Важное несрочное неважное срочное: Матрица Эйзенхауэра: что это, как пользоваться, примеры

как отличить срочное от важного

  

 

Вы часто говорите себе: можно было бы добиться большего и в бизнесе, и в учебе, и в своих увлечениях, будь у меня поменьше дел? Действительно, мы заняты всегда, почти круглосуточно. Бесконечная суета отнимает все силы и при этом регулярно возникает ощущение, что из внимания ускользает что-то реально значимое и серьезное. Либо на важное остается совсем мало времени и уже не получается сделать это по-настоящему качественно.

Текст: Юлия Сонникова

 

На самом деле, существуют инструменты, которые помогают расставить приоритеты и успеть сделать важное. Один из них — матрица Эйзенхауэра: метод, проверенный многими успешными в своей жизни людьми. Руководители компаний используют ее для планирования и мониторинга собственной активности и активности своих подчиненных. Но она так проста и эффективна, что ее можно рекомендовать даже домохозяйке, создающей дизайн своей квартиры.

Потренировавшись несколько раз, вы будете почти автоматически «раскидывать» задачи на важные и срочные, на те, что можно сделать позже, и те, которые Должны занимать гораздо меньше вашего внимания. Если позволить себе пафосный слог, то матрица позволяет в рутине нескончаемых срочных дел не забыть про собственную жизненную миссию.

Конечно, каждый по-своему понимает и использует этот инструмент.

Ниже — один из вариантов эффективного использования матрицы. Читайте, пробуйте и успевайте все, что для вас важно!

 

Как построить:

Разбейте поле на 4 квадранта:

Задачи А «Срочно — Важно» (эдакий квадрант «Проснулся!» или «Пожар!»).

Задачи Б «Не срочно — Важно» (ключевой, основной рабочий квадрант, в котором не только достигаешь качественного результата, но и развиваешься, делегируешь, празднуешь успех и т. д.).

Задачи В «Срочно — Не важно» (это вся суета, которая и не наша часто, а делаем-таки, осознанно или потому что «так повелось»?).

Задачи Г «Не срочно — Не важно» (это вообще пустое: решать эти задачи — то же, что отвечать на откровенный спам).

 

Что «Важно»?

Организация, в которой мы работаем, определила эти задачи до нас и за нас. Это, собственно, те задачи, ради исполнения которых нас и пригласили работать в компанию: наши должностные обязанности, задачи, которые ставит нам непосредственный (административный) руководитель или руководитель проекта, в котором мы участвуем. Это не ваше личное понимание: важно это во вселенском масштабе или нет?

Все более прозаично: важно то, ради чего вас позвали на эту позицию. И если каждый будет выполнять эти задачи, всем будет счастье.

 

А что «Срочно»?

То, что имеет вполне определенный срок. Чаще всего срочно — когда срок уже оооочень близко.

 

Как выглядит Матрица?

 

 

 

Что можно сделать прямо сейчас?

 

Выполните простое упражнение:

1. Перечислите все цели и задачи, которые вы планируете выполнить. Список должен быть пронумерован.

2. Проранжируйте каждое дело по шкале от −5 до 5 в категориях «Срочность», «Важность» в таблице 1. Большие цели («Слонов») делите на отдельные задачи («Бифштексы») и присваивайте ранг «Срочность» и «Важность» каждому отдельному «бифштексу».

3. В таблице 2 распределите все дела по полю, исходя из рангов Срочности и Важности.

4. Определяйте приоритетность задач, двигаясь по полю от правого верхнего угла («Срочно — Важно») к левому нижнему углу («Не срочно — Не важно»).

5. Выполняйте согласно приоритетам.

6. Наслаждайтесь порядком и успехом. Ведь Успех — это еще и успеть.

Тайм-менеджмент. Способы управления личным временем.

Тайм-менеджмент. Способы управления личным временем. Автор: Вероника Кантеева, психолог фонда и детского онкоцентра Перми.

Сегодня не самая обычная тема, но, честно говоря, очень мне импонирующая. Я полна убеждения, что планирование снижает количество стресса вырабатываемого за день, а выстраивание долгосрочных целей придает вкус жизни и смысл будущему. И поэтому поговорим мы сегодня о способах планирования и управлении своим временем. Сейчас это называют красивым термином «тайм-менеджмент».

Тайм-менеджмент – подход к организации времени и повышении эффективности его использования. Существует немалое количество различных техник, способов и инструментов, которые могут помочь взять свою жизнь под контроль и научиться тратить свое время с пользой. Я постараюсь выделить несколько, которые применимы в бытовой, повседневной жизни и расскажу о них подробнее.

1. «Съесть лягушку». У нас у всех есть дела, которые мы откладываем на самый последний момент в силу большой их непривлекательности. Неприятные дела, «невкусные», например, такие как выпить горькую микстуру или совершить неприятный звонок. Автор данной методики мотивационный оратор Брайан Трейси. Суть метода заключается в том, чтобы сделать самое неприятное действие сразу. Не оттягивать на долго и не откладывать «в долгий ящик». «Съесть лягушку» с самого утра и освободить весь день от неприятного предвкушения.

2. «Временные блоки». Техника подходит тем, кто уже много-много раз пытался распланировать свой день и все равно все шло наперекосяк. Я очень часто слышу о том, что планировать нет никакого смысла, ведь столько факторов врывается в нашу жизнь и влияют на наше время, что соблюдать распорядок дня просто невозможно. Но на самом деле, проблема может заключаться в очень узких границах для каждого дела, и тогда есть смысл выстроить «временные блоки». Суть в том, чтобы на каждое дело дать не четкое конкретное время, а целый блок. Например: — готовка завтрака, завтрак – 09:00-10:30; 12:00-14:00 – составить список продуктов, сходить в магазин. И так для каждой задачи соизмеримо ее сложности, не отвлекаясь больше ни на что. Такие блоки можно вести на смартфоне или в компьютере, а также в ежедневнике.

3. «Кабан». Японский метод отслеживания и контроля продуктивности. На стене, в ежедневнике или приложениях, создаем три столбца: «Сделать»; «Делаю»; «Надо сделать». Очень интересно рисовать эти столбцы вместе со всей семьей – на большом ватмане или даже на специальной доске. На стикерах пишем дела и помещаем в соответствующий столбец. Сюда же можно записывать дела для всей семьи, поручения для детей, важные события. Очень интересно переклеивать стикер с поля «надо сделать» в «делается» и «сделано». Удобно составлять такой план на неделю и в конце разбирать, кто-что успел. Элемент игры поможет в формировании у ребенка любви к домашним делам.

4. Один из самых популярных методов «Матрица Эзенхауэра». Суть техники в том, чтобы научиться понимать на что мы тратим больше всего сил, и какие дела являются для нас наиболее необходимыми. Делим ватман на 4 квадрата: 2 квадрата вверху, 2 квадрата внизу. В каждом разделе-квадрате пишем: «Срочное/Важное»; «Несрочное/Важное»; «Срочное\Неважное»; «Несрочное\Неважное». Дела вписываем в каждый раздел согласно этим критериям. Удобнее дела писать также на стикерах и приклеивать в ячейки. Так ваша матрица станет более интерактивной и долговечной.

Каждый их представленных способов можно реализовывать со всей семьей, привлекая детей и супругов. Приучая себя к управлению своим временем и жизнью, мы приучаем этому своих детей. Игровой момент, принесенный в каждый из методов придаст азарта всей семьи и желание достигать результата. Например, можно вырезать лягушки из бумаги и написать на них самые неприятные дела – «прибрать в комнате», после того как ребенок выполнил задание, лягушку можно вернуть или выбросить. Техники «Временные блоки», «Кабан» и Матрица Эйзенхауэра» можно сделать публичными для семьи – таблицы делать большими и красивыми, повесить у кухни и вписывать задачи для всей семьи. В конце недели можно подводить итоги и «раздавать призы» — право выбрать фильм на вечер или маршрута прогулки.

Некоторые из перечисленных методов я стараюсь выполнять при планировании своего дня и недели. Сама я нахожу в этом большую ценность и важность, и очень люблю вести планеры. А вы планируете свое время?

Цените себя и свое время! Спасибо за внимание! Ваш психолог.

Напоминаем, что все родители наших подопечных могут получать консультации психолога абсолютно бесплатно. Просто напишите или позвоните нам.

суть, лучший метод расстановки приоритетов по критериям. Это поможет мне достичь моей цели

Предположим, вы вдумчиво подошли к формулировке цели, преодолели внутреннее сопротивление в виде страха и прокрастинаци, нашли отличную мотивацию для достижения результата. Вы деятельны и полны энергии! Однако, через какое-то время вы с удивлением замечаете, что честно и упорно отработав запланированные 8 – 12 часов, не можете точно определить,

• что же из намеченного уже сделано;
• какой промежуточный результат получен;
• насколько вы стали ближе к достижению цели, которую перед собой ставите.

Картина получается довольно удручающая: ваш день полон забот, вы все время чем-то заняты, а результат не становится ближе. Вместо удовлетворения от того, что удалось пройти еще несколько ступеней на пути к цели, вы ощущаете только усталость и разочарование.

«Проблема целеполагания»

В тайм-менеджменте такое явление носит название «проблемы целеполагания». Столкнувшись с ней, вы начинаете ощущать себя известным героем древнегреческого мифа – Сизифом, который обречен изо дня в день вкатывать на вершину горы огромный валун, срывающийся вниз в тот момент, когда цель достигнута. Такой неподъемный валун в вашем случае – это ворох ежедневных дел, объем которых не уменьшается, какие бы усилия вы не прилагали.

Расставьте приоритеты

Хотя проблема, с которой вы столкнулись, действительно серьезная и масштабная, решить ее вполне реально. Но с чего начать? Во-первых, перед тем, как начать действовать, необходимо разобраться, чего именно вы хотите достичь на данном этапе и ранжировать задачи в зависимости от их приоритетности.

Не начинайте работать над задачей прежде, чем точно определите, к какой цели и насколько продвигает вас ее выполнение.

Конечно, есть целая категория дел, выполнять которые можно хаотично, по принципу «обнаружил-сделал». По-своему это даже полезно: такая активность создает определенный настрой и помогает без проблем включиться в основную работу. К таким делам можно отнести, к примеру, бытовую «текучку»: помыть посуду, вытереть пыль, подмести пол и пр. Перечень таких ежедневных рутинных задач невелик, к тому же плюс их выполнения в том, что вы практически мгновенно видите результат своих усилий и после завершения испытываете не только чувство удовлетворения от проделанной работы, но и вполне осязаемый физический комфорт.

Однако если речь заходит о тех задачах, которые необходимо решить в ходе работы над масштабным проектом, список дел может стать практически «безразмерным». Хаотическая стратегия здесь не подойдет – ведь вы ограничены во времени для выполнения всего проекта. Значит, велик риск, решая массу второстепенных вопросов, просто не успеть сделать что-то действительно важное для достижения конечной цели. Поэтому прежде, чем хвататься за все сразу, выделите несколько минут для того, чтобы подумать.

Ранжируйте текущие задачи

Обдумать свои действия – идея хорошая, однако хочется сделать это не только эффективно, но и быстро. Для этой цели подойдет известный метод, который активно используется в тайм-менеджменте. Он известен как матрица Эйзенхауэра. В разных источниках предлагаются несколько различные способы использования этого метода. Нам представляется наиболее простым и рациональным тот, о котором пойдет речь далее. Он прекрасно показал себя как удобный инструмент для практического применения, поэтому с удовольствием делимся им с вами.

Матрица носит имя 34 президента Соединенных штатов Дуайта Эйзенхауэра, бывшего армейского генерала. Именно ему приписывают изобретение данного метода, но, скорее всего, заслуга Эйзенхауэра состоит в том, что в свое время он высказал мысль: «Не все срочные дела важны, и не все важные дела – срочные”. Цитата приобрела популярность и, безусловно, легла в основу идеи матрицы.

При помощи матрицы Эйзенхауэра вы сможете быстро произвести сортировку даже довольно длинного списка дел. Для этого запишите текущие задачи (лучше всего, используя методику GTD), а потом оцените каждую из них всего по двум критериям:

• Важно ли это? (да/нет)
• Срочно ли это? (да/нет)

В результате все ваши пункты списка, в зависимости от степени их важности/срочности можно будет поместить в один из 4 квадрантов Матрицы Эйзенхауэра, которая выглядит следующим образом:

Стоит заметить, что матрица в различных системах тайм-менеджмента имеет разные названия, равно как и интерпретация квадрантов может несколько различаться у разных авторов. Так, Стивен Кови, автор книги “7 навыков высокоэффективных людей ”, называет ее Urgency\Importance matrix. Подробные рекомендации по ее использованию он дает в своей работе. В других источниках этот метод называют наглядным вариантом «Правила 4D », о котором мы расскажем чуть позже.

Как работать с квадрантами

Матрица Эйзенхауэра имеет не только множество вариантов названий, но и немало трактовок того, как поступать с задачами, помещенными в каждый из квадрантов. Предлагаем подробнее остановиться на двух интерпретациях, причем первая из них представляется более удобной для повседневного использования.

Метод Do-Plan-Delegate-Eliminate

Собственно, название данного метода уже несет в себе информацию о том, как следует поступать с задачами, которые вы поместили в каждый из 4 квадрантов. Остановимся на этом несколько подробнее.

Квадрант 1: Срочное и важное

Это дела, которые требуют незамедлительных действий, иначе случится непоправимое: пожар, бага, которая может заблокировать релиз, или что-то подобное. Идеальный вариант – когда этот квадрант остается пустым. В него можно, в крайнем случае, помещать задачи из квадранта № 2, если непредвиденные обстоятельства вдруг потребовали их срочного решения.

Квадрант 2: Важное, но не срочное

Это квадрант для самых продуктивных задач. Их нет необходимости решать сию секунду, поэтому каждую можно разумно спланировать и качественно реализовать. Работая над реализацией задач из второго квадранта, вы и получите в итоге ту самую продуктивность, отсутствие которой приводило вас в отчаяние.

Чтобы еще более оптимизировать работу в рамках этого квадранта, можно ранжировать задачи, помещенные в него, по тому же принципу важности/срочности. Так вы сможете сначала уделить внимание более срочным и важным (не «горящим»!) задачам, а затем спокойно перейти к решению менее срочных и важных (но все же значимых для достижения цели) вопросов.

Квадрант 3: Не важное, но срочное

Дела из этого квадранта – это те самые отвлекающие факторы, которые нарушают спокойный ход рабочего процесса и мешают достижению конечной цели. Это долгие телефонные разговоры, бесплодные обсуждения, не имеющие конечной цели, необходимость отвлечься, чтобы помочь кому-то из коллег и пр. Такие дела рекомендуется по возможности перепоручать тому, кто вполне сможет справиться с ними вместо вас. Главная идея – не выполнять их самостоятельно. Вы можете делегировать их, либо вообще отказаться от их выполнения.

Квадрант 4: Не важное и не срочное

О делах, которые оказались в этом квадранте, можно просто забыть. Как правило, это какие-то ваши сиюминутные желания, не имеющие ничего общего с поставленными целями. Если такой квадрант окажется пустым – это идеальный вариант. Но даже если в нем окажутся какие-то задачи, которые вам все же хотелось бы выполнить, отложите решение этого вопроса на неопределнно-долгий срок и вернитесь к ним после того, как основная цель будет достигнута, а пока просто не стоит тратить на них силы и время.

Правило «4D»

Справедливости ради надо сказать, что правило «4D» в различных трактовках не обязательно описывает квадранты матрицы, о которой мы ведем речь. Но одна из них вполне соответствует их описаниям, приведенным выше, и ее можно применять при работе с квадрантами:

Do, Delegate, Defer, or Dump (Делай (срочно), Поручи (другим), Отложи (на время), Забрось).
Do, Decide, Delegate, Delete (Делай (сейчас), Решай (в какой последовательности делать), Поручи, Удали).

Главное достоинство описанного метода в том, что он позволяет быстро ранжировать любое количество задач. Кроме того, матрица

• Помогает визуально представить объем запланированных дел и степень их важности/срочности. Таким образом, вы получаете возможность эффективно использовать свое время.
• С ее помощью вы легко делите задачи на группы на основании всего 2 простых критериев. Если бы не это условие, то распределить задачи по квадрантам было бы намного сложнее.

Проверьте эффективность матрицы на практике

Использовать матрицу Эйзенхауэра можно не только для того, чтобы определить, решение каких именно задач приближает вас к намеченному результату, а каких – создает препятствия на пути к цели. Можно использовать этот метод и для оценки того, насколько вы эффективны в целом. Так, если все ваши задачи оказываются помещенными во второй квадрант, можно говорить о том, что вы достигли максимума эффективности.

Кроме того, разделение задач по квадрантам позволяет наглядно определить, куда именно уходит большая часть вашего времени и энергии, а также подскажет, каким путем повысить личную результативность. К примеру, всерьез задуматься над делегированием большинства задач другим членам команды или прекратить, наконец, тратить время и силы на дела, которым нашлось место в квадранте № 4.

Оптимизировать применение метода матрицы Эйзенхауэра можно с помощью приложений, которые уже существуют в различных вариантах: мобильных, веб- и десктоп-версиях. А для того, чтобы не совершать ошибок в постановке целей и определить рациональные пути их достижения, воспользуйтесь сервисом SmartProgress . С его помощью различными людьми уже воплощено более 35,000 целей. А вы определили свою цель?

Время чтения 6 минут

В данной статье мы рассмотрим, что представляет собой тайм-менеджмент, какие есть основные его методы и подробно опишем пример матрицы Эйзенхауэра. Данная матрица является наиболее распространенным способом распределения времени в любых сферах жизнедеятельности человека.

Матрица Эйзенхауэра – метод тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент – умение человека правильно распределить свое время на выполнение конкретных задач. Методов тайм-менеджмента существует огромное количество. Одним из самых популярных и распространенных способов осуществления тайм-менеджмента является метод Эйзенхауэра.

Дуайт Дэвид Эйзенхауэр является известным политическим и военным деятелем, родился Дэвид 14 октября 1890 года в Денисоне (штат Техас, Америка). Все его знают как 34-го президента Америки, который выделялся своими организаторскими и умственными способностями. Это позволило ему добиться больших успехов в жизни, стать примером для многих публичных людей. Дэвид считал, что наличие и выполнение ценных дел определяет человека как личность, способствует развитию во всех сферах и начинаниях.

С тех пор как я перестал быть президентом, мне гораздо реже удается выигрывать в гольф. © Дуайт Дэвид Эйзенхауэр

Будучи президентом, Дэвид был погружен в огромное количество дел, планов, задач. Он задумывался над тем, как можно четко и правильно распределить свое драгоценное время, чтобы все успеть. Осмыслив все свои планы на определенный период, он создал таблицу, где обозначил свои дела соответственно с их значимостью и срочностью. Позже его метод набрал особой популярности и стал называться матрица Эйзенхауэра. Выглядит она следующим образом.

• А квадрант Важные срочные дела;
• В квадрант Важные несрочные;
• С квадрант Неважные срочные;
• D квадрант Неважные несрочные.

Суть окна Эйзенхауэра состоит в расстановке приоритетов в деятельности. Человек должен разделить все свои планы по значимости и срочности, соотнести к определенной категории. Теперь подробно рассмотрим основные секторы или квадранты матрицы. Пример матрицы Эйзенхауэра рассмотрим чуть дальше в нашей статье.

Квадрант А

Сюда относятся важные неотложные дела, которые нельзя откладывать, поскольку это может привести к отрицательным последствиям. При идеальном раскладе, правильном распределении времени этот квадрат должен быть пустым. Человек должен во время выполнять важные задачи, чтобы они не ставали срочными.

Квадрант В

Здесь находятся важные несрочные дела. При своевременном выполнении планов этого сектора у человека набирается огромное количество ценных неотложных дел. Постепенное выполнение планов по степени значимости помогает приводить дела в порядок во время, без психологического и физического истощения организма.

Квадрант С

Неважные срочные дела, которые не являются значимыми в данный момент, но их нужно именно сейчас выполнить. Возможно, их выполнение является ценным для кого-то, но для вас они обычные без всякой ценности.

Квадрант D

К этому сектору Эйзенхауэр относил неважные несрочные дела, которые нужно выполнять, но они не являются сверхважными или неотложными. Их выполнение приносит человеку, несомненно, удовлетворение, но невыполнение их не грозит негативными последствиями.

Данные сектора мы рассмотрим более подробно, описав пример матрицы Эйзенхауэра.

Цели метода Эйзенхауэра

Метод Эйзенхауэра преследует несколько основных целей.

1. Развитие самоорганизации человека . Увидев все запланированное на несколько дней, человек активизируется, подключает все свои ресурсы для достижения результата, тем самым самоорганизовывается без чьей-либо помощи.
2. Качественное распределение задач повседневной жизни. Составив такую матрицу, каждый сможет увидеть значимые дела в конкретный период времени, будет стараться их выполнить, чтобы не было аврала.
3. Навыки успешного планирования . Таблица с четко расписанными планами помогает выделить определенное количество времени на каждую задачу, рассчитать это время правильно.

Составив пример матрицы Эйзенхауэра, мы сможем более глубоко проанализировать цели данной техники планирования.

Особенности выделения значимых задач с примерами

Как мы уже выяснили, матрица Эйзенхауэра состоит из четырех основных составляющих, к которым относятся наши дела по степени значимости и срочности в данный момент. Теперь с помощью примеров мы можем разобраться, какие дела могут быть неотложными, и как это определить самостоятельно. Пример матрицы Эйзенхауэра поможет полностью разобраться со значимыми и неотложными задачами в повседневной жизни.

Квадрант А (важные срочные дела)

Как мы упоминали, этот сектор в идеале должен быть пустым, человек должен успевать делать ценные дела во время, чтобы они не ставали срочными. Например, к «сектору А» мы можем отнести незапланированную операцию или неотложное совещание на работе. Значимые дела нужно выполнять вовремя, поскольку, когда они станут неотложными и ценными, могут возникнуть внезапные препятствия для их выполнения (резкое ухудшение здоровья, различные форс-мажорные обстоятельства). Возьмем ситуацию со сдачей экзамена. Это является важным, но не срочным. Если человек отложит подготовку на последний день, превратив его еще и в срочную задачу, то просто физически не успеет все сделать, его организм станет истощенным физически и психологически.

Квадрант В (важные несрочные дела)

Дела этого сектора могут подождать, но их невыполнение приведет к отрицательным последствиям. Особо ценные дела для того и выделяются, чтобы выполнить их во время. Сюда можно отнести задачи касательно собственного здоровья, личностного развития. Например, если вы во время пойдете к врачу на консультацию, необходимость операции не возникнет. Другой пример, если вы во время выучите английский язык, сможете получить новую хорошо оплачиваемую должность в скором времени.

Квадрант С (неважные срочные дела)

Данный сектор объединяет задачи, которые нужно выполнить в конкретный момент времени, но они не имеют для вас особой значимости. Чтобы определить важность планов самостоятельно, задайте себе вопрос: «Что будет, если я не сделаю это задание?». Если в итоге дело имеет отрицательное влияние на вас, значит оно действительно важное. Примером задач данного сектора может быть несущественный разговор с коллегой или другом, участие в соцопросе. Эти дела только отвлекают вас от важных дел. Например, если вы заняты ценным проектом на работе, вас могут отвлечь какие-либо другие указания начальства, звонок друга просто поболтать. Нужно непременно отложить эти задания, сосредоточившись на более важном, чтобы оно не стало срочным.

Квадрант D (неважные несрочные задачи)

Эти планы человек может осуществлять в свободное время, когда нет назначенных важных дел. Они приносят чувство удовлетворения собой, проделанным трудом. Например, вы решили убраться в своей библиотеке, сложить вещи в шкафу. Сюда также относятся компьютерные игры, зависание в социальных сетях. Данные вещи помогают вам успокоиться, но не стоит их ставить на первое место, проигнорировав тем самым значимые задачи.

Матрица Эйзенхауэра: пример

Попробуем на примере разобраться, как определить для себя важные срочные задачи с помощью матрицы Эйзенхауэра. Рассмотрим пример матрицы Эйзенхауэра.

Допустим, перед вами стоят следующие задачи на первое время:

• починить табуретку, чтобы не шаталась;
• обратиться к стоматологу с болью в зубах;
• подготовка к завтрашнему рабочему проекту;
• звонок коллеги с просьбой прислать отчет;
• незапланированное совещание у шефа;
• провести время в социальных сетях;
• овладение навыками английского языка для повышения квалификации.

Теперь попробуем структурировать названные задачи по мере их важности и срочности. Создаем свой пример матрицы Эйзенхауэра.

Квадрант А (важное срочное) :

• Подготовка к рабочему проекту;
• Незапланированное совещание у шефа.

Квадрант В (важное несрочное) :

• Обращение к врачу-стоматологу с зубной болью;
• Овладение навыками английского языка для повышения квалификации.

Квадрант С (неважное срочное) :

• Звонок коллеги с просьбой прислать отчет.

Квадрант D (неважное несрочное) :

• Починить табуретку, чтобы не шаталась;
• Провести время в социальных сетях.

Таким образом, осмыслив ценность своих предстоящих дел, вы с легкостью сможете разобраться с распределением приоритетов на данный момент времени. Не поленитесь выделить время для работы над собой, над переосмыслением своих планов и начинаний, это поможет вам сделать больше, чем вы думаете.

Один час работы над собой научит больше, чем один день объяснений. © Жан-Жак Руссо

Стоит отметить, что описанная нами техника распределения времени рассчитана на кратковременные цели, которые нужно достичь в ближайшее время. Она помогает структурировать дела повседневной жизни, очень полезна в любых сферах труда и жизнедеятельности. Данной техникой могут пользоваться как президенты, так школьники, поскольку она понятна для всех и проста в использовании.

Техника популярна благодаря внешней простоте использования, знать о ней полезно, попробовать стоит обязательно, поэтому давайте разбираться.

Дуайт Эйзенхауэр, генерал армии и 34-й президент США, вряд ли занимался теорией тайм-менеджмента и техниками эффективного использования времени. Но именно его фраза «Не все срочные дела важны и не все важные дела — срочные» наилучшим образом описывает принцип, положенный в основу метода, названного матрицей Эйзенхауэра.

Проблемы, которые помогает решить Матрица Эйзенхауэра

Иногда работаешь целый день не разгибаясь, успеваешь сделать кучу дел, буквально крутишься, как белка, а в результате — только усталость и никакого удовлетворения. Потому что не очень понятно, каким образом весь этот трудовой героизм приблизил тебя к поставленной цели.

В тайм-менеджменте это называется проблемой целеполагания, и ее последствия могут быть самыми разрушительными — жизнь превращается в изнурительный марафон с редкими передышками и непонятным результатом.

Важно понять — проблема не в том, что мы мало или плохо работаем, а в том, что перед началом любого дела не ставим правильно цели и не определяем приоритеты. Один из способов, который может помочь разобраться с этим, — использование матрицы Эйзенхауэра для быстрой сортировки задач по приоритету.

Суть матрицы Эйзенхауэра

Эта техника помогает быстро рассортировать список дел, даже если их много. Внешне все выглядит предельно просто — смотрим на список задач и по каждой отвечаем себе на два вопроса.

Берем лист бумаги и делим его на четыре части. Получаем четыре квадрата, в которые и заносим ответы на эти два вопроса.

Как выглядит матрица Эйзенхауэра

Квадрант A: важные и срочные дела

• Дела, невыполнение которых ставит под угрозу достижение цели.
• Задачи, которые необходимо решить, чтобы избежать больших затруднений в жизни.
• Вопросы здоровья.

Если вы — монстр эффективности, то этот квадрант будет у вас пустым: вы просто не доведете дела до попадания в «пожарный» сектор. Но вы не монстр эффективности (как и мы), поэтому такое вряд ли случится. Самое главное, чтобы дела там бывали нечасто и в небольшом количестве. Если там половина вашего списка задач — беда.

Паниковать, впрочем, не стоит. Чтобы этот квадрант пустовал, сначала нужно поработать над содержанием других секторов.

Квадрант B: важные, но не срочные дела

• Основная деятельность.

Здесь живут задачи, которым нужно уделять максимум внимания. Кто хорошо работает с этим квадрантом — того и ждет успех в достижении целей. Важные задачи, которые не горят, а значит, мы не делаем их в состоянии, близком к панике. Нет никаких препятствий, чтобы выполнить их максимально эффективно. Только не затягивайте — задачи из этого квадранта могут перейти в сектор&nbspА.

Квадрант C: срочные, но не важные дела

• Отвлекающие факторы.

Выполнение этих задач не помогает достичь цели, они мешают сосредоточиться на действительно важном, снижают эффективность и выматывают.

Коварный квадрант — есть риск спутать дела из этого сектора с делами квадранта А и получить неразбериху в приоритетах.

Квадрант D: не срочные и не важные дела

Парадоксальный квадрант, потому что тут живут дела:

• не несущие никакой пользы;
• наши любимые.

Прислушайтесь. Тут звучит наша любимая музыка, ждет удобное кресло и практически не требуется участие мозга.

Как применять матрицу Эйзенхауэра в тайм-менеджменте

В тайм-менеджменте много разных, порой не очень сочетающихся друг с другом методов и техник. И это не является недостатком, поскольку люди разные. То, что отлично подходит одному, не будет работать у другого. Поэтому неизбежно придется пробовать разные техники, выбирая подходящую.

34 президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр человеком был очень занятым. Чтобы успевать за день сделать больше, он создал собственный эффективный инструмент тайм-менеджмента, который сегодня называют Матрицей Эйзенхауэра или Матрицей приоритетов. В чем суть метода?

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Идея матрицы Эйзенхауэра состоит в том, чтобы научиться быстро отличать важные дела от второстепенных и тех, которые вообще не требуют внимания. Все текущие и запланированные дела Эйзенхауэр предложил разбивать на 4 категории по принципу срочности и важности. Для наглядности он нарисовал квадрат и разделил его на 4 поля. Каждое из полей вмещало в себя список дел:

• 1 поле: Важные и безотлагательные дела;
• 2 поле: Важные, но не очень срочные дела;
• 3 поле: Не важные, но срочные дела;
• 4 поле: Не важные и не срочные дела.

Как работать с квадратом Эйзенхауэра?

Рассмотрим квадрат Эйзенхауэра более подробно:

1. Важные и безотлагательные дела. Что бы вы отнесли в эту категорию? Какое количество срочных и важных дел могли бы записать в этот квадрат? Фокус состоит в том, что планирование по Эйзенхауэру только тогда можно назвать эффективным, когда самый первый квадрат оказывается всегда чистым, без единой записи. Если у вас есть список дел, которые вы можете отнести в данное поле матрицы, значит, что-то мешает вашей продуктивной работе: лень, отсутствие самодисциплины, неумение правильно расставить преоритеты и т. д. Все это приводит к появлению авралов, что плохо сказывается на психическом и физическом состоянии человека.
2. Важные, но не очень срочные дела. Эйзенхауэр, создавая свою систему тайм менеджмента, был уверен, что именно данная категория является самой важной. Своевременно поместить сюда задачу и взяться за ее исполнение — означает возможность посвятить решению задачи столько времени, сколько необходимо. Так, например, своевременное обращение к врачу предупредит заболевание, а написание студенческой дипломной работы чуть раньше сроков оставит возможность для исправления ошибок.
3. Не очень важные, но срочные дела. Это поле матрицы Эзенхауэра предназначено для размещения сюда дел, которые мешают эффективной работе и потому требуют немедленного устранения. Например, починка поломки компьютера, помощь теще в перевозке мебели на дачу и т. д.
4. Не срочные и не важные дела. В матрице приоритетов есть место и для дел, которые мы выполняем ежедневно для того, чтобы отвлечься от работы.

   Это долгие разговоры по телефону, просмотр сериалов, френд-ленты, написание писем и т. д. То есть, все те дела, которые являются приятными, но не обязательными. Эйзенхауэр, говоря о приоритетах, называл подобные занятиями «пожирателями времени», которые негативно влияют на продуктивность работы.

Работать с квадратом Эйзенхауэра будет удобнее, если:

• Расставить в каждом поле задачи по степени важности, пронумеровав их латинскими буквами или цифрами. Браться стоит сначала за более срочные и важные дела;
• Сосредоточиться в основном на делах из квадрата 2. Если дела из списка не очень срочных, но важных попадут в квадрат важных и срочных дел — не страшно. Главное, чтобы подобное перемещение не стало тенденцией;
• Определить для себя долгосрочные цели и пошагово расписать задачи для их достижения. Задачи распределить по квадратам;
• Не отвлекаться от выполняемой в данный момент задачи на перекуры, просмотр почты и другие дела.

Таким образом, матрица, созданная президентом Эйзенхауэром — это действенный инструмент тайм-менеджмента, который успешно применяется на практике уже более полувека.

Похожие статьи

Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов

Существует мнение, что этот метод исполь­зовал генерал Дуайт Эйзенхауэр.

Он соста­вил матрицу классификации дел, которую использовал для более эффективной орга­низации своего времени, и она помогла ему добиться успеха — стать президентом США.

Все дела, согласно матрице Эйзенхауэра, по важности и срочности можно разделить на четыре категории

Рассмотрим подробнее каждую из этих категорий.

А. Важные и срочные . Дела этой категории необходимо сделать немедленно. Самое подходящее слово для них — «аврал».

Завтра экзамен, а билеты еще не выучены, и приходится в спеш­ном порядке доучивать то, что откладывалось в течение долгого времени на потом.

«Жить надо так, чтобы важные дела не превращались в срочные».

В. Важные и несрочные . Дела этой категории — самые «обиженные», им мы уделяем меньше всего внимания, ведь они несрочные! «Время терпит», — думаем мы про такие дела и откладываем их в долгий ящик. «Экзамен так далеко, целый семестр впереди, можно пока не думать

о подготовке… Ну, до экзамена еще месяц, успею все выучить… Еще целая неделя впереди, время есть…» И постепенно из-за нашего пренебреже­ния делами категории В они превращаются в дела категории А. И вот уже последняя ночь перед экзаменом, а мы лихорадочно пытаемся запом­нить хоть что-то, и в голове крутится: «Эх, надо было раньше начать гото­виться!» Чтобы избежать подобного сценария событий в своей жизни, к делам категории В нужно подходить как к инвестициям, которые необхо­димо делать сегодня, чтобы получить прибыль завтра.

С. Неважные и срочные . Хитрые дела, которые любят «прикидываться важными». Они ловко маскируются под дела категории А , и им часто уда­ется нас провести: человеку свойственно путать важность и срочность, чем и пользуются задачи категории С. Именно эти дела создают атмосферу суеты, суматохи и вечной спешки, но почему-то такое положение дел зача­стую считается показателем активной работы. А ведь еще в начале XX в. классик научной организации труда Ф. Тейлор заметил, что хорошо орга­низованное предприятие — то, где никто никуда не бежит, не суетится, а все дела делаются неторопливо, но в срок и качественно. Посмотрите внимательно на свою личную корпорацию «Я». Как обстоят дела у вас?

Д. Неважные и несрочные («мусорная корзина»). К делам подобного типа относятся наши поглотители времени. Они часто приятны и интересны, поэтому мы предпочитаем тратить на них лучшие часы, а потом не можем вспомнить, куда пропало столько времени? «Финансировать» такие дела нужно по остаточному принципу, иначе они «съедят» весь бюд­жет нашего времени. Если следовать этому принципу, из поглотителей они вполне могут превратиться в наших помощников.

Взять за правило: «Напишу реферат по экономике, сделаю задание по тайм-менеджменту, и если останется свободное время, поиграю час

в компьютерную игру», и четко ему следовать. Тогда и важное дело будет сделано, и на развлечения время останется.

Преимущества матрицы Эйзенхауэра:

— проста в использовании;

— позволяет уменьшить число неважных дел;

— помогает быстро определить приоритетные задачи и дела.

Матрица управления временем Стивена Кови

Стивен Кови был одним из немногих людей планеты, кто знал, как правильно распорядиться каждой минутой времени.

Кови работал над авторской системой тайм-менеджмента в течение нескольких лет, вложив в неё весь практический опыт, что он накопил за сотни, а может быть и тысячи, консультаций бизнесменов и просто деловых людей, кто мечтает выжимать из времени всё. До самой последней капли.

Стивен написал несколько книг по продуктивности. Самая известная «Семь навыков высокоэффективных людей» . В ней описываются привычки, которых нужно придерживаться, чтобы стать более результативным.

Коротко о каждой из привычек:

1. Будьте проактивны. Изменяйте мир вокруг себя, чтобы создать комфортную среду для достижения целей, самореализации и созидания. Не обращайте внимание на факторы, которые неподвластны вам, например, политика
2. Начинайте действовать, представляя конечную цель. Любые ваши действия должны быть направлены на достижение этой цели
3. Составьте матрицу управления временем и отдавайте приоритет важным и одновременно с этим несрочным делам
4. Действуйте исходя из стратегии Win-Win (выиграл-выиграл).

   В любой проблеме всегда 2 стороны (участника). Думайте, как решить её одновременно и наиболее выгодно для всех

5. Сначала стремитесь понять человека, быть понятым — это дело второй важности. Развивайте эмпатическое слушание — принятие от человека эмоций, чувств, а не только слов. И не забывайте отдавать свои
6. Стремитесь поймать синергетический эффект. Синергия означает, что целое всегда больше составляющих его частей. Эффект появляется при работе над трудными задачами, а также при работе в команде
7. Затачивайте пилу. Постоянно улучшайте навыки планирования, коммуникации и эмпатии (сопереживания)

Самый интересный и необычный пункт из вышеперечисленных — это третий пункт: «Матрица времени».

Что такое матрица управления временем и как с ней работать

Матрица — это шаблон, по которому можно определять очерёдность выполнения задач .

Физически матрица представляет собой квадрат, разделённый на 4 более мелких квадрата. По горизонтали измеряется срочность , а по вертикали — важность .

Любое новое дело нужно соотносить с одним из квадратов и в зависимости от выбранного квадрата предпринимать конкретное действие, например, сразу браться за выполнение или откладывать на потом.

Варианты действий с делами

Матрица управления временем Стивена Кови предполагает 4 варианта развития действий.

Если дело срочное и важное , его нужно сделать прямо сейчас. Доля таких дел может доходить до 40-50%. Кови утверждает, что срочные и важные задачи слабо способствуют достижению ваших главных целей. Наличие большого количества таких дел прежде всего говорит об аврале, следовательно, о неправильной организации рабочего времени и низкой личной продуктивности.

Если дело несрочное и важное , то для его выполнения нужно выделить максимальное количество времени, внимания и ресурсов. Именно эти дела приводят вас к поставленным целям, а значит польза от выполнения является максимальной.

Если дело срочное и неважное , нужно его делегировать (поручить). Постарайтесь найти исполнителя, для которого это задание является важным. Таким образом вы сэкономите собственное время.

Если дело несрочное и неважное — не выполняйте его. Иногда психологически трудно отказаться от выполнения, потому как в сознании уже укрепилась мысль, что задачу необходимо завершить. Если же у вас не получается проявить силу воли и перебороть себя — поместите дело в отдельный список «Сделать когда-нибудь».

Как управляться с большим количеством дел, используя матрицу

Скорее всего, вы очень занятой человек и количество ваших дел измеряется десятками.

Пытаться держать их в голове или выписывать на бумагу — контрпродуктивно.

Представляем вам ЛидерТаск — специализированную программу для разбора дел. ЛидерТаск поддерживает методику управления временем Стивен Кови.

Создайте в программе 4 папки (проекта) для работы по матрице времени:

Начинайте наполнять их задачами:

Попробуйте ЛидерТаск для работы по матрице управления временем Кови.

Скачать ЛидерТаск

Матрица Эйзенхауэра (носящая имя 34-го президента США, придумавшего ее) — один из методов тайм-менеджмента для определения приоритетов дел дня. Выглядит матрица как четыре квадрата, которые получаются при пересечении осей «Важно — Неважно» по горизонтали и «Срочно — не Срочно» по вертикали.

Как использовать эту матрицу? Просто распределите туда свои дела (например, дела дня) в соответствии с их важностью и срочностью.

Важные и срочные дела — те, которые очень важны и не терпят отлагательства. Без них все порушится, и сделать их завтра — будет уже поздно. Эти дела нужно делать сегодня, в первую очередь — и обязательно. Примеры важных и срочных дел: выполнение задачи по проекту, срок сдачи которой вот-вот наступит; внеплановый поход к дантисту, травматологу или другому специалисту; срочный телефонный звонок клиенту или контрагенту. В теории квадрат важных и срочных дел должен быть пустым, но на практике иногда у каждого человека бывают важные и срочные дела, часть из них порождается ленью, часть — недостатком профессионализма, а часть — форс-мажорами.

Важные, но не срочные дела — это то важное, что срочным станет в скором времени. Если вы не планируете этого дожидаться и устраивать себе ненужную гонку, то обратите на эти дела самое пристальное внимание. Примеры таких дел: текущая (плановая) работа по вашим проектам; планирование новых проектов; оценка полученных результатов по проектам.

Дела не важные, но срочные. Как правило, в этот квадрат попадают дела никак не приближающие вас к цели, какой бы она ни была, это дела, которые надо делать, но исключительно для того, чтобы их делать. Поздравить с днем рождения (оказывается, Вася родился именно сегодня), неожиданный приход гостей и другие не запланированные, навязанные встречи, от которых нельзя отказаться. Если из этого можете что-то делегировать, кому-то поручить — сделайте это обязательно.

Не важные и не срочные дела — это самая противная категория дел. Они не важны, они не срочны, но именно их хочется делать. Это ваши пожиратели времени — чтение глянцевых журналов, компьютерные игры, просмотр телепрограмм и интернет-серфинг.

Важно: многие начинают заниматься фигней, когда просто устают. Когда хочется-хочется. Так вот, это ошибочное решение. Правильно — запланировать качественный отдых (это категория Важно, но не срочно) и отдохнуть качественно, а не заниматься фигней.

Итого — как инструмент, матрица Эйзенхауэра работает и, более того, хорошо организует, если ей следовать. Можете собой гордиться, если квадрат «Важно и Срочно» будет у вас чаще пустым: а это вполне реально, если вы чаще будете заниматься делами квадрата «Важно, но не Срочно». Так работают профессионалы!

Вам будет полезно определить насколько эффективно вы проводите свое время, умеете ли Вы устанавливать приоритеты и делегировать обязанности.

Выпишите из Вашего еженедельника/дневника план одного дня. Что Вы сделали, какие задачи
решили, с кем встречались, кто Вам мешал работать, сколько на это ушло времени? Распределите сделанное по четырем квадрантам Матрицы Эйзенхауэра с указанием затраченного времени.

Подсчитайте, как распределилось время по четырем квадрантам?

Обработка результатов.

Квадрант I — те дела, которые требуют немедленного решения. Они и срочные, и важные, и так
и кричат о себе: «Сделай! Прими решение! Ответь на письмо! Совещание! Приготовь доклад!».

Что Вы получили?
Если квадрант I непропорционально разросся, это значит, что сроки и даты управляют Вами, а не Вы своей жизнью. Может, Вы просто дотянули все дела до последнего предела? Ведь очень может быть, что дела квадранта II, которые тоже важные, но не срочные, стали срочными, поскольку Вы не успели их выполнить в установленные сроки? У Вас отсутствует стратегический подход к проблеме. Менеджер, да и просто человек, попавший в такую ситуацию, находится под ежедневным дамокловым мечом стресса, вызванного непреходящей кризисной ситуацией. У Вас нет ни времени, ни сил обдумать перспективные планы, подготовить предложения о новом продукте, Ваши друзья, отношениями с которыми Вы так дорожите, забыли, как Вы выглядите. Вы догоняете уходящий поезд, и в один прекрасный момент окажетесь на пустом перроне с разрывом сердца.

Почему?
Вы неправильно расставили приоритеты, не умеете делегировать обязанности, не доверяете
своим сотрудникам, тянете все нагрузки на себе. При таком положении вещей Вам трудно рас-
считывать на повышение, т.к. у Вас нет мнения, видения будущего компании, Вы целиком заняты
важными проблемами сегодняшнего дня.

Что делать?
Научиться делегировать обязанности, воспитывать себе заместителя, дублера, если хотите, который заменит Вас при необходимости. Подготовить лист обязанностей, которые Ваши сотрудники могут выполнять вместо Вас. Пересмотреть лист приоритетов. Перенести центр тяжести Вашей деятельности в квадрант II.

Золотое правило: Кризис легче предотвратить, чем разрешать.

Квадрант II. Важно, но не срочно — прекрасная философия! Если Вам удалось так распределить время, что квадрант II оказался наиболее заполненным делами, Вас можно искренне поздравить!

Что Вы получили?
Вы прекрасно умеете «отделять зерна от плевел», концентрируетесь на главном, имеете свой взгляд на все, поскольку у Вас достаточно времени спокойно поразмыслить о текущих и будущих проектах. У Вас хорошие деловые отношения с Вашими коллегами, Вам есть к кому обратиться с вопросом и за консультацией, если это потребуется.

Почему?
Ваша система установления приоритетов хорошо подходит для Вашей конкретной деятельности.
Вы умеете делегировать обязанности и не тратитевремя на решение чужих проблем.

Квадрант III. Неважно, однако срочно? Несущественные мелочи, краткосрочные цели, сиюминутные интересы и проблемы.

Что Вы получили?
Вам не кажется, что Вами затыкают все дыры? Или Вы это так сами устроили? Почему Вы выполняете самую неважную часть работы? Кто за Вас делает все остальное?

Если к тому же второе место по затраченному времени в Вашей матрице занимает квадрант IV, то Вы первый кандидат на увольнение.

Почему?
В силу каких-то причин Вы изо всех своих должностных обязанностей выбрали только неважные. Причем Вы сами определили, что для Вас является основным делом, и что — суета сует. Если Вы сами признаете, что тратите время на выполнение неважных задач, то почему Вы так поступаете? У Вас нет ни четких целей, ни планов, как на ближайшее время, так и на долгосрочную перспективу. Это похоже на саботаж, причем пострадаете от него прежде всего Вы сами.

Что делать?
Если Вы собираетесь поискать себе другое место работы, подумайте вначале, на какую рекомендацию от Вашего теперешнего руководства Вы можете рассчитывать при таком трудовом энтузиазме? Наверное, целесообразнее привести в порядок дела на настоящем месте работы, чтобы Ваш начальник отпускал Вас со слезами на глазах и обещанием принять, как только Вы захотите вернуться назад. Для этого необходимо «просто» перенести центр тяжести Ваших дел в квадрант II, стать незаменимым и действительно нужным сотрудником. Для этого надо немедленно пересмотреть лист приоритетов, графики выполнения задач, освоить все техники экономии времени. Вам отступать некуда, Вы в кризисе, который может закончиться плачевно!

Квадрант IV. Неважные и несрочные дела. За что Вам платят зарплату? Вам не жаль тратить
свою жизнь на выполнение никчемных дел? Комментарии излишни.

«Срочные дела, как правило, не самые важные,
а важные — не самые срочные».
Д. Эйзенхауэр

Предварительный анализ Вашей Матрицы Эйзенхауэра показал, что люди, стремящиеся и добивающиеся успеха, избегают заниматься делами из квадрантов III и IV.

Если большинство Ваших дел оказались в квадрантах I и III, Вам полезно ознакомиться с заметкой: Квадранты I и III

Не потеряйте. Подпишитесь и получите ссылку на статью себе на почту.

В нескончаемом потоке повседневных дел с лёгкостью можно запутаться, ведь с каждым днём их становится всё больше. Незавершённые вчерашние дела становятся сегодняшними, а то, что мы не успели сделать сегодня, автоматически перекладывается на завтрашний день. В итоге всяческих дел может накопиться столько, что потом не разберёшь: что сделано, что в процессе, а что ещё только дожидается своего часа.

Такие или подробные ситуации зачастую происходят у людей, которые не уделяют должного внимания процессу планирования своей деятельности. Естественно, ведь навыкам не учат в школе, а многие родители и прочие люди, выступающие в процессе нашего развития в роли воспитателей, нередко и сами толком не умеют планировать свою деятельность, хотя в этом и нет совсем ничего сложного. Просто должного внимания этому как-то не уделяется.

Однако на сегодняшний день существует немало отличных техник планирования, позволяющих научиться рационально использовать свой временной ресурс и извлекать из этого процесса максимальную выгоду для себя. Но в этой статье мы не будем рассматривать все эти техники, а приведём в пример лишь одну, которая отличается своей простотой и эффективностью. Эта техника называется «матрицей Эйзенхауэра».

Матрица Эйзенхауэра — это один из самых популярных инструментов тайм-менеджмента, который используется множеством людей по всему миру: от обычных работников по найму и менеджеров среднего звена до руководителей крупных фирм и известных на весь мир корпораций. Основоположником этой матрицы является 34-й президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Как несложно догадаться, этот человек был очень занят и должен был выполнять множество всевозможных дел, связанных со своей деятельностью. По этой причине он занимался оптимизацией своего рабочего графика и списка выполняемых задач. Итогом его изысканий и стала рассматриваемая нами матрица.

Смысл матрицы Эйзенхауэра заключается, главным образом, в том, чтобы научиться грамотно распределять все свои дела, отличать важное от срочного, не срочное от наименее важного, а также по максимуму сокращать время на занятие любыми делами, выполнение которых не даёт никаких существенных результатов. Давайте же поговорим о том, как всё это работает на практике.

Суть матрицы Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра представляет собой четыре квадранта, основанием которых служат две оси — это ось важности (по вертикали) и ось срочности (по горизонтали). В итоге получается, что каждый квадрант отличается своими качественными показателями. В каждый из квадрантов записываются все задачи и дела, благодаря чему образуется предельно ясная и объективная картина того, чем следует заняться в первую очередь, чем – во вторую, а чем вообще заниматься не стоит. Всё это довольно просто, но дать несколько пояснений лишним не будет в любом случае.

Квадрант A: важные и срочные дела

При идеальном планировании этот квадрант матрицы должен оставаться пустым, т.к. появление важных и срочных дел является показателем неорганизованности и допущения завала. Эта часть графика заполняется у многих людей из-за присущей им лени и неправильной расстановки приоритетов. Естественно, временами подобные дела могут появляться у каждого человека, но если это происходит ежедневно, то самое время обратить внимание на .

Итак, появления дел в квадранте A следует избегать. А для этого необходимо лишь вовремя выполнять пункты остальных квадрантов. Но если в первый квадрант что-то всё же и стоит вписывать, то это:

• Дела, невыполнение которых отрицательно сказывается на достижении поставленных целей
• Дела, невыполнение которых может стать причиной затруднений и неприятностей
• Дела, которые имеют отношение к здоровью

Важно также помнить о том, что существует такое понятие как «делегирование». Это означает, что при появлении в вашем квадранте A дел, которые можно кому-либо перепоручить, этой возможностью следует непременно воспользоваться для того чтобы как можно быстрее урегулировать другие важные и срочные дела.

Квадрант B: важные, но не срочные дела

Второй квадрант заслуживает наибольшего внимания, т.к. дела, находящиеся именно в нём, являются наиболее приоритетными и перспективными, и именно из них должны состоять повседневные задачи любого человека. Замечено, что люди, которые занимаются преимущественно делами этого квадранта, достигают в жизни наибольших успехов, продвигаются по службе, зарабатывают больше денег, имеют достаточно свободного времени и живут счастливой и насыщенной жизнью.

Обратите внимание также и на то, что отсутствие срочности позволяет подходить к решению любых задач более обдуманно и конструктивно, а это в свою очередь позволяет человеку раскрывать свой потенциал в полной мере, самостоятельно продумывать все нюансы своей деятельности и управлять временными рамками своих дел. Но здесь, помимо всего прочего, нужно помнить, что дела, находящиеся в квадранте B, если их не выполнять своевременно, могут с лёгкостью попасть в квадрант A, став ещё более важными и требующими скорейшего выполнения.

Опытные специалисты по тайм-менеджменту рекомендуют включать в квадрант B все текущие дела, связанные с основной деятельностью, планирование и анализ работы, учебные и , соблюдение оптимального графика и . Т.е. всё то, из чего состоит наша обычная повседневность.

Квадрант C: срочные, но не важные дела

Дела, которые находятся в этом квадранте, по большей части являются отвлекающими и нисколько не приближающими человека к намеченным результатам. Нередко они просто мешают сосредоточению на действительно важных задачах и снижают эффективность. Главное при работе с матрицей – не перепутать срочные дела из квадранта C со срочными делами из квадранта A. Иначе образуется неразбериха и то, что должно быть выполнено в первую очередь, остаётся на втором плане. Всегда помните о своих и учитесь отличать важное от второстепенного.

К делам квадранта C можно отнести, к примеру, навязанные кем-либо со стороны встречи или переговоры, празднования дней рождения не очень близких людей, внезапно возникшие хлопоты по дому, устранение не жизненно важных, но требующих внимания отвлекающих факторов (разбилась ваза, сломалась микроволновая печь, перегорела лампочка и т.п.), а также другие всевозможные дела, которые не продвигают вас вперёд, а только тормозят.

Квадрант D: не срочные и не важные дела

Задачи, относящиеся к последнему квадранту, не приносят совсем никакой пользы. Во многих случаях полезно не только заниматься ими в последнюю очередь, но и не заниматься ими вообще. Хотя знать о них непременно нужно, т.к. именно они являются «пожирателями времени».

Интересна и ещё одна особенность дел из данной группы: они являются очень привлекательными для многих людей – эти дела просты в выполнении и доставляют удовольствие, позволяют расслабиться и приятно провести время. Поэтому и противостоять соблазну ими позаниматься бывает довольно проблематично. Но делать это непременно нужно.

В квадрант D можно записать такие дела как разговоры по телефону с друзьями о чём-то несущественном, ненужная переписка или времяпрепровождение в соцсетях, просмотр сериалов и различных «отупляющих» телепередач, компьютерные игры и т.п. Конечно, отдыхать и как-то развлекать себя периодически должен каждый человек, но для этого существуют и более интересные и развивающие способы: чтение , посещение спортзалов и бассейнов, поездки на природу и т.п. Если же полностью избавить себя от занятия делами из квадранта D не удаётся или не хочется, то нужно отложить их выполнение хотя бы до того момента, когда дела из квадрантов B и C будут выполнены, а время, которое будет уделяться делам квадранта D, должно быть сведено к минимуму. Здесь будет уместна всем известная пословица: «Делу время, потехе — час».

Как только вы освоите матрицу Эйзенхауэра и научитесь грамотно распределять внутри неё свои дела, вы заметите, что у вас появилось довольного много нового свободного времени, вы успеваете всё делать своевременно и без спешки, все ваши дела в порядке, цели достигаются одна за другой, а сами вы практически всегда находитесь в хорошем настроении и бодром расположении духа. Всё дело в организованности и собранности. Наверное, вы и сами время от времени замечаете, что неорганизованные люди всегда находятся в круговороте каких-то непонятных дел, они всё время заняты чем-то бестолковым, но «очень важным», они выглядят уставшими и раздражёнными. Отличительных особенностей можно привести множество. Но важно не это, а то, что если мы с вами не хотим иметь подобных результатов, то и действовать мы должны иначе. А именно: мы должны быть организованными, чётко понимать, чем и когда нам нужно заниматься, и для чего мы всё это делаем. И матрица Эйзенхауэра для этого отлично подходит.

Мы желаем вам удачи и успешного овладения новым навыком!

Планирование с помощью квадрата Эйзенхауэра. Блог ManGO! Games

«Срочные дела, как правило, не самые важные, а важные — не самые срочные», — сказал Дуайт Дэвид Эйзенхауэр, 34-й президент США, автор матрицы Эйзенхауэра. Матрица (или таблица) Эйзенхауэра – один из самых популярных инструментов планирования. Ее знание и применение может заменить или дополнить корпоративные тренинги по тайм-менеджменту, а ее постоянное использование способно круто изменить вашу жизнь.

Матрица Эйзенхауэра удобна и универсальна. Ею могут пользоваться и простые рабочие, и главы компаний, и домохозяйки.

Дэвид Эйзенхауэр был очень занятым человеком, поэтому начал искать пути оптимизации своего времени. Популярная сегодня таблица – успешный результат его поисков.

Планирование и приоритеты

Суть инструмента – в распределении всех дел на важные, срочные, менее важные и менее срочные. Все очень просто. В этом материале разберемся, как именно это работает на практике.

Во многих компаниях проводят корпоративные тренинги по тайм-менеджменту, существует много бизнес тренингов по образованию полезных привычек, помогающих нам быть более собранными и организованными, мы не раз писали о планировании своего дня – каждый в результате полученной информации выбирает свой оптимальный способ все успевать. Для многих таким способом стала матрица Эйзенхауэра.

Как устроен день человека, который не занимается планированием? Времени не хватает, постоянно появляются срочные задачи, на них уходит время, а они наваливаются и наваливаются. Целыми днями мы тушим пожары и «закрывает текучку», а на самые важные дела, те, которые способны продвинуть нас вперед, поднять над самими собой, времени не остается. Нас затягивает рутина. Так происходит с каждым, кто не занимается планированием и не умеет расставлять приоритеты.

Именно важные дела ведут нас к прорывам, но мы занимаемся срочными. Есть срочные важные, есть срочные неважные, но это не сразу понимаешь – все, что срочно, кажется важным.

Инструмент, о котором мы поговорим, отвечает за ключевое для успеха – за планирование и приоритеты. Планирование помогает упорядочить каждый наш день, а приоритеты – быстрее приближаться к цели за счет выполнения задач в оптимальном порядке.  

Путь к цели

От грамотного планирования эффективность повышается в разы. Только представьте: два человека потратили одинаковое время на работу, одинаково старались и выполняли каждую задачу на совесть, одинаково вложили силы и время, а в результате один оказался более эффективным, чем второй. Почему? Везение? Нет, приоритеты. Один делал прежде всего самые приоритетные дела.

Дело не только в упорстве и в прилежном отношении, важен порядок выполнения задач. Вот и весь секрет более быстрого пути к цели.

Люди приходят к этому по-разному. Узнают от успешных близких, во время мастер-классов по планированию в рамках корпоративного образования, читая мотивирующие книги об успехе, на бизнес тренингах компании по эффективности. В одной из самых популярных бизнес-книг, С. Кови о 7 навыках, в качестве хорошего совета было подробно рассказано, как пользоваться матрицей Эйзенхауэра. Благодаря этому инструмент стал известен и популярен во всем мире.

Методика

Метод предназначен для планирования своего дня. Поделите лист на четыре части. Каждая – для списка дел одной из категорий.

1. Несрочные важные.
2. Срочные важные.
3. Срочные неважные.
4. Несрочные неважные.

В первую очередь нужно сделать срочное и важное, а в последнюю – несрочное и неважное.

Важность задач зависит от ваших жизненных целей, поэтому нужно найти время и упорядочить личные цели и приоритеты. 

Распределив все дела на четыре категории, нужно понять, что делать в первую очередь, что дальше, а что вообще можно не делать.

Правила просты:

• Обязательно выполняем дела несрочные, но важные. Для них находим место в расписании. Если вы будете их выполнять, со временем станете тем человеком, которым хотели бы стать.
• Старайтесь организовать свою жизнь и работу так, чтобы было как можно меньше дел срочных и важных, так называемых пожаров. Они занимают массу времени и нервов, отвлекают от других дел и обычно случаются из-за неправильного планирования.
• От неважных и не срочных дел лучше отказаться совсем.
• Срочные неважные дела лучше всего поручить другим людям, или службам и сервисам.

Корпоративные бизнес тренинги по тайм-менеджменту часто включены в программы корпоративного образования, они будут полезными для приобретения навыков производительности. Самое главное при высокой производительности – идти в нужном направлении, чтобы не получилось быстрое и эффективное движение в пункт, который нам не нужен.

Когда стоит применять квадрат Эйзенхауэра?

Когда у вас появляется ощущение, что обязанностей больше, чем возможностей их выполнять, когда рабочие дела начинают сливаться с личными, когда вы замечаете, что тревожность нарастает – необходим грамотный тайм-менеджмент.

Матрица Эйзенхауэра – один из инструментов планирования, очень действенный и популярный, стоит попробовать его использовать. Обучить пользоваться матрицей вас могут на мастер-классе в рамках корпоративного образования или на бизнес-тренинге по тайм-менеджменту, организованному компанией.

В чем разница между важными и срочными задачами

При работе с матрицей может возникнуть вопрос: чем отличаются важные задачи от срочных? Чтобы определить, важная ли задача, можно задать себе вопрос: пострадает ли проект, если эту задачу не выполнить? От невыполнения важных задач страдает проект в долгосрочной перспективе, кроме того, от их невыполнения зависит работа других людей.

Часто срочными становятся задачи, не выполненные в срок или которые мы не начали делать в срок. Если все делать своевременно, срочных задач будет все меньше. Если опаздываете, лучше извинитесь и переназначьте задачу на другой день.

Как работать с матрицей

Квадрат срочных и важных задач можно назвать СДЕЛАТЬ. Сюда относятся самые приоритетные задачи, связанные со здоровьем, решением кризисных ситуаций, предупреждением различных неприятностей и продвижением к общему прогрессу.

Квадрат долгосрочных важных задач можно назвать ОТЛОЖИТЬ. Лучше выделить для них время в расписании. К этим задачам можно будет приступить, как только будут выполнены срочные и важные.

Срочные неважные можно назвать ДЕЛЕГИРОВАТЬ. Это актуальные задачи, которые нужно выполнить, но они не способствуют вашей продуктивности. Их лучше передать кому-то другому.

Остальную категорию лучше назвать УДАЛИТЬ. Это задачи, которые только отвлекают.

Полезные советы

Многим удобно использовать цвета для обозначения квадратов. Рекомендуют также разделять личные и профессиональные задачи.

Полезным будет ограничивать количество задач в каждом квадрате. Оптимальным количеством будет по 5-6 пунктов.

Составляйте план с вечера. Утром тяжелее вспомнить, что за день было сделано, а что нет.

Используйте мобильные приложения для планирования на основе матрицы Эйзенхауэра:

• Focus Matrix. Приложение для IOS. Понятный и красивый дизайн, возможность устанавливать дедлайны, добавлять теги. Есть напоминания и фильтры для поиска задач. Можно выбрать бесплатную или платную версию. В платной больше опций и отсутствует реклама.
• Taskman. Приложение для IOS. Можно использовать 9 квадратов. Приложение бесплатное. Из недостатков – нет напоминаний.

Параллельно с матрицей Эйзенхауэра можно использовать другие приложения для личного и командного планирования:

• Todoist.
• Asana.
• Trello.
• Basecamp.
• Jira.

Планирование значительно повышает продуктивность и помогает достичь того, что было бы без планирования недоступным.

Как правильно организовать свое время

Как правильно организовать свое время

Опубликовано: Среда, 02 декабря 2015 17:30

Автор: Лолетина Елена Игоревна

Многим из нас знакома предновогодняя суета. На кануне нового года, мы часто ничего не успеваем и думаем, что же мы сделали не так? Как все успеть? В данной статье предложен один из методов, как правильно организовать свое время.

Этот метод придумал 34-й президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. В результате опыта организации своего времени он сделал вывод, что срочные дела редко бывают важными и в то же время, важные дела редко бывают срочными. Эйзенхауэр предложил инструмент для управления временем, который получил название «Матрица Эйзенхауэра».

Матрица помогает быстро сориентироваться в потоке дел и определиться какие задачи важные и какие требуют срочности. Важными можно назвать те дела, от которых зависит успешная, здоровая, эмоционально насыщенная жизнь. Срочными — называют те дела, которые нельзя отложить.

Эйзенхауэр для наглядности разработал матрицу. Смысл её в том, что в начале, нужно каждое дело или задачу оценить по приоритетности в одну из четырех групп:

• A — Важное и срочное
• B — Важное и не срочное
• C — Срочное, но не важное
• D — Не срочное и не важное

 

Для наглядности обозначим их буквами: A, B, C, D.

А — Важное и срочное.

В идеале, если человек организован, то эта часть дел минимальна. Список её пополняется только незапланированными, форсмажорными, внезапно возникшими делами. Часто они появляются в результате кризиса или аврала. Эти дела очень важные и откладывать их не получится.

Примеры важных и срочных дел:

1. Защита диплома – сроки поджимают, а проект не готов.

2. Приступ аппендицита – вызов скорой помощи.

3. Срочный звонок поставщику, задерживающему заказ.

4. Болезнь из-за переутомления.

5. Вызов сантехника – прорыв канализации.

Такое случается с каждым и очень часто этим делам мы отдаем много сил, а это приводит к стрессу. Постоянно авральная жизнь подобна выходу в море во время шторма.

Давайте посмотрим, можно было бы избежать возникновения этих дел и попадания их в список важных и срочных.

1. Защита диплома – сроки поджимают, а проект не готов. – Правильное планирование и организация работы над проектом обеспечили бы своевременную подготовку проекта без аврала.

2. Приступ аппендицита – вызов скорой помощи. — Никто не застрахован. Но, регулярное медицинское обследование и здоровый образ жизни, возможно, помогли бы избежать этой проблемы.

3. Срочный звонок поставщику, задерживающему заказ. – Качественный подбор поставщиков залог стабильной работы производства.

4. Болезнь из-за переутомления. – Организация отдыха и проведения свободного времени имеет большое значение в сохранении здоровья.

5. Вызов сантехника – прорыв канализации. – Профилактика сантехнического оборудования свела бы к минимуму возникновение чрезвычайной ситуации.

Как видим, многое зависит от организованности человека, его умения предвидеть неприятности и планировать профилактические мероприятия. А это уже относится к задачам важным, но не срочным.

В — Важное, но не срочное.

Дела и задачи, которые мы относим к этой категории и выполняем, чаще всего результативны. По времени важные дела, не требующие срочного выполнения самые большие. Если человек достаточно времени сосредоточивает свое внимание на этих задачах, то он чаще всего добивается успеха. Но нужно помнить, если дела важные и не срочные постоянно откладывать, то они могут перейти в разряд важных, но срочных. И тогда стресс обеспечен.

Примеры важных и не срочных дел:

1. Выполнение запланированных текущих дел – рутины.

2. Планирование и подготовка перспективных проектов.

3. Поддержание физического здоровья – медосмотры, физкультура, отдых.

4. Налаживание отношений – семья, друзья, родные.

5. Самосовершенствование – чтение литературы, посещение тренингов, общение с активными и успешными людьми.

Понятно, что именно эта группа дел приносит не только пользу, но и удовлетворение в нашей жизни. Поэтому ей нужно уделять самое пристальное внимание.

А теперь рассмотрим, нужно ли нам обращать внимание на не важные дела, хотя они могут быть как срочными, так и не срочными.

С — Не важное, но срочное.

Чаще всего это незапланированные второстепенные дела, никак не влияющие на нашу жизнь, но требующие срочного внимания. Многие причисляют их ошибочно к важным. Поэтому нужно научиться понимать действительно ли это для вас важное дело или нет. Иначе ваша жизнь будет подчинена случаю, а вы станете подобны марионетке. Потому что такие срочные дела начнут поглощать все больше вашего времени, отвлекая от, действительно, важных дел.

Примеры не важных и не срочных дел:

1. Внезапный телефонный звонок.

2. Навязанные встречи, от которых нельзя отказаться.

3. Помощь в выполнении чужих дел.

D — Не важные и не срочные.

Такие дела можно назвать поглотителями времени. Они забирают много времени, но не приносят никакого результата. Часто советуют то, что от них просто нужно избавляться.

Примеры не важных и не срочных дел:

1. Разговоры «ни о чем» по телефону или в соцсетях.

2. Бесцельный просмотр телепередач.

3. Компьютерные не развивающие игры.

Но так как они легки и интересны, то отказаться от них бывает сложно. И поэтому можно выделять на них время по остаточному принципу. Но в тоже время, если цель такого времяпрепровождения дать разрядку после напряженной работы, то их можно отнести к важным, но не срочным.

Соблюдение этих советов, поможет вам эффективнее планировать свое время.

Метод Эйзенхауэра — «Губернские аптеки»

Как откладывать на потом и быть успешным?

С ростом темпа жизни мы часто оказываемся в тупике, не зная, за что хвататься и куда бежать. В итоге — пугающий список дел каждое утро, «безразмерный» рабочий день и хронический стресс. Иногда кажется, что такой замкнутый круг нельзя разорвать.

С этой проблемой некогда справился бывший американский президент Дуайт Дэвид Эйзунхауэр. Он создал свой метод расстановки приоритетов, который позже вошел в базовые приемы тайм-менеджмента под названием «Матрицы Эйзенхауэра». Суть модели достаточно проста: вы ежедневно составляете список всех дел. И для каждого дела определяется только два критерия: его важность и его срочность.

Подсчитано, что примерно 20% наших дел будут важными. Выполнение таких дел приближает вас к намеченной цели и выводит на качественно новый уровень жизни. Интересно, что большая часть из этих дел окажутся срочными. Другая категория — не важные, но срочные дела: они требуют вашего времени, но при этом никак не влияют на ваши глобальные жизненные цели, на ваше развитие как профессионала или как личности.

Принцип Эйзенхауэра заключается в том, что наиболее важные дела и задачи, ведущие к успеху и достижению целей, ни в коем случае не должны откладываться на потом под давлением обстоятельств, т.е. дел срочных, но не важных.

Комбинации важности и срочности дают нам 4 класса приоритетов. И соблюдение их иерархии в вашем рабочем графике — главное условие успеха и минимизации роли стресса в вашей жизни.

1 — Срочное и важное: это дела, которые необходимо сделать сегодня, поскольку они нужны для достижения цели и должны быть выполнены здесь и сейчас.

Например: сдать экзамен в МВА (экзамен нельзя отложить, с другой стороны, его успешная сдача выводит вас на качественно иной уровень как специалиста, поэтому это дело важное и срочное одновременно).

2 — Не срочное и важное: важные дела, которые помогают вашему развитию или развитию бизнеса, но их не обязательно делать сегодня. Просто регулярно находите время на выполнение таких дел, чтобы двигаться к своей цели.

Пример: выучить спряжения глаголов в английском языке.

3 — Срочное и не важное: эти дела очень часто «маскируются» под важные. На самом деле, если вы зададите себе вопрос: «Приближает ли меня это дело к моей цели?», то в 80% случаев ответ будет «нет». Тем не менее, рутина требует своего ежедневного выполнения.

4 — Не срочное и не важное: дела, которые можно отложить в долгий ящик. Эйзенхауэр был уверен, что, если рабочий график плотный, то эти дела можно не делать вообще. На вашу жизнь это никак не повлияет, а вот от стрессов освободит, ведь у вас появится время для более важных дел. Пример: съездить на свадьбу троюродного брата жены.

При составлении матрицы соблюдайте «правило преимущества»: «важное» всегда стоит перед «срочным», т.е. оно приоритетно. Необязательно выполнять все то, что оказалось с пометкой «срочно». Некоторыми срочными делами можно пренебречь ради важных. Для рационального планирования времени лучше всего начинать работу с дела, стоящего под номером 1 в группе 1, и только потом приступать к номеру 3 или 4, как бы привлекательны и интересны они ни были для вас. Если в финале рабочего дня вы не одолели всю «кучу дел» из группы I, то на следующий день начинать работу надо именно с этой группы, а точнее — с первой задачи в очереди.

Признаком кризиса считается, когда важные и несрочные дела постепенно «переезжают» в категорию важных и срочных. Это говорит о неумелом планировании и избытке неважных и срочных дел в вашем графике. Вряд ли у вас хватит времени, чтобы сделать все, что вам хочется, и все, чего от вас ждут другие. Поэтому лучше сосредоточиться на том, что действительно важно для вас, и на том, что приближает вас к успеху.

Наталья Шпынова

Статья взята из «Фармацевтического вестника» №6/877 от 21 февраля 2017 г.

Метод Эйзенхауэра » Фармвестник

С этой проблемой некогда справился бывший американский президент Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Он создал свой метод расстановки приоритетов, который позже вошел в базовые приемы тайм-менеджмента под названием «Матрицы Эйзенхауэра». Суть модели достаточно проста: вы ежедневно составляете список всех дел. И для каждого дела определяется только два критерия: его важность и его срочность.

Подсчитано, что примерно 20% наших дел будут важными. Выполнение таких дел приближает вас к намеченной цели и выводит на качественно новый уровень жизни. Интересно, что большая часть из этих дел окажутся срочными. Другая категория — не важные, но срочные дела: они требуют вашего времени, но при этом никак не влияют на ваши глобальные жизненные цели, на ваше развитие как профессионала или как личности.

Принцип Эйзенхауэра заключается в том, что наиболее важные дела и задачи, ведущие к успеху и достижению целей, ни в коем случае не должны откладываться на потом под давлением обстоятельств, т.е. дел срочных, но не важных.

Комбинации важности и срочности дают нам 4 класса приоритетов. И соблюдение их иерархии в вашем рабочем графике — главное условие успеха и минимизации роли стресса в вашей жизни.

1 — Срочное и важное: это дела, которые необходимо сделать сегодня, поскольку они нужны для достижения цели и должны быть выполнены здесь и сейчас. Пример 1: автоматизировать систему мониторинга оптимальных ценовых предложений поставщиков препаратов (очевидно, что без этой меры вы будете терять прибыль каждую минуту и лишитесь части средств, которые могли бы вложить в развитие собственного бизнеса и собственное развитие). Пример 2: сдать экзамен в МВА (экзамен нельзя отложить, с другой стороны, его успешная сдача выводит вас на качественно иной уровень как специалиста, поэтому это дело важное и срочное одновременно).

2 — Не срочное и важное: важные дела, которые помогают вашему развитию или развитию бизнеса, но их не обязательно делать сегодня. Просто регулярно находите время на выполнение таких дел, чтобы двигаться к своей цели. Пример: выучить спряжения глаголов в английском языке, прочитать бестселлер о технике успешных продаж парафармацевтических препаратов.

3 — Срочное и не важное: эти дела очень часто «маскируются» под важные. На самом деле, если вы зададите себе вопрос: «Приближает ли меня это дело к моей цели или поможет ли оно развитию бизнеса?», то в 80% случаев ответ будет «нет». Тем не менее рутина требует своего ежедневного выполнения. «Плюс» этой категории дел в том, что такие дела можно и нужно доверять подчиненным. Пример: подготовить отчет для налоговой инспекции; составить список дефектуры для заказа у поставщика; провести ревизию на складе.

4 — Не срочное и не важное: дела, которые можно отложить в долгий ящик. Эйзенхауэр был уверен, что, если рабочий график плотный, то эти дела можно не делать вообще. На вашу жизнь это никак не повлияет, а вот от стрессов освободит, ведь у вас появится время для более важных дел. Пример: съездить на свадьбу троюродного брата жены; посетить выставку лекарственных растений и т.д.

При составлении матрицы соблюдайте «правило преимущества»: «важное» всегда стоит перед «срочным», т.е. оно приоритетно. Необязательно выполнять все то, что оказалось с пометкой «срочно». Некоторыми срочными делами можно пренебречь ради важных.

Для рационального планирования времени лучше всего начинать работу с дела, стоящего под номером 1 в группе I, и только потом приступать к номеру 3 или 4, как бы привлекательны и интересны они ни были для вас. Если в финале рабочего дня вы не одолели всю «кучу дел» из группы I, то на следующий день начинать работу надо именно с этой группы, а точнее — с первой задачи в очереди.

Признаком кризиса считается, когда важные и несрочные дела постепенно «переезжают» в категорию важных и срочных. Это говорит о неумелом планировании и избытке неважных и срочных дел в вашем графике.

Вряд ли у вас хватит времени, чтобы сделать все, что вам хочется, и все, чего от вас ждут другие. Поэтому лучше сосредоточиться на том, что действительно важно для вас, и на том, что приближает вас к успеху.

Срочно или важно: матрица Эйзенхауэра

Сегодняшние сотрудники постоянно работают, поэтому нам постоянно бросают задачи.

И теперь, когда люди могут получать доступ к рабочей электронной почте и мгновенным сообщениям на своих смартфонах, линии могут быть размыты относительно того, когда эти задачи должны быть получены и завершены. Особенно, если мы хотим изобразить себя трудолюбивыми и заработать репутацию тех, кто быстро выполняет работу.

Хотя люди могут достаточно хорошо оценить важность задач, которые они получают, часто бывает сложно оценить приоритетность этих задач, чтобы убедиться, что у вас будет продуктивный день.

В конце концов, у всех нас бывали дни, когда мы все время были заняты, но в конце концов не кажется, что мы многого достигли.

Это потому, что вы, возможно, работали над срочными, но не важными задачами.

Это может быть особенно сложно, когда кто-то отправляет вам задание, которое он считает срочным. Простое действие, когда они делегируют ее вам (передавая задачу вам по электронной почте или в мгновенном сообщении), и они знают, что вы, вероятно, получили задачу почти мгновенно, может создать ложную срочность относительно того, когда они могут вас ожидать. чтобы завершить это.

Итак, как мы оцениваем, над какими задачами следует работать?

Может оказаться полезным использовать следующий инструмент:

Матрица решений Эйзенхауэра

Этот метод основан на цитате, приписываемой бывшему президенту США Дуайту Д. Эйзенхауэру:

«У меня есть два вида проблем: срочные и срочные. важный. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным ».

Оценив, являются ли задачи срочными / важными, вы можете нанести их на следующую матрицу и решить, что с ними делать наиболее логично.

Вот что делать с задачами каждого типа:

• Важные / срочные задачи квадранта (Do) выполняются немедленно и лично, например кризисы, сроки, проблемы.
• Важные / несрочные задачи квадранта (Решить) получают дату окончания и выполняются лично, например отношения, планирование, отдых.
• Неважные / срочные задачи в квадранте (Делегат) делегированы, например перерывы, встречи, мероприятия.
• Несущественные / несрочные задачи квадранта (Удалить) отброшены, e.г. трата времени, приятные занятия, мелочи

Вы когда-нибудь зацикливались на работе, которая казалась срочной, но не важной? Дай мне знать.

Подкаст Idea to Value: слушайте и подписывайтесь прямо сейчас

Слушайте и подписывайтесь на подкаст Idea to Value. Лучшие мнения экспертов о творчестве и инновациях. Если они вам нравятся, оставьте, пожалуйста, и нам отзыв. Следующие две вкладки изменяют содержимое ниже.

Эксперт по творчеству и инновациям: Я помогаю отдельным лицам и компаниям развивать свои творческие и инновационные способности, чтобы вы могли разработать следующую революционную идею, которая понравится клиентам.Главный редактор Ideatovalue.com и основатель / генеральный директор Improvides Innovation Consulting. Тренер / Спикер / Автор / Спикер TEDx / Был признан одним из самых влиятельных блоггеров-новаторов.

Последние сообщения Ника Скилликорна (посмотреть все)

Как расставить приоритеты в списке дел • Asana

Резюме

Матрица Эйзенхауэра — это инструмент управления задачами, который помогает вам организовать и расставить приоритеты задач по срочности и важности. С помощью этого инструмента вы разделите свои задачи на четыре блока в зависимости от задач, которые вы будете выполнять в первую очередь, задач, которые вы планируете выполнить позже, задач, которые вы делегируете, и задач, которые вы удалите.В этой статье мы объясним, как настроить матрицу Эйзенхауэра, и дадим советы по расстановке приоритетов.

Составление списка дел — это первый шаг к выполнению работы. Но как определить, чем заняться в первую очередь, если у вас нет времени на все за один день? Благодаря эффективной расстановке приоритетов вы можете повысить свою продуктивность и обеспечить немедленное внимание к самым неотложным задачам.

Матрица Эйзенхауэра — это инструмент управления задачами, который помогает вам различать срочные и важные задачи, чтобы вы могли организовать эффективный рабочий процесс.В этой статье мы объясним, как настроить матрицу Эйзенхауэра, и дадим советы по приоритизации задач.

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Матрица Эйзенхауэра — это способ упорядочить задачи по срочности и важности, чтобы вы могли эффективно расставить приоритеты для своей наиболее важной работы.

Дуайт Д. Эйзенхауэр — 34-й президент Соединенных Штатов и пятизвездный генерал во время Второй мировой войны — представил идею, которая позже приведет к Матрице Эйзенхауэра. В своей речи в 1954 году Эйзенхауэр процитировал неназванного президента университета, который сказал: «У меня есть два вида проблем: срочные и важные.Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным ».

Стивен Кови, автор книги 7 навыков высокоэффективных людей , взял слова Эйзенхауэра и использовал их для разработки популярного ныне инструмента управления задачами, известного как матрица Эйзенхауэра.

Прочтите: начните с конца, чтобы максимально раскрыть свой потенциал.

Матрица Эйзенхауэра также известна как матрица управления временем, ящик Эйзенхауэра и матрица срочно-важного. Этот инструмент помогает разделить задачи на четыре категории: задачи, которые вы будете выполнять в первую очередь, задачи, которые вы планируете выполнить позже, задачи, которые вы делегируете, и задачи, которые вы удалите.

Попробуйте Asana для управления задачами

Как различать срочные и важные задачи

Срочные и важные могут показаться похожими словами, но при их анализе с точки зрения принципа Эйзенхауэра разница между ними имеет решающее значение. Различие между срочными и важными в матрице Эйзенхауэра может помочь вам определить, к каким задачам вам следует перейти, а с какими задачами могут лучше справиться другие члены команды.

Срочные задачи требуют вашего немедленного внимания.Когда что-то срочно, это нужно сделать сейчас, и есть очевидные последствия, если вы не выполните эти задачи в определенные сроки. Это задачи, которых нельзя избежать, и чем дольше вы откладываете эти задачи, тем больший стресс вы, вероятно, испытаете, что может привести к выгоранию.

Примеры срочных задач:

• Завершение проекта в последний момент

• Обработка срочного запроса клиента

• Ремонт поврежденной трубы в вашей квартире

Важные задачи может не требовать немедленного внимания, но эти задачи помогут вам достичь ваших долгосрочных целей.То, что эти задачи менее срочны, не означает, что они не имеют значения. Вам нужно будет тщательно спланировать эти задачи, чтобы вы могли эффективно использовать свои ресурсы.

Примеры важных задач могут включать:

• Планирование долгосрочного проекта

• Профессиональные сети для создания клиентской базы

• Регулярные рутинные работы и проекты технического обслуживания

Как только вы научитесь различать между срочные и важные задачи, вы можете начать разделять свои задачи на четыре квадранта матрицы Эйзенхауэра.

Четыре квадранта матрицы Эйзенхауэра

Длинный список задач может показаться ошеломляющим, но цель матрицы Эйзенхауэра состоит в том, чтобы выполнить эти задачи одну за другой и разделить их по квадрантам. Как только вы увидите свои задачи в назначенных им категориях, вы сможете планировать их и выполнять свою самую важную работу.

Квадрант 1: Выполните

Квадрант 1 — это квадрант «делать», и именно здесь вы будете размещать любые срочные и важные задачи.Когда вы видите в своем списке дел задачу, которая должна быть выполнена сейчас, имеет четкие последствия и влияет на ваши долгосрочные цели, поместите ее в этот квадрант.

Не должно быть никаких сомнений в том, какие задачи попадают в этот квадрант, потому что это задачи, которые находятся в центре вашего внимания и, вероятно, вызывают у вас наибольшее напряжение.

Квадрант 2: Расписание

Квадрант два — это квадрант «расписания», и именно здесь вы размещаете любые несрочные, но все же важные задачи.Поскольку эти задачи влияют на ваши долгосрочные цели, но их не нужно выполнять сразу, вы можете запланировать их на потом.

Вы приступите к выполнению этих задач сразу после выполнения задач в первом квадранте. Вы можете использовать различные советы по управлению временем, которые помогут вам выполнить задачи в этом квадранте. Некоторые полезные стратегии могут включать принцип Парето или метод Помидора.

Квадрант 3: Делегат

Квадрант 3 — это квадрант «делегатов», и именно здесь вы размещаете любые срочные, но не важные задачи.Эти задачи необходимо выполнить сейчас, но они не влияют на ваши долгосрочные цели.

Поскольку у вас нет личной привязанности к этим задачам, и они, вероятно, не требуют вашего определенного набора навыков для выполнения, вы можете делегировать эти задачи другим членам вашей команды. Делегирование задач — один из наиболее эффективных способов управления вашей рабочей нагрузкой и дает вашей команде возможность расширить свой набор навыков.

Квадрант 4: Удалить

После того, как вы просмотрели свой список дел и добавили задачи в первые три квадранта, вы заметите, что несколько задач осталось.Оставшиеся задачи — это задачи, которые не были срочными или важными.

Эти неважные, несрочные отвлекающие факторы просто мешают вам в достижении ваших целей. Поместите эти оставшиеся элементы в свой список дел в четвертом квадранте, который является квадрантом «удаления».

Прочтите: Как работа над работой мешает реальной работе

4 совета по расстановке приоритетов ваших задач

Лучший способ понять разницу между срочностью и важностью — использовать матрицу Эйзенхауэра, но вы все равно можете столкнуться с трудностями при расстановке приоритетов ваши задачи.Вот несколько советов, которые помогут вам при расстановке приоритетов при сортировке задач в каждом квадранте.

1. Цветовое обозначение ваших задач

Цветовое обозначение ваших задач — это тактика, которая может помочь вам визуализировать высокоприоритетные элементы. Просматривая свой инструмент для создания списка дел, попробуйте присвоить себе четыре цвета в зависимости от уровня приоритета. Используйте следующий код:

• Зеленый = элементы с наивысшим приоритетом

• Желтый = Второй по наивысшему приоритету

• Синий = Третий по высшему приоритету

• Красный = Не имеет приоритета

Как только вы Помеченные вами задачи по цвету, эти цвета будут напрямую переведены в вашу матрицу Эйзенхауэра.Ваши зеленые задачи — это ваши «выполненные» задачи для первого квадранта. Ваши желтые задачи — это ваши «запланированные» задачи для второго квадранта. Ваши синие задачи — это ваши «делегированные» задачи для третьего квадранта, а ваши красные задачи — это ваши «удаление» задач для четвертого квадранта.

2. Ограничьте количество задач до 10 на квадрант

Даже если у вас много задач в вашем списке дел, постарайтесь ограничить свои задачи 10 элементами на квадрант. Это убережет вашу матрицу Эйзенхауэра от загромождения и перегруженности.

Вы можете создать несколько матриц, но ограничение списка задач необходимыми элементами действия гарантирует, что вы начнете процесс определения приоритетов, не теряя времени.

Устали не доводить дело до конца? Освойте метод GTD за 5 шагов.

3. Составьте личные и профессиональные списки дел.

Другой способ ограничить количество пунктов в вашей матрице Эйзенхауэра — создать отдельные матрицы для ваших личных и профессиональных списков дел.

Ваша работа и личные задачи требуют разных сроков, ресурсов и методов, и, вероятно, они также потребуют разных мыслительных процессов. Чтобы эффективно управлять своими личными и профессиональными целями, вам нужно разделять и властвовать.

4. Устраните, а затем расставьте приоритеты

Сначала устраните ненужные задачи, чтобы эффективно расставить приоритеты. С помощью этой стратегии вы рассмотрите четвертый квадрант, прежде чем переходить к первому, второму и третьему квадрантам.

Как вы обезжиренные через ваш список дел, определить, какие элементы, которые вы записали, что не нужно быть там.

На самом деле, 60% нашего времени на работе тратится на работу о человеко-вещей, как обмен утверждения статуса или после на информацию. Если вы можете быстро стереть предметы, сделайте это.Это ускорит процесс расстановки приоритетов, и вы, вероятно, пройдете второй раунд исключения на заднем этапе.

Пример матрицы Эйзенхауэра

Чтобы лучше понять, какие задачи вы можете разместить в каждом квадранте своей матрицы Эйзенхауэра, мы пошли дальше и предоставили вам здесь несколько примеров.

Примеры задач, которые вы можете включить в квадрант 1:

Примеры задач, которые вы можете включить в квадрант 2:

• Запишитесь на курс повышения квалификации

• Посетите сетевое мероприятие

• Добавление улучшений в личный проект

Примеры задач, которые вы можете включить в квадрант 3:

Примеры задач, которые вы можете включить в квадрант 4:

Помните, что лучше иметь отдельные матрицы для работы и домашней жизни, чтобы вы могли составить список дел, используя методы, наиболее подходящие для времени и места.

Сортировка списка дел — самая сложная часть матрицы Эйзенхауэра, но с автоматизацией вам больше не нужно делать этот шаг вручную.

Используйте программное обеспечение для управления задачами, чтобы определить, какие из ваших задач имеют наивысший приоритет. С помощью управления задачами вы можете классифицировать, обозначать цветом и делегировать задачи своей команде. Позвольте матрице Эйзенхауэра повысить вашу продуктивность, чтобы вы могли достичь своих целей за меньшее время.

Попробуйте Asana для управления задачами

Матрица управления временем Кови — MGI Australasia

Предоставлено Mindshop Online.

В своей книге «В первую очередь в первую очередь» Стивен Кови спрашивает: «Какая разница, сколько мы делаем, если то, что мы делаем, не самое главное?» Стивен Кови объясняет, что большинством людей движет концепция срочности. Но чтобы действительно добиться положительных изменений в нашей жизни, нам необходимо реорганизовать то, как мы проводим время; основанный на концепции важности, а не срочности. Он разработал этот инструмент для анализа того, как вы проводите свое время — Матрицу управления временем.

Из приведенной выше матрицы управления временем вы увидите, что Кови разбил вашу деятельность на четыре квадранта.Их:

КВАДРАНТ I (КВАДРАНТ НЕОБХОДИМОСТИ)

Этот квадрант представляет действия, которые необходимы вам для существования. Они СРОЧНЫ (чувствительны ко времени) и ВАЖНЫ для вас. Вот некоторые из видов деятельности, которые вписываются в квадрант 1:

.

• насущные проблемы или кризисы
• проектов с соблюдением сроков
• подготовка к запланированным мероприятиям в последнюю минуту

Мы склонны сосредотачиваться на деятельности квадранта 1, потому что она срочна, и необходимость ее выполнения очевидна.Эти действия трудно игнорировать, потому что наш жизненный опыт научил нас, что когда мы ИГНОРИРУЕМ действия из квадранта 1, мы попадаем в ПРОБЛЕМУ.

КВАДРАНТ 2 (КВАДРАНТ КАЧЕСТВА)

В этом квадранте представлены действия, которые важны, но, поскольку они НЕ СРОЧНЫ, их легко отложить на второй план, «когда у меня есть время». Чтобы сосредоточиться на этой деятельности, нужно быть ПРОАКТИВНЫМ. Вот примеры действий, которые попадают в квадрант 2:

• подготовка / планирование
• профилактика
• уточнение значений
• построение отношений
• Стратегия развития

Чем больше времени мы проводим в квадранте 2, тем больше КАЧЕСТВА мы добавляем в нашу жизнь.Если мы пренебрегаем действиями из квадранта 2 достаточно долго, иногда они превращаются в действия из квадранта 1 (срочные и важные). Для эффективного воплощения этих высокоэффективных целей квадранта 2 в действия требуется ОСНОВА для эффективного принятия решений о том, как вы проводите свое время. Большинство людей изо всех сил стараются найти время для важных, но не срочных дел в своем уже полном расписании. Кови напоминает нам, что «ключ не в том, чтобы расставлять приоритеты в вашем расписании, а в том, чтобы планировать свои приоритеты».

КВАДРАНТ 3 (КВАДРАНТ ОБЪЕМА)

Квадрант 3 известен как Квадрант Обмана, где шум срочности создает иллюзию важности.Слово «срочно» означает, что действие зависит от ВРЕМЕНИ или сроков. Вот примеры действий, которые попадают в квадрант 3:

• неважные прерывания и телефонные звонки
• неважные письма и отчеты
• несколько встреч
• много «неотложных» дел
• много популярных занятий

Действия, представленные в этом квадранте, — это те виды деятельности, которым мы поступим правильно, если скажем «нет» или ПЕРЕНЕСТИ НАЗАД. Если они вообще важны, они обычно важны для кого-то другого, а не для вас.Мы проводим здесь много времени, оправдывая приоритеты и ожидания других людей. Единственным исключением из этого правила могут быть занятия, важные для кого-то, кто важен для вас. Вы можете считать занятие важным, потому что цените отношения. Но многие из нас «пристрастились к срочности» — саморазрушительному поведению, которое временно заполняет пустоту, созданную неудовлетворенными потребностями.

КВАДРАНТ 4 (КВАДРАНТ ОТХОДОВ)

В этом квадранте представлены НЕ важные и НЕ срочные действия.Вот примеры действий, которые попадают в квадрант 4:

• мелочи, брутто на работу
• просмотр нежелательной почты
• некоторые телефонные звонки
• побег (дурачиться)

Большинство из нас не проводят много времени в этом квадранте, потому что у нас просто нет времени терять его зря. Наиболее частая деятельность квадранта 4, с которой я сталкиваюсь в своей работе с занятыми людьми, — это деятельность ESCAPE. Когда уровень стресса становится достаточно высоким, некоторые люди уходят от реальности, выполняя действия, которые не решают или не решают проблему.

Пошаговое руководство

Шаг 1. Обсудите преимущества эффективного управления временем.

Шаг 2. Попросите группу перечислить все, что им нужно делать каждый день. Эти задачи должны включать в себя все, что требует их времени. Они могут использовать примеры, показанные над определениями квадрантов, чтобы помочь им начать работу. Когда они заполнили свой список, спросите, ВЫБИРАЮТ ли они, чтобы сделать все, что они только что перечислили, запишите их ответ и переходите к шагу 2.

Шаг 3. Нарисуйте матрицу управления временем и объясните четыре квадранта, но опустите мероприятия. Затем попросите их перенести перечисленные задачи в квадрант матрицы, к которому, по их мнению, она принадлежит. Здесь им может потребоваться некоторая помощь, потому что те же задачи могут попадать в квадрант 2 или квадрант 4. Они единственные, кто может определить, к какому квадранту принадлежит деятельность. дюйм. Например, если они занимаются истинным отдыхом и расслаблением (отдыхают и обновляются), они находятся в квадранте 2.Если они занимаются побегом (избегая проблемы и не находя решения), они попадают в четвертый квадрант. Мотивация деятельности определяет, в каком квадранте они находятся.

Шаг 4. Совместно просматривая матрицу, вы должны теперь обнаружить, что они начинают понимать, что им не нужно было выполнять многие задачи и что они решили выполнить большую часть из них. Теперь их выбор может заключаться в том, чтобы либо делегировать, либо просто не делать то, что раньше им казалось обязательным.Осознание того, что все эти действия были ВЫБОРОМ, должно полностью изменить то, как они теперь к ним относятся.

Шаг 5. Обобщите матрицу. Объясните, что цель состоит в УПРАВЛЕНИИ действиями в квадранте 1 и ФОКУСЕ на действиях в квадранте 2. ИЗБЕГАЙТЕ действий в квадрантах 3 и 4, которые они считают не важными, и тем не менее, поскольку многие из нас зависимы от срочности, мы склонны проводить большую часть своего времени в квадрантах 1 и 3, занимаясь срочными и важными или срочными и не важными делами.

Шаг 6. Спросите группу, какой процент времени, по их мнению, они проводят в каждом квадранте? В среднем человек потратит 25% в категории 1, 15% в категории 2, 57% в категории 3 и 3% в категории 4. Средняя цель — потратить примерно 20% в категории 1, 64% в категории 2, 15. % в категории 3 и 1% или менее в категории 4.

Шаг 7 . Используйте инструмент «График управления временем», чтобы помочь вашему клиенту разбить часы в день, а также отслеживать и улучшать навыки управления временем.

Шаг 8. Напомните им, что работы всегда будет больше, чем мы когда-либо сможем сделать. Объясните инструмент анализа Парето и попросите их сконцентрироваться на 20%, которые дают 80% результатов.

Шаг 9. Подчеркните необходимость научиться говорить «НЕТ». Посоветуйте им выбрать несколько наиболее значимых задач и отпустить все остальное. Они почувствуют гораздо большее чувство выполненного долга, потому что они сосредоточат свое внимание на самом важном.

Все готово: срочно или важно

Принятие решений о том, как контролировать свое время и использовать свой талант, требует от вас вдумчивости и стратегического мышления. Один из первых шагов на этом пути — понять разницу между «срочными» и «важными» задачами.

Не путайте срочность с важностью. Не думайте, что если огонь горит, он каждый раз требует вашего немедленного внимания. Часто костры гаснут сами собой.И не думайте, что бесконечные прыжки от одного дела к другому — хорошее лидерство.

Был ли у вас день, когда вы чувствовали, что работали как надо и ничего не сделали? Это был день, когда вы решили сосредоточиться на неотложных вопросах, а не на важных.

Если вы посмотрите на рамку выше, вы легко увидите, как классифицировать любую задачу, которая требует вашего внимания. Все, что вы делаете, помещается в коробки с номерами от одного до четырех. Давайте посмотрим, что может поместиться в эти коробки:

Вставка 1: Срочно и важно (Примите меры сейчас)

Это вещи, на которые сейчас нужно обратить внимание.В этом блоке сочетаются как критический характер проблемы, так и немедленный срок. Вот несколько примеров:

• Ответы ключевым клиентам
• Решения, когда на линии есть время или деньги
• Проекты, задачи или важные обязательства с соблюдением сроков
• Критические решения, которые не могут быть приняты подчиненными

Блок 2: Важно, но не срочно (будьте активны)

Есть вещи, которые важны, но часто не так важны.Однако время, потраченное на эти вещи, напрямую улучшает итоговые результаты организации. Игнорировать эти задачи на свой страх и риск. Примеры важных, но несрочных задач:

• Планирование
• Оценка людей
• Системы оценки
• Здание по работе с клиентами

Поле 3: Срочно, но не важно (не реагируйте)

Это вещи, которые управляются временем и могут или не могут быть достойными вашего действия.Из-за привычки или чужих потребностей мы иногда можем потеряться в срочных, но не важных делах, которые становятся делом «ежедневного тушения пожаров». Требуется много работы, но на самом деле мало что делается. Вот некоторые срочные, но не важные вещи:

• 50% всех телефонных звонков
• 80% всей электронной почты
• 95% текстовых сообщений
• Проблемы, которые вам предложили решить другие люди, которые они не пытались решить сами
• Кадровые вопросы, которые можно и нужно подождать
• Любая форма высказывания сотрудников, разочарования или эмоционального демпинга, не ведущая к решениям

Графа 4: Не важно и не срочно (будьте дисциплинированы и игнорируйте)

Мы живем в мире многозадачности, где немедленная реакция является стандартным поведением.Молодые люди особенно думают, что им нужно время от времени отвечать по электронной почте или в социальных сетях. Это снисходительная и просто плохая привычка, от которой нужно избавиться. Это ключевая область, на которую тратится много времени.

Плохие планировщики заполняют свое время тем, что сосредотачиваются на задачах, которые не являются ни срочными, ни важными. Это то, что делают люди, когда они реагируют, а не проактивны. Это означает бездействие. Это плохо.

Итак, вот оно. Простая матрица, чтобы сделать дерьмо. Важные вещи — не все постоянно; не то, что вам нравится делать и в чем вы хороши; не то, что другие люди хотят, чтобы вы для них сделали.

Выровняйте свои ящики, применяйте дисциплину и сосредоточенность — результаты для вас и вашей команды будут значительными.

Расстановка приоритетов с помощью матрицы Эйзенхауэра

Если вы один из тех счастливчиков, у которых никогда не бывает слишком много дел и которым никогда не приходится выбирать между задачами, то примите наши поздравления. Этот блог не для вас.

Матрица Эйзенхауэра — очень простой формализм для выбора.

Мне нравится простой формализм — небольшие структуры или механизмы, которые мы можем использовать для структурируйте наше мышление или нашу работу без излишнего процесса, суеты или суеты.

Матрица Эйзенхауэра выглядит примерно так:

На одной оси у вас есть срочность, а на другой — важность.

Это изображение выражает абсолют, говоря «важно» и «неважно», тогда как Реальность такова, что большинство вещей имеют оттенки серого.

Необходимо понимать оси x и y как градиенты, а не видеть картинку как четыре прямоугольника. в которую вы можете опускать вещи, которые находятся в одном из четырех состояний.

Когда мы учимся классифицировать задачи по их важности и срочности, мы можем начать более ответственно и эффективно справляться с нашей рабочей нагрузкой.

Срочность и важность

Первая проблема, с которой сталкиваются люди при работе с матрицей, — это понимание разница между важностью и срочностью.

Вы можете быть удивлены, узнав, что срочность и важность ортогональны обеспокоенность.

Если что-то важно , разве не срочно мы к этому склоняемся?

Если это срочно, , то разве не важно, , что мы сразу займемся этим?

Срочность

Срочность связана с срочностью .

Конечно, если бы у вас загорелись волосы, это было бы срочно. Вы бы не планировали собрание по этому поводу в следующий четверг в 11 утра. Чтобы избежать травм, вы быстро возьмете какое-то действие, и последует какой-то контроль ущерба, чтобы Вы бы не выглядели так, как будто ваши волосы горели в течение следующих нескольких недель.

Если бы вы пролили на рубашку холодную воду, было бы много мгновений, но в конечном итоге рубашка высохнет, и вода не оставит пятна — она ​​не сделает никакой разницы в долгосрочной перспективе.Позже вы можете вспомнить это и посмеяться, но это не окажет глубокого влияния на вашу жизнь.

Это истории о срочном, но не обязательно важном.

Часто срочные задачи удовлетворяют, потому что они могут быть выполнены в короткие сроки.

Нет ничего плохого в срочности.

Проблема возникает только тогда, когда менее важные срочные задачи остаются без ответа. время для выполнения более важных задач. Можно попасть в тиранию срочные мелочи »и упускают возможности для конструктивного взаимодействия и персональный рост.

Политический разговор в социальных сетях может быть более актуальным и эмоциональным. убедительнее, чем помогать ребенку с домашним заданием, но вы знаете, какой из эти два вида деятельности будут иметь большее значение в долгосрочной перспективе.

Друг, попавший в беду, — это срочное дело и, вероятно, важное в придачу.

Противоположностью срочно для целей данного упражнения является отложенный .

Важность

Значение связано с долгосрочным воздействием рабочего элемента.

Оглянитесь ли вы через год, пять или десять лет с благодарностью? что вы выбрали это дело?

Изменит ли это дугу вашей истории , траекторию вашей карьеры, размер? вмятины, которую вы оставили во вселенной, успех вашей компании, целостность вашей семьи?

Важность требует долгосрочной перспективы.

Проблема с важными объектами в том, что их легко отложить, когда много происходят срочные дела.

Люди заняты и забывают оплачивать счета, поддерживать отношения и т. Д.

Ваше здоровье (упражнения, диета и т. Д.) Кажется бесконечно отложенным, когда есть происходят интересные и срочные дела.

Обучение часто можно отложить. Понимание соответствующей технологии может изменить траекторию карьеры техника (важно), но они также могут не тратить время на такие вещи, чтобы они могли сразу приступить к работе догнал (срочно).

Противоположностью важного является переходный для целей этого упражнения.

Матрица в управлении временем

Книга Стивена Кови Первые дела Первый объясняет, как использовать матрицу Эйзенхауэра для планирования своего дня:

• Важно + срочно : сделайте это в первую очередь.
• Важное, менее срочное : планируйте сделать это в ближайшее время
• Менее важное, срочное : делегировать другим людям
• Менее важно, менее срочно : не делайте этого вообще. Этими предметами можно пожертвовать, чтобы выделить время для более важных и / или срочно важных вещей.

Это отражает собственное использование матрицы Дуайтом Эйзенхауэром.

Может быть удобно сначала перечислить вещи по важности, а затем принять решение об их срочности.

Многие пользователи матрицы для управления временем предлагают установить ограничения для каждого квадранта. Во избежание перегрузки имейте только 5 или 8 предметов в каждом квадранте.

В конце концов, если у вас есть 1000 важных, срочных задач, у вас все еще слишком много вещей, чтобы даже думать об их успехе сегодня.

Матрица в выборе функций

Иногда организации выбирают характеристики продукта на основе матрицы Эйзенхауэра.

Функция, повышающая продаваемость продукта, может быть важной и срочно на ранних этапах существования продукта, поскольку команда пытается получить прибыль ручей.

Сохранение и рост доходов от существующих клиентов может быть более важным по мере роста бизнеса, или важность может сместиться к поиску новых рынков с новые продукты.

Может быть срочно поддерживать паритет функций с конкурентом, хотя это может на самом деле не так важно, как создание преимущества путем введения новых отличительные черты.

• Важно + срочно : сначала сделайте это.
• Важное, менее срочное : составьте график, чтобы сделать это в ближайшее время, возможно, сразу же запланировав некоторую работу для подтверждения концепции или валидации продукта.
• Менее важно, срочно : Рассмотрите возможность ограничения инвестиций в эти предметы, но включите их, если стоимость и риск достаточно низки.
• Менее важные, менее срочные : Откажитесь от этих функций. Если они станут важными, они появятся снова.Не начинайте планировать или проектировать в соответствии с ними сейчас.

В программном обеспечении есть тенденция называть что-то важным, потому что вы хотите сделай это. Люди будут рационализировать все, что угодно, если это поможет им достичь их цели. Откровенное обсуждение важности функции для продукта. сообщество часто может помочь нам преодолеть то, что хочет, чтобы называл важным и сосредоточьтесь на том, что имеет значение в долгосрочной перспективе.

Также имейте в виду, что важность и срочность могут меняться со временем из-за изменения рыночные условия.

• То, что казалось важным в прошлом году, может больше не быть вообще важно.
• Проверка клиента может показать, что срочно новая функция мы хотели ускорить, это даже не интересно пользователям.
• Функция, которая не была актуальной в прошлом месяце, может быть очень срочна в связи с крайним сроком подходы.

Также есть мудрость в ограничении длины списка дел (невыполненных работ). Бесполезно иметь 2000 важных, срочных функций, потому что вы можете работать над очень немногими за раз (разработчик может делать что-то одно, а многие задачи возьмут на себя не один разработчик).

Отделение реальной важности и срочности от нашего желания увидеть наши идеи реализована — сложная работа, требующая размышлений и участия наших сообщества, но те, кто практикует это, имеют преимущество перед теми, кто кто этого не делает.

Матрица в обучении

Когда вы сталкиваетесь с ^{миллионами новых вещей, которые нужно изучить, и критическим случаем страха пропустить (AKA FOMO), у вас та же проблема, что и у Матрица Эйзенхауэра была построена для решения.}

• Важное и срочное : Выберите один из них.Сосредоточьтесь на этом.
• Важно, но не срочно. : может быть, начать фоновую работу, увлекательное чтение и т. Д. Простите себя за то, что откладываете это, чтобы узнать важные, срочные дела.
• Срочно, но неважно : Может быть, попросите кого-нибудь рассказать вам, показать или сделать работу за вас. Если вам на самом деле не нужен навык, возможно, вам не придется вкладывать в него слишком много, если другие готовы взять на себя эту нагрузку.
• Ни важно, ни срочно : Может, почитай перед сном.Не инвестируйте.

Я уверен, что фактическое число намного больше. Хорошая новость в том, что все знает лишь некоторые из доступных вещей, поэтому мы все в этом вместе.

Самое интересное в этом упражнении — это то, что я называю «очисткой доска.» Как только вы узнали какую-то важную тему, вашему непосредственному потребность / удовлетворение, не продвигайте автоматически следующий элемент в списке. Бросать список прочь и начать заново. Вы, вероятно, не хотите изучать вещи это казалось вам важным 6 месяцев назад.

Мир сверхбыстрый, и активность в наших головах не может конкурировать с деятельностью в остальном мире. Планируйте скорректировать свой планы обучения по мере развития вашего контекста и ролей.

Матрица в обучении

Одна болезненная ошибка корпоративных тренеров — это желание выразить многие вещи, которые они знают, а не относительно немного вещей, которые студенты нужно хорошо учиться, чтобы делать отличную работу.

Поскольку мы измеряем эффективность обучения ^{на основе обучения учащегося, а не Что касается изложения или развлечения учителя, нам нужно сосредоточиться на том, что студенты больше всего нуждаются.}

• Важное и срочное : Вещи, которые студент должен будет подать немедленно, чтобы вообще грамотно изучать предмет.
• Важно, но не срочно : Вещи, которые учащийся должен будет понимать по мере продвижения, чтобы решать проблемы, с которыми они неизбежно столкнутся
• Срочно, но неважно : Горячие темы, споры, дебаты, развивающиеся тенденции. Любой из них может не иметь успеха или иметь значение в долгосрочной перспективе.Сведите их к минимуму, но добавьте их, если у вас будет много свободного времени.
• Ни важно, ни срочно : Оставьте это для другого источника, возможно, для социальных сетей или переполнения стека для обучения.

Обычно у нас заканчивается время на обучение, а не заканчивается материал. Если мы сосредоточимся на самых важных и актуальных темах, мы дадим учащимся лучший шанс разобраться с темами. У нас часто нет времени на важные, несрочные биты.

Хотя это явно играет роль в планировании урока, это также играет роль в доставке.Мы могут планировать «втиснуть все это» и перегружать студентов. Нам лучше разделите работу на разделы и управляйте нашим временем, добавляя самые важные, срочные срезы, которые позволяют нам сроки.

Другое применение?

Мы надеемся, что вы найдете другие применения матрицы Эйзенхауэра, где бы вы ни находились. возможно, придется принять другие решения.

Бывают ли ситуации, когда матрица не работает?

Есть ли важные решения, когда матрица не применима?

Не стесняйтесь делиться своими идеями и опытом в комментариях.

Матрица Эйзенхауэра: полное руководство

Матрица Эйзенхауэра — это инструмент повышения производительности, который предлагает основу для рассмотрения долгосрочной эффективности наших повседневных задач. Выбор, который мы делаем в отношении того, как мы проводим время, имеет решающее значение — это то, что отличает эффективного человека от неэффективного.

Среди всех доступных методов повышения производительности, от «съесть лягушку», , «Блокировка времени», Pomodoro и «должен, должен, сделать» , Матрица Эйзенхауэра поможет вам сделать продуктивный выбор, расстановка приоритетов задач в зависимости от их срочности и важности.Используя принцип Эйзенхауэра, вы подвергаете сомнению важность, жизнеспособность и эффективность каждой задачи, прежде чем добавлять ее в свой список дел.

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Матрица Эйзенхауэра, попросту говоря, инструмент для планирования задач. Это также схема приоритезации, которая помогает вам думать не только о ближайших, но и о долгосрочных целях.

Возможно, вы слышали о матрице Эйзенхауэра под другими ее названиями. Стивен Кови упомянул эту структуру в своей книге «7 привычек высокоэффективных людей » как «Матрица управления временем».Матрица также известна как метод Эйзенхауэра и матрица срочно-важного. Независимо от названия, принцип заключается в том, чтобы смотреть дальше «сегодняшнего дня» и стратегически смотреть на свое время и усилия.

В этой статье вы узнаете, почему так важно различать срочное и важное и как матрица Эйзенхауэра помогает вам в этом.

Откуда взялась матрица Эйзенхауэра?

Тезка матрицы Эйзенхауэра — Дуайт Эйзенхауэр, 34 ^-й президент Америки.Он был довольно плодовитым администратором в течение двух президентских сроков, поскольку строительство межгосударственной автомобильной сети, создание НАСА, прекращение войны в Корее, избежание войны с Россией и принятие Аляски и Гавайев в союз — вот некоторые из его вкладов. его администрации.

Эйзенхауэру удалось достичь всего этого за два срока, благодаря его способности отличать срочное от несрочного и важное от неважного, уступив место матрице Эйзенхауэра, которая побуждает пользователя разделять задачи в зависимости от их срочности и важности.

Зачем нужна матрица приоритетов Эйзенхауэра?

Когда вы сталкиваетесь с набором задач, которые необходимо выполнить, какую из них вы ставите в приоритет?

Вы выбираете задачу, которая приблизит вас к вашим долгосрочным целям, или вы ставите в приоритет наиболее неотложную задачу в своем списке?

Ваш ответ, наверное, самый срочный.

В исследовании 2018 года изучается, как люди решают, какую задачу им выполнять, когда сталкиваются с различными вариантами и решениями. Результаты пяти экспериментов показали, что, столкнувшись с выбором, люди с большей вероятностью будут выполнять неважные, но срочные задачи с более низкой долгосрочной отдачей по сравнению с более важными и менее срочными задачами с большей отдачей.Эта неспособность расставить приоритеты была названа исследователями «эффектом простой срочности», когда мы предпочитаем заниматься задачами, которые выглядят срочными, а не задачами, которые имеют большую отдачу с точки зрения времени, ценности и энергии.

Как отличить срочное и важное от несрочного и неважного? Классификация в основном субъективна, однако как срочные, так и важные можно описать следующим образом.

Срочно означает, что требует немедленных действий и внимания.Невыполнение срочных дел приведет к нежелательным последствиям. Срочные задачи неизбежны, однако слишком много времени на неотложные задачи может привести к выгоранию и неудовлетворенности.

Важные задачи — это те, которые способствуют достижению долгосрочных целей и повышают качество жизни и работы. Эти задачи требуют внимания наряду с продуманными действиями и планированием.

Матрица Эйзенхауэра помогает вам преодолеть очевидную нехватку времени, побуждая отдавать приоритет.Тайм-менеджмент — это не занятие, которым вы занимаетесь на досуге, это скорее основной навык, который определяет, будете ли вы управлять своим временем или наоборот. Когда вы научитесь различать то, что важно, вам будет намного легче работать продуктивно и эффективно.

Как использовать матрицу Эйзенхауэра?

Матрица Эйзенхауэра состоит из 4 частей или квадрантов, и в каждом квадранте содержатся разные задачи в зависимости от их срочности и важности. Чтобы использовать матрицу, вы разделите свои задачи на четыре квадранта следующим образом:

Квадрант 1: Срочные и важные — задачи, которые нужно выполнять немедленно.

Квадрант 2: Важно, но не срочно — Задачи, которые нужно запланировать на потом.

Квадрант 3: Срочно, но неважно — задачи, которые нужно выполнить, но не важны. Их можно передать кому-то другому.

Квадрант 4: Ни срочно, ни по важности — задачи, которые можно исключить из вашего списка дел.

Хотя выполнение срочной задачи важно, повышенное внимание к неотложным задачам (краткосрочным целям) отнимает все ваше время, энергию и внимание от того, что может не быть срочным, но не менее важным (долгосрочные цели).Ключевым моментом является ваша способность расставлять приоритеты в том, что требует вашего внимания, а не в том, что можно сделать позже или вовсе исключить.

Давайте подробно рассмотрим каждый из четырех квадрантов Матрицы Эйзенхауэра, чтобы увидеть, какие задачи будут выполняться в каждом из них и как с ними справиться.

Квадрант 1: Срочно и важно

Срочные и важные задачи требуют быстрых и быстрых действий, и их невыполнение приведет к возможным последствиям, таким как пропущенный срок или упущенная возможность.Источник срочных и важных задач обычно внешний.

Примеры матриц Эйзенхауэра

включают такие задачи, как:

• Соблюдение сроков проекта.
• Совершение важного телефонного звонка
• Поход к врачу

Задачи квадранта 1 решаются в приоритетном порядке. Поскольку задачи в этом квадранте находятся вне вашего контроля, вы не можете их не выполнять. Однако проблема возникает, когда мы тратим ненужное количество времени на задачи, которые кажутся срочными и важными, что лишает нас энергии, чтобы сосредоточиться на долгосрочных целях.

Здесь на помощь приходит второй квадрант.

Квадрант 2: важно, но не срочно

Второй квадрант может показаться труднее не только заполнить, но и выполнить. Задачи в этом квадранте часто откладываются в пользу других неотложных, но не важных задач, но эти задачи необходимы для долгосрочной эффективности.

Примеры матриц Эйзенхауэра

включают такие задачи, как:

• Прохождение 8-недельного курса для получения дополнительного профессионального сертификата
• Физические упражнения и поддержание здорового образа жизни
• Экономия на первоначальный взнос
• Регулярная сдача автомобиля на техобслуживание

Квадрант 2 позволяет сосредоточиться на долгосрочном плане.Он предлагает вам возможности для роста и обучения, чтобы вы могли расставить приоритеты в своем будущем, а не просто сосредоточиться на настоящем. Например, работа над личным и профессиональным ростом важна, но не обязательно срочна в любой конкретный период. Однако в противном случае вы останетесь неудовлетворенными. Точно так же, если ваш автомобиль не будет отправлен на техническое обслуживание, в конечном итоге он выйдет из строя, что приведет к задаче квадранта 1.

Суть задач в квадранте 2 заключается в том, что чем больше вы уделяете времени задачам, которые лежат здесь, тем меньше вам придется беспокоиться о задачах в квадранте 1 в будущем.

Квадрант 3: Срочно, но не важно

Квадрант 3 заполнен срочными, но не важными задачами. Что это означает? Эти задачи можно легко охарактеризовать как неважную занятую работу, которая отнимает ваше время и энергию, не предлагая ничего полезного взамен.

Примеры матриц Эйзенхауэра

включают такие задачи, как:

• Проверка и ответ на почту / сообщения каждые несколько минут
• Ненужные перерывы и отвлечения
• Присутствовать на встрече, где ваше присутствие необязательно

Квадрант 3 — это место, где живет простой эффект срочности, поскольку это задачи, которые кажутся срочными, но не только не важны, но и никоим образом не полезны для вас.

Задачи в квадранте 3 часто основаны на чьих-то приоритетах, и если слишком много внимания уделять задачам в этом квадранте, вы почувствуете себя занятым, а не продуктивным. Люди, которые проводят много времени в этом квадроцикле, чувствуют, что потеряли контроль над своей жизнью и перешли в автоматический режим.

Решение? Делегат. Делегат. Делегат.

Делегируйте все, что можете, кому-то другому. Расставьте приоритеты в том, что важно, а затем, при необходимости, сосредоточьтесь на задачах из квадранта 3. Отключите уведомления на своем мобильном телефоне или заблокируйте сайты социальных сетей во время работы.Прочтите заметки о собрании позже или попросите кого-нибудь проинформировать вас, вместо того, чтобы присутствовать на дополнительном собрании.

Если вы не можете делегировать некоторые задачи, постарайтесь, чтобы они не занимали ваш день. Запланируйте задачи в квадранте 3 на более позднее время дня, чтобы они не отнимали у вас весь день и не истощали вашу энергию первым делом с утра.

Квадрант 4: Ни срочно, ни важно

Четвертый и последний квадрант действуют как сито для фильтрации задач, которые не являются ни срочными, ни важными.Квадрант 4 наполнен деятельностью, ведущей к удовлетворению, которое в конечном итоге оставляет чувство неудовлетворенности.

Примеры матриц Эйзенхауэра

включают такие задачи, как:

• Пухлый телевизор
• Бездумная прокрутка в социальных сетях
• Откладывание дела на потом
• Чрезмерные покупки или просмотр онлайн

Заниматься деятельностью ради досуга — это хорошо, но в умеренных количествах. Ключ к тому, чтобы сбалансировать эти действия, а не позволять им занимать ваш день.Безжалостно исключайте занятия, которые не способствуют достижению ваших краткосрочных и долгосрочных целей.

Шаблон матрицы Эйзенхауэра, который вы можете использовать

Используйте распечатанный шаблон «Матрицы Эйзенхауэра» и соответствующим образом планируйте свои ежедневные задачи на основе принципа Эйзенхауэра.

Матрица Эйзенхауэра — шаблон для печати (Нажмите, чтобы скачать)

• Задачи в квадранте «Важное и срочное» выполняются немедленно и лично i.е., важные дедлайны, срочные проблемы и тд.
• Задачи в квадранте «Важные, но не срочные» назначаются на более позднее время и дату и выполняются лично, то есть отношения, планирование, отдых.
• Задачи в квадранте «Срочные, но не важные» делегированы или должны быть выполнены позже в течение дня, например, перерывы и встречи.
• Задачи в квадранте «Ни важно, ни срочно» удаляются, т. Е. Расточитель времени

Конечная цель метода Эйзенхауэра — помочь вам отфильтровать шум от ваших решений и сконцентрироваться на том, что для вас важно.

Профессиональные советы по использованию метода Эйзенхауэра Матрица

Эйзенхауэра — это простой инструмент, используемый руководителями бизнеса, политиками, фрилансерами и студентами. Лучшее в матрице — это то, что она гибкая и простая в использовании. Сделайте его своим, отредактировав и оптимизируя его в соответствии с вашими личными потребностями и предпочтениями.

Цветовой код по квадрантам

Если вы визуальный человек, то вместо использования ярлыков для сортировки задач вы можете указать цветовые коды, чтобы различать квадранты на основе их уровня приоритета.Каждый квадрант можно раскрасить в соответствии с уровнем приоритета матрицы Эйзенхауэра:

Срочно и важно = Красный

Не срочно и важно = зеленый

Срочно и неважно = желтый

Не срочно и не важно = Нет цвета

Распределите личные и профессиональные задачи по категориям

Работа и карьера составляют большую часть нашей жизни. Важно не забывать соблюдать баланс между ними обоими. Следовательно, при планировании вам необходимо активно планировать как свои личные, так и профессиональные цели, чтобы не остаться неудовлетворенным ни в одной из сфер своей жизни.

Используя шаблон «Матрица Эйзенхауэра», вы можете провести различие между вашими личными и профессиональными целями, чтобы не слишком концентрироваться на одном или другом разделе.

Ограничить количество элементов в квадранте

Обратной стороной составления списка дел является то, что он может оказаться слишком длинным, что приведет к чувству стресса. Чтобы избежать этого ненужного стресса, оптимизируйте свой первоначальный список и сократите неважные задачи.

Помните, что ваша цель не «собрать» задачи, а «выполнить» их.Чтобы использовать любой метод продуктивности, включая матрицу Эйзенхауэра, необходимо ограничить количество элементов путем исключения и оптимизации задач, чтобы вы могли сосредоточиться на самом важном.

Мы уже обсуждали, как различать срочное и важное, а также несрочное и неважное. Используйте фильтр, чтобы удалить задачи, которые висят в вашем списке дел только ради того, чтобы быть там. Обратите внимание на то, что вы добавляете в список, и посмотрите, как это повысит вашу общую продуктивность.

Реализация матрицы Эйзенхауэра в любом.do

Матрица Эйзенхауэра может быть легко переведена на Any.do путем организации задач по четырем срочным / важным квадрантам с помощью наших настраиваемых цветовых тегов (Premium).

Добавление цветовых меток Цветовые метки

Any.do — это идеальный способ пометить, упорядочить и отсортировать ваши задачи. В приложении уже есть предустановленный желтый тег «приоритет», но пользователи Premium могут создавать собственные теги разных цветов, например «Срочные», «Важные» и «Тривиальные».

После того, как ваши пользовательские теги настроены, просто просмотрите свои задачи и пометьте их соответствующим образом:

• Добавьте теги Urgent и Important к задачам, требующим немедленного внимания.
• Добавьте тег Important к задачам со сроком выполнения, требующим личного внимания.
• Добавьте тег Urgent к задачам, которые необходимо назначить вашим соавторам.
• Добавьте тег Trivial к задачам, которые можно отбросить или отложить.

Вы даже можете добавлять задачи прямо под этими тегами, используя функцию Smart Type Any.do и просто набрав «#» в поле задачи. Появится список предлагаемых тегов, из которого вы можете выбрать или продолжить ввод, чтобы сузить поиск до определенного тега.

Наконечник Pro-Tip

Выполняете большой объем работы? Воспользуйтесь функцией массового редактирования Any.do, чтобы добавить теги сразу к нескольким задачам. Просто нажмите букву «B» на клавиатуре, чтобы запустить режим массового редактирования и выбрать нужные задачи.

Работа с квадрантами

Как только вашим задачам присвоены правильные теги, вы готовы приступить к работе по методу Эйзенхауэра.Начните с оценки своих задач в каждой категории тегов, просто выбрав ее из списка тегов на левой боковой панели. Вы можете легко увидеть перекрестные теги в этих списках и назначить свою работу по соответствующему квадранту:

Для Q1: Важно и срочно:

• Расставьте приоритеты для ваших предстоящих задач и составьте график работы над ними в первую очередь.

Для Q2: Важно и не срочно:

• Оцените свое рабочее время и добавьте напоминание, когда вам нужно поработать над этими задачами.Убедитесь, что у вас есть все необходимое для начала работы, когда наступит срок напоминания, добавив при необходимости подзадачи, заметки и вложения.

Для Q3: Неважно и срочно:

• Поручите любые задачи сотрудникам, которые могут помочь вам в работе. Вы можете просто поделиться своими списками прямо из приложения, а затем назначить конкретные задачи, над которыми вы хотели бы объединить усилия. Вы даже можете запрашивать обновления прогресса и добавлять комментарии к своим задачам через вкладку «Активность».Любые обновления будут немедленно уведомлены через Центр уведомлений приложения.

Q4: Неважно и не срочно:

• Либо удалите / отложите эти задачи, либо просто поместите их в категорию «Когда-нибудь», чтобы временно скрыть их.

Заключение Матричный шаблон

Эйзенхауэра — отличный инструмент для тайм-менеджмента. Используйте шаблон Excel «Матрица Эйзенхауэра», чтобы организовать свой список дел.Чтобы максимально использовать Матрицу, тратьте больше времени и энергии на задачи в квадранте 1 и 2. Делегируйте чаще или просто выполняйте задачи в квадранте 3, когда вы закончили работу над задачами из квадрантов 1 и 2. Задачи в квадранте 4 имеют очень мало значения и не требуют вашего внимания, но если вы должны заниматься этими задачами, то выделяйте на них очень мало времени.

Руководство по матрице Эйзенхауэра для новичков

Матрица Эйзенхауэра

существенно помогает отличить срочные задачи от важных.Эта система основана на приоритезации и работает с простой матрицей 2×2.

У вас есть десять задач, и одна из них от вашего начальника, который просит вас создать отчет для следующего собрания инвесторов.

Нервный, вы выбираете список текущих задач, многие из которых срочны. Слишком много, чтобы справиться, и слишком мало времени, чтобы справиться с ними.

Итак, что вы будете делать в этой ситуации? Вы в первую очередь выполняете срочные дела? Вы выбираете запрос начальника в первую очередь из-за его важности или он должен ждать своей очереди в вашем обычном списке дел?

Если ситуация кажется вам знакомой, вы правы.Мы часто сталкиваемся с дилеммой приоритизации задач перед приближающимся сроком, и без надлежащих инструментов трудно выйти более продуктивным на другой стороне.

Войдите в матрицу Эйзенхауэра, также известную как матрица «Срочно-важно».

Названный в честь 34-го президента США Дуайта Д. Эйзенхауэра, он считается одним из инструментов, на которые он часто полагался при принятии жестких решений по расстановке приоритетов.

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Матрица Эйзенхауэра помогает отличить срочные задачи от важных.Эта система основана на приоритезации и работает с простой матрицей 2×2.

Сравнение срочных и важных

Система подчеркивает важность различения срочных и важных задач.

Срочные задачи — это задачи, требующие немедленного внимания, потому что последствия невыполнения их немедленно сказываются на вас. Срочные задачи также часто не являются вашими задачами и вполне могут быть делегированы кому-то другому.

С другой стороны, важные задачи помогают нам достичь конкретной цели, которая имеет решающее значение для нашей цели, будь то личная или профессиональная.

Как использовать матрицу Эйзенхауэра?

В матрице четыре квадранта с разными обстоятельствами для каждого квадранта. Матрица назначает конкретное действие / приоритет для каждого квадранта.

Вот четыре квадранта и их рекомендуемые действия (проиллюстрировано на изображении ниже):

1. Важно и срочно — Сделайте это немедленно
2. Важно и не срочно — Запланируйте это на будущее
3. Не важно и срочно — делегируйте кому-нибудь
4. Не важно и не срочно — оставьте это

Так что, если у вашего босса завтра совещание с критически важным инвестором и ему нужно подготовить колоду, сделайте это как можно скорее.

No related posts.