Важно и срочно таблица: Матрица Срочно/Важно: метод Эйзенхауэра

Содержание

Что такое матрица Эйзенхауэра, плюсы и минусы?

Содержание:

Грамотное планирование важно не только на больших предприятиях. Планировать свое собственное время порой важнее.

Иногда кажется, я сегодня столько дел переделал(а), сил к вечеру не осталось. А если проанализировать день, оказывается, что не так много и сделано и на завтра осталось куча незавершенных.

Столкнувшись с необходимостью планировать время, я пересмотрела несколько техник. Попробовала разные и выбрала наиболее простую и понятную, на мой взгляд технику – «Матрицу Эйзенхауэра».

Что такое матрица Эйзенхауэра, какие задачи решает?

Дуайт Дэвид Эйзенхауэр

Дуайт Дэвид Эйзенхауэр – 34-й президент США – родился 14 октября 1890 года в Денисоне (штат Техас), умер 28 марта 1969 года в Вашингтоне, федеральный округ Колумбия. Президент США с 20 января 1953-го по 20 января 1961 года.

Одна только его военная карьера обеспечила бы Эйзенхауэру выдающееся место в американской истории.

Политик разработал схему, которая помогла ему классифицировать и рассортировать кучу ежедневных задач.

Основной посыл, данной схемы отражает его известная фраза.

“Срочные дела редко бывают важными, а важные дела – срочными”.

Проблема не в том, что мы плохо работаем, а в том, что мы неверно ставим цели и выбираем приоритеты. В тайм-менеджменте это называется проблемой целеполагания.

По каждой задаче мы отвечаем на два вопроса:

Это важно? – да/нет

Это срочно? – да/нет

Записываем задачи в соответствующие квадраты.

Пример заполнения в google таблице:

Матрица Эйзенхауэра наглядно

Google таблицы, удобны тем, что это просто и можно дать ссылку коллегам, чтобы они видели, что ты делаешь сегодня.

Квадрат A: важные и срочные

Дела, которые нужно выполнить здесь и сейчас. Невыполнение грозит срывом целей.
Задачи, грозящие затруднениями в жизни.
Здоровье.

В идеале этот квадрант должен оставаться пустым.

Если у вас вышло, что в первом квадрате большая часть дел – это беда.

Но по мере проработки остальных квадратов, картинка станет яснее.

Дальше будет фишка по работе с пожарным квадратом.

Квадрат B: важные, не срочные

Основная деятельность.

Вносим ежедневные задачи, которым нужно уделить внимание в течение дня.

Адекватно распределите время, дабы не торопясь, без паники все успеть.

Не затягивайте, не переносите задачи В в горящий квадрат.

Квадрант C: срочные, не важные

Отвлекающие.

Дела срочные, но не помогающие в достижении целей. Важно не путать и не внести их в квадрант А.

Квадрант D: не срочные и не важные

Не несущие пользы;
Бесполезные приятности.

Тут музычка, друзья и игрушки. Это наш отдых, там где не нужно напрягать мозг.

Что делать, если в пожарном квадрате нарисовалось несколько дел и не знаешь за что хвататься?

Я прогоняю эти задачи через фильтр вопросов повторно:

Это важно? – да/нет

Это срочно? – да/нет

Делаю еще одну таблицу, похожую на основную. Отличие в том, что здесь участвует шкала приоритетности от 1 до 4. Где:

супер важно (сделай сам),
супер важно (сделай сам, позже),

супер важно (делегируй),
супер важно (можно перенести срок).

Как пользоваться матрицей Эйзенхауэра

По такому же принципу можно раскидывать задачи и в квадрате В – важные, не срочные.

Плюсы

Простота. Легко понять и внедрить, небольшое количество подкатегорий.
Можно применять не только в профессиональной деятельности, но и в повседневной жизни.
Легко оптимизировать под свои задачи.
Помогает быстро определиться с приоритетом выполнения задач.
Визуализация процессов. Можно вести статистику.

Минусы

Субъективность: приоритеты задачам выставляются самостоятельно, бывают ошибки.
Ловушки мышления, например, когда важным и приоритетным кажется все подряд.
Не учитывает другие факторы приоритетности, главное «срочность», хотя важным может быть релевантность или степень отдачи.

Громоздкая: принцип интуитивно понятен, заполнять каждый раз всю матрицу нет смысла.

Вот готовый шаблон в google документе применяйте, внедряйте. И пусть у вас никогда не горит.

Для использования, сделайте копию.

Матрица Эйзенхауэра.

Дуайт Дэвид Эйзенхауэр известен миру не только как президент США и руководитель американскими силами при высадке войск в Нормандии во время Второй Мировой войны, но и как отличный менеджер. Именно он стал автором матрицы Эйзенхауэра.

В основе матрицы лежит принцип: важно расставлять приоритеты, не делать лишнего.

Матрица Эйзенхауэра состоит из четырёх полей, категорий. Достаточно распределить все задачи по матрице — найти подходящее поле для каждого дела. В итоге получится четыре списка задач, который составляет категории. Не забываем, определяющую роль играет анализ цели, понимание степени ее важности. Если с этим все хорошо, распределение задач будет более корректным, а их выполнение более эффективным.

В категорию «Важно и срочно» мы записываем самые актуальные задачи, выполнить которые очень важно в короткие сроки. Такие задачи имеют наивысший авторитет. В идеале важных и срочных дел должно быть не очень много.

В категорию «Важно и несрочно» вносим задачи, которые требуют много времени и сил. При этом, есть достаточное количество времени на их выполнение. Главное, чтобы эти задачи не перешли в раздел «Важно и срочно».

В категорию «Срочно и неважно» мы определяем по большей части рутинные, повседневные дела, которые ожидают своего выполнения в ближайшее время, но не имеют большой значимости.

В категорию «Несрочно и неважно» (эту категорию называют еще «Убийцами времени») мы отправляем малозначительные и необязательные задачи. Это самые легкие и приятные дела в нашем списке.

Порядок действий при работе с матрицей может быть таким:

· Составляем список дел. Выписываем все дела на листок или фиксируем их в электронном виде. Это поможет всё взвесить и правильно распределить время.

· Сортируем задачи. Чтобы составить план по Эйзенхауэру, достаточно поделить лист бумаги на четыре части и распределить дела по срочности: сделать сразу, запланировать, поручить другим и не тратить время.

Как использовать матрицу Эйзенхауэра эффективно?

· Устанавливаем лимит для каждого блока. К примеру, в одной категории не может быть больше 5 задач. Прежде чем добавить новую нужно выполнить одну из текущих;

· В первую очередь записываем важные, но несрочные задачи;

· Сперва вносим в расписание срочные и важные задачи, а потом — важные, но несрочные дела. Если осталось свободное время, добавьте неважные, но срочные проекты.

Преимущества матрицы Эйзенхауэра:

· Подходит для любой сферы бизнеса и жизни;

· Быстро даёт результат — сразу видно, что задачи из поля «Важно и срочно» нужно брать в работу;

· Помогает оценивать эффективность текущего плана — увидите, какие дела и проекты отнимают много ресурсов и, возможно, не стоят затрат времени.

Недостатки можно выделить такие:

· Ранжирование задач на начальных этапах использования матрицы может делаться интуитивно, из-за чего возможны ошибки;

· В матрице не учитываются сторонние факторы.

Сегодня мы выяснили, что матрица Эйзенхауэра — таблица, которая позволяет группировать задачи, планировать их выполнение и расставлять приоритеты. Задачи в матрице делятся на четыре группы — важные и срочные, важные, но несрочные, несрочные и важные и несрочные и неважные.

Ее можно использовать не только при расстановке приоритетов в рабочих задачах, но и в повседневной жизни.

Матрица Эйзенхауэра: важные и срочные задачи. Шаблон

Вы когда-нибудь оглядывались на сверхнапряженную неделю только для того, чтобы понять, что вы едва добились прогресса в достижении своих долгосрочных целей? Несмотря на то, что вы едва поднялись на воздух, чтобы потушить небольшие пожары повсюду, выполнили все эти последние запросы для своего босса и даже успели на каждую встречу в своем календаре, вы еще не приблизились к тому, чего действительно хотите. быть.

Проблема не в том, что вы недостаточно усердно работаете, а в том, что вы слишком усердно работаете над неправильно вещей. Даже когда вы усердно сокращаете свой список дел каждый день, если вы не расставляете приоритеты для самых важных задач, вы в конечном итоге подрываете свою производительность в долгосрочной перспективе.

Автор Стивен Р. Кови подчеркнул эту проблему в бестселлере «7 навыков высокоэффективных людей» , размышляя о том, что «большинство из нас тратит слишком много времени на то, что является срочным, и недостаточно времени на то, что важно».

Но как вы должны знать, что срочно и что важно, когда все все время чувствует себя очень важным? В этой записи блога мы собираемся разрушить эту «ловушку срочности» и поделиться 5 советами о том, как вы можете использовать матрицу Эйзенхауэра, чтобы каждую неделю лучше согласовывать свое время с вашими приоритетами (бесплатный шаблон включен!).

Избегайте ловушки срочности

Если вы когда-либо видели новое электронное письмо в своем почтовом ящике со строкой темы, которая включала такие слова, как СРОЧНО, НЕМЕДЛЕННО, КАК МОЖНО СКОРЕЕ, SOS или СЕЙЧАС (с любым количеством заглавных букв или восклицательных знаков) — вы вероятно, знаете паническое чувство, которое быстро следует. На самом деле, вы обычно можете бросить все, что делаете, чтобы справиться с этим прямо сейчас, потому что это, очевидно, 9.0005 супер важно.

Или это?

Исследование, проведенное в 2018 году, показало, что, когда люди решают, над какими задачами работать, они последовательно отдают приоритет срочным задачам, а не важным задачам, даже если срочная задача предлагает гораздо меньше вознаграждения. Этот психологический феномен называется эффектом простой срочности и предполагает, что люди будут выбирать задачи с коротким окном выполнения, потому что они обеспечивают более немедленную отдачу, вместо того, чтобы отдавать приоритет важным задачам с гораздо большим вознаграждением, выполнение которых займет больше времени.

Но какая разница между срочными и важными задачами?

Разница между срочными и важными задачами:

Срочные: Задачи или действия, требующие немедленного внимания во избежание немедленных последствий. Срочные действия обычно помогают другим в достижении их целей.
Важно: Задачи или действия, которые поддерживают стратегический прогресс в достижении ваших личных и/или профессиональных долгосрочных целей. Важные задачи могут не зависеть от времени или иметь крайний срок.

Дело в том, что человеческий мозг с трудом улавливает разницу между ними (поэтому срочные задачи часто кажутся важными в данный момент). Эта тенденция, также известная как ловушка срочности, эффект срочности или принцип срочности, на самом деле помогает объяснить, почему многие профессионалы по своей природе испытывают трудности с тайм-менеджментом.

Воспринимайте срочность как шоры, которые не дают вам близорукости. Они требуют немедленного внимания и блокируют более широкий взгляд на более важные приоритеты, которые в будущем принесут большую прибыль. Хотя вы можете быть склонны сначала пытаться закончить срочные задачи, а затем работать над важными задачами «позже», этот цикл в конечном итоге приводит к тому, что важные задачи постоянно откладываются, чтобы удовлетворить бесконечный поток новых «срочных» требований.

Поразительно, но 78,7% людей говорят, что испытывают стресс из-за увеличения количества задач и нехватки времени, чтобы сделать все это каждую неделю — но какая часть этой нагрузки действительно важной работы? Профессионалы, попавшие в ловушку срочности, часто испытывают стресс и моральное истощение из-за того, что их захлестывают чужие приоритеты. А поскольку они постоянно заняты срочными задачами, на неделе никогда не бывает достаточно времени для значимого прогресса в собственных приоритетах. Реальность такова, что многие профессионалы в этом цикле могут даже не осознавать, что их «занятость» на самом деле непродуктивна.

Но есть и хорошие новости! В том же исследовании также было обнаружено, что эффект срочности можно обратить вспять. Когда участников просили подумать о долгосрочных последствиях их выбора между срочной и важной задачей, участники с большей вероятностью выбирали важную задачу.

Итак, проявив немного внимательности и применяя эффективные методы приоритизации задач, есть возможность избежать ловушки срочности и направить свое время и усилия туда, где они наиболее важны. Звучит здорово, но как вообще начать? Воспользуйтесь матрицей приоритетов Эйзенхауэра.

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Возможно, вы уже слышали о структуре приоритетов, но что именно представляет собой Матрица Эйзенхауэра? Матрица Эйзенхауэра — это инструмент принятия решений и управления временем, помогающий эффективно расставлять приоритеты задач в соответствии с их срочностью и важностью.

Но чтобы по-настоящему понять ценность этого ныне популярного метода повышения производительности, используемого профессионалами по всему миру, нам нужно вернуться к его началу и немного освежить в памяти историю США.

Матрица Эйзенхауэра на самом деле была создана Дуайтом Д. Эйзенхауэром — высокопоставленным генералом армии, командующим экспедиционными силами союзников во Второй мировой войне и, что наиболее известно, 34-м президентом Соединенных Штатов с 1953 по 1961 год. Политическое наследие Эйзенхауэра от его двух президентских сроков включает в себя создание системы автомагистралей между штатами, создание НАСА, прекращение войны в Корее, присоединение Аляски и Гавайев к союзу и эффективное управление холодной войной с Советским Союзом.

Можно с уверенностью предположить, что ежедневный список дел Эйзенхауэра был довольно требовательным на протяжении большей части его профессиональной карьеры в качестве лидера. И именно это привело его к разработке инструмента тайм-менеджмента, помогающего решать, на что лучше всего направлять свое время и энергию каждый день, определяя, какие из его задач действительно важны, а какие срочные.

Стивен Р. Кови позже популяризировал матрицу срочности и важности Эйзенхауэра в публикации 1989 года «7 навыков высокоэффективных людей». Вдохновленный Эйзенхауэром, Кови согласился с тем, что ключ к тайм-менеджменту не в том, чтобы пытаться сделать больше, а в том, чтобы решать, куда лучше всего инвестировать свое время каждый день. И чтобы помочь другим ответить на этот вопрос для себя, Кови предоставил простую таблицу, которая поможет даже не президентам определить истинные приоритеты в своих сложных списках задач.

Шаблон матрицы приоритетов (с примерами)

Разделенная на четыре квадранта «коробка» Эйзенхауэра — или матрица управления временем Кови — помогает определить ваши приоритетные задачи, эффективно сортируя их в соответствии с важностью и срочностью. Давайте рассмотрим каждую из категорий матрицы решений с примерами задач для каждой из них, которые помогут вам начать работу.

Загрузите шаблон матрицы Эйзенхауэра здесь

Квадрант I:

Срочные и важные

Важные задачи и действия, для которых установлены сроки и немедленные последствия, если они не будут выполнены вовремя. Отдавайте приоритет выполнению этих задач над другими.

Примеры срочных и важных задач:

Подготовка материалов к дню запуска.
Завершение презентации для инвесторов.
Устранение аварийной технической проблемы.
Разрешение конфликта клиентов.

Квадрант II:

Важные, но не срочные

Высокополезные задачи, которые способствуют прогрессу в достижении долгосрочных целей, которые могут иметь или не иметь установленный крайний срок. Создайте план для выполнения этих задач и запланируйте время для работы над ними для устойчивого и стратегического роста для достижения целей.

Примеры важных, но не срочных задач:

Разработка стратегии развития вашего продукта.
Прохождение нового курса обучения.
Обновление вашего маркетингового плана.
Регулярные знакомства и рекрутинг.

Квадрант III:

Срочные, но не важные

Незначительные задачи и рутинная работа, которые необходимо выполнять вовремя, но не требующие вашего опыта. Делегируйте эти задачи кому-то другому или автоматизируйте процесс там, где это возможно, с помощью интеллектуальных инструментов (например, Reclaim.ai для оптимизации управления вашим календарем!).

Примеры срочных, но не важных задач:

Ответ на электронную почту или звонки.
Определенные обязательные собрания.
Запросы от коллег.
Управление календарем.

Квадрант IV:

Несрочные и не важные

Незначительные задачи, которые отвлекают ваше внимание и отнимают время у других задач. Отмените и отклоните эти задачи из своего расписания.

Примеры несрочных и неважных задач:

Непродуктивные встречи.
Несущественные или тривиальные задачи.
Социальные сети и кибербезделье.
Отвлечения и помехи.

5 советов по расстановке приоритетов с использованием принципа Эйзенхауэра

1. Поставьте цели и составьте план

Первый шаг к правильной расстановке приоритетов — определить, куда вы направляетесь. Потратьте время, чтобы придумать профессиональные и/или личные конечные цели, которыми вы увлечены, и периодически просматривайте их, чтобы убедиться, что вы все еще находитесь на той же странице.

После того, как вы установили свои большие цели, вы можете работать в обратном направлении по лестнице целей, чтобы определить ступени (или ступеньки!) целей, которые помогут вам в их достижении. Попробуйте составить еженедельные планы вокруг этих небольших SMART-целей, чтобы уменьшить повседневный паралич принятия решений и сохранять мотивацию, даже когда финишная черта еще не видна.

2. Найдите время, чтобы расставить приоритеты в своих задачах

Помните, как участники смогли обратить вспять простой эффект срочности? Обязательно обдумайте свой выбор, прежде чем немедленно реагировать на неотложные дела, которые могут не способствовать продвижению к вашим конечным целям.

Воспользуйтесь матрицей Эйзенхауэра (бесплатный шаблон матрицы приоритетов можно скачать здесь), чтобы регулярно сортировать собственный основной список дел по мере их поступления. временные приоритеты и позаботятся о ваших текущих важных срочных делах, не слишком растягивая их во всех направлениях.

3. Научитесь расставлять приоритеты

У вас не так много времени в неделю. Вот почему важно помнить, что эффективная расстановка приоритетов также означает эффективное de расстановка приоритетов (привет, квадрант IV).

Учитесь говорить «нет» второстепенным и срочным делам других людей, когда у вас нет времени или пропускной способности. Вернув контроль над своей доступностью, вы сможете уменьшить беспокойство по поводу времени и быть более уверенными в том, что ваши усилия сосредоточены на том, что важнее всего, даже если большее вознаграждение будет в будущем.

4. Найдите время для важной работы

К сожалению, срочность и отвлекающие факторы не исчезнут, как только вы начнете расставлять приоритеты в своих целях. Хотя умение отказываться от второстепенных дел является ключевым элементом получения максимальной отдачи от вашей недели, есть и другие способы, которыми вы можете лучше защитить свое время и энергию.

Время, блокирующее ваши задачи в календаре, повышает производительность до 80%, облегчая выполнение отдельных задач и уменьшая переключение контекста. Но еще одно замечательное преимущество заключается в том, что он фактически позволяет вам эффективно общаться с другими , когда вы заняты приоритетами и когда вы доступны для сотрудничества. Таким образом, у вас всегда будет время в режиме реального времени для продуктивной глубокой работы и важных личных дел, и в то же время вы сможете управлять перерывами и уменьшать количество запросов, отвлекающих вас от этих приоритетов.

5. Проверяйте свой прогресс

Как только вы приложите усилия, чтобы тратить свое время более продуктивно, возьмите за привычку проверять свой календарь через регулярные промежутки времени. следующая сессия планирования.

Каждую неделю (или даже месяц) просматривайте свое расписание, чтобы определить, сколько времени вы тратите на целенаправленную работу, продуктивные и непродуктивные встречи, занятость и срочность или на личные привычки. Затем вы можете оценить, где вы эффективно тратите время на истинные приоритеты, а где ваше внимание может быть неправильно распределено в зависимости от прогресса в достижении ваших целей.

Мудрые слова президента 💡

После своего второго срока в 1961 году Эйзенхауэр размышлял об уроках своего президентства в нескольких статьях для The Saturday Evening Post. Эти слова совета по тайм-менеджменту до сих пор несут мудрость занятым профессионалам шесть десятилетий спустя. с срочным впереди действительно важного, могут, благодаря их наличию в ментальной справочной библиотеке, часто указывать путь к удовлетворительным решениям».

В современном быстро меняющемся мире иногда кажется, что неотложных дел больше, чем часов в сутках. Но независимо от того, управляете ли вы страной, как Эйзенхауэр, пишете бестселлеры, как Кови, или пытаетесь достичь более личных или профессиональных целей, время и энергия каждого ограничены. Вы действительно можете сделать так много. Способность определить, какие из ваших задач являются истинными приоритетами, позволяет вам быть более продуктивным в погоне за своим долгосрочным успехом, не вдаваясь в землю из-за мимолетных неотложных дел.

Что вы думаете о ловушке срочности? Использовали ли вы метод Эйзенхауэра для определения приоритетности своих задач? Напишите нам в Твиттере @reclaimai, чтобы поделиться своими мыслями! 👋

Матрица тайм-менеджмента Стивена Кови – Срочное против важного

Когда дело доходит до эффективности, матрица тайм-менеджмента Стивена Кови позволяет легко понять, что вам «нужно» делать со своим временем и
вниманием.

Кови — автор книги «Семь навыков высокоэффективных людей 9». 0006 и Сначала самое главное

Я столкнулся с этими принципами, когда изучал, что отличает высокопродуктивных

людей от всех остальных: как они могли быстро расставить приоритеты в своей работе
и добиться максимальной отдачи?
[ниндзя-всплывающее ID=6780][/ниндзя-всплывающее]
Вот изображение и краткий обзор.
В Квадранте 1 (вверху слева) у нас есть важные, срочные дела – предметы, с которыми нужно разобраться немедленно.
В Квадранте 2 (вверху справа) у нас есть важные, но не срочные дела – дела важные, но не требующие вашего немедленного внимания, и нужно запланировать на . Этот квадрант выделен, потому что Кови подчеркивает, что это квадрант, на котором мы должны сосредоточиться для долгосрочного достижения целей
В Квадранте 3 (внизу слева) у нас есть срочные, но неважные дела — предметы, которые следует свести к минимуму или исключить.

Это отстой времени, «плохое планирование с вашей стороны не является чрезвычайной ситуацией с моей стороны» разнообразие задач.
В квадранте 4 (нижний правый) у нас есть неважные, а также несрочные дела – дела, которые не нужно делать в ближайшее время, которые, возможно, практически не приносят пользы, а также следует свести к минимуму или исключить . Часто это тривиальная трата времени
В дополнение к текстовым примерам, я собираюсь немного развлечься и проиллюстрировать элементы из каждого квадранта в матрице тайм-менеджмента, используя один из моих любимых комиксов, XKCD.
Квадрант 4 – Несрочно и не важно
Очевидно, не срочно, не важно – и очевидная трата времени. К другим пожирателям времени относятся:
Бессмысленный просмотр веб-страниц
Слишком много просмотров телевизоров/каналов ради просмотра каналов

Квадрант 3 – Срочные и неважные
Мои любимые примеры, хотя я мог бы выбрать и больше –
Другие «срочные» задачи, которые практически не приносят пользы
Телефонные звонки не по теме
Письмо, на которое нужно ответить немедленно, иначе оно потеряет свою ценность («Хочешь пончиков? У меня есть пончики в офисе!»)
Квадрант 2 – Несрочное и важное
Ваше общее состояние здоровья – это то, что вы можете считать само собой разумеющимся сегодня, и вы можете не видеть срочности в его решении, но в долгосрочной перспективе мы знаем, что это имеет первостепенное значение.
В этот квадрант попадают и другие важные, но не срочные дела:
Упражнение
Обзор вашей карьеры
Поддержание отношений с семьей/друзьями
Квадрант 1 – Срочное и важное
Возможно, не совсем рационально, но, по крайней мере, ее приоритеты в порядке. Другие примеры:

Служба экстренной помощи
Реальные жесткие сроки для важных проектов
Что теперь?
Готовы взглянуть на свои задачи в матрице и узнать простой и легкий способ придать импульс правильному выполнению задач?
[ninja-popup ID=6780]Нажмите здесь, чтобы загрузить свою копию Time Matrix Maximizer[/ninja-popup].
Это бесплатное руководство в формате PDF, которое вы можете использовать, чтобы точно указать, какие задачи вы выполняете каждый день, а затем быстро набраться сил для решения наиболее важных задач. Самое приятное то, что это быстро — даже самые занятые из нас могут заставить это работать на себя в течение нескольких минут.
No related posts.