принцип Парето, метод АБВГД, матрица приоритетов Эйзенхауэра, правило «6П» — Кадровый центр cdto.work на vc.ru
Функция планирования является одной из наиболее важных функций менеджмента и занимает значимое место в управленческом цикле организации. Планирование необходимо рассматривать как системный процесс, являющийся объектом управления в общей системе менеджмента компании.
527 просмотров
При этом планирование осуществляется не только относительно основного вида деятельности организации – производства продукции или услуг, но и относится ко всем внутриорганизационным процессам, в том числе процессам принятия управленческих решений.
Планирование различных видов деятельности организации объединено рядом принципов, соблюдение которых характерно и для планирования процесса принятия управленческих решений. Однако каждая часть процесса принятия управленческих решений может обладать специфическими чертами, которые отражаются и на планировании. Можно перечислить ряд принципов, характерных для планирования управленческих решений на всех стадиях их разработки и принятия:
- Целеустремленность
- Комплексность
- Ресурсная сбалансированность
- Системность
- Гибкость
- Оптимальность
- Непротиворечивость
- Непрерывность
- Стабильность
Сущность планирования процесса управленческих решений заключается в определении соответствующих целей и путей их достижения с помощью формулирования оптимального комплекса мер, методов и способов деятельности и взаимодействия.
Планирование процесса принятия управленческих решений позволяет руководству компании обеспечить достижение организационных целей с соблюдением сроков и ресурсных ограничений.
Для эффективного планирования и расстановки приоритетов разработан ряд моделей и технологий.
Правило 80/20 (другое название — принцип Парето)
Принцип Парето
Он гласит, что 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата.
Принцип Парето представляет собой одну из самых удачных концепций в деле рационального использования времени и планирования. Парето заметил, что люди в обществе делятся на тех, кого он называл «влиятельным меньшинством» (с точки зрения распределения богатства и влиятельности, его составляли «верхние» 20% населения) , и на тех, кого он называл «среднее большинство» (на них приходились «нижние» 80%) .
Позднее он обнаружил, что практически любая сфера деятельности в экономике подчиняется выведенному им принципу.
Например, 20% произведенной работы обеспечивает 80% результатов; 20% клиентов обеспечивают 80% продаж; 20% товаров из ассортимента обеспечивают 80% доходов; 20% времени обеспечивает 80% всех результатов за день и т. д.
Главный вывод этой теории с точки зрения управления временем таков: лишь малый процент дел приносит прибыль и результаты. 80% дел можно отложить на потом или не делать вовсе без ущерба для результата, но 20% задач откладывать нельзя — это ключевые дела.
Например, если у вас имеется перечень из десяти дел, которые необходимо совершить, то только два из них окажутся по выгоде равноценными (или даже более ценными) оставшимся восьми, вместе взятым.
Метод АБВГД
Метод АБВГД
Метод распределения задач по их приоритетности: от наиболее важных к наименее. Суть его заключается в том, что при составлении любого списка задач каждой из них необходимо присвоить приоритет ее выполнения: букву А, Б, В, Г или Д перед каждым пунктом вашего перечня.
Главное правило метода состоит в том, чтобы не браться за дело Б, пока не выполнена задача А, а за дело В — пока открыта задача Б и т. д. Внутри каждой группы для расстановки приоритетов используйте цифры, которые будут указывать на последовательность выполнения дел. Таким образом, самое важное дело в списке должно быть обозначено как А1. Такая простая работа с любым списком дел помогает быстро выделить наиболее важные задачи и сосредоточиться именно на них.
Чтобы определить задачи категории А, можно опираться на следующие вопросы:
- Благодаря выполнению каких задач я в наибольшей степени приближаюсь к воплощению моих главных целей (целей года, месяца, недели, дня) ?
- Могу ли я за счет выполнения какой-то задачи решить сразу несколько других?
- Благодаря выполнению каких задач я могу внести максимальный вклад в достижение общих целей организации, подразделения?
- Выполнение каких задач принесет мне наибольшую пользу (в краткосрочном и долгосрочном плане) , наибольшее денежное вознаграждение?
- Невыполнение каких задач может иметь самые негативные последствия?
Матрица приоритетов Эйзенхауэра
Пример Матрицы приоритетов Эйзенхауэра
Метод эффективной организации времени, помогающий добиваться быстрых и значительных результатов и всегда все успевать.
Данная методика, создание которой приписывают американскому генералу Дуайту Эйзенхауэру, позволяет рассортировать дела одновременно и по их срочности, и по их важности. Все понимают, что в один промежуток времени можно выполнить только ограниченное количество задач. Иногда без ущерба для работы только одну. И каждый раз необходимо решить – какую именно? В соответствии с так называемой матрицей Эйзенхауэра необходимо все задачи распределять на категории по критериям важности и срочности.
Важность дела определяется тем, насколько результат его выполнения влияет на ваш бизнес. А срочность – одновременно двумя факторами: во-первых, насколько быстро надо выполнить это дело, во-вторых, привязано ли выполнение данного дела к конкретной дате и конкретному времени. Именно важность и срочность, рассматриваемые вместе, влияют на расстановку приоритетов.
Срочные/важные задачи. Несвоевременное решение этих вопросов приведет к значительному ущербу и серьезным проблемам. За них следует приниматься немедленно и держать на постоянном личном контроле их выполнение.
Пример — сдача квартальной налоговой отчетности.
Несрочные/важные задачи. Это задачи, которые можно отложить. Однако «ловушка» в том, что эти задачи рано или поздно превращаются в срочные. Поэтому очень важно обеспечить плановое решение задач данного типа, не упускать их из вида. Руководителю целесообразно полностью или частично делегировать задачи этого типа. Пример — разработка вариантов расширения производственного цеха за счет аренды дополнительных помещений.
Срочные/неважные дела. Эмоциональное давление срочности задачи может заставить выполнять ее, тратя ценный временной ресурс на неважную работу. Если задача является не столь важной, то она должна быть в любом случае делегирована, поскольку для ее выполнения не требуется каких-либо особых ресурсов. Пример — телефонный звонок на номер руководителя с просьбой продиктовать все имеющиеся вакансии для службы занятости для немедленного выставления на ярмарке вакансий.
Несрочные/неважные задачи. Часто руководитель берется за эти дела автоматически, просто разбирая бумаги на собственном рабочем столе.
Совет:
Необходимо «волевым образом» выделять на планирование своих занятий определенное время, отказавшись от выполнения каких-либо менее важных дел. Благодаря новым умениям в следующий раз может высвободиться еще больше времени, которое можно использовать для того, чтобы еще чему-либо научиться. Решимость повышать эффективность работы приведет к постепенному высвобождению время для развития личной продуктивности.
Критерии выделения приоритетов
При оценке важности того или иного дела, самыми важными считаются те, которые надо делать срочно. Накопление невыполненных дел и обещаний создает проблемы у организации, а также порождает у сотрудников неприятные чувства.
Правило «6П» – Правильное Предварительное Планирование Предотвращает Плохие Показатели.
Правило «6П»
Перечень задач — это своего рода карта для движения к цели, поэтому планировать нужно всегда на бумаге. Питер Ф. Друкер в книге «Эффективный управляющий» приводит хорошую аналогию, стимулирующую к фиксированию задач на бумаге: «Люди, содержащиеся в темном помещении, быстро теряют чувство времени. Но даже в полной темноте большинство людей сохраняют чувство пространства.
Работа со списком запланированных дел в первый же день увеличивает производительность на 25%. Рекомендуется с вечера подготовить список задач, которые нужно сделать завтра.
Работа с составленным списком в течение дня такова: при появлении нового дела его необходимо вносить в список с учетом приоритетности по отношению к ранее запланированным задачам. Выполнив очередную задачу из списка, следует вычеркнуть ее. Это придаст ощущение удовлетворенности работой, прибавит энтузиазма и зарядит энергией.
Следует планировать от большего к меньшему, от долгосрочного к краткосрочному, от целей жизни до плана на день; каждой задаче ставить фиксированные сроки.
Сложную задачу необходимо делить на мелкие подзадачи.
Здесь хорошо помогает дерево решений, где ключевая задача — дерево, а подзадачи для ее выполнения — ветви. «Разветвление» можно продолжать до тех пор, пока процесс выполнения всей задачи не станет простым и прозрачным.
Самый простой способ избежать паники при виде все увеличивающегося объема работы — это сделать глубокий вдох и начать спокойно составлять список. Анализируя задачи, можно увидеть, что времени для решения жизненно важных вопросов всегда достаточно.
Следует помнить, что каждая минута, потраченная на планирование, экономит не менее 20 минут в ходе практического воплощения идей.
Метод помидора, матрица Эйзенхауэра и еще 4 способа успевать больше (и жить лучше)
Как только большинство из нас перешло на удаленный режим работы, всем сразу стало понятно, что это не так просто, как могло показаться изначально. Наталья Семичева, соучредитель HR-агентства Harwest и платформы MotionTailor, поделилась методами, которые помогают ее командам оставаться эффективными.
Продуктивная работа в онлайн-среде требует такой же динамики личного взаимодействия, как и в оффлайне. Без этого мы начинаем чувствовать себя одинокими и социально неустроенными. Именно поэтому разговор о методах по повышению продуктивности лучше начать с обзора конкретных советов, как создать рабочую офисную атмосферу дома — со всеми ее плюсами и минусами.
Совет №1. Для эффективной работы надо эффективно общаться
Может показаться, что это не самое важное правило, но я бы поставила его на первое место. Ведь человек — существо социальное, и наш мозг не может определять себя без других людей. Если мы перестаем общаться и социализироваться, мы теряем часть своей личности. Поэтому во время удаленной работы особенно важно ощущать общность с людьми со схожими интересами.
Регулярные встречи — это индикатор здоровья вашей команды. Если ваши сотрудники раз в неделю по доброй воле приезжают в офис — просто подвести итоги недели, вместе поиграть в настольные игры, поболтать, съесть пиццу — это признак того, что атмосфера в вашей команде здоровая.
А еще это отличный способ командообразования. Безусловно, коллектив, как и личность, будет проходить через ряд кризисов и конфликтов — без них невозможно развитие. Но благодаря неформальному общению вы сможете урегулировать кризисные ситуации и помочь команде выйти на новый уровень.
Что делать в условиях удаленной работы, когда пятничные сборы в офисе стали невозможны? Переведите встречи в онлайн. Составьте всем коллективом правила регулярных созвонов и встречайтесь, чтобы подвести итоги недели.
Совет №2. Привычки и ритуалы
Формируйте онлайн-привычки, которые будут не только дисциплинировать, но и приносить удовольствие. Это как разгрести завал бумаг на столе в начале рабочего дня или разобрать почтовый ящик за первой чашкой кофе. В работе с распределенными командами такими ритуалами могут стать онлайн-митинги. На них могут решаться не только практические вопросы вроде оценки результатов, но и выстраиваться сплоченные отношения в коллективе.
Совет №3.
ДовериеЭффективная работа может проходить только в условиях доверия участников друг к другу. Выстраивать и укреплять доверие возможно не только при личном общении, но и при переходе в онлайн. Например, при видеозвонках нужно включать камеру, чтобы все участники видели друг друга и могли отслеживать мимику и эмоции.
Еще один момент — важно внимательно слушать говорящего. Поэтому специалисты советуют отключать микрофон всем, кто в данный момент молчит — так никто не отвлечется на мяукающего кота или кричащего на заднем плане ребенка. А еще важно разнести в разные плоскости рабочие вопросы, чтобы совещание не превращалось в кавардак.
Совет №4. Готовьтесь к онлайн-встречам
Чтобы не тратить на переговоры и совещания большую часть дня, даже к онлайн-встречам обязательно нужно готовиться.
Есть отличная техника IDOARRT: до начала созвона определите цель встречи, желаемый результат, наметьте повестку, распределите ответственных, установите правила и ограничьте встречу по времени.
И в самом начале озвучьте все эти пункты участникам. Так все смогут быть более эффективными, а митинг не превратится в разговор на отвлеченные темы, который закончится ощущением «что это было и зачем я потратила на это полчаса своей жизни».
Еще один полезный инструмент для проведения митингов — так называемые whiteboards, или аналоги обычным доскам. Если в офисе вы записывали основные моменты или рисовали удобные схемы на досках, то вам просто необходимо зарегистрироваться в одном из сервисов (читайте также: «Онлайн-этикет: как общаться в рабочих чатах, чтобы не испортить карьеру»).
Совет №5. Берегите свое и чужое время
Тайм-менеджмент помогает лучше организовать свой рабочий день и повысить личную и командную эффективность. Существует ряд полезных техник, о которых поговорим подробнее.
Хронометраж
Кому подходит: руководителю, чтобы оптимизировать рабочий процесс; сотрудникам для оптимизации личного и рабочего времени.
Зачем использовать: учет рабочего времени с помощью хронометража проводят, чтобы установить среднюю продолжительность операций, разработать нормы времени, а также изучить приемы и методы передовых рабочих (то есть перенять лучший опыт).
Описание: замеряйте и фиксируйте продолжительность всех выполняемых действий. А после изучите, сколько времени занимают различные операции, и сделайте выводы.
Контекстное планирование
Кому подходит: метод актуален для всех.
Зачем использовать: исчезает необходимость выделять под гибкие несрочные задачи отдельные слоты — их можно выполнять в подходящий момент без риска забыть.
Описание: структурируйте список дел в соответствии с оптимальными для выполнения конкретных задач контекстами. Например, по месту или исходя из общения с конкретными людьми. Так, созваниваясь с руководителем, вы сможете обсудить все важные вопросы и ничего не упустить.
Матрица Эйзенхауэра
Кому подходит: актуален для всех.
Зачем использовать: если у вас очень много задач или же нужно срочно принимать решение о том, чем заняться, с помощью этого метода удобно расставлять приоритеты.
Описание: все задачи нужно вписать в таблицу из четырех квадратов с двумя осями. По горизонтали матрица делится на поля «срочно» и «не срочно», по вертикали — «важно» и «неважно». В итоге у вас получится четыре типа задач: срочные и важные, срочные и неважные, несрочные и важные, несрочные и неважные. Так проще понять, чему действительно нужно уделить свое время (читайте также: «Как расставить приоритеты?»).
Метод Альпы
Кому подходит: в основном для руководителей.
Зачем использовать: предварительная подготовка позволяет экономить время на планировании в течение дня, оставленный резерв — на решении внеплановых и срочных вопросов.
Описание: это улучшенный способ планирования, предварительная подготовка к реализации намеченной цели. Изюминка метода в том, чтобы запланированная работа была выполнена за 60% рабочего времени, а остальные 40% должны отводиться для резерва на непредвиденные обстоятельства.
Метод Шваба
Кому подходит: в основном для руководителей.
Зачем использовать: этапирование важных задач позволяет сохранить структуру рабочего процесса неизменной даже при появлении форс-мажорных ситуаций.
Описание: нужно пронумеровать важные задачи и расставить приоритеты, оставив место для форс-мажоров, которые могут возникнуть во время работы. Важно соблюдать приоритеты, даже когда в плане появляются срочные задачи.
Метод «Помидор»
Кому подходит: актуально для всех, когда появляется задача, которую нужно срочно сделать либо которая требует методичного подхода.
Зачем использовать: инструмент помогает сосредоточить внимание на задаче в определенный промежуток времени.
Описание: работу над задачами нужно разбивать на 25-минутные периоды, называемые «помидорами», с 5-минутными перерывами между ними. В течение рабочего периода нельзя отвлекаться на другие вопросы.
Соучредитель HR-агентства Harwest и платформы MotionTailor.
Фото: Getty Images
Быстро и просто: как управлять своими задачами с помощью принципа Эйзенхауэра
Анналена Симонис , среда, 15 сентября 2021 г. | Время чтения: 4 мин.Управление проектами Продуктивность
Матрица Эйзенхауэра была названа в честь бывшего президента США с таким же именем Дуайта Д. Эйзенхауэра, который, как говорят, разработал этот метод и даже сам преподавал его. По сей день принцип Эйзенхауэра является проверенным и широко используемым инструментом для определения приоритетности личных задач.
Метод основан на концепции эффективности. Дело не в том, чтобы делать что-то правильно, а в том, чтобы сначала делать правильные вещи. В этой статье мы обобщим все, что вам нужно знать, чтобы применить принцип Эйзенхауэра.
1. Определение
Метод Эйзенхауэра — это простой инструмент принятия решений, в котором используется классификационная матрица, помогающая различать важные и неважные, а также срочные и несрочные задачи. Он делит предстоящие задачи на четыре категории, которые определяют, на каких задачах вы должны сосредоточиться в первую очередь, а какие следует делегировать или исключить.
2. Вот как это работает
Как уже было сказано, принцип Эйзенхауэра помогает классифицировать задачи на основе категорий «срочности» и «важности». разделены на четыре разных квадранта. Это приводит к классификации задач по четырем различным категориям, которые помогут вам справиться с задачами:
Графика: Матрица Эйзенхауэра ©InLoox
Категория A: Важные и срочные
Важные задачи — это те, которые непосредственно помогают вам достичь поставленной цели.
Срочные задачи нельзя откладывать, и в идеале их следует решать немедленно. Поэтому задачи категории А (важные и срочные) должны выполняться как можно быстрее и лично вами.
Категория B: Важные, но не срочные
B-задачи часто относятся к долгосрочным задачам. Они помогают вам достичь цели, но не требуют немедленного решения, поэтому их можно отложить на более поздний срок. Важные, несрочные задачи имеют более низкий приоритет, чем задачи категории А, и поэтому могут быть перенесены на другое время.
Категория C: Срочные, но не важные
Задачи категории C должны быть делегированы или автоматизированы, если это возможно. Обычно это задачи, которые не обязательно должны выполняться лично вами. Поэтому назначьте надежного члена команды для выполнения этой задачи.
Категория D: Неважные и несрочные
В последней категории собраны все задачи, которые совсем не помогают достичь намеченной цели. D-задачи отвлекают от правильных заданий и поэтому считаются пустой тратой времени.
Вот почему их нельзя обрабатывать, и вы можете заархивировать или удалить их, в зависимости от контекста.
3. Сильные и слабые стороны
Принцип Эйзенхауэра — это простой метод самоорганизации. Он уже зарекомендовал себя на протяжении десятилетий и до сих пор используется многими. Простое применение несет в себе как преимущества, так и недостатки, которые в конце концов каждый должен обдумать для себя, потому что самоуправление, в конечном счете, также является вопросом самодисциплины. В следующей таблице перечислены наиболее важные преимущества и недостатки метода Эйзенхауэра.
| Преимущества | Недостатки |
|
|
Прочтите другие похожие сообщения в нашем блоге:
- Эффективное управление временем с помощью метода достижения цели (GTD)
- Эффективное управление временем с помощью Парето и Эйзенхауэра
- Что можно и чего нельзя делать: как улучшить управление временем
- Эффективное управление временем в домашнем офисе
- Тайм-менеджмент: техника помидора
- Методы тайм-менеджмента: как использовать их более эффективно
- Эффективное промедление – противоречие?
- Важность тайм-менеджмента (Аспекты управления проектами, часть 1)
- Добейтесь цели с помощью управления задачами (аспекты управления проектами, часть 4)
Шаблоны матриц Эйзенхауэра | Smartsheet
Мы собрали самую большую коллекцию бесплатных шаблонов матрицы Эйзенхауэра, которые уникальны, доступны в нескольких форматах и не требуют контактных данных для использования.
На этой странице вы найдете шаблон матрицы Эйзенхауэра для Microsoft Word, шаблон матрицы Эйзенхауэра для Excel и Google Sheets, заполняемый шаблон матрицы решений Эйзенхауэра для PDF и инструкции по использованию матрицы Эйзенхауэра.
Шаблон матрицы Эйзенхауэра для Microsoft Word и Google Docs
Загрузить шаблон матрицы Эйзенхауэра
Microsoft Word | Google Docs
Используйте этот шаблон матрицы Эйзенхауэра для печати, чтобы расставить приоритеты задач в зависимости от их важности и срочности. Внесите задачи в матрицу, чтобы решить, что нужно сделать сейчас, что нужно запланировать, а что можно делегировать или удалить. После того, как вы заполните матрицу, распечатайте ее и покажите в качестве быстрого и удобного визуального справочника для вас и вашей команды.
Для получения дополнительных ресурсов, которые помогут вам использовать любую матрицу приоритетов, ознакомьтесь с этим руководством по пониманию и использованию матриц приоритетов.
Шаблон матрицы Эйзенхауэра для Excel и Google Таблиц
Загрузить шаблон матрицы Эйзенхауэра для
Excel | Google Sheets
Этот бесплатный и простой в использовании шаблон матрицы Эйзенхауэра доступен в двух форматах электронных таблиц и является отличной основой для принятия стратегических решений. Редактируемые квадранты позволяют настраивать задачи в зависимости от их срочности и важности. Используйте ключевые фразы квадранта, чтобы определить, где разместить каждую задачу.
Дополнительные ресурсы см. в этой обширной коллекции бесплатных матриц приоритетов и шаблонов приоритизации проектов.
Шаблон матрицы решений Эйзенхауэра для Adobe PDF
Загрузить шаблон матрицы решений Эйзенхауэра для Adobe PDF
Этот шаблон матрицы решений Эйзенхауэра, отформатированный для редактирования и печати, поможет вам настроить приоритеты вашей рабочей нагрузки. Используйте образец текста в качестве руководства, чтобы определить, какие задачи относятся к какому квадранту.
Большинство задач, скорее всего, попадут во второй квадрант, Запланируйте , потому что они требуют планирования. Четвертый квадрант, Удалить , должен содержать только задачи, которые контрпродуктивны и не поддерживают ваши цели.
Для получения дополнительных сведений об определении приоритета и важности ваших задач ознакомьтесь с этим набором шаблонов индивидуального концентратора производительности.
Шаблон матрицы Эйзенхауэра для PowerPoint и Google Slides
Загрузить шаблон матрицы Эйзенхауэра
PowerPoint | Google Slides
Если вам нужен инструмент управления задачами, чтобы показать вашей команде или другим заинтересованным сторонам, как организованы текущие задачи проекта, этот шаблон матрицы Эйзенхауэра для PowerPoint и Google Slides — идеальный инструмент. Шаблон обеспечивает презентабельное визуальное представление того, какие задачи нужно выполнить сейчас, какие нужно запланировать, а какие нужно делегировать или удалить.
Поделитесь этой информацией со своей командой, чтобы гарантировать, что они продуктивно и эффективно используют свое время.
Для получения дополнительной информации о приоритизации проектов ознакомьтесь с этим подробным руководством по приоритизации проектов.
Шаблон матрицы приоритетов Эйзенхауэра для Microsoft Word и Google Docs
Загрузить шаблон матрицы приоритетов Эйзенхауэра
Microsoft Word | Google Docs
Используйте этот пустой шаблон матрицы Эйзенхауэра для Microsoft Word и Google Docs, чтобы настроить свои ежедневные, еженедельные и ежемесячные списки задач. Это отличный способ показать вашему руководителю, как вы расставляете приоритеты в своей рабочей нагрузке. Если вы руководитель проекта, поделитесь этим документом с заинтересованными сторонами, чтобы они поняли, как вы классифицируете задачи проекта.
Что такое шаблон матрицы Эйзенхауэра?
Шаблон матрицы Эйзенхауэра представляет собой четырехквадрантную матрицу, в которой задачи сортируются по срочности и важности.
Менеджеры проектов и другие члены команды могут использовать этот инструмент управления задачами, чтобы определить, какие задачи следует решать немедленно, запланировать, делегировать или удалить.
Матрица Эйзенхауэра была названа в честь бывшего президента Дуайта Д. Эйзенхауэра, который сказал: «У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным». Это была методология расстановки приоритетов, которую он использовал при принятии решений с высокими ставками в качестве генерала с пятью звездами. Стивен Кови популяризировал использование матриц Эйзенхауэра в своей книге 9.0141 7 навыков высокоэффективных людей .
Если вы когда-нибудь чувствовали, что постоянно заняты каждый день, но не добиваетесь прогресса в своих проектах или целях, это идеальный инструмент для вас. Это проверенный метод, используемый для повышения производительности и снижения стресса от чрезмерной рабочей нагрузки.
Вот четыре квадранта, составляющие матрицу Эйзенхауэра:
- Срочно и важно: Этот квадрант представляет ваш текущий список дел.
Этот квадрант предназначен для задач, требующих немедленного внимания. Часто это задачи, которые мы откладывали до последней минуты или которые возникали из-за неожиданных обстоятельств. Несвоевременное решение этих задач будет иметь пагубные последствия. - Важные и несрочные: Этот квадрант, иногда называемый квадрантом решений или квадрантом расписания , должен включать большинство ваших задач. Именно эти задачи требуют планирования, чтобы они в конечном итоге не оказались в квадранте срочных и важных дел.
- Срочно и не важно: Этот квадрант, известный как квадрант делегирования , предназначен для задач, которые не требуют ваших особых навыков и могут быть делегированы кому-то другому.
- Несрочные и неважные: Этот квадрант, иногда называемый квадрантом удаления , включает в себя задачи, которые не способствуют достижению целей и трате времени. В идеале в этом квадранте должно оказаться несколько задач.
Этот квадрант предназначен для задач, требующих немедленного внимания. Часто это задачи, которые мы откладывали до последней минуты или которые возникали из-за неожиданных обстоятельств. Несвоевременное решение этих задач будет иметь пагубные последствия.
В идеале в этом квадранте должно оказаться несколько задач.Советы по использованию шаблона матрицы Эйзенхауэра
Эффективное применение шаблона матрицы Эйзенхауэра занимает всего несколько минут в начале каждого дня. Следуйте рекомендациям, перечисленным ниже, чтобы организовать свою матрицу. Это гарантирует, что вы оптимизируете свое время.
Вот некоторые рекомендации по использованию шаблона матрицы Эйзенхауэра:
- Перечислите все свои задачи: Разбейте свою рабочую нагрузку на задачи, в том числе те, которые необходимо выполнить сегодня, и те, которые вам нужно решить в ближайшее время. недели и месяцы.
- Поймите разницу между срочностью и важностью: Тот факт, что у вас поджимает время, чтобы закончить что-то, не обязательно означает, что это является приоритетом. Отдайте предпочтение задачам, которые приносят большую отдачу. Задачи в квадранте «важные, но не срочные» часто приносят наибольшую отдачу, потому что, хотя они и требуют больше времени, они приближают вас к вашим целям.
- Выявление пожирателей времени: Задачи, отнимающие время, — это те, которые выполняются, чтобы избежать срочных и важных задач, таких как сортировка папки с нежелательной почтой. Может показаться, что вы делаете много, но то, что вы делаете, непродуктивно. Спросите себя: «Помогает ли это мне достичь моих целей?» Если нет, то он принадлежит к квадранту удаления. Помните, что много работы не обязательно означает продуктивность.
Полное руководство по матрицам Эйзенхауэра см. в этом полезном посте о методе матрицы Эйзенхауэра.
Оптимизируйте свое время с помощью матрицы Эйзенхауэра и управления работой в режиме реального времени в Smartsheet
Предоставьте своим сотрудникам возможность делать все возможное с помощью гибкой платформы, разработанной в соответствии с потребностями вашей команды, и адаптируйтесь по мере изменения этих потребностей.
Платформа Smartsheet позволяет легко планировать, регистрировать, управлять и составлять отчеты о работе из любого места, помогая вашей команде работать более эффективно и делать больше.