Организационные способности: что к ним относится, как развить. Кто такой организатор

что к ним относится, как развить. Кто такой организатор

Организаторские способности имеют особое значение в сфере управления. Не каждый организатор может быть руководителем (лидером), но каждый руководитель обязан быть организатором. Кто же это такой? Давайте разберемся.

СОДЕРЖАНИЕ

• 1 Организаторская функция
• 2 Что важно при организации
• 3 Как развить организаторские способности
• 4 Упражнения на развитие организаторских способностей
  • 4.1 Быть убедительным
  • 4.2 Пантомима
  • 4.3 Распределение времени

Организаторская функция

Организовывать работу подчиненных – одна из основных функций руководителя, притом независимо от того, какого стиля управления он придерживается. Под организацией понимается распределение обязанностей и задач между участниками коллектива. От того, насколько точно руководитель распределит рабочие задачи, зависит успех всей деятельности, продуктивность работы.

Распределение власти и ответственности, то есть, например, выделение лидера, разделение коллектива на малые группы, тоже входит в организационную функцию руководителя.

Но как бы он ни распределил власть и ответственность, за результат отвечать все равно только ему.

Иногда руководитель выступает сам как лидер, а коллектив живет самоуправлением, тогда организационная функция не так очевидна. Руководитель отдает свою работу, власть, ответственность кому-то из работников в двух случаях:

• признает, что кто-то из коллектива лучше его справится с этой задачей;
• занят более важными проблемами или не может заняться в силу общей занятости.

Что важно при организации

Организаторские способности – набор качеств, помогающих руководителю управлять деятельностью в группе. Они включают в себя:

• Умение объяснять информацию. Задача организатора не только объяснить информацию на понятном языке, но и убедиться в том, что человек верно ее понял и усвоил. Но важно использовать вопрос не «Все ли вы поняли?», а «Я достаточно ясно вам смог объяснить?» В первом случае человек начнет оценивать себя и вряд ли сможет выставить свои интеллектуальные способности негативно в глазах руководителя.
  Потому он, конечно, ответит «Да», даже если это не так.
• Обратная связь. Организатор должен лично посмотреть на результат и процесс работы сотрудника, которому он доверил что-то.
• Уместная конструктивная критика и вместе с ней альтернативные предложения. Как говорится, критикуешь – предлагай.
• Высокоразвитое самообладание и способность к саморегуляции. Даже если организатору приходится ругать коллектив, то делать это нужно спокойно и достойно.
• Организатор должен четко знать и представлять, чего он ждет и требует от подчиненных (форма, сроки, результаты, способы). Быть в состоянии самостоятельно выполнить эти требования.
• Умение контролировать и рефлексировать.
• Умение предотвращать и разрешать конфликты, общаться с людьми.

Кроме этого, организатор должен обладать авторитетом, быть строгим, но справедливым, корректным в оценках, хорошо разбираться в том, чем руководит, быть высококвалифицированным специалистом. В отличие от лидерства, способность к которому во многом определена врожденными особенностями, организатором может стать практически каждый человек. Однако такие индивидуальные особенности, как скорость психических реакций и другие свойства темперамента, вносят свою лепту.

Как развить организаторские способности

Раз организатором может стать каждый человек, то актуален вопрос о том, как это сделать. Предлагаю несколько простых правил:

• Организация начинается с самого себя (самоорганизация). Научитесь организовывать собственную деятельность, быт и всю жизнь. Возьмите за правило составлять план дня, вести ежедневник, распределять время, ставить цели, задачи и всегда их выполнять. Прямо сейчас сделайте что-то, до чего руки не доходили.
• Развивайте эмпатию, умение понять другого человека, уважение к интересам других людей, здоровый альтруизм.
• Осваивайте и практикуйте позитивное мышление.
• Регулярно самосовершенствуйтесь. Скорректируйте самооценку, избавьтесь от неуверенности, страха общения и других проблем, которые у вас есть. Все внутренние барьеры должны быть уничтожены.
• Развивайте творческий потенциал.
• Расширяйте кругозор.
• Тренируйте практическое мышление, то есть реально смотрите на мир. Ставьте реальные цели, не увлекайтесь мечтами.
• Будьте амбициозны.

Важно хорошо знать не только свои особенности, но и разбираться в психологии других людей. Верно распределить обязанности, учитывать потребности, интересы, темперамент, характер и другие особенности участников – основная задача организатора.

Упражнения на развитие организаторских способностей

Организаторские способности не являются чем-то особенным, они включают в себя развитые общие способности и необходимые для конкретного вида деятельности. Потому и упражнения хочу предложить общие.

Быть убедительным

Рекомендую проводить это упражнение в паре с кем-то и перед зрителями. Суть в том, что вы и ваш партнер прячете за спиной какие-то фигурки (игрушки, любой предмет). Задача – убедить зрителей в том, что у вас нет конкретной фигуры или есть (независимо от того, на самом ли деле это так). Побеждает тот, кто смог убедить аудиторию.

Пантомима

Тренируйте свои мышцы перед зеркалом. Лицо, мимика говорят о нас гораздо больше. Научитесь управлять своей мимикой: быть добрым, убедительным, снисходительным, требовательным.

Распределение времени

Возьмите за правило с вечера составлять список дел на завтра, научитесь рано вставать, составлять расписание дня и следовать ему. Приучите себя к организованности на рабочем месте, рабочем столе компьютера, дома в шкафу. Приберитесь и поддерживайте этот порядок.

Рекомендую ознакомиться также со статьями «10 способов раскрыть творческий потенциал», «Творческие способности: особенности и развитие», «Чувство юмора: как развить и зачем это нужно», «Воображение: как развить у детей и взрослых», «Упражнения для развития памяти у взрослых».

Как правило, организаторские способности рассматривают в единстве с коммуникативными, объединенно их называют КОС (коммуникативно-организационные способности). О том, как развить коммуникативные способности, узнайте из статьи «Как научиться общаться с людьми».

Что такое организаторские способности? (с примерами) • BUOM

22 февраля 2021 г.

Организационные навыки являются одними из самых важных навыков, которыми вы можете обладать как сотрудник. Организованность позволит вам уложиться в сроки, свести к минимуму стресс и выполнять свои обязанности более эффективно. Чтобы узнать, как улучшение ваших организационных навыков может повлиять на производительность вашей работы, вам нужно знать, что влечет за собой этот набор навыков. В этой статье мы рассмотрим различные типы организационных навыков, предложим, что вы можете сделать, чтобы улучшить свои навыки, и обсудим, как выделить организационные навыки в резюме или на собеседовании.

Прочитайте больше: Навыки тайм-менеджмента: определение и примеры

Что такое организаторские способности?

Организационные навыки — это навыки, которые позволяют вам эффективно и результативно использовать свои ресурсы. Быть организованным означает, что вы хорошо управляете своим временем, энергией и рабочим пространством и можете успешно выполнять все поставленные задачи. Организационные навыки могут принимать разные формы в зависимости от вашего конкретного рабочего места и должности, но обычно они включают в себя поддержание порядка на рабочем месте, соблюдение сроков и хорошее общение с вашей командой.

Программы для Windows, мобильные приложения, игры — ВСЁ БЕСПЛАТНО, в нашем закрытом телеграмм канале — Подписывайтесь:)

Виды организаторских способностей.

Чтобы быть организованным на рабочем месте, необходимо использовать ряд важных навыков, в том числе:

• Тайм-менеджмент

• Коммуникация

• Ставить цели

• Делегация

• Работа под давлением

• Самомотивация

• Аналитическое мышление

• Внимание к деталям

• Принятие решения

• Стратегическое планирование

Тайм-менеджмент

Правильное управление временем имеет решающее значение для организованности. Тайм-менеджмент включает в себя предоставление себе достаточного количества времени для выполнения задач, не тратя слишком много времени на какой-либо один проект и балансируя время, которое вы проводите дома и на работе. Управление своим временем важно, потому что это помогает вам сохранять энергию и сохранять спокойствие в быстро меняющейся среде. Решение о том, когда и как использовать свое время, является фундаментальным элементом организации рабочего места.

Коммуникация

Еще одним важным организационным навыком, который следует учитывать, является общение. Ваши коммуникативные навыки зависят от того, насколько хорошо вы делитесь и получаете информацию на рабочем месте. Если вы организованный коммуникатор, вы сможете предоставить другим членам вашей команды необходимую им информацию эффективно и своевременно. Организованные коммуникаторы уделяют первостепенное внимание эффективности на рабочем месте, быстро реагируя на запросы, давая точные инструкции и надежно передавая информацию.

Ставить цели

Организация на рабочем месте также включает в себя постановку достижимых целей. Организованные сотрудники могут ставить личные и профессиональные цели, которые вдохновляют их на усердную работу и высокие результаты. Будучи организованным профессионалом, вы должны ставить ежедневные и еженедельные цели, которые структурируют ваши усилия и позволяют вам сосредоточиться на целях вашего работодателя. Регулярное достижение целей является признаком хорошо организованного сотрудника, который хорошо использует свои ресурсы.

Делегация

Во многих случаях быть организованным означает знать свои пределы. Если обязанности сотрудника становятся больше, чем он может выполнить, ему может потребоваться поручить одну или несколько своих задач коллеге. Важной частью делегирования является знание того, какой член команды наиболее квалифицирован для завершения конкретной задачи или проекта. Если вы сможете составить список и организовать свои задачи и решить, какие из них делегировать, возможно, вы сможете повысить производительность всей своей команды.

Работа под давлением

Организация особенно важна в ситуациях высокого давления. В быстро меняющихся условиях и на рабочих местах, где соблюдаются строгие сроки, организованность имеет решающее значение для того, чтобы сотрудник оставался спокойным и сосредоточенным. Если вы можете эффективно планировать свое время, управлять своей энергией и использовать свои ресурсы, работа в условиях стресса может сделать вас ценным активом на рабочем месте.

Самомотивация

Важным элементом организации является способность проявлять инициативу. Организованные сотрудники хорошо осведомлены о задачах, которые им необходимо выполнить, и могут выполнять задания без надзора или помощи. Если вы сможете заслужить репутацию организованного и самодостаточного человека на рабочем месте, вам, вероятно, будет предоставлено еще больше возможностей для использования своих навыков и профессионального развития.

Аналитическое мышление

Аналитическое мышление предполагает способность читать и интерпретировать информацию, чтобы приходить к разумным выводам. Организованность на работе часто включает в себя организацию мыслительного процесса. Умение логически обдумать проблему и определить источник проблемы поможет вам быстро преодолеть неудачи и избежать задержек.

Внимание к деталям

Этот организационный навык связан с тем, насколько вы внимательны и тщательны в своей работе. Организованные сотрудники осознают, что, потратив время на то, чтобы хорошо выполнить работу в первый раз, они избавятся от лишних усилий в дальнейшем. Быть организованным означает иметь время и энергию, чтобы убедиться, что каждый аспект задачи выполнен должным образом и что каждый шаг проекта выполнен правильно.

Принятие решения

Организованные сотрудники умеют принимать решения. Принятие продуманных решений включает в себя сбор всей необходимой информации, рассмотрение последствий и продумывание заранее, чтобы предсказать результаты. Если вы обладаете организаторскими способностями, у вас, скорее всего, будут коммуникативные навыки, логический склад ума и целеустремленность, необходимые для принятия эффективных решений.

Стратегическое планирование

Быть организованным означает максимально использовать свое время и энергию. Важнейшей частью этого является планирование того, как вы планируете использовать свои ресурсы. Это часто включает в себя ведение подробного календаря, использование таймера фокусировки и планирование встреч на несколько дней или недель вперед. Заблаговременное обдумывание и соответствующее планирование могут помочь организованным сотрудникам справиться со своей рабочей нагрузкой и избежать срыва сроков.

Как улучшить свои организаторские способности

Вы можете предпринять следующие конкретные шаги, чтобы улучшить свои организационные навыки:

Составьте списки

Один из лучших способов оставаться организованным — вести учет задач, которые вы выполнили, и тех, над которыми вы все еще работаете. Это могут быть физические списки на блокноте бумаги или цифровые списки, к которым вы обращаетесь со своего телефона или компьютера. Составление списков и отметка выполненных заданий помогут вам оставаться сосредоточенными и не отвлекаться от дела.

Придерживайтесь расписания

Еще один способ быть более организованным — установить регулярный график. Это может быть физический календарь или цифровой журнал времени, который вы держите на своем телефоне. Создание подробного расписания поможет вам планировать свое время и обеспечить соблюдение сроков.

Общайтесь со своей командой

Сосредоточение внимания на улучшении общения на рабочем месте может значительно повлиять на уровень вашей организации. Планирование личных встреч, создание записей важных разговоров и написание эффективных электронных писем — все это способы более эффективного общения и минимизации вероятности недопонимания.

Как подчеркнуть организаторские способности

Вот несколько советов, как подчеркнуть свои организаторские способности:

В резюме

Прежде чем вы начнете писать или редактировать свое резюме, ознакомьтесь с описанием работы в списке, чтобы узнать, какие конкретные типы организационных навыков ищет ваш потенциальный работодатель. Ищите ключевые слова организации, такие как «многозадачность», «управление ресурсами» и «соблюдение сроков». Попробуйте включить эти фразы в записи истории работы или список навыков в своем резюме. Вы также можете подчеркнуть свои организаторские способности в своей краткой биографии или заявлении о цели, используя такие ключевые слова, как «ориентированный на задачу», «надежный» и «целеустремленный».

На собеседовании при приеме на работу

Один из лучших способов подчеркнуть свои организаторские способности на собеседовании — поделиться примерами того, как вы сохраняли организованность на предыдущих местах работы. Вы можете объяснить типичную систему, которую вы используете для планирования своего времени, выполнения нескольких заданий и делегирования задач. Вы также можете рассказать о конкретном случае, когда ваши организаторские способности помогли вам решить проблему или способствовали успеху вашей команды. Ключевой частью организованности является способность хорошо работать в любой среде, поэтому вы можете также упомянуть, как, по вашему мнению, ваши организаторские способности повлияют на вашу работу на новой должности.

10 лучших организаторских навыков, которые следует указать в резюме в 2023 году

Поиск

» За каждую минуту, потраченную на организацию, начисляется час. » — Бенджамин Франклин

Более 43% менеджеров по найму обращают особое внимание на организационные навыки при рассмотрении резюме кандидатов на работу.

Легко понять, почему. Согласно опросу Gallup, сотрудники, которым не хватает организационных навыков, ежегодно обходятся экономике США примерно в 544 миллиарда долларов из-за потери производительности.

Эти неорганизованные сотрудники не только в четыре раза чаще срывают сроки, но и в девять раз чаще бывают недовольны своей работой!

Ясно, что сильные организаторские способности необходимы для успеха на рабочем месте сегодня, независимо от того, работаете ли вы удаленно или в офисе.

В этой статье мы покажем вам… 

• 10 лучших организационных навыков, которые ищут работодатели
• Как выделить организационные навыки в резюме
• Как подчеркнуть организаторские способности на собеседовании при приеме на работу
• Как развить и улучшить свои организаторские способности

В этой статье

1. ?
2. 10 лучших организационных навыков, которые следует указать в резюме
3. Почему важны организационные навыки?
4. Как выделить организационные навыки в резюме
5. Как выделить организационные навыки на собеседовании
6. Как развить организаторские способности

Что такое организаторские способности?

Организационные навыки — это ваши способности эффективно управлять временем, расставлять приоритеты в задачах, ставить цели и разрабатывать системы для достижения этих целей.

Сотрудники с хорошими организаторскими способностями могут совмещать несколько обязанностей одновременно, сохранять концентрацию на сроках и эффективно справляться со сложными проектами.

Организационные навыки считаются навыками межличностного общения. Это нетехнические способности, которые помогают человеку хорошо работать с другими, такие как общение, работа в команде и лидерство.

Поскольку социальные навыки помогают создать позитивную и функциональную рабочую среду, менеджеры по найму уделяют им большее внимание при поиске кандидатов на работу.

Это хорошая новость для тех, кто ищет работу, потому что организационные навыки, как и другие социальные навыки, можно передавать. Это означает, что вы можете применить их к любой работе в любой области или отрасли .

Итак, если вы думаете о смене карьеры, обязательно расскажите потенциальным работодателям о своих организационных и других социальных навыках.

10 лучших организационных навыков, которые следует указать в резюме

Сотрудники, обладающие хорошими организаторскими способностями, жизненно важны для успешного функционирования любого бизнеса.

Но какие именно навыки ищут работодатели?

Вот десять наиболее важных организационных навыков (с примерами), которыми компании хотят, чтобы их сотрудники обладали.

1) Тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент – это умение с умом и эффективно тратить 24 часа, которые у всех нас есть каждый день.

Сотрудник с хорошими навыками управления временем может сначала сосредоточиться на важных задачах, по возможности делегировать полномочия, свести к минимуму отвлекающие факторы, устранить прокрастинацию и придерживаться сроков.

Навыки тайм-менеджмента используются на рабочем месте по-разному, в том числе:

• Планирование дня заранее.
• Разбиение больших проектов на более мелкие, более управляемые задачи.
• Говорить «нет», когда у вас слишком много на тарелке.
• Создание систем для отслеживания прогресса в достижении целей.
• Учитесь работать умнее, а не усерднее.

2) Постановка целей

Все очень успешные компании и люди имеют одну общую черту – они обладают чрезвычайно четким видением того, куда они хотят двигаться.

Без четкого видения люди могут легко заблудиться или отвлечься на повседневные проблемы.

Ставя перед собой цели, убедитесь, что они измеримы и достижимы в заданные сроки. Расплывчатые цели не помогут вам оставаться сосредоточенными и мотивированными.

Вот некоторые цели, которые вы можете поставить на рабочем месте:

• Увеличение продаж на определенный процент.
• Разработка нового продукта или услуги.
• Повышение рейтинга удовлетворенности клиентов.
• Оптимизация повседневных операций для повышения производительности.
• Повышение морального духа команды путем создания позитивной рабочей среды.

3) Расстановка приоритетов

Расстановка приоритетов заключается в определении того, какие задачи являются наиболее важными для решения в первую очередь. Это позволит вам сосредоточить на них все свое внимание и энергию.

Если вы не расставите приоритеты, вы легко можете почувствовать себя сбитым с толку и подавленным. Это отсутствие ясности может привести к прокрастинации, что только усугубляет проблему!

В конечном счете, расстановка приоритетов на рабочем месте ведет к повышению общей производительности и эффективности.

Примеры того, как вы можете установить приоритеты на рабочем месте, включают:

• Определение наиболее важных задач, которые должны быть выполнены в первую очередь.
• Установка реалистичных и достижимых сроков выполнения задач.
• Делегирование менее приоритетных задач другим, когда это возможно.
• Разбивка больших задач на управляемые части.
• Регулярно пересматривайте свои приоритеты и корректируйте их по мере необходимости.

4) Физическая организация

Согласно недавнему опросу, сотрудники тратят около двух часов в день на поиск документов и информации, необходимых им для работы. Это 25% их рабочего дня!

Вот почему так важно быть физически организованным на работе. Это означает наличие физического и цифровое рабочее пространство, упорядоченное и ухоженное, чтобы вы могли быстро найти все, что вам нужно.

Избавление от физического или цифрового беспорядка также может создать больше ментального пространства для творческого мышления, решения проблем и положительных эмоций.

Примеры физической организации рабочего пространства:

• Использование служб облачных вычислений для безопасного хранения документов и файлов.
• Маркировка полок, ящиков, папок и контейнеров для облегчения идентификации.
• Использование настенного пространства и досок объявлений для размещения напоминаний, заметок или календарей.
• Минимизация отвлекающих факторов за счет ограничения всплывающих окон и ненужных уведомлений.
• Спрячьте все кабели, чтобы не загромождать внешний вид.

5) Коммуникация

На первый взгляд, коммуникабельность может показаться не организационным навыком, но способность общаться ясно и лаконично гарантирует, что все останется организованным.

Навыки общения включают умение слушать, а также говорить (или писать). Хорошие слушатели сосредотачиваются на том, что говорится, задают соответствующие вопросы для уточнения информации и дают полезную обратную связь.

В конечном счете, хорошие коммуникативные навыки помогут вам оптимизировать рабочий процесс , что сэкономит время, деньги и ресурсы.

Примеры того, как вы можете использовать коммуникативные навыки на работе, включают:

• Четкость и четкость речи при общении с коллегами и клиентами.
• Слушать других и учитывать их мнение перед принятием решения.
• Задавать вопросы и получать разъяснения, когда это необходимо.
• Быть открытым для обратной связи с коллегами или руководителями.
• Написание электронных писем, отчетов и заметок, которые должны быть краткими и понятными.

6) Делегирование

Делегирование — это когда вы назначаете задачи другим, вместо того, чтобы выполнять их самостоятельно.

Почему делегирование полномочий является важным организационным навыком? Потому что, когда вы делегируете полномочия, вы даете себе больше времени и энергии, чтобы сосредоточиться на своих 9 задачах. 0003 свои важные задачи .

Несмотря на очевидные преимущества, делегирование — это навык, с которым многие люди борются. На самом деле, только 30 % менеджеров считают, что умеют делегировать полномочия.

Делегирование включает в себя больше, чем просто назначение задач — оно требует предоставления четких инструкций и оказания надлежащей поддержки для успешного выполнения задачи.

Когда делегирование выполнено правильно, оно может стать мощным инструментом, помогающим организациям достичь своих целей.

Примеры того, как вы можете использовать навыки делегирования на работе, включают:

• Составление списка задач и назначение их членам команды.
• Предоставление четких инструкций для каждой задачи, включая сроки.
• Поощрение членов команды к тому, чтобы они брали на себя ответственность за делегированные им задачи.
• Оценка хода делегированных задач и обеспечение соблюдения сроков.
• Взаимодействие с членами команды, чтобы убедиться, что цели достигнуты.

7) Планирование

Если у вас есть хорошие навыки планирования, вам будет легче справляться с рабочей нагрузкой, выполнять задачи, соблюдать сроки и сотрудничать с другими.

Если у вас нет хороших навыков планирования, вы всегда будете лезть в последнюю минуту, чтобы закончить дела.

Хорошие навыки планирования являются ключом к любому успешному деловому предприятию, поскольку они помогают компаниям не сбиться с пути и достигать своих целей своевременно и эффективно.

Примеры того, как вы можете использовать навыки планирования на работе, включают:

• Разработка практических стратегий для достижения краткосрочных и долгосрочных целей.
• Разбиение больших проектов на более мелкие управляемые задачи.
• Определение четких ролей, сроков и целей для членов команды.
• Распределение ресурсов для максимальной эффективности и результативности.
• Планирование встреч и других мероприятий заранее.

8) Внимание к деталям

Внимание к деталям считается организационным умением, поскольку оно позволяет выполнять работу качественно и без ошибок.

Качественная работа, которую не нужно переделывать снова и снова, экономит время, деньги и ресурсы компании.

Вот почему менеджеры по найму придают большое значение кандидатам на работу, которые могут продемонстрировать свою внимательность к деталям.

Примеры того, как вы можете обращать внимание на детали на работе, включают:

• Требуется дополнительное время, чтобы перепроверить правильность вашей работы.
• Документирование изменений в процедурах или процессах.
• Учет индивидуальных предпочтений клиентов и заказчиков.
• Пристальное внимание к указаниям руководителей или коллег.
• Тщательный учет ресурсов, используемых в проектах.

9) Принятие решений

Принятие решений — это навык, который позволяет эффективно оценивать различные варианты, взвешивать все за и против каждого варианта и выбирать наилучшее решение для данной проблемы.

Без организованности невозможно принимать правильные решения. Это потому, что вы должны систематически учитывать текущие условия, потребности, ресурсы и другие факторы.

Грамотное принятие решений помогает компаниям экономить время и деньги, а также быстрее достигать поставленных целей.

Примеры того, как вы можете использовать навыки принятия решений на работе, включают:

• Использование данных и прошлого опыта для обоснования вашего решения.
• Рассмотрение потенциальных рисков, связанных с решением, до его принятия.
• Готовность обратиться за советом или рассмотреть альтернативы, когда это необходимо.
• Своевременное принятие решений для выполнения проектов.
• Способность приспосабливаться к изменению условий или получению новой информации.

10) Многозадачность

Многозадачность — это способность выполнять несколько задач или проектов одновременно . Это не обязательно означает выполнение двух совершенно разных дел одновременно.

Преимущества многозадачности заключаются в том, что она помогает повысить производительность, снизить стресс и сэкономить время. Однако многозадачность также может привести к ошибкам и снижению качества работы, если ею не управлять должным образом.

Чтобы успешно справляться с многозадачностью, вам нужно постоянно концентрироваться на одной задаче и не отвлекаться.

Также важно понимать, когда многозадачность неуместна — некоторые задачи требуют более пристального внимания для эффективного выполнения.

Примеры того, как вы можете использовать навыки многозадачности на работе, включают:

• Ответы на электронные письма во время работы над проектом или отчетом.
• Планирование встреч при решении административных задач.
• Участие в телефонных конференциях при одновременном управлении другими проектами.
• Делегирование задач членам команды при выполнении собственной работы.
• Жонглирование запросами в службу поддержки во время работы над другими проектами.

Почему важны организаторские способности?

Согласно одному исследованию, сотрудники тратят впустую в среднем 40% своего рабочего дня, потому что не обладают хорошими организаторскими способностями!

С другой стороны, организованные сотрудники могут сэкономить бизнесу много времени и денег. Это потому, что эти сотрудники могут: 

• Выполняйте задания быстрее и эффективнее.
• Распоряжаться своим временем без присмотра.
• Быстро найти нужные документы и информацию.
• Правильно вести данные и записи.
• Создайте продуктивную рабочую среду для всей команды.

Организационные навыки, безусловно, полезны на рабочем месте, но знаете ли вы, что они также могут улучшить качество вашей жизни в целом?

Обычно организованные люди испытывают меньше стресс, тревога и депрессия.

Так что не игнорируйте свои мягкие навыки! Они более ценны, чем вы думаете, как для вашей профессиональной жизни , так и для вашей личной жизни.

Как выделить организационные навыки в своем резюме

Если вы хотите, чтобы потенциальные работодатели видели, насколько вы организованы, вы должны указать эти навыки в своем резюме.

Вот два лучших способа подчеркнуть свои организаторские способности в резюме:

1) Предоставляйте конкретные, измеримые результаты

Чем более конкретное ваше резюме, тем лучше. Не говорите просто, что у вас хорошие навыки тайм-менеджмента или коммуникативные навыки. Это слишком расплывчато и легко забывается.

Вместо этого покажите, как именно вы применяли свои организаторские способности на работе и каковы были измеримые результаты .

По возможности используйте цифры и показатели. Это поможет нарисовать четкую картину того, что вы сделали и насколько хорошо вы это сделали.

Вот несколько примеров конкретных, измеримых результатов:

• Разработана и поддерживается файловая система для отслеживания заказов клиентов, что привело к повышению эффективности на 80%.
• Создал цифровую систему инвентаризации, которая отслеживала более 200 единиц инвентаря со 100% точностью.
• Автоматизированные счета для повышения точности с 70% до 95%.
• Разработал и внедрил систему планирования для 50+ сотрудников, повысив производительность на 40%.
• Реорганизованное офисное пространство с повышением эффективности рабочего пространства на 25%.

2) Используйте ключевые слова из описания работы

Прежде чем подать заявку на работу, внимательно прочитайте описание работы и обратите внимание на любые слова или фразы, описывающие навыки.

Они называются ключевыми словами (ключевое слово также может быть фразой).

Когда менеджеры по найму просматривают ваше резюме, они специально ищут эти ключевые слова. Если в вашем резюме их нет, вас могут отклонить!

Ключевые слова важны и в другом отношении. После того, как вы отправите свое резюме, оно обычно попадает в компьютерную базу данных, называемую системой отслеживания кандидатов, или ATS.

Менеджеры по найму ищут кандидатов на работу, вводя ключевые слова в строку поиска ATS. Эти ключевые слова, как правило, те же, что и в описании вакансии.

Вот почему так важно адаптировать каждое резюме к каждой вакансии, на которую вы претендуете!

Например, если в списке вакансий ищется операционный менеджер, который «высоко ориентирован на детали и способен работать в многозадачном режиме», вам следует попытаться использовать в своем резюме ключевые слова «ориентированный на детали» и «многозадачность» ( но не ври!).

Основная идея ключевых слов заключается в том, что вы хотите использовать родной язык описания вакансии в своем резюме, а затем делать это для каждой вакансии, на которую вы претендуете.

Это может занять немного времени и усилий, но последовательное выполнение этой процедуры повысит шансы того, что кто-то увидит ваше резюме и пригласит вас на собеседование.

Как подчеркнуть организаторские способности на собеседовании

Теперь, когда вы прошли собеседование, как лучше всего рассказать о своих организаторских способностях?

Вот три способа подчеркнуть свои организаторские способности, когда вам задают вопросы о них на собеседовании.

1. Опишите свой процесс

Когда вас спросят о времени, когда вам нужно было быть организованным, расскажите интервьюеру шаг за шагом о своем мыслительном процессе.

Это покажет, что вы не только обладаете организаторскими способностями, но и умеете их формулировать.

Например, если ваши навыки менеджера проектов включают в себя организацию командных проектов на работе, вы можете сказать что-то вроде:

«Я сел и составил список всех задач, которые нужно было выполнить, а затем распределил их между членами команды, которые, как я знал, лучше всего подходят для каждой задачи. Я назначил сроки для своей команды и регулярно проверял всех, чтобы убедиться, что они идут по плану».

Если вы не являетесь менеджером, но отвечаете за несколько отдельных проектов, вы можете сказать что-то вроде: 

«Я составил для себя ежедневное и еженедельное расписание, наметив, когда я буду работать над каждой задачей. Я всегда оставлял запас времени на случай, если что-то закончится, и всегда старался как можно точнее придерживаться своего графика».

2. Свяжите свои организаторские способности с обязанностями на новой должности

Описывая свои организаторские способности, всегда старайтесь связать их с обязанностями на новой должности.

Например, если вы хотите подчеркнуть свои навыки веб-разработчика, вы можете рассказать о том, как ваши организаторские способности помогли вам привести команду к успеху в предыдущем проекте.

При подаче заявки на должность, предполагающую регулярный контакт с клиентами или пациентами, ваши организаторские способности имеют решающее значение. Это верно независимо от того, сосредоточены ли вы на навыках кассира, бариста, официанта или медсестры. Если вы претендуете на должность кассира, вы можете рассказать о том, как организованность помогла вам быстро и точно обрабатывать транзакции клиентов. Как бариста, вы могли бы описать, как организационные навыки обеспечили бесперебойное приготовление кофе и доставку заказа. Если вы сосредоточены на навыках работы с серверами, вы можете объяснить, как ваши организаторские способности помогли отслеживать различные заказы на столики и удовлетворять потребности клиентов. Наконец, в контексте навыков медсестер организация может быть ключом к управлению уходом за пациентами и эффективному удовлетворению их медицинских потребностей.

3. Используйте конкретные примеры и данные

Как и в своем резюме, вы всегда должны пытаться использовать конкретные примеры и цифры, чтобы подтвердить свои заявления о своих организаторских способностях.

Например, если вы претендуете на должность в службе поддержки клиентов, вы можете рассказать о том, как вы повысили удовлетворенность клиентов на определенный процент на предыдущей должности.

Если вы помогли своей предыдущей компании сэкономить деньги, оптимизировав процесс инвентаризации, используйте цифры, чтобы показать, сколько денег вы сэкономили компании.

Если вы использовали свои организаторские способности для запуска успешного мероприятия, опишите, как вы управляли бюджетом и графиком, чтобы все прошло без сучка и задоринки.

Конкретные примеры и данные не только делают ваши аргументы более убедительными, но и помогают интервьюеру запомнить вас.

Помните, что конкретизация — как в резюме, так и на собеседовании — помогает создать более яркое представление о том, кто вы и на что способны.

Как развить организаторские способности

Некоторым людям организационные навыки даются нелегко, но со временем их можно развить и отточить на практике.

Если вы хотите развить свои организаторские способности, важно сосредоточиться на следующих пяти шагах:

1. Расставить приоритеты задач — Оценить все поставленные задачи и расставить приоритеты в соответствии с важностью, срочностью, сложностью или другими факторами. критерии, которые имеют смысл для вашей индивидуальной ситуации.

2. Заведите планировщик . Ведение расписания и/или списка дел может быть очень полезным для обеспечения выполнения всех важных задач. Обязательно находите время как для краткосрочных, так и для долгосрочных целей, а также для проведения досуга или перерывов.

3. Разбивайте большие проекты . Большие проекты могут быть очень сложными, поэтому рекомендуется разбивать их на более мелкие, более управляемые задачи. Это может включать в себя установку крайних сроков для каждой задачи и планирование времени в течение дня для выполнения этой задачи.

4. Сведите к минимуму отвлекающие факторы . Чтобы обеспечить максимальную производительность и сосредоточенность, постарайтесь ограничить отвлекающие факторы, такие как социальные сети, телефоны или даже другие люди. Выделите определенное время для проверки электронной почты или социальных сетей.

5. Создание систем . Создание систем, таких как регистрация документов по категориям или использование ежедневного контрольного списка задач, может помочь упростить процесс достижения цели. Как только вы создадите эти системы, обязательно придерживайтесь их!

При постоянной практике организационные навыки можно приобрести и улучшить.

Это того стоит, так как ваша жизнь станет более продуктивной и свободной от стресса как в офисе, так и дома!

---

Другие экспертные мнения по этой теме:

Нажмите, чтобы оценить статью

[Всего: 203 В среднем: 5]

10 Ключевые организационные навыки и способы их улучшения

9 0019 Перейти к разделу

Что являются организаторскими способностями?

Важность эффективной организации

Типы организационных навыков

10 примеров ключевых организационных навыков для карьерного роста

Как усилить свои организаторские способности на работе

Как добавить организационные навыки в свое резюме

Как подчеркнуть свои организаторские способности на собеседовании

Как улучшить свои организационные навыки

Поиск работы — изнурительный процесс. Есть много талантливых кандидатов, часто претендующих на одну и ту же роль. Итак, что может выделить вас из толпы?

Организаторские способности.

На первый взгляд может показаться, что организаторские способности не так уж важны. Конечно, хорошо, когда ваши документы организованы, а рабочее место не захламлено. Но действительно ли организационные навыки имеют значение, когда дело доходит до полного раскрытия вашего потенциала?

В среднем американцы тратят 25% своей рабочей недели на поиск вещей, необходимых им для работы. Подумайте: ресурсы компании, руководства, документы и другая информация. А 75% работающих американцев тратят не менее часа в день на поиск ресурсов, необходимых им для работы. Это как минимум 260 оплачиваемых часов на одного сотрудника, который ежегодно занимается неправильными делами. Работодателям нужны сотрудники для организации своей работы, общения и планирования полезной командной работы.

Организационные навыки еще более важны для удаленных команд, крупных компаний и сотрудников по всему миру. Людям часто приходится работать над проектами, состоящими из множества движущихся частей, или общаться между часовыми поясами. Независимо от того, являетесь ли вы индивидуальным участником или менеджером, ваши коллеги, скорее всего, зависят от вас, чтобы общаться и выполнять свои задачи вовремя.

У нас в BetterUp есть высокоэффективное поведение, называемое организацией ради победы. Это означает, что мы используем наше мышление роста и навыки решения проблем, чтобы оставаться организованными. Поступая таким образом, мы располагаем лучшими возможностями для достижения наших целей, делаем меньше, чтобы добиться большего, и сохраняем согласованность команд. Организационные навыки превращаются в производительность, эффективность и умение делать больше с меньшими затратами. А с сильными организаторскими способностями вы можете настроить себя на успех.

В этой статье обсуждаются ключевые организационные навыки, которые нужны каждому работодателю, и то, как вы можете использовать их, чтобы проявить себя на работе и в поисках работы.

Что такое организаторские способности?

Организационные навыки — это социальные навыки, которые помогают вам управлять ожиданиями, оставаться в курсе задач и своевременно достигать результатов.

Допустим, вы работаете над четырьмя проектами в течение трех месяцев. И вы сотрудничаете с разными людьми для каждого из этих проектов. Сильные организаторские способности помогут вам разбить ожидаемый вклад на выполнимые задачи. Вы назначите сроки для этих задач, отдавая приоритет срочным и важным задачам. Вы также отметите вехи, которые требуют общения и сотрудничества.

Вы можете использовать инструмент управления проектами, записную книжку или даже календарь для организации своей работы.

 

Организационные навыки помогут вам сосредоточить свое время, усилия и ресурсы на важной работе. Организационные навыки также помогают всем заинтересованным сторонам идти по пути достижения общих целей. Поступая таким образом, вы не мешаете членам команды добиваться прогресса в достижении результатов.

Важность эффективной организации

Эффективная организация поможет вам:

• Экономьте время компании (и деньги) : Вы тратите меньше времени на поиск вещей, потому что уже знаете, где их найти. Вместо этого вы можете потратить сэкономленное время на другие важные задачи на работе.
  Как мы все знаем, время бесценно. То, на чем вы решите сосредоточить свое внимание и навыки, может превратиться в деньги.

• Выполняйте работу качественно : Организация снижает вероятность того, что вы уложитесь в сжатые сроки и выполните работу некачественно.
• Станьте ценным сотрудником : Люди будут знать вас как надежного и умного человека. Вы можете получить рекомендации и акции на основе этого. Вы создали свой личный бренд высокоэффективного сотрудника, и люди рассчитывают на то, что вы добьетесь успеха.
• Улучшите умственную работоспособность: Мы тренируем наш мозг с помощью практики умственной подготовки. Когда вы настроены на победу, у вас больше возможностей проявить свои умственные способности.

  Например, предположим, вы работаете над сложным проектом с заинтересованными сторонами из разных функций. Как менеджер проекта, вы назначаете сроки, задачи и владельцев проекта. Но за повседневной работой скрывается управление отношениями, урегулирование конфликтов и работа с людьми. Все эти навыки требуют некоторой формы умственной подготовки.

Организованные люди выглядят более надежными и владеющими собой, они могут быстро установить чувство доверия и профессионализма.

Типы организационных навыков

Внутренние организационные навыки

Внутренние организационные навыки относятся к умственным. Они помогут вам проанализировать сложные проблемы, чтобы вы могли найти решения. Это навыки, которые помогут вам сохранять спокойствие даже перед лицом давления.

Примеры внутренних организационных навыков включают творческое мышление, стратегическое мышление и т. д. Часто именно здесь проявляется ваша умственная подготовленность. Ваш мозг обладает широким набором навыков, которые он будет использовать в различных ситуациях. Важно поддерживать свои умственные способности в тонусе, чтобы иметь возможность опираться на эти навыки, когда они вам понадобятся.

Внешние организационные навыки

Эти организационные навыки больше связаны с тем, как вы работаете с другими людьми. Они помогают содержать рабочее место в чистоте и не загромождать его, чтобы упростить выполнение задач.

Это то, как вы устанавливаете временные рамки для целей, как вы разбиваете цели на выполнимые задачи, как вы общаетесь и как вы сотрудничаете с другими.

Хорошие внешние организаторские способности помогут вам хорошо играть в команде.

Некоторые примеры внешних организационных навыков включают расстановку приоритетов, документирование, управление рабочим процессом и командную работу.

10 примеров ключевых организационных навыков для карьерного роста

Организаторские навыки необходимы, если вы хотите карьерного роста. Вот 10 обязательных организационных навыков, которые помогут вам полностью раскрыть свой потенциал.

10 ключевых организационных навыков 

• Физическая организация
• Постановка целей
• Навыки расстановки приоритетов
• Принятие решений
• Стратегическое мышление и планирование
• Сотрудничество
• Эффективная связь
• Тайм-менеджмент
• Самомотивация
• Самоуправление

Физическая организация

Насколько хорошо вы упорядочиваете свои файлы на своем компьютере, столе и в офисе? Вы группируете свои данные в папки и аккуратные метки файлов, которые вы фактически используете? Если да, то у вас есть физические организаторские способности.

Этот навык позволяет вам тратить меньше времени на поиск вещей, потому что вы уже знаете, где они находятся.

Постановка цели

Постановка цели означает наличие плана действий, который направляет и мотивирует вас к достижению цели. Это включает в себя разбиение ваших целей на более мелкие блоки и установление для них сроков.

Работодателям нравится умение ставить цели, потому что оно повышает производительность и оптимизм на рабочем месте.

Навыки расстановки приоритетов

Допустим, вам нужно выполнить три задачи в течение недели. Расстановка приоритетов поможет вам оценить каждую задачу, чтобы узнать уровень важности и приверженности, которые им необходимы. Таким образом, вы будете знать, с какой задачей справиться в первую очередь.

Поскольку на выполнение всей работы всегда не хватает времени, работодатели будут ценить людей, которые умеют расставлять приоритеты.

Принятие решений

Часто ли вы предсказываете результаты различных действий, основываясь на фактах, а затем выбираете более выгодный вариант? У вас есть навыки принятия решений.

Владение этим навыком ограничивает вероятность последствий неправильного выбора для компании.

Стратегическое мышление

Стратегическое мышление — это навык решения проблем. Это то, как вы анализируете ситуации, чтобы найти решение проблемы в организации.

Стратегическое мышление — важный передаваемый навык, который можно использовать на большинстве работ. Это ведет вас от простого выполнения ваших задач к пониманию того, как они связаны с бизнес-целью.

Сотрудничество

Сотрудничество описывает, насколько хорошо вы работаете с двумя или более людьми для достижения цели. От того, как вы общаетесь, являетесь ли вы надежным членом команды, который выполняет свои задачи, и многое другое.

Бизнес процветает благодаря командной работе. Ваши навыки совместной работы доказывают, что вы можете работать в команде для достижения общей цели.

Эффективная коммуникация

Эффективная коммуникация включает в себя обмен мыслями, идеями и знаниями способом, понятным получателю. Говорите (или пишите) четко, чтобы получатель не понял вас неправильно.

Плохие коммуникативные навыки приводят к упущенным возможностям, конфликтам на рабочем месте и задержкам в рабочем процессе. Каждый третий проект терпит неудачу из-за недопонимания, что приводит к убыткам до 62,4 млн долларов в год.

Тайм-менеджмент

То, как вы распределяете время между задачами, многое говорит о ваших навыках тайм-менеджмента. Тайм-менеджмент означает понимание того, сколько времени занимают задачи, и корректировку вашего графика, чтобы приспособиться к этому.

Тайм-менеджмент может помочь вам работать более эффективно, так как лишние минуты не ускользают врасплох. Это способствует балансу между работой и личной жизнью и удовлетворению работой.

Компании не нужно беспокоиться о низкой производительности, когда вы продуктивны, или об увольнении, если вы удовлетворены.

Самомотивация

Самомотивация — это та внутренняя сила, которая заставляет вас идти вперед, несмотря ни на что. Именно это внутреннее желание заставляет вас стремиться к цели, какой бы невозможной она ни казалась.

У менеджеров нет времени гоняться за сотрудниками, поэтому будет здорово, если вы сможете найти мотивацию для самостоятельной работы.

Самоуправление

Если бы у вас не было менеджера, который контролировал бы вашу работу, вы бы продолжали работать? Самоуправление описывает, как вы планируете, проводите и отчитываетесь за свою работу.

Как и в случае самомотивации, лидеру не нужно беспокоиться о том, что вы ослабнете, если у вас есть навыки самоуправления.

Как усилить свои организаторские способности на работе

Обладание сильными организаторскими способностями требует постоянного развития. Вы можете быть очень организованным в одну неделю и не синхронизироваться в следующую. Чтобы продолжать укреплять и подчеркивать эти навыки на работе, попробуйте следующие методы:

Станьте волонтером для управления проектом

Взятие на себя дополнительных обязанностей само по себе требует большей организации. Предлагая взять на себя планирование и организацию проекта, вы одновременно укрепляете и продвигаете свою способность сохранять систематичность и справляться со многими движущимися частями.

Держите свое рабочее место в чистоте

Каждый работает по-разному. И ваш домашний офис может не походить на ваше рабочее место в офисе. Тем не менее, изображение, которое вы отражаете своим коллегам, действительно передает сообщение. А чистое, опрятное рабочее место или организованный фон ваших виртуальных звонков могут повлиять на то, как вас воспринимают коллеги. Кроме того, обязательство содержать свое пространство в чистоте, независимо от того, будет ли оно видно вашим коллегам или нет, может способствовать развитию ваших общих организационных способностей.

Поддерживайте актуальность календаря

Знание того, где вам нужно быть и когда, дает вам и вашим коллегам заранее определенную структуру на каждый день. Это упрощает планирование встреч в последнюю минуту, совместную работу и планирование. Это также может помочь вам защитить свое время и пропускную способность для борьбы с выгоранием.

Как добавить организационные навыки в свое резюме

В отличие от резюме, резюме короче, поэтому у вас меньше возможностей выразить свои навыки. Но это не значит, что вы не должны пытаться выделить их. Более 43% работодателей ищут в резюме кандидатов организаторские способности. Выделение организационных навыков может помочь вашему резюме выделиться и увеличить шансы на собеседование.

Воспользуйтесь этими советами, чтобы показать свои организаторские способности в резюме.

1. Выберите чистый макет резюме

Чистые и лаконичные резюме демонстрируют организаторские способности, даже не упоминая о них.

Дополнительным преимуществом является то, что инструменты для найма также легко сканируют их на наличие заданных ключевых слов. Это важно, потому что рекрутеры используют системы отслеживания кандидатов (ATS) для сканирования 75% резюме. Также может помочь использование маркированных списков, чтобы облегчить понимание ваших навыков оператором ATS.

Вот пример чистого макета резюме от We Mean Career.

2. Упомяните организационные навыки, которые соответствуют описанию работы

Работодатели предпочитают определенные организационные навыки для некоторых ролей, и они включают их в описание работы. Например, в нашем объявлении о вакансии менеджера по цифровому маркетингу мы указываем сотрудничество как необходимый навык.

Если вы претендуете на эту должность, было бы полезно указать в резюме ваши навыки совместной работы.

3. Используйте свои организаторские способности, чтобы описать себя в разделе резюме

Работодатели тратят в среднем семь секунд на просмотр резюме. Резюме — это первая часть, на которую они обращают внимание, потому что обычно она находится в верхней части резюме и резюмирует кандидата.

Опишите свои ключевые организационные навыки в разделе резюме резюме. Вот вымышленный пример для автора контента из Чикаго.

4. Продемонстрируйте свои организаторские способности в разделе опыта

Раздел «Опыт» содержит более подробную информацию о том, чем вы занимались на работе. Покажите, как вы использовали свои организаторские способности для достижения результатов.

Используйте глаголы действия, чтобы описать свои навыки. Кроме того, используйте маркеры, чтобы сделать раздел «Впечатления» понятным и легко читаемым.

Вот пример с использованием того же вымышленного автора:

Как подчеркнуть свои организаторские способности на собеседовании

Работодатели могут спросить о ваших организаторских способностях во время собеседования. Вот как выделить их, чтобы выделиться:

1. Расскажите о том, как вы использовали свои организаторские способности на предыдущем месте работы.

Интервьюеры предпочитают знать, как вы реализовали свои организаторские способности. Расскажите им о роли, которую вы играли на своих предыдущих местах работы.

Неважно, в большом или малом масштабе. Например, вы могли возглавить команду из 4 человек, чтобы за короткое время закрыть более 20 сделок.

Начните с обнадеживающей фразы, например: «Организация была очень важна на моей предыдущей работе». Затем упомяните, как вы разделили цели на более мелкие части, процесс планирования, как вы делегировали задачи и все остальные шаги, которые вы предприняли для достижения успеха.

2. Расскажите о том, как вы использовали свои организаторские способности в личной жизни

Если вы только что закончили колледж, у вас, вероятно, мало опыта, чтобы похвастаться. Здесь используйте личный опыт, чтобы доказать, что эффективная организация является одной из ваших основных компетенций. Это хорошее время, чтобы рассказать им о той семейной поездке или о любом другом, что вы запланировали. Не забудьте указать, что пошло не так, и как вы с этим справились.

Что, если они не спросят о ваших организаторских способностях?

Если ваш менеджер по найму не спрашивает о ваших организаторских способностях, задайте им вопросы, чтобы создать возможность обсудить ваши навыки. Есть много вопросов, которые нужно задать своему менеджеру по найму, но вы можете попробовать это:

 «Можете ли вы описать некоторые текущие текущие проекты и инициативы, которые я помог бы реализовать в этой роли?»

Это обсуждение дает вам возможность обсудить, как бы вы справились с проектами.

No related posts.