Тайм менеджмент планирование – Урок 3. Планирование дел: составление списков и приоритизация

Личный тайм-менеджмент / Habr

Почитав недавний топик про лягушек я понял, что Хабрасообщество не очень хорошо ориентируется в вопросах тайм-менеджмента и многие никогда не занимались построением своей тайм-системы.

Поэтому я попробую исправить этот недочёт.

Под катом Вы не найдёте каких-то инновационных моделей управления временем. Это будет фундамент, основа, без которой нельзя обойтись людям, которые заботятся о своём будущем, о своём благосостоянии и личностном развитии.

Welcome!

Планирование

Это самый основной пункт в управлении временем. Что бы успевать всё вовремя, делать значительно больше, чем делали ранее, необходимо заниматься планированием своего дня. Казалось бы — банальность, но при этом многие люди пренебрегают данным делом, которое отнимает всего 5-10 минут Вашего времени в день. Планировать дела нужно и нужно это делать каждый день. Только так станет ясна картина со всеми Вашими проектами и начинаниями, только так Вы поймёте — куда идёте, к чему стремитесь, как близко Вы подошли к Вашей Цели и сколько всего еще осталось сделать. Только так Вы сможете не зарыться в рутину каждодневных дел и всегда видеть то Главное, ради чего живёте и работаете.

Инструментарий

Для построения своей тайм-системы выбор инструментария абсолютно не важен и лежит исключительно в плоскости Ваших привычек и удобства пользования. Это может быть бумажный ежедневник, это может Google Calendar, Outlook, листочки post-it, коммуникатор или иной любой способ хранения и записи информации, который, по-вашему мнению, будет для Вас удобен.
Если у Вас много встреч, то оптимальными вариантами будут бумажный ежедневник или коммуникатор, если Вы почти всё время находитесь за компьютером, то это может быть Google Calendar или иной софт. Лучше, что бы была возможность синхронизации между рабочим и домашним компьютером, что бы всегда держать руку на пульсе и иметь возможность в любой момент получить доступ к своим записям. Если работаете на ноутбуке, но не всегда есть интернет — хороший инструмент планирования — это Outlook. Удобный интерфейс, большие возможности и хорошая гибкость.

В общем, выбирайте инструмент исходя из образа жизни и личных предпочтений.

Методы

Всё очень просто. Вечером уходящего дня или утром наступившего Вам необходимо прикинуть все срочные дела и дела, которыми Вы хотели сегодня заняться и записать их в свой ежедневник.

Дела могут подразделяться на 3 типа:

— Жесткие (жестко-привязанные ко времени. Например, встреча с заказчиком или плановое совещание, назначенные на определённое время)
— Мягкие (зависящие от сетки жестких дел, но не зависящие от конкретного времени. Например, написание коммерческого предложения, разработка модуля. Они растянуты во времени и не привязаны к конкретным часам, но, в то же время, они зависят от жестких дел, так как придётся прерываться и ехать к заказчику или идти на совещание)
— Тычки (дела, которые можно выполнить в любой момент времени. Например, позвонить знакомому, напомнить коллеге о своей просьбе, проверить ход работы по программированию модуля. В общем, раздать плановые тычки своим подчиненным и коллегам, что бы быть в курсе хода работы/проекта).

— Супер-срочные (дела, которые появляются внезапно и требуют сиюминутного исполнения. Например, срочно поднять упавший сервер)

Как видно из нашего плана, у нас есть два «жёстких» дела, вокруг которых мы должны построить все свои «мягкие» дела. Например, «работу над системой» мы можем начать только в 17:00, так как с утра и в промежуток между «жёсткими» делами, мы физически не успеем завершить это дело.

Ниже нашего временного графика мы выписали три «тычка», которые можно выполнить в любой момент времени. Лучше, если это будет во время поездки к заказчику, так как все три «тычка» — это, по-сути, телефонный звонок.

При более глобальном планировании, дела необходимо разделить на два типа:
— Краткосрочные дела, которые необходимо выполнить в ближайшее время)

— Долгосрочные (дела, которые должны быть выполнены, но срок сдачи либо еще не подошёл, либо просто не имеет оного)

Об этом я расскажу на своём примере.

Я пользуюсь Google Calendar, так как всё время нахожусь за компьютером и практически не езжу на встречи. Его функционала вполне хватает, что бы удовлетворить мои потребности в ежедневном планировании.

Как строится работа:
У меня стоит метод отображения временной сетки в виде недели, разлинованной по часовой шкале.

Каждый вечер в левую колонку я выписываю все дела, которые необходимо выполнить завтра. Свои силы я знаю, поэтому выписываю всегда чуть больше, чем, по расчётам, может уложиться в рабочий день. Если сделаю почти всё — хорошо. Если сделаю абсолютно всё — вообще замечательно. Просто, возможно, какое-либо из дел пойдёт быстрее, чем планировалось, поэтому я всегда знаю — чем занять освободившееся время.

В правых колонках я выписываю все свои дела — и краткосрочные и долгосрочные. И каждый вечер просто перетягиваю блоки с делами из правых колонок в левую, таким образом, формируя свой будущий день, при этом, мысленно расставляя приоритеты — к чему уже пора приступать, а что еще терпит. Обычно краткосрочные дела все укладываются в один рабочий день и всегда остается место под долгосрочные, поэтому жёсткого деления одного от другого я не делаю.

Привязку к конкретному времени я не делаю, потому-что специфика работы этого не требует. Супер-срочных дел практически не бывает, а если и бывают, то появляются спонтанно. На то они и супер-срочные. Если я знаю за несколько дней о предстоящем деле — то его уже вряд ли можно назвать супер-срочным.

Таким образом, составляя каждый вечер план, я всегда нахожусь в курсе своих предстоящих дел.

А теперь о том, как я формирую порядок дел.

Приоритеты

Это тоже один их ключевых моментов при построении своей тайм-системы. Нужно уметь расставлять приоритеты своим делам и следовать заданному графику. Если откладывать сложные и важные дела на конец для, то можно просто не успеть выполнить задачу и, в итоге,

получить люлей от начальства чувствовать себя не очень комфортно из-за срыва сроков.

Поэтому, планируя свои дела — всегда расставляйте приоритеты. Вначале должны идти первостепенные дела, которые не терпят отлагательств. Потому-что если промахнуться со сроками — у нас всегда будет резерв времени, который мы можем забрать с менее срочных дел.

Самый простой способ и один из самых действенных — выписывать список дел в порядке убывания срочности.
Именно таким образом я и строю свой день — с утра начинаю решать самые срочные вопросы, а к вечеру остаются дела, которые можно отложить до следующего, более разгруженного, дня.

Очень важен вопрос о постоянно возникающих перманентных срочных задачах.
К примеру, Вы запланировали проработку архитектуры системы, которая требует от Вас максимальной сосредоточенности и внимания. И в самый разгар работы к Вам поступает задача решить вопрос с заказчиком (исправить баг на сайте). Ничего страшного, что Вы прервёте проработку архитектуры. Доведите до логической точки и принимайтесь за супер-срочную задачу. Много времени Вы не потеряете, а лояльность начальства и клиента повысите.

Не бойтесь менять свой дневной план. Не бойтесь вписывать туда дела, о которых вечером вчерашнего дня или утром сегодняшнего даже не подозревали. Менять план не только можно, но и нужно. Иначе вы потеряете гибкость и мобильность. Но, если супер-срочных дел не появляется, старайтесь следовать заложенному графику.

Лягушки

Я уверен на 100%, что у каждого человека есть такие дела, которые не хочется выполнять, которые влекут за собой неприятные ощущения, отнимают много сил, не интересны сами по себе и выполнение которых откладывается постоянно изо дня в день. Такие дела называются на тайм-менеджерском языке «лягушками».

Это может быть поход в сбербанк, где необходимо будет отстоять в очень большой очереди. Это может быть звонок заказчику, которому необходимо сообщить о том, что проект затягивается. Это может быть написание годового отчета. В общем, любое занятие, которое совсем не хочется делать, но рано или поздно выполнить его необходимо.

Что делать с лягушками:
Всё очень легко — нужно просто каждый день «съедать» по одной. Выписать на отдельный листок/отдельную вкладку/отдельный файл весь список лягушек и «съедать» каждое утро по одной. Вы удивитесь, но через пару недель у Вас не останется ни одной лягушки и кошки, которые постоянно скребут на душе из-за этого, пропадут без следов. Дышать станет легче. Да и каждый вечер, возвращаясь домой, вы будете довольны от того, что сделали важное дело, которое так долго висело у Вас в мозгу и не давало спокойно порассуждать о жизни и своих делах.

Плюс — это неплохой мотиватор для продуктивной работы. Вы расправились с «лягушкой» и теперь любое дело для Вас ерунда.

Ешьте «лягушек» и настроение станет заметно выше.

Слоны

«Слонами» на тайм-менеджерском языке называются те дела, к которым Вы не знаете, как подступиться и с чего начать. «Слонами» можно назвать сложный объёмный проект, написание диплома и многое другое. То, что при первом взгляде кажется очень сложным и очень трудоёмким.

Как быть со «слонами»:
Сами понимаете — проглотить целого «слона» за раз практически невозможно. Но возможно нарезать его на «бифштексы» и съесть их по-одному. Улавливаете мысль?

Если мы руководим проектом, то первое, что нужно сделать — это разбить его на маленькие составляющие («бифштексы»). Например:
— Написание ТЗ
— Подбор команды
— Составление тайм-плана
— Разработка дизайна
— Доработка модулей CMS под задачи
— Тестирование
— И т.д.

Видите — как одна большая непонятная задача превратилась сразу в набор несложных действий. Пример, конечно, примитивен, но хорошо показывает смысл, поэтому, не обессудьте 🙂

Поэтому, прежде, чем приступить к большой сложной задаче, разбейте её на много маленьких составляющих и приступайте к работе. Вы и сами не заметите — как всё легко пойдёт и от «слона» останется только хобот и уши.

Отдых

Как это ни странно, но отдыхать нужно обязательно. Не будет отдыха — не будет и плодотворной работы.

Есть два основных момента, которыми нельзя пренебрегать:
— сон 8 часов
— отключение от рабочих вопросов

сон 8 часов

Восьми-часовой сон кому-то может показаться растратой времени, но он необходим. Восемь часов — это то время, за которое наш организм успевает отдохнуть на 100%. Для кого-то эта цифра не очень удачна. Для меня например, лучше поспать или семь или девять часов, но не восемь. Я не знаю — от чего это зависит, но, наблюдая за собой, пришёл к выводу, что я работаю гораздо более продуктивно именно после семи- или девяти-часового сна.

Понаблюдайте за собой и Вы поймёте — что удобнее для Вас. Но не опускайтесь ниже семи ни в коем случае иначе Вы будете просто бесполезны днём. Сэкономленный час ночью выльется для Вас в полный провал во время рабочего дня.

Естественно, я не беру в расчёт такие моменты жизни, когда происходят факапные сдачи проектов, например. Тут уж если хоть немного поспал — и то радость. Но в обычные дни не превращайте своё расписание в ежедневный факап. Жизнь дороже, чем работа. Пусть она даже приносит огромное удовольствие.

Отключение от рабочих вопросов

Не берите работу на дом. Дома нужно отдыхать. Общаться с семьёй, девушкой, друзьями, смотреть ТВ, пить пиво, пойти погулять, зайти в ресторан/кафе поужинать, поиграть в игрушку, посмотреть очередную серию Доктора Хауса. Но не
работать. Отключайтесь от работы. Только так Вы сможете полностью восстановить силы для следующего дня.

Находясь на работе, отключайтесь на некоторое время. Сходите покурить или просто прогуляться. Выпейте чаю. Откройте Хабр. Отключитесь от работы. Подумайте о жизни, позвоните другу, поболтайте на отвлечённые темы с коллегами.

Главное, что бы это не занимало 90% рабочего времени. 🙂 Хотя, с наступлением кризиса таких людей почти не осталось в компаниях.

Очень хорошая практика — тратить 30% времени на подобные дела или свои проекты, а в остальное время сосредоточенно работать. Если Вы установите такой лимит, то отдыхать или заниматься своими проектами Вы будете с гораздо большим удовольствием и чистой совестью. Работать 100% нельзя. Никакого удовольствия это не принесёт, а нет удовольствия — нет смысла работать.

Мотивация
Ну и последний момент, на котором хочется заострить внимание — это мотивация.
Бывают такие моменты, когда не хочется делать абсолютно ничего. Хочется открыть Хабр, например, и зависнуть тут на весь день, время от времени подходя к кулеру, что бы налить очередную чашку чая.

Для таких моментов у меня есть один интересный приём, подсмотренный в книге Глеба Архангельского «Тайм-драйв».
Называется он «календарик-пинарик».

Выглядит примерно следующим образом:

Это разлинованный листок, подклеенный к блокноту, который я всегда ношу с собой. Каждая клеточка означает один день моей жизни. Я разлиновал листок до своих тридцати лет, то есть, к тому моменту, как я закрашу все клетки, мне должно исполниться тридцать лет.

Каждый вечер я открываю листок, что бы зачеркнуть или закрасить клеточку, которая символизирует очередной прошедший день. Если день, по-моему мнению (да, я с собой абсолютно честен) получился продуктивным, то закрашиваю полностью, если день был вялый и я не сделал того, что запланировал, то ставлю крестик. Таким образом я решаю сразу два вопроса мотивации:
— общее количество помеченных клеток показывает — как быстро летит время и как мало осталось до моего тридцатилетия. Скоротечность времени я смог понять только тогда, когда завёл себе «пинарик».
— Количество продуктивных дней в общем ритме моей жизни. Когда я только начал отмечать дни, я понял, как много дней у меня уходит впустую. У меня были одни сплошные крестики. Буквально только парочка сплошных клеток. Я стал стремиться делать больше, что бы вечером с чистой совестью закрасить клеточку, как бы говоря себе о том, что день сегодня был продуктивный и я молодец. Таким образом, у меня теперь в среднем раз в неделю бывает крестик, а в остальные дни сплошная закраска. Раньше было наоборот. И только благодаря «пинарику» я смог замотивировать себя на более продуктивное времяпрепровождение.

Попробуйте и Вы. 30 секунд времени каждый день — это мало. Но только так Вы поймёте — как быстро летит время и как оно невосполнимо.

Вывод:
Планируйте свою жизнь. Потому-что, если нет плана, то нет чёткого пути к своей цели. А нет пути — цель недостижима. И она навсегда так и останется мечтой.
А жить без цели — скучно.

Удачи Вам в работе и личных делах. Стройте планы, будьте честны сами с собой.
И берегите Время. Это ценный ресурс, который невозможно купить.

Всех благ.

habr.com

Тайм-менеджмент и эффективное планирование в бизнесе

В чем проблема нехватки времени? Нам не хватает времени жить, и чем более мы успешны, тем меньше у нас времени. Получается, что у человека может быть все, а времени ему не хватает именно на себя. В какой-то момент у человека возникает мысль: «А зачем мне все это надо?» Потому что нехватка времени вгоняет нас в стресс. Стресс является неизбежным спутником современного человека.

Нехватка времени и мышление

Если опросить участников бизнес-сообщества насчет того, занимаются ли они планированием, большинство ответит положительно. Но если задать людям вопрос, как они, собственно, этим планированием занимаются, то ответить на него многие просто не смогут. На практике об этом больше говорят, чем делают что-то конкретное. Почему люди планированием не занимаются, хотя утверждают обратное? Дело в том, что для овладения мастерством планирования нужна конкретная технология, в противном случае можно скатиться к ритуальным действиям, от которых пользы не будет.

Давайте разберемся, откуда берется хаос. Под хаосом мы подразумеваем все то, что требует от нас каких-то действий, но для которых мы не определили ни желаемого результата, ни системы следующих шагов. Что осложняет жизнь современного человека? Современный человек не приспособлен к жизни в тех условиях, в которые он сам же себя загнал. Современный человек живет интеллектуальным трудом, но его условия существования таковы, что его биологические настройки к этим условиям не приспособлены, то есть за последние 200 лет человек не успел эволюционировать так, чтобы приспособиться к тому, что он сам же успел наваять.

Жизнь современному человеку осложняет информационное перенасыщение. Человека постоянно окружает поток информации, и этот поток все время удваивается, а мозг не имеет природных настроек, чтобы с этим потоком справиться. Как устроен наш мозг? Человек учится левым полушарием, и когда какое-то умение закрепляется на автоматизме, оно переходит под контроль правого. Таким образом, у человека происходит процесс записи шаблона. Шаблон помогает экономить время. А время является важнейшим фактором выживания в конкурентной среде. Потому что быстрое всегда побеждало медленное.

Стереотипы помогают выиграть в скорости – это плюс. Но к каким минусам это приводит в современном обществе? Дело в том, что на большую часть типичных ситуаций человек реагирует своим джентльменским набором стереотипов. Проблема в том, что в современном обществе такая скорость реакции не нужна. В физическом противостоянии важна каждая секунда, промедление грозит самой настоящей смертью. В современном же обществе физическая смерть от ошибочных решений нам, скорее всего, не грозит.

Что в этом случае надо сделать? Первичная задача – это отсоединить наши привычки от инстинкта самосохранения. Ведь чтобы стать человеком разумным, а не человеком рефлекторным, желательно себя от молниеносных реакций отучить. Важно себя отучить от инстинкта самосохранения. Поэтому первичная задача – научиться размыкать цепочки, которые в нас встроены.

Еще у человека есть лобные доли, которые отвечают за оперативную память. Функция оперативной памяти — разбираться с входящими сигналами и что-то с ними делать. Проблема в том, что лобные доли у нас достаточно слабенькие. Из этого следует, что человек может в своей оперативной памяти держать максимум 5-9 факторов. Это то количество компонентов, которые человек может осмыслить.

Проблема в том, что эти пять-девять факторов мозгу держать тоже не слишком удобно, поэтому в него встроен оптимизатор. Как этот оптимизатор функционирует? Оптимальное число факторов, которое удобно для мозга, составляет всего три. Это означает, что когда мы в оперативной памяти держим те или иные компоненты, наш мозг пытается их сократить до трех, то есть до комфортного объема информации.

Но реальным бизнес-задачам нет никакого дела до этих настроек. Если бизнес-задача содержит двадцать два фактора, то ей абсолютно наплевать, каким количеством факторов нашему мозгу комфортно управлять. За счет чего наш мозг оптимизирует эту задачу? За счет того, что сложнее. Если бы он оставлял главное, то это было бы еще нормально, но он же, зараза такая, оставляет то, что ему удобнее. А удобнее ему то, что для него проще, знакомее, приятнее, интереснее. То есть наш мозг предпочитает заниматься, условно говоря, не тем, что полезно, а тем, что вкусно.

Поэтому не стоит доверять мозгу, то есть не стоит доверять его рефлекторным настройкам. Потому что стереотипы, которые встроены в наше сознание, зачастую приводят к решениям, далеким от оптимальности. Можно, конечно, жаловаться на природу или на Бога, зачем он нас такими бестолковыми сотворил, но затея эта, мягко говоря, бессмысленная. Поэтому переделать себя мы вряд ли сможем, а вот научиться с этим работать – задача решаемая.

Из этого делаем вывод: необходимо использовать какой-нибудь носитель. Носителем у нас может служить, например, компьютер, то есть носитель – это то, что находится вне мозга. Современная жизнь предполагает, что структурирование и анализ информации надо разместить на каком-то носителе, а в голове оставлять лишь синтез. Синтез – это создание чего-то нового на основе полученных данных.

Следующая проблема вытекает из малой мощности лобных долей. Как это проявляется? Как только количество вводных в оперативной памяти превышает 5-9, возникает кризис управляемости. Память судорожно пытается сортировать информацию, и через какое-то время возникает сигнал тревоги. Он возникает потому, что на протяжении 40000 лет факт того, что человек не мог охватить какой-то вид информации, приводил его к физической смерти.

Поэтому когда возникают неконтролируемые факторы, наш мозг начинает паниковать. В действие начинают вступать механизмы выживания. В кровь впрыскивается адреналин, и организм готовится к бою. Проблема в том, что при включении базовых механизмов выживания человек начинает принимать решения радикально. Проблема здесь в том, что лобные доли человека теряют работоспособность и перебрасывают управление ситуацией на древние механизмы, отвечающие за физическое выживание. В таком состоянии человек принимает очень плохие решения. Во взведенном состоянии человек не способен на чем-то сосредоточиться, он пытается охватить весь спектр проблем, но фактически он их воспринимает в качестве враждебных. В такой ситуации он стремится не решить проблему, а отшвырнуть ее от себя.

В философии ведутся споры о первичности бытия и сознания. Так вот, в тайм-менеджменте сознание однозначно играет главенствующую роль, именно оно определяет бытие. И технологии тайм-менеджмента будут хорошо ложиться на практику только в том случае, если мы поставим правильно свое мышление. Поэтому пока у нас не выработается адекватная картина мира о «правильности» и «неправильности», никакие технологии не помогут. Почему? Потому что они будут ложиться на неверную основу.

Проблемы и парадоксы планирования

Почему многие не занимаются планированием?

Первое: планирование требует времени. Частая отговорка: «Мне некогда этим заниматься». Существует притча, которая наглядно показывает суть этой проблемы:

«Идет путешественник по лесу и видит покрытого потом дровосека, который упорно пилит дерево тупой пилой. Путешественник посмотрел на этот процесс и говорит: «Уважаемый, почему бы Вам не сделать перерыв, чтобы наточить пилу?» На что дровосек отвечает: «Мне некогда, я должен быстрее спилить это дерево».

Часто отношение к планированию напоминает историю этого дровосека, который вместо того, чтобы сделать перерыв и наточить пилу, после чего работа, очевидно, пойдет лучше, предпочитает пилить. К сожалению, таким же образом ведут себя многие руководители, которые экономят на тайм-менеджменте, потому что у них нет времени.

Вторая отговорка: в бизнесе все непредсказуемо. Дело в том, что в сегодняшней картине мира всегда есть элементы будущего, и надо уметь их разглядывать, а степень какой-то неожиданности всегда определяется уровнем нашего профессионализма. О чем говорит неожиданность или непредсказуемость? О том, что картина мира неадекватна.

Следующая отговорка: теория отличается от практики. Это типичная отговорка специалистов, не знающих теорию. Но что считать теорией? И насколько мы в ней осведомлены? Например, если мы возьмем тазик с водой и бросим в него гайку, то она утонет. Отсюда мы делаем вывод, что металлические корабли плавать не смогут. Поглядев на птиц, мы приходим к выводу, что самолет не сможет летать, потому что он крыльями не машет. Поэтому если знания человека ограничиваются наблюдениями за пернатыми и тазиком с гайкой, то инженером ему не стать.

Следующая проблема: деятельность предпочтительнее размышлений. Почему это проблема? Потому что руководители, к своему несчастью, — это люди энергичные и недостаточно ленивые. Дело в том, что энергичному человеку свойственно делать, а не думать. Планирование же он считает неделанием.

Следующее ограничение: отсутствие реальных технологий. Что это значит? Человек не владеет всей технологией планирования, а лишь какими-то фрагментами. Проблема в том, что когда применяешь фрагменты, то особого эффекта это часто не приносит, а время тратится. В итоге человек к этому начинает относиться скептически. В такой же ситуации находится человек, который пытается освоить какое-то дело без технологии, начинает изобретать велосипед.

Очередное препятствие: нежелание создавать самоограничения. Дело в том, что планирование жестко связано с дисциплиной, то есть вместо того, чтобы заниматься приятным, человек должен делать то, что требуется.

Что нам дает тайм-менеджмент?

• Во-первых, возможность эффективно управлять. Пока человек не умеет планировать, он себя такой возможности лишает.
• Во-вторых, принятие оптимальных решений. Дело в том, что когда человек понимает сроки, он начинает действовать правильно. Потому что одна из частых проблем – это когда назначаются сроки, которые несоразмерны поставленной задаче.
• В-третьих, повышение качества жизни. Дело в том, что человек, который умеет планировать, перестает быть рабом стресса. Многие руководители не могут ответить себе на вопрос, сколько времени они заняты управлением.

Как материализовать управленческие обязанности? Путем вписывания их в рабочий график. Отсюда следует первый парадокс планирования, а именно: работы всегда больше, чем времени. Что с этим делать? С этим надо смириться. Это объективная данность бытия современного человека. Потому что количество вводных параметров, которые окружают любого человека, заведомо превышает его возможности для их обработки.

Какой из этого можно сделать вывод? Желание успеть сделать все является бессмысленным. Время – штука жесткая. Жесткость времени определяется тремя параметрами. Первый: время конечно, то есть в сутках 24 часа, и этого никак не изменить. Второе: в единицу времени человек может выполнять хорошо только одну функцию. Человек не может делать одновременно два дела, как и усидеть одновременно на двух стульях, потому что можно штаны порвать. Третий фактор: работа сжимается плохо. Что это означает? Ускорить процесс можно только до определенной стадии, дальше придется жертвовать качеством.

Как гласит один из принципов проектного управления: проект не может быть застабилизирован по трем параметрам одновременно: качеству, времени и деньгам. Мы можем поставить приоритет только по двум, например, сроку и качеству. Чуда здесь не происходит. Существует такое определение: чудом называется маловероятное сочетание невероятных событий. Поэтому если мы хотим, чтобы было то, что мы запланировали, и будущее стало управляемым, нам придется ориентироваться на наиболее вероятные параметры.

Второй парадокс тайм-менеджмента: «Опаздываешь? Тормози». В качестве примера давайте рассмотрим человека, на которого навалено много работы. Что делает тот, кто боится не успеть? Он ускоряется. Потому что страх сорвать сроки часто приводит человека к ускорению. А чем заканчивается ускорение? В первую очередь — снижением качества. А снижение качества приводит к умножению проблем, которые оборачиваются увеличением объемов работы. Получается порочный круг.

Также не бывает такого, чтобы все задачи имели одинаковый приоритет. Если начать работать с категорией выбора наименьшего зла, то всегда можно выбрать, чего можно не делать с минимальными последствиями. Задача — научиться так мыслить самому и научить так мыслить своих подчиненных. Тут речь идет о принципах мышления. Дело в том, что стремящийся сделать все, как правило, не успевает сделать ничего. А тот, кто не ставит себе завышенных задач, а делает исключительно то, что является важным, и если он еще умеет планировать, то у него автоматически становится меньше ситуаций, в которых он может что-то не сделать.

Если осознать парадокс, что работы всегда больше, чем времени, то не так страшно, что мы что-то не успеем. Всегда можно не успеть то, что малозначимо и необязательно. Но есть ключевые вещи, которые надо сделать непременно, вот их действительно не сделать страшно. Поскольку время конечно, а в единицу времени мы можем заниматься только выполнением одной функции, то наши управленческие обязанности и наше воздействие в рамках оперативного управления также должны быть включены в рабочий график.

Зачем это надо? Дело в том, что управление не может проходить виртуально, когда руководитель считает, что вокруг него распространяется некое управленческое поле. Но это не так. Управление предполагает набор конкретных действий с пониманием того, что мы, собственно говоря, делаем. Если в плане какая-то работа не стоит, то, видимо, никто ее выполнять и не будет. Потому что управленческие обязанности достаточно материальны, и важно об этом не забывать.

Дела важные и не очень

Какие существуют «пожиратели времени»?

Первое: неясные цели. В каких случаях руководитель не знает о целях работ? Когда они носят абстрактный характер, четко не сформулированы, вследствие чего время теряется зря. Чем больше расхождений по формулировкам целей, тем больше расхождений по набору действий. На самом деле любая управленческая задача имеет не так уж много вариантов сильных решений. Более того, множественность решений, как правило, определяется диапазоном целей. Поэтому чем точнее сформулирована цель, тем в каждой конкретной ситуации будет меньше вариантов решений.

Вторая проблема: отсутствие согласованных методов достижения цели. Иногда это вызывается неточностью калибровки цели, а иногда просто — отсутствием дальнейшего согласования. Один из постулатов менеджмента звучит так: согласовываются не только цели, но и средства их достижения. Какое это имеет отношение к планированию? Прямое. Поэтому средства достижения целей тоже фиксируются в плане. Вообще говоря, управление похоже на математику. Почему? Потому что мы не можем одной формулой решать все задачи. Мы должны последовательно применять определенную комбинацию формул. Так и в

anton-vorontsov.ru

понятие, основные правила, принципы управления временем

«Мы устаем и изнемогаем не потому, что много работаем, а потому, что плохо работаем, не организовано работаем, бестолково работаем».

Физиолог Н.Е. Введенский

Тайм – менеджмент – техника управления временем, которая включает в себя правила и принципы, которые помогают человеку правильно организовать свое время и достичь максимальной эффективности в любом деле. С помощью тайм — менеджмента человек может сам осознанно контролировать время, которое он тратит на разные виды деятельности, увеличивая при этом эффективность и продуктивность своей работы или отдыха. Планирование, распределение, расстановка приоритетов, постановка целей помогает человеку справиться с сумасшедшим ритмом современной жизни. Тайм — менеджмент помогает человеку успевать делать все без стрессов и избежать хронической усталости.

Первоначально методики тайм – менеджмента использовались лишь при ведении бизнеса, организации трудовой деятельности. Но сейчас методы управления временем также применяются и в личной жизни человека, чтобы успевать справляться с бытовыми вопросами, правильно организовывать свой досуг, отдых.

История возникновения тайм — менеджмента

Еще в 20-е годы Научная организация труда говорила о том, что эффективность использования времени зависит от личной эффективности самого человека. Появилась Лига «Время», которая публиковала статьи в газетах под названием «Борьба за время». В 70-е годы обрел популярность метод хронометража, который разработала биолог Любищев. Этот метод является инструментов выработки эффективного мышления человека, что способствует рациональному управлению личным временем и повышением личной эффективности.

В 2007 в Москве при финансово-промышленном институте открылась первая кафедра тайм — менеджмента. Сегодня это направление стало очень востребованным и популярным. Есть масса тренингов, семинаров по планированию и рациональному распределению времени.

Кто такой тайм — менеджер?

Тайм-менеджер это человек, который учитывает психологические особенности людей, условия труда и предлагает более эффективные графики работы. Он способен раскрыть в человеке все его скрытые резервы и подсказать, каким путем повысить свою эффективность.

Процесс общения тайм – менеджера с клиентом похож на психологическую консультацию, в которой он выслушивает человека, дает подсказки и советы, как распределить время, сколько времени уделять отдыху, как расставить приоритеты. Как спланировать день так, чтобы все успевать без стрессов.

Тайм – менеджеры проводят не только индивидуальные консультации. Часто их приглашают компании в качестве экспертов, чтобы они помогли наладить процесс труда. В первую очередь научить руководителя правильно распределять свое рабочее время и грамотно распределять обязанности в коллективе. Они изучают деятельность компании, необходимое количество времени на решение определенных задач. После сбора информации и анализа, тайм-менеджер вносит коррективы в распорядок дня фирмы.

Основные задачи тайм – менеджмента

• Анализ затрат времени на выполнение определенных задач.
• Постановка, формулирование и определение цели.
• Составление плана для достижения цели, а также расстановка приоритетов.
• Реализация цели. Подсказка, какие шаги нужно сделать в соответствии с планом.
• Составление списков дел, которые необходимо сделать.
• Фиксация времени с помощью хронометража.

Какими преимуществами обладает человек, обучившийся правильно планировать свое время?

«Время, затраченное впустую, есть существование; время, употребленное с пользой, есть жизнь»

Э.Юнг

• Достигает поставленных целей.
• Достигает своих целей намного быстрее, чем остальные.
• Способен достичь успеха в любой сфере деятельности.
• Имеет больше времени на отдых, общение с близкими и друзьями.
• Может выполнять намного больше дел за определенный промежуток времени.
• Может увеличить свои доходы и отойти от дел, правильно распределив обязанности между сотрудниками.
• Может избавиться от хронической усталости, не подвержен стрессам.
• Всегда имеет четкий план действий.
• Обладает чувством внутренней свободы и самостоятельно контролирует свою жизнь.

Виды тайм — менеджмента

Сейчас существует много разнообразных подходов к проблеме управления временем. Специалисты выделяют три основных типа:

• Персональный (личный) тайм – менеджмент. Он связан с личностным саморазвитием человека, умением правильно и плодотворно организовать свой день.
• Профессиональный тайм – менеджмент помогает человеку эффективно выполнять свою работу, правильно организовывать свое рабочее время или разумно распределять обязанности в коллективе.
• Социальный тайм — менеджмент регулирует межличностные взаимоотношения или управление временем нескольких людей. Например, корпоративный.

Основные понятия тайм — менеджмента

Концепция управления временем- это способ понимания и восприятия времени. Концепция тайм – менеджмента помогает определить причину и цель, почему человеку необходимо научиться управлять своим временем. Осознать ценность этого процесса, а также понять основные принципы управления временем.

Методы управления временем– определенная последовательность действий, которая поможет решить конкретную задачу.

Система управления временем – комплекс концепций и методов, которые позволят вас максимально быстро и эффективно достичь своей цели.

Тайм – менеджмент в управлении

Неправильная организация работы или неграмотная организация деятельности руководством приводит к тому, что сотрудники компаний чувствуют постоянный дефицит времени. Это сказывается на эффективности работы и успешности предприятия в целом.

Недостаток времени наблюдается в тех случаях, если:

• Нет расписания работы на день.
• Если помощник руководителя не в курсе его распорядка дня.
• Телефонные звонки и посетители часто отвлекают от основной деятельности.
• Если управляющий не умеет распределять обязанности.
• Если работа выполняется в постоянной спешке, что приводит к быстрой утомляемости.
• Если работники не соответствуют своим должностям.
• Если сотрудники неадекватно оценивают свои возможности, скорость работы.
• Если нет мотивации у сотрудников (например, слишком низкая зарплата).

Чтобы улучшить эффективность работы предприятия, необходимо научить сотрудников составлять план работы на день. При составлении плана, нужно 60% времени отвести основным задачам, 20% непредвиденным и 20% спонтанным делам. Главное, приучить коллектив составлять планы на день систематически и регулярно.

Эффективность тайм – менеджмента в управлении зависит от того, насколько сотрудники будут обучены планированию, расставлению приоритетов, контролю времени на выполнение заданий, а также правильной очередности выполнения заданий.

Для решения этих задач можно пригласить эксперта по тайм – менеджменту или обучить менеджера вашего предприятия, который будет сам выдавать сотрудникам задания и контролировать эффективность их работы. Менеджер должен выдавать как основные, так и несколько запасных заданий. В конце дня сотрудник представляет отчет о проделанной работе.

Управление личным временем в тайм – менеджменте

Что касается управления личным временем, то есть основные правила тайм – менеджмента, применяемые в личной жизни:

1. Никогда не брать работу на дом.
2. Организовать быт так, чтобы он занимал минимум времени.
3. Планировать свободное время заранее. Сюда должно входить эмоциональное наслаждение (поход в кино, театр, концерт, музей). А также физическое (занятия спортом, танцами и т.п.).
4. Для отдыха использовать не только выходные, а хотя бы один день среди недели. К примеру, покататься на велосипеде после работы или пойти с друзьями в сауну.
5. Во время отпуска ограничить звонки, почту, интернет, чтобы отдохнуть по-настоящему.

1.Основное правило тайм — менеджмента – правильная постановка цели.

Если вы научитесь четко определять свои цели, а также определять, какие задачи являются второстепенными, то вы сэкономите массу времени.

Если вы тратите свое время на что-то, значит, в этот момент вы считаете, что оно очень важное. Но так ли это? Задайте себе вопрос, результат этого действия поможет вам приблизиться к вашей цели? Что такое цель? Цель – стремление человека к чему-то, когда весь процесс направлен на конечный результат.

При постановке цели необходимо для начала определиться с главными ценностями.

Осознать свои возможности, мотивацию. Проанализировать проблемы, потребности и сложности, которые могут возникнуть на пути к цели. Представить четко свою цель в мельчайших деталях, ее конечный результат. Распланировать свои действия, заняться поиском ресурсов и приступить к реализации.

Есть разные методы постановки целей. Но все методы имеют общий алгоритм постановки целей:

1. Цель должна быть максимально конкретной с понятным конечным результатом.
2. Необходимость достижения цели должна быть обоснованной. Зачем это нужно и что я из этого получу?
3. Цель должна быть реальной и понятен механизм ее достижения.
4. Необходимо четко определить границы времени, за которые цель должна быть достигнута.

2.Второе основное правило тайм – менеджмента – приоритизация.

Уметь расставлять приоритеты – это очень важно. Есть дела, которые имеют меньшую значимость в достижении цели, а есть те, которые играют главную роль.

3.Третье основное правило тайм – менеджмента – это планирование.

После постановки цели следующим этапом будет планирование. Планирование – неотъемлемая часть тайм – менеджмента. Оно состоит из таких основных этапов:

1. Составление плана тайм – менеджмента.
2. Этап составления проекта, при котором можно маневрировать, продумать разные варианты достижения цели.
3. Этап выявления необходимых ресурсов.
4. Этап определения лиц, которые вам смогут помочь на пути к цели.
5. Этап фиксации результатов планирования в виде бизнес – проекта, карты.

Когда человек начинает заниматься планированием, активизируется мышление, включается творческий потенциал. При составлении плана, ваша цель становится более конкретной, вы начинаете понимать, чего вы хотите на самом деле и как этого достичь. Это своего рода практическое руководство к действию.

До тех пор, пока человек не составит план реализации того, чего хочет, он находится в постоянном раздумывании на эту тему. Но не мысли, а действия приближают вас к цели. Когда составлен подробный план, в котором учтены разные способы достижения цели, это дает возможность маневрировать. Не получается одними средствами и способами, можно попробовать другие. Планирование развивает в человеке гибкость и готовность к любым ситуациям.

Составление плана дает вам высокий шанс успеха. Наличие плана придает уверенности в себе, своих возможностях. Все успешные люди и предприниматели занимаются планированием.

Основные методики планирования. Краткое описание

1. АВС планирование базируется на том, что необходимо сначала нужно выполнять наиболее значимые дела (под буквой А), а затем В и С.

Дела категории А – самые важные. Они составляют 15% всех дел и приносят 65 % результатов. В – важные дела, которые составляют 20%всех дел и приносят 20% результатов. Категория С – это дела наименьшей важности, они составляют 65% и дают результат – 15%.

2. Правило Парето или принцип «80 на 20». Этот принцип применим к любой ежедневной деятельности. 80% дел, которые вы делаете за день, дают вам 20%нужного результата. А 20% планируемых важных дел приближают вас к результату на 80%.

Например: 20% людей владеют 80%капитала, 80% людей владеют 20% капитала. 20% клиентов дают прибыль в 80%, а 80% клиентов дают прибыль в 20%.

3. Хронометраж – этот метод заключается в том, что вам нужно поминутно записывать все свои действия и сколько времени вы на них потратили. Это поможет вам понять, куда и на что уходит ваше время и как скорректировать ваш график.

4. Составления списка задач – это самый простой метод планирования, который позволяет планировать и время, и дела.

Как составить правильно список дел и следовать ему?

1. Для начала понаблюдайте за собой. Сколько вам нужно времени на выполнение разных заданий.
2. Напишите список дел с вечера.
3. Записывайте конкретные пункты. Например: зайти в магазин. К этому пункту приложите список покупок.
4. Планируйте весь свой день, не только работу.
5. Начинайте свой день с выполнения нетрудных задач. Чтобы сразу поставить галочки и взбодриться на весь день мыслью о том, что следовать списку дел не так уж и сложно.. Например, сделать зарядку и приготовить завтрак.
6. Список дел должен быть всегда на виду.
7. Не пишите в список больше 7 приоритетных дел, чтобы потом не нервничать, что вы что-то не успели.

Принципы тайм – менеджмента

• Испробуйте все методики планирования и подберите наиболее подходящий.
• Ведите записи.
• Не пытайтесь успеть все. Сначала сделайте наиболее важные и приоритетные дела.
• Планируйте каждый свой день. А также составляйте дополнительно план на неделю.
• Всегда носите с собой ручку и блокнот.
• Заведите Дневник успеха, он будет вас мотивировать и напоминать, что вы на верном пути.
• Научитесь говорить «Нет». Это поможет избежать общения с ненужными людьми, занятий ненужными делами.
• Прежде чем что-либо делать, обдумайте, насколько это срочно, важно и как это действие приблизит вас к цели.
• Проанализируйте свои привычки, действия, которые отбирают попусту ваше время. По хронометражу легко отследить те действия, от которых вам нужно избавиться.
• Не выполняйте чужие дела. Не будьте инструментом для достижения чужих целей. Сконцентрируйтесь на своей цели.
• Выделяйте время на самосовершенствование.
• Не останавливайтесь на достигнутом. Добившись одной цели, ставьте следующую.

Принципы тайм менеджмента. Советы от ведущих специалистов в этой области.

1. Стивен Кови в книге «7 навыков высокоэффективных людей» рассматривает тайм – менеджмент, как элемент самосовершенствования. Вот его советы:

• Делайте то, что должны сделать сначала. Не откладывайте важные дела на потом.
• Ваша цель должна быть приоритетной и важной. Двигайтесь к ней.
• Все действия выполняйте на основе приоритетов.
• Не тратьте много сил на достижение незначительной цели. Затрачиваемые ресурсы и конечный результат должны быть соизмеримы.
• Ищите все способы, чтобы сделать жизнь проще.

2. Дэвид Аллен советует правильно организовать рабочее место, обзавестить всеми необходимыми канцтоварами. Также завести картотеку, на каждое дело завести соответствующую папку. Также Аллен советует писать 4 списка дел:

• Составить список дел, которые необходимо выполнить в ближайшей перспективе;
• В отдельный список внести проекты, которые требуют комплексного подхода;
• Отдельно составить список проектов, которые по той или иной причине пока не могут быть выполнены;
• Список «когда-нибудь».

3. Джулия Моргенстерн советует сначала оценить, сколько времени вы затрачиваете на выполнение ваших задач. Какие факторы вас отвлекают. Возможно, вас отвлекают соцсети, дополнительные обязанности, нереальные сроки или психологические препятствия.

• Для каждого действия необходимо устанавливать временные рамки.
• Если вы не можете выполнить какое-то действие, то проанализируйте, возможно, его можно отложить на время, перепоручить другим сотрудникам или вовсе от него отказаться.
• Сортируйте вещи и дела, очистите пространство от всего, без чего можно обойтись. Назначьте каждой вещи свое место, а каждому делу – время.

Неординарные приемы и рекомендации тайм – менеджмента

«Съедайте лягушку на завтрак»

Чтобы весь день ваши мысли не возвращались к делу, которое вы не хотите выполнять или оно вам неприятно, начните день с него. Так вы освободитесь от эмоционального напряжения и груза, который бы пришлось нести весь день.

«Бифштекс из слона»

Если перед вами стоит глобальная задача, для решения которой необходимо проделать множество действий, тогда разделите эту работу на части. Не делайте из дела слона, порежьте его на кусочки. Так будет проще начать реализовать поставленную задачу. А также такой подход способствует лучшему пониманию этой задачи.

Научитесь говорить «нет»

Управление временем учит не тому, чтобы успевать делать как можно больше, а успевать правильно делать то, что нужно. Говорите «нет» ненужным делам, людям. Не становитесь ни для кого инструментом для достижения его целей. Сконцентрируйтесь на своих целях.

Стремитесь к автоматизации и максимальному упрощению своей деятельности.

Выполняйте похожие дела подряд, так как мозг привыкает к определенной сфере деятельности. И с каждым разом справляется с ними быстрее.

Прислушайтесь к своим биологическим ритмам. Делайте работу в то время, когда чувствуете особый прилив сил и активности. В период наименьшей активности дайте себе отдохнуть. Прислушивайтесь к потребностям своего организма. Иногда 15-минутного перерыва достаточно, чтобы открылось «второе дыхание».

Лучшие книги по тайм – менеджменту, которые стоит прочесть:

• Результативный тайм-менеджмент. Б. Трейси
• Тайм-драйв. Как успевать жить и работать. Г. Архангельский
• Жёсткий тайм-менеджмент: возьмите свою жизнь под контроль. Д. Кеннеди
• Работай меньше, успевай больше. К. Глисон
• К чёрту всё! Берись и делай. Р. Брэнсон
• Экстремальный тайм-менеджмент. Н. Мрочковский, А. Толкачёв
• Практический курс по тайм-менеджменту. И. Абрамовский
• Как работать по 4 часа в неделю и при этом не торчать в офисе «от звонка до звонка», жить где угодно и богатеть. Т. Феррис
• Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса. Д. Аллен

Эффективность тайм – менеджмента зависит от выполнения вами основных его правил, а также четкого понимания того, зачем он вам нужен, как управлять своим временем и какие преимущества вы будете иметь.

salid.ru

Тайм менеджмент в Excel планирование рабочего времени на основе системы

Планирование рабочего времени тайм-менеджмент (англ. time management), эффективное организация и управление своим рабочим временем

Существует много разных подходов в теме планирования рабочего времени и тайм-менеджмента в excel, на бумаге или в специальных программах,

ниже приведен один из таких подходов, успешно опробованный на практике и внедренный в повседневную жизнь. Для того, чтобы понять подходит он именно вам, протестируйте его на своих делах и задачах.

Тайм менеджмент в Excel и на обычном листе бумаги, а так же бесплатный таймер на ваш ноутбук или для вашего смартфорна это всё, что вам потребуется для эффективной организации своего времени, и всё это вы сможете найти, посмотреть и скачать на нашем сайте, все нужные ссылки есть на этой странице, начнем подробнее как организовать тайм менеджмент в excel.

Тайм-менеджмент в Excel файл заносим дела на неделю,
а дела на день смотрим в экселе и их удобнее выписывать в блокнот

 

За основу планирования рабочего времени и всех дел взята неделя, т.е. гибкое планирование на основе недели. Неделя является ключевым показателем в планировании рабочего времени: год-месяц-неделя-день.

Начнем с месяца:
В последний выходной месяца составляется список результатов (назовем каждый результат Проектом). Это желаемые результаты по итогам месяца, которых вы намерены достичь в течении нового месяца. (Определите для себя 3-5 главных результатов месяца).

Необходимо учесть достигнутые результаты по целям и допущенные ошибки за прошедший месяц при планировании дел в новом месяце, скорректируйте, улучшите цели и задачи при планировании нового месяца с учетом требуемых улучшений, назовем эти действия по улучшению КД (Корректировки к Действию) . Например: нужно было прочитать книгу, книгу прочитать не получилось, забывали, читали не каждый день. КД по этой задаче задаем: читаю каждый день по 10 страниц.

Список результатов на ближайший месяц — это ваши цели на месяц, когда вы их задали для себя и сформулировали, можно приступать к планированию их достижения.

Итак, раз в неделю, например в каждое воскресенье, составляется список задач в рамках каждого Проекта — это планирование недели. Эти задачи это элементарные шаги-действия на следующую неделю. Эти шаги-действия раскидывается по дням недели в файле эксель.

При планировании дел предстоящей недели так же нужно определить 3-5 главных результатов недели, это самые важные дела недели, по ним в конце недели вы поймете насколько эффективно прошла ваша неделя.

Планирование рабочего времени ведется в файле эксель планирование работы на неделю.
Каждый вечер перед уходом с работы открывается этот файл эксель и корректируется-дополняется план на следующий день (это планирование дня).

После этого, задачи на предстоящий день из файла эксель выписывается на бумагу (лист планирование дел на день), это ваш утвержденный список дел на завтра.

Планирование рабочего времени — Тайм-менеджмент в excel и на бумаге — важные моменты:

1. Планирование рабочего времени тайм-менеджмент на основе недели — это гибкое планирование, можно и нужно корректировать-переносить задачи в рамках одной недели, это не наносит ущерба плана и ожидаемым результатам, это удобно делать в в excel файле.

2. Составлять план следующего дня накануне вечером — ключевой момент в организации времени. Утром не надо думать что делать все расписано, отключи голову, просто делай. Если нет четкого плана утром — обычно из-за думания что делать утром весь день скомкан и ничего не сделано. План следующего дня удобно выписывать из excel плана недели на обычный лист бумаги.

3. Выписывать задачи на предстоящий день на лист бумаги очень желательно, это ваш подписанный контракт с самим собой, ваше материальное обещание самому себе, да и потом — вычеркивать сделанные дела на листе бумаги это очень приятно.

4. При планировании дня, недели, месяца, года расставляйте приоритеты, выделите из всех планируемых задач три самых важных из них: запланируйте три самых важных результата дня, три самых важных результата недели, три самых важных результата месяца, три самых важных результата года. Это ваши самые важные цели, к которым вы движетесь.

При планировании самых важных результатов (дня, недели, месяца, года) используйте следующие вопросы:

• ДЛЯ ЧЕГО надо достичь результата?
• ЧТО ЗНАЧИТ УСПЕШНЫЙ РЕЗУЛЬТАТ (какие критерии успешного результата)
• КАК ДОСТИЧЬ (пошаговый план: делай раз, делай два, делай три)

 

Ожидаемый результат: критерии успешности вашего тайм-менеджмента

Сами задачи мы выполняем, чтобы достичь какого-то конкретного результата, иначе задачи это бессмыслица.

Результат лучше начинать планировать с «критериев успешного достижения результата».

Например, ожидаемый результат без критериев успешности достижения результата: прочитать книгу «Книга», тогда задача: читать по 30 страниц в день

И при такой постановке задач ожидаемый результат может быть достигнут (книга будет прочитана), но качество результата возможно не утроит.

Поэтому на стадии планирования закладываем критерии успешности желаемого результата:
1. книга прочитана до конца месяца
2. после прочтения составлена рецензия со списком идей для внедрения
3. полезные идеи внедрены в жизнь

задача к п.1. чтение под проект, найти минимум 3 новые идеи по вопросу «поиска новых клиентов»
задача к п.1 во время прочтения маркером выделять полезные идеи
задача к п.1. читать по 30 страниц в день
задача к п.2 проанализировать маркерные выжимки, составить рецензию на 1 лист
задача к п.3 старт внедрения идей в течении 48 часов после прочтения

А для более глобального планирования на 10 лет и более используются другие инструменты, например тут можно скачать календарик-пинарик 2018 год, или воспользоваться наиболее эффективным колесом жизни.

Как управлять проектами и задачами: ШАГ ПРОЕКТА — как широко шагать
Эффективность рабочего времени и приоритет задач

Применяйте одновременно привычка за 21 день и 4 правила освоения нового навыка

Система планирования Дэвида Аллана GTD Как привести дела в порядок

wintobe.ru

5. ПЛАНИРОВАНИЕ В СИСТЕМЕ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА

Чем подвижнее и изменчивее внешняя среда, тем больше необходимость планирования как средства разработки определенной линии поведения в этой среде. Американскими исследователями установлена высокая положительная корреляция между планированием и успехом организации.

И действительно, менеджер, четко представляющий, что и когда ему необходимо сделать, имеет очевидные преимущества перед тем, кто вынужден беспорядочно переходить от одного вопроса к другому, не замечая за повседневной сутолокой, что львиная доля времени тратится на решение второстепенных задач, которые можно было бы перепоручить подчиненным.

…

Планирование – одна из важнейших управленческих функций, от которых зависит успех организации.

…

Планировать нужно лишь тот объем задач, с которыми есть возможность реально справиться.

Планирование осуществляется поэтапно, сначала на продолжительный период времени (несколько лет), затем этот период разбивается на более мелкие временные промежутки. Чем меньше отрезок времени, тем более детальным должен быть план.

После того как составлен план на несколько ближайших лет, составляется план на год, а затем квартальный план, который служит инструментом контроля за годовым бюджетом.

На основе показателей квартального плана составляется план на месяц и подекадные планы, включающие конкретные количественные показатели, которых необходимо достичь за предстоящий период.

Последним этапом в планировании рабочего времени является дневной план, который представляет собой наиболее важную ступень планирования. Он представляет собой список конкретных заданий, которые необходимо выполнить в течение дня, а также предполагает разбивку дел на группы по их значимости и выделение задач, исполнение которых необходимо делегировать.

При составлении плана дня лучше оставить 40% рабочего времени свободными, чтобы иметь резерв для решения непредвиденных задач.

Планирование рабочего времени не менее важно, чем планирование деятельности организации в целом, и является составной частью самоменеджмента. Такое планирование предполагает постановку целей, оценку способов их достижения и выбор наиболее оптимальной альтернативы использования рабочего времени из всех возможных.

…

Чтобы осуществлять планирование эффективно, необходимо прежде всего четко представить себе свой бюджет времени.

Поделитесь на страничке

Следующая глава >

self.wikireading.ru

Тайм менеджмент, планирование и организация времени

Темп жизни современного человека далек от идеала, ведь то количество дел и задач, которые приходится выполнять, лишает нас сил, энергии, вдохновения. Вследствие этого – снижение продуктивности, повышенная утомляемость, уменьшение мотивации, и в итоге – депрессия.

Как этого избежать? Как успевать делать все задуманное, и при этом не испытывать дискомфорта, не чувствовать себя заложником ситуации или роботом? Об этом и многом другом постараемся рассказать в данной статье.

 

Тайм менеджмент. Что это?

Если дословно перевести словосочетание «тайм менеджмент», то мы получаем «управление временем». Конечно, в прямом смысле управление временем человеку не доступно. Но благодаря этому, мы можем распределять свое время на выполнение различных задач, планировать временные ресурсы. Другими словами, тайм менеджмент – это максимально эффективное и продуктивное использование времени. Научившись планировать свое время, человек сможет ощутить все краски жизни, жизнь станет насыщенней и интересней. Несмотря на загруженность и рабочий график, люди находят время на хобби, на удовольствия, на семью и любимые занятия, следовательно, на тот же объем работы тратится меньше времени, что позволяет освободить время для себя. С помощью планирования и управления временем, появляется жизненное пространство.

Ритм жизни часто выматывает человека, он истощается эмоционально и физически. Во избежание этого, важно научиться распределять и управлять ресурсами времени. Это и предполагает тайм менеджмент, позволяя повысить эффективность и успеваемость, а также рабочую продуктивность.
Планировать можно день, неделю, месяц, и к этому этапу важно подходить ответственно и грамотно, опираясь на научные исследования и рекомендации многих специалистов.

 

Как появился тайм менеджмент?

Впервые планирование и организация времени применялись в далеком прошлом. Более 2000 лет назад мыслитель Сенека из Древнего Рима начал разделять все время по мере эффективности и продуктивности, выделяя наиболее слабые места, а значит, самые бесполезные. Анализируя различные периоды, он пришел к выводу, что планирование и расстановка приоритетов – самый оптимальный способ все успевать, и при этом сокращать затраты времени. Наименее важные дела он откладывал на последний момент, а самые значимые, не зависимо от сложности, стремился выполнить в первую очередь.

Далее его примеру последовали и другие личности, и традиция планирования времени постепенно распространялась во многих странах мира. Сегодня эффективное планирование используется не только бизнесменами, руководителями и высокопоставленными лицами, но и всеми, кто желает получать от жизни максимум удовольствия.

Стоит учитывать, что управление временем – вовсе не обязательная вещь для каждого человека. К примеру, если ему нечем заниматься, у него нет хобби и цели, тогда планирование ничего не изменить в его жизни. То есть, вы самостоятельно должны решить, нужно ли вам время, и как вы его потратите?

 

Правила организации времени. С чего начать?

Для того, чтобы понять, освоить и применить методы и способы тайм менеджмента, важно разобраться с вопросом, что представляет собой на практике это словосочетание. Условно time management разделить на следующие составные части:

• Учет времени.
• Процесс оптимизации своих ресурсов времени.
• Составление плана на определенный отрезок времени (день, неделя, месяц).
• Мотивация.

Как мы уже говорили, что планирование времени актуально не только для бизнесменов и постоянно занятых личностей. Тайм менеджмент для работающих мам, или для мам в декрете, не менее важная часть организации их временных ресурсов. Это позволяет им быть успешными и счастливыми в семейной жизни, достигать профессионального роста и успехов, при этом, оставляя время для себя. Совмещать профессиональную и личную жизнь удачно и без вреда – это почти искусство. Управление временем и планирование позволяет быстрее решать возникшие проблемы, без стрессов, спешки и паники, которые, к сожалению, для многих являются ежедневными спутниками. Далее мы рассмотрим способы планирования времени, с помощью которых вы научитесь продуктивно работать и полезно отдыхать.

 

Принципы планирования времени

Нехватка времени – главный враг каждого человека, который все время работает, но при этом не достигает целей, а лишь изнашивает свои человеческие ресурсы, и нередко – безрезультатно. Планирование времени работы, а также грамотный подход к распределению свободного времени, расстановка приоритетов, и еще некоторые другие принципы, помогут эффективно управлять своими временными ресурсами.

Вкратце расскажем, какие способы тайм менеджмента сегодня максимально эффективны и используются успешными людьми, независимо от отрасли деятельности или места проживания, а также основные методы тайм менеджмента.

• Планировать до 10 дел в день, фиксируя их на бумаге или в электронном виде.
• Выделение приоритетов и выбор важных дел для первоочередного выполнения.
• Создание мотивации для каждого пункта из плана.
• Сверка актуальности задач. Ненужное моментально вычеркиваем, тем самым проводим распределение своего времени.
• Принцип Парето. Его можно расшифровать примерно так: 20% усилий и времени достаточно, чтобы получить 80% результата.
• Матрица Эйзенхауэра позволяет разделить дела, срочные/несрочные, важные/неважные.
• Использование интеллект-карт, благодаря которым осуществляется структурирование и обработка информации.
• Пирамида Франклина – планирование рабочего времени, планирование дел и постановка целей на всю жизнь, с поэтапным распределением и формулировкой границ времени.

 

Тайм менеджмент для женщин (мам)

Хотим сделать акцент на тайм менеджменте для женщин, которые успешно совмещают работу и карьеру, без потерь в одной из сфер. Если мужчина, как правило, занимается только бизнесом, руководит предприятием, целенаправлен на профессиональный результат, то женщина, уделяя много времени работе, вынуждена находить время на семью, на детей, на домашние дела, и на себя любимую. Иначе при возникновении дисбаланса между этими составляющими частями ее жизненного пути она будет испытывать стресс и моральное неудовлетворение. Только зная и используя правила тайм менеджмента, она будет получать удовольствие от жизни в целом.

Тайм менеджмент для мам учит тому, как все успеть, все спланировать и рационально использовать свое время. Для этого не стоит стесняться или бояться привлекать к семейным делам мужа, каким бы занятым и деловым человеком он ни был. В первую очередь – он отец, и может помочь вам с ребенком в то время, когда вы совершаете покупки или выполняете домашние дела.

Не стоит забывать о четком планировании и расстановке приоритетов, по максимуму задействовать гаджеты и бытовую технику. Экономит время на покупках позволяют интернет магазины, в которых предусмотрена доставка курьером товаров на дом. Также, совмещая задачи, достигается эффективность использования времени.

Изучив подробно технологию организации рабочего времени, а также принципы тайм менеджмента, вы достигнете гармонии с собой, заметите улучшение продуктивности, а также то, что в жизни есть много интересных и увлекательных дел, на которые ранее просто не оставалось времени.

womplanet.ru

Как правильно составить распорядок дня. Методы тайм менеджмента.

Ключ к вашему успеху — грамотно составленные расписание и правила внутреннего распорядка. Причем это касается не только рабочего пространства, но и вашей частной жизни. Брать статью за истину в первой инстанции не стоит, однако прислушаться к нашим рекомендациям все-таки лишним не будет: всё проверено на себе.

Составляем распорядок дня: незыблемые правила

Итак, с чего начинается порядок в вашем дне? Конечно, со структуры и понимания всех грядущих дел. Потратьте несколько минут на планирование — неотъемлемую часть создания списка дел. Опирайтесь в этом непростом предприятии на несколько следующих правил:

1. При составлении списка дел учитывайте правило “Лягушки”. Лягушка — это дело, которое вам не хочется выполнять, но очень надо. Так вот эту задачу ставьте в самое начало вашего дня — начинайте именно с нее. Тогда в течение следующих рабочих часов вы сможете больше времени уделять на креативные задания, и ничего не будет висеть над душой.
2. Составлению списка дел следует уделять по 5 минут утром и вечером. Проснулись, выпили кофе и открыли ежедневник — так выглядит утро продуктивного человека. Запишите по часам все свои дела на день грядущий, а затем спокойно начинайте следовать плану. То же самое перед сном — распланируйте весь завтрашний вечер, а с утра внесите правки в зависимости от положения вещей.
3. Не более 4 важных дел в день! И это далеко не последнее ограничение для ваших результатов.
4. На каждое важное дело выделяйте не более часа. Если длительность задачи прогнозируется свыше 1 часа, то следует ее разбить на подзадачи — более мелкие дела, приводящие к достижению главной цели. И опять же: не более 1 часа на каждую задачу!
5. Оставляйте дополнительные 15 минут на каждую задачу на случай, если выбьетесь из графика. Где-то эти 15 минут будут использованы, а где-то — не пригодятся. В итоге получится временной баланс, к чему каждый из нас так стремится.

С этих правил и начинается наш мануал о том, как правильно составить распорядок дня. Но что еще помимо планирования нам пригодится?

Основы тайм менеджмента для вашего дня

Испугались этого слова? Спокойно! Тайм менеджмент — это не волк, однако схожесть со зверем все-таки имеется: он беспощаден, ведь это контроль за главным нашим ресурсом по жизни — временем.

В крупных компаниях недавно начали создавать позиции тайм-менеджеров, которые занимаются оптимизацией рабочего времени сотрудников. Теперь понимаете, зачем нам это нужно? При помощи управления временем вы не только научитесь грамотно планировать, но и использовать свое свободное время.

Правило 1. Концентрируйтесь на одной конкретной задаче. Не позволяйте никому и ничему вас отвлекать от того дела, над которым трудитесь в данный момент.

Правило 2. Вы уже знаете, как правильно составить распорядок дня. Теперь дело за работой! Строго следуйте вашему плану.

Правило 3. Время составить некие правила внутреннего распорядка вашей жизни. Это может касаться и работы и личной жизни — это неважно, главное следовать им безукоризненно.

Правило 4. Подберите технику тайм менеджмента под себя. Эксперты сформулировали несколько очень интересных и рабочих гипотез, которые помогут вам в решении задач. Сейчас коротко расскажу о некоторых из них, и как только вы отыщите подходящую для себя (ориентируйтесь на продуктивность) — вносите ее в свои правила.

Методы тайм менеджмента: ищем подходящий

Перечислить и рассказать даже кратко о каждой из существующих методик — занятие пустое. Я обозначу самые популярные и, на мой взгляд, эффективные из них, но решать только вам. Итак, какой же метод выбрать для того, чтобы составить правила вашего внутреннего распорядка?

1. Pomodoro: техника, которая поможет вам сконцентрироваться на конкретном деле. Чередуйте периоды в 25 и 5 минут, где 25 — это рабочее время, а 5 минут — короткий отдых. Затем вас ждет большая пауза длиной в 15 минут.
2. GTD: в переводе на русский язык метод направлен на приведение ваших дел в порядок. Подробнее о методике смотрите в видео ниже:
3. Интеллект-карты: составьте интеллект-карту вашего дня, а затем идите по ветвям, пытаясь равномерно достичь “ядра” вашего дерева.

Для правильного составления распорядка дня я рекомендую использовать список дел ЛидерТаск — там вы найдете и многие всемирно известные техники тайм менеджмента, реализованные как дополнительные программы.

www.leadertask.ru