит квадрант 2. 

Квадрант 2: Важно, но не срочно

Второй квадрант может показаться самым трудным не только для заполнения, но и для выполнения. Задачи в этом квадранте часто откладываются в пользу других срочных, но не важных задач, однако эти задачи необходимы для долгосрочной эффективности.

Примеры матрицы Эйзенхауэра включают такие задачи, как:

• Прохождение 8-недельного курса для получения дополнительной профессиональной сертификации
• Упражнения и поддержание здорового образа жизни
• Накопление на первоначальный взнос
• Регулярный прием автомобиля на техническое обслуживание

Квадрант 2 позволяет сосредоточиться на долгосрочном плане. Он предлагает возможности для роста и обучения, чтобы вы могли расставить приоритеты в своем будущем, а не просто сосредоточиться на настоящем. Например, работа над личным и профессиональным ростом важна, но не обязательно актуальна в любой конкретный период. Однако невыполнение этого требования оставит вас неудовлетворенными. Точно так же отказ отдать вашу машину на техническое обслуживание в конечном итоге приведет к тому, что она выйдет из строя, что приведет к задаче из квадранта 1.

Дело в задачах в квадранте 2 заключается в том, что чем больше времени вы уделяете задачам, лежащим здесь, тем меньше вам придется беспокоиться о задачах в квадранте 1 в будущем.

Квадрант 3: Срочные, но не важные

Квадрант 3 заполнен срочными, но не важными задачами. Что это означает? Эти задачи можно легко описать как неважную занятую работу, которая отнимает ваше время и энергию, не предлагая ничего ценного взамен.

Примеры матрицы Эйзенхауэра включают такие задачи, как:

• Проверка и ответ на почту/сообщения каждые несколько минут
• Ненужные перерывы и отвлекающие факторы
• Посещение собрания, на котором ваше присутствие необязательно

Квадрант 3 — это место, где живет простой эффект срочности, поскольку это задачи, которые кажутся срочными, но не только неважными, но и никоим образом не полезными для вас.

Задачи в квадранте 3 часто основаны на чьих-то приоритетах, и слишком большое внимание к задачам в этом квадранте заставит вас чувствовать себя занятым, а не продуктивным. Люди, которые проводят много времени в этом квадроцикле, чувствуют, что потеряли контроль над своей жизнью и находятся в автоматическом режиме.

Решение? Делегат. Делегат. Делегат.

Делегируйте то, что можете, кому-то другому. Расставьте приоритеты в том, что важно, а затем сосредоточьтесь на задачах квадранта 3 по мере необходимости. Отключайте уведомления на своем мобильном телефоне или блокируйте веб-сайты социальных сетей, пока вы работаете. Прочтите заметки о собрании позже или попросите кого-нибудь проинформировать вас вместо того, чтобы посещать необязательное собрание.

Если вы не можете делегировать часть задач, постарайтесь, чтобы они не занимали весь ваш день. Запланируйте задачи из квадранта 3 на более позднее время дня, чтобы они не отнимали у вас весь день и не истощали вашу энергию первым делом с утра.

Квадрант 4: Ни срочные, ни важные

Четвертый и последний квадрант действует как сито, через которое вы отфильтровываете задачи, которые не являются ни срочными, ни важными. Квадрант 4 заполнен действиями, ведущими к удовлетворению, которое в конечном итоге оставляет вас неудовлетворенным.

Примеры матрицы Эйзенхауэра включают в себя такие задачи, как:

• Чрезмерный просмотр телевизора
• Бездумная прокрутка социальных сетей
• Прокрастинация при уклонении от задачи
• Чрезмерные покупки или просмотр в Интернете

Участие в деятельности ради досуга полезно, но в умеренных количествах. Ключ, чтобы сбалансировать эти действия, а не позволить им обогнать ваш день. Безжалостно исключайте действия, которые не способствуют достижению ваших краткосрочных и долгосрочных целей.

 

Шаблон матрицы Эйзенхауэра, который можно использовать

Используйте шаблон матрицы Эйзенхауэра, который можно распечатать, и соответствующим образом планируйте свои ежедневные задачи на основе принципа Эйзенхауэра.

 

Матрица Эйзенхауэра — шаблон для печати (нажмите, чтобы загрузить)

• Задачи в квадранте «Важные и срочные» выполняются немедленно и индивидуально, т. е. важные сроки, срочные проблемы и т. д.
• Задачи в квадранте «Важные, но несрочные» планируются на более позднее время и дату и выполняются лично, т. е. отношения, планирование, отдых.
• Задачи в квадранте «Срочные, но не важные» делегированы или должны быть выполнены позже в течение дня, т. е. перерывы и встречи.
90 109 Задачи в квадранте «Ни важные, ни срочные» исключаются, т. е. тратят время попусту 90 110

Конечная цель метода Эйзенхауэра — помочь вам отфильтровать шум от ваших решений и сосредоточиться на том, что для вас важно.

Профессиональные советы по использованию метода Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра — это простой инструмент, которым одинаково пользуются бизнес-лидеры, политики, фрилансеры и студенты. Самое лучшее в матрице то, что она гибкая и простая в использовании. Сделайте его своим, отредактировав и оптимизировав его в соответствии с вашими личными потребностями и предпочтениями.

Цветовой код для квадрантов

Если вы визуальный человек, то вместо использования меток для сортировки задач вы можете использовать цветовые коды для различения квадрантов в зависимости от их уровня приоритета. Каждый квадрант может быть окрашен в соответствии с уровнем приоритета матрицы Эйзенхауэра:

Срочно и важно = красный

Несрочно и важно = зеленый

Срочно и неважно = желтый

Несрочно и неважно = без цвета

Классифицировать личные и профессиональные дела

Работа и карьера составляют большую часть нашей жизни. Важно помнить о тонком балансе между ними. Следовательно, при планировании вам необходимо активно планировать как свои личные, так и профессиональные цели, чтобы не остаться неудовлетворенным ни в одной из сфер своей жизни.

Используя шаблон матрицы Эйзенхауэра, вы можете провести различие между своими личными и профессиональными целями, чтобы не слишком концентрироваться на одном разделе или другом.

Ограничьте количество элементов в квадранте

Недостатком составления списка дел является то, что он может оказаться чрезмерно длинным и вызвать чувство стресса. Чтобы избежать этого ненужного стресса, оптимизируйте свой первоначальный список и сократите неважные задачи.

Помните, что ваша цель не «собирать» задачи, а «выполнять» их. Чтобы использовать любой метод повышения производительности, включая матрицу Эйзенхауэра, важно ограничить количество элементов, исключив и оптимизировав задачи, чтобы вы могли сосредоточиться на важном.

Мы уже обсуждали, как отличить срочное и важное от несрочного и неважного. Используйте фильтр, чтобы удалить задачи, которые висят в вашем списке дел только ради того, чтобы быть там. Будьте внимательны к тому, что вы добавляете в список, и посмотрите, как это улучшит вашу общую производительность.

Внедрение матрицы Эйзенхауэра в Any.do

Матрицу Эйзенхауэра можно легко преобразовать в Any. do, организовав задачи в четыре квадранта «срочные/важные» с помощью наших настраиваемых цветовых тегов (Премиум).

Добавление цветных меток

Цветные метки Any.do — это идеальный способ маркировать, упорядочивать и сортировать задачи. Приложение уже предлагает предустановленный желтый тег «приоритет», но пользователи Premium могут создавать собственные теги разных цветов, такие как «Срочно», «Важно» и «Просто».

 

После настройки пользовательских тегов просто просмотрите свои задачи и пометьте их соответствующим образом:

• Добавьте Срочно и Важно помечает задачи, требующие немедленного внимания.
• Добавьте тег Важно к задачам со сроком выполнения, которые требуют личного внимания.
• Добавьте тег Срочно к задачам, которые необходимо назначить вашим соавторам.
• Добавьте тег Trivial к задачам, выполнение которых может быть отброшено или отложено.

Вы даже можете добавлять задачи непосредственно под этими тегами, используя функцию Smart Type Any.do и просто вводя «#» в поле задачи. Появится список предлагаемых тегов, из которых вы можете выбрать, или продолжайте вводить текст, чтобы сузить поиск до определенного тега.

Pro-Tip

Работаете с большим объемом? Воспользуйтесь функцией массового редактирования Any.do, чтобы добавлять теги к нескольким задачам одновременно. Просто нажмите букву «В» на клавиатуре, чтобы запустить режим массового редактирования и выбрать нужные задачи.

 

Работа с квадрантами

Как только вашим задачам будут присвоены соответствующие теги, вы готовы начать работать по методу Эйзенхауэра. Начните с оценки ваших задач в каждой категории тегов, просто выбрав ее из списка тегов на левой боковой панели. Вы можете легко увидеть перекрестные теги в этих списках и распределить свою работу по соответствующему квадранту:

Для Q1: Важное и срочное:

• Расставьте приоритеты для предстоящих задач и запланируйте работу над ними в первую очередь.

Для Q2: Важно и не срочно:

• Оцените свое рабочее время и добавьте напоминание, когда вам нужно работать над этими задачами. Убедитесь, что у вас есть все необходимое, чтобы приступить к делу вовремя, добавляя подзадачи, заметки и вложения там, где это необходимо.

Для Q3: Неважно и Срочно:

• Назначайте любые задачи любым сотрудникам, которые могут помочь вам добиться цели. Вы можете просто поделиться своими списками прямо из приложения, а затем назначить конкретные задачи, над которыми вы хотели бы объединить усилия. Вы даже можете запрашивать обновления прогресса и добавлять комментарии к своим задачам через вкладку «Активность». Любые обновления будут немедленно оповещены через Центр уведомлений приложения.

Вопрос 4: Неважные и несрочные:

• Либо удалите/отложите эти задачи, либо просто поместите их в категорию «Когда-нибудь», чтобы временно скрыть их от глаз.

 

Заключение

Матрица Эйзенхауэра — отличный инструмент тайм-менеджмента. Используйте шаблон Excel матрицы Эйзенхауэра, чтобы организовать свой список дел. Чтобы максимально эффективно использовать Матрицу, тратьте больший процент своего времени и энергии на задачи в квадранте 1 и 2. Чаще делегируйте или просто выполняйте задачи в квадранте 3, когда вы закончите работу над задачами из квадранта 1 и 2. Задачи в квадранте 4 имеют очень небольшую ценность и не требуют вашего внимания, но если вы должны заниматься этими задачами, уделяйте им очень мало времени.

6 способов решить проблему производительности | Новости

У тех, кто больше всего выиграет от проверенных методов тайм-менеджмента, почти нет времени на изучение темы. Многие CPA, скорее всего, попадают в эту категорию, особенно в пик сезона, когда у вас есть несколько конкурирующих приоритетов.

Кажется, существует бесконечное количество лайфхаков для повышения продуктивности, обещающих предотвратить прокрастинацию и восстановить баланс в занятой жизни. Хотя некоторые из этих методов могут изменить жизнь, как выбрать лучший для вас?

Вот шесть различных сценариев и техника тайм-менеджмента, которые могут помочь в каждой ситуации:

Сценарий: вы рискуете перегореть

до такой степени, что вы забываете пообедать или сделать перерыв в ванной, вам может быть полезно попробовать технику Помидора.

Этот метод включает в себя установку таймера на заранее определенный отрезок времени (скажем, 25 минут) и сосредоточение на текущей задаче до тех пор, пока таймер не сработает. В этот момент вы сделаете небольшой перерыв на 3–5 минут. После выполнения четырех интервалов сделайте более длительный перерыв примерно на 20–30 минут.

Идея этого метода заключается в том, что он мотивирует вас не отвлекаться и сделать как можно больше за эти 25 минут. И, заставляя себя делать регулярные перерывы, вы можете дать своему мозгу время отдохнуть и перезагрузиться, помогая предотвратить выгорание.

Сценарий: вам нужно сосредоточиться на срочных и важных вещах

Почти каждый тратит некоторое время каждую неделю на выполнение задач, которые они могли бы либо делегировать, либо полностью избежать.

Матрица Эйзенхауэра представляет собой четырехквадрантный квадрант, в котором срочные и важные задачи перечислены в верхнем левом квадрате, важные несрочные задачи — в верхнем правом, неважные срочные задачи — в нижнем левом, а неважные несрочные задачи — в нижнем. правильно.

Назначьте каждую из ваших задач одному из четырех квадрантов. Сначала сосредоточьтесь на срочных, важных задачах, а затем работайте над важными несрочными.

Посмотрите, можете ли вы делегировать неважные срочные задачи и рассмотрите возможность исключения неважных несрочных действий.

Сценарий: вы жонглируете несколькими конкурирующими приоритетами

Этот сценарий, вероятно, применим ко всем, но особенно к работающим родителям, ученикам и учителям. Как вы расставляете приоритеты в своей работе, когда каждая задача кажется важной?

Если вы жонглируете конкурирующими приоритетами, подумайте о том, чтобы попробовать метод временной блокировки. Этот метод тайм-менеджмента включает в себя выделение блоков времени в течение дня для каждого дела, которое вы хотите сделать, включая личные и профессиональные приоритеты, такие как посещение тренажерного зала, игры с детьми и завершение CPE.

Убедитесь, что вы оставляете буферное время между каждым блоком, чтобы обеспечить гибкость.

Сценарий: Ваши задачи расплывчаты или громоздки

Одна из причин, по которой люди прокрастинируют, заключается в том, что они перегружены большими, неоднозначными проектами без четкой отправной точки.

Метод Getting Things Done (GTD), созданный автором Дейвом Алленом, представляет собой метод тайм-менеджмента, который включает определение нечетких или громоздких целей и их разбиение на практические шаги.

Этот пятиэтапный метод предлагает начать с того, что зафиксировать все разрозненные приоритеты и идеи, мелькающие у вас в голове, и изложить их на бумаге. Как только все будет записано на бумаге, организуйте элементы по категориям, таким как разовые задачи и проекты, разбейте невыполнимые элементы на выполнимые шаги, взаимодействуйте с действенными шагами и регулярно просматривайте и обновляйте свой список.

Сценарий: Вам не хватает цели или вдохновения

Другой распространенной причиной прокрастинации является отсутствие мотивации. Если вы не видите смысла в выполнении задачи, зачем вообще это делать?

Метод быстрого планирования (RPM), созданный Тони Роббинсом, похож на метод GTD тем, что включает в себя сбор и организацию задач. Основное отличие состоит в том, что метод быстрого планирования предполагает точное определение цели и желаемого результата каждой задачи в вашем списке.

Как только вы поймете «почему» для каждой задачи, вам будет легче найти мотивацию для ее выполнения.

Сценарий: у вас есть ужасное задание, которое висит над вашим днем ​​

Мотивационный оратор Брайан Трейси утверждает, что Марк Твен однажды сказал: «Съешьте живую лягушку первым делом с утра, и до конца дня с вами не случится ничего хуже». день.»

Эта цитата лежит в основе техники «Съешь лягушку», которая заключается в том, чтобы с утра первым делом избавиться от самой страшной задачи. Для этого метода начните с написания списка дел на день. Выберите самую сложную, но самую важную задачу и сосредоточьтесь на том, чтобы закончить ее сразу же.