Оценка успешности проекта на базе гибких методологий с помощью алгоритма нечеткого вывода
|
Страница 2 из 2 Статистика успешности выполнения проектов позволяет утверждать, что в этой сфере существуют серьезные проблемы, что делает исследования в данной области чрезвычайно актуальными. Опрос CHAOS Chronicles, проведенный The Standish Group показал, что в мире только 39 % проектов завершаются успешно, 18 % полностью проваливаются, остальные 43 % превышают сроки или бюджет. На сегодняшний день эти показатели несколько лучше, чем 10-15 лет назад, но темпы роста по-прежнему остаются низкими. Изучение причин данной ситуации показывает, что традиционное управление проектами сложилось в достаточно стабильных отраслях и базируется на принципах, которые препятствуют эффективному его использованию при управлении проектами. Для преодоления сложившейся проблемы необходима выработка новых подходов и методов к управлению проектами. Гибкое проектное управление стало чрезвычайно популярным в последние 15 лет, особенно в секторе разработки программных продуктов. Эффект от внедрения гибких методологий оценивается участниками команд очень положительно. Они отмечают значительное увеличение продуктивности, качества и степени удовлетворенности заказчика при умеренном росте стоимости проекта. Несмотря на то, что использование методик гибкого управления способно приводить к существенному повышению эффективности, нельзя не отметить некоторые критические оценки и негативные замечания. Основным объектом критики является серьезная потеря управляемости проекта на базе гибких методологий. В рамках исследования было выявлено, что в гибкой модели управления проектами функции контроля и планирования реализуются в фазе адаптации, поэтому именно она была рассмотрена подробно. Невозможность контролировать все аспекты проекта требует выделить ключевые области и контролировать именно их.
Далее возникает необходимость на основе количественных значений критериев произвести итоговую оценку, которая позволила бы менеджеру принять корректирующее воздействие. С учетом особенностей задачи, для этого лучше всего подошел алгоритм нечеткого вывода [1]. Алгоритм нечеткого вывода позволяет наиболее просто и быстро изменять модель системы путем добавления или изменения правил вывода [2]. При добавлении нового критерия эксперту необходимо задать термы и функции принадлежности для соответствующей новой лингвистической переменной и правила, учитывающие оценку по новому критерию в общем выводе. Для выбора конкретного алгоритма нечеткого вывода были рассмотрены конкретные алгоритмы: Mamdani, Sugeno, Larsen и Tsukamoto. Результаты, полученные с помощью них, были сравнены с экспертными оценками, что позволило выделить алгоритм Larsen как наиболее подходящий в рамках решаемой задачи.
Теги: помощью алгоритма нечеткого вывода методологий «ПерваяПредыдущая12СледующаяПоследняя» |
Одним из таких новых направлений в развитии управления проектами является гибкое управление проектами.
Очевидно, что для команды в рамках проекта он должен быть стабилен — обратное сигнализирует о неточном планировании или других технических или дисциплинарных проблемах.
При добавлении новой альтернативы эксперт должен задать ее оценки по всем критериям по выбранным шкалам [3].Есть вопрос? Задайте его Вашему персональному менеджеру.
Служба поддержки призвана помочь пользователям в решении любых проблем, связанных с вопросами публикации своих работ и другими аспектами работы издательства «Проблемы науки».
Интересная статья? Поделись ей с другими:
Добавить комментарий
Оценка факторов успешности проекта
Косарева Алена Николаевна
Научно-исследовательский университет «Высшая Школа Экономики»
Аннотация
Статья посвящена рассмотрению факторов успешности проекта, а также необходимости выполнения условий «железного треугольника». Автор статьи рассматривает ключевые факторы успешности проекта и анализирует связь выполнения условий «железного треугольника» с конечным результатом проекта на основании реальных примеров и статистических данных. В результате были выявлено, что соответствие результата проекта всем условиям «железного треугольника» не гарантирует его успех. Помимо выполнения проекта в рамках срока, бюджета и спецификации, необходима изначально хорошо продуманная идея самого проекта, слаженная работа команды и грамотные действия руководителей на протяжении реализации проекта.
Ключевые слова: в рамках бюджета, в рамках спецификации, в срок, железный треугольник, тройственная ограниченность, успех проекта, факторы успешности проекта
Abstract
The paper contemplates factors of project success and the need for all project management triangle conditions to be fulfilled. The author examines the key factors of project success and analyzes the coherence between the fulfillment of project management triangle conditions and the final project result using real examples and statistical data. As a result, there’s a little compliance between project results and project management triangle conditions fulfillment. Project must not only be done within the limits of time, budget and specification, but also must have a well-considered idea, well co-ordinated work and a good management.
Библиографическая ссылка на статью:
Косарева А.Н. Оценка факторов успешности проекта // Современные научные исследования и инновации.
IPhone, Microsoft, новый фонтан на городской площади – все это видится покупателями, пользователями и жителями как готовый продукт, то есть конечный результат конкретного проекта. Однако за результатом стоит большая и трудоемкая работа создателей и разработчиков, включающая в себя не один этап, и этап реализации самого проекта не всегда является самым длительным и сложным. Ничуть не менее сложными и даже иногда более длительными являются стадии, предшествующие реализации – разработка концепции и идеи, составление бизнес-плана, планирование, то есть вся деятельность, характерная для начальной фазы жизненного цикла проекта.
Когда идея и концепция полностью определены создателями, наступает необходимость разработки четкого плана реализации проекта: необходимо определить, сколько времени уйдет на реализацию, какой объем инвестиций необходимо привлечь, сколько ресурсов как трудовых, так и материальных потребуется для реализации проекта, а также, каким требованиям должен соответствовать готовый продукт, чтобы получить желаемый результат.
Однако каким образом на начальном этапе разработки проекта можно оценить его успешность? Какими факторами необходимо руководствоваться, и какие должны быть в приоритете выполнения у руководителя проекта?
Одними из основных факторов, определяющих успешность проекта, традиционного считается выполнение его в срок, в рамках бюджета и в рамках спецификации, то есть достижение целевых показателей результативности. [1, с. 699] Но какой из этих факторов более приоритетен для успешного проекта и можно ли сказать, что это единственные показатели успешности? Наверное, нет. Однако рассмотрим сначала традиционные факторы успешности проекта.
Принято считать, что проект успешен, если он удовлетворяет условию тройственной ограниченности или иначе «вписывается» в, так называемый, железный треугольник.
Понятие тройственной ограниченности предполагает баланс между содержанием проекта, его стоимостью и ценой. [2] Рассматривая эти характеристики как ограничения, то есть как стороны треугольника, можно перейти к понятию «железного треугольника». Данный термин отражает не только необходимую ограниченность проекта перечисленными факторами, но и показывает зависимость между ними. Ведь, если проект, например, «выйдет» за рамки сроков, то это повлечет за собой увеличение бюджета, а также изменение состава работ. Подобная зависимость справедлива и для всех остальных граней.
Согласно данным аналитической компании «Гартнер», 66% крупномасштабных проектов не могут выполнить заявленные коммерческие цели, завершаются с опозданием, или значительно перерасходуют бюджет. [3, с. 215] Подобная статистика говорит о том, что большинство проектов «выходят» за рамки «железного треугольника». В связи с этим, руководителям проектов часто приходится выбирать: выполнить проект в срок или остаться в рамках сметы, так как при нехватке времени зачастую пытаются увеличить количество работников, а нехватка денег приводит к длительным задержкам работ.
Что же лучше: остаться в рамках бюджета или уложиться в срок? Исследователи из консалтинговой компании McKinsey в результате исследования выяснили, что некоторые проекты, завершенные в срок ценой превышенной сметы, на 140% прибыльнее, чем проекты, уложившиеся в сметный бюджет, но выполненные с задержкой, например, на шесть месяцев. [4] А главный менеджер проекта разработки операционной системы IBM 360, Фредерик П. Брукс, считает, что привлечение дополнительной рабочей силы, в случае, если проект не укладывается в сроки, не принесет никакой пользы, а только еще сильнее усилит задержку из-за необходимости обучения нового персонала, ведения постоянного контроля его работы и т.д. [5, с. 3]
Однако в некоторых случаях специфика проекта не предоставляет руководителю возможности выбирать одну из зол. Это происходит при работе с рядом социальных проектов, например, ремонт учебного заведение к началу учебного года, проектами спортивных и массовых мероприятий и т.д. Например, один из самых обсуждаемых и самый затратный из подобных – проект Олимпиады в Сочи был строго ограничен по срокам, ведь соревнования должны были начаться в запланированный день.
Необходимость любой ценой уложиться в сроки, привела к значительному превышению затрат над предполагаемой сметой. То же можно сказать и о крупных музыкальных проектах, например, Евровидении, и о менее масштабных, например, ледовом городке, ежегодно возводящемся в Пермском крае. Ледяные скульптуры и постройки необходимо завершить до празднования нового года, что зачастую вынуждает организаторов увеличивать рабочую силу и, соответственно, затраты. Та же тенденция наблюдается и в проектах сильно ограниченных в бюджете. В случае, если дополнительного финансирования получить не удается, срок выполнения проекта растягивается на неопределенный промежуток времени. Самими яркими проектами подобного плана являются практически все проекты по реконструкции и возведению бюджетных учреждений, например, больниц, которые простаивают месяцами, пока руководили проектов в ожидании новой волны спонсирования.
Исходя из всего вышесказанного, остается не совсем понятным, что же приоритетнее: выполнение проекта в срок или сохранение его сметной стоимости? Мне кажется, что однозначный ответ дать нельзя.
Во-первых, исходя их теории «железного треугольника», изменение одного фактора неизбежно приведет к изменению другого. Для того, чтобы «удержать» проект в этих рамках, менеджерам необходимо заранее просчитывать адекватные сроки и стоимость, а не опираться на теорию или предположения, ведь лучшим решением является создание реалистичного плана по выполнению проекта. Во-вторых, в случае, если проект подвержен каким-либо строгим ограничениям по срокам или средствам, руководитель должен рассматривать данный фактор как приоритетный, подчиняя ему остальные.
Тем не менее, можно ли оценивать успешность проекта исходя только их таких трех параметров как срок, бюджет и содержание? Наверное, более точно можно оценить успешность проекта, если включить в рассмотрение и другие критерии как, например, квалификация руководящего состава и менеджеров, актуальность идеи и качество ее реализации. К такому мнению приходят и многие исследователи, разрабатывая более полный список критериев оценки успешности проектов.
Аарон Шенхар вместе с группой ученых разработали комплексный подход к оценке факторов успешности проекта. Они разделили важные, по их мнению, критерии на четыре группы: эффективность проекта, влияние на клиента/покупателя, влияние на компанию и подготовка к будущему. [1] Под эффективностью проекта понимаются стандартные критерии, такие как срок, бюджет, содержание или цели проекта, то есть эффективность проектного плана. Влияние проекта на потребителя предполагает удовлетворение его потребностей при разработке проекта, то есть достижение заданных в проекте характеристик. Сюда также можно отнести степень удовлетворенности потребителя и т.д. Так как любой проект должен приносить прибыль, третья категория – влияние на компанию – предполагает степень, с которой проект оказал прямое влияние на компанию, как с финансовой стороны для коммерческих организаций, так и с социальной для некоммерческих. Авторы также включили категорию, оценивающую как компания подготовилась к будущим возможностям: развиваются ли технологии, генерируются ли новые идеи, охватываются ли новые рынки – все это относится к категории подготовка к будущему.
Некоторые специалисты рассматривают более узкие критерии успешности проекта. Во многих работах к факторам тройственной ограниченности добавляют еще один – удовлетворение всех требований клиента и заказчика. Исходя из этого критерия, проект считается успешным тогда, когда его результат полностью соответствует ожиданиям потребителя и требованиям заказчика. [6] Другие исследователи добавляют к этим фактором не менее важный, на мой взгляд: личные качества команды, в особенности менеджера, а также вовлеченность команды в проект. В основном, весь процесс руководства ложится на плечи именно менеджера, и он должен всегда быть начеку. Разумеется, личные качества руководителя важны не меньше, так как он должен принимать решающие для проекта решения и стимулировать работу команды. Другим важным фактором является систематизированность работы над проектом: каждый участник должен знать поле своей работы, иметь четкий график по ее выполнению – каждому должно быть понятно, за что он несет ответственность.
Доктор экономических наук Галина Сергеевна Ферару, считает, что для успешности проекта, его участники должны понимать «основную точку приложения усилий» – те, приоритетные задачи, на которых необходимо сосредоточиться, без которых выполнение проекта невозможно. [5, с. 3] Кроме того, Г. Ферару считает, что очень важно понимать, какие действия должны быть предприняты для спасения проекта в случае его начинающегося провала – должна быть известна четкая методология.
Все вышеперечисленные факторы непременно отражают успешность того или иного проекта, однако нельзя оценивать все проекты одинаково. При рассмотрении факторов успешности проекта необходимо учитывать размер проекта, отрасль, в которой он реализуется, а также его специфику. Ведь крупные проекты имеют свою долгосрочную специфику, что не позволяет им быть оцененными наряду с малыми, а инновационные проекты, требующие больших вложений и узкоквалифицированных специалистов, не должны быть приравнены к типовым проектам.
Проект – это не просто комплекс взаимосвязанных мероприятий, это своего рода «ребенок» компании, ведь из него получается именно то, что в него вкладывали на протяжении его роста и развития.
Поэтому факторами успешности проекта являются не только выполнение его в срок, в рамках бюджета и в рамках содержания, но и выполнение его качественно, с полным пониманием того, что должно получиться на выходе. Для успешности проекта необходима слаженная, заинтересованная работа всей команды, мгновенная реакция руководителя на ошибки, принятые вовремя правильные решения, ну и, конечно, изначально грамотно продуманная и актуальная идея самого проекта.
Библиографический список
- Shenhar A. J. et al. Project success: a multidimensional strategic concept. Long range planning. 2001. №. 6. P. 699-725.Елашина К.Е.,
- Денисенко В.И. Оценка вероятности успешности проекта // Экономика и менеджмент инновационных технологий. 2012. № 1. URL: http://ekonomika.snauka.ru/2012/01/359 (дата обращения: 15.07.2015)
- Фатхутдинов Р. А. Управление конкурентоспособностью организации. Учебник// М.: Маркет ДС. 2008. C. 432
- Madden J. One Hundred Rules for NASA Project Managers// Alabama —1996.
URL: http://www.oliverlehmann.com/project-management-sources/Nasa-Hundred-Rules-for-Project-Managers.pdf (дата обращения: 10.07.2015) - Ферару Г. С. Условия, факторы и критерии успешной реализации проекта: обобщение опыта проектного управления // Современные технологии управления: электронный научный журнал. 2014. №. 11. С.1-5.
- Архипенков С. Лекции по управлению программными проектами// М.: Самиздат. 2009. C. 128.
URL: http://www.oliverlehmann.com/project-management-sources/Nasa-Hundred-Rules-for-Project-Managers.pdf (дата обращения: 10.07.2015)Количество просмотров публикации: Please wait
Все статьи автора «Косарева Алена Николаевна»
Как измерить успех проекта
Автор Smartsheet Кейт Эби
28 февраля 2022 г.
Определить и измерить успех проекта может быть сложно. Понимая критерии успеха проекта, ваша команда может найти и применить повторяемый успех. Узнайте, как определить успех вашего проекта и команды, а также инструменты для его измерения.
На этой странице вы найдете информацию о важности успеха проекта и о том, как его измерить. Кроме того, загрузите комплект для успешного выполнения проекта, который поможет вам в оценке.
Что такое успех проекта?
Термин успех проекта относится к конкретному критерию, установленному клиентом и командой проекта до начала проекта. Команды используют эти спецификации, вехи и результаты для оценки успеха проекта после его закрытия.
Что приводит в действие ваш процесс? Узнайте с помощью быстрого 5-минутного теста.
Всего за несколько вопросов узнайте, какой силой вы обладаете и как вы можете использовать ее, чтобы работать более эффективно, создавать более сильные команды и делать больше.
Начать тест
Важность измерения успеха проекта
Очень важно измерять успех проекта, чтобы проектная группа могла отслеживать прогресс и определять любые улучшения процесса. Измерение успеха проекта дает ценную информацию об удовлетворенности клиентов и команды, способствует постоянному совершенствованию и поддерживает будущие решения.
Хассан Осман, директор отдела управления проектами в Cisco и автор блога The Couch Manager, заявляет: «Измерение успеха проекта важно, потому что именно так вы определяете, насколько проект действительно эффективен. Факторы успеха обычно зависят от первоначальных целей проекта, которые включают объективные и субъективные показатели».
Роль жизненного цикла проекта в успехе проекта
Вы можете измерить успех проекта, рассмотрев каждую фазу жизненного цикла проекта, от инициации до планирования, выполнения и закрытия:
- Инициация: Эта фаза определяет объем и результаты проекта. Завершенные результаты могут определить успех проекта.
- Планирование: Установите рабочий процесс, ресурсы и бюджет. Точность этого планирования способствует успеху проекта.
- Выполнение: На этом этапе осуществляется мониторинг бюджета, прогресса и качества работы. Производительность этих элементов может измерить успех проекта.
- Закрытие: На этом этапе анализируются этапы и результаты, которые напрямую влияют на успех проекта.
Оценка проекта
Оценка проекта позволяет команде проекта проанализировать успех и неудачу проекта на основе показателей, установленных командой.
Как предлагает Осман: «Правильное определение мер и уровней допустимости перед началом работы помогает сформировать правильные ожидания для всех. Перед началом проекта рекомендуется определить факторы успеха. Одна из идей состоит в том, чтобы продумать, как отказ от одного из трех основных ограничений — времени, стоимости и масштаба — повлияет на меру успеха после закрытия проекта. Например, некоторые проекты расценивают двухнедельное отклонение от графика и увеличение стоимости на 2% как большой успех. В случае с другими проектами такое же отклонение от графика и увеличение затрат может привести к полному провалу».
Как вы измеряете успех проекта?
Вы можете измерить успех проекта, изучив объем проекта, оценив спецификации проекта, проанализировав бюджет проекта и просмотрев удовлетворенность клиентов и сотрудников.
Эти шаги описаны ниже.
Шаг 1. Обзор содержания проекта
Начните с рассмотрения требований и результатов, которые команда согласовала в начале проекта. Для каждого конечного результата отметьте необходимые ресурсы, задачи и время, которое потребовалось для их выполнения.
Шаг 2: Оценка спецификаций проекта
Соответствует ли проект ожиданиям и целям? Вы можете определить это, оценив, выполнены ли все результаты и соглашения в ожидаемые сроки.
Шаг 3: Анализ бюджета проекта
Бюджет может быть важным индикатором успеха проекта. Посмотрите на количество времени, затраченного на проект, и на то, превысил ли он бюджет.
Шаг 4. Проверка удовлетворенности клиентов
Удовлетворение клиента результатом проекта жизненно важно. Если они не полностью удовлетворены, им должно быть позволено оставить отзыв, который вы можете использовать как информацию для будущих проектов, чтобы помочь создать повторный бизнес.
Шаг 5.
Анализ внутреннего роста и удовлетворенности командыВажно, чтобы проектная группа хорошо понимала свою роль и результат проекта. Был ли проект сложным и интересным? Довольна ли команда качеством результатов? Эти факторы способствуют чувству выполнения проектной командой и удовлетворенности работой.
Шаблон электронной почты для опроса клиентов
Загрузить шаблон электронной почты для опроса клиентов — Microsoft Word
Используйте этот шаблон, чтобы отправить клиенту опрос по электронной почте, чтобы оценить его удовлетворенность и запросить его отзыв после завершения проекта. Опрос охватывает взаимодействие с командой проекта, общую удовлетворенность и будущие проекты. Вопросы включают варианты «да» или «нет» и место для письменных ответов, чтобы клиент мог поделиться своими мыслями и опытом.
Шаблон сообщения электронной почты для опроса группы
Загрузить шаблон электронной почты для опроса команды — Microsoft Word
Используйте этот шаблон, чтобы отправить опрос команде проекта по электронной почте, чтобы получить их отзывы после завершения проекта.
Опрос охватывает лидерство, командную работу и общий опыт работы над проектом. Вопросы включают варианты ответов «да» или «нет», масштабированные ответы и типы свободных ответов, чтобы команда могла поделиться своими мыслями и опытом.
Шаблон отчета о статусе проекта и контрольных точках
Загрузить шаблон отчета о статусе проекта и контрольных точках — Microsoft Excel
Используйте этот шаблон для создания отчета, позволяющего вам следить за ходом выполнения проекта и успешностью выполнения каждой контрольной точки. Шаблон выделяет три ключевых этапа проекта и критерии их успеха. Кроме того, вы можете оценить статус проекта и его соответствие запланированным срокам.
Project Success Kit
Загрузите приведенные выше шаблоны, которые помогут измерить успех вашего проекта в одном легко загружаемом файле.
Загрузить Project Success Kit
Как задокументировать критерии успеха проекта
Критерии успеха проекта охватывают общее управление проектом и результаты проекта.
Важно задокументировать критерии успеха проекта, чтобы гарантировать, что ожидаемая стоимость, объем и время соответствуют ожиданиям. Документация по критериям может принимать форму бюджетов, этапов и сроков.
Чтобы узнать больше о том, как определить критерии успеха проекта, прочитайте наше подробное руководство.
Примеры успеха проекта
В своей статье 2017 года «Факторы успеха управления проектами» авторы доктор Младен Радуйкович и Мариэла Секавица приводят разбивку успеха управления проектом, выделяя три отдельные категории факторов успеха проекта:
- Элементы проекта Управленческие компетенции: Элементы включают технические, поведенческие и контекстуальные компетенции менеджера проекта и членов проектной группы. Компетентность измеряется знанием передового опыта и способностью работать в соответствии с ожидаемыми стандартами в среде проекта.
- Элементы организации: Элементы включают структуру, культуру, атмосферу и организационную компетенцию. Организация особенно важна для команд, которые управляют более чем одним проектом одновременно.
- Элементы методологий, методов, инструментов и методов управления проектами: Элементы включают методологии, программное обеспечение, инструменты, методы принятия решений, инструменты оценки рисков и инструменты поддержки информационно-коммуникационных технологий. Менеджер проекта должен знать, какие инструменты и методы лучше всего подходят для каждого проекта.
Организация особенно важна для команд, которые управляют более чем одним проектом одновременно.Как пишут Радуйкович и Шекавица: «Теоретически, если у вас есть компетентный менеджер проекта, компетентная команда, слаженный менеджер и команда, адекватная организационная структура, культура, атмосфера и компетентность, а также широкое использование методологий, методов, инструментов управления проектами , и методы, ваш проект должен иметь очень успешное управление проектом и способствовать успеху проекта».
Примеры успеха проекта включают следующее:
- Выполнение задач и вех
- Своевременное завершение проекта
- Завершение проекта в рамках бюджета
- Положительное влияние на будущее фирмы
- Удовлетворение команды проекта завершенной работой
- Качественные результаты выполняются и завершаются к удовлетворению клиента
Подробнее о факторах успеха проекта можно узнать в этой статье.
Дополнительные способы оценки успешности проекта для удаленных команд
Удаленная команда работает почти так же, как и не удаленная команда, но у них могут быть дополнительные способы измерения успеха проекта. Например, удаленная команда может посмотреть, насколько хорошо их проектная группа справляется с общением и координацией, несмотря на то, что они находятся в разных часовых поясах и культурных различиях.
Прочтите нашу статью о стратегиях общения удаленных команд, чтобы узнать больше.
Как отмечает Осман, «по большей части работа над проектом с удаленной командой не обязательно влияет на показатели успеха вашего проекта, если вы нацелены на измеримый конечный результат. Это связано с тем, что при удаленной работе основное различие заключается в , как выполняется , и , где выполняется работа, в отличие от , что выполняется . Сказав это, одна вещь, которая может различаться между удаленными и совмещенными командами, — это субъективные показатели сотрудничества, общения и командной динамики.
В случае с совместными командами эти показатели, как правило, немного выше из-за улучшения сплоченности и близости команды, что может привести к лучшему общему результату проекта. Тем не менее, эффект от этого очень контекстуален и зависит от типа команды, с которой вы работаете».
В этом подробном руководстве вы можете узнать больше об инструментах для удаленной совместной работы.
Точное измерение успешности проекта с помощью Smartsheet для управления проектами
От простого управления задачами и планирования проектов до сложного управления ресурсами и портфелями — Smartsheet помогает вам улучшить сотрудничество и повысить скорость работы, позволяя вам делать больше.
Платформа Smartsheet позволяет легко планировать, регистрировать, управлять и составлять отчеты о работе из любого места, помогая вашей команде работать более эффективно и делать больше. Составляйте отчеты по ключевым показателям и получайте представление о работе в режиме реального времени с помощью сводных отчетов, информационных панелей и автоматизированных рабочих процессов, созданных для того, чтобы ваша команда была на связи и информировалась.
Когда у команд есть четкое представление о выполняемой работе, невозможно сказать, сколько еще они могут сделать за то же время. Попробуйте Smartsheet бесплатно уже сегодня.
Откройте для себя лучший способ оптимизировать рабочие процессы и навсегда избавиться от разрозненности.
Попробуйте Smartsheet бесплатно Получите бесплатную демоверсию Smartsheet
5 способов измерить успех проекта
Руководители проектов часто задаются вопросом, правильно ли они оценивают результаты проекта. Трудно понять, сколько времени нужно потратить на оценку прошлой работы и сколько времени на продолжение работы.
Конечно, есть много индикаторов успеха проекта, но что вам нужно измерять, пока проект находится в движении?
На различных этапах проекта вы хотите оценить пять пунктов: график, качество, стоимость, удовлетворенность заинтересованных сторон и производительность в соответствии с экономическим обоснованием.
В любом случае, вы должны делать это неофициально. Формальная оценка проекта полезна в конце этапа или этапа, поскольку она может дать вам четкое представление о том, как проект работает по сравнению с первоначальными оценками. Затем эту информацию можно использовать для предоставления (или отказа) в одобрении перехода к следующей части работы.
Давайте посмотрим на пять пунктов, которые вы должны оценить.
1. Базовый график
Успех управления проектом часто определяется тем, соблюдали ли вы первоначальный график проекта. Опытные менеджеры проектов знают, как это сложно, но будет немного легче, если вы будете постоянно оценивать свой прогресс по мере продвижения. Вы будете регулярно обновлять расписание проекта — я рекомендую по крайней мере раз в неделю. Оценка расписания — это то, что вы можете сделать более формально в конце стадии или фазы или как часть ежемесячного отчета перед вашей группой старших заинтересованных сторон или советом проекта. График проекта легко обновить, если вы построите его на онлайн-диаграмме Ганта, где задачи и сроки представлены в виде визуальных временных шкал.
Посмотрите на свои основные вехи и проверьте, приходятся ли они по-прежнему на те же даты, которые вы изначально согласовали. Выясните проскальзывание, если таковое имеется, и насколько сильно это повлияет на общие сроки вашего проекта.
Связанный: 5 бесплатных шаблонов отчетов по проектам
2. Обеспечение качества
Конец фазы проекта — хорошее время для проверки качества. Вы можете проверить как качество вашей практики управления проектами — всегда ли вы следуете процессу управления изменениями и т. д. — так и результаты.
Проверка качества позволяет оценить, соответствует ли то, что вы делаете, стандартам, изложенным в ваших планах обеспечения качества. Лучше всего выяснить это сейчас, пока проект не зашел слишком далеко, так как тогда может быть слишком поздно что-либо предпринимать.
Полезно иметь программное обеспечение для управления проектами, чтобы убедиться, что вы отмечаете все, что вам нужно, при проверке качества.
ProjectManager имеет представление списка, которое оставляет другие в пыли. Наш инструмент — это не просто список дел. Он может назначать задачи, прикреплять файлы и даже показывать вам процент выполнения каждого элемента в вашем обзоре качества. Наш облачный инструмент связывает всех членов вашей команды в режиме реального времени, что облегчает процесс проверки качества. Имейте качественный инструмент для проверки качества вашего проекта. Воспользуйтесь бесплатной пробной версией ProjectManager сегодня.
3. Бюджет проекта
Многие руководители считают управление затратами одним из своих главных приоритетов в проекте, поэтому крайне важно оценивать финансовое состояние проекта. Сравните свои текущие фактические расходы с бюджетом проекта на этом этапе. Если есть расхождения, постарайтесь их объяснить. Вы можете использовать панель мониторинга проекта, чтобы проверить свои фактические расходы в режиме реального времени.
Вы также захотите заглянуть вперед и перепрогнозировать бюджет до конца проекта. Сравните это с вашей первоначальной оценкой и убедитесь, что она достаточно близка, чтобы ваша управленческая команда чувствовала, что работа идет по плану. Если ваши прогнозы завышаются слишком сильно, это признак того, что к концу проекта ваши расходы выйдут из-под контроля — опять же, об этом лучше знать сейчас.
Связанный: Бесплатный шаблон бюджета проекта
4. Удовлетворенность заинтересованных сторон
Ваша более широкая команда — ваши заинтересованные стороны — необходимы для выполнения большей части работы, поэтому стоит проверить их. Узнайте, как они относятся к проекту прямо сейчас и что вы могли бы сделать по-другому.
Это трудно документировать статистически, хотя ничто не мешает вам запросить у них оценку из 10. Даже если вы оцениваете их удовлетворенность субъективно, это все равно полезное упражнение. Если вы заметите, что заинтересованные стороны не полностью поддерживают вас, вы можете разработать план, чтобы полностью вовлечь их, чтобы попытаться повлиять на их поведение.
5. Эффективность для экономического обоснования
Наконец, вы захотите вернуться к экономическому обоснованию и посмотреть, о чем вы изначально договорились. Как складывается ваш проект? Убедитесь, что преимущества по-прежнему реалистичны и что бизнес-проблема, для решения которой был разработан этот проект, все еще существует. Бывает такое: проектные группы работают над инициативами, которые звучат великолепно, но к тому времени, когда они заканчиваются, бизнес-среда меняется, и проект становится излишним. Никто не удосужился проверить бизнес-кейс в течение жизненного цикла проекта и поэтому никто не понял, что работа больше не нужна.
Не работай над тем, что никому не нужно! Регулярно проверяйте экономическое обоснование и оценивайте его в свете текущих бизнес-целей.
Вы можете добавить другие элементы в этот список. На самом деле, он должен отражать то, что важно для вас и вашей команды — вы должны оценивать то, что имеет значение, поэтому не стесняйтесь добавлять дополнительные элементы или отбрасывать некоторые из тех, о которых вы меньше беспокоитесь.
Если вам нужна помощь в определении того, что важно, программное обеспечение для управления проектами может помочь с отслеживанием. ProjectManager имеет живую панель мониторинга для отслеживания прогресса и производительности. Не используйте второстепенные инструменты, которые заставляют вас настраивать панель инструментов. Наше приложение готово к использованию, как только вы войдете в систему. Он также собирает данные в режиме реального времени для принятия более взвешенных решений. Мы рассчитываем затраты, время и многое другое для мгновенного отчета о состоянии.
Как использовать ProjectManager для измерения успеха
ProjectManager — это онлайн-программное обеспечение для управления проектами, которое предоставляет множество инструментов для отслеживания успеха ваших проектов. Наши самые полезные и наглядные инструменты для измерения успеха — это наши информационные панели в реальном времени. Каждый проект или портфель проектов имеет информационную панель, которая отображает ключевые показатели в режиме реального времени.
Это означает, что по мере того, как ваша команда обновляет свои задачи, панель инструментов вашего проекта обновляется прямо у вас на глазах. Это отлично подходит для того, чтобы дать заинтересованным сторонам и членам команды живой взгляд на ход вашего проекта.
Отчеты о проекте в один щелчок для отражения хода выполнения
Конечно, трудно превзойти отчет о состоянии, когда речь идет об измерении вашего успеха. Отчеты о состоянии являются основным элементом управления проектами для получения подробного представления о том, как разворачивается план вашего проекта.
ProjectManager позволяет создавать отчеты о состоянии и десятки других отчетов по проекту одним щелчком мыши. Это может сэкономить менеджерам много времени, когда дело доходит до бумажной работы, давая им больше времени для принятия эффективных проектных решений. Эти отчеты также являются ключом к проведению надлежащей оценки проекта, что очень важно для того, чтобы убедиться, что ваш проект действительно был успешным.
Выполните оценку проекта в конце
Когда ваш проект будет завершен, вы захотите провести полную и окончательную оценку. Это может быть частью обзора извлеченных уроков, но обычно это другое. Обзор извлеченных уроков — это когда все заинтересованные стороны проекта комментируют, что сработало, а что нет. Вы убираете ключевые сообщения и задачи, чтобы улучшить реализацию проектов в будущем. Это неотъемлемая часть закрытия проекта, но это не формальная оценка. Вы получаете много отзывов, анекдотов и историй, но даже самый структурированный семинар по извлеченным урокам обычно дает вам повествование, а не статистику.
Связанный: Шаблон уроков
Оценка проекта касается цифр. Истории тоже составляют часть этого, но меньшую часть. Во время оценки проекта вы смотрите на:
- Расписание
- Качество
- Стоимость
- Удовлетворенность заинтересованных сторон
- Производительность для бизнес-кейса
Знакомо? Да, это тот же список тем, которые вы оцениваете по мере прохождения проекта.
Все, что вы собираетесь оценивать в конце, также должно оцениваться в течение жизненного цикла проекта, иначе вы рискуете не достичь поставленных перед собой целей.
Вы можете включить окончательную оценку проекта в документ о закрытии проекта (шаблон можно получить здесь). Отметьте, насколько вы были близки к исходным срокам, бюджету и целям качества. Добавьте несколько предложений, чтобы описать, показали ли ваши оценки, что заинтересованные стороны удовлетворены конечным результатом, а также отвечает ли проект потребностям, описанным в экономическом обосновании.
Оценка проекта в значительной степени зависит от наличия правильных данных, поэтому вам нужен инструмент управления проектом, который позволит вам контролировать ваш проект на протяжении всего жизненного цикла вашего проекта. ProjectManager имеет набор инструментов для панели инструментов, задач, ресурсов и отчетов, которые помогают быстро и просто оценить ваш проект. Начните бесплатную пробную версию сегодня.