Когда работа над документом завершена проставляется отметка: Ответы на тесты по предмету «Документационное обеспечение управления. Тест 17»

Содержание

Тест (для всех вариантов контрольной работы)

1. Когда работа над документом завершена, проставляется отметка: а) об исполнителе; б) об исполнении документа и направлении его в дело; в) о переносе данных на машинный носитель.

2. С точки зрения принадлежности к реквизитам следующий фрагмент

Зам.директора Кротову Д.Х. Обеспечить условия выполнения поставок до 26.12.2011 л/п 18.08.2011 является: а) заголовком; б) резолюцией; в) визой.

3. Не входит в формуляр письма реквизит: а) заголовок; б) наименование вида документа; в) ссылка на индекс и дату входящего документа.

4.Документ, составленный группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий — это: а) решение; б) протокол; в) акт.

5.Какой из приведенных реквизитов «подпись» оформлен правильно: а) Директор л/п П.П.Петрова б) Директор л/п Петрова П.П. в) Директор П.П.Петрова л/п

6. Фраза «Направляем Вам. ..» говорит о том, что данное письмо по содержанию будет: а) сопроводительным; б) подтверждением; в) информационным; г) претензией.

7. Заявления и жалобы граждан, не требующие дополнительного изучения и проверки, разрешаются в следующий срок: а) не позднее 1 месяца со дня поступления; б) не позднее 7 дней со дня поступления; в) не позднее 15 дней со дня поступления.

8. Номенклатура дел подлежит составлению и согласованию заново: а) не реже одного раза в пять лет; б) не реже одного раза в год; в) не реже одного раза в три года.

9. Комплекс взаимосвязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию ее работы, права, обязанности и ответственность руководства- это: а) организационные документы; б) информационно-справочные документы; в) распорядительные документы.

10. Текст приказа состоит из следующих частей: а) вводной, основной; б) констатирующей, распорядительной; в) вводной, констатирующей.

Организация документооборота на предприятии | Респект: Учет договоров

Организация документов в делопроизводстве включает в себя следующие этапы:

первичная обработка поступивших документов
предварительное рассмотрение документов
регистрация
рассмотрение документов руководством
направление на исполнение
контроль исполнения
подшивка документов в деле
формирование дел
оформление дел
передача дел в архив

Первичная обработка документов

Первичная обработка документов заключается в проверке правильности доставки писем. Вскрываются все конверты, за исключением личной корреспонденции (с пометкой «лично»). Затем необходимо проверить правильность адресования вложенного в конверт документа, количество листов документа, наличие приложений к ним. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель письма и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание». Конверты, как правило, уничтожают, за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и дату поступления, или когда на конверте имеются пометки «конфиденциально», «срочно».

Прием входящей корреспонденции осуществляется в организации централизовано экспедицией, специально выделенным работником канцелярии или секретарем-референтом при отсутствии экспедиции. Документы сортируют на регистрируемые и нерегистрируемые. На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит «отметка о поступлении», содержащий наименование фирмы-получателя, дату поступления, входящий номер документа. Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к документу, а также на проспектах, каталогах и других материалах.

В настоящее время документы могут быть получены не только по почте, но и приняты по телетайпу, факсу, электронной почте, доставлены курьером или посетителем. Делопроизводственная служба обязана обеспечить учет и контроль за движением таких документов.

Предварительное рассмотрение документов

Секретарь–референт должен осуществлять «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Такие документы составляют примерно 20% всей документации. Эти документы складываются в специальную папку для последующего доклада руководителю. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия, в структурные подразделения или сразу исполнителям. Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.

Регистрация

Регистрация документа — это присвоение ему индекса (номера) и проставление его на документе с последующей записью кратких данных о нем в журнале (на карточке) или на компьютере. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля.

В настоящее время находят применение три системы регистрации документов:

Централизованная — при которой регистрация всех документов организации производится в одном месте, например, в канцелярии, или одним работником, например, секретарем-референтом.

Децентрализованная — при которой регистрация документов осуществляется в структурных подразделениях секретарями подразделений.

Смешанная — при которой одна часть документов регистрируется централизованно, другая часть — в структурных подразделениях.

Важным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ регистрируется только один раз. При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например:

входящие документы
исходящие документы
внутренние документы
коммерческие контракты
документы, имеющие гриф «КТ» («Конфиденциально»)

При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров (индексов). Для внутренних документов и коммерческих контрактов, как правило, используется порядковая нумерация. Порядковый нумерационный номер присваивается по журналу, начиная с №1 (или № 01) с первого января каждого года по 31 декабря.

Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационные номера, состоящие из порядкового номера документа, условного обозначения структурного подразделения или должностного лица, номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например, номер документа 01-05/134 включает:

01 — индекс структурного подразделения
05 — номер дела по номенклатуре
134 — порядковый номер документа по журналу регистрации

В практической деятельности делопроизводительных служб наибольшее распространение получили две формы регистрации документов — журнальная и карточная. В настоящее время начинает внедряться также автоматизированная форма регистрации. Чаще всего, особенно в небольших фирмах, применяются журналы: журнал регистрации входящих документов, журнал регистрации исходящих документов, журналы регистрации внутренних документов (журнал регистрации приказов по основной деятельности, журнал регистрации приказов по личному составу) и др.

В качестве примера приведем форму журнала регистрации входящих документов:

При количестве учетных единиц документов свыше тысячи целесообразно использовать карточную форму регистрации. Бланки карточек изготавливаются типографским способом на плотной бумаге формата А5 (148 х 210 мм) или А6 (105 х 148 мм). Количество экземпляров регистрационной карточки на документ обычно составляет 2-3 шт. Один помещается в сроковую картотеку, другой в информационно-справочную, третий — может быть передан исполнителю вместе с документом.

Ниже представлен образец регистрационной карточки:

Рассмотрение документов руководством

После регистрации документы передаются на рассмотрение и принятия решения руководителю организации. Принятие управленческого решения по конкретному документу — одна из основных функций руководителя. Результаты рассмотрения документов руководителями отражаются в резолюциях (см. реквизит 17). В резолюции руководитель организации должен определить исполнителя, дать четкие указания по исполнению документа и установить реальные сроки исполнения. Сведения, взятые из резолюции, дополнительно заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал или регистрационную карточку. Резолюция является основанием взятия документов на контроль.

Если в резолюции указывается несколько исполнителей, документ передается каждому из них поочередно. Для одновременной работы над документом с него изготавливаются ксерокопии по числу исполнителей. Подлинник документа направляется ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым.

Направление на исполнение

Исполнение резолюции руководителя организации осуществляется ответственным исполнителем совместно с сотрудниками, указанными в ней. Ход работы по исполнению документа при необходимости фиксируется в журнале регистрации или в регистрационной карточке. Документ все время до момента исполнения находится в рабочей папке исполнителя.

Подготовленный проект документа, а также все материалы, на основании которых проект готовился, передаются секретарю–референту для проверки правильности оформления. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю. Правильно оформленный проект документа передается секретарем-референтом на подпись руководителю организации. Исправленные руководителем проекты документов, как правило, перепечатываются. Подписанные документы регистрируются и, если это ответные письма, передаются на отправку (в канцелярию, экспедицию, секретарю).

Контроль исполнения

Работа по контролю за исполнением документов включает в себя проверку сроков исполнения, регулирование хода и анализ результатов исполнения документов. Различают следующие виды контроля: текущий, предупредительный и итоговый.

Текущий контроль — это ежедневная подготовка сведений, срок исполнения которых истекает сегодня. Секретарь-референт ежедневно в начале рабочего дня докладывает руководителю о фактах неисполнения установленных сроков. Предупредительный контроль заключается в своевременном за 2-3 дня предупреждении сотрудника о необходимости решения порученного ему вопроса. Итоговый контроль представляет собой аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины в организации. Формой контроля является составление раз в месяц (квартал) перечня неисполненных документов по отдельным подразделениям (для больших организаций) или по организации в целом. На основе анализа задержки исполнения документов устанавливаются причины и вырабатываются соответствующие предложения по исправлению недостатков.

Подшивка документов в дела

В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над ответным документом полностью завершена. Подшивку документа в дело осуществляет работник канцелярии или секретарь-референт.

Кроме секретаря-референта дела формируют и сотрудники структурных подразделений организации. Методическое руководство и контроль за правильностью формирования дел в структурных подразделениях осуществляет заведующий канцелярией, заведующий архивом или секретарь-референт. В дело подшиваются документы по одному вопросу, имеющие один срок хранения. Например, приказы по личному составу подшиваются отдельно от приказов на отпуска и командировки сотрудников, а также от приказов по основной деятельности и др. Документы внутри дела следует располагать в хронологической последовательности, т.е. по их датам (подписания, поступления или исполнения). До сдачи дел в архив допускается хранение документов текущего года в специальных папках-регистрах. Папки типа «скоросшиватели» здесь непригодны, так как документы в них располагаются в обратной хронологической последовательности.

Видео: отслеживание изменений и отображение разметки

Делитесь и соавторствуйте

Тренировка слов

Делитесь и соавторствуйте

Отслеживание изменений и отображение разметки

Поделиться документом
видео
Отслеживание изменений и отображение разметки
видео
Принять или отклонить изменения
видео
Использование Word на мобильном устройстве
видео

Следующий: Используйте Word для школы

Попробуйте!

Включите параметр «Отслеживание изменений», чтобы отобразить изменения, внесенные в документ, и используйте «Показать разметку», чтобы отобразить типы исправлений, которые вы хотите отобразить.

Использовать отслеживание изменений

Выберите Обзор > Отслеживание изменений , чтобы включить его.
Внесите изменения в документ, и Word зафиксирует все внесенные вами изменения.
Выберите Обзор > Отслеживание изменений , чтобы отключить его.
Word прекращает вносить новые изменения, а все внесенные изменения остаются в документе.

Использовать разметку «Показать»

Выберите Обзор > Показать для просмотра .
Выберите нужный вариант:
- Простая разметка указывает места внесения изменений красной линией на полях.
- All Markup показывает все правки с разными цветами текста и линий.
- Нет разметки скрывает разметку, чтобы показать, как будут выглядеть внесенные изменения.
- org/ListItem»>
  Оригинал показывает документ в исходном виде.
В списке Show Markup выберите типы редакций, которые вы хотите видеть:

Хотите больше?

Отслеживание изменений в Word

Отключить отслеживание изменений

Узнайте больше об обучении Word на LinkedIn Learning

Как использовать отслеживание изменений в Microsoft Word

Вы можете использовать отслеживание изменений в Word, чтобы записывать каждое редактирование, сделанное в документе вами или другими.
Функция отслеживания изменений в Word позволяет пользователям предлагать изменения, оставлять комментарии и т. д.
Чтобы включить отслеживание изменений, выберите его на вкладке «Обзор».

Отслеживание изменений — это функция, встроенная в Microsoft Word, которая отслеживает все изменения, внесенные в документ, и позволяет оставлять комментарии. Когда функция «Отслеживание изменений» включена, внесенные вами изменения выделяются и отображаются разными цветами или стилями, чтобы отделить их от исходного текста.

Это особенно полезно для документов с несколькими авторами или редакторами, которые могут просматривать и утверждать (или отклонять) изменения друг друга.

Как включить отслеживание изменений в Microsoft Word

Чтобы включить отслеживание изменений, щелкните вкладку «Обзор», затем щелкните значок над «Отслеживание изменений». Чтобы отключить отслеживание изменений, просто щелкните этот значок еще раз. Вы также можете включать и выключать отслеживание изменений, щелкнув стрелку меню «Отслеживание изменений», а затем щелкнув «Отслеживание изменений» в списке.

Отслеживание изменений можно включать и выключать на вкладке «Обзор». Крисси Монтелли/Инсайдер

Если включена функция отслеживания изменений, вы можете оставить изменения в документе, просто набрав или отредактировав их, как обычно. Изменения будут отформатированы иначе, чем остальная часть документа, и будут содержать отметку на полях, указывающую на то, что изменение было внесено.

Например, если вы удалите абзац с включенным параметром «Отслеживание изменений», удаленный абзац останется видимым, но будет отображаться красным шрифтом с зачеркиванием, чтобы вы не перепутали его с оставшимся текстом.

Текст, который вы отредактировали или удалили, будет иметь другой цвет и формат, чем остальная часть документа. Крисси Монтелли/Инсайдер

Как создавать и удалять комментарии к отслеживанию изменений

Чтобы оставлять комментарии в документе, не добавляя к тексту, с помощью мыши выделите текст, который вы хотите прокомментировать, а затем нажмите «Новый комментарий» в разделе «Рецензирование». вкладка На полях документа появится пузырь, содержащий ваше имя и назначенный вам цвет. Когда появится всплывающая подсказка, введите свой комментарий.

Чтобы ответить на комментарий, просто нажмите «Ответить» рядом с комментарием, на который хотите ответить, и введите свой ответ. Когда вы закончите, вы можете щелкнуть в любом месте за пределами всплывающего окна комментария.

Каждый из ваших комментариев в документе будет иметь один и тот же цвет, что позволит вам отличать ваши собственные комментарии от чужих. Крисси Монтелли/Инсайдер

Есть два способа удалить комментарий. Нажмите на комментарий, который хотите удалить. Если вы хотите пока сохранить комментарий в документе, но хотите указать, что он уже рассмотрен, нажмите «Решить» в пузыре комментария. Комментарий по-прежнему будет отображаться на полях документа, но теперь будет отображаться серым цветом, что отличает его от других комментариев.

Если вы хотите полностью удалить комментарий, не оставив его следов в документе, нажмите на комментарий, а затем нажмите на иконку над «Удалить» на вкладке «Рецензирование». Он расположен рядом со значком «Новый комментарий».

Когда комментарий будет решен, он будет немного выделен серым цветом. Крисси Монтелли/Инсайдер

Как принять или отклонить изменения

После внесения изменений в документ вы можете либо принять, либо отклонить изменения. Для этого щелкните правой кнопкой мыши часть документа, которая была изменена. В появившемся меню нажмите «Принять», если хотите сохранить изменение, или «Отклонить», если хотите отклонить его.

Внешний вид раздела может измениться в зависимости от вашего выбора, но он будет соответствовать остальной части документа после того, как вы закончите работу и отключите отслеживание изменений.

Вы можете принять или отклонить изменение, щелкнув его правой кнопкой мыши и выбрав нужный вариант в появившемся меню. Крисси Монтелли/Инсайдер

Как скрыть все изменения и комментарии

Вы можете управлять видимыми изменениями и комментариями, настроив параметры разметки.

На вкладке «Рецензирование» рядом с «Отслеживание изменений» есть раскрывающееся меню с четырьмя параметрами, которые показывают различные уровни изменений, внесенных в документ.

«Все пометки» покажет все изменения и комментарии, сделанные с момента включения «Отслеживание изменений».
«Простая разметка» покажет упрощенную версию изменений и комментариев, представленную примечаниями на полях документа, а не видимым форматированием.
«Без разметки» скроет все отметки изменений и комментарии s , но сохранит изменения.
«Исходный» покажет документ в том виде, в котором он изначально выглядел до включения отслеживания изменений.

Параметры разметки позволяют просматривать все изменения, упрощенные изменения, отсутствие изменений или исходный формат документа. Крисси Монтелли/Инсайдер

Вы также можете настроить типы отображаемых изменений, нажав «Показать разметку». Откроется меню с галочками рядом с различными параметрами. Если опция отмечена, она будет включена в разметку. Чтобы отметить или снять отметку с параметра, просто нажмите на него.

Это позволяет настроить видимые вам изменения, включая комментарии конкретных пользователей и внешний вид всплывающих подсказок комментариев (или «выносок», как они называются в списке).

Меню «Показать разметку» позволяет настроить отображаемые изменения. Крисси Монтелли/Инсайдер

Как пользоваться панелью рецензирования

Если вы хотите последовательно просмотреть все изменения, внесенные в документ, вы можете сделать это с помощью панели рецензирования.