Повышение эффективности рабочего времени — основные методы
Рабочее время — это период, зафиксированный в трудовом договоре, в течение которого сотрудник выполняет рабочие обязанности. Как правило, это 8 часов дневного времени, если речь идет об офисной работе.
Человек не может оставаться одинаково продуктивным на протяжение всего дня и выполнять работу как машина. Время нужно уметь использовать. Для этого существуют методики тайм-менеджмента, а также множество инструментов.
От эффективности использования рабочего времени зависит продуктивность и стабильность работы. Эффективный сотрудник реализует свои способности, а работодатель получает качественный результат труда.
Тайм-менеджмент
Тайм-менеджменту можно дать такое определение — это знание, что за чем делать, и когда отдыхать. Для этого придумано много техник и приемов, и можно быть уверенным, что они продолжат появляться. Такое разнообразие — благо. У людей разные темпераменты и работоспособность, характер и цели рабочих задач меняются.
Чем больше техник, тем с большей вероятностью человек найдет удобную для себя.
Вот пример — одна из популярнейших техник тайм-менеджмента «Помодоро», или помидор. Ее суть в разделении рабочего времени на отрезки — «помидоры». Классические помидоры длятся по 25 минут. После каждого помидора нужно устраивать перерыв на 5 минут, а после каждого четвертого — длинный перерыв на 20 – 30 минут. Есть условие — во время рабочего отрезка нельзя ни на что отвлекаться, а во время перерыва нельзя заниматься ничем, связанным с работой. Регулярно появляются исследования, называющие «самые эффективные» длительности помидоров. Но каждый может определить удобный для себя ритм.
Чтобы расходовать время эффективнее, задачи нужно приоритизировать. Здесь также много способов, но в качестве примера можно привести знаменитую матрицу Эйзенхауэра:
Это удобная система распределения приоритетов, однако есть и условность — универсальных критериев срочности и важности не существует. Понять срочность и важность задач можно только относительно плана и целей.
Лучше привести пример.
Магазин фруктов продает товара на 100 000 в месяц, но хочет продавать на 200 000. Чтобы достичь цели, владелец составляет план, в который входят следующие действия: проанализировать текущие показатели, определить самый ходовой товар, посчитать расходы, нанять еще одного продавца, посетить конференцию владельцев фруктовых магазинов, закупить сезонные ягоды и так далее.
Пункты плана становятся задачами, которые можно приоритизировать. К примеру, задачу «закупить ягоды» можно отнести к важным и срочным — товар сезонный, и делать это нужно ежедневно. А задачу «подготовить доклад на конференцию» — к важным несрочным (если конференция не завтра утром).
Инструменты повышения эффективности рабочего времени
Существуют цифровые инструменты для организации рабочего времени и контроля задач. Вот некоторые их разновидности.
Блокираторы соцсетей и отвлекающих ресурсов — инструмент борьбы с прокрастинацией. Блокируют заданные сайты на установленный период, к примеру, в будние дни с 9:00 до 18:00.
Или наоборот, позволяют пользоваться сайтами каждый день, но не более, к примеру, 45 минут. Некоторые люди решают проблему радикально — отключают интернет в рабочее время. Но далеко не для всех это повысит эффективность работы, так как наличие поисковика под рукой для многих вопрос выживания.
Тайм-трекеры и таск-менеджеры — программы, которые, как следует из названия, помогают управлять задачами и регистрируют затраченное на них время. Эти программы позволяют составлять списки задач с описаниями, назначать их на сотрудников, определять этапы выполнения и многое другое — таких программ много.
Казалось бы, как сюда вписываются DLP-системы? На самом деле предотвращение утечек информации и контроль сотрудников — это тесно связанные процессы.
В DLP-системе SecureTower есть инструменты для решения обеих задач. С одной стороны, она осуществляет DLP-контроль — помогает предотвращать утечки. С другой, система помогает вести централизованный мониторинг рабочего времени.
Реализовано это в виде отчетов, которые отражают множество параметров: какие приложения запускаются, какое время находятся в работе.
Также система отслеживает, какие посещаются ресурсы в интернете, как используются мессенджеры и многое другое.
В DLP-системе нельзя ставить задачи и автоматизировать отслеживание дедлайнов. Но она поможет видеть, идет ли работа над их выполнением. Система, условно говоря, покажет, не листал ли сотрудник полдня соцсети, вместо работы, в то время как в таск-менеджере весь день ушел на задачу.
Повышение эффективности рабочего времени — задача творческая. Наработанные приемы помогают сориентироваться и понять, в какую сторону двигаться. Однако, каждое предприятие вынуждено самостоятельно решать этот вопрос. А разнообразие методик и цифровых инструментов помогает не изобретать велосипед и составить эффективное решение из проверенных элементов.
Анализ эффективности рабочего времени — Психологос
01 октября 2022 г., 21:23
Фильм «Формула любви»
Тайм-менеджмент способствует эффективному использованию рабочего времени.По определению, эффективность — это получение максимального результата при минимальных затратах.
Формулировка лукавая, и по жизни эффективность зависит от того, какая конкретная задача поставлена руководством. Кроме того, тут всегда возможна игра для людей разного уровня деловой ответственности.
Смотри Эффективность использования рабочего времени и линейка деловой ответственности
Итак, что же такое: работать эффективно?
- Это, сделав все, сохранить побольше сил и времени, или сделать как можно больше дел? Если вы стремитесь к покою и гармонии, вы выберете первое. Если вы любите дело и стремитесь к максимальным результатам, выберете второе.
- Это сделать больше дел или сделать все важные дела? В обоих случаях мы работаем быстро и без отвлечений, но в первом случае, мы делаем только это — работаем все больше, быстрее и все меньше отвлекаемся, а во втором, вместо собственно работы, уделяем время планированию, расстановке приоритетов. См.→
- Это выдать максимальную эффективность в ближайшее время или распланировать свои силы, чтобы работать эффективно долгие годы? Если мы думаем о перспективах, то мы, кроме непосредственной эффективности, позаботимся и об отдыхе, о своем здоровье и радости своей жизни.
- А может быть, мы мыслим системно, а наша задача не только организовать эффективно свою работу, но сделать свою жизнь и работу осмысленной в целом? Смотри смысл и целесообразность: осмысленность деятельности См.→
Принцип разумной безупречности
Для многих ответственных людей хорошей подсказкой является Принцип разумной безупречности: «Делай лучшее из того, что можешь, в рамках того времени, которое имеешь». Смотри Безупречность
- Тайм-менеджмент
- Эффективное использование времени
Комментарии (2):
Гость, 06 февраля 2015 г., 13:23
Если много времени проводите за компьютером, можно проанализировать использование рабочего времени с помощью специальной программы.
Александр, 28 декабря 2015 г., 14:15
Для того чтобы проводить анализ эффективности рабочего времени, нужно собрать статистику. Это делают с помощью тайм-трекера. Есть разные варианты. Автоматический, когда программа отслеживает чем вы занимаетесь за компьютером и ручной, когда вы вводите задачи и потраченное на них время самостоятельно.
Я использую ручной вариант, использую трекер primaERP, т.к. задачи по работе и личные дела далеко не исчерпываются работой за компьютером. Попробуйте комбинировать автоматический и ручной вариант. Соберите статистику хотя бы за 2 недели. Эти данные уже можно анализировать.
Материалы по теме:
01 окт. 2022 г.
Безупречность
Безупречность — соответствие идеалу. Одна из ценностей, к которым может стремится человек. Девиз безупречности: делай лучшее, на что ты способен.
0Подробнее01 окт. 2022 г.
Эффективность
Эффективность — получение максимального результата при минимальных затратах. Вариант: достижение поставленных целей с наименьшими затратами времени и ресурсов. Эффективность важна практически во всех сферах человеческой жизни: общении, влиянии, воспитательных воздействиях (внушения, поощрения, наказания), в бизнесе. Как задача, эффективность интересна для человека во взрослой позиции и малоактуальна для человека в позиции детской.
0Подробнее11 сент.
2014 г.
Эта странная жизнь (Д. Гранин)
Книга для всех, кому интересны отношения «человек – время», кто хочет больше успевать, справляться с возрастающим объемом задач, а также для тех, кому интересна история. Даниил Гранин – классик отечественной литературы, писательская карьера которого началась в далеком 1949 году. Автор более 30 книг, свыше десятка из них экранизированы. Лауреат зарубежных и отечественных литературных премий, дважды лауреат Государственной премии, лауреат премии «Большая книга» 2012 года.
1Подробнее20 окт. 2014 г.
Исповедь гения эффективности (М. Притула)
Интервью с топ-менеджером «Альфа-Банка» Олегом Брагинским. Олег о себе: «Я счастливый человек — моя работа совпадает с хобби! Профессионально решаю сложные и невозможные бизнес-задачи». Профайл: проекты в разных областях и странах, инновации и искусственный интеллект, Big Data и моделирование, программы лояльности и поведенческое прогнозирование. Автор учебников, патентов и изобретений, спикер передовых конференций, владеет несколькими языками, имеет учёные степени и научные звания.
01 окт. 2022 г.
Линейка деловой ответственности
Линейка деловой ответственности фиксирует не столько профессиональный, сколько личностный и психологический уровень сотрудника, занимающего или претендующего на руководящую должность.
3Подробнее08 авг. 2014 г.
Меньше дел, больше жизни. Как сделать жизнь проще и освободить время для себя (А. Мейсел)
Автор книги уверен, что многие повседневные задачи, отнимающие у нас массу времени, можно решать более эффективно с помощью современных технологий и приложений. Это позволит высвободить силы на общение с семьей и ваши хобби, а также на заботу о своем здоровье. Здесь рассматриваются практические инструменты, сайты и программы, даются рекомендации, проверенные автором на себе. Книга будет полезна всем, кто хочет более эффективно расходовать свои ресурсы и получать удовольствие от жизни.
0Подробнее24 июл. 2000 г.
Метрика эффективности или как заработать свободное время
Для того, чтобы делать задачи быстрее, надо либо эти задачи уменьшать – что не всегда от нас зависит, либо работать эффективнее.
01 окт. 2022 г.
Самый простой учет эффективности
Для того чтобы повысить эффективность своей работы, полезно измерять её в течение дня.
0Подробнее01 окт. 2022 г.
Срочно и быстрее или Спокойно и по-порядку
Тайм-менеджмент способствует эффективному использованию времени. Но что это такое: эффективно? Это сделать больше дел или сделать все важные дела? Еще раз: сделать БОЛЬШЕ или ТО ЧТО НУЖНО?
0Подробнее01 окт. 2022 г.
Тест общей самоэффективности
Оснащение: бланк методики с 10 суждениями для оценки. Особенности процедуры: полученные результаты тестирования полезно соотнести с показателями других методик, в частности тестов, направленных на изучение уверенности в себе, самооценки. Следует попытаться найти взаимосвязь между результатами различных тестов, обратив внимание на то, какие качества и черты человека могут дополняться или компенсироваться другими.
0Подробнее10 лучших стратегий повышения эффективности работы
Вы когда-нибудь смотрели на часы в конце рабочего дня и чувствовали, что сделали недостаточно? Вы работаете сверхурочно по ночам и в выходные дни и все еще не достигаете намеченного результата? Почему вы еще не открыли, как повысить эффективность на работе?
Разработка более упорядоченного и эффективного способа управления рабочими задачами не только повышает вашу продуктивность, но и оставляет вам больше свободного времени, которое вы можете проводить по своему усмотрению, совершенствуя себя или отдыхая.
Откройте новый уровень концентрации внимания с помощью упражнения Тони на подготовку
Узнайте о подготовкеЧто такое эффективность работы?
Эффективность работы — это способность получать максимальную отдачу при наименьших затратах. Это означает делать больше с меньшими затратами. Работать умнее, а не больше. Когда вы повышаете эффективность, вы можете получить больший результат при том же количестве входных данных или даже меньше. Для сотрудников это означает возможность сделать больше за ограниченный промежуток времени: рабочий день.
Вы можете рассчитать эффективность работы по этой формуле: выход / вход = эффективность. Результатом формулы является стандартное рабочее время. Входные данные — это фактическое количество часов, отработанных вами или вашими сотрудниками. Затем умножьте его на 100, чтобы получить процент. Это эффективность вашей работы.
Мифы об эффективности работы
Наши представления о производительности и эффективности работы на самом деле могут удерживать нас от достижения наших целей.
Чтобы повысить эффективность, перестаньте верить в эти три распространенных мифа.
Наше общество представляет собой «культ занятости», приучивший нас думать, что мы продуктивны, если постоянно над чем-то работаем. Но быть погребенным под кучей задач, которые не собираются сдаваться, — это не способ повысить эффективность. Перестаньте принимать движение за достижение и начните расставлять приоритеты. Настоящая продуктивность — это достижение желаемых результатов с меньшими усилиями и временем.
Многозадачность обязательнаМногозадачность не обязательна — это миф. Правда в том, что если вы делаете все сразу, вы на самом деле ничего не делаете. «Куда направлено внимание, туда течет энергия» — и многозадачные перерывы, которые фокусируются так, что ваша энергия течет во всех направлениях. Гораздо эффективнее полностью сосредоточиться на одной задаче за раз в порядке приоритета.
Работа на дому менее эффективна Работа на дому становится все более популярной, и некоторые сотрудники чувствуют себя более рассеянными и менее продуктивными.
В долгосрочной перспективе отказ от жестких 9График работы от 5 до 5 и длительные поездки на работу приведут к большей, а не к меньшей эффективности работы. Ключевым моментом здесь является создание среды с минимальным количеством отвлекающих факторов и избавление от вредных привычек, снижающих вашу продуктивность.
Как повысить эффективность на работе
Для реализации любого плана самосовершенствования требуется время и самоотверженность, и обучение эффективной работе не исключение. По сути, вы формируете новые привычки, которые будут способствовать вашей продуктивности, а не снижать ее. Вот несколько стратегий, которые помогут вам начать:
1. Ставьте разумные цели
Постановка целей имеет решающее значение для успеха. Мы можем ставить цели, которые помогают формировать наши пути — это может быть эффективным способом повышения эффективности работы. К сожалению, мы, возможно, не установили реалистичные сроки для достижения этих целей или, возможно, достигли слишком высоких сроков.
Убедительные цели важны, но вам также необходимо оценить, сколько времени и ресурсов требует ваша цель (цели). Мы часто думаем, что можем пропустить шаг от А до Я, чтобы достичь нашей цели, когда на самом деле между ними есть много шагов, которые необходимо учитывать. Помните о своей конечной цели (Z), но не переоценивайте важность шагов B, C, D и так далее.
Постановка разумных целей также помогает сосредоточиться на самой цели и желаемом результате. Когда ваша цель слишком высока для достижения или не определена, вы не можете прояснить ее или должным образом сосредоточить на ней свой разум и усилия.
2. Измените свои методы тайм-менеджмента
Если вы чувствуете, что погрязли в работе, перескакиваете с задачи на задачу без четкой стратегии или боретесь с эффективностью работы, возможно, вам нужно усовершенствовать свои навыки тайм-менеджмента. Ознакомьтесь с такими процессами, как разбивка задач на группы по результатам, чтобы вы чувствовали себя менее перегруженными и более организованными.
Например, если вы используете разбиение на фрагменты для организации своего дня, поместите такие задачи, как ответы на электронные письма и телефонные звонки, в начало, когда вы более свежие, и переместите поручения, не требующие особых размышлений, например собирая корм для домашних животных, ближе к концу.
Когда вы повышаете эффективность с помощью навыков тайм-менеджмента, вы снижаете стресс, а также выполняете больше дел, создавая цикл, который позволяет вам выполнять еще больше.
3. Откажитесь от цифровых устройств
Большую часть дня мы проводим, глядя на какой-то экран. В то время как интенсивное использование компьютера может быть частью вашей работы, цифровые устройства могут сильно отвлекать, а платформы социальных сетей могут даже нанести вред вашему здоровью. Повысьте эффективность своей работы, отойдя от смартфона или компьютера. Делайте письменные заметки во время встречи и посмотрите, будут ли ваши мысли течь более свободно.
В цифровых устройствах нет ничего плохого по своей сути, но если вы немного отвлечетесь от своих обычных процессов, ваш разум сможет работать по-новому и продуктивно.
Вы можете обнаружить, что ваша память улучшается, когда вы записываете что-то от руки, а не печатаете.
Если вас отвлекают социальные сети или другие сайты, но вам по-прежнему нужен компьютер для работы, отключитесь от Интернета или рассмотрите возможность загрузки приложения для повышения производительности для своего браузера, которое разрешает доступ только к сайтам, связанным с работой. Когда вы не можете легко перейти на Facebook или другой отвлекающий сайт, вы можете сосредоточиться на текущей задаче и значительно повысить эффективность. Убрать телефон с глаз долой и перевести его в беззвучный режим во время работы над проектом — это еще один способ повысить эффективность работы. Подумайте обо всем, что вы можете сделать, не прокручивая мобильные приложения и не желая обсуждать планы на выходные с друзьями и близкими.
4. Научитесь говорить «Нет»
Будь то из-за давления со стороны самих себя или окружающих, мы иногда беремся за задачи, которые нам не нужны.
Мы настолько настроены на то, чтобы доказать, что способны работать в режиме многозадачности, что беремся за задачи, которые могли бы так же легко делегировать другим. Мы ассоциируем слово «нет» с упущенными возможностями или неудачей, но это совсем не так.
Узнайте, как сказать нет, когда ваша тарелка уже полна или вам неинтересно выполнять задание. Если вы можете делегировать более мелкие задачи окружающим, делайте это. Освобождение вашего графика позволит вам больше сосредоточиться на действительно важных для вас задачах и поможет вам повысить эффективность работы.
5. Делайте перерывы
Застряли на идее? Чувствуете, что у вас так много работы, что вы не знаете, с чего начать? Беспокойство о том, что у вас слишком много дел, может создать своего рода умственный барьер. Прежде чем вы это узнаете, вы проведете день в мучениях над тем, что сделать в первую очередь или как это сделать. Это быстрый способ сделать ничего .
Если ваше внимание сосредоточено на проекте, в котором вы не можете продвинуться вперед, ваша энергия блокируется, а эффективность работы снижается.
Сделайте перерыв. Сделайте что-то совершенно не связанное с поставленной задачей. Отправляйтесь на прогулку. Займитесь йогой. Слушать музыку. Изменение вашего фокуса может помочь вам изменить свое состояние, поэтому, когда вы вернетесь к работе, вы почувствуете себя отдохнувшим и готовым заняться своим проектом новыми глазами. Сделайте несколько перерывов в течение рабочего дня, чтобы дать себе время расслабиться и перегруппироваться, и вы обнаружите, что эффективность работы естественным образом возрастает.
6. Создайте свой любимый распорядок дня
Люди, которые знают, как быть более эффективными на работе и последовательно достигать своих целей, создают устойчивые привычки. Разработайте распорядок, который приведет вас в наилучшее состояние для продуктивной работы. Распорядок у всех разный, так что найдите тот, который заставляет вас чувствовать себя лучше. Вы можете проводить час в тренажерном зале каждое утро или долго гулять во время обеда, чтобы снять стресс. Одной из привычек Тони является утренняя зарядка, когда он настраивает свои мысли и эмоции на день.
Понимание связи между разумом и телом может помочь вам увидеть, что осознанное упражнение не только помогает вам повысить эффективность, но также может помочь вам открыть для себя необыкновенную жизнь. Когда вы создаете рутину, которая заставляет вас чувствовать себя счастливым, здоровым и ясным, ваша эффективность работы резко возрастает.
7. Отпустите совершенство
Совершенство — это иллюзия, которая вызывает стресс и может привести к ограничивающим убеждениям, которые мешают вашему уровню успеха. Понимание и принятие того, что ничего никогда не будет сделано идеально, поможет вам выполнять задачи, не нарушая ожиданий. Это также поможет вам принять неудачи как опыт обучения; когда вы перестанете бояться неудачи, вы будете менее склонны откладывать дела на потом, поскольку мы часто откладываем дела, чтобы избежать неудачи.
Чтобы обуздать свой перфекционизм, слушайте и изменяйте свой внутренний диалог. Относитесь к себе с добротой и дайте себе послабление, если в некоторых случаях вы не соответствуете своим высоким стандартам.
Когда вы избавитесь от перфекционизма и вместо этого начнете сосредотачиваться на прогрессе, вы повысите эффективность и общее самочувствие.
8. Улучшите свое окружение
Комфортная рабочая среда всегда была важна для продуктивности. Теперь, когда некоторые отрасли ожидают, что процент постоянных удаленных сотрудников удвоится в 2021 году, сотрудники все чаще должны улучшать этот аспект эффективности работы. Во-первых, убедитесь, что у вас есть все инструменты, необходимые для качественной работы: несколько мониторов, эргономичные кресла, принтер или сканер и так далее.
Затем посмотрите, насколько приятно и вдохновляюще выглядит ваше пространство. На вашем столе чисто или захламлено? У вас играет музыка, которая пробуждает ваше творчество? Есть ли на стенах картины, которые настраивают вас на позитивный лад? Для повышения эффективности вашей работы требуется офисная установка, которая позволяет это сделать. Если вы не знаете, как сделать свой офис более удобным для работы, подумайте о том, чтобы обратиться за советом к дизайнеру интерьера или консультанту по функциональному офису.
9. Используйте все свое время
Сколько времени вы тратите на задачи, не связанные с работой? Поездка туда и обратно, уборка дома или поход в магазин за продуктами — все это необходимые части вашего дня, но они также являются важными частями времени, которые вы могли бы потратить на работу для себя.
У Тони есть стратегия, которую он называет «Без дополнительного времени» (N.E.T.) для выполнения небольших задач, таких как прослушивание подкастов, чтение важных рабочих документов или прохождение онлайн-курсов. У вас может быть всего несколько минут на задачу, пока вы убираете кухню или едете по улице, но со временем эти моменты складываются, позволяя вам сделать многое за то, что вы в противном случае считали бы простоем.
10. Соединитесь со своей целью
Мы часто не достигаем наших целей не потому, что мы ленивы или неэффективны, а потому, что нас не вдохновляют дела, которые мы должны делать каждый день. Чтобы преодолеть это препятствие, свяжите свои повседневные задачи с конечной целью или задачами в жизни.
Хотя бы раз в день проверяйте себя и убедитесь, что задачи, над которыми вы работаете, действительно важны.
У всех нас по-прежнему будут рутинные дела, которые мы не любим, но это необходимо сделать. Сначала сделайте это, а затем вознаградите себя работой над тем, что вам нравится. Или разделите свои задачи между неотложными делами (например, закончить статью в срок) и делами, которые могут подождать до следующего дня (например, ответить на электронное письмо). Обучение тому, как работать эффективно, всегда связано с расстановкой приоритетов.
Вы можете повысить эффективность работы, поставив перед собой убедительные цели, научившись управлять своим временем и выработав полезные привычки. Чтобы узнать больше о достижении профессионального успеха и дальнейшем повышении эффективности работы, посетите Business Mastery. Многодневное мероприятие научит вас, как найти личное удовлетворение, добиваясь профессиональных успехов.
Учитывайте все свои решения
Не принимайте других важных решений, пока не выслушаете 4 Правила принятия решений Тони Роббинс.
Убедитесь, что каждый ваш выбор — это шаг к достижению ваших конечных целей.
СКАЧАТЬ
Этот веб-сайт использует файлы cookie для персонализации вашего опыта и целевой рекламы. Продолжая использовать наш веб-сайт, вы принимаете условия наших обновленных политик. лайфхаки с календарем и обновления продукта от команды Reclaim.
5 советов по экономии времени для работы14 сентября 2022 г.
По мере того, как рабочие нагрузки, встречи и уровень стресса увеличиваются для занятых профессионалов, как сотрудники, так и работодатели пытаются выжать больше из своего ограниченного времени, не напрягая свою работу. жизненный баланс.
Реальность такова, что только 16,8% команд выполняют более 70% запланированных задач каждую неделю, и основным фактором является расстановка приоритетов. В среднем профессионалы тратят почти 11% своей рабочей недели на восстановление и наверстать упущенное после перераспределения приоритетов своей работы, что определенно не является эффективным использованием чьего-либо ограниченного времени.
Если вы обнаружите, что хотите улучшить свою производительность и добиться большего за ограниченное время, вы do каждую неделю, пришло время задуматься о том, работает ли ваша эффективность использования времени на вас или против вас.
В этой записи блога мы подробно рассмотрим эффективность использования времени и поделимся 5 практическими советами, которые помогут вам более эффективно использовать время на работе, чтобы ваши рабочие недели были более продуктивными.
Что такое эффективность использования времени?
Прежде чем мы перейдем к преимуществам и советам, скажите, что на самом деле означает быть «эффективным по времени»? Эффективность использования времени — это возможность добиться желаемых результатов с наименьшими потерями ресурсов. Таким образом, эффективно использовать время на работе означает быть максимально продуктивным в течение рабочего дня, сводя к минимуму потери времени, энергии и благополучия (ваши самые ценные ресурсы!). Это может выглядеть как выполнение ваших запланированных ежедневных дел, соблюдение сроков проекта и соблюдение ваших долгосрочных профессиональных целей.
Обучение тому, как эффективно использовать рабочее время, имеет ряд серьезных преимуществ не только для вашей профессиональной жизни, но и для вашего личного благополучия.
Тем не менее, эффективное использование времени — это лишь один из многих методов повышения производительности, которые вы найдете в различных интересных статьях в Интернете.
Преимущества экономии времени:
- Повышение производительности за счет выполнения большего за меньшее время.
- Уменьшите стресс , следя за своими приоритетами и сроками.
- Повышайте эффективность работы , ограничивая отвлекающие факторы и оптимизируя свои усилия.
- Соблюдайте сроки с четким планом действий и последовательным прогрессом.
- Повышение концентрации внимания с уменьшением паралича принятия решений и эффективной расстановкой приоритетов.
- Больше возможностей благодаря более высокой производительности и уверенности.
Конечно, существует множество факторов, влияющих на то, насколько эффективно вы можете быть на работе. В конце концов, ваше время и энергия всегда будут ограниченным ресурсом, и перенапряжение до умственного истощения не поддерживает вашу продуктивность. Если вы устали от чрезмерных совещаний и чудовищной загрузки задач каждую неделю, улучшенная эффективность использования времени поможет вам составить планы того, что вы реально можете выполнить, чтобы вы могли сказать «нет» встречам и проектам, которые выходят за рамки вашей пропускной способности.
Эффективность использования времени заключается в максимально эффективном использовании времени, которое вы do имеете в своем распоряжении. В идеале это время должно быть ограничено вашими рабочими часами в течение недели, а не ночью и в выходные дни. Помните, что ваша энергия и благополучие являются одинаково важными ресурсами, которые вы хотите сохранить, повысив эффективность использования времени.
Умение экономить время по сравнению с эффективным временем
Дело в том, что многие занятые профессионалы изо всех сил стараются быть эффективными в своей работе, но не обязательно эффективны – часто попадают в такие ловушки, как перфекционизм с нереалистичными стандартами, сверхурочная работа или жертвование их приоритеты или благополучие для срочностей других людей.
Но хотя быть эффективным на работе означает достигать своих целей, он не учитывает затраты, необходимые для достижения цели, даже если это означает перенапряжение. С другой стороны, быть эффективным в работе означает быть способным достичь этих целей с наименьшими затратами таких ресурсов, как ваше время и энергия.
Принцип Парето прекрасно резюмирует это, утверждая, что 80 % результатов приходят от 20 % усилий, предполагая, что дополнительные ресурсы не всегда приносят дополнительную ценность. Итак, в миссии по максимизации производительности — повышение эффективности должно означать переход от выполнения больше , и размышляя о том, как можно сделать лучше вместо этого.
5 советов, как экономить время на работе
1. Расставляйте приоритеты в своих задачах
Вы можете быть очень «заняты» каждый день, но, к сожалению, это не означает, что вы продуктивны. Средний работник тратит 51% каждого рабочего дня на малоценные или бесполезные задачи, а отдельные участники в среднем всего 2,24 часа фактической продуктивной работы над задачами в день.
Умение расставлять приоритеты во времени необходимо для эффективного использования времени. Понимание того, какие задачи являются наиболее важными, а какие срочными, поможет вам определить, на чем именно вы должны сосредоточить свое ограниченное время и энергию для достижения максимальных результатов, без врезаться в землю.
2. Планируйте свой день
Тратите слишком много времени, решая, над чем работать дальше? Создание четкого и реалистичного плана на неделю в соответствии с вашими истинными приоритетами или даже просто постановка ежедневных целей накануне вечером — один из лучших способов повысить эффективность использования времени. Однако только 12% работников планируют свои задачи заранее.
Такие методы, как блокировка времени, повышают производительность до 80 % за счет планирования задач, рутин и даже перерывов в течение дня в соответствии с существующим расписанием встреч и мероприятий, чтобы вы могли реально оценить и оптимизировать свою доступность.
Хотя это может показаться немного экстремальным — особенно для 82% людей, у которых нет системы управления временем — этот метод гарантирует, что ваши усилия будут сосредоточены на ваших самых важных приоритетах для поддержки ваших краткосрочных и долгосрочных целей. цели на работе.
3. Планируйте свои задачи
Существует большая разница между заполнением списка дел на неделю и поиском времени для этих задач в вашем расписании. Чтобы составить план на день с фиксированным временем, вы должны фактически защищать время для работы над отдельными задачами в своем календаре, чтобы не стать жертвой паралича принятия решений, переключения контекста и многозадачности. Если вы не входите в те 2% населения, которые могут эффективно работать в режиме многозадачности, вы зря теряете время!
Работа с отдельными задачами — это полное сосредоточение на выполнении одной приоритетной задачи за раз, прежде чем переходить к следующей задаче. Помимо того, что это серьезно повышает концентрацию внимания, это также позволяет вам выделить больше времени для глубокой работы, где вы можете выполнять свою лучшую работу, подключаясь к более продуктивному состоянию потока.
Прощай, беспокойство о времени, когда ты пытаешься сделать что-то в последнюю минуту или между встречами!
Беспокоитесь, что блокировка по времени может отнять у вас слишком много времени? Вы можете автоматизировать этот процесс, планируя задачи из своего приложения для управления проектами прямо в свой Календарь Google с помощью приложения для повышения производительности, такого как Reclaim.ai, поэтому вам не нужно беспокоиться о том, чтобы делать это вручную.
4. Уменьшите количество отвлекающих факторов
Управление отвлекающими факторами является ключом к повышению эффективности работы. Это не только фактическое время, которое занимает прерывание, но и время, затрачиваемое на переориентацию на исходную задачу, которая занимает в среднем 23 минуты 15 секунд после каждого прерывания.
Среднестатистического профессионала в США прерывают до 11 раз в час (то есть каждые 5,5 минут!), что делает его продуктивным на грани невозможности. Повысить эффективность использования времени за счет уменьшения отвлекающих факторов можно так же просто, как выключить телефон во время сосредоточенной работы, синхронизировать свой статус Slack с календарем, чтобы ваша команда могла видеть, когда вы заняты, или запланировать пару раз в день, чтобы наверстать упущенное в электронной почте, чтобы вы не переключаетесь на свой почтовый ящик каждый раз, когда приходит новое сообщение.
5. Анализируйте свое время
Важным компонентом повышения эффективности использования времени является отслеживание вашего прогресса. Планируя все свои дела и рутины в своем календаре, вы собираете ценные данные, чтобы вы могли легко визуализировать, куда уходит ваше время каждую неделю. Регулярный аудит вашего времени может точно определить, где ваши часы тратятся эффективно (например, работа в одиночку над приоритетными проектами), а где они могут быть распределены нерационально (например, на собраниях, которые могли бы быть электронной почтой).
Несмотря на преимущества, только 17% людей отслеживают свое время. Это потому, что это может быть очень трудоемким процессом! Вот почему так много занятых профессионалов используют Reclaim для оптимизации процесса за счет автоматического анализа вашей еженедельной активности в календаре. Имея возможность точно видеть, на что было потрачено ваше время на совещания, выполнение задач, регулярные дела, личное время и даже время, проведенное в поездках, вы можете лучше планировать свои возможности и расставлять приоритеты на следующую неделю.
Получите больше от вашей рабочей недели 💪
Переворачивая сценарий «культуры суеты», который делает больше = больше успеха, эффективность использования времени предлагает вам взглянуть на как вы используете ценные ресурсы, такие как ваше время, энергия и благополучие в вашу пользу, и где они могут быть потрачены впустую с небольшой отдачей. Максимально используйте свое ограниченное время каждую неделю, четко определяя свои приоритеты, создавая ежедневный план действий и выполняя отдельные задачи, чтобы максимально использовать свою продуктивность.
Помните, эффективное использование времени не происходит в одночасье, и даже если вы опытный специалист по тайм-менеджменту (как и мы!), всегда есть чему поучиться и куда расти. Последовательность делает прогресс!
Хотите принять участие в разговоре об эффективности времени? У вас есть отличный совет, которым вы хотите поделиться, как быть более эффективным на работе? Напишите нам в Твиттере @reclaimai! Мы любим слушать вас.
👋
Лучшие сообщения
27 октября 2022 г.
Отчет о тенденциях планирования встреч: 130+ Статистика ссылок планирования
27 октября 2022 г.
Отчет о тенденциях выгорания: статистика стресса более 200 сотрудников по отделам
6 апреля 2022 г.
Отчет о тенденциях управления задачами : +200 Статистика менеджеров по сравнению с отдельными участниками
2 ноября 2021 г.
Отчет о тенденциях производительности: статистика личных встреч
16 марта 2021 г.
Переключение контекста разрушает ваш рабочий день: вот как это исправить
Автоматически планируйте свои задачи, привычки, перерывы и встречи в Календаре Google.
Начать планирование →Это бесплатно! 🎉
13 июля 2023 г.
Встреча с пропуском уровня: 2023 Руководство по вопросам и советам
Встреча с пропуском уровня проводится между сотрудником и менеджером его менеджера без присутствия менеджера среднего звена.
Вот как спланировать встречу:
28 июня 2023 г.
Добро пожаловать в команду! 30 приветственных сообщений для новых сотрудников
Отправьте короткое сообщение «Добро пожаловать в команду», чтобы сообщить новым сотрудникам, как вы рады их видеть. Вот как произвести наилучшее первое впечатление.
28 июня 2023 г.
Что такое Touch-Base Meetings? 8 потрясающих советов для достижения успеха
Встречи Touch-base — это неформальные встречи один на один между менеджером и сотрудником, чтобы наверстать упущенное, обсудить идеи и обратиться к блокировщикам — на личном уровне.
23 июня 2023 г.
Что такое умственное истощение? 9 советов по здоровому лечению
Умственное истощение — это хроническое состояние головного мозга, вызванное интенсивной когнитивной деятельностью. 60,2% работников выгорают, что подвергает сотрудников риску
21 июня 2023 г.
15 лучших компаний, занимающихся искусственным интеллектом, нанимаемых в 2023 г.
— стартапы и предприятияВ каких ведущих компаниях, занимающихся искусственным интеллектом, следует работать в 2023 г.? Сравните работу в стартапе и на предприятии, заработную плату, отгулы, удаленную работу, льготы и баланс между работой и личной жизнью.
14 июня 2023 г.
30-60-90 План дня: новая работа и шаблон собеседования
30-60-90-дневные планы — это практические руководства, которые новые сотрудники и интервьюируемые используют для формулирования плана работы на первые 3 месяца.
13 июля 2023 г.
Встреча с пропуском уровня: 2023 Руководство по вопросам и советам
Встреча с пропуском уровня проводится между сотрудником и менеджером его менеджера без присутствия менеджера среднего звена. Вот как спланировать встречу:
28 июня 2023 г.
Добро пожаловать в команду! 30 Приветственные сообщения для новых сотрудников
Отправьте короткое сообщение «Добро пожаловать в команду», чтобы сообщить новым сотрудникам, как вы рады их видеть.