Важное срочное важное несрочное неважное срочное: Как найти время на важные несрочные дела — Личный опыт на vc.ru

Содержание

Как найти время на важные несрочные дела — Личный опыт на vc.ru

Находим время на спорт, PR и выполнение новогодних обещаний.

8051 просмотров

Все, наверное, слышали про матрицу Эйзенхауэра — инструмент, который позволяет приоритезировать задачи. Согласно этой матрице, все задачи, которые нам предстоит выполнить, можно отнести в один из четырех квадрантов: важное срочное, важное несрочное, неважное срочное, неважное и несрочное.

Матрица Эйзенхауэра​ Розалия Каневская

Об этом уже много написано в интернете и умных книжках, поэтому останавливаться на этом подробно не буду. Зато подробно остановлюсь на том, как же всё-таки делать те дела, которые попадают в этот проклятый квадрант «важное несрочное».

Зачем делать важные несрочные дела

Как правило, если с этим целенаправленно не работать, дела из этого квадранта в реальную жизнь не выбираются никогда.

Проблема в том, что туда попадают те вещи, которые делают нашу жизнь и наш бизнес лучше, дела, которые позволяют нам расти в качестве, в деньгах, в объемах.

За выполнение задач в этом квадранте вам, как правило, никто не заплатит денег здесь и сейчас (хоть и в долгосрочной перспективе выполнение этих задач увеличит доходы в разы).

В итоге между мелкими делами для клиентов, за которые вам заплатили деньги сейчас (или заплатят завтра), и между делами, которые сулят увеличение дохода в какой-то очень далекой перспективе, мы совершенно логично отдаем предпочтение первым. Но если не научиться работать с этими делами, можно до скончания веков топтаться на том месте, где вы стоите сейчас и не расти вообще никуда.

Именно в этот квадрант попадают задачи по освоению новых навыков и новых рынков, туда попадает планирование и оценка, туда попадает учеба и повышение квалификации, туда попадает спорт, туда попадает проработка идеи с новыми продуктами и проектами, туда попадают даже цветы для жены (несрочный, если речь не идет о дне рождения или годовщине, но, поверьте, очень важный знак внимания).

И причина, по которой я пишу этот текст, — именно в этот проклятый квадрант попадает то, чем я занимаюсь, PR.

В чем проблема? Клиенты приходят к пиарщику или агентству, согласовывают стратегию, отдают деньги и ждут, когда пиарщики как-нибудь сами разберутся и дальше вся магия начнет случаться сама собой.

Как бы ни был хорош пиарщик, которого вы наняли, мэджика без вашего участия не произойдет: PR — это задача, которую вы должны делать с пиарщиком вместе. А если вы всё делаете сами, то тем более.

Публикация в Facebook, ответ на комментарий журналиста, возможность интересно и быстро среагировать на горячую новость или тренд — всё это, к сожалению, попадает в категорию «важное несрочное», если у вас еще миллион дел по управлению и (увы!) операционке. А если вы не сможете найти время на PR, то PR-активность рано или поздно приведет к разочарованию.

Поэтому я и решила рассказать про свои лайфхаки, как не задвигать важные и несрочные дела в долгий ящик до бесконечности. Дисклеймер: всё это сугубо субъективно и, возможно, давно известно, но вдруг эти подходы помогут и вам.

Ответьте на вопрос «чтобы что»

Вы четко должны себе представлять конец пути: что будет по ту сторону реальности, если вы будете систематически заниматься этим важным и несрочным блоком дел.

Это может быть готовый проект, прирост в объемах бизнеса на N% (тут вообще лучше формулировать по SMART), сокращение времени работы с текущей операционкой на N часов в неделю или даже «хочу быть популярным, как вон тот парень» (но тут важно найти критерий, по которому вы сможете четко определить, что к успехам этого парня вы приблизились: упоминание по «Медиалогии», если речь идет о личном бренде).

Короче, вы четко должны видеть цель и понимать, для чего вы к ней движетесь.

Декомпозируйте сложные задачи

Это правило, которое применяют для исполнения новогодних обещаний, и оно отлично работает для этого блока задач. Если у вас есть конечная цель, просто представьте, что вам нужно сделать по отдельным шагам и выполняйте один шаг раз в несколько дней. Когда мне нужно было сделать личный сайт, только это позволило процессу сдвинуться с мертвой точки.

Кстати, с новогодними обещаниями отлично помогает любая канбан-доска. Я пользуюсь Trello. Каждая задача — отдельная карточка.

Пока задача не в работе, она покоится в своем тематическом блоке (например, «Здоровье») и помечена специальной тематической цветовой меткой. Когда я готова взять задачу в работу, я перетаскиваю карточку с задачей в столбик с текущим кварталом.

Если задача большая и требует нескольких действий, я составляю чек-лист и сама пишу себе в комментариях пометки по этой задаче. Например, я поставила себе в прошлом году задачу съездить минимум на два концерта: в комментариях к карточке я собирала ссылки на интересные мне концерты и локации.

Составьте календарь

Перефразируя знаменитое изречение «better sometimes than never». Неважно, идет ли речь о регулярных занятиях спортом или, например, регулярном мониторинге и подготовке ответов на запросы журналистов, важна регулярность и предсказуемость — тогда это проще контролировать.

Если вы точно знаете, что во вторник в 9:00 вы час посвящаете разбору запросов на комментарии, это время вы у себя «забили» и с большей вероятностью будете это делать.

Кстати, задачу тыкать в пиарщика палочкой и спрашивать «ну чего, как там дела» лучше тоже занести в календарь, потому что пиарщик может утонуть в процессе (поверьте, PR-процессы очень энергоёмкие и требуют большой фокусировки) и забыть вам отрапортовать что-то важное или дать промежуточный отчет.

Делать это, конечно, лучше чаще, чем раз в неделю, хотя это во многом зависит от объема работ и задач, которые вы поставили пиарщику.

Делегируйте кому-нибудь всё, что срочно и неважно

Временной ресурс (как и любой другой) ограничен, а это значит, что чтобы выделить время на важное и несрочное, нужно найти время где-то ещё.

Нет ничего постыдного в том, чтобы тратить своё время на то, что важно и срочно — большая часть менеджеров и предпринимателей так проводит большую часть дня (ну, может быть, за исключением пары тренеров по тайм-менеджменту, но и то я в этом сильно сомневаюсь). Залезать в этот квадрант пока не будем.

Хотя я бы всё-таки провела аудит того, где чаще всего случаются «пожары», и подумала над их профилактикой, но об этом в другой раз. Но, сюрприз-сюрприз, аудит и профилактика — тоже задача второго квадранта.

А вот откуда точно стоит отщипнуть время на важные несрочные дела — это у неважных срочных дел, которые, как правило, довольно просты и не требуют вашего непосредственного участия.

Например, я в самом начале своего бизнеса сама занималась выставлением актов и счетов клиентам — сейчас с этим отлично справляется мой ассистент. С одной стороны, если ты вовремя не выставишь «закрывашки» и не проследишь за оплатой счетов, в следующем месяце рискуешь остаться без штанов, с другой — правда ли этим должен заниматься именно ты?

Поэтому подобные задачи лучше делегировать, и вот у вас уже нашлось около часа в день на стратегически важные вещи. Например, поработать с райтером над визионерской колонкой о перспективах вашего рынка.

Поработайте над тем, что заставляет лично вас прокрастинировать

Мы все прокрастинируем, давайте в этом признаемся. Возможно, когда мы смотрим на некоторых людей, это не сильно заметно: они ведь в постоянном поту, разгребают какие-то авгиевы конюшни дел. Да, вопрос только в том, что это за дела.

Прокрастинация — это не всегда лень и безделье, чаще всего мы заменяем важные вещи, которые надо сделать на неважные вещи. Конечно, нет лучше времени, чтобы расхламить гардероб и почистить компьютер, чем в день перед экзаменом, это многим из нас знакомо.

Чаще всего мы прокрастинируем как раз с задачами из важного несрочного квадранта. Потому что они кажутся большими и пугающими. И мы их заменяем на дела из всех остальных квадрантов, даже из неважного и несрочного, просто понаблюдайте за собой.

У каждого прокрастинатора свои причины прокрастинировать, свои страхи и свои проблемы с выполнением задач. Если от вашей прокрастинации страдают важные и несрочные дела, то лучше лицом к лицу встретиться с ними и понять, в чем же там проблема.

Возможно, цель выглядит очень большой (тогда нужно дробить на понятные мозгу задания), или цель неясна и вы не конкретизировали результат (тогда прописать результат), или у цели нет дедлайна (тогда определить срок «сдачи» задания себе), или, что хуже всего, цель навязанная, из разряда «все побежали, и я побежал». От такой цели волевым решением лучше отказаться.

В случае с привычками — часто бывает важно просто освободить пространство от препятствий. Например, я начала систематически пить витамины, когда поставила их на видное место на кухне. В итоге сейчас первое, что я вижу, заходя утром на кухню и наливая стакан воды, — витамины. Так гораздо лучше, чем когда витамины стоят в закрытом шкафу и утром нужно сделать какие-то усилия, чтобы их оттуда достать.

В любом случае именно в важных несрочных делах заложен потенциал роста, но он так и останется лишь потенциалом, если вы не засучите рукава и не начнете работать над задачами этого блока.

Как успевать делать всё самое важное и не тратить время зря

Эту статью можно не только прочитать, но и послушать. Если вам так удобнее — включайте подкаст.

Важные дела — это наши долгосрочные проекты и цели. Например, книга, которую мы хотим написать, или компания, которую мечтаем основать. От этого нас постоянно отвлекают дела срочные: звонки, совещания, встречи, электронная почта — всё, на что нужно реагировать немедленно. Как же перестать тратить всё своё время только на такие дела?

Определите, что для вас важно

Важное редко бывает срочным, а срочное редко бывает важным.

Дуайт Эйзенхауэр

34-й президент США

Чтобы определить самые важные для себя дела, воспользуйтесь матрицей Эйзенхауэра. Этот метод делит ваши задачи на четыре категории.

  • Верхний левый сектор — важное и срочное. Сюда попадают разные проблемы, непредвиденные ситуации и крайние сроки.
  • Верхний правый сектор — важное, но несрочное. Сюда могут входить отношения, планирование долгосрочных проектов и отдых.
  • Нижний левый сектор — неважное, но срочное. Это совещания, звонки и прочая подобная деятельность.
  • Нижний правый сектор — неважное и несрочное. К этой категории можно отнести бесполезные дела, отнимающие время, развлечения и другие мелкие дела.

Понятно, что сначала нужно разобраться с важными срочными делами. Потом — сократить количество неважных и несрочных дел. Сложности возникают, когда мы пытаемся распределить дела из двух оставшихся категорий.

Большинство людей всегда старается сначала отделаться от срочного. Но если мы постоянно заняты только им, мы так и не добираемся до действительно важного.

Лао-цзы когда-то заметил: «Сказать „У меня нет времени“ — то же самое, что сказать „Я не хочу это делать“». А Пикассо советовал «откладывать на завтра только то, что вы не хотите завершить до конца жизни».

Превратите важные дела в срочные

Установите крайний срок

Именно они делают срочные дела срочными. Если у важного дела нет срока выполнения, вы всегда будете откладывать его на потом. Поэтому постарайтесь разбить своё важное дело на небольшие шаги и установите для каждого крайний срок.

Определите последствия

Но одного крайнего срока недостаточно. Ведь если вы пообещаете себе на этой неделе обязательно сходить в спортзал, но не сдержите обещание, ничего страшного не случится и вы просто перенесёте срок на следующую неделю. Срыв сроков должен иметь какие-то серьёзные последствия, чтобы у вас действительно появилась мотивация.

Вот несколько способов, которые помогут воспринимать поставленные сроки более серьёзно.

1. Сообщите о своём намерении

Так вы точно не сможете просто отмахнуться от своего обещания. Но только ставьте действительно реалистичные сроки.

2. Введите поощрения и наказания

Заранее продумайте систему поощрений и наказаний. Только учтите, что поощрять или наказывать себя в конце срока должны не вы сами, лучше попросите кого-то из друзей.

3. Оставьте себе напоминания

О сроках легко можно забыть, если ничто о них не напоминает. Поэтому позаботьтесь об этом заблаговременно. Занесите дату в свой календарь, наклейте стикеры на рабочий стол, можете даже повесить один в ванной или на кухне.


Срочные дела всегда найдутся, их хватит на целый день, неделю, год, а то и на целую жизнь. Но гораздо важнее тратить время и силы на действительно значимые дела, чтобы потом не сожалеть о том, что вы так и не успели сделать.

матрица приоритетов Эйзенхауэра (+ бланк для скачивания)

Это очень простой прием тайм-менеджмента, но со сложным названием. Сегодня мы поговорим о матрице приоритетов Эйзенхауэра. Уверена, что большинство читателей приходили к такому планированию времени и дел интуитивно, хотя, может, и оформляли список дел иначе.

Матрица приоритетов Эйзенхауэра помогает определить самые важные и срочные дела в течение дня.

Кстати, почему Эйзенхауэра? Это фамилия одного из американских президентов, который, как считается, стал первым ее применять.

Скачайте шаблон матрицы приоритетов Эйзенхауэра здесь: вот готовый бланк – просто распечатайте и пользуйтесь!

Матрица: важное, срочное, неважное, несрочное

Использовать матрицу очень легко: запишите свои дела в нужный квадрат – и выполняйте)).

Уникальность приема в том, что человек учится осознавать, что является самым важным, а что можно вообще отбросить и не делать, ведь иногда важность/неважность дел бывает неочевидна.

Матрица Эйзенхауэра: как делить дела?

1. Срочное и важное (выполняем сразу!)

Наверняка, у вас появилось искушение почти все свои дела вписать в этот квадрат. На самом деле по-настоящему важных и срочных дел у нас немного – большинство может и подождать. Сюда заносим:

  • дела, у которых подходит срок сдачи (сдача курсовой, отчета, статьи)
  • экстренные походы к врачам (травматолог, стоматолог)
  • срочные звонки
  • форс-мажорные ситуации (вызов сантехника, если течет труба)

Лучший вариант – если поле матрицы «Срочное и важное» будет почаще пустым, а все дела можно отнести к следующему пункту.

Читайте также: «Правило 20 минут. Лучше мало, чем ничего!»

2. Несрочное и важное (планируем!)

В идеале у человека, знающего тайм-менеджмент, все важные дела записаны тут. В категорию «Срочное» задачи обычно переходят из-за лени, прокрастинации или форс-мажоров в быту или со здоровьем.

Последних избежать бывает трудно, но если регулярно бывать у врачей на профилактическом осмотре, то по крайней мере категорию «срочных дел, связанных со здоровьем», можно будет сократить.

Что касается прокрастинации, то стоит научиться не допускать в своей жизни горящих сроков, и матрица приоритетов Эйзенхауэра здорово в этом помогает (если ей, конечно, следовать).

Кстати, если научиться выполнять запланированное, пока оно еще не горит, можно сильно снизить количество стрессов:  есть возможность качественно и без спешки выполнять каждое дело.

Что относим в эту категорию?

  • плановая работа
  • анализ и оценка рабочих моментов
  • спортивные занятия
  • приготовление пищи
  • ремонт одежды, стирка
  • уборка

Почитайте о том, зачем есть лягушку и о других необычных приемах для управления временем

3. Срочное и неважное (делегируем!)

Эти дела, как правило, никак не приближают нас к цели, а лишь тормозят рабочий процесс и отвлекают. К ним можно отнести:

  • навязанные и не важные лично вам встречи
  • празднование дней рождений неблизких знакомых или поздравление их по телефону
  • уборка или готовка к незапланированному приходу гостей
  • внезапно появившиеся бытовые проблемы: сломалась микроволновка, перегорела лампочка, разбилось большое зеркало. Эти неприятности огорчают и раздражают, но мир не рухнет, если вы не уделите им внимания сиюминутно.

Есть большая опасность – многие относят эти дела в категорию  «Срочное и важное», поэтому старайтесь хорошо анализировать каждое дело, а затем заносите в нужную категорию матрицы Эйзенхауэра: возможно, дело окажется не столь важным, как вы думали.

Ну а поскольку дела из этого поля часто не приближают нас к цели, а только отвлекают, постарайтесь их минимизировать: некоторые можно просто не делать, а другие перепоручить: к примеру, заказать торт вместо того, чтобы печь его самой.

4. Несрочное и неважное (думаем: а нужно ли это?)

Такие дела мы обычно и не записываем: к примеру, время на соц.сети или телевизор, компьютерные игры, серфинг по сайтам без цели.

Узнайте о методиках для женского тайм-менеджмента

Куда отнести отдых?

Профессионалы в использовании матрицы приоритетов Эйзенхауэра советуют планировать даже отдых.

К примеру, такой пункт как получасовая прогулка вполне можно отнести к «Важным и срочным» делам – с указанием времени.

Если подразумевается поездка на отдых на несколько дней, то заносим это дело в категорию «Важное и несрочное».

Научившись планировать качественный отдых, меньше будет желания урвать час на неполезный и нерасслабляющий.

Читайте также: как научиться рано вставать?

Мои выводы после использования матрицы Эйзенхауэра:

  1. Срочных дел действительно немного! А бывали дни, когда их просто не было. Раньше все свои планы я считала срочными и важными, а потому мучила себя тем, что не выполняю их быстро.
  2. Теперь я стараюсь не допускать горящих сроков – мои планы в основном остаются в категории «важных и несрочных», а не переходят в «срочные». Матрица помогла отказаться от привычки делать всё в последнюю минуту.
  3. Задумалась вот над чем: если некоторые дела нет нужды заносить в список дел (типа посидеть вконтакте), то может и делать их можно пореже? Например, я начала контролировать своего «пожирателя» времени — время в соц.сетях.

P.S. Как провести расхламление и разобрать домашние завалы? Как легко расставаться с ненужными вещами? Как навести порядок, который сохраняется, а не исчезает через день?

Ответы — в бесплатном гиде 18 правил для расхламления и порядка. Получите его в подарок! — ВКонтакте или на свою электронную почту.

Как получить?

Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов — СКБ Контур

Почему так сложно делать выбор между приоритетными и второстепенными задачами? Исследования невролога Антонио Дамасио показывают, что принятие решений неразрывно связано с эмоциями. Потому неудивительно, что беспокойство и депрессия часто характеризуются как состояния загнанности в тупик и неспособности принимать решения. Использование простых инструментов наподобие матрицы Эйзенхауэра помогает не просто разобраться в делах, но и снизить эмоциональную нагрузку. Со временем, усвоив принципы этой концепции, можно научиться легко и быстро определять разницу между важным, срочным, второстепенным и бесполезным.   

Считается, что матрица Эйзенхауэра имеет непосредственное отношение к словам Дуайта Д. Эйзенхауэра: «У меня есть две проблемы: срочная и важная. Срочная не является важной, а важная — срочной». 

Дуайт Д. Эйзенхауэр известен, прежде всего, как 34-й президент США (с 1953 по 1961 годы). До того, как стать президентом, он был генералом и командовал союзными войсками во время Второй мировой войны. В 1950 году Эйзенхауэр стал первым верховным главнокомандующим объединенными вооруженными силами НАТО в Европе.

Специфическая профессиональная деятельность постоянно вынуждала Эйзенхауэра принимать жесткие решения и ежедневно фокусироваться на различных задачах. Чтобы оптимизировать процесс, он создал свой метод, который стал широко известен как матрица Эйзенхауэра. Сегодня ею могут пользоваться не только генералы, но и обычные люди вплоть до домохозяек — он помогает расставлять приоритеты в текущих задачах и наводить порядок в делах.

Как использовать матрицу Эйзенхауэра

Этот инструмент подходит тем, кто готов и способен оценивать важность своих задач и четко их классифицировать. Метод подразумевает разделение задач и действий на четыре группы:  

  1. срочные и важные;
  2. важные, но не срочные;
  3. срочные, но не важные;
  4. не срочные и не важные.

Конечная цель метода Эйзенхауэра — помочь отфильтровать второстепенные дела от важных решений и сосредоточиться на том, что действительно имеет значение.

Если представить матрицу Эйзенхауэра в виде картинки, то она будет выглядеть так:  

Значение квадрантов в матрице

Задачи распределяются по конкретным квадрантам, которые в свою очередь определяют, когда и как долго вы можете выполнять задачу. 

  • Квадрант I — «Сделайте это немедленно» (срочные и важные)

Сюда попадают приоритетные задачи, требующие немедленного внимания. Они имеют жесткие сроки и должны выполняться прежде всего остального и лично.   

  • Квадрант II — «Решите, когда вы это сделаете» (важные, но не срочные)

Этот квадрант — стратегическая часть матрицы, идеально подходящая для долгосрочного развития. Элементы, которые он включает, важны, но не требуют немедленного вмешательства. При этом задачи имеют определенный дедлайн и тоже выполняются лично.

  • Квадрант III — «Делегируйте кому-нибудь» (срочные, но не важные)

В этот квадрант попадают телефонные звонки, электронные письма и планирование встреч и мероприятий. Эти типы задач обычно не требуют личного внимания, потому что не подразумевают измеримый результат. Квадрант III помогает минимизировать то, что отвлекает от важной работы. Благодаря делегированию вы можете сосредоточить внимание на более серьезных вещах.

  • Квадрант IV — «Сделайте это позже» (не важные, не срочные)

Действия, попадающие в квадрант IV, — это сопутствующие дела, которые не приносят никакой ценности. Проще говоря, это то, что всегда можно отложить, не боясь каких-либо последствий. Эти дела отнимают время и мешают выполнять более важные задачи, которые вы вносите в первые два квадранта. 

Выбор цвета для матрицы

Назначьте каждому из квадрантов матрицы цвет и свяжите его с уровнем приоритета.

Например:

Красный = срочно.

Желтый = важно, но не очень срочно.

Зеленый = срочно, но не важно.

Серый = не срочно, не важно.

В процессе использования матрицы для профессиональных целей вы увидите, что большинство задач попадают в квадранты I и III. Самый значимый результат приносят действия из квадранта II, потому что это бизнес-цели, которые влияют на долгосрочный успех бизнеса, при этом они редко классифицируются как срочные.

Сложнее всего понять то, что отвлекает вас от запланированного курса. Но если вы справитесь с этой фундаментальной проблемой управления временем, то избавитесь от мыслей о зря потерянных часах. Задайте себе два вопроса, чтобы определиться с долгосрочными стратегиями в принятии решений:

  • Когда вы будете заниматься важными, но не срочными задачами?
  • Когда вы сможете потратить время на решение важных задач, прежде чем они внезапно станут срочными?

Стоит помнить о том, что иногда задачи из одного квадранта неожиданно попадают в другой. Если возникнет чрезвычайная ситуация, ваши приоритеты изменятся. Например, вы владеете небольшим бизнесом, звонит недовольный клиент и просит связать его с менеджером из-за задержки с доставкой. Эта проблема сразу же станет выше других элементов в матрице.

Распределение задач по квадрантам имеет некоторые особенности, и их нужно учитывать:

  1. Списки дел облегчают жизнь. Убедитесь в том, что при распределении задач вы задаете правильные вопросы, которые помогают определить, что нужно выполнить в первую очередь. Ключевой признак — приоритет.
  2. В каждый квадрант можно добавлять много действий и задач, однако лучше, чтобы максимальное количество не превышало более восьми элементов. Иначе вы будете отдаляться от главной цели — завершения задачи.
  3. Создавайте отдельные матрицы для профессиональной и личной жизни.
  4. Только вы можете определить уровень приоритета элементов в своем списке. Каждое утро начинайте со списка дел из матрицы, и уже к концу недели вы увидите результат.

Шаблон матрицы Эйзенхауэра

Чтобы упростить процесс распределения задач, используйте шаблон, разработанный сервисом Evernote:

Матрицу Эйзенхауэра можно перевести в программу для управления проектами Trello. Составьте список дел для каждой из четырех досок (= квадрант) и сделайте отдельную доску «Входящие», куда будут поступать все задачи до распределения по квадрантам. Это позволит вам визуально оценивать свою нагрузку.

Матрица Эйзенхауэра — это простой инструмент, помогающий избежать состояния аналитического паралича, которое возникает каждый раз, когда вы даже не знаете, с чего начать. 

Больше чем тайм-менеджмент. Матрица приоритетов Эйзенхауэра

В первой части статьи я написал о том, почему гораздо важнее понимать, что ты хочешь, чем пытаться уместить максимум дел в свой день.

Здесь я хочу рассказать о том, как успевать – но не все, но то, что действительно важно.

Теперь самое время вернуться к методам тайм-менеджмента. И начнем мы с самого простого – списка дел. Зная свои желания, цели и задачи, вы сможете адекватно применять этот инструмент. Но сначала нужно его настроить. И сделаем мы это при помощи так называемой матрицы дел Эйзенхауэра.

Разделите свои дела на четыре списка.

  • Важные и срочные
  • Важные и несрочные
  • Неважные и срочные
  • Неважные и несрочные

Как понять, какие дела куда распределить?

Важные срочные дела – это те, которые продвигают вас к вашим ближайшим целям. У Пети это поиск денег на машину, звонок клиенту, работа с портфолио. Не менее важная задача – выбор машины. Это кажется не таким серьезным, но без этого дело никуда не сдвинется.

Важные несрочные – продвигают вас к целям, неприоритетным, но важным. Дизайнер Петя хочет встретиться с хорошей девушкой, завести с ней отношения и впоследствии жениться, но сейчас для него важнее – стабильный доход. Поэтому чтение книги по отношениям (предположим, что Петя у нас осознанный молодой человек и читает книги по отношениям) – это для него важное, но не срочное дело.

Неважные срочные дела – не продвигают вас к целям, но необходимы, чтобы поддержать уровень жизни или достижений, на котором вы находитесь. Это, например, уборка дома, мытье посуды, прогулка с собакой, покупка продуктов. На работе это заказ воды, сортировка писем, почтовые рассылки, Такие дела примерно одинаковы у всех.

Неважные несрочные дела – такие, которые не продвигают нас к целям и не нужны для поддержания уровня жизни. Это либо дела, которые вам навязали, которые вы придумали себе под влиянием социума, либо развлечения. Примеры для Пети? Помощь маме на даче, в то время как Петя ненавидит возиться на огороде. Пробный урок йоги, потому что в его окружении все занимаются восточными практиками (Пете скучно на йоге и он предпочел бы бокс, но стесняется отказаться, чтобы не показаться бездуховным). Просмотр сериала.

Что дает такая система?

Распределив дела по матрице приоритетов Эйзенхауэра, мы можем четко понять, зачем они нам, в каком порядке их делать и делать ли вообще.

Важные срочные дела – с них нужно начинать день. Думаю, теперь понятно, почему. Именно они приближают нас к получению того, чего мы больше всего хотим. Кроме того, сделав их, мы получим заряд уверенности в себе и позитива на весь день – ведь мы понимаем, что сделали что-то полезное.

Возвращаемся к дизайнеру Пете. Ему стоит начать свой день с решения одной из бизнес-задач – звонок клиенту, работа с портфолио. Даже если он сделает только что-то одно, это уже очень хорошо.

Важные несрочные дела – ими стоит продолжить свой день. Ведь они служат целям, которых вы тоже хотите добиться – пусть и не прямо сейчас. Для Пети это может быть та же психологическая книга, чтобы лучше понимать свою будущую девушку, посещение семинара по здоровому питанию (если помните, правильно питаться было одной из его целей, но он не считает ее первоочередной).

Неважные срочные дела – в идеале нужно делегировать. Не зря в компаниях существует должность секретаря или офис-менеджера – он выполняет то, на что у руководителя нет времени, но что необходимо, иначе работа встанет или вы будете работать в бардаке.

Как быть с домашними делами? Не у всех есть возможность поручить уборку, готовку или прогулку с собакой кому-то другому. Если приходится делать такие дела самому – выбирайте время, когда вы хуже всего соображаете или не очень работоспособны. Тот же Петя может прибраться и помыть посуду после работы. И даже если получится, что он отложит это на завтра, ничего страшного не случится. Главное, что он уже сделал самые важные дела.

Неважные несрочные дела стоит просто отменять. Если не получается – тратить на них минимум времени и те моменты, когда вы наименее работоспособны и хуже всего соображаете, например, устали после работы или не выспались.

Важные дополнения

  • Очередность важных несрочных и срочных неважных дел можно менять. Иногда стоит перемежать их небольшими порциями. То же мытье посуды невозможно откладывать бесконечно, а собака дизайнера Пети не даст ему пренебречь прогулкой. Но главное – начать день с важного и срочного.
  • Бывают дни, когда вообще ничего не хочется делать. В такие дни важно сделать над собой усилие и сделать одно важное и срочное дело, а потом расслабляться. Если вы произвели расстановку приоритетов по матрице Эйзенхауэра, вам несложно будет найти такое дело. Это будет значить, что, несмотря на саботаж, вы все равно продвинулись к своим целям.
  • Задачи, которые продвигают нас к нашим целям, часто могут нам не нравиться. Они направлены на изменения, а мозг всегда хочет сохранить то, что есть и сопротивляется переменам. На этом нюансе основан известный метод тайм-менеджмента начать утро с «поедания лягушки», то есть с дела, которое не хочется, но нужно сделать. То есть фокус не в том, чтобы непременно начать утро с чего-то неприятного, а в том, что нужное и неприятное – часто совпадает.
  • Поэтому же приятнее всего заниматься срочными неважными делами и неважными несрочными. Они либо вообще ничего не значат для нас, либо направлены на поддержание текущего уровня жизни. В них мы действуем по шаблонам. Благодаря этому у мозга нет поводов для сопротивления. Но если заниматься только такими делами, изменений в жизни, роста не предвидится.

Итак, в двух частях статьи «Больше, чем тайм-менеджмент» мы пришли от вопроса «как все успевать?» к вопросам «зачем это успевать?» и «что именно нужно делать?». На них отвечать сложнее, но именно такие вопросы приближают нас к нашим целям и помогают достичь желаемого.

А вот несколько материалов, которые помогут вам находить и достигать своих целей:

Желаю вам успехов!

Вадим Куркин

Понимание матрицы Эйзенхауэра - Dropbox Business

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Никто не хочет быть непродуктивным, особенно на работе. Но на протяжении дня появляются срочные запросы, и, по мере того как ваш список задач растет, становится все сложнее поддерживать это стремление к продуктивности. Если вы не успеваете выполнять ключевые задачи в срок, или вам сложно придерживаться графика в долгосрочных проектах, эффективная расстановка приоритетов в выполнении задач может вывести вас из отстающих в лидеры. И здесь на сцену выходит матрица Эйзенхауэра.

Понимание матрицы Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра, также известная под названием «коробка Эйзенхауэра» или «матрица срочных/важных задач» — это простая схема определения приоритетности задач и регулирования рабочей нагрузки. Она названа в честь Дуайта Д. Эйзенхауэра, пятизвездочного генерала и 34-го президента США. Эйзенхауэр известен благодаря своей неимоверной продуктивности, поэтому его подход к постановке целей и управлению временем всесторонне изучался многими людьми, одним из которых был Стивен Кови. В своей книге «7 навыков высокоэффективных людей» Кови создал на основе идей Эйзенхауэра простой инструмент расстановки приоритетов в выполнении задач: матрицу Эйзенхауэра.

Что же представляет из себя матрица Эйзенхауэра? По сути, это стратегия, которая позволяет вам применить на практике следующую цитату, приписываемую Эйзенхауэру: «У меня есть два типа проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не бывают срочными». Вам нужно просто оценить свои задачи по критериям срочности и важности.

Как работает коробка Эйзенхауэра?

Компании и частные лица могут использовать матрицу Эйзенхауэра для планирования, делегирования, определения приоритетности и включения задач в график работы на день или на неделю. Распределив задачи в один из четырех квадрантов ниже, вы сможете определить их срочность и решить, как с ними следует поступить:

  • Первый Квадрант. Срочное и важное (задачи, которые необходимо выполнить немедленно). Это очень важные задачи, которые нужно сделать в первую очередь и как можно скорее. Как правило, это запросы, полученные в последний момент по причине непредвиденных обстоятельств. Обычно такие задачи нужно выполнять немедленно или в тот же день. Сюда можно отнести работу в проекте вместо заболевшего коллеги или реагирование на непредвиденную ситуацию, например сбои в цепи поставок.
  • Второй квадрант. Важное, но не срочное (задачи, которые можно запланировать на более поздний срок). Это важные долгосрочные цели или задачи, не имеющие жесткого срока выполнения, поэтому их можно запланировать на более поздний срок. Сюда можно отнести получение профессиональной квалификации или планирование долгосрочных бизнес-целей, например сокращение бюджета.
  • Третий квадрант. Срочное, но не важное (задачи, которые можно кому-то делегировать). Эти задачи нужно выполнить немедленно, но они могут быть не настолько важными, чтобы привлечь ваше внимание, а значит, их можно делегировать другим участникам рабочей группы. Сюда можно отнести повседневную работу, длительные встречи или телефонные звонки без четкой цели.
  • Четвертый квадрант. Несрочное и неважное (задачи, которые можно убрать из плана). Эти задачи только отвлекают вас, поэтому их нужно избегать по возможности. Во многих случаях можно просто игнорировать или отменить такие задачи. Сюда можно отнести общественные мероприятия или излишне длительные перерывы на чай или кофе.

Проще говоря, применение коробки Эйзенхауэра может помочь вам визуализировать ваши задачи с точки зрения важности и срочности. Когда вы начнете рассматривать свой рабочий процесс с такой позиции, вам гораздо проще будет расставить приоритеты для самых важных задач и выполнить их как можно скорее.

Как различить срочность и важность?

Нет универсальной формулы для определения различия между срочностью и важностью при создании матрицы приоритетов, но это очень важно. Чаще всего различие между этими двумя категориями в реальности определить намного труднее, чем при составлении абстрактной коробки Эйзенхауэра. Если вкратце, срочные задачи неизбежны и требуют незамедлительного уделения им внимания, а важные задачи в большей степени требуют планирования и способствуют достижению долгосрочных целей. Например, отвечать на телефонные звонки крупного клиента — это срочная задача, а ознакомиться с последними исследованиями в своей сфере — важная.

Каковы преимущества матрицы Эйзенхауэра?

Одним из основных преимуществ матрицы Эйзенхауэра является простота ее реализации. Не нужно покупать дорогостоящий пакет программного обеспечения и уделять много времени составлению матрицы. В общем, матрица приоритетов позволяет вам оптимизировать управление временем, установив четкие и однозначные приоритеты. Этот инструмент очень полезен для сотрудников, занимающих руководящие должности, или собственников бизнеса, а также фрилансеров, которым нужно совмещать задачи из нескольких различных проектов или работу с несколькими клиентами одновременно.

Каковы недостатки матрицы Эйзенхауэра?

С матрицей приоритетов связаны некоторые недостатки. Особо следует отметить, что зачастую бывает сложно точно определить важность задачи. Это означает, что в конечном итоге вы можете делегировать задачу не тому человеку, что приведет к снижению качества. Более того, важно помнить, что не всегда есть возможность действовать немедленно, когда вы имеете дело с событиями, требующими мгновенной реакции. Это может быть невозможным по причине недостатка знаний, времени, из-за существующих правил и бюрократических процедур или большого количества срочных/важных задач, что снижает эффективность матрицы приоритетов при принятии решений и управлении временем.

Как использовать коробку Эйзенхауэра для управления задачами и рабочей нагрузкой

Матрица срочных/важных задач может стать отличной отправной точкой для управления рабочими процессами и проектами. После того как вы разместите свои задачи по соответствующим квадрантам, можно приступать к настройке процессов управления временем, что поможет вам своевременно реагировать на важные события. Например, вы можете использовать Dropbox для более эффективного управления своим списком заданий. Можно использовать эти инструменты управления задачами для делегирования срочных, но не важных задач другим участникам вашей рабочей группы, а также установить сроки сдачи и напоминания для срочных, но не важных задач, которые можно запланировать на более поздний срок.

Также стоит подумать о внедрении средств автоматизации на рабочем месте. Автоматизация, где это возможно, является отличным способом работы с задачами, которые необходимо выполнить, но не требующими длительного планирования или анализа до начала их выполнения. С помощью средств автоматизации или интеграции в Dropbox вы можете делегировать задачи из квадранта Q3 (срочное, но не важное) таким образом, чтобы это было эффективно с точки зрения времени для вашего бизнеса. Вы можете назначать задачи участникам рабочей группы в Dropbox Paper с указанием сроков их выполнения или переносить их непосредственно в карточки Trello для участников вашей рабочей группы из файлов Dropbox. Инструменты автоматического создания контента помогут вам избежать трудоемких, не защищенных от ошибок задач, которые могут создавать помехи в работе, обеспечив таким образом более продуктивную работу вашей рабочей группы в будущем.

Более того, можно объединить коробку Эйзенхауэра с другими методиками управления временем для достижения лучших результатов. Например, можно использовать метод «Съешь лягушку». В основе этой техники лежит высказывание Марка Твена: «Если с утра первым делом съесть лягушку, остаток дня будет чудесным». В контексте бизнеса это означает, что сначала нужно выполнить самую большую или сложную задачу, а затем перейти к более мелким задачам, приоритетность которых вы можете определить на основании других факторов, например, сроков их выполнения. Также существует метод ABCDE, где вы присваиваете своим задачам буквенное значение в зависимости от их важности, и затем выполняете их в этом порядке.

Заключительные соображения

Коробка Эйзенхауэра — чрезвычайно эффективный инструмент управления временем и задачами. Узнав, как эффективно определять приоритетность задач, вы сможете повысить эффективность своей работы, избежать действий, занимающих много времени, и достичь долгосрочных целей в бизнесе.

ТМ-фундамент: матрица Эйзенхауэра - Гармоничный тайм-менеджмент — LiveJournal

Прежде чем мы начнем воплощать в жизни написанные сценарии "идеальных" дней, нам необходимо разобраться
с некоторыми базовыми концепциями тайм-менеджмента.

1. Матрица Эйзенхауэра

-  «Первый квадрат» (важное-срочное) стал синонимом «лесных пожаров» - срочных и важных дел, когда надо все бросить, и делать эти самые «горящие дела».
 «Второй Квадрат» (важное-несрочное) олицетворяет радость заблаговременного планирования, подготовки, жизненного баланса и прочих радостей жизни.
- «Третий квадрат» (неважное – срочное) называют «квадратом обмана» - дела из него только «притворяются» важными, хотя на самом деле это не так.
- с «Четвертым квадратом» тоже не все просто. Формально «ходить туда» незачем – неважное и несрочное, что может быть хуже – но порой люди втайне мечтают «понежиться» там, отдыхая от остальных дел.

Основная идея этой концепции – нужно стремиться к тому, чтобы бОльшая часть времени уходила на дела 2-го квадрата. Подробную статью с разъяснениями, чтобы понять, какие дела к какому квадрату относятся, читайте тут.

Примеры "маминых" дел по квадратам.

Срочные дела редко бывают важными и в то же время, важные дела редко бывают срочными. .Эйзенхауэр

Казалось бы, очевидно, что время необходимо тратить только на важные дела. Но для начала нужно научиться определять, к какому квадрату дело принадлежит, чтобы относится к нему соответственно, а с этим могут возникнуть определенные трудности.

Алгоритм работы с матрицей

Шаг №1 - уделить время делам 2-го квадрата матрицы – важные несрочные дела. Именно эти дела двигают нас вперед, дают ощущение ценности жизни и ценности времени, помогают видеть перспективу, кроме того, именно они позволяют сократить количество срочных дел и предотвратить многие пожары и форс-мажоры.

Что это за волшебные дела? Планирование, уход за собой и за своим здоровьем, качественное общение с детьми и близкими, саморазвитие и развитие детей, качественный отдых, включая сон, обучение, перспективные проекты и т.д.

В чем волшебство таких дел и как они могут помочь в организации времени?

Время, посвященное этим делам – это инвестиции, которые обязательно принесут дивиденды, «что посеешь, то и пожнешь». Вложили в развитие ребенка – получили успешного самостоятельно мыслящего человека, вложили в изучение языка – открыли для себя весь мир для работы и общения, вложили в качественный отдых – получили энергию и бодрость для быстрого и легкого выполнения любых дел и т.д. Кроме того, дела 2-го квадрата способны преумножать время, планирование, подготовка, обучение – все это помогает найти временные резервы.

В чем проблема таких дел? Почему в реальной жизни именно эти волшебные дела чаще всего откладываются или вообще не делаются? Поскольку они несрочные, мы можем бесконечно их откладывать и не видеть негативных последствий, пока они не станут слишком явными, а на это порой могут и годы уйти. За такие дела часто бывает страшно браться, они кажутся очень сложными или  очень большими

Шаг №2. Научиться отличать срочные важные от срочных неважных дел. Самый большой вопрос – как это может быть, чтобы дело было срочным, но не важным? Как правило, сюда относятся дела,  срочность которых была навязана извне. Например,  муж попросил срочно погладить ему рубашку, дети срочно вовлекли в свои дела или спор, позвонил телефон.

Проблема таких дел помимо того, что они отнимают время в чистом виде, в том, что они отвлекают от выполнения других дел. Потом уже труднее включится в важные дела, собраться с мыслями и настроем. Как быть? Если почувствовали, что срочность навязана, подумайте, прежде чем бросаться на это дело, можно ли решить вопрос путем переговоров, например. Попросить детей подождать 15 минут, пока вы закончите свое дело, попросить супруга самостоятельно справиться с рубашкой или предложить альтернативный вариант гардероба, а на будущее озаботиться тем, чтобы в шкафу всегда были 2-3 готовые к выходу рубашки (это уже дело 2-го квадрата).

В категорию срочных не важных дел также относятся дела, которые мы по каким-то причинам решили сделать сейчас, хотя можно было бы и в другое время. Например, пустились на поиски какой-то вещи, о которой вспомнили, хотя сейчас эта вещь не нужна, занялись уборкой, хотя острой необходимости в данный момент не было, а можно было в это время заняться действительно важным делом.

Шаг №3  Минимизировать дела 4-го квадрата и заменить их на дела 2-го. Не срочные неважные дела – это то, что мы безболезненно могли бы не делать вообще. Почему мы вообще оказываемся в этом квадрате? Казалось бы, времени и так нет, а мы можем позволить себе потратить его на такие дела. Причин много:

- усталость. Устали от срочных дел так, что уже нет сил ни на что, кроме телевизора, соц.сетей, форумов или просто «зависания».

- отсутствие четкого плана. Начинаем хвататься за какие-то мелкие дела, которые можно было бы сделать походя в другое время.

- ощущение «все надоело». Делать ничего не хочется, руки опускаются, настроения нет.

Что делать? В первую очередь, четко отдавать себе отчет, чем вы заняты в данный момент и почему. Вам нужен отдых? Может быть, не стоит сразу бежать к компьютеру, а лучше полежать, или послушать медленную музыку, или принять ванну? (это уже будет 2-й квадрат) Нужна психологическая разрядка? Можно выйти на 15 минут на свежий воздух или заварить ароматный чай или поговорить с мужем по душам.

Выводы

1)      Осознанно подходим к выполняемым дела и отдаем себе отчет, делом из какого квадрата мы занятии

2)      Находим время для дел 2-го квадрата уже на стадии планировани

3)      За счет дел 2-го квадрата сокращаем пожары и форс-мажоры

4)      Учимся противостоять срочным, но не важным делам

5)      Анализируем, почему начинаем тратить время на не важные не срочные дела и заменяем их на дела из 2-го квадрата

2. Концепция "большие камней" (big rocks)


Большие камни – это истинно важные дела, которые нужно делать до всего остального. В терминах матрицы – это дела 1 и 2 квадратов. Лучшей иллюстрацией этой метафоры является видеозапись с тренинга С.Кови, автора мирового бестселлера "7 навыков высокоэффективных людей". В тренинге мы еще не раз будем использовать некоторые элементы 7 навыков.

Данное видео не нуждается в комментариях. Каждый раз, берясь за дело, мысленно проверяйте, чем вы заняты - песком или камнями. Порядок действий вам известен. Необходимо вырабатывать привычку всегда начинать с камней.

Домашнее задание:
1. Назовите 3 ваших дела из каждого квадрата (если затрудняетесь, ничего страшного, приведите хотя бы один пример, демонстрирующий, что концепция в целом вам ясна).
В тайм-менеджерской литературе Вы найдете много примеров дел по квадратам из деловой жизни, но далеко не все примеры релевантны для семейного ТМ.
Напишите 3- дела 2-го квадрата и приведите примеры дивидендов, которые они могут принести в будущем
Подумайте, случаются ли у вас срочные не важные дела и как можно поступить с ними, чтобы не поддаваться на их призывную срочность.

Какие дела 4-го квадрата есть у вас? Почему вы ими занимаетесь? Чем можно их заменить из дел 2-го квадрата

2. Приведите примеры ваших больших камней. Примеры должны быть конкретными. И назовите, что может стать тем песком, который заполнит чашу дня и не даст камням в нее поместиться.

Посмотрите в свой идеальный день. В каких блоках у вас размещаются "камни"? Как распределить песок мелких бытовых дел так, чтобы он не мешал выполнению важных дел?

Следующие 3 задания помогут нам в дальнейшей работе со слонами, лягушками и рутинами.

3. Продолжаем работать со списком дел. Слон - это проект. У него обязательно должна быть дата реализации. Определите ее хотя бы приблизительно для ваших намеченных слонов. Выберите из списка проектов самый актуальный, который вы хотите реализовать (или запустить) за время тренинга. Распилите вашего слона на части. Чтобы кусочек помещался в рот можно было осились в один присест. И что вы сделаете уже сегодня по выбранному слону?

4. Выберите 1-3 лягушки из вашего списка. Какой из способов поедания лягушек лучше всего подходит к вашей лягушке? Какие способы возьмете на вооружение на будущее? Какую лягушки съедите уже сегодня? или завтра?

5. С какой рутиной начали (или продолжаете работать сегодня)? Если пока не приступили, когда планируете?

Срочный / важный принцип Эйзенхауэра - Навыки тайм-менеджмента

Эффективное использование времени, а не просто эффективное

© iStockphoto
blackred

Сосредоточьтесь на самой важной работе.

Представьте, что ваш начальник попросил вас подготовить важную презентацию к следующему заседанию совета директоров.

У вас есть всего несколько дней, чтобы собрать все, ваша рабочая нагрузка уже высока, и у вас есть много других неотложных задач в вашем списке дел.Из-за этого вы беспокоитесь, не можете сосредоточиться, и вам кажется, что все отвлекает.

Факторы, вызывающие временной стресс, являются одними из наиболее распространенных источников давления на рабочем месте, и они возникают в результате того, что им нужно сделать слишком много работы в слишком короткий срок. Итак, как вы можете побороть этот стресс и выполнить то, что необходимо для хорошей работы?

Принцип срочности / важности Эйзенхауэра помогает вам подумать о ваших приоритетах и ​​определить, какие из ваших занятий важны, а какие, по сути, отвлекают.

Что такое «срочные» и «важные» мероприятия?

Выступая в 1954 году на Второй Ассамблее Всемирного совета церквей, бывший президент США Дуайт Д. Эйзенхауэр, цитируя доктора Дж. Роско Миллера, президента Северо-Западного университета, сказал: «У меня есть два вида проблем: срочные и важное. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным ». Говорят, что этот «принцип Эйзенхауэра» определяет то, как он организовал свою рабочую нагрузку и приоритеты.

Он понимал, что хорошее управление временем означает не только эффективность, но и эффективность.Другими словами, мы должны тратить свое время на важные дела, а не только на срочные. Чтобы сделать это и свести к минимуму стресс от слишком большого количества сжатых сроков, нам нужно понимать это различие:

  • Важные виды деятельности приводят к достижению наших целей, будь то профессиональные или личные.
  • Срочные действия требуют немедленного внимания и обычно связаны с достижением чьих-то целей.Мы часто сосредотачиваемся на них, и они требуют внимания, потому что последствия отказа от них немедленные.

Когда мы знаем, какие действия важны, а какие срочны, мы можем преодолеть естественную тенденцию сосредотачиваться на несущественных срочных делах, чтобы освободить достаточно времени, чтобы заняться тем, что важно для нашего успеха. Таким образом мы переходим от «пожаротушения» к ситуации, когда мы можем развивать наш бизнес и нашу карьеру.

Как использовать принцип Эйзенхауэра

Чтобы использовать этот принцип, перечислите все виды деятельности и проекты, которые, по вашему мнению, вам необходимо выполнить.Постарайтесь включить все, что отнимает ваше время на работе, даже если это неважно. (Если вы управляете своим временем с помощью списка дел или Программа действий, вы это уже сделали.)

Затем подумайте о каждом действии и разделите его на одну из четырех категорий, как показано на рисунке 1 ниже:

Рисунок 1 - Срочность / важный принцип Эйзенхауэра

Затем используйте описанные ниже стратегии, чтобы составить расписание своих занятий.

1.Важное и срочное

Есть два различных типа срочных и важных дел: те, которые вы не могли предвидеть, и другие, которые вы оставили до последней минуты.

Вы можете исключить действия в последнюю минуту, заранее планируя и избегая откладывания на потом. .

Однако не всегда можно предсказать или избежать некоторых проблем и кризисов. Здесь лучший подход - выделить в своем расписании некоторое время для решения неожиданных проблем и незапланированных важных дел.(Если возникнет серьезный кризис, вам придется перенести другие задачи.)

Если у вас много срочных и важных дел, определите, какие из них вы могли предвидеть, и подумайте о том, как вы могли бы запланировать подобные действия заранее, чтобы они не становились срочными.

2. Важно, но не срочно

Это действия, которые помогут вам достичь ваших личных и профессиональных целей и выполнить важную работу.

Убедитесь, что у вас есть достаточно времени, чтобы заняться этими делами должным образом, чтобы они не стали срочными.Кроме того, не забудьте выделить в своем расписании достаточно времени для решения непредвиденных проблем. Это увеличит ваши шансы не сбиться с пути и поможет избежать того, чтобы стресс от работы стал более срочным, чем это необходимо.

3. Не важно, но срочно

Срочные, но не важные задачи - это вещи, которые мешают вам достичь ваших целей. Спросите себя, можете ли вы перенести или делегировать их.

Обычным источником такой деятельности являются другие люди. Иногда уместно вежливо сказать людям «нет» или побудить их решить проблему самостоятельно.(Наша статья «Да человеку, нет задаче» здесь поможет.)

Получите бесплатную рассылку новостей

Изучайте новые карьерные навыки каждую неделю, плюс получите бонус Рабочая тетрадь по управлению временем , бесплатно !

Прочтите нашу Политику конфиденциальности

Как вариант, попробуйте выделить время, когда вы доступны, чтобы люди знали, что они могут поговорить с вами тогда.Хороший способ сделать это - устраивать регулярные встречи с теми, кто часто вас перебивает, чтобы вы могли решать все их проблемы сразу. После этого вы сможете дольше концентрироваться на важных делах.

4. Не важно и не срочно

Эти занятия просто отвлекают - по возможности избегайте их.

Многие из них можно просто игнорировать или отменить. Однако некоторые из них могут быть действиями, которые другие люди хотят, чтобы вы выполняли, даже если они не способствуют достижению ваших желаемых результатов.Опять же, вежливо скажите «нет», если можете, и объясните, почему вы не можете этого сделать.

Если люди видят, что вы четко понимаете свои цели и границы , они часто будут избегать просить вас заняться "неважными" делами в будущем.

Ключевые моменты

Принцип срочности / важности Эйзенхауэра помогает вам быстро определить действия, на которых вам следует сосредоточиться, а также те, которые вы должны игнорировать.

Когда вы используете этот инструмент для определения приоритетов своего времени, вы можете решать действительно неотложные проблемы, одновременно работая над достижением важных долгосрочных целей.

Чтобы использовать инструмент, перечислите все свои задачи и действия и поместите их в одну из следующих категорий:

  • Важно и срочно.
  • Важно, но не срочно.
  • Не важно, но срочно.
  • Не важно и не срочно.

Затем запланируйте задачи и действия в зависимости от их важности и срочности.

Инфографика

Щелкните изображение ниже, чтобы увидеть нашу инфографику о срочном / важном принципе Эйзенхауэра:

Введение и 3-минутное видеоурок

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Матрица Эйзенхауэра, также называемая матрицей срочно-важных, помогает вам принимать решения и расставлять приоритеты по задачам по срочности и важности, сортируя менее срочные и важные задачи, которые вы должны либо делегировать, либо не выполнять вовсе.

Наш бесплатный видеоурок на YouTube продолжительностью менее 3 минут «Понимание матрицы Эйзенхауэра»

Откуда взялось название?

Дуайт Д. Эйзенхауэр был 34-м президентом Соединенных Штатов с 1953 по 1961 год. Прежде чем стать президентом, он служил генералом в армии Соединенных Штатов и в качестве Верховного главнокомандующего союзными войсками во время Второй мировой войны. Позже он также стал первым верховным главнокомандующим НАТО.
Дуайту приходилось постоянно принимать трудные решения о том, на каких из многих задач он должен сосредоточиться каждый день.Это, наконец, привело его к изобретению всемирно известного принципа Эйзенхауэра, который сегодня помогает нам расставлять приоритеты по срочности и важности.

Как использовать матрицу Эйзенхауэра?

Приоритезация задач по срочности и важности приводит к 4 квадрантам с разными стратегиями работы:

➀ Сделай первый

Сначала сосредоточьте
на важных задачах
, которые нужно выполнить в тот же день.

➁ График

Важное, но
не очень важное дело
надо запланировать.

➂ Делегат

Что срочно,
, но менее важно,
передать другим.

➃ Не делай

Ни срочности, ни важности
,
вообще не делайте.

Мы называем первый квадрант Сделайте первый квадрант , поскольку его задачи важны для вашей жизни и карьеры и должны быть выполнены, самое позднее, сегодня или завтра. Вы можете использовать таймер, чтобы помочь вам сконцентрироваться, пытаясь сделать как можно больше.
Примером такого типа задач может быть просмотр важного для вашего руководителя документа.
Второй квадрант мы называем График . Его задачи важны, но менее актуальны. Здесь вы должны перечислить задачи, которые нужно добавить в свой календарь.
Примером этого может быть давно запланированный перезапуск занятий в тренажерном зале.
Профессиональные тайм-менеджеры оставляют меньше вещей незапланированными и поэтому стараются управлять большей частью своей работы во втором квадранте, снижая стресс, прерывая срочные и важные дела до разумного срока в ближайшем будущем, когда появляется новая задача.
Третий квадрант предназначен для тех задач, которые вы могли бы делегировать , поскольку они менее важны для вас, чем другие, но все же довольно срочны. Вам следует отслеживать делегированные задачи по электронной почте, телефону или во время встречи, чтобы позже проверять их прогресс.
Примером делегированной задачи может быть кто-то, кто звонит вам, чтобы попросить срочную услугу или попросить вас выйти на собрание. Вы можете делегировать эту ответственность, предложив более подходящего человека для работы или предоставив звонящему необходимую информацию, чтобы он сам разобрался с этим вопросом.
Четвертый и последний квадрант называется Не делайте , потому что он помогает вам разобраться в вещах, которые вам совсем не следует делать.
Выявляйте и исключайте вредные привычки, такие как беспричинный серфинг в Интернете или слишком долгие игры. Это дает вам повод не справляться с важными задачами в 1-м и 2-м квадранте.

5 советов по управлению временем при работе с матрицей Эйзенхауэра

Рекомендуется
к прочтению

7 навыков
высокоэффективных людей
Стивен Кови
  1. Внесение дел в список освобождает ваш разум.Но всегда задавайтесь вопросом, что стоит сделать в первую очередь.
  2. Попробуйте ограничиться не более чем восемью задачами на квадрант. Прежде чем добавлять еще один, завершите сначала самое важное. Помните: речь идет не о сборе, а о завершении заданий.
  3. Вы всегда должны вести только один список как для деловых, так и для личных задач. Таким образом, вы никогда не сможете жаловаться на то, что ничего не сделали для своей семьи или для себя в конце дня.
  4. Не позволяйте никому отвлекать вас.Не позволяйте другим определять ваш приоритет. Планируйте утро, а затем работайте над своим делом. И, в конце концов, наслаждайтесь ощущением завершения.
  5. Наконец, постарайтесь не откладывать на потом. Даже не переусердствуя со своими делами.

Дополнительные советы см. В нашем всеобъемлющем введении в управление временем.

Чего вы ждете?

Присоединяйтесь ко многим другим и попробуйте наши приложения или бесплатный холст «Матрица Эйзенхауэра»!

Матрица решений Эйзенхауэра: как различать срочные и важные задачи

Вам иногда кажется, что вы тратите все свое время на управление кризисами? Что ваша жизнь в основном потрачена на тушение одного пресловутого пожара за другим?

Чувствуете ли вы, что в конце дня полностью истощены и истощены энергией, и все же не можете указать на что-нибудь, что вы сделали действительно значимо?

Да?

Тогда вы, мой друг, наверное, путаете срочное с важным.

Мы уже говорили о многих уроках лидерства, которые можно извлечь из жизни Дуайта Д. Эйзенхауэра. Сегодня мы поговорим о другом - принципе, которым он руководствовался на протяжении всей его чрезвычайно успешной карьеры генерала и президента:

«То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко важно».

Ниже мы рассмотрим различие, проведенное Айком между этими двумя очень разными вещами, и исследуем, как понимание «Принципа принятия решений Эйзенхауэра» может помочь вам стать тем человеком, которым вы хотите быть.

Разница между срочным и важным

Срочно означает, что задача требует немедленного внимания. Это те дела, которые кричат ​​"Сейчас!" Срочные задачи помещают нас в режим реактивного , который отмечен защитным, негативным, поспешным и узконаправленным мышлением.

Важные задачи - это то, что способствует нашей долгосрочной миссии, ценностям и целям. Иногда важные задачи также являются срочными, но обычно это не так.Когда мы сосредотачиваемся на важных делах, мы работаем в режиме , который помогает нам оставаться спокойными, рациональными и открытыми для новых возможностей.

Это довольно интуитивное различие, но большинство из нас часто попадают в ловушку, полагая, что все срочные действия также важны. Эта склонность, вероятно, имеет корни в нашей эволюционной истории; наши предки больше концентрировались на краткосрочных проблемах, чем на долгосрочной стратегии, поскольку стремление к немедленным раздражителям (например, бросающийся саблезубый кот) могло означать разницу между жизнью и смертью.

Современные технологии (круглосуточные новости, Twitter, Facebook, обмен текстовыми сообщениями), которые постоянно бомбардируют нас информацией, только усилили это глубоко укоренившееся мышление. Наша технология создания стимулов рассматривает всю информацию как одинаково срочную и неотложную. Тверк-гейт Майли Сайрус придают такой же вес важным обсуждениям политики в округе Колумбия.

Мы, как утверждает автор Дуглас Рушкофф, переживаем «настоящий шок» - состояние, в котором «мы живем в непрерывном, постоянно активном« сейчас »» и теряем чувство долгосрочного повествования и направления.В таком состоянии легко упустить из виду различие между действительно важным и просто неотложным.

Последствия этой слепоты приоритетов носят как личный, так и общественный характер. В своей жизни мы страдаем от выгорания и застоя, а в более широком плане наша культура неспособна решить действительно важные проблемы нашего времени.

Матрица решений Эйзенхауэра

Бизнес-мыслитель Стивен Кови популяризировал принцип принятия решений Эйзенхауэра в своей книге 7 навыков высокоэффективных людей. В этой книге Кови создал матрицу решений, чтобы помочь людям различать то, что важно, а что не важно, и то, что срочно и не срочно. Матрица состоит из квадрата, разделенного на четыре блока или квадранта, обозначенных следующим образом: 1) Срочно / Важно, 2) Не Срочно / Важно, 3) Срочно / Не важно и 4) Не Срочно / Не важно:

Ниже мы подробно рассмотрим каждый квадрант и объясним, в каком из них нам следует проводить большую часть времени, если мы хотим быть лучшими и максимально использовать свою жизнь.

Квадрант 1: Срочные и важные задачи

Квадрант 1: задачи срочные и важные. Это задачи, которые требуют нашего немедленного внимания, а также направлены на выполнение наших долгосрочных целей и задач в жизни.

Задачи квадранта 1 обычно состоят из кризисов, проблем или сроков.

Вот несколько конкретных примеров срочных и важных задач:

  • Определенные электронные письма (это может быть предложение о работе, электронное письмо о новой деловой возможности, требующей немедленных действий и т. Д.)
  • Срок сдачи курсовой
  • Срок уплаты налогов
  • Жена в приемном покое
  • Двигатель автомобиля гаснет
  • По дому
  • У вас инфаркт, и вы попали в больницу
  • Директор школы вашего ребенка звонит вам и говорит, что вам нужно прийти на встречу по поводу его поведения

При небольшом планировании и организации многие задачи первого квартала можно сделать более эффективными или даже полностью исключить их. Например, вместо того, чтобы дожидаться последней минуты для работы над курсовой (что превращает ее в срочную задачу), вы можете запланировать свое время так, чтобы закончить работу на неделю вперед.Или вместо того, чтобы ждать, пока что-то в вашем доме развалится и потребует ремонта, вы можете следовать графику регулярного технического обслуживания.

Хотя мы никогда не сможем полностью исключить срочные и важные задачи, мы можем значительно сократить их, проявив некоторую проактивность и проводя больше времени в квадранте 2.

Что, конечно же, приводит нас к…

Квадрант 2: Не срочные, но важные задачи Задачи

Quadrant 2 - это действия, для которых нет срочных сроков, но которые, тем не менее, помогут вам достичь ваших важных личных, школьных и рабочих целей, а также помогут выполнить вашу общую мужскую миссию.

Задачи второго квартала обычно сосредоточены на укреплении отношений, планировании будущего и самосовершенствовании.

Вот несколько конкретных примеров не срочных, но важных задач:

По словам Кови, , мы должны стремиться тратить большую часть своего времени на занятия во втором квартале, поскольку именно они приносят нам счастье, удовлетворение и успех. К сожалению, есть несколько ключевых проблем, которые не позволяют нам вкладывать достаточно времени и энергии в задачи второго квартала:

  • Вы не знаете, что для вас действительно важно. Если вы не представляете, какие ценности и цели наиболее важны для вас, вы, очевидно, не будете знать, на что вам следует тратить время, чтобы достичь этих целей! Вместо этого вы будете цепляться за самые срочные стимулы и дела. Если вы чувствуете, что у вас отсутствует жизненная миссия или вы не уверены в своих основных ценностях, я настоятельно рекомендую прочитать наши статьи о разработке жизненного плана, а также об определении ваших основных ценностей.
  • Присутствие смещения. Как только что обсуждалось, мы все склонны сосредотачиваться на том, что наиболее актуально в данный момент.Это наш режим по умолчанию. Трудно получить мотивацию что-то делать, когда над нашей головой не нависает крайний срок. Чтобы отказаться от этой резервной позиции, требуются сила воли и самодисциплина - качества, которые не возникают естественным образом, и их необходимо активно развивать и выражать.

Поскольку действия во втором квартале не требуют нашего внимания, мы обычно постоянно держим их в тени и говорим себе: «Я займусь этими делами« когда-нибудь »после того, как разберусь с этими неотложными делами.«Мы даже откладываем выяснение того, что является самым важным в жизни, что, конечно, только увековечивает цикл, когда все, о чем мы когда-либо заботимся, - это самые срочные дела в нашем списке.

Но «когда-нибудь» никогда не наступит; Если вы ждете важных дел, пока ваш график немного прояснится, поверьте мне, когда я скажу, что этого не произойдет. Вы всегда будете чувствовать себя таким же занятым, как сейчас, и, во всяком случае, жизнь становится все более загруженной, когда вы становитесь старше (по крайней мере, до выхода на пенсию).

Чтобы преодолеть присущее нам предвзятое отношение к настоящему, которое мешает нам сосредоточиться на деятельности в квадранте 2, мы должны прожить свою жизнь намеренно и проактивно .Вы не можете вести свою жизнь в режиме по умолчанию. Вы должны сознательно решить: «Я найду время для этих вещей, будь то ад или паводок».

Квадрант 3: Срочные и неважные задачи

Квадрант 3 задачи - это действия, которые требуют нашего внимания сейчас (срочно), но не помогают нам в достижении наших целей или выполнении нашей миссии (не важно). Большинство задач Q3 - это отвлекающие факторы от других людей, которые часто включают помощь им в достижении собственных целей и выполнении собственных приоритетов.

Вот некоторые конкретные примеры действий в квадранте 3:

  • Телефонные звонки
  • Текстовые сообщения
  • Большинство писем (некоторые письма могут быть срочными и важными)
  • Сотрудник, который подходит к вашему столу в лучшее рабочее время, чтобы попросить об услуге
  • Просьба бывшего сотрудника написать рекомендательное письмо от его имени (это, вероятно, важно для него, но давайте посмотрим правде в глаза, это, вероятно, не так важно для вас)
  • Мама приходит без предупреждения и просит вашей помощи по хозяйству

По словам Кови, многие люди тратят большую часть своего времени на задачи третьего квартала, при этом думая, что они работают в первом квартале.Поскольку задачи Q3 действительно помогают другим, определенно считают их важными. Кроме того, это обычно осязаемые задачи, выполнение которых доставляет вам чувство удовлетворения, возникающее при отметке чего-то из своего списка.

Но хотя задачи Q3 могут быть важны для других, они не важны для вы . Они не обязательно плохие, но их нужно согласовывать с вашими занятиями во втором квартале. В противном случае вы закончите тем, что почувствуете , как будто вы много делаете изо дня в день, и в конечном итоге поймете, что на самом деле вы не добиваетесь никакого прогресса в своих собственных долгосрочных целях.Это рецепт личного разочарования и негодования по отношению к другим людям.

Мужчины, которые проводят большую часть своего времени за срочными, но не важными задачами, часто страдают «синдромом приятного парня» и хотят постоянно радовать других за счет собственного счастья.

Если это вы, решение простое: станьте более напористыми и начните твердо (но вежливо) отказываться от большинства запросов.

Квадрант 4: Не срочные и не важные задачи

Квадрант 4 Действия не являются срочными и не важными.Это то, что я люблю называть «болтовней». Действия четвертого квартала не являются насущными и не помогают вам в достижении долгосрочных целей или выполнении вашей мужской миссии. В первую очередь они отвлекают.

Конкретные примеры несрочных и неважных задач включают:

  • Просмотр телевизора
  • Бездумный серфинг в Интернете
  • Видеоигры
  • Прокрутка через Facebook, Twitter, Instagram
  • Азартные игры
  • Шоппинг

Я думаю, если бы большинство из нас проводили проверку времени на самих себе, мы бы обнаружили, что тратим чрезмерное количество времени на действия в четвертом квартале.Я уверен, что у большинства из нас бывают моменты «я зря трачу свою жизнь» после того, как мы часами сидим в Интернете и понимаем, что могли бы использовать это время для достижения наших более возвышенных жизненных целей. Нет? Это всего лишь я? Черт возьми.

Как прагматик, я не думаю, что вам нужно полностью исключать занятия из четвертого квартала из своей жизни. После особенно беспокойного и напряженного дня беспорядочный просмотр Интернета или просмотр любимого телешоу в течение получаса - это именно то, что нужно моему мозгу, чтобы расслабиться.

Вместо того, чтобы стремиться полностью избавиться от Несрочных и Неважных задач, постарайтесь тратить на них очень ограниченное количество времени.5% или меньше часов вашего бодрствования - хорошая цель.

Будь как Айк; Уделяйте больше времени важным задачам

В нашем нынешнем шоковом мире умение отфильтровывать сигнал от шума или различать то, что срочно, а что действительно важно, является важным навыком.

Моя задача на этой неделе - применить матрицу решений Эйзенхауэра к как можно большему количеству аспектов вашей жизни. Столкнувшись с решением, остановитесь и спросите себя: «Я делаю это потому, что это важно, или я делаю это потому, что это просто срочно?»

Я обещаю, что, проводя большую часть своего времени за не срочными, а с важными задачами, вы почувствуете обновленное чувство спокойствия, контроля и самообладания в своей жизни.Вы почувствуете, что добиваетесь реального прогресса. Вкладывая свое время в планирование / организацию второго квартала, вы можете предотвратить и устранить многие кризисы и проблемы первого квартала, сбалансировать запросы третьего квартала с вашими собственными потребностями и по-настоящему насладиться овощами четвертого квартала, зная, что вы остальное заработал. Сделав задачи Q2 своим главным приоритетом, независимо от чрезвычайной ситуации, раздражения или крайнего срока, вы получите умственные, эмоциональные и физические средства, чтобы ответить положительно, а не защищаться.

Инструменты, которые помогут вам

Чтобы помочь вам применить Матрицу решений Эйзенхауэра, мы предлагаем проверить следующие инструменты.

Eisenhower App. Это приложение для iPhone, которое позволяет легко организовать задачу в соответствии с Матрицей решений Эйзенхауэра. У меня была возможность немного поиграть с этим, и мне понравилось то, что я увидел. Ничего подобного для Android найти не удалось.

Загрузите рабочий лист матрицы решений Эйзенхауэра. Я создал шикарный PDF-файл с Матрицей решений Эйзенхауэра, доступный для бесплатной загрузки. Распечатайте один сегодня вечером и выделите 30 минут для личного размышления. Составьте список задач, над которыми вы тратите большую часть своего времени, и отнесите их к соответствующему квадранту матрицы. Это даст вам приблизительное представление о том, тратите ли вы время на действительно важные дела.

После этого подумайте, как можно сократить время, которое вы тратите на задачи Q1, Q3 и Q4, и увеличить количество времени, которое вы тратите на действия Q2.

Избегайте «ловушки срочности» с матрицей Эйзенхауэра

«Кто может определить для нас с точностью разницу между долгосрочным и краткосрочным планами! Особенно когда кажется, что наши дела находятся в кризисе, мы почти вынуждены уделять первое внимание неотложному настоящему, а не важному будущему ».

- Дуайт Д. Эйзенхауэр, обращение 1961 г. к Century Association

Дуайт Д. Эйзенхауэр - пятизвездный генерал во время Второй мировой войны и 34-й президент США - был продуктивным парнем.

В течение двух сроков пребывания на посту президента Соединенных Штатов он руководил строительством системы автомагистралей между штатами, создал НАСА, подписал первый крупный законодательный акт о гражданских правах после окончания Гражданской войны, положивший конец Корейской войне, приветствовал Аляску и Гавайи в союз и сумел сохранить холодную войну с Россией.

И все это он делал с размахом - Эйзенхауэр был самым уважаемым человеком года Гэллапа не менее двенадцати раз.

Как Эйзенхауэр смог добиться такого количества достижений, которые оказали такое долгосрочное влияние на его страну и мир? Он понимал принципиальную разницу между Срочным и Важным.В своей речи 1954 года Эйзенхауэр процитировал неназванного президента университета, который сказал: «У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным ».

Спустя более трех десятилетий в своей бестселлере «7 навыков высокоэффективных людей» Стивен Кови переработал идеи Эйзенхауэра в простой инструмент для определения приоритетов задач, теперь известный как Матрица Эйзенхауэра (также известная как Матрица управления временем, Эйзенхауэр). Box, Метод Эйзенхауэра и Матрица срочности и важности).Эта схема расстановки приоритетов помогает вам бороться с эффектом «простой срочности» (подробнее об этом позже), устранять в вашей жизни траты времени и создавать больше мысленного пространства для достижения ваших целей.

Попробуйте Матрицу Эйзенхауэра, если вы ...

  • Вы весь день бегаете по тушению пожаров (образно говоря)

  • Заняты, но не чувствуете, что ваша работа имеет большое значение

  • У вас есть долгосрочные цели, но нет времени или энергии для их достижения

  • Трудно делегировать и / или сказать нет

  • Хочу стать президентом Соединенных Штатов (эй, это сработало для Эйзенхауэра)

В этой статье вы узнаете, почему так важно различать «Срочное» и «Важное», как матрица Эйзенхауэра помогает вам в этом и как применять матрицу как к общим проектам, так и к повседневным задачам с помощью Todoist.

Эффект простой срочности или почему мы не умеем расставлять приоритеты

Как мы решаем, на какую задачу обратить внимание в любой момент? Оказывается, не очень хорошо.

Недавнее исследование, опубликованное в Journal of Consumer Research, направлено на изучение того, как люди решают, над чем работать, когда они сталкиваются с задачами смешанной срочности и важности. В пяти отдельных экспериментах исследователи наблюдали любопытную закономерность: наше внимание привлекается к задачам, зависящим от времени, а не к менее срочным , даже когда менее срочное задание предлагает большее вознаграждение .Эта психологическая причуда, получившая название «Эффект простой срочности», объясняет, почему мы так плохо умеем управлять задачами и временем. Мы с большей вероятностью будем отдавать приоритет задачам с крайним сроком над задачами без такового, независимо от их долгосрочной отдачи.

И эффект еще более заметен у людей, которые называют себя «занятыми». Те же исследователи обнаружили, что занятые люди, описывающие себя, с большей вероятностью выбирают срочные задачи с более низкими выплатами, потому что они уже были сосредоточены на продолжительности задачи. Если вы уже чувствуете нехватку времени, вы, вероятно, продолжите расставлять приоритеты в задачах, которые позволяют вам сосредоточиться на часах.

Но есть и хорошие новости - эффект простой срочности можно обратить вспять. Когда участникам было предложено рассмотреть последствия своего выбора во время отбора, они с гораздо большей вероятностью выбрали важную задачу, а не срочную. Результаты показывают, что если вы будете помнить о долгосрочной важности несрочных задач, вы сможете преодолеть тягу к срочным отвлекающим факторам и сосредоточиться на том, что действительно важно.

Вот где появляется матрица Эйзенхауэра.

Матрица Эйзенхауэра - срочность против важности

Матрица Эйзенхауэра - это простой инструмент для рассмотрения долгосрочных результатов ваших повседневных задач и сосредоточения внимания на том, что сделает вас наиболее эффективным, а не только наиболее продуктивным. Это помогает вам визуализировать все ваши задачи в матрице «срочно / важно». Все ваши повседневные задачи и более крупные проекты попадут в один из этих четырех квадрантов:

  • Срочные и важные задачи / проекты, подлежащие немедленному завершению

  • Несрочные и важные задачи / проекты, которые необходимо запланировать ваш календарь

  • Срочные и неважные задачи / проекты, которые нужно передать кому-то другому

  • Несрочные и несущественные задачи / проекты, которые нужно удалить

В реальном мире различие между срочными / несрочными, «важно / не важно» гораздо мрачнее, чем в экспериментальных условиях.Вот как Стивен Кови разбирает это:

Срочные дела - это те, которые требуют немедленных действий. Это видимые проблемы, которые появляются и требуют вашего внимания СЕЙЧАС. Часто неотложные дела имеют очевидные последствия из-за невыполнения этих задач. Срочные задачи неизбежны, но слишком много времени на тушение пожара может вызвать сильный стресс и привести к выгоранию.

С другой стороны, важные вопросы - это те, которые способствуют достижению долгосрочных целей и жизненных ценностей.Эти пункты требуют планирования и продуманных действий. Когда вы сосредотачиваетесь на важных делах, вы управляете своим временем, энергией и вниманием, а не бездумно тратите эти ресурсы. Важное субъективно и зависит от ваших собственных ценностей и личных целей. Никто другой не может определить, что для вас важно.

Ниже приводится подробный анализ каждого из четырех квадрантов матрицы Эйзенхауэра, который поможет вам определить, какие задачи входят в каждый из них и как с ними справиться.

Квадрант 1: Срочно и важно

Срочные и важные задачи требуют от вас быстрого реагирования.У этих пунктов обычно есть видимые сроки и последствия для задержки принятия мер. Чаще всего это либо то, что вам навязали из внешнего источника, либо то, что вы откладываете, пока не столкнетесь с приближающимся крайним сроком. В любом случае они требуют реакции в кризисном режиме.

Например:

  • Покрытие проекта для больного коллеги

  • Стоянки на шоссе

  • Раковины протекают и заливают вашу кухню на два фута воды

  • Клиенты приходят к вам с неотложной проблемой

  • Последний срок назначен вам

Задачи квадранта 1 неизбежны.Даже если вы никогда не откладывали на потом (что невозможно просить), всегда будет что-то вне вашего контроля. Однако проблема возникает, когда вы сосредотачиваетесь на этих неожиданных задачах или задачах с установленными сроками, исключая долгосрочные цели, которые важны для вас.

Кови предупреждает, что слишком много времени на задачи из квадранта 1 может привести к усилению стресса, выгоранию и ощущению, что ваши дни вышли из-под вашего контроля. Тушение пожаров в течение всего дня быстро лишит вас энергии и страсти к работе и может облегчить бессмысленное бегство от реальности, обнаруженное в Квадранте 4.

Квадрант 2: Не срочно и важно

Несрочные, но важные задачи - это действия, которые помогут вам достичь долгосрочных целей. У них может не быть крайнего срока (или даже даты окончания), поэтому их легко отложить в пользу более срочных задач. Однако эти задачи имеют гораздо большее влияние на вашу долгосрочную эффективность в достижении ваших целей.

Примеры:

  • Планирование долгосрочных и краткосрочных проектов

  • Регулярные работы или проекты технического обслуживания

  • Профессиональные сети и построение личных отношений

  • Изучение нового навыка в соответствии с текущими исследованиями ваше поле, посещение образовательных мероприятий

  • Физические упражнения и повседневное здравоохранение

Кови говорит, что Квадрант 2 - это лучшее место для управления личным временем.Это то место, где вы сосредоточены не на проблемах (как в первом квартале), а на возможностях и росте. Жизнь в этом квадранте матрицы означает, что вы проявляете инициативу и расставляете приоритеты в деятельности, которая развивает ваши навыки и энергию и способствует достижению значимых целей. Квадрант 2 - это место, где происходит «глубокая работа», потому что вы в значительной степени избавляетесь от отвлекающих факторов.

Последовательно занимаясь вторым кварталом, вы уменьшаете количество насущных проблем, которые возникают в первом квартале. Жизнь во втором квартале означает, что вы можете составить план, чтобы завершить проекты и избежать возможных проблем.Например, если вы продолжаете откладывать выполнение планового технического обслуживания автомобиля, вы можете заплатить за него позже, когда ваша машина остановится.

Вы управляете другими людьми?

Квадрант 3: Срочно и неважно

Срочные, но не важные задачи лучше всего описывать как напряженную работу. Эти задачи часто основаны на ожиданиях, установленных другими, и не приближают вас к вашим долгосрочным целям.

Примеры:

  • Ненужные перерывы со стороны коллег

  • Проверка телефона или электронной почты всякий раз, когда он отключается

  • Ответ на определенные текстовые сообщения, электронные письма или сообщения в социальных сетях

  • Действия по купонам или ограниченное время предлагает

  • Некоторые встречи

Квадрант 3 - это место, где живет простой эффект срочности.Стремление выполнять задачи из-за реальных или предполагаемых сроков означает, что вы беретесь за задачи, которые на самом деле не имеют для вас значения. Учитывая, что задачи Q3 являются срочными, но обычно связаны с чьими-то приоритетами, слишком много времени в этом квадрате может показаться, что вы делаете то, что должны делать, а не то, что хотите. Сосредоточение внимания на задачах третьего квартала может заставить вас почувствовать, что вы не достигли своих больших жизненных целей или не контролируете свою повседневную жизнь.

Кови предлагает делегировать как можно больше задач в третьем квартале.Можете ли вы попросить кого-нибудь еще сделать записи о встрече? Можете ли вы доставить продукты вместо того, чтобы идти в магазин? Можете ли вы дать возможность своим детям мыть посуду? Можете ли вы нанять цифрового помощника для планирования визитов к семейному врачу? Есть ли что-нибудь в своей жизни, что можно автоматизировать?

Если вы не можете делегировать эти задачи, постарайтесь, чтобы они не занимали ваш день:

  • Отключите уведомления на телефоне и компьютере во время работы

  • Объясните другим, сколько времени вы можете потратить по заданной задаче

  • Сохраните задачи Q3 на периоды, когда у вас очень мало энергии, вместо того, чтобы ставить их первым делом с утра

  • Согласуйте свою рабочую нагрузку со своим начальником

  • Практикуйтесь, говоря нет Квадрант 4: Несрочные и не важные

    Несрочные и не важные задачи - это занятие, отнимающее много времени, которое следует безжалостно вырезать.Эти действия не способствуют прогрессу в достижении ваших целей, но могут занять много времени.

    Примеры:

    • Часовой просмотр телевизора

    • Бездумное обновление социальных сетей и прокрутка

    • Действия по предотвращению, такие как сортировка и систематизация электронной почты, а не ответы на нее

    • Чрезмерные покупки или просмотр онлайн

  • Квадрант 4 - это квадрант излишеств и немедленного удовлетворения, которое в конечном итоге оставляет чувство неудовлетворенности.

    Не поймите меня неправильно, нам всем нужно немного свободного времени. Сам Эйзенхауэр был хорошо известным игроком в бридж - даже играл каждую ночь до Дня высадки - и подвергался критике за его многочисленные поездки в гольф, когда он находился в офисе. Ключ в том, что эти действия были балансом многих стрессовых аспектов политического лидера. Однако, если вы не делаете этого намеренно, то, как вы тратите время простоя, на самом деле может истощить вашу энергию, страсть и творческий потенциал.

    Недавнее исследование, опубликованное в Журнале прикладной психологии, показало, что то, как сотрудники проводят свободное от работы время, является сильным предиктором того, сколько энергии и позитива они проявят в следующий рабочий день.Сотрудники, которые занимались самообладанием, например, физическими упражнениями или волонтерством, на следующий день были более мотивированы. Сотрудники, которые расслаблялись с помощью йоги, медитации или прослушивания музыки, более спокойно подходили к рабочему дню.

    Сотрудники, которые отвлекали внимание, чтобы избежать или игнорировать проблемы, например, чрезмерно смотрели телевизор, на следующий рабочий день снова проявили позитивный настрой. Однако по мере продолжения использования отвлекающих факторов их настроение и мотивация ухудшались по мере того, как неделя продолжалась. Другими словами, умеренное отвлечение было нормально, но привычное отвлечение привело к снижению удовлетворенности работой в целом.

    Копай глубже

    Не знаете, чем заняться в свободное время, когда телевидение и социальные сети не используются? Попробуйте эти идеи

    Как перебалансировать ваши квадранты

    Согласно Стивену Кови, квадрант 2 - это «квадрант качества», где время, потраченное на выполнение этих задач, увеличивает вашу общую эффективность. Здесь личный и профессиональный рост встречается с планированием, профилактикой и действиями.

    Чтобы оценить, где вы в данный момент находитесь в матрице, начните отслеживать свое время и задачи.Если вы используете Todoist для управления задачами, вы можете легко получить список всех задач, которые вы выполнили, и когда вы их выполнили. Когда у вас есть данные за несколько дней, сядьте и распределите свои задачи по секторам, задав следующие вопросы:

    1. Это было срочно для меня?

    2. Было ли это важно для меня?

    Помните, что вы выбираете эти критерии только исходя из ваших желаемых результатов, а не чьих-то еще.

    После того, как ваши задачи распределены по соответствующим квадрантам, проверьте, на что вы тратите время.Довольны ли вы своим квадрантным балансом?

    Если вы проводите много времени в первом квартале, потратьте время на планирование, чтобы предвидеть и предотвращать проблемы:

    • Следующий шаг: Составьте еженедельный или даже ежемесячный план в соответствии с вашими текущими целями и сроками. В конце каждой недели делайте еженедельный обзор. Подумайте, насколько хорошо ваш план сработал, и внесите поправки на следующую неделю. Если большинство ваших задач в первом квартале поступает из внешних источников, подумайте, как лучше их спланировать и предвидеть.Возможно, вам потребуется разработать более активный рабочий процесс с коллегой или клиентом или поговорить со своим начальником о балансировке чрезмерной рабочей нагрузки. Если есть конкретный клиент, который создает много задач Q1, работа может не стоить стресса.

    Если вы проводите свое время в третьем квартале, делегируйте, исключите или ограничьте количество времени, которое вы тратите на эти задачи:

    • Следующий шаг: Разработайте стратегию и запишите конкретные шаги того, как вы будете ограничить эти задачи.Можете ли вы их делегировать? Ты можешь просто сказать нет? Можете ли вы объединить эти типы задач вместе за один день в течение недели? Можете ли вы открыто обсудить со своим начальником, сколько времени вы тратите на «занятую работу»? Выделите время в своей неделе, чтобы сделать эти шаги.

    Если вы проводите свое время в четвертом квартале, вы можете застрять в колее, испытывать стресс или избегать проблем:

    • Следующий шаг: Используйте свой учет рабочего времени, чтобы определить, кто больше всего тратит время, и выработать стратегию о том, как их избежать или ограничить.Разработайте план по преодолению прокрастинации, прежде чем у вас появится соблазн откладывать на потом. Помните, что иногда можно просто расслабиться, но действия в этом квадранте имеют убывающую отдачу при чрезмерном использовании.

    По мере того, как вы смещаете свои приоритеты в сторону квадранта 2, продолжайте использовать матрицу Эйзенхауэра, чтобы знать, над чем вы должны работать изо дня в день.

    Как реализовать матрицу Эйзенхауэра в Todoist

    Вы можете использовать Todoist, чтобы распределить свои задачи по четырем срочным / важным квадрантам двумя разными методами: метками или уровнями приоритета.Оба метода описаны ниже.

    Использование ярлыков

    В Todoist ярлыки и фильтры работают вместе, чтобы помочь вам организовать и отсортировать список задач. Для этой настройки сначала создайте эти две метки:

    После того, как у вас есть две метки, просмотрите свои задачи и назначьте соответствующие метки для каждой:

    • Добавьте @ срочно и @important к задачам, которые необходимо выполняются немедленно и лично

    • Добавьте @important к задачам, для которых установлен срок выполнения и которые выполняются лично

    • Добавьте @ срочно к задачам, которые можно делегировать или отнести к

    • Не добавить любую метку к задачам, которые можно отбросить

    Вы можете быстро назначить метку любой задаче, введя «@» в поле задачи.Это вызовет список ваших текущих ярлыков для выбора. Продолжайте вводить название ярлыка, чтобы сузить список.

    После того, как все ваши срочные и / или важные задачи отмечены, создайте четыре новых фильтра для соответствия каждому квадранту:

    • Срочно и важно с запросом фильтра: @urgent & @important

    • Важно и Не срочно с запросом фильтра: @important &! @Urgent

    • Срочно и неважно с запросом фильтра: @urgent &! @Important

    • Неважно и несрочно с запросом фильтра:! @Important & ! @urgent

    • И / или объедините их все в один фильтр Эйзенхауэра с запросом: @urgent & @important, @important &! @urgent, @urgent &! @important,! @important &! @urgent

    Теперь вы сможете проверить каждое представление фильтра, чтобы узнать, какие срочные и важные задачи требуют вашего внимания в первую очередь; какие важные, но не срочные задачи нужно запланировать; какие срочные и неважные задачи вам следует либо делегировать, либо выполнять в часы с низким энергопотреблением; и какие задачи нужно просто удалить.

    Совет Todoist

    Чтобы ваши важные задачи всегда были в центре внимания, добавьте фильтры «Срочно» и «Важно», «Важно и не срочно» в избранное. Они будут отображаться в верхней части вашего навигационного меню для быстрого доступа.

    Использование уровней приоритета

    Вместо использования ярлыков для сортировки задач вы можете использовать четыре уровня приоритета Todoist. Каждый уровень приоритета будет отображаться в соответствующем квадранте матрицы Эйзенхауэра:

    • Срочно и важно = Приоритет 1 (красный)

    • Не срочно и важно = Приоритет 2 (оранжевый)

    • Срочно и неважно = Приоритет 3 (синий)

    • Не срочно и неважно = Приоритет 4 (без цвета)

    Назначьте уровень приоритета любой задаче, щелкнув или коснувшись значка флажка, а затем выбрав желаемый уровень приоритета.Измените уровень приоритета в любое время, выбрав значок флажка при редактировании задачи, или просто введите p1, p2 или p3 прямо в поле задачи, и Todoist распознает и назначит правильный уровень приоритета при создании задачи. Все, что не имеет цветного флажка, по умолчанию является P4.

    Затем настройте фильтр для просмотра задач по приоритету для всех ваших проектов. Перейдите к фильтрам, затем нажмите «Добавить фильтр» и назовите его «Матрица Эйзенхауэра». Под запросом введите «p1, p2, p3, p4».

    Задачи с наивысшим приоритетом будут отображаться в верхней части каждого ежедневного списка дел в представлениях «Сегодня» и «Предстоящие» (задачи с указанием даты и времени будут отображаться первыми независимо от уровня приоритета).

    Совет Todoist

    При использовании этого метода помните, что все, что не имеет цветного флажка (p1, p2, p3), автоматически сортируется как P4. Если вы используете Todoist для хранения справочных материалов, вы можете изменить свой фильтр, чтобы исключить элементы P4 из определенных справочных проектов. В этом случае ваш запрос фильтра будет выглядеть так: «p1, p2, p3, p4 &! #Reference». (Вы можете прочитать последнюю часть этого фильтра как «покажите мне все задачи p4, которых нет в моем эталонном проекте».)

    Работа с каждым квадрантом

    После того, как вы настроили Todoist для работы с методом Эйзенхауэра, вы можете приступить к оценке своих задач.Щелкните новые фильтры Матрицы Эйзенхауэра, чтобы просмотреть свои задачи по квадрантам.

    Для Q1: Важно и срочно, p1:

    Для Q2: Важно и не срочно, p2:

    Для Q3: Неважно и срочно, p3:

    • Делегируйте столько задач, сколько вы возможный. Чтобы делегировать их в Todoist, вы можете делиться проектами с кем угодно, назначать задачи, устанавливать крайние сроки, загружать файлы и обсуждать детали задач с соавторами в комментариях.

    Q4: Неважно и не срочно, p4:


    Когда вы сталкиваетесь с набором задач, как вы решаете, что решать в первую очередь? Вы выбираете задачу, которая приблизит вас к вашим долгосрочным целям? Или вы уделяете внимание самому важному пункту в вашем списке?

    Используйте матрицу Эйзенхауэра, чтобы избежать ловушки простой срочности и делать больше того, что для вас важно.

    Срочное и важное

    Один из самых важных уроков, который я усвоил, будучи заведующим кафедрой, - это важность различения между задачами, которые являются важными , и срочными .Как однажды сказал бывший президент США Дуайт Д. Эйзенхауэр:

    У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным.

    Разница между важным и срочным может быть огромной. Срочные вопросов всегда сосредоточены на настоящем моменте: им нужно внимание прямо сейчас , и если с ними не разобраться, последствия также случаются прямо сейчас . Важные пунктов, с другой стороны, относятся к долгосрочным целям и имеют стратегическую ценность.Они «медленнее», связаны с долгой игрой личного, профессионального или организационного развития.

    Мы стремимся уделять внимание неотложным задачам в ущерб важным задачам. Срочные задачи быстро приходят в наши почтовые ящики и громко требуют разрешения. Они, по словам Дэвида Аллена, «самые свежие и громкие». Они почти всегда являются чьей-то проблемой, предоставляемой нам в короткие сроки, что увеличивает их объем. Поэтому, естественно, мы в первую очередь сосредоточимся на них. Иногда это правильно.Но это становится серьезной проблемой, когда мы только занимаемся срочными делами и не уделяем достаточно времени важным вещам, которые сидят спокойно и терпеливо.

    Став заведующим кафедрой, единственная самая большая корректировка, которую мне пришлось внести, - это количество усилий, необходимых, чтобы решить, является ли что-то срочным или важным, и упражнение в дисциплине, чтобы уделять внимание вещам, которые важны, но не срочны. - это работы, которую я должен сделать, на самом деле не сильно изменились до того, как я стал руководителем отдела; это характер работы, которая изменилась, и наиболее заметным аспектом этого изменения является то, что первым шагом является анализ того, какие элементы из десятков, которые появляются у меня на пороге каждый день, являются срочными, а какие - важными.

    Почти все, что попадает в мой почтовый ящик, звучит срочно. Большинство из этих срочных запросов имеют значение и имеют ценность, и, вероятно, все эти элементы важны для человека, отправляющего запрос. Но являются ли они заглавными буквами «Я» Важными в смысле того, что они относятся к долгосрочным целям и стратегиям для меня или отдела? Иногда они есть; во многих случаях это не так. Выявление разницы и сортировка срочных дел, а также выделение времени для важных дел (которые, как ни странно, почти никогда не появляются в моем почтовом ящике), вероятно, самая большая и самая важная часть моей работы сейчас.

    Вот некоторые задачи из моих текущих списков действий, которые являются важными (заглавная буква «I»):

    • Прочтите статью о редизайне курса математики в местном университете, который похож на тот, который нам нужно изменить. (Важно, потому что переделка этого курса - трехлетняя цель кафедры.)
    • Изучите настройку цифрового значка моего университета на тему «Технологии и связь на рабочем месте». (Важно, потому что введение цифровых бейджей станет важной инициативой в учебной программе в ближайшие несколько лет для всего университета, и я хочу убедиться, что математический факультет лидирует в этой области.)
    • Напишите черновик рекомендации по разделу для преподавателя, который будет повышен в должности. (Важно, потому что это продвижение по службе, а помощь преподавателям в профессиональном росте - это долгосрочная стратегическая цель для меня в профессиональном плане и одна из моих основных обязанностей в качестве заведующего кафедрой.) Хак об этом носит его имя: Матрица Эйзенхауэра .

      Матрица Эйзенхауэра (https: // commons.wikimedia.org/wiki/File:7_habits_decision-making_matrix.png)

      В этой матрице 2x2 мы можем нанести срочные, но не важные задачи; важно, но не срочно; оба важные и срочные; или ни важно ни срочно. И мы можем ранжировать приоритет этих элементов и понять, что с ними делать, по их месту в матрице:

      1. Задачи, которые являются срочными и важными , имеют наивысший приоритет и должны выполняться как можно скорее. Они автоматически становятся кандидатами в список наиболее важных дел (MIT) на данный день.
      2. На втором месте стоят важные, но несрочные . Это необходимо сделать; назначьте время в течение недели, чтобы делать их.
      3. Задачи, которые являются срочными, но не важными - третьи. Если возможно, делегируйте их. В противном случае планируйте для них время, но не за счет важных вещей.
      4. Задачи, которые не являются ни срочными, ни важными получают все, что осталось. Если это личное или просто для развлечения, обычно я делаю такие вещи по выходным или вечером [1] .Если нет, то эти элементы, вероятно, необходимо повторно обработать с помощью блок-схемы GTD, потому что они больше не являются действительно действенными (или никогда не были в первую очередь) и должны быть удалены, делегированы или помещены в список когда-нибудь / может быть.

      Например, предположим, что я получил электронное письмо от студента, у которого проблемы с профессором и который хочет записаться на прием на этой неделе. Мне нужно действовать в соответствии с этим, но я бы не назвал это стратегически важным в смысле служения долгосрочной цели.Так что это «срочно, но не важно [2] ». Я, вероятно, делегирую это, сказав студенту назначить мне встречу через персонал нашего офиса.

      Чтение статьи о редизайне курса важно, но не срочно - запланируйте один pomodoro в течение недели, чтобы читать и делать заметки по нему, и сделайте это на этой неделе. Рекомендация профессора по продвижению по службе должна быть представлена ​​в пятницу, так что это одновременно срочно и важно - это MIT в моем списке на завтра, и в моем календаре завтра утром есть двухчасовой блок.

      Я обнаружил, что много думаю о матрице Эйзенхауэра с тех пор, как стал заведующим кафедрой. Раньше мне часто удавалось заниматься только срочными делами в течение нескольких дней подряд, откладывая важные дела на потом. (Всегда «позже».) Теперь 90% сообщений в моем почтовом ящике на ежедневной основе требуют, чтобы их считали срочными, и для обработки всех прямо сейчас потребует более 168 часов в неделю. Оказывается, около половины из этих элементов в среднем даже не могут быть задействованы, и поэтому они выбрасываются, делегируются или помещаются в список, который когда-нибудь / может быть.Для тех, которые остались, у меня есть теги для Срочные и Важные в моей настройке GTD, поэтому я могу отфильтровать задачи на основе их квадранта в этой матрице. Важные задач получают временные рамки в течение недели или, по крайней мере, часть одного помидора. Что касается остального, я добираюсь до них, когда добираюсь до них (или делегирую их). И знаешь, что? Все еще делается, и мир не рушится сам по себе. И я чувствую себя намного лучше в конце дня по поводу того, что я делаю.

      Что будет на кону, если мы не сможем различить срочные и важные задачи? Все, правда.Быть во власти последних и громких - это не способ жить - вы постоянно тушите пожары, но никогда ничего не строите, постоянно решаете проблемы других людей, но никогда не развиваете свое профессиональное Я, медленно выгораете от всего стресс и никогда не делать того, что, как вы знаете, принесет вам удовлетворение.


      Некоторые формулировки матричного подхода Эйзенхауэра, подобные изображенному на картинке, советуют сразу выбрасывать несрочные и важные предметы. Но я думаю, что некоторые из лучших вещей в жизни попадают в эту категорию.У них просто нет приоритетного расписания (кроме выходных). ↩︎

      Чтобы прояснить для тех, кто сзади: если я говорю, что что-то «не важно», это не значит, что меня это не волнует или что это не имеет значения. ↩︎

      Как узнать, что важно, а что срочно в вашей работе на дому

      Часто ли у вас есть хорошо спланированный список «дел» на следующий день только для того, чтобы прибыть на работу в PA и обнаружить, что ваш менеджер отправил вам по электронной почте множество новых задач, которые требуют действий сегодня? Помешает ли это вашему дню и окажетесь ли вы в конце с еще более длинным списком «дел»?

      Не волнуйтесь - у нас есть ответ! Узнайте, как определять задачи с точки зрения того, что важно, а что срочно, и соответственно планировать свой день, чтобы быть уверенным, что вы по-прежнему на правильном пути к достижению своих профессиональных целей.

      Источник: Hubspot Blog

      Что срочно важнее, так и важнее

      Если вы чувствуете, что каждый день тратитесь на тушение нового списка дел, тогда классифицируйте свои задачи в соответствии с матрицей срочно-важных, которую Эйзенхауэр использовал, чтобы определить, на какие задачи он потратит время.

      «То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко важно». - Дуайт Эйзенхауэр

      Задайте себе 2 вопроса перед новой задачей:

      1. Это важно?
      2. Это срочно?

      Мы бы вкладывали деньги в большую часть загруженного рабочего дня, проводимого в квадранте 3 на срочные, но неважные задачи.Давайте объясним все 4, чтобы вы могли начать определять свой собственный список задач с точки зрения важных v срочно.

      Квадрант 1 - Срочно и важно

      Этот квадрант предназначен для высокоприоритетных задач, которые необходимо выполнить сейчас, и вы должны стремиться устранить их, где это возможно. Если вы проводите здесь слишком много времени, вы просто находитесь в реактивном режиме и переходите от одной задачи к другой.

      Квадрант 2 - не срочно / важно

      Это задачи, которые наиболее важны для достижения долгосрочных целей, но, как правило, ими пренебрегают в пользу задач из квадрантов 1 и 3.Задачи квадранта 2, как правило, требуют большего обдумывания и анализа; поэтому время следует планировать в начале дня, чтобы работать над ними без перерыва. Старайтесь работать в этом квадранте хотя бы час или больше каждый день, так как это действие поможет вам успешно достичь ваших целей.

      Квадрант 3 - Срочно / Не важно

      Обратите внимание, что это сектор обмана - вот почему: вы можете быть очень заняты в этом разделе, но заняты срочными делами других людей и, возможно, работой, которой вам вообще не следует заниматься.Постарайтесь свести к минимуму задачи в этом квадранте, поскольку они не способствуют достижению ваших целей.

      Квадрант 4 - Не срочно / не важно

      Все мы знаем, что это часто вовсе не задачи, а просто отвлекающие факторы, которым мы поддаемся на работе, например, в СОЦИАЛЬНЫХ СЕТЯХ или просмотре веб-страниц. Как часто что-то всплывает на наших мобильных телефонах, отвлекая нас от нашей настольной работы, и, прежде чем вы это заметите, 20 минут потрачены впустую?

      Как выделить больше времени для важных, но несрочных задач

      1. Начните с исключения всех действий в квадранте 4 - будьте безжалостны!
      2. Следующая работа Квадрант 3: делегируйте полномочия везде, где это возможно, и учитесь говорить «нет» - не занимайтесь чужой работой!
      3. Квадрант 1 - это тот квадрант, с которым действительно трудно справиться в загруженной работе PA.Чаще всего вы зависите от задач своего начальника из квадранта 1, и их срочный, но неважный список становится вашим списком дел. Вы можете свести это к минимуму за счет более точного прогнозирования сроков и принятия решения о завершении задач на более поздний срок, чтобы управлять ожиданиями таким образом, чтобы вы могли сосредоточиться на том, что важно.
      4. Наконец, убедитесь, что вы каждый день планируете время для важных задач в Квадранте 2. Очень легко отложить важные задачи, поэтому возьмите на себя ответственность, применяя методы, используемые успешными руководителями.

      Как убедиться, что вы работаете над Важными вещами:

      • Согласитесь со своим начальником, что является важным или срочным делом.
      • Разбейте важную задачу на управляемые действия и установите сроки для каждого.
      • Опубликуйте эти сроки, чтобы вы поняли ответственность!
      • Вызвать добровольное вознаграждение или наказание за соблюдение / несоблюдение срока.
      • Всегда работайте над важными задачами в первой половине дня, чтобы они не упали.

      Чтобы научиться определять свои задачи в соответствии с матрицей, требуется практика, но это один из самых важных инструментов управления временем, которым вы можете овладеть. При правильном выполнении это приведет к большему удовлетворению вашей работы и уменьшению стресса на рабочем месте.

      Для получения дополнительных советов по управлению временем на рабочих местах в PA позвоните в RMS Recruitment по телефону 0207518 9170 или напишите нам по адресу [email protected]

      Матрица Эйзенхауэра - мужчины нового уровня

      Матрица Эйзенхауэра - отличный метод принятия решений, позволяющий понять, что срочно, а что нет.важный. Это поможет вам стать более продуктивным и эффективным.

      Приблизительное время прочтения: 9 минут

      Мы получаем комиссию за покупки, сделанные по ссылкам на этой странице. Для получения дополнительной информации прочтите «Раскрытие информации для аффилированных лиц».

      Что такое матрица Эйзенхауэра?

      «У меня два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным ». -Дуайт Д. Эйзенхауэр, 34-й президент США

      Матрица Эйзенхауэра также называется Матрицей срочности и важности.

      Это эффективный инструмент, который помогает вам выбирать между задачами и расставлять приоритеты, заслуживающие вашего полного внимания.

      Этот метод также помогает справляться с неожиданными событиями, что приводит к лучшим результатам и реакции.

      Помогая вам отличить срочное от важного, вы повышаете свою продуктивность.

      Инструмент для принятия решений был назван в честь 34-го президента США, а до этого пятизвездочного генерала армии во время Второй мировой войны Дуайта Д.Эйзенхауэр.

      Если вы постоянно чувствуете себя занятым и неэффективным, Матрица Эйзенхауэра поможет вам понять, как добиться большего.

      Это также поможет вам достичь ваших долгосрочных целей, научиться делегировать свою работу и выстраивать границы, говоря «нет».

      Срочно или важно

      Фото любезно предоставлено Unsplash

      . Важно понимать разницу между срочным и важным.

      Срочно относится к тому, что требует немедленного внимания и часто происходит незапланированно.Срочность заставляет вас реагировать, спешить и защищаться.

      С другой стороны, что-то важное согласуется с долгосрочными целями. Бывают случаи, когда важные дела срочны, но это не так уж часто.

      Сосредоточившись на важных задачах, вы сможете сохранять спокойствие и уравновешенность в сложных ситуациях.

      Квадрант 1: Срочно и важно

      Срочные и важные задачи нужно выполнять моментально. В противном случае будут негативные последствия.

      Ниже приведены примеры срочных и важных:

      • Неожиданные проблемы в машине или доме.
      • Последний срок или порученный вам проект.
      • Насущные проблемы или жалобы клиентов.
      • Кризис любого типа.

      Задача, которая считается срочной и важной, часто исходит из внешнего источника или является результатом вашего промедления.

      Вещи в этом квадранте неизбежны, потому что они могут включать что-то, что находится вне вашего контроля.

      Научитесь планировать и выделять время каждый день для неожиданных событий.

      Если вы проводите слишком много времени за срочными и важными делами, вы почувствуете себя подавленным, напряженным, и это может привести к чувству сгорания.

      Квадрант 2: Не срочно и важно

      Задача, которая не срочна, но важна, поможет вам достичь долгосрочных целей. У этих задач может не быть крайнего срока или, по крайней мере, не быть неотложного.

      Ниже приведены примеры важных, но несрочных задач:

      • Изучение новых навыков.
      • Личная гигиена и здоровье.
      • Долгосрочное и краткосрочное планирование.
      • Построение и поддержание отношений.
      • Образование и обучение.
      • Анализ и планирование ваших финансов.
      • Создание новых стратегий.

      Если что-то важно и не срочно, это нужно запланировать. Планирование задачи гарантирует, что у вас будет время и место для ее выполнения.

      Большую часть времени следует тратить на выполнение важных и несрочных задач.

      Он гарантирует, что вы достигнете своих целей и задач, не отвлекая вас, и проактивно решая срочные и важные задачи.

      Квадрант 3: Срочно и неважно

      Срочные и не важные задачи требуют вашего немедленного внимания. Они также не продвигают вас к вашим долгосрочным целям.

      Проблема с этим квадрантом состоит в том, что вы думаете, что это важно, но это не так.

      Ниже приведены примеры срочных и не важных задач:

      • Большинство электронных писем, сообщений и телефонных звонков.
      • Купоны и маркетинговая тактика.
      • Ненужные перерывы со стороны друзей, семьи или коллег.
      • Проверять телефон каждый раз, когда вы получаете уведомление.
      • Несколько встреч.

      Если что-то срочно и не так важно, делегируйте это. Если вы беретесь за каждую неотложную задачу, и она не приближает вас к вашим целям, вы зря теряете время.

      Срочные и неважные задачи будут саботировать ваш прогресс, успех и пропускную способность.

      Это вызовет стресс и сделает вас несчастным.Вы выполните множество срочных задач, которые ни к чему не приведут.

      Делегируйте как можно больше срочных, но неважных задач. Если вы не можете делегировать задачу, убедитесь, что вы не тратите на нее большую часть своего времени.

      Квадрант 4: Не срочно и не важно

      Задачи, которые не являются срочными или важными, не следует выполнять.

      Они не требуют вашего немедленного внимания и не подталкивают вас к вашим целям. Эти вещи расточают время.

      Вещи, которые для вас являются пустой тратой времени, могут понадобиться кому-то другому.Тем не менее, ниже приведены примеры вещей, которые обычно считаются расточителями времени:

      • Действия, которые вы делаете, когда чего-то избегаете.
      • Смотрю телевизор часами от скуки.
      • Бездумная прокрутка социальных сетей.
      • Собираюсь куда-нибудь, чтобы порадовать других.
      • Интернет-магазин часов.
      • Неважное и непродуктивное общение.

      Сокращение или устранение времени, которое вы тратите на отвлекающие факторы, повысит вашу продуктивность.Важно научиться устанавливать границы и твердо придерживаться их.

      Когда вы делаете вещи, которые не являются важными или срочными, вы зря тратите время, и они отвлекают вас от того, что действительно важно.

      Если вы назначите время, чтобы расслабиться и расслабиться, это можно сделать намеренно.

      Самое главное, чтобы эти задачи не отвлекали вас, когда вы должны заниматься целенаправленной работой.

      Самооценка

      Фото любезно предоставлено Unsplash

      Чтобы понять, где вы проводите время, вам нужно оценить себя.Определите, что срочно, а что важно, отслеживайте свое время, задачи и время их выполнения.

      После того, как вы отследите несколько дней, вы сможете увидеть закономерность и получить честную оценку того, где вы находитесь.

      Если вы недовольны своими результатами, сосредоточьтесь на том, чтобы сбалансировать свое время и задачи. Запишите, что от вас требуется, и обсудите все возможные ситуации.

      Если вы потратите время на прогнозирование и предотвращение проблем, вы будете лучше подготовлены к срочным и неважным задачам.

      Чтобы стать более продуктивным, уделяйте время важным, но не срочным задачам и ограничивайте время отвлекающими факторами.

      Советы по расстановке приоритетов

      Фото любезно предоставлено Unsplash

      Матрица Эйзенхауэра отлично подходит для принятия решений и определения того, где вы проводите свое время. В дополнение к этому методу избавьтесь от ненужных отвлекающих факторов.

      Научитесь подвергать сомнению свои задачи и действия. Спросите себя, действительно ли вам нужно что-то делать.

      Помните, лучше быть эффективным и продуктивным, чем заниматься делами, которые не продвигают вас вперед.

      Следующие советы помогут вам с продуктивностью и управлением временем:

      1. Запишите. Когда вы что-то записываете, это освобождает ваш разум от мыслей или задач. Будь то задача на будущее или небольшая мысль, спросите, нужно ли вам это делать, а затем запишите.
      2. Совмещайте профессиональные и личные задачи. Вести один список проще, чем управлять несколькими. Это также гарантирует, что вы делаете что-то для продвижения своей карьеры и личной жизни. Вы станете уравновешенным, и в жизни не будет беспокойства.
      3. Планируйте наперед. Это может быть нелегко, но это необходимо. Найдите время, чтобы спланировать свои задачи и выяснить, как расширить свои возможности. Наличие плана и расписания задач сделает вас более сосредоточенным. Если вы найдете способ сделать что-то лучше, не бойтесь менять свои планы.
      4. Делегирование и аутсорсинг. Когда вы узнаете, где проводите время, подумайте, как делегировать или передать свои задачи сторонним сотрудникам. Это не только сэкономит ваше время, но и уменьшит стресс. Например, возможно, стоит заплатить кому-нибудь за уборку в вашем доме. Особенно, если вы можете потратить это время на эффективную работу, которая стоит больше, чем то, что вы потратите на услугу.
      5. Скажи нет. Установление границ и твердое отношение к ним позволит вам тратить время на то, что подтолкнет вас к вашим долгосрочным целям и задачам.Научитесь говорить «нет» и при этом сохранять отношения. Иногда это скорее не сейчас.

      Полезные книги

      Фото любезно предоставлено Unsplash

      Следующие книги помогут повысить вашу продуктивность, установить границы и вдохновить на достижение большего в жизни:

      Часто задаваемые вопросы

      Матрица Эйзенхауэра работает?

      Да, матрица Эйзенхауэра работает, потому что помогает решить, какие задачи делать, а что делегировать. Это отличный способ помочь с расстановкой приоритетов и повысить продуктивность.

      Каковы четыре аспекта тайм-менеджмента?

      Четыре принципа управления временем - это удалить, делегировать, отложить и сделать.

      Какая распространенная ошибка в тайм-менеджменте?

      Распространенная ошибка в управлении временем - недооценка времени и энергии, которые потребуются для выполнения задачи. Это распространено среди амбициозных людей.

      Заключение

      Когда вы сталкиваетесь с неожиданными задачами или планируете свою неделю, матрица Эйзенхауэра является мощным инструментом повышения производительности, который поможет вам выбрать между срочными и срочными задачами.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *