Метод расстановки приоритетов по принципу важности и срочности называется – SpamFireWall is activated for your IP 185.5.250.113

Содержание

Расстановка приоритетов. Как расставить приоритеты?

В этой статье я соберу всю ключевую информацию о том, как расставить приоритеты. Правильная расстановка приоритетов играет очень важную роль в жизни любого человека, она важна во всех сферах человеческой жизнедеятельности и в жизни в целом. Правильно расставленные приоритеты позволяют достичь больших успехов в любом деле, реализовать все свои жизненно важные цели и мечты.

Расстановка приоритетов – это один из важнейших инструментов тайм-менеджмента – искусства управления временем. Очень часто люди ничего не успевают, не выполняют нужные дела, не достигают поставленных целей только потому, что не знают, как правильно расставить приоритеты. Они бросаются выполнять все дела одновременно и в результате не могут выполнить качественно ни одно из них, тем более – самые важные и необходимые дела. Избежать этой ошибки и существенно повысить личную эффективность поможет правильная расстановка приоритетов. Для начала давайте разберемся, что это такое.

Расстановка приоритетов – это сортировка всех стоящих задач по степени важности, для того чтобы выполнять их в порядке очередности, и для того чтобы самые важные, самые приоритетные дела всегда выполнялись в первую очередь и были выполнены.

На первый взгляд, ничего сложного. Но на практике все не так просто… Если вы часто не успеваете сделать что-то важное, если вы постоянно откладываете важные дела на потом, если вы постоянно хватаетесь за несколько дел сразу – вам однозначно стоит задуматься о том, как правильно расставить приоритеты. И далее я предложу вам для этого целый ряд инструментов разной степени эффективности, из которых вы сможете выбрать и использовать те, что понравятся и подойдут конкретно вам.

Методы расстановки приоритетов.

Итак, рассмотрим разноплановые методы расстановки приоритетов. Некоторые из них я уже более подробно расписывал в других статьях, поэтому буду давать ссылки – переходите по ним, чтобы ознакомиться детальнее.

Матрица Эйзенхауэра. Очень популярный и эффективный способ правильно расставить приоритеты, который активно обсуждается в различной литературе, на семинарах и тренингах личностного роста. Суть этого метода заключается в том, чтобы распределить все необходимые задачи по двум критериям: по степени важности и срочности. Таким образом, получается своего рода матрица – таблица, в которой приоритетность выполнения дел снижается от левого верхнего угла к правому нижнему.

Применяя матрицу Эйзенхауэра, можно практически полностью исключить вероятность того, что не будет выполнено какое-нибудь важное и срочное дело, а это уже не мало.

Подробнее об этом методе расстановки приоритетов читайте в отдельной статье с иллюстрациями: Матрица Эйзенхауэра.

Составление списков дел.

Многие люди, думая о том, как расставить приоритеты, пользуются именно этим методом, потому что он очень простой, понятный и доступный. Суть заключается в том, чтобы планировать свое время путем составления списков дел и следования этому списку. При этом самые важные дела должны ставиться в начале списка, и далее, по мере убывания приоритетности.

Чтобы составление списков с целью расстановки приоритетов было максимально эффективным, следует придерживаться ряда правил. Подробнее об этом я писал в статье Как составить список дел?

Правило Парето. Расставить приоритеты правильно можно и при помощи знаменитого правила (или закона) Парето. Суть его в том, что лишь 20% усилий приносят 80% результата и наоборот: 80% усилий приносят только 20% результата. Расстановка приоритетов в этом случае очень проста: нужно выделить свои 20% самых эффективных дел (на основе анализа уже имеющихся данных) и сконцентрировать свои усилия именно на них. Они будут являться для вас самыми приоритетными, а все остальные 80% – вторичными.

Подробнее о действии этого закона и его применении можно прочесть в статье Принцип Парето (Закон Парето). Правило 20/80.

Квадрат Декарта. Довольно сложный метод расстановки приоритетов, требующий больше временных и умственных затрат, в сравнении с остальными, но зато и более точный, более эффективный. Лучше всего использовать этот способ для расстановки приоритетов в глобальном плане, например, на год, на несколько лет или даже на всю жизнь. Для ежедневного планирования он будет неудобен.

Как применять данный метод для планирования? Нужно каждую свою цель рассмотреть с четырех сторон:

Что будет, если я это сделаю?
Что будет, если я это не сделаю?
Чего не будет, если я это сделаю?
Чего не будет, если я это не сделаю?

Каждому вашему ответу можно придать определенный вес, и по сумме этих весов расставить приоритеты своей деятельности: от большей к меньшей.

Более подробно о такой методике с примером читайте в статье Квадрат Декарта – техника принятия решений.

Метод АBC. Очень упрощенный, а потому доступный способ расстановки приоритетов, который заключается в распределении всех своих дел всего на 3 категории важности:

A – очень важные;
B – не очень важные;
C – совсем не важные.

Соответственно, дела из категории A будут иметь для вас наивысший приоритет, следом будут идти дела из категории B, и в последнюю очередь – дела из категории C. Несмотря на всю свою простоту, метод ABC практически полностью исключает возможность “потерять” и не выполнить важную задачу, поэтому его вполне можно использовать.

Олимпийская система. Расстановка приоритетов по этому принципу происходит путем последовательного попарного “соревнования” – сравнения задач с целью определения финалиста-победителя.

Допустим, у вас имеется 16 задач (число может быть любым, какое вам необходимо). Вы проводите между ними попарный “турнир” – 1/8 финала, выбирая из каждой пары более приоритетную задачу. Остается 8 дел – им вы точно так же устраиваете 1/4 финала, в которой определяются 4 полуфиналиста. Затем 1/2 финала для определения 2 финалистов. И, наконец, финал, где определяется цель-победитель. Она будет иметь для вас наивысший приоритет, второй полуфиналист – следующий по степени важности, четверть-финалисты – следующий и т.д.

Метод попарного сравнения. Этот вариант расстановки приоритетов похож на предыдущий, но немного сложнее, поскольку сравнивать задачи здесь необходимо по нескольким критериям, наиболее важным для вас. Каждому из таких критериев удобно придать свой вес, допустим, по шкале от 1 до 5.

Например, вы выбираете, куда вложить деньги, что для вас приоритетнее. И сравниваете варианты по 3 критериям: доходность, доступность, риск. Выбираете между 4 вариантами: банковский вклад, ценные бумаги, валюта, золото. Сравниваете все эти варианты попарно между собой по каждому критерию по-отдельности. Таким образом, у вас получается самый доходный вариант, самый доступный и самый наименее рисковый. Если риск для вас имеет наибольший вес, а доступность – наименьший, то главный приоритет получается у наименее рискового способа, затем идет самый доходный, а затем – самый доступный. Если по каким-то критериям результаты совпали – вообще отлично, “победителя” видно сразу.

Приоритет взаимного влияния. При использовании этого метода расстановки приоритетов расписываются все стоящие перед человеком задачи и оценивается, как их выполнение влияет друг на друга. Например, на цель “купить квартиру” влияют цели “найти новую работу”, “повысить квалификацию”, “создать источник пассивного дохода”. Это удобно делать, нарисовав все цели в кружочках и соединив их между собой стрелочками.

Наивысший приоритет будет иметь та цель, на которую влияет наибольшее количество других, то есть, к которой ведет наибольшее количество стрелочек. И так далее.

Вклад в глобальные цели. Метод расстановки приоритетов, полностью противоположный предыдущему. В этом случае начинать стоит так же, как и метод взаимного влияния, только наивысший приоритет ставится не той цели, к которой ведет наибольшее количество стрелок, а той, от которой отходит наибольшее их количество.

То есть, наивысшим приоритетом будет обладать не глобальная цель, а та задача, выполнение которой будет способствовать достижению большего количества глобальных целей.

Метод многофакторного анализа. Этот способ расставить приоритеты можно отнести к самым сложным, но и наиболее точным. Здесь необходимо выделить ряд факторов, по которому вы будете сравнивать свои задачи и выставить каждому делу оценки по каждому фактору, допустим, по 5-бальной шкале. Удобно все это оформить в виде таблицы, где по вертикали будут стоять ваши задачи, а по горизонтали – факторы оценки.

В итоге расстановка приоритетов будет происходить по убыванию суммарного бала каждой задачи.

Ну и в заключение, говоря о том, как расставить приоритеты, хотелось бы вспомнить и т.н. “народные методы”, от некоторых из них произошли всем вам известные крылатые фразы. Обращаю ваше внимание на то, что это неправильные, неэффективные методы расстановки приоритетов, просто решил их упомянуть, чтобы показать, как не надо делать.

Метод мишени – делать то, что первым попадется на глаза: вижу цель – стреляю.
Метод скрипучего колеса – делать то, что больше всего раздражает (например, начальник “капает на мозги” какой-то работой – значит, она в наивысшем приоритете).
Метод жареного петуха – высший приоритет – это когда уже “жареный петух клюнул”, то есть, когда уже сильно прижало, и дальше оттягивать нельзя.

Метод лентяя – в первую очередь делать то, что проще всего, что не напрягает, а сложные и серьезные дела откладывать до последнего.

Также хочу напомнить вам про правило 2 минут, которое говорит о том, что если на выполнение любого дела требуется менее 2 минут, то его следует выполнить тут же, моментально. Применение на практике этого правила позволит вам избежать скопления огромной кучи невыполненных мелких задач.

Теперь вы знаете, как правильно расставить приоритеты. Как видите, методов множество (и это еще не все, лишь самые популярные). Выбирайте, что вам больше нравится, и действуйте. Можно идти по принципу “от простого к сложному”, то есть, сначала расставлять приоритеты каким-то более простым способом, потом постепенно переходить к более сложным и эффективным. Главное – понимать, что расстановка приоритетов – это очень важно, и ей действительно стоит уделить внимание.

Желаю вам успехов в освоении тайм-менеджмента и повышении личной эффективности! Увидимся на Финансовом гении!

fingeniy.com

Расстановка приоритетов в работе по принципу Эйзенхауэра

Принцип Эйзенхауэра позволяет комбинировать только два критерия — «важно» и «срочно»; таким образом, получается четыре класса приоритетов. Для успешного планирования вам необходимо проанализировать и классифицировать все стоящие перед вами задачи. И тогда у вас выстроится иерархичный список, благодаря которому вы будете знать что, когда и как нужно делать для того, чтобы достигнуть своих целей.

Само слово «приоритет» содержит в себе латинскую приставку «prio», которая означает «перед, прежде». Расстановка приоритетов — это когда вы ежедневно решаете, что нужно сделать в первую очередь для того, чтобы достигнуть своих целей.

Принцип Эйзенхауэра поможет вам приступать к своим задачам и работе по порядку в соответствии с расставленными приоритетами. И для этого прежде всего спросите себя: являются ли данные дела важными или срочными?

Согласно принципу Парето, 20% наших задач будут по всем параметрам важными. Забавно, но большинство из них также являются срочными. Исполнение важных дел приближает вас к намеченной цели. Срочные же дела переключают на себя ваше внимание, не оказывая при этом большого влияния на вашу цель. Наиболее важные дела и задачи, ведущие к успеху и достижению целей, ни в коем случае не должны отодвигаться назад под давлением дел неважных, но срочных.

Однако, к сожалению, все мы имеем тенденцию начинать с второстепенных, несущественных дел, так сказать, «размениваться по мелочам». Лежащие на рабочем столе печатные бланки кажутся нам гораздо привлекательнее, чем вот уже в течение нескольких дней откладываемый нами важный проект. Поэтому обращайте в первую очередь внимание на те задачи, которые больше всего могут повлиять на ваш успех. В этом вам помогут приоритеты.

Чтобы достичь наилучших результатов, вы должны потратить большую часть своего времени на действительно важные дела и задачи.

Небольшой тест: важно или срочно?

Отметьте правильный вариант (только один).

Вы решились работать над достижением своей «годовой» цели. Однако все это еще лежит «отложенным в долгий ящик».

____ важно или ____ срочно ?

Вам только что принесли газету. Прочитать газету сейчас — это

____ важно или ____ срочно?

Вы решили, что будете раз в год посещать зубного врача. Год уже прошел, а Вы так и не побывали в стоматологии.

____ важно или ____ срочно?

Правильные ответы:

вопрос 1 — важно; вопрос 2 — срочно; вопрос 3 — важно.

Принцип Эйзенхауэра позволяет комбинировать только два критерия — важно и срочно, таким образом, получается четыре класса приоритетов. Для успешного планирования вам необходимо проанализировать и классифицировать все стоящие перед вами задачи. И тогда у вас выстроится иерархичный список, благодаря которому вы будете знать что, когда и как нужно делать.

Иерархичный список Эйзенхауэра

А-приоритет: это дела, которые необходимо сделать сегодня, поскольку они являются срочными и необходимыми.

В-приоритет: важные дела, которые не обязательно делать сегодня. Просто регулярно выделяйте себе время на выполнение дел В и найдите им место в своем расписании. Выполнение задач из этой группы обеспечит успех и приблизит вас к намеченной цели.

Очень часто дела В просто откладываются в долгий ящик, поскольку они не являются срочными. И все же их своевременное выполнение позволит избежать многих проблем.

Пример задачи В. Вам нужно подготовить доклад к заседанию правления, вполне возможно, что он даже принесет вам повышение по службе. У вас в запасе есть целый месяц, однако, если Вы будете судорожно составлять доклад в последние два дня перед заседанием, то это может привести вас к кризису.

Для всех, кто вынужден составлять многочисленные документы, задачей В безусловно является приобретение навыка десятипальцевого метода набора. Даже если на это потребуется тридцать часов вашего времени — не страшно, в будущем, умея быстро печатать, можно сэкономить массу времени, больше того, чем раньше начать обучение, тем лучше.

Подобное значение имеет и так называемый опрос покупателей, проводимый для улучшения продукта, благодаря чему значительно повысится такой показатель, как удовлетворение покупателя.

В частной жизни задачей В можно назвать регулярное профилактическое обследование у врача, которое позволит выявить особые угрозы вашему организму и предотвратить серьезные заболевания и, как следствие, последующие долгие недели нетрудоспособности.

С-приоритет: навыки, овладение, которыми кажется нам срочным делом, но не является важным. Сюда относятся: умение сохранять спокойствие, перепоручать свои обязанности (так сказать, «умение отправлять делегации») или говорить «нет». С помощью этого вы выиграете время для решения важных задач из группы В.

D-приоритет: сюда относятся дела, которые не являются ни важными, ни срочными. Вы можете спокойно отложить их в ящик для бумаг или же, если речь идет о сроках или некоторых заданиях, отказаться от них или же просто перепоручить сделать это кому-то еще. Сознательно оградите себя на время от выполнения дел D, которые позволяют отдохнуть и развлечься в дни наибольшего стресса.

Расстановка приоритетов по методу Эйзенхауэра: сделайте это правильно

Расстановка приоритетов в работе по принципу Эйзенхауэра

Распределите все ваши задачи и обязанности по вышеуказанным группам А, В, С и D. Таким образом вы отделите «нужное» от «бесполезного».

Помните: «важное» коренным образом отличается от «срочного». «Важное» приближает намеченную вами цель, но при этом оно не обязательно является «срочным». «Срочное» же, наоборот, требует вашего непосредственного внимания.
Обратите внимание на так называемое «правило преимущества»: «важное» стоит перед «срочным». Не обязательно выполнять все то, что требует спешки. Постарайтесь не подчиняться больше диктатуре срочных дел, поскольку в ней таится следующая опасность: мы начинаем отвлекаться на то, что является срочным, но абсолютно неважным и не обязательным.
Для разумного планирования вашего времени данный совет будет весьма полезен: всегда начинайте работу с задания, стоящего под номером 1 в группе А, а не с того, что стоит под номером 3 или 4, как бы привлекательны и интересны они ни были. Если к концу рабочего дня вы не успели справиться со всеми задачами и делами из группы А, то продолжайте работу с ними и на следующий день. Не делайте других заданий, пока не закончите с первыми.
Каждый день работайте над какой-нибудь задачей из группы В, требующей больших временных затрат. Наряду со своими повседневными делами вы должны также думать о своих «стратегических» важных задачах и целях. Только так вы сможете уже сегодня обеспечить себе «завтрашний» успех.

Уясните себе раз и навсегда, что у вас никогда не хватит времени на все то, что вам хотелось бы сделать, и на то, чего хотят от вас остальные. Позаботьтесь о том, чтобы использовать свое время лишь на действительно важные для вас вещи, которые могут приблизить поставленную вами перед собой цель. А время вы можете выиграть лишь в том случае, если научитесь говорить «нет» и отказываться выполнять необязательные дела.

Тест: правильно ли вы расставляете приоритеты?

Теперь вы можете проанализировать свое умение расставлять приоритеты. Обратите внимание: только задачи, являющиеся действительно важными для вас, могут входить в группы приоритетов А и В!

Сколько процентов от общего времени вы проводите в каждом из четырех квадратов А, В, С, D? (см. рисунок)

А__________ %

B__________ %

С__________ %

D__________ %

К какой бы группе вы отнесли дела, которыми займетесь завтра?

1.____________________=_________ — приоритет

2,____________________=_________ — приоритет

3.____________________=_________ — приоритет

4.____________________=_________ — приоритет

Теперь запишите, на что или на кого вы бы хотели затрачивать больше времени, чем обычно, а на что хотели бы сократить время.

Я бы сократил (а):__________________________

Вместо этого: __________________________

Автор: Йорг Кноблаух (Jorg Knoblauch),(профессор, один из руководителей компании Firmen Drilbox, специализирующейся на разработке систем управления собственным временем, автор многочисленных публикаций о планировании профессиональных и жизненных целей. Материал публикуется в сокращенном переводе с немецкого.)

wpg.com.ua

Важность Vs срочность: как правильно расставлять приоритеты?

Бронни Вэр (Bronnie Ware) на протяжении многих лет была медсестрой в отделении паллиативной терапии. Вэр заботилась о пациентах в последние 12 недель их жизни. Впоследствии она составила список из пяти сожалений, о которых она слышала от пациентов чаще всего:

Мне жаль, что у меня было недостаточно храбрости для того, чтобы принимать решения исходя из собственных желаний, а не ориентируясь на мнение окружающих
Мне жаль, что я работал недостаточно усердно
Мне жаль, что у меня не было смелости, чтобы открыто выразить свои чувства
Мне жаль, что я уделял друзьям слишком мало времени
Мне жаль, что я не позволял себе быть по-настоящему счастливым

Каждый день люди сталкиваются с сотнями самых разных задач. Генеральный директор Evernote Фил Либин (Phil Libin) выделяет два типа таких дел:

Срочные задачи — дела, специфика которых не позволяет отложить их на более позднее время. Примером может служить необходимость принять важный звонок или отправить срочный email.
Важные задачи — дела, не требующие сиюминутных решений, но способствующие достижению долгосрочных целей. К этому типу задач относится, к примеру, поиск помещения для кафе, которое вы хотели бы открыть в будущем.

Дуайт Эйзенхауэр как-то сказал: «Важные дела редко бывают срочными, а срочные дела редко бывают важными».

Нескончаемый поток срочных задач может просто-напросто перекрыть вам путь к задачам важным. Но что вы можете сделать, чтобы не допустить подобного сценария?

Используйте матрицу решений

Матрица решений является простым и эффективным инструментом, помогающим расставить приоритеты:

Источник

В левом верхнем квадранте матрицы располагаются важные и срочные задачи (пример: разрешение кризисной ситуации в компании).

Правый верхний квадрант включает в себя задачи, которые являются важными, но при этом не требуют срочного выполнения (пример: составление долгосрочного плана развития фирмы).

Левый нижний квадрант, напротив, содержит срочные, но не слишком важные задачи (пример: выбор блюда в ресторане).

Наконец, в правом нижнем квадранте находятся задачи, которые не являются ни важными, ни срочными (пример: прокачка героя в одной из MMORPG).

Очевидно, что выполнение задач из четвертого квадранта матрицы является наименее продуктивным способом потратить время. Понятно также, что в первую очередь следует разбираться с делами, сочетающими в себе важность и срочность. Вопросы возникают в тот момент, когда перед вами встает выбор: направить усилия на выполнение важной, но не слишком срочной задачи, или же отдать приоритет срочной, хотя и не слишком важной задаче.

В большинстве своем люди в подобных ситуациях ставят на первое место неотложные дела. Как итог, выполнение важных задач отодвигается на неопределенный срок.

Пабло Пикассо говорил: «На завтра стоит откладывать лишь то, что можно было бы бросить незавершенным и умереть без сожалений». Если вы считаете какую-то задачу действительно важной, отсутствие четких сроков ее выполнения не должно становиться препятствием на вашем пути.

Сделайте важное дело срочным

Вы раз за разом откладываете важную задачу на потом? Лишите себя такой возможности, установив крайний срок выполнения этой задачи.

Если вы давно мечтаете записаться в спортзал или начать учиться играть на саксофоне, попробуйте поставить себя в более жесткие условия, установив срок, в течение которого вы должны будете сделать шаг к своей цели.

Речь идет о масштабной задаче? В таком случае, есть смысл разделить процесс ее выполнения на несколько этапов и установить крайние сроки для каждого из них.

Придайте крайним срокам вес

Необходимо понимать, что сами по себе временные границы еще не являются эффективным триггером. Если вы решили, к примеру, что с завтрашнего дня начнете совершать утренние пробежки, ничто не помешает вам передумать в последний момент. А что, если завтра вы должны внести арендную плату за жилье? Вероятно, вы сделаете это, поскольку конфликт с владельцем жилья, а тем более судебное разбирательство вряд ли входит в ваши планы.

Проблема искусственных крайних сроков заключается в том, что изначально они ничем не подкреплены. Как же вы можете исправить ситуацию?

Расскажите о своих планах другим людям

Если о сроке, который человек отвел на выполнение той или иной задачи, известно только ему самому, он рискует обмануть только собственные ожидания. Поведав о своих планах другим людям, вы получаете дополнительный стимул к активным действиям.

Художник, публично объявивший дату проведения своей выставки, вероятно, приложит максимум усилий для того, чтобы закончить последнюю картину к назначенному сроку.

Впрочем, ограничивая себе пространство для маневра, важно проявлять осторожность. Поставив себя в слишком жесткие условия, вы будете испытывать психологическое давление, которое может стать серьезным препятствием на пути к цели.

Назначьте себе наказание за невыполнение задачи в срок

Важные, но несрочные задачи часто откладываются в долгий ящик просто потому, что негативные последствия их невыполнения не кажутся существенными. Впрочем, ничто не мешает вам «поднять ставки». К примеру, вы можете дать вашему другу определенную сумму, и попросить его перечислить деньги в пользу одного из конкурентов вашей любимой футбольной команды, если вы не выполните поставленную задачу в оговоренный срок.

Убедитесь в том, что представление работающих вместе с вами людей о срочности задачи совпадает с вашим

Если один из членов команды не желает считаться с крайними сроками, работа остальных ее членов может пойти насмарку. Именно поэтому так важно синхронизировать усилия людей, совместно работающих над тем или иным проектом.

Не дайте себе забыть о задаче

Срочные задачи зачастую напоминают о себе сами. Важные задачи в большинстве своем лишены данной «функции».

Боитесь, что можете забыть о важном деле? Оставьте записку с напоминанием на своем рабочем месте или сделайте соответствующую отметку на календаре.

Заключение

Разумеется, полностью отказаться от выполнения срочных задач попросту невозможно. Однако если в какой-то момент поток неотложных дел на время ослаб, и вам наконец представился шанс заняться чем-то действительно важным, вы просто обязаны воспользоваться такой ситуацией.

Высоких вам конверсий!

По материалам: pickcrew.com, image source: PhotosNormandie

17-05-2015

lpgenerator.ru

Расстановка приоритетов в тайм-менеджменте (управление временем)

Расстановка приоритетов в тайм-менеджменте – это базис, на котором строится весь остальной процесс. Неправильная градация привнесет еще больший хаос в повседневность и только усугубит положение. Как справиться с этой задачей, расскажет наша статья.

Методики расстановки приоритетов

Испокон веков люди прикладывали колоссальные усилия, чтобы подчинить себе время. Точной даты зарождения тайм-менеджмента неизвестно, однако первые упоминания о нем были зафиксированы еще в Древнем Риме, в записках философа Луцция Аннея Сенеки (3-65 гг. н.э.).

С тех пор человечество приобрело много опыта и смогло сформировать принципы, используя которые, можно грамотно и удобно расставлять приоритеты в собственных делах и работать эффективно. Предлагаем вашему вниманию обзор популярных и хорошо зарекомендовавших себя методик распределения приоритетов.

Планирование по АВС-системе

Началом создания данной системы послужило то, что, как показывает опыт, процентное соотношение важных и неважных дел практически одинаково. Поэтому все занятия распределяются по степени значимости, где каждой ступени присвоена буква.

То, что нужно выполнить в первую очередь, – помещается в группу «А»: это самые важные и значимые дела. В группы «В» и «С» распределяются дела с меньшим показателем срочности.

Срочные дела группы «А» составляют 15% времени и приносят 65% результатов.
Менее срочные дела группы «В» забирают около 20% времени, при этом приносят столько же результатов.
Малозначительные дела «пожирают» 65% ресурсов и приносят около 15% результата.

Исходя из этого была разработана следующая «инструкция по эксплуатации» системы:

Составьте общий список дел.
Систематизируйте каждое по срочности.
Пронумеруйте дела по установленной важности.
Распределите все задачи по вышеупомянутым категориям.
Задачи из группы «А» решайте самостоятельно.
Из группы «В» перепоручите сотрудникам.
Задачи группы «С» нужно свести к минимуму (устранить) или также перепоручить.

Планирование по Эйзенхауэру

Здесь управление временем происходит по принципу распределения всех дел по категориям:

Важно и срочно.
Не важно, но срочно.
Важно, но не срочно.
Не важно и не срочно.

В идеале, основную часть времени нужно уделять второй группе. При правильном планировании первая группа вообще должна оставаться пустой, что говорит о рациональном использовании времени. Дела из четвертой области должны отнимать минимум времени, так как сюда входят развлекательные мероприятия.

При правильном планировании первая группа вообще должна оставаться пустой, что говорит о рациональном использовании времени.

Для удобства ежедневного планинга метод Эйзенхауэра подразумевает построение матрицы, состоящей из четырех квадрантов, где по две оси, срочности и важности. В каждый из них вписываются ежедневные дела (после распределения их по представленным группам).

Планирование по правилу Парето

Пользуется популярностью метод итальянского экономиста и социолога Вильфредо Парето: 80/20. Согласно его наблюдениям, всего 20% эффективно потраченного времени приносит 80% результатов.

Вот лишь часть примеров его подсчетов, результаты которых доказывают природную закономерность:

20% работы = 80% прибыли.
80% работы = 20% прибыли.
20% клиентуры = 80% дохода.
80% клиентуры = 20% дохода.

Используйте эту закономерность в повседневности и увидите, как изменится ваша продуктивность. Как правило, люди привыкли тратить свое драгоценное время на отдых и развлечения, а делам уделять остатки сил.

Смените ориентир, используйте 20% времени, вкладывая максимум личного потенциала, что приведет к 80% результата. В первую очередь делайте только самые важные дела, и только потом остальные. Правило Парето удобно применять в тандеме с методом Эйзенхауэра.

Как подступиться к планированию времени

Вне зависимости от того, какой из методов будет предпочтен, подходить нужно одинаково. Не хватайтесь за распределение дел сразу – это не приведет ни к чему хорошему. Начните с подготовки, которая заключается в наблюдениях. На протяжении двух-трех недель следите за своим графиком, ведите точную хронологию, вплоть до 5 минут. Сроки ведения хронологии и точность в подсчетах очень важны для конечных результатов.

Записи ведите следующим образом:

07:00-07:30 – проснулся, сделал зарядку, принял душ.
07:30-08:00 – позавтракал, проверил почту и социальные сети.
08:00-08:30 – подготовил рабочую документацию.
…

Фиксацию событий можно производить в любом удобном для вас месте: в тетрадке, компьютере, специальной программе, на диктофон. На основе полученных данных вы увидите, на что расходуется время, а дальше решите, что из этого приоритетнее, а что наименее важно.

Несколько советов

Если вы решили «рулить» своим временем осознанно и эффективно, вам обязательно пригодятся следующие советы:

Никогда не тормозитесь на достигнутом. Как только вы добились желаемого – ставьте перед собой новую задачу и идите к ней. Это позволит всегда оставаться в тонусе.
Находите время на саморазвитие.
Не берите на себя чужих обязанностей и задач. Вы должны двигать вперед себя, а не становиться инструментом для продвижения других. Для этого научитесь говорить твердое «НЕТ» и не испытывать за это чувство вины.
Проанализируйте свои желания, подумайте, чего вы хотите добиться в этой жизни. Это даст вам понять, чему нужно уделять свое основное время.
Посмотрите критически на свою жизнь, чтобы выявить вредные привычки, которые «пожирают» время. Не сожалея, исключите их из своей жизни. В крайнем случае, оставьте им самый мизер времени.
Если занимаясь каким-либо делом, вы ощутили, что вам это не приносит никакой пользы, а только тормозит или оттягивает назад, – бросьте его!
Прежде чем приступать к какому-нибудь делу подумайте, нужно ли оно вам? Продвинет ли оно вас к намеченной цели? Да – дерзайте, нет – забудьте о нем.
Ведите журнал, в который будете записывать все свои победы и достижения. В трудные времена вы можете «черпать» оттуда вдохновение и силы, которые не дадут отступиться от намеченного.
Составляйте планы дел не на день, а на неделю – такой подход гораздо эффективнее.
При завале в делах не торопитесь и не паникуйте. Не нужно стараться выполнить все сразу – эффективности от этого никакой не будет, а вот ошибок наделать можно, да и нервную систему сломать. Начните с самых важных дел, постепенно переходя к менее значимым.
Не пытайтесь все запоминать, в суете будней это практически невозможно. Заведите ежедневник, куда вписывайте все необходимое.

Найдите методику, которая наиболее комфортна для вас, примите к сведению советы, приведенные выше, и проживайте каждый день не только с удовольствием, но и с пользой.

zhazhda.biz

Как выбрать приоритет в расстановке задач между «срочным» и «важным»

Чувство загнанности начинает преследовать стартапера, когда вместо проактивного режима работы он переключается на реактивный. Став «реактивным работником», человек начинает действовать «по обстановке» вместо того, чтобы четко следовать намеченному плану дел на день.

Сбившись с запланированного графика работ на постоянное «тушение пожаров» и «затыкание дыр», разработчик или менеджер начинает урывать время от одних задач для выполнения других. В итоге у него накапливается гора недоделанных задач наряду с растущим дефицитом времени.

Особенность человеческого мышления заключается в том, что мы как правило плохо умеем распоряжаться временем. Планы часто превращаются в иллюзии, иллюзии давят грузом, времени не хватает, и в реальности ничего не получается.

Срочное и важное: как отличить?

Ошибочно воспринимать задачи, поступающие на почту с пометкой «Важно», как те, что требуют неотложного решения. Формула «сделай это немедленно» кажется простой и понятной: зачем откладывать, раз это важно?

И вот тут необходимо правильно подойти к определению и сущности двух понятий: «срочные задачи» и «важные задачи». «Срочно» означает, что от исполнителя такой задачи требуется немедленная реакция и немедленное выполнение действия. «Важно» обозначает, что параметр или задача, о которой идет речь, играет ключевую роль в успехе всего проекта или значительной его части. Ценность и скорость реагирования не надо смешивать.

Смещение фокуса с важности на срочность происходит у всех по-разному и зависит от уровня профессиональной подготовки, практических навыков и той области, за которую отвечает конкретный сотрудник стартапа или компании.

Чтобы облегчить понимание различия между срочными и важными задачами, Стивен Кови в своей книге «Семь навыков высокоэффективных людей» предложил матрицу для тайм-менеджмента. Она представляет собой 4 квадранта со следующими параметрами:

Срочное и важное.
Не срочное, но важное.
Срочное, но не важное.
То, что не является ни важным, ни срочным.

Общий вид матрицы представлен на схеме ниже:

Для начала справляемся с задачами из первого квадранта: они жизненно важны, чтобы продолжать работу над остальным. Во втором квадранте собраны важные задачи, которые можно отложить и не выполнять сию секунду. Кови объясняет, что второй квадрант является «сердцем» эффективного персонального менеджмента.

Большинство застряет в третьем квадранте. В нем «живут» задачи, которые создаются и требуют выполнения по чьей-либо просьбе, поручению или в силу возникших внешних обстоятельств. А в четвертом квадранте должно быть собрано всё то, на что нет смысла тратить время. Метод расстановки приоритетов для задач еще называют «матрицей Эйзенхауэра», потому что аналогичного метода принятия решений придерживался Дуайт Д. Эйзенхауэр.

Уровень срочности каждый привык определять субъективно, а потому есть смысл доверять не только прямому определению «срочные дела»,а руководствоваться критериями важности даже самых неотложных задач.

1. Выясните, что по-настоящему важно для вас и для вашего проекта

Стоит потратить немного времени на определение того, что имеет настоящую важность для вашего стартапа или для того вида деятельности, которым в настоящее время занимается специалист лично или вся команда в целом. Что важно и ценно? Как выполнение этих задач будет способствовать качественному и количественному процветанию стартапа?

Что постоянно крутится в голове, но до этого «не доходят руки»? Как ни странно, к числу таких задач могут относиться не только профессиональные цели или определенные показатели работы стартапа, но и даже сугубо личные (к примеру, чтение, время с близкими, изучение нового иностранного языка или дополнительных технологий, которые могут пригодиться в работе).

Составлять и заполнять такой список — скучное дело, но зато можно сэкономить время и ресурсы, если подойти тщательно к еженедельному и ежемесячному планированию. Кроме того, в процессе составления списка важных задач можно обнаружить, что целый ряд полномочий и промежуточных заданий можно делегировать подчиненным или коллегам, что разгрузит личный и профессиональный график дня.

2. На важные вопросы надо заранее выделить четко определенное время

Чтобы перейти из первого ко второму квадранту и не застрять в третьем, есть несколько простых, но действенных шагов. Для начала установите четкие дедлайны и промежуточные контрольные сроки, разбейте все задачи на дискретные отрезки и привяжите их к этим срокам.

Экономист-бихевиорист Дэн Ариэли объясняет, почему такой способ согласования времени и задач работает лучше всего. По его словам, дедлайн отлично очищает наши мысли и позволяет наметить план действий. А всегда лучше указывать себе и подчиненным с коллегами на конкретные действия, которые надо выполнить к определенному сроку, чем находиться в состоянии вечной неопределенности, ориентируясь только на некую абстрактную цель.

Составьте расписание дня, недели и месяца. Привяжите календарные сроки и даже конкретные часы к постановке и завершению конкретных мелких, промежуточных и финальных задач в работе. Двигайтесь между этими контрольными точками постепенно. Постоянное и постепенное движение облегчит выполнение даже самых сложных и запутанных процессов при разработке, переговорах и маркетинге.

И хотя с прогнозированием у людей обычно не складывается, психолог Дэн Гилберт говорит, что способность человека заглядывать в будущее и думать о том, что принесет нам ощущение успеха и счастья в будущем, помогает достигать таких целей в настоящем, которые оставляют у нас чувство удовлетворения.

vc.ru

Расставлять приоритеты: 6 эффективных методов

Всем привет! Уметь правильно расставлять приоритеты просто обязан каждый человек на планете, потому, что именно от этого большей частью зависит его успех и качество жизни, неважно, в какой сфере деятельности он трудится, и трудится ли вообще. И сегодня мы рассмотрим, какие существуют наиболее эффективные и простые способы, чтобы вы могли выбрать для себя подходящий.

Топ способов

1. ABC – метод

Он заключается в ранжировании по важности и сложности. Вам стоит просто составить список дел и целей, распределив по категориям:

А – самые срочные и ценные
В – могут немного подождать
С – вполне можно отложить на неопределённый срок

2. Олимпийский способ

Он заключается в сравнении, именно так проще определить значимость. Вот, например, пришли вы в магазин за обновками, и увидели 10 красивых футболок. Глаза разбегаются, вы не знаете, какую из них выбрать, а купить несколько не можете себе позволить.

Тогда из 10 вы откладываете 8, которые больше нравятся, 2 оставшиеся совсем убрав. Затем из восьми шесть, и так, пока не останется одна. Точно также поступайте и в работе, планировании своей деятельности, расходов, отпуска и прочее.

3. Парное сравнение

Хоть он и похож по схеме действия на предыдущий, весомые отличия имеются – используя эту технику вы сможете определить наиболее эффективный вариант из предложенных. Допустим, вы получили наследство и не знаете, как распорядиться деньгами, чтобы было выгодно. И «мечетесь» между вкладыванием в бизнес, покупкой недвижимости, либо же депозитом в банке.

В этом случае следует выписать самые важные критерии, характеризующие как процесс, так и ожидаемый результат. В нашем примере идеально подойдут такие, как реальность воплощения, риски и сроки реализации. Соотнесите каждый из своих вариантов к наиболее соответствующему критерию. После чего подумайте, что лично для вас является самым важным? Чего вы хотите достичь?

4. Матрица Эйзенхауэра

Это довольно-таки непростая таблица, но немного уделив ей внимания, вы поймёте, насколько она удобна и эффективна. Она помогает не только выделить наиболее актуальные и первостепенные задачи, но и распланировать свободное время, исключив совершенно бесполезные занятия из своей жизни. Включает в себя четыре типа приоритетности, благодаря которым вы будете всегда знать, что следует делать в данный момент. Подробно ознакомиться с ней можно, перейдя по ссылке.

5. Взаимное влияние

Эта техника незаменима в жизни, потому что с её помощью становится проще не только предугадывать будущее, исключая порой сложности и неудачи, но и нести ответственность за свои поступки. Суть заключается в том, что вам необходимо выписать на листе абсолютно все ваши задачи и цели, только не структурировано по списку, а разбросать по листу, и обвести их в кружочек.

Потом соединить между собой стрелками, если они влияют или зависят друг от друга. Например, если вы мечтаете, наконец, купить машину, то это будет сложно сделать, если, конечно, у вас не лежит в банке необходимая сумма денег. Поэтому это стремление как нельзя, кстати, связано с желанием организовать источник пассивного дохода, а также поиском новой работы, разговором с начальством по поводу повышения и прочее.

6. Квадрат Декарта

Непростая техника, и подходит для случаев, когда необходимо верно расставить приоритеты, только не ежедневных задач, а такого, глобального и масштабного плана. Например, которые по времени выполнения занимают год и больше. Вот, допустим, решили вы открыть бизнес, но сомневаетесь в своих силах или боитесь рискнуть и всё потерять. В таком случае выберите время, когда вас никто не потревожит, и ответьте себе на следующие вопросы:

Что случится, если я решусь и сделаю это?
А что произойдёт, если не сделаю?
Чего не случится, если я сделаю это?
И чего не случится, если не сделаю?

Вроде бы простые вопросы, но они помогут осознать мотивы, просчитать последствия, как активности, так и бездействия. Важно только позволить себе пофантазировать.

Заключение

И напоследок, посмотрите обязательно статью «Как эффективно управлять своим временем занятому человеку с помощью методик тайм-менеджмента», там вы найдёте информацию о том, как правильно ставить цели и планировать. Ведь саморазвитие – процесс непрерывный, какого бы успеха не добился человек. Успехов вам и свершений!

Материал подготовила Журавина Алина.

qvilon.ru

Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов

Приветствую всех читателей и подписчиков! С вами Юрий Окунев.

Вы задумывались над тем, насколько грамотно планируете и расходуете время? Знакомо ли чувство, что вы тратите дни, недели, а то и месяцы зря?

Если да, то матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов — это обязательная для вас тема к изучению. Без нее вы так и будете распыляться на всякие мелочи, забывая про действительно важные дела.

Если же вы пока не сталкивались с проблемой тайм-менеджмента, то матрица вам все равно необходима, ведь она поможет стать еще успешнее.

Проблема матрицы Эйзенхауэра

Матрица была разработана 34-м президентом США, Дуайтом Дэвидом Эйзенхауэром.

Поскольку пост главы государства предполагал неимоверное количество ежедневных задач, политик решил создать универсальную схему, которая бы помогала ему классифицировать и сортировать их.

Суть метода заключается в анализе текущих дел, задач и определении, какие из них являются наиболее значимыми и срочными. Проблематика заключается в том, что мы далеко не всегда можем верно определить, что для нашей жизни, бизнеса является действительно важным. Только научившись высокоэффективному планированию, мы встанем на путь успеха, самореализации и гармонии.

Оси и квадранты

Матрица образована двумя осями. Вертикальная означает важность, а горизонтальная — срочность задачи. В итоге, выделяется четыре квадранта.

Верхний правый. Дела срочные и важные.

Задачи сюда попадают в том случае, если произошло что-то непредвиденное, и приходится разбираться с внезапно возникшими делами. Либо по причине неграмотного тайм-менеджмента, когда нерешенные вовремя задачи переходят из статуса «важно, но не срочно», в статус «дальше тянуть уже нельзя». Исключение составляют вопросы здоровья и безопасности, которые всегда должны быть приоритетными.

Ключевой принцип матрицы заключается в том, что необходимо сделать все возможное, чтобы в данном квадранте вообще не было никаких записей. Это будет свидетельствовать о том, что все или практически все находится у вас под контролем. Только в этом случае можно говорить о выдающихся деловых качествах, умении грамотно распределять время и расставлять приоритеты.

Верхний левый. Дела не очень срочные, но важные.

Это основной сектор. В нем должны находиться самые значимые для вас и/или вашей компании вопросы. Делая акцент на данном квадранте, вы будете уверенно двигаться к мечте, жить насыщенной событиями и свершениями жизнью.

Затягивая с решением вопросов верхнего левого квадранта, вы вскоре заметите, что список задач из него плавно переползает в предыдущий верхний левый сектор. То есть начинается аврал. Чтобы этого не случалось, нужно уметь делегировать решение вопросов другим людям!

Сюда включать значимые повседневные задачи, которые помогут избежать проблем в будущем. Например, это маркетинговое планирование, ребрендинг, кадровые и финансовые вопросы, а также спорт и забота о здоровье, помощь близким, установка сигнализации в квартире, страхование имущества и пр.

Нижний правый. Дела срочные, но не слишком важные.

В него попадают вопросы, отвлекающие нас своей срочностью от значительно более важных занятий. Например, необходимость помочь родственнику посадить картошку, просьба друга забрать его из аэропорта, ремонт бытовой техники, День рождения далеко не самого близкого и преданного товарища и т.д.

Распыляясь на все это, вы начинаете меньше внимания и времени уделять вопросам из предыдущих квадрантов. В итоге, страдают ваши интересы, потребности и стремления. Более того, высока вероятность того, что вы начнете переставлять дела из этого сектора в сектор «срочно и важно». Вот почему необходимо со всей скрупулезностью подходить к расстановке приоритетов.

Нижний правый. Дела несрочные и неважные.

В повседневной жизни любого человека таких дел очень много. Словно болото, они засасывают вас целиком и полностью.

К данной категории можно отнести различные бытовые дела, приятные для души занятия, мелкие организационные вопросы, которыми без ущерба для себя/компании можно заняться тогда, когда вы действительно свободны. Звонок приятелю, переписка в соцсетях, поиск туров для следующего отпуска, походы в салон красоты, замена пары картинок на сайте — на все это вы тратите свое внимание, силы, время и т.д.

Все задачи, попавшие в этот квадрант должны выполняться только после того, как будут решены вопросы из всех других секторов.

Примечательно, что матрица активно использовалась и известным американским специалистом по высокоэффективному планированию, Стивеном Кови. Взяв за основу схему экс-президента, он дополнил ее собственными размышлениями, пояснениями и советами. В частности, первый сектор он назвал кризисным, второй — квадратом качества, третий — преддверием кризиса, а четвертый — деградацией.

С одной стороны матрица приоритетов предельно логична, понятна и проста. Но стоит приступить к классификации задач, как сразу же возникнут проблемы. Как понять, что просто важно, а что критически значимо? Что нужно сделать прямо сейчас, а что подождет? Поможет в этом следующая методика.

«Декартовы координаты»

Она называется так потому, что в ее основе лежит все так же система пересекающихся осей, которую в свое время создал известный математик Рене Декарт. Матрица Эйзенхауэра и картезианские квадраты имеют одинаковый внешний вид, однако содержание отличается. За каждым квадрантом закреплен вопрос.

Верхний левый сектор. Что я выиграю, если я это не сделаю?
Верхний правый сектор. Что я выиграю, если сделаю это?
Нижний левый сектор. Что я потеряю, если не сделаю это?
Нижний правый сектор. Что я потеряю, если сделаю это?

После того, как ответы даны, оцените каждый из них. В итоге, у вас сформируется более-менее объективное представление о проблеме.

Как использовать матрицу Эйзенхауэра

Думаю, нет необходимости обсуждать необходимость использования методы для расставления приоритетов между деловыми и бытовыми задачами. «А может ли она пригодиться еще где-нибудь?» — спросите вы. Отвечаю — да, она будет полезна везде, где нужно что-то упорядочить. К примеру:

Найти врача для брата — срочно и важно. Помириться с супругом — не срочно, но важно. Купить подарок на именины троюродной тете — срочно, но не важно. Отправить подруге в соцсети ссылку на веселое видео — совершенно не срочно и неважно.

Уборка в шкафах, кладовых дома.

В первом квадранте могут быть вещи, которые очень вам нужны и могут понадобиться буквально завтра. Во втором — те, которые очень нужны, но не прямо сейчас. В третьем — те, которые понадобятся в ближайшее время, но потом их можно будет убрать подальше. В четвертом — то, что можно отложить до следующего сезона/отдать нуждающимся людям.

Забота о здоровье.

Вы хотите побороть зловредную хроническую болячку, восстановиться после операции? Или, быть может, требуется просто улучшить общее самочувствие и привести в порядок тело? Для этого нужно уделить внимание большому количеству вещей — питанию, тренировкам, отдыху, профилактическим и лекарственным средствам, физиотерапии и пр. Причем, далеко не все методики можно и нужно сочетать.

Распределите задачи по квадрантам, чтобы составить грамотную стратегию оздоровления и наметить точный план действий.

**
Как и всегда, желаю вам успехов в борьбе за цели и счастливую успешную жизнь. Еще больше интересной и на 300% полезной информации вы найдете в моем курсе тайм-менеджмента. Вас ждут уникальные авторские разработки, глубинная теоретическая информация и большое количество практических (!) отработок.

А если у вас остались ещё вопросы, приглашаю на индивидуальную консультацию. Подробности здесь.

На этом все. До новых публикаций. Оформляйте подписку на новости, чтобы не упустить ничего важного. С уважением, ваш Юрий Окунев.

my-day.pro