Важные срочные неважные срочные таблица: Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов

Матрица приоритетов Эйзенхауэра 💠 — Eisenhower Matrix

21 января, 2023 г.

12 отзывов, в среднем 5 из 5

Матрица приоритетов Эйзенхауэра — иногда её называют просто «матрица Эйзенхауэра» — это шаблон и инструмент для приоритизации задач по векторам «важность» и «срочность». Применение этого инструмента повышает личную эффективность.

Миша Ряженка

Founder, Executive Partner

Что такое матрица Эйзенхауэра (v2)

Это простая модель, которая помогает расставлять приоритеты в работе на основе двух векторов: важности и срочности работы. Например, при работе с бэклогом продукта.

Миша Ряженка

Founder, Executive Partner

Зачем нужна матрица Эйзенхауэра

Ее используют для быстрой расстановки приоритетов. Так вы сможете быстро понять, чем сейчас стоит заниматься, что вы можете делегировать, а что можно просто отбросить как ненужное. На основе этой приоритезации вы сможете понять, например, что можно взять в работу в ближайший спринт.

Миша Ряженка

Founder, Executive Partner

Как использовать матрицу Эйзенхауэра

Нарисуйте таблицу по шаблону. Отнесите все ваши работы к одному из разделов матрицы. Примите решения о том, как вы будете работать дальше.

Миша Ряженка

Founder, Executive Partner

Матрица Эйзенхауэра

Дуайт Дэвид Эйзенхауэр [Dwight D. Eisenhower] — был очень продуктивным человеком. Генерал Второй мировой войны, 34-й президент Соединенных Штатов. Как ему это удавалось? Во многом здесь сыграло свою роль его понимание фундаментального различия между срочным и важным.

В своей «матрице приоритетов» он выделил эти две характеристики задач, и дал каждой из них свое пространство. Каждая задача так или иначе попадает в одно из этих пространств, и таким образом она получает свой приоритет — высокий, или низкий.

За счет такого простого и эффективного разграничения приоритетов вы можете лучше сфокусироваться на том, что сейчас по–настоящему важно и чем стоит заняться.

Миша Ряженка

Founder, Executive Partner

Как выглядит Матрица Эйзенхауэра

В матрица приоритетов Эйзенхауэра 2 вектора:

• Важность
• Срочность

Соответственно, каждная задача может быть важной или не важной, и срочной или не срочной.

Если изобразить это графически, может получиться четыре квадрата:

• Важные и срочные дела
• Важные и несрочные
• Срочные и неважные
• Несрочные и неважные

Шаблон модели может выглядеть вот так:

Имея на руках этот шаблон, вы можете распределить все ваши задачи по этой матрице.

Но что делать дальше? Как относиться к каждому квадрату? Давайте разберем их подробнее.

Миша Ряженка

Founder, Executive Partner

Срочные и важные дела

Это дела, которые нужно начать делать прямо сейчас. Классическая история — когда горит какой–то дедлайн.

У таких дел есть четкие дедлайны и такие же четкие последствия , если не сделать работу.

Лучше всего, если у вас таких дел не очень много — ведь вы не должны жить в аврале и терять фокусировку. Для того, чтобы не допускать такого, лучше всего начать лучше планировать свои дела.

Некоторые вещи вы не можете планировать, поэтому в любых планах лучше оставлять небольшой зазор времени, чтобы вы могли делать срочные и важные дела. Если их не будет — вы всегда сможете использовать этот зазор, чтобы отдохнуть и восстановиться, что тоже повысить вашу продуктивность в дальнейшем.

Если и это не помогает, возможно, дело в особенностях ваших рабочих процессов, и их нужно лучше структурировать. С этим может помочь, например, персональный канбан.

Примеры срочных и важных дел:

• Закончить проект клиента
• Ответить на некоторые email
• Забрать больного ребенка из школы

Такие дела надо делать. Чем быстрее — тем лучше.

Миша Ряженка

Founder, Executive Partner

Важные и не срочные дела

Это такие дела, которые не имеют явных дедлайнов, но при этом именно они приближают тебя к заветным целям.

Кстати, именно такие дела — те самые, над которыми мы чаще всего прокрастинируем. Отсутствие четких рамок у таких дел позволяют это.

Такие дела нужно планировать.

Если вы не запланируете их — есть большой риск, что вы про них забудете, или просто не будете делать никогда.

Примеры не срочных, и при этом важных дел:

• Стратегическое планирование
• Профессиональное развитие
• Нетворкинг

Миша Ряженка

Founder, Executive Partner

Не важные и срочные дела

Это такие дела, которые нужно сделать в любом случае, при этом они не требуют ваших специфических навыков. Рутиная работа, и скучная.

Как правило, лучше всего — дилегировать такую работу. Если вы не будете такие вещи дилегировать, есть риск погрязнуть в рутине, и при этом не сделать того, что по–настоящему важному.

Частый источник таких задач — это другие люди и их интересы. Нас часто побуждают к чему–то, что нам не интересно, но мы можем соглашаться на это из лояльности к человеку. Иногда решить проблемы с этим квадратом можно, просто начав экологично говорить «нет».

Общая рекомендация по обхождению с этим квадратом — будьте амбициознее.

Примеры срочных и не важных дел:

• Загрузить посты для блога
• Планирование расписания
• Ответить на некоторые email (в отличие от email в первом квадрате — на менее важные)
• Готовка еды

Миша Ряженка

Founder, Executive Partner

Не важные и не срочные дела

Удалить, удалить, удалить.

Эти задачи просто отвлекают — избегайте их, и удаляйте их, если это возможно. Опять же, здесь вам поможет волшебное слово «нет».

Если источник такой задачи другой человек — скажите это «нет» ему.

Иногда достаточно просто объяснить, почему вы не будете этого делать.

Если дело даже не в другом человеке — просто говорите «нет» и будьте смелее в том, чтобы делать то. что по–настоящему важно.

Заключение

Используя матрицу приоритетов Эйзенхауэра вы сможете лучше управлять приоритетами задач в своей жизни и в работе.

Попробуйте разбить текущие задачи по описанным квадратам. Посмотрите, как вы прямо сейчас обходитесь с ними. Если нужно — примите решения о том, что вы измените в том, как все происходит.

Успеха вам в ваших свершениях!

Матрица Эйзенхауэра- Планёрка

Давно у нас не было статей по теории тайм-менеджмента. Исправляемся. Сегодня говорим о классической фишке тайм-менеджмента – матрице Эйзенхауэра. Эйзенхауэр Дуайт Дэвид – 34-й президент США, военачальник, генерал армии. Он говорил: «Мы добьемся мира, даже если для этого нам придется воевать».

К сожалению, он не изображён на долларовых купюрах, поэтому если вы слышите эту фамилию впервые, ищите что-то среднее между Эйнштейном и Шопенгауэром и не ошибётесь. Кстати, проще всего запомнить прозвище Эйзенхауэра, которое он носил с детства – Айк, многие американцы так называли его и в период правления государством.

Но сегодня нам гораздо важнее вникнуть в суть подхода, предлагаемого Эйзенхауэром, нежели копаться в его биографии.

Анализируя организацию своего времени, Эйзенхауэр пришел к выводу, что важные дела редко бывают срочными, в то время как срочные дела редко бывают по-настоящему важными. Он предложил все наши дела, ежедневные рутины, огромные проекты и мелкие поручения поделить на 4 группы. Попробуйте прямо сейчас определить приоритеты ваших дел: возьмите лист бумаги, разделите его на 4 части и приступим.

Составление матрицы Эйзенхауэра

• A. Верхняя левая часть – дела ВАЖНЫЕ и СРОЧНЫЕ. Можно условно обозначить их «+ +» (плюс-плюс). Эти дела необходимо выполнить безотлагательно. На них мы должны броситься как на амбразуру и сделать во чтобы то ни стало. Затягивание сроков по данной задаче приведёт к серьёзным последствиям (штрафные санкции и т.п.), либо задача просто потеряет актуальность (окончившийся конкурс, проигранный тендер и т.п.)

  Пример: Очень наглядным будет пример из жизни врача. Очень важное и очень срочное дело – его пациент, которому срочно требуется операция. Хочется верить, что он бросит все свои отчёты, побежит на операцию и спасёт человеку жизнь! А какие срочные дела сегодня запланированы у вас? Являются ли они действительно важными? Заполняйте матрицу по ходу чтения статьи, и вы сэкономите время уже сегодня.

• B. Далее следуют дела ВАЖНЫЕ, но НЕСРОЧНЫЕ. Расположим их в верхнем правом углу и условно обозначим «+ -» (плюс-минус). Это стратегические планы, ваше развитие. Вы должны уделить этому участку особое внимание, т.к. это работает на ваше будущее и в отличие от важных и срочных дел – это требует зачастую более глубокого анализа и принятия более ответственных решений. Не откладывая в долгий ящик дела со знаком плюс-минус, мы не допустим их перемещения в категорию плюс-плюс, соответственно, авралов в нашей жизни станет меньше. Обязательно нужно ставить конкретные сроки для таких дел. Пишете диссертацию – поставьте себе условие: закончить первую главу к 1 сентября. Это не позволит вам расслабляться.

  Пример: Снова обратимся к нашему врачу. Для него очень важно общаться с зарубежными коллегами, изучать специализированную литературу, знакомиться с новинками медицины, проводить исследования, овладевать новыми методиками и оборудованием для работы. Это не так срочно, как операция, но если это запустить, врач начнёт терять квалификацию и не сможет должным образом оказывать помощь своим пациентам, кроме того упустит возможность карьерного роста. А что насчёт вас? Какие у вас стратегические задачи?

• C. D. В нижней части таблицы располагаются соответственно слева дела НЕВАЖНЫЕ, но СРОЧНЫЕ «- +» (минус-плюс), а справа дела НЕВАЖНЫЕ и НЕСРОЧНЫЕ «- -» (минус-минус). Дела минус-минус вы можете смело перепоручить вашим подчинённым, если у вас нет подчинённых, то, скорее всего, вашей нижней правой частью таблицы овладеют так называемые пожиратели времени: социальные сети, компьютерные игры, телефонные разговоры ни о чем. На эту деятельность необходимо тратить только то количество времени, которое останется после выполнения задач из других категорий. Разве могут быть неважные дела срочными? Еще как могут! Бесконечные телефонные звонки, письма, на которые нужно ответить в срок, совещания, отчёты и т.п.

  Пример: Еще разок заглянем в больницу. Думаю, многие сталкивались с поведением врача, когда мы приходим на приём, а он почти не глядя на нас начинает быстро что-то строчить в карточку и еще куда-то. Огромное количество бумаг, заполняемых вручную, в этом смысле врачам не позавидуешь. Но того требует система, поэтому дела не такие важные, как спасение пациента, но и не выполнить их невозможно. Они съедают драгоценное время. Конечно, по возможности этот труд необходимо автоматизировать, т.к. многие вещи переписываются изо дня в день практически дословно.

P.S. Нам никогда не приходилось работать в больнице. Если мы в чём-то неправы в наших примерах – напишите нам на [email protected] – обещаем всё исправить

Пример матрицы Эйзенхауэра

Надеюсь, вы не забыли заполнить нижнюю часть матрицы Эйзенхауэра и вписать туда ваши личные примеры. Мы тоже заполняли матрицу и вот что получилось у нас (в расчёт принимались только дела, связанные с сайтом Планёрка).

Матрица Эйзенхауэра: полное руководство

Матрица Эйзенхауэра — это инструмент повышения производительности, который предлагает основу для рассмотрения долгосрочной эффективности наших повседневных задач. Выбор, который мы делаем в отношении того, как мы тратим свое время, имеет значение — это то, что отличает эффективного человека от неэффективного.

Среди всех доступных методов повышения производительности, начиная с «съешь лягушку» , «Блокировка времени», Pomodoro и «должен, должен, должен» , метод Матрица Эйзенхауэра помогает вам сделать продуктивный выбор, расставляя приоритеты задач в зависимости от их срочности и важности. Используя принцип Эйзенхауэра, вы подвергаете сомнению важность, жизнеспособность и эффективность каждой задачи, прежде чем добавлять ее в свой список дел.

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Матрица Эйзенхауэра — это, говоря простым языком, инструмент для планирования задач. Это также система расстановки приоритетов, которая помогает вам думать не только о ближайших, но и о долгосрочных целях.

Возможно, вы слышали о матрице Эйзенхауэра под другими названиями. Стивен Кови упомянул эту структуру в своей книге «7 привычек высокоэффективных людей » как «Матрица управления временем». Матрица также известна как метод Эйзенхауэра и матрица срочного и важного. Независимо от названия, принцип заключается в том, чтобы смотреть дальше «сегодня» и смотреть на свое время и усилия со стратегической точки зрения.

В этой статье вы узнаете, почему так важно различать Срочное и Важное и как Матрица Эйзенхауэра помогает вам в этом.

Откуда взялась матрица Эйзенхауэра?

Тезка матрицы Эйзенхауэра — Дуайт Эйзенхауэр, 34-й ^-й -й президент Америки. Он был довольно плодовитым администратором в течение двух президентских сроков, поскольку строительство межгосударственной системы автомобильных дорог, создание НАСА, прекращение войны в Корее, предотвращение войны с Россией и принятие Аляски и Гавайев в союз — вот некоторые из вкладов. его администрации.

Эйзенхауэру удалось добиться всего этого за два срока его полномочий благодаря его способности отличать срочное от несрочного и важное от неважного, уступив место Матрице Эйзенхауэра, которая побуждает пользователя разделять задачи в зависимости от их срочности и важности.

Зачем использовать матрицу приоритетов Эйзенхауэра?

Когда вам нужно выполнить ряд задач, какую из них вы отдаете предпочтение?

Вы выбираете задачу, которая приблизит вас к вашим долгосрочным целям, или вы отдаете приоритет самой срочной задаче в своем списке?

Ваш ответ, наверное, самый срочный.

В исследовании 2018 года изучается, как люди решают, какую задачу выполнять, когда сталкиваются с различными вариантами выбора и решениями. Результаты пяти экспериментов показали, что, сталкиваясь с выбором, люди с большей вероятностью будут выполнять неважные, но срочные задачи с меньшей долгосрочной отдачей, чем более важные и менее срочные задачи с большей отдачей. Исследователи назвали эту неспособность расставлять приоритеты «эффектом простой срочности», когда мы предпочитаем выполнять задачи, которые кажутся срочными, а не задачи, которые имеют большую отдачу с точки зрения времени, ценности и энергии.

Как отличить срочное и важное от несрочного и неважного? Классификация в основном субъективна, однако как срочные, так и важные могут быть описаны следующим образом.

Срочный означает, что требует немедленных действий и внимания. Игнорирование неотложных дел приведет к нежелательным последствиям. Срочные задачи неизбежны, однако трата слишком большого количества времени на срочные задачи может привести к выгоранию и неудовлетворенности.

Важные задачи — это те, которые способствуют достижению долгосрочных целей и повышают качество жизни и работы. Эти задачи требуют внимания наряду с продуманными действиями и планированием.

Матрица Эйзенхауэра помогает преодолеть очевидную нехватку времени, побуждая расставлять приоритеты. Тайм-менеджмент — это не деятельность, которой вы занимаетесь на досуге, а ключевой навык, который определяет, будете ли вы управлять своим временем или наоборот. Как только вы научитесь различать, что важно, вам будет намного легче быть продуктивным и эффективным.

Как использовать матрицу Эйзенхауэра?

Матрица Эйзенхауэра состоит из 4 разделов или квадрантов, и каждый квадрант содержит разные задачи в зависимости от их срочности и важности. Чтобы использовать матрицу, вы разделите свои задачи на четыре квадранта следующим образом:

Квадрант 1: Срочные и важные — задач, которые необходимо выполнить немедленно.

Квадрант 2: Важные, но не срочные – Задачи, которые нужно отложить на потом.

Квадрант 3: Срочные, но не важные – задачи, которые нужно сделать, но не важные. Их можно делегировать кому-то другому.

Квадрант 4: Ни срочные, ни важные — задачи, которые можно исключить из списка дел.

Хотя выполнение срочных задач важно, повышенное внимание к срочным задачам (краткосрочные цели) отнимает все ваше время, энергию и внимание от того, что может быть несрочным, но не менее важным (долгосрочные цели) . Ключом к успеху является ваша способность расставлять приоритеты в вещах, требующих вашего внимания, а не в том, что можно сделать позже или вообще исключить.

Давайте подробно рассмотрим каждый из четырех квадрантов матрицы Эйзенхауэра, чтобы увидеть, какая задача будет выполняться в каждом из них и как с ними справиться.

Квадрант 1: Срочные и важные

Срочные и важные задачи требуют быстрых и быстрых действий, и их невыполнение может привести к возможным последствиям, таким как пропущенный срок или упущенная возможность. Источник срочных и важных задач обычно внешний.

Примеры матрицы Эйзенхауэра включают такие задачи, как:

• Соблюдение сроков проекта.
• Сделать важный телефонный звонок
• Посещение врача

Задачи квадранта 1 решаются в приоритетном порядке. Поскольку задачи в этом квадранте находятся вне вашего контроля, вы не можете избежать их выполнения. Однако проблема возникает, когда мы тратим ненужное количество времени на задачи, которые кажутся срочными и важными, отнимая у нас энергию, чтобы сосредоточиться на долгосрочных целях.

Здесь на помощь приходит квадрант 2. 

Квадрант 2: Важно, но не срочно

Второй квадрант может показаться самым трудным не только для заполнения, но и для выполнения. Задачи в этом квадранте часто откладываются в пользу других срочных, но не важных задач, однако эти задачи необходимы для долгосрочной эффективности.

Примеры матрицы Эйзенхауэра включают такие задачи, как:

• Прохождение 8-недельного курса для получения дополнительной профессиональной сертификации
• Упражнения и поддержание здорового образа жизни
• Накопление на первоначальный взнос
• Регулярный прием автомобиля на техническое обслуживание

Квадрант 2 позволяет сосредоточиться на долгосрочном плане. Он предлагает возможности для роста и обучения, чтобы вы могли расставить приоритеты в своем будущем, а не просто сосредоточиться на настоящем. Например, работа над личным и профессиональным ростом важна, но не обязательно актуальна в любой конкретный период. Однако невыполнение этого требования оставит вас неудовлетворенными. Точно так же отказ отдать вашу машину на техническое обслуживание в конечном итоге приведет к тому, что она выйдет из строя, что приведет к задаче из квадранта 1.

Дело в задачах в квадранте 2 заключается в том, что чем больше времени вы уделяете задачам, лежащим здесь, тем меньше вам придется беспокоиться о задачах в квадранте 1 в будущем.

Квадрант 3: Срочные, но не важные

Квадрант 3 заполнен срочными, но не важными задачами. Что это значит? Эти задачи можно легко описать как неважную занятую работу, которая отнимает ваше время и энергию, не предлагая ничего ценного взамен.

Примеры матрицы Эйзенхауэра включают такие задачи, как:

• Проверка и ответ на почту/сообщения каждые несколько минут
• Ненужные перерывы и отвлекающие факторы
• Посещение собрания, на котором ваше присутствие необязательно

Квадрант 3 — это место, где живет простой эффект срочности, поскольку это задачи, которые кажутся срочными, но не только неважными, но и никоим образом не полезными для вас.

Задачи в квадранте 3 часто основаны на чьих-то приоритетах, и слишком большое внимание к задачам в этом квадранте заставит вас чувствовать себя занятым, а не продуктивным. Люди, которые проводят много времени в этом квадроцикле, чувствуют, что потеряли контроль над своей жизнью и находятся в автоматическом режиме.

Решение? Делегат. Делегат. Делегат.

Делегируйте то, что можете, кому-то другому. Расставьте приоритеты в том, что важно, а затем сосредоточьтесь на задачах квадранта 3 по мере необходимости. Отключайте уведомления на своем мобильном телефоне или блокируйте веб-сайты социальных сетей, пока вы работаете. Прочтите заметки о собрании позже или попросите кого-нибудь проинформировать вас вместо того, чтобы посещать необязательное собрание.

Если вы не можете делегировать часть задач, постарайтесь, чтобы они не занимали весь ваш день. Запланируйте задачи из квадранта 3 на более позднее время дня, чтобы они не отнимали у вас весь день и не истощали вашу энергию первым делом с утра.

Квадрант 4: Ни срочные, ни важные

Четвертый и последний квадрант действует как сито, через которое вы отфильтровываете задачи, которые не являются ни срочными, ни важными. Квадрант 4 заполнен действиями, ведущими к удовлетворению, которое в конечном итоге оставляет вас неудовлетворенным.

Примеры матрицы Эйзенхауэра включают в себя такие задачи, как:

• Чрезмерный просмотр телевизора
• Бездумная прокрутка социальных сетей
• Прокрастинация при уклонении от задачи
• Чрезмерные покупки или просмотр в Интернете

Участие в деятельности ради досуга полезно, но в умеренных количествах. Ключ, чтобы сбалансировать эти действия, а не позволить им обогнать ваш день. Безжалостно исключайте действия, которые не способствуют достижению ваших краткосрочных и долгосрочных целей.

 

Шаблон матрицы Эйзенхауэра, который можно использовать

Используйте шаблон матрицы Эйзенхауэра, который можно распечатать, и соответствующим образом планируйте свои ежедневные задачи на основе принципа Эйзенхауэра.

 

Матрица Эйзенхауэра — шаблон для печати (нажмите, чтобы загрузить)

• Задачи в квадранте «Важные и срочные» выполняются немедленно и индивидуально, т. е. важные сроки, срочные проблемы и т. д.
• Задачи в квадранте «Важные, но несрочные» планируются на более позднее время и дату и выполняются лично, т. е. отношения, планирование, отдых.
• Задачи в квадранте «Срочные, но не важные» делегированы или должны быть выполнены позже в течение дня, т. е. перерывы и встречи.
90 109 Задачи в квадранте «Ни важные, ни срочные» исключаются, т. е. тратят время попусту 90 110

Конечная цель метода Эйзенхауэра — помочь вам отфильтровать шум от ваших решений и сосредоточиться на том, что для вас важно.

Профессиональные советы по использованию метода Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра — это простой инструмент, которым одинаково пользуются бизнес-лидеры, политики, фрилансеры и студенты. Самое лучшее в матрице то, что она гибкая и простая в использовании. Сделайте его своим, отредактировав и оптимизировав его в соответствии с вашими личными потребностями и предпочтениями.

Цветовой код для квадрантов

Если вы визуальный человек, то вместо использования меток для сортировки задач вы можете использовать цветовые коды для различения квадрантов в зависимости от их уровня приоритета. Каждый квадрант может быть окрашен в соответствии с уровнем приоритета матрицы Эйзенхауэра:

Срочно и важно = красный

Несрочно и важно = зеленый

Срочно и неважно = желтый

Несрочно и неважно = без цвета

Классифицировать личные и профессиональные задачи

Работа и карьера составляют большую часть нашей жизни. Важно помнить о тонком балансе между ними. Следовательно, при планировании вам необходимо активно планировать как свои личные, так и профессиональные цели, чтобы не остаться неудовлетворенным ни в одной из сфер своей жизни.

Используя шаблон матрицы Эйзенхауэра, вы можете провести различие между своими личными и профессиональными целями, чтобы не слишком концентрироваться на одном разделе или другом.

Ограничьте количество элементов в квадранте

Недостатком составления списка дел является то, что он может оказаться чрезмерно длинным и вызвать чувство стресса. Чтобы избежать этого ненужного стресса, оптимизируйте свой первоначальный список и сократите неважные задачи.

Помните, что ваша цель не «собирать» задачи, а «выполнять» их. Чтобы использовать любой метод повышения производительности, включая матрицу Эйзенхауэра, важно ограничить количество элементов, исключив и оптимизировав задачи, чтобы вы могли сосредоточиться на важном.

Мы уже обсуждали, как отличить срочное и важное от несрочного и неважного. Используйте фильтр, чтобы удалить задачи, которые висят в вашем списке дел только ради того, чтобы быть там. Будьте внимательны к тому, что вы добавляете в список, и посмотрите, как это улучшит вашу общую производительность.

Внедрение матрицы Эйзенхауэра в Any.do

Матрицу Эйзенхауэра можно легко преобразовать в Any.do, организовав задачи в четыре квадранта «срочные/важные» с помощью наших настраиваемых цветовых тегов (Премиум).

Добавление цветных меток

Цветные метки Any.do — это идеальный способ маркировать, упорядочивать и сортировать задачи. Приложение уже предлагает предустановленный желтый тег «приоритет», но пользователи Premium могут создавать собственные теги разных цветов, такие как «Срочно», «Важно» и «Просто».

 

После настройки пользовательских тегов просто просмотрите свои задачи и пометьте их соответствующим образом:

• Добавьте Срочно и Важно помечает задачи, требующие немедленного внимания.
• Добавьте тег Важно к задачам со сроком выполнения, которые требуют личного внимания.
• Добавьте тег Срочно к задачам, которые необходимо назначить вашим соавторам.
• Добавьте тег Trivial к задачам, выполнение которых может быть отброшено или отложено.

Вы даже можете добавлять задачи непосредственно под этими тегами, используя функцию Smart Type Any.do и просто вводя «#» в поле задачи. Появится список предлагаемых тегов, из которых вы можете выбрать, или продолжайте вводить текст, чтобы сузить поиск до определенного тега.

Pro-Tip

Работаете с большим объемом? Воспользуйтесь функцией массового редактирования Any. do, чтобы добавлять теги к нескольким задачам одновременно. Просто нажмите букву «В» на клавиатуре, чтобы запустить режим массового редактирования и выбрать нужные задачи.

 

Работа с квадрантами

Как только вашим задачам будут присвоены соответствующие теги, вы готовы начать работать по методу Эйзенхауэра. Начните с оценки ваших задач в каждой категории тегов, просто выбрав ее из списка тегов на левой боковой панели. Вы можете легко увидеть перекрестные теги в этих списках и распределить свою работу по соответствующему квадранту:

Для Q1: Важное и срочное:

• Расставьте приоритеты для предстоящих задач и запланируйте работу над ними в первую очередь.

Для Q2: Важно и не срочно:

• Оцените свое рабочее время и добавьте напоминание, когда вам нужно работать над этими задачами. Убедитесь, что у вас есть все необходимое, чтобы приступить к делу вовремя, добавляя подзадачи, заметки и вложения там, где это необходимо.

Для Q3: Неважно и Срочно:

• Назначайте любые задачи любым сотрудникам, которые могут помочь вам добиться цели. Вы можете просто поделиться своими списками прямо из приложения, а затем назначить конкретные задачи, над которыми вы хотели бы объединить усилия. Вы даже можете запрашивать обновления прогресса и добавлять комментарии к своим задачам через вкладку «Активность». Любые обновления будут немедленно оповещены через Центр уведомлений приложения.

Вопрос 4: Неважные и несрочные:

• Либо удалите/отложите эти задачи, либо просто поместите их в категорию «Когда-нибудь», чтобы временно скрыть их от глаз.

 

Заключение

Матрица Эйзенхауэра — отличный инструмент тайм-менеджмента. Используйте шаблон Excel матрицы Эйзенхауэра, чтобы организовать свой список дел. Чтобы максимально эффективно использовать Матрицу, тратьте больший процент своего времени и энергии на задачи в квадранте 1 и 2. Чаще делегируйте или просто выполняйте задачи в квадранте 3, когда вы закончите работу над задачами из квадранта 1 и 2. Задачи в квадранте 4 имеют очень небольшую ценность и не требуют вашего внимания, но если вы должны заниматься этими задачами, уделяйте им очень мало времени.

Четыре квадранта матрицы тайм-менеджмента: полное руководство, которое вам нужно

Вы устали от того, что постоянно чувствуете себя подавленным и изо всех сил пытаетесь выполнить задачи вовремя? Не ищите ничего, кроме Матрицы тайм-менеджмента, мощного инструмента, разработанного Стивеном Кови, который поможет вам расставить приоритеты в задачах и максимально повысить производительность. В этой статье мы покажем вам, как создать собственную матрицу приоритетов, используя матрицу срочных важных дел и четырехквадрантную диаграмму, чтобы вы могли контролировать свое время и с легкостью достигать своих целей. Попрощайтесь со стрессом и поприветствуйте успех с Четыре квадранта тайм-менеджмента Стивена Кови .

Что такое Матрица тайм-менеджмента?

Матрица тайм-менеджмента — это инструмент самоуправления , «созданный» Стивеном Кови. В настоящее время он широко используется предприятиями и частными лицами для приоритизации задач и выявления пожирателей времени .

Матрица управления временем была первоначально создана самим президентом Дуайтом Эйзенхауэром. Он использовал его, чтобы помочь ему расставить приоритеты и решить многие важные проблемы, с которыми он столкнулся в качестве генерала армии США, затем в качестве Верховного главнокомандующего союзными силами НАТО, а затем в качестве президента Соединенных Штатов.

Однако спустя десятилетия Стивен Кови популяризировал Матрицу управления временем Эйзенхауэра в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей», одной из лучших книг о продуктивности, которую вы можете прочитать.

В результате работы Кови матрица Эйзенхауэра стала широко используемой и одной из лучших методик тайм-менеджмента и схем принятия решений в бизнесе .

Теперь давайте перейдем непосредственно к четырем квадрантам тайм-менеджмента, их значению и тому, как все это работает.

Каковы четыре квадранта матрицы тайм-менеджмента?

Каждый квадрант поможет вам расставить приоритеты в задачах и обязанностях. Квадранты следующие:

• Квадрант 1: Срочно и важно
• Квадрант 2: Несрочно, но важно
• Квадрант 3: Срочно, но не важно
• Квадрант 4: Несрочно и не важно

Четыре квадранта модель классифицирует каждую задачу или ответственность в зависимости от их срочности и важности. Цель использования этой матрицы — улучшить вашу личную и профессиональную жизнь и способствовать росту и достижениям.

Знаете ли вы, что в среднем работник тратит 51% рабочего дня на малозначительные или бесполезные задачи?

Сконцентрируйте свою команду на нужных вещах с помощью удобного отслеживания времени.

Квадрант 1: Важные и срочные

Первый Квадрант Срочности, где вы освещаете непредвиденные события, отбрасываете свои обязанности и сосредотачиваетесь на решении срочных дел.

Несмотря на то, что это очень напряжно, многие люди могут провести всю свою жизнь в этом квадранте, позволяя жизненным проблемам взять верх. Проводя слишком много времени в этом квадранте, вы не сможете сильно вырасти.

Квадрант 2: Несрочные, но важные

Этот Квадрант не такой срочный, как первый, но задачи не менее важны. По сути, они важные, но не срочные. Они не требуют немедленных действий и не мешают вашим срокам и другим задачам.

В этом квадранте у вас есть свобода немного передохнуть, не торопиться и выполнять свою работу более эффективно и продуктивно.

Квадрант 3: Срочные, но не важные

В этом квадранте вы найдете менее важные задачи. Все эти срочные мелкие дела, которые приходят к вам только для того, чтобы отнять у вас качественное рабочее время.

Это могут быть встречи, телефонные звонки, электронные письма или отвлекающие факторы, которые мешают вам работать продуктивно.

В конце концов, вы хотите проводить в этом квадранте как можно меньше времени. Он полон контрпродуктивных задач, которые мало способствуют вашей работе, целям и продуктивности.

Квадрант 4: Не срочно и не важно

Квадрант 4 не срочно, не важно, а это значит, что это пустая трата времени. По мере того, как вы проводите здесь все больше и больше времени, вся ваша энергия высасывается, и вы можете в конечном итоге заниматься прокрастинацией, такой как проверка социальных сетей и случайная прокрутка в Интернете.

Нашему мозгу легко провести здесь больше времени, потому что это не требует никаких умственных способностей и просто заставит вас избегать более важных задач в течение дня.

Четыре сектора тайм-менеджмента Стивена Кови, шаблон

Но как вы можете использовать это для повышения своей производительности?

Эта матрица позволяет вам стать более продуктивным и эффективным просто потому, что она позволит вам организовать свой день и быть в курсе дел.

Если вы распределите его по этим четырем квадрантам, вы будете точнее составлять список дел, управлять своими задачами и знать, на что вам нужно потратить больше времени.

Это также позволяет вам организовать свое время на то, что важно, и расставить приоритеты на каждый день, как профессиональные, так и личные.

Правильное управление временем является ключом к повышению вашей личной продуктивности и достижению ваших целей, и эта стратегия эффективна.

И почему тайм-менеджмент так важен?

Правильный тайм-менеджмент позволяет повысить производительность, организовать задачи, запланированные на день, и расставить их приоритеты, тратить меньше времени на бесполезные дела и сосредоточиться на том, что важно.

Это поможет вам сосредоточиться на том, что важно в течение дня. И именно поэтому матрица управления временем 4 квадрантов является отличным методом, который настоятельно рекомендуется для нескольких целей, в том числе для управления несколькими проектами.

Итак, если вы хотите быть более продуктивным и добиваться поставленных целей, этот метод — волшебная таблетка.

Если вы хотите быть на шаг впереди, вам может помочь сочетание 4 квадрантов с техникой тайм-менеджмента с блокировкой времени.