Как отказать деликатно: Как отказать человеку: 6 способов сказать «нет»

Как выразить отказ от участия в мероприятии в деловом письме

Чем больше известна фирма, тем чаще на контактный адрес поступают различные предложения, причем как от партнеров, так и от компаний, не имеющих с вами деловых связей. Невозможно посещать все деловые встречи и бизнес-семинары, на которые приходят приглашения. Это понимает не только приглашенный, но и приглашающая сторона, ведь зачастую предложение поучаствовать в мероприятии приходит с массовой рассылкой. Но не стоит игнорировать подобные письма только потому, что они вам не интересны.

Молчание в ответ на приглашение может быть расценено как оскорбление. Поэтому обязательно нужно выслать корреспонденту то, что утвердит ваш отказ от участия в мероприятии – деловое письмо с извинениями и искренними сожалениями. Грамотно сформулированный отказ позволит сохранить лояльные отношения с адресатом, несмотря на решение пропустить организуемое им мероприятие.

Сложности при написании писем-отказов

Проще всего сформулировать вежливый отказ, если вы не заинтересованы в сохранении деловых связей с адресатом.

В этом случае достаточно придерживаться делового тона и опираться на базовые правила по написанию писем-отказов. Если вам пришлось «переписываться» с массовой рассылкой, то задача упрощается еще больше: скорее всего, ваше ответное письмо даже не прочитают.

Но в некоторых случаях написание делового письма превращается в тщательный подбор слов, позволяющих выразить максимум сожаления в рамках деловой лексики. К ним относятся следующие ситуации:

• Вы переписываетесь с потенциальным партнером, но вынуждены отказать по объективной причине. Вам нужно выразить отказ, передав в то же время заинтересованность в скорейшем начале сотрудничества. Поскольку со стороны эти посылы могут показаться взаимоисключающими, сложно подобрать правильную формулировку.
• Вы переписываетесь с постоянным партнером и не хотите производить неблагоприятное впечатление. Вы планируете продолжать сотрудничество, но знаете, что ваше участие в мероприятии было бы важным для партнера.
  Вам нужно сформулировать отказ так, чтобы передать это понимание, обозначив тем самым заинтересованность в деловом успехе партнера. В то же время, ваши причины должны звучать достаточно убедительно.
• Вы переписываетесь с «живым» адресатом и знаете, что ваше письмо будет внимательно прочитано. У вас нет объективных причин для отказа от участия, но нет и причин соглашаться. В то же время, вы хотите сохранить расположение вашего корреспондента.
• Вы переписываетесь с влиятельным игроком вашей бизнес-ниши или представителем популярного издания. Вы вынуждены отказать, но не хотите портить себе репутацию.

Каждая из этих ситуаций потенциально опасна для вашего успеха. Но аккуратно составленное деловое письмо об отказе от участия в мероприятии поможет честно предупредить о своей позиции, не усугубляя текущего положения. Возможно, вы не укрепите отношения с партнером таким образом – но вы их и не испортите. Отказы – нормальная практика в деловом мире.

Чем раньше вы научитесь корректно их преподносить, тем лучше.

Как оформить письмо-отказ?

Реквизиты любого делового письма с официальным отказом соответствуют обычным реквизитам для делового письма фирмы. Если вы отсылаете письмо по почте или с помощью факса, обязательно придерживайтесь следующих правил:

• Пишите ответ только на фирменном бланке организации.
• Убедитесь, что отказ заверен либо генеральным директором, либо лицом, имеющим соответствующие полномочия.
• Обязательно зарегистрируйте отказ, чтобы он имел официальную силу.

Если вы отправляете отказ по электронной почте, то большое значение имеет заголовок. Он позволяет составить первое впечатление о письме, и во многом задает настроение от прочтения. Если вы уверены, что ваш ответ будет прочитан, и планируете дальнейшие деловые отношения с адресатом, то постарайтесь избегать негативных формулировок в заголовке. Вполне вероятно, что у вашего корреспондента не появится желания открывать письмо с заголовком вида «Отказ от участия в мероприятии», поэтому лучше использовать более нейтральный вариант.

Например: «О мероприятии», «Об участии в семинаре» и так далее.

Содержание письма с отказом

Чтобы вежливо выразить отказ от участия в мероприятии в деловом письме, необходимо соблюдать все нормы делового этикета. Обязательно начните с обращения, при этом ориентируйтесь на данные, указанные в приглашении. Если вы знаете имя и отчество корреспондента, то можно воспользоваться приветствием вида:

Уважаемый Николай Николаевич!

Бывает и так, что известны только фамилия и инициалы отправителя. В этом случае стоит ограничиться фамилией и принятым в России деловым обращением (господин, госпожа):

Уважаемый г-н Николаев!

Использовать инициалы не следует: это не только неряшливо смотрится, но и невежливо. Если послание было отправлено от имени фирмы и об адресате неизвестно ничего, то используется универсальное «общее» обращение «Уважаемые господа!» Этого достаточно, чтобы выразить уважение при отсутствии других данных.

Даже если вы отвечаете на письмо по электронной почте, позаботьтесь о том, чтобы уведомить отправителя, на какое именно обращение направлен заказ. Вы можете оформить эти данные двумя способами: либо вынести ссылку на запрос в отдельном реквизите под номером и датой письма (обычно такие реквизиты присутствуют в общих официальных бланках), либо сообщить эти данные в начале обращения. Если вы выбрали второй способ, то письмо должно начинаться со следующих строк:

В ответ на ваше письмо от 01.02.2017 №341 сообщаем, что…

Желательно не сообщать об отказе «в лоб», особенно если данные о письме вы прописали в реквизитах. Первые строки обязательно должны иметь позитивное содержание. Вы можете выразить благодарность за присланное приглашение и отметить уникальные возможности, которые были предоставлены вам адресатом. Также можно начать письмо с вежливого сожаления о том, что приглашение, несмотря на то, что оно было желанным, по объективным причинам придется отклонить. Чтобы облегчить себе задачу, можно составить список «универсальных» фраз, которые в дальнейшем можно будет корректировать под особенности ситуации:

Благодарим за крайне интересное предложение, но к сожалению…

Мы очень ценим ваше приглашение и надеемся на дальнейшее сотрудничество…

Спасибо за предоставленную возможность принять участие в…

К сожалению, у нас нет возможности принять участие в мероприятии в связи с…

Указание заинтересованности в партнерстве – обязательный момент. Даже если вы не планируете иметь каких-либо деловых связей с корреспондентом, выразите желание укрепить деловые связи. Это базовое правило делового этикета: вашего внимания достоин каждый, кто прислал вам письмо с приглашением. Отказ – явление повседневное, и за оскорбление не засчитывается. Но несоблюдение элементарных норм вежливости может существенно подпортить вам репутацию, особенно если вы будете отвечать таким образом всем деловым корреспондентам.

Проявляйте заинтересованность на каждом этапе. Если к приглашению прилагались дополнительные файлы, отметьте, что ознакомились с ними:

Мы подробно рассмотрели представленное вами предложение…

Мы внимательно изучили представленные документы…

Только после того, как все позитивные посылы, включая благодарность за проявленный интерес, будут выражены, можно перейти к причине отказа. Указать ее необходимо непременно: это показывает вашу заинтересованность в мероприятии, от которого вы отказываетесь, и позволяет лишний раз проявить уважение к корреспонденту.

После соблюдения всех формальностей необходимо закончить на очередном позитивном посыле. Упомяните, что будете с нетерпением ждать дальнейшего сотрудничества (новых мероприятий, возможностей и т.д.). Так вы очередной раз «подсластите» пилюлю отказа и передадите желание сохранить деловые отношения.

Как отказывать и отказываться так, чтобы не оставить неприятный «осадок»

Отказывать и отказываться — две непростых задачи, которые у каждого из нас вызывают неприятное чувство где-то «под ложечкой.» Знаю по себе, что когда поступают заманчивые, но не подходящие по определенным причинам предложения, каждый раз надо делать выбор, как правильно принимать или отказываться от полученного предложения. Вдовойне сложнее, если приходится самому отказывать кому-то, чьи материалы и уровень подготовки не соотвествует ожиданиям / требованиям проекта (потому что «хороший человек — не профессия»). Как же отказывать и отказываться, чтобы ни одна из сторон диалога не чувствовала негатив после непростого разговора? Приведу несколько рекомендаций из собственного опыта.

1. Всегда проявляйте вежливость и твердость. Если вам не подходит человек или проект, в вежливой, но четкой форме изложите это. Не бойтесь фразы «мне, к сожалению, не подходит такой формат сотрудничества. » За 6 лет работы в разных компаниях, стартапах и проектах еще ни разу не видел ситуации, в которой честный и мотивированный отказ с объяснением причин был бы принят «в штыки.» Вам не подходит человек или проект — откажитесь, и не придется терпеть и приспосабливаться (чтобы в итоге понять, что всё равно это «не ваше,» а время и усилия уже будут потрачены на «склеивание чашек,» которые будут «биться» не единожды, пока вы будете терпеть, лишь бы не отказывать / не отказываться).

2. Не затягивайте с отказом. Если фрилансеры как правило определяются с «подходит / не подходит» за день-два, то в компаниях почему-то принято тянуть тем дольше, чем выше пост и чем сложнее структура компании. Отказ дает определенность. Не сложилось, не подходит, нет времени, нет вакансии, не нужен человек с такими навыками — сообщите об этом, не держите противоположную сторону переговоров в «подвешенном» состоянии. Велика вероятность, что кто-то на вас рассчитывает, надеется на сотрудничество, а вы просто крадете у него время и возможность найти за дни и недели ожидания другую работу или проект.

3. Если у вас есть причины отказа, которые можно озвучить — скажите о них. Причина вроде «о вас плохо говорят» не должна озвучиваться (даже если именно она и послужила основой для отказа) хотя бы по этическим соображениям. Человеку она вряд ли поможет измениться, а про вас еще и слухи распустят, мол, вы «возомнили о себе черт-те что.»

А вот причина «мы не можем вас взять, поскольку вместо 2 лет проектной работы у вас только 1 год опыта во фрилансе: вам надо еще поработать над навыками проектного менеджмента» — это то, о чем можно и нужно сказать кандидату. Человек поработает над собой и еще даже благодарен вам будет (если конечно, такой соискатель адекватен).

Если вы фрилансер или предприниматель, и вам просто навязывают слишком низкую цену услуг, недостаточную оплату или кабальные условия — тоже не бойтесь сказать об этом: рынок и ваши коллеги будут со временем благодарны за то, что мотивированные отказы и знание о стоимости своих услуг очистили рынок от «шаровиков» и любителей «экономии» на чужом труде.

4. Если можете кого-то порекомендовать взамен, обязательно сделайте это. У меня неоднократно были ситуации, когда обратившиеся за переводами или контент-услугами люди просто «не укладывались» в общий график загруженности. Но при этом есть знакомый копирайтер, контент-менеджер или «сеошник», которому как раз нужен клиент. Если я готов порекомендовать такого человека — обязательно так и делаю: и сторона, которая получила отказ, уходит довольной с потенциальным контактом, и (чего скрывать) себе «в карму» можно добавить плюсов 🙂 Но дело даже не в карме, а в том, что вы можете предложить компетентную альтернативу человеку, которому вынуждены отказать. Единственное замечание: рекомендовать можно только того, в чей адекватности, навыках и ответственности вы уверены хотя бы на 90%.

5. Всегда дайте себе 12 часов на обдумывание отказа. Даже если с самого начала знаете, что проект вам не подойдет, «переспите» с этой идеей, примите окончательное решение на свежую голову. Иногда то, что поначалу вам «не подходит,» после взвешивания многих «за» и «против» может оказаться предложением, с которым вы всё же согласитесь.

Фото: Shutterstock

Как вежливо отклонить приглашение

От

Дебби Мейн

Дебби Мейн

Дебби Мейн — эксперт по этикету и писатель с более чем 25-летним опытом.

Узнайте больше о The Spruce’s Редакционный процесс

Обновлено 03.11.22

Ель / Марго Кавин

В этой статье

• Советы

• Примеры вежливых способов устно отклонить приглашение

• Тон и формулировка

• Когда вы должны отказаться

• Продолжение

Вы когда-нибудь получали приглашение, которое не могли принять? Вот несколько способов искренне и этикетно отклонить любое приглашение на вечеринку, чтобы продемонстрировать уважение к человеку, который его вам прислал.

Совет

Как быстро и вежливо отклонить приглашение? Используйте правильные слова, такие как «спасибо», «для меня большая честь» и «мне очень жаль», — все это смягчит ваш ответ.

Помните, что это приглашение, а не приказ быть там. Конечно, человек хочет, чтобы вы пошли, иначе он бы не просил. Однако, если что-то мешает вам прийти, нет ничего плохого в отказе. Главное — как можно скорее и вежливо сообщить человеку, можете ли вы принять приглашение.

Как вежливо отклонить приглашение

Вот несколько советов, как наиболее вежливо отклонить приглашение:

1. Не игнорируйте приглашение. Откладывать приглашение на потом нехорошо ни вам, ни тому, кто его отправил. Хозяин должен знать, будете ли вы там. Игнорирование приглашения показывает, что вы не знаете правильных манер, и вас могут исключить из списка гостей на следующую вечеринку.
2. Не ждите. Как только вы узнаете, что не сможете пойти, сообщите об этом человеку. Большинство мероприятий требуют планирования и составления бюджета.
3. Будьте благодарны. Всегда искренне благодарите человека за приглашение и дайте ему знать, что для вас большая честь, что он достаточно высокого мнения о вас, чтобы отправить приглашение.
4. Будьте честны. Вам никогда не придется придумывать ложные отговорки, почему вы не можете пойти на мероприятие, но вам также не нужно вдаваться в подробности. Сообщите им, что у вас уже есть планы. Этого должно быть достаточно.
5. Попросите другое время. Если приглашение касается только вас, сообщите человеку, что вы не можете прийти в назначенное время, но хотели бы встретиться в другое время. Это явно не вариант, если это групповая встреча.
6. Не переусердствуйте. Если вы не можете это сделать, объясните кратко и по делу. В противном случае это будет звучать так, будто вы просто пытаетесь придумать оправдания.
7. Отправьте что-нибудь. Если вы обычно приносите любезный подарок на какое-либо мероприятие, на которое вас пригласили, например, на вечеринку по случаю дня рождения или вечеринку по случаю рождения ребенка, отправьте что-нибудь с прикрепленной открыткой. Упомяните что-нибудь о желании быть там и добавьте, что вы с нетерпением ждете встречи с ними в ближайшее время.

Ель / Хлоя Жиру

Примеры вежливых способов устно отклонить приглашение

• «Звучит очень весело, но боюсь, у меня семейное мероприятие, поэтому я не смогу присоединиться к вам на следующей неделе. Пожалуйста, передайте от меня привет другим гостям.»
• «Обычно я бы с удовольствием присоединился к вам, потому что нам всегда весело. Но мы только что переболели вирусом, который гуляет вокруг, и это, наверное, лучше, чем я отдыхаю и восстанавливаюсь. Но как только я почувствую себя лучше, я хотелось бы собраться».
• «Боюсь, сегодня мы будем в пути, поэтому не сможем принять ваше приглашение. Может быть, в другой раз?»
• «Спасибо, что подумали обо мне. Но, к сожалению, у нас гостили родственники, поэтому время не подходит. Но давай найдем другое свидание, чтобы собраться вместе.»
• «Звучит весело, и я бы очень хотел собраться вместе, но у меня есть важный рабочий проект, и мне нужно сунуть нос в точильный камень, чтобы закончить его. Могу я позвонить вам, когда пыль уляжется?»
• «Хорошо, что вы подумали о нас, но боюсь, нам придется взять чек на дождь. У нас уже запланировано другое мероприятие. Но давайте посмотрим на наши календари и посмотрим, есть ли свободная дата на ужин или в кино».

Правильный тон и формулировка отклонения приглашения

Иногда вы можете изложить свой ответ лично, по телефону или просто поставить галочку на карточке RSVP. Тем не менее, могут быть случаи, когда вам нужно написать записку. Тон вашего письма должен отражать ваши отношения с человеком, который вас пригласил. Если это близкий друг, это будет гораздо менее формально, чем деловое знакомство.

Ниже приведены несколько примеров того, как вы можете отказаться в письменной форме.

Пример 1. Отказ от вечеринки по случаю дня рождения

Дорогая Джоан,

Большое спасибо за приглашение на вечеринку по случаю вашего дня рождения. К сожалению, у меня уже есть планы на этот вечер, поэтому я не смогу присутствовать. Я надеюсь, что вы прекрасно проведете время, отмечая это особое событие.

Твой друг,

Сара

Пример #2: Отказ от продвижения по службе

Дорогой Джордж,

Поздравляем с новой должностью! Я хотел бы посетить вашу рекламную вечеринку, но в эти выходные меня не будет в городе. Может быть, мы скоро соберемся за выпивкой, и ты расскажешь мне все о своей новой работе. Я желаю вам всего наилучшего.

Всегда,

Дженна

Пример #3 Отказ от выпускного мероприятия

Дорогая Харли,

Спасибо за приглашение на выпускной вечер вашей дочери. Я знаю, как ты горд. Если бы я мог приехать, я бы обязательно это сделал, но я уже забронировал билет из города, чтобы навестить родителей. Пожалуйста, поздравьте ее от меня и дайте ей знать, что я буду там душой.

Ваш друг,

Джеймс

Пример № 4: Отказ от бизнес-ланча

Уважаемый мистер Джонс,

Я получил ваше приглашение на обед вашей компании. С сожалением сообщаю вам, что не смогу присутствовать из-за других деловых обязательств. Спасибо, что подумали обо мне.

С уважением,

Артур Смит

Когда следует отклонить приглашение

Как бы вам ни хотелось посетить все, на что вас приглашают, бывают моменты, когда вы просто не можете этого сделать. Возможно, у вас уже есть планы на это конкретное время, или вам нужно поработать. Или, может быть, вы устали и вам нужно немного поработать над собой. Если вы перенапрягаетесь, это может привести к тому, что вы перепутаете провода, из-за чего вы будете казаться ненадежным и ненадежным.

У вас может возникнуть соблазн не отвечать, потому что вы не хотите задеть чувства человека или опасаетесь, что вас не пригласят на его следующее мероприятие. Может быть, вы думаете, что если вы проигнорируете приглашение, не будет большой проблемой просто не появиться. Это ошибочное мышление, потому что игнорировать его грубо и невнимательно.

Даже если вы относитесь к тому типу людей, которым трудно сказать «нет», вам нужно копнуть глубже и поступить правильно, вежливо сообщив хозяину, что вы не можете присутствовать. Вам не нужно выдумывать оправдание. На самом деле, лучше быть кратким, но вежливым. И вам нужно сделать это раньше, чем позже, чтобы человек мог лучше спланировать свою работу.

Помните, что отправка сожалений на приглашение не означает, что вы отвергаете человека, который его вам отправил. Это просто заявление о том, что вы не можете присутствовать на том, на что вас пригласили.

Продолжение позже

После мероприятия можно позвонить человеку и спросить, как прошло мероприятие. Возможно, вы захотите выразить сожаление по поводу того, что не смогли это сделать, но если вы это сделаете, сохраняйте позитивный настрой. Вы можете сказать что-то вроде: «Похоже, вы прекрасно провели время».

Смотреть сейчас: советы по сокращению списка гостей на свадьбе

10 продвинутых способов отказаться от предложения на английском языке – english-at-home.com

Когда кто-то предлагает вам что-то (например, приглашение на вечеринку, больше еды или даже выгодную сделку в магазине), вы можете сказать «нет».

Есть много способов отказаться от предложения на английском языке. , но вы должны быть вежливы! Вы можете сказать «Нет, спасибо», но есть и более сложные способы сказать это.

Ознакомьтесь с десятью распространенными фразами носителей языка, чтобы отказаться от предложения здесь.

Вы очень любезны, но…

Скажите это, чтобы показать, что вы цените предложение. «Но» показывает, что вы не можете принять это. Пример:

«Хочешь, я отвезу тебя домой?»
«Вы очень любезны, но меня уже подвезли».

Я ценю это предложение, но…

Это немного более официально, чем первое. Вы могли бы сказать это, когда кто-то предлагает вам помощь, в которой вы не нуждаетесь.

«Вы хотите, чтобы я закончил отчет для вас?»
«Я ценю это предложение, но думаю, что смогу сделать это вовремя».

Это очень заманчиво, но…

Вы можете сказать это, когда хотите показать, что вы обычно принимаете предложение, но на этот раз вы не можете этого сделать по какой-то причине.

«Хотите еще кусок пирога?»
«Это очень заманчиво, но я не могу»

«Как насчет поездки на Барбадос в следующем году в отпуск?»
«Это очень заманчиво, но мы не можем себе этого позволить».

Я действительно не должен.

Если кто-то пытается убедить вас сделать что-то, чего вы делать не хотите, вы можете сказать: «Я действительно не должен». Чтобы быть более вежливым, вы также можете указать причину, по которой вы отказываетесь от предложения.

«Останьтесь еще выпить!»
«Я действительно не должен! Мне завтра рано вставать».

В этот раз я не могу.

Очень полезная фраза. Вы можете использовать его, чтобы отказаться от предложения, но также и для того, чтобы отказать кому-то в помощи (особенно, если вы также скажете «извините».) Вот два примера:

«Хочешь зайти в паб после работы?»
«О, в этот раз я не могу. Я обещал, что заберу Джо из школы.

«Можете ли вы проверить мой отчет?»
«Мне очень жаль, но в этот раз я не могу. Мне нужно срочно кое-что закончить».

Отличное предложение, но…

Скажите это в магазине, когда хотите сказать «нет» продавцу.

«…. и в этом телефоне новейшая камера и…»
«Это отличное предложение, но мне оно не интересно».

Вообще-то, я думаю, я его пропущу, если вы не возражаете.

Скажите это продавцу, чтобы отказаться от предложения. Вы можете сказать это после того, как поговорили какое-то время.

«Мы могли бы также договориться о пяти ежемесячных платежах…»
«Вообще-то, я думаю, я откажусь от этого, если вы не возражаете».

(«Я не возражаю» — это вежливый способ сказать «извините» в этой ситуации.)

Вы также можете использовать это выражение в социальных случаях.

«Хочешь зайти поесть карри? Мы все собираемся…»
«Вообще-то я думаю, что сегодня вечером пропущу это. Я очень устал.»

Дайте мне поспать.

Это прекрасный способ сказать, что вам нужно время, чтобы принять решение. (Возможно, вы уже решили отказаться от предложения, но не хотите об этом говорить.) Говорить это можно в разных ситуациях — в магазине, на работе или друзьям.

«Я не уверен, что могу предложить вам работу на полную ставку. Не могли бы вы вместо этого рассмотреть подработку?»
«О, дай мне поспать на нем!»

«Мы можем предложить вам скидку 10%, если вы оплатите депозит до следующей недели».
«Хорошо — дай мне поспать».

«Вы хотите участвовать в проекте?»
«Я не уверен. Дайте мне поспать на нем».

Не могли бы вы уделить мне пару минут?

Это еще одна фраза, которую вы можете использовать, чтобы отсрочить принятие решения.