Эффективность использования рабочего времени: Повышение эффективности рабочего времени | Пути повышения эффективности использования рабочего времени

Анализ использования рабочего времени сотрудников на предприятии.

 
Анализ затрат рабочего времени дает наглядный срез данных по производительности персонала предприятия. Возможность оценить трудозатраты каждого работника в организации является одним из ключевых факторов оптимизации производства. Персонал, достигающий KPI, премируют, а «слабые звенья» штрафуют. Это базовый уровень повышения трудовой производительности, позволяющий увеличить эффективность специалистов. Подобное невозможно без понимания методов анализа использования рабочего времени на предприятии и применения соответствующего софта.

Что такое анализ затрат рабочего времени

Анализ рабочего времени сотрудников на предприятии – это методика расчета эффективности работы (трудозатрат) персонала. Она применима к специалистам в любом сегменте и эшелоне производства, вне зависимости от их специальности и стажа. Анализ использования рабочего времени персонала также можно проводить на основании различных источников данных, включая трудовой табель, данные из тайм-трекеров и мониторинга, всевозможные отчеты, кадровые документы, статистические сведения и срезы по эффективности организации.

Измерять потери и вести расчет снижения различных параметров (включая затраты по часам на реализацию плана и неэффективные потери) тоже можно разными способами – натуральным, трудовым и стоимостным. Анализ использования фонда рабочего времени в соответствие с табелем и другими данными существенно упрощается, если на компьютеры сотрудников организации установлен специализированный софт. На работника он никак не влияет, лишь фиксирует его действия в течение дня.

Какие задачи позволяет решать проведение анализа эффективности трудозатрат

Анализ показателей использования рабочего времени – это не просто сумма расчетов и некий числовой вывод по соотношению численности кадров и их производительности в течение трудового дня, а также по часам в соответствие с табелем и планом. Такие данные по работникам можно получать год за годом и никак не использовать их на предприятии. Реально анализ затрат рабочего времени – это комплексный метод, который позволяет понять следующее:

 

 

Основные показатели анализа фонда рабочего времени при традиционном подходе

Анализ структуры рабочего времени персонала можно проводить, используя типовые методы. Традиционно показатели берутся из табеля работников и трудового плана, затем числовые данные вносятся в таблицу. При таком подходе в анализе эффективности использования рабочего времени учитывается число работников, число отработанных часов и дней за отчетный год, продолжительность рабочего дня. Отдельно считают сверхурочные часы и суммирующий показатель, который называется фонд.

 

Эти данные сами по себе не отражают эффективность использования работниками часов во время трудового дня. Поэтому требуется составление дополнительной таблицы, в которую вводится прочая отчетность согласно табелям кадров и трудовым планам.

Здесь для отчетного года учитывается количество календарных дней, рабочих дней, праздничных дней и выходных дней. Для персонала предприятия вводятся простои, прогулы, болезни, отпуск (включая за свой счет), дни явки и продолжительность смен работников в часах.

Суммируя сведения, можно получить комплексное представление по основным показателям организации: сколько у вас работников, сколько полных рабочих дней они отработали, а сколько пропустили и по каким причинам. Данные расчетов, соотнесенные с табелем работников, покажут, какова производительность того или иного сотрудника.

У табличного отображения баланса рабочего времени на предприятии есть две проблемы. Во-первых, вы не получаете всеобъемлющих результатов. К примеру, вы не можете знать, почему у одного работника трудовая производительность выше, чем у другого, хотя они отработали одинаковое время. При этом нет данных о выпущенной продукции, ресурсах и факторах производства кроме сухих цифр. Во-вторых, табличная методика не унифицирована. Каждая компания использует свой подход. Точнее – использовала, потому что сегодня всё чаще применяют автоматизированные программные решения.

Как проводится анализ трудозатрат кадров на предприятии

Первый шаг – сбор необходимой документации. Это всевозможные табели, например, о явке на работу, отчеты по выполнению кадрами планов и по потерям ресурсов (если таковые есть). В сборе статистических сведений для отображения баланса рабочего времени на предприятии с целью комплексного анализа хорошо помогают вышеупомянутые тайм-трекеры и расширенный софт, о котором речь пойдет ниже. Дело в том, что без наглядных срезов вроде отображения рабочего времени кадров, оценить их реальную производительность невозможно.

Второй шаг – деление персонала на группы. Обычно их две – сотрудники, задействованные в производстве напрямую, и так называемые непроизводственные кадры. Такое деление важно для анализа рабочего времени на любом предприятии, потому что невозможно под одни критерии подвести персонал, задействованный в ключевых и вторичных бизнес-процессах. Потеря численных параметров в одном сегменте сказывается на учете рабочего времени более явно, чем в другом.

Натуральный подход

Основной показатель – выработка продукции за единицу рабочего времени. Проще всего реализовать этот подход в компании, которая выпускает один вид продукта (или одну группу продуктов). Учет рабочего времени можно проводить для работника, рабочей бригады, цеха, отдела и т.д. Учитывается лишь конечный результат, причем технически это не только реализованный продукт (предоставленная услуга), но также, например, оформленная заявка или звонок в колл-центр.

Преимущество метода в том, что аналитик всегда работает с конкретными показателями, поэтому ресурсы и резервы предприятия четко прослеживаются, если нужно – в динамике. Недостаток – вы можете провести анализ результата выработанного рабочего времени, но не анализ самого рабочего времени. То есть вы по-прежнему не знаете, чем ваш персонал занимается в тот или иной момент, и почему результирующие сведения могут отличаются у специалистов одного отдела.

Трудовой подход

Основной показатель – выполненные задачи. Анализ ресурсов рабочего времени представляет собой соотношение плана и результата в числовом эквиваленте, например, за год. Так можно посчитать потери, связанные с человеческим фактором, выявить спад и повышение эффективного использования персоналом рабочего времени. Это тот самый табличный подход, который мы рассмотрели выше (хотя таблицы составляются для наглядности и при натуральном подходе).

Преимущество такого анализа актуальной эффективности рабочего времени специалистов в том, что можно анализировать компанию, занимающуюся выпуском сколько угодно широкого спектра товаров. Метод оптимален для всех типов бизнес-процессов, результат которых выражается в цифрах. Анализировать потери и повышение результативности можно за любой период – квартал, год, несколько лет. Минус тот же, что у натурального подхода, – нет детализации и наглядности результата.

Стоимостный подход

Основной показатель – отношение стоимости произведенной продукции к численности персонала. Здесь нужно использовать дополнительные сводные данные, например, бюджет рабочего времени – это среднее количество часов, использованных работником за отчетный период. Тут уже затраты выражаются в денежном эквиваленте.

Такой анализ с расчетом эффективности рабочего времени позволяет увидеть затраты предприятия на одного специалиста, представленные в заработной плате, и прибыль, полученную от его деятельности. Преимущество метода в том, что мы узнаем реальные статистические данные о каждом работнике, отделе, филиале и т.д. за любой период – год, иной срок. Подход универсален и хорошо работает для любого сегмента, но его использование не позволяет детализировано отслеживать активность кадров на рабочем месте.

Вне зависимости от того, какой выбран метод анализа использования специалистами рабочего времени, ответственному аналитику (или руководителю) необходимо работать с таблицами. Их можно рисовать, что называется, по старинке, карандашом на бумаге. Можно использовать специализированный софт – от MS Excel до всевозможных диаграммных визуализаторов. Главная проблема заключается в том, что всё это требует колоссальных затрат по времени – сбор, систематизация, интерпретация данных и их сопоставление.

Отчасти задача успешно решается применением автоматизированных программ. Например, тот же Excel позволяет сводить табличные данные по формулам практически любой сложности, включая вычисление среднесписочных параметров. Контроль рабочего времени сотрудников через специализированный софт часто позволяет в прикладном ключе формировать требуемую отчетность. Тут численность и специфика производства не имеют значения. Такие решения универсальны, отличаются гибкостью и адаптивностью.

Что еще учесть

Оценка кадрового состава позволяет выявить предпосылки изменений в темпах роста выпуска продукции, скорости и качества. Так как всё это напрямую определяет прибыль фирмы, получать оценку критически важно. Например, у вас по бумагам 240 человек, а фактически задействовано 217. Процент отклонения 9.6 существенно скорректирует любую статистику.

Вне зависимости от применяемой методики анализа использования персоналом рабочего времени требуется оценка квалификации. Более квалифицированный работник всегда принесет предприятию больше пользы в абсолютном показателе типа «здесь и сейчас». Но совсем не обязательно это будет справедливо в потенциале. Тут нужно рассчитать затраты на обучение этого специалиста и на обучение нового, оценить их прогрессию. В случае с квалифицированным специалистом – ретроспективно, в случае с новым – на основании прогнозов. Результаты расчета производительности не всегда очевидны.

Это помогает делению по профессиям, категориям и выявление рентабельности специалистов. Рентабельность можно определять разными способами. Например, учитывать или не учитывать амортизацию оборудования. Главный параметр здесь – полнота использования рабочего времени.

Пример реального анализа трудозатрат

Возьмем данные фабрики спортивных товаров ООО “Искра” и на их базе проведем анализ использования рабочего времени.

Таблица с показателями трудозатрат

 

Программы для анализа продуктивности (системы учета рабочего времени на примере Bitcop)

Мы подошли к вопросу о том, как сегодня оптимально вести расчет трудовой производительности в аспекте затрат рабочего времени с учетом потерь и в количестве и в результате. Точные цифры тоже жизненно необходимы бизнесу. Но не менее важно отслеживать тех специалистов, которые вместо исполнения должностных обязанностей переписывается с друзьями в Telegram или смотрит видео Вконтакте.

Многие руководители, стремясь к формализации отчетов, забывают их суть. Какие бы среднесуточные параметры вы не высчитали, они не покажут, насколько специалист мотивирован, компетентен и нацелен на результат. Это можно понять только в том случае, если вы отслеживаете его рабочее время за корпоративным ПК на протяжении всего дня. Тут не нужна статистика за год и не важно, какой метод вы применяете. Специализированный софт с показателями анализа рабочего времени предоставляет следующие возможности:

 

В качестве примера анализа и оценки рабочего времени на предприятии мы взяли конкретное решение – Bitcop. Это не тайм-трекер, не DLP-система, не CRM. Это комплексный софт, который ориентирован на тотальное отслеживание активности специалистов на местах и удаленно. Программу можно интегрировать с теми же DLP и CRM, она частично перенимает их функции. Bitcop не заменяет специфическое решение для предотвращения утечек информации, но успешно дополняет его.

У программы есть и другие возможности, которые позволяют легко и удобно определять временны́е затраты персонала на решение тех или иных задач и выявлять любые деструктивные предпосылки, снижающие его результативность (включая поведенческие). Численность работников не важна, как и численность любых других переменных, включая количество и типы выпускаемой продукции. Это универсальное решение, которое подойдет для любого бизнеса.

Вывод

Существует много методов и практик по анализу рабочего времени специалистов в компании. Конечная цель любого подхода в том, чтобы понять, почему происходит снижение выработки продукции или наоборот – повышение ее количества, в проекции на работоспособность, профессионализм и квалификации отдельных специалистов, бригад, цехов, компании как таковой.

 

Наибольшую результативность демонстрирует программный вариант – когда руководство использует специализированные решения. Выше мы привели возможности таких решений на примере Bitcop. Это позволяет подойти к вопросу отслеживания активности специалистов комплексно, не оставляя белых пятен, а также контекстов и сегментов, которые ранее находились вне поля зрения руководителя.

Показатели эффективности использования рабочего времени

Для изучения использования рабочего времени используют специальные показатели — фонды времени, исчисленные в человеко-днях: календарный, табельный, максимально возможный, фактически отработанный (рисунок 3).

Здесь исходным служит показатель календарного фонда времени — число календарных дней месяца, квартала, года, приходящихся на одного рабочего или на коллектив рабочих. Например, календарный годовой фонд времени одного рабочего равен 365 (366) дням, а коллектива из 100 рабочих – 36500 (36600) человеко-дней.

Показатель календарного фонда времени отражает рабочее и внерабочее время — число человеко-дней явок и неявок на работу.

Человеко-дни явок на работу

– это фактически отработанные человеко-дни и человеко-дни целодневных простоев. В число фактически отработанных человеко-дней включаются человеко-дни рабочих, фактически работавших на предприятии, включая работавших неполный рабочий день или неполную рабочую неделю, человеко-дни рабочих, работавших по нарядам своего предприятия на другом предприятии, и т.д.

В число человеко-дней целодневных простоев включаются соответственно человеко-дни простоев рабочих, которые весь рабочий день не работали по причине простоя (например, из-за отсутствия энергии или сырья) и не были использованы на других работах в основной деятельности предприятия. К целодневным простоям следует относить также человеко-дни невыходов на работу, разрешенных администрацией в связи с простоем на предприятии.

Рисунок 3 — Структура календарного фонда рабочего времени [10]

Человеко-дни неявок на работу – это дни невыхода на работу по уважительным и неуважительным причинам. Человеко-дни неявок на работу по уважительным причинам включают дни ежегодных отпусков, праздничные и выходные дни, неявки по болезни и в связи с выполнением общественных, общегосударственных обязанностей, а также другие неявки, разрешенные законом (для народных депутатов, народных заседателей, если эти работники учитываются в среднесписочной численности работников предприятия), человеко-дни неявок на работу в связи с уходом за больными, оформленных справками лечебных учреждений, и т. д.

Человеко-дни неявок на работу по неуважительным причинам – это дни невыходов с разрешения администрации и прогулы.

В число человеко-дней неявок с разрешения администрации включаются неявки на работу по уважительным личным причинам: дни кратковременного отпуска без сохранения заработной платы, предоставляемые работникам при вступлении в брак, рождении ребенка и по другим семейным обстоятельствам.

В число человеко-дней прогулов включаются человеко-дни работников, не явившихся на работу без уважительной причины либо отсутствовавших на работе без уважительной причины более трех часов (непрерывно или суммарно) в течение рабочего дня.

Основными единицами отработанного и не отработанного рабочими времени служат как человеко-дни, так и человеко-часы.

Отработанным человеко-днем считается день, когда рабочий явился на работу и приступил к ней, независимо от ее продолжительности (если в этот день не отмечен прогул).

Отработанным считается также день, проведенный в служебной командировке по заданию предприятия. Отработанным человеко-часом считается час фактической работы.

На основании абсолютных показателей рабочего времени в человеко-днях вычисляются относительные показатели, характеризующие степень использования того или иного фонда времени. Для этого определяется удельный вес отработанного времени в соответствующем фонде рабочего времени.

Коэффициент использования календарного фонда времени вычисляется как отношение числа отработанных человеко-дней к календарному фонду времени.

Коэффициент использования табельного фонда времени вычисляется как отношение числа отработанных человеко-дней к табельному фонду времени.

Коэффициент использования максимально возможного фонда времени определяется как отношение числа отработанных человеко-дней к максимально возможному фонду времени. Он характеризует степень фактического использования того времени, которое максимально могли отработать рабочие предприятия.

Кроме абсолютных и относительных показателей определяют также средние показатели.

Средняя продолжительность рабочего периода показывает среднее число дней, отработанных одним рабочим за тот или иной период. Рассчитывается этот показатель как отношение числа отработанных человеко-дней в течение изучаемого периода к среднесписочной численности рабочих за данный период.

Степень использования рабочего периода отражает коэффициент использования рабочего периода, который определяется отношением средней фактической продолжительности рабочего периода к средней максимально возможной продолжительности рабочего периода. По величине этот показатель совпадает с коэффициентом использования максимально возможного фонда рабочего времени, так как оба коэффициента имеют один и тот же экономический смысл.

Показатели использования рабочего времени в человеко-днях, не дают достаточно полного представления об использовании рабочего времени в течение рабочего дня, поскольку существуют такие потери рабочего времени в человеко-часах, как опоздания на работу, преждевременные уходы с работы, внутрисменные (текущие) простои и пр. Поэтому экономико-статистический анализ использования рабочего времени на предприятии должен охватывать и показатели использования рабочего времени в человеко-часах. С этой целью следует рассчитать среднюю установленную и среднюю фактическую продолжительность рабочего дня.

Средняя установленная продолжительность рабочего дня для каждого предприятия зависит от удельного веса рабочих, имеющих различную установленную продолжительность рабочего дня (рабочие вредных производств имеют сокращенный рабочий день), в их общей численности. В этом случае средняя установленная продолжительность рабочего дня вычисляется как средняя арифметическая взвешенная по формуле:

где х — установленная продолжительность рабочего дня для отдельных категорий рабочих;
f — число рабочих с данной продолжительностью рабочего дня.

[10]

Средняя фактическая продолжительность рабочего дня определяется как отношение отработанных человеко-часов, включая человеко-часы внутрисменного простоя и человеко-часы, отработанные сверхурочно, к сумме фактически отработанных человеко-дней.

Тогда, коэффициент использования рабочего дня можно вычислить как отношение средней фактической продолжительности рабочего дня к средней установленной продолжительности рабочего дня.

Интегральный показатель (коэффициент), характеризующий одновременное использование продолжительности и рабочего дня, и рабочего года может быть найден следующим образом:

— или путем деления фактического числа отработанных одним списочным рабочим за рабочий период человеко-часов на число установленных человеко-часов, которые должен отработать один списочный рабочий за этот период;

— или путем деления числа фактически отработанных человеко-часов на максимально возможный фонд рабочего времени в человеко-часах;
— или путем перемножения коэффициента использования продолжительности рабочего дня на коэффициент использования продолжительности рабочего года.

Таким образом, интегральный коэффициент характеризует степень использования рабочего времени как в течение рабочего дня, так и в продолжение рабочего года, т.е. с учетом внутрисменных и целодневных потерь рабочего времени и частичной компенсации их сверхурочными работами.

• Производительность труда как критерий эффективности использования трудовых ресурсов

10 стратегий тайм-менеджмента для повышения эффективности работы

Когда дело доходит до повышения эффективности работы, не существует универсального решения. Профессиональная продуктивность меняется каждый день, неделю и месяц. Однако использование стратегий тайм-менеджмента может помочь вам лучше управлять своим расписанием, своей энергией и своим вниманием.

Здесь мы выделяем некоторые из лучших доступных стратегий тайм-менеджмента. Эти полезные практики не только повышают вашу продуктивность, но и помогают уменьшить стресс, повысить вашу энергию и высвободить больше времени.

Поразмышляйте о том, как вы используете свое время

Максимально эффективное использование времени часто начинается с самоанализа. Используйте следующие вопросы в качестве руководства, чтобы лучше понять ваши текущие процессы.

Вы можете использовать свои ответы, чтобы помочь вам выбрать стратегии тайм-менеджмента.

Когда вы наиболее продуктивны и бдительны?

Наши внутренние часы продуктивности следуют ритму, который может влиять на нашу продуктивность в определенное время.

Подумайте о том, когда вы чувствуете себя наиболее бодрым и амбициозным, и запланируйте самые важные задачи на это время. Эти периоды пиковой продуктивности должны быть заполнены целенаправленной и глубокой работой.

Какие у вас привычки отвлекать?

Многих людей окружают отвлекающие факторы, которые мешают сосредоточиться на работе. Чтобы бороться с этими помехами, вы должны сначала понять свои привычки отвлекать внимание.

Подумайте о том, что вас больше всего отвлекает, когда отвлекающие факторы имеют тенденцию приходить в голову, и уровень вашей энергии, когда они это делают.

На что вы тратите свое время, энергию и внимание в течение рабочего дня?

Честно оцените, как вы делегируете свое время, энергию и внимание. Подумайте о том, что вы тратите на выполнение задач и что вы даете на перерывы.

Несмотря на то, что перерывы полезны для здоровья и производительности, слишком много перерывов сокращают ваше рабочее время. Выясните, как все работает в настоящее время, чтобы внести улучшения.

Вам нужны лучшие границы?

Думая о том, как улучшить свою концентрацию, вам следует проанализировать свои границы на работе. Делаете ли вы себя свободно доступным для ваших коллег? А как насчет ваших друзей и семьи?

Хотя некоторым контактам требуется мгновенный ответ, вам может потребоваться отложить ответы на электронные письма, звонки, текстовые сообщения и сообщения в социальных сетях, чтобы лучше управлять своим временем.

Как вы проводите время перед началом работы?

Наконец, вы должны оценить свой утренний распорядок. Подумайте о том, что вы делаете, чтобы подготовиться к работе, и подумайте, в каком состоянии вы обычно начинаете свой день.

Вы просыпаетесь и идете, завтракаете или занимаетесь спортом? Ваша поездка на работу расслабляет или напрягает?

Стратегии тайм-менеджмента, которые вы можете начать прямо сейчас

Ответив на эти вопросы, вы должны иметь более полное представление о своих рабочих привычках и процессах. Теперь вы можете применять стратегии тайм-менеджмента, чтобы повысить свою продуктивность и контролировать свой день.

Ты знаешь себя лучше всех. Если один из этих вариантов вам не подходит, попробуйте другой.

Тори Рублофф/ZDNet

1. Метод GTD

Консультант по продуктивности Дэвид Аллен разработал метод «Getting Things Done», который помогает профессионалам организовывать и упорядочивать свое время. Аллен выделяет пять необходимых шагов для этого метода:  

• Записывайте все, что привлекает ваше внимание в течение дня.

• Уточнить, требует ли привлекающее внимание действие или нет.

• Организуйте все привлекающие внимание категории, такие как активные, мусорные или удерживаемые.

• Регулярно просматривайте эти категории, привлекающие внимание и отвлекающие факторы.

• Задействуйте эту систему, чтобы принимать более рациональные решения.

2. Установите ежемесячные и еженедельные приоритеты, которые будут определять ваши ежедневные приоритеты

Расстановка еженедельных и ежемесячных задач по важности и срочности может помочь вам понять, как планировать свои дни и не сбиться с пути. Старайтесь выполнять самые важные задачи задолго до их наступления. Работайте над ними в то время, когда вы наиболее продуктивны.

Это гарантирует, что вы выполните необходимую работу, пока у вас есть энергия. Это также оставляет вам время, чтобы разбрасывать оставшиеся задачи, поскольку ваше расписание освобождается.

3.

Планируйте свой день 

Составление ежедневного расписания поможет вам сосредоточиться на текущих задачах, не беспокоясь о том, что еще нужно сделать. В конце рабочего дня выпишите все обязанности, которые вы должны выполнить на следующий день. Или вы можете делать это каждое утро.

Планирование дня таким образом не только освобождает ваш мозг, но и помогает вам расставить приоритеты и избежать прокрастинации или полного забвения задачи.

4. Разбивайте большие задачи на более мелкие

На бумаге большие задачи выглядят устрашающе, и их может быть сложно начать. Чтобы бороться с прокрастинацией, попробуйте разбить их на более мелкие, более управляемые части. Эти небольшие задачи будет легче начать и выполнить.

Бонус: отметка завершенных предметов по мере продвижения может быть полезной.

5. Блокирование времени

Блокирование рабочего дня — популярная стратегия тайм-менеджмента. Этот метод позволяет вам выделить время для связанных задач, таких как административные обязанности, глубокая работа, электронные письма, перерывы, встречи и планирование.

Эта стратегия может помочь вам сосредоточиться на задачах и не отвлекаться, зная, что у вас есть запланированный блок для других дел. Блокировка времени также помогает вам расставлять приоритеты и визуализировать свои задачи и свой день.

6. Группируйте похожие задачи вместе

При планировании своих ежедневных задач подумайте о том, чтобы сгруппировать похожие обязанности вместе в качестве эффективной стратегии управления временем. Это поможет вам избежать переключения контекста — непродуктивного метода мысленного манипулирования несколькими задачами.

Группируя задачи, вы можете легче переключаться между задачами, требующими одинаковых или похожих навыков. Ваше мышление будет последовательным, а ваши действия более обдуманными при переключении.

7. Ограничьте проверку электронной почты и рабочих приложений для обмена сообщениями (если это не является основной обязанностью)

Многие специалисты регулярно получают электронные письма и сообщения в течение дня. Постоянная проверка и реагирование на них может создать реальные проблемы с производительностью. Если ответы на электронные письма и сообщения не являются основной частью вашей работы, вы можете ограничить частоту ответов.

Подумайте о том, чтобы откладывать электронную почту и уведомления о сообщениях в качестве стратегии управления временем. Выделите время, чтобы просмотреть и ответить на все контакты, которые вы получили до этого момента. Это исключает возможное нарушение вашего внимания.

8. Поддерживайте порядок

Когда на вашем столе не порядок, вам может быть трудно сосредоточиться на чем-то одном. То же самое и с вашим мозгом. Ваш мозг может сосредоточиться только на нескольких вещах одновременно, поэтому беспорядок в голове снижает продуктивность и важные задачи.

Беспорядок в голове можно свести к минимуму при правильном планировании и организации. Потратьте некоторое время на то, чтобы записать все дела, которые вам нужно сделать в этот день, и запланируйте время для их выполнения. Если вы обнаружите, что ваш мозг перегружен новыми делами, сделайте паузу и запишите и их.

9. Избегайте быстрого переключения задач и работы вполсилы

Многозадачность и переключение между задачами может показаться эффективной стратегией управления временем, но на самом деле она может принести больше вреда, чем пользы. По данным Американской психологической ассоциации, переключение между задачами замедляет нас, создавая небольшие умственные блоки после каждой смены.

Со временем эти маленькие блоки накапливаются и приводят к умственной усталости и потере большого количества времени. Избегайте этого, прикладывая усилия к началу и завершению задачи.

10. Найдите подходящие инструменты для повышения производительности

Приложения для повышения производительности помогут вам управлять своим временем и задачами. Они держат вас организованными и помогают планировать свои дни и проекты. Предоставляя вам помощь в разработке стратегии тайм-менеджмента, эти приложения помогут вам более эффективно управлять списками дел и расписаниями.

Из множества отличных вариантов выберите один или два, которые лучше всего подходят к вашему стилю и соответствуют вашим потребностям.

Принятие здорового отношения к тайм-менеджменту

Внедрение стратегий тайм-менеджмента — это процесс, который может занять некоторое время. Вы никогда не достигнете совершенства, потому что неожиданные перерывы и обстоятельства являются частью обычного рабочего дня.

Важно разработать методы, которые постепенно и коллективно улучшат ваш график и производительность.

Несмотря на то, что важно следовать этим стратегиям тайм-менеджмента, вы также должны быть прощающими и честными с собой. Будут времена, когда ваша продуктивность упадет, поэтому постарайтесь не быть слишком строгим к себе, когда это произойдет.

Вы должны дать себе время, чтобы отдохнуть и перезарядиться, что поможет вам избежать выгорания.

См. также

Определите наиболее продуктивное время рабочего дня

• Традиционное рабочее время не обязательно обеспечивает наиболее эффективное и продуктивное рабочее место.
• Менеджеры и специалисты могут повысить производительность и производительность, переосмыслив то, на что они обращают внимание в течение рабочего дня.
• Как только вы поймете, когда вы наиболее продуктивны, вы сможете соответствующим образом планировать и расставлять приоритеты для своих задач.
• Эта статья предназначена для владельцев бизнеса, менеджеров и специалистов, которые заинтересованы в оптимизации своего тайм-менеджмента для повышения своей производительности.

Люди, работающие по традиционному графику с 9 до 17, знают, что они не всегда работают с максимальной производительностью. Спады производительности — обычное дело, и часто нет другого выхода, кроме как справляться с трудностями, даже если это приводит к некачественному результату.

Однако пандемия вызвала культурный сдвиг, поскольку многие компании перешли на работу на дому и гибкие модели занятости, что сделало традиционные рабочие часы менее важным фактором при постановке целей и достижении целей проекта. Возникло новое понимание производительности, которое принимает и уважает личное руководство рабочим днем.

У всех нас бывают периоды, когда мы наиболее динамичны и продуктивны. Мы объясним, как определить эти периоды и использовать это время для повышения производительности и качества работы.

Совет: Самый продуктивный день недели — вторник, за которым следует понедельник. Неудивительно, что четверг и пятница — наименее продуктивные дни.

Как повысить производительность с помощью персонализированного управления временем

Повышение производительности заключается не в том, чтобы больше работать; речь идет об определении того, когда вы наиболее продуктивны, обнаружении того, что истощает ваше внимание, и активной реструктуризации вашего рабочего дня, чтобы сделать больше.

1. Поймите, что работая больше, вы не обязательно повысите производительность.

Слишком часто, когда профессионалы не достигают своих целей производительности в обычные рабочие часы, они работают по вечерам и в выходные дни, чтобы наверстать упущенное. Эта тенденция особенно распространена и опасна для владельцев бизнеса, у которых уже есть проблемы с управлением стрессом.

Но Келли Хайнрих, старший директор по трансформации и внутренним коммуникациям Dynatrace, заметила, что более продолжительный рабочий день не сделает вас более продуктивным. «Этот сдвиг в офисной культуре [в сторону увеличения продолжительности рабочего дня] не должен стать стандартной повседневной деятельностью [для] восстановления максимальной продуктивности на рабочем месте», — сказал Хайнрих.

Средняя продолжительность концентрации внимания человека составляет немногим более восьми секунд, а максимальная — немногим более 50 минут, поэтому слишком много работы может фактически снизить производительность. На самом деле перерывы — это ключ к продуктивности: мечтания, медитация и даже дневной сон могут повысить продуктивность и производительность.

2. Обратите внимание на свои повседневные привычки.

Слишком много работать — это не выход. Чтобы повысить производительность, вы должны использовать свои личные паттерны концентрации внимания. Цикл концентрации внимания у всех разный. Чтобы максимизировать свою продуктивность, вы должны понимать ритмы своего ума. Воспользуйтесь следующими рекомендациями, чтобы определить, когда вы наиболее продуктивны: 

• Следите за собой в течение дня. Чтобы определить свое наиболее продуктивное рабочее время и режим работы, внимательно следите за своими повседневными привычками, уровнем энергии и концентрации внимания. Например, вы, вероятно, знаете, являетесь ли вы ранней пташкой или совой, основываясь на том, когда вы чувствуете себя наиболее бдительным и внимательным. Отметьте, когда вы чувствуете себя наиболее сосредоточенным.
• Обратите внимание, когда вы чувствуете, что сбились с курса. Помимо определения того, когда вы чувствуете себя наиболее сосредоточенным и продуктивным, определите, когда вы чувствуете себя сбитым с курса. Например, если вы спите, оставшаяся часть вашего дня — это борьба на работе? Если вы пропустите завтрак или утреннюю прогулку, повлияет ли это на вашу продуктивность?
• Узнайте мнение коллег. Может быть полезно спросить коллег, когда они замечают, что вы находитесь на пике энергии и сосредоточенности, а когда вы начинаете бороться. Запрос отзывов о ваших схемах работы от доверенных коллег может дать ценную информацию.
• Ведите дневник, чтобы определить свой цикл концентрации. Рассмотрите возможность ведения неофициального дневника о том, что вы делаете в течение рабочего дня, чтобы определить пики и спады вашей продуктивности. Вы начнете определять закономерности, указывающие на то, когда вы наиболее и наименее продуктивны.

Знаете ли вы?: Здоровое питание может повысить производительность и помочь противостоять последствиям стресса на рабочем месте.

3. Определите, на что уходит ваше время.

Затем определите, что мешает вам выполнить работу. Продуктивные люди часто говорят, что их секрет заключается в превосходном управлении временем, но не у всех это получается от природы.

Спросите себя, влияют ли на вас следующие препятствия в управлении временем: 

• Расставляете ли вы приоритеты? Неспособность установить приоритеты может снизить вашу продуктивность. Вы будете перескакивать с одного проекта на другой, не выполняя жизненно важной работы. Уделите несколько минут утром или вечером перед рабочим днем, чтобы расставить приоритеты в своих задачах и проектах. Решайте свои самые важные задачи, когда вы наиболее продуктивны.
• Вас окружают отвлекающие факторы? Отвлекающие факторы могут снизить производительность на рабочем месте. Вас окружает шумный офис или вас тянет к вашему смартфону? Вы склонны просматривать Интернет или увлекаться офисными сплетнями? Совещания истощают ваше внимание? Составьте список отвлекающих факторов, которые снижают вашу продуктивность, и разработайте план по их минимизации.
• Вы недооцениваете усилия, которые потребует выполнение задачи? Непонимание объема задачи может привести к неадекватной подготовке и сбоям в проекте. Найдите минутку, чтобы оценить объем проекта, выделите для него соответствующее планирование и ресурсы, а также установите вехи производительности, чтобы не сбиться с пути.
• Вы медлите? Первый шаг к преодолению прокрастинации — понять, как она влияет на вас. Вы откладываете проекты и задачи и избегаете конкретных ситуаций? Делаете ли вы что-то в последнюю минуту? Попробуйте использовать приложения для повышения производительности, которые помогут вам оставаться сосредоточенными и организованными.
• Вы слишком много работаете в режиме многозадачности? Многозадачность часто необходима занятым специалистам, но чрезмерная многозадачность означает, что вы не уделяете должного внимания какой-либо одной задаче. Уделите своим проектам то внимание, которого они заслуживают.

Как сделать свое рабочее время максимально продуктивным

Как только вы поймете, когда вы наиболее продуктивны и что истощает вашу продуктивность, вы можете приступить к планированию своего графика, чтобы максимизировать свою эффективность.

Правильное планирование рабочего дня неразрывно связано с расстановкой приоритетов. Если вы начинаете свой рабочий день без плана, вы рискуете бесцельно пролистывать задачи и проекты без реального результата.

Попробуйте эти советы по планированию рабочего дня: 

• Тщательно планируйте наиболее продуктивное время. Спланируйте свой рабочий день так, чтобы самые важные проекты были запланированы на самое продуктивное время.
• Планируйте необходимые, но трудоемкие задачи. Такие задачи, как ответы на электронные письма и посещение совещаний, отнимают много времени, но неизбежны во многих рабочих днях. Крайне важно свести к минимуму потери производительности и потери времени, связанные с этими задачами. Например, установите определенный период времени для ответов на электронные письма, а также создайте и придерживайтесь строгих графиков и повесток дня встреч.
• Планируйте задачи в соответствии с уровнем вашей энергии. Воспользуйтесь преимуществами пиковых уровней энергии и отметьте моменты, когда у вас может не быть мотивации. Например, если вы обнаружите, что чувствуете себя истощенным после совещаний, избегайте работы над высокоприоритетными проектами, которые требуют полной энергии и внимания после совещания. Вместо этого рассмотрите возможность размещения ответов по электронной почте или другой малоэнергетической задачи в это время. И наоборот, если вы знаете, что будете полны энергии после работы над конкретным проектом, запланируйте сложную задачу сразу после нее, чтобы воспользоваться своим импульсом.
• Рассмотрите гибкий график. Многие работодатели готовы предоставить своим сотрудникам удаленный и гибкий график работы. Удаленная работа может повысить производительность многих людей, а гибкие варианты рабочего места помогают компаниям привлекать и удерживать лучших специалистов. Если вы считаете, что более гибкий график может повысить вашу производительность, обсудите ваши варианты с руководством. Например, если вы наиболее продуктивны в начале дня, посмотрите, можно ли работать с 7 утра до 15:00. Вы избежите дневного спада и потратите свои самые продуктивные часы на жизненно важные проекты.
• Запланируйте перерывы и оздоровление в свой день. При планировании рабочего дня позаботьтесь о своем здоровье и самочувствии. Например, запланируйте упражнения, перерывы и здоровое питание, чтобы быть в лучшей форме. Выделите время, чтобы размяться, прогуляться, подышать свежим воздухом, помедитировать или как-то иначе освежить свой разум.

Поэкспериментируйте с различными режимами работы, чтобы создать для себя наиболее эффективный план рабочего дня. Не каждый день будет одинаковым, но каждый день может иметь хорошо продуманный план продуктивности.

Ключевой вывод: Если вы менеджер, покажите своей команде, что вы уважаете их время, и создайте стимулы на рабочем месте, которые признают и вознаграждают их продуктивность.