Как правильно писать работа: Работа или робота — как правильно пишется слово

Содержание

Как правильно написать? / Законодательная Дума Томской области

По материалам сайта http://www.gramota.ru

Слова и обороты деловой речи, не требующие выделения знаками препинания

В списке представлены слова и выражения, о пунктуационном оформлении которых часто спрашивают посетители «Справочного бюро» ГРАМОТЫ.РУ
Следует запомнить, что эти слова обычно не выделяются знаками препинания:

аналогично
более или менее
буквально
в (конечном) итоге
в конечном счете
в крайнем случае
в лучшем случае
в любом случае
в общем и целом
в основном в особенности
в отдельных случаях
в первую очередь
в противном случае
в результате
в связи с этим

в таком случае
в то же время
в целом в этой связи
вдобавок
вместе с тем
во что бы то ни стало
впоследствии
всё-таки
главным образом
зачастую
исключительно
как максимум
как минимум
между тем
на всякий случай
на крайний случай

по возможности
по меньшей мере
по мере возможности по-прежнему
практически
при (всем) желании
при всем (при) том
при случае
при этом
приблизительно
равным образом
самое большее
самое меньшее
тем не менее
фактически

Какую дату ставить в документе?

Датой документа считается дата его подписания, для акта — дата события, для протокола — дата заседания, принятия решения.

При написании даты используются арабские цифры (пара цифр для обозначения числа, пара цифр для месяца и четыре цифры для обозначения года), разделительный знак — точка:

27.08.2007,
01.09.2007.

Возможно также буквенно-цифровое обозначение даты: 5 марта 1999 г., 1 сентября 2007 г.

Как писать, с пробелом или без пробела: 1500г.; 150г. до н.э. / 1500 г., 150 г. до н. э.?

Графически наличие пробела — признак слова. Следует разделять все сокращения и цифры: 2007 г., 2008-2014 гг., с 2001 по 2008 г.

Можно ли так писать дату в документах: 19.04.08?

День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр (через точку), год — четырьмя арабскими цифрами: 19.04.2008.

Если дата записывается цифрами (22.08.2007), уместно ли после 2007 писать «года», и если уместно, то как правильно это делать?

Если в состав даты входит день месяца (число), месяц и год, то возможно различное написание:

цифрами: 22. 08.2007;
словами и цифрами: 22 августа 2007 года; 22 августа 2007 г.;
только словами: двадцать второе августа две тысячи седьмого года.

Если дата записывается цифрами, то слово года или сокращение г. после даты не требуется.

Как правильно писать: 2000-2002 г.г. или 2000-2002 гг.?

Принятое сокращение слова годы — гг.

Следует писать: 2000-2002 гг. Такое сокращение читается как «двухтысячный — две тысячи второй годы».

Обратите внимание: между числами ставится тире, без пробелов с обеих сторон.

«Адресат» при написании заявления центрируется по правому краю или по левому, но в правой части листа?

Реквизит «адресат» обычно выравнивается по левому краю, но всегда находится в правой части листа.

Когда применять наращения?

Наращение (буквенное падежное окончание) используется в записи порядковых числительных: 10-й класс «Б»; ученик 11-го класса; 1-й вагон из центра; 5-й уровень сложности; занять 2-е и 3-е места; в начале 90-х годов, 12-й маршрут.

Наращение не используется:

В записи количественных числительных: словарь в 4 томах; работа 2 сотрудников; серия из 12 упражнений.

При записи календарных чисел: 22 марта 2003 года, 1 апреля, 10 января.
Если число обозначено римской цифрой: II Международная олимпиада школьников по русскому языку; IX конгресс, XXI век, Людовик XIV.
В номерах томов, глав, страниц, иллюстраций, таблиц, приложений и т. п., если родовое слово (том, глава) предшествует числительному: на с. 196, в т. 5, в табл. 11, в прил. 1 (но: на 196-й странице, в 5-м томе, в 11-й таблице, в 1-м приложении).

Как применять наращения?

Наращение падежного окончания в порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, может быть однобуквенным или двухбуквенным.

По закрепившейся традиции наращение должно быть однобуквенным, если последней букве числительного предшествует гласный звук: 5-й день (пятый день), 25-я годовщина (двадцать пятая годовщина), в 32-м издании (в тридцать втором издании), в 14-м ряду (в четырнадцатом ряду).

Наращение должно быть двубуквенным, если последней букве предшествует согласный: 5-го дня (пятого дня), к 25-му студенту (к двадцать пятому студенту), из 32-го издания (из тридцать второго издания), из 14-го ряда (из четырнадцатого ряда).

Если подряд следуют два порядковых числительных, разделенных запятой или соединенных союзом, падежное окончание наращивают у каждого из них: 1-й, 2-й вагоны; 80-е и 90-е годы.

Если подряд следуют более двух порядковых числительных, разделенных запятой, точкой с запятой или соединенных союзом, то падежное окончание наращивают только у последнего числительного: 1, 2 и 3-й вагоны, 70, 80, 90-е годы.

Если два порядковых числительных следуют через тире, то падежное окончание наращивают:

а) только у второго числительного, если падежное окончание у обоих числительных одинаковое: 50-60-е годы, в 80-90-х годах;

б) у каждого числительного, если падежные окончания разные: в 11-м — 20-х рядах.

Источник: Справочная книга редактора и корректора: Редакционно-техническое оформление издания / Сост. и общ. ред. А. Э. Мильчина. М., 1985.

Как расставить знаки препинания в первой фразе договора, содержащей обозначения договаривающихся сторон?

Правильным является такой вариант расстановки знаков препинания в этой фразе: Государственное предприятие «Общение», именуемое в дальнейшем «Предприятие», в лице генерального директора Поповича Александра Михайловича, действующего на основании Устава, с одной стороны и гражданин Росийской Федерации Бабкин Иван Васильевич, именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны заключили настоящий договор о нижеследующем…

Обратите внимание на то, что в этой фразе слова с одной стороны и с другой стороны выступают в функции обстоятельства и не являются вводными, а значит и не требуют выделения знаками препинания.

Нужна ли запятая после слов «С уважением» в конце делового письма?

После слов «С уважением» принято ставить запятую, несмотря на то что правила правописания не регламентируют этот случай.

Например, корректно:
С уважением,
главный бухгалтер ООО «Морской пейзаж»
Д.О. Иванцева

Нужна ли точка после подписи в деловом письме?

Точка после подписи в деловом письме не ставится. В документах, в том числе в деловых письмах, подпись выступает в функции так называемого реквизита (обязательного элемента), не составляющего законченного предложения.

Следует отметить, что в газетных и журнальных сохраняется традиция ставить точку после подписи автора, если подпись располагается после основного текста статьи.

Что ставить после обращения Уважаемый господин Иванов — восклицательный знак или запятую?

Первая фраза делового письма — обращение — может заканчиваться восклицательным знаком или запятой. В случае если стоит запятая, текст письма начинается со строчной буквы. Если стоит восклицательный знак — пишем первое предложение с прописной.

Как правильно откликнуться на вакансию — Work.ua

Почему умные люди часто присылают странные отклики на вакансию? Ведь, достаточно написать простое уважительное письмо и немного рассказать о себе.

Но когда людей просишь написать о себе, у них как будто замыкает. Давайте размыкать.

Чтобы получить работу, нужно как минимум найти вакансию и откликнуться на нее. Но просто выслать свое резюме будет недостаточно, чтобы обратить на себя внимание работодателя, его нужно снабдить сопроводительным текстом. Work.ua публикует инструкцию, как правильно это сделать. Статья пригодится всем, кто хотя бы раз за свою жизнь захочет найти работу.

Матчасть

Вы пишете письмо в ответ на вакансию. Ваше письмо прочитает либо кадровик, либо руководитель.

Кадровик принимает решение, допустить ли вас до руководителя. Он работает фильтром грубой очистки: отсеивает больных, неадекватных, профнепригодных и всех, кто не соответствует формальным требованиям вакансии. Критерий эффективности его работы — руководитель получил на выбор адекватных кандидатов.

Читайте также: Как правильно составить резюме?

Руководитель принимает решение о найме. У него другая проблема: в бизнесе образовалась функциональная дыра, и ее нужно срочно закрыть квалифицированным, взрослым и самостоятельным сотрудником.

Желательно, чтобы сотрудник справился с работой без посторонней помощи. Критерий эффективности — бизнес-функция закрылась, на нее больше не нужно тратить время.

У кадровика и руководителя две боли:

Кандидат неадекватный, не соответствует требованиям вакансии.
Кандидат несамостоятельный, с ним нужно возиться.

Чтобы получить приглашение на собеседование, работайте с этими болями. Больше ничего не нужно. Особенно не нужно вот этого:

Рассказывать свою подробную биографию. Об этом вас спросят на собеседовании.
Говорить, сколько денег компания заработает с вашей помощью. Вы не знаете этого наверняка, и со стороны это выглядит смешно и по-детски.
Сравнивать себя с другими кандидатами. Вы не знаете, кто еще отправлял резюме.
Рассказывать о том, как вам нужна работа, чтобы оплачивать квартиру и кормить детей. Ваше благополучие пока что никого не интересует.

Добиваться встречи всеми силами, например, «О своем опыте работы я бы хотел рассказать при личной встрече». Это похоже на манипуляцию, а у руководителя нет времени встречаться со всеми подряд. Ему проще вам отказать.

Теперь давайте покажем работодателю, что вы адекватный, профпригодный и самостоятельный.

Читайте также: Виды собеседований: к чему нужно быть готовым?

Требования вакансии

Представьте, что текст вакансии — это карта сокровищ. Нужно уметь ее прочитать, и пиастры ваши. Посмотрите на каждый пункт вакансии и подумайте, почему он там. Какая за ним кроется боль?

Коммуникабельность. Важно, чтобы вы хотели и могли общаться с клиентами с утра до вечера. Клиенты попадаются вредные.

Полное сопровождение клиента.

Управление подрядчиками, работа с подрядчиками. Вы будете получать задания на семерых, и ваша задача будет сделать так, чтобы ее выполнили семеро независимых подрядчиков, за разумные деньги и в нужном качестве. Вы отвечаете за результат.

Работа в команде. Помимо вас в отделе работают другие люди, и они будут от вас постоянно что-то просить. Будьте готовы им помогать.

Работа на результат. Вы не ноете и не опускаете руки, если что-то не получается, а доделываете до конца. С переработками.

Стрессоустойчивость. Ваши коллеги, партнеры, подрядчики или руководители неорганизованные, забывчивые или ненадежные. Примите этот факт жизни и справьтесь с ним.

Опыт работы в корпоративной среде. Вы должны знать, что корпорации — это гнетущее болото. Вы должны уметь этому противостоять и делать свое дело.

Опыт в сфере маркетинга — не менее двух лет. Вас некогда обучать. Если вы не знаете профессию, вы не справитесь.

Изучите требования вакансии под микроскопом. Если вы хоть в чем-то не соответствуете им, это серьезный багаж.

Создайте табличку из трех столбцов или строк: «Да», «Нет» и «Не знаю». В «Да» запишите требования, которым вы точно соответствуете и можете это доказать. В «Нет» — точно не соответствуете. В «Не знаю» — те вещи, которые вы не понимаете или не можете доказать. Получится что-то вроде такого:

Да — опыт в маркетинге 2 года, знание английского, опыт управления.

Не знаю — коммуникабельность, стрессоустойчивость, обучаемость.

Нет — опыт работы в корпорации, работа в программе Х.

Последним пунктом в «Да» добавьте самостоятельность, если не сделали этого ранее. Приведите для себя аргумент, в чем вы самостоятельны. Аргумент должен касаться вакансии:

Самостоятельно вел корпоративную рассылку: решал технические, организационные, финансовые вопросы, подключал дизайнеров и писателей, вел переписку с читателями.
Самостоятельно провел рекламную кампанию: от идеи до анализа статистики. Подключал дизайнеров, агентства, согласовывал размещения щитов в мэрии, работал с типографией.

Таблица, которую вы составили — это план вашего сопроводительного письма. Давайте теперь его напишем.

Письмо

Расслабьтесь, сделайте глубокий вдох. Писать сопроводительное письмо проще, чем кажется.

Возьмите первое формальное требование из столбца «Да». В одном абзаце объясните, почему вы соответствуете этому требованию:

Последние два с половиной года я работал в маркетинговом агентстве «Х»: проводил для клиентов рекламные акции, собирал статистику, занимался документацией и решал проблемы с подрядчиками.
Свободно владею английским: закончил ин. яз в университете Х, работал репетитором и преподавателем английского, три месяца жил в США. Одним из моих клиентов в «Х» была международная компания: вся переписка и скайпы с ними были на английском.

Обратите внимание: я рассказал об образовании и летних поездках в Америку, но не в рамках общего жизнеописания, а применительно к требованиям вакансии. Если бы в вакансии не нужно было знание английского, эта информация была бы бесполезной.

Когда описали все требования из столбца «Да», переходите к «Не знаю». Продолжайте быть честным:

Мне трудно оценить, насколько я коммуникабельный. На прошлых местах работы я постоянно общался с клиентами и подрядчиками, выступал на конференциях, вел презентации внутри компании. По моим ощущениям, проблем с общением не было. Вместе с тем, у меня нет ораторского образования, я не проходил курсы по общению или переговорам.

Обратите внимание на формулу:

Я не знаю + Мой фактический опыт + Возможные проблемы и препятствия.

Попробуем еще раз:

В вакансии есть требование «стрессоустойчивость». Мне трудно судить о себе в этом ключе. На прошлом месте работы часто приходилось работать в авральном режиме, доделывать проекты по ночам, переделывать презентации за пять минут до начала или срочно находить новых подрядчиков. Я справлялся с этими задачами, но после длительных авралов нужен был отдых. К сожалению, я еще не владею профессиональными техниками противостояния стрессу, но планирую их изучить.

Теперь столбец «Нет». Так же честно признайтесь, что вы не соответствуете этим требованиям. Если вы готовы исправить этот недостаток, напишите об этом:

К сожалению, мой опыт работы в маркетинге — только год. За это время я провел шесть рекламных кампаний и два исследования, посетил курсы по маркетингу и запустил новый сайт компании, но понимаю, что опыт у меня все еще небольшой.
К сожалению, я никогда не работал в корпорации. На предыдущем месте работы я работал удаленно, общался с подрядчиками по скайпу и отчитывался перед одним руководителем. Я готов работать в офисе, но не знаю, как корпоративный стиль отразится на работе.

Так вы разоружаете адресата: он только хотел вас отбросить из-за несоответствия формальным требованиям, а вы ему честно признались, что не умеете, но готовы исправиться. Честность — лучшая стратегия.

Помните, что формальные требования в вакансии не просто так. Если написано «работа в офисе», это не значит, что вы договоритесь работать удаленно. Иногда «работа в офисе» означает работу в офисе. И если вы не соответствуете этому требованию, вы не подходите на вакансию. Даже если вы гений, и письмо у вас гениальное.

Последние штрихи

Если в вакансии пять формальных требований, сейчас в вашем письме должно быть пять абзацев, по одному на каждое требование. Плюс абзац о самостоятельности. Шесть. Осталось еще три: вступление, заключение, призыв.

Во вступлении вы говорите, что хотите работать на этой должности. Абзац идет в самом начале:

Здравствуйте! Меня зовут Максим. Хочу стать главным редактором в журнале «Золотой телец».

Задача вступления — погрузить читателя в контекст. Вот вы, вот вакансия, вы хотите ее закрыть. Точка.

Заключение пойдет после основного текста письма. Расскажите, почему вы хотите работать в этой компании:

Я читаю «Золотой телец» с детства. Этот журнал вдохновил меня стать писателем и журналистом. Теперь хочу принять участие в его создании.
Хочу работать у вас, потому что мне нравятся ваши проекты и клиенты: Нестле, Адидас, Микрософт.
Хочу работать с вами, потому что меня вдохновляют ваши ценности и принципы.

Если вам нечего сказать, а просто нужны деньги, то опустите заключение и переходите к призыву.

Призыв — это приглашение продолжить диалог:

Буду рад ответить на вопросы и выполнить тестовое задание.
Буду рад пообщаться лично.
К сожалению, до сентября меня не будет в городе, но буду рад пообщаться по телефону или почтой.

Не забудьте указать телефон.

Что получилось

В итоге ваше письмо будет таким:

Спокойное и короткое вступление. «Хочу у вас работать».
В чем вы соответствуете вакансии, по пунктам. Доказательства каждого пункта.
В чем вы не уверены, по пунктам. Формула: «Я не знаю + Фактический опыт + Возможные проблемы».
В чем вы не соответствуете, по пунктам. Что вы готовы исправить.
Заключение: «Хочу у вас работать, потому что…»
Призыв: «Буду рад пообщаться. ..»

В этой структуре нет места жизнеописанию, наездам, навязыванию себя, упражнениям в остроумии или креативности, просьбам и мольбам, предложениям о взаимовыгодном сотрудничестве и что еще там пишут в американских книгах. Все строго по делу, заботливо и в мире клиента.

Ожидания

Вы написали замечательное сопроводительное письмо и приложили подходящее резюме. Пригласят вас на работу?

Не обязательно.

Вспомните об адресате. У него несколько десятков кандидатов, которых он отфильтрует в несколько этапов:

Отсеет сумасшедших и полностью профнепригодных (90 из 100)
Отложит в сторону тех, кто не соответствует формальным требованиям (5 из 10)
Из тех, кто соответствует, отберет троих самых опытных и умелых. Пригласит их на собеседование
Если никто из них не пройдет собеседование, он начнет выбирать из тех, кого отбросил на втором и третьем этапе.

Если вы составили хорошее сопроводительное письмо, вы прошли первый этап. Теперь адресат оценит ваши профессиональные навыки и сравнит с другими кандидатами. Если они на голову лучше вас, вам не поможет даже гениальное письмо. Примите это: на работу берут не письмо, а человека. Иногда вам просто не хватает опыта и навыков, и это нормально.

С другой стороны, если вы произвели на адресата хорошее впечатление, он обратит на вас внимание. Любой руководитель понимает, что лучше нанять адекватного, взрослого и неопытного, чем капризную гениальную примадонну.

Однако не стройте слишком больших ожиданий. Отличное письмо — это еще не приглашение на работу мечты. Отправьте это и пишите следующее.

Получать новости в Telegram

Чтобы оставить комментарий, нужно войти.

Как написать рабочую инструкцию

GLUU GUIDES

Более девяти из 10 несчастных случаев на рабочем месте происходят по вине человека. Это приводит к серьезным травмам и ежегодно обходится отрасли в миллиарды долларов. Тем не менее, многого из этого можно было бы избежать с помощью более качественных и четких рабочих инструкций. Это руководство покажет вам, как писать рабочие инструкции или стандартные операционные процедуры.

Знание того, как писать рабочие инструкции или СОП, четко и лаконично для ваших коллег, гарантирует, что они точно знают, как должны выполняться их различные задачи. Это снижает риск, потому что вероятность того, что что-то пойдет не так, уменьшается. Это также повышает эффективность; рабочие инструкции гарантируют, что наилучший способ выполнения работы ясен и известен людям, которые ее выполняют.

Это подробное руководство покажет вам, как составить рабочие инструкции, которые ваши коллеги смогут понять и извлечь из них пользу. Помните, что сказал Эйнштейн:

[alert heading=”Альберт Эйнштейн” type=”alert-info” block=”true” close=”false”] Если вы не можете объяснить просто, вы этого не понимаете достаточно хорошо. [/alert]

Говоря о простоте: если вы из тех, кто легче изучает вещи с помощью визуального или звукового формата, посмотрите наше видео ниже о том, с чего начались рабочие инструкции и почему они важны:

https://www. youtube.com/watch?v=x_lO74fO3VA&feature=emb_logoВидео не может быть загружено, так как отключен JavaScript: рабочие инструкции или СОП – почему они помогают (https://www.youtube.com/watch? v=x_lO74fO3VA&feature=emb_logo)

В чем разница между рабочими инструкциями, рабочими руководствами, СОП и т.д.?

Рабочие инструкции также называются рабочими руководствами, стандартными операционными процедурами (СОП), рабочими пособиями или руководствами пользователя, в зависимости от ситуации. В любом случае цель рабочих инструкций состоит в том, чтобы четко объяснить, как выполняется та или иная рабочая задача. Они похожи на пошаговые инструкции, которые мы получаем, когда учимся водить машину: проверьте, находится ли рычаг переключения передач в нейтральном положении, включите зажигание, нажмите сцепление, переключитесь на первую передачу и так далее.

Важно то, что рабочие инструкции не следует путать с процессами или картами процессов. Давайте быстро посмотрим, где рабочие инструкции вписываются в наши общие уровни документации процессов:

Иерархия процессов показывает вашу общую архитектуру процессов и то, как она поддерживает ваш бизнес. (Подробнее об этом читайте в нашем Руководстве по созданию иерархий процессов)
Процесс представляет собой цепочку действий, которые преобразуют входы в выходы. (Заинтересованы? Прочтите наше Руководство по простому отображению процессов)
Процедура описывает как выполнять процесс – последовательность и кто что делает. В Gluu мы объединяем процесс и процедуру в один простой формат (поскольку люди все время их путают).
Рабочая инструкция – или рабочее руководство, инструкция по работе или стандартная операционная процедура – подробно описывает, как выполняется действие в рамках процесса (или процедуры).

Поэтому ваша рабочая инструкция должна быть частью общего плана улучшения процесса.

С этой ясностью давайте перейдем к теме написания рабочих инструкций. (О, и еще одно: для ясности по всему жаргону BPM см. наш Глоссарий BPM)

Почему важны стандартные операционные процедуры?

Они уменьшают влияние, когда ключевые люди уходят

Рабочие инструкции, или СОП, создают и сохраняют знания внутри компании. Когда «как все делается» передается устно, остается место для интерпретаций и человеческих ошибок. И знания о том, как наиболее эффективно выполнить задачу, теряются, когда указанный сотрудник покидает компанию и забирает знания с собой. Хорошие рабочие инструкции позволяют избежать всего этого.

Рабочие инструкции снижают риск

Они снижают риск, потому что самый безопасный способ выполнения работы ясен и известен ответственным людям.

Избегайте ошибок и «игры с обвинением»

Ясность позволяет избежать ошибок. Важно, что это позволяет избежать игры с обвинением. Когда что-то идет не так, склонность обвинять или возлагать ответственность на людей, что естественно. Но если это происходит часто, это может повлиять на моральный дух сотрудников. Наличие четких рабочих инструкций минимизирует эту проблему.

Экономия времени

На приведенной ниже диаграмме показано собственное исследование Gluu о возврате инвестиций при написании рабочих инструкций. Дело в том, что ваши первоначальные затраты времени окупятся, как только ваша рабочая инструкция будет использована всего три раза. Это относится только к экономии времени — мы даже не упомянули ценность предотвращения ошибок и переделок. Это также называется «стандартной работой» в Lean:

Как выглядит хорошая инструкция?

Рабочие инструкции должны четко разъяснять, как сотрудники выполняют свои задачи. Не должно быть места интерпретациям. Они не должны быть расплывчатыми. Вы хотите свести к минимуму вероятность того, что они запутают ваших работников. Это означает, что ваши инструкции должны быть максимально краткими и простыми. Интернет завален забавными примерами плохо написанных инструкций, а также другими, имеющими уморительный двойной смысл. Вот несколько основных правил, которые помогут вам в этом:

#1 ясно

Как сказал Джордж Оруэлл…

«Хорошее письмо похоже на оконное стекло».

Смотришь сквозь него и сразу понимаешь смысл. Каждый сотрудник должен быть в состоянии понять ваши рабочие инструкции. Избегайте многосложных слов, сложных предложений, жаргона, акронимов, слишком большого количества технических терминов (без их объяснения) и ненужной болтовни.

Напишите свои рабочие инструкции таким образом, чтобы их было легко понять каждому сотруднику, выполняющему задание. Используйте активный залог, чтобы помочь вашему читателю, который относится к структуре предложения, глагола, существительного. Например, мужчина (подлежащее) потягивал (глагол) свое пиво (существительное) , нет, свое пиво мужчина потягивал.

#2 это доступно

Хорошо иметь рабочие инструкции, но какой в них смысл, если они доступны только в офисе, когда сотрудники, которым они нужны, находятся на заводе? Люди, выполняющие работу, должны иметь легкий доступ к инструкциям по работе, когда и где они им нужны. Путешественники или лавочники?

(Здесь такой инструмент, как Gluu, может помочь вам передать нужные инструкции в правильном формате нужному сотруднику в нужное время.)

#3 это заслуживает доверия

Сотрудники должны рассматривать рабочие инструкции как заслуживающие доверия, полезные и точные. В противном случае они просто еще одна хорошая идея, до которой никому нет дела. Проконсультируйтесь с наиболее опытным сотрудником, выполняющим задачу, и попросите его или ее объяснить, как выполняется работа. Убедитесь, что ваши инструкции соответствуют действительности.

(Опять же, такой инструмент, как Gluu, может помочь вам привлечь нужных людей и сотрудничать, чтобы поддерживать его в актуальном состоянии по мере вашего обучения и развития.)

#4 это последовательно

Рабочие инструкции должны быть выполнены в едином стиле. Последовательность с точки зрения терминологии, макета, средств массовой информации и метода облегчает их понимание и усвоение. Также с точки зрения последовательности они должны придерживаться набора навыков сотрудников.

(Gluu поможет вам обеспечить единообразие формата во всей организации.)

#5 это коротко и просто

Мы коснулись этого выше, но это действительно важный момент. Как сказал Альберт Эйнштейн: «Если вы не можете просто объяснить это, значит, вы недостаточно хорошо это понимаете». Потратьте время, чтобы понять это полностью. Это позволит избежать ошибок в дальнейшем. Написание рабочей инструкции не означает выглядеть умным. Вместо этого подумайте о языке в руководстве пользователя вашего телевизора. Или еще лучше, посмотрите на язык, используемый в детской книге. Постарайтесь сделать его максимально коротким и простым.

#6 это визуально

Мы живем в визуальной культуре. Многим из нас удобнее пользоваться визуальными средствами, чем читать книги и газеты. Чтобы учесть это, старайтесь по возможности использовать изображения, рисунки и видео в своих рабочих инструкциях. Подумайте, кто будет потреблять ваши рабочие инструкции, и постарайтесь подготовить их соответствующим образом.

(Gluu позволяет добавлять и показывать изображения и видео непосредственно на планшетах или телефонах, которыми пользуются оперативные сотрудники.)

#7 это написано знающими людьми

Рабочую инструкцию должен написать человек, наиболее опытный в выполнении задания. Не поручайте задачу написания ваших рабочих инструкций человеку, который не знаком с работой на 100%. Вы не можете ожидать, что оператор будет знать, как писать рабочие инструкции в полной мере, если он еще не полностью освоился со своей ролью. Это означает, что один человек никогда не может писать рабочие инструкции для вашей компании, если только она не маленькая. Мы спросили у ряда отраслевых экспертов, почему участие является ключевым, и вы можете увидеть их ответы в этой статье здесь.

(Gluu позволяет вам делегировать право собственности знающим людям — независимо от того, где они находятся. )

Итак, с этими основными правилами ясно, как вы на самом деле это пишете? Об этом следующий раздел.

7 шагов для понимания рабочих инструкций

Вы когда-нибудь покупали мебель в разобранном виде, возвращались домой, пытались следовать инструкциям по сборке и полностью запутывались? Если да, то вы не одиноки. Это случилось со многими из нас. По этой причине очень желательны хорошие технические писатели. Техническое письмо — большая тема, выходящая за рамки этой статьи, но вот семь шагов по улучшению ваших рабочих инструкций:

ШАГ 1

Напишите понятное название

Что во введении? Ну, на самом деле очень много. Очень важно правильно выполнить эту часть. Для этого убедитесь, что вы делаете следующее:

Дайте некоторый контекст: кратко объясните, частью какого процесса является задача.
Определите владельцев: кратко объясните, кто является владельцем процесса и кто является владельцем задачи
Укажите результат: кратко объясните, каков результат или цель задачи
Название должно относиться к работе: хорошим примером может быть «как дезинфицировать руки».

ЭТАП 2

Опишите цель – почему

Какова цель вашей рабочей инструкции? Зачем ты его готовишь? Спрашивая, почему вопросы помогают вам отступить и подумать о том, чего вы пытаетесь достичь. Ответ на вопрос «почему» — это не просто результат, который вы уже определили. Спрашивая, почему, вы углубляете свое понимание, прежде чем переходить к деталям. Подробнее о значении вопросов «почему» читайте здесь.

Итак, четкая цель «как продезинфицировать руки» будет «Избегать распространения бактерий, чтобы другие не заболели».

ШАГ 3

Опишите, как это сделать

Прежде всего, вам необходимо перечислить материалы, необходимые для выполнения работы. Для удобства чтения лучше перечислить их по пунктам и провести различие между предоставленными и не предоставленными материалами. Упорядочьте свой список пунктов логично. Например, в случае дезинфекции рук:

Хозяйственное мыло
Жидкое противомикробное мыло в дозаторе
Проточная вода
Полотенца

Включите любые релевантные или полезные ссылки непосредственно в текст в виде естественных гиперссылок. Это позволяет вашему читателю прояснить ситуацию.

Чтобы описать, например, как сотрудники должны дезинфицировать руки, вы должны сначала выбрать формат, объясняющий это. Есть три основных варианта. Формат поваренной книги, таблица решений и блок-схема. Вы можете выбрать разные форматы для разных заданий, возможно, в зависимости от их сложности. Помните, что многие люди учатся визуально, поэтому таблицы и блок-схемы, возможно, с изображениями, могут быть лучшим подходом.

ШАГ 4

Формат для удобного чтения

Думайте о своей рабочей инструкции как об учебном пособии. Поставьте себя на место читателя и подумайте, что поможет ему или ей переварить документ.

Выберите способ форматирования документа и придерживайтесь его. Если вы практикуете бережливое производство, то вот пример формата, который стоит рассмотреть.
Разбейте все шаги на числовую последовательность. Если шагов больше 10, разделите разные темы. Один шаг описывает одно действие, которое занимает не более 15 секунд.
Используйте изображения или рисунки. Убедитесь, что изображение соответствует тексту. Обратитесь к изображению в тексте. Размещайте изображения на левой стороне листа, а текст держите на правой стороне.
Подчеркните важную информацию, используя заглавные буквы, жирный шрифт или курсив.
Превратите любой список в маркированный или нумерованный список.

Инструменты, такие как функция рабочей инструкции Gluu в нашем продукте Understand, имеют встроенное форматирование, которое упрощает обеспечение единообразия. Например. полезно форматировать риски таким же образом, чтобы люди быстро научились их замечать:

ШАГ 5

Перепишите и упростите

Ключевое правило хорошего письма — краткость. Коротко, просто и понятно.

Используйте короткие и простые предложения. Предложения должны быть не длиннее 15 слов и не должны содержать оговорок.
Используйте короткие и простые слова. Многосложные слова звучат умно, но замедляют чтение. Упростите им задачу и представьте, что вы пишете для пятилетнего ребенка.
Избегайте аббревиатур, а если вы должны их использовать, то произносите их в первый раз и заключайте аббревиатуры в скобки рядом с ними. Используйте аббревиатуру с тех пор.
Включите список сокращений, на которые может ссылаться читатель.
Решите, какое слово или термин вы будете использовать для описания чего-либо, и придерживайтесь его. Не используйте разные слова для одного и того же. Например, если вы используете термин «хозяйственное мыло», используйте его во всем документе.

Как обсуждалось выше, используйте предложения в активном, а не в пассивном залоге:

Правильно : Тщательно вытрите руки.

Неверно : Ваши руки должны быть тщательно высушены.

ШАГ 6

Добавить ссылки

Всегда полезно предоставить источники и предложения для дальнейшего чтения и изучения. Либо добавьте сноски, либо сделайте приложение в конце документа.

ШАГ 7

Протестируйте вместе с коллегой!

Чтобы ваши рабочие инструкции были простыми для понимания и выполнения, попросите коллегу выполнить задачу, следуя ей. Это сообщит вам, если некоторые части или объяснения сбивают с толку или нуждаются в дополнительных разъяснениях.

Попросите соответствующего коллегу прочитать проект вашей рабочей инструкции и дать вам отзыв о нем. Соответствует ли рабочая инструкция тому, как задача выполняется в реальности? Это сбивает с толку? Что может быть яснее?
Попросите коллегу выполнить задание, следуя черновой инструкции. НЕ помогайте ему/ей и не давайте дальнейших объяснений. Наблюдать.
Отметьте, что следует добавить или изменить в вашем экземпляре рабочей инструкции.

Пример проверенного формата СОП

На Lean.org есть несколько полезных шаблонов для написания стандартных рабочих инструкций. В основном это более сложные заводские настройки:

Источник: https://www.lean.org/Search/Documents/53.pdf

Контрольный список рабочих инструкций вам иметь под рукой, когда вы планируете, как написать свою следующую рабочую инструкцию.

Идентифицированный процесс, частью которого является задача
Определена цель задачи
Понял объем задачи
Названы ответственные за задачу
Заявленные инструменты, необходимые для задачи
Упомянуты любые требования безопасности
Выбран подходящий и полезный формат
Использованные полезные наглядные пособия
Проверено на простой язык и короткие предложения
Удалены ненужные жаргоны и технические термины
Проверено на коллеге.

Теперь пришло время применить это на практике!

Как мы часто говорим, важно помнить, что

«Лучшее — враг хорошего».

Просто начните, учитесь и совершенствуйтесь по ходу дела. Одна из идей состоит в том, чтобы информировать своих коллег о том, что вы делаете, и просить их указать на любые ошибки или упущения. Это гарантирует, что ваша рабочая инструкция будет хорошо принята. Здесь, в Gluu, мы верим в написание рабочих инструкций в рамках интегрированной системы для управления бизнес-процессами.

Считаете ли вы это полезным?
Если да, то мы будем очень признательны, если вы поделитесь:

[alert]

Дополнительная литература

Руководство по адаптации сотрудников

Интересная история обучения в отрасли

[/alert]

… или если вы чувствуете, что готовы, ознакомьтесь с нашей функцией рабочих инструкций, чтобы приступить к работе над собственными рабочими инструкциями прямо сейчас.

Как написать рабочие инструкции, которые действительно помогут вашей команде выиграть

Руководители ожидают, что сотрудники будут демонстрировать уверенность, опыт и компетентность на работе.

К сожалению, это означает, что многие члены команды не хотят просить о помощи. Добавьте к этой смеси страх быть отвергнутым и уязвимость, и вы обнаружите, что большинство сотрудников пытаются проложить собственный путь вместо того, чтобы получить необходимую им помощь.

Введите рабочие инструкции

Рабочие инструкции содержат документированные инструкции по выполнению заданий. Это точные описания, которые помогают уменьшить количество человеческих ошибок и потенциальных неудач, особенно в сфере производства, гостиничного бизнеса, транспорта и здравоохранения.

Умение составлять рабочие инструкции может восполнить пробел в знаниях, чтобы сотрудники могли точно и эффективно выполнять все связанные с работой задачи.

Что такое рабочие инструкции?

‍

Рабочие инструкции — это формальные документы, содержащие пошаговые инструкции по выполнению той или иной деятельности. Инструкции, как правило, представлены в тексте, но могут также включать изображения, пиктограммы и видеоролики, чтобы прояснить, как обеспечить надежные, эффективные и правильные результаты.

Рабочие инструкции, процедуры и процессы

Некоторых это может шокировать, но вы не можете использовать рабочие инструкции взаимозаменяемо с процедурами и процессами. Эти три термина представляют связанные, но разные понятия.

Процесс — это набор взаимосвязанных действий, который описывает то, что необходимо сделать для достижения желаемого результата. С другой стороны, процедура — это предписанный способ выполнения части процесса путем объяснения того, как это сделать.

Рабочие инструкции содержат более подробные сведения о выполнении деятельности внутри процесс или процедура.

Мы знаем, это может звучать немного сложно. По существу:

Процедуры описывают процесс
Рабочие инструкции разъясняют, как выполнять процедуру.

Вы можете прочитать наше руководство по процедурам и рабочим инструкциям, чтобы более подробно расшифровать различия.

Зачем организациям рабочие инструкции?

Рабочие инструкции уточняют, диктуют и описывают шаги, предпринимаемые сотрудниками для выполнения задач. Без рабочих инструкций вы можете столкнуться с неудобствами или ущербом.

Они помогают вашим сотрудникам выполнять задачи эффективно и точно.

Неудивительно, что этот документ является основным компонентом системы менеджмента качества (СМК). Внедряя рабочие инструкции, вы можете направлять свою рабочую силу в четырех ключевых областях качества:

Обучение
Справочная информация
Решение проблем
Создание рабочих мест.

Вот как это работает.

Рабочие инструкции по обучению сотрудников

Обученные и компетентные сотрудники являются предпосылкой для роста. Но чтобы создать штат талантливых и способных работников, вы должны определить, как обучать каждый отдел.

Назначьте сотрудников эксперту по процессам, который научит их рабочим задачам. Организуйте подробные обучающие обсуждения и практические занятия между экспертом и стажером, чтобы последний мог наблюдать за выполнением процесса.

Рабочие инструкции могут помочь двумя способами.

Дайте инструктору заранее определенный процесс, включая улучшения, внесенные в инструкции. Они могут использовать это, чтобы устранить любую путаницу и обеспечить стандартное обучение для всех.
Помогите сотрудникам лучше понять свои задачи, что сделает их более опытными в том, что они делают.

Следование этому процессу создает возможность для дополнительной проверки содержания рабочих инструкций, где:

Инструкторы могут подтвердить определенные шаги
Сотрудники могут подтвердить правильность задач.

Рабочие инструкции для дальнейшего использования

Рабочие инструкции эффективны только в том случае, если они оформлены и доступны.

После обучения сотрудники могут задавать уточняющие вопросы. Это нормально. Составьте удобные для пользователя рабочие инструкции, чтобы сотрудники могли быстро сканировать и просматривать их для справки.

Кратко и лаконично запишите инструкции для каждой основной задачи. Помните, вам не нужно объяснять , почему — только , как . Если вы хотите объяснить причины выполнения процесса, держите его отдельно от основных рабочих инструкций и создайте дополнительные справочные документы.

Кроме того, убедитесь, что рабочие инструкции хранятся в одном месте (например, в базе знаний), чтобы сотрудники не тратили драгоценное время на их поиск.

Рабочие инструкции по решению проблем

Решение проблем — это еще одна качественная деятельность, которая обеспечивает работу всех вспомогательных процессов для достижения желаемого результата.

Сотрудники обычно используют соответствующую документацию при выполнении задач. Рабочие инструкции помогают выявить внутренние или внешние сбои.

Поощряйте всех к просмотру рабочих инструкций в рамках процедуры корректирующих действий. Запросите отзывы о том, четко ли рабочие инструкции определяют процесс, а затем уточните инструкции, чтобы подтвердить правильность определения на основе их отзывов.

Рабочие инструкции для постоянного совершенствования

Рабочие инструкции не должны стоять на месте. Сделайте их «живыми документами», используя их регулярно и разработав процесс выявления возможностей для улучшения.

Использовать текущий документ в качестве отправной точки. По мере развития событий вы сможете продемонстрировать высшему руководству, что рабочие инструкции — это больше, чем просто требование управления качеством.

Регулярно документируйте обзоры, аудиты и мнения экспертов для пересмотра рабочих инструкций. Это также сделает сотрудников более искусными в их использовании.

Рабочие инструкции, которые служат четырем вышеперечисленным областям качества, создают среду для продвинутого планирования качества. Вы готовите себя и свою команду, чтобы сделать все возможное.

Это также приводит к ряду других преимуществ для вашей организации, включая эффективную адаптацию и обучение сотрудников и меньшее количество человеческих ошибок. Сотрудники станут лучше осведомлены о том, как все работает в компании, что сделает их более продуктивными в повседневной жизни.

7 шагов к написанию удивительных рабочих инструкций

‍

Рабочие конструкции не должны оставлять места для интерпретации. Они должны быть кристально четкими, краткими и простыми.

Вот самые важные элементы эффективного 9Образец должностной инструкции 0011.

Название и краткое описание задач.
Цели задачи или ожидаемые результаты.
Цель задания.
Объем задачи.
Инструменты, навыки или материалы, необходимые для выполнения задачи.
Требования безопасности.
Пошаговая инструкция к задаче.
Ожидаемый результат для каждого шага.

Имея это в виду, вот семь шагов к написанию четких и действенных рабочих инструкций:

Шаг 1. Выберите задачу и инструмент для создания рабочей инструкции

Определите задачу, для которой вы будете писать рабочую инструкцию. Определите его и его этапы. Запишите инструменты, материалы или ссылки, которые нужны сотрудникам для самостоятельного выполнения задач.

Затем выберите инструмент для создания рабочих инструкций. Выберите параметры, которые будут наиболее доступны для пользователей, с большим количеством параметров форматирования и редактирования.

Scribe — отличный инструмент для создания и стандартизации рабочих инструкций вашей организации, независимо от сложности или продолжительности задачи.

Генератор пошаговых руководств сделает всю работу за вас, создавая подробные рабочие инструкции за считанные секунды.

Scribe не только сокращает время, затрачиваемое на создание технологической документации (мы говорим в 15 раз), но и гарантирует неизменно высокое качество ваших документов.

Просто включите расширение или настольное приложение, чтобы зафиксировать свои процессы. Scribe автоматически создаст визуальное пошаговое руководство, которым вы можете поделиться, загрузить или встроить.

Шаг 2. Напишите четкое название и введение

Название и введение к вашим рабочим инструкциям — это простая, но важная часть.

Опишите предысторию процесса, частью которого является задача, кратко объяснив цель и результат. Упомяните сотрудника или функцию, которая будет выполнять задачу.

Вот краткий контрольный список для написания четкого заголовка и введения:

Предоставьте краткий контекст задачи.
Укажите владельцев — как владельца процесса, так и владельца задачи.
Укажите цель и результат задачи.
Выберите название, непосредственно относящееся к работе.

Шаг 3. Четко определите цель —

почему — рабочей инструкции
Какова цель вашей задачи и почему вы пишете для нее инструкции?
Знание ответа до составления рабочих инструкций поможет вам лучше понять, чего вы пытаетесь достичь. И нет, ответ — это не просто результат, упомянутый на шаге 1; нужно копать глубже.
Получите более глубокое понимание задачи и того, что в нее входит. Например, если заголовок «Как безопасно хранить данные», целью будет «Предотвратить несанкционированный доступ к конфиденциальным данным, хранящимся на ваших устройствах».
Сделайте что-то подобное для своего документа.
Шаг 4. Разбейте всю задачу на более мелкие этапы
Это еще один аспект написания рабочих инструкций, к которому нужно относиться крайне осторожно.
Определите шаги для выполнения поставленной задачи, подробно описав каждый из них (без путаницы). Вам также нужно будет перечислить материалы, необходимые для каждого шага.
Помните, что один шаг — это одно действие, поэтому, если задействовано более одного действия, запишите его как другие шаги. Хороший совет здесь — перечислить все действия задачи в виде пунктов списка.
Возьмите пример из этого примера рабочей инструкции.
‍
(Источник)
Логически упорядочивайте маркированные списки и добавляйте в виде гиперссылок любые релевантные или полезные ссылки. Если ваша рабочая инструкция слишком длинная и состоит из 10-15 шагов, подумайте о том, чтобы разделить их на разные темы или создать несколько руководств.
Не беспокойтесь о краткости. Просто сосредоточьтесь на включении всей важной информации для выполнения задачи. Позже мы упростим текст.
Затем выберите правильный формат для описания пуль.
Руководители групп часто используют три варианта: таблицу решений, формат кулинарной книги и блок-схему. Но вы можете поэкспериментировать с разными форматами для разных заданий в зависимости от предпочтений сотрудников и сложности задач.
Шаг 5. Добавьте больше визуальной привлекательности
Теперь, когда у вас есть готовые рабочие инструкции, давайте сделаем документ более привлекательным.
Это важно, поскольку люди сильно реагируют на визуальные эффекты.0 процентов визуальных существ. Естественно, визуальные рабочие инструкции более эффективны, чем текстовые документы.
Выберите яркие изображения, которые подходят к тексту. Хорошее эмпирическое правило — размещать изображения слева, а текст — справа. Вы также можете обратиться к изображению в тексте, чтобы быть более понятным.
Использование жирного шрифта, курсива и прописных букв также придаст вашему документу больше характера и подчеркнет важную информацию. Рассмотрите возможность использования верхних полей для советов, как в этом Scribe, чтобы привлечь внимание вашего сотрудника к передовым методам.
‍
(Источник)
Шаг 6. Перепишите и отформатируйте для лучшей удобочитаемости и согласованности
На этом этапе вы будете резать, резать, резать.
Лучшие рабочие инструкции краткие, простые и точные. Помня об этой мантре, вот несколько советов, которые помогут вам в процессе редактирования/перезаписи:
Измените пассивный залог на активный залог. Например, вместо того, чтобы сказать «Эта задача должна быть выполнена сотрудником», напишите «Эта задача должна быть выполнена сотрудником».
Используйте короткие разговорные слова. Представьте, что вы пишете рабочие инструкции для пятилетнего ребенка. Используйте жаргон или технические термины только в том случае, если вы уверены, что сотрудники их поймут. Если вы используете сокращения, включите глоссарий.
Делайте предложения короткими и простыми. Они должны быть не длиннее 15 слов и желательно без оговорок.
Избегайте использования сокращений. Если вы должны их использовать, сначала напишите их по буквам, а затем добавьте аббревиатуру в скобках рядом с ней. Например, FYI (Для вашего сведения). Придерживайтесь акронима для остальной части документа.
Поддерживать единообразие текста. Выберите слово для описания чего-либо и используйте его повсюду. Не используйте разные слова для одного и того же. Например, если вы используете «компьютер», не меняйте его позже на «рабочий стол» или «ноутбук».
Вам также нужен согласованный формат. Например, если вы используете выравнивание по середине в одном документе, остальные тоже должны быть по центру. Отображайте шаги в логической последовательности, желательно в порядке номеров.
Наконец, откорректируйте свои рабочие инструкции, чтобы выявить и устранить любые ошибки или пробелы. Предоставьте более подробную информацию для любой неоднозначной информации. Обрежьте ненужные детали.
Шаг 7. Получите обратную связь от сотрудников
Поздравляем! Ваша рабочая инструкция завершена, осталось только проверить, легко ли ей следовать.
Попросите надежного сотрудника составить проект и дать отзыв. Они:
Находят какой-либо раздел запутанным или нуждаются в дополнительных разъяснениях?
Думаете, документ должен быть короче или длиннее?
Проблемы с четкостью?
Главный совет: попросите незнакомого коллегу выполнить задачу, используя рабочие инструкции. Пока они проверяют документ, не давайте им никаких дальнейших объяснений.
Просто наблюдайте.
Это поможет вам понять, что нужно добавить или изменить, чтобы сделать ваши рабочие инструкции более эффективными. Затем примените свои заметки к существующей копии и поделитесь ею со своими сотрудниками.
Мы знаем, все это кажется долгим процессом. Но это не обязательно. Воспользуйтесь преимуществами инструментов автоматизации, чтобы вдвое сократить время документирования процесса.
Создавайте эффективные и наглядные рабочие инструкции с помощью Scribe
Рабочие инструкции помогают сотрудникам правильно выполнять задачи и процессы — с первого раза.
Хотя составление успешных рабочих инструкций обычно не является легкой прогулкой, надежное программное обеспечение для рабочих инструкций, такое как Scribe, делает это быстрее и проще, чем когда-либо прежде.
Scribe может превратить любую задачу в пошаговое руководство за 60 секунд. С его помощью вы можете автоматически создавать удобные рабочие инструкции для:
дополнения к процессам адаптации.
No related posts.