Коммуникация профессиональная: Профессиональная коммуникация и рефлексия

Но в целом следует придерживаться более формального тона. Вы должны всегда  используйте «Профессор», если профессор не говорит вам, что можно поступить иначе. Что касается того, что использовать в электронном письме, «Уважаемый профессор [ИМЯ]» всегда безопасно или просто «Профессор [ИМЯ]». Общие любезности, такие как «Доброе утро», также подойдут.

Продолжая тему тона, письмо в целом слишком неформальное. Опять же, это зависит от того, какой у вас профессор. Но использование сленга в профессиональных электронных письмах редко бывает хорошей идеей. Схватки в порядке ( нет, не может, не будет, и т. д.), но убедитесь, что вы правильно написали их (не используйте вместо , когда вы имеете в виду, что они есть, например, ).

Далее вы заметите, что письмо изобилует опечатками. Первая строка даже не написана с заглавной буквы (обычная черта спам-писем), а есть и другие, демонстрирующие отсутствие корректуры, самая вопиющая из которых — неправильное написание имени профессора. Если вы не можете потрудиться проверить свои электронные письма хотя бы один раз или использовать такой сервис, как Grammarly, чтобы обнаружить ошибки, тогда складывается впечатление, что ты ленивый . Это так просто.

Что касается длины, это электронное письмо слишком короткое . Но более глубокая проблема заключается в том, что он бормочет несколько предложений, ни разу не объяснив, в чем ученику нужна помощь. Они ссылаются на расплывчатое задание, которое нужно выполнить на следующий день, но не дают никакой дополнительной информации. Даже если вы идете в школу с небольшими классами, ваш типичный профессор все равно должен иметь дело с именами 45-100 студентов в данный момент времени.

А в большом университете — забудьте. Если даже профессор помнит, кто вы (обратите внимание, что электронное письмо не содержит подписи или какой-либо подписи), маловероятно, что они узнают, о каком задании вы говорите.

И даже если каким-то чудом они это сделали, ученик даже не объяснил , с чем им нужна помощь. Говорят не понимают, а что именно не понимают? Если они не могут даже сформулировать элементарный вопрос, как им дальше может помочь профессор?

Наконец, электронная почта страдает от одного из самых распространенных грехов в среде электронной почты: отсутствие предмета действия . Студент говорит, что хочет встретиться, но не говорит, когда и где. Предположительно, они хотят встретиться до того, как будет назначено фантомное задание, но они не дают профессору возможности помочь им организовать встречу.

Что неизбежно последует (при условии, что профессор даже ответит на такой бессвязный беспорядок), так это обмен по крайней мере 5 электронными письмами, чтобы выбрать время, удобное для обеих сторон. Чего студент мог бы легко избежать, если бы он предложил удобное для него время встреч (или, вы знаете, просто проверил учебный план, чтобы узнать часы работы профессора).

Итак, как бы выглядело выдуманное электронное письмо, если бы мы исправили все вышеперечисленные ошибки? Что-то вроде этого:

Профессор Франк,

Надеюсь, у вас приятный день. Я работаю над заданием по сочинению, которое нужно выполнить в среду на уроке американской литературы до 1865 года, и у меня возникли проблемы с формулировкой тезисов.

Я вижу, что ваш рабочий день по четвергам с 10:00 до 12:00, но наш класс собирается в среду в 9:00. Есть ли время, когда вы могли бы встретиться перед нашим следующим занятием, чтобы дать мне несколько советов по формулированию четкого тезиса? У меня уже есть черновик, который я с радостью отправлю вам перед нашей встречей.

Время, которое мне подходит в течение следующих нескольких дней, включает следующее:

• Понедельник: в любое время до полудня и в любое время после 14:00
• Вторник: с полудня до 16:00

Конечно, я буду рад подстроиться под ваше расписание и надеюсь, что мы скоро встретимся.

Спасибо,

Рэнсом Паттерсон ’17

Это письмо похоже на десятки писем, которые я отправил, будучи студентом колледжа. Вот почему это удается:

• Этого достаточно, чтобы объяснить, зачем вам нужно встретиться, и показать, что вы пытались решить проблему самостоятельно.
• Это достаточно официально, но все же дружелюбно.
• Он дает некоторые рекомендуемые временные интервалы, но оставляет открытой возможность того, что профессор предложит другое время (если вы думаете, что студенческая жизнь насыщена, вы никогда не работали на профессора).
• Наконец, он заканчивается самой лучшей подписью «Спасибо», а также включает полное имя учащегося и год выпуска.

Следуйте общим принципам, изложенным в этом разделе, и вы будете создавать электронные письма, которые ни к чему. Что, в конце концов, и есть суть профессионального общения.

Текстовые сообщения

Двигаясь дальше, давайте рассмотрим текстовые сообщения. На некоторых рабочих местах вы никогда не сможете отправить текст, связанный с работой. Но это становится все более распространенным, поэтому вам нужно знать, как с этим бороться.

Применяются почти все те же правила электронной почты. Основные отличия заключаются в том, что у вас меньше места (т. е. краткость еще важнее) и количество текстовых сообщений  имеет тенденцию  быть менее формальным, чем электронная почта.

Подумайте о людях, которым вы регулярно переписываетесь: друзья, родители, вторая половинка и, возможно, парочка странных чат-ботов. Ваше деловое общение должно быть похоже на текстовые сообщения этим людям, , за исключением того, что они более формальные и связаны с бизнесом.

Действительно, самое важное, что нужно знать об обмене текстовыми сообщениями по рабочим вопросам, это то, что вы должны делать это только в случае необходимости. Когда вы пишете кому-то сообщение, это подразумевает одну из следующих вещей:

• Вам нужен быстрый ответ
• Дело срочное
• Вам не удалось связаться с человеком с помощью других средств, таких как электронная почта или приложения чата

Если он не соответствует ни одному из вышеперечисленных критериев, то вам, вероятно, не следует отправлять текстовое сообщение. Зарезервируйте текстовые сообщения для ситуаций, в которых вам нужен ответ сейчас . Или когда телефонный звонок будет неуместным или отнимет слишком много времени. И не пишите людям в нерабочее время (если только в вашей компании нет какой-то странной культуры, где это допустимо).

О, и полегче со смайликами.

Чат-приложения

К счастью, бумажные записки остались в прошлом. Но они живут в чат-приложениях, потомках первых приложений для обмена мгновенными сообщениями, которые нам всегда советовали не использовать, когда мы учились в средней школе (я родился в 1994 году, поэтому прошу прощения, если что-то из этого звучит устаревшим).

Существует множество чат-приложений, но я говорю о тех, которые предназначены для делового общения. У меня больше всего опыта работы с Slack (который мы используем для общения в команде College Info Geek), но есть и другие, которые, я уверен, замечательны и имеют ту же базовую функциональность.

Эти программы обещают устранить электронную почту. Хотя этого не произошло, они упростили обсуждение вопросов, связанных с работой, с помощью таких функций, как каналы, простой обмен мультимедиа и вложения файлов и, конечно же, смайлики.

Если вы когда-либо отправляли текстовые сообщения или использовали Facebook Messenger или WhatsApp, то вы знаете большую часть того, что вам нужно для использования приложения для рабочего чата. Они напоминают комбинацию групповых сообщений и более персонализированного Reddit.

То, как вы в них общаетесь, зависит от индивидуальности вашей компании. Публикация мемов и смайликов ракетных кораблей может быть уместной в рамках повседневного общения. Если вы новичок, просто посмотрите, что делают все остальные, чтобы понять, как вы должны писать свои сообщения.

Ищете лучшее приложение для чата для своего следующего проекта? Ознакомьтесь с этим руководством.

Приложения для управления проектами

Последними в нашем обзоре форм письменного общения являются приложения для управления проектами. Эти приложения позволяют выполнять те же действия, что и диспетчер задач, такой как Todoist, только в гораздо большем масштабе. Вы можете использовать их, чтобы отслеживать ход выполнения проекта, назначать сроки выполнения и в целом координировать работу десятков людей над несколькими сложными проектами. Общее программное обеспечение для управления проектами включает в себя:

• Трелло
• Asana (которую мы используем для управления проектами CIG)
• Базовый лагерь
• Как и многие другие, потому что идеального программного обеспечения для управления проектами не существует

Особенности общения в приложениях для управления проектами зависят от вашей компании и используемого программного обеспечения. Но большинство из них позволяют вам оставлять комментарии к задачам или контрольным спискам, что обычно происходит при любом письменном общении.

Когда дело доходит до этих комментариев, ваше МО должно быть «кратким и ясным». Не пишите эссе — если вам есть что сказать, отправьте сообщение в Slack или электронное письмо. Просто запишите, что вы сделали, а затем либо выполните задание, либо передайте его кому-то другому.

Например, вот комментарий, который я оставил по недавней задаче CIG, которая является частью большого проекта по обновлению контента сайта.

Разговорное и личное общение

В то время как большая часть современного бизнеса осуществляется посредством письменного общения, устное общение по-прежнему является его неотъемлемой частью. Все чаще это означает видеочат, такой как Skype или Zoom, но также включает традиционные телефонные звонки и, конечно же, личные встречи. Начнем с телефонных звонков.

Телефонные звонки

Послушайте, я знаю, что в эпоху Snapchat, Kik, iMessage, Messenger, WhatsApp, Zoom, Google Hangouts и Skype телефонные звонки могут казаться устаревшими. Но на данный момент они не исчезают.

В профессиональной среде есть несколько распространенных ситуаций телефонных звонков, с которыми вы столкнетесь:

• Общая рабочая связь
• Звонки с клиентами и покупателями
• Конференц-связь
• Телефонные интервью

Во-первых, давайте рассмотрим общее рабочее общение. Именно здесь будет происходить большая часть ваших профессиональных телефонных разговоров. Мне нравится думать об этих сообщениях как о текстовых сообщениях, но даже более срочных.

Если вам кто-то звонит (или вы звоните кому-то другому), значит тема действительно не может ждать. Телефонные звонки также обеспечивают более широкий диапазон общения, чем это было бы возможно в текстовом сообщении, поэтому они хороши для обсуждения сложных или деликатных тем, тонкости которых могут быть потеряны в тексте.

Телефонные звонки также носят более личный характер, что делает их хорошим способом познакомиться с кем-то, с кем вы только начали работать. Вот почему так популярны телефонные интервью: они более личные и интерактивные, чем набор проверочных вопросов, но менее затратны и требуют меньше времени, чем личные интервью.

Вот несколько общих принципов, которые следует учитывать при ведении бизнеса по телефону:

• Больше слушайте, чем говорите. Это хороший совет для любого личного общения (если, конечно, вы не выступаете с речью или лекцией).
• Пауза. Это связано с прослушиванием. Когда вы разговариваете с кем-то лично, у вас есть визуальные подсказки, которые помогают вам определить, собирается ли он что-то сказать. По телефону у вас просто более низкокачественная версия их голоса. Когда кто-то отвечает на вопрос или что-то говорит вам, после этого сделайте небольшую паузу. Это дает им возможность добавить что-то дополнительное, не прерывая их.
• Избегайте долгих пауз. С другой стороны, не позволяйте долгому молчанию зависать. Другой человек может подумать, что вы повесили трубку или не слушаете. Это уравновешивание.
• Не бойтесь просить разъяснений. На телефоне могут теряться детали речи. Если вы не поняли цифры, имя или что-то еще, что сказал этот человек, вежливо попросите его повторить или написать по буквам. Лучше один раз спросить, чем получить неверную информацию — это только всех затормозит.
• Назовите себя, а затем спросите, с кем вы разговариваете. Это общий телефонный этикет. Начинайте каждый деловой телефонный звонок со слов:  Здравствуйте, это [ВАШЕ ПОЛНОЕ ИМЯ] из [ВАШЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ И/ИЛИ ДОЛЖНОСТИ]. Это [ИМЯ И ДОЛЖНОСТЬ ЧЕЛОВЕКА]? Если вы не знаете, кто этот другой человек, вы можете спросить С кем я говорю? Помимо того, что он вежлив, он обеспечивает эффективное начало вызова и позволяет избежать неловкой паузы в начале.
• Делайте заметки. Когда я разговариваю по телефону, у меня открыты Evernote или Google Docs, чтобы делать заметки о важных деталях звонка. Таким образом, у вас будет информация на случай, если вам понадобится связаться с человеком по электронной почте или другим способом.

При звонках клиентам и заказчикам следуйте всем вышеперечисленным принципам и любым, которые реализует ваша компания. Если вы собираетесь общаться с клиентами по телефону, у вашей компании будут свои протоколы и программа обучения, поэтому я не буду больше об этом говорить.

Я скажу, что работа в кампусе, требующая, чтобы вы отвечали или совершали телефонные звонки (например, в справочной службе ИТ, RA или Office of Advancement), — это отличный способ отточить свои навыки работы с телефоном и заработать дополнительные деньги.

Что касается конференц-связи, просто постарайтесь избежать ситуации, показанной на видео ниже.

А если серьезно, то большинство общих принципов телефонии применимы и к конференц-связи. Вот еще несколько вещей, о которых следует помнить:

• Идентифицируйте себя, когда присоединяетесь к вызову. Как видно из приведенного выше видео, большинство систем конференц-связи запрашивают ваше имя при присоединении.
• Не монополизируйте разговор. Как и при личных встречах, чем короче звонок, тем лучше. Скажите, что вам нужно сказать (при условии, что вам вообще нужно что-то сказать), а затем заткнитесь, чтобы все могли закончить разговор как можно быстрее.
• Не ешьте во время вызова. Это может быть сложно, особенно если это один из тех трехчасовых звонков, о которых я слышал (но, к счастью, мне никогда не приходилось участвовать). Но в целом, кушать во время разговора по телефону неприлично. Пить воду можно, если не глотать и не причмокивать.
• Будьте вовремя. Как также видно из видео, худшая часть конференц-связи — это когда кто-то опаздывает, и говорящему приходится повторять все, что он уже сказал. Не будь таким человеком. Наберите на несколько минут раньше, чтобы у вас было время на решение технических проблем. И если вы разговариваете по мобильному телефону, убедитесь, что он заряжен.

Если вы хотите взять интервью по телефону, послушайте выпуск подкаста Томаса и Мартина «Искусство интервью по телефону». Они охватывают все, что вам нужно знать.

Видеозвонки

Видеозвонки — это странный гибрид телефонного звонка и личной встречи. Вы, вероятно, использовали один из многих сервисов видеозвонков, чтобы поговорить с друзьями или семьей, поэтому я не буду вдаваться в технические детали. Вместо этого давайте сосредоточимся на некоторых бизнес-аспектах видеозвонков.

Применяются все те же правила этикета для телефонных звонков с некоторыми дополнениями:

• Отключайте микрофон, когда не говорите. Если это только вы и еще кто-то, в этом нет необходимости. Но если вы участвуете в разговоре с несколькими людьми, это позволяет избежать какофонии, которая может возникнуть из-за фонового шума, кашля и прочищения горла семи человек.
• Оденьтесь профессионально. Что это означает, зависит от того, где вы работаете, но вы должны одеться точно так же, как и для личной встречи.
• Не делайте других вещей на компьютере во время разговора. Делать заметки можно, но не заходите на Facebook и не пользуйтесь Интернетом. Люди могут говорить, и это грубо.
• Принимайте видеозвонки в уединенном месте. Не пытайтесь позвонить по скайпу в кафе. Я видел, как люди это делают, и, хотя меня это не беспокоило, это может отвлекать других людей в заведении. Что еще более важно, это может отвлекать других участников разговора. Идите туда, где вы можете закрыть дверь и иметь относительную тишину.
• Убедитесь, что у вас стабильный интернет. У меня было слишком много звонков, по которым ни один из нас не мог вставить ни слова из-за проблем с подключением или скоростью интернета. Это не всегда зависит от вас (@collegewifi), но найдите наилучшее подключение, чтобы избежать зависания, «роботизированной» речи или потери сигнала.

Теперь, когда мы рассмотрели видеозвонки, давайте перейдем к нашему последнему разделу: личному общению .

Лично

Личные встречи по-прежнему являются важной частью бизнеса. В идеале большинство из них на самом деле не «встречи», а просто личное общение о бизнесе. Если вы можете вести вежливую беседу с человеком, значит, у вас есть большинство навыков, необходимых для общения в деловой обстановке. Тем не менее, вот несколько конкретных вещей, о которых следует помнить:

• Активно слушайте. Не позволяйте своему разуму блуждать и не повторяйте бездумно то, что говорит другой человек. Задавайте вопросы и взаимодействуйте с ними. Как и по телефону, больше слушайте, чем говорите. Но когда вы говорите, делайте это вдумчиво и взвешенно.
• Помедленнее. Найдите минутку, чтобы собраться с мыслями, прежде чем что-то сказать. Говорите медленнее, чем вы думаете, что должны. Этот классический совет о публичных выступлениях применим и в повседневной деловой жизни.
• Сосредоточьтесь на всем. Не играйте на телефоне и не открывайте ноутбук, когда разговариваете с кем-то. Установите зрительный контакт и используйте «открытый» язык тела. Не скрещивайте руки и не касайтесь лица. Положите руки на стол (если вы сидите) и постарайтесь не переворачиваться из стороны в сторону, не шагать и не постукивать пальцами. Такое поведение заставляет вас выглядеть скучающим или нервным (даже если это не так).

Если ничего не помогает, просто сделайте противоположное тому, что делает Дуайт в видео в начале этого раздела. 🙂

Заключение

У нас есть два уха и один рот, так что мы можем слушать в два раза больше, чем говорить.

– Эпиктет

Профессиональное общение — обширная тема, и вы столкнетесь с ней в той или иной форме, где бы вы ни работали. Мы надеемся, что приведенное выше руководство послужило вам отправной точкой для эффективного общения во время стажировки, работы или повседневной академической жизни.

Мы никак не могли охватить в этом руководстве все возможные сценарии. Поэтому, если у вас есть вопросы об этикете в конкретной ситуации, сообщите нам об этом в комментариях или начните обсуждение в сообществе College Info Geek.

Изображение предоставлено: избранное, письменное сообщение, лекционный зал, текстовое сообщение, телефонный звонок, скайп

Хотите получать более высокие оценки?

Была ли эта статья полезной для вас?

Более 220 000 замечательных учащихся учатся доминировать в классе, успевать больше и получать желаемую работу — и вы тоже должны это делать.

Присоединяйтесь, и я также вышлю вам бесплатную копию моей книги о том, как зарабатывать лучшие оценки!

Почему профессиональное общение важно на рабочем месте?

** Последний раз эта статья обновлялась в июне 2020 г. **

Хорошие коммуникативные навыки на рабочем месте

Если вы сидите на собрании, посещаете собеседование или отправляете электронное письмо клиенту, у вас хорошее общение. навыки необходимы. Это может означать разницу между тем, чтобы донести свою точку зрения до того, как вас неправильно поймут, получить работу мечты или упустить ее, и построить крепкие и позитивные рабочие отношения, а не столкнуться с конфликтами и препятствиями.

В этой статье мы подробно рассмотрим различные методы профессионального общения и объясним, почему так важно понимать и совершенствовать то, как вы общаетесь на рабочем месте.

С изменением того, как мы ведем бизнес, и для многих работа на дому стала жизнеспособным вариантом, изменились и формы общения.

Способы нашего общения с коллегами, деловыми партнерами и клиентами постоянно меняются. Вам больше не нужно находиться в одном офисе (или даже в одной стране), чтобы вести бизнес, а популярность таких приложений для общения, как Skype и Zoom, сделала это проще, чем когда-либо прежде.

Различные типы методов общения можно сгруппировать в три основные категории:

• Устное общение: Это также часто называют «вербальным» или «разговорным» общением и включает личные встречи, телефон звонки, а также такие средства, как радио и телевидение.
• Письменное общение : В рамках письменного общения существует огромное количество методов, от отправки электронных писем и написания писем до книг, журналов, сообщений в социальных сетях и различных других форм благодаря развитию Интернета.
• Невербальное общение : Думая об общении, важно не забывать о вещах, которые мы не говорим, так как это может многое рассказать кому-то о вас. Это может включать язык тела и жесты, тон голоса и даже то, как вы одеваетесь.
  

Важность профессионального общения

Одними из лучших коммуникаторов всех времен являются такие люди, как Мартин Лютер Кинг-младший, Опра Уинфри, Уинстон Черчилль и Стив Джобс. Их сообщения вдохновили людей и изменили мир. Размышляя о том, чего они достигли, вы можете начать понимать важность хорошего общения и огромное влияние, которое оно может оказать на окружающих, если вы все сделаете правильно.

Вот несколько причин, по которым хорошие профессиональные навыки общения могут быть важны для вас на рабочем месте:

1. Это может гарантировать, что вы выберете правильный метод общения для своей аудитории
   Обладая хорошими профессиональными навыками общения, вы может гарантировать, что вы выберете подходящий канал связи для конкретной аудитории. Например, в некоторых случаях может быть уместно отправить быстрое электронное письмо, однако, прочитав ситуацию, вы можете понять, что для определенных сообщений уместнее договориться о звонке или даже встретиться лицом к лицу.
2. Работодатели считают это желательным навыком.
   Способность эффективно общаться является чрезвычайно желательным навыком. Это может быть полезно в вашей существующей роли, когда вас рассматривают для продвижения по службе или при поиске работы.
3. Это поможет избежать недоразумений
   При плохом общении сообщения могут быть неправильно поняты. Освоив профессиональное общение, можно свести к минимуму вероятность недопонимания.
4. Поможет вам эффективно работать в группе
   Когда вы работаете в команде, вам необходимо иметь возможность регулярно общаться с другими людьми. Вам нужно прислушиваться к идеям других людей, но в то же время иметь возможность четко и эффективно излагать свои собственные. Хорошая коммуникация также может помочь построить позитивные рабочие отношения, чтобы ваша команда работала более эффективно и продуктивно вместе.
5. Это может вдохновить других
   Не все мы прирожденные докладчики, но публичные выступления по-прежнему важный навык, которым нужно овладеть. С плохими коммуникативными навыками ваша аудитория может скучать и отстраняться. Однако, если у вас хорошие коммуникативные навыки, у вас есть возможность вовлекать и вдохновлять окружающих.

Как развить свои навыки профессионального общения?

Когда дело доходит до развития ваших навыков профессионального общения, вы можете попробовать несколько вещей.

• Запросить отзыв : Если вы проводите презентацию, спросите себя, что, по вашему мнению, вы могли бы улучшить в следующий раз. Если вы ищете более объективную точку зрения, спросите мнение тех, кто был в аудитории. Возьмите этот отзыв на борт и используйте его, чтобы внести изменения, когда вы будете выступать в следующий раз.
• Учитесь у других : Если вы равняетесь на человека с хорошими коммуникативными навыками, посмотрите, что он делает, и учитесь у него. Это не обязательно должен быть кто-то известный, но может быть руководитель или наставник в вашем офисе.
• Работайте над своим активным слушанием: Хороший коммуникатор слушает. Поэтому в следующий раз, когда вы будете участвовать в разговоре, вместо того, чтобы пытаться донести свое мнение до сознания, сделайте шаг назад и активно слушайте, что вам говорят. Не просто слушайте слова, но учитывайте язык их тела и тон голоса. Вы можете уловить признаки, которые вы, возможно, раньше пропустили.
• Пройдите курс профессионального общения : Чтобы действительно стать лучшим коммуникатором, вам следует подумать о том, чтобы записаться на курс, который может освежить ваши навыки и развить новые.

Как Open Colleges может вам помочь..

В Open Colleges у нас есть новый краткий курс Professional Communications, который идеально подходит для людей, желающих развить свои коммуникативные навыки 

Если вы только что закончили школу, рабочей силы в первый раз, или находятся на ранних этапах вашей карьеры, это курс предоставит вам основы общения, которые вам нужны в бизнес, офис или профессиональная среда.