Важно и срочно • Стикеры для планирования, планнеры, ежедневники, сменные блоки
Важно и срочно • Стикеры для планирования, планнеры, ежедневники, сменные блоки | Дом Старцевых По популярностиПо рейтингуСортировка от последнегоЦены: по возрастаниюЦены: по убываниюОтображение 1–40 из 43
Прозрачные иконки “Делай день” №174, 10х8,5 см
61 В корзинуХочу!Не хочу
Хочу!
Прозрачные иллюстрации “Делай день” №25, 10х15 см
87 В корзинуХочу!Не хочу
Хочу!
Прозрачные иконки “Делай день” №164, 10х8,5 см
61 В корзинуХочу!Не хочу
Хочу!
Стикеры-ярлычки “Делай день” №99, 10х7,5 см
51 В корзинуХочу!Не хочу
Хочу!
Стикеры-ярлычки “Делай день” №95, 10х7,5 см
51 В корзинуХочу!Не хочу
Хочу!
Стикеры-ярлычки “Делай день” №85, 10х7,5 см
51 В корзинуХочу!Не хочу
Хочу!
Стикеры-ярлычки “Делай день” №80, 10х7,5 см
51 В корзинуХочу!Не хочу
Хочу!
Стикеры-ярлычки “Делай день” №79, 10х7,5 см
51 В корзинуХочу!Не хочу
Хочу!
Стикеры-ярлычки “Делай день” №76, 10х7,5 см
51 В корзинуХочу!Не хочу
Хочу!
Стикеры-иконки “Делай день” №152, 10х8,5 см
59 В корзинуХочу!Не хочу
Хочу!
Прозрачные иллюстрации “Делай день” №11, 10х15 см
87 Скоро будетХочу!Не хочу
Хочу!
Прозрачные иконки “Делай день” №102, 10х8,5 см
61 В корзинуХочу!Не хочу
Хочу!
Прозрачные стикеры “Делай день” №55, 10х15 см
87 В корзинуХочу!Не хочу
Хочу!
Прозрачные надписи “Делай день” №7–1, 10х8,5 см
57 В корзинуХочу!Не хочу
Хочу!
Прозрачные надписи “Делай день” №6–1, 10х8,5 см
57 Скоро будетХочу!Не хочу
Хочу!
Прозрачные надписи “Делай день” №5–1, 10х8,5 см
57 Скоро будетХочу!Не хочу
Хочу!Прозрачные иконки “Делай день” №74, 10х8,5 см
61 Скоро будетХочу!Не хочу
Хочу!
Стикеры для записей “Делай день” №60, 10х15 см
100 В корзинуХочу!Не хочу
Хочу!
Стикеры-ярлычки “Делай день” №33, 10х7,5 см (Важно)
51 В корзинуХочу!Не хочу
Хочу!
Прозрачные ярлычки “Делай день” №38, 10х7,5 см
51 В корзинуХочу!Не хочу
Хочу!
Прозрачные ярлычки “Делай день” №16, 10х7,5 см
51 Скоро будетХочу!Не хочу
Хочу!
Прозрачные ярлычки “Делай день” №3, 10х7,5 см
51 В корзинуХочу!Не хочу
Хочу!
Стикеры-иконки “Делай день” №57, 10х8,5 см
59 В корзинуХочу!Не хочу
Хочу!
Стикеры-иконки “Делай день” №39, 10х8,5 см
59 В корзинуХочу!Не хочу
Хочу!
Стикеры-иконки “Делай день” №23, 10х8,5 см (внимание)
59 В корзинуХочу!Не хочу
Хочу!
Стикеры-иконки “Делай день” №18, 10х8,5 см (приоритетное дело)
59 В корзинуХочу!Не хочу
Хочу!
Стикеры-ярлычки “Делай день” №15–2, 10х7,5 см
51 В корзинуХочу!Не хочу
Хочу!
Стикеры-ярлычки “Делай день” №15–1, 10х7,5 см
51 В корзинуХочу!Не хочу
Хочу!
Стикеры-ярлычки “Делай день” №11–2, 10х15 см
87 В корзинуХочу!Не хочу
Хочу!
Стикеры-ярлычки “Делай день” №11–1, 10х15 см
87 В корзинуХочу!Не хочу
Хочу!
Стикеры-ярлычки “Делай день” №10–2, 10х15 см
87 Скоро будетХочу!Не хочу
Хочу!
Стикеры-ярлычки “Делай день” №10–1, 10х15 см
87 В корзинуХочу!Не хочу
Хочу!
Стикеры-ярлычки “Делай день” №9–2, 10х15 см
87 В корзинуХочу!Не хочу
Хочу!
Стикеры-ярлычки “Делай день” №9–1, 10х15 см
87 В корзинуХочу!Не хочу
Хочу!
Прозрачные стикеры “Делай день” №10, 10х21 см
122 В корзинуХочу!Не хочу
Хочу!
Прозрачные стикеры “Делай день” №9, 10х21 см
122 В корзинуХочу!Не хочу
Хочу!
Стикеры с фразами “Делай день” №12, 11х21 см
122 В корзинуХочу!Не хочу
Хочу!
Стикеры с фразами “Делай день” №11, 11х21 см
122 В корзинуХочу!Не хочу
Хочу!
Прозрачные стикеры “Делай день” №2, 10х21 см
122 В корзинуХочу!Не хочу
Хочу!
Фигурные стикеры “Делай день” №1, 10х21 см
91 Скоро будетХочу!Не хочу
Хочу!
Отображение 1–40 из 43
Как определять приоритет задач и управлять рабочим временем • Asana
Как и большинство людей, вы, наверное, начинаете рабочий день, намереваясь провести его как можно более продуктивно.
Но время идёт, и количество срочных запросов и новых задач в вашем списке только увеличивается. Почти всегда это приводит к тому, что вы откладываете то, что собирались делать.
Если это звучит знакомо, вы не одиноки. Многие не занимаются расстановкой приоритетов задач, и работа превращается в игру в догонялки. Мы рискуем сорвать важные сроки и постоянно беспокоимся о том, как бы остаться в потоке и не растерять концентрацию. Но всему есть предел. С помощью этих простых методов расстановки приоритетов вы сможете чётко управлять загрузкой, чтобы всегда быть на шаг впереди и укладываться в сроки.
Управлять удалённой работой в Asana
Начав определять приоритет рабочих задач, вы сможете действовать на опережение, что позволит вам повысить продуктивность своего труда, соблюдать сроки и лучше управлять своим временем. Прочитайте наши советы и сформируйте процесс, который поможет вам расставлять приоритеты в своей работе:
Начните с создания списка всех своих дел
Невозможно решить, у каких задач более высокий приоритет, если у вас нет единого списка всего, что нужно сделать.
Этот этап может показаться излишним, и им зачастую пренебрегают, торопясь приступить к реализации проектов. Это неправильно. Потратьте немного времени, чтобы составить список необходимых задач для всех ваших проектов. Обязательно разбейте крупные задачи на подзадачи, чтобы они не казались такими сложными.
Как только ваши задачи будут собраны и перечислены в одном месте, добавьте дополнительную информацию, например количество времени, которое потребуется для их выполнения, уровень важности или срочности, а также дату выполнения. Собрав все задачи в одном месте, вы сможете увидеть общую картину того, что должно быть сделано, понять общий объём работы для целей тайм-менеджмента, и определить что, скорее всего, требует вашего внимания прямо сейчас.
Не стоит пока беспокоиться об упорядочивании своих задач. Для начала просто соберите их все в одном месте. Собрать всё вместе — важнейший первый шаг, потому что если вы сможете организовать себя в начале проекта или квартала, вам будет гораздо легче оставаться организованным в течение более длительного периода времени.
Совет от Asana: «Мои задачи» — это функция Asana, которая автоматически собирает все назначенные вам задачи в одном месте. Она представляет собой главный список, который позволяет концентрироваться на нужной работе, а также определять приоритет задач и систематизировать их по сроку выполнения.
Читать о 29 шаблонах для управления временем с примерами по повышению эффективностиВыберите метод определения приоритета задач
Как именно вы будете расставлять приоритеты в задачах, зависит от вашего рода занятий и стиля работы. Однако есть несколько распространённых методов определения приоритетов задач, которые могут вам подойти. Давайте рассмотрим их подробнее:
1. Съешьте лягушку
Метод «Съешьте лягушку» не подразумевает включения в рацион земноводных. Это система, основанная на словах мудрейшего Марка Твена: «Если с утра съесть лягушку, остаток дня обещает быть чудесным, поскольку худшее на сегодня уже позади». В мире управления работой это означает, что первым делом нужно браться за большие или сложные задачи, и только после них переходить к менее важным и срочным.
Важные задачи, связанные с наиболее значимыми направлениями работы или целями и ключевыми результатами (OKR), должны быть первыми в списке приоритетов, когда вы приступаете к работе. Как только вы съели свою лягушку на сегодня, можно браться за другие дела, выбирая наиболее срочные из них и испытывая при этом меньше стресса, потому что самое важное вы уже сделали.
Читать о том, как задавать OKRМетод «Съешьте лягушку» в действии. Доделайте важную презентацию, которую вы будете показывать руководству в конце недели, прежде чем отвечать на письма, работать над формой оценки, звонить клиентам или доводить до идеала правки в договоре. Если взяться за большой проект в первую очередь, вы не потеряете концентрацию и не будете отвлекаться на посторонние задачи и вопросы. Так вам будет проще выполнить большой объём работы.
2. Матрица Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра или матрица «Важно/срочно» — это метод, при котором задачи распределяются по четырём секторам на основании того, являются ли они «срочными», «важными», «срочными и важными» или «несрочными и неважными».
Дуайт Эйзенхауэр, генерал армии США во время Второй мировой войны, а позже — президент страны, умел быстро принимать решения, для чего он и создал этот метод.
Такой подход позволяет понять, что нужно сделать сейчас (важно и срочно), что нужно спланировать (важно, но несрочно), что можно делегировать (неважно, но срочно), а что можно вообще отбросить (неважно и несрочно). Это отличный метод для определения приоритетов задач, быстрого принятия решений и организации работы.
Матрица Эйзенхауэра в действии. Коллега только что прислал вам письмо с просьбой помочь с презентацией для клиентов. Это срочный запрос, потому что подготовить презентацию надо сегодня, но достаточно ли он важен (для вас), чтобы отложить другую работу? Оцените срочность и важность каждой задачи из своего списка на сегодня и определите, сможете ли вы поставить их на паузу, чтобы помочь коллеге, или придётся всё же ему отказать. Понимание своих обязательств также поможет вам говорить «нет», когда это необходимо.
3. Метод АБВГД
Согласно методу АБВГД вам нужно взять созданный список задач и назначить каждой задаче букву в соответствии с её важностью, а затем начать работать над ними в этом порядке. Это способ быстро оценить важность задач, чтобы определить их приоритет и управлять своим временем. Вы как бы даёте своим задачам оценки от А (очень важно) до Д (можно не принимать во внимание). Начинать работу нужно всегда с задач А и Б, потому что именно от них зависит её успех.
Метод АБВГД также хорошо применять в сочетании с методом «Съешьте лягушку». Если начать день с задач А и Б, то его остаток можно потратить на менее важные задачи — В, Г и Д.
Метод АБВГД в действии. Сегодня у вас восемь часов рабочего времени и список задач, выполнение которых займёт пятнадцать часов. Однако когда вы присвоите каждой задаче букву, окажется, что только две из них относятся к категории А; большинство же являются задачами под буквой Г, которые можно делегировать или выполнить позже.
Теперь вы можете всё внимание уделить задачам А и оставить задачи Д на потом или передать коллеге. Вы только что были перегружены, а теперь у вас есть список задач с приоритетами, из которого сразу понятно, что на сегодня важнее всего.
4. Деление на куски
В методе деления на куски под куском подразумевается отрезок времени, в течение которого вы концентрируетесь на определённой задаче. Это может быть отдельная работа (например, просмотр входящих сообщений), часть большего проекта (написание первой черновой версии документа) или подборка мелких несвязанных между собой задач. Самое главное здесь, что это отрезки времени, в течение которых вы не будете делать ничего другого.
Отключите внешние помехи и дайте другим понять, что вы сейчас недоступны, воспользовавшись такой функцией платформы для совместной работы, как «Не беспокоить». Также можно использовать собственный календарь, чтобы выделять время, в течение которого вы можете сфокусироваться на задачах, чтобы никто не назначал вам встречи в эти промежутки.
Если вам нравится этот метод, возможно, вам стоит внедрить политику «Среды без встреч» для себя и своей команды, если это возможно. В любом случае важно делать перерывы между периодами сконцентрированной работы, чтобы расслабиться и освежиться.
Деление на куски в действии. Вы можете начать свой день с одного часа работы над дизайном, а потом сделать перерыв на кофе. Затем у вас два часа запланированных заранее встреч, перерыв на обед и тридцать минут, отведённые ответам на письма. Затем вы один час занимаетесь анализом информации о новом клиенте. Вы отмечаете все свои действия в календаре для самоконтроля, а также, чтобы никто не назначал вам встречи на эти часы. В конце дня вы ненадолго прерываетесь на социальные сети, идёте на собрание команды по статусам и заканчиваете день ещё одним часом работы над дизайном.
Совет от Asana. Если для управления задачами вы используете Asana, то можете создать настраиваемые поля и указывать дополнительную информацию, например оценку в виде буквы (если вы используете метод АБВГД), срочность и важность (если вы предпочитаете матрицу Эйзенхауэра), уровень приоритета (для метода «Съешьте лягушку») или примерное время на выполнение задачи.
Составьте расписание задач с помощью календаря
Независимо от того, тратите вы на задачу несколько минут или несколько дней, у неё есть начало и конец. Поэтому после составления списка задач укажите дату начала и дату завершения каждой из них. Так вы будете уверены в том, что ничего не потеряется при добавлении новых задач и изменении приоритетов.
Если вам назначили задачу без чётких дат начала и завершения, запросите эту информацию, чтобы запланировать время на её выполнение и сформировать ожидания. Имея эти даты, вы сможете даже установить свой личный срок выполнения раньше необходимого, чтобы оставить время на возможные проблемы или закончить работу раньше. Смотрите на работу как на пазл: вам нужно знать, что сойдутся все детали, крайними из которых являются даты начала и завершения.
Читать о том, как управлять своим рабочим процессом с помощью списков, досок, календаря и хронологииПродолжая метафору, если задачи — это элементы пазла, а даты начала и завершения — это его края, то ваш календарь — это доска, на которой вы собираете пазл с общей картиной.
Планируйте работу, упорядочивайте задачи, которые имеют высокий приоритет и требуют много усилий, так, чтобы это не приводило к перегрузке, и вы успевали всё в срок. Если вы выбрали какой-то один или сразу несколько из перечисленных выше методов определения приоритетов, используйте их, чтобы более эффективно создавать расписания и управлять временем.
Совет от Asana. С помощью представления календаря в Asana можно находить дни, когда вы чересчур загружены, а также свободные промежутки времени. Передвигайте задачи по календарю и распределяйте работу равномернее. Превентивное управление календарём позволяет работать организованно и начинать каждый день, точно зная, какие важные задачи нужно выполнить.
Информируйте коллег о ходе работы над задачами
И наконец, не забывайте держать в курсе коллег, которые ждут выполнения вами задач или хотят получить немного вашего времени. Заранее предоставляя им обновления статуса по задаче, а также информацию о том, когда вы планируете её закончить, или о том, что возникли проблемы или задержки, можно сократить количество получаемых вопросов о статусе задачи.
Вместо того чтобы постоянно отвечать на эти вопросы, можно продолжать продуктивно работать.
Совет от Asana. С помощью функции комментариев к задачам можно делиться актуальной информацией и задавать вопросы прямо в задаче, чтобы общение было связано с конкретной работой. Кроме того, с помощью обновления статуса в проекте можно информировать всех заинтересованных лиц о ходе работы над всем проектом, а не отдельными задачами.
Работа с приоритетами — продуктивная работа
Чётко расставленные приоритеты позволяют повысить продуктивность, лучше управлять временем и всегда быть уверенным в том, что сроки будут соблюдены. Чтобы ещё больше повысить производительность, пользуйтесь инструментом для управления работой, например Asana, с помощью которого все задачи независимо от их размера можно контролировать в одном месте.
Дополнительные советы приводятся в нашей статье Восемнадцать советов, стратегий и быстрых побед в тайм-менеджменте для наилучшего выполнения работы.
Матрица Эйзенхауэра (она же «Срочное против важного»)
Матрица эмоций
(c) Андреа Пиаккуадио через PexelsГотовясь к началу нового года, большинство из нас мучительно борется с теми же вопросами, что и досаждали нам в это время каждый предыдущий год: Как я могу сделать больше? Как я могу чувствовать себя менее загруженным? Как я могу убедиться, что я не пропускаю важные мячи или постоянно сталкиваюсь с дедлайнами?
Я поклонник простых, мощных и полезных фреймворков и часто рекомендую своим клиентам идеи и инструменты, такие как «Большие камни», «Сортировка» и «Тайм-боксинг». Я обнаружил, что одной из лучших структур, помогающих добиться цели, является классическая матрица «срочное против важного» два на два. Этот инструмент был популяризирован такими бизнес-писателями, как Стивен Кови, но его изобретение чаще всего приписывают президенту Дуайту Эйзенхауэру, который, будучи Верховным главнокомандующим союзными войсками во Второй мировой войне, безусловно, должен был многое сделать! (см.
сноску 1)
Матрица Эйзенхауэра особенно полезна, потому что, требуя от вас расставить приоритеты задач по срочности и важности, она помогает вам понять, что вы можете делегировать (или даже не делать вообще), чтобы вместо этого вы могли сосредоточьтесь на вещах, которые действительно заслуживают вашего времени и усилий. Помните: каждый раз, когда вы решаете сделать X, это означает, что вы , а не делаете Y или Z. Высокоэффективные люди часто борются с трудностями, потому что они пытаются сделать слишком много . Как любит говорить один мой друг: «Чтобы делать великие дела, нужно , а не делают хорошие вещи».
Матрица Эйзенхауэра довольно проста в использовании. Просто нарисуйте матрицу два на два, где ось X представляет «важность», а ось Y — «срочность». (См. иллюстрацию ниже из моей книги What Happens Now? . Примечание.
Глава 7 «Хомяк на колесе» посвящена личной продуктивности.)
Матрица Эйзенхауэра
Из книги What Happens Now? Джон Хиллен и Марк НевинсБОЛЬШЕ ОТ FORBES ADVISOR
Тогда верхний правый квадрант будет означать «самый срочный и самый важный». Нижний левый квадрант «наименее срочный и наименее важный». Верхний левый — «самый срочный и наименее важный», а нижний правый — «наименее срочный и самый важный».
Если учесть все, что вы делаете в течение дня или недели, от совещаний до проектной работы, телефонных звонков и электронных писем, к чему относится каждая из ваших задач или затрат времени? Назначьте каждого в один из квадрантов.
Считаете ли вы, что квадрант, который занимает большую часть вашего времени и энергии, находится в правом верхнем углу, обозначенном как «самый срочный и самый важный»? Этот квадрант должен включать в себя основные проекты и результаты, установленные в установленные сроки, такие как бизнес-обзоры, собеседования с ключевыми кандидатами на работу, стратегические компании вне офиса или материалы для заседания совета директоров во втором квартале.
Это может также включать кризисы, как деловые, так и личные: чрезвычайная ситуация с клиентом, проблемы со здоровьем в семье или давление со стороны маневрирующего конкурента или разгневанного члена совета директоров. В этом квадранте «срочные/важные», как правило, должны быть представлены главные дела вашей жизни — те, которые больше всего требуют сосредоточенного внимания, и те, с которыми вы просто должны разобраться немедленно.
Как насчет нижнего левого квадранта, «наименее срочного и наименее важного»? Грубо говоря, это квадрант нежелательной почты и любой малопривлекательной деятельности, отнимающей много времени. Пролистывание социальных сетей, бездумный просмотр телевизора, систематизация электронной почты вместо того, чтобы отвечать на нее. Другими словами, вещи, на которые вы должны тратить мало или совсем не тратить энергию. Подумайте о том, чтобы уменьшить или даже исключить эти вещи. Чтобы оптимизировать матрицу, будьте честны с собой в этом квадранте: что вы делаете, что является пустой тратой времени?
А как насчет верхнего левого квадранта, «самого срочного и наименее важного»? Этот квадрант хитрый и соблазнительный.
Участие в нем приносит немедленное удовлетворение, и когда вы погружены в эти занятия, вы, вероятно, чувствуете себя продуктивным. Вы говорите себе: «Я разобрался с этими тремя неожиданными запросами сотрудников, ответил на шестьдесят три электронных письма и даже смог опубликовать обновление о нашем новом продукте в LinkedIn! Сейчас я пойду обедать, а когда вернусь, я смогу начать работать над действительно важными делами из моего списка дел». Как насчет того, чтобы спросить себя, следует ли вам снизить приоритетность некоторых дел в этом квадранте или, лучше, делегировать их другим. Еще одна хорошая привычка — откладывать эти занятия до конца дня, когда ваша энергия снизится, вместо того, чтобы тратить здесь свое продуктивное время в начале дня.
Это подводит нас к нижнему правому квадранту «наименее срочное и наиболее важное». Это сложно. Работа в этом квадранте приносит большие выгоды, но ни одна из задач здесь не отличается срочностью. Здесь мы находим инновации («Где я хочу, чтобы эта организация была через три года, и как мы можем добиться этого?»), стратегию («Как мы можем лучше отличаться от наших конкурентов?»), профессиональное развитие («Как могу ли я углубить свои способности, а также способности людей, за которых я несу ответственность»), управление призванием и карьерой («Каков правильный следующий шаг для меня и как я могу развиваться и позиционировать себя, чтобы достичь этого?») и личные вопросы, такие как физические упражнения, здоровье, отдых и семья.
Проверьте себя, не попали ли вы в трагедию правого нижнего сектора. Оставляете ли вы многие из этих предметов на медленном огне? Вы позволяете закрываться многообещающим окнам возможностей, пока откладываете действие? Возможно, вы могли бы запустить этот проект раньше, чем это сделали ваши конкуренты. Или, может быть, вы могли бы организовать эффективную совместную работу своей команды, но теперь вы имеете дело с истощением. Или, может быть, вы могли бы обсудить этот вопрос с ключевым членом совета директоров, но из-за того, что вы этого не сделали, ваши отношения испортились. Или, может быть, вы могли бы взять семью в отпуск своей мечты, но теперь ваш старший ребенок не занимается своей карьерой.
Люди, которые наиболее эффективны в выполнении великих дел, планируют и посвящают значимое время деятельности в этом четвертом квадранте — важном, но не срочном квадранте.
Большинство из нас проводит слишком много времени не в тех квадрантах.
Нам нужно быть более разумными в том, как мы расставляем приоритеты, и мы должны найти способы делегировать то, что не нужно делать сегодня и/или нам.
Честно поговорите с собой: в каком квадранте вы живете большую часть времени? Если это не правый верхний угол с осознанным вниманием к правому нижнему углу и обдуманным решением, когда и как вы должны переместить вещи из правого нижнего угла в правый верхний, чтобы убедиться, что они получают то внимание, которого они заслуживают, вы рискуете застопориться в своей жизни. и карьера. (см. сноску 2)
Признаюсь, когда я впервые узнал об этом, я нашел матрицу Эйзенхауэра слишком… упрощенной. Затем, когда я впервые обучал генерального директора, около 20 лет назад, я быстро понял, что он просто погряз в попытках сделать слишком много: его только что повысили, и он был в самом разгаре очень сложной реорганизации, включавшей распродажу части акций. бизнес. Он был так занят, что даже не мог решить, что атаковать дальше.
Предварительно я поделился с ним матрицей Эйзенхауэра: я нарисовал ее на доске в его кабинете и предложил, как рассортировать некоторые вещи в его списке неотложных дел, уделив особое внимание тому, что можно делегировать. Я предположил, что он просто проигнорирует инструмент, посчитав его (как и я) «слишком упрощенным». Представьте мое удивление, когда я вернулся через неделю и обнаружил, что матрица Эйзенхауэра теперь покрывает всю его доску; был заполнен очень подробно; и помогал ему в реализации плана его новой исполнительной команды. (Ключевой вывод: это действительно работает!)
Мне бы хотелось узнать о вашем опыте работы с матрицей Эйзенхауэра или другими инструментами, которые вы считаете полезными для повышения производительности. Напишите мне по электронной почте: [email protected]
Сноска 1: Не говоря уже о периоде его пребывания на посту президента, когда, среди прочего, Эйзенхауэр ввел Аляску и Гавайи в состав США; выступил автором и подписал Билль о гражданских правах 1957 года; спонсировал и подписал Федеральный закон о шоссейных дорогах, который положил начало системе автомагистралей между штатами; создано НАСА; закончилась Корейская война; поддерживал мир в Америке в разгар холодной войны; и трижды балансировал бюджет.
Мальчик, мы могли бы использовать такого президента, как он сегодня….
Сноска 2: Комментарий в скобках для тех, кто считает концепцию матрицы срочности/важности слишком простой. Один особенно блестящий мой клиент, очень успешный основатель нескольких глобальных компаний, утверждает, что на самом деле вы должны стремиться к тому, чтобы верхний правый квадрант оставался пустым . Он называет квадрант высокой срочности/высокой важности «избегать». Другими словами, если вы хорошо справитесь с очисткой неважной половины матрицы, вы можете сосредоточиться на квадранте низкой срочности/высокой важности и не допустить, чтобы элементы из него перемещались в правый верхний угол, и это сделает вас еще более продуктивным, когда дело доходит до действительно важных дел.
Разница между важным и срочным
Один из самых важных навыков, который лидеры могут развить, чтобы помочь им справляться со своими рабочими нагрузками и их командами, — это уметь различать важные задачи и срочные задачи.
Во многих рабочих средах тирания срочности может создать ощущение слишком большого объема работы, которую необходимо выполнить немедленно.
Дуайт Д. Эйзенхауэр однажды сказал: «У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным». Несмотря на то, что он цитировал кого-то другого, когда он это сказал, процесс принятия решений стал известен как Матрица Эйзенхауэра:
Davidjcmorris, CC BY-SA 4.0
оценка того, какие задачи относятся к каким категориям. Хотя задача может быть для кого-то срочной и важной, вам может не выпасть все бросить и помочь выполнить ее. Например, если коллеге нужна помощь по проекту, который необходимо выполнить сегодня, это может быть что-то, что вам не нужно делать, или что-то, что нужно делегировать другому члену команды. Однако, если вашему начальнику нужна срочная помощь, вам может потребоваться изменить график работы, чтобы не пострадать ваша команда или функция.
По мере того, как вы развиваете способность управлять своей рабочей нагрузкой, матрица Эйзенхауэра или ее версия могут оказаться очень полезными при планировании вашего дня, недели и даже более длительных периодов. Вот шесть советов, которые помогут вам решить, какие задачи к каким категориям относятся:
1. Учитывайте сроки
Срочный или важный вопрос в первую очередь зависит от того, есть ли у него крайний срок, который приближается или уже прошел. Срочные дела нужно решать немедленно. Если возможно, их следует решить сегодня. Что-то важное может иметь крайний срок, но, как правило, оно находится дальше и управляемо. Не позволяйте этому сроку подкрасться к вам, иначе эта задача также станет срочной!
Просто потому, что кто-то говорит что-то срочное, не означает, что так оно и есть. Подумайте, что может произойти, если вы не уложитесь в срок. Если последствия незначительны, действительно ли задача настолько срочная, что ей нужно узурпировать все остальные задачи в вашем списке дел?
3.
Подсчитайте задачиВ начале дня распределите задачи по категориям в соответствии с матрицей и посчитайте задачи в первом квадранте. Если вы помещаете большую часть своей работы в первую ячейку или даже в первую и вторую ячейку, но оставляете третий и четвертый квадранты в основном пустыми, вам, вероятно, нужно сделать паузу и подумать, почему ваша матрица такая перекошенная.
4. Расставьте приоритеты
При сортировке задач задавайте себе вопросы, которые помогут вам расставить приоритеты. Помогает ли это задание достичь моих целей? Соответствует ли это описанию моей работы? Имеет ли это значение для моего начальника или это окажет значительное влияние на мою организацию? Подобные вопросы могут помочь вам оценить, является ли что-то срочным, важным или, возможно, ни тем, ни другим.
5. Делегат
Вы не можете делать все! Делегирование является жизненно важным навыком для любого менеджера или лидера по нескольким причинам. Да, делегирование поможет вам управлять своей рабочей нагрузкой, но также поможет вашей команде развить навыки, необходимые для развития их карьеры.
Посмотрите на свои срочные и важные задачи и подумайте, как делегировать часть из них членам команды.
6. Устранить
Классификация любой задачи как задачи, которую вы можете устранить, может быть трудной задачей, но правда в том, что у всех нас есть такие задачи в наши дни. Некоторые из них — это задачи, которые мы выбираем, или привычки, которым мы предаемся, которые не нужны или не важны; другие — это задачи, которые другие задают нам, но которые не входят в нашу ответственность и не добавляют ценности нашей организации. Скажите честно: какие из выполняемых вами задач вы можете поместить в этот четвертый квадрант для исключения?
Если вы чувствуете истощение энергии, разочарование в работе или отсутствие интеграции между работой и личной жизнью, подумайте о том, чтобы оценить свои задачи в соответствии с приведенной выше матрицей. Легко погрузиться в одну срочную задачу за другой и обнаружить, что важные задачи постоянно откладываются — по крайней мере, до тех пор, пока они тоже не станут срочными! Часто, если мы отступим и проанализируем, как мы тратим свое время, мы сможем найти задачи, которые можно делегировать или исключить, и мы сможем лучше оценить точный уровень срочности.