Дела важные и не срочные
Давайте рассмотрим квадрант «Матрицы Эйзенхауэра», где расположились дела важные и не срочные.
Характеристика дел, которые попали в это квадрант, звучит так: важность высока, но выполнять их в ближайшем рассматриваемом периоде времени нет необходимости и – или нет целесообразности.
Важность высока потому, что есть как минимум один из сформулированных нами ранее признаков. Но срочности нет. Что это за дела?
Часть дел «В» могут быть не срочными, потому что выполнять их следует – чисто логически – только после того, как будет завершено что-то из квадранта «А».
Другие могут быть естественным образом привязаны к каким-то вообще не зависящим от нас событиям, например: предлагать контрагенту серьёзный совместный проект стоит только во втором полугодии, так как в феврале он занят завершением других проектов и ресурсов на рассмотрение нашего сказочного предложения у него просто нет.
Как поступать с такими делами? Нам понадобится целый алгоритм, в одно действие – в отличие от квадранта «А» — тут не обойдёшься.
ШАГ 1 «Определение срока выполнения»: нужно понять, когда нужно завершить работы, в какой момент результат будет как раз к месту. Срок желательно ставить не предельный, а с разумным по ситуации зазором.
Например: если результат нужен к началу месяца, то срок завершения я бы определил как «третья неделя предыдущего месяца». На всякий случай и во избежание. Вы наверное знаете, что именно в последний момент и срываются идеальные, казалось бы, планы. Но план реальный всегда включает в себя резерв «на всякий случай». Разумный резерв мы, конечно, не будем путать с «раздутой сметой».
ШАГ 2 «Определение сроков оценки ресурсов»: мы, опираясь на срок окончания работы, должны понять, когда необходимо оценить ресурсы, необходимые для её выполнения. Логика тут простая: чем ближе срок окончания, тем быстрее нужно планировать оценку ресурсов.
Иначе – гарантирован нам эффект «Внезапно разбухшего слона». И, к слову, если для оценки ресурсов с нужной точностью и нужна декомпозиция, то мы её планируем, по обстоятельствам – полную либо оценочную.
ШАГ 3 «Определение точного срока начала работ»: мы теперь, зная сроки окончания дела и с нужной точностью оценив ресурсы для его выполнения, можем назначить оптимальный срок начала работы.
При этом учтём критерии решения: чтобы не вытеснить из графика другие дела, с одной стороны, и, не слишком размазывая выполнение этого дела по графику с другой стороны.
Также возможно, что будет полезно учесть интенсивность загрузки структуры в те или иные периоды. Решение, как часто бывает в планировании вообще и при расстановке приоритетов в частности, может быть интегрированным и многофакторным.
Что такое матрица Эйзенхауэра. Объясняем простыми словами — Секрет фирмы
От важных и срочных дел не отвертишься, их нужно сделать прямо сейчас. Важные, но не срочные задачи следует выполнять регулярно — это вклад в настоящее и будущее, и под него требуется время в расписании. Неважные, но срочные задачи лучше по возможности делегировать или упорядочить — невозможно отказаться от уборки или готовки, но можно проводить их по плану, тогда эти задачи переместятся к важным, но не срочным. Наконец, от того, что и не важно, и не срочно, можно просто отказаться, если от развлечений страдает выполнение приоритетных дел.
Пример употребления на «Секрете»
«Поделюсь всей информацией, которая была изначально в антикризисном плане, написанном ещё в марте 2020 года: 1) Максимизировать диверсификацию направлений деятельности, заниматься максимально всем, мочь выполнить любой заказ с любыми пожеланиями. <…> 7) Важное и несрочное по матрице Эйзенхауэра. Мы собрали все возможные дела, которые давно не могли сделать и завели общекомандную доску в планировщике задач Тrello».
(Сооснователь event-агентства Alexgrim Studio Михаил Жуков — о выживании в кризис.)
Нюансы
Как и любой другой метод тайм-менеджмента матрица Эйзенхауэра помогает понять, где именно мы теряем время и подвести к более рациональному его использованию.
Прежде чем заполнять матрицу, советуют проанализировать в течение нескольких дней, какие задачи мы выполняем и сколько на них уходит времени. Причём личные и рабочие дела считаются вместе. После наблюдения нужно составить собой список дел и задать к каждому из них вопросы:
- было ли это для меня важным?
- было ли это срочным?
- я единственный, кто мог это сделать?
В зависимости от ответов, задачи распределяются по квадратам матрицы. После этого последовательно разбираемся с каждым квадратом.
Нужно стремиться к тому, чтобы в одном квадрате было не больше восьми дел. А перед тем как добавлять новую задачу, одну нужно завершить.
Факт
Во время одного из своих выступлений Эйзенхауэр сказал: «У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не являются срочными».
Статью проверил:
Тайм-менеджмент: расставляем приоритеты
Каждый день мы строим планы, пытаясь организовать нашу жизнь в самых разных ее сферах. Но что делать, если задач слишком много и их невозможно уместить в один день или любой другой временной слот? В такой ситуации стоит спокойно и вдумчиво расставить приоритеты. В этом нам помогут методы тайм-менеджмента.
Матрица Эйзенхауэра
«Не все срочные дела важные и не все важные дела — срочные», — эту максиму приписывают американскому президенту Дуайту Эйзенхауэру, в честь которого и был назван метод расстановки приоритетов.
В его основе лежит разделение задач на:
1. срочные, важные;
2. важные, несрочные;
3. срочные, неважные;
4. неважные, несрочные.
Задачи из блока 1 – первостепенные задачи, которые нужно делать самостоятельно и которые нельзя делегировать.
Блок 2 – важные несрочные дела, которые можно выполнить в комфортном режиме, тщательно взвешивая и планируя. Это — самый удобный режим работы. Однако надо помнить, что очень часто такие задачи могут неожиданно перейти в разряд первостепенных. Поэтому не стоит затягивать их выполнение.
Блок 3 – задачи, которые вы можете спокойно делегировать и тем самым уменьшать их количество в вашем списке. Их выполнение почти не сказывается на успехе того или иного процесса, но они отнимают большое количество времени.
Блок 4 – неважные и несрочные: просто вычеркиваем их из своего списка задач.
Метод ABCDE
Напротив каждой вашей ежедневной задачи поставьте соответствующую букву.
А – самые важные задачи. Их невыполнение повлечет за собой серьезные последствия.
B – тоже весьма серьезные задачи. Но их невыполнение не приведет к таким негативным результатам, как в ситуации с задачами А.
C – задачу лучше выполнить. Если не получится, последствий не будет.
D – эти задачи смело можно делегировать. Так вы высвободите время для задач уровня А.
Е – то, что можно вычеркнуть или перенести на следующий день.
Главное правило метода: нельзя выполнять задачу В, пока не закрыта задача A. Что касается задачи С, приступать к ней не следует, пока не будет выполнена задача В, и т.д.
ABCDE очень похож на метод «Светофора»
В данном случае вы обозначаете уровни приоритетности задач цветами светофора: красный – важные дела; желтый – важные дела, которые можно сделать во вторую очередь; зеленые – дела, которые можно отложить.
Если вас заинтересовала проблематика тайм-менеджмента, Учебный центр рекомендует прочесть следующие книги:
Глеб Архангельский «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать»;
Тимоти Пичил «Не откладывай на завтра. Краткий гид по борьбе с прокрастинацией»;
Брайн Трейси «Выйди из зоны комфорта. Измени свою жизнь»;
Реджина Лидс «Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове»;
Сергей Бехтерев «Как работать в рабочее время. Правила победы над офисным хаосом»;
Павел Безручко «Практики регулярного менеджмента».
9 техник – Индивидуальный наставник
Вам никогда не хватит времени и ресурсов, чтобы воплотить все задуманное. Всегда приходится от чего-то отказываться. Но что делать, если все дела из вашего списка кажутся сверхважными, и вы никак не можете принять решение, какое из них выполнять первым? В этом случае вам помогут техники приоритизации. Они дают формальный метод оценки важности каждого дела. Так вы сможете разгрузить свой мозг, чтобы направить его ресурсы на работу. В этой статье мы даем 7 техник из сферы тайм-менеджмента: попробуйте их, и выберите наиболее подходящую.
1. Матрица приоритетов
В этом методе вы выписываете задачи в матрицу из четырех блоков. Ось Х представляет одно значение, а ось У – другое. Каждый квадрат, таким образом, указывает приоритет на основе определенных критериев.
2. Матрица Эйзенхауэра
Популярным примером является матрица Эйзенхауэра, которая использует важность в качестве значения оси У и срочность в качестве значения оси Х. Вы оцениваете задачи по критериям срочности и важности, а затем помещаете каждую из них в правильный квадрат на основе вашей оценки:
Важные и не срочные Важные и срочные
Не важные и не срочные Не важные и срочные
Важные и срочные задачи – это ваши главные приоритеты.
Важные, но несрочные задачи имеют более низкие приоритеты – их вы должны запланировать на потом.
Срочные, но не важные задачи – хорошие кандидаты для делегирования.
Не срочные и не важные задачи – это то, что вы, вероятно, просто не должны делать.
Помещая каждую задачу в свой список в квадрат матрицы Эйзенхауэра, вы можете определить, над чем вам нужно работать сейчас, что вы оставите на потом, что следует делегировать и что можно удалить из списка.
3. Матрица Усилия-Влияния
В матрице усилия-влияния вы оцениваете задачи на основе того, сколько усилий они потребуют и какое влияние окажет их выполнение:
Большие усилия и низкое влияние Большие усилия и высокое влияние
Низкие усилия и низкое влияние Низкие усилия и высокое влияние
Задачи в двух правых квадрантах являются вашими приоритетами. «Низкие усилия, высокая отдача» – эти задачи, вероятно, ваши самые высокие приоритеты, потому что они представляют собой быстрые победы, а вот пункты из нижнего левого угла можно смело вычеркивать.
4. Самая важная задача (Most Important Task)
Most Important Task (MIT) – это исключительно простой метод приоритизации без какого-либо шаманства. Не пытайтесь расставить приоритеты по всему списку дел, начните каждое утро с выбора 1-3 Самых Важных Задач (MITs), которые вы должны сделать в этот день.
По крайней мере, одна из Самых Важных Задач дня должна быть связана с вашими главными целями, чтобы убедиться, что вы делаете что-то ежедневно для их достижения. Вы наверняка успеете выполнить больше за день, чем только ваши MITs. Но выбор MITs утром и установка крайнего срока гарантируют, что вы каждый день посвящаете время работе над важными, высокоприоритетными задачами.
5. Метод Айви Ли
История метода Айви Ли очень ярко показывает его эффективность. Однажды предприниматель Чарльз М. Шваб нанял консультанта по продуктивности Айви Ли, чтобы повысить производительность своей стальной корпорации. Ли не просил авансового платежа за консультацию. Вместо этого он попросил Шваба подождать три месяца, а затем заплатить ему любую сумму, которую он посчитает подходящей, основываясь на результатах. Три месяца спустя Шваб выписал Ли чек на 25 тысяч долларов (по тем временам это были очень большие деньги).
Метод Айви Ли прост (и похож на метод MIT):
В конце каждого рабочего дня выберите шесть наиболее важных задач в вашем списке, чтобы работать над ними завтра.
Затем упорядочите эти шесть задач с точки зрения приоритетности.
Когда вы приступите к работе на следующий день, трудитесь над задачей номер один, пока она не будет завершена.
Затем работайте над задачей номер два, номер три и т. д.
Продолжайте, пока все шесть задач не будут завершены, и повторяйте процесс каждый день.
6. Два списка
Этот метод советовал знаменитый инвестор Уоррен Баффет. Он основан на принципе Парето, когда вы беретесь за выполнение только 20% самых важных дел, которые принесут 80% результата:
Напишите список из 25 дел, которые вы хотите сделать.
Выберите из них пять наиболее важных приоритетов – это ваш новый список дел.
Выполняйте только эти пять дел, а оставшиеся вычеркните или делегируйте – они не окажут особого влияния на вашу жизнь. Возьмитесь за остальные 20, только если у вас останется время после выполнения самых важных задач.
7. Метод MoSCoW
В этой технике вы относите каждое дело к одной из 4-х категорий:
M (Must Do) – задачи, которые вы должны выполнить обязательно.
S (Should Do) – это то, что вы должны делать, но они имеют более низкий приоритет, чем M-задачи.
C (Could Do) – эти задачи можно бы и сделать, но если вы их не выполните, то ничего страшного не случится.
W (Won’t Do) – эти задачи вообще можно не делать.
Если вы всегда работаете над своим списком сверху вниз, вы убедитесь, что тратите время только на самые приоритетные дела.
8. Техника ABCDE
Метод MoSCoW не учитывает одну вещь – это задачи, которые вам нужно поручить кому-то другому. MoSCoW подходит, если у вас нет никого, кому можно делегировать. Если же у вас есть подчиненные – вооружитесь техникой ABCDE.
Как и в предыдущем случае, метод ABCDE начинается с помещения каждой задачи в вашем списке в категорию:
A – это то, что вы должны делать в первую очередь (так же, как задачи M в MoSCoW).
B – это то, что вы должны делать во вторую очередь (так же, как задачи S в MoSCoW).
C – это то, что можно, но не обязательно делать (так же, как задачи C в MoSCoW).
D – это задачи, которые вы должны делегировать (или автоматизировать).
E – дела, которые вы можете устранить (так же, как задачи W в MoSCoW).
Процесс для ABCDE такой же, как и для MoSCoW: просмотрите каждую задачу в вашем списке, назначьте ей букву на основе ее приоритета, и отсортируйте. Делегируйте задачи D и удалите задачи E, чтобы у вас остались только A, B и C, а затем работайте сверху вниз, чтобы убедиться, что вы всегда сосредоточены на своих самых важных целях.
9. Скрам-приоритизация
Скрам-приоритизация основана на упорядочении. Если у вас есть 20 дел в списке, вы назначаете каждому номер от 1 до 20 на основе приоритета и последовательности. Скрам-приоритизация работает очень хорошо, когда вам нужно учитывать последовательность.
Скажем, ваша самая приоритетная задача – покрасить пол в ванной комнате. Тем не менее, вы знаете, что вам также нужно поменять трубы в ванной, и для этого придется вырезать пол. Запуск новых труб может быть более низким приоритетом, но, поскольку это повлияет на вашу самую главную задачу по повторной облицовке пола, второстепенное дело нужно завершить в первую очередь.
В этом методе вы оцениваете каждую задачу в своем списке, используя три критерия:
Насколько важна эта задача?
Насколько это важно по сравнению с другими задачами из этого списка?
Зависит ли какая-либо другая задача от этой задачи?
Затем, используя ответы на эти вопросы, вы назначаете каждому число 1-n (где n-общее количество задач в вашем списке). Вы не можете иметь две задачи, которые являются #1. Вы должны сделать один #1 и один #2. Каждое дело получает уникальный номер.
Скрам-приоритизация отлично работает сама по себе, но она также хорошо сочетается с другими методами, такими как MoSCoW и ABCDE. После классификации задач по приоритетам (как M, C и W или A, B и C) можно начать упорядочивать задачи в том порядке, в котором вы планируете их выполнять по методу Скрам.
Заключение
Люди сжигают очень много драгоценного времени на выполнение ненужных дел, не достигая при этом своих целей. Техники приоритизации помогают решить эту проблему, позволяя выделить самые важные и результативные задачи. Этих методов очень много и не все они работают одинаково эффективно для разных людей. Попробуйте их все, выберите наиболее подходящий и поделитесь своим опытом в комментариях.
Сайт 4brain
Матрица Эйзенхауэра. Опасный третий квадрат
30 октября 2019
19314 просмотров
- Максим Денисов
- Линейный руководитель на производстве. Четыре года увлекаюсь тайм-менеджментом. Все изученные методы испытываю на себе и анализирую, чтобы найти или создать лучшие и вытащить себя из обыденности и лени, как барон Мюнхгаузен вытащил себя из болота.
С матрицей Эйзенхауэра я познакомился восемь лет назад, в книге Стивена Кови «Семь навыков высокоэффективных людей». Вы наверняка тоже про него знаете.
Квадрат 1 — задачи срочные и важные.
Квадрат 2 — задачи важные, но не срочные.
Квадрат 3 — задачи срочные, но не важные.
Квадрат 4 — задачи не срочные и не важные.
Для себя сделал вывод: нужно работать в квадрате 2 — планировать, учиться, искать новые возможности и периодически устранять проблемы в квадрате 1. При этом не терять время в квадрате 4. А вот на 3 квадрат я внимания не обратил и не понял. Только сейчас разобрался, что же это за квадрат такой, где задачи срочные, но не важные. Как это вообще может быть?
Вначале снова заглянул в «Семь навыков…», но в книге Стивен Кови расплывчато описал задачи из этого квадрата:
- Посторонние разговоры и звонки
- Какая-то корреспонденция
- Некоторые встречи
- Предстоящие неотложные дела
- Распространённые виды деятельности
Для непонятливых, автор поясняет: «Есть и другие люди — те, кто значительную часть своего времени тратят на срочный, но неважный квадрат 3, думая, что пребывают в квадрате 1».
Я понял — когда выполняю задачи важные и срочные, но неправильно расставляю приоритеты, то делаю не самое важное или важное для кого-то другого.
Например, когда я меняю колесо на машине и думаю, что делаю важное и срочное дело, то не факт, что я нахожусь в квадрате 1, возможно я в квадрате 3, потому что есть дела поважнее.
В целом стало понятно, но я решил копнуть глубже.
Какие задачи относят к третьему квадрату?
Я прочитал два десятка статей о квадрате Эйзенхауэра и заметил, что задачи в 3 квадрате делятся на несколько групп.
1. Обязанности (точнее, обязательства)
— Обязательство быть матерью, женой, мужем, хозяйкой: постирать, приготовить ужин, погладить, оплатить квитанции, пообщаться и погулять с детьми, загрузить или выгрузить посудомойку, забронировать билеты, отпраздновать юбилей, навести порядок в квартире.
— Обязательство быть хорошим сотрудником: написать отчёт, посетить совещание, проверить почту.
— Обязательство быть хорошим хозяином: разослать открытки, прибраться перед гостями, выгулять собаку.
2. Слабости, желания (сделать пост в соцсети о первом снеге), просьбы
3. Препятствия, которые могут или обязаны решить другие люди: чужая зона ответственности, поломка компьютера.
В нескольких статьях в 3 квадрат помещали рутину без конкретных примеров. Считаю, это неправильно. Профилактика и планирование — тоже рутина, но относится к квадрату 2.
Что же делать с задачами из квадрата 3?
Даже разобравшись, какие задачи относятся к третьему квадрату, мы не всегда погнимаем, как от них избавиться.
Список задач на день обычно составляют из задач 1 и 3 квадрата.
Верхняя часть списка — квадрат 1: то, что мы должны выполнить по объективным причинам.
Нижняя часть — квадрат 3: то, что мы должны выполнить по субъективным причинам. Начинаем с нижней части, потому что это задачи понятные. Не потому что они кажутся важнее или более срочными, а потому мы что их делали сотни раз.
Но задач в квадрате 3 много, поэтому на самые важные задачи из первого квадрата времени не остаётся, а ещё в план абсолютно не умещаются задачи из квадрата 2. И мы как белки в колесе каждый день делаем одно и то же, а когда бьёт по лбу проблема, (о которой мы, вполне вероятно, знали, но не нашли времени её решить) напрягаемся сверх меры и, разобравшись с форс-мажором, чувствуем безмерную гордость.
Как этого избежать?
Во всех статьях задачи из 3 квадрата рекомендуют делегировать. В одном источнике нашёл замечательное дополнение: минимизировать и автоматизировать.
Берём наш список задач, оставляем верхние две-три задачи (квадрат 1) добавляем пару важных, но не срочных (из квадрата 2) и выполняем план на день.
Задачи из квадрата 3 делегируем, минимизируем и автоматизируем, вуаля.
Но если было бы так просто, то все бы в разы повысили эффективность и добились успеха. Проблема в том, что уйти из квадрата 3 очень сложно. Мы не в силах отказаться от обязательств, слабостей, желания объять необъятное и бестолковой работы, даже когда понимаем, что жертвуем целями.
Почему трудно избавиться от задач из квадрата 3?
Квадрат 3 вместе с квадратом 4 — наша зона комфорта. Чтобы из неё выйти, нужно преодолеть немало преград.
1. Страхи
Боимся потерять что имеем: премию, работу, друзей, звание хорошего человека.
Боимся осуждения: «А, это тот, который сдаёт табели последним», «А это та, у которой дети постоянно в мятой одежде», «Ха, сам себе лампочку ближнего света поменять не может, там делов-то на две минуты».
А ещё страх неудачи, страх успеха, да мало ли их.
Наши цели редко перевешивают наши страхи.
2. Отсутствие желания или возможностей
Мало желания делегировать стирку — нужны средства, чтобы воспользоваться услугами домработницы или прачечной. Мало желания делегировать отчёт — нужны сотрудники или средства, чтобы передать на аутсорс.
В то же время вы можете игнорировать даже имеющиеся возможности, если вам не хочется расставаться с обязанностью выгуливать собаку или готовить завтрак для всей семьи.
3. Привычки
Это самые близкие и родные задачи, мы их выполняем каждый день, неделю месяц. Выполняем не задумываясь. Сработал триггер — табель на столе, сели и проверили, а потом ещё сами отнесли в отдел персонала.
4. Отсутствие навыков
Не все умеют делегировать, минимизировать и автоматизировать.
4 способа сбежать из квадрата 3
Я тоже много работаю в квадрате 3 и пробую разные способы вырваться из него. Пока нашёл только 4.
1. Нарушайте правила.
Не серьёзно, помаленьку. Для того чтобы расширить зону возможного. Да это риск, но кто не рискует, тот не выигрывает. Раньше я всегда водил машину строго по правилам, но в определённый момент начал понемногу нарушать, взвешивая возможные последствия. Не выполняю некоторые рабочие обязанности, которые считаю неважными и наблюдаю, к чему это приведёт.
2. Фильтруйте чужие высказывания.
Раньше думал о том, что скажут и что подумают, но с возрастом, а скорее с момента, когда прояснились цели, игнорирую бесполезные замечания.
3. Перестаньте играть роль хорошего человека, хорошего сотрудника.
Раньше выполнял все задачи вовремя и в полном объёме, поэтому их подкидывали и подкидывали. Когда появились собственные цели пришлось перестраиваться. Теперь на моей спине сидят только мои «обезьяны».
4. Описывайте процессы в работе. Описанный процесс легче измерить, исправить, автоматизировать и делегировать.
Квадрат 3 — опасное место, он засасывает как болото. Чтобы в этом болоте не сгнить, определитесь с целями, ищите возможности, боритесь со страхами, делегируйте, автоматизируйте, минимизируйте задачи, которые только на первый взгляд кажутся срочными и важными.
Удачи вам в делах!
Статья опубликована также в e-xecutive.ru
Саморазвитие #Инструменты #Осознанность #Планирование #Приоритеты #Тайм-менеджмент #Цели
Матрица Эйзенхауэра для эффективного планирования дел
Прием тайм-менеджмента, который может облегчить работу педагога.
Автор: ПсихПед
11.10.2021
Дуайт Эйзенхауэр — президент Америки, возглавлявший страну с 1953 по 1961 годы — как-то сказал, что в его жизни существует только два вида проблем: срочные и важные. Это бесхитростное распределение легло в основу приема, который помогает расставить приоритеты и сэкономить время. Рассказываем, как матрицу Эйзенхауэра удобно применять в своей работе педагогу.
Профессию учителя сложно представить без расписания. Помимо времени начала и продолжительности уроков, оно включает подготовку к занятиям, составление отчетности, общение с родителями учащихся, повышение своего образовательного уровня. В общем, список дел и целей педагога никогда не был коротким. Однако, чтобы дела эти не накапливались бесконечно, а регулярно решались, важно расставлять приоритеты.
Это важно? Это срочно? По каждой задаче из всего списка нужно ответить на оба этих вопроса. После этого все задачи образуют четыре типа проблем: срочные и неважные; неважные, но срочные; важные, но не срочные; срочные и важные. Эта сортировка поможет определиться, какие дела можно делегировать, какие точно нужно сделать, а какие можно вычеркнуть.
Такой вид планирования целей и задач можно делать как на бумаге, так и в электронном режиме. Например, при помощи приложения Focus Matrix.
В красный квадрат входят дела, которые нужно сделать быстро и невыполнение которых ставит под угрозу достижение цели. Например, подготовить раздаточные материалы для проверочной работы на этой неделе — важное и срочное дело.
Как правило, в этом секторе оказываются задачи, которые долгое время откладывали на потом. Если в красном квадрате всего пара дел, это не страшно. Но если там больше половины списка, это явный признак проблем с прокрастинацией.
Зеленый квадрат отражает текущую деятельность педагога. Сюда попадают важные дела, на решение которых у педагога достаточно времени: планирование открытого урока в следующей четверти, выступление на профессиональной конференции в конце учебного года. Важно регулярно работать над этими задачами, чтобы они не перекочевали в красный сектор.
В этом секторе содержатся отвлекающие факторы. Эти действия отнимают время и удерживают внимание педагога, но не помогают ему достичь целей. Поэкспериментировать с шрифтами для презентации — на первый взгляд, эта задача может показаться важной и срочной. На самом деле куда важнее еще раз отрепетировать свое выступление, для которого предназначена презентация.
Главная опасность — тратить время и силы на желтый квадрат и игнорировать задачи из красного. Если вы заметили, что в вашем списке дел фигурируют срочные, но не важные дела, можно смело их делегировать или вычеркивать.
Пожалуй, самый распространенный пример таких «дел» — бесцельный скроллинг новостной ленты в социальных сетях. Мы предпочитаем думать, что это отдых или способ перезагрузиться после напряженной работы. Но давайте начистоту? Интернет-серфинг может затянуть нас на несколько часов, после чего мы будет чувствовать себя вымотанными. И хотя в этот сектор попадают приятные дела, в наших же интересах исключить их из списка задач. Для этого можно установить приложения, которые не дадут вам отвлекаться на мессенджеры и соцсети, — например, Forest и Zero Willpower.
Об авторе: Полина Зотова, Главный редактор «ПсихПед»
Выполнить все задачи и остаться в живых — тайм-менеджмент
Оригинал статьи взят с сайта cossa.ru
Меня зовут Константин Кузнецов. Я создатель и руководитель компании RocketSales. Мы занимаемся внедрением и доработкой amoCRM. Расскажу, что значит быть руководителем и что мне помогает эффективно вести бизнес в сфере ИТ. Cегодня коснусь вопроса тайм-менеджмента. Я поделюсь своим опытом в этой области и тем, как он влияет на мою жизнь и жизнь моей компании.
Коротко о тайм-менеджменте
Тайм-менеджмент — это умение управлять своим временем.
Время — это невозобновляемый человеческий ресурс и оттого наиболее ценный. У человека всего 16 рабочих часов в сутках, он не так много может успеть за это время.
Чтобы не тратить время впустую, необходимо.
- Понимать, с какой целью вы его инвестируете в то или иное мероприятие.
- Исходя из целей, грамотно планировать мероприятие.
Цели и тайм-менеджмент
Главное в тайм-менеджменте — это цели. Всё идёт от них. Цели — это навигатор: то, что ты делаешь сегодня, должно вести тебя к той цели, которую ты себе ставишь.
Каждый день нужно спрашивать себя: «То, что я делаю сейчас, приближает меня к моим целям?».
Сюда же относится работа по найму. В обществе повелось думать, что работа по найму — это трата времени. Якобы недобросовестные бизнесмены обогащаются за счёт бедных работяг. Интернет подогревает эту тему. Всевозможные новоиспечённые бизнес-коучи рассказывают о том, как работать час в день и быть миллионером. Важно понять, что миллионерами не становятся в одночасье. Это долгий и кропотливый труд.
Не нужно ударяться в крайность и считать работу на кого-то ограничением собственной свободы. Работа на кого-то — это нормально, пока ты двигаешься к своей основной цели. Я всегда прошу своих сотрудников прописывать цели. У нас даже в анкетах при приёме на работу указан пункт о ближайших целях. Я смотрю, чем могу помочь человеку, насколько нам с ним по пути. Мне важно, чтобы сотрудник развивался как профессионал, а не работал только за зарплату.
Одно из моих правил: помоги другим людям достичь их целей, в ответ они помогут тебе достичь твоих.
Если же человек работает только за зарплату, то он действительно тратит своё время впустую и живёт чужой жизнью. Важно видеть эту грань. Время не считается потерянным, если вы получили опыт, который поможет вам достичь своей цели. Пусть вы и работаете на «дядю».
Теперь поговорим о планировании.
Инструменты тайм-менеджмента
Существует великое множество инструментов для контроля и управления своим временем. Я коснусь лишь тех, которые использую каждый день.
- Матрица Эйзенхауэра
- Asana
- Timedoctor
- Google Календарь
- MindNode
- Заметки на iPhone
- Ручка и бумага
Матрица Эйзенхауэра
Основа моего тайм-менеджмента — это матрица Эйзенхауэра. Она позволяет структурировать дела по степени важности.
- срочные и важные,
- важные,
- срочные,
- неважные и несрочные.
Приведу пример.
Дела важные и срочные — ими могут быть угроза увольнения, отсутствие денег, проблемы со здоровьем. В этой ячейке находятся дела, которые доведены до крайности, кипят. В идеале, эта ячейка должна быть пуста, и человек должен заниматься только важными делами. Но всем нам свойственно откладывать важные дела на потом. Если постоянно откладывать важные дела, они становятся важными и срочными. В то же время, если делать только срочные дела, то до важных можно и не добраться.
Наиболее эффективный вариант работы по матрице Эйзенхауэра — это когда вы выполняете сначала важные дела, а потом срочные.
Я организую рабочий процесс в таск-менеджере Asana. В нём я структурирую всю информацию согласно матрице Эйзенхауэра. Все важные задачи, планы — всё здесь. В Asana я провожу большую часть рабочего времени.
Основным плюсом сервиса для меня является возможность делегировать задачи своим сотрудникам и держать их на контроле. Мы можем обсуждать задачи прямо внутри сервиса.
Мой рабочий день начинается с того, что я включаю тайм-доктор. Он позволяет мне отслеживать, на что я трачу время. К концу рабочего дня у меня на руках есть отчёт о проделанной за день работе и количестве потраченного на неё времени.
Он у меня синхронизирован с Apple-календарём. Я точно знаю, что не могу оказаться на двух встречах одновременно. Важная функция: другой человек может создать для меня важное событие, которое будет у меня отображаться, и в нужный момент придёт оповещение. К моему календарю есть доступ у всех сотрудников. Они видят только занятое время, но не названия событий. На занятое время они уже не могут назначить мне встречу. Можно настраивать права доступа и кто какие события видит.
Я его использую для личного, семейного и рабочего планирования.
Это приложение для mac и iOS для создания карты мыслей. Оно позволяет структурировать мысли в виде древовидных систем. Я использую её около семи лет. Она, на мой взгляд, самая красивая визуально, удобная и синхронизируется с iPhone. Минус: система не облачная, не синхронизируется с Windows.
Заметки на iPhone
Незаменимый помощник после ручки с бумагой. Если приходит идея, я записываю её в заметки на iPhone. За всё время уже накопилось 1161 заметка. Я их никак не структурирую, в случае необходимости пользуюсь поиском, чтобы найти нужную информацию. Не раз приложение спасало меня, когда рядом не было письменных принадлежностей. Бонусом, можно выгрузить информацию и поработать с ней позднее с любого устройства Apple.
Ручка и бумага
Использую как временный инструмент для выгрузки информации. Без неё никуда. Иногда, только бумага с ручкой позволяет мне навести в голове порядок.
Тёмная сторона тайм-менеджмента
В тайм-менеджменте есть и обратная сторона — это падение уровня креатива. Но, если грамотно балансировать, то ты получаешь свободу жить здесь и сейчас.
Поясню: существует понятие «уровень креативной энергии». Оно говорит о том, что разный тип задач требует разного вида энергии. Чтобы быть продуктивным, нужно выбирать задачи, исходя из текущего морального состояния: хочешь писать — пиши, хочешь качаться — качайся, хочешь посидеть и посмотреть на стену — сиди и смотри.
Ещё одна опасность тайм-менеджмента — удариться в крайность и заняться микроконтролем. Это когда ты начинаешь маниакально контролировать каждую секунду своего времени. Чаще эта черта свойственна новичкам, которые ещё не достигли баланса, их кидает из стороны в сторону. Хотя есть примеры известных персон, которые сделали микроконтроль частью своей повседневной жизни. На мой взгляд, это крайность. При таком раскладе не остаётся места импровизации и свободе. Ведь самое необычное в нашей жизни происходит именно в моменты, когда мы позволяем себе наблюдать за течением событий.
Грамотный тайм-менеджмент — это когда ты планируешь, следуешь плану, но при этом открыт к новым возможностям.Я сторонник гибкого тайм-менеджмента. Без гибкости мы превратимся в швейцарские часы.
Делегирование полномочий
Тайм-менеджмент учит грамотно распоряжаться своим временем, но не увеличивает его количество. Возможностей всегда больше, чем времени. Сделать всё в одиночку жизни не хватит.
Но есть один чит-код. Если тебе нужно больше времени, нужно научиться делегировать.
В начале я работал один. Результат был небольшой. На работу уходило всё моё время. Отчёты в тайм-докторе показывали, что в день я отработал около десяти часов. За это время я успевал сделать несколько звонков, пару настроек системы. На данный момент моя команда в день нарабатывает 200 часов.
Вопрос: мог бы я с помощью тайм-менеджмента растянуть сутки на 200 часов? Нет, это физически невозможно.
Вывод: если у меня не хватает времени на выполнение задач, то я могу обучить другого человека и перенести часть задач на него. Сегодня самые важные задачи я выполняю сам, остальные делегирую другим.
Ещё один парадокс: чем больше ответственности, тем больше свободы. Набрать тысячу людей — это ответственность. Но это же и даёт свободу. Есть иллюзия, что чем больше ответственности, тем меньше свободного времени. Это верно лишь на первых порах, пока ты обучаешь новых сотрудников. В дальнейшем свободного времени снова становится больше. Но это не значит, что ты можешь спокойно лежать на пляже, пока твои сотрудники работают. Время даётся для того, чтобы заняться вопросами, на которые раньше не хватало времени. Делегирование даёт возможность реализовать новые цели.
В заключение
Когда ты думаешь о себе — твоё время ограничено твоим личным временем. Когда ты думаешь о других — твоё время суммируется со временем остальных.
Невозможно вести крупный проект в одиночку. Не хватит ни сил, ни времени. Для достижения большой цели нужна команда.
Например, у Стива Джобса было столько же времени в сутках, как и у других людей. Но он решил не делать всё в одиночку, а инвестировать своё время в команду. Тем самым время суммировалось, и в сутках появилось уже не 16 рабочих часов одного человека, а 16 000, к примеру. Это огромный ресурс. Такая сила уже способна создать что-то стоящее.
Бонус. Полезные книги по теме
Бодо Шефер «Искусство управлять своим временем».
В книге очень хорошо описана матрица Эйзенхауэра. Автор много говорит про цели, что нужно постоянно сверяться со своим компасом, чтобы понимать, куда ты идешь. Только так можно правильно приоритизировать задачи.
Глеб Архангельский «Тайм-драйв».
Автор хорошо трактует как декомпозировать задачи. Возьмите огромную задачу и разделите её на мелкие. Хорошо освещает общую концепцию тайм-менеджмента именно для русского менталитета.
Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок».
Книга — библия тайм-менеджмента. Рассказывает о том, как очистить сознание от дел, структурировать информацию. Основная идея, что всё нужно записывать и систематизировать.
Лайфхак: отключите все уведомления и счётчики сообщений в приложениях. Проверяйте сообщения раз в час. Это помогает не отвлекаться, сфокусироваться на работе и повышает продуктивность.
Команда RocketSales специализируется на IT-консалтинге и комплексном построении отделов продаж: внедрении CRM-cистем, настройке маркетинга, создании инфраструктуры взаимодействия.
Срочно Важно: чего не хватает в шаблоне матрицы Эйзенхауэра?
Матричный шаблон Эйзенхауэра всегда представлен как квадрант окончательного тайм-менеджмента. Дуайт Эйзенхауэр, 34-й президент и верховный главнокомандующий Соединенных Штатов, якобы превратил это в матрицу реальных решений. Он полагался на это утром, чтобы согласовать свои ближайшие приоритеты со своими краткосрочными, средними и долгосрочными целями, таким образом отфильтровывая важные задачи и действия от остальных.
В результате мы видим его повсюду, и он стал типичным приемом повышения продуктивности для предпринимателей. На самом деле, люди часто задают нам следующий вопрос: говоря о матрице Эйзенхауэра, как быстро определить несрочные и не важные задачи, чтобы исключить их из списка дел?
Это отличный вопрос, потому что системы картирования решений очень эффективны, когда дело доходит до помощи людям изменить или улучшить свой способ работы, но это гораздо больше, чем просто сетка управления временем.
К сожалению, несмотря на то, что существует множество статей, объясняющих, как использовать матрицу решений, вывод обычно один: сосредоточьте свое внимание и усилия на том, что срочно и важно.
За исключением того, что это рассуждение ни к чему не приведет.
Обычное рассуждение «срочно против важного» неверно.
Обычное рассуждение «срочно против важного» неверно! Да, это поможет вам немного лучше справиться в краткосрочной перспективе. Но это все.
Хотите знать, почему? Что ж … типичный анализ графика основан на идее, что вы хотите достичь производительности. И для большинства людей продуктивность — это вопрос того, как много вы можете сделать за минимально возможное время.
Но вот в чем дело. Что, если бы ключом было заменить идею продуктивности идеей о том, что вы должны оказывать влияние? Что, если истинная ценность принципа Эйзенхауэра заключается в способности действительно мыслить нестандартно?
В этой статье мы расскажем вам все, что вам нужно знать о матрице решений Эйзенхауэра (кстати, также известной как ящик Эйзенхауэра).И мы покажем вам, как использовать его с максимальной эффективностью.
Остерегайтесь, наши предложения поначалу будут немного противоречивыми. Однако, как только вы поймете нашу точку зрения, вы больше никогда не будете видеть вещи по-прежнему.
Актуальный важный матричный шаблон — теоретически.
Если вы читаете эту страницу, вы уже знаете о дилемме «важное или срочное» и, вероятно, уже знаете общую картину, стоящую за ящиком Эйзенхауэра. Проще говоря, все это является приоритетным квадрантом, где одна переменная представляет важное, а другая — срочное.
В сочетании эти два фактора дают нам способы организовать то, что мы делаем, в зависимости от степени их срочности, важности или того и другого.
Конечно, матрица Эйзенхауэра — это не просто задача. Он действительно направлен на то, чтобы помочь вам в принятии решений в целом, и его следует использовать как таковое, будь то в вашей профессиональной или личной жизни.
Общая картина.
А теперь напоминание об общей картине. Если вы посмотрите на график ниже, все становится довольно быстро.
Некоторые задачи как несрочные и не важные.
Некоторые задачи срочные, но не важные.
Некоторые задачи важны, но не срочны.
А остальные важные и срочные.
Возникает вопрос, как лучше всего интерпретировать и использовать шаблон матрицы срочного важного значения? Что ж, как упоминалось ранее, здесь все становится интересным.
Типичный анализ срочного важного квадранта — отказ от неважного или делегирование ему полномочий.
Обычно матричный шаблон Эйзенхауэра интерпретируется путем рассмотрения четырех квадрантов.
В левой части диаграммы вы найдете все задачи, о которых следует забыть, потому что какое бы значение они ни создавали, они не считаются «важными». Сказано иначе? Метод Эйзенхауэра основан на важной стороне вещей, и мы скоро вернемся к ней.
Внизу, то, что не является важным и не срочным, можно отбросить, не задумываясь.Например, ответы на нежелательные и нерелевантные электронные письма или звонки и встречи, которые не имеют никакого значения, обычно попадают в это поле.
Вверху второй квадрант включает те, которые являются срочными, но не важными, также их можно оставить в стороне. Однако они приходят с определенной степенью чрезвычайной ситуации, поэтому их, вероятно, следует передать кому-то другому. Например, ответный звонок от вашего бухгалтера может быть срочным (потому что файл нужно закрыть), но это может не иметь принципиального значения для вашего бизнеса.
В целом, вывод прост: отбросьте или делегируйте неважное.
Обычный подход: отложите важное несрочное на потом.
В правой части диаграммы находится колонна ящика Эйзенхауэра.
Вот где действительно важная матрица срочных дел действительно важна, и именно здесь занятые люди обычно превращаются в очень эффективных людей.
Внизу — важные, не особо важные вещи.Например, создание панели аналитики для веб-сайта или создание процесса для облегчения и автоматизации управления любыми счетами, которые вы все время забываете на своем столе. Что еще более важно, работа над стратегией или процессом контроля качества также подошла бы для этого, если бы это не было вопросом жизни или смерти.
Сверху важное и срочное. Например, это оплата счетов за Интернет, чтобы вас не отключили, или решение проблемы контроля качества, которая ставит под угрозу ваш бизнес, если ее не решить немедленно.
Вот типичный совет, который вы найдете повсюду: сосредоточьтесь на том, что срочно и важно. Без этого ваш бизнес может развалиться, и вы все равно сможете заняться важным отдыхом позже.
Проблема: разница между срочным и важным… важна.
Однако с этим подходом связана серьезная проблема. Сосредоточив свое внимание и усилия на срочном и важном, вы простреливаете себе ногу.В конце дня вы отдаете приоритет мышлению и действию в последнюю минуту, и это ставит вас в очень негативную петлю.
Вы избавились от неважного, верно, но вы не контролируете ситуацию!
Напротив, вы остаетесь в рамках логики, основанной на списках дел, и продолжаете выполнять те задачи управления огнем, от которых пытались избавиться в первую очередь.
Вы хотели сэкономить время и стать более продуктивными, но вы продолжаете реагировать на любые обстоятельства, которые вам бросают, вместо того, чтобы брать на себя контроль.В этом нет особого смысла, правда?
Нет, это не так. Итак, вот в чем дело. Разница между срочным и важным очень важна.
Давайте еще раз рассмотрим наши предыдущие примеры.
Следует ли вам принимать срочные звонки от бухгалтера и в течение следующих шести месяцев каждую неделю тратить несколько часов на управление счетами, когда они больше не могут ждать? Или вам следует потратить некоторое время и усилия на построение процесса управления счетами, чтобы ваш бухгалтер мог получать счета напрямую и эффективно обрабатывать их, в то время как вы сосредотачиваетесь на чем-то более важном?
Очевидно, что упражнение по построению процесса может подождать.Тем не менее, следует ли подождать?
Подумайте об этом.
Сколько вы заряжаете за два или три часа вашего времени? В качестве альтернативы, сколько клиентов вы могли бы найти, если бы потратили три дополнительных часа в неделю?
Если второй вариант кажется более эффективным, не будет ли более эффективным потратить несколько часов на создание процесса, чтобы вы могли пропустить бумажную работу и вместо этого сосредоточиться на зарабатывании денег?
Управление расписанием: для кого это срочно?
При работе над своим временем и управлением расписанием важно определить срочность и важность.Для этого вы можете задать себе один простой вопрос. Для кого актуальна и важна эта задача?
Если задача для вас важна и срочна, то дерзайте. Однако в большинстве случаев важность и срочность на чьей-то стороне. Бухгалтеру нужен документ сейчас, и он оказывает давление, чтобы довести дело до конца. Правильно?
Вывод из матрицы решений: ваше время намного дороже, чем вы думаете.
Вывод здесь прост. Ваше время стоит намного больше, чем вы думаете, и ваша способность расставлять приоритеты задач и действий — лучший способ перейти от логики гонки за продуктивностью к логике эффективных решений.
Пример из жизни: когда аварийные «реакции» создают отрицательную петлю.
По правде говоря, мы ежедневно наблюдаем эту предвзятость в нашей деятельности по бизнес-коучингу. Наши клиенты — предприниматели, и они обычно бегут во времени. И люди. И деньги.
Однако в большинстве случаев причина, по которой они продолжают работать, заключается в том, что они делают все возможное, чтобы продолжать реагировать на обстоятельства, вместо того, чтобы создавать важные, но не срочные процессы и системы, чтобы сэкономить время в будущем.
В одном конкретном случае нас нанял клиент, который боролся с розничным бизнесом.Когда клиент связался с нами, большой вопрос был связан с контролем качества. За исключением того, что мы знали, что проблема была связана с тем, как они ежедневно принимали бизнес-решения.
Счета-фактуры были перепутаны, а заказы не выполнялись, поэтому клиент был недоволен качеством продукта и услуги.
В то же время клиент был настолько занят сортировкой электронных писем и счетов-фактур, что не оставалось времени следить за производством и информировать конечного клиента о незначительных задержках.Они знали, что что-то не так в отношении срочной и важной стороны дела, но никогда не думали о том, чтобы поместить вещи в шаблон матрицы приоритетов. Неудивительно, почему кто-то был сварливым!
Как повысить продуктивность в бизнесе: подумайте дважды.
Итак, к нам пришел клиент с вопросом, как повысить продуктивность бизнеса. Когда мы спросили их: «Лучше ли отмечать каждую задачу как срочную?», Они ответили нам категорически «нет».
Тем не менее, они не имели ни малейшего представления о том, как они могут структурировать свои методы работы, поэтому мы настаивали на несрочных важных вещах.Мы заставили их поработать над настройкой процессов, чтобы счета-фактуры автоматически приходили на один адрес электронной почты, а затем автоматически сортировались в конкретный файл, управляемый одним конкретным человеком через определенные промежутки времени.
Да, разработка процесса потребовала времени. Тем не менее, метод проб и ошибок заставил их понять, что многих манипуляций можно избежать. Через несколько месяцев наш клиент осознал, что разница заключается в большом количестве работы, сэкономленной каждую неделю.
Тогда это время было реинвестировано.Можно было бы создать больше процессов, чтобы сэкономить время по другим вопросам. А больше свободного времени было посвящено стратегическому мышлению и мозговому штурму (не говоря уже о парусном спорте, пеших прогулках и игре в гольф).
В конце концов, они поняли, что могут либо продолжать реагировать на любую бизнес-карму, которая их набрасывала, либо начать действовать, чтобы остановить отвратительную рутину управления огнем, в которую они были погружены.
Очень важно расставить приоритеты. И срочно.
В целом, если вы заинтересованы в более эффективном планировании и управлении временем, важно осознать, что вам, вероятно, следует пересмотреть то, как вы интерпретируете матрицу решений Эйзенхауэра.
Да, важная и срочная матрица — это общепризнанная система квадрантов тайм-менеджмента. Но его эффективность зависит от вашей способности сосредотачиваться, выбирать важные факторы, которые нужно учитывать, и устанавливать разумные приоритеты.
Как предприниматель, вам придется решать важные и срочные задачи. Никаких сомнений насчет этого.
Тем не менее, ваша работа заключается в создании систем, гарантирующих, что нужно управлять все менее и менее срочными вещами. Фактически, самая важная и срочная вещь в вашей деловой жизни прямо сейчас, вероятно, состоит в том, чтобы выяснить, как полностью отказаться от срочности.
Превращение шаблона матрицы Эйзенхауэра в практическое изменение.
Не останавливайтесь на достигнутом. Какими могут быть ваши собственные типичные примеры матриц Эйзенхауэра?
Возьмите бумагу и нарисуйте на ней коробку Эйзенхауэра. Затем попытайтесь выяснить, чем вы занимаетесь каждый день и как вы можете поместить это в матрицу решений.
- Сколько срочных звонков вы принимаете еженедельно, в конце концов, имея ограниченную важность?
- Сколько важных сообщений вы могли бы прочитать позже?
- Найдите минутку и подумайте над этим: как вы можете определить срочно?
- Какие важные, но несрочные задачи у вас есть в списке дел?
- На самом деле, как лучше всего расставить приоритеты в списке дел?
- Каковы ваши 5 лучших принципов против траты времени?
- Насколько эффективно ваше планирование в конце концов?
- В свете вышесказанного, не следует ли вам потратить некоторое время на несрочные, но важные процессы, меняющие жизнь?
- Какие альтернативные варианты и варианты у вас есть?
- Какие это могут быть процессы?
В конце концов, суть в том, что нет смысла пытаться справиться с той чушью, с которой вы боретесь.Тайм-менеджмент заключается не в том, чтобы набивать дневник как можно большим количеством вещей, а в том, чтобы ваше время и усилия были эффективными. Итак, как вы планируете это сделать?
Ищете эффективные инструменты планирования и управления временем?
Прежде чем мы подведем итоги, мы хотели бы дать вам пару дополнительных советов для предпринимателей.
Без шуток, ваша способность расставлять приоритеты в действиях и задачах является ключом к тому, чтобы стать более эффективным. Установка правильных приоритетов поможет спланировать свое время (и время других).Что еще более важно, это избавит вас от хлопот с адаптацией к инструментам управления, которые не будут иметь никакого эффекта, если вы не подойдете к ним с правильным мышлением.
Вот несколько предложений относительно того, какие инструменты планирования и управления временем вы можете использовать.
Во-первых, попробуйте наш экономящий время модуль самообучения. В нем мы прорабатываем множество концепций, и это сэкономит вам много усилий.
Два, подумайте о создании дорожной карты. Дорожные карты требуют в первую очередь расстановки приоритетов, чтобы они могли направить вас в правильном направлении с минимальными усилиями.Они действительно могут помочь вам установить цели, которые вы можете измерить, и вехи, на которых вы можете опираться.
В конечном итоге, наличие среднесрочного и долгосрочного направления поможет вам установить приоритеты, которые затем вы сможете использовать для определения того, что важно, а что срочно прямо сейчас. Они являются основой для построения вашей собственной матрицы приоритетов, было бы глупо не использовать их!
Хорошая новость в том, что наш модуль управления временем включает в себя инструменты и шаблоны для этого, так что вам действительно нет оправданий!
И последнее…
И последнее, прежде чем мы уйдем.Эту матрицу взвешенных решений не стоит рассматривать только потому, что она носит имя президента или потому, что об этом говорят в своих книгах ведущие авторы, такие как Стивен Кови. Это интересно включить в свою жизнь, потому что это действительно может изменить ситуацию.
Если у вас есть сомнения, вот небольшое упражнение.
- Ваш годовой оборот?
- Сколько часов вы работаете в день, неделю, месяц и год?
- Разделите свой годовой оборот на количество рабочих часов, и вы поймете, какую ценность вы приносите как предприниматель.
- Рассмотрите ситуацию и сравните ценность, которую вы создаете, отправляя электронные письма в течение двух часов в день, с ценностью, которую вы создаете каждый час, с точки зрения текучести.
Итак, расскажите нам. Это действительно стоит вашего времени или вы могли бы найти способы переосмыслить свои приоритеты? Здесь, наверное, нужно принять простое решение!
Срочно Важная матрица Инструмент эффективности списка дел
Что срочно Важно Матрица
Срочная важная матрица — это матрица решений.Мы можем использовать его для эффективной приоритизации действий, которые мы отметили в общем списке дел. Учитывая важность и срочность того, что необходимо сделать, Матрица помогает нам правильно определить, какие действия мы должны применить к задачам. Таким образом мы сосредоточимся на разработка эффективных способов работы с гораздо более высокими результатами.
Кто создал матрицу «Срочно важно»
Матрица срочно-важного также известна как матрица Эйзенхауэра, потому что идея этой матрицы пришла из Дуайт Д.Эйзенхауэр (14 октября 1890 — 28 марта 1969). Во время выступления 19 августа 1954 г. он процитировал коллега как говорит:
У меня два вида проблем: срочные и важные. Не важно срочное, а
важны
никогда не срочно.
Следует упомянуть исключительный опыт Дуайта Д. Эйзенхауэра в области планирования и управления временем. Он был 34-м президентом Соединенных Штатов (1953-1961) и пятизвездочным генералом американской армии. другие, ответственные за планирование и наблюдение за успешным вторжением в Нормандию 1944–45 с западных Фронт.
Эта цитата позже была обработана Стивеном Р. Кови (24 октября 1932 г. — 16 июля 2012 г.). В его книге Семь навыков высокоэффективных людей, он также утверждает, что для эффективной расстановки приоритетов вы должны Прежде всего ».
Ставить главное на первое место — значит организовывать и выполнять свои самые важные задачи. это
жить и руководствоваться принципами, которые вы цените больше всего, а не задачами и силами, окружающими
ты.
Зачем нужна матрица «Срочно важно»
Если мы создадим общее дело и произвольно выполним перечисленные действия, мы можем попасть в неприятные ситуации. Например, можно впервые заниматься определенными видами деятельности, которые никоим образом не помогают нам подходить к поставленным целям. Позже, когда мы приступим к работе над задачами, которые помогли бы нам в этом отношении, мы обнаружит, что у нас больше нет необходимого времени или просто у нас больше нет необходимой энергии потому что мы поглотили это тем, что делали раньше.
Приоритизация задач на основе принципов Матрицы срочно-важных помогает нам избежать именно такого рода ситуации, и работать именно тогда, когда и над тем, что нам нужно.
Каковы основные принципы матрицы «Срочно важно»
Срочно важно Матрица , как следует из названия, основана на установке приоритетов на основе важность и срочность пунктов в списке дел. Важными из них являются те, которые ведут нас к выполнению установленные цели и неотложные — это те, которые могут иметь нежелательные последствия, если они не будут выполнены в нужное время.
Учитывая это, виды деятельности, возникающие из комбинации двух характеристик, которые считается:
- Важное и срочное
- Важно, но не срочно
- Не важно, но срочно
- Не важно, Не срочно
Связанный:
Как подать заявку Матрица «Срочно Важно»
Для успешного применения матрицы «Срочно важно» можно пройти по следующему пути:
- Желательно накануне вечером составить список дел на следующий день.Желательно подготовить список заранее только для повышения производительности. Это позволяет избежать траты времени рано утром на то, чтобы организовать и спланировать день
- Определите время, необходимое для выполнения каждого действия.
- Каждое действие анализируется и включается в матрицу «Срочно важно» в квадранте, относящемся к категория, к которой принадлежит.
- Спланируйте временные интервалы для каждого занятия.
- Начните следующий день с самого важного дела.
- По возможности избегайте отвлекающих факторов и сосредотачивайтесь на соблюдении поставленных планов
Матрица преимуществ срочно-важного
Помимо очевидного, а именно того факта, что это помогает нам лучше организовать и расставить приоритеты наших задач, Использование матрицы «Срочно важно» дает нам ряд важных преимуществ. Один из них — то, что со временем мы привыкай быстрее принимать решения.Мы также становимся гораздо более объективными в анализе деятельности, которую мы должны делать. Еще одна вещь, которая улучшается, — это точность, с которой мы оцениваем время, необходимое для выполнения определенных задания.
Все это вместе способствует значительному улучшению наших навыков управления временем.
Как матрица Эйзенхауэра может улучшить ваше тайм-менеджмент — Clockify Blog
Матрица Эйзенхауэра или тайм-менеджмента повышает продуктивность, обучая вас лучше расставлять приоритеты.Этот метод поможет вам узнать, какие занятия стоят вашего времени и усилий, а какие нет.
И в мире, где мы все спешим, чтобы идти в ногу со своим расписанием, это бесценный навык.
Здесь вы найдете объяснение того, что такое матрица управления временем, как ее использовать и как думать в квадрантах .
Что такое матрица тайм-менеджмента?
Матрица управления временем, также известная как матрица Эйзенхауэра, — это метод, направленный на улучшение того, как вы расставляете задачи по приоритетам.Вы научитесь распознавать свои самые главные приоритеты и отличать те, которые имеют долгосрочное влияние, от тех, которые не имеют.
На практике матрица тайм-менеджмента выглядит так:
Матрица служит инструментом для приоритезации, а не для планирования. Таким образом, вы не увидите здесь расписания или крайние сроки. Вот как сетка работает как инструмент управления временем, без каких-либо указаний времени или календарей.
Элементы матрицы Эйзенхауэра — объяснение
Каковы четыре временных квадранта?
При использовании матрицы управления временем вы сортируете задачи из вашего списка дел на четыре группы.Эти группы называются квадрантами, потому что они расположены в сетке. Нас:
- 1-й квадрант — важные срочные задачи
- 2-й квадрант — важные несрочные задачи
- 3-й квадрант — неважные срочные задачи
- 4-й квадрант — неважные несрочные задачи
Для некоторых сортировка задач будет простой и очевидной с самого начала. Однако часто люди путают эти четыре квадранта или затрудняются определить, куда должна идти задача.Кроме того, приоритеты будут отличаться от человека к человеку. Хотя карьерный рост может иметь решающее значение для A, для B создание семьи может оказаться более важным.
Чтобы правильно применять правила матрицы и минимизировать вероятность ошибок, мы настоятельно рекомендуем изучить следующий раздел.
Разница между ВАЖНО и СРОЧНО
«То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко важно».
— Дуайт Д. Эйзенхауэр
Как только вы научитесь проводить вышеупомянутое различие, вся матрица превратится в кусок пирога.
Срочные задачи нужно решать как можно скорее. Они чувствительны ко времени и иногда вызывают стресс, поскольку требуют нашего немедленного внимания.
Представьте себе подготовку к экзамену, о котором вы забыли, или попытку доставить травмированного друга в больницу.
С другой стороны, важных задач позволяют сделать шаг назад, проанализировать ситуацию и спланировать свой следующий шаг. Они не чувствительны ко времени, поэтому никакое давление не повлияет на ваше суждение.
Важные задачи — это те, которые касаются ваших жизненных целей, основных ценностей и т. Д. Создание семьи, например, планирование поездки или тренировки, чтобы стать более здоровым.
Сколько раз вы слышали, что кто-то не может выполнять свою работу, потому что продолжает «тушить небольшие пожары»? Если мы сосредоточимся только на задачах, которые зависят от времени, мы не увидим дальше того, что нас ждет завтра.
Отсюда также напрашивается вопрос:
Как мне узнать, что для меня срочно, а что важно?
Не существует универсальной формулы, которой мы все могли бы следовать.Чтобы знать, какие задачи для вас важны, а какие срочны, лучше всего составить список. Вы можете найти множество шаблонов списков дел на нашей странице ресурсов Clockify, один из которых должен быть идеальным для вас.
- Запишите свои основные ценности, свои идеалы и жизненные цели;
- Подумайте о вехах, которые вам нужно достичь — они, скорее всего, будут состоять из важных действий.
Они могут быть способом узнать и напомнить себе о том, ради чего вы работаете.Будь то деньги, безопасность, карьерный рост, опыт, связи, обеспечение семьи…
- Наблюдайте за своими повседневными действиями и определяйте действия и задачи, которые заставляют вас вести себя реактивно.
Обычно это срочные задачи. Телефонные звонки от семьи или начальника, скидки в любимом магазине, неисправности дома,…
Как расставить задачи по четырем квадрантам
Теперь, когда мы объяснили различие между срочными и важным , давайте посмотрим, как они применяются к задачам и действиям.Мы будем использовать несколько распространенных повседневных примеров.
Квадрант 1, «Сделайте» —
Важные и срочные вопросы.Это задачи, у которых есть строгие, очень близкие сроки. Например, тест по математике — срочная задача для ученика, и большинство других вещей отойдут на второй план.
Другие примеры:
- Чрезвычайные ситуации, неотложные проблемы
Небольшой пожар, который нужно потушить, лопнувшая труба, травма.
То, что вы откладывали, а теперь торопитесь закончить.
Семейные или рабочие обязанности, необъявленные посетители и т. Д.
Квадрант 2, «Решить» —
Пункты важны, но не срочны.Второй квадрант предназначен для предметов, которые приносят вам долгосрочную выгоду, но не требуют срочности. Подумайте о решениях, таких как желание похудеть, больше читать, записаться на курс и т. Д. Они важны для вашего благополучия, но не критичны, поэтому их обычно отодвигают в сторону срочными задачами.
Другие примеры:
Разработка или приготовление здорового питания;
Получение продвижения, смена компании, планирование открытия бизнеса, окончание университета и т. Д .;
Улучшение отношений, создание семьи, отдых, здоровое питание.
Важное примечание: Откладывание важных задач каждый раз, когда возникает что-то срочное, рискует сделать срочными в будущем. Если человек откладывает здоровое питание на долгие годы из-за того, что ему мешают другие вещи, такие проблемы со здоровьем, как ожирение или диабет, внезапно сделают его неотложным приоритетом.
Квадрант 3, «Делегат» —
Пункты в этом квадранте срочны, но не важны.Обычно это задачи, которые вы делегируете другим. Например, если вам не удается оплатить счета, вы просите партнера или соседа по дому сделать это за вас. Или попросите коллегу делать для вас заметки во время встречи, потому что у вас есть срочные дела.
Другие примеры:
Организация встреч, планирование определенных встреч,
Покупка продуктов, работа по дому, оплата счетов и т. Д.
Квадрант 4, «Исключить» —
Пункты неважные и несрочные.Последний квадрант содержит задачи или обязательства, которые никоим образом не важны. Они не приносят долгосрочной пользы для вашей карьеры, жизни или здоровья. Одним из примеров может быть серфинг каналов днем, например, вместо работы над книгой.
Другие примеры:
Проверка (времяпровождение) социальных сетей, неважных электронных писем и т. Д.
Хотя отдых важен, слишком много веселых занятий может иметь обратный эффект.Некоторые из них необходимо устранить, чтобы оставить место для важных занятий;
Важное примечание: Действия в четвертом квадранте считаются перерывами, которые кажутся неотложными, но не способными внести свой вклад в нашу повседневную жизнь или будущее.
Как взвесить свои приоритеты в матрице
Рассмотрим диаграмму ниже шпаргалки по матрице тайм-менеджмента. Для более наглядных типов это могло бы предоставить более удобный способ организации их задач в четырех квадрантах.
Шпаргалка по матрице тайм-менеджмента
Помните, что только вы можете знать, какие задачи важны для вас, а какие нет. Спрашивая себя: « Что мне нужно делать прямо сейчас? »,« Что является расточительным и от которого нужно избавляться? », и « Какие задачи мне нужно выполнять, и какие из них кто-то может сделать за меня? »
В ходе этого процесса вы должны сосредоточиться на WHAT вместо WHEN .Составление расписания становится проще, если вы знаете свои приоритеты.
Теперь, когда мы знаем, что матрица управления временем на самом деле является инструментом для лучшего понимания вашей деятельности, мы должны перейти к ее практическому применению.
Пример того, как работает матрица тайм-менеджмента
Лучший способ понять, как работает матрица, — это на примере.
Допустим, есть женщина по имени Джули, которая является главным менеджером проекта в компании среднего размера.Она делегирует много людей, общается с клиентами, отчитывается перед начальством, у нее есть муж и двое детей, а кроме того, она старается жить и есть здоровую пищу. Похоже, это много, и можно было подумать, что Джули не удалось сделать многое из того, что она планировала. Однако, применяя матрицу, она знает, где находятся ее приоритеты и как обходить изменения в своих планах
Для начала предположим, что расписание Джули выглядит так:
| Четверг, 6 февраля | |
| 8:00 — 9:00 | Stand-up встреча + электронная почта |
| 9:00 — 11:00 | Ход проекта, отчеты и анализ | :30
| 11:00 | Обед |
| 11:30 — 11:45 | Позвоните Кевину Смиту, чтобы узнать о школьной экскурсии на следующей неделе |
| 12:00 — 14:05 | Встреча с клиентами / создание основы для нового проект |
| 14:05 — 14:20 | Перерыв на кофе + посещение Сары в ее новом офисе! |
| 14:20 — 16:00 | Совещание персонала по проекту |
| 16:30 — 17:00 | Отвести Джейми к педиатру для проверки (скрестим пальцы, он поправился!) |
| 17:30 — 18:30 | Тренировка |
| 18:30 — 19:30 | Душ + ужин |
| 19:30 — 21:00 | Проведите время с детьми |
| 21:30 — 22:00 | Новый эпизод Анатомии Грея! |
Сам по себе он выглядит довольно хорошо спланированным.Однако Джули знает, что есть вероятность, что расписание изменится, поэтому каждое утро она напоминает себе об этом, чтобы не нервничать.
Как и ожидалось, к концу дня расписание Джули изменилось. Ей пришлось внести несколько корректировок в свои задачи, применив матрицу управления временем к своим задачам:
- Оранжевые были отложены на потом
- Зеленые были делегированы
- Красные были удалены
| Четверг, 6 февраля | |
| 8:00 — 9:00 | Стенд- встреча + электронная почта |
| 9:00 — 11:00 | Ход проекта, отчеты и анализ |
| 11:00 — 11:30 | Обед |
| 11:30 — 11:45 | Позвоните Кевину Смиту, чтобы спросить о школьной экскурсии на следующей неделе |
| 12:00 — 14:05 | Встреча с клиентом / создание основы для нового проекта |
| 14:05 — 14:20 | Перерыв на кофе + посещение Сары в ней новый офис! |
| 14:20 — 16:00 | Совещание персонала по проекту |
| 16:30 — 17:00 | Отвести Джейми к педиатру для проверки (скрестим пальцы, он поправился!) |
| 17:00 — 17:20 | Бакалея |
| 17:30 — 18:30 | Тренировка |
| 18:30 — 19:30 | Душ + ужин |
| 19:30 — 21:00 | Проведите время с детьми |
| 21:30 — 22:00 | Новый эпизод Анатомии Грея! |
Матрица Эйзенхауэра в действии, пример
Вот как Джули применила матрицу управления временем к своему мыслительному процессу:
- Ей не удалось дойти до писем утром, так как на встрече были выявлены некоторые проблемы в отделе обеспечения качества.Мозговой штурм для решения был важнее электронных писем, поэтому она назвала их чем-то, что нужно наверстать завтра;
- Клиент, с которым она должна была встретиться в полдень, пришел на полчаса раньше, потому что у них были определенные вопросы, которые они хотели задать Джули. Она знала, что производственная практика ее сына была достаточно далекой, и ей не сразу понадобилась необходимая информация. Она могла позвонить учителю по этому поводу позже в течение дня. Не желая заставлять своего клиента ждать, она перенесла встречу на 11:30, а телефонный звонок — на то, когда она вернется домой позже;
- Примерно в 16:00 стало ясно, что некоторые вещи в проекте требуют немедленного внимания.Однако сын Джули болел последнюю неделю и должен пойти к врачу на обследование. Поскольку здоровье ее сына превыше всего, она поручает проведение собрания своему самому надежному коллеге. Она может попросить пробежку на следующий день;
Матрица Эйзенхауэра в домашних условиях, пример
- Несмотря на запись на прием, кабинет врача был переполнен, поэтому Джейми и Джули пришлось немного подождать до осмотра. На всякий случай Джули просит мужа сделать покупки в магазине, потому что они могут этого не сделать;
- Джули хочет поправить свое физическое здоровье, поэтому она пытается тренироваться три раза в неделю.Но когда она пришла домой, ее коллега позвонил по поводу встречи, которая у них была ранее. Для некоторых решений требовалось одобрение. Джули решила перенести тренировку на видеочат с некоторыми сотрудниками, которые остались после работы. Помочь им закончить работу, чтобы они могли вернуться домой, было важнее и срочнее, чем ее сегодняшнее упражнение;
- К 21:30 Джули была измотана людьми, встречами, кабинетом врача и детскими занятиями. Больше всего ей хотелось спать. Зная, что в тот момент это пойдет ей на пользу, чем телевизор, она решила не смотреть шоу и немедленно лечь спать.
Как видно из примера Джули, матрица тайм-менеджмента предназначена для того, чтобы научить нас, как упростить вызовы в соответствии с нашим расписанием. Она не задумывалась над задачами или последствиями своих действий, потому что заранее полностью осознавала их. Она смогла внести необходимые изменения плавно и с минимальным стрессом.
Чем отличается матрица тайм-менеджмента от других методов?
Как упоминалось выше, этот метод не имеет ничего общего с изучением новых изящных навыков, а только с изменением вашего мышления к лучшему.Это поможет вам лучше понять свои цели, какие занятия потратили впустую ваше время, а какие помогли вам достичь того, чем вы занимаетесь сегодня. Так вы сможете лучше планировать и планировать будущее.
После использования в течение некоторого времени он вызовет положительное преобразование. Вы заметите, насколько легче планировать свою работу и насколько лучше вы научились справляться с небольшими кризисами и неизбежными дедлайнами.
Здесь, в Clockify, мы также исследовали лучшие методы управления временем на сегодняшний день.На случай, если матрица вам не понравится, есть из чего выбрать.
Инструкция по использованию матрицы тайм-менеджмента
Считается, что этот метод управления временем впервые использовал Дуайт Д. Эйзенхауэр (34-й президент США). Лишь позже он был популяризирован благодаря Стивену Кови, представившему его в своей книге « 7 навыков высокоэффективных людей ».
В книге он обсуждал идею Four Generations of Time Management , и если мы посмотрим на все четыре из них, мы увидим, что они на самом деле являются инструкциями о том, как правильно использовать матрицу.
Поколение 1: Контрольные списки и примечания
Первое поколение представляет собой начальный этап вашего планирования тайм-менеджмента. Все задачи, которые необходимо решить, записываются и анализируются. Все должно быть организовано с учетом количества времени и энергии, которые им требуются.
Поколение 2: календари и расписание
Во втором поколении все действия из предыдущего списка должны быть записаны в календаре или иным образом запланированы.Это способ попытаться спланировать будущее в меру наших возможностей.
Поколение 3: еженедельные планы
Третье поколение призвано сократить временные рамки деятельности. Вам необходимо спланировать свою неделю, цели и задачи, которых вы хотите достичь, и начать более серьезно думать о ежедневном расписании в течение этой недели.
Поколение 4: взаимосвязи и результаты
В то время как первые три поколения занимались управлением деятельностью и временем, четвертое — это то, что действительно придает смысл всему процессу.
Имея полное расписание и список действий, вы можете начать анализировать, какие из этих задач являются важными или неважными, срочными или несрочными. Это поможет вам понять, какие пункты в вашем списке абсолютно необходимо сделать завтра, а какие можно отложить на день, если возникнут более срочные дела.
Каковы преимущества и недостатки матрицы тайм-менеджмента?
Как и любой другой метод тайм-менеджмента, матрица Кови имеет как преимущества, так и недостатки.Лучше принять во внимание и то, и другое, прежде чем решать, использовать его или нет. В конце концов, вам нужен метод, который идеально подходит для вы .
Преимущества матрицы тайм-менеджмента:
- Заставляет задуматься о важности поставленных задач;
- Это помогает переоценить, что срочно, а что нет;
- Это учит лучшему самосознанию и помогает практиковать самоанализ;
- Вы лучше принимаете решения за доли секунды.
Недостатки матрицы тайм-менеджмента:
- Вы сортируете задачи только по срочности и важности.Он не учитывает ресурсы, сложность или уровень усилий, требуемых для выполнения задачи;
- Короткие срочные задачи остаются позади, даже если их отметка в списке помогает повысить производительность и ускорить работу;
- Ежедневное использование матрицы может быть трудным и трудоемким;
- Сетка может быть слишком большой, когда присутствует слишком много задач, поэтому лучше всего ограничить их до 5 штук.
Для тех, кто все еще не уверен, есть способ узнать, подходит ли вам матрица Кови.Попробуйте в течение недели. Составьте список своих задач на неделю, отсортируйте их в четырехквадрантной сетке, затем используйте счетчик времени, чтобы отслеживать свой прогресс в течение недели, и делайте заметки о том, как вы себя чувствуете в определенных ситуациях.
По мере того, как испытание подходит к концу, взгляните на накопленные данные.
Вы стали более продуктивными?
Было ли легче принимать решения?
Были ли дела, которые вы считали срочными, на самом деле срочными? Или они просто зря потратили ваше время?
Заключение
В каком-то смысле попытки управлять временем ушли в прошлое.Все больше и больше тренеров и экспертов по продуктивности советуют научиться управлять своими приоритетами и ресурсами. Потому что у нас не может быть больше времени. Мы можем просто использовать это умнее. Поэтому вместо того, чтобы пытаться втиснуть как можно больше задач в день, постарайтесь расставить приоритеты среди тех, которые имеют значение. Те, которые работают на ваше самосовершенствование и прогресс. Матрица управления временем Кови — отличный учитель в этом отношении. И хотя это может работать не для всех, это отличная ступенька к поиску более персонализированной и подходящей техники.
В чем суть принципа Эйзенхауэра по сравнению с важным?
- Руководство по карьере
- Развитие карьеры
- В чем суть принципов Эйзенхауэра по сравнению с важными?
29 апреля 2021 г.
Хотя каждая задача в ваш рабочий день важна, расставление приоритетов, которые вы должны выполнить, прежде чем другие, может стать проблемой. Принцип Эйзенхауэра «срочность против важности» позволяет организовать задачи в зависимости от их характера и важности, чтобы повысить продуктивность.Понимание того, как использовать этот принцип, может не только помочь вам в выполнении важных задач, но также может помочь предотвратить откладывание на потом и помочь вам выполнять задачи эффективно и результативно. В этой статье мы обсудим, в чем состоит главный принцип Эйзенхауэра в сравнении с важным и как он может помочь вам в выполнении ваших обязанностей на рабочем месте.
Связано: 10 простых способов быть более продуктивными в работе
В чем заключается срочный и важный принцип Эйзенхауэра?
Срочное противостояние Эйзенхауэра.Важный принцип предполагает оценку любой задачи с точки зрения ее срочности и важности, прежде чем помещать ее в один из четырех квадрантов матрицы Эйзенхауэра. Разделение задач путем обозначения их как срочных или важных задач помогает определить, какие задачи должны быть для вас в первую очередь приоритетными, и создать понимание того, что делать с любыми задачами, над которыми вы не можете работать немедленно. И срочные, и важные задачи могут относиться к деловым, личным, а иногда и к тем и другим вопросам.
Подробнее: Как стать более продуктивным с помощью матрицы Эйзенхауэра
Что такое срочные задачи?
Срочные задачи — это одна или несколько задач, которые требуют внимания или реакции прямо сейчас.Вот некоторые примеры срочных задач:
Проблемы, требующие немедленного воздействия
Кризис, личный или корпоративный
Проект с немедленным сроком исполнения
Неизбежные перебои, например, электронные письма или телефонные звонки
Срочные задачи требуют ответа или немедленных действий. Это элементы в списке дел, которые обычно записываются и выполняются первыми при представлении.
Какие важные задачи?
Важные задачи — это задачи, которые обычно связаны с долгосрочными целями человека.Вот несколько примеров важных задач:
Улучшение возможностей или улучшение пределов
Построение отношений
Направление обучения
Реализация стратегии
Исследования, планирование и тестирование
9018 задачи, которые придают ценность долгосрочным целям или общей миссии. Некоторые важные задачи также могут быть срочными, но они обычно не требуют немедленного внимания.Срочный звонок от семьи
Любые меры, принятые для поддержания или усиления политики безопасности или компании
Входящий звонок от любого члена совета директоров или важного лица. заинтересованное лицо
Репортажи вне СМИ, такие как интервью или съемка для производства, связанного с компанией
Сроки налогообложения
Установленное обязательство по выполнению
Исследование, связанное с конкретным проектным предприятием
Время с семьей
Техническое обслуживание автомобилей
Улучшение личного хобби
Инвестиции в новое хобби
Неожиданные сообщения или телефонные звонки
Коллеги, которые просят совета по работе
Запросы рекомендательных писем
Электронная почта сотрудников
Необъявленные семейные запросы
Бездумный просмотр Интернета
Просмотр ТВ или онлайн-видео
Игра в видеоигры или веб-игры
Просмотр каналов социальных сетей
Шоппинг за несущественными товарами
Азартные игры
Карточные игры
- Срочные и важные — Эти задачи имеют тенденцию монополизировать наше непосредственное внимание и могут включать в себя такие вещи, как соблюдение сроков, устранение неисправностей оборудования, управление трудными клиентами или решение вопросов, оставшихся до последней минуты.
- Срочные и неважные — Эти действия необходимо выполнить, но они могут помешать вам в достижении ваших целей и помешать выполнению другой важной работы. Эти задачи могут включать в себя частое реагирование на электронную почту или перезвон, решение проблем с персоналом, посещение слишком большого количества встреч или реагирование на искусственные дедлайны.
- Несрочные и важные — Эти действия помогают в достижении долгосрочных целей и необходимы для долгосрочного роста вашего бизнеса.Эти задачи являются проактивными. Они требуют дальновидности, планирования и дисциплины, чтобы гарантировать, что их не вытеснят и не перегружают срочные / важные задачи.
- Несрочные и неважные — Это ненужные задачи, которые мы используем, чтобы убить время, например просмотр веб-страниц или добавление ненужных деталей или изображений в отчеты, и они заменяют усилия, которые следует тратить на важные действия.
- Создать список задач
- Оцените каждую задачу по шкале от 1 до 5 по ее важности для достижения ваших целей
- Оцените срочность каждой задачи
- Поместите каждую задачу в соответствующий квадрант матрицы
- Высокая срочность и важные задачи / вещи, которые необходимо выполнить немедленно
- Низкая срочность и важные задачи / задачи и проекты, подлежащие планированию
- Срочно Но неважно / Что нужно передать кому-то еще
- Несрочно и Неважно / Задачи и проекты, подлежащие устранению
- Клиент обращается к вам с серьезной проблемой или проблемой
- Ваш автомобиль ломается посреди пробок на шоссе
- Коллега выходит из промежуточного проекта
- В вашем доме нет электричества
- Вам предъявили иск по работе
Связано: 20 способов улучшить вашу рабочую среду
Матрица Эйзенхауэра
Эта матрица позволяет вам расставить приоритеты для ваших задач. Вот четыре квадранта матрицы Эйзенхауэра:
Срочные и важные
Срочные и важные задачи — это задачи, которые вы должны выполнить как можно скорее. Примеры срочных и важных задач:
Несрочные, но важные
Несрочные, но важные задачи — это важные задачи, выполнение которых можно подождать .У этих задач должен быть срок выполнения, но вы можете запланировать и завершить их в будущем. Примеры несрочных, но важных задач могут включать:
Срочные, но не важные
Срочные, но не важные задачи — это задачи, которые вы должны по возможности поручить другому члену команды.Примеры срочных, но не важных задач могут включать:
Несрочные и не важные
Несрочные и не важные задачи — это задачи, которым не нужно расставлять приоритеты. Это задачи, которые вы можете выполнить, когда другие задачи недоступны.Примеры несрочных и не важных задач могут включать:
По теме: Как повысить продуктивность сотрудников
Преимущества срочного решения Эйзенхауэра по сравнению сВажный принцип
Использование Эйзенхауэра принципа «срочность против важности» дает некоторые преимущества. Вот некоторые из этих преимуществ. Понимание того, где задачи находятся в вашем списке приоритетов, может помочь предотвратить откладывание на потом и повысить эффективность вашей работы в будущем.
Расстановка приоритетов для ваших задач
Если вы правильно используете этот принцип, вы можете добиться большего, используя свое время и свою работу.Вы можете выполнять срочные задачи в соответствии с их потребностями, не забывая при этом о важных задачах.
Создание сбалансированного рабочего дня
С помощью матрицы Эйзенхауэра вы можете решать задачи, помня об их важности. Это сделано для того, чтобы вы не полностью распределяли свой рабочий день с выполнением срочных задач, а добивались баланса задач. Это гарантирует, что важные задачи имеют срок выполнения.
Советы по использованию принципа Эйзенхауэра «срочное и важное». задачи с использованием матрицы Эйзенхауэра помогут вам запомнить, какие задачи необходимо выполнить в первую очередь.Это может помочь вам запомнить задачи, не позволяя забыть важные или срочные задачи. Это также гарантирует, что вы используете всю проделанную работу для эффективного создания матрицы Эйзенхауэра.
Ограничьте количество задач
Хотя матрица Эйзенхауэра может определять приоритеты для многих задач, подумайте об ограничении количества задач до количества, которое вы можете выполнить в текущий рабочий день. Это поможет вам не отставать от задачи и в рамках реалистичного ожидания задачи. Ограничение количества задач также может упростить задачу по расстановке приоритетов в целом.
Подготовьте вечер или ночь до
Подумайте о том, чтобы подготовить матрицу и перечислить ночь или утро перед рабочим днем. Это позволяет вам лучше использовать свое время для выполнения ваших задач, а не тратить время на планирование.
Связано: Как составить ежедневный график работы
Отслеживание делегированных задач
При делегировании задач другим по принципу подумайте о том, чтобы отслеживать, как выполняется делегированная задача. Это отправит положительный сигнал сотруднику, получившему вашу делегацию, и может помочь продвинуть делегированную задачу еще дальше.Отслеживание прогресса вашей задачи может дать вам возможность дать совет другим или ответить на вопросы.
Срочно или важно — Карен Джонс Консалтинг
Вы когда-нибудь чувствовали, что большую часть времени тратите на тушение пожаров и решение одного неотложного дела за другим? Как владельцы бизнеса, мы часто сталкиваемся с тем, что у нас слишком много дел и недостаточно времени для этого. Это может привести к тому, что мы будем работать в реактивном режиме вместо того, чтобы сосредоточиться на упреждающих задачах, которые могут помочь нам достичь наших целей.
По словам Дуайта Д. Эйзенхауэра, «большинство срочных дел не являются важными, а большинство важных дел не являются срочными». Один из шагов к эффективному управлению временем — это различать то, что срочно, а что важно. Важные действия приводят к достижению бизнес-целей, в то время как срочные задачи имеют немедленные последствия, которые влияют на другие задачи или распорядки и отвлекают нас от наших целей. Эффективное управление временем включает в себя расстановку приоритетов в отношении важных / несрочных вещей, которые помогают нам добраться туда, где мы должны быть.
Создание матрицы «Срочно / важно» — отличный способ определить приоритеты и помочь избежать отвлекающих задач и действий, отнимающих у нас время и ресурсы.
В книгеСтивена Кови «Семь навыков успешных людей» задачи делятся на четыре категории:
ВСТАВИТЬ ТАБЛИЦУ
Матрица срочности / важности
Высокая важность
Низкая срочность
Несрочная и важная
Срочно и важно
Высокая срочность
Несрочные и неважные
Срочные и неважные
Низкая важность
Используйте матрицу, чтобы расставить приоритеты для ваших действий.
Матрица позволяет вам быстро отмечать действительно срочные проблемы, позволяет определить важные задачи, которые необходимо выполнить своевременно, чтобы они не превратились в чрезвычайные ситуации завтрашнего дня, и выявлять менее важные вопросы, которые могут быть делегированы , перенесены или пересмотрены с точки зрения их влияния на ваше время и ресурсы.
уровней приоритета — срочно или важно. Как менеджер проектов Dooster помогает вам в сортировке задач — Dooster
Если для ваших задач есть только один параметр «Высший приоритет», вы скоро обнаружите, что ваша панель инструментов / списки задач могут превратиться в один большой список «очень срочных» задач, которые не были завершены.
В Dooster, новом удобном онлайн-инструменте диспетчера задач, при создании задачи или события вы увидите , два уровней приоритета , предлагаемых: Важность и Срочность .
Разрешение 2 настроек, важное и срочное, значительно упрощает и упрощает .
Обратите внимание: вы не , а не должны устанавливать приоритет для срочных или важных значений.
Вы можете использовать один, оба или ни одного.
И, конечно же, вы можете быстро и легко их поменять в любой момент.
Ниже показано, как различные настройки будут отображаться на вашей панели управления.
Почему срочно или важно?
Матрица срочных и важных действий Стивена Кови
Доктор Стивен Кови — всемирно известный учитель по организации и тайм-менеджменту. Для Кови теория важного и неотложного выходит глубже, чем просто выполнение работы. Кови подчеркивает, что мы «привыкли к срочности» за счет того, что действительно важно.
СхемаКови нацелена на приоритизации работы , нацеленной на долгосрочные цели, по сравнению с задачами, которые кажутся срочными , но на самом деле на менее важны .
Его срочная и важная матрица 2 x 2 , показанная выше классифицирует задачи как срочные и несрочные на одной оси и важные или неважные на другой оси.
Квадрант 2 (см. Желтую ячейку — выше) показывает несрочные, но важные задачи. Кови считает, что это те, которыми мы, вероятно, пренебрегаем; но следует сосредоточиться на достижении истинной эффективности.
Предыстория принципа «Срочное и важное»
При разработке Dooster мы не придерживались какой-либо одной «идеологии» тайм-менеджмента, например, Дэвида Аллена Get Things Done .
У многих из них есть отличные идеи, но их настойчивое стремление к одной идеологии может быть ограничительным.
Тем не менее, мы решили придерживаться подхода несрочных и важных при расстановке приоритетов.
Этот принцип впервые получил известность благодаря президенту США Эйзенхауэру, который, цитируя доктора Дж. Роско Миллера, президента Северо-Западного университета, сказал: «У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным.”
Это стало известно как «принцип Эйзенхауэра».
Алек Маккензи и Пэт Никерсон Ловушка времени (1972) была первой известной книгой по управлению временем, в которой отмечалось различие между важностью и срочностью.
Это было уточнено и далее отстаивалось Кови в его знаменитой книге Семь навыков высокоэффективных людей (1984) и Первые дела (1994) Стивена Кови, А.Роджер и Ребекка Р. Мерриллы, из которых взята приведенная выше матрица.
Дополнительная литература
https://en.wikipedia.org/wiki/First_Things_First_%28book%29
С особой благодарностью Памеле Додд и Дуг Сундхейм, авторам книги «25 лучших инструментов и методов управления временем» (см. Здесь)
Ознакомьтесь с нашей задачей и менеджером проектов для людей и предприятий. Нажмите здесь
Это бесплатно, чтобы начать использовать секунды. .
Dooster имеет отличных отзывов и может значительно повысить вашу продуктивность — независимо от того, что вы пытаетесь сделать.
Чтобы заглянуть внутрь, нажмите здесь
«Предыдущая статья Начало и сроки выполнения
Следующая статья »Списки задач
Что это такое и почему это полезно для повышения производительности
Для того, чтобы стать более продуктивным в своей жизни и работе, чрезвычайно важно иметь возможность последовательно уделять первоочередное внимание неотложным и важным задачам, чтобы облегчить оставшиеся дни и недели.
Понимание фундаментальной разницы между срочными и важными задачами — это отправная точка для повышения продуктивности, а наличие дисциплины и способности в первую очередь выполнять срочные задачи — это рецепт долгосрочного успеха. Матрица Эйзенхауэра призвана помочь вам в этом и многом другом.
Что такое матрица Эйзенхауэра?
Матрица Эйзенхауэра — это мощный инструмент для структурирования и учета долгосрочного воздействия ваших повседневных задач и согласования вашего внимания к тому, что сделает ваш рабочий день наиболее эффективным, а не просто продуктивным.
Он призван помочь вам визуализировать ваши ежедневные или еженедельные задачи в виде матрицы срочных и важных задач. Ваши повседневные задачи вместе с вашими проектами будут разделены на четыре основных квадранта:
Рекомендуемая литература: приложений для повышения производительности, которые помогут вам оставаться на вершине своей игры 2021 [Бесплатно и платно]
Откуда матрица Эйзенхауэра получила свое название
Дуайт Д.Эйзенхауэр был 34-м президентом США с 1953 по 1961 год. До того, как Эйзенхауэр стал президентом, он служил генералом в армии Соединенных Штатов и в качестве ведущего командующего в Верховных войсках союзников во время Второй мировой войны.
Ему приходилось постоянно принимать чрезвычайно сложные решения о том, на каких задачах он должен сосредоточиться в течение дня. Это в конечном итоге привело его к созданию всемирно известного принципа Эйзенхауэра, который помогает нам расставлять приоритеты по степени срочности и важности.
Действия при использовании матрицы Эйзенхауэра
Действия, которые вы должны предпринять при создании собственной матрицы Эйзенхауэра, разбиты на следующие четыре элемента. Каждый из них войдет в свой отдельный сектор в зависимости от его собственной важности и актуальности.
Сделай это — Сосредоточьтесь в первую очередь на важных задачах, которые необходимо выполнить в тот же день.
Запланировать — Это важные задачи, но не срочные, которые можно запланировать.
Делегируйте — Срочные, но менее важные задачи, которые можно поручить другим людям.
Избавьтесь от этого — Задачи, которые напрасно тратят ваше время и снижают вашу продуктивность.
Различие между неотложными и важными задачами
В вашей повседневной жизни и деятельности различие между срочных / несрочных, важных / не важных задач не всегда может быть на 100% четким. Таким образом, важно знать несколько ключевых различий между ними, которые могут помочь вам сосредоточиться и потратить время более эффективно в течение дня.
Рекомендуемая литература: 7 советов по повышению производительности для занятых предпринимателей
Срочные задачи — это задачи, требующие немедленного внимания и действий. Сюда могут входить проблемы, которые необходимо решить в кратчайшие сроки, которые могут повлиять на остаток вашего дня и недели, если не будут решены немедленно. Если вы бездействуете, у них будут очевидные последствия. В большинстве случаев они неизбежны, и их не следует откладывать на потом.
Важные задачи — это те, которые имеют долгосрочное влияние на вашу жизнь и цели.Они требуют долгосрочного подхода, обширного планирования и составления графиков в сочетании с принятием мер и подготовкой.
Когда вы сосредотачиваетесь на важных задачах и вопросах, вы направляете свою энергию и внимание на то, что важно, а не просто делаете что-то. Ваши повседневные действия в совокупности оказывают долгосрочное влияние на вашу жизнь и цели. Они уникальны для вас и только для вас.
Примеры срочных и важных задач
Это задачи и обстоятельства, которые требуют от вас действовать быстро и имеют немедленные последствия, если их не принять быстро.Иногда они бывают неожиданными и заставляют вас откладывать выполнение других задач.
Различие между несрочными и несущественными задачами
Несрочные и неважные задачи намного легче определить в повседневной рутине. Они могут не требовать немедленного внимания, но они все же имеют определенный вес в вашем долгосрочном продвижении к продуктивности и успеху.
Несрочные задачи — это задачи, которые по-прежнему имеют относительную важность для ваших долгосрочных целей и производительности, но не требуют немедленных действий.У них может не быть конкретного крайнего срока или какой-либо даты завершения, но они влияют на ваш долгосрочный рост и цели. Это также задачи, которые можно передать кому-то другому.
Неважные задачи — это задачи, которые существенно отнимают ваше время, и на них вам следует сосредоточиться в своей повседневной жизни. Подобные задачи снижают вашу общую продуктивность и могут нанести вред вашему долгосрочному росту и успеху.