Матрица эйзенхауэра википедия: Недопустимое название — WomanWiki — женская энциклопедия

Time Management на практике / Хабр

Готовлюсь к организации семинара на работе, сотворил небольшую презентацию и решил, что информация может быть кому-то полезна. Планирую рассказать о практическом управлении временем в отдельно взятой голове.

О чем хочу рассказать:

• Матрица Эйзенхауэра
  
  • Важное\срочное
  • Построение списка дел на день (с планированием времени)
  
  
• Принцип Парето
  
  • Как применять на практике
  
  
• Конфликт интересов

Матрица Эйзенхауэра

Эйзенхауэр был генералом армии в 1944 году, также был президентом США с 1953 по 1961 год. Дел у него было много, а упустить что-то важное было нельзя. Так и родилась матрица, разделяющая дела по важности и срочности.

Важные дела — дела, результат выполнения или невыполнения которых оказывает существенное влияние на зарплату\проект\сделку и т.п.

Срочные дела — дела, имеющие «срок годности», должны быть выполнены ASAP (as soon as possible)

Сама матрица выглядит примерно так:

Первыми делаются дела, важные и срочные одновременно, за ними срочные и в последнюю очередь важные. Все остальные дела откладываются на потом, им суждено либо рассосаться самим, либо перейти в категорию важных и\или срочных.

На просторах интернетов нашел подобную матрицу для распечатки:
 

Построение списка дел на день

После использования описанной матрицы ежедневно в течении 3-4 месяцев, выявил для себя следующее:

1. Запланировать можно около 6 часов при 8-ми часовом рабочем днем
2. Сначала спланированное и фактическое время будут различаться
3. Храните историю за каждый день
4. Автоматизация планирования возможна если есть, что автоматизировать и ряд правил по обработке действий

Никакой специальный софт я не использовал, довольствовался простым экселем. Как это выглядело:

Время проставлялось в минутах, результат суммирования выводился в часах.

Принцип Парето

Википедия вежливо поделилась определением: Принцип Парето — эмпирическое правило, названное в честь экономиста и социолога Вильфредо Парето, в наиболее общем виде формулируется как «20 % усилий дают 80 % результата, а остальные 80 % усилий — лишь 20 % результата». Может использоваться как базовая установка в анализе факторов эффективности какой-либо деятельности и оптимизации её результатов: правильно выбрав минимум самых важных действий, можно быстро получить значительную часть от планируемого полного результата, при этом дальнейшие улучшения неэффективны и могут быть неоправданны.

Для наглядности в интернетах обитает такая картинка:

Как применять на практике

В начале дня я старался сделать максимальное количество самых критичных дел. Для этого фильтровал список дел по приоритету, а затем сортировал по длительности. Первыми выполнялись самые «быстрые» дела, в итоге, спустя 2-3 часа после начала рабочего дня, я мог похвастаться 5-6 выполненными срочными делами и спокойно погружался во что-то более трудоемкое.

Как это выглядело:

Конфликт интересов

Ситуация:

• Все прилетающие задачки по умолчанию «важные» и «срочные»
• Всем всё надо «вчера»
• Каждый считает свои хотелки самыми важными и приоритетными
• Ты находишься «меж двух\трех\четырех огней»

Какими принципами руководствовался я:

• Предупредить начальство и инициаторов задач, что не справляешься\не успеваешь
• Попросить инициаторов новых задач договориться с инциаторами уже существующих о том, что их задачи будут сорваны по срокам в пользу новой задачи
• Спросить совета у начальника\старших товарищей, какая из задач срочнее и важнее
• Если ответ «все срочное и важное» (желательно в письменном виде), делать в произвольном порядке

И в заключение статьи делюсь своей позицией по поводу нехватки времени:
Если времени _действительно не хватает_, это значит вы востребованы и это хорошо.

гайд по планированию в Notion и Trello с шаблонами — Личный опыт на vc.ru

Опыт планирования среднесрочного (проекты, квартал, спринт) в Notion и краткосрочного (спринт, неделя, день) в Trello для себя, команд или проектов.

14 821 просмотров

Содержание

Вводная

Для кого контент

1. Notion: проекты, квартал (OKR) и спринт

1.1. Проекты

1.2. Квартал (OKR)

1.3. Спринт (3 недели)

2. Trello: спринт, неделя, день

2.1. Спринт

2.1.1. Матрица Эйзенхауэра

2.2. Неделя

2.3. День

Закругляемся

Вводная

С того момента, когда бумажный ежедневник перестал удовлетворять потребность в планировщике, перепробовал кучу инструментов, начиная от Excel и заканчивая Bitrix24. Остановился на связке Notion + Trello + Google Календарь, где:

Notion — основа долгосрочного планирования и мой виртуальный центр.

Далее по иерархии планирования включается Trello — там детализирую задачи на спринт, занимаюсь техникой «Помодоро», создаю чек-листы и т. д.

Google Календарь — события с «жестким» временем. Тут все понятно и не буду на нем акцентировать внимание в статье.

Важно:

Можно отказаться от Trello и Google Календаря, так как «швейцарский нож» Notion включает все эти функции. Мне не удобно юзать только Notion. Trello как дэйли-инструмент юзабельнее — всегда под рукой, грузится моментально, поставить задачу «с закрытыми глазами» не проблема. А дополнительный пинг Notion раздражает, особенно когда на бегу необходимо закинуть заметку.

Google Календарь удобнее, потому что синхронизирован с почтой, а также из браузера можно кликнуть на «добавить в календарь» и все зафиксируется автоматически.

Про Google Календарь в этой статье не буду ничего писать, так как это очень крутая тема для следующего контента. Базово: в GC уходят все мероприятия, задачи там не ставлю!

Извините за длинную вводную 😇

Большая часть контента про Notion — именно он является моим онлайн центром и дублированием мозга: тут я планирую, делаю заметки, сохраняю важную информацию, составляю последовательность чтения книг, мечтаю. Но вторая часть про Trello более четкая, так как там другие дедлайны и риторика контента с гибкого подхода будет меняться на более строгое распределение задач.

Все это веду на английском, так как чопорный изучаю язык, поэтому на скринах не по-русски, сорри.

Для кого контент

• Для всех, кто хочет структурировать саморазвитие.
• Для тех, кто занимается саморазвитием сейчас и ищет опыт.
  
• Для тех, кто отвечает за развитие (менеджеры, HR).
  
• Для различных команд и их лидов.
  

Сам я из сферы рекламы, менеджерю команды и людей. 31 год 🕺

1. Notion: проекты, квартал (OKR) и спринт

Скрин главного экрана моего пространства в Notion Вова Ланцов

Планирование в Notion делится на 3 блока: общее проектное пространство, поквартальные OKR и спринты.

Общее нативное проектное пространство (Projects и Constant projects) — две доски с проектами.

Первая (Projects)— канбан, который является центром обдумывания и планирования перед выставлением целей. Не очень понятно, согласен, далее покажу и расскажу — вы все поймёте.

Вторая доска (Constant) — текущие постоянные проекты, которые всегда со мной и не имеют дедлайна — это мой подкаст про историю брендов «Vova про бренды» и перевод Wiki бирюзовых организаций Фредерика Лалу.

Пространство OKR — квартальное планирование осуществляется через технику Джона Дорра.

Пространство Sprints — задачи на 3 недели, которые надо взять и сделать!

Trello детализирует задачи на спринт и формирует «повестку» дня с чек-листами.

1.1. Проекты

Ключевое пространство для планирования, размышления и приоритезации — Projects. Здесь нет сроков, а только то, что «закрываю сейчас», «закрою совсем скоро» и «проекты на будущее».

Пространство Projects Вова Ланцов

Тут все: и работа, и здоровье, и скиллы. Например:

• Купить машину.
• Скинуть вес до 81 кг.
• Внедрить новую CRM.
• Пройти курс слепой печати Solo.
• Побывать в Манчестере 🥰

При планировании пространство Projects помогает собирать мысли, визуализируя цели на одном экране. Держит в состоянии потока.

Остальные разделы именно про дедлайны и классическое планирование, и отсюда забираю проекты при квартальном планировании и спринт-планировании.

Момент использования:

Повторюсь, данное пространство нативно со мной всегда. Его открываю перед планированием спринта, перед выставлением квартальных OKR и просто для напоминания себе, куда я иду, когда из-за текучки появляются «шоры».

Постараюсь донести важность подобной доски у каждого, потому что не очень понятна ценность.

Жесткое планирование — круто. Супер круто, когда это у вас все в голове. Мега круто, когда подобное у вас четко распределено по месяцам, кварталам, годам и это не двигается по времени, поэтому вы посмеиваетесь, смотря на такую гибкую структуру. У меня так не работает и есть ощущение, что у большинства людей тоже.

Я пробовал — выставлял все жестко по графику, но в течение года меняются вводные (жизнь, карантин, доход, что там еще?). Поэтому по долгосрочному и среднесрочному планированию работаю только по гибкой системе.

Перфекционизм планирования по срокам проявляется у меня в спринтах, неделях и днях, но все, что «размазано», живет тут.

Шаблон

На Constant Projects не буду акцентировать внимание, там все скучно.

1.2. Квартал (OKR)

Пошла жара🔥

Квартальное планирование — среднесрочное планирование со сроками в моей системе. Все, что имеет ДЛ более длительный (менее прогнозируемо), лежит в общем в нативном пространстве, описанном выше.

Постараюсь объяснить просто про эту технику.

OKR — это постановка целей со сроками и соответствующими им ключевым результатами.

Ссылка на Википедию.

Пришел подход традиционно с запада и подробно описывается в замечательной книге Джона Дорра «Измеряйте самое важное. Как Google, Intel и другие компании добиваются роста с помощью OKR». Читал, советую🙂

Эту технику для личного планирования я урезал до базового: есть цель, должны быть и понятные измеряемые результаты, по которым я оцениваю прогресс и ставлю галочку в чек-боксе выполнения.

Например:

Цель: хочу пресс, как у К. Роналду😎

ДЛ: через 3 месяца (допустим, 1 февраля 202N года).

Результат: по 100 отжиманий ежедневно, по 30 подтягиваний ежедневно, 100 раз клаccического пресса и не более 2200 ккал ежедневно. Обязательно данный план выполнять 6 из 7 дней в неделю.

Если я выполню цель хотя бы на 70%, то засчитываю успех. Все результаты подтягиваются через формулу и визуально виден прогресс выполнения.

Важно ставить цели по результату. Не читать книгу, а прочитать.

В Notion это выглядит так:

Момент использования:

OKR выставляю в начале каждого квартала. Завариваю кофе, открываю доску с проектами, открываю предыдущий квартал: чекаю выполнение и выставляю проекты и задачи на следующий квартал. При планировании спринта посматриваю в таблицу с OKR, чтобы быть в синхроне!

Затраченное время:

20-30 минут ежеквартально

Шаблон

Альтернативные инструменты:

• ClickUp
• OneNote
  
• Evernote
  
• Excel
• Любой текстовый редактор

1.3. Спринты

OKR мне мало и требуется дашборд более жёсткого планирования по срокам — спринты.

Спринт — отрезок времени, за который я должен выполнить определённое количество задач или закрыть какой-либо проект.

Спринт состоит из 3 недель.

Почему?

По опыту:

1-2 недели— слишком короткий отрезок, что-то может пойти не так — ничего страшного, есть следующая неделя.

Месяц — слишком долго. Мозг замыливается.

Короче, 3 недели фокусировки для меня идеально.

Пространство спринта состоит из:

• Общих целей на спринт.
• Главной повестки на 3 недели.
• Детализированных задач по неделям (на скрине выше это справа).
• Ретроспективы в конце спринта: плюсы, минусы, прекратить и новая привычка (если была сформирована).

Подобный подход —мой кайф, потому что удобно, понятно, четко и структурирует мою жизнь.

Ретроспектива — мероприятие после спринта, где я фиксирую удачные факты прошедшего промежутка, записываю «минусы» — что не получилось, шаги по устранению данных минусов в следующих спринтах и новые привычки.

О привычках

На формирование привычки у меня уходит аналогичные 3 недели примерно. В некоторых спринтах я загоняюсь, чувствую необходимость, и формирую в себе привычку, например, полоскать рот после любого приема пищи и жидкостей (кофе / кола).

Момент использования:

По истечении 3 недель сажусь с планшетом и чекаю выполнение запланированного на спринт. Обычно выполняется 80% замеченного.

Затраченное время:

15-20 минут раз в 3 недели.

Шаблон

2. Trello: спринт, неделя, день

Почему Trello, а не такой же канбан в Notion?

Повторюсь, потому что привычно, быстро и удобно. Не навязываю этот инструмент в отличие от Notion, есть куча аналогов:

• ClickUp
• Jira
• Asana
  
• MeisterTask

2.1. Спринт

После того как спринт сформирован в Notion я параллельно открываю приложение Trello и переношу + детализирую задачи там:

• Большие задачи разбиваю на маленькие (техника «Помодоро», подробнее про нее можно почитать везде).
• Детализирую задачи на чек-листы (фиксирую шаги для выполнения задачи в виде чек-листа).
• Раскидываю задачи на текущую неделю (столбец Week) и оставшиеся (столбец Sprint).
• Приоритезирую: сверху важные, снизу менее важные.
  

Момент использования:

Ежедневно утром.

Затраченное время:

Детализирую спринт из Notion в Trello (минут 10, один раз в 3 недели).

2.1.1. Матрица Эйзенхауэра

Немного деталей про приоритезирование.

Работаю по банальной, но рабочей матрице Эйзенхауэра, она представляет собой четыре квадрата с соответствующими осями: важность и срочность.

Ссылка на ГуглТаблицы с этой схемой, может кому потребуется

2.2. Неделя

Планирование недели конкретные таски, которые обеспечат небольшой, но ощутимый результат для проекта, других задач или мечты 🙂

Каждый понедельник делаю чек-ап:

• Важно понять, что закрыл на той неделе, на чём необходимо сфокусироваться на предстоящей (освежаю память).
• Перекидываю следующие необходимые задачи для «закрытия» более мощных задач, спринта или проекта с верха столбца Sprint.
• «Закрываю» мощную задачу — переношу в Trello карточку в столбец done, если это не сделал на неделе.
• Дополнительно детализирую задачи на чек-листы или несколько задач, если это необходимо (бывает, но редко).
• Где требуется, выставляю жесткий дедлайн (см. скрин ниже)

Момент использования:

Понедельник утром или воскресенье вечер.

Затраченное время:

7-10 минут, один раз в неделю.

Для чего такое задротство:

Кратко:

Детальнее, для чего:

• Иметь в голове был приоритет.
• Доводить мощные задачи и проекты до результата, а не растягивать их и не бросать.
• Чтобы были обязательно выполнены все необходимые задачи, то есть не создавался хаос.
• Чтобы по необходимости можно было оперативно скорректировать план спринта: что-то выкинуть, что-то поднять в приоритете.

2.3. День

Планирование дня похоже на планирование недели, только происходит все быстрее (за минут 5).

Задачи на неделю понятны. Утром я анализирую предыдущий день, смотрю на оставшийся список на неделю прикидываю, что успею сделать сегодня и в порядке приоритета сверху внизу выстраиваю задачи в столбце Today.

Если понятны более жесткие сроки, то выставляю дедлайн в Trello или в Google Календаре, если это встреча.

Если какую-то задачу требуется детализировать, то создаю чек-лист.

Супер важно:

Есть «жабы» — задачи, из-за которых тормозится проект или другие задачи. Вот важно через себя переступать и выполнять их с определенной периодичностью, потому что они порождают затор!😖

Затраченное время:

5 минут ежедневно.

Закругляемся

Кажется, что занимаюсь только планированием. На самом деле, занимает все это минуты (в статье перечислялись затраты времени).

Данная техника отлично ложится на планирование в рабочих коллективах — проверено, пробовал и практикую это еженедельно.

Надеюсь, было полезно.

Если будут вопросы, то пишите в комментарии или телегу @vvlantsov

Всех обнимаю!🙂

P.S. выкладывал две статьи про постановку и приемку задач. Они связаны с темой планирования, поэтому выставлю ссылки:

Матрица решений Эйзенхауэра: Заполните и подпишите онлайн

Матрица решений Эйзенхауэра: Заполните и подпишите онлайн | докхаб

• Дом
• Библиотека форм
• org/ListItem»> Матрица решений Эйзенхауэра

Получить форму

4.9 из 5

20 голосов

DocHub Отзывы

44 отзыва

DocHub Отзывы

23 оценки

15 005

10 000 000+

303

100 000+ пользователей

Вот как это работает

01. Редактируйте свою форму онлайн

Введите текст, добавьте изображения, затемните конфиденциальные данные, добавьте комментарии, выделение и многое другое.

02. Подпишите в несколько кликов

Нарисуйте свою подпись, введите ее, загрузите изображение или используйте мобильное устройство в качестве панели для подписи.

03. Поделитесь своей формой с другими

Отправьте по электронной почте, по ссылке или по факсу. Вы также можете скачать его, экспортировать или распечатать.

Как редактировать матрицу решений Эйзенхауэра в формате PDF онлайн

9.5

Простота настройки

Рейтинги пользователей DocHub на G2

9.0

Простота использования

Рейтинги пользователей DocHub на G2

Работа с документами с нашим обширным и удобным Редактор PDF прост. Следуйте приведенным ниже инструкциям, чтобы быстро и легко заполнить онлайн-матрицу решений Эйзенхауэра:

1. Войдите в свою учетную запись . Зарегистрируйтесь, указав свой адрес электронной почты и пароль, или создайте бесплатную учетную запись, чтобы попробовать услугу, прежде чем выбрать подписку.
2. Загрузить форму . Перетащите файл со своего устройства или добавьте его из других служб, таких как Google Диск, OneDrive, Dropbox или по внешней ссылке.
3. Правка Матрица решений Эйзенхауэра . Быстро добавляйте и выделяйте текст, вставляйте изображения, галочки и символы, добавляйте новые заполняемые поля, а также меняйте порядок или удаляйте страницы из документов.
4. Заполнить матрицу решений Эйзенхауэра . Загрузите обновленный документ, экспортируйте его в облако, распечатайте из редактора или поделитесь им с другими участниками с помощью общей ссылки или в виде вложения электронной почты.

Воспользуйтесь преимуществами DocHub, одного из самых простых в использовании редакторов для быстрой обработки документации в Интернете!

будьте готовы получить больше

Заполните эту форму за 5 минут или меньше

Есть вопросы?

У нас есть ответы на самые популярные вопросы наших клиентов. Если вы не можете найти ответ на свой вопрос, пожалуйста, свяжитесь с нами.

Свяжитесь с нами

Что такое правило Эйзенхауэра?

Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным». Говорят, что с помощью этого «принципа Эйзенхауэра» он организовал свою рабочую нагрузку и приоритеты. Полезна ли матрица Эйзенхауэра?

Матрица Эйзенхауэра, также известная как Матрица Срочно-Важно, помогает вам принимать решения и расставлять приоритеты задач по срочности и важности, сортируя менее срочные и важные задачи, которые вы должны либо делегировать, либо не выполнять вовсе.

Почему она называется матрицей Эйзенхауэра?

Он также известен как матрица срочности/важности, матрица тайм-менеджмента и метод Эйзенхауэра. Матрица Эйзенхауэра получила свое название от 34-го президента Соединенных Штатов Дуайта Д. Эйзенхауэра, которого цитировали: «У меня есть два вида проблем: срочные и важные».0011

Что такое матрица решений Эйзенхауэра?

Эйзенхауэр. Матрица Эйзенхауэра — это простой инструмент для принятия решений, который помогает вам различать важные, неважные, срочные и несрочные задачи. Он разбивает задачи на четыре поля, в которых определяется приоритет, на каких задачах вы должны сосредоточиться в первую очередь, а какие следует делегировать или удалить.

Хороша ли матрица Эйзенхауэра?

Важно. Матрица Эйзенхауэра — это простой инструмент для рассмотрения долгосрочных результатов ваших повседневных задач и сосредоточения внимания на том, что сделает вас максимально эффективным, а не просто продуктивным. Это поможет вам визуализировать все ваши задачи в матрице срочных/важных.

Похожие запросы

шаблон матрицы эйзенхауэра Матрица Эйзенхауэра в Википедии принцип Эйзенхауэра кто создал матрицу эйзенхауэра книга матрицы эйзенхауэра матрица эйзенхауэра управление временем

Связанные формы

будьте готовы получить больше

Заполните эту форму за 5 минут или меньше

Люди также спрашивают

Кто придумал матрицу Эйзенхауэра?

Стивен Кови, автор книги «7 навыков высокоэффективных людей», взял слова Эйзенхауэра и использовал их для разработки популярного в настоящее время инструмента управления задачами, известного как матрица Эйзенхауэра. Матрица Эйзенхауэра также известна как матрица тайм-менеджмента, коробка Эйзенхауэра и матрица срочно-важно.

Что представляют собой 4 клетки в матрице Эйзенхауэра?

Четыре квадранта Этот визуальный метод управления временем, также называемый матрицей «срочно-важно», делит задачи на четыре квадранта, чтобы помочь расставить приоритеты в порядке выполнения. Ячейки пронумерованы от одной до четырех, каждая из которых имеет конкретную точку действия: сделать, решить, делегировать или удалить.

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Матрица Эйзенхауэра — это система продуктивности, расстановки приоритетов и управления временем, разработанная для того, чтобы помочь вам расставить приоритеты в списке задач или пунктов повестки дня, сначала классифицируя эти пункты в соответствии с их срочностью и важностью.

Что такое ящик Эйзенхауэра?

Этот подход, также называемый матрицей решений Эйзенхауэра, матрицей Эйзенхауэра или матрицей срочно-важно, заключается в рисовании квадрата с четырьмя прямоугольниками с осью X, помеченной как Срочно и Несрочно, и осью Y, помеченной как Важно и Неважно.

Сколько квадрантов в матрице Эйзенхауэра?

Как упоминалось выше, матрица Эйзенхауэра состоит из четырех квадрантов: важное и срочное, неважное и срочное, важное и несрочное, неважное и несрочное. Ниже приведена разбивка каждого квадранта, чтобы вы могли решить, какие из ваших собственных задач относятся к каким разделам.

Ссылки по теме

Матрица приоритетов — Википедия

Она основана на методе Эйзенхауэра для упорядочения задач по срочности и важности в матрице 2×2. Матрица приоритетов предлагает облачную синхронизацию …

Подробнее

Матрица Эйзенхауэра * Saaty AHP = Приоритизация сильных действий …

В этом документе предлагается инструмент, являющийся результатом слияния матрицы Эйзенхауэра и аналитической иерархии. Процесс усиления приоритизации действий …

Подробнее

Иллюзия срочности — PubMed

by DR Kennedy · Цитируется по 1 — Матрицы принятия решений, такие как матрица Эйзенхауэра и матрица тайм-менеджмента, могут помочь людям классифицировать задачи, чтобы оценить то, что …

Узнать больше

Попробуйте другие инструменты PDF

Если вы считаете, что эту страницу следует удалить, следуйте нашей процедуре удаления DMCA здесь

© 2023 ООО «ДокХаб»

Как я настроил матрицу Эйзенхауэра, чтобы повысить свою продуктивность🚀

Я обычно работаю над множеством разных дел одновременно. Год или два назад из-за этого моя продуктивность была не лучшей. Иногда я терял счет того, что я должен был сделать для какого проекта: время от времени терялись небольшие задачи, выходящие за рамки нашего официального инструмента управления проектами, неправильная расстановка приоритетов также усложняла задачу. Я хотел улучшить ситуацию.

Время от времени задачи имеют фиксированный срок (подумайте: пользовательские истории в спринте, документы для питчей и т. д.), иногда они блокируют других людей, а иногда задачи действительно интересны, но совсем не важны. Мне нужно было найти способ отслеживать, какие задачи я должен был выполнить до какого момента.

Затем один из наших agile-коучей предложил мне метод, который был немного более сложным, чем обычные доски задач типа «Делать/Делать/Готово»: метод Эйзенхауэра. Однако я отрегулировал его, чтобы он лучше соответствовал моим потребностям.

В этом посте я расскажу о своем методе организации задач и о том, как он помог мне стать более продуктивным.

Но сначала:

Дуайт Д. Эйзенхауэр однажды сказал:

«У меня есть два вида проблем, срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не бывают срочными.»
(Источник: Википедия)

Согласно Википедии, сам Эйзенхауэр приписал эту цитату неназванному «бывшему президенту колледжа». Метод Эйзенхауэра работает с этой цитатой: он классифицирует проблемы по их важности и срочности.

Но что вообще означают слова «срочно» и «важно»?

Два индикатора как бы связаны. Что-то срочное часто бывает важным, и наоборот.

Что-то срочное , когда это нужно сделать сейчас или самое позднее в какой-то момент времени. Чем ближе крайний срок, тем более срочной становится задача. Если срок не соблюдается, наносится некоторый вред/ущерб: упускается возможность, финансовые потери и т.п.

Важность , с другой стороны, описывает воздействие: Какую ценность создает задача? Помогает ли это достижению большей цели или это рутинная работа?

Хорошим примером является история пользователя в спринте: временные рамки спринта придают ей срочность (чем ближе к обзорной встрече, тем более срочной она становится), но если она не способствует достижению цели спринта, она не имеет значения. имеют большое значение.

Подготовка семинара для презентации нового модного инструмента может быть важной (обучение и преподавание, этот новый инструмент может сделать людей более продуктивными), но это не так срочно, поскольку вы можете перенести семинар в любое время.

Категоризация, о которой я вам говорил, помещает любую задачу в одно из четырех возможных состояний:

1. Важно и Срочно
2. Важно , но не срочно
3. Не важно но срочно
4. Не важно и не срочно

Для каждого из этих состояний нужно выполнить действие, показанное здесь в классической «матрице Эйзенхауэра»:

Мне понравилась эта идея, но я почувствовал необходимость немного изменить этот принцип. Любая задача, которую я не могу делегировать или удалить, по-прежнему может быть не важной и/или не срочной , но в любом случае ее нужно будет выполнить в какой-то момент.

Я использую искусственные сроки вместо таких действий, как «делегировать» или «удалить»:

Ритм дня/недели/месяца является просто ориентиром. Как правило, «в течение 1 дня» также может означать «в течение следующих 2 дней». «В течение 1 месяца» также может означать 2 месяца или 3 недели. Обычно я сосредотачиваюсь на задачах, которые нужно выполнить «в течение 1 дня» в моей повседневной работе. Таким образом, я всегда соблюдаю сроки, планирование задач происходит естественным образом: матрица автоматически подсказывает мне, за что нужно взяться в первую очередь.

Всякий раз, когда появляется новая задача, я добавляю ее в матрицу, оценивая ее срочность и важность. Задачи также можно переоценивать: если срочность задачи повышается, ее положение в матрице изменится. Если крайний срок задачи устарел, он сдвинется вниз. Я также добавляю в матрицу все встречи, так как они, по сути, являются задачами с заданным сроком.

Под матрицей я поместил дополнительную таблицу:

Левая колонка «для расстановки приоритетов» используется для хранения задач, о которых я еще не знаю. Задачи, которые могут даже не появиться, или иметь крайний срок, или влияние, которое неизвестно.

Правая колонка «Выполнено на этой неделе» служит простой цели: хранение всех выполненных задач за неделю. В начале рабочей недели я удаляю все задачи с прошлой недели и уже получаю прирост уверенности, просто увидев еще раз, чего я добился за неделю до .

Я повесил его на стену: я создал физическую версию на листе флип-чарта с помощью маркеров, маркеров и линейки. В идеале он должен быть размещен на стене, которую вы можете видеть краем глаза. Таким образом, вы всегда можете быстро просмотреть его, чтобы выбрать следующую задачу. Не нужно просматривать доски SCRUM или электронные письма, чтобы узнать, что будет дальше.

Каждое возникающее задание я записываю на стикере, а затем прикрепляю на матрицу. Я также добавляю текущую дату на заметку, чтобы отслеживать, как долго задача находилась в матрице. Это помогает мне время от времени пересматривать приоритеты задач. Стек всех выполненных задач за последние несколько месяцев в дальнейшем служит журналом работы. Обычно я трачу около 15-20 минут каждое утро на обновление приоритетов и создание новых задач из писем.

Записывание каждой задачи и каждой встречи и попытка придать им приоритетность мне очень помогли. Матрица дает хорошее представление о том, что мне нужно делать и когда. Это позволяет мне оценить ожидаемое время, когда я могу выполнить задачу, и убедиться, что я уложусь в срок. Наличие временного окна каждый день для сбора новых задач позволяет мне сосредоточиться на своих открытых задачах до конца дня.

Это дополнительные усилия: приоритизация каждой отдельной задачи и встречи отнимает немного времени каждый день. Поддержание его в актуальном состоянии также требует дисциплины. Кроме того, количество используемых заметок значительно увеличивается. Я склонен повторно использовать некоторые из них (например, для еженедельных встреч), но большинство я не могу, потому что они уникальны.