Матрица дел эйзенхауэра: что это такое, в чем суть метода, как применять для тайм-менеджмента, как пользоваться и где создавать

Как работать по матрице дел Эйзенхауэра на примере — SingularityApp

Как тасовать задачи по категориям срочности и важности на любой манер и куда нажимать в SingularityApp, чтобы стать президентом США или генералом армии

— Генерал Эйзенхауэр, я наделал в штаны и мне нужно их поменять.
— Ты сорвешь куш, если сделаешь это?
— Нет, сэр.
— Ты подставишь своих, если не сделаешь это?
— Нет, сэр.
— Ты облажаешься, если не сделаешь это?
— Боюсь, что да, сэр.
— Тогда меняй, сынок. Это важная задача.
— Как срочно, сэр?
— Это может подождать до конца сражения?
— Никак нет, сэр.
— Тогда это срочная задача, сынок, — меняй сейчас же!
— Есть, сэр! А где взять штаны?
— А предусмотреть это — была важная несрочная задача, сынок! Как и купить противодиарейное!

Мораль: если просрать важные несрочные задачи, можно просрать штаны и бой

Проводим ось абсцисс срочности. Проводим ось ординат важности. Все, что выше точки пересечения — важно. Все, что ниже — неважно. Все, что правее точки пересечения — срочно. Все, что левее — несрочно. Вот она, матрица Эйзенхауэра. Бессмертное творение генерала Айка. Подарок миру от тридцать четвертого президента США.

Этот парень, как черное от белого, отделял важное от неважного, срочное от несрочного и тасовал категории важности и срочности на любой манер. Чтобы развить такой скилл, простым ребятам нужно от 3 до 20 дней.

Быть, как Айк

Чтобы понять, что задача — важная, представь перед собой лысого улыбчивого Эйзенхауэра и спроси себя его голосом:
— Ты сорвешь куш, если сделаешь это?
— Ты подставишь своих, если не сделаешь это?
— Ты облажаешься, если не сделаешь это?
Если хоть на один из этих вопросов ответ «да» — задача важная.

Чтобы понять, что задача — срочная, попробуй отложить ее и посмотри, получится ли:
— Это может подождать до конца месяца?
— Это может подождать до конца недели?
— Это может подождать до завтра?

Если не выходит — похоже, это и правда срочная задача.

Важно и срочно (задачи типа А)

Важные и срочные задачи — это весь дестрой-набор: проблемы, критические ситуации, горящие сроки, «А-а-а-а! Это надо сегодня, сейчас, вчера!»

Что делать с такими задачами
Первый вариант: сразу же завершить,
Второй вариант: сразу же делегировать.

Важно и несрочно (задачи типа B)

Важные и несрочные задачи — это состояние дзен: наблюдение, планирование, профилактика, развитие.

Что делать с такими задачами

1. Назначить задаче дату.
2. В назначенную дату принять позу лотоса и завершить задачу.

И не забывай про мораль в начале статьи!

Срочно и неважно (задачи типа C)

Срочные и неважные задачи — это ежедневные рутины, чужие требования, действия на автомате.

Что делать с такими задачами
Первый вариант: делегировать.
Второй вариант:

1. Создать для этих задач специальный тег.
2. Когда в течение дня появится окно, нажать на тег, просмотреть задачи и выполнить то, что возможно.

Неважно и несрочно (задачи типа D)

Неважные и несрочные задачи — это то, что не превращает нас окончательно в мега эффективных роботов: наши слабости-радости, удовольствия и желания.

Что делать с такими задачами
1. Создать для этих задач отдельный проект.
2. Раз в неделю в режиме Проверки просматривать эти задачи.
3. Добавлять 1−7 из них в недельный план, установив даты.

Подарочные карты

SingularityApp

Скачать приложение

Больше интересных статей

Список дел на лето. Чек-лист Чтоб это лето прошло не зря Список дел на лето. Чек-лист

Улучшения в интерфейсе: просто космос! Достичь идеала невозможно, зато можно максимально к нему приблизиться. Оцени обновленный интерфейс приложения! Улучшения в интерфейсе: просто космос!

Новинки осени в SingularityApp: готовые чек-листы

Списки дел на все случаи жизни

Новинки осени в SingularityApp: готовые чек-листы

Матрица дел Эйзенхауэра

В круговороте дел и ежедневной спешке, мы порой уделяем важным задачам гораздо меньше времени, чем второстепенным и не совсем нужным. Чтобы так не происходило, каждому человеку очень важно нужно научиться правильно, расставлять приоритеты в жизни. Например, проводя слишком много часов в интернете и уделяя соцсетям большое внимание, мы совсем забываем о своем здоровье. Хотя это же время было бы гораздо полезней потратить на спортивные занятия или на сон. Матрица Эйзенхауэра как раз позволяет грамотно спланировать свое личное и рабочее время, указывая нам на важность или второстепенность тех, или иных наших действий.

Матрица Эйзенхауэра представляет собой один из видов тайм-менеджмента. То есть, разработана она специально для деловых людей, которые дорожат своим временем и всегда грамотно и четко его планируют. Придумана она уже достаточно давно и пользуется успехом до сих пор. Ее создал 34й президент США Дэвид Эйзенхауэр. Помимо того что этот человек занимал высокий пост, он еще известен благодаря своей военной карьере. В Америке его прозвали «гений эффективности» за умение все успевать, высокую дисциплинированность и самоорганизованность. Миллионы людей по всему миру пользуются его методом планирования и созданной им матрицей.

Удобство такой матрицы состоит в том, что все дела и задачи разделяются на четыре основные группы. Разделение происходит по двум осям. Временная ось: срочные и не срочные дела и ось по степени важности: важные и не важные. Таким образом, вся матрица представляет собой 4 квадранта. Давайте рассмотрим каждый из них поподробней:

Квадрант А

Тут вписываются самые срочные и самые важные дела. В идеале эта колонка всегда должна быть пустой. Потому что, если это дело нужно сделать очень быстро, то оно уже должно быть выполнено. Конечно, если вы только начинаете пользоваться подобной матрицей, здесь возможно появятся 1-2 самые важные задачи на сегодняшний день.

Квадрант B

Сюда обычно вписывают дела, которые важны, но их выполнение требуется не так срочно. Эта один из самых значимых квадрантов матрицы Эйзенхауэра. Потому что он, как правило, заполнен больше остальных. И на выполнение задач и действий, записанных в этой колонке, нужно потратить больше всего сил и времени.

От того на сколько хорошо будут выполнены текущие дела, зависит качество достигнутой цели. Например, для себя вы твердо решили похудеть к лету и заняться своей фигурой. Для этого следует выполнять определенные упражнения несколько раз в неделю. Конечно, это не так важно, как отчеты на работе или ежедневная проверка домашних школьных заданий у ребенка. Но если постоянно откладывать спортивные упражнения на потом или уделять им, совсем мало времени, безусловно, результат будет едва заметен и вам не удастся достигнуть желаемого результата.

Квадрант С

Третий квадрант или колонка содержит в себе задачи не особо важные по значимости, но требующие срочного решения. Дэвид Эйзенхауэр считал, что такие дела следует делегировать, то есть перепоручать кому-нибудь. Например, через полчаса состоится собрание жильцов вашего дома и следует его посетить. Или подруга попросила срочно вас погулять с ее собачкой. Сначала, стоит определить степень важности этих задач и пользы, которую они принесут вам в будущем. А затем поразмышлять, кому бы вы их поручили. Наверняка погулять с собакой с удовольствием согласятся дети. А посетить собрание,как раз успевает муж. Если по степени важности для вас эти задачи принесут мало пользы, то смело запишите их в четвертый квадрант.

Квадрант D

В четвертый последний квадрант попадают все задачи, которые обычно отнимают у нас время. То есть они не важны и их выполнение не срочно. Возможно это задачи, связаны с приятным времяпрепровождением или хобби. Например, чтение книги, посещение концерта или вышивка картины из бисера. Несмотря на то что, они не приносят существенной пользы, отдыхать тоже нужно уметь и тратить драгоценные часы отдыха грамотно. Вы с легкостью откорректируете эту колонку, если знаете, какие бесполезные занятия отнимают у вас время впустую. Например, вместо того чтобы проводить несколько часов в интернете, лучше хорошо выспаться или заняться любимым хобби. Которое принесет не только душевное спокойствие, но и подарит вам радость от достигнутых результатов.

Матрица Эйзенхауэра эффективна до сих пор. И подходит не только для деловых людей с плотным рабочим графиком, но и для домохозяек, заботящихся о домашнем уюте и воспитании детей. Ведь у многих мамочек подчас не менее насыщенный график, чем у любого офисного работника. Такое планирование используется как для краткосрочных, так и для долгосрочных задач. Многим людям сложно планировать свое личное время и удерживать в голове много информации связанной с встречами, важными делами и текущими задачами. А благодаря такой простой и наглядной таблице, легко выделить для себя самое важное и убрать на второй план не нужные задачи, отнимающие много времени.

Как использовать матрицу Эйзенхауэра для принятия лучших решений

«У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не бывают срочными».

Так сказал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр. Парень, безусловно, столкнулся со своей долей проблем, как в качестве президента, так и на своих предыдущих должностях в качестве Верховного главнокомандующего союзными войсками во Второй мировой войне и первого Верховного главнокомандующего НАТО.

Матрица решений Эйзенхауэра, или Матрица Эйзенхауэра, была популяризирована в бестселлере Стивена Кови «7 навыков высокоэффективных людей» и стала широко используемой структурой.

Вот как это работает. Вы используете четырехквадрантную сетку для ранжирования задач/решений по двум ключевым характеристикам:

• Важность задачи для общего успеха миссии
• Срочность задачи

Срочно и важно Сделай это первым	Важно, но не срочно Сделай это позже
Неважно или срочно Не делай этого	Срочно, но не важно Делегировать

  

Разместите свои задачи в квадрантах и ​​решайте их следующим образом:

• Важные/срочные квадрантные задачи выполняются вами немедленно и вашими силами, например кризисы, сроки, критически важные проблемы.
• Задачи квадранта «Важные/Несрочные» планируются и выполняются вами, например, планирование, обучение, несрочное общение.
• Задачи квадранта «Срочно/Неважно» делегируются кому-то другому, например запланированные встречи, телефонные звонки, организационная работа.
• Неважные/несрочные задачи квадранта удаляются, например, трата времени и отвлекающие факторы.

Прелесть матрицы в том, что она применима практически к любой роли в любом бизнесе. Для занятых предпринимателей матрица может быть бесценным инструментом, позволяющим сосредоточиться на самом важном.

Давайте разберем категории дальше, приведя несколько примеров того, что может попадать в каждый квадрант.

Срочные и важные — сделайте это первым

Это задачи типа «дом горит», которые обычно являются незапланированными чрезвычайными ситуациями или событиями с ограниченным временем и должны выполняться руководителем предприятия. Эмпирическое правило состоит в том, чтобы ранжировать в этом квадранте задачи, которые имеют жесткие сроки и являются критически важными. Примеры: 

• Закрытие ключевого счета
• Ключевая учетная запись под угрозой
• Сбой продукта или системы 

Важно, но не срочно — сделайте это позже 

Это критически важные проблемы, но они не требуют немедленного внимания и должны быть выполнены вами.

Вы можете контролировать время. Примеры: 
• Планирование на следующий квартал 
• Обзоры ключевых клиентов 
• Модернизация технологий или инфраструктуры 

Срочные, но не важные — делегируйте их Например: 

• Приглашения на встречи 
• Ответ на электронную почту
• Отслеживание потенциальных клиентов
  

Несрочные или важные дела — не делайте этого 

Это задачи, которые вам вообще не следует выполнять. Они могут варьироваться от отвлекающих факторов до вредных привычек. Примеры: 

• Веб-серфинг
• Игра в видеоигры
• Проверка личных социальных сетей
  

 

Продолжайте читать: Как использовать метод айсберга для экономии времени

Собираем все вместе 

Как и любая система повышения производительности или тайм-менеджмента, матрица Эйзенхауэра работает лучше всего при постоянном и частом использовании. Рекомендации включают в себя: 

• Поддерживайте актуальность списка. Размещение задач в квадрантах может освободить ваш разум и помочь вам сосредоточиться на самом важном.
• Ограничьте списки. Слишком большое количество задач в каждом квадранте может иметь противоположный эффект, помогая вам управлять временем. Если у вас больше восьми элементов в каждом квадранте, вам может понадобиться дополнительная помощь! Выполняйте одно задание за раз. Сначала очистите свой квадрант «Срочное и важное».
• Используйте одну матрицу для личных и деловых задач. Нет, вы не должны часами сидеть в социальных сетях на работе. С другой стороны, вам понадобятся перерывы для таких вещей, как упражнения и, возможно, даже немного времени для небольшого Instagram. Просто положите их на место.
  

Как избавиться от срочных, но не важных дел 

Если вы заблудились в категории «срочные, но не важные», вы не одиноки. Может быть сложно выяснить, кому и как делегировать эти задачи. Если вы управляете бережливой организацией, в вашей команде, вероятно, нет людей, у которых есть свободное время. К тому же, если вы привыкли что-то делать самостоятельно, изменить старые привычки может быть сложно.

Виртуальный помощник для спасения

Виртуальный помощник может быть удобным и эффективным способом позаботиться об этом правом нижнем квадранте. Все больше и больше занятых руководителей обращаются к этому решению — своего рода платному методу делегирования срочной, но не важной работы, которую необходимо выполнить без привлечения штатного сотрудника. Виртуальный помощник может управлять вашей электронной почтой, планировать встречи, отвечать на телефонные звонки и следить за продажами по электронной почте и телефону. Фирмы управляемых виртуальных помощников могут быть уверены, что вы получите динамитного помощника без дополнительных затрат на управление.

Возможно, вы не ведете армию на войну, но иногда вам может казаться, что это так. Айк (прозвище Эйзенхауэра) может помочь вам победить в деловых битвах, объяснив, что вы должны и чего не должны делать сами.

Чтобы узнать больше о том, как виртуальный помощник может дать вам больше преимуществ и повысить вашу производительность, загрузите наше руководство по работе с Prialto VA.

Что такое матрица Эйзенхауэра — определение, пример и история

Содержание

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Дуайт Д. Эйзенхауэр был 5-звездочным генералом в армии Соединенных Штатов, который служил и служил Верховным главнокомандующим экспедиционными силами союзников во время Второй мировой войны. Позже он был 34-м президентом Соединенных Штатов Америки с 1953 по 1961. Дуайт Эйзенхауэр приписал фразу, относящуюся к управлению временем, «бывшему президенту колледжа», в которой говорилось:

«У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным». (источник: presidency.ucsb.edu)

Это легло в основу метода принятия решений и управления временем, который сортировал задачи в зависимости от срочности и важности.

Определение матрицы Эйзенхауэра

Через некоторое время после открытия Эйзенхауэром принципов управления проблемами, основанных на срочности и важности, доктор Стивен Кови в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей» изложил более практичный метод определения приоритетов задач.

Это стало известно как Матрица Эйзенхауэра, также известная как Матрица управления временем, Коробка Эйзенхауэра, Метод Эйзенхауэра и Матрица срочного и важного. Процесс включал сопоставление задач с двумя параметрами срочности и важности в сетке из четырех блоков с примером, приведенным ниже 👇

Матрица Эйзенхауэра

Сопоставление задач с этой матрицей позволяет распределить их по разным видам лечения:

1. Важное/срочное: Задачи, которые являются критическими по времени и должны выполняться лично, например. приближающийся крайний срок
2. Важно / Не срочно: Необходимо сделать, однако можно запланировать на будущую дату, например. долгосрочные стратегии или планы или будущие этапы/выпуски
3. Неважно/срочно: Что могут сделать другие, напр. участие в собрании
4. Неважно / Несрочно: Что вообще не нужно делать, например. неофициальный бизнес

Разница между срочностью и важностью

На первый взгляд задача кажется простой, а там, где есть только «два вида проблем», как сказал Эйзенхауэр, можно надеяться, что это облегчит отображение задач в матрицу. Однако существует риск того, что срочные задачи приобретут подразумеваемую важность на основе крайнего срока или даты выполнения, которая является более близкой. Это называется эффектом «простой срочности», когда время (или ощущение, что его недостаточно) создает важность.

Способ помочь отличить срочность от важности состоит в том, чтобы смотреть на результат задачи, а не на саму задачу. Сопоставление задачи как «срочной» или «несрочной» может быть выполнено на основе времени, доступного для выполнения задач, в качестве отправной точки, однако назначьте другую меру важности. Чтобы определить, соответствует ли задача затем классификации «важно» или «не важно», просмотрите результат или, возможно, даже последствия.

В магазине Jexo Глоссарий по управлению проектами, серия видео , вы можете найти подробные объяснения наиболее распространенных терминов по управлению проектами, а также советы по их использованию и наглядные примеры и Примеры

Цените свое время

Руководителям проектов всегда не хватает времени, особенно если есть аспекты вашей личной жизни, требующие особого внимания. Хорошая идея при использовании матрицы Эйзенхауэра — включать не только проектные или профессиональные задачи, но и личные. Для многих из нас самым трудным будет распределить наши задачи по квадранту «Не делать». Чем больше задач в этом поле, тем быстрее ваш список дел будет сокращаться, и вы сможете сосредоточиться только на важных задачах. Как сказал Дебасиш Мридха: «Иногда важнее всего ничего не делать».

Часто задаваемые вопросы о матрице Эйзенхауэра

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Матрица Эйзенхауэра — это инструмент повышения производительности и структура, которая помогает расставлять приоритеты задач на основе срочности или важности. Это полезная структура, позволяющая руководителю проекта определить, какие задачи расставить по приоритетам, чтобы выполнить их в первую очередь, а какие задачи отложить или делегировать.

Что такое квадранты матрицы Эйзенхауэра?

Матрица Эйзенхауэра имеет два измерения срочности и важности в сетке из четырех ячеек.

1. Важное / Срочное: Задачи, которые требуют срочного выполнения и должны быть выполнены лично, например. приближающийся крайний срок
2. Важно / Не срочно: Необходимо сделать, однако можно запланировать на будущую дату, например.

   No related posts.