Эйзенхауэр матрица: Что такое матрица Эйзенхауэра и как с ней работать

Что такое матрица Эйзенхауэра и как с ней работать

Незнающему человеку из заголовка данной статьи трудно будет понять, чему именно она посвящена, поскольку в нем присутствует загадочное словосочетание «‎матрица Эйзенхауэра». Как раз с ней я и хочу помочь разобраться, рассказав детально о данном понятии и описав несколько примеров того, как можно использовать данную матрицу.

Из статьи вы узнаете, насколько полезной она будет для любого человека, у которого возникают трудности с распределением задач.

Чем вам поможет матрица Эйзенхауэра в тайм-менеджменте

Бывший президент США Дуайт Эйзенхауэр придумал несложную конструкцию, которая и называется матрицей. Ее суть заключается в рациональном распределении задач на срочные и неважные, что представляет собой одну из вариаций тайм-менеджмента. Этот тип распределения задач считается одним из самых популярных за счет своей эффективности и простоты реализации. Не придется тратить много времени на записи и думать, что куда распределить, поскольку в этой матрице все предельно понятно, в чем вы и сможете убедиться далее.

Схема матрицы Эйзенхауэра

Данная матрица состоит из четырех квадратов, каждый из которых имеет свое обозначение. В квадраты вписываются дела, которые нужно выполнить сегодня или на протяжении определенного периода времени. На следующем изображении вы увидите схематическое представление того, как выглядит квадрат Эйзенхауэра, и сразу же поймете, как он устроен и что куда записывать.

После заполнения всей таблицы сразу становится понятно, какими делами следует заняться в первую очередь, какие можно отложить на потом, а какие вообще не нуждаются в выполнении конкретно сейчас или являются не настолько важными, чтобы тратить на них свое драгоценное время. В принципе, и так все понятно даже по схематическому представлению, но хотелось бы отдельно поговорить о каждом квадрате, чтобы точно не возникло путаницы.

Блок A с важными и срочными делами

Смотрим на таблицу и видим, что в блок А попадают все важные и одновременно срочные дела. Бытует мнение, что при идеальном тайм-менеджменте это поле остается пустым, поскольку допускать завала нельзя.

Однако если это уже произошло и появились дела, которые нельзя отложить, придется записывать их в блок А и приступать к выполнению немедленно.

Дополнительно расскажу о том, какие планы нужно вписывать в этот квадрат, если все-таки неотложные дела уже появились:

1. Если план не выполнен, и это негативно сказывается на достижении поставленной цели.

2. Если при невыполнении какой-то задачи появляются затруднения и неприятности (их мы и разбираем отдельно).

3. Если дела связаны со здоровьем.

Не забывайте иногда использовать делегирование, то есть поручать выполнение дел в блоке А другим людям, если это является возможным. Так вы не потратите свое время на их выполнение, займетесь планами из других блоков и остановите образование снежного кома.

Блок B с важными, но не срочными делами

Этот блок считается основным, поскольку в него вписываются повседневные задачи, с которыми сталкивается каждый человек. Опубликованы исследования, говорящие о том, что люди, выполняющие дела преимущественно из этого блока, чаще достигают желаемого результата и становятся успешными. 

Важно отметить, что дела из блока B не являются срочными, а значит, на их выполнение можно потратить столько времени, сколько нужно, сконцентрировавшись на качестве, а не скорости. Однако не стоит забывать, что при первом же провале план быстро перекочует в блок А таблицы Эйзенхауэра, что не есть хорошо.

Блок C со срочными, но не важными делами

Логически можно понять, что большинство задач, относящихся к этому блоку, просто отвлекают вас от выполнения более важных дел, замедляя общий рабочий процесс. Добавление сюда планов, которые можно не делать, позволит разобраться с тем, что является отвлекающим маневром и только тормозит весь процесс. Переходить к таким планам нужно только тогда, когда с основными уже покончено.

Блок D с несрочными и неважными делами

В завершение разберу самый интересный квадрат Эйхенхауэра с буквой D, куда относятся дела несрочные и неважные. Если вы не знаете, что записывать в этот блок, то вот вам пара примеров:

1. Просмотр фильмов и сериалов.

2. Звонки друзьям.

3. Компьютерные игры.

4. Социальные сети.

Не стоит думать, что нужно вообще отказаться от каких-либо развлечений, но нужно учитывать, что приоритетные задачи могут быстро накопиться и создать кучу, которую невозможно будет разобрать быстро. Приступайте к планам из блока D только после того, как разобрались с остальными.

Матрица Эйзенхауэра – это лишь один из многих способов планирования и распределения дел. Ей можно воспользоваться, если такой метод вам близок или есть желание попробовать что-то новое в тайм-менеджменте. Простота и эффективность реализации – одни из ключевых причин, почему вам стоит присмотреться именно к этому методу.

Матрица Эйзенхауэра: как пользоваться простым и эффективным инструментом тайм-менеджмента

Матрица Эйзенхауэра: как пользоваться простым и эффективным инструментом тайм-менеджмента

Человек 21 века, какой он? Наверняка всегда спешит и никуда не успевает… Выполняя одновременно несколько заданий, пытается сэкономить время и сделать больше. В итоге к концу дня остается без сил, а чувство удовлетворенности не испытывает. Почему? В режиме многозадачности очень сложно отличить важное от второстепенного, правильно расставить приоритеты и распланировать время. Нескончаемый поток дел растет, как снежный ком, и 24 часов в сутках становится недостаточно, чтобы все успеть. Из-за постоянного стресса падает работоспособность, пропадает мотивация и опускаются руки.

 

Учеными давно доказано: мозг человека не способен выполнить 2 равнозначные задачи одновременно. А попытка обойти правило приводит к существенному снижению продуктивности. Причина кроется в рассредоточении внимания и невозможности концентрации на нескольких видах деятельности одновременно. Поэтому необходимо четко понимать, что нужно сделать срочно, что может подождать, а на что и вовсе не стоит отвлекаться. В этом поможет один из лучших инструментов тайм-менеджмента – матрица Эйзенхауэра. Простая, понятная и удобная в использовании. И одновременно наглядная, точная и просто незаменимая в повседневной деятельности любого успешного человека.

 

История создания

 

Авторство принадлежит Дуайту Дэвиду Эйзенхауэру, который в 1949 году возглавил вооруженные силы НАТО, а позднее стал 34 президентом США(1953-1961 года). Эйзенхауэр был символом 50-х годов, воплощал руководящую силу, надежность, благосостояние и мощь американского народа.

 

 

Сложно переоценить степень нагрузки и ответственности на столь высокой должности. Будучи военным человеком, Дуайт как никто другой понимал масштаб последствий неправильных или несвоевременных решений. Поэтому, опираясь на личный опыт и знания, создал уникальный инструмент планирования, известный как «Матрица Эйзенхауэра».

 

 

Структура матрицы

 

Инструмент состоит из четырех секторов, которые лежат на двух осях: вертикальная – показывает уровень важности, а горизонтальная – срочность выполнения. Система построена таким образом, что каждая область имеет свои качественные показатели. Задачи ранжируются и вписываются в подходящие разделы, образуя наглядную и четкую картину.

 

1. Важные /срочные (квадрат А, красный).
2. Важные/несрочные (квадрат В, желтый).
3. Срочные/неважные (квадрат С, зеленый).
4. Несрочные /неважные (квадрат D, голубой).

Чтобы добиться большей продуктивности, нужно учитывать следующие рекомендации по заполнению:

• составить список всех дел и определить их приоритетность;
• заполнить матрицу, в зависимости от важности и срочности дел;
• заданий должно быть не больше 8 в одном разделе, иначе не получится сосредоточиться на конечной цели;
• нельзя смешивать профессиональную и личную сферы деятельности в одной матрице;
• срочные задачи должны решаться немедленно, а важные – конструктивно.

 

 

Сектор А (выполнить немедленно)

 

Нельзя перегружать этот квадрат. Максимум 1 – 2 задания, а в идеале – он должен быть пустым. Показатель организованности и успешности самодисциплины.

Естественно, жизнь непредсказуема и иногда случаются непредвиденные ситуации. Но если квадрат постоянно перегружен, то стоит уделить большее внимание тайм-менеджменту и пересмотреть приоритеты. А также своевременно выполнять задачи остальных секторов.

Какие задания сюда вписывают:

• от выполнения которых зависит осуществление поставленных целей;
• связанные со здоровьем;
• невыполнение которых влечет неприятности.

Причины загруженности квадрата А.

1. Откладывание дел «на потом».
2. Отсутствие самодисциплины.
3. Пренебрежение делегированием.

Делегирование – это передача права выполнения какой-либо задачи другому лицу.

 

 

Сектор В (выбрать время для выполнения заданий)

 

Сюда записывают задания по планированию и анализу (основная деятельность), а также дела, из которых состоит повседневная жизнь (спорт, оплата услуг, питание, СТО автомобиля).

Содержит приоритетные задачи, которые требуют максимум внимания:

• постановка целей;
• краткосрочное планирование;
• подготовительные работы;
• обучение и повышение квалификации;
• саморазвитие;
• прохождение планового обследования.

Несрочные дела решаются взвешенно и конструктивно. Это позволит продумать нюансы стратегии и раскрыть свой потенциал. Такой подход гарантирует достижение поставленных целей, наряду с достаточным количеством свободного времени. Снизятся нагрузка и стресс, а жизнь станет насыщенной и позитивной.

Чем меньше он заполнен, тем хуже самоорганизация. Причины:

1. пренебрежение обучением,
2. переполненность квадрата А,
3. отсутствие четкой цели и способов ее достижения,
4. лень.

 

 

Сектор С (делегировать другому человеку)

 

Задачи не относятся к конечным результатам. Это отвлекающий фактор, который мешает сосредоточиться и снижает эффективность. Никоим образом не пересекаются со срочными делами квадрата А, поэтому не стоит их путать! В противном случае ждет провал. Всегда нужно помнить о целях и отличать важное от второстепенного.

Причины перегруженности сектора:

1. нерациональное использование времени,
2. некорректная расстановка приоритетов.

 

 

Сектор D (выполнить позже)

 

Вписанные в этот квадрат задачи – препятствия на пути достижения целей. Они очень привлекательны, доставляют удовольствие, помогают расслабиться, снять стресс и приятно провести время. Удержаться сложно. Но непременно нужно.

 

Сюда относят:

• хобби;
• встречи с друзьями;
• незапланированная поездка на отдых;
• просмотр телевизора;
• чтение художественной литературы
• гости и т.д.

Когда все дела в порядке, то и цели будут достигаться быстро и без особого труда. Это прибавит уверенности в себе и поможет самореализоваться. Главный секрет – организованность и собранность, четкость действий. Нужно четко понимать: что, когда и зачем делать. Освоение этого инструмента позволит грамотно распорядиться нагрузкой и освободить достаточное количество времени для любимых занятий.

Матрица Эйзенхауэра – лучший помощник и путеводитель в режиме многозадачности. 

 

Матрица Эйзенхауэра. Опасный третий квадрат

30 октября 2019

18107 просмотров

Максим Денисов

Линейный руководитель на производстве. Четыре года увлекаюсь тайм-менеджментом. Все изученные методы испытываю на себе и анализирую, чтобы найти или создать лучшие и вытащить себя из обыденности и лени, как барон Мюнхгаузен вытащил себя из болота.

madb05.wix.com/attention

twitter.com/massimoonline

vk.com/massimoonline

С матрицей Эйзенхауэра я познакомился восемь лет назад, в книге Стивена Кови «Семь навыков высокоэффективных людей». Вы наверняка тоже про него знаете.

Квадрат 1 — задачи срочные и важные.

Квадрат 2 — задачи важные, но не срочные.

Квадрат 3 — задачи срочные, но не важные.

Квадрат 4 — задачи не срочные и не важные.

Для себя сделал вывод: нужно работать в квадрате 2 — планировать, учиться, искать новые возможности и периодически устранять проблемы в квадрате 1. При этом не терять время в квадрате 4. А вот на 3 квадрат я внимания не обратил и не понял. Только сейчас разобрался, что же это за квадрат такой, где задачи срочные, но не важные. Как это вообще может быть?

Вначале снова заглянул в «Семь навыков…», но в книге Стивен Кови расплывчато описал задачи из этого квадрата:

• Посторонние разговоры и звонки
• Какая-то корреспонденция
• Некоторые встречи
• Предстоящие неотложные дела
• Распространённые виды деятельности

Для непонятливых, автор поясняет: «Есть и другие люди — те, кто значительную часть своего времени тратят на срочный, но неважный квадрат 3, думая, что пребывают в квадрате 1».

Я понял — когда выполняю задачи важные и срочные, но неправильно расставляю приоритеты, то делаю не самое важное или важное для кого-то другого.

Например, когда я меняю колесо на машине и думаю, что делаю важное и срочное дело, то не факт, что я нахожусь в квадрате 1, возможно я в квадрате 3, потому что есть дела поважнее.

В целом стало понятно, но я решил копнуть глубже.

Какие задачи относят к третьему квадрату?

Я прочитал два десятка статей о квадрате Эйзенхауэра и заметил, что задачи в 3 квадрате делятся на несколько групп.

1. Обязанности (точнее, обязательства)

— Обязательство быть матерью, женой, мужем, хозяйкой: постирать, приготовить ужин, погладить, оплатить квитанции, пообщаться и погулять с детьми, загрузить или выгрузить посудомойку, забронировать билеты, отпраздновать юбилей, навести порядок в квартире.

— Обязательство быть хорошим сотрудником: написать отчёт, посетить совещание, проверить почту.

— Обязательство быть хорошим хозяином: разослать открытки, прибраться перед гостями, выгулять собаку.

2. Слабости, желания (сделать пост в соцсети о первом снеге), просьбы

3. Препятствия, которые могут или обязаны решить другие люди: чужая зона ответственности, поломка компьютера.

В нескольких статьях в 3 квадрат помещали рутину без конкретных примеров. Считаю, это неправильно. Профилактика и планирование — тоже рутина, но относится к квадрату 2.

Что же делать с задачами из квадрата 3?

Даже разобравшись, какие задачи относятся к третьему квадрату, мы не всегда погнимаем, как от них избавиться.

Список задач на день обычно составляют из задач 1 и 3 квадрата.

Верхняя часть списка — квадрат 1: то, что мы должны выполнить по объективным причинам.

Нижняя часть — квадрат 3: то, что мы должны выполнить по субъективным причинам. Начинаем с нижней части, потому что это задачи понятные. Не потому что они кажутся важнее или более срочными, а потому мы что их делали сотни раз.

Но задач в квадрате 3 много, поэтому на самые важные задачи из первого квадрата времени не остаётся, а ещё в план абсолютно не умещаются задачи из квадрата 2. И мы как белки в колесе каждый день делаем одно и то же, а когда бьёт по лбу проблема, (о которой мы, вполне вероятно, знали, но не нашли времени её решить) напрягаемся сверх меры и, разобравшись с форс-мажором, чувствуем безмерную гордость.

Как этого избежать?

Во всех статьях задачи из 3 квадрата рекомендуют делегировать. В одном источнике нашёл замечательное дополнение: минимизировать и автоматизировать.

Берём наш список задач, оставляем верхние две-три задачи (квадрат 1) добавляем пару важных, но не срочных (из квадрата 2) и выполняем план на день.

Задачи из квадрата 3 делегируем, минимизируем и автоматизируем, вуаля.

Но если было бы так просто, то все бы в разы повысили эффективность и добились успеха. Проблема в том, что уйти из квадрата 3 очень сложно. Мы не в силах отказаться от обязательств, слабостей, желания объять необъятное и бестолковой работы, даже когда понимаем, что жертвуем целями.

Почему трудно избавиться от задач из квадрата 3?

Квадрат 3 вместе с квадратом 4 — наша зона комфорта. Чтобы из неё выйти, нужно преодолеть немало преград.

1. Страхи

Боимся потерять что имеем: премию, работу, друзей, звание хорошего человека.

Боимся осуждения: «А, это тот, который сдаёт табели последним», «А это та, у которой дети постоянно в мятой одежде», «Ха, сам себе лампочку ближнего света поменять не может, там делов-то на две минуты».

А ещё страх неудачи, страх успеха, да мало ли их.

Наши цели редко перевешивают наши страхи.

2. Отсутствие желания или возможностей

Мало желания делегировать стирку — нужны средства, чтобы воспользоваться услугами домработницы или прачечной. Мало желания делегировать отчёт — нужны сотрудники или средства, чтобы передать на аутсорс.

В то же время вы можете игнорировать даже имеющиеся возможности, если вам не хочется расставаться с обязанностью выгуливать собаку или готовить завтрак для всей семьи.

3. Привычки

Это самые близкие и родные задачи, мы их выполняем каждый день, неделю месяц. Выполняем не задумываясь. Сработал триггер — табель на столе, сели и проверили, а потом ещё сами отнесли в отдел персонала.

4. Отсутствие навыков

Не все умеют делегировать, минимизировать и автоматизировать.

4 способа сбежать из квадрата 3

Я тоже много работаю в квадрате 3 и пробую разные способы вырваться из него. Пока нашёл только 4.

1.      Нарушайте правила.
Не серьёзно, помаленьку. Для того чтобы расширить зону возможного. Да это риск, но кто не рискует, тот не выигрывает.  Раньше я всегда водил машину строго по правилам, но в определённый момент начал понемногу нарушать, взвешивая возможные последствия. Не выполняю некоторые рабочие обязанности, которые считаю неважными и наблюдаю, к чему это приведёт.

2.      Фильтруйте чужие высказывания.

Раньше думал о том, что скажут и что подумают, но с возрастом, а скорее с момента, когда прояснились цели, игнорирую бесполезные замечания.

3.      Перестаньте играть роль хорошего человека, хорошего сотрудника.
Раньше выполнял все задачи вовремя и в полном объёме, поэтому их подкидывали и подкидывали. Когда появились собственные цели пришлось перестраиваться. Теперь на моей спине сидят только мои «обезьяны».

4.      Описывайте процессы в работе. Описанный процесс легче измерить, исправить, автоматизировать и делегировать.
Квадрат 3 — опасное место, он засасывает как болото. Чтобы в этом болоте не сгнить, определитесь с целями, ищите возможности, боритесь со страхами, делегируйте, автоматизируйте, минимизируйте задачи, которые только на первый взгляд кажутся срочными и важными.

Удачи вам в делах!

Статья опубликована также в e-xecutive.ru

Саморазвитие #Инструменты #Осознанность #Планирование #Приоритеты #Тайм-менеджмент #Цели 

Как появилась «матрица Эйзенхауэра» и почему она до сих пор эффективна

О том, что такое «Матрица Дел Эйзенхауэра» на страницах Школы Прямых Продаж уже говорилось (смотри «Урок 17. «Матрица дел Эйзенхауэра» как метод оптимизации личного времени»)

На мой взгляд в той статье не хватило некоторых акцентов, о которых я постараюсь рассказать здесь.

Дуайт Эйзенхауэр прожил очень насыщенную жизнь. Мало кому из нас придется пережить, то с чем столкнулся этот человек.

Эйзенхауэр был 34-м Президентом США, дважды побеждая в выборах, он проработал на этом посту с 1953 по 1961 годы.

Будучи президентом он запустил огромное количество инфраструктурных и научных проектов, оказавших огромное влияние на развитие США.

По его инициативе были запущены программы, в результате которых появились такие явления как система федеральных дорог США (Interstate Highway System), интернет (проект DARPA), исследование космоса (NASA) и альтернативная энергетика (в частности, использование атомной энергетики в мирных целях).

Прежде чем стать президентом Эйзенхауэр был генералом армии, руководившим американскими войсками в Европе во время Второй Мировой Войны, кроме того, он принимал участие в разработке и оперативном управлении наступлениями в Северной Африке, Франции и Германии.

Кроме того, он являлся президентом Колумбийского Университета, был главнокомандующим НАТО, находя время на любимые занятия: гольф и рисование.

Эйзенхауэр поражал своих коллег и современником высочайшим уровнем производительности. Он на протяжении многих лет сохранял высокий темп работы. Не случайно, что его методику тайм-менеджмент и управления задачами взяли на вооружение множество людей.

Самым известным инструментом управления рабочим временем является так называемая «матрица Эйзенхауэра», которая очень проста для понимания.

Матрица дел Эйзенхауэра: как эффективно использовать рабочее время

Принцип матрицы Эйзенхауэра достаточно прост: все дела вы распределяете по четырем группам, а затем, в зависимости от того, в какой квадрант было распределено задание, принимается решение.

Итак существует 4 группы:

1. Важные и срочные дела (задачи, которые требуют немедленного решения).
2. Важные, но несрочные дела (задачи, которые должны быть выполнены обязательно, но позднее).
3. Неважные, но срочные дела (задачи, которые требуют немедленного решения, но могут быть делегированы, поскольку не являются критичными).
4. Неважные и несрочные дела (дела, которые могут быть проигнорированы и не выполнены).

Как и многие другие концепции, «матрица дел Эйзенхауэра» может быть выражена четырьмя латинскими буквами «D», каждая из которых определяет действие, необходимое для квадранта:

1. DO! — «Делай (сам)!» — Важные и срочные дела ;
2. DECIDE! — «Решай!» — Важные, но несрочные дела;
3. DELEGATE! — «Делегериуй, поручай!» — Неважные, но срочные дела.
4. DELETE! — «Избавляйся» — Неважные и несрочные дела.

Огромным преимуществом данного способа планирования своего времени является тот факт, что он эффективен как при долгосрочном , так и при краткосрочном планировании.

NB! Если необходимо скачать шаблон матрицы Эйзенхауэра (хоть он и очень простой), то он во вложении.

В чем различия между категорией Срочных дел и категорией Важных дел?

«То, что важно, очень редко оказывается срочным. То, что срочно — очень редко оказывается важным.» Д. Эйзенхауэр

К Срочным задачам относятся вещи, на которые необходимо реагировать немедленно: это электронная почта, телефонные звонки, вопросы руководителей, клиентов и подчиненных. Зачастую причинами тех или иных вопросов является нежелание искать информацию самостоятельно.
Таким образом, линейно решая какую-либо задачу и не имея желания искать ответ самостоятельно, ваш коллега просто звонит вам и спрашивает, отвлекая вас от решения текущих задач.

В то время как к Важным задачам относятся явления, которые надолго определяют наши цели, мероприятия и стремления.
Матрица Эйзенхауэра позволяет эту проблему преодолеть.

Попробуйте не делать то, что не надо делать

У программистов есть выражение: самый быстрый код — это отсутствие кода.

Другими словами, самый быстрый способ что-то сделать, это вообще не тратить время на выполнение задания.
Естественно, речь не идет о том, чтобы все бросить и ничего не делать, речь идет о том, что большинство людей тратят значительное количество времени на выполнение работы, которая не окажет влияние на их жизнь. Соответственно, для них эта работа является НЕВАЖНОЙ и НЕСРОЧНОЙ. Эти дела попросту необходимо УДАЛЯТЬ.
Разговоры, которые мешают решению важных задач  — не вести, письма и телефонные звонки, которые могут заставить вас тратить время впустую — игнорировать.

Запомните: потратив впустую 10 минут рабочего времени, вы вынуждены будете позднее потерять 10 минут вашего ЛИЧНОГО времени.

Кажется странным, но многие люди, боятся задать вопрос: «А я действительно должен это делать?». Они настолько привыкли быть занятыми, что берутся за все без разбора.

Известный американский инвестор Тимоти Феррис (Timothy Ferriss) сказал:

«Быть все время занятым — это форма лени; мыслительной лени и некритичного отношения к тому, что вы делаете»

Таким образом, матрица Эйзенхауэра предлагает еще до того, как вы начали планирование, определить те дела, которые вам делать не требуется.

Матрица Эйзенхауэра — учимся расставлять приоритет задач

Мы продолжаем говорить о личной эффективности, и сегодня обратим внимание на такой инструмент тайм-менеджмента как – “Матрица Эйзенхауэра”. Расскажем как она появилась, кто такой Дуайт Д. Эйзенхауэр, и как пользоваться его изобретением.

34-й Президент США, генерал армии Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Как и любой человек его уровня был максимально загружен делами. Ему катастрофически не хватало время. Изо дня в день задачи все накапливались, а качество их выполнения снижалось. Он решил это изменить. Для себя Эйзенхауэр понял, что все задачи можно оценить по двум параметрам – “по важности” и “по срочности”. Это и вошло в основу идеи и создания матрицы Эйзенхауэра.

Матрица Эйзенхауэра – как использовать?

Матрица Эйзенхауэра представляет собой четыре квадранта, основой их служат две оси. Вертикальная ось – выражает важность задачи, горизонтальная ось – срочность задачи. В эти квадранты распределяются и записываются задачи. В результате чего становится понятно какими задачи стоит заняться прямо сейчас, какие можно отложить, а какие вообще не стоят внимания.

Матрица Эйзенхауэра схематичный пример

Матрица в разрезе

Для определения важности дела необходимо задать себе три вопроса. И ответить на них: ДА/НЕТ.

• Выполнение задачи необходимо для достижения моей ключевой цели? (ДА – важно; НЕТ – неважно)
• Невыполнение задачи влечет за собой тяжелые последствия? (ДА – важно; НЕТ – неважно)
• Потеряет ли актуальность задача, если ее не выполнить сейчас? (ДА – срочно; НЕТ – несрочно)

Стратегия работы с задачами

Квадрант №1

В идеале старайтесь чтобы этот квадрант оставался пустым. Сюда должны попадать только самые неотложные дела. Такие как поход к врачу, работа над срочным проектом и тп. Если ваши задачи часто попадают в квадрант №1, значит в вашем распорядке дел существенные проблемы. Вписывайте сюда только те дела, которые оказывают сильное влияние на вас и не терпят отложений.

Квадрант №2

Здесь находятся наиболее важные и перспективные дела. Во второй квадрант должны попадать задачи, которые непосредственно связаны с вашей основной деятельностью. Эти задачи не являются срочными, но они имеют большое влияние на вашу жизнь. Такие задачи как: учеба, разработка личного проекта, текущие дела связанные с основной деятельность, занятия спортом. Однако помните, если запустить выполнение этих задач, они могут перетечь в квадрант №1 и стать срочными. Старайтесь уделять максимум внимания задачам из второго квадранта.

Квадрант №3

В третий квадрант попадают дела, которые носят срочный характер, но совершенно не имеют смысла для вас. По сути это отвлекающие задачи. К таким могут относится: телефонные звонки, навязанные встречи, внезапные домашние хлопоты и тд. По возможности старайтесь делегировать эти задачи. Если это не удается, просто не выполняйте их. Помните, что задачи квадранта №3 не приближают вас к выполнению основных целей и задач. При планирование очень важно не перепутать задачи третьего квадранта с квадрантом №1.

Квадрант №4

Именно сюда попадают всё, что “пожирает” время. Выполнение этих дел, не приносит никакой пользы. Сюда можно отнести: бессмысленные переписки и телефонные разговоры, просмотр телевизора и социальных сетей, игры и все элементы прокрастинации. Старайтесь отказываться от этих задач. Если же это невозможно, то приступайте к ним только после выполнения всех задач из квадрантов №2 и №3.

Использование матрицы Эйзенхауэра

Сделайте таблицу с тремя столбцами: дело, важность, срочность. Начинайте заполнять ее повседневными задачами. Где дело- это сама задача. Количество строк произвольно, зависит от количества ваших дел. Затем расставьте приоритет, в форме оценок важности и срочности. Где 0 наименьшая оценка, 10 наибольшая оценка важности и срочности дела.

Пример распределения задач

После этого распределите задачи по матрице. Важные/срочные задачи с оценками: 10-6, неважные/несрочные: 5-1. Таким образом получится следующая матрица:

Пример матрицы Эйзенхауэра

Таким образом можно распределять задачи по степени важности и срочности. Матрица Эйзенхауэра является одним из основным инструментом в тайм-менеджменте. Использование матрицы позволит сделать ваш рабочий процесс более продуктивным. Так же рекомендуем ознакомиться с методиками планирования времени. Такими как “Метод помидора” и “Принцип Парето”

Поделиться ссылкой:

Похожее

Как не проехать свою жизнь впустую? Матрица Эйзенхауэра — инструмент управления временем

Статьи психологов

Обалдеть. Столько дел в голове. Мелких, назойливых. Перескакивающих со дня на день, как блохи — потому что они никогда не выполняются вовремя.

Но это же не главное. Нет. Главное — то, что за этим роем перекладываемых срочных неважных дел совершенно не остается времени на то, что вы действительно хотите сделать.

• Довести до ума английский? Было записано в планах на 2017-й.
• Подкачаться к лету? К какому лету, уже декабрь.
• Превратить заветную бизнес-идею в четкий план, найти инвесторов, стартовать — и взять наконец свою жизнь в свои руки? Позже, позже, сейчас квартальный отчет писать надо…

Надоело. Нет, не так. НА-ДО-Е-ЛО.

Но это не предрешено. Это решается. Просто нужно использовать правильные инструменты — и быть настойчивым.

Прочитаете за 5 минут

Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов

Матрица Эйзенхауэра. Простой квадрат, разделенный на четыре квадрата поменьше. По этим квадратам раскладываются все задачи, стоящие перед вами. И вы видите, как подходить к выполнению каждой.

Маленький спойлер: в классическом толковании квадрата Эйзенхауэра инструкция «делать» применяется к содержимому только одного из четырех маленьких квадратов. Это как так? То есть 75% дел — вообще не нужно делать?

Стоп, стоп. Давайте обо всем по порядку.

Как распределяются дела в матрице Эйзенхауэра?

Берем квадрат. И проводим через его центр две прямые — вертикальную и горизонтальную. Получается как бы крест.

• Горизонтальная линия делит квадрат пополам. Сверху, над ней — важные задачи. Снизу, под ней — неважные. Какие из ваших задач — важные, а какие — нет? Вам лучше знать. Каким человеком вы хотите быть? Представьте. А теперь разберитесь, какие из задач приближают вас к тому, чтобы стать таким — а какие только тратят ваше время. Вот, пожалуйста — важные и неважные задачи.
• Вертикальная линия тоже делит квадрат пополам. Слева от нее — срочные задачи. Снизу, под ней — несрочные.

Итого — четыре маленьких квадрата.

1. Важные и срочные дела.
2. Важные, но не срочные несрочные дела.
3. Не важные, но срочные дела.
4. Неважные и несрочные дела.

Окей. А теперь разбираемся, что с ними делать.

Как работать с делами из разных квадратов матрицы Эйзенхауэра?

Первый квадрат матрицы Эйзенхауэра.

Срочные и важные

То, что нужно сделать прямо сейчас. И при этом — важное. То, что приближает вас к вашим целям.

Что делать? Если в этом квадрате есть задачи — выполните их. Прямо сейчас. Если таких задач много и вы физически не успеваете выполнить все — рассмотрите возможность делегирования этих задач, передачи их кому-то другому.

Но цель правильного планирования по квадрату Эйзенхауэра — в том, чтобы не допускать появления задач в этом квадрате. Вообще. Как?

Сейчас разберемся. Откуда берутся задачи в этом квадрате? Только три варианта.

• Переходят из квадрата «важных, но не срочных». Подходит дедлайн по проекту. Времени было много, но вот оно вышло, а в работе еще конь не валялся. Отвлекались, отвлекались — и доотвлекались. Но. Если вы регулярно и своевременно раскидываете задачи по квадрату Эйзенхауэра и выполняете важное вовремя — таких случаев просто не будет.
• Переходят из квадрата «срочных, но не важных». Труба в ванной капала-капала в тазик, но до нее не доходили руки — и вот в один прекрасный день из нее начинает бить струей. Лужа выбирается в прихожую, в дверь колотят мокрые соседи снизу, кот в панике. Логика — похожая. Но здесь стоило не выполнять эту задачу, а делегировать ее. Опять же — если вы раскладывали задачи по квадратам вовремя и следовали этой раскладке, то такого просто не происходит.
• Падают «готовыми». Начальник с выпученными глазами вбегает в ваш кабинет, кричит «Срочно! Мы всё проморгали! Всё рушится!». Вы не сталкивались с этой задачей, пока она была важной, но не срочной. Не могли адекватно отработать ее заранее — потому что просто не знали о ней. Что тут скажешь? выполняем. Но на будущее говорим: «ребята, предупреждайте о важном вовремя». И тогда прилетающие вовремя задачи будут оказываться в других квадратах. И вы сможете обрабатывать их спокойно и адекватно.

Итак, запомнили.

Задачи первого квадрата: если они есть — делаем прямо сейчас, если нет — делаем всё, чтобы их не появлялось.

Второй квадрат матрицы Эйзенхауэра: важно, но не срочно

Именно эти дела мы чаще всего откладываем. Потому что срочные дела первого и третьего квадратов мельтешат перед глазами, призывая действовать — а неважные и несрочные дела четвертого квадрата манят легкодоступностью и расслабленностью.

Тем не менее именно эти дела, важные, но не срочные — самые главные. Именно им следует уделять как можно больше времени. Именно они приводят вас к тому будущему, в котором вы в действительности хотите жить.

Режьте «слонов» на «бифштексы» — то есть раскладывайте огромные задачи, к которым непонятно как подступиться, на выполнимые, финализируемые кусочки. Задачки, каждую из которых будет легко и приятно решить. И выбивайте такие кусочки по одному.

Именно в этой группе — ваш жизненный рост. Не пренебрегайте им.

Но чем же тогда пренебрегать?

О, сейчас мы разберемся, чем можно пренебрегать.

Третий квадрат матрицы Эйзенхауэра: не важно, но срочно

Задачи, которые вроде как требуют немедленного выполнения — но при этом реально не приближают вас к вашим целям. Причем здесь есть различия по словам «вроде как требуют».

Навязанная срочность

Ненужные, навязанные переговоры и деловые встречи. Бессмысленные письма. Дни рождения в общем-то безразличных вам людей. Это — именно «вроде как требуют». К сожалению, время нашей жизни лимитировано. Все это вроде как знают — но из этого нужно еще и сделать важный вывод.

За вашу жизнь отвечаете только вы. На что расходуется ваше время? Решать — вам. Не кому-то другому, а только вам. А значит — нужно учиться отказывать тем, кто пытается решать за вас. Мягко, спокойно, без обид. Уходить от «воров времени» с навязанной срочностью.

И даже если такие задачи сливаются на вас от руководства — в большинстве случаев можно корректно объяснить их низкую приоритетность. Как?

Будьте спокойны. Перечислите важные задачи, которые сейчас выполняете — и спросите, какие из них можно «подвинуть» ради выполнения этой. Вежливо. Не в смысле «вот сколько всего важного я делаю, а вы тут на меня ерунду какую-то взваливаете» — а в смысле «посоветуйте, в каком порядке мне лучше выполнять данные вами задачи».

В большинстве случаев при такой постановке вопроса неважные задачи будут сдвинуты в конец очереди. А задачи из конца очереди обычно не выполняются никогда — потому что в середину очереди постоянно влезают новые.

Итак — всё просто. Сливаем эти задачи. Они никуда вас не ведут. Они необязательны. Они занимают время, которое достойно лучшего употребления — на решение задач второго квадрата.

Реальная срочность

Но есть и другая подгруппа третьего квадрата.

Дела, которые действительно требуют выполнения. Пресловутая капающая труба требует починки. Да, она еще пока не устраивает вам потопа. Да, ее починка не приближает вас к вашим целям. Но ее придется чинить. Без вариантов.

И таких задач много. Их много в быту, они встречаются в работе (хотя в работе в третьем квадрате чаще оказываются дела с навязанной срочностью). Что с ними делать?

Два варианта выполнения срочных дел

1. Делегировать. Вы не чините трубу самостоятельно, а вызываете специалиста. Многие рекомендуют делегировать все задачи третьего квадрата. Да, хотелось бы. Но — к сожалению, в реальности вы вряд ли сможете делегировать вкручивание лампочки в коридоре. Ну кому его делегировать? Однако то, что можно делегировать — делегируйте.
2. «Есть по одной лягушке в день». Еще немножко тайм-менеджерского сленга вдогонку к «слонам и бифштексам». Лягушки — это такие вот неважные, но копящиеся и раздражающие задачи, которые всё равно однажды придется делать, но их накопилось уже столько, что даже повернуться в их сторону страшно. Средство — простое. Копируете весь список задач, оказавшихся в третьем квадрате и не поддающихся делегированию или сливанию, в отдельный файлик. Распечатываете. Вешаете на стенку. Каждый день выбиваете одну задачу из этого списка — и вычеркиваете ее. Такая мелочь, в сущности — но вы удивитесь, когда список закончится. А он закончится скоро.

Как видите, это получился самый разнообразный квадрат.

Срочные, но не важные задачи нужно:

• либо игнорировать — если срочность навязана;
• либо делегировать — если есть такая возможность;
• либо выбивать по одной, не позволяя накапливаться — но только не в ущерб основному делу, то есть выполнению задач второго квадрата.

Четвертый квадрат матрицы Эйзенхауэра: неважные и несрочные задачи

Хочется сказать простым русским словом, куда должны пойти такие задачи. Но нельзя. Да вы, впрочем, и так поняли, правда?

Это — чистые «воры времени».

• Прокрутка бесконечной ленты в соцсетях.
• Изучение новостей, не имеющих прямого отношения к вам и вашей деятельности.
• Пустая болтовня.
• Телевизор.

Всё это пытается проникнуть в вашу жизнь, прикидываясь отдыхом. Отдых же необходим, правда?

Так вот — эффективность такого отдыха ничтожна. Если сходите в бассейн, сходите на достойное кино, почитаете хорошую книгу — отдохнете намного полнее и улучшите свое тело или свои мозги.

И при этом всё это не будет тратить ваше время так безлимитно, как дела из четвертого квадрата, примеры которых приведены выше.

Дела из четвертого квадрата — посылаем вот туда, на то простое русское слово.

И всё? Какой итог.

И всё. Просто раскидывайте свои дела по квадрату Эйзенхауэра регулярно. Делайте выводы. И следуйте этим выводам. Не ограничивайтесь размышлениями на тему «надо бы».

И вы увидите результат. Вы увидите, как жизнь перестала проедаться — и начала житься.

Сообщество ПроМентал публикует советы коучей, бизнес-тренеров, психологов из личной практики. Наши специалисты подскажут вам как действовать правильно и эффективно. Подпишитесь на нас, чтобы читать лучшие статьи по саморазвитию.

Матрица Эйзенхауэра

Важные и срочные дела — строго говоря, этот квадрат всегда должен быть пустым. В идеале необходимо поддерживать его квадрат пустым, это один из факторов, обеспечивающих рост Вашего профессионализма и уровень самоорганизации.

Примеры дел:

• — выполнение задачи по проекту, срок сдачи которой вот-вот наступит;
• — внеплановый поход к дантисту, травматологу или другому специалисту;
• — срочный телефонный звонок клиенту или контрагенту.

Важные, но несрочные дела — это именно то важное, что в будущем станет срочным. Очень рекомендуем уделять особое внимание именно этим задачам. Здесь всегда будут находиться все самые перспективные, самые потенциально доходные задачи, которые принесут наибольший эффект в будущем.

Примеры дел:

• текущая (плановая) работа по вашим проектам;
• планирование новых проектов;
• оценка полученных результатов по проектам;
• посещение спортивного зала для поддержания физической формы.

Дела неважные, но срочные:

Это именно те дела, которые занимают большую часть Вашего рабочего времени. Разумеется, их тоже необходимо делать, когда это задания от руководителя. И делать необходимо качественно. Но рекомендую бороться с ними, с их количеством, минимизировать время, затрачиваемое на такие задачи. Это именно те задачи, на которые тратится время Вашей жизни, при этом Вы не становитесь ни лучше, ни богаче, только стареете каждый день.

Неважные и несрочные дела

 Здесь находятся все пожиратели времени. Часто в этой группе дел вообще нет рабочих заданий. Вы открываете ЖЖ или новости вконтакте, когда устаете. Но так можно потратить часы, потому что отдыха не происходит при подобной трате времени. Лучше дойдите до кулера, сходите за водичкой в магазин, подойдите к спортплощадке и сделайте пару упражнений.

Эта статья посвящена такому известному инструменту тайм-менеджмента как матрица Эйзенхауэра. Идея этой матрицы принадлежит 34-му президенту США Эйзенхауэру. Президент был крайне занятым человеком, поэтому он постоянно работал над совершенствованием своего расписания и упорядочиванием накопившиеся дел. И это ему удавалось!

Главная идея матрицы Эйзенхауэра заключается в том, чтобы научиться отличать срочные дела от важных, а также отбросить занятия, выполнение которых не приносит в последствие никакой пользы.

Справка. Дуайт Дэвид Эйзенхауэр родился в Америке в штате Техас в 1890 году. В 1944 году был назначен генералом американской армии. С 1953 по 1961?гг. занимал пост президента США. Нередко встречается в американской литературе под прозвищем «Айк» («Ike»). Прожил 79 лет.

 

Введение и 3-минутное видеоурок

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Матрица Эйзенхауэра, также называемая матрицей срочно-важных, помогает вам принимать решения и расставлять приоритеты по задачам по срочности и важности, сортируя менее срочные и важные задачи, которые вы должны либо делегировать, либо не выполнять вовсе.

Наш бесплатный видеоурок на YouTube продолжительностью менее 3 минут «Понимание матрицы Эйзенхауэра»

Откуда взялось название?

Дуайт Д.Эйзенхауэр был 34-м президентом Соединенных Штатов с 1953 по 1961 год. Прежде чем стать президентом, он служил генералом в армии Соединенных Штатов и Верховным главнокомандующим союзных войск во время Второй мировой войны. Позже он также стал первым верховным главнокомандующим НАТО.
Дуайту приходилось постоянно принимать трудные решения о том, на каких из многих задач он должен сосредоточиться каждый день. Это, наконец, привело его к изобретению всемирно известного принципа Эйзенхауэра, который сегодня помогает нам расставлять приоритеты по срочности и важности.

Как использовать матрицу Эйзенхауэра?

Приоритезация задач по срочности и важности приводит к 4 квадрантам с разными стратегиями работы:

➀ Сделай первый Сначала сосредоточьте на важных задачах , которые нужно выполнить в тот же день.	➁ График Важное, но не очень важное дело надо запланировать.
➂ Делегат Что срочно, , но менее важно, передать другим.	➃ Не делайте Ни срочности, ни важности , вообще не делайте.

Мы называем первый квадрант Сделайте первый квадрант , так как его задачи важны для вашей жизни и карьеры и должны быть выполнены сегодня или самое позднее завтра. Вы можете использовать таймер, чтобы помочь вам сконцентрироваться, пытаясь сделать как можно больше.
Примером такого типа задач может быть просмотр важного для вашего руководителя документа.
Второй квадрант мы называем График . Его задачи важны, но менее актуальны. Здесь вы должны перечислить задачи, которые нужно добавить в свой календарь.
Примером этого может быть давно запланированный перезапуск занятий в тренажерном зале.
Профессиональные тайм-менеджеры оставляют меньше вещей незапланированными и поэтому стараются управлять большей частью своей работы во втором квадранте, снижая стресс, прекращая срочные и важные дела до разумного срока в ближайшем будущем, когда появляется новая задача.
Третий квадрант предназначен для тех задач, которые вы могли бы передать , поскольку они менее важны для вас, чем другие, но все же довольно срочны. Вам следует отслеживать делегированные задачи по электронной почте, телефону или во время встречи, чтобы позже проверять их прогресс.
Примером делегированной задачи может быть кто-то, кто звонит вам, чтобы попросить срочную услугу или попросить вас выйти на собрание. Вы можете делегировать эту ответственность, предложив более подходящего человека для работы или предоставив звонящему необходимую информацию, чтобы он сам разобрался с этим вопросом.
Четвертый и последний квадрант называется Не делайте , потому что он помогает вам разобраться в вещах, которые вам совсем не следует делать.
Выявляйте и прекращайте вредные привычки, такие как беспричинный серфинг в Интернете или слишком долгие игры. Это дает вам оправдание, когда вы не можете справиться с важными задачами в 1-м и 2-м квадрантах.

5 советов по управлению временем при работе с матрицей Эйзенхауэра

Рекомендуется
к прочтению

7 навыков
высокоэффективных людей
Стивен Кови

1. Внесение дел в список освобождает ваш разум.Но всегда задавайтесь вопросом, что стоит сделать в первую очередь.
2. Попробуйте ограничиться не более чем восемью задачами на квадрант. Прежде чем добавить еще один, завершите сначала самое важное. Помните: речь идет не о сборе, а о завершении заданий.
3. Вы всегда должны вести только один список как для деловых, так и для личных задач. Таким образом, вы никогда не сможете жаловаться на то, что ничего не сделали для своей семьи или для себя в конце дня.
4. Не позволяйте себе и другим отвлекать вас.Не позволяйте другим определять ваш приоритет. Планируйте утро, а затем работайте над своим делом. И, в конце концов, наслаждайтесь ощущением завершения.
5. Наконец, постарайтесь не откладывать на потом. Даже не переусердствуя со своими делами.

Дополнительные советы см. В нашем всеобъемлющем введении в управление временем.

Чего вы ждете?

Присоединяйтесь ко многим другим и попробуйте наши приложения или бесплатный холст «Матрица Эйзенхауэра»!

Что такое матрица Эйзенхауэра? Как использовать это, чтобы быть более продуктивным?

Стефани усердно выполняет свои профессиональные обязанности.В течение дня она старается сделать то, что от нее ожидает, а зачастую и больше. Просидеть допоздна на работе, ночевать всю ночь, пренебрегать личными обязательствами ради профессиональных обязательств — слишком частый опыт для нее.

И все важные семейные обязательства, которые она пропустила, — это совсем другая история. Но все это теперь сказывается на ее здоровье (как психическом, так и физическом) и ее производительности.

Итак, чего именно не хватает в ее жизни? Как вы уже догадались — Матрица Эйзенхауэра.

Часто вы можете этого не осознавать, но единственное, что вам нужно в вашей жизни, — это немного организации и расстановки приоритетов в том, что необходимо сделать для выполнения частично совпадающих обязательств.

С учетом сказанного, вы, вероятно, думаете, что это не так уж и сложно. Вы правы и неправы одновременно. Неправильно в том смысле, что, если вы думаете, что составление случайного списка дел творит чудеса для вас, это сработает, но не слишком умопомрачительно.

И вы правы, приложив немного больше усилий и используя матрицу Эйзенхауэра, ваша жизнь станет намного лучше.

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Матрица Эйзенхауэра — это метод определения приоритетов ваших задач на основе их срочности. Это помогает определить, какие действия важны, а какие совсем не заслуживают вашего внимания. Детище знаменитой матрицы Эйзенхауэра — это Дуайт Д.Эйзенхауэр.

Одна из его известных цитат гласит: «Большинство срочных вещей не важны, а большинство важных вещей не являются срочными».

Эта цитата также закладывает основу для управления личным временем Дуайта.

Переходя к матрице, матрица в основном разделяет ваши задачи на 4 квадранта в соответствии с тем, что вам нужно делать в определенное время в течение дня.

Эти 4 квадранта:

1. До
2. Решить
3. Делегат
4. Устранить

1.Do

Первый квадрант матрицы Эйзенхауэра, До, состоит из ваших самых важных задач. Действия, которые необходимо выполнить срочно. В эту категорию обычно попадают задачи, срок выполнения которых приближается, или задачи, которые нельзя отложить.

Чтобы поместить задачи в эту категорию, вам необходимо сначала тщательно проанализировать свои приоритеты, а затем решить, соответствует ли это критериям «Сделай это сейчас». Если задачу нужно выполнить в течение дня или не дольше, чем на следующий день, это срочное задание.Сделай это сейчас!

Еще один способ поместить это в контекст — вспомнить знаменитый принцип Марка Твена «Ешьте лягушку в первую очередь», означающий, что вы должны выполнять свои самые срочные дела в течение дня первым делом с утра.

Давайте рассмотрим конкретный рабочий пример, чтобы упростить вам задачу. В конце каждой недели на вас возлагается обязанность предоставлять исчерпывающий отчет своему руководителю. Теперь твои выходные в пятницу. Уже утро четверга, а вы еще не подготовили отчет.Относится ли это к срочным задачам? Абсолютно!

2. Решить

2 ^-й квадрант Матрицы Эйзенхауэра — Решающий. Он состоит из важных, но не обязательно срочных задач. Это может включать в себя ряд обязанностей, начиная от профессиональных писем, последующих действий и заканчивая более личными встречами и обязательствами.

Задачи в этом квадранте нужно запланировать на другое время. Как правило, эти задачи соответствуют вашим долгосрочным целям и способствуют вашему росту.Обычным повседневным примером могут быть упражнения. Вы знаете, что это очень важно для хорошего здоровья, но вы не можете уделять этому время. Итак, вам нужно выбрать время, когда вы будете готовы нанести удар.

Планируйте задачи таким образом, чтобы они не переходили в категорию «срочно». Убедитесь, что у вас есть достаточно времени, чтобы выполнить их, пока они все еще вписываются в это подразделение.

Также прочтите: Как написать OKR компании для эффективной постановки целей?

3.Делегат

3 ^rd квадрант Матрицы Эйзенхауэра — Делегат. К этой категории относятся не важные, но срочные задачи. Хотя это звучит нелогично, потому что, естественно, вашим первым инстинктом будет то, что не срочные задачи тоже важны? Не обязательно!

Эти действия обычно создают иллюзию того, что вы важны, хотя на самом деле они не очень способствуют вашей продуктивности.Вам нужно решить, нужно ли вам перенести это мероприятие или кто-то другой может сделать это за вас.

Некоторые из примеров могут включать планирование собеседований, ответы на определенные электронные письма или собрания команды, которые может проводить кто-то другой, пока вы заняты выполнением действий в квадранте 1.

4. Исключить

Последняя категория матрицы Эйзенхауэра — исключение. Они состоят из задач, которые по сути убивают вашу продуктивность.Они совершенно не способствуют достижению ваших целей. Определите эти действия и устраните их, чтобы повысить вашу производительность.

Распространенными примерами таких действий являются бездумный серфинг в социальных сетях, постоянная проверка телефона на наличие звонков или сообщений, игра в видеоигры или обычные действия, которые вы используете для откладывания на потом.

См. Также:

15 лучших оценок продуктивности от экспертов по продуктивности

Как использовать матрицу Эйзенхауэра для управления временем

Если к настоящему моменту вам интересно, как с помощью этой матрицы ваша жизнь станет волшебным образом организована, это не так просто! Но приложив немного усилий, вы сможете встать на правильный путь.

Прежде всего, вам нужно классифицировать ваши срочные и важные дела. Для этого вам необходимо правильно расставить приоритеты и определить уровни срочности.

Ваши срочные задачи обычно связаны с ограничениями по времени. На этих занятиях написано «сделай это сейчас», и они требуют от вас предельного внимания.

С другой стороны, ваши важные задачи обычно являются долгосрочными и скорее целенаправленными.Как правило, они не дают немедленных результатов и больше ориентированы на принятие более эффективных долгосрочных решений.

После того, как вы классифицировали свои срочные и важные задачи, вам нужно сделать следующие несколько действий, чтобы полностью использовать потенциал матрицы Эйзенхауэра для управления временем:

1. Дайте цветовые коды квадрантам

Назначьте цветовые коды своим квадрантам, чтобы быстро понять серьезность ситуации.Распределяя цвета, вы можете быстро понять, что нужно делать дальше. Эти цветовые коды также помогают расставить приоритеты в задачах для принятия обоснованных решений.

Например; Квадрант do может быть окрашен в красный цвет для обозначения срочности задач.

2. Классифицируйте свои профессиональные и личные дела

Чтобы избежать дублирования обязательств, составляйте отдельные матрицы для своих профессиональных и личных задач.Это поможет вам понять, что ждет впереди, и сильно повлияет на то, как вы распоряжаетесь своим временем. Уловка здесь может заключаться в том, чтобы выделить определенные часы дня для обоих видов обязательств и посмотреть, как это сработает для вас.

3. Ограничьте количество элементов в квадранте

Добавление слишком большого количества элементов в квадрант чрезмерно усложнит ситуацию, и цель использования матрицы Эйзенхауэра для управления временем будет потеряна. Чтобы оптимизировать его, ограничьте количество действий 7 или 8.Так вы не будете перегружены тем, что вам нужно делать.

См. Также:

25 лучших книг по продуктивности для раскрытия всего самого лучшего

Давайте признаем тот факт, что если вы не выбираете профессиональные инструменты для управления временем, вы многое теряете. Чтобы эта матрица работала как волшебная палочка, вам понадобится инструмент управления проектами. На данном этапе позвольте познакомить вас с nTask.

Используйте nTask, чтобы эффективно управлять своим временем, не опасаясь откладывания на потом. Следующие функции инструмента помогут вам значительно повысить производительность и исключить потери времени:

• Контрольные списки: начните с перечисления ваших дел в форме контрольного списка. Это создаст основу для определения ваших профессиональных и личных задач и поможет вам определить, над чем вы должны работать в следующем

• Категория: После того, как вы закончите составлять контрольный список и создавать соответствующие задачи, вы можете связать отдельные категории, чтобы прояснить ситуацию для себя или своей команды.Категории полностью настраиваемы и могут использоваться любым способом, которым захочет пользователь.

• Уровень приоритета: наконец, назначьте уровни приоритета вашим задачам в соответствии с их срочностью. Эти уровни приоритета облегчат выбор подходящего квадранта матрицы, в которую вписываются ваши задачи, и того, каким должен быть ваш следующий курс действий

• Расписания: для анализа времени, которое вы или ваша команда тратите на задачи с высоким или низким приоритетом, вы можете легко регистрировать часы в расписаниях, а затем оценивать их, чтобы решить, где вам нужны улучшения

Диаграммы Ганта в nTask Vs.Матрица Эйзенхауэра

Поскольку мы уже повторили некоторые переменные матрицы Эйзенхауэра, пришло время взглянуть на вещи на более глубоком уровне.

Вспомните следующие квадранты матрицы Эйзенхауэра, т. Е.

• До
• Решить
• Делегат
• Устранить

В большинстве случаев некоторые задачи носят срочный характер. С этой целью на начальных этапах проекта может не быть срочности, но это может произойти в любое время.Представьте, что вы отступаете к крайнему сроку из-за невозможности доставки или дополнительных запросов от клиента.

В этом случае рабочий процесс Матрицы Эйзенхауэра проходит фазу метаморфозы. Это происходит потому, что вы делаете что-то по-другому из-за требований к проекту в последнюю минуту или в среднесрочной перспективе от имени любого, кто меняет еду.

В таких случаях помните, что квадранты матрицы Эйзенхауэра остаются прежними. Единственное, что меняется, — это зависимости задач и множество других тонкостей.

Говоря о зависимостях задач, мы добавили в nTask интерактивный пользовательский интерфейс с диаграммой Ганта. Это мощная встроенная функция, с помощью которой вы можете увидеть эти зависимости в режиме просмотра сетки. Вы можете связать любое количество задач с другими, если одна задача зависит от чего-то другого.

Иногда эти зависимости становятся частью проекта из-за характера вех. Например, от разработчиков может потребоваться реализовать функцию, но они не смогут продолжить, если у них нет дизайна / фреймворка.В таких сценариях жизненно важную роль играют зависимости.

Дальше, устранение проблем в nTask чрезвычайно удобно. Поскольку «исключение» является частью квадрантов матрицы Эйзенхауэра, вы можете смягчить проблемы, выявляя их и передавая их уполномоченному в вашей команде.

Звучит сложно, правда?

Что ж, когда вы сталкиваетесь с любым количеством проблем, вы можете поднимать красные флажки и создавать проблемы.После этого все, что вам нужно сделать, это назначить кого-нибудь для решения этой «проблемы», чтобы проблему можно было исправить вовремя.

Это лучший способ обеспечить бесперебойный рабочий процесс, пока определенные люди работают над «устранением» проблемы в фоновом режиме.

Управление рабочим процессом на основе матрицы Эйзенхауэра было лишь частью уравнения. В течение жизненного цикла проекта в игру вступает множество других элементов. Вам необходимо учитывать непредвиденные обстоятельства, такие как отпуск, больничные и другие бедствия, которые члены команды время от времени подвергают менеджерам проектов!

Итак, чего вы ждете? Используйте матрицу Эйзенхауэра сейчас и увеличьте свою продуктивность прямо сейчас.Сообщите нам, как это работает для вас.

Как преодолеть промедление с помощью матрицы Эйзенхауэра

Вы когда-нибудь смотрели на свой список дел и не знали, с чего начать? Помимо ваших основных проектов, у вас есть встречи, которые нужно посетить, бесконечный поток писем, на которые нужно ответить, и расписание, которым нужно жонглировать (и это даже не касается вашей личной жизни!).

Из-за того, что все эти задачи конкурируют за ваше внимание, может казаться почти невозможным что-либо сделать.И чем длиннее растет ваш список дел, тем труднее его даже начать. Паралич задач и откладывание на потом — знакомые звери. Но как их преодолеть?

Ответ может лежать в прошлом.

Дуайт Д. Эйзенхауэр был 34-м президентом Соединенных Штатов, генералом Второй мировой войны и мастером тайм-менеджмента. Выиграть войну и управлять страной — нелегкие задачи. Поэтому Эйзенхауэр разработал эффективный способ расставить приоритеты в своем списке дел, чтобы сосредоточиться на самом важном.

Введите: матрица Эйзенхауэра.

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Матрица Эйзенхауэра (также известная как «матрица срочного и важного») — это простой инструмент для принятия решений, который помогает вам расставить приоритеты в списке дел на основе срочности и важности.

Матрица разделена на четыре части или квадранта:

Квадрант 1: Важно и срочно
Квадрант 2: Важно, но не срочно
Квадрант 3: Срочно, но не важно
Квадрант 4: Не важно , не срочно

Идея состоит в том, чтобы составить список всех задач, которые вам необходимо выполнить, и отсортировать их по соответствующему квадранту.

Важные и срочные действия

«То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко важно».

—Дуайт Д. Эйзенхауэр

В основе сетки Эйзенхауэра лежит понимание разницы между «срочными» и «важными» задачами.

Важно: Важные задачи соответствуют вашим ценностям и помогают в достижении ваших целей. Они часто ориентированы на долгосрочную перспективу и могут не дать немедленных результатов. Это позволяет легко пренебречь ими в краткосрочной перспективе для более срочных действий.

Срочно: Срочные задачи зависят от времени и требуют немедленного внимания. Иногда мы откладываем важные дела на достаточно долгое время, чтобы они становились неотложными, вызывая стресс и беспокойство, поскольку мы спешили завершить их вовремя.

Одна из серьезных ловушек производительности, в которую мы попадаем, — это слишком много внимания уделять неотложным задачам и пренебрегать важными. Этот рабочий цикл вводит вас в реакционный режим, когда вы постоянно тушите пожары и реагируете на «следующую срочную вещь».»

Различая срочное и действительно важное, вы можете начать работать заранее.

Использование матрицы Эйзенхауэра для принятия решений

Итак, как именно это работает?

Каждый квадрант соответствует разному уровню приоритета. Определив, какие задачи или действия являются важными, срочными или их сочетание, вы сможете решить, как с ними справиться.

Квадрант 1: Сделайте первое

Первый квадрант — это ваш «важный и срочный» список дел.Это задачи, которые имеют одновременно высокую важность и срочность. Сосредоточьтесь в первую очередь на выполнении этих задач.

Совет для профессионалов: Есть два типа задач, которые попадают в этот первый квадрант: задачи, которые вы не могли предвидеть, и задачи, которые вы откладывали. Создавая список, подумайте, какие задачи вы оставили на последнюю минуту, и составьте план, как вы можете не откладывать их на потом.

Один из способов уменьшить стресс в будущем — выделить в своем расписании дополнительное время, чтобы учесть непредвиденные задачи и создать буфер для любой отложенной работы.

Квадрант 2: Решите, когда

Второй квадрант охватывает важные, но не срочные задачи. Другими словами, вы должны когда-нибудь их выполнить, но для них нет строгих или немедленных сроков.

Эти задачи помогут вам достичь ваших целей и выполнить важную работу, но, поскольку они несрочные, ими часто пренебрегают.

Чтобы избежать откладывания на потом, решите, когда вы будете выполнять каждую задачу. Установите четкие сроки и включите эти действия в свой график.(Просто убедитесь, что у вас достаточно времени, чтобы довести их до высокого уровня с буфером для любых неожиданных требований.)

Квадрант 3: делегат

Квадрант 3 — это то место, где многие люди застревают. Это список «срочно, но не важно».

Как правило, это задачи, которые мешают вам работать над достижением ваших целей (или заставляют вас сосредоточиться на достижении целей других). Задачи в этом секторе часто исходят от других людей. Например, ваш коллега может попросить вас просмотреть для него отчет, который должен быть сдан через несколько часов.

Постарайтесь свести к минимуму то, над чем вы работаете, из этого списка. По возможности вежливо откажитесь от этих задач или делегируйте их. Что касается всего остального, подумайте о том, чтобы выделить в своем расписании регулярный период, чтобы решать проблемы других людей.

Квадрант 4: сделайте это позже или устраните

Квадрант 4 охватывает элементы с самым низким приоритетом. Это «не важные и не срочные» задачи.

В конечном счете, все, что осталось в этом списке, — это просто отвлечение, поэтому лучший способ справиться с этими задачами — полностью исключить их из своих приоритетов или отодвинуть их, чтобы закончить позже (в идеале, когда у вас нет более важных элементов. делать).

Лучшие практики управления своим временем

Прелесть матрицы решений Эйзенхауэра в том, что ее легко использовать и применять. Однако есть несколько передовых методов, которые вы можете использовать, чтобы извлечь из этого максимальную пользу.

1. Цветовое кодирование вашей матрицы

Цветовое кодирование каждого квадранта по уровню приоритета может помочь вам быстро определить, что будет следующим в вашем списке с первого взгляда. Вы можете настроить свою матрицу, выбрав индивидуальные цвета, или использовать простой метод светофора:

Красный: Срочные и важные задачи (Выполнять немедленно)
Желтый: Важно, не срочно (Определить, когда)
Зеленый: Срочно, не важно (делегат)

Необязательно: Заполните квадрант 4 серым (или другим приглушенным цветом), чтобы определить, какие задачи следует игнорировать.

2. Ограничьте каждый квадрант до 10 элементов максимум

Слишком большое количество задач в вашем списке может перегрузить вас и затруднить выполнение работы вовремя. Чтобы предотвратить паралич задачи и обеспечить соблюдение графика, ограничьте каждый квадрант не более чем 10 элементами. Хорошее практическое правило — сосредоточиться на 5-7 задачах в каждой категории.

3. Составьте отдельные списки дел для личных и профессиональных задач

Кто сказал, что у вас не может быть двух матриц Эйзенхауэра? Если ваш общий список дел составляет милю (или вам нравится разделять приоритеты), подумайте о разделении личных и профессиональных списков дел.Сделайте одну матрицу для своей работы и одну для личной жизни.

Создание нескольких визуальных элементов поможет вам проанализировать, как вы тратите свое время, и убедиться, что ничто не упадет.

4. Исключите, а затем оптимизируйте

Будет проще оптимизировать свое время, если у вас меньше вещей, которыми нужно манипулировать. Создавая списки дел, сосредоточьтесь на сокращении жира. Ищите задачи, которые вы можете делегировать или полностью исключить. Этот шаг упростит выполнение всего остального в вашем списке.

Преодоление промедления с помощью Lucidchart

Управление временем никогда не бывает легким. Но с помощью матрицы Эйзенхауэра вы можете повысить свою продуктивность, сосредоточившись на самых важных вещах.

Lucidchart может помочь.

Lucidchart — это интеллектуальное приложение для построения диаграмм, которое позволяет с легкостью создавать собственные диаграммы. Используйте их готовые диаграммы приоритетов, чтобы создать свою следующую сетку Эйзенхауэра. Оптимизированные параметры совместного использования позволяют сообщать о своих приоритетах членам вашей команды одним нажатием кнопки.Начните прямо сейчас, зарегистрировав учетную запись.

Ознакомьтесь с нашими советами о том, как с помощью Lucidchart лучше управлять своим временем (и временем вашей команды).

Проверьте это

Матрица приоритетов Эйзенхауэра

Очень немногие структуры принятия решений могут быть такими же простыми и мощными, как матрица Эйзенхауэра. Дуайт Эйзенхауэр был 34-м президентом Соединенных Штатов и прожил невероятно продуктивную жизнь. Среди многих достижений он служил Верховным главнокомандующим союзными силами в Европе во время Второй мировой войны, запускал такие программы, как DARPA и NASA, а также нашел время, чтобы служить президентом Колумбийского университета.

Как он все это сделал?

У

Эйзенхауэра была простая, но умная система производительности, которую часто называют матрицей Эйзенхауэра. Это метод принятия решений, основанный на важности и срочности того, что находится в вашем списке дел.

Используйте матрицу Эйзенхауэра, чтобы избавиться от трудоемких задач

Важные задачи имеют результат, который приближает вас к достижению ваших целей, будь то профессиональные или личные. Срочные задачи требуют немедленного внимания, потому что их невыполнение неизбежно.

Зная, какие задачи являются важными, а какие срочными, вы можете преодолеть иллюзию продуктивности, вызванную нашей естественной склонностью сосредотачиваться на неважных и неотложных делах. Это поможет вам освободить достаточно времени, чтобы заняться тем, что действительно важно для достижения ваших целей.

Во-первых, составьте список всего, что вы хотите сделать. Затем классифицируйте их по следующим критериям.

1. Срочно и важно
2. Важно, но не срочно
3. Срочно, но не важно
4. Ни срочно, ни важно

Срочные и важные дела вы сделаете сейчас.Важные, но не срочные, можно запланировать на потом. Срочные, но не важные дела следует делегировать кому-то другому. Наконец, если задача не является ни срочной, ни важной, ее следует удалить из вашего списка.

Что мне нравится в матрице Эйзенхауэра, так это то, что она заставляет вас сделать шаг назад и спросить: «Действительно ли мне нужно это делать?» Фреймворки продуктивности легко использовать, чтобы выполнять работу, не подвергая сомнению актуальность самой задачи.Но благодаря матрице Эйзенхауэра вы можете выработать привычку спрашивать себя, приблизит ли вас конкретное занятие к вашим целям.

Знание того, что важно и чувствительно ко времени, также является отличным способом победить прокрастинацию. Наличие здорового чувства срочности может повысить нашу продуктивность, не чувствуя себя изнуренным всеми бессмысленными задачами, которые, как нам кажется, необходимо выполнить.

Вы можете использовать матрицу Эйзенхауэра ежедневно, еженедельно или даже ежемесячно. Он хорошо работает для микро- и макро-целей.Идея состоит в том, чтобы иметь представление о том, что необходимо сделать, и избавиться от всего, что не соответствует вашим долгосрочным целям.

Матричный шаблон Эйзенхауэра и пример для команд

О шаблоне матрицы Эйзенхауэра

Мы все были там: вы садитесь, чтобы начать свой день, и вы настолько перегружены задачами, которые вам нужно выполнить, что вы не можете знаю, с чего начать. Накапливаются электронные письма, у вас есть дела … Как вы справляетесь с этим хаосом? Знакомьтесь, матрица Эйзенхауэра, система принятия решений, разработанная бывшим президентом США Дуайтом Д.Эйзенхауэр.

Продолжайте читать, чтобы узнать больше о матрице Эйзенхауэра.

Что такое матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра помогает вам расставлять приоритеты задач в зависимости от их срочности и важности. Вместо того, чтобы пытаться понять, в каком порядке вы должны выполнять свои задачи; решить, какие из них являются срочными, какие можно делегировать, а какие — необязательными.

Как следует из названия, матрица Эйзенхауэра основана на принципах, разработанных президентом Дуайтом Д.Эйзенхауэр. Известно, что Эйзенхауэр расставлял приоритеты на основе срочности и важности. Это простое, но действенное практическое правило было позже систематизировано в матрицу.

Когда использовать матрицу Эйзенхауэра

Начиная свой день, вам может быть полезно построить две матрицы Эйзенхауэра, одну для личных задач и одну для профессиональных задач. Ограничьте себя не более чем восемью задачами на квадрант, и, прежде чем добавлять еще одно, подумайте, следует ли вам сначала выполнить начальные.

Обновляйте матрицы в течение дня. Но будьте осторожны, чтобы не тратить на них слишком много времени. Каждый виноват в том, что откладывает составление списков дел! Выделите для своей матрицы определенное количество времени, может быть, пять или десять минут утром и еще пять или десять минут в обед, чтобы не задумываться над этим.

Создайте свою собственную матрицу Эйзенхауэра

Создать собственную матрицу Эйзенхауэра легко. Инструмент Miro whiteboard — идеальный холст для создания и публикации.Начните с выбора шаблона матрицы Эйзенхауэра, а затем сделайте следующие шаги, чтобы создать свой собственный.

1. Заполните первый квадрант Do.

2. Задачи в верхнем левом квадранте — самые важные. Их нужно сделать сегодня. Например, ответьте на срочное электронное письмо от начальника или запишитесь на прием к врачу.

3. Заполните квадрант «Расписание».

4. Задачи в правом верхнем квадранте важные, но не неотложные.Это вещи, которые вы можете запланировать на будущее и которые вам нужно включить в свой календарь. В эту категорию можно пообщаться с другом или встретиться с коллегой по несрочной теме. Основная часть ваших задач должна попадать в этот квадрант.

5. Заполните квадрант делегата.

6. Нижний левый квадрант предназначен для задач, которые не так важны, как срочные задачи, но все же должны быть выполнены быстро. Обязательно следите за делегированными задачами, чтобы убедиться, что они выполняются должным образом.Например, если кто-то вызывает вас на собрание, вы можете делегировать задачу, попросив товарища по команде принять участие в собрании.

7. Заполните квадрант «Не делайте».

8. Нижний правый квадрант предназначен для задач, которые вам совсем не нужны. Подумайте о задачах, которые позволяют вам откладывать дела на потом и мешают выполнить работу. Такие вещи, как прокрутка социальных сетей, могут попасть в эту категорию.

9. Пересматривайте свою матрицу в течение дня.

10. Выполните итерацию по матрице по мере необходимости. Ваши приоритеты могут измениться в течение дня; так что не стесняйтесь использовать шаблон для быстрого добавления, перемещения или изменения задач по мере развития вашего расписания.

Матрица Эйзенхауэра: повышение эффективности за счет приоритезации задач

Неужели слишком много задач нужно выполнить за короткий промежуток времени? Даже не знаете, с чего начать, как все это организовать или что сделать в первую очередь? Вы обнаружите, что работаете за чистым столом, но с загроможденным умом? Вы определенно не одиноки.

Мы живем в обществе, перегруженном информацией, в котором люди, информация и задачи соревнуются за наше внимание, что чрезвычайно затрудняет устранение отвлекающих факторов и шума из повседневной рутины.

Приоритет — это ключ. Ответ на вопрос «делать больше, лучше» заключается в том, как мы планируем свое время.

Решения для управления временем являются эффективными инструментами для измерения и стимулировать производительность труда. А поскольку мы не можем выделить больше времени, нам нужно научиться использовать его с большей пользой.Вместо того, чтобы сосредотачиваться на количестве задач, выполненных за день, начните расставлять приоритеты по тем, которые имеют значение.

Научитесь лучше управлять своим временем.

Существует бесчисленное множество методов и приемов управления временем и проектами, которые повышают вашу продуктивность и помогают выполнять свою работу более эффективно. Матрица Эйзенхауэра — это простой, но мощный инструмент. Матрица Эйзенхауэра — отличная матрица приоритезации задач, позволяющая лучше управлять своим временем. Даже если вы никогда не слышали об этом термине, вы, вероятно, использовали этот метод.

Само собой разумеется, что самые успешные люди — искусные менеджеры времени и проектов. Как ключевые навыки в любой отрасли, управление временем и задачами требует сосредоточенности, расстановки приоритетов и планирования для повышения производительности и достижения ваших целей.

Однако, если честно, оставаться организованным и соблюдать дедлайны не всегда так просто. Продолжайте читать, чтобы узнать, как матрица Эйзенхауэра может помочь вам в достижении цели…

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Матрица Эйзенхауэра (также известная как матрица срочности и важности, ящик Эйзенхауэра, метод Эйзенхауэра и матрица управления временем) — это метод принятия решений, который помогает вам сортировать задачи на основе критериев срочности и важности.

Несмотря на простую структуру, эта матрица приоритезации очень эффективна. Используйте его, чтобы избавиться от шума и тратить время на занятия в вашей жизни, помочь вам бороться с эффектом «простой срочности» (подробнее об этом позже) и увеличить пространство для мысленных ног, чтобы добиться прогресса в достижении ваших долгосрочных целей.

Этот метод особенно полезен для людей, которые:

• Просто бегают, справляясь с ежедневными кризисами
• Вы заняты, но чувствуете себя неэффективным и неэффективным
• Есть долгосрочные цели, но нет времени или энергии для их достижения
• Не можете делегировать задачи или сказать «нет»

Что делает Матрицу Эйзенхауэра такой примечательной при наличии множества стратегий и инструментов тайм-менеджмента? Он примечателен тем, что, несмотря на свою простоту, он пережил тенденции (часто переупаковывался и продавался как новый!) И продолжает приносить результаты.

Откуда появился термин?

Для тех из нас, кто более знаком с историей США, имя Эйзенхауэр, вероятно, будет звонком. Этот термин действительно происходит от 34-го президента США Дуайта Д. Эйзенхауэра. Прослужив пятизвездочный генерал в армии США, но более известный как Верховный главнокомандующий союзными войсками во время Второй мировой войны, Эйзенхауэр должен был постоянно принимать жесткие решения из-за характера своей работы и обязанностей.

«У меня два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным ». — Дуайт Д. Эйзенхауэр

Забавный факт: метод впервые стал популярным благодаря появлению в определяющей жанр книге самопомощи Семь навыков высокоэффективных людей . Автор, Стивен Кови, переработал принципы принятия решений Эйзенхауэра в шаблон для определения приоритетов задач, теперь известный как Матрица Эйзенхауэра.

Как это работает? Объяснение матрицы Эйзенхауэра…

Матрица Эйзенхауэра — чрезвычайно эффективный способ расставить приоритеты и управлять своим временем и задачами. Разделенный на четыре категории, метод принятия решений основан на двух простых критериях: срочность и важность.

Матрица систематизирована по четырем квадрантам, структурированным в соответствии с срочностью по оси x и по важности по оси y.В соответствии с уровнями приоритета и срочности пользователь распределяет свои задачи и действия по следующим категориям:

• Квадрант 1: Сделайте сначала — сделайте это сейчас
• Квадрант 2: Решите, когда — составьте график, установите крайний срок
• Квадрант 3: Делегировать — разделить рабочую нагрузку
• Квадрант 4: Удалить — удалить ненужные элементы

Почему все, что мы знаем о производительности, неверно: как отличить срочное от важного

Приступим к обучению!

Возможность разделить ежедневные и еженедельные задачи на эти четыре квадранта является сложной задачей и, возможно, фундаментальным и наиболее сложным навыком для использования этой матрицы приоритезации.

Согласно принципу Парето, 80% запланированных результатов могут быть достигнуты с помощью 20% общих усилий. Проблема: большинство людей часто тратят больше времени на разные виды деятельности, а не на задачи, которые принесут наилучшие результаты с наименьшими усилиями.

Это следствие «настоящего шока» — состояния, в котором мы теряем ощущение долгосрочного повествования и направления из-за того, что живем в непрерывном, всегда активном моменте «сейчас». Исследования показывают, что мы живем по схеме, получившей название «Эффект простой срочности», когда мы склонны отдавать приоритет задачам с крайними сроками над задачами без таковых, независимо от того, какое влияние они могут оказать в долгосрочной перспективе.

Следовательно, уместно уметь отличать срочные задачи и действия от важных. Срочные задачи — это вещи, требующие немедленного и внимательного реагирования, такие как крайний срок уплаты налогов, страхование здоровья или запланированная встреча родителей с учителем. По словам Бретта Маккея, основателя и главного редактора Art of Manliness: «Важные задачи — это то, что способствует нашей долгосрочной миссии, ценностям и целям». Решить, какие задачи вам следует или не следует выполнять, становится намного проще, когда вы уверены в том, что для вас важно.

Рори Ваден, автор и специалист по стратегии самодисциплины, объясняет, что большинство людей меняют свои списки дел на чрезвычайные ситуации. В Промедление с целью он описывает наиболее успешных людей как «умножителей времени», которые начинают свой день с вопроса: «Какие самые важные дела, которые я могу сделать сегодня, освободили бы больше времени завтра?»

Знай, чего хочешь. Знайте, зачем вам это нужно.

Итак, вместо того, чтобы продолжать утомительный и, вероятно, нездоровый цикл принятия решений, начните сегодня делать действительно более разумные и осознанные выборы.Прекратите суетиться без цели.

Популярный ютубер Джон Грин комментирует продуктивность: «Я бы сказал, что жизнь не в том, чтобы стать самой эффективной машиной для решения проблем и создания ценности, которой вы можете стать. Для меня продуктивность — это в основном вопрос осознания того, что время — это то, что у нас есть, и что совершенно необходимо распоряжаться нашим самым ценным ресурсом: временем ».

Начните делать то, что важно, используя матрицу Эйзенхауэра

1. Сделай первым — Сделай это сейчас: Срочные и важные задачи

Задачи квадранта 1 неизбежны, характеризуются как срочные и важные; они требуют прямого и немедленного внимания.Эти задачи имеют тенденцию быть более утомительными и сложными, поэтому для их выполнения требуется больше времени и внимания.

Задачи, которые попадают в первую четверть, часто являются прямым результатом прокрастинации. Однако они должны быть решены в первую очередь и завершены как можно скорее.

Используйте принцип Марка Твена «Ешь лягушку», чтобы справиться с возможным параличом задания. Термин «съесть эту лягушку» означает в первую очередь избавиться от худшей задачи. Поедание лягушки подразумевает, что вы завершаете задачу, которую не хотите выполнять, но знаете, что должны выполнить.Эти задачи в конечном итоге вызывают у вас сильное чувство выполненного долга.

Для тех из нас, кто лучше всего работает под давлением или с четкими сроками, вы можете использовать технику Помидора, которая поможет вам сосредоточиться на задаче.

Типы задач квадранта 1 включают:

• Просмотрите документ для своего руководителя
• Завершить оформление платежных ведомостей сотрудников
• Возьмите химчистку в пятницу днем ​​на мероприятие выходного дня

2. Решите, когда — Составьте график, установите крайний срок: Задачи, которые важны, но не срочны

Не все важные задачи нужно выполнять за один день.Задачи, которые являются важными, но не срочными, обычно представляют собой долгосрочные проекты или задания, требующие достаточного планирования и определенного количества времени для правильного выполнения.

Второй квадрант, называемый «сладким пятном» в управлении личным временем, сосредоточен на личном улучшении с точки зрения возможностей и роста. Квадрант 2 — идеальное место, чтобы записать список ваших значимых целей. Не забывайте устанавливать реалистичные сроки даже для несрочных задач.

Типы задач квадранта 2:

• Составьте маркетинговый бюджет на следующий год
• Возобновление режима фитнеса
• Обновите свою волю

3. Делегировать — разделить рабочую нагрузку: Срочные, но не важные задачи

Квадрант 3 — это место, где эффект простой срочности влияет на жизни.Даже если бы вы и я были лучшими многозадачными и чрезвычайно эффективными в своей работе, мы должны признать тот факт, что мы не Супермен.

Распространенная фраза «командная работа заставляет мечту работать» известна не потому, что она цепляет, а потому, что это правда.

Хорошие лидеры и менеджеры знают, когда выполнять задачу самостоятельно, а когда делегировать работу кому-то другому. Иногда лучше делегировать задачу, которую вы можете выполнить самостоятельно, коллеге, зная, что он может лучше выполнить эту работу.

Типы задач квадранта 3:

• Запланировать собеседование
• Сходить за покупками
• Забронировать авиабилеты на отпуск

4. Удалить — удалить ненужные элементы: Задачи, которые не являются ни срочными, ни важными

Квадрант 4 — это квадрант избытка и немедленного удовлетворения. Задачи, которые не являются ни срочными, ни важными, должны быть выброшены в мусорное ведро, вне поля зрения и из виду.В зависимости от ситуации, такие задачи могут снова появиться в вашем списке дел через неделю, но их еще не нужно делать, и их даже можно считать пустой тратой времени.

Типы задач квадранта 4:

• Купить новую кофемашину
• Продлить подписку на журнал
• Сортировка нежелательной почты

Рекомендации по использованию матрицы Эйзенхауэра:

• Добавьте всплеск цвета! Цветовое кодирование помогает быстро составить обзор категорий и квадрантов.
• Не смешивайте бизнес с отдыхом! Создавайте отдельные списки для своих профессиональных и личных задач. Это упрощает организацию, поскольку вам не нужно выбирать между записью на прием к врачу и бронированием важной деловой поездки.
• Сделайте это визуально! Не любите квадратную планировку? Почему бы не организовать матрицу в стиле Канбан! Для этого можно использовать множество отличных инструментов. Вот шаблон для внедрения матрицы приоритетов в Zenkit:

Попробуйте шаблон «Матрица Эйзенхауэра» в Zenkit.

• Поставьте на него этикетку! Ярлыки — отличный способ оставаться организованным. Этот метод особенно хорошо работает для задач или действий, которые могут подпадать под более чем одну категорию в течение определенного периода времени. Кроме того, вы можете организовать свои задачи по четырем категориям, используя метки в макете Канбан.
• Будьте экологически чистыми! Экономьте бумагу. Выйти в онлайн! В настоящее время доступно множество онлайн-инструментов для управления задачами и временем, которые могут помочь вам отслеживать свой прогресс, будь то для личного или профессионального использования в команде.(psst! Зенкит!)

Вы убеждены, что матрица Эйзенхауэра для вас? Вот некоторые моменты, которые следует учитывать…

Преимущества матрицы тайм-менеджмента:

• Это бесплатно! Это один из самых дешевых методов, если не . Матрица Эйзенхауэра — это бесплатный ресурс, и для начала вам не потребуется специальное программное обеспечение или инструменты.
• UX одобрен! Для использования метода не требуются предварительные знания или опыт.Поскольку не существует предопределенных правил, указывающих, что срочно, а что важно, вы можете решать, какие задачи в какой квадрант попадают, в соответствии с вашими предпочтениями. И так, чего же ты ждешь? Попробуйте этот метод.
• Создан для решений! Вы научитесь лучше принимать решения за доли секунды естественным образом, потому что этот метод заставляет вас учитывать важность ваших задач и переоценивать то, что является срочным, а что нет.
• Просмотрите это! Отслеживание и анализ вашего прогресса и привычек после использования матрицы помогает вам практиковать самоанализ и учит лучшему самосознанию.

Недостатки матрицы Эйзенхауэра:

• У вас есть только два варианта. Матрица систематизирована по двум критериям: срочность и важность. Он не принимает во внимание внешние факторы, такие как ресурсы, сложность или уровень усилий.
• Не все так просто. Как и все хорошие вещи, использование матрицы требует работы. Ежедневно классифицировать задачи по категориям может быть сложно и отнимать много времени. Матрица помогает вам начинать каждый день с плана действий.Убедитесь, что организация ваших задач не находится в центре внимания.
• Нет гибкой комнаты. Сетка может легко стать перегруженной и быстро привести к параличу задач, когда имеется слишком много задач. Ограничение количества задач в каждом квадранте сохранит хаос.

Ключевые выводы о Матрице Эйзенхауэра, тайм-менеджменте и Вселенной…

Сохранение организованности в этом напряженном мире может оказаться сложной задачей из-за дублирования обязательств и спонтанных «срочных» встреч.Повторяющееся ложное притворство срочности также может затруднить понимание или определение «срочного дела».

Распространенной причиной стресса и выгорания на работе является неправильное управление временем. Использование этого метода поможет вам изучить ключевые принципы планирования, расстановки приоритетов, делегирования и составления расписания. Матрица Эйзенхауэра — это простой помощник, который поможет вам повысить производительность и выполнять важные задачи.

Эта матрица приоритетов может не работать для всех, но это отличная отправная точка.Вы можете использовать его как ступеньку для поиска более индивидуальной и подходящей техники. И так, чего же ты ждешь?

1. Настройтесь на успех.
2. Хватит бездельничать.
3. Переключитесь на приоритетность долгосрочных целей перед мелкими задачами.
4. Начни работать над тем, что важно.

---

Мы знаем, что привычки не возникают в одночасье. Как и в спорте, практика делает совершенство. Иногда требуется немного (или много!) Экспериментов, чтобы найти, какая система лучше всего подходит для вас и вашей команды.Но награда за поиск системы, которая подходит вам лучше всего, как для личного, так и для делового использования, несравнима. Я думаю, можно с уверенностью сказать, что более эффективно потратить достаточно времени на важные, но не срочные дела сейчас, чем ждать, пока лягушка увеличится в размерах вдвое. Какие инструменты повышения производительности и методы экономии времени вы используете?

Ура,

Джессика и команда Zenkit

---

Кредиты изображений: Карл Хейердал через Unsplash, фотографии через Pexels, JESHOOTS.com через Pexels

Была ли эта статья полезной? Пожалуйста, оцените это! [Всего: 17 Среднее: 4,9 / 5]

Матрица Эйзенхауэра: расставляйте приоритеты для своего времени на самом важном

Быть занятым — не то же самое, что быть продуктивным.

Вы можете часами тушить пожар и, в конце концов, не приблизиться к достижению ваших долгосрочных целей.

Это дорогостоящий и эмоционально истощающий способ провести время.

Проблема в плохой расстановке приоритетов. Люди отдают предпочтение задачам, чувствительным ко времени, по сравнению с любыми другими задачами, независимо от долгосрочных результатов.

Когда вы уделяете слишком много времени срочным задачам, вы пренебрегаете важными в своем списке дел. Легко застрять в этом реакционном цикле, когда вы постоянно тушите пожары, лишая себя возможности работать для достижения своих целей.

Различая срочные и важные задачи, вы можете сосредоточить больше времени и энергии на самых важных вещах.

Матрица Эйзенхауэра поможет вам сделать это различие и улучшить ваше время.

Что такое матрица Эйзенхауэра

«У меня два вида проблем: срочные и важные.Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным ». — Дуайт Д. Эйзенхауэр

Матрица Эйзенхауэра — это простой инструмент для принятия решений, который помогает вам различать важные задачи, не важные, срочные и несрочные. Он разбивает задачи на четыре блока, в которых определяется приоритетность задач, на которых вы должны сосредоточиться в первую очередь, а какие — делегировать или удалить.

Также известная как матрица срочно-важных, она была популяризирована Стивеном Кови в его бестселлере «7 навыков высокоэффективных людей».Он был назван в честь Дуайта Д. Эйзенхауэра, 34-го президента США, известного своей высокой продуктивностью и организованностью. Говорят, что президент Эйзенхауэр устроил свои обязанности так, что на его стол попадали только важные и срочные дела.

Матрица Эйзенхауэра использует тот же принцип для сортировки менее срочных и важных задач в вашем списке, которые вы затем можете делегировать или не выполнять вовсе.

Матрица Эйзенхауэра может помочь, если вы:

• Тушите пожары весь день, а не сосредотачивайтесь на задачах, которые вы хотите выполнить
• Вы заняты, но чувствуете, что ваша работа мало влияет
• Не достигают долгосрочных целей
• Страдают от прокрастинации
• Изо всех сил стараются сказать «нет», когда просят что-то сделать
• Сложно делегировать задачи

Разница между срочными и важными задачами

Основным принципом Матрицы Эйзенхауэра является различие между важными и неотложными задачами.

Срочные задачи срочные, а требуют вашего внимания. Это задачи, которые вы должны решить. Сосредоточение внимания на неотложных задачах формирует у вас реактивный образ мышления , который заставляет вас чувствовать себя защищающимся, торопливым и узконаправленным.

Важные задачи способствуют реализации вашей долгосрочной миссии, ценностей и целей. Они могут не дать немедленных результатов (из-за чего ими легко пренебречь). Иногда важные задачи также являются срочными — но обычно это не так.Сосредоточение внимания на важных задачах формирует у вас отзывчивый образ мышления , который поможет вам почувствовать себя спокойным, рациональным и открытым для новых идей.

Примечание. Если отложить важные дела на достаточно долгое время, они могут стать срочными.

Люди склонны полагать, что все срочные задачи также важны, хотя часто это не так. Это искажение может быть связано с нашим предпочтением сосредоточиться на краткосрочных проблемах и решениях.

Но счастье и удовлетворение приходят, когда мы ориентируемся на долгосрочное.

Квадранты матрицы Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра разделена на четыре части:

• Квадрант 1: Важное и срочное / Do
• Квадрант 2: Важно, но не срочно / График
• Квадрант 3: Срочно, но не важно / Делегат
• Квадрант 4: Не важно, не срочно / Удалить

1. Срочные и важные задачи

Срочные и важные задачи — это кризисы с установленными сроками, например, исправление критической ошибки для вашего инструмента SaaS.

Сначала выполните эти задачи. Они требуют вашего немедленного внимания.

2. Задачи несрочные, но важные

Несрочные, но важные задачи помогут вам в достижении цели — а не имеют срочных сроков.

Запланируйте эти задачи, чтобы выполнить их позже.

Продуктивные и успешные люди проводят здесь большую часть времени — этот квадрант приносит наибольшее удовлетворение. Кови назвал это «Квадрантом качества ».

Однако большинство людей не проводят достаточно времени здесь, потому что они не знают, что для них важно, или потому что они сосредоточены на самых насущных задачах.

3. Срочные и не важные задачи

Задачи, попадающие в этот квадрант, почти всегда отвлекают вас от предпочитаемого вами курса. Это задачи, в которых вы помогаете другим достичь их целей.

Поручите эти задачи другим.

Большинство людей проводят большую часть своего времени в этом квадранте. Они считают, что работают над важными для них срочными задачами, хотя на самом деле выполнение этих задач не делает их ближе к долгосрочным целям.

4. Несрочные и не важные задачи

Эти задачи не являются неотложными и не помогут вам в достижении ваших долгосрочных целей. Они просто отвлекают от самого важного.

Удалите этих задач из своего расписания.

Расстановка приоритетов для задач

Во-первых, оцените, на каком участке матрицы вы проводите время. Отслеживайте свое время за одну неделю. Вы можете использовать специальный инструмент для управления задачами или просто отслеживать свое время с 30-минутными интервалами в электронной таблице.

Через неделю распределите выполненные задачи в соответствующие квадранты, используя следующие вопросы в качестве критериев:

1. Это было срочно для меня?
2. Было ли это важно для меня?

«Я» здесь является неотъемлемым словом — вы организуете эти задачи, основываясь на своих целях, а не на чьих-то еще.

Теперь, когда ваши задачи отсортированы, обратите внимание на квадрант с наибольшим количеством задач. Если большинство ваших задач находится в квадранте 2, поздравляем! Вы понимаете, что для вас важнее всего.

Однако, если вы простой смертный, вот как вы можете перебалансировать свою матрицу.

Квадрант 1

Чтобы уменьшить количество задач из квадранта 1, потратьте время на планирование, чтобы предвидеть и предотвращать проблемы.

Какие изменения вы можете внести, чтобы избежать непредвиденных проблем? Это может включать сотрудничество с коллегами, клиентами или руководителями для реструктуризации вашего рабочего процесса.

Если одно физическое или юридическое лицо является источником задач из квадранта 1, вам может потребоваться найти способ отстранить себя от работы с этим человеком.

Квадрант 3

Чтобы уменьшить количество задач из квадранта 3, создайте стратегию делегирования, исключения или ограничения времени, которое вы тратите на эти задачи.

Например, объедините эти задачи вместе, чтобы выполнить их за один присест, или поделитесь со своим руководителем, сколько времени вы тратите на служебную работу. Если вы руководитель, сообщите своей команде, что вы будете делегировать им задачи, чтобы вы могли изменить приоритеты в своем расписании.

Квадрант 4

Если большую часть времени вы проводите в квадранте 4, вы, вероятно, чувствуете стресс и неудовлетворенность.Продолжайте отслеживать свое время, чтобы определить, какие задачи занимают больше всего времени. Затем разработайте план по их удалению или ограничению. Обратитесь за советом к коллеге или руководителю — их объективная точка зрения может помочь определить, какие задачи вы можете делегировать или удалить.

Инвестиции в поиск времени

Повторяйте описанный выше процесс каждую неделю в течение месяца. Сравните результаты каждой недели, чтобы увидеть, приводят ли ваши усилия к тому, чтобы больше времени было проведено в квадранте качества качества .

Даже если ваши приоритеты смещаются в сторону квадранта 2, продолжайте использовать матрицу Эйзенхауэра для организации своего дня.Квадрант 2 часто включает абстрактные задачи, такие как разработка стратегии и построение отношений. У этих задач нет сроков, поэтому их легко отложить. Но эти задачи напрямую связаны с вашими долгосрочными целями, ценностями и счастьем.

«Ключ не в том, чтобы расставлять приоритеты в вашем расписании, а в том, чтобы планировать свои приоритеты».

No related posts.