Важные срочные неважные несрочные: Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов

Содержание

Распределяем рабочие задачи по матрице Эйзенхауэра

Все задачи нужно вписать в таблицу из четырёх квадратов. По горизонтали матрица делится на поля «срочно» и «несрочно», по вертикали — «важно» и «неважно». В итоге получится четыре типа задач: срочные и важные, срочные и неважные, несрочные и важные, несрочные и неважные. Так проще понять, чему действительно нужно уделить своё время.

Срочно и важно

Важные и срочные — «квадрат кризисов». Это задачи, которые либо вышли из-под контроля, либо возникли внезапно, и их следует выполнить незамедлительно. Примеры: оперативно подхватить проект заболевшего коллеги, закрыть задачу, прилетевшую за три часа до дедлайна, вылечить зуб с острой болью. Задачи в этом квадрате неизбежны, ведь ситуации и события, которыми нельзя управлять, будут происходить всегда. Но если фокусироваться только на срочных и важных делах, можно заработать хронический стресс и эмоциональное выгорание. Поэтому старайтесь оставлять в этом квадрате как можно меньше дел, разработайте план по достижению актуальных целей.

Несрочно, но важно

Важные, но несрочные — «стратегический квадрат». Это перспективные задачи, направленные на личностный рост. Их следует планировать и выполнять в отведённое для них время. Примеры: занятия в тренажёрном зале, изучение языков, учёба на образовательных курсах. Эти дела не стоит откладывать, надо стараться максимально придерживаться плана. Так вы будете расходовать свои ресурсы на то, что считаете важным. Сохраняйте эту ситуацию как можно дольше.

Срочно, неважно

Неважные, но срочные — «квадрат иллюзий/суеты». Это рутинные задачи, которые нужно выполнять срочно. Их результата ждут другие люди, но это почти не приближает вас к собственным целям. Пример: вы могли бы заниматься своим проектом, но должны возиться со сломанным принтером. Этим делам нужно постараться уделять минимум внимания и времени.

Психологи советуют их делегировать — передать компетентному работнику, автоматизировать или оптимизировать — ускорить эту рутинную работу. Задачи из этого квадрата легко спутать с квадратом «важные и срочные». Все срочные дела обычно кажутся нам важными, даже если это не так. Они лишь создают иллюзию продуктивной работы, отвлекая нас от действительно важных вещей.

Несрочно, неважно

Неважные и несрочные — «квадрат убийц времени». Малозначительные и необязательные желания, которые почти никак не влияют на наши ценности и не требуют незамедлительных действий. Это лёгкие и приятные дела. Но их опасность в том, что если начинать свой день именно с них, к моменту решения сложных проблем уже накопится усталость. Начинайте свой день с того, что действительно принесёт вам пользу. А «убийц времени» постарайтесь заменить или ограничить.

По материалам trends.rbc.ru
Фото: pexels

матрица Эйзенхауэра тайм-менеджмент

Тайм менеджмент: 25 крутых техник

Успешный человек умеет управлять своим временем и эффективно планировать задачи. Чтобы научиться успевать больше, быстрее достигать целей, изучите тайм менеджмент: что это такое, и как работает. Прочитав эту статью, вы узнаете теорию управления временем, освоите 25 методов тайм менеджмента.

Определение тайм менеджмента

Понятие тайм менеджмента включает два английских слова: «тайм» — время, «менеджмент» — управление. Теория менеджмента учит, как эффективно распределять время, успевать больше за трудовой день, соблюдать дедлайны.

Тайм менеджер — это человек, который умеет управлять личным временем, планировать работу организации. Главным инструментом менеджмента является список дел, который организован по определенным критериям.

Принципы управления временем

Все авторские методы распределения времени основаны на одинаковых принципах:

Составляйте режим дня. Утром пишите список дел. Вечером напишите отчет о выполнении.
Разделяйте текущие задачи на главные и второстепенные. Реализуйте как минимум один пункт из перечня главных ежедневно.
Тайм планирование. Составляйте планы со сроками выполнения. Отслеживайте процесс: фиксируйте именно время, уделенное каждому занятию.
Планируйте отдых. Ресурс человека не безграничен. Запас свободного времени на отдых позволит меньше уставать, избежать тревоги и стресса, восстанавливать ресурсы.

Соблюдение всех правил менеджмента позволяют достичь максимальной эффективности, стать организованным специалистом.

25 техник тайм менеджмента

Попробуйте освоить 25 способов распределения времени. Техники расположены в порядке от сложного к простому.

№ 1 — Разделите задачи на 5 категорий срочности

Метод управления временем создан Брайаном Трейси, автором книг, экспертом по психологии успеха. Брайан Трейси предлагает присваивать локальным задачам 5 рангов:

Сделать срочно. Важнейшие по времени дела, которые нельзя откладывать.
Сделать позже. Приоритетные задачи, не требующие немедленных действий.
Желательно сделать. Занятия, не входящие в перечень приоритетов.
Делегирование. Для повышения эффективности поручить задачу другому сотруднику.
Удалить. Можно вычеркивать строчку из перечня.

Приведенная схема является универсальной. Она подходит для распределения рабочего времени менеджера, для планирования бытовых дел. Чтобы узнать больше, прочитайте книги Брайана Трейси.

№ 2 — Планируйте как президент: матрица Эйзенхауэра

Эту схему использования времени создал Дуайт Дэвид Эйзенхауэр, 34-ым президент США. Схема подразумевает разделение проектов на 4 группы:

срочные важные дела;
несрочные важные дела;
срочные неважные дела;
несрочные неважные дела.

Разделите актуальный перечень задач на 4 группы. Делайте горящие важные задачи в первую очередь. Уделяйте несрочным важными делам до 60% трудового времени. Контролируйте даты выполнения важных задач, соблюдение дедлайнов. Вычеркивайте несрочные неважные задачи. Делегируйте горячие неважные дела для повышения эффективности.

№ 3 — Постройте пирамиду Бенджамина Франклина

Эта стратегия распределения времени тоже создана президентом. Пирамида Франклина помогает в составлении деловых и персональных планов. Пирамида Франклина, как пирамида Маслоу, основана на базовых ценностях человеческой психики.

Содержание Пирамида Франклина включает 6 разных уровней:

Жизненные ценности. Понятия, обладающие первостепенной значимостью для человека, формирующие костяк личности. Понимание собственных ценностей наполняет смыслом жизнь. Примеры ценностей: накопление богатства, творческая реализация, альтруизм.
Главная цель. Порядок выражения ценности во внешнем мире. Например, для ценности «накопить богатство» целью может быть «стать владельцем крупной компании».
Генеральный уровень. Перечисление шагов, выполнение которых позволит достичь главной цели. Пример: «получить степень МВА, открыть бизнес, стать лидером в регионе, организовать работу по России, выйти на международный уровень».
Долгосрочный план. Фрагмент генеральной стратегии, рассчитанный на 5 лет.
Краткосрочный план. Стратегия достижения целей на ближайший квартал.
Проведение дня. Включает маленькие шаги для достижения цели, для реализации личных ценностей.

Пирамида Франклина позволяет поддерживать высокую мотивацию для реализации важнейшей по времени задачи.

№ 4 — Научитесь умному целеполаганию SMART

Технология SMART используется для формулировки задач и составления планов. Метод SMART учит рассматривать дела по 5 вопросам:

Конкретность. Сформулируйте суть занятия, желаемый результат. Избегайте расплывчатых формулировок. Используйте цифры («заключить 100 сделок за квартал»), объективные факты («открыть филиал в Москве»).
Измеримость. Определите критерии, показывающие выполнение заданий. Чем конкретнее сформулирован результат, тем проще отслеживать прогресс.
Достижимость. Задача должна быть выполнимой, если уделить работе время. Избегайте мечтаний без основы, завышения планки возможного.
Адекватность. Каждый шаг должен приближать к важнейшей по времени цели. Сочетайте инструмент SMART с пирамидой Франклина, чтобы эффективно достигать результатов.
Ограниченность. Без ограничения срока задачи постоянно откладываются. Устанавливайте время исполнения. Соблюдайте установленные дедлайны.

Методология SMART повышает эффективность выполнения запросов. Универсальная технология подходит для организации рабочих и бытовых проектов.

№ 5 — Используйте ленточные диаграммы Ганта

Распределение личного времени по ленточной диаграмме Ганта подходит визуалам. Составьте аналогичную таблицу:

	Январь	Февраль	Март	Апрель	Май
1
2
3
4

Заполните левый столбец перечислением актуальных целей. Распишите выполнение этапов. Укажите дедлайны выполнения важных дел. Отметьте срочность цветом в таблице. Желательно распечатать таблицу, повесить над офисным столом.

№ 6 — Освойте помидорное планирование

Система Tomato Planning позволяет распределять время. Стратегия основана на чередовании занятости и паузы. После 25 минут сосредоточенного труда делайте перерыв 5 минут. После 4-х периодов делается пауза 30 минут. Стратегия подходит людям с рассеянным вниманием.

№ 7 — Разделите смену на блоки 90−30

Стратегия контроля времени основана на помидорном планировании. Чередовать нужно 90 минут занятости и 30 минут паузы. Стратегия 90−30 подходит людям, умеющим долго концентрироваться на однотипной работе.

№ 8 — Освойте инструмент GTD

Программа GTD (Getting Things Done) предложена бизнесменом Дэвидом Алленом. Полезные тезисы программы:

Учитывать идеи в одном месте: блокнот, файл, приложение.
Формулировать пункты конкретно, избегать двусмысленных трактовок.
Масштабные задачи разбивать на конкретные подзадачи.
Прописывать дедлайны выполнения задач.
Объединять однотипные занятия в группы.
Периодически удалять неактуальные материалы.

Стратегия позволяет освободить мозг от запоминания задач, что помогает думать эффективнее.

№ 9 — Планируйте по технике ZTD

Система Zen to Done (ZTD) создана блогером Лео Батутой. Она представляет собой расширенную версию GTD. Автор рекомендует распределять объемные дела по неделям, маленькие дела — по дням.
Лео Батута делает акцент на соблюдении здорового режима дня без переработок. Автор советует сосредоточиться на интересных пунктах, поручать скучные рутинные занятия другим людям.

№ 10 — Освойте методику учета 1−3-5

Стратегия 1−3-5 предписывает каждый день делать 1 очень важное дело, 3 средних по важности, 5 незначительных. Определить фактор важности можно по стратегии Эйзенхауэра.

№ 11 — Выделяйте 3 главные задачи

Если предыдущая стратегия показалась сложной, в день делайте 1 дело из каждой группы.

№ 12 — Сервируйте лягушек на завтрак

Лягушка — сложная задача, мысли о которой доставляют дискомфорт. Это определение придумал Брайан Трейси, автор популярной стратегии тайм менеджмента. Брайан Трейси советует начать смену «поеданием лягушки» — выполнением сложной неприятной работы.

№ 13 — Нарежьте слона на бифштексы

Слон — нагрузка, выполнение которой потребует много времени. Ее невозможно закрыть за день, или месяц. Нарезать слона — разбить крупную нагрузку на промежуточные этапы. Выполнение маленьких подзадач проще организовывать.

№ 14 — Освойте стратегию Kanban

Схема Kanban создана руководителями компании «Тойота». Для целеполагания используются бумажные карточки или электронный сервис. На карточке пишется одно поручение.

Карточки деятельности нужно распределять по столбцам:

«Необходимо сделать».
«Стадия выполнения».
«Выполнено».

Последний столбец регулярно очищается от неактуальных карточек.

№ 15 — Ежедневный контроль продуктивности

Повысить личную результативность поможет практика, предложенная Глебом Архангельским. Вам нужно зафиксировать, сколько вы тратите времени на задачи: рабочие, бытовые, персональные. Каждая минута должна быть учтена.

Аналитика затрат времени поможет планировать день. Фиксируйте перекуры, телефонные разговоры, кофе-брейки с сотрудниками, проверки сайтов, социальных сетей. Сложив минуты, потраченные впустую, получите 1−3 упущенных часа.

№ 16 — Используйте стратегию 4Д

Стратегия тайм менеджмента позволяет систематизировать список занятий. Присвойте каждой записи категорию:

Делать. Выполните в ближайшее время.
Делегировать. Поручите выполнение другому человеку.
Дождаться момента. Установите дедлайн, выполните позже.
Долой (удалить). Вычеркните строчку из блокнота.

№ 17 — Держите папку «Входящие» пустой

Бизнес тренер Мэрилин Манн предлагает очищать входящую почту. Поступающие письма следует обрабатывать: писать ответы, дополнять план, давать поручения, удалять спам. Накопление писем приводит к потере важной информации, замедляет деловую коммуникацию, переговоры с клиентами.

№ 18 — Нельзя отвлекаться

Не сочетайте 2 вида деятельности. Нельзя вести телефонный разговор, параллельно заполняя квартальный отчет. Это ложная экономия времени. Вы можете допустить ошибку в отчете, поиск ошибки потребует времени. Можете упустить часть значимой информации из переговоров, тогда придется перезванивать собеседнику.

№ 19 — Применяйте закон Парето

Правило Парето гласит: 20% усилий дают 80% результата. Проведите анализ рабочего процесса. Определите 20% действий, приносящих 80% прибыли. Уделите максимум времени выполнению определенных действий. Действия, приносящие 20% прибыли, старайтесь поручать другим.

№ 20 — Работайте на пределе возможностей

Эта стратегия основана на законе Парето. Автор стратегии, Тим Феррис, считает, что если 20% времени работать на максимуме качества, можно увеличить прибыль на 80%. Стратегия подходит людям с крепкой нервной системой, навыком долго концентрироваться. Иначе работа на пределе ресурсов вызывает профессиональное выгорание.

№ 21 — Составляйте временные списки дел

Составление перечня — простой способ начать научиться тайм менеджменту. Записывайте дела в одном месте (блокнот, компьютер, телефон). Вычеркивайте решенные проблемы. Эта практика — развитие привычки отслеживать дела.

№ 22 — Используйте автофокус

Усложненная версия предыдущей стратегии. Выпишите все дела, пришедшие в голову. Начните делать 1−3 задачи ежедневно. Выбирайте интересные занятия, без причин срочности и сложности. Стратегия приучает ежедневно работать над делами, помогает бороться с прокрастинацией, преодолевать нехватку сил.

№ 23 — Составляйте график вечером

Блогер Стефани Ли советует составлять расписание вечером. Продуктивные утренние часы стоит использовать эффективно. Составив режим вечером, на работе приступайте к важным делам.

№ 24 — Ведите ежедневник

Купите блокнот, позволяющий расписывать дела по минутам. Записи «подготовить отчет для налоговой» и «помыть посуду» занимают по строчке. Первое занятие потребует больше времени и сил. Составление временного хронометража поможет увидеть реалистичную картину.

№ 25 — Используйте правило двух минут

Когда выполнение работы занимает 2 минуты времени, сделайте ее сразу. Так вы уменьшите количество записей в блокноте.

Вы можете создать собственную стратегию распределения работы. Выберите методы, которые вам подходят, адаптируйте под конкретные задачи. Поняв принципы тайм менеджмента, можно создать персональную стратегию расстановки приоритетов и эффективного планирования.

Матрица Эйзенхауэра для тайм-менеджмента

Время чтения: 7 минут

Задания — это ежедневные обязанности, которые должен выполнять каждый человек. Расстановка приоритетов имеет решающее значение для обеспечения производительности с точки зрения срочности и важности. В следующей статье обсуждается, как можно использовать матрицу Эйзенхауэра для достижения критического приоритета и эффективного применения ее в повседневных задачах.

Inhaltsverzeichnis

1 Часто задаваемые вопросы
2 Определение: Матрица Эйзенхауэра
3 Квадранты матрицы Эйзенхауэра
4 Реализация матрицы Эйзенхауэра
5 Преимущества и недостатки
6 В двух словах

Часто задаваемые вопросы

Почему она называется матрицей Эйзенхауэра?

Он назван в честь своего изобретателя Дуайта Дэвида Эйзенхауэра, американца, государственного деятеля и генерала армии. Став 34-м президентом США, перед ним встало множество задач, требующих его внимания. В процессе их расстановки приоритетов он придумал матрицу Эйзенхауэра.

Что такое квадранты матрицы Эйзенхауэра?

Матрица состоит из четырех квадрантов, которые помогают расставить приоритеты задач как срочные и важные. Первый квадрант — «Выполнить», затем «Решить», «Делегировать» и «Удалить».

Каковы срочные и важные принципы?

Есть два вида проблем; важное и срочное. Те, что важны, никогда не могут быть срочными, а срочные не важны. Использование этого принципа помогает устранить насущные потребности, которые никогда не были важны, тем самым создавая место для срочных и важных проблем в матрице Эйзенхауэра.

Как узнать, является ли потребность срочной или важной?

Срочная необходимость требует немедленных действий. Обычно это вызывает стресс, а сроки очень короткие. С другой стороны, важные задачи в значительной степени способствуют достижению целей, миссии и ценностей человека в будущем.

Как определить срочные и не важные дела?

Как было сказано ранее, основные вещи имеют долгосрочное влияние на производительность человека. Поэтому, если потребность требует немедленного ответа и не влияет на ваш будущий успех, это срочная неважная задача. Они, как правило, отнимают время, но не добавляют никакой ценности.

Определение: Матрица Эйзенхауэра

Дуайт Д. Эйзенхауэр, третий президент Соединенных Штатов, изобрел Матрицу Эйзенхауэра. Это полезный инструмент, используемый для принятия решений. Это помогает учащимся расставлять приоритеты и решать поставленные перед ними задачи в соответствии с их важностью, разделяя их на срочные и менее срочные задачи.

Квадранты матрицы Эйзенхауэра

Важное и срочное

Эта категория в матрице Эйзенхауэра также известна как список дел. Эти задачи имеют временные рамки и поэтому требуют большего приоритета для выполнения. Работа имеет важное значение, поскольку она связана с карьерными целями и долгосрочными жизненными целями.

Примеры задач в этой группе:

Любая чрезвычайная ситуация, требующая вашего реагирования,
Подача налоговых деклараций
Ответ на срочные электронные письма
Посещение высокоприоритетных совещаний

Заблаговременное планирование может помочь вам избежать важных дел, которые могут быть несрочными. Убедитесь, что вы выполняете свои задания заранее, чтобы избежать спешки в последнюю минуту, и удалите их из своего длинного списка.

Важно и не срочно

В этот раздел Матрицы Эйзенхауэра входят важные, но в то же время несрочные задачи. Среди прочего, они включают в себя такие действия, как личная гигиена, социальные взаимодействия и самосовершенствование. Им нужна мотивация, чтобы завершить их. Поэтому для выполнения задач требуется большая сила воли.

Ниже приведены примеры важных и несрочных задач:

Покупка предметов домашнего обихода
Финансовое планирование
Домашние дела
Поддержание формы
Хобби-практика

Неважные и срочные

Действия, подпадающие под эту группу матрицы Эйзенхауэра, являются срочными, но не решающими, поскольку они не имеют будущих преимуществ. Они включают в себя упражнения, которые вы можете поручить своим сверстникам и друзьям.
Примеры действий в этой категории:

Ответы на электронные письма, текстовые сообщения и звонки, требующие меньшего внимания
Делать одолжения однокурсникам или членам семьи

Пожалуйста, не тратьте слишком много времени на эти занятия, так как они подразумевают помощь другим людям. Было бы разумно делегировать эти задачи другим людям, которые могут предложить лучшую помощь, чем вы.

Неважно и не срочно

Этот раздел в матрице Эйзенхауэра также известен как список «не делать». Эти действия пожирают время. Это потому, что, несмотря на то, что они не являются срочными, они не одинаково важны. Они не достигают никакой значимой цели в вашей жизни. Они отвлекают.

Примеры таких действий:

Прохождение через учетную запись в социальной сети
Просмотр фильмов
Игра в компьютерные игры
Бесцельный серфинг в Интернете

Эти виды деятельности необходимо ограничить, поскольку они непродуктивны. Делайте их в свободное время или короткие перерывы между другими важными и срочными делами. Если вы потратите на них слишком много времени, это может привести к зависимости, что повлияет на вашу продуктивность.

Реализация матрицы Эйзенхауэра

Для реализации матрицы Эйзенхауэра можно использовать любой из следующих методов:

1. Метки

Создайте метки @important и @urgent. Правильно назначьте их вашей задаче в этих четырех квадрантах;

Ярлык @срочно и @важно применяется ко всем задачам, которые необходимо выполнить немедленно самостоятельно.
Метка @important присваивается задачам со сроком выполнения и требует вашего внимания.
К задачам, переданным или делегированным, применяется метка @срочно.
Нет добавления меток к задачам, которые можно удалить или удалить.

Пометив важные/срочные задачи, придумайте 4 фильтра, соответствующих каждому квадранту.

Срочно и важно, запрос фильтра будет @срочно и @важно

Важно и не срочно с фильтрующим запросом @important & [email protected]
Срочные и неважные должны иметь фильтрующий запрос: @срочно и [email protected]
Неважный и несрочный запрос фильтра: [email protected] и [email protected]
Вы также можете создать один фильтр Эйзенхауэра с запросом: [электронная почта защищена] и [электронная почта защищена], @срочно и [электронная почта защищена], @срочно и @важно и @важно и [электронная почта защищена]. Затем объедините их вместе.

Чтобы назначить их вашим задачам, вам нужно ввести @ в поле ваших дел. Затем он предоставит вам список недавно созданных ярлыков для выбора.

2. Использование уровней приоритета

Существует четыре уровня приоритета, созданных для соответствия каждому из четырех квадрантов матрицы Эйзенхауэра. Уровни включают:

Уровень приоритета 1 = срочный и важный
Уровень приоритета 2 = не срочно и важно

Уровень приоритета 3 = срочно и не важно
Уровень приоритета 4 = не срочно и не важно

3. Перебалансировка ваших квадрантов

Квадрант 2 является наиболее важным, и уделение ему большего количества времени является целью всей перебалансировки. Если вы застряли, определите свои собственные желаемые результаты, какие задачи являются срочными и важными, и разложите их по квадрантам.
Если вы тратите свое время на первый квадрант, вы можете нацелиться на предотвращение проблем и прогнозирование, вкладывая время в планирование. Вы можете начать с определения приоритетов ваших сроков и текущих целей, создав недельный или месячный план.
Если время было потрачено впустую в квадранте 3, сведите к минимуму время, затраченное на задачи.

Сделайте это, уменьшив функции с помощью хорошо продуманной процедуры. Время, потраченное в квадранте 4, создает большую тупиковую ситуацию и приводит к потере большого количества времени. Вы можете сбалансировать его, потратив время на отслеживание, чтобы определить наиболее важные задачи, которые приводят к потере времени, и устранить или минимизировать их.

Преимущества и недостатки

Преимущества

Матрица Эйзенхауэра поможет вам улучшить свои навыки управления временем. Применение этого принципа в повседневной жизни позволяет вам решать, что делать, а чего не делать, расставляя приоритеты. Большинство людей, занимающих высокие руководящие должности, могут применять матрицу Эйзенхауэра для выполнения одних задач и делегирования других действий своим сотрудникам, вовлекая их в эту деятельность.

Матрица Эйзенхауэра применима как в личной, так и в профессиональной жизни. Это поможет вам управлять своим временем, организуя и расставляя приоритеты в повседневных делах.

Повышает самосознание и улучшает самоанализ. Более частое применение метода Эйзенхауэра поможет вам увидеть изменение важности действий. Таким образом, это улучшает принятие решений. Этот метод повысит продуктивность как вашей компании, так и вашей личной жизни.

Недостатки

Это занимает много времени. Применение этого принципа требует много времени и почти невозможно ежедневно. Много вашего драгоценного времени уходит на то, чтобы понять, что сделать приоритетным, а что оставить без внимания. Следовательно, это приводит к задержкам.

Это применимо только к меньшему количеству задач. Наличие длинного списка действий затрудняет применение принципа матрицы Эйзенхауэра. Наличие длинного списка действий затрудняет расстановку приоритетов задач и, следовательно, приводит к ненадлежащему выполнению или делегированию задач.

Другие факторы, такие как сложность, ресурсы и усилия, необходимые для выполнения задачи, не учитываются. Некоторые задачи могут быть срочными и важными, но для их выполнения требуются другие факторы, такие как финансы. Поэтому он дисквалифицирует и удаляет их до тех пор, пока не будет достаточно ресурсов.

В двух словах

Матрица Эйзенхауэра — бесценный навык, который помогает повысить производительность за счет;

Научитесь эффективно расставлять приоритеты задач.
Определите, какие проблемы являются срочными и важными, таким образом, выделяя необходимое время там, где оно больше всего необходимо.
Чтобы помочь вам эффективно управлять своей работой, имейте в виду, что срочность зависит от времени, а важность зависит от выбора

Наносите Матрицу Эйзенхауэра утром перед началом любой деятельности
Выполняйте каждое задание индивидуально
Делегирование неважных, но срочных задач младшему персоналу

Дополнительные статьи по академическому письму

Шаблон бизнес-модели — объяснение основных компонентов

Больше информации

Цели SMART – определение, преимущества и недостатки

Больше информации

Об авторе

Марк Байер

Матрица Эйзенхауэра. Что делать, если все важно и срочно? — Сингулярность Приложение

Как перетасовать категории срочности и важности любым способом и куда щелкнуть в приложении Singularity, чтобы стать президентом США или генералом армии

«Генерал Эйзенхауэр, я обделал штаны, и мне нужно их сменить. »
«Выиграете ли вы джек-пот, если сделаете это?»
«Нет, сэр.»
«Подведешь ли ты своего товарища, если не сделаешь этого?»
«Нет, сэр.»
«Ты облажаешься, если не сделаешь этого?»
«Боюсь, буду, сэр.»
«Тогда иди переоденься, сынок. Это важная задача.»
«Как срочно, сэр?»
«Может дождаться конца боя?»
«Абсолютно нет, сэр»
«Тогда это срочное задание, сынок. Переоденьтесь прямо сейчас!»
«Да, сэр. Где мне найти штаны?»
«Предвидеть это было важной, хотя и несрочной задачей, сынок. Как и купить противодиарейное средство.»

Мораль: если не выполнить важные и несрочные задачи, можно лишиться штанов и в бой

Проводим ось ~~абсцисс~~ для срочности. Проводим ось ~~ордината~~ для важности. Все, что выше пересечения важно. Все, что ниже, не имеет значения. Все, что находится справа от точки пересечения, является срочным. Все, что находится слева, не является срочным. Вот! Матрица Эйзенхауэра, бессмертное творение генерала Айка, подаренное миру 34-м президентом США.

Этот парень отделял важное от неважного и срочное от несрочного — как черное от белого. Он перетасовывал категории срочности и важности любым способом. Для выработки такого навыка простым парням нужно от 3 до 20 дней.

Быть похожим на Айка

Чтобы понять, насколько важна задача, представьте себе лысого улыбающегося Эйзенхауэра и спросите себя его голосом:
«Выиграете ли вы джек-пот, если сделаете это?»
«Подведешь ли ты своего товарища, если не сделаешь этого?»
«Ты облажаешься, если не сделаешь этого?»
Если вы ответили «да» хотя бы на один из этих вопросов, значит, задача важна.

Чтобы понять, является ли задача срочной, спросите себя:
«Может ли она подождать до конца месяца?»
«Может подождать до конца недели?»
«Может подождать до завтра?»
Если не может, значит, это действительно неотложная задача.

ВАЖНЫЕ и СРОЧНЫЕ (задачи типа А)

Важные и срочные задачи — это весь депрессивный набор: проблемы, критические ситуации, горящие сроки, «Эк! Это нужно сделать сегодня, сейчас, вчера!»

Что делать с такими задачами?
Первый вариант – завершить сразу.
Второй вариант – немедленное делегирование.

ВАЖНЫЕ, но несрочные (задачи типа Б)

Важные и несрочные задачи — это состояние Дзен: наблюдение, планирование, профилактика, развитие.

Что делать с такими задачами?

Установите дату для задачи.
В назначенный день примите позу лотоса и выполните задание.

И не забывайте о морали, упомянутой в начале статьи!

СРОЧНЫЕ и неважные (задачи типа C)

Срочные и неважные задачи — это повседневная рутина, чужие требования, автоматические действия.

Что делать с такими задачами?
Первый вариант — делегировать.
Второй вариант:

Создайте специальный тег для таких задач.
Когда у вас внезапное открытие в течение дня, нажмите на тег, просмотрите задачи и выполните то, что возможно.

Неважные и несрочные (тип D задачи)

Неважные и несрочные задачи – это те, которые мешают нам превратиться в итоге в мегаэффективных роботов, т.