Как научиться распределять свое время: Тайм-менеджмент ✔️ Как планировать свое время чтобы все успевать

Тайм-менеджмент ✔️ Как планировать свое время чтобы все успевать

«Ничего не успеваю, у меня ни на что не хватает времени!» — знакомая фраза? Если да, то вы пришли по адресу. Вам пора овладеть знанием о том, как всё успевать, при этом не только работать, но и жить.

Сегодня мы расскажем, что такое управление временем. Проанализируем основные причины нехватки часов и минут, опишем принципы и техники успешного тайм-менеджмента. А также подарим несколько несложных лайфхаков для мам с детьми и тех, кто хочет всё успеть.

Содержание:

• Почему я ничего не успеваю?
  • ТОП-7 причин
  • Важен баланс!
• Тайм-менеджмент: что это такое?
  • Правила и приёмы 
  • Основные принципы тайм-менеджмента
• Методики тайм-менеджмента
  • Принцип Брайна Трейси «Съесть лягушку на завтрак»
  • Метод «помидора»
  • «Правило трёх» Криса Бейли
• Как всё успеть?
  • Правила продуктивного дня
  • Успеваем всё с ребёнком
  • Несложные лайфхаки для повышения продуктивности
• Что почитать на тему эффективного управления временем?

Почему я ничего не успеваю?

Prostock-studio/Shutterstock. com

Успевать делать всё одинаково хорошо невозможно — современная жизнь предъявляет к человеку слишком завышенные требования. Главное сегодня — правильно выбирать и помнить: вы, в первую очередь, человек со своими биоритмами, колебаниями здоровья и работоспособностью.

ТОП-7 причин

Если вы думаете, что у вас одних такая проблема, то это не так. Но есть и хорошая новость — можно решить вопрос со временем, разобравшись в причинах, по которым вы не успеваете задуманное и срываете дедлайны. Психологи выделяют 7 главных ошибок.

Обобщение

«Я ничего не успеваю», — сокрушаетесь вы. Но неужели совсем ничего? Какие-то дела вы наверняка сделали: забрали ребёнка из садика, позвонили родителям. Да, вы закончили в срок не всё, что хотели. Но похвалить себя за уже выполненное не менее важно — это помогает избежать мысленной катастрофизации своей жизни.

Перфекционизм

Излишняя требовательность к себе и желание сделать всё на «отлично» оборачиваются либо затягиванием сроков, либо внутренним ощущением, что дело как будто не доделано. Внутренние часы сбиваются, возникает ощущение опоздания.

Переоценка своих ресурсов

Prostock-studio/Shutterstock.com

Быть может, на выполнение рабочего отчёта вам нужна неделя. А вы решили, что выполните его за два дня, откладывали — и, конечно, не успели. Неправильная оценка своих возможностей привела к срыву сроков.

«Я сам»

Самостоятельность — хорошее дело, но успеть всё в одиночку действительно невозможно. Не в силах человеческих работать больше 12 часов в сутки или не спать три ночи подряд. Возможно, вы тащите на себе воз, который под силу одолеть четверым, — и упрямо отказываетесь делегировать полномочия.

Неумение отказывать

Если у вас и без того горят сроки сдачи нескольких проектов, но вы берёте на себя ещё два, потому что попросил «хороший человек» или обещают хорошо заплатить, то, конечно, вы не завершите ни один. Как бы ни была высока оплата, куда хуже не справиться с обязательствами.

Неправильный учёт биоритмов

Prostock-studio/Shutterstock. com

Возможно, вы садитесь за работу в те часы, когда ваша продуктивность естественным образом снижается. У каждого из нас есть свой пик работоспособности, и важно уметь выполнять самые трудные и большие дела именно в это время. Мелкие и лёгкие можно отложить на более «слабые» часы или закончить между делом.

Нежелание и отвращение

Возможно, вам просто не нравится большинство дел, которые вы выполняете. Так бывает, если работа выбрана не по душе или человек «живёт не своей жизнью».

Важен баланс!

Одна из самых частых проблем, особенно для женщин, — несоблюдение равновесия между основными сферами жизни, чаще всего работой, и семьёй. Соответственно, возникает чувство вины — «я плохая мать / жена» или «я плохой работник», — на котором успешно играют окружающие: начальство, коллеги, супруги или дети и родители. Главное правило продуктивной, радостной и счастливой жизни — баланс между этими сферами. Он поможет не только всё успевать, но и прекрасно себя чувствовать.

Тайм-менеджмент: что это такое?

Prostock-studio/Shutterstock.com

Тайм-менеджмент (от англ. Time management — управление временем) — это учёт, грамотное распределение и организация временны́х ресурсов. Он даёт возможность использовать время своей жизни с максимальной пользой и выгодой для себя.

Тайм-менеджмент — не только самоорганизация, то есть учёт часов и планирование своей деятельности. Он включает ещё и работу с собственной мотивацией и приоритетами.

Ведь если какое-то дело для нас неинтересно или тягостно, мы будем откладывать его выполнение и рискуем не успеть. Тайм-менеджмент — это не просто структурирование, но и максимально выгодное использование времени.

Правила и приёмы

Управлять собственной эффективностью можно с помощью следующих последовательных действий:

• постановка цели — «Что я хочу сделать?»;
• составление плана — «Что и в каком порядке я буду делать?»;
• мотивация (самомотивация) — «Зачем мне это нужно?»;
• реализация намеченного — «Какими способами я стану пользоваться для достижения целей?»;
• контроль и самоконтроль.

Основные принципы тайм-менеджмента

Prostock-studio/Shutterstock.com

1. Правильно ставить цели

Цель должна быть важна и полезна не только другим людям (работе), но и вам лично. Неправильно поставленная цель потребует затрат сил и времени, но пользы не принесёт. Баланс между выгодой для вас и пользой для окружающих и дела придётся искать.

Для правильной постановки цели нужно:

1. Оценить свои возможности и ресурсы.
   Дело должно быть выполнимым.
2. Согласовать цель с вашими личными ценностями и желаниями. Если вы никогда не стремились стать руководителем, не стоит стараться получить должность руководителя отдела.
3. Учесть возможные препятствия на пути к выполнению. Они обязательно будут, и важно оставить на них некоторое количество ресурсов.
4. Понимать, зачем вам нужно достигать цели, каким будет конечный результат ваших усилий.

2. Расставлять приоритеты (что выполнять сначала, что потом)

Prostock-studio/Shutterstock. com

Приоритеты напрямую связаны с ценностями человека и зависят от них.

Один из способов определения приоритетов — матрица Эйзенхауэра. Эта техника всю предполагаемую работу делит на 4 категории: «Важные и срочные», «Важные, но несрочные», «Неважные, но срочные», «Неважные и несрочные».

Выполнение задач из первой категории не подлежит обсуждению, ими нужно заняться прежде всего. Вторые можно отложить, проверив сроки выполнения. Третьи, возможно, получится поручить кому-то. Ну а делами из четвертой группы вполне можно пренебречь, удалить их из перечня.

3. Цель должна быть максимально конкретной

Так нам не придётся, приступая к пункту «Разобрать бумаги», вспоминать, какие именно мы разбираем бумаги и где — в шкафу, или в ящиках стола, или вот ту кипу на подоконнике.

4. Планирование — ключ ко всему

Чёткий перечень дел на день позволяет «разгрузить» голову и не вспоминать лихорадочно, что сегодня ещё нужно успеть, а что уже сделано. Составлять его лучше письменно, ещё лучше — от руки на бумаге. Таким образом, вербализируя, синхронизируя двигательную (рука) и мыслительную (голова) активность, мы получаем от мозга сигнал к действию.

Большие и неопределённые задачи в плане лучше дробить на мелкие этапы и записывать каждый. Например, задача «Разобрать бумаги» включает в себя много мелких предварительных действий, о которых тоже нужно помнить: позаботиться заранее о наличии нужного количества папок; освободить место на полках или в ящике; решить, разобрать только те листы, которые относятся к уже законченным проектам или захватить и текущие тоже, и пр.

5. Определять конкретные, а главное — реалистичные сроки

Особенно в случае, если выполнение потребует больших затрат времени. Например, «Закончить к 12 января».

6. Не забывать про отдых!

Prostock-studio/Shutterstock.com

Нельзя превращаться в машину, которая трудится 24 часа в сутки и не знает усталости. Мы — живые люди, у которых есть персональные биоритмы, настроение, желания и состояние здоровья.

Если сегодня вы пренебрегаете отдыхом, то завтра организм может отомстить вам болезнью.

Важно не только помогать себе во время отпуска, но и выделять в течение рабочего дня время на небольшие перерывы для того, чтобы переключиться, дать отдых глазам и нагрузку телу, уставшему от неподвижности. Установлено, что человек не может концентрировать внимание дольше 45–60 мин подряд. Поэтому каждый час необходимо предоставлять себе возможность отдохнуть.

7. Оставлять резерв на форс-мажоры

Основной принцип планирования гласит: планом должно быть охвачено не более 60 % рабочего времени, а 40 % должно быть оставлено в качестве запаса для неожиданных дел. Потому что в течение дня наверняка произойдут мелкие срывы и неожиданности, которые к вечеру выльются в весомые задержки. И вы сами станете злиться и нервничать, если будете чувствовать, что опять ничего не успеваете.

8. Корректировать план

Список намеченного можно корректировать, устанавливая приоритеты, перепоручая дела и сокращая отпущенное на них время. Остаток важных задач должен быть либо перенесён на следующий день, либо вычеркнут, либо завершён за счёт сверхурочной работы, но завтра вы обязательно дадите себе отдохнуть.

Методики тайм-менеджмента

Prostock-studio/Shutterstock.com

Кроме вышеописанной матрицы Эйзенхауэра, предлагаем ещё несколько несложных способов эффективно управлять своим временем.

Принцип Брайна Трейси «Съесть лягушку на завтрак»

Если какое-то дело делать не хочется, но надо, начинать лучше с него — и весь день будет свободен от тягостной обязанности.

Метод «помидора»

Техника рекомендует работать в течение 20–25 минут, не отвлекаясь, а затем устраивать перерыв на 5–7 мин. Для удобства можно ставить таймер (собственно, от этого устройства в виде помидора метод и получил название).

После нескольких двадцатиминутных отрезков работы отдыхать нужно дольше — от 15 до 30 мин. Так вы сможете меньше уставать в течение дня.

«Правило трёх» Криса Бейли

Метод предлагает не тратить силы и время на множество разных задач, а ежедневно выбирать три самых главных. На следующий день выбирать ещё три и т. д. Способ позволит сосредотачиваться на том, что действительно важно, и удобен для тех, кто привык планировать всё заранее.

Как всё успеть?

Prostock-studio/Shutterstock.com

Советы психологов тем, кто хочет успевать всё и даже больше.

Правила продуктивного дня

Готовим с вечера

Чтобы не тратить время утром и ничего не забывать, соберите всё, что вам завтра будет нужно, заранее: одежду, сумку, документы или бумаги. Если предстоит поход в поликлинику с ребёнком, заранее уложите медицинский полис, запасную одежду, книжки или игрушки, которые позволят отвлечь и успокоить ребёнка, важные мелочи, детские «перекусы» — кроме скоропортящихся продуктов.

Хорошо «разгружает» голову заранее составленный список — перечень предстоящей работы. Так вы лучше выспитесь, потому что освободитесь от необходимости держать все вопросы в уме.

Пьём воду

Вода не только утоляет жажду, но и даёт возможность ненадолго отвлечься и отдохнуть. Для ясности ума и поддержания тонуса тела старайтесь выпивать хотя бы 1-1,5 литр чистой питьевой воды в день.

Убираем хронофаги

Немалую часть времени крадут мелкие дела, которые не только не важны, но иногда и вредны.

Поможет простой хронометраж. Выберите один день, в который будете записывать все выполняемые действия и временны́е затраты на них: вплоть до самых мелких, таких как «чистил зубы» или «мыл посуду». Так вы увидите, сколько часов или минут тратится на действительно полезные вещи, сколько — на настоящий отдых, а сколько крадут у вас такие занятия, как пролистывание новостей, соцсети или «залипание» в телефоне. Однако важно не только найти эти дыры, но и уничтожить — отказаться совсем или сократить количество дел-хронофагов.

Учимся отказывать

Prostock-studio/Shutterstock.com

Если вы чувствуете, что не успеваете сделать всё, намеченное на сегодня, отказывайтесь брать на себя дополнительную работу. Достаточно вежливого, но твердого «нет», иногда даже без объяснения причины. Ваше время и силы — ваше право.

Организуем рабочее место и быт

Если на столе беспорядок, часть времени тратится на то, чтобы найти нужную папку. Если одежда свалена горой в шкафу, утром вы не сразу отыщете нужную рубашку. Приучитесь класть вещи на свои места сразу после использования; рассортируйте рабочую «канцелярку» и бумаги; выбросите мусор.

Чистота и порядок вокруг не только упорядочивают мысли, но и возвращают душевное равновесие.

Помните, однако, что всё хорошо в меру. Не становитесь рабом чистоты и заложником аккуратности.

Награждаем себя

Выполнив очередной пункт, устройте маленький перерыв, похвалите себя, наградите за успешную работу, побалуйте. Заварите любимый чай, посмотрите несколько минут красивые картинки или хотя бы переведите взгляд за окно. Улыбнитесь, обнимите ребёнка или любимого человека. Разомнитесь, если перед этим вы работали за столом или компьютером. Съешьте маленькую порцию сладкого — так организм получит эндорфины, а вы поднимете себе настроение.

Иногда планы могут меняться, графики — срываться, в этом нет ничего страшного или вредного. Мы живые люди. Что-то пошло не так? Вы хозяин своего времени, а не наоборот. Улыбнитесь и скажите себе, что всё случившееся в конечном счёте обязательно пойдёт на пользу.

Успеваем всё с ребёнком

Prostock-studio/Shutterstock.com

Проблема «Я ничего не успеваю!» актуальна не только для руководителей, но и для домохозяек и молодых мам. Порой гораздо сложнее всё сделать, имея непоседливого дошкольника, чем спокойного грудничка. Особенно если детей несколько: кружки у младших, подготовка уроков со старшими, быт, работа… времени ни на что не хватает.

Выручат простые правила:

1. Я — важнее

От ваших сил и состояния зависит благополучие ваших детей. Поэтому если стоит выбор между сном рядом с младенцем и уборкой, смело выбирайте сон. Спите всё время, которое позволяет ребенок, и пусть остальное подождет. Ешьте достаточно, а не перекусывайте на бегу булкой и остатками детского яблока. Отдыхайте, если чувствуете усталость. Хотя бы раз в неделю найдите возможность побыть в одиночестве не меньше часа. Вы нужны живая — и себе, и семье.

2. Комплекс «я не идеальная мать» — долой!

У психолога и педиатра Д. Виннекота есть выражение «достаточно хорошая мать», отлично подходящее для всех подобных случаев.

Если вы откликаетесь на потребности ребёнка и чувствуете его, заботитесь о нём и любите — вы УЖЕ хорошая мать.

Успевать всё невозможно! Нельзя одновременно иметь блистающий чистотой дом, обед из пяти блюд, шикарный маникюр и спящего очаровательного младенца в кружевах. Вы не идеальны и тем хороши.

Отсюда вытекает правило 3.

3. Убираем необязательные дела

Prostock-studio/Shutterstock.com

В первую очередь в быту. Готовьте еду сразу на два дня. Сокращайте время на уборку (в разумных пределах и по мере необходимости). Ведь никто не умрёт, если пол в комнате будет не мыт уже несколько дней, а на столе грустит грязная посуда.

4.

Привлекаем науку и технику

В мультиварку можно закинуть продукты для несложного блюда, посудомоечная машина справится с залежами из раковины, кухонный комбайн нарежет овощи для салата. Полуфабрикаты выручат в будни, слинг позволит делать мелкую работу по дому с ребёнком, рюкзак — отличная замена тяжёлой коляске.

Избавьте себя от изматывающих переживаний за ребёнка, когда он не рядом с вами или гуляет/идёт один в школу. Постоянные звонки и СМС не только расходуют ваше время, но и раздражают школьника. Современные технологии вам в помощь: с приложением «Где мои дети» вы сможете смотреть по карте, где ваш ребёнок и каким маршрутом следует, слушать звук вокруг и быстро дозваниваться в любой ситуации. Экономьте время и силы!

5. Делегируем

Множество дел не обязательно выполнять самой — привлекайте членов семьи. Дошкольники в силах сложить игрушки, у школьников должны быть свои закреплённые обязанности, дедушка погуляет с ребёнком, а мужчина удержит в руках шланг пылесоса в воскресенье. Дом — совместное, а не одиночное плавание. Да, получится неидеально. Но — см.пункт 1.

Несложные лайфхаки для повышения продуктивности

Prostock-studio/Shutterstock.com

«Делу — время»

Если какие-то занятия требуют присутствия в одном месте или времени, лучше их объединить. Например, выполнять в субботу домашнюю работу: уборку, стирку, глажку белья. Или наметить на вторник дела, требующие присутствия в офисе; на утро — встречи, назначенные в одной и той же части города. Так вы сэкономите время на дорогу и создадите нужное настроение.

«Потехе — час»

Отключите уведомления из соцсетей в телефоне. Выделите для просмотра почты, новостей и соцсетей, например, 40 минут в день и старайтесь придерживаться правила.

Больше полезных советов от психологов:

1. Раз в несколько месяцев избавляйтесь от ненужных подписок, приложений, очищайте вкладку «Избранное», наводите порядок на рабочем столе. Это поможет не отвлекаться на ерунду.
2. Начав заниматься делом, какое-то время не отвлекайтесь на посторонние мелочи: просмотр соцсетей, разговоры с коллегами, телефонные звонки. Для этого можно использовать метод «помидора», а также убрать подальше телефон и заранее подготовить все нужное.
3. Долой перфекционизм. Сделать всё идеально невозможно. «Достаточно хорошо» — отличный результат.
4. Разумно организуйте пространство. Если какая-то вещь постоянно оказывается на одном и том же месте, значит, хранить её там удобнее всего. Например, поместите щётки для одежды в шкаф в коридоре, организуйте вешалку в комнате у ребёнка, выделите отдельные полки для свитеров. Интересные идеи найдутся в пособиях для fly-леди.
5. Если у вас много сумок, дублируйте часть содержимого, чтобы не тратить время на перекладывание. Бальзам для губ, расчёска, носовые платочки, таблетки — вам не придется судорожно вспоминать, не забыли ли вы что-то, собирая сумку утром.
6. Час тишины. В течение дня выделяйте возможность для отдыха. Уберите подальше телефон, ноутбук и посидите с книжкой; посмотрите в окно; полежите в ванной; не торопясь, выпейте чай с печеньем. Вы для себя главный.
7. Используйте время, проводимое в дороге, максимально продуктивно. Слушайте аудиокниги или полезные подкасты, смотрите обучающие или научно-популярные видео, читайте, просматривайте рабочую почту или рассылки. Если вам удобно набирать текст на телефоне, можно ответить на часть писем. А вот звонки в общественном транспорте лучше отложить на потом — не нарушайте личные границы других людей.

Что почитать на тему эффективного управления временем?

Брайан Трейси «Мастер времени»

Prostock-studio/Shutterstock.com

Книга описывает принципы и показывает основные методики управления временем.

Глеб Архангельский «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать»

Советы по организации работы и отдыха, рекомендации по повышению мотивации и постановке целей, разбор техник планирования от одного из самых известных российских авторов в сфере тайм-менеджмента.

Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок»

Prostock-studio/Shutterstock.com

Автор рассказывает, как правильно составлять списки, разрабатывать работоспособную систему планирования, учит определять приоритеты.

Людмила Петрановская «#Selfmama. Лайфхаки для работающей мамы»

Очень полезное пособие для молодых мам, как находящихся в декрете, так и работающих. Практические советы, тонкости и хитрости, написанные для тех, кто знает, как это — разрываться между семьёй, работой и бытом и всё успевать.

Екатерина Беспятых «Ресурсный тайм-менеджмент для женщин»

Prostock-studio/Shutterstock.com

Рекомендации для работающих мам и жен, знающих цену минутам.

Дональд Рос «Не делай это. Тайм-менеджмент для творческих людей»

Книга написана для тех, кто загорается новыми идеями, но не доводит их до конца. Она учит выделять главное, сосредотачиваться на нём и правильно организовывать свой день.

Тимоти Пичил. «Не откладывай на завтра»

Prostock-studio/Shutterstock.com

Книга для тех, кто часто откладывает все «на потом». Техники и приёмы помогут разобраться с этой привычкой и успокоить внутреннего критика и нытика.

Управлять своим временем совсем несложно.

Планирование и грамотная организация — вот основные приёмы тайм-менеджмента. Добавим немного внимания к себе, гибкости и здравого смысла — и всё отлично получится. Удачи!

Оцените, пожалуйста, статью

Нам это очень важно!

Средняя оценка: 5 / 5. Голосов: 3

Оценок пока нет. Оцените первым!

Получите чек-лист подготовки к школе на свою почту

Письмо отправлено!
Проверьте электронный ящик

Время — деньги. Как научиться распределять свое время? | Психология

А почему? Да потому, что мы не умеем спланировать свое время так, как нужно, выполняя работу хаотично и в зависимости от настроения. Но все не так безнадежно, как кажется, выход несомненно есть.

Давайте поразмыслим над тем, что же мешает нам спланировать свое время.

На это влияет два вида причин: те, на которые мы не можем повлиять, как бы нам этого ни хотелось, и те, которые зависят от нас и от нашего умения к самоорганизации.

Что же такое самоорганизация? Это способность действовать организованно и четко в определенных ситуациях. То есть цели спланированы, задачи определены. Но наша жизнь так и норовит превратить все в хаос, с которым сложно бороться, особенно, если вы человек далеко не организованный.

Что же мешает нам стать организованными людьми и использовать время с выгодой для себя? Для этого нужно запомнить некоторые правила.

Не тратить энергию зря.

Когда вас постоянно отвлекают, загружают своими проблемами, вы расходуете свою энергию напрасно. Все, что вы приобретаете, это усталость и неспособность заниматься нужными вам делами.

Что делать?

Сначала нужно заняться тем, что имеет значение и зависит именно от вас, то есть что-то написать, сделать важный звонок и т. д. Все, что может быть выполнено без вашего участия, нужно поручить другим. Это относится к вашим членам семьи, а также к подчиненным на работе. Просто конкретно изъясните поставленную задачу тому, кто в состоянии ее выполнить. Все, что требуется, это контроль и умение концентрироваться, не отвлекаясь на не нужные вам мелочи, на которые уходит большое количество времени.

Распределить время.

Если толком ничего не сделав, вы все же устали, значит, в вашем распорядке господствует хаос.

Что делать?

В начале трудовой недели распланируйте необходимую работу, при этом распределив ее по категориям. То, что для вас имеет большое значение, нужно выполнить не откладывая, по возможности возвращаясь к этой работе при возникновении удобного случая.

На второе место отнесем дела, которые вы запланировали на определенное время.

Задачи, которые не требуют больших затрат энергии, могут подойти для того, чтобы переключиться на другой вид деятельности. Тем более что занимаясь одним и тем же делом слишком долго, вы быстро устанете и не сможете выполнить все то, что запланировали. Также не следует пренебрегать отдыхом, потому что больше успевают те, кто умеет отдыхать.

Мыслите по-деловому.

Не зацикливаться на карьере и прибыли и в то же время не быть поверхностными могут не все, так как умение найти «золотую середину» дано не всем.

Что делать?

Чтобы все успеть, нужно не нервничать и не торопиться. «Вливайтесь» в работу в первый же час, это задаст нужный ритм.

Обещания и важные события следует всегда записывать, дабы не забыть. Для этого вы можете использовать возможности Outlook и других «напоминалок»: там вы можете записать нужную вам информацию. Отвечайте на деловые сообщения в тот же день, это сделает вас более организованным.

Распределяйте свои потребности и отклоняйте все, что вам не нужно. Вам нужно: осуществить запланированные задачи, получить полноценный сон, своевременное питание, умеренные физические нагрузки и время для уединения. Это перечень главных приоритетов. Вам не нужно: тратить время на решение чужих задач, зацикливаться, портить свое здоровье.

Следуя этим правилам, вы увидите, сколько всего вы можете успеть, будучи организованным, а значит и успешным человеком.

Теги: личностная психология, время, тайм-менеджмент, планирование, самоорганизация, время — деньги, тратить время

10 советов по управлению временем на работе

Знаете ли вы, что микропредприятия (от одного до девяти сотрудников) каждую неделю тратят 15 часов на административную работу? Об этом говорится в отчете Starling Bank «2020 Make Business Simple». У индивидуальных предпринимателей дела обстоят еще хуже: они тратят 31% своего рабочего времени в неделю на сортировку финансов. Если вы владелец бизнеса или менеджер, вы знаете, что администрирование и ведение финансового хозяйства — это лишь одна из многих важных задач, которые необходимо выполнять, что подчеркивает, насколько важно управлять своим временем.

Как лучше управлять своим временем на работе

Тайм-менеджмент — это планирование того, как эффективно использовать и целенаправленно контролировать время, которое вы тратите, чтобы максимизировать производительность. Короче говоря, делайте больше за меньшее время. Другие преимущества:

• Лучшее качество работы
• Меньше стресса
• Больше времени для работы над стратегическими или творческими проектами
• Меньше проволочек
• Больше уверенности в себе

Вот как начать:

1. Знайте, на что вы тратите свое время

Если ваша продуктивность измеряется выходом за определенный период, потерянное время может означать потерю денег. Точно так же, как при составлении бюджета, вы должны отслеживать, на что вы на самом деле тратите свое время, чтобы выявить любые области или привычки, которые мешают вам достичь ваших целей.

Начните с проверки времени. Инструменты отслеживания времени, такие как RescueTime, могут подсказать вам на основе настроенных вами категорий, сколько часов вы продуктивно работаете в день по сравнению с тем, сколько времени вы тратите на не связанные с работой действия, такие как просмотр социальных сетей или Покупка.

2. Придерживайтесь распорядка дня

Выйдите за рамки «У меня есть восемь часов, чтобы сделать XYZ». Создайте ежедневное расписание с выделенными блоками времени для различных задач. Придерживаться его — залог успеха.

• Создание реалистичных временных шкал . Люди переоценивают свои возможности добиться цели, явление, которое ученые называют «ошибкой планирования», что обычно приводит к чрезмерно оптимистичным оценкам результатов. Добавьте временные буферы между задачами, чтобы даже при превышении лимита времени общее расписание оставалось неизменным.
• Уделите все свое внимание . Старайтесь не заходить на сайты, не связанные с работой (или на другие сайты, которыми вы не должны заниматься) в рабочее время. Закройте все эти вкладки браузера «на потом». Выключите телефон или уберите его в недоступное место, пока не придет время для запланированного перерыва. Опять же, самодисциплина здесь ваш лучший друг.

3. Расставьте приоритеты

Списки дел могут спасти продуктивность. Но если вы не будете осторожны, они могут стать настолько большими и подавляющими, что вы не будете знать, с чего начать. Инструмент, известный как матрица Эйзенхауэра, может помочь вам решить, чему расставить приоритеты в зависимости от важности и срочности. Используя эту матрицу решений, вы можете разбить свой список на:

• Выполнить немедленно : Важные задачи с установленными сроками или те, которые вы откладывали так долго, что они просрочены
• Расписание на потом : Важные задачи без установленных сроков
• Делегат : Задачи, которые может выполнять кто-то другой
• Удалить : Задачи, которые вы можете исключить, потому что они не имеют решающего значения для ваших целей или миссии

4.

Сначала беритесь за самую сложную задачу

Каждый из нас может отвлечься, будь то телефонный звонок, услуга коллеги или куча грязной посуды. Следующее, что вы знаете, день ушел. Пришло время «съесть эту лягушку».

Метод повышения продуктивности «Съешь эту лягушку», разработанный экспертом по лидерству Брайаном Трейси, хорошо работает для людей, которые склонны откладывать дела на потом или с трудом избегают отвлекающих факторов. Он рекомендует сначала заняться самой большой, самой сложной и самой важной задачей — той, которую вы, скорее всего, отложите на потом. Переходите к другим вещам только после того, как «съели эту лягушку».

5. Пакетная обработка похожих задач

Пакетная обработка или пакетная обработка означает группировку похожих задач, чтобы вы могли работать над ними вместе. Сгруппируйте их по целям или функциям.

Например:

• Встречи с клиентами по средам и четвергам
• Отвечать на электронные письма только с 10 до 11 часов
• Составлять отчеты первым делом с утра и распространять

6.

Установите разумные сроки

Закон Паркинсона гласит: «Работа расширяется, чтобы заполнить время, отведенное на ее выполнение».
Если у вас есть целый день, чтобы выполнить две задачи, которые должны занять всего три часа, вы, вероятно, все равно потратите на эти две задачи целый день. Если вы дадите себе меньшее окно, скорее всего, вы все равно уложитесь в более ранний срок.

7. Учитесь, когда говорить «нет»

У нас не так много энергии в течение дня, и с часами она убывает. Чтобы избежать недоделанной работы, знайте свои пределы и будьте готовы сказать «нет». Признайте свои сильные и слабые стороны. Сосредоточьтесь на том, в чем вы хороши, и, если возможно, делегируйте то, что другие люди могут сделать лучше и быстрее.

8. Избегайте многозадачности

Наука говорит о многозадачности: она снижает эффективность и даже может быть опасной. По данным Американской психологической ассоциации, умственное жонглирование включает в себя «издержки переключения», которые снижают производительность. Хотя переключение задач может стоить всего несколько секунд на одно переключение, оно увеличивается, если вы часто работаете в многозадачном режиме. Риск ошибки также возрастает.

9. Держите вещи организованными

Если с вами произошло что-либо из перечисленного, вам может понадобиться реорганизация:

• Опоздание на совещание, которое вы ведете
• Забыли распечатать отчет, необходимый вашему боссу для презентации
• Приходилось спрашивать у ИТ ваше имя пользователя или пароль более одного раза

Хорошая новость заключается в том, что организованность — это навык, которому можно научиться. Начните с основ.

• Содержать в чистоте рабочий стол . National Geographic сообщает, что психологи и нейробиологи связывают влияние беспорядка на познание, психическое здоровье и поведение. Визуальный беспорядок может повысить уровень стресса и беспокойства, вызывая реакцию «бей или беги». Чтобы лучше принимать решения, выбросьте любую бумагу, которую можно измельчить или переработать. Уберите все ненужное и положите повседневные инструменты в пределах легкой досягаемости.
• Координируйте файлы вашего компьютера и общие диски . Именование файлов является ключом к организации цифровых файлов. Создайте систему, которая позволит вам и вашим коллегам быстро и легко находить предметы.
• Использовать календарь . Организуйте свой календарь по сегментам жизни, таким как «личные», «профессиональные» и «обязательства». Попробуйте использовать цветовое кодирование, чтобы быстро различать категории или срочные и несрочные.

10. Используйте инструменты тайм-менеджмента

Воспользуйтесь этими инструментами повышения производительности и автоматизации, предназначенными для повышения производительности:

• Slack для хранения командных коммуникаций в одном центральном пространстве, организованном по каналам. Больше не нужно рыться в бесконечных цепочках писем за подробностями проекта.
• Dropbox или OneDrive для хранения, обмена и резервного копирования файлов. Авторизованные члены команды могут получать доступ к облачным файлам круглосуточно и без выходных.
• Календарь Google и Календарь Outlook для ежедневного, еженедельного и ежемесячного расписания. Интегрируйте их со Slack, чтобы получать автоматические оповещения и напоминания прямо в связанных каналах.
• Canva и Lucidchart для дизайна и диаграмм. Они помогают даже тем, у кого проблемы с дизайном, создавать профессионально выглядящие шаблоны.

Мастер тайм-менеджмента для повышения производительности

Большинство высокоэффективных команд выяснили, как максимально эффективно использовать свое время. Восстановите свой рабочий день с помощью этих лучших практик тайм-менеджмента, повысьте свою производительность и снизьте уровень стресса.

Управляйте временем с помощью этих 20 эффективных советов по тайм-менеджменту

У всех нас есть 24 часа в сутках. Но почему кажется, что некоторые люди способны извлечь максимальную пользу из каждой минуты дня? Хотите верьте, хотите нет, но они не способны замедлить время. Однако они умеют правильно распоряжаться своим временем.

Хотите узнать, как стать мастером тайм-менеджмента? Начните с использования этих 20 супермощных советов по тайм-менеджменту.

1. Создайте аудит времени.

Когда дело доходит до тайм-менеджмента, первый шаг, который вам нужно сделать, это выяснить, куда на самом деле уходит ваше время. Вы можете думать, что отправляете электронные письма только 30 минут, но на самом деле эта задача съедает час вашего дня.

Самый простой способ следить за своим временем – загрузить приложение, например RescueTime, Toggl или приложение «Календарь», чтобы отслеживать все, что вы делаете в течение недели. Затем вы можете получить доступ к отчету, чтобы узнать, что крадет ваше время. С помощью этой информации вы сможете внести соответствующие коррективы.

2. Установите ограничение по времени для каждой задачи.

Я обнаружил, что установка ограничения по времени для каждой задачи не позволяет мне отвлекаться или откладывать дела на потом. Например, если я хочу написать статью для своего блога, я даю себе два часа. Так что, если я начал в 8 утра, я стараюсь написать его к 10 утра.

В каком-то смысле это становится игрой.

Поскольку я ставлю буферы между задачами и действиями, если я не выполняю задачу вовремя, я все равно могу работать над ней, не тратя время, зарезервированное для чего-то другого.

3. Используйте список дел, но не отказывайтесь от задач.

«Все цели и проекты состоят из более мелких частей, которые необходимо выполнить, чтобы достичь цели или завершить проект. Создавайте списки дел для каждой цели и проекта, перечисляя все измеримые шаги, которые необходимо выполнить», — предлагает Уильям Липовски.

«Помимо того, что вы сосредоточены, это также мотивирует вас, поскольку вы можете видеть, чего вы уже достигли, и что осталось».

В то же время будут прерывания, которые могут помешать вам выполнить задание. Уильям рекомендует вам «всегда возвращаться к этим задачам и выполнять их, как только вы сможете это сделать. Это может потребовать от вас установить ограничение на количество задач, над которыми вы работаете в любой момент времени».

4. Планируйте заранее.

Одна из худших вещей, которые вы можете сделать, это проснуться без плана на день. Вместо того, чтобы сосредоточиться на том, что нужно сделать, вы бесцельно блуждаете и занимаетесь более тривиальными делами.

Вот почему вы всегда должны планировать заранее, используя один из этих вариантов;

• Накануне вечером. Прежде чем уйти с работы, потратьте последние 15 минут на то, чтобы навести порядок в офисе и составить список самых важных дел на завтра.
• Первым делом с утра. Во время утренней рутины запишите 3 или 4 самых срочных и важных дела, которые нужно решить сегодня, и работайте над ними, когда вы наиболее продуктивны.

5. Проводите утро на MIT.

Марк Твен однажды сказал: «Если ваша работа состоит в том, чтобы съесть лягушку, лучше всего сделать это первым делом с утра. А если ваша работа состоит в том, чтобы съесть двух лягушек, лучше сначала съесть самую большую».

Брутто? Конечно. Но смысл, который подчеркивал Твен, заключается в том, что вы должны позаботиться о своих самых больших и сложных задачах утром, то есть о самых важных задачах (MIT) дня.

Есть несколько причин, по которым это такой эффективный трюк управления временем. Во-первых, у вас обычно больше всего энергии в AM. Так что лучше решать эти задачи, когда вы не истощены. Кроме того, вы можете использовать это чувство выполненного долга, чтобы прожить остаток дня.

6. Научитесь делегировать/аутсорсингу.

Делегирование и аутсорсинг могут быть немного сложными. Некоторым трудно позволить кому-то другому делать работу, которую раньше делали они. У других нет времени обучать кого-то выполнять определенные задачи.

Дело в том, что делегирование или аутсорсинг реально экономят время, поскольку уменьшают вашу рабочую нагрузку, а это значит, что у вас остается больше времени для более важных задач или выполнения меньшего объема работы. Либо передайте обязанности квалифицированным членам команды, либо наймите опытного фрилансера. И, если вы решите пройти внутреннее обучение, первоначальные инвестиции в конечном итоге окупятся.

7. Устранить полуработу.

«В наш век постоянных отвлекающих факторов до глупости легко разделить наше внимание между тем, что мы должны делать, и тем, чем нас бомбардирует общество», — пишет Джеймс Клир.

«Обычно мы уравновешиваем потребности в сообщениях, электронных письмах и списках дел, одновременно пытаясь что-то сделать. Мы редко полностью погружаемся в стоящую перед нами задачу».

Клир назвал это «полуработой», и вот несколько примеров;

• Вы пишете отчет, но случайно останавливаетесь, чтобы проверить свой телефон без причины.
• Вы пробуете новый режим тренировки, но через пару дней переключаетесь на новую программу, потому что прочитали об этом в Интернете.
• Во время разговора по телефону ваши мысли блуждают по электронной почте.

«Независимо от того, где и как вы попадаете в ловушку половинчатой ​​работы, результат всегда один: вы никогда полностью не занимаетесь поставленной задачей, редко посвящаете ее работе в течение длительного периода времени и вам потребуется в два раза больше времени, чтобы сделать в два раза меньше», — добавляет Клир.

Клир обнаружила, что лучший способ избавиться от половинчатой ​​работы — выделить «значительное время, чтобы сосредоточиться на одном проекте и исключить все остальное». Например, он выберет одно упражнение и сосредоточится только на нем во время тренировки. Он также выкроит несколько часов, чтобы посвятить их важному проекту, но оставит телефон в другой комнате.

«Это полное устранение отвлекающих факторов — единственный известный мне способ погрузиться в глубокую, сосредоточенную работу и избежать фрагментарных сеансов, когда вы выполняете только половину работы».

8. Измените свое расписание.

Если вы читаете эту статью, то, очевидно, вы хотите открыть для себя что-то полезное в тайм-менеджменте, и я буду более чем счастлив помочь вам в этом. Но если вы боретесь с тайм-менеджментом, решение может быть таким же простым, как изменение вашего графика.

Например, вместо того, чтобы спать до 6:30 утра, проснуться на час раньше. Лично я считаю 5:15 утра самым продуктивным временем дня, так как это дает мне время заниматься спортом, планировать свой день, просматривать электронную почту и даже работать над сторонними проектами, не отвлекаясь.

Кроме того, подумайте о том, чтобы вставать раньше по выходным и, возможно, сократить количество просмотров телевизора.

9. Оставьте буферное время между задачами и встречами.

Мгновенное перескакивание с одной задачи или встречи на другую может показаться хорошей тратой времени, но на самом деле это имеет противоположный эффект. Нам нужно время, чтобы очистить свой разум и перезарядиться, отправившись на прогулку, помедитировав или просто помечтав. В конце концов, человеческий мозг может концентрироваться только около 90 минут за раз.

Без этого перерыва труднее оставаться сосредоточенным и мотивированным. Планирование буферного времени также может предотвратить опоздание на следующую встречу. Я считаю 25 минут между задачами и встречами идеальным запасом времени.

10. Будьте организованны и выполняйте одну задачу.

Среднестатистический американец тратит 2,5 дня в году на поиски потерянных вещей. В результате мы ежегодно тратим более 2,7 миллиардов долларов на замену этих элементов. Вместо того, чтобы тратить время и деньги, наведите порядок.

Для начала создайте дом для всего и убедитесь, что вещи лежат на своих местах. В конце дня уберите свое рабочее место и создайте систему управления документами.

И запустите однозадачность. Большинство людей называют многозадачность главной причиной потери предметов.

11. Следуйте правилу 80-20.

«Принцип Парето, также известный как правило 80-20, предполагает, что 80% результатов приходятся на 20% вложенных усилий. Это обычно используется в продажах, поскольку 80% продаж обычно приходится на 20% клиентов, — пишет Ренцо Костарелла в предыдущем посте календаря.

«Когда дело доходит до того, как вы должны управлять своим временем, этот принцип также может быть применен. 80% ваших результатов зависит от 20% ваших действий».

Ренцо предлагает начать с ежедневного просмотра своего расписания или списка дел. Для простоты попробуйте записать пять задач, которые вам нужно выполнить. Используя этот принцип, вы, вероятно, сможете исключить большинство пунктов из своего списка. Поначалу это может показаться неестественным, но со временем это заставит вас активнее работать над наиболее важными задачами».

12. Используйте онлайн-календарь.

Календари долгое время были основным инструментом управления временем. Однако онлайн-календари подняли это на новый уровень. Это потому, что вы можете получить к нему доступ с нескольких устройств, легко планировать собрания и встречи, настраивать напоминания, создавать временные блоки и планировать повторяющиеся события.

Лично я использую Календарь Google. Я думаю, что это лучшее. Но Outlook и Apple Calendar также работают хорошо.

13. Перестаньте быть идеальным.

Если вы перфекционист, ничто никогда не будет достаточно хорошим. Это означает, что вы будете возвращаться к одной и той же задаче снова и снова. Как вы думаете, насколько продуктивным будет ваш день в результате?

Так что перестань быть идеальным. Его не существует. Делайте все возможное и двигайтесь дальше.

14. Просто скажи «Нет».

Я знаю, что ты не хочешь никого расстраивать. Но вы можете справиться только с таким количеством. Если у вас уже есть полная тарелка, откажитесь от приглашения на ужин или помощи коллегам по проекту, пока у вас не появится свободное время.

15. Прививать ключевые привычки.

Чарльз Дахигг, автор книги «Сила привычки», ввел термин «ключевые привычки». Но какие они? Проще говоря, это привычки, которые могут изменить вашу жизнь, такие как физические упражнения, отслеживание того, что вы едите, разработка распорядка дня и медитация.

Эти привычки заменяют плохие привычки и побуждают к другим хорошим привычкам. В результате вы станете здоровее, сосредоточеннее и лучше сможете управлять своим временем.

16. Не тратьте время на ожидание.

Буду честен. терпеть не могу ждать. Дело не в том, что я нетерпелив. Просто я знаю, что это время лучше потратить в другом месте.

Однако вместо того, чтобы тратить это время впустую, я нашел способы извлечь из него максимум пользы. Например, сидя в зале ожидания, я читаю вдохновляющую книгу, слушаю подкаст или планирую будущий пост в блоге.

17. Работа на дому.

Знаете ли вы, что в среднем американец добирается до работы более 26 минут? И, что еще хуже, ежедневные поездки на работу становятся все длиннее. Добавьте к этому время, необходимое для подготовки, и вы легко увидите, сколько времени тратится впустую на то, чтобы добраться до работы и с работы.

Хотя это возможно не для каждой работы, удаленная работа даже два раза в неделю может в конечном итоге сэкономить вам несколько часов в неделю.

18. Найдите вдохновение.

Когда я перетаскиваю, я использую источники вдохновения, такие как TED Talk или биографии. Это простой способ разжечь этот огонь, чтобы мотивировать меня и вернуться в нужное русло.

19. Объединяйте похожие задачи вместе.

Если у вас есть связанные работы, объедините их вместе. Например, не отвечайте на электронные письма и телефонные звонки в течение дня. Запланируйте конкретное время для выполнения этих задач.

Причина? Разные задачи требуют разного типа мышления. Объединяя связанные задачи вместе, ваш мозг не переключает передачи, а это значит, что вы сокращаете время на переориентацию.

20. Делайте меньше.

Это тактика от Лео Бабауты. Он начал вести блог Zen Habits, и его обязательно нужно прочитать. Итак, что Лео может сказать о том, чтобы делать меньше?

Делать меньше не означает, что «меньше значит больше». Это означает «чем меньше, тем лучше». Это достигается за счет замедления, осознания того, что нужно сделать, и концентрации только на этих вещах.