Матрица Эйзенхауэра Статьи Бориса Литвака
Матрица Эйзенхауэра
Если хотите понять, что происходит в вашей жизни, расставить приоритеты, проанализировать текущую ситуацию и спрогнозировать будущее, чтобы внести коррективы, тогда информация ниже — для Вас.
Настя: Я дилетант в вопросах управления временем, поэтому меня интересует, можно ли ставить цели и успешно их добиваться, не составляя никаких планов и не используя особых техник?
Борис Михайлович: Ты будешь планировать в любом случае, даже не прибегая к технологиям и классическим постулатам тайм-менеджмента. Мне тяжело представить, как можно добиться сложных целей совсем без планирования.
Настя: А обязательно при этом всё детально прописывать?
Б. М.: Зависит от того, получается у тебя удерживать план в голове или нет. Люди разные, способности — тоже. Попробуй обратиться к технологиям тайм-менеджмента, и, если с ними ты будешь эффективнее, почему бы их не использовать?
Настя: Матрица Эйзенхауэра тоже помогает планировать время?
Б. М.: Да, эта техника изначально была создана для планирования времени на основе приоритетов.
В основе ее лежат два критерия: срочность и важность. Для удобства можно построить график и на каждой оси его написать характеристики — «срочность/не срочность» и «важность/не важность».
Теперь подробнее и с примерами про каждый квадрант.
Из чего состоит работа операциониста в банке? В начале дня к нему выстаивается очередь, и он до самого вечера решает однотипные задачи, с перерывами на обед и туалет. То есть, ничем кроме срочных и важных дел он не занимается. Генеральный директор того же банка не занимается срочными важными делами в принципе или занимается, но очень мало. Когда люди идут вверх по карьерной лестнице, происходит смещение с «операционки» в сторону не срочных важных дел. Директор занимается стратегическим развитием.
Второй квадрант и есть стратегия, первый — ее реализация.
Почему приятен квадрант «срочных важных дел»? Он понятен. Понятна цепочка: пришел — сделал — получил результат. Это мотивирует. Но те, кто львиную долю своего времени проводят в первом квадранте, часто ощущают безвыходность ситуации. Потому что развитие и движение вперед дает второй квадрант. Если ты в основном занимаешься срочными важными делами, «текучкой», то через некоторое время у тебя возникает ощущение, что ты, как белка в колесе, в суете, бесконечных заботах, и не понимаешь, как из этой ситуации выйти. Слабая сторона первого квадранта — он не дает видения перспективы.
Находясь преимущественно в первом квадранте, человек устает психологически. Первый признак этого — желание перейти в квадрант «несрочных/неважных дел»: поваляться на диване, посмотреть бессмысленные передачи по ТВ. Так многие и живут.
Важно, что если во втором квадранте ничего нет, можно спрогнозировать, что в будущем тоже ничего не будет. За исключением тех случаев, когда «срочные важные дела» сами по себе тебя развивают. Например, задания всё время усложняются.
Второй квадрант непонятен для человека, у которого не выстроена жизненная стратегия. Или не хватает мотивации.
Настя: То есть, хочешь перемен и развития, делай упор на «не срочные важные» дела?
Б. М.: Примерно так.
1. Первая особенность квадранта «не срочных важных дел» в том, что они отвечают за жизненную стратегию. Это работа на перспективу: если я хочу получить результат в будущем, работать над этим нужно уже сейчас.
По Матрице Эйзенхауэра можно судить о среднесрочных перспективах. То, над чем ты работаешь в квадранте «не срочных/важных дел», даст результаты в среднесрочной или даже долгосрочной перспективе. Конечно, здесь могут возникать сложности с мотивацией, так как результат часто сильно отсрочен по времени. А порой его вообще может не быть.
Ели взять бизнесменов, предпринимателей, — это люди, которые постоянно изучают информацию, следят за рыночной ситуацией, возможно, за макроэкономикой. Скорее всего, это не дает никаких результатов. Но без этих знаний нельзя принимать правильные решения.
2. Вторая особенность несрочных важных дел — тенденция перетекать в срочные важные. Человек не занимается своим здоровьем до тех пор, пока не появляются проблемы и не приходится их решать. Хотя часто бывает поздно.
Или ты долгое время не уделял внимания ребенку. И вот его приводят из полиции. Тогда ты бросаешь всё и начинаешь им заниматься. К слову, часто люди приходят и спрашивают, как наладить отношения с ребенком или как его убедить в чем-то. А я отвечаю: «Какой смысл? Это не сработает, потому что контакта нет». Когда с ребенком не налажен контакт, нет доверительных отношений, никакие приемы не сработают. Но отношения наладить никогда не поздно.
Настя: Возможно, многим просто не хватает времени на несрочные важные дела?
Б. М.: Часто человек рассказывает, что у него ни на что не хватает времени, пока вдруг не сваливается с гриппом. И тогда он 7 дней лежит болеет, а когда выходит на работу, видит, что без него катастрофы не случилось. Да, поднакопились дела. Но всё это решаемо за день. Здесь вопрос в другом — почему человек не находит время на несрочные важные дела? Чаще всего такая отговорка — просто рационализация.
Кстати, еще одна важная особенность второго квадранта: если ты сегодня этого не будешь делать, ничего страшного не произойдет, но и хорошего, скорее всего, тоже.
Как я уже говорил, суть планирования на основе приоритетов — если хочешь что-то поменять, делай упор на второй квадрант.
Некоторые слушают вебинары, тренинги, читают много психологической литературы. Это круто. Но важно понимать, какая польза от этого будет в дальнейшем, как полученное знание перевести в результат. Это ключевой момент.
Настя: Мы рассмотрели первый и второй квадранты. А третий и четвертый — это «срочные, не важные» и «не срочные, не важные» дела, соответственно.
Б. М.: Не срочные, не важные дела — это тунеядство.
Настя: То есть, это не отдых?
Б. М.: Отдых относится ко второму квадранту, «не срочных, важных» дел. Если ты смотришь тупой фильм, чтобы отвлечься после работы или убить время, — это четвертый квадрант. Если ты смотришь кино и получаешь удовольствие, оно расширяет кругозор и рождает новые мысли, или ты с мужем пошла в кинотеатр, — тогда это отдых из второго квадранта. Здесь важно понимать, какая мотивация стоит за действием. То же и с просмотром вебинаров и чтением литературы — оно может быть во втором квадранте, когда у человека есть понимание, каких целей он с помощью этих знаний хочет добиться, для чего они ему нужны. Или в четвертом квадранте, если человек десятилетиями читает литературу без каких-либо результатов.
Настя: Понятно. Четвертый квадрант — это убийство времени. А третий — «срочных, не важных дел»?
Б. М.: В тайм-менеджменте их еще называют хронофагами, то есть «пожирателями времени». Например, я пишу статьи дома, где меня никто не отвлекает. Прибегает сын и спрашивает какую-то мелочь, допустим, разрешения пригласить одноклассника в гости. С одной стороны, мне на ответ требуется десять секунд. С другой — он меня отвлекает, и, чтобы снова собраться с мыслями, мне требуется потратить значительно больше времени.
Жена тоже жалуется, что ее постоянно дергают. Я ей посоветовал повесить табличку, как на двери гостиницы: «не беспокоить». В этот период в кабинет к ней могут заходить только те сотрудники, которым требуется срочное и важное решение.
Есть такая фишка. Если офисное пространство устроено как open space, где руководитель работает в одном помещении с подчиненными, он ставит на свой стол красный флажок, если занят. Это означает, что, если никто не умер, подходить с вопросом нельзя.
Еще как вариант — устроить двадцатиминутное совещание для решения накопившихся вопросов. Иначе срочные неважные вопросы будут отнимать много времени в самые неподходящие моменты.
Настя: Как часто нужно составлять матрицу?
Б. М.: Четкого ответа здесь нет. Попробуйте составить, наметьте план изменений. Через несколько месяцев постройте матрицу еще раз и посмотрите, что нового. Если не происходит изменений, составлять ее опять смысла нет.
Настя: А какая есть литература по этой теме? Где можно подробнее почитать о техниках, разных фишках?
Б. М.: Главное здесь, конечно, понять и применить. А почитать можно у того же Кови, у Архангельского, который считается гуру тайм-менеджмента. Но я думаю, что его методы не всем подойдут.
Важный момент: всё зависит от индивидуальных различий. В свое время после прочтения нескольких книг по тайм-менеджменту я пытался жить так, как там написано. Составлял планы, выполнял… Через неделю появилось легкое, через две — острое желание застрелиться. Вроде бы ты стал успевать немного больше, но удовольствие от жизни пропало напрочь.
Тогда я задумался, почему так? И пришел к выводу, что есть люди двух типов: проектного и методичного.
Первые (к коим отношусь и я) движутся вперед определенными проектами. Они могут быть масштабными и длительными. Например, открытие и становление бизнеса. Или распределенными в течение дня. Что такое проект? Это некий путь из точки А в точку В, который включает в себя период интенсивной работы, получение результата, затем — период менее интенсивной работы, спада. После которого можно снова входить в период интенсивной работы.
Приведу пример из своего опыта. Когда-то я планировал написать отрывок из книги. Михаил Ефимович, к примеру, может сидеть писать 5-7 часов подряд. А у себя я заметил такую особенность: три часа пишу нормально, написанное за последние два часа потом переделываю. Потому что получается не так качественно. И три часа я пишу бодро, а потом начинаются «муки творчества». А, как известно, когда есть муки, — нет творчества.
Когда я понял такую свою особенность, начал планировать день следующим образом: три часа я пишу, потом еду на совещание, затем — в спортзал, после этого отвечаю на почту и т.д. Получается, день разбит на чередующиеся мини-проекты. И я эффективен в таком графике. У тех, кто устроен по проектному типу, что, кстати, зависит от типа личности и темперамента, на пике очень высокая работоспособность. Но если проектного человека засовывать в методичность, он подсознательно будет создавать себе условия, в которых ему комфортно. То есть, ничего не делать до последнего момента, чтобы потом действовать в режиме аврала. Напротив, у методичного типа всё должно быть равномерно, прогнозируемо, понятно. Им авралы противопоказаны: иначе они теряются и не знают, что делать.
Кстати, из-за этого часто возникают трудности в совместной деятельности: один склонен к авралу, другой — к методичности. Здесь нет типа лучше или хуже, просто нужно понимать свои особенности.
В книгах по тайм-менеджменту мало пишут о том, что планирование должно соотноситься с типом личности. Как правило, большинство тех, кто их читает, относятся к методичному типу. Очень важно все инструменты, о которых вы узнаете, подстраивать под себя.
boris-litvak.ru
Матрица Эйзенхауэра — как повысить свою эффективность?
План:
— Д. Эйзенхауэр – гений эффективности.
— Суть матрицы Эйзенхауэра.
— Применение в повседневной жизни.
— Видео.
______
______
Каждый современный человек стремится быть успешным. Именно по этой причине столь популярен тайм-менеджмент. Это методика, обучающая эффективному планированию. Сегодня ее используют не только политики и бизнесмены, но и простые домохозяйки. Но не стоит считать тайм-менеджмент изобретением последнего десятилетия. Еще полвека назад многие занятые люди задумывались о повышении собственной производительности. Яркий тому пример – названная в честь своего создателя матрица Эйзенхауэра. Как инструмент расстановки приоритетов ее использовал тридцать четвертый президент США, Дуайт Дэвид Эйзенхауэр.
Дуайт Дэвид Эйзенхауэр занимал пост президента США с 1953 по 1961 год. Этот выдающийся человек известен и благодаря своей военной карьере. Эйзенхауэр принимал участие в Первой и Второй мировых войнах, получил звание генерала армии. Известен 34-й президент США и как один из основателей НАТО.
Современники отмечали, что Дуайт был разносторонне развитым человеком с живым умом, отличался дисциплинированностью и организованностью. Своим потомкам выдающийся деятель оставил такое эффективное средство планирования, как матрица Эйзенхауэра. Как инструмент расстановки приоритетов и организации собственной деятельности использовать ее может каждый.
Матрица Эйзенхауэра — это один из самых популярных инструментов тайм-менеджмента, который используется множеством людей по всему миру: от обычных работников по найму и менеджеров среднего звена до руководителей крупных фирм и известных на весь мир корпораций.
Смысл матрицы Эйзенхауэра заключается, главным образом, в том, чтобы научиться грамотно распределять все свои дела, отличать важное от срочного, не срочное от наименее важного, а также по максимуму сокращать время на занятие любыми делами, выполнение которых не даёт никаких существенных результатов. Давайте же поговорим о том, как всё это работает на практике. Вас также может заинтересовать статья «Тайм-менеджмент для мам«.
______
— Суть матрицы Эйзенхауэра.
______
Первое, чему нужно научиться в работе с матрицей, – грамотно расставлять приоритеты в делах. Уметь отличать важное от срочного, не очень срочное от неважного.
Матрица времени делится на 4 квадранта, в которых имеются 2 оси важности и столько же осей срочности. В каждый из них вписываются дела и задачи, что помогает наглядно увидеть приоритетность каждого составляющего: что делать в первую очередь, что во вторую и т.д.
Шаблон матрицы выглядит следующим образом:
Важные и срочные.
Идеальный тайм-менеджмент подразумевает, что этот квадрант будет пустовать. Это обусловлено тем, что при грамотной расстановке приоритетов и своевременном выполнении дел завала просто не будет. Это может быть нормально лишь время от времени, но постоянный хаос в делах – признак неорганизованности.
Чтобы избегать проблем с квадрантом «А», нужно организовать грамотное планирование в других областях и выполнять в точности все пункты. Однако, если необходимость его заполнения все же возникает, то сюда вписываются:
1) Дела, невыполнение которых ставит под угрозу срыва достижение цели.
2) Задачи, невыполнение которых способствует появлению жизненных трудностей и затруднений.
3) Задачи, которые напрямую связаны со здоровьем.
Не забывайте о делегировании обязанностей. Часто бывает так, что дела из квадранта «А» можно поручить другому человеку. Если такое возможно – воспользуйтесь этим правом.
Вас может заинтересовать система управления временем.
Важно, но не срочно.
Самые приоритетные дела и задачи располагаются здесь, поэтому ему нужно уделять максимум внимания. Это повседневные занятия, срочность которых не так высока, но они все же важны. Специалистами было замечено, что люди, которые работают именно с квадрантом «В», достигают в жизни большего успеха и добиваются намеченных целей. Они зарабатывают больше денег и занимаются любимым делом, от чего и счастливы.
Так как срочность в делах отсутствует – нет паники, что делает подход к их выполнению взвешенным и разумным. Это в свою очередь способствует высокой эффективности и продуктивности. Однако не стоит забывать, что несвоевременное исполнение дел из квадранта «В» перемещает их в квадрант «А».
Итак, в эту зону вписываются все текущие занятия, которые связаны с ежедневными делами: основная деятельность, спортивные занятия, планы на день и т.п.
Читайте статью о правильном распорядке дня.
Срочно, но не важно.
Занятия, которые «лежат» в основе этого квадранта, как правило, являются отвлекающим фактором. Их выполнение не несет в себе никакой полезности в плане достижения целей и не приводит ни к каким результатам. Зачастую они только мешают сосредотачиваться на по-настоящему важных делах и снижают общую эффективность. При работе с матрицей главное – не спутать дела из квадрантов «А» и «С», в противном случае создастся неразбериха в приоритетности дел.
В область «C» можно относить дела, связанные с переговорами и встречами, которые навязаны кем-то, с празднованием дней рождения людей не очень близкого круга, домашние хлопоты, которые возникают внезапно. Так как дела из этого квадранта только тормозят и «крадут» время, то им нужно уделять минимум времени.
Не срочно и не важно.
От дел, которые помещаются в этот квадрант, нет абсолютно никакой пользы. Ими нужно заниматься в самую последнюю очередь. Даже если вы не будете ими заниматься вовсе, то от этого будет только лучше. Однако учитывать такие дела необходимо, как говорится, врага надо знать в лицо. Это самые что ни на есть «пожиратели» полезного времени, от которых стоит избавляться.
От дел, которые помещаются в квадрант «D», нет абсолютно никакой пользы. Но самое интересное, что дела именно из этого квадранта очень привлекают людей. Здесь самое приятное и простое, над чем не нужно трудиться. Они расслабляют и приносят удовольствие. Приятное времяпрепровождение делает проблематичным отказ от них.
Сюда вписываются разговоры по телефону с друзьями и родственниками, просиживание в социальных сетях, интернет-серфинг, компьютерные игры, просмотр телепередач, тусовки в клубах.
Узнайте как научиться рано вставать!
______
— Применение в повседневной жизни.
______
В нескончаемом потоке повседневных дел с лёгкостью можно запутаться, ведь с каждым днём их становится всё больше. Незавершённые вчерашние дела становятся сегодняшними, а то, что мы не успели сделать сегодня, автоматически перекладывается на завтрашний день. В итоге всяческих дел может накопиться столько, что потом не разберёшь: что сделано, что в процессе, а что ещё только дожидается своего часа.
Такие или подробные ситуации зачастую происходят у людей, которые не уделяют должного внимания процессу планирования своей деятельности. Естественно, ведь навыкам тайм-менеджмента и управления временем не учат в школе, а многие родители и прочие люди, выступающие в процессе нашего развития в роли воспитателей, нередко и сами толком не умеют планировать свою деятельность, хотя в этом и нет совсем ничего сложного. Просто должного внимания этому как-то не уделяется.
Как только вы освоите матрицу Эйзенхауэра и научитесь грамотно распределять внутри неё свои дела, вы заметите, что у вас появилось довольного много нового свободного времени, вы успеваете всё делать своевременно и без спешки, все ваши дела в порядке, цели достигаются одна за другой, а сами вы практически всегда находитесь в хорошем настроении и бодром расположении духа. Всё дело в организованности и собранности.
Наверное, вы и сами время от времени замечаете, что неорганизованные люди всегда находятся в круговороте каких-то непонятных дел, они всё время заняты чем-то бестолковым, но «очень важным», они выглядят уставшими и раздражёнными. Отличительных особенностей можно привести множество. Но важно не это, а то, что если мы с вами не хотим иметь подобных результатов, то и действовать мы должны иначе. А именно: мы должны быть организованными, чётко понимать, чем и когда нам нужно заниматься, и для чего мы всё это делаем. И матрица Эйзенхауэра для этого отлично подходит.
Также читайте статью об управлении временем.
Материал подготовлен Дилярой специально для agydar.ru
Видео:
agydar.ru
Матрица эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов
Дорогие читатели, мы с вами уже многое узнали о планировании времени. Пришло время подробнее остановиться на одном из его инструментов: матрице Эйзенхауэра.
Почему она так популярна уже десятки лет и не теряет актуальности? Давайте разберемся, в чем суть методики и как ее применять на практике.
Содержание статьи:
Политик и эффективный менеджер
Дуайт Эйзенхауэр остался в памяти потомков как мудрый стратег и продуктивный практик. Ему удалось закончить войну в Корее, прекратить преследования инакомыслящих внутри страны и добиться ряда других весомых результатов во внешней и внутренней политике. А еще благодаря ему мы сегодня имеем возможность пользоваться методикой, которая получила название матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов.
Разработать эту своеобразную таблицу политику столь высокого ранга пришлось самому, поскольку другие теории не удовлетворяли его в полной мере. А успевать постоянно решать массу грандиозных задач под силу далеко не каждому, даже столь «матерому» менеджеру высшего звена.
Сегодня фото с изображением этой схемы очень популярны на самых разных онлайновых ресурсах. Матрица — это разделенная на 4 квадранта страничка, куда вписываются задачи разной степени важности и срочности.
- Первый или квадрант А включает те дела, которые требуют принятия неотложных мер.
- В секторе В спрятаны не менее важные, но не столь срочные задачи.
- Под литерой С размещаются не самые главные по значимости мероприятия, но которые требуют быстрого реагирования.
- В последний квадрант D можно отложить, как в долгий ящик, дела несрочные и не относящиеся к особо значимым.
Самые главные, не терпящие отлагательств
Если в зоне А матрицы приоритетов Эйзенхауэра ничего не значится, автора документа можно поздравить. Значит, он успевает выполнять задуманное вовремя, и авральных действий не требуется.
Но порой без таких задач не обойтись.
Что же уместно расположить в квадранте А?
- Задачи, которые требуют оперативного выполнения, иначе не избежать серьезных проблем;
- Нерешенные задачи, реально грозящие откинуть вас назад от поставленной цели;
- «Пожарные» проблемы со здоровьем.
Пример из последнего пункта: признаки резкого ухудшения здоровья, которые требуют вызова врача на дом или срочного посещения кабинета в поликлинике. По работе это может быть важнейшая встреча с партнером по бизнесу, которая решит вопрос с инвестированием. Или сдача госэкзамена студентом, вызов на дом аварийной службы, если ощущается запах газа и т.д.
Существенные, но не торопящие
В — это главная зона планирования. Тут «живут» жизненно и производственно значимые задачи, которым нужен взвешенный подход и довольно длительный период решения. Торопиться с их реализацией не стоит, лучше обратить внимание на качество реализации поставленных целей. У кого это удается, тот и становится самым успешным в своем деле.
Здесь можно запрограммировать подготовку курсовой работы, налаживание отношений с новым бизнес-партнером, следование рекомендациям доктора, выбор дизайна для ремонта квартиры и т.д.
Чего надо всерьез опасаться, так это «переселения» намеченных тут мероприятий в квадрант А, то есть, в разряд «горящих».
Срочные, но не приоритетные
«Разгребать завалы» приходится не только в приоритетных направлениях деятельности. Накапливается куча мелких, нудных дел, которые откладывали до последнего момента, и вдруг они навалились разом, и приходится одним махом рубить этот «гордиев узел».
Иногда такие проблемы нам подкидывают другие, например, шеф поручил вам срочную работу коллеги. Просто потому что считает, что вы справитесь лучше. А у вас и своих дел выше крыши! Вот и мечетесь: то ли возгордиться своей незаменимостью, то ли честно сказать начальнику, что работать за двоих, да еще и за одну зарплату, у вас нет никакого желания. Тем более досадно, что коллега-неумеха ту же зарплату получит, «сидя на печи». Несправедливо!
Статья в тему:
Планирование рабочего времени руководителя: миссия выполнима
Тайм-менеджмент не только для менеджеров: как научиться планировать свое время
Особенно, если и на дом работу не возьмешь: там тоже форс-мажор, внезапно нагрянувшие родственники или иные гости. Или те же свояки слезно просят помочь с переездом в новую квартиру. И вторая половина вас обязательно включит в «группу быстрого реагирования».
А назавтра или послезавтра после всех этих дел обязательно придется ликвидировать последствия недосмотра уже в своих задачах и планах, посредством занесения их в сектор С шаблона Эйзенхауэра.
Несрочные и неглавные
Нельзя все время заниматься только тем, что нужно, должно и что ведет успеху. Да и физически это нереально. Надо отдыхать, развлекаться, принимать желанных гостей, отправляться в путешествия, ходить на спектакли, кататься на речном трамвайчике и т.д.
В нашей жизненной программе эти моменты не назовешь ни главными, ни даже весьма существенными.
Но без них нам, как минимум, скучно. А это тоже влияет на самочувствие и самореализацию. И потом, тот, кто не умеет отдыхать, и в работе вряд ли достигнет многого: просто «перегорит» или «сломается».
Часть из этих задач можно отнести и к другим секторам, особенно, если они существенно влияют на здоровье и работоспособность.
Но точно в группу D попадут «пожиратели времени» типа длинных и бессодержательных телефонных разговоров, иных вариантов пустого времяпрепровождения. Тот же телевизор крадет массу времени, не говоря уже о «зависании» в социальных сетях или компьютерных играх.
Что поможет эффективно использовать матрицу
Cоставить матрицу — это полдела. Ведь надо выполнять все ее «указания». А для этого помнить о приоритетных делах и именно с них начинать свой день. Расписать алгоритм достижения этих важнейших целей, анализировать сделанное, отмечать ошибки и намечать пути их исправления.
Будьте настойчивыми и последовательными, меньше раскачивайтесь и отвлекайтесь на мелочи, не позволяйте другим «садиться себе на шею» и обязательно выберите максимально удобные и близкие вам варианты релаксации, отдыха, восстановления сил.
Статья в тему:
Четкая расстановка приоритетов как главный фактор успешности
Как это работает на практике?
«Хозяин времени» — так называется тренинг Евгения Попова, который развивает и конкретизирует положения ряда известных классических методик тайм-менеджмента.
Порой мы штудируем массу ценной литературы, соглашаемся с авторами мудрых идей. Но как это все применить на практике, остается непонятным. Вот для этого-то и разработан курс видеоуроков Евгения Попова.
Он сам прошел путь от теории, изучения наследия прошлого, к собственным практическим наработкам. Этот курс выверен его движением по лестнице успеха. Он сам научился многому, а сейчас щедро делится этими знаниями и умениями с нами. Загляните в его «школу», и многое, казавшееся сложным, обретет понятные очертания.
***
На сегодня у меня все о науке правильно планировать время и «укрощать» его стремительный бег. Задавайте вопросы, я с удовольствием отвечу всем, кто искренне стремится к самосовершенствованию.
Приглашайте сюда коллег, друзей, знакомых, пусть и они обретут умение рационально использовать каждый прожитый час.
Не забывайте подписываться на обновления блога, чтобы быть всегда в курсе новостей.
А как вы расставляете приоритеты в планировании? Или обходитесь без них? Применяли ли матрицу Эйзенхауэра? Делитесь своими методами, мне очень интересно будет почитать.
До новых встреч, друзья.
С вами была Екатерина Калмыкова
blog-bridge.ru
Матрица Эйзенхауэра POINT-V.RU
В продолжение предыдущей статьи расскажу еще об одном простом и крайне полезном приеме управления собственной жизнью, на этот раз речь пойдет о тайм-менеджменте или управлении временем.
Мне не хватает времени — что делать?
Почти все люди сталкиваются с дефицитом времени. Что это такое? Дефицит времени — это его нехватка, вызванная, в первую очередь, нерациональным использованием этого ценного ресурса. Хронический дефицит времени приводит к переутомлению, сбоям процессов производства и управления, проблемам в личной жизни и на работе, беспокойству и депрессиям. Очень часто можно услышать от одного и того же человека обе фразы «У меня нет времени» и «Я ничего не успеваю сделать», причем одновременно. Клубок несделанных и, казалось бы, важных дел растет, это приводит к еще большему дискомфорту, человек начинает метаться «как белка в колесе» и может довести себя до серьезных проблем с душевным и физическим здоровьем.
Чем вызван дефицит времени
- отсутствие сформулированной личной миссии и целей человека, их несогласованность с миссией, целями и задачами организации, в которой он работает
- у менеджера отсутствует понимание, какими ресурсами он располагает
- неправильная оценка своих способностей, производительности и работоспособности
- бесплановость и беспорядочность работы
- стрессовое состояние, которое мешает успокоиться и посмотреть на ситуацию спокойно и рассудительно
- внешнее давление, если человек работает под руководством менеджера, у которого у самого есть проблемы с планированием времени 🙂
- плохая мотивация к работе или нелюбимое дело, которым приходится заниматься «через силу» приводят к тому, что реальная производительность труда резко падает, а объем работы «на входе» катастрофически увеличивается
Суть методики «матрица Эйзенхауэра» и что от нее можно ожидать
Для того, чтобы быстро и без лишних затрат энергии разделить время между делами из списка на какой-то промежуток времени, нужно в первую очередь определить их приоритетность. Метод «матрица Эйзенхауэра» предполагает, что каждое дело имеет два параметра — «важность» и «срочность». Если мы нарисуем две пересекающиеся оси с такими названиями, то получим четыре сегмента, ограниченные этими двумя линиями. Сегменты часто обозначают латинскими буквами от A, B, C, D, но это совсем ни на что не влияет.
Первый сегмент (A) — дела важные и срочные
По сути, это форс-мажор, внезапные сюрпризы, которые делает нам жизнь. Мы не можем откладывать их выполнение. По тем или иным причинам, мы получим серьезные проблемы, если не успеем их сделать прямо сейчас.
Сюда попадает несделанная вовремя работа, неоплаченный счет поставщику или невыставленный заказчику, просроченный платеж в налоговую, родительское собрание в школе, неплановый визит к врачу и многие другие подобные дела. Их избыток говорит как раз о том, что мы не можем спланировать свое время как следует, а последствия были в общих чертах указаны выше.
Второй сегмент (B)— дела важные и несрочные
Это самый важный сегмент и самая важная часть работы. В этом сегменте находятся те дела, которые определяют наш успех и наше будущее. Эта часть требует максимального внимания и вдумчивого, обстоятельного отношения, это область развития. Если вам удастся не переносить дела из этого сегмента в категорию А («важные-срочные»), то постепенно вы сможете победить большую часть авралов и сюрпризов. Не забудьте ставить себе четкий срок выполнения дел (это обязательно) и критерии успешности их выполнения (очень желательно).
В этом сегменте может находится разработка нового продукта, перспективное планирование, анализ сделанного за предыдущее время, налаживание новых перспективных контактов, какие-то важные семейные мероприятия (например, подготовка к юбилею, отпуску, свадьбе), крупные мероприятия по собственному развитию и повышению квалификации, дела, которые требуют занятости регулярно и в течение длительного времени.
Третий сегмент (C)— дела неважные и срочные
Это те дела, которые по сути ни на что не влияют, либо влияют на нашу с вами жизнь слабо, но отказаться мы от них не можем.
Например, после важной встречи необходимо написать краткий отчет для партнера, в конце дня изучить текущие финансовые траты. Это рутина, формальные встречи, такие же звонки, мелкая бумажная работа и так далее. Подобные дела активно потребляют время, слабо сказываются на нашей жизни, но совсем отказаться от них мы не можем и вынуждены их выполнять. Нужно внимательно следить, чтобы они не помешали делам из первым двух сегментов и, если они все же мешают, перепоручать их кому-то еще.
Четвертый, последний сегмент (D) — дела неважные и несрочные
Это наши с вами любимые дела. Курилка, кофе с коллегами, социальные сети, инстаграмм с котиками, бесконечные телефонные звонки не по делу, пиво перед телевизором и прочее. Не то, чтобы с этим нужно было активно и беспощадно бороться, это вопрос личного выбора. Все же мы все люди и ничто человеческое нам не чуждо. Но время на эту категорию можно выделять только по остаточному принципу, ровно столько, сколько остается от дел, включенных в предыдущие три списка.
Полезные советы
- Не пытайтесь вести матрицу Эйзенхауэра в уме. Карандаш и бумага — ваши друзья. Подсознание — коварная штука. Например, можно легко забыть о важном и неприятном деле. Вы о нем забудете, а оно о вас — не забудет.
- Бумага и карандаш вынуждают к внятным формулировкам, которые помогают лучше осознать суть дела.
- Не выбрасывайте свои планы и заметки какое-то время, сравнивайте то, что запланировали с тем, что реально получилось. Если посмотрите внимательно, то можете увидеть интересные вещи. Например, можно увидеть, где и когда вы избегали важных и сложных дел, прячась за выполнением рутинных, из серии «неважно-срочно», или, еще хуже, убегая в чащу «неважных-несрочных» занятий. В этом случае очень важно как следует подумать, насколько ваша жизнь соответствует той, которую вы хотите прожить.
- Не забывайте, что «квадрат Эйзенхауэра» или «матрица Эйзенхауэра» — лишь вспомогательный метод. Его эффект опирается как минимум на постановку и формулирование личных (или корпоративных) целей, из которых следуют жизненные приоритеты и правила, а так же четкое долгосрочное и среднесрочное планирование, о котором мы уже писали.
Желаю успеха!
Андрей Осадчий
Андрей Осадчий
Аналитик, консультант, тренер. Помогаю выявлять реальные внутренние проблемы организаций, повышать производительность работы и снижать расходы.
Latest posts by Андрей Осадчий (see all)
Смотрите также
point-v.ru