Как справляться с задачами | Полезное чтение
Всем нам отведено одинаковое количество минут. Одни успевают закончить дела по работе, сходить в спортзал, с друзьями на футбол, отвести детей к врачу. Другие — бесцельно тратят минуты на выполнение ненужных задач и жалуются на постоянные авралы на работе.
Еще на первом курсе университета я завела ежедневник и пообещала себе планировать все до мелочей: от сдачи книги в библиотеку до бюджета. У меня не получалось. Я читала умные книжки с методиками по управлению временем. Но они мне не помогали.
Я убедила себя в уникальности: «Я творческий человек и не могу жить по плану, мне не подходят рамки». Я справлялась с делами и делала успешную карьеру, но ценой бессонных ночей. Я долго верила, что аврал для творческого человека — норма. И жила бы так еще долго, если бы не поняла, что все это — чепуха и отговорки.
Не имеет значения, творческая у вас профессия или нет, руководитель вы или подчиненный, мужчина или женщина. Ваш день складывается из дел. Авралы на работе, подготовка заданий в последний момент, откладывание важных звонков — следствие неумения расставлять дела по приоритету.
Кажется, если мы возьмемся за все сразу, то задачи решатся быстрее. Так не бывает. Так мог Цезарь, но он исключение из правила. Нельзя разговаривать по телефону с клиентом и одновременно писать письмо партнеру. Это не работает: вы обязательно допустите ошибку.
Нельзя заниматься делами последовательно целый день: вы ничего не успеете. Нужно найти баланс. Мне помог простой инструмент управления временем — матрица Эйзенхауэра.
Если вы хотя бы раз в жизни выполняли задачу в последний момент, засиживались на работе допоздна, забывали о встрече с друзьями, эта рассылка для вас.
Матрица успеха
Дуайт Эйзенхауэр — 34-й президент США. Количество ежедневных задач зашкаливало. Эйзенхауэр испробовал все существующие способы работы с задачами, не нашел подходящий и придумал свой.
Матрица Эйзенхауэра представляет собой квадрат, разделенный на четыре сектора. Задачи распределяются по принципу срочности и важности:
— срочные и важные;
— не срочные, но важные;
— срочные, но не важные;
— не важные и не срочные.
Срочные и важные задачи — задачи, невыполнение которых грозит серьезными последствиями.
Если я не напишу статью до пятницы, вы не получите рассылки, обидитесь и отпишетесь. Если я не заплачу кредит сегодня, завтра меня ждет штраф.
Не срочные, но важные задачи рассчитаны на долгосрочную перспективу и достижение целей: планирование проекта, налаживание связей, анализ результатов работы. Сюда же относятся задачи по личностному росту и развитию: занятия иностранным языком, поход на лекцию по психологии или выставку современного искусства.
Срочные, но не важные задачи — самые противные. Делать их не хочется, потому что для достижения целей они не важны. Но делать их нужно, и срочно.
Я вернулась из командировки. Бухгалтер просит отчитаться: предоставить посадочные талоны и чеки, заполнить бланк о выполнении служебного задания. Сделать это нужно срочно, но это не важно для моей работы в конкретный момент. Отчет не приблизит меня к достижению цели — написанию статьи по результатам поездки. Но я обязана сделать отчет — правило компании.
Не срочные и не важные задачи не связаны с работой. Это рутинные и бесполезные дела, которыми мы занимаемся каждый день: просмотр сериалов, бесцельный серфинг в интернете и социальных сетях, телефонные разговоры ни о чем. Эти задачи не приносят пользы, не работают на достижение целей, и больше всего вас привлекают.
К этой части квадрата Эйзенхауэра мы обращаемся, когда прокрастинируем. Но не учитывать эти дела — нельзя. Мы живые люди, и работать без отдыха не можем физически.
Секрет матрицы Эйзенхауэра в том, что левый верхний квадрат — срочное и важное, всегда должен быть пуст. Добиться этого сложно, но возможно. Потребуется немного больше вдумчивости и терпения.
Расставляем приоритеты
Прежде чем распределять задачи в матрице, составьте список задач и укажите сроки. Я не тратила на это время, потому что задачи, в том числе и личные, хранятся в Мегаплане. Я просто выбрала более срочные и распределила их по степени важности на текущий момент.
Вот так выглядела моя первая матрица Эйзенхауэра на день:
| Важное и срочное | Важное, но не срочное |
| Написать текст о новой телефонии в Мегаплане | Составить план рассылок на месяц вперед |
| Согласовать план статьи про идеального руководителя | Ответить на письма читателей |
| Разместить публикации на официальных страницах Мегаплана в соцсетях | Купить билеты в Питер, еду на свадьбу к подруге |
| Написать клиентскую историю компании | |
| Составить вопросы для эксперта одной из следующих рассылок | |
| Заказать иллюстрации для рассылки о переменах |
| Срочное, но не важное | Не срочное и не важное |
| — | — |
Два сектора оказались пусты, а так быть не должно. Произошло это по двум причинами.
Первая заключается в том, что в списке нет рутинных дел. После работы я бегаю, а дома читаю книгу и обязательно пролистываю ленту новостей в фейсбуке. Так я даю мозгу возможность отключиться и отдохнуть. Такие дела есть у каждого. Их нужно добавить в матрицу, чтобы увидеть целостную картину дня.
Вторая проблема сложнее. Когда мы составляем список задач на день, все они кажутся важными, но это не так. Чтобы понять, действительно ли задача важна, ответьте на три вопроса:
— Что произойдет, если я не сделаю это сегодня?
— Может ли кто-то сделать это вместо меня?
— Важна ли эта задача для достижения цели?
Я добавила рутинные дела и ответила на вопросы. Вот, что получилось:
| Важное и срочное | Важное, но не срочное |
| Написать текст о новой телефонии в Мегаплане | Составить план рассылок на месяц вперед |
| Согласовать план статьи про идеального руководителя | Ответить на письма читателей |
| Написать клиентскую историю компании | |
| Заказать иллюстрации для рассылки о переменах |
| Срочное, но не важное | Не срочное и не важное |
| Разместить публикации на официальных страницах Мегаплана в соцсетях | Почитать книгу |
| Купить билеты в Питер, на свадьбу подруги | Выйти на пробежку |
| Составить вопросы для эксперта одной из следующих рассылок | Пролистать ленту фейсбука |
В срочных и важных задачах у меня осталось два пункта: телефония и согласование плана статьи.
Телефония уже появилась, нужно как можно скорее рассказать клиентам.
Согласовать план статьи тоже нужно сегодня. Если я сделаю это завтра, то украду у автора один рабочий день. Время написания уменьшится, качество ухудшится.
В срочное, но не важное перекочевали публикации в социальных сетях. В глобальном смысле публикации важны: страница должна обновляться ежедневно. Но в какое время — не важно.
Работаем с задачами
Я запланировала двенадцать задач. Выполнить такой объем за световой день можно, если правильно их скомбинировать.
Во время отбора задач из общего списка, я разделила их на трудоемкие и не очень. Написать текст — трудоемкая задача, а согласовать план — нет. Успею и то, и другое.
Работать с матрицей можно по-разному, каждый выбирает самостоятельно. Кто-то решает задачи по степени важности, кто-то — по степени срочности. Мне показался более эффективным способ чередованиях задач из разных секторов.Сперва я согласовала план статьи из первого сектора. Потом перешла во второй и сделала мелкую, но важную задачу: заказала иллюстрации для рассылки о переменах. Поскольку текст о переменах уже был написан, я знала, какие иллюстрации нужны и в Мегаплане поставила задачу на нашего дизайнера. На это ушло 15 минут.
Задачу с текстом о телефонии я разделила на две части: поговорить с разработчиками и написать текст. Между этими частями я заглянула в матрицу. Из сектора «срочно, но не важно» выбрала публикации в соцсетях: это могу сделать только я. Когда завершила эту задачу, вернулась к тексту о телефонии.
Остальные задачи из сектора «срочно, но не важно» я делегировала.
Позвонила подруге, которая едет со мной в Санкт-Петербург, и попросила купить билеты. А задачу с составлением вопросов эксперту передала автору, который будет писать статью.
Матрица помогла закрыть все срочные задачи и одну важную, но не срочную. На это ушло пять часов. Оставшееся рабочее время я потратила на важные, но не срочные дела. А вечером успела побегать и полчаса почитать книжку. На фейсбук времени не осталось, но это не важно.
Срочно — не всегда важно
Три следующих дня матрица работала идеально: я успевала больше, а уставала меньше. Потому что не тратила время на переживания о количестве задач.
Сложность возникла в тот момент, когда в течение дня поступила новая срочная задача.
Меня попросили написать новость о предстоящем семинаре. Я бросила силы на новую задачу, потому что постановщик уверил: сделать нужно сегодня. Когда я закончила текст, выяснилось, что дата семинара еще уточняется. Публиковать новость сегодня нельзя.
Матрица развалилась. Запланированные дела вытеснила новая задача, которая на самом деле срочной не была. Если бы я уточнила подробности, такого бы не случилось.
Прежде чем слепо приступать к выполнению новой задачи, убедитесь, насколько она срочная.
Ситуация повторилась через несколько дней. Нужно было подготовить текст о новом мобильном приложении Мегаплана.
В этот момент я работала над текстом автора для текущей рассылки. Оставалось два дня до выпуска рассылки, а работы — масса. Я уточнила, почему важно опубликовать текст о новом приложении сегодня.
Оказалось, мы прошли проверку в апсторе и приложение уже доступно клиентам. Только они об этом не знают.
Мы договорились: сперва выпустили менее трудоемкую новость. Я доделала рассылку, а на следующий день подготовила большой текст с описанием возможностей приложения.
В отличие от предыдущей задачи, эта действительно была срочной. Я не поленилась узнать подробности, постановщик — объяснить приоритет задачи. Благодаря этому, задачу я выполнила и не навредила другим срочным и важным делам из матрицы.
Вместо заключения
Считается, что матрица Эйзенхауэра подходит только для краткосрочного планирования: день-два. У меня получается составлять план на неделю. Дальше матрица разваливается.
Предположим, к концу месяца вы проводите презентацию для партнеров. Относим эту задачу в сектор матрицы «срочное и важное». Каждый день задача висит над вами, как дамоклов меч. Вы не можете перейти к выполнению задач из сектора «важное, но не срочное», потому что не закончили важное и срочное. Матрица не работает.
Если разбить задачу на подзадачи, матрица заработает вновь. Чтобы подготовить презентацию вам нужно придумать тему, составить план выступления, подобрать картинки. Добавьте эти подзадачи к остальным задачам на день. Постепенно подзадачи закрываются. Результат — презентация в срок и без напряжения.
Матрица Эйзенхауэра — прекрасный инструмент для планирования ежедневных и еженедельных задач. Подобных систем много — выбирайте любую. Но учат они одним и тем же вещам:
Списки дел — не пустая трата времени. Если держать все задачи в голове, можно сойти с ума. Запишите задачи на листочке, выберите одну и забудьте об остальных. Тогда вам будет проще сконцентрироваться на одном деле. Вы закончите его быстрее и вернетесь к другим задачам.
Отдых необходим. Если вы занимаетесь только работой, надолго вас не хватит. В режиме робота-прозводителя можно прожить день, неделю, месяц или пару. С каждым днем вы устаете все сильнее, мотивация и эффективность снижается. В один прекрасный день вы просто не сможете справиться с самой простой задачей.
Выполнение нескольких дел одновременно приведет к ошибкам. Не старайтесь объять необъятное. Если вы делаете несколько дел сразу, вы не можете сконцентрироваться. Отсутствие концентрации — дорога к ошибкам.
Текст: Дина Бабаева, редактор Мегаплана
Иллюстрации: Константин Амелин, дизайнер Больших планов
Фото в начале: Ален Делон в роли Цезаря в фильме «Астерикс на Олимпийских играх»
Дата публикации: 31.07.2015
megaplan.ru
Определение приоритетов по принципу срочности и важности
Определить первоочередные задачи в ежедневной деятельности и в перспективе особенно важно для правильного ведения бизнеса. Оперируя терминами «важные задачи» и «срочные задачи», можно решить, чем необходимо заняться в первую очередь.
Правильное определение приоритетов
Согласно пирамиде потребностей Маслоу, нас не интересует самореализация и общественное признание, пока мы голодны или не находимся в безопасности: сначала нужно удовлетворить потребности низшего уровня, чтобы переходить к верхнему.
По тому же принципу построена пирамида продуктивности, система, которую предлагает автор книги «Пирамида эффективности» – сертифицированный тренер по продуктивности.
Прежде чем заняться тайм-менеджментом, необходимо навести порядок у себя дома и в офисе, в своем компьютере, и только после всего этого можно заниматься целеполаганием и максимально реализовывать свой потенциал.
Приоритеты
Вторая «П» в принципе тайм-менеджмента обозначает приоритеты. В своей книге о навыках высокоэффективных людей Стивен Кови пишет, что «важно не сделать вашим приоритетом расписание, а расписать ваши приоритеты».
Распределение всех задач в порядке их приоритета дает понимание того, какие именно действия помогают вам продвинуться вперед, приближают к вашим целям и к важным делам, так чтобы последние не оказались вдруг неожиданно срочными.
Определение приоритетов по принципу срочности и важности
Одну из наиболее информативных концепций, с которой я познакомилась и на практике, и в теоретических исследованиях, Кови и другие авторы называют «матрицей срочности/важности». Пока я не узнала об этом простом подходе к определению приоритетов, мне было довольно сложно объяснять своим клиентам, как справиться с этой задачей.
С помощью данного метода вы гораздо проще будете выделять приоритетные задачи в повседневной рутине и в долгосрочной перспективе. Он поможет вам ответить на простой вопрос: что для меня самое важное, над чем я должен работать в первую очередь?
Существует множество вариантов и интерпретаций «матрицы срочности/важности». Самый известный бразильский эксперт по тайм-менеджменту Кристиан Барбоса из компании Triad Productivity Solutions усовершенствовал эту концепцию, добавив еще один элемент – «обстоятельства» и создав таким образом, как он сам это назвал, «триаду тайм-менеджмента».
Под «обстоятельствами» в этом контексте понимаются ненужные действия, социальные обязательства, любая активность, которая оборачивается пустой потерей времени. Возможно, вам стоит включить эту категорию, когда вы будете определять приоритет всех ваших задач по принципу «срочности/важности».
Ниже представлена слегка измененная «матрица срочности/важности». Эти изменения я внесла в классический вариант после того, как опробовала его на своих тренингах и в деятельности консультанта и тренера. Эта же схема лежит в основе всего последующего обсуждения.
Определение приоритетов
- Важно и срочно
- Важно и не срочно
- Не важно и срочно
- Не важно и не срочно
Начнем с определений «важное» и «срочное». Важные задачи – это значимые задачи. Именно от них во многом зависит ваш успех и достижение целей. Срочные задачи требуют немедленных действий или внимания, но чаще всего не имеют отношения к достижению ваших целей.
Оперируя этими двумя терминами, вы сможете решить, чем стоит заняться в первую очередь. Мы с вами уже определили продуктивность: это выполнение самого важного в первую очередь и, в частности, выполнение того, что быстрее всего приведет вас к вашим целям. При планировании деятельности и определении приоритетов сконцентрируйтесь на важных задачах, то есть тех, которые относятся к категориям «Важно и Срочно» и «Важно и не срочно».
Категория 1. Важно и Срочно
Задачи, которые вы отнесли к этой категории, надо выполнить в обязательном порядке:
Срочные непредвиденные задачи. Как бы тщательно вы ни планировали деятельность, всегда возникают непредвиденные обстоятельства. И тогда вам требуется потратить время на решение этих вопросов, хотя они и не были внесены в ваш календарь заранее. В зависимости от важности и срочности этих обстоятельств, возможно, вам даже придется отложить какие-то из запланированных дел, чтобы справиться с неожиданно возникшими.
Принципиально важные встречи. Это основополагающий фактор продвижения вашей карьеры или проекта. Сроки сдачи проекта. Это не те сроки, которые вы устанавливаете сами для себя, а те, которые были оговорены в качестве ваших обязательств и нарушение которых приведет к неблагоприятным последствиям для вас.
Следует помнить, что гораздо легче включить задачи из категории «Важно и Срочно» в ваш календарь и понять, как с ними справиться, если у вас есть четкое представление обо всех ваших делах на день или на неделю.
Категория 2. Важно и не срочно
Задачи из этой категории обеспечивают ваш успех. К ним относится следующее:
Подготовка и стратегическое планирование. Сформулируйте, в чем заключаются ваши личные и профессиональные цели, а также цели компании. Долгосрочное планирование поможет свести к минимуму или вовсе исключить появление дел из категории «Важно и Срочно».
Работа над проектами. Планируйте свою работу так, чтобы проекты не начинали зависеть от дедлайнов и не становились источником проблем.
Обучение и профессиональное развитие. Это та деятельность, которая оказывает значительное влияние на ваш профессиональный рост и достижение целей.
Занятия спортом, отдых и забота о себе. Не забудьте включить эти важные и несрочные дела в ваш календарь, чтобы они стали вашими приоритетами.
Категория 3. Не важно и Срочно
Стоит научиться избавляться от всех тех задач, которые относятся к категории «Не важно и Срочно». Они вызывают ненужный стресс. К ним относится следующее:
Возможности с ограничением по времени. Иногда нам выпадает какая-то возможность, но, чтобы ею воспользоваться, необходимо успеть до конкретного срока. Поскольку ограничение по времени создает у нас ощущение срочности, очень легко потерять голову и переоценить важность. Так что сделайте паузу и решите, действительно ли это хорошая возможность или просто еще одна задача, на которую вы только впустую потратите время.
Просьбы о предоставлении информации или о помощи. Обычно, когда люди просят о помощи или запрашивают информацию, они ожидают немедленной реакции с вашей стороны, и сказать «нет» бывает затруднительно.
Дедлайны, установленные вами. Слишком часто люди без объективной необходимости сами устанавливают себе дедлайны по проектам или результатам.
Категория 4. Не важно и не срочно
Постарайтесь избегать задач, которые попадают в категорию «Не важно и не срочно». Непредвиденные паузы в работе. Стандартные примеры: люди, которые приходят без приглашения, незапланированные телефонные звонки, отвлекающие мысли.
Телефонные звонки. К ним относятся звонки «для поддержания отношений», без определенной цели, не несущие информации, не требующие дальнейших действий.
Деловые встречи. Плохо организованные деловые встречи, на которых не достигаются цели, нет обмена информацией и не происходит никаких действий.
«Похитители времени». Это все те дела, которыми мы занимаемся, чтобы не работать по-настоящему, в том числе перекладывание бумаг, прокрастинация, просмотр сайтов или телепрограмм, присутствие в социальных сетях. Зачастую мы попусту теряем большую часть нашего времени. На просмотр телевизора американцы в среднем тратят около 30 часов в неделю.
Конечно, мне, как и всем, нравятся качественные телевизионные программы, а телевидение занимает достойное место в индустрии развлечений, однако сегодня слишком много людей проводят бесконечные часы перед телевизором. А ведь это время можно было бы использовать, чтобы продвинуться хотя бы на шаг к своей цели.
Это время можно было бы с большей пользой потратить на саморазвитие или завершение проектов и задач, которые «висят» на вас. Избегайте того, что «Не важно и не срочно». Сосредоточьте усилия на действительно важных задачах и проектах, которые оказывают наибольшее влияние на ваш успех, карьеру и ощущение счастья.
Сравним весь процесс с наполнением стеклянного сосуда. Сначала в сосуд нужно поместить камни и мелкую гальку, затем песок и только потом наливать воду, потому что, если начать с воды, для всего остального просто не останется места. Если вы представите, что ваши самые важные дела и проекты – это камни и галька, и внесете их в свой календарь первыми, то все остальное – песок и вода – появится в вашем календаре там, где для этого найдется свободное время.
В конце концов вы научитесь говорить «нет», отказываться от тех дел, которые становятся для вас пустой тратой времени, и сводить к минимуму неважные задачи. Чем больше вы практикуете навыки тайм-менеджмента, чем эффективнее расставляете задачи в порядке их приоритета, тем лучше будете оценивать реальную важность каждой задачи и понимать, нужно ли вам браться за ее выполнение.
Когда вы узнаете больше о тайм-менеджменте и поймете ценность собственного времени, то станете более тщательно его оберегать и пресекать попытки других людей «воровать» ваше время пустыми разговорами и неважными делами.
Определение приоритета задач по принципу их срочности и важности поможет вам понять, чем следует заниматься в течение рабочего дня, недели, месяца и года. Вы будете работать над теми задачами, которые приведут вас к достижению целей.
Кроме того, это позволит осмыслить, какие цели вы должны перед собой поставить, когда выделяете максимум возможного времени на достижение того, что является самым важным. Уделяя больше внимания тому, на что вы тратите свое время, вы начнете лучше понимать, как направить усилия на более значимые дела.
Основные выводы
- Определяйте приоритеты своих дел и задач. Это станет гарантией того, что вы занимаетесь тем, что наиболее важно.
- Оценивайте каждое дело и задачу с позиции их срочности и важности.
- Следите за тем, сколько времени вы тратите на дела, отвлекающие вас от действительно важных задач.
© BBF.RU
bbf.ru
Матрица Эйзенхауэра продолжение
Сегодня мы коснемся важного аспекта науки об управлении временем – откладывания дел в долгий ящик. Одним из ключевых навыков тайм менеджмента является расстановка приоритетов, когда мы передвигаем важные и/или срочные дела на первое место в списке дел. Но куда при этом девать не очень важные и не очень срочные дела? Можно ли их откладывать в долгий ящик и как долго их можно там хранить?
Во времена царя Алексея, отца Петра Первого, в селе Коломенское перед царским дворцом стоял длинный ящик, в который любой мог положить свою жалобу. Однако дождаться какой-то реакции на жалобу удавалось далеко не каждому. И даже «везунчикам», чьи жалобы рассматривались, приходилось ждать решения вопроса месяцы, а то и годы. Отсюда на Руси пошла поговорка про долгий (синоним слова «длинный») ящик. Со временем глагол «положить» заменился на «отложить», подчеркивая затяжной характер такого действия.
В современном динамичном мире целесообразность «долгого ящика» поставлена под вопрос. Стоит ли вообще откладывать в него дела? И можно ли научиться этот «долгий ящик» эффективно использовать?
Основную часть содержимого «долгого ящика» составляют несрочные и неважные дела, четвертый наименее приоритетный квадрат матрицы Эйзенхауэра, где все дела предлагается делить на:
- срочные и важные,
- срочные, но не важные,
- важные, но не срочные,
- несрочные и неважные.
Эксперты, описывающие матрицу Эйзенхауэра, подробно обсуждают, что делать с первыми тремя группами дел. Четвертую же группу они обычно игнорируют. Ведь она несрочная и неважная. Однако она все равно никуда не девается, дела в ней неизбежно накапливаются. Так что с ними делать?
А нужен ли «долгий ящик»?
Роберт Поузен, успешный топ-менеджер, автор книги «На пике возможностей», категорически против какого-либо откладывания дел. Он предлагает радикальный подход:
«По возможности решать низкоприоритетные задачи нужно по мере их появления. Откладывая дела в долгий ящик, вы теряете много времени и переживаете по пустякам. Каждый день вам приходит много сообщений — от коллег, членов семьи, друзей и незнакомцев. Всем им нужно уделить время. Получив сообщение, решите для себя: проигнорировать его или отреагировать. Я считаю, что на 80% писем можно не реагировать: сюда входят спам, ежедневные отчеты филиалов и даже массовые электронные рассылки вашей организации. Иными словами, запрос, не требующий принятия кардинальных решений, можно проигнорировать.
Промедление — час, день или неделя — приведет к тому, что общее время на выполнение задачи удвоится или даже утроится. В лучшем случае вам придется перечитать и еще раз обдумать сообщение. В худшем вы потратите массу времени на поиски письма, а потом все равно придется перечитать его и все обдумать. Кроме того, если вы не ответите в течение недели, отправитель расценит это как неуважение».
Однако существует и иное мнение.
День генеральной уборки… мозгов
Как это ни парадоксально, чем лучше мы умеем расставлять приоритеты, тем больше несрочных и неважных дел будет накапливаться в «долгом ящике». К сожалению, эти «висяки» способны отбирать у нас энергию. Психоаналитики называют их «энергетическими хвостами». И если отрастить «энергетический хвост» размером с павлиний, вы вряд ли сможете эффективно двигаться вперед. Накопившиеся неважные и несрочные дела будут мешать вам жить и работать.
Поэтому «энергетические хвосты» следует периодически отрубать.
Сайт Lifehacker утверждает, что эффективный список дел должен обязательно выделять время на расчистку хвостов. Lifehacker называет это «днем генеральной уборки мозгов». Да, в идеале на расчистку накопившихся мелких дел следует выделить целый день, лучше всего, дождливую холодную субботу.
Ниже приведены рекомендации Lifehacker по организации такого «субботника»:
- Для начала следует сесть в полной тишине и очистить мозг от мыслей о срочных и важных делах. Необходимо полностью расслабиться и абстрагироваться от «здесь и сейчас».
- Затем начинайте записывать на бумагу или в компьютер все дела и задачи, которые вы откладывали на потом в течение последнего времени. Не пытайтесь анализировать или расставлять приоритеты. Просто пишите все, что вам вспоминается.
- Теперь можно заняться анализом записанного.
- Есть ли в списке дела, про которые можно совсем забыть? Выкиньте их из головы раз и навсегда.
- Есть ли в списке дела, которые вы можете сделать очень быстро прямо сейчас? Начните с них.
- Что еще вы можете сделать сегодня? Распланируйте свой день для выполнения этих дел.
- Есть ли дела, которые можно сделать в течение следующей недели? Выделите для них время.
4. В конце дня генеральной уборки мозгов вознаградите себя за проделанную работу. Сходите с другом в бар или купите себе что-нибудь бесполезное, но приятное.
Вы удивитесь, насколько у вас прибавится свободной энергии после обрубания «энергетических хвостов»! Вам не нужен этот павлиний хвост, избавьтесь от него, очистите свой «долгий ящик», и вам будет легче двигаться вперед к успеху!
Бесплатная подписка по e-mail
uspeh-success.ru
Матрица Эйзенхауэра. Примеры распределения дел :: SYL.ru
Чтобы достичь успеха в каком-либо деле, нужно, во-первых, наметить себе четкий план действий, а во-вторых, неукоснительно соблюдать его. Однако нередко случается так, что, составив список дел, человек начинает бесконечно откладывать их, отвлекаясь на что-то несущественное или же просто ленясь взяться за работу. Часто люди совершают ошибку, неправильно выбирая приоритеты и очередность реализации задач.
В результате неправильного и неэффективного планирования дела накапливаются, а их срочное исполнение впоследствии отнимает огромное количество времени и сил. Таким образом, несколько дней могут быть легко вычеркнуты из жизни и заполнены лишь утомительной авральной деятельностью. Стресс и плохое настроение – вот что получает человек в результате бесконечных проволочек, виновником которых становится сам. А дальше он начинает еще больше страшиться этой рутины и попадает в замкнутый круг.
На помощь в такой ситуации может прийти матрица Эйзенхауэра, или, как ее часто называют, матрица приоритетов Эйзенхауэра. Это один из самых простых и эффективных способов организации рабочего времени, который основан всего лишь на двух параметрах – важности и срочности.
Этот способ распределения дел назван в честь 34-го президента США Дуайта Эйзенхауэра. Он, без сомнения, был очень занятым человеком, и именно поэтому разработал уникальный метод распределения времени и очередности выполнения дел.
Что такое матрица Эйзенхауэра
Главная идея состоит в том, чтобы быстро и эффективно распределить дела по степени важности и срочности. Оценивая их по этим двум параметрам, можно выделить приоритетные и отсеять совершенно не важные.
Матрица дел Эйзенхауэра была разбита на 4 группы:
- Срочные и важные.
- Не срочные, но важные.
- Не важные, но срочные.
- Не важные и не срочные.
По мнению американского президента, все без исключения задачи могут быть разделены по этим четырем категориям, важно лишь суметь критически оценить их значимость для дальнейшего будущего человека.
Теперь рассмотрим каждую категорию подробнее.
Важные и срочные дела
Эйзенхауэр называл их «вопросами жизни и смерти». Дела, которые непременно необходимо выполнить в течение суток, способные существенно повлиять на вашу дальнейшую жизнь и карьеру.
Примеры: разрешение кризисов или внезапно возникших проблем, неотложные задачи, проекты с близкими сроками сдачи.
Если в этот раздел попало очень много дел, значит, вы недостаточно хорошо управляете своим временем и неправильно распределяете силы. В идеале этот квадрат должен быть пуст.
Если множество важных дел одновременно требует скорейшего рассмотрения, значит, вы живете от аврала до аврала, и вам просто необходима матрица Эйзенхауэра как наглядный пример правильного распределения сил и времени. Привычка откладывать работу до последнего свидетельствует о низком уровне самодисциплины и впоследствии может привести к большим проблемам в карьере. К тому же пребывание в вечном стрессе от уже случившегося или только надвигающегося аврала губительно сказывается на вашем здоровье.
Важные, но не срочные
Это ваш потенциал. Дела, имеющие большое влияние на будущее, но не требующие аврального решения. Эйзенхауэр был уверен, что именно эта категория должна быть самой важной из четырех. Отнесение определенной задачи к данному пункту и планомерное ее выполнение обеспечит достаточное количество времени для вдумчивого и качественного исполнения.
Возможность выделить из списка дел те, которые должны находиться в этой категории, – одна из самых главных задач, которую выполняет матрица Эйзенхауэра. Пример таких дел – оценка полученных результатов, разработка новых проектов, определение перспектив развития, налаживание отношений.
Очень часто люди откладывают именно подобные дела, но делать этого никак нельзя, так как именно они – залог жизненного успеха. Для того чтобы избежать искушения, очень полезно назначать сроки их исполнения.
Не важные, но срочные дела
Дела, которые отнимают много времени, но, по сути, не имеют никакого значения для дальнейшего развития. В эту категорию президент помещал задания, которые отвлекают внимание и мешают эффективной деятельности.
Примером могут служить не слишком важные телефонные звонки по работе, ежедневные совещания, рассмотрение неотложных материалов, деловые встречи.
У большинства людей на подобные дела уходит львиная доля времени. Решать их нужно незамедлительно. Это позволит освободить достаточное количество времени для выполнения более серьезных задач.
Не срочные и не важные дела
Не имеют никакой важности для будущего. Это дела, которые отвлекают от основной работы. Они, как правило, очень приятны, но совершенно бесполезны. Сам Эйзенхауэр называл их «пожирателями времени» и считал губительными для эффективного рабочего процесса.
Примеры: личные телефонные звонки и письма, соцсети, компьютерные игры, бесконечные перекусы и перерывы на чай.
Эти дела можно смело вычеркнуть из списка, и заниматься ими лишь тогда, когда у вас действительно есть свободное время.
Как работать с матрицей
Вот несколько несложных правил, которые помогут на собственном опыте оценить, насколько эффективна матрица Эйзенхауэра. Принцип работы метода чрезвычайно прост.
Для наглядности возьмите лист бумаги и напишите список всех дел, которые вам предстоит сделать за какой-то определенный промежуток времени – день, неделю или месяц. Внимательно оцените их по степени важности и срочности.
Другой лист бумаги разделите на четыре части: в первом квадрате будут важные и срочные дела, во втором – важные, но не срочные, и так далее. Запишите все задачи в этот лист, распределив их по квадратам. То, что вы видите перед собой, – собственная матрица Эйзенхауэра.
Несложно понять, что свое время нужно распределять в основном между важными делами, то есть между первыми двумя квадратами. Те задачи, которые попали в третий и четвертый квадраты, могут быть выполнены после выполнения более важных.
При решении какой-то проблемы очень важно не отвлекаться от дела на перекусы, перекуры и проверку почты. Закончите задание, а потом можете вознаградить себя чем-нибудь приятным.
Матрица Эйзенхауэра подходит и для долгосрочного планирования. Для этого также важно наметить главную задачу и расписать по квадратам все дела, которые будут способствовать ее достижению.
Несмотря на то что методу уже больше полувека, он не потерял своей эффективности. Матрица Эйзенхауэра успешно применяется многими преуспевающими людьми. Она является одной из основополагающих методик современного тайм-менеджмента. Простой, как и все гениальное, метод позволяет по-новому взглянуть на собственную деятельность, чтобы понять, куда уходит драгоценное рабочее время.
www.syl.ru
5 СФЕР — блог-платформа о личностном развитии
В нашей жизни есть две большие движущие силы – это важность и срочность. Компас и часы. Великие спорщики. Нам постоянно надо что-то делать очень быстро. Срочные дела вопиют к нам, мы не можем их отложить, но в то же время есть дела важные. Мы склонны выбирать срочность. То, что срочно, кажется важным.
Часы требуют своего, компас не требует, но показывает правильное направление нашей жизни. Мы часто не смотрим на компас, а следим только за часами.
Так что важнее: важность или срочность? Как разрешить спор между ними?
Сладкие ловушки
Есть очень интересные дела, называемые сладкими ловушками. Это естественные привычки, которые мешают нам выполнять важное. Например, мы склонны заниматься в первую очередь чем-то приятным, нежели долгим, длительным, канительным. Поэтому зачастую сначала выполняем легкую работу, а затем трудную. И на трудную сил обычно не остается.
- Мы предпочитаем сделать то, что быстро, прежде того, что требует больше времени.
- Стараемся сделать сначала то, что нам знакомо, прежде чем приступить к чему-то новому.
- Беремся за срочное поручение, прежде чем взяться за важное.
- И часто делаем то, что просят другие, а не то, что мы сами решили делать, то, что правильно.
А должно быть все с точностью до наоборот. Сначала надо заниматься более сложным, более неприятным, незнакомым, важным, тем, что вы решили сами.
Матрица Эйзенхауэра
Давайте с помощью матрицы управления временем Эйзенхауэра разберемся, на что мы тратим свое время и что надо делать, чтобы успевать важное.
Итак, у нас есть дела:
- Срочные и важные – это все дела, связанные с маленьким ребенком, форс-мажоры, неотложные проблемы, болезни, кризисы в отношениях, дела, которые мы не успели выполнить заранее и надо их закончить «кровь из носу».
- Несрочные и важные – это дела, которые мы откладываем, но которым надо уделять время по максимуму: профилактические действия, анализ и планирование, забота о себе, укрепление отношений, личный рост и развитие. Именно эти дела вызывают больше всего боли и дискомфорта, проблем и самый большой эмоциональный отклик, поэтому мы их и откладываем. Они не требуют нашего мгновенного реагирования, но это как раз то, что может быть для нас самым важным.
- Срочные и неважные – это посторонние телефонные разговоры, отслеживание новостей в соцсетях, гиперопека детей и мужа. Такие дела можно сделать быстро, но для нас они никакой внутренней ценности не представляют. Их становится много, если нам сложно говорить «нет».
- Несрочные и неважные – это лишняя корреспонденция и звонки, бесцельные прогулки в интернете, телевидение, уход от реальности, бесполезное бездействие, когда мы настолько устали и расстроены, что просто сидим, уставившись в стену, ничего не делаем, теряем время и лучше нам от этого не становится. Таких дел будет много, если у нас нет цели или мы сильно переутомлены. Это то, что нам вообще не нужно, но присутствует в нашей жизни и отнимает время, которое мы могли бы уделить чему-то важному.
Подумайте и запишите, на что и сколько времени вы тратите. Проанализируйте.
Отложенное важное
Что обычно из важного мы откладываем?
- Заботу о себе.
- Построение отношений с мужем.
- Время для подросших детей.
- Личный рост и саморазвитие.
- Духовную жизнь.
- Глобальное планирование.
У каждой мамы очень много срочных дел, но необходимо выделять время и для важных. Ведь если подумать, каждый пункт из этого списка может просто колоссально изменить нашу жизнь, если мы будем ежедневно в это вкладываться. Но для этого надо освободить время.
Как найти время для важного?
Чтобы найти время для важного, наш план действий будет следующим:
- Выясним, что для вас важно.
- Вычеркнем из жизни неважное и несрочное.
- Сведем к минимуму срочное и неважное.
- Разберемся, почему возникают срочные и важные дела, и постараемся предупредить их.
- Ежедневно начнем уделять время несрочному и важному.
Итак, выяснив, что для нас важно, мы полностью убираем несрочное и неважное (пожирателей времени). Этого не должно быть в нашем быту, потому что это прожигание жизни. Это то, что выльется потом в бесцельно прожитые годы и обернется сожалением и болью. Если это вычеркнуть, то появится свободное время.
Сводим к минимуму, насколько это возможно, срочные и неважные дела. Не берем телефон, когда мы заняты чем-то важным. Переводим на «самообеспечение» мужа, ребенка, если слишком опекаем их. Выполняем сначала то, что важно для нас, а потом то, что важно для других.
Разбираемся, почему возникают срочные и важные дела, которые мы не можем отложить. Есть то, что от нас не зависит (болезни, форс-мажоры), но есть то, что мы можем предупредить. Если мы будем вкладываться ежедневно в важное и несрочное, то эти дела не станут срочными и важными. Если мы не будем этого делать ежедневно, то получим срочное и важное.
Так, если мы не будем о себе заботиться, себя подпитывать, то в результате получим нервный срыв. Если не будем укреплять отношения с мужем, то страшно представить, чем это закончится. Если не будем поддерживать отношения с растущим ребенком, то однажды поймем, что он живет своей жизнью, мы не знаем, где он и что с ним вообще происходит.
Так что стоит, не зависимо от рутинных вопросов, ежедневно уделять время несрочным и важным делам.
Планируем важное заранее
Уделять время несрочному и важному получится у нас только при условии заблаговременного планирования. Учитывая то, что подходящее время никогда не наступит, нам необходимо действовать уже сейчас.
Выработайте хорошую привычку – уделять время важному. А для этого сделайте первый маленький шажок – запишите в свой календарь несрочные и важные задачи и… выполните их. Научитесь, например, регулярно заботиться о себе или проводить время с мужем. Потом добавьте следующую задачу, и следующую, и следующую.
Отдавая свое основное время действительно важному, мы будем счастливы. А если мама счастлива, значит, счастлива вся семья!
Читайте больше развивающих статей:
5sfer.com
Таблица Эйзенхауэра: как правильно расставить приоритеты
Привет всем! Сегодня мы с вами поговорим о жизненных приоритетах. Вы замечали, что при планировании день проходит эффективнее, редко бывают накладки? Существует высказывание: «Планируйте или станете планируемыми». Что это значит? Суть в том, что если не распланировать свой день или работу, обстоятельства все решат вместо вас. Поэтому специалисты рекомендуют каждый день начинать с расстановки планов и приоритетов. Не обязательно делать все по минутам, важно выделить первостепенные и второстепенные задачи.Известно много способов и методов планирования времени. Один из таких – таблица Эйзенхауэра, или так называемая матрица Эйзенхауэра.
В чем плюсы составления графика дня и расстановки приоритетов?
Решение жить по определенному плану – это не скучно. Наоборот такой подход положительно повлияет на вашу жизнь.
Что дает планирование:
- Увеличивает количество продуктивного времени на 25%.
- Обеспечивает спокойствие и сохранение уравновешенного состояния.
- Позволяет выполнять большой объем работ и задач.
- Формирует желание работать.
- Уменьшает количество потраченного времени на второстепенные дела.
Поскольку положительных сторон достаточно много, стоит обратить внимание на принцип распределения приоритетов в делах.
Что такое таблица Эйзенхауэра?
Неудачи в работе и домашних делах сопровождают каждого. Неожиданные обстоятельства возникают постоянно, из-за них не всегда успеваешь сделать самое важное. Особенно проблематично сосредоточиться на главном неусидчивым и рассеянным людям.
Приведу пример. Вы собираетесь подготовить важные документы или же написать научную работу. Но тут возникают потребности: купить хлеб, помыть пол, сходить на почту и тому подобное.
Большинство людей по мере меньшего сопротивления уделяют внимание мелким заботам, ведь на них не нужно тратить много сил и времени. Тогда случается непоправимое: вы заканчиваете не значимые дела, а на важные времени не остается. Тогда начинаются переживания и бессонные ночи.
Чтобы такого не произошло, нужно тренировать силу воли, а также пользоваться удобной таблицей Эйзенхауэра. В чем ее суть?
Эта таблица касается не столько времени, сколько самих дел и их важности. Принцип имеет критерии: важно и срочно. Таблица дает возможность построить 4 типа приоритетности дел. Для планирования нужно решить, какие цели более главные.
Как оформить?
1.Для начала запишите на бумаге все планируемые занятия. Нарисуйте квадрат и расчертите его на четыре маленьких.
2.Дальше напишите внутри буквы: В, А, а под ними D,C.
Что же они значат? Буквы – это группы приоритетности, между которыми распределяются дела.
А – это срочные и важные дела, которые нужно сделать сегодня и сейчас, не откладывая.
В – важные. Они не требуют моментального исполнения, но несут большую важность. Обычно их откладывают, ведь срочности нет. Но выполнив их, вы подойдете ближе к вашей цели. К этой категории часто относятся задачи с четкими дедлайнами. Когда на выполнение есть много времени, мы откладываем дело. Но под конец срока судорожно его исполняем. В результате эффективность падает, а результат не всегда отвечает ожидаемому.
С – срочные. Такие дела не особо важные. То есть, их исполнение не приведет к цели, но не выполнить их в этот момент нельзя. Например, просмотр утренней почты.
D – не важные и не срочные дела. Именно они мешают продуктивно работать и выполнять серьезные поручения. Обычно сюда относятся отдых и развлечения. Но они тоже бывают важными, если вы не спите три ночи подряд, делая проект.
3.Теперь поставьте эти значения возле каждого дела и сразу вырисуется план вашего дня или целой недели.
Попробуйте использовать такую таблицу хотя бы раз – и вы поймете, что такой способ распределения приоритетов самый простой и эффективный. Но нужно обратить внимание на некоторые моменты, о которых мы поговорим ниже.
Как правильно расставить приоритеты: практические советы
Чтобы правильно расставить приоритеты, следуйте простым правилам:
- Нужно научиться отличать важные и срочные задачи. Важное – это то, что приведет вас к определенной цели. Например, разработка качественного проекта и его презентация. Срочное не несет особой пользы, но не может быть невыполненным.
- Срочное и важное стоит не только различать, но еще и уметь чередовать. Ведь если выполнять все срочные дела, может не хватить времени на важные.
- В начале дня стоит начинать с группы «А». Даже если эти дела не очень интересные, нужно делать именно их.
- Группа «В» тоже требует внимания. Поскольку в нее входят долгосрочные цели (проекты, спорт, изучение языка), им нужно уделять немного времени, но каждый день. Тогда выработается привычка заниматься ими, а в итоге будет высокий результат.
Отдельный случай – это мечты. Часто человек оценивает мечту как дело. Он знает, к чему это дело приведет и сколько нужно на него времени, но не делает ничего. Если у вас та же ситуация, прочитайте статью: «Как превратить мечту в реальную задачу с помощью техники постановки целей по SMART».
Важным моментом в реализации серьезных планов является моральный настрой. Если нет желания и настроения, то и делать ничего не хочется. В таком случае есть единственное желание бросить все и вернуться к делам категории «D».
Но не стоит поддаваться соблазну! Попробуйте настроиться на работу, чтобы она стала эффективнее. Методы как это сделать описаны в статье «Эмперический закон Парето 20/80 для повышения КПД любого человека до 100%»
Заключение
Нужно помнить, что все дела в один день не переделать. И важно не переусердствовать, ведь отдых все-таки никто не отменял. Научитесь объединять приятное с полезным. Придумайте себе систему поощрений – и работать станет куда приятнее.
Удачи в новых начинаниях и достижении целей! Подписывайтесь на блог, чтобы быть в курсе новых фишек и проверенных временем советов по самодисциплине, мотивации и развитии личности.
До новых встреч на блоге!
qvilon.ru
Матрица Эйзенхауэра | Тайм-менеджмент, Управление проектами
По мнению многих специалистов Матрица Эйзенхауэра является одним из лучших приемов расстановки приоритетов в задачах. Она точно показывает, над какими задачами стоит работать в первую очередь, а над какими во вторую.
Если вы много работаете, но плохо видите плоды своего труда, то эта статья точно для вас.
Создателем «Матрицы Эйзенхауэра» является 34-ый президент США Дуайт Эйзенхауэр. Он заметил, что срочные дела редко бывают важными, а важные дела редко бывают срочными. На основе этого утверждения он придумал инструмент, который позволял ему правильно организовывать свое время.
Инструмент получил название «Матрица Эйзенхауэра».
Согласно «Матрице Эйзенхауэра» наши задачи можно отнести к одной из 4-ех категорий:
- A – срочные и важные
- B – важные, но не срочные
- С- срочные, но не важные
- D – не срочные и не важные
A – срочные и важные
Если в доме начался пожар, то маловероятно, что вы будете думать о завершении уборки в шкафу, пока не потушите его.
Если в вашей жизни были ситуации, когда вы понимали, что их не решение в кратчайшие сроки приведет к катастрофе, то их можно отнести к этой категории.
Дедлайны на работе, подготовка экзаменов в последнюю ночь, сильная боль в зубах и поиск стоматолога – все это примеры срочных и важных задач.
Стоит сказать, что люди, самоорганизация которых высока, редко имеют задачи в этой категории.
Обычно, когда в нашей жизни появляется срочная и важная задача, то проблем с мотивацией для ее решения не возникает. Именно поэтому некоторые мазохисты любят, когда у них таких задач полно.
Если вы не хотите причислить себя к этой категории людей, то ваша задача, сделать так, чтобы срочные и важные задачи у вас встречались редко.
Это необходимо, чтобы найти время для решения следующей категории задач из Матрицы Эйзенхауэра.
B – важные, но не срочные
Знание иностранных языков многим поможет получить более высокооплачиваемую работу. Занятие спортом многие поможет сохранить здоровье. Все это понимают, но мало кто это делает.
К важным, но не срочным относятся дела, выполнение которых важно для нашего будущего, но сроки не горят.
Как показало одно исследование, проведенные в 60-е годы в США, люди которые имели хороший материальный достаток, в первую очередь обращали свое внимание и энергию на эту категорию.
Примеры важных, но не срочных дел из Матрицы Эйзенхауэра:
1) Пробежки по утрам
2) Курсы повышения квалификации
3) Закрытие долговременных проектов
Вам важно научиться находить в своем дне хотя бы пару часов для решения важных , но не срочных дел, чтобы в вашей жизни был прогресс.
В дни, когда у меня довольно плотный график, я обычно просыпаюсь пораньше и нахожу 2-3 часа для работы над такими проектами.
Некоторые руководители в начале рабочего дня, сами себе назначают совещание, чтобы их никто не беспокоил, выключают телефон, закрывают почту и работают над важными проектами. После 2-ух часов такой работы они отлично успевают закрыть все накопившееся за это время мелкие задачи.
С – не важные, но срочные
Завтра подорожает сахар на 1%. Не желая переплачивать деньги, я бегу в магазин и стою в получасовой очереди таких же, как и я, с пачкой сахара.
Что я выигрывают – 1%. Что теряю – полчаса-час времени. Оно того стоило?
К категории не важных, но срочных задач в Матрице Эйзенхаура относятся дела, которые требуют от нас срочного внимания, но пользы(большой) для нас не несут. Часто эти задачи сопровождаются большим количеством хаотических действий, что заставляет людей путать их с важными.
Чтобы отличить одни от вторых, нужно понять, какой результат мы получим. Если результат маленький – относим к категории НЕ важных, но срочных. Если результат большой – важные, но не срочные.
Примеры не важных, но срочных задач:
1) Завтра незначительно дорожает сахар, и вы едете в магазин за 1-ой пачкой.
2) Нужно отвезти деньги в банк в центре. Вы знаете, что завтра туда все равно поедете, но вместо того, чтобы подождать день, едите туда сегодня.
3) Решили пройти рабочий опрос, хотя есть другие более важные задачи.
D – не важные и не срочные
Когда последний раз вы заходили в соц. сети на работе и проводили там вместо 5 запланированных минут, гораздо больше времени?
Не важные и не срочные задачи – это пожиратели времени. Сил и времени тратиться много, а результатов обычно не получается.
Примеры не важных и не срочных дел:
1) Болтовня с коллегами
2) Просмотр телесериалов
3) Новости, контакт, твитер.
По отношению к этим задачам вы можете вести себя одним из следующих способов.
- Полностью отказаться от них. Как советуют многие специалисты.
- Прибегать к ним, только для отдыха или после завершения основных задач.
Описание Матрицы Эйзенхаэура вы получили. Теперь самое время взять несколько своих задач и расписать по этой технологии. Если вы этого не сделаете, то рискуете своими ресурсами. Подробнее про это можно прочитать в статье Как лучше всего изучать материалы сайта.
Успехов в применение.
С Уважением,
Олег Лялик
Оцените Ваш уровень тайм-менеджмента и получите рекомендации к действию.
Тест по тайм-менеджменту.
Книга-тренер по тайм-менеджменту. Скачать бесплатно.
Ясный и понятный справочник по главным приемам тайм-менеджмента.
Есть ли жизнь в офисе?
Скачайте руководство по организации офисных дел
Читайте также:
time-management.by