Делегировать обязанности: Делегирование полномочий: как правильно передавать задачи

Делегирование полномочий: как правильно передавать задачи

Содержание

Часто руководители не могут доверить задачи подчиненным. Тогда результаты работы ограничены возможностями одного человека. Эффективный руководитель должен заниматься вопросами управления и развития, а регулярную работу передать сотрудникам.

Что такое делегирование на практике

Каждая компания держится на руководителях, которые берут на себя ответственность за результаты и развитие бизнеса. Чтобы организация росла и расширялась, им нужно выполнять все больше новых задач и проектов. И наступает момент, когда все время руководителя заполнено, а он продолжает набирать задачи, потому что видит новые перспективы.

Тем временем запущенные проекты, которые поддерживает руководитель, превращаются в рутинные повторяющиеся действия. Чтобы заняться новыми направлениями, нужно отделить от себя эти регулярные действия, передать их другим сотрудникам и наладить систему контроля. А самому работать над новыми гипотезами, тестировать их и находить более эффективные способы выполнения работы.

В чем состоит суть делегирования? Делегирование от лат. «delegare» означает «передать», «доверить». Это процесс передачи части функций руководителя другим управляющим или сотрудникам для достижения конкретных целей организации. Делегирование полномочий используется для улучшения и оптимизации рабочей силы руководителя. Оно актуально как в небольших, так и в крупных компаниях.

Например, руководитель крупной компании управляет двумя филиалами, а владелец предлагает ему открыть новый филиал — выбрать помещение, оборудовать его, нанять сотрудников и запустить рекламную кампанию на новую локацию. Он может заняться открытием филиала, продолжая выполнять текущие обязанности, но тогда запуск может затянуться на месяцы, а руководитель может просто «выгореть». Избежать этих проблем можно при помощи делегирования текущих функций, тогда:

• У руководителя освободится время для решения новых задач
• Повторяющиеся процессы будут выполняться быстрее и качественней
• У сотрудников появится возможность проявить свои профессиональные качества и раскрыть способности, получая задачи повышенной сложности

Это и есть основные преимущества и принципы делегирования. На первый взгляд все просто — поручил задачу и занялся другими делами, но часто руководители не решаются на делегирование. 

Почему люди не делегируют: 3 популярные причины

По статистике только 10% руководителей эффективно тратят свое время. Остальные — выполняют действия, которые могли бы поручить другим. Почему?

Я сделаю лучше

Обычно руководители лучше подчиненных разбираются в вопросах, которые необходимы для качественного выполнения задачи. Если сотрудники плохо выполнят работу, руководителю придется ее исправлять или переделывать. Проще сразу все сделать самому.

Нет времени на наставничество

Даже если в компании есть сотрудник, которому можно поручить задачу, нужно потратить время, чтобы детально описать все критерии и способы выполнения задачи. Нельзя просто прийти и сказать «Теперь ты отвечаешь за маркетинг». Человека нужно подготовить — дать инструкцию и наставления. Быстрее сделать самому.

Обученный сотрудник может уйти

Руководитель может потратить время на обучение сотрудника и передачу обязанностей, а тот уйдет из компании. Придется брать нового человека и заново обучать его.

Эти сложности могут стать препятствием к делегированию и поводом для конфликтов в коллективе. Как их обойти?

Обучение как способ делегирования полномочий

Повторяющиеся процессы постоянно забирают время у руководителей. Например, каждую неделю руководитель тратит два часа на составление отчетов. Чтобы освободить время, нужно передать эту обязанность — корректно описать инструкцию как правильно составлять отчет, донести ее сотрудникам и выстроить систему контроля за их работой. Разрабатывать инструкцию дольше, чем самостоятельно выполнить задачу, но в длинной перспективе это позволит освободить больше времени.

Чтобы разработать инструкции, нужно собрать знания, структурировать их по должностям и разместить онлайн-курсы на платформе.

Что дают такие инструкции:

Правильное описание технологии

Руководитель собирает и структурирует знания, чтобы передать свою экспертность. В результате сотрудник получает к изучению последовательный алгоритм с деталями, которые руководитель мог бы упустить при устном общении.

Пример курса для должности «Начальник смены на производстве»:

Постоянный доступ к материалам

Материал всегда перед глазами сотрудника, поэтому он не упустит важный этап технологии. Если сотрудник с первого раза не запомнил важную информацию или запомнил, а потом забыл, он может в любой момент вернуться к материалам. 

Контроль качества обучения

Руководитель может проконтролировать, что сотрудник ознакомился с материалами и правильно их понял. Чтобы проверить понимание, на платформе есть возможность создавать проверочные упражнения и тесты. Если сотрудник неправильно отвечает и демонстрирует поверхностное понимание материала, руководитель может вмешаться и произвести коррекцию. Обратная связь помогает минимизировать количество ошибок сотрудников и отклонений от желаемого результата.

Как руководитель может откорректировать знания сотрудника:

Экономия времени

Если обученный сотрудник уволится и на его место придет другой, руководителю не придется заново повторять всю информацию и тратить личное время на обучение. Он может за два клика назначить сотрудника на готовую учебную программу, и тот приступит к изучению.

Распространение новых технологий

Материал можно в любой момент дополнить или изменить. Например, руководитель отдела продаж хочет дать менеджерам новый скрипт. Тогда он добавляет текст скрипта на платформу. И даже если сотрудники уже ознакомились со всем материалом, платформа вернет их на обновленный урок и покажет, какие появились изменения. Таким образом, можно быстро распространять новые знания и быть уверенным, что все сотрудники обладают актуальной информацией по выполнению той или иной работы.

Как выглядят новые блоки информации:

Платформа Unicraft сегодня помогает тысячам руководителей правильно делегировать обязанности подчиненным.

Алгоритм успешного делегирования полномочий

Как правильно делегировать? Изучите алгоритм делегирования, чтобы узнать правила и этапы правильной передачи задач.

1 — Выберите задачу

Выпишите все свои функции и определите, какие из них можно делегировать.  

Какие задачи можно делегировать:

• Рутинная работа, которая не требует особых навыков, но нужна усидчивость. Например, руководитель каждое утро проверяет объем остатков товара на складе и заказывает товар, который заканчивается
• Аналитическая работа — поиск и структурирование информации. Например, анализ конкурентов и составление отчетов
• Узкоспециализированная деятельность, которая требует специальных знаний. Например, бухгалтерия, реклама, контент, программирование, продажи

А нельзя делегировать функции, с которыми может справиться только руководство:

• Стратегическое планирование — например, постановка целей по масштабированию бизнеса 
• Задачи с повышенной ответственностью — например, когда главный врач делегирует своему помощнику операцию клиента на мозг, где ценой ошибки может стать человеческая жизнь
• Работа с людьми — увольнение и прием других сотрудников, поощрения и наказания подчиненных, контроль за работой

2 — Выберите исполнителя

Выберите человека, которому можно делегировать обязанности. Для этого нужно хорошо знать своих сотрудников. Уровень задания должен соответствовать уровню сотрудника. Достаточно ли у выбранного специалиста навыков и свободного времени, чтобы выполнить задачу качественно? Если навыков недостаточно, нужно обучить его до необходимого уровня или нанять нового человека, компетенций которого будет достаточно.

3 — Объясните суть задачи

Люди могут найти решение почти для любой проблемы, но им нужно знать правила игры.

Джон Стрелеки

Понимает ли человек, каких результатов от него ожидают и как он будет выполнять задание? Чтобы ничего не упустить, лучше ставить задачи в письменном виде. Для этого можно воспользоваться гугл-документами или планировщиком задач. Что важно донести:

1. Цели задачи
2. Зону ответственности сотрудника
3. Желаемый результат работы
4. Дедлайн и условия задания

В отдельной статье мы подробно описали эти этапы постановки задачи.

Пример корректно поставленной задачи:
Каждую неделю мы проводим вебинар, на котором продаем основной продукт. Твоя задача — разрабатывать презентации для вебинаров. Это важная часть вебинара, поэтому доверяю ее именно тебе. Презентация должна быть готова за 2 дня до вебинара. Если она не будет готова в срок, мы не сможем донести часть важной информации до клиентов, и количество продаж будет меньше ожидаемого. 

Опишите алгоритм и принцип выполнения задачи в виде отдельной инструкции. Например, как делать презентацию, чтобы она была интересной и продающей.

4 — Установите испытательный срок

Когда вы передали функцию, нужно проверить, как человек справляется с ней. Можно дать тестовое задание или контролировать работу уже в процессе выполнения задачи. Обязательно давайте обратную связь — указывайте на ошибки и подсказывайте, как сделать лучше.

Например, руководитель утвердил, какие изменения нужно сделать в продукте и поручил сотруднику их выполнить. Это задание с высокой ответственностью, поэтому на первом этапе руководитель ставит испытательный срок, контролирует действия сотрудника и дает обратную связь.  

Примеры вопросов:

Со временем сотрудник станет способен организовать процесс самостоятельно.

Совет. Когда вы делегировали человеку задачу, не пытайтесь забрать у него ответственность, контролируя каждый его шаг или выполняя работу за него. Может произойти обратное делегирование — подчиненный перестанет чувствовать ответственность за эту функцию и начнет «спихивать» свою работу на руководителя.

5 — Оцените результаты работы

Спустя некоторое время важно оценить результаты работы сотрудника. Для этого нужны четкие критерии оценки. Можно отслеживать количественные показатели, например, количество новых клиентов или заработанных денег. Если результаты работы нельзя оценить в цифрах, можно использовать качественные методы — провести оценку 360 градусов или тестирование.

Ошибки в делегировании: опыт экспертов

Чего важно избегать при делегировании задач:

Делегировать в обход других руководителей

Не передавайте задачу человеку, который не является напрямую вашим подчиненным, например, сотруднику из другого отдела. Нужно согласовать эту функцию с его непосредственным руководителем. После чего объяснить задание сотруднику лично, т.к. посредник может ненамеренно исказить информацию.

Делегировать «на ходу»

Часто необходимость делегировать появляется, когда у руководителя уже «сгорели все сроки». Тогда он дает задачу первому встречному сотруднику и не успевает подготовить инструкцию для ее выполнения. В результате сотрудник допускает много ошибок, и итоговый результат получается очень посредственным. Плюс из-за срочности сбивается приоритет других задач. Может получиться, что более важные вопросы откладываются на потом. Старайтесь делегировать задачи заранее. 

Делегировать непосильные задачи

Нужно адекватно оценивать возможности сотрудника. Чтобы передавать сложные задачи с большой ответственностью, в компании должны быть квалифицированные специалисты, которые не хуже или лучше руководителя разбираются в этом вопросе. Например, если вам нужно делегировать задачи по маркетингу и продажам, передавайте их экспертам в этих сферах, чтобы улучшить результаты бизнеса. Или создавайте подробные инструкции, чтобы передать свою экспертность другим сотрудникам.

Вывод. Разработка инструкций — основной способ успешного делегирования полномочий. Опишите технологии и алгоритмы работы самостоятельно или делегируйте эту задачу методологам компании Unicraft, чтобы освободить свое время для других проектов.

Как делегировать работу и обязанности подчиненным

Аудиоверсия этой статьи

Поток уведомлений электронной почты и в рабочих чатах изощренно доводят если не до самоубийства, то до нервного истощения. Если мелкие или рутинные дела стали мешать работе над глобальными и стратегически важными, пора вспомнить о делегировании. Рассказываем, какие задачи можно перепоручить

Содержание

Что такое делегирование
Чем полезно делегирование
Когда делегирование необходимо
Когда нельзя делегировать
Какие типы задач стоит перепоручить

Мегаплан

Мегаплан — облачная система управления бизнесом.

Сервис

Собираетесь открыть бизнес? Зарегистрируйте его удаленно и бесплатно

Подать заявку

За внимание и время руководителей ежедневно борются десятки людей и обстоятельств. И различные технические устройства регулярно об этом напоминают. «Давай, ответь — и отправитель этого сообщения будет немедленно удовлетворен, а ты получишь награду в виде выброса дофамина. Не отвлекайся: тебе нужно закончить этот отчет сегодня» — подобный внутренний монолог тоже отнимает драгоценные минуты и силы и существенно снижает продуктивность.

Казалось бы, решение лежит на поверхности. Надо поручить подчиненным сортировку писем, общение с некоторыми клиентами, решение различных организационных вопросов. Однако не все так просто.

Что такое делегирование

Многие руководители хоть и понимают важность делегирования задач, но часто не идут на это из-за собственных страхов. «Что, если команда не успеет выполнить работу к сроку? Похоже, мне быстрее сделать самому, чем поручить и проследить. Вдруг за этот проект никто не захочет браться? Кажется, на этого человека нельзя положиться…» — терзаемый подобными мыслями начальник стремится взять на себя больше дел ради собственного спокойствия. И неизменно получает обратный результат.

📌 Совет
Подробнее о делегировании вы можете узнать из нашего видео.

Чем полезно делегирование

Если делегировать правильно, от этого выигрывают как руководитель, так и подчиненные. Для начальника передать часть задач команде — значит, освободить время для более важных дел. Руководитель может отвечать за стратегию развития команды и целой компании, взаимодействие с партнерами, поиск финансирования. От того, насколько успешна его работа, зависят стабильность и рост бизнеса.

Что касается сотрудников, то им полезно решать новые задачи по ряду причин:

1. Появляется возможность получить дополнительные знания и навыки, обогатить опыт.

2. Сотрудники понимают, что руководитель им доверяет, ценят это и работают лучше.

3. Чувствуют значимость от того, что у них появляются не только новые обязанности и функции, но и полномочия.

4. Занимаясь нестандартной работой, раскрываются с неожиданной стороны.

Когда делегирование необходимо

Главная задача руководителя — управлять процессами в команде, в компании. Для этого ему необязательно знать обо всех тонкостях, какие связаны с деятельностью предприятия и отдельных его сотрудников. Делегировать точно нужно те задачи, для решения которых нужны специальные знания и навыки и которым руководитель не обладает.

Без делегирования не обойтись и в том случае, если у руководителя накопилось критически много простых дел.

Похожая ситуация — рост числа типовых задач. Обычно проще один раз научить кого-то из подчиненных решать такие задачи, помочь справиться с некоторой их частью. Тогда, делегируя это направление, не придется волноваться.

Делегировать стоит и в ситуации, когда управление процессом может быть работой подчиненного, а руководителю достаточно получить и проанализировать результат.

Статьи

Практическое руководство «Как начать делегировать»

Бизнес-процессы

Когда нельзя делегировать

Передавать подчиненным любые дела не стоит. Определить, какие из них нельзя делегировать, помогут следующие признаки:

• работа над задачей связана с конфиденциальной информацией, и, делегируя ее, руководитель нарушает договоренности, этику или даже закон;

• в команде нет квалифицированных специалистов, а обучить нужным навыкам быстро нельзя — в такой ситуации стоит задуматься о том, чтобы перепоручить задачи внешним профильным специалистам; 

• подчиненные перегружены текущими задачами — возможно, это сигнал, что компании нужен еще один сотрудник;

• ответственность за результат ляжет на плечи исполнителя, а цена ошибки слишком высока.

Какие типы задач стоит перепоручить

Если руководитель уже понимает, что без делегирования ряда дел эффективно выполнять свою работу у него не получается, ему стоит провести ревизию задач и определить, какие из них можно перепоручить. Все эти задачи относятся к одному из шести типов.

Незначительные

Есть задачи, которые кажутся несущественными. И в этом их коварство. Они всегда не важные и не срочные, а их выполнение занимает несколько минут. Правда, когда подобных задач много, эти минуты выливаются в часы. Кроме того, незначительные задачи всегда отвлекают вас от более масштабных дел. Например, недолго зарегистрироваться для участия в мероприятии или внести пометку о нем в календарь, забронировать номер в отеле или билеты на самолет, но в сумме на эти дела вы потратите действительно много ценного времени.

Рутинные

Очень простые задачи точно не должны выполняться руководителем, их спокойно можно перепоручить. Например, не стоит самостоятельно заполнять объемные таблицы или добавлять новые данные в вашу презентацию.

Съедающие время

Задачи, которые могут быть важными, но очень затратными по времени. Присмотритесь — как правило, такие задачи не требуют участия руководителя до определенного этапа. На 80% они могут быть выполнены командой, после чего начальнику стоит вмешаться, чтобы проконтролировать работу, оценить результаты или направить деятельность подчиненных в нужное русло.

Такие, выполнять которые можно научить

Они бывают действительно сложными, иногда включают в себя несколько простых. Но это не означает, что подобные задачи нельзя поручить команде, сохранив за собой право контролировать исполнение и оценивать результаты. Например, можно научить одного из сотрудников готовить черновики презентаций для ваших деловых встреч. А другому поручить вносить в эти черновики актуальные данные.

Те, что вне компетенций руководителя

Есть задачи, с выполнением которых специалисты точно справятся быстрее и лучше. Поэтому не стоит пытаться прыгнуть выше головы, тратя силы и время впустую. Например, вы с трудом делаете дизайн слайдов для презентаций. В такой ситуации проще всего нанять дизайнера, и тогда со своими презентациями вам будет не стыдно выступать на любых встречах.

Срочные

Некоторые задачи должны быть выполнены в строго определенное время, но при этом они могут конкурировать за ваше внимание с делами, более важными с точки зрения перспективы. Например, вы целый день проводите на деловых встречах, а именно сегодня вам нужно связаться с авиакомпанией и поменять место в самолете.

Статья

Зачем вам личный ассистент и где его найти

Читать

Один из ключевых критериев, по которому можно решить, стоит делегировать задачу или нет, — необходимость вашего участия. Если что-то можете сделать только вы, значит, варианта доверить это нет.

Вместо вывода

Чтобы улучшить собственный навык делегирования, попробуйте в течение двух недель любым удобным для себя способом отмечать задачи, которые подпадают под описания, приведенные в шести пунктах выше. Даже если вы еще не разобрались, кому или как делегировать, сосредоточьтесь на том, что вы можете перепоручить. И увидите, как этот первый шаг позволит вам принять все нужные решения.

Помните, все страхи, которые заставляют вас отказываться от делегирования задач, — миф, активно поддерживаемый вашим внутренним перфекционистом. При желании вы всегда найдете, что и кому перепоручить. Конечно, наем помощников отразится на бюджете. Но если все сделать правильно, очень скоро вы заметите, что в состоянии хорошо платить команде, на которую можно положиться.

📌 Совет
Если у компании нет средств, чтобы платить подрядчикам, но есть уверенность, что их услуги помогут серьезно поднять выручку, деньги можно взять в банке.

Кредиты от Сбербанка

Получите кредит для бизнеса на любые цели — с возможностью подать заявку онлайн

Подать заявку на кредит онлайн

Как эффективно делегировать задачи (и почему это важно)

Прочитайте этот пост в:

Одним из моих любимых олимпийских видов спорта является эстафета по легкой атлетике. Бегуны вслепую тянутся за дубинкой на скорости 20 миль в час, оставаясь на своей дорожке, выглядят невероятно легко. Но на самом деле то, что они делают, чрезвычайно сложно. И это очень похоже на эффективное делегирование.

Делегирование полномочий звучит просто — и те, кто умеет делать это хорошо, делают это легко, — но эффективная передача эстафетной палочки требует большого доверия, общения и координации. Тем не менее, если вы научитесь делегировать полномочия — и делаете это хорошо, — в выигрыше будут все члены вашей команды.

Содержание:

• Почему важно делегировать полномочия?
• Почему менеджеры не делегируют полномочия
• Как определить, уместно ли делегирование
• Как эффективно делегировать задачи

Почему важно делегировать полномочия?

Для лидера очень важно делегировать полномочия, потому что вы не можете и не должны делать все самостоятельно. Делегирование расширяет возможности вашей команды, укрепляет доверие и способствует профессиональному развитию. А для лидеров это поможет вам узнать, как определить, кто лучше всего подходит для решения задач или проектов.

Конечно, делегирование задач может облегчить вашу рабочую нагрузку, но, по словам доктора Скотта Уильямса, профессора менеджмента Университета Райта, делегирование дает гораздо больше, чем просто избавление от хлопот.

Во-первых, люди, которые работают на вас, смогут развивать новые навыки и получать знания, что готовит их к большей ответственности в будущем.

«Делегирование полномочий также может быть явным признаком того, что вы уважаете способности своих подчиненных и доверяете их усмотрению», — пишет Уильямс. «Сотрудники, которые чувствуют, что им доверяют и уважают, как правило, проявляют более высокий уровень приверженности своей работе, своей организации и, особенно, своим руководителям».

Почему менеджеры не делегируют полномочия

Хотя преимущества делегирования очевидны и многочисленны, многие менеджеры по-прежнему не могут делегировать эффективно. Реальность такова, что существует несколько мифов и неправильных представлений о делегировании полномочий, из-за которых некоторые руководители опасаются передавать работу другим.

Они думают, что делегирование — это просто передача работы кому-то другому

«Менеджеры часто принимают делегирование за передачу работы, — пишет Харви Маккей, основатель MackayMitchell Envelope Co. — Поэтому они этого не делают и в итоге теряют свое время, а также время и ресурсы компании».

Делегирование может быть шансом сделать рабочие нагрузки более управляемыми, но более того, оно может предоставить действительно ценные возможности для обучения ваших сотрудников, отмечает Маккей.

Делегирование полномочий не является признаком слабости; это признак сильного лидера.

Они думают, что могут сделать это лучше

Одно исследование показало, что два психологических процесса заставляют людей с меньшей охотой делегировать работу: больше вовлечен он/она в его производство

эффект веры в надзор , когда люди склонны думать, что работа, выполняемая под контролем наблюдателя, лучше, чем работа, выполняемая без такого надзора

Следите за этими предубеждениями в своей работе. Они могут быть признаком того, что вам нужно сосредоточиться на укреплении доверия внутри вашей команды.

Связанный: 6 простых советов по эффективному управлению командой

Они нервничают, когда отпускают

Отпускать может быть сложно, но важно признать, что вы не можете делать все самостоятельно.

«Отказ от роли «эксперта, к которому можно обратиться» требует огромной уверенности и перспективы даже в самой здоровой среде», — говорит Кэрол Уокер, президент Prepared to Lead — консалтинговой фирмы, специализирующейся на развитии молодых лидеров.

Напомните себе, что ваша команда, как и вы, хочет хорошо работать и добиваться успеха. Если ваши сотрудники преуспеют, вы преуспеете.

«Я понял, что люди редко подведут вас, если поймут, что ваша судьба в их руках, и наоборот», — говорит Маккей.

Они опасаются, что делегирование займёт больше времени, чем просто выполнение работы.

Другим распространенным препятствием для делегирования является то, что на то, чтобы научить кого-то другому выполнять задачу, может уйти больше времени, чем просто сделать её самому.

И хотя это может быть правдой в первый раз, когда вы делегируете задачу, со временем количество времени, которое вы должны посвятить этой задаче, уменьшается, потому что вам вообще не нужно в ней участвовать.

Представьте, что вам потребуется восемь часов, чтобы помочь кому-то выполнить задание, которое вы должны выполнять каждую неделю. Обычно на выполнение задачи уходит час.

По прошествии восьми недель после того, как вы обучили кого-то другого выполнять задание за вас, вы окупите время, потраченное на обучение, и теперь у вас будет дополнительный час каждую неделю.

С этим дополнительным часом вы можете сосредоточиться на более важной работе, такой как стратегия, коучинг или развитие — то, чем должны заниматься лидеры.

Как определить, уместно ли делегирование

Другим распространенным препятствием для делегирования является то, что лидеры не уверены, какие задачи они должны и не должны делегировать. В рабочей нагрузке каждого менеджера — особенно новых менеджеров — есть вероятные задачи, которые вы должны выполнять, и задачи, которые вы должны делегировать.

Карьерный и бизнес-стратег Дженни Блейк рекомендует провести аудит ваших задач, используя приведенные ниже правила, чтобы выяснить, какие из ваших задач следует делегировать:

• Крошечные: Крошечные задачи — это маленькие вещи, которые занимают совсем немного времени. завершить, но со временем добавить. Это могут быть вещи, которые может делать помощник: планирование встреч, бронирование рейсов для деловых поездок или удаление спама/маркетинговых писем из вашего почтового ящика.
• Утомительный: Утомительные задачи — это бессмысленные задачи, такие как копирование и вставка информации о потенциальных клиентах из вашего инструмента автоматизации маркетинга в вашу CRM. Утомительные задачи не требуют особых навыков и могут быть легко делегированы.
• Отнимающие много времени: Задачи, требующие много времени, — это возможность разбить работу на более мелкие части и делегировать часть работы другим. Если вы регулярно выполняете задачу, которая занимает много времени, ищите возможности передать часть этой задачи другим.
• Обучаемый: У вас есть задачи, которым вы могли бы легко научить кого-то другого? Если задача полностью поддается обучению — если она не требует опыта, который можете предоставить только вы, — это достойный кандидат на делегирование.
• Ужасно по адресу: Возможно, у вас нет дизайнерских навыков, поэтому создание графики для постов в блоге занимает у вас в шесть раз больше времени, чем у профессионального дизайнера. Лучше делегировать эту задачу тому, кто лучше подготовлен, чтобы выполнить ее быстро и качественно.
• Срочный: Может быть, было бы лучше, если бы вы справились со всеми задачами, относящимися к срочному проекту, но если у вас не будет времени, чтобы выполнить все это самостоятельно, пришло время найти способы чтобы делегировать часть этой задачи другим членам вашей команды.

Кроме того, вам может потребоваться делегировать задачи, которые вы любите делать, но которые больше не являются частью вашей работы.

Если вы недавно перешли на руководящую должность, у вас могут быть любимые проекты со времен работы в качестве индивидуального участника, но если теперь эти задачи выполняет кто-то другой, пришло время делегировать полномочия и научить этого человека делать это за вас .

Как эффективно делегировать задачи

Вот несколько советов, которые помогут эффективно делегировать задачи, чтобы ваша команда разделяла рабочую нагрузку и добивалась прогресса на благо всех.

1. Выберите подходящего человека для работы

Чтобы быть хорошим руководителем, нужно понимать сильные и слабые стороны своих сотрудников и их предпочтения. Если вам нужно делегировать задачу, для выполнения которой потребуется активное сотрудничество, не делегируйте ее тому, кто предпочитает работать в одиночку. Делегируйте это тому, кто предпочитает сотрудничество.

Если вы провели аудит, рекомендованный в разделе выше, у вас может быть список задач, которые вы хотите делегировать. Возможно, вы захотите сесть со своей командой, просмотреть список и позволить людям самостоятельно выбирать задачи, которые им больше всего интересны.

Предоставление людям возможности выбирать задачи, которые им делегируются, — это еще один способ завоевать доверие и стимулировать участие в вашей команде.

2. Объясните, почему вы делегируете

Если вы делегируете задачу кому-то совершенно неожиданно, это действительно помогает, когда вы объясняете, почему вы возлагаете на него эту ответственность.

«Когда вы выбираете людей, которым делегируете полномочия, расскажите им, почему вы выбрали именно их и как вы надеетесь, что это поможет им расти», — говорит Алекс Кавулакос, основатель The Muse. «Помогите им рассматривать каждую делегированную задачу как возможность взять на себя больше обязанностей или развить новые навыки».

3. Дайте правильные инструкции

Каждый хороший делегат предоставляет основную и важную информацию без микроуправления. Стивен Кови, автор книги «7 навыков высокоэффективных людей» , предлагает делегировать результаты, а не методы:

«Например, скажите: «Вот что мы делаем. Вот что нам нужно. Я хочу, чтобы вы осуществили продажу», а не «Проследите за теми лидами», — говорит Кови.

Расскажите сотрудникам о своих целях или этапах, которых вы надеетесь достичь, и дайте им возможность решить проблему по-своему. Не ищите совершенства или микроменеджмента; кто-то другой может выполнить задачу не так, как вы. Пока вы получаете желаемый результат, все в порядке.

4. Предоставление ресурсов и обучение

Вы должны убедиться, что у человека, которому поручена работа или проект, есть инструменты и ресурсы, необходимые для достижения успеха.

«Хорошее эмпирическое правило тренировки: «Я делаю, мы делаем, ты делаешь» (т. е. смотрите, как я это делаю, затем давайте сделаем это вместе, а теперь попробуйте)», — говорит Кавулакос.

Убедитесь, что при делегировании задачи у человека есть инструменты и навыки, необходимые для выполнения задачи, или предоставьте ему возможность работать над этими навыками.

Например, если вы просите кого-то использовать определенный инструмент, который он никогда раньше не использовал, для выполнения задачи, убедитесь, что у него есть план, чтобы он сначала ознакомился с этим инструментом.

5. Делегируйте ответственность *и* полномочия

Возможно, вы бывали в ситуации, когда вам что-то поручали, но вы не чувствовали себя полностью уполномоченным принимать решения. В результате работа буксует, в итоге приходится обращаться за помощью, а задача отнимает больше времени как у сотрудника, так и у руководителя.

«Менеджеры, которым не удается делегировать ответственность в дополнение к конкретным задачам, в конечном итоге обнаруживают, что отчитываются перед своими подчиненными и выполняют часть работы, а не наоборот», — пишет Мартин Цвиллинг, основатель и генеральный директор Startup Professionals.

Создавайте среду и культуру, в которых люди чувствуют, что могут принимать решения, задавать вопросы и предпринимать необходимые шаги для завершения работы.

6. Проверять работу и оставлять отзывы

Нет ничего хуже, чем руководитель, который что-то делегирует сотруднику, а потом винит сотрудника, когда что-то идет не так. Не будь этим менеджером.

Проверьте работу, которую вы делегировали своим сотрудникам, когда она будет завершена, убедитесь, что они выполнили ее правильно, и дайте им любую обратную связь, необходимую для улучшения при выполнении задачи в будущем.

7. Скажите спасибо

Когда кто-то завершает задачу или проект, который вы делегировали, выражайте искреннюю признательность и указывайте на то, что он сделал правильно или хорошо.

Когда вы записываете эти особенности, вы даете людям дорожную карту того, что они должны продолжать делать, чтобы добиться успеха.

«Это самый простой шаг, но один из самых сложных для многих людей, — говорит Цвиллинг. «Это вызовет лояльность, принесет настоящее удовлетворение от проделанной работы и станет основой для наставничества и оценки эффективности».

Преимущества обучения делегированию полномочий

Если вы хорошо делегируете полномочия, вы можете укрепить доверие и приверженность своих сотрудников, повысить производительность и убедиться, что нужные люди выполняют задачи, которые лучше всего им подходят.

Так что не бойтесь передавать эстафету. Чтобы стать отличным делегатом, может потребоваться некоторая практика, но если вы будете над этим работать, вы все пойдете дальше.

Первоначально опубликованный в марте 2017 г., этот пост был обновлен, чтобы предоставить дополнительную информацию о том, как определить, какие задачи следует делегировать, и добавить еще несколько советов по делегированию.

Вам также могут понравиться:

• 3 метода творческого лидерства, чтобы зажечь следующую большую идею
• 3 проверенных стратегии мотивации вашей команды
• 4 стратегии сделать творчество ключевой частью корпоративной культуры
• 4 шага к успешному развитию сотрудников

Хотите эффективно делегировать задачи?

Попробуйте MeisterTask

Свяжитесь с отделом продаж

10 советов для менеджеров [2023] • Asana

Резюме

Делегирование — это когда вы передаете работу другим членам команды, потому что это больше соответствует их рабочим потокам и приоритетам. Если вы только начинаете управлять командой или проектом, делегирование работы может быть пугающим. Ничего страшного, если вы точно не знаете, что и как делегировать. В этой статье мы расскажем, когда следует делегировать полномочия, и дадим 10 советов, которые помогут вам эффективно делегировать работу.

Иногда самое ценное, что вы можете сделать как менеджер, — это делегировать работу. Делегирование работы не только дает вам больше времени, чтобы сосредоточиться на важных задачах, но и дает членам вашей команды возможность участвовать в интересных проектах.

Но знание того, что и как делегировать, может быть пугающим для новых менеджеров. Делегирование — это лидерский навык, который вы можете развить со временем. В этой статье мы дадим вам 10 советов, которые помогут вам стать лучшим делегатом.

Что такое делегирование?

Делегирование — это акт перенаправления задач и инициатив другим членам команды. Вы можете делегировать работу, чтобы распределить ответственность более равномерно или потому, что задача или инициатива больше соответствуют приоритетам, навыкам или интересам другого члена команды.

Знание того, когда и как делегировать полномочия, поможет вам стать лучшим менеджером. Делегирование не только помогает вам выполнять важную работу, но и дает членам команды возможность участвовать в интересных проектах. Эффективное делегирование развивает командные навыки и позволяет членам команды развивать новые сильные стороны.

Создать шаблон матрицы приоритетов

Почему делегирование важно?

Делегирование работы важно по двум основным причинам: максимизация личной продуктивности и демонстрация вашей команде того, что вы доверяете им важную работу. Целое сильнее, чем индивидуальность — с эффективным делегированием вы можете сделать больше вместе, как команда, чем в одиночку.

Успешное делегирование также помогает предотвратить выгорание и переутомление. Это не ваша работа, чтобы сделать всю работу. Вместо этого, как менеджер, вы должны видеть общую картину, чтобы делегировать правильные задачи нужным людям. Развитие ваших навыков делегирования — это понимание желаемых результатов данной инициативы и распределение работы между различными членами вашей команды на основе их различных наборов навыков.

Умение делегировать ответственность другим членам команды — отличный способ стать более эффективным лидером. Этот важный управленческий навык предлагает ключевые возможности развития для членов вашей команды. В зависимости от типа задач, которые вы делегируете, делегирование может помочь вам создать новые наборы командных навыков и отслеживать прогресс в плане профессионального развития.

Читайте: Лидерство и менеджмент: в чем разница?

Что мешает людям делегировать задачи 

Может быть сложно понять, что делегировать, особенно если вы впервые руководите. Некоторым людям трудно делегировать полномочия, потому что они:

• Беспокоитесь о том, что на объяснение работы уйдет больше времени, чем на ее выполнение самим

• Не понимают приоритетность работы

• Хотите сами работать над интересными проектами

• Чувство вины из-за того, что поручает больше работы другим людям

• Не уверен, кто еще может сделать эту работу

• Хотите чувствовать себя важным для своей команды

Когда делегировать работу

Существует не один простой сценарий, когда следует делегировать работу. Но в целом задайте себе несколько вопросов, чтобы определить, выгодно ли делегировать эту работу.

Вопросы, которые следует задать перед делегированием задач: 

• Соответствует ли эта работа приоритетам другого члена команды?

• Есть ли кто-то еще, у кого есть информация и контекст для выполнения этой работы?

• Является ли эта работа возможностью для кого-то еще расти и развивать свои навыки?

• Будет ли эта работа повторяться в будущем?

• Есть ли у меня время, чтобы эффективно делегировать эту работу, включая обучение других людей, ответы на их вопросы и проверку их работы?

• Должен ли я лично поработать над этим (потому что это важно или важно для бизнеса)?

• Повлияет ли неудача на успех проекта?

• Есть ли у нас время переделать работу в случае необходимости?

Вам не нужно отвечать «да» на все эти вопросы, чтобы делегировать работу. Но задав себе эти вопросы перед тем, как делегировать работу, вы сможете определить, какую работу лучше всего делегировать.

10 советов по делегированию работы

Научившись делегировать работу, вы станете лучшим менеджером и позволите членам вашей команды участвовать в увлекательных проектах. Попробуйте эти 10 советов, чтобы начать процесс делегирования:

1. Определите работу для делегирования

Не все можно делегировать. Некоторая работа является стратегической или критической для бизнеса и требует вашего личного внимания. Прежде чем приступить к делегированию работы, оцените важность работы и последствия ее делегирования.

Это не значит, что нельзя делегировать важные задачи. Если в команде есть другой член команды, обладающий контекстом, опытом или навыками для эффективного выполнения этой работы, делегирование может быть хорошим вариантом. Но имейте в виду, что достижение хорошего конечного результата по-прежнему является вашей ответственностью.

Хорошая работа для делегирования включает в себя:

• Работа, которая будет повторяться в будущем: Если у вас есть повторяющаяся задача, часто стоит делегировать ее кому-то другому, у кого есть время и энергия, чтобы сделать работу хорошо.

• Работа, которая соответствует интересам члена команды: Если член команды выразил заинтересованность в развитии нового навыка или оттачивании существующего, посмотрите, есть ли какая-либо работа, которую вы можете делегировать ему, чтобы помочь ему развить эти навыки.

• Работа, связанная с целями члена команды: Один из лучших способов делегировать полномочия — поручить работу, которая связана с профессиональными целями члена команды.

2. Практика отпускания

Делегирование полномочий может быть затруднено для начинающих руководителей и руководителей, потому что вы отдаете важную работу в чужие руки. Вероятно, вы чувствуете связь со своей работой и ответственность за то, чтобы она была выполнена хорошо.

Умение делегировать полномочия является важным навыком, но вы также не должны испытывать дискомфорт каждый раз, когда делегируете полномочия. Поэтому вместо этого потренируйтесь сначала передавать небольшие виды работы, прежде чем переходить к более крупным проектам. Будьте терпеливы — как с собой, так и с членами вашей команды. Потребуется время, чтобы развить ваши навыки делегирования. Точно так же членам команды может потребоваться больше времени, чтобы выполнить эту работу, чем вам. Но, делегируя работу, вы даете членам команды возможность со временем развивать свои навыки, а также снимаете с себя еще одну задачу.

3. Уточните приоритеты

Понимание приоритетности и сложности задач облегчает делегирование. Если что-то имеет высокий приоритет, это должно быть сделано в ближайшее время — либо вами, либо кем-то другим. В зависимости от типа работы вы можете принять решение о том, чтобы сделать это самостоятельно или делегировать.

Лучший способ прояснить приоритеты — связать работу с целями команды и компании. Когда вы и ваша команда понимаете, почему ваша работа важна, становится легче эффективно расставлять приоритеты и выполнять высокоэффективную работу. Если вы еще этого не сделали, сделайте это, поместив всю работу вашей команды в общий источник правды, такой как инструмент управления проектами. Таким образом, у всех будет прямая видимость того, кто что делает, когда и почему.

Создайте шаблон матрицы приоритетов

4. Понимание сильных сторон каждого члена команды

Частью делегирования является уверенность в том, что человек, которому вы передаете работу, настроен на успех. Эффективное делегирование включает два элемента: делегирование работы членам команды, обладающим навыками в этой области, и предоставление членам команды возможности развивать новые навыки.

Для этого убедитесь, что вы четко понимаете сильные стороны каждого члена команды, а также их интересы. Уделите немного времени во время следующей встречи один на один, чтобы спросить их, какие навыки у них есть в настоящее время, которые они хотели бы развивать дальше, а также какие навыки они хотят развить, которых у них в настоящее время нет.

Прочтите: Разница между жесткими и социальными навыками: примеры от 14 членов команды Asana

5. Предоставьте контекст и рекомендации

Когда вы передаете работу, убедитесь, что человек, берущий на себя задачу, настроен на успех. Сюда входят:

• Руководство по выполнению работы

• Срок выполнения делегированной задачи

• Контекст, документы и сведения о работе

• Инструменты, необходимые для выполнения работы

• Приоритет, цели и ожидания от работы

• Желаемый результат

• Любая связанная работа

Помните, что эта работа может быть легкой для вас, но она совершенно новое для человека, которому вы делегируете работу. Потратьте некоторое время, чтобы провести их через задание и ответить на любые вопросы, которые у них есть, прежде чем они начнут, чтобы убедиться, что они настроены на успех.

6. Инвестируйте в обучение

Может быть работа, которую никто в вашей команде не сможет сделать, кроме вас. Некоторые менеджеры думают, что это означает, что они не могут делегировать работу. Но в зависимости от ваших приоритетов часто лучше обучить членов команды тому, как выполнять работу, чтобы они могли решать эти задачи в будущем.

Обучение требует времени, поэтому заманчиво делать это самостоятельно. Но думайте об обучении как об инвестициях в членов вашей команды и в вашу собственную рабочую нагрузку. Со временем вы окупите потраченное на обучение время, так как человек сможет выполнять работу. Делегирование трудоемких задач — отличный способ развить свои собственные навыки тайм-менеджмента, а также предоставить членам команды новые возможности.

Частью обучения кого-либо тому, как выполнять работу, является предоставление им пространства для решения проблем, а не немедленное предоставление решения. Если член команды, выполняющий работу, сталкивается с препятствием, задайте вопросы, чтобы подсказать, как, по его мнению, он может преодолеть препятствие. Вместо того, чтобы предлагать решения, попробуйте спросить у другого человека предложения, чтобы помочь ему развить свои собственные навыки принятия решений и направить его к правильному ответу.

7. Приоритет коммуникации и обратной связи

Делегирование работы — это действительно хорошая возможность для двусторонней обратной связи и общения. Убедитесь, что у человека, которому вы делегировали работу, есть возможность связаться с вами по любым вопросам, и назначьте регулярную проверку, например встречу один на один, на которой вы сможете более подробно обсудить ситуацию.

Предоставляйте отзывы об их работе для любых будущих задач, которые вы отправляете им. Кроме того, попросите их оставить отзыв — достаточно ли вы им дали информации, чтобы добиться успеха? Были ли открытые вопросы, которые облегчили бы выполнение работы? Имейте в виду, что делегирование — это долгосрочный навык, который вы только начинаете развивать, поэтому получение обратной связи поможет вам добиться долгосрочного успеха.

Прочтите: Как давать и принимать конструктивную критику

8. Сосредоточьтесь на результатах

Когда вы делегируете работу, цель состоит не в том, чтобы член команды выполнял работу точно так же, как это сделали бы вы. Это нормально, если кто-то делает что-то не так, как вы, если он достигает желаемых результатов.

Когда вы делегируете полномочия и обучаете членов команды в процессе работы, не тратьте слишком много времени на объяснение того, как что-то должно быть сделано. Вместо этого сосредоточьтесь на конечной цели и дайте члену команды возможность придумать собственный процесс выполнения работы. Это дает им возможность развивать свои собственные навыки, а также демонстрирует, что вы доверяете им ответственность за выяснение того, как выполнять работу.

9. Доверяй, но проверяй

После того, как вы делегировали работу, попробуйте сделать шаг назад и дать члену команды пространство, необходимое для выполнения работы. Периодически связывайтесь с ними, чтобы убедиться, что им не нужна дополнительная поддержка, а также будьте достаточно невмешательны, чтобы показать своей команде, что вы им доверяете.

В конечном счете, вы несете ответственность за успех работы. Если вы впервые делегируете работу такого типа, внедрите цикл проверки или контрольный период, чтобы проанализировать проделанную работу и при необходимости подтолкнуть ее в правильном направлении.

10. Отмечайте заслуги после завершения работы

Эффективное делегирование работы дает другим членам команды возможность развивать новые навыки и участвовать в важных проектах. После того, как работа будет завершена, убедитесь, что член команды, который выполнил работу, получил признание за выполнение задачи.

Другие члены кросс-функциональной команды могут отдать вам должное за работу, особенно если это то, что вы делали в прошлом. Убедитесь, что вы не берете на себя ответственность за чужую работу, и найдите время, чтобы поблагодарить члена вашей команды за хорошо выполненную работу.

Делегировано и готово

Делегирование работы — отличный способ не только развить свои личные управленческие навыки, но и поддержать профессиональное развитие всей вашей команды. Чтобы настроить своих коллег на успех, убедитесь, что у них есть вся информация, необходимая для правильного выполнения делегированной задачи.

Если вы еще этого не сделали, сделайте это с помощью инструмента управления проектами.