Организация своего времени: Организация времени — Психологос

Организация времени — Психологос

01 янв. 2010 г.

Как и зачем ставить цели на год?

Цели года работают, когда они связаны с вашими реальными жизненными ценностями. Чтобы увязать свои цели со своими ценностями, сделайте упражнение «Колесо жизни» — хорошо разберетесь, что для вас важно, и легче будет сформулировать главные решения, что в своей жизни нужно менять. А после этого садитесь и пропишите цели на год по трем направлениям…

8Подробнее

01 янв. 2006 г.

Любищев, Александр Александрович

В 1918 году Александр Любищев, 28-летний преподаватель Таврического университета в Симферополе, сформулировал цель своей жизни: создать естественную систему организмов. То, что сделал Менделеев в химии, он решил сделать в биологии — и, шире, в истории эволюции. В частности, подкорректировать теорию Дарвина: ему думалось, что тупым случайным перебором не создается та математически выверенная красота и великолепие, которые видим мы в природе.

8Подробнее

01 янв. 2013 г.

Организация жизни: как ввести свою жизнь в разумные рамки?

Если вы приучили себе вовремя ложиться и вовремя вставать, это уже не требует специальных усилий: вы просто вечером хотите спать, а утром вы просто проснулись.

0Подробнее

01 окт. 2022 г.

Планирование дня

Проснувшись и пройдя через утро, почувствовав свое состояние, получив новые вводные и от домашних, и по работе, к моменту начала дел мы обычно понимаем, что сделанный вечером список дел нужно уточнить и дополнить. Заново напишите полный список всех дел на сегодня.

8Подробнее

01 янв. 2012 г.

Тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент — в переводе с английского означает «управление временем». Временем, понятно, управлять нельзя, и реальная задача тайм-менеджмента («ТМ») — упорядочить использование времени (и рабочего, и личного времени) дня и недели, чтобы все важные дела успевать делать. ТМ — это учет и оперативное планирование времени. От тайм-менеджмента нужно отличать Лайф-менеджмент: упорядочивание времени жизни в целом. Как сделать так, чтобы, прожив всю жизнь, в конце не обнаружить: «Что-то я жил совсем не так. Кажется, у меня были совсем другие планы на жизнь!»

4Подробнее

01 окт. 2022 г.

Тайм-менеджмент: мифы и заблуждения

ТМ возник относительно недавно, стал популярен только с 80-х годов XX века, и относительно него до сих пор много мифов и заблуждений

0Подробнее

01 окт. 2022 г.

Учет времени

Учет времени, как современную систему тайм-менеджмента, разработал Александр Александрович Любищев. Есть ограниченное количество времени (1 час, 1 день, 1 жизнь), и в это время хочется (важно, нужно) сделать несколько дел, каждое из которых может занять большую часть имеющегося времени. Процессник разрешает себе заниматься любым делом, не думая и не заботясь о делах других — кто, когда и как их выполнит. Чем он занят, тем он и занят, всё.

3Подробнее

Тайм-менеджмент: лучшие методы управления временем

Как ответить на следующие вопросы на собеседовании: Как вы управляете своим временем? Как вы планируете свой рабочий день? Какие техники и методы вы используете в планировании? Приведите примеры того, как вы используете навык тайм-менеджмент, чтобы успешно справиться с поставленной задачей. Все ответы на эти вопросы вы узнаете, прочитав эту статью.

Тайм-менеджмент — это совокупность знаний, умений и навыков, благодаря которым человек умеет расставлять приоритеты, точно планирует свое время, тем самым, повышая свою личную продуктивность в организации своего рабочего времени.

Пока вы не можете управлять своим временем, вы не сможете управлять ничем другим. Питер Друкер

Тайм-менеджмент входит в ТОП-10 навыков, которые ценят работодатели в сотрудниках больше всего. Почему работодателю важно, чтобы сотрудник имел навыки управления временем? Руководители хотят работать с подчиненными, которые вовремя приходят на работу, умеют точно рассчитать время на выполнение поставленной задачи, соблюдают дедлайн, умеют правильно расставлять приоритеты и планировать свой рабочий день.

Перед тем, как перейти к методам тайм-менеджмента, необходимо разобраться, какие факторы мешают эффективно использовать свое время.

Сделайте экспресс-диагностику: Определите барьеры, которые мешают вам оптимально использовать свое время.

1. Перфекционизм
2. Прокрастинация
3. Недостаток знаний
4. Отсутствие необходимых инструментов и ресурсов

1. Перфекционизм очень сильно затрудняет выполнение задач точно в срок. Многие считают, что это качество является сильной стороной, однако именно постоянное стремление к совершенству и неудовлетворенность полученными результатами является одной из причин неэффективного использования времени. Находя возможности принять «реальный» результат вместо «идеального», вы экономите значительные ресурсы для других дел. Есть такое выражение: «перфекционизм — это зло», конечно, все это довольно относительно и в каждой отдельной ситуации можно по-разному оценивать данную характеристику личности, однако, несомненно в рамках тайм-менеджмента: пефрекционизм — это ЗЛО!

2. Прокрастинация — постоянное откладывание дел на потом, нежелание выполнять определенные обязанности. В лексиконе прокрастинирующих сотрудников доминирует слово «ЗАВТРА». Про таких людей, очень хорошо сказал Стив Джобс: «Бедный, неудачный,  несчастливый и нездоровый — это тот, кто часто использует слово «завтра».

Избавить вас от перфекционизма и прокрастинации я не смогу, моя цель —  дать знания, предоставить лучшие техники и методики, познакомить с ресурсами и инструментами для овладения навыком тайм-менеджмента. А будете вы использовать полученную информацию или нет —  все зависит исключительно от вашего желания. Однако после прочтения этой статьи, вы уже никогда не будете прежними.

Для начала предлагаю определить свои навыки управлением временем и пройти

онлайн-тест  «Как вы расходуете свое время?»

Когнитивный диссонанс заключается в том, что с одной стороны, мы не можем управлять временем, как таковым. Ведь, именно время мы не можем контролировать и кажется, что именно время управляет нами, а не мы им. Мы привыкли воспринимать время как нечто вечное и безграничное. Кажется, что его всегда много. С другой стороны, время — это один из самых ценных ресурсов, которые есть у всех нас. Важно понимать, что у времени есть свои границы, каждый день — это сосуд определенной вместимости, который вы наполняете делами. Можно заполнить его бесполезными делами, а можно заполнить делами, которые работают на ваши задачи и ведут вас к конечной цели.

Мы можем управлять собой, тем как мы планируем свой день, и как мы расходуем свое рабочее время. Разумное, продуктивное и экономное использование этого ресурса является важной составляющей частью оценки сотрудника.

Эффективность использования времени можно достигнуть двумя способами:

1. Достижение значимых результатов за счет экономии времени. Это означает, что вы умеете добиваться выполнения задачи за минимальное время.
2. Эффективное планирование рабочего времени позволит сократить число и объем выполняемых вами дел.

В этой статье я сделала дайджест шести лучших техник управления временем. С их помощью вы сможете научиться планировать и контролировать ваши приоритетные задачи ежедневно.

Как научиться управлять своим временем

6 лучших методов тайм-менеджмента

1. Принцип Парето
2. Матрица Эйзенхауэра
3. Интеллект-карты или Mind maps
4. Пирамида Франклина
5. Метод АБВГД
6. Сначала съешьте лягушку

1. Принцип Парето

Принцип Парето гласит, что небольшая доля причин, приложенных усилий и вкладываемых средств отвечает за большую долю результатов. Это принцип был сформулирован итальянским экономистом Вильфредо Парето в 1897 году и с тех пор подтверждался количественными исследованиями в самых различных сферах жизни:

20% усилий дают 80% результатов

Принцип Парето в сфере тайм-менеджмента может быть сформулирован так: примерно 20% усилий и времени достаточно, чтобы получить 80% результата.

Как именно определить, какие усилия достаточно затратить для получения хорошего результата? Представьте, что вы ищите ответы на интересующие вас вопросы в книге. Согласно рассматриваемому принципу, 80% нужной вам информации вы найдете в 20% объема текста. Если вы точно знаете, что именно вас интересует, вы сможете быстро пролистать книгу и внимательно прочитать только отдельные страницы. Таким образом, вы сэкономите 80% своего времени.

2. Матрица Эйзенхауэра

Наверное, это самая известная на сегодняшний день концепция тайм-менеджмента, которая позволяет выделять приоритеты. Данная методика, создание которой приписывают американскому генералу Дуайту Эйзенхауэру, позволяет рассортировать дела одновременно и по их срочности, и по их важности. Все понимают, что в один промежуток времени можно выполнить только ограниченное количество задач. Иногда без ущерба для работы только одну. И каждый раз нам приходится решать, КАКУЮ ЖЕ ИМЕННО? Американский президент Дуайт Эйзенхауэр имел обыкновение, планируя свои дела, сортировать их по нескольким важным категориям.
В соответствии с так называемой матрицей Эйзенхауэра необходимо отнести каждое дело к одному из четырех типов, обозначенных на схеме.

 Матрица Эйзенхауэра

Дела	Срочные	Несрочные
Важные	А Неотложные проблемы. Проекты с «горящим» сроком выполнения.	В Профилактика проблем. Дела, ведущие к вашей цели. Восстановление сил.
Неважные	С Предстоящие неотложные дела. Ежедневная рутина.	D Компьютерные игры, социальные сети. Просмотр ТВ. Телефонные звонки. «Пожиратели» времени.

Важность дела определяется тем, насколько результат его выполнения влияет на ваш бизнес. А срочность – одновременно двумя факторами: во-первых, насколько быстро надо выполнить это дело, во-вторых, привязано ли выполнение данного дела к конкретной дате и конкретному времени. Именно важность и срочность, рассматриваемые вместе, влияют на расстановку приоритетов.

Рассмотрим подробнее, какие дела можно отнести к каждому их четырех типов.

Тип I: «важное и срочное».
Это дела, несвоевременное выполнение которых приведет к значительному ущербу для вашего бизнеса (например, обновление лицензий, предоставление налоговых отчетов и т. д.). Определенная доля таких дел неизбежно будет присутствовать в жизни каждого человека. Тем не менее благодаря заблаговременной подготовке (дела Типа II – «важное, но не срочное») можно предотвратить возникновение многих кризисов (например, путем изучения законодательства, налаживания хороших взаимоотношений с влиятельными людьми).

Также это могут быть проекты с «горящим» сроком выполнения, неотложка. Например, посетить врача из-за проблем со здоровьем, сдать в журнал статью к жесткому сроку или оформить отчет по итогам исследования. Здесь у нас выбора нет. Дела этой группы надо выполнять, и точка. Иначе будут серьезные проблемы.

Тип II: «важное, но не срочное».
Это дела, которые ориентированы на будущее: обучение, изучение перспективных направлений развития бизнеса, совершенствование оборудования, восстановление здоровья и работоспособности. Дела, ведущие к вашей стратегической цели. Например, выучить иностранный язык, чтобы перейти на работу в другую, более перспективную организацию. Также это профилактика проблем – поддерживать себя в хорошей физической форме. К сожалению, такими делами мы зачастую пренебрегаем, откладываем их решение в долгий ящик. В итоге – язык так и не выучен, доходы не растут, а сокращаются, здоровье – ни к черту.У этих дел есть интересная особенность – если ими долго пренебрегать, то они переходят в разряд Важные — Срочные. Ведь если хотя бы раз в год не появляться у стоматолога, то рано или поздно срочный визит к нему станет неизбежен.

Тип III: «не важное, но срочное».
Многие из этих дел на самом деле не приносят большой пользы в жизни. Мы делаем их только потому, что они на нас свалились (продолжительный телефонный разговор или изучение пришедшей по почте рекламы), или в силу привычки (посещение выставок, на которых уже нет ничего нового). Как раз та самая каждодневная рутина, которая отнимает у нас уйму времени и сил.

Тип IV: «не важное и не срочное».
Это всевозможные способы «убивания времени»: злоупотребление спиртным, «легким чтением», просмотром кинфоильмов и т. д. Часто мы прибегаем к этому, когда у нас не остается сил для продуктивной работы (не стоит путать с настоящим отдыхом и общением с близкими и друзьями – делами весьма важными).Это «моль», поедающая наше время.

Поскольку вы стремитесь к успеху вашего бизнеса, вы прежде всего стараетесь выполнить дела, определенные вами как «важные» – сначала «срочные» (тип I), а затем «несрочные» (тип II). Оставшееся время можно уделить делам «срочным, но не важным» (тип III).
Нужно подчеркнуть, что основная часть рабочего времени сотрудника должна уходить на дела «важные, но не срочные» (тип II). Тогда будут предотвращены многие кризисные ситуации, а возникновение новых возможностей развития бизнеса уже не будет для вас неожиданным.

Когда вы только начинаете пользоваться предложенной системой для расстановки приоритетов, скорее всего, вы захотите отнести многие из этих дел к «важным». Однако, приобретая опыт, вы станете более точно оценивать важность того или иного дела. Чтобы научиться пользоваться системой определения приоритетов, понадобится определенное время. Где же его взять? Скорее всего, вы отнесете работу по освоению приемов управления своим временем к делам «важным, но не срочным».

По образному выражению Стивена Кови (автор международного бестселлера «Семь навыков высокоэффективных людей»), надо найти время, чтобы «заточить пилу», тогда и заготовка дров пойдет быстрее.

Притча

Некий человек увидел в лесу дровосека, с большим трудом рубившего дерево совершенно тупым топором. Человек спросил его:
— Уважаемый, почему бы вам не наточить ваш топор?
— У меня нет времени точить топор – я должен рубить! – простонал дровосек…

Поэтому нужно «волевым образом» выделять на планирование своих занятий определенное время, отказавшись от выполнения каких-либо менее важных дел. Если вы сумеете это сделать, то благодаря новым умениям в следующий раз сможете высвободить еще больше времени и использовать его, чтобы еще чему-либо научиться. Так, благодаря решимости повышать эффективность своей работы, вы будете постепенно освобождать время для развития своей личной продуктивности.

Критерии выделения приоритетов
Обычно, оценивая важность того или иного дела, мы считаем важными прежде всего те дела, которые надо сделать срочно (или «вчера»). Накопление невыполненных дел и обещаний создает проблемы у вашей компании, а также порождает лично у вас неприятные чувства. Именно с такими «срочными» делами мы стремимся разделаться в первую очередь. Но фактор срочности не должен быть единственным при написании списка дел и определении порядка их выполнения.
Опыт показывает, что выполнение (или невыполнение) многих срочных дел не сильно влияет на ваш бизнес, в то же время есть много несрочных дел, которые могут заложить основу для успеха в будущем. Поэтому, помимо срочности, необходимо учитывать, насколько то или иное дело влияет на успех бизнеса, т. е. определить и учитывать его важность.

3. Интеллект-карты  или Mind maps

Это разработка Тони Бьюзена – известного писателя, лектора и консультанта по вопросам интеллекта, психологии обучения и проблем мышления. Также встречаются такие переводы словосочетания «Mind maps», как «Ментальные карты», «Мыслительные карты», «Карты ума».

Интеллект-карты – это метод, позволяющий:

• эффективно структурировать и обрабатывать информацию;
• мыслить, используя свой творческий и интеллектуальный потенциал.

Это очень красивый инструмент для решения таких задач, как проведение презентаций, принятие решений, планирование своего времени, запоминание больших объемов информации, проведение мозговых штурмов, самоанализ, разработка сложных проектов, собственное обучение, развитие и т. д.

Области применения:
1. Презентации
• за меньшее время вы даете больше информации, при этом вас лучше понимают и запоминают;
• проведение деловых встреч и переговоров.

2. Планирование
• управление временем: план на день, неделю, месяц, год…;
• разработка сложных проектов, нового бизнеса…

3. Мозговой штурм
• генерация новых идей, творчество;
• коллективное решение сложных задач.

4. Принятие решений
• четкое видение всех «за» и «против»;
• более взвешенное и продуманное решение.

4. Пирамида Франклина

Это готовая система планирования, которая помогает правильно распорядиться своим временем и достичь поставленных целей. Бенджамин Франклин (1706-1790) – амер. полит. деятель. Б. Франклина отличала фантастическая работоспособность и уникальная целеустремленность. В возрасте двадцати лет он составил план достижения целей на всю жизнь вперед. На протяжении всей жизни он следовал этому плану, четко планируя каждый день. Его план достижения целей получил название «пирамида Франклина» и выглядит примерно так:

1. Фундаментом пирамиды являются главные жизненные ценности. Можно сказать, это ответ на вопрос: «С какой миссией вы пришли в этот мир?» Что вы хотите получить от жизни? Какой след на Земле хотите оставить после себя? Бытует мнение, что не наберется и 1% живущих на планете людей, которые бы об этом задумывались серьезно. Другими словами, это вектор направления движения к своей мечте.

2. Основываясь на жизненных ценностях, каждый для себя ставит глобальную цель. Кем он хочет стать в этой жизни, чего планирует добиться?

3. Генеральный план достижения целей – это фиксация конкретных промежуточных целей на пути достижения глобальной цели.

4. План на один три, пять лет называется долгосрочным. Здесь важно определиться с точными сроками исполнения.

5. План на месяц, а потом и на неделю – это краткосрочный план. Чем продуманнее он будет, чем чаще вы будете его анализировать и корректировать, тем эффективнее будет работа.

6. Последний пункт в плане достижения целей – это план на каждый день.

5. Метод «АБВГД»

Метод «АБВГД» представляет собой эффективный способ расстановки задач по приоритетности, который вы можете применять ежедневно. Этот метод прост и настолько эффективен, что способен, при условии регулярного и грамотного использования, возвести вас в ранг самых продуктивных и производительных людей в вашей сфере деятельности.
Сила метода в его простоте. Вот как он работает. Вы начинаете с составления перечня всего, что вам предстоит сделать в течение наступающего дня. Думайте на бумаге.
После этого вы ставите букву А, Б, В, Г или Д перед каждым пунктом вашего перечня.

Задача типа «А» определяется как нечто, имеющее на данном этапе самое важное значение, нечто, что вы обязаны сделать, иначе рискуете столкнуться с серьезными последствиями. Задачей типа «А» может стать визит к важному клиенту или написание отчета для начальника. Данные задачи представляют собой настоящих, зрелых «лягушек» вашей жизни.
Если перед вами стоит более чем одна задача типа «А», вы оцениваете их приоритетность, помечая А-1, А-2, А-3 и т. д. Задача А-1 представляет собой самую крупную и безобразную «лягушку» из всех, с которыми вам предстоит управиться.

Задача типа «Б» определяется как та, которую вам следовало бы выполнить. Тем не менее последствия, в случае ее выполнения или невыполнения, являются достаточно мягкими. Такие задачи представляют собой не более чем «головастиков» вашей жизни. Это значит, что, не сделай вы соответствующую работу, кто-нибудь окажется недовольным или поставленным в невыгодные условия, однако в любом случае по степени важности указанные задачи и близко не соответствуют задачам типа «А». Звонок по не очень срочному вопросу или просмотр накопившейся электронной почты могли бы составить сущность задачи типа «Б».
Правило, которого вы должны придерживаться, гласит: никогда не приступайте к задаче типа «Б», пока у вас остается незавершенной задача типа «А». Никогда не позволяйте «головастикам» отвлекать вас, пока крупная «лягушка» дожидается своей участи быть съеденной!

Задача типа «В» определяется как нечто, что было бы прекрасно сделать, но от чего не следует ожидать никаких последствий, сделай вы это или нет. Задачей типа «В» может стать звонок другу, чашечка кофе, обед с коллегой или какое-либо личное дело, совершенное в рабочие часы. Подобного рода «мероприятия» не оказывают ровным счетом никакого влияния на вашу работу.

Задача типа «Г» оценивается как работа, которую вы можете поручить кому-нибудь другому. Правило в данном случае гласит, что вы должны поручать другим все, что им по силам, тем самым высвобождая для себя время на задачи типа «А», которые вы и только вы в состоянии выполнить.

Задача типа «Д» представляет собой работу, которую можно совсем удалить из вашего перечня дел. Это может быть задача, имевшая прежде значение, но теперь потерявшая актуальность как для вас, так и для других. Нередко это работа, которую вы делаете изо дня в день либо просто по привычке, либо находя в ее выполнении удовольствие.

После того как вы применили метод «АБВГД» к своему перечню дел на день, вы полностью организовали свою работу и подготовили почву для того, чтобы более важные дела выполнялись быстрее.

Важнейшим условием для того, чтобы метод «АБВГД» действительно работал на вас, является соблюдение следующего требования: приступать к выполнению задачи А-1 без промедления и затем трудиться над ней, пока она не будет полностью завершена. Пустите в ход силу воли, чтобы начать и продолжать работу над самой главной для вас задачей на текущий момент. Беритесь за свою самую большую «лягушку» и «ешьте» ее не отрываясь до самого последнего кусочка.
Умение проанализировать свой перечень дел на день и выделить задачу А-1 послужит отправной точкой для достижения истинно большого успеха в вашей деятельности, повысит вашу самооценку, наполнит уважением к себе и чувством гордости за свои достижения.
Когда вы приобретете привычку полностью концентрироваться на своем самом важном деле, т. е. задаче А-1, — иными словами, на съедании главной своей «лягушки» — вы научитесь делать вдвое, а то и втрое больше, чем окружающие вас люди.

6. Сначала съешьте лягушку

Переход от трудного к легкому

Вы, наверное, слышали такой вопрос: «Как бы вы съели слона?» Ответ, разумеется, таков: «По кусочкам». А как бы вы съели свою самую большую и гадкую «лягушку»? Тем же манером: вы разбили бы ее на конкретные пошаговые действия и начали бы с самого первого.

Начните свой рабочий день с самой трудной задачи и выполните ее так быстро, как только вы можете. Вам будет помогать осознание того, что у вас еще много дел, а время рабочего дня ограниченно. Выполнение самого сложного дела в первую очередь даст вам огромное чувство удовлетворения. Используйте это правило ежедневно и вы увидите, какой заряд энергии вы получаете и как эффективно проходит ваш рабочий день. Постоянное откладывание проблемной задачи на конец дня, приводит к тому, что вы все равно будете думать об этой задаче весь день, и это будет мешать вам фокусироваться на выполнении других задач! Сначала съешьте лягушку, а затем приступайте к поеданию слона по частям!

Как использовать метод SMART в работе?

Инструменты планирования времени

Заранее планируйте каждый свой день.
Посредством планирования мы переносим
будущее в настоящее и тем самым имеем
возможность сделать что-нибудь
в отношении него уже сейчас

Алан Лэйкин

Основные поколения «планировщиков»
Известные сегодня технологии и средства организации рабочего времени можно разделить на несколько поколений – отличия здесь в принципах фиксации информации и технике использования.

До XX века планирование рабочего времени осуществлялось с помощью примитивных методов: записки на память, списки дел и т. п. В начале прошлого века вместе с развитием бизнеса, широко распространились новые инструменты, облегчающие работу по планированию времени менеджера.
Идея приспособить бытовой календарь для конторской работы возникла еще в XIX веке и материализовалась в виде перекидного календаря в 1870 году. На каждый день отводилась одна страничка календаря, на которой указывались число, день, месяц и год. Наличие свободного места для записей позволяло делать необходимые заметки: переговоры, совещания, расходы, встречи. Почти столетие перекидной календарь был основным инструментом планирования времени для управленцев.

Результатом совершенствования перекидного календаря стали ежедневник и еженедельник. Ежедневник – это перекидной безотрывной календарь в виде удобного блокнота разного формата. Ежедневник можно было брать с собой на совещания и в командировки.
Еще более удобным для руководителя оказался еженедельник, в котором имелась возможность планирования рабочей недели и дня, контроля выполнения записанных дел, анализа израсходованного времени (так как появилась часовая разбивка рабочего дня), более быстрого поиска информации (ведь теперь она группировалась по 52 неделям, а не по 365 дням). В 80-х годах еженедельники практически вытеснили перекидные календари и получили настолько широкое распространение, что стали элементом делового стиля предприятий.

Дизайнерская идея совместить в одном удобном инструменте календарь, блокнот и телефонную книжку удачно материализовалась еще в 1921 году в виде «организатора» (от англ. organizer). Последующее совершенствование инструмента осуществлялось за счет изменения формата, дизайна, качества бумаги и внешней отделки. Здесь в одном инструменте были совмещены накопители информации и технические средства (календарь, блокнот, адресная и телефонная книжка, визитница, ручка, микрокалькулятор). При этом отсутствовали четкая классификация и систематизация записей.

Знаменитый «тайм-менеджер» был создан в Дании в 1975 году. В нем реализовалась идея целевого планирования личных результатов на основе типового классификатора функций («ключевых задач») и технологии реализации глобальных мероприятий («слоновьих задач»). При этом использование «тайм-менеджера» оказалось приемлемым только для организованных и дисциплинированных по натуре людей, к тому же требовались значительные финансовые расходы на обучение и приобретение.
Тем не менее название этой разновидности «организатора» – «тайм-менеджер» – стало нарицательным и обозначает сегодня общий подход к активному использованию времени как управленческого ресурса.

Развитие НТП в последние десятилетия привело к созданию принципиально новых с технологической точки зрения электронных инструментов планирования времени: электронной записной книжки, различных сервисных программ ПК, мобильных телефонов, смартфонов и т. п.

Лучшие современные технологии управления временем:

1.Trello — это бесплатное веб-приложение для управления проектами в небольших группах. Trello позволяет продуктивно работать в более тесном сотрудничестве.  Trello — это доски, списки и карты, которые позволяют организовать все дела и расставить приоритеты проектов в веселой, гибкой и легко-изменяемой форме.

2. Evernote — веб-сервис и набор программного обеспечения для создания и хранения заметок. В качестве заметки может выступать фрагмент форматированного текста, веб-страница целиком, фотография, аудиофайл или рукописная запись. Заметки могут также содержать вложения с файлами другого типа. Заметки можно сортировать по блокнотам, присваивать им метки, редактировать и экспортировать.

3. Держите свою жизнь под контролем с Wunderlist. Выполнять повседневные задачи стало проще, чем когда-либо. Планируете ли вы отпуск, хотите ли поделиться списком покупок с партнером или управляете одновременно несколькими проектами, — вам поможет Wunderlist, в котором вы можете планировать выполнение, как личных, так и профессиональных задач.

Рекомендуемые книги для прочтения:

1. Джулия Моргенстрен «Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управление своей жизнью».
2. Брайн Трейси «Оставьте брезгливость: Сначала съешьте лягушку».
3. Алан Лэйкин «Искусство успевать».
4. Тони Бьюзен «Научите себя думать».
5. Стивен Кови «7 навыков высокоэффективных людей».

---

Следующие две вкладки изменить содержание ниже.

• Об авторе
• Последние записи

Карьерный коуч по поиску работы, эксперт по резюме, тренер по собеседованию, основатель и автор публикаций на bosshunt. ru.

5 советов по тайм-менеджменту для организации своей жизни и карьеры

В вашем дне, как и у всех остальных, всего 24 часа. Тем не менее, некоторым людям удается сделать больше, чем другим. Их секрет? Тайм-менеджмент — как вы планируете, расставляете приоритеты и производите изо дня в день. Вы не можете создать больше времени, но разумное управление им сделает вас счастливее, здоровее и продуктивнее.

Тайм-менеджмент во многом зависит от ваших уникальных индивидуальных обстоятельств, но несколько общих советов помогут вам лучше организовать свою жизнь и карьеру, значительно улучшив ваши способности тайм-менеджмента — независимо от того, что у вас на тарелке.

1. Увидеть общую картину

Вы знаете старую пословицу за деревьями не видно леса ? Практически невозможно быть продуктивным, когда вы неорганизованны и тонете в деталях. Что вам нужно, так это взгляд на весь ваш график и рабочую нагрузку с высоты птичьего полета; твердая хватка за общую картину. Только имея четкое представление о целом, вы сможете эффективно углубиться в мельчайшие детали и добиться цели.

Совет: Подключите Evernote к Календарю Google, чтобы лучше осмыслить свою рабочую нагрузку и разбить ее на управляемые части. Это объединяет ваше расписание и заметки, а связывание ваших заметок с событиями упрощает организацию.

2. Раннее определение приоритетов

Установление приоритетов — разумный способ обеспечить продуктивную день. Вы должны знать, что вам нужно решить в первую очередь и почему, а также общий смысл того, какие задачи будут иметь место, когда. Это должно произойти раньше Ваш день начинается с честной оценки того, что нужно сделать, и время, которое потребуется для завершения.

В частности, вы должны стремиться:

• Объединить все свои задачи в один список и разбить их по месяцам, неделям или дням.
• Отделите важных или срочных задач от задач с более низким приоритетом и
• Включите их в свой день, выполняя сначала самые важные задачи и откладывая менее важные на потом.

Мощный совет: Задачи в Evernote помогут вам следить за своим днем, организуя и представляя задания, чтобы вы могли отметить их выполнение. Записывайте полезную информацию по каждой из ваших задач: проект, срок выполнения, временные обязательства и другие сведения. Отрегулируйте их по мере необходимости, чтобы расставить приоритеты в своей рабочей нагрузке и разработать график, отвечающий всем вашим обязанностям.

3. Централизация информации

Доступность является ключом к эффективному управлению временем; время, потраченное на поиск информации, потрачено впустую. Сделайте свою жизнь немного проще, объединив все свои заметки, задачи и расписания в одном месте. Вы сможете отступить и получить четкое, связное, общее представление о своей ситуации и лучше расставить приоритеты в своих задачах — и , вы не будете терять драгоценные часы на поиск важной информации.

Чем проще получить доступ к необходимой информации, тем с большей готовностью вы можете действовать на него. Если вам постоянно приходится возвращаться и между приложениями, чтобы получить данные, которые вы ищете, он собирается резко повлияют на ваши возможности тайм-менеджмента и вызовут огромные разочарование.

Мощный совет: Задачи + Заметки соединяет дела, которые вам нужно сделать, с информацией, необходимой для их выполнения. Таким образом, при перетасовке ничего не потеряется. Попробуйте объединить Календарь + Задачи + Заметки:

• Мгновенно создавайте заметки для событий и получайте быстрый доступ позже прямо из виджета календаря на главном экране.
• Готовьтесь к встречам легко, заранее или на месте. Настройте структурированную заметку одним щелчком мыши; в комплекте с деталями события и вариантами действий и заметок.
• Ищите информацию о мероприятии, например дату, место и участников, чтобы получить доступ к необходимой информации стало проще, чем когда-либо.

4. Ставьте сроки и придерживайтесь их

Самая важная деталь любой задачи — ее крайний срок, независимо от того, введены ли они сами или уполномочены. Сроки обеспечивают набор расписание и представление о том, сколько времени вам нужно посвятить каждой задаче.

Многие люди организуют свой день, составляя контрольный список и отбрасывая каждое выполненное задание. К сожалению, такой подход не способствует эффективному управлению временем и может оказаться контрпродуктивным. Простые списки не учитывают ожидаемое время выполнения каждой задачи и редко расставляют приоритеты. Вместо того, чтобы сосредотачиваться на списках дел, расставьте задачи по срокам. Не забывайте, однако, делать поправку на более трудоемкие проекты.

Следуйте этим четырем правилам, чтобы лучше управлять своими задачами:

1. Сделайте это срочным. Когда у вас есть все время в мире, чтобы выполнить задачу, легче откладывать. Без чувства безотлагательности заманчиво сосредоточиться на менее утомительной деятельности, часто не связанной с вашей работой. Назначьте себе более ранний срок, чтобы не сбиться с пути и оставаться мотивированным.
2. Подгонка . То, как вы управляете своим временем, является личным, и задачи в вашей жизни соответствуют его уникальным ритмам. Составьте свой график таким образом, чтобы выполнять эти задачи таким образом, чтобы он соответствовал этим шаблонам, а не пытаться втиснуть его в установленный график.
3. Сделайте это действенным. Не просто записывайте, что вам нужно сделать. Визуализируйте, как вы собираетесь это делать и что вам понадобится. Тогда вы готовы и готовы выполнить свою задачу.
4. Сделайте это осмысленным. Крайний срок должен иметь значение, и вы должны нести ответственность как перед собой, так и перед своей командой.

Мощный совет: Используйте Evernote, чтобы устанавливать (и соблюдать) сроки и быть в курсе всего, объединяя свои дела и заметки в Задачи. С помощью Задач ваши задачи живут в ваших заметках вместе с флажками приоритета, сроками выполнения и напоминаниями.

5. Делайте перерывы с умом

Страх потерять продуктивность часто мешает людям делать перерывы, когда они в этом нуждаются. И все же перерывы не только полезны, но и необходимы для продуктивного рабочего дня. Они работают лучше всего, когда соответствуют следующим параметрам:

• Перерыв должен быть посвящен деятельности, значительно отличающейся от той, над которой вы только что работали.
• Он должен держать вас в настроении, связанном с работой, позволяя вам быстро вернуться к работе.
• Любой перерыв полезен, если он сделан тогда, когда он действительно нужен.

Польза для здоровья от хорошо спланированных перерывов каждые 45-90 минут хорошо задокументирована. Они обеспечивают чувство благополучия, уменьшая стресс и позволяя вам лучше сосредоточиться на своей работе, когда перерыв закончился.

Совет: Попробуйте использовать уведомления в Evernote, чтобы автоматизировать расписание перерывов. Затем, когда вы получите напоминание о столь необходимой передышке, позвольте себе этот перерыв. Это не пустая трата времени, и в целом вы будете более продуктивны.

Время организоваться

Рабочие рутины, вызванные пандемией, такие как удаленная и гибридная работа, нанесли ущерб тому, как люди распоряжаются своим временем, и неспособность установить здоровый баланс между работой и личной жизнью может привести к катастрофе. Проблемы в одной области могут быстро перерасти в другую, что приведет к прокрастинации, неспособности достичь целей и даже к эмоциональному выгоранию.

Это всеобщая борьба: вы пытаетесь быть продуктивным в работы и дома, но требования, сроки и отвлекающие факторы кажутся бесконечный. Вам нужно делать больше за меньшее время и при этом быть лучше продуктивно, но как?

С постоянно меняющимися приоритетами может быть трудно оставаться в курсе, но с Evernote вы можете лучше управлять своим временем, не отставать от задач, планировать заранее и работать более продуктивно. Домашняя страница, Календарь и Задачи работают вместе, чтобы использовать существующие функции и помогать вам делать больше.

Задачи + Заметки объединяются, чтобы помочь вам в достижении ваших целей быстрее, сокращая разрыв между тем, что вам нужно сделать, и информацией, которую вы нужно сделать это.

Календарь + Заметки + Задачи ускоряет ваши встречи, ускорить время подготовки со всей доступной информацией, которая вам нужна в один клик.

Главная + Заметки + Календарь + Задачи структурируйте свой день в организованная информационная панель, которая объединяет то, что вам нужно знать, с тем, что вы нужно сделать. Ваши самые важные заметки, самые срочные задачи и самые свежие расписание отображается вместе в едином сводном представлении. Вместо того, чтобы перегружены информацией, ваша информация работает на вас.

Управление временем означает максимально эффективное использование вашего времени и выполнение правильных действий в нужное время. Умный тайм-менеджмент позволяет вам быть более продуктивным и добиваться прогресса в различных сферах жизни, сохраняя при этом контроль над уровнем стресса и энергии. Понимание ценности вашего времени означает, что вы редко перегружаетесь и можете в полной мере наслаждаться каждым моментом работы или жизни.

7 советов по тайм-менеджменту, которые помогут изменить ваш день

Эффективное управление своим временем на основе вашего графика и рабочей нагрузки требует приверженности. Тем не менее, вознаграждение за знание тайм-менеджмента стоит планирования и самоотверженности.

Вот семь советов, которые помогут вам улучшить навыки управления временем.

Сравнение времени и приоритетов

Есть очень хороший шанс, что вы сказали себе, что у вас нет времени, чтобы выполнить задачу. Но, если вы перестанете думать об этом, у вас действительно будет время. Вы разрешили другим задачам иметь приоритет.

Понимание ваших главных приоритетов и выделение необходимого времени для важных задач — залог хороших навыков тайм-менеджмента. Это также поможет вам организовать свой ежедневный календарь, чтобы вы могли оставаться в курсе в течение дня.

Взгляните на свой текущий список задач и упорядочите их по приоритету, учитывая два фактора: ценность задачи и риск ее невыполнения. Затем займитесь своим списком дел, назначив выделенное время для каждой задачи.

Уделите все свое внимание и избегайте многозадачности

Тайм-менеджмент — это присутствие рядом с вашей задачей и знание того, что будет дальше. Попробуйте полностью сосредоточиться на своей текущей задаче, пока не придет время перейти к следующей. Ограничьте отвлекающие факторы и будьте преднамеренными, когда вам нужно сделать перерыв.

Избегайте многозадачности, потому что ваш мозг не запрограммирован на выполнение нескольких задач одновременно. Жонглирование несколькими проектами и переключение между задачами требуют, чтобы ваш мозг останавливался и перефокусировался.

Вашему мозгу может потребоваться до 15 минут, чтобы наконец вернуться в продуктивное состояние. Многозадачность также повышает риск совершения до 50 % ошибок.

Связанный: Что происходит с вашим мозгом, когда вы слушаете музыку

Позвольте себе сказать «нет»

Говорить «нет» не всегда легко, но это способ установить границы с собой и окружающими. Когда на вашем пути появляется новая задача, которая может отложиться на потом или которую вы не можете взять на себя, не стесняйтесь сказать «нет». Затем вы можете объяснить свои текущие приоритеты и, при необходимости, предложить реалистичные ожидания того, когда вы сможете выполнить их просьбу.

Подумай завтра

Тайм-менеджмент помогает понять, что нужно сделать сегодня, а что может подождать до завтра. Однако не забывайте о завтрашнем времени и приоритетах. Скорее всего, вы будете так же заняты и посвящены завтрашним задачам.

Когда вы переносите задачи на другой день, не откладывайте их на потом. Если вы обнаружите, что постоянно откладываете задачу или проект, найдите время, чтобы подумать о своих мотивах, чтобы понять, почему вы изо всех сил пытаетесь начать.

Не стоит недооценивать силу нескольких минут

Короткие перерывы здесь и там составляют большую часть вашего дня. Перерывы помогают вам отдохнуть и перезагрузиться. Разумно распоряжаясь своим временем, вы можете в полной мере использовать время отдыха, чтобы либо проверить одну-две задачи из списка дел, либо дать мозгу передышку.