Квадрат важности дел: Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов

Матрица Эйзенхауэра: подробное руководство

Матрица Эйзенхауэра — это метод расстановки приоритетов, в котором задачи оцениваются по двум критериям: важности и срочности. Для сортировки задач по этим критериям используется специальная таблица из четырех квадратов:

Дела из квадрата («Важно и срочно») считаются самыми приоритетными: их стараются выполнять в первую очередь. Дела из квадрата D выполняют в последнюю очередь или не делают совсем.

Вот пример уже заполненной матрицы:

Кто придумал матрицу — точно не известно. Свое название она получила в честь американского президента Дуайта Эйзенхауэра. Однажды, выступая на ассамблее церквей в штате Иллинойс, он сказал:

— У меня есть два типа проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не бывают срочными

Чаще всего создателем метода называют Стивена Кови, автора бестселлера «Семь навыков высокоэффективных людей».

Для чего нужна матрица

Матрица Эйзенхауэра — это простой и в то же время очень мощный инструмент тайм-менеджмента, который помогает решать самые разные задачи.

Вот лишь некоторые области ее применения:

1. Расстановка приоритетов

Главное предназначение матрицы Эйзенхауэра — быстрое определение приоритетности задач. Матрица помогает понять, в каком порядке их выполнять и сколько времени на них потратить.

Обычно приоритет задач в матрице выглядит так:

Важный нюанс: квадраты B и C отличаются не порядком выполнения, а бюджетом времени. Мы стараемся потратить как можно больше времени на важные дела из квадрата B, и как можно меньше — на второстепенные дела из квадрата C.

2. Планирование дел

Матрицу Эйзенхауэра можно рассматривать как «продвинутый» вариант обычного списка дел. В таком списке сразу видно, какие задачи главные, а какие второстепенные.

«Матричный список» подходит для любых горизонтов планирования: день, неделя, месяц, год. Кроме того, с его помощью можно быстро упорядочить задачи для отдельных крупных проектов, вроде ремонта на даче или создания сайта.

3. Делегирование

Матрица Эйзенхауэра помогает определить, какие задачи можно делегировать подчиненным, а какие не стоит. Для этого нужно составить список своих текущих занятий и распределить их по матрице.

В первую очередь делегируем задачи из квадратов C и D — это второстепенные дела, которые только отнимают у руководителя время. Задачи из квадрата B следует делегировать выборочно и с осторожностью. Дела из квадрата, А передавать подчиненным крайне нежелательно.

Это «упражнение» полезно периодически повторять. Если чувствуем, что нагрузка увеличилась, снова составляем матрицу и анализируем текущие задачи.

4. Диагностика продуктивности

Еще один вариант использования матрицы Эйзенхауэра — анализ уже выполненных задач. С его помощью можно выявить проблемы в своем тайм-менеджменте, над которыми не мешало бы поработать.

Чтобы провести такой анализ, составляем список завершенных задач за истекший период (например, за неделю) и распределяем их по матрице. После этого подсчитываем, на какой квадрат ушло больше всего времени.

Возможны четыре варианта:

Каждый из этих рисунков указывает на конкретные проблемы с продуктивностью:

1. «Авральная матрица». Человек с такой матрицей живет в состоянии перманентного аврала. Обычно это происходит из-за системных ошибок в планировании. Например: переоценка своих возможностей, неправильное распределение усилий, неумение делегировать.

2. «Матрица стратега». Такой рисунок в целом считается хорошим, поскольку человек явно сосредоточен на своих целях. Однако у «стратегов» часто накапливаются долги в квадрате «Срочно, но не важно». Нужно убедиться, что этого не происходит.

3. «Матрица суеты». В планах преобладают рутинные задачи, не связанные с главными целями. Формально человек завален работой, но в его жизни от этого ничего не меняется.

4. «Матрица гедониста». В планах преобладают приятные, но малозначительные задачи, которыми человек занимается в ущерб важным делам. Рисунок указывает на проблемы с самодисциплиной.

Такую диагностику полезно проводить с интервалом в 2−3 месяца. Когда мы хорошо знаем свои слабые места, нам легче их исправить.

Как заполнять матрицу

Чтобы заполнить матрицу Эйзенхауэра, нужно правильно определить важность и срочность каждой задачи.

Люди часто оценивают эти параметры «на глазок», опираясь исключительно на интуицию. Хочется выполнить задачу? Значит, она важная и срочная. В результате в квадрат, А у них попадают задачи «купить сахар», «заправить машину» и «написать комментарий к статье».

Однако давайте посмотрим, что означают понятия «важность» и «срочность» с точки зрения тайм-менеджмента.

Как определить важность задачи

Важными называют задачи, которые направлены на достижение главных целей или имеют отношение к главным жизненным ценностям. Если задача не соответствует этим критериям, она не считается важной.

Предположим, главная цель человека — создать успешный бизнес. Также у него есть две значимых ценности: здоровье и семья. Вот как будет выглядеть оценка задач в его случае:

Иногда требуется составить матрицу Эйзенхауэра для какого-то одного проекта, например, для генеральной уборки. Здесь все задачи будут иметь отношение к главной цели («благополучно завершить проект»). В этом случае важность задач лучше оценивать по степени их влияния на результат. Например:

Алгоритм сортировки следующий: составляем перечень задач по проекту, упорядочиваем их по степени влияния и делим получившийся список примерно пополам.

Как определить срочность задачи

Срочными называют задачи, которые нежелательно откладывать. Если мы их откладываем, то навлекаем на себя неприятности или теряем возможность эти дела выполнить.

Сортировка по срочности выглядит так:

Срочность — понятие относительное. Ее нельзя оценивать механически: всегда нужно учитывать текущий контекст. Например, задача «сходить в магазин» не срочная, если дома большой запас продуктов, и очень срочная, если обед не из чего готовить.

Как сортировать задачи

Перед тем как заполнять матрицу Эйзенхауэра, нужно предварительно составить список дел. Список может быть каким угодно: на день, на неделю, на месяц. Также можно составить список задач для отдельного проекта или для какой-то одной жизненной сферы.

Предположим, мы решили перенести в матрицу задачи из списка на день.

К каждой задаче задаем два вопроса:

• Это важно? Это имеет отношение к моим целям или ценностям?
• Это срочно? Можно ли это отложить?

Вот как распределятся дела из первоначального списка:

Такая сортировка не занимает много времени. У опытных «тайм-менеджеров» на каждую задачу уходит не более пары секунд.

Значение квадратов

Квадраты матрицы Эйзенхауэра — это не просто случайные скопления задач. Каждый квадрат по-особому влияет на жизнь человека и требует своего подхода. Рассмотрим их более подробно.

Квадрат «Важно и срочно»

Его часто называют «квадратом кризисов» и «квадратом авралов». Сюда попадают срочные дела, от которых напрямую зависит наше благополучие. Это различные «судьбоносные» задачи и встречи, а также проблемы, связанные с главными ценностями (здоровьем, семьей, безопасностью).

Здесь же обитают просроченные задачи из других квадратов. Например, если человек забыл оплатить хостинг (типичная задача C), ему придется восстанавливать сайт в авральном режиме.

Квадрат А имеет самый высокий приоритет, но считается скорее плохим. Да, сюда попадают и благоприятные возможности, которые нельзя упускать. Но чаще здесь «живут» неприятности, вроде горящих дедлайнов и срочных визитов к стоматологу.

Как поступать:
Задачи из квадрата «Важно и срочно» выполняют в первую очередь и как можно скорее. Их нельзя ни откладывать, ни делегировать — это рискованно.

В идеале в группу А должны попадать только благоприятные возможности. Желательно держать этот квадрат пустым, а все важные дела выполнять в рамках следующего квадрата.

Квадрат «Важно, но не срочно»

Этот квадрат называют «стратегическим», поскольку он напрямую связан с постановкой и достижением целей. Сюда попадают задачи по саморазвитию и повседневная работа над важными проектами.

Квадрат B оказывает наибольшее влияние на нашу жизнь. Обычно мы достигаем целей не за счет авралов из квадрата А, а за счет планомерной и регулярной работы.

Как поступать:
Дела из квадрата «Важно, но не срочно» планируют и встраивают в свой ежедневный распорядок. Откладывать их нежелательно: без этих задач жизнь превращается в бесконечное топтание на одном месте. В идеале на этот квадрат должно уходить больше всего времени.

Квадрат «Срочно, но не важно»

Его называют «квадратом суеты, помех и иллюзий». Сюда попадают срочные дела, которые не имеют отношения к главным целям человека. Увы, но это обычно самая многочисленная группа задач в нашем списке дел.

Квадрат считается самым сложным и вредным. Эти задачи отнимают много времени, но фактически ни на что не влияют. Можно сколько угодно мыть посуду и менять перегоревшие лампочки, но жизнь от этого не улучшится.

Как поступать:
Любой ценой сокращать время на выполнение этих задач. Дела из квадрата «Срочно, но не важно» следует делегировать, автоматизировать, выполнять реже, а в некоторых случаях не выполнять совсем.

Квадрат «Не важно и не срочно»

Некоторые называют этот квадрат «мусорной корзиной». В него попадают малозначительные дела, которые «не горят» и никак не влияют на нашу жизнь. Обычно это различные спонтанные желания и задачи, которые планируют без особой цели.

Задачи в квадрате D самые легкие и приятные, поэтому люди охотно их выполняют во время «приступов прокрастинации». Преобладание таких задач в рабочее время обычно свидетельствует о проблемах с самодисциплиной.

Как поступать:
Задачи из квадрата «Не важно и не срочно» выполняют по остаточному принципу (после завершения основной работы) или не делают совсем.

Правило 4D

Чтобы быстро запомнить стратегию для каждого квадрата, Стивен Кови предлагает использовать мнемоническое правило 4D:

Здесь каждому квадрату матрицы Эйзенхауэра соответствует английское слово, которое начинается на букву D:

• Do — делай. Выполняем сразу.
• Decide — решай. Обдумываем и планируем.
• Delegate — делегируй. Передаем эти задачи подчиненным или сокращаем время на их выполнение.
• Delete — удаляй. Вычеркиваем эти дела из списка.

Для запоминания можно использовать и русский аналог — правило 4С (Сразу, Систематически, Сотрудникам и Стереть).

Как пользоваться матрицей: четыре способа

Существует заблуждение, что дела в матрице нужно выполнять строго в определенном порядке. На самом деле, матрица Эйзенхауэра — это не диктатор, а скорее советчик. Как воспользоваться его советами, мы решаем сами исходя из своих потребностей.

Рассмотрим четыре основных способа работы с уже заполненной матрицей.

1. По срочности

Выполняем задачи в порядке их срочности (ACBD). Этот способ помогает не «тонуть в делах» и вовремя выполнять все задачи. Он полезен в тех случаях, когда мы испытываем панику из-за большого количества дел и не знаем, за что хвататься.

Недостаток: на важные задачи из квадрата B часто не остается ни времени, ни сил.

2. По важности

Выполняем задачи в порядке их важности (ABCD). Такой подход часто пропагандируют в популярной литературе по тайм-менеджменту. И это логично: мы не тратим энергию на мелочи, а сразу занимаемся главными делами.

Недостаток: под удар попадают задачи из квадрата C. Мы не успеваем оплачивать счета, поддерживать порядок, делать покупки. Если нет возможности делегировать эти задачи, могут возникнуть проблемы.

3. Фиксация целей

Жестко планируем время на квадрат B, а остальные задачи выполняем «в окнах» между этими блоками. Этот способ помогает непрерывно двигаться к цели, не отвлекаясь на помехи.

Недостаток: такой план легко срывается из-за особо срочных задач из квадратов А и C.

4. По обстоятельствам

Выполняем задачи исходя из обстоятельств и текущего контекста. Например, если ситуация требует немедленного реагирования, выполняем задачи в порядке их срочности. Если спешить некуда, спокойно занимаемся делами из квадрата B. Это отличный вариант, если мы способны рационально оценить каждую ситуацию.

Недостаток: человек подвержен эмоциям и когнитивным искажениям. Может получиться так, что важные дела будут постоянно откладываться ради более срочных или приятных занятий.

Где создать матрицу. Обзор инструментов

Матрицу Эйзенхауэра можно реализовать с помощью самых разных инструментов тайм-менеджмента. Рассмотрим некоторые популярные варианты.

1. Бумага
   Самый простой вариант — это взять лист бумаги и разделить его на четыре части. Подписывать квадраты не обязательно.

   Такой матрицей пользуются так же, как и обычным списком дел. Ее носят с собой и вычеркивают задачи по мере выполнения.
   

2. Специальный бланк
   Скачиваем и распечатываем готовый шаблон матрицы Эйзенхауэра. Пользоваться такой матрицей зачастую приятнее, чем самодельной таблицей.
   Скачать шаблон матрицы Эйзенхауэра формата А4 в альбомной или книжной ориентации
3. Excel
   Матрицу Эйзенхауэра можно создать с помощью Excel или любых других электронных таблиц. Для этого размечаем таблицу так, как показано на иллюстрации ниже. Воспользоваться google-таблицей

   Этот вариант подойдет скорее тем, кто проводит большую часть времени за компьютером. Впрочем, такую матрицу при желании тоже можно распечатать и носить с собой.

4. Приложения для планирования
   В современных таск-менеджерах матрицу Эйзенхауэра можно реализовать сразу двумя способами.

   Первый способ — это теги. Для каждого квадрата создаем отдельный тег и прикрепляем его к задачам из списка. Вот как это будет выглядеть в программе SingularityApp:
   

   Чтобы в списке остались задачи только из одного квадрата, выбираем его на панели тегов

   Второй способ — это настроить приоритетность задач. Идея в том, чтобы каждому квадрату матрицы соответствовал свой приоритет. Например, в Сингулярити можно сделать так:

   • Квадрат А: закрепляем эти задачи, чтобы они находились в начале списка (горячие клавиши Ctrl + 0).
   • Квадрат B: устанавливаем высокий приоритет (Ctrl + 1).
   • Квадрат C: устанавливаем средний приоритет (Ctrl + 2).
   • Квадрат D: устанавливаем низкий приоритет (Ctrl + 3).

   В результате получится следующий список:

   Чтобы упорядочить список, включаем сортировку задач «По приоритету»
   

   Ведение матрицы в планировщиках — это, наверное, самый актуальный в наши дни вариант. Такие программы можно установить на смартфон, и матрица всегда будет под рукой.

Преимущества и недостатки метода

Матрица Эйзенхауэра — это самый популярный, но отнюдь не идеальный инструмент расстановки приоритетов. Как и у других методов тайм-менеджмента, у матрицы есть свои достоинства и недостатки.

Достоинства:

• Универсальность
  Матрица подходит для любых горизонтов планирования: день, неделя, месяц, год. С ее помощью можно упорядочить дела для отдельного проекта или жизненной сферы. Пользоваться матрицей в равной степени могут и бизнесмены, и школьники.

• Простота
  В матрице Эйзенхауэра нет ничего принципиально сложного. Ее можно быстро освоить, а на ее заполнение обычно уходит не больше пары минут.

Недостатки:

• Субъективность
  Люди часто сортируют задачи интуитивно, не опираясь на объективные критерии. Это, в свою очередь, приводит к серьезным просчетам в планировании. Например, срочными у них становятся задачи, которые можно без проблем отложить, а важными — задачи, которые никак не влияют на их жизнь.

• Приоритизация без учета контекста
  Важность и срочность не являются универсальными критериями приоритетности. Зачастую полезнее ориентироваться на другие критерии: ожидаемые затраты, ожидаемую эффективность или время выполнения задач.

Важно помнить об этих проблемах и не использовать матрицу механически. Кроме того, в тайм-менеджменте есть и другие способы расстановки приоритетов: метод АБВГД, АБВ-анализ, принцип Парето и т. д. В некоторых ситуациях эти техники могут оказаться более удобными, чем матрица Эйзенхауэра.

Квадрат Эйзенхауэра: матрица приоритетов повседневных дел

Мы живем сейчас в режиме «многозадачности», и к тому же, еще и в мегаполисе, жизнь идет «в быстром темпе». Этот ритм жизни привычен для многих, но все же, придя вечером домой после работы, обнаруживается, что не все успел, или просто какие-то дела отложились или не хватило времени для их реализации. Так появляются «долгоиграющие» дела. Помочь разобраться со всеми делами поможет матрица приоритетов или квадрат Эйзенхауэра.

Содержание

• Делать большее за меньшее время
• Как появилась матрица приоритетов или квадрат Эйзенхауэра
• Суть метода матрицы Эйзенхауэра
• Как работать с квадратом Эйзенхауэра
• Матрица приоритетов Эйзенхауэра в тайм-менеджменте
• Дела по матрице Эйзенхауэра и отдых

Делать большее за меньшее время

Признайтесь сами себе, видите ли вы разницу между «успевать больше» и «успевать важное»? Вот здесь-то у перфекционистов начнутся сильные ломки, т. к. если они делают самое важное, то они не успевают «все остальное», потому что они ставят цель «сделать все качественно и хорошо», а часто «на отлично». Это значит, что у вас «все неидеально» с точки зрения стереотипов, навязанных нам социумом. А перфекционисты очень требовательны к себе!

Они больше всех подвергают сами себя критике, например:

• Мало времени уделяют детям, значит, плохая мать
• Если много уделяют времени, то «ведут себя как наседки» и дети совсем не самостоятельны
• Если не успевают убрать дом, то «грязнуля»
• А если дома «стерильная чистота», то сама «вечно усталая и ничего не успевает»

И в итоге много дел не сделано, в голове бесконечно прокручивается мысль, что «другие как-то все успевают, и дети ухожены и муж вниманием не обделен и сама- красавица». Однако, мы только со временем, а вернее с возрастом начинаем понимать, что «все делать идеально не получится». И надо ли это вам?

Мозг, конечно, не хочет, чтобы вы чувствовали себя плохой. Но потребность быть «хорошей для всех» кроется в наших детских переживаниях, как часто мы слышали в детстве фразу, что «не будешь все делать хорошо — не буду тебя любить». Все это стоит осознать, пережить и оставить далеко в прошлом! А сейчас «жить собственную жизнь» по своим правилам и в свое удовольствие.

Расстановка приоритетов и выделение ценностей

Огорчу вас еще, но нельзя делать работу «пяти женщин»: растить детей, иметь с мужем хорошие отношения, хлопотать по хозяйству, иметь собственный бизнес, развиваться и расти самой, и при этом еще находить время на отдых. Так не бывает без потери здоровья и радости жизни. А вы ведь хотите жить и наслаждаться жизнью, а не «соответствовать представлениям окружающих»?

Как же все-таки делать большее за меньшее время и отличать важное от срочного?

• Конечно, нужно научиться расставлять приоритеты
• Необходимо выделить свои ценности. Одна женщина не может и не должна все разом успевать. Что главное для вас?
• Каждый день нужно делать хотя бы один шаг для улучшения вашей жизни
• А все остальные вещи, делегируйте, нанимайте помощников за деньги, делайте остальные дела «по остаточному принципу» или не делайте совсем, но не корите себя за это

Главное для вас — делать «свое главное» независимо от того, что думают и говорят о вас окружающие люди! Это и есть секрет «как делать большее и важное, за меньшее время». Можно всего за 21 день, лишь изменив «подход ко всем делам», сильно продвинуться вперед к своим целям, и при этом находить время для отдыха и радостей жизни.

Мне очень помогает разобраться со всеми делами «матрица Эйзенхауэра», в ней необходимо задать себе всего два вопроса:

1. важно ли это?
2. срочно ли это?

И рассортировать эти дела в табличке. Очень удобно и быстро это делать с помощью матрицы Эйзенхауэра… статья вот об этом!

Как появилась матрица приоритетов или квадрат Эйзенхауэра

«У меня есть две проблемы: срочная и важная. Срочная не является важной, а важная — срочной», — так говорил 34-й президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр, автор одноименной матрицы приоритезации задач.

34-й президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр был очень занятым. И он и придумал такой собственный эффективный инструмент для работы, чтобы за день можно было сделать больше дел.

Впервые этот метод был описан в 1984 году в книге «Ваше время в ваших руках» (оригинальное название — Mehr Zeit für das Wesentliche), которую написал европейский эксперт по тайм-менеджменту Лотар Зайверт.

Рекомендуем также книгу Стивена Кови «Семь навыков высокоэффективных людей», в ней есть квадрат Эйзенхауэра.

Матрица приоритетов Эйзенхауэра — это один из инструментов тайм-менеджмента, который позволяет выполнять работу, выделяя главные и не очень важные дела и их срочность.

Суть метода матрицы Эйзенхауэра

У каждого из нас всегда есть много дел. Есть важные и не совсем важные дела. С помощью матрицы приоритетов Эйзенхауэра можно научиться отделять важные дела от второстепенных, а от некоторых дел отказаться совсем. Дуайт Д. Эйзенхауэр предложил делить все дела на 4 категории по принципу срочности и важности.

Матрицу Эйзенхауэра сделать очень просто:

Шаг №1 — Вначале пишем полностью список всех дел

Шаг №2 — Далее отвечаем по каждому делу всего на 2 вопроса:

1. Это важно? Ответ: Да/Нет
2. Это срочно? Ответ: Да/Нет

Шаг №3 — Чтобы можно было наглядно видеть дела, нужно разделить лист бумаги на 4 части и туда, в каждый квадрат нужно будет внести список дел, деля их по следующему принципу:

• 1 поле/квадрат А — важные дела, которые нельзя отложить
• 2 поле/квадрат В — важные дела, но НЕ очень срочные
• 3 поле/квадрат С — НЕ важные дела, НО срочные
• 4 поле/квадрат D — НЕ важные и НЕ срочные дела

Шаг №4 — Нарисовать таблицу можно на простом листе бумаги, а можно использовать офисный редактор в виде таблицы в формате XLS.

Контролировать выполнение задач удобно в специальных сервисах для их постановки — например, Trello, Cerebro, YouGile, Evernote, ToDo от Microsoft, Notion.

Там можно создать несколько виртуальных досок или стикеров разного цвета — и разбросать задачи по ним. В Evernote есть отдельный шаблон для матрицы приоритетов Эйзенхауэра.

Как работать с квадратом Эйзенхауэра

Давайте рассмотрим подробнее. Рекомендуем все сделать в письменном виде, так никакие дела не забудутся и их легче распределять по категории значимости и срочности.

Возникает вопрос: — Как распределить задачи по важности и срочности в матрице?

Начнем с важности. Изначально всегда полезно знать какие основные цели у вас на данный момент. Постановка целей дана в статье «Зачем ставить цели перед собой».

Когда вы определитесь с целями, то каждую задачу или дело из вашего списка нужно поместить в определенный квадрат. Для этого нужно понимать, имеет ли эта задача прямое отношение к моей текущей цели? Если ответ «да», то задача важна, а если ответ «нет», то — нет.

Чтобы понять срочность задачи, нужно понимать какие последствия будут, если вы ее не выполните. Если последствия «серьезные», то это задача срочная и ее нельзя отложить.

Однако, стоит помнить, что оценка как важности, так и срочности делается на период «здесь и сейчас», а с течением времени как важность, так и срочность может измениться.

Таблица Эйзенхауэра состоит из четырех квадратов. По вертикали происходит оценка важности задачи (важно/неважно), а по горизонтали — срочности выполнения (срочно/не срочно). Так получается четыре квадрата:

Работать с квадратом Эйзенхауэра удобнее, если в каждом поле написать задачи.

Квадрат А или «кризисный квадрат» — Важные и безотлагательные дела

Что вы могли отнести в эту категорию? Какое количество срочных и важных дел можно было бы внести в этот квадрат?

Удивлю вас тем, что в этом квадрате, когда вы научитесь пользоваться эффективно этой матрицей, у вас не будет никаких дел, и он будет у вас чистым!

В противном случае, вашу работу можно назвать неэффективной, либо присутствует лень и отсутствует самодисциплина. Неумение расставлять приоритеты всегда приводит к тому, что вы начинаете работать в аврале, а это сказывается не только на физическом состоянии, но и психологически вы устаете и «выгораете», а продуктивность труда становится очень низкой.

В этом квадрате как срочные (с быстро наступающими негативными последствиями), так и важные дела, поскольку они близко соотносятся с вашими целями и ценностями.

Эти дела нельзя никогда откладывать, они всегда из серии «здесь и сейчас», в течение одного-двух дней!

Квадрат В или «квадрат потенциала или инвестиций в будущее» — Важные, но не очень срочные дела

Дуайт Д. Эйзенхауэр именно этот квадрат считал в матрице самым важным. Помещая какое-то дело в этот квадрат, вы можете посвятить ему столько времени, сколько требуется. Всегда будет время осознанно подойти к этой задаче, так как всегда будет время на исправление ошибок.

Этот квадрат не требует решения в течение одного-двух дней, негативные последствия, конечно, могут быть, если вы ошиблись. Здесь временной период выполнения может быть и месяц, и год, и десятилетия.

Заполнять этот квадрат труднее всего, так как он определяет наше дальнейшее развитие, и иногда мы не видим долгосрочных последствий.

И дела в этом квадрате следует делать регулярно, отводить на это время, чтобы они не «перекочевали» в квадрат А «срочных, безотлагательных дел».

Квадрат С или «квадрат помех и иллюзий» — Не очень важные, но срочные дела

Это дела, без которых сложно двигаться и делать важные дела. Например, отсутствие интернета, не даст вам находить нужную информацию, а поломка компьютера не даст вам возможности использовать его в работе… и т. д.

Бесконечное откладывание дел, прокрастинация всегда приводит к тому, что эти дела автоматически могут «перекочевать» в квадрат А.

Время для этого квадрата иногда минимальное, например, вызвать мастера починить что-то, или сдача в ремонт обуви, или уборка квартиры. Задачи эти можно делегировать, оптимизировать и автоматизировать. Иногда просто отказаться от их решения, например, выкинуть старую пару туфель и купить новые.

Квадрат D или «квадрат мусора и растрат» — Не срочные и не важные дела

В этом квадрате, как правило, не обязательные, но приятные для нас. Разговоры с подругами, прогулки на природе, поход в ресторан, написание писем, чтение книг и т. д. Эти дела Эйзенхауэр относит к «пожирателям времени», которые негативно сказываются на продуктивности.

Дела из этого квадрата не соотносятся с нашими основными целями, не влияют на них, от этих дел нет негативных последствий от их невыполнения, но на них много уходит времени, особенно, если лень делать дела из других квадратов.

Дела из этого квадрата вполне можно не делать, можно отложить до момента выполнения всех остальных важных и срочных дел.

Дела из этого квадрата стоит либо вообще не делать, либо откладывать до того момента, когда все остальные дела сделаны. Часто считают, что дела в квадрате С — основа отдыха. Но это не совсем так. При планировании отдыха мы можем брать дела из этого квадрата, однако большая часть отдыха — это все-таки дела из других квадратов.

Работать с квадратом Эйзенхауэра удобнее, если в каждом поле написать задачи и для наглядности и эффективности можно выделять их разными цветами и пользоваться стикерами.

Матрица приоритетов Эйзенхауэра в тайм-менеджменте

Есть несколько способов использования матрицы в тайм-менеджменте. В зависимости от контекста жизни мы можем применять разные стратегии:

• Идти от запланированного. Внесите вначале необходимые, заранее запланированные по времени задачи: чаще всего это задачи из квадрата B. После этого в свободные окна в расписании перенесите срочные дела из квадрата A.
• Последовательный план. Если в квадрате А слишком много дел, которые требуют внимания, внесите в расписание сначала их, затем дела из квадрата B, если осталось время — дела из квадрата С.
• «Тушение пожара». Сначала внесите и сделайте задачи из квадрата А, затем С, а потом В и D. То есть все по убыванию срочности, а затем — важности. Если есть задачи с пересекающимися дедлайнами, можно приоритизировать их по номерам дела внутри квадрата (А1, А2, В1, В2 и так далее).

Важно помнить про основной недостаток использования матрицы приоритетов Эйзенхауэра. Она сосредотачивается на срочных и важных делах, поэтому часто может приводить к выгоранию или прокрастинации от количества срочных и важных задач.

Вначале нужно браться за срочные и важные дела. Потом сосредоточиться на квадрате В. Если не срочные и важные дела попали в список А, не стоит переживать, главное, чтобы это не вошло в привычку. И еще, постарайтесь на не срочные и не важные дела выделять определенное время, чтобы хватало времени на основные дела.

Читайте также: Колесо Баланса Жизни, алгоритм постановки и достижения цели

Для грамотного использования матрицы нужно иметь навыки постановки целей и определения своих жизненный ценностей. Без этого мы рискуем записывать в квадраты А и В задачи, которые «нужно и должно» делать, но они нам на самом деле не нужны.

Дела по матрице Эйзенхауэра и отдых

Квадрат Эйзенхаура помогает не только распределять дела, но понимать, какие из них помогают «расслабляться и отдыхать». Отдых — это, конечно, не срочное дело, но важное. Вносится он в квадрат В, а не D. Иначе есть тенденция к тому, что выгорание наступит быстрее, снизится мотивация к работе, начнутся проблемы со здоровьем и депрессия. И здесь точно будет не до движения к своим целям, а только здоровье.

Попробуйте! Квадрат Эйзенхауэра сильно экономит ваше время, позволяет сделать больше дел и ничего не забыть!

---

Присоединяйтесь к нам на канале Яндекс.Дзен

Важность открытия интернет-магазина в 2023 году

Покупатели стали делать покупки в Интернете, что подтверждается данными о розничных продажах в электронной коммерции. К концу четвертого квартала 2018 года розничные продажи электронной коммерции превысили 130 миллиардов долларов (с поправкой на сезонные колебания), что составило почти 10 процентов от общего объема продаж. Национальная федерация розничной торговли (NRF) прогнозирует, что электронная коммерция продолжит расти в 2019 году. Можно с уверенностью сказать, что запуск интернет-магазина будет иметь все большее значение для успеха бизнеса.

Если вы хотите извлечь выгоду из этой тенденции, продолжайте читать, чтобы узнать подробности о важных аспектах запуска онлайн-подразделения розничного магазина, предприятия сферы услуг или ресторана.

Создайте свой бизнес с помощью бесплатного интернет-магазина.

Настройте за считанные минуты и начните продавать уже сегодня.

Начало работы

Что такое электронная коммерция?

Термин «электронная коммерция» относится к процессу покупки и продажи товаров и услуг в Интернете, хотя в последние годы опыт покупок расширился. Например, розничные продавцы, у которых есть физическое местонахождение, могут внедрить электронную коммерцию, позволяя покупателям просматривать онлайн и забирать товары в магазине.

В дополнение к тому, что розничные продавцы могут лучше обслуживать существующих клиентов, упрощая для них процесс совершения покупок, интернет-магазин может позволить предприятиям найти совершенно новую аудиторию, которая может никогда не появиться в их физическом местоположении. Независимые ритейлеры, малые предприятия и крупные корпорации могут извлечь выгоду из включения электронной коммерции в свою бизнес-стратегию.

Как и любая цифровая технология, электронная коммерция продолжает быстро развиваться. Начиная с 1990-х годов электронная коммерция стала ориентироваться на потребительский рынок, и начали появляться интернет-магазины. Теперь почти любой владелец бизнеса или предприниматель может создать интернет-магазин за считанные минуты.

Преимущества электронной коммерции

Поскольку индустрия электронной коммерции расширяется с каждым годом — NRF ожидает, что онлайн-торговля вырастет на целых 4,4 процента в 2019 году и продолжит становиться все более популярной среди потребителей — продавцам нечего терять, и они могут получить все, продажа онлайн.

Вот несколько преимуществ работы магазина электронной коммерции:

• Покупки в режиме 24/7: Многие веб-сайты электронной коммерции позволяют покупателям просматривать товары и принимать решения о покупке в любое время дня и ночи. Это делает покупки проще для клиентов, и такая доступность является огромным конкурентным преимуществом. Кроме того, интеграция с социальными сетями позволяет компаниям использовать еще больше каналов для взаимодействия с клиентами.
• Расширенная область применения: Физический магазин может продавать только покупателям, находящимся поблизости. Многие веб-сайты электронной коммерции расширяют возможности бизнеса для людей по всей стране или по всему миру, значительно расширяя клиентскую базу и потенциальный доход. Продажа через Интернет также дает возможность расширить или увеличить запасы — количество товаров, которые бизнес может продавать через Интернет, не нужно ограничивать так же, как в обычном магазине, что может способствовать увеличению денежного потока.
• Ясность воронки продаж: В настоящее время почти невозможно отследить, как часто один покупатель заходит в физический магазин, чтобы просмотреть информацию, прежде чем принять решение о покупке. Тем не менее, интернет-магазин может отслеживать каждый клик клиента, предоставляя ценную информацию о процессе покупки и прокладывая путь для маркетинговых возможностей (таких как электронные письма о брошенной корзине), чтобы подтолкнуть клиентов, которые могут быть на грани покупки.

Интернет-магазин по сравнению с традиционным

Апокалипсис розничной торговли 2017 года столкнул традиционные магазины с электронной коммерцией, заставив предприятия почувствовать, что им нужно предпочесть один канал другому. Омниканальность может объединить эти каналы, создавая беспрепятственный опыт для клиентов, предоставляя им возможность выбора способа взаимодействия с розничным продавцом.

Наличие обоих вариантов удовлетворяет потребности более широкой клиентской базы. У большинства розничных продавцов есть клиенты, которые предпочитают заказывать все онлайн. Другие предпочитают увидеть что-то лично, прежде чем покупать. Кроме того, есть клиенты, у которых нет предпочтений. Тем не менее, им нужны оба варианта, чтобы они могли делать покупки в соответствии со своим графиком.

Предоставление нескольких вариантов с большей вероятностью привлечет постоянных клиентов, что означает увеличение дохода в долгосрочной перспективе.

Рекомендации по открытию интернет-магазина

Чтобы начать продавать в Интернете, вам необходимо создать веб-сайт электронной коммерции или магазин для своего бизнеса, перечислить продукты, настроить платежи и настроить бизнес-операции в Интернете (например, выполнение заказов, доставка, налог с продаж и многое другое). В Square Online есть все, что вам нужно для электронной коммерции, поэтому вы можете быстро и легко приступить к работе.

• Прием безопасных платежей: Принимайте платежи онлайн и лично сразу же с помощью системы обработки кредитных карт Square. Принимайте все основные карты и получайте переводы уже на следующий рабочий день с комиссией за обработку электронной коммерции в размере 2,9% + 30 центов за транзакцию или ниже.
• Синхронизация инвентаря: Square Online работает вместе с Square Point of Sale и Square Dashboard для автоматической синхронизации онлайн-заказов и заказов, товаров и инвентаря. Избегайте перепродажи запасов между несколькими местоположениями и легко отслеживайте выполнение и доставку.
• Ведение бизнеса в области электронной коммерции: Выберите один из планов, которые включают в себя функции все более высокого уровня, такие как калькулятор стоимости доставки в режиме реального времени, интегрированные этикетки доставки со скидками, брошенная корзина и электронные письма с подтверждением доставки для клиентов, настраиваемый домен, аналитика. и идеи и многое другое. По мере того, как ваш бизнес растет и у него появляются новые потребности, появляются более надежные планы для удовлетворения этих новых требований.
• Настройка веб-сайта: Конструктор интернет-магазина предлагает гибкие возможности для создания идеального макета для вашего бизнеса. Вы можете выбрать цвета, шрифты и элементы макета, наиболее подходящие для розничной торговли, ресторанов и сферы услуг. Дизайн также был оптимизирован для просмотра на мобильных устройствах, поскольку многие онлайн-покупки совершаются на телефонах потребителей.
• Изменение стратегии для включения всех каналов продаж: Наличие многоканальной стратегии для бизнеса обеспечивает беспроблемный опыт покупок для клиентов, будь то на их мобильном устройстве, компьютере или лично. Создание интернет-магазина также может открыть возможности многоканального маркетинга, предоставляя вам больше возможностей для продвижения вашего бизнеса по нескольким каналам и предоставляя покупателям больше возможностей найти вас и купить у вас.

Готовы сделать следующий шаг к развитию своего бизнеса в сфере электронной коммерции? Узнайте, как Square Online может помочь вам быстро запустить и начать продавать уже сегодня.

Square Руководство по началу работы | Центр поддержки Square

О чем эта статья?

Настройка приема кредитных карт в Square занимает всего несколько минут, но не упустите весь наш набор продуктов, которые помогут вам вести и развивать свой бизнес.

Это пятиэтапное руководство поможет вам быстрее принимать платежи, значительно сократить время обучения вашей команды, создавать надежные отчеты о продажах и запасах, а также вдвое сократить время, затрачиваемое на администрирование. Посмотрите видео ниже, чтобы узнать, как начать работу с Square:

Если вы хотите узнать больше о том, как приступить к работе, ознакомьтесь с нашим подробным руководством по открытию бизнеса. Вы также можете протестировать функции Square, попробовав демо-версию Point of Sale.

Что, если я застряну?
Свяжитесь с нашей службой поддержки в любое время по электронной почте или через Twitter. Если вы успешно создали учетную запись, вы можете звонить в службу поддержки Square с понедельника по пятницу с 6:00 до 18:00. PST или свяжитесь с нами в сообществе продавцов.

Используйте это руководство для справки или поделитесь им со своей командой, сохранив или распечатав эту страницу. Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте этой страницы, чтобы сохранить или распечатать.

Шаг 1. Настройте прием платежей

Используйте этот раздел, чтобы заказать оборудование и настроить защищенную учетную запись Square, чтобы вы могли быстро получать платежи, как только вы начнете принимать платежи.

Создайте свою учетную запись

Сделать	Почему?
Создать учетную запись с корпоративной электронной почтой	Используйте корпоративную электронную почту при создании учетной записи, чтобы упорядочить деловую и личную информацию. Важные оповещения и обновления отправляются на этот адрес электронной почты.
Введите деловую и личную информацию	Help Square подтвердит вашу учетную запись и порекомендует полезные функции для вашего типа бизнеса.
Привяжите свой банковский счет	Получайте переводы в течение 1-2 рабочих дней. Вы также можете добавить дополнительные банковские счета на вкладке «Учетная запись и настройки» вашей онлайн-панели Square Dashboard позже.
Оборудование для заказа	Убедитесь, что вы готовы ко дню открытия — закажите свое оборудование заранее, чтобы было время на доставку, или найдите розничного продавца, который продает оборудование Square.
Загрузите приложение Square	Получите приложение Square — систему точек продаж, которая будет расти вместе с вами — чтобы принимать платежи в магазине или на ходу.

Шаг 2.

Настройте свою учетную запись на Square Dashboard

Ваша онлайн-панель Square Dashboard — это штаб-квартира вашего бизнеса, где вы можете позаботиться обо всем: от добавления местоположений, сотрудников и товаров до настройки учетной записи, просмотра отчетов о продажах и многого другого.

Безопасность учетной записи

Сделать	Почему?
Включить двухэтапную аутентификацию	Двухэтапная проверка обеспечивает дополнительный уровень безопасности вашей учетной записи Square.
Добавить участника группы полного доступа или уполномоченного представителя	Предоставьте доступ к учетной записи членам команды и партнерам в соответствии с вашими потребностями, добавив их в качестве участников группы с полным доступом или уполномоченных представителей.

Настройка местоположения

Сделать	Почему?
Добавить места и адреса	Настройте местоположения, чтобы нарезать данные о продажах, обновлять запасы и управлять сотрудниками во всех ваших магазинах.
Добавить другие банковские счета	Если у вас есть отдельные банковские счета для каждого местоположения, вам необходимо посетить вкладку «Банковские счета» в онлайн-панели Square Dashboard. Выберите местоположение, нажмите «Добавить внешний банковский счет» и завершите процесс подтверждения банка.
Добавить теги переноса	Сопоставьте передачи в определенные места с тегами передачи.
Добавить часы работы	Часы работы сообщают вашим клиентам, когда вы открыты, и сообщайте Square, когда отправлять сводку продаж за день по электронной почте.
Добавление веб-сайтов и сайтов социальных сетей	Ваш веб-сайт и ссылки на социальные сети отображаются на цифровых квитанциях. Это также отличный способ получить больше интернет-трафика.
Персонализируйте закрытие дня	Установка времени закрытия дня позволяет Square группировать и отправлять переводы на основе деловой активности в течение всего дня.

Настройка получения

Сделать	Почему?
Индивидуальные квитанции	Ваш логотип появляется на цифровых чеках клиентов и помогает им узнавать ваш бизнес и их покупки. Вы можете выбрать логотип в рамке или во всю ширину для своих квитанций.
Добавить сведения о компании и политику	Настройте свои чеки и помогите установить правильные ожидания в отношении правил вашего магазина.

Настройка библиотеки панели мониторинга

90 119 товаров, созданных на панели инструментов, отображаются в вашей торговой точке, что увеличивает скорость оформления заказа и предоставляет подробные отчеты, чтобы вы знали, что продаете.

Сделать	Почему?
Создать категории	Категории классифицируют продукты по разным группам, таким как горячие или холодные напитки, и контролируют, какие продукты печатаются на кухонных билетах.
Создать элементы
Создать модификаторы	Позвольте клиентам изменять свои заказы с помощью модификаторов и получать более точные данные об уровне товаров.
Создание скидок	Скидки соседям? Питание члена команды компенсировано? Создавайте долларовые и процентные скидки на товары или на всю распродажу.
Изменение налоговых настроек	Установите налоговые ставки и предметы, к которым они применяются, и позвольте Square вычислить общую сумму. Налоговый отчет показывает общую сумму налога.
Настройка инвентаризации	Знайте точно, сколько у вас есть запасов и когда вам нужно пополнить запасы, настроив управление запасами.
Настроить питание	Обратите внимание, как и где будет использоваться заказ (например, «Для доставки» или «Отложенный заказ»), чтобы помочь вашим сотрудникам правильно подготовить заказы. Эта информация также отображается в ваших отчетах.
Покупка подарочных карт	Заказывайте подарочные карты заранее, чтобы быть готовыми продать их в первый же день.
Создание предметов подарочной карты	Загружайте и продавайте подарочные карты, создавая элемент подарочной карты в своей библиотеке предметов. Оставьте поле цены пустым, чтобы добавить стоимость в вашей торговой точке.

Настройка команды

Сделать	Почему?
Подписаться на управление командой	Получите доступ к надежному управлению сотрудниками, включая наборы разрешений членов команды, пароли и расширенные отчеты.
Создание наборов разрешений	Создание наборов разрешений с определенными правами доступа. Вы будете назначать членов команды в эти группы, когда будете их приглашать.
Создание членов команды	Пригласите членов команды принимать платежи для вашего бизнеса. Отслеживайте их продажи, скидки и советы с помощью настраиваемых отчетов, если вы используете Team Plus.
Назначение групп разрешений, пароля и местоположения	После создания члена команды назначьте его соответствующей группе разрешений, чтобы ограничить его доступ к частям вашей онлайн-панели мониторинга Square или приложению Square Point of Sale.
Настройка квадратных смещений	Square Shifts позволяют отслеживать табели учета рабочего времени вашей команды, создавать расписания, отслеживать комиссионные и многое другое. Предлагается в бесплатной и платной версиях в зависимости от размера вашей команды и необходимых функций.

Посмотреть аналитику

Сделать	Почему?
История транзакций, сводки и отчеты	Узнайте, как работает ваш бизнес по часам, неделям, годам и т. д., чтобы принимать обоснованные бизнес-решения.
Привязка переводов к транзакциям	Нажмите на перевод в онлайн-панели, чтобы увидеть все транзакции, включенные в перевод.
Узнать о других отчетах	Создавайте отчеты на панели инструментов, которые включают товары, скидки, налоги, способ оплаты, членов команды и многое другое.

Шаг 3. Настройка оборудования и приложения Square

Как только ваше оборудование будет доставлено, вы сможете подключить совместимое устройство Apple или Android, чтобы начать принимать платежи. Этот раздел покажет вам, как это сделать.

Настройка устройства

Сделать	Почему?
Создание кодов устройств для входа	Разрешить членам команды входить в приложение Square без адреса электронной почты или пароля и связывать устройства с определенными местами.
Настройка сетки элементов, цвета плитки и имени	Настройте макет приложения Square, чтобы быстро находить важные товары, скидки и категории.

Настройки торговой точки Square

Сделать	Почему?
Управление настройками подписи	Пропустите подписи для небольших транзакций или выберите, чтобы ваши клиенты подписывали бумажные квитанции.
Установка опрокидывания	Принимать чаевые и настраивать способ их добавления к распродаже или отключать чаевые, если в этом нет необходимости.
Настройка управления денежным ящиком	Отслеживайте, сколько денег должно быть в вашем ящике в любой момент времени.
Включить автономный режим	Продолжайте принимать кредитные карты, даже если ваш Wi-Fi отключится.
Включить управление командой	Используйте пароли для работы, включите отслеживание смен, получите подробные отчеты о членах команды и многое другое.
Включить открытые заявки	Создайте билеты, которые вы можете изменить, прежде чем взимать плату с клиентов. Закройте тикет, когда покупатель будет готов заплатить.

Настройка оборудования

Ethernet-принтеры

Сделать	Почему?
Подключение iPad к квадратной подставке	Квадратная подставка защищает и заряжает ваш iPad, подключается к принтерам чеков и кухонных билетов, денежным ящикам, сканерам штрих-кодов и обрабатывает платежи.
Подсоединение денежных ящиков	Квадратная подставка подключается к денежному ящику, чтобы вы могли отслеживать свои деньги при каждой продаже.
Подключение USB-принтеров	Распечатывайте квитанции клиентов, принимайте подписи и подсказки на квитанциях, а также распечатывайте билеты заказов с помощью принтера чеков.
Подключение принтера с интерфейсом Ethernet	— отличный вариант, если вам нужно подключить более одного принтера к квадратной подставке.
Настройка принтеров	Подключенные принтеры отображаются в приложении Square, поэтому вы можете настроить то, что будет напечатано, и быть готовым к любой распродаже.

Шаг 4. Обучите свою команду и приступайте к работе

Теперь, когда ваша учетная запись, панель инструментов и оборудование настроены, вы готовы обучать свою команду. Мы рекомендуем выполнить несколько простых сценариев, чтобы убедиться, что вы, ваши менеджеры и ваши сотрудники готовы к работе.

Командная тренировка

Сделать	Почему?
Прием карт с квадратным считывателем	Пусть члены вашей команды проведут несколько карточек, чтобы попрактиковаться в использовании Square. Проведите карту ровным, плавным движением через считывающее устройство.
Прием карт с квадратной подставкой	Карты с магнитной полосой Swipe с квадратной подставкой.
Ввод информации о карте вручную	Узнайте, как ввести номер карты, если карты или клиента нет в наличии или если у вас нет считывателя.
Прием наличных, чеков и других платежных средств	Попрактикуйтесь в учете наличных денег, чеков, подарочных карт третьих лиц и других типов тендеров.
Часы входа и выхода	Дайте каждому члену команды личный пароль и покажите им, как легко входить и выходить.
Использовать награды	Смоделируйте опыт клиента, получая вознаграждение за лояльность за несколько платежей, и попробуйте использовать вознаграждение.

Обучение менеджеров

Сделать	Почему?
Просмотр и изменение смен	Покажите членам команды с онлайн-доступом к Square Dashboard, как изменять смены, просматривать отчеты или отключать забывчивых членов команды.
Просмотр денежных ящиков и управление ими	Запуск и завершение сеанса работы с денежным ящиком, выполнение внесения/выдачи денег и печать отчета по денежному ящику.
Просмотр и печать отчетов в приложении	Просматривайте, распечатывайте или отправляйте по электронной почте сводку продаж за день прямо из приложения Square.
Просмотр и ответ на отзыв	Если вы принимаете пробный платеж, вы можете оставить тестовый отзыв и просмотреть его на своей онлайн-панели Square Dashboard. Потренируйтесь отвечать и возвращать деньги себе.

Шаг 5. Развивайте свой бизнес с Square

Как только вы начнете принимать платежи с помощью Square, расширьте свой бизнес за счет интеграции с партнерами, маркетинга и многого другого.

Подключение к сторонним приложениям

Существующие инструменты

Сделать	Почему?
Создание пользовательских приложений	Square — это только начало. Создавайте собственные приложения для своих данных или подключайтесь к службам, которыми вы уже пользуетесь.

Привлекайте своих клиентов

Сделать	Почему?
Импорт каталога клиентов	Управляйте информацией о своих клиентах с онлайн-панели Square Dashboard или из приложения Square. No related posts. Добавить комментарий Отменить ответ Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены * Комментарий * Имя * Email * Сайт