Матрица эйзенхауэра в excel – матрица приоритетов Эйзенхауэра (+ бланк для скачивания)

Содержание

To-Do (Матрица Эйзенхауэра) :: Приложения

Макросы в Excel Приложения To-Do (Матрица Эйзенхауэра)

Небольшое Excel-приложение, эмулирующее простой To-Do-лист сделанную в духе матрицы Эйзенхауэра.

Позволяет наглядно отслеживать задачи - что нужно сделать, что делается и что сделано.)

Задачи, в зависимости от статуса реализации, записывается в ячейку нужной цветовой зоны. Задачи можно переносить из одной зоны в другую - для этого просто нужно навести курсор на границу ячейки и перетащить, зажав левую кнопку мыши.

Чтобы вообще удалить задачу, нужно просто выделить ячейку с ней и нажать на клавиатуре Delete. При добавлении/удалении, а также изменении статуса задач окрашивание ячеек происходит автоматически. Собственно, тут и понадобились макросы. 🙂

Тип данных во всех ячейках на листе - многострочный текст. Используйте комбинацию Alt + Enter, чтобы создавать заметки из двух-трёх строк.

Рабочая область разделена на 4 зоны:

  • Зелёная - важно и несрочно - планируемые важные задачи. Самый главный квадрант. Спокойное планомерное выполнение задач из этой области ведёт к достижению целей.
  • Жёлтая - важно и срочно - текущие задачи, которые необходимо выполнить прямо сейчас. Необходимо всячески стремиться, чтобы этот квадрант был пустым, т.е. откладывать все второстепенные дела и выполнять важносрочные задачи.
  • Серая - неважно, срочно - Небольшие задачи, возникающие в течении дня и способствующие решению важных задач из жёлтой или зелёной области.
  • Чёрная - неважно, несрочно - несущественные несложные дела, которыми мы занимаемся лишь бы не выполнять задачи из других квадрантов.

В основной области автоматически выделяется красная подобласть. Её размер зависит от жёлтой зоны.

Следует обратить внимание на эту область. Она логически определяет центр и влияет на раксраску квадрантов. Значение ячееек этой области нельзя менять (по тексту всех 4-х ячеек макрос идентифицирует логический центр, если текст изменить, то идентификация станет невозможной).

Однако при этом разрешается перенести центр. Для этого необходимо выделить одновременно все 4 ячейки, навести курсор на границу ячеек и перетащить эту группу ячеек в другое место. В соответствии с новым расположением изменится расцветка квадрантов, которые изменятся в размерах.

Ссылки

Скачать excel-приложение "To-Do" с Гугл-Диска

www.vba.valemak.com

Матрица Эйзенхауэра - инструмент личной эффективности

 

Добрый день, читатели блога Твое решение!

В этой статье хочу поговорить о  проблеме перегруженного списка задач, с которой встречается почти каждый современный человек. В чем это проявляется? В том, что мы планируем выполнить много всяких разных задач в течение дня или в течение недели, а в конце этого периода понимаем, что ничего не успели.

Почему же так получается? Почему мы перегружены и не успеваем сделать то, что запланировали?

Чаще всего это связано с тем, что наше планирование нереалистично. Мы перегружаем свой список задач, из него надо что-то вычеркнуть, но возникает вопрос “Как из него что-то вычеркнуть, если мы в него вписываем только необходимые дела?”

Специальные техники определения приоритетов могут помочь нам определить то, что должно быть выполнено в первую очередь, а что мы можем отложить, а что не выполнять вовсе.

Одна из самых простых и эффективных методик определения приоритетов является матрица Эйзенхауэра. Идея принадлежит Президенту США Дуайту Эйзенхауэру . А известность она получила после того, как о ней написал Стивен Кови в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей».

Постоянная занятость — это форма лени, ленивого мышления и неизбирательного действия.
                                                                                      Тим Феррис

В основе матрицы Эйзенхауэра лежит принцип Парето, согласно которого 20% наших усилий дают 80% результата. Эйзенхауэр усовершенствовал этот принцип.

Матрица Эйзенхауэра представляет собой квадрат, разделенный двумя пересекающимися осями на 4 сектора или квадранта.
Вертикальная ось — “важность”, горизонтальная — “срочность”.
Таким образом, получаем 4 сектора:
сектор А — “срочно и важно”
сектор В — “не срочно, но важно”
сектор С — “срочно, но неважно”
сектор D — “не срочно, не важно”

Сектор А: важно, срочно

Объединяет дела, которые необходимо выполнять в первую очередь. Они не терпят отлагательств, выполнить из завтра — будет уже поздно. Регулярное появление таких дел в нашем списке задач является, как правило, следствием плохого планирования, неорганизованности, откладывания на потом и т.д Идеальным планированием является ситуация пустого квадранта А.

Примеры дел квадранта А:

  • оплата кредита
  • внеплановый визит к врачу, когда уже сильно что-то болит
  • вызов сантехника для ремонта протекающей трубы
  • ремонт ноутбука

Сектор В: важно, не срочно

Этот сектор объединяет дела, которые напрямую влияют на вашу личную эффективность. Главное отличие этих дел от дел квадранта А — отсутствие срочности. Это позволяет подойти к решению таких задач более обдуманно, что позволяет достигнуть больших результатов и эффективности. Из задач сектора В должен в основном состоять наш список дел на день. Также нужно помнить, что дела сектора В, если им не уделять своевременно внимание и время, могут перейти в сектор А.

Примеры дел квадранта В:

  • обучение, повышение квалификации, курсы и семинары, тренинги
  • плановый отчет
  • занятия спортом
  • качественный отдых
  • плановый визит к врачу (диспансеризация, профилактические осмотры)

Сектор С: не важно, срочно

Дела, которые не приближают вас к цели,но делать их необходимо. Главной ошибкой при работе с матрицей является не перепутать дела сектора А и С, иначе возникнет ситуация, что вы крутитесь как белка в колесе, но выполненные задачи не приближают вас к намеченной цели, а важные задачи остаются нерешенными.

Примеры дел сектора С:

  • проверка электронной почты
  • текущие звонки
  • совещания
  • домашние рутинные дела(уборка дома)
  • навязанные кем-то встречи

Сектор D: не важно, не срочно

Сектор объединяет дела, которые тратят наше время впустую, не приносят нам совсем никакой пользы. Иными словами — поглотили времени. Но эти задачи имеют для нас большую привлекательность, они просты для выполнения, позволяют хорошо провести время и отдохнуть. Поэтому противостоять им очень трудно, но делать это необходимо.

Примеры:

  • посидеть в соцсетях
  • просмотр телевизора
  • треп с коллегами

Чем может быть полезна матрица на практике? Возможно два направления применения матрицы Эйзенхауэра:

  1. для планирования
    Часто мы выполняем все срочное, но неважные дела, а важные и несрочные откладываем все дальше и дальше. Если мы займемся планированием своего времени и задач по матрице Эйзенхауэра, то сможем уделить больше времени на важные дела, которые приблизят нас к цели, и устраним задачи, которые занимают время, силы, энергию и редко приводят к цели. Как использовать матрицу для планирования читайте в этой статье ниже.
  2. для оценки своей эффективности
    Матрица Эйзенхауэра наглядно показывает какие задачи вы выполняете. Такой анализ можно проводить в конце недели или месяца. Регулярный анализ задач, выполнением которых вы были заняты в течение определенного периода, повысит вашу личную эффективность.

Как это выглядит?

  1. Выпишите на лист дела, которые вы выполнили в течение дня.
  2. Распределите сделанное по четырем секторам с указанием затраченного времени.
  3. Подсчитайте, как распределилось время и количество задач по секторам.
  4. Интерпретация результата:
    сектор А
    Если сектор А разросся, значит вы не управляете своей жизнью. вы не занимаетесь стратегическим планированием, не умеете распределить нагрузку по сотрудникам и делегировать обязанности.
    сектор В
    Если сектор В наиболее заполнен делами, то вы достаточно уделяете время достижениям своих целей, умеете концентрироваться на главном.
    сектор С
    Увеличение дел сектора С показывает отсутствие у вас намеченных целей, планов. вы тратите свое время на неважные задачи.
    сектор D
    Возникает вопрос “За что вам платят зарплату?”, да и в личном плане вы тратите время “впустую”.

Основная трудность применения матрицы Эйзенхауэра является сложность определения важности задачи. Часто нам кажутся все задачи важными. как определить в чем истинная важность задачи. как из всех задач выделить действительно важные задачи?

Здесь пригодится “метод Франклина”: важное — это то, что соответствует главным целям моей жизни.

Основная идея состоит в том, что до того, как расставлять приоритеты, необходимо четко определиться со своими целями на определенный период.
После этого дополним матрицу Эйзенхауэра, помещая в ее центр наши цели. Что теперь происходит? Теперь оценка важности всех задач на день будет осуществляться относительно поставленной цели.

Важность задачи отличает ответ на 3 вопроса:

  1. Что произойдет, если я не сделаю это сегодня?
  2. Может кто-то это сделать вместо меня?
  3. Важна ли эта задача для достижения поставленной цели?

Например, ваша цель “погасить все кредиты и долги в течение года”. Важность каждой задачи матрицы оцениваем именно с позиции, поможет ли она достигнуть поставленной цели.

Практическая реализация. Алгоритм применения матрицы для ежедневного планирования

  1. Определите цели. Посмотрите, соответствуют ли ваши цели принципам SMART. Из списка ваших целей выберите 1-3 цели, более приоритетные на данный период. Именно эти цели будут являться для вас маяком, на который вам нужно ориентироваться при классификации задач по секторам.
  2. Составьте список всех задач на текущий момент (день, неделя, месяц). Профессионалы в области тайм-менеджмента советуют планировать также и отдых.
  3. Разбейте объемные задачи на подзадачи.
  4. Оценка приоритетов. Распределить задачи по секторам, определяя важность задачи исходя из поставленных целей. Расчертите лист на 4 квадранта и заполните матрицу задачами. Если вас не вдохновляет мысль чертить каждый день квадранты, можно отмечать приоритеты буквами: А, В, С и D. Отметки вносим в ваш список напротив каждой задачи.
    Можно использовать для приоритетов три цвета светофора: красный (квадрант А), зеленый (квадрант В) и желтый (квадрант С).
  5. Исполнение поставленных задач:
  • в первую очередь выполняются дела важные и срочные. С этих дел должен начинаться день.
  • после этого переходим к делам важным, но не срочным. Основное наше время и внимание должны быть сосредоточены на делах этого сектора
  • только потом к остальным делам.

Прежде чем приступить к выполнению любой задачи, сначала задайте себе вопрос “Это должен сделать я?, “Может это сделать кто-то другой?”.
Задачи квадранта С, как правило, рутинного характера, не продвигающие вас к поставленной цели, рекомендуется делегировать или не делать совсем.

6. Контроль исполнения плана
На этом этапе выполните анализ исполнения намеченного плана. Подсчитайте в каждом квадранте матрицы какое количество задач выполнено за день и сколько времени потрачено на их исполнение. Оцените свою эффективность.

Чем больше времени вы уделяете задачам квадранта В, тем эффективнее вы становитесь и быстрее добиваетесь поставленных целей.

Невыполненные задачи перенесите в список на следующий день. Если вы отложили выполнение задачи более трех раз, задумайтесь о том, следует ли ее вообще выполнять? Скорее всего, вы прекрасно обойдетесь и без нее! Вычеркивайте такие дела из списка или выполните немедленно.

Как видите, матрица Эйзенхауэра — простой рабочий инструмент, который облегчает планирование и помогает текущему контролю и анализу вашей деятельности. Оставьте свой e-mail в форме в конце статьи и скачайте шаблон ежедневного планирования по матрице Эйзенхауэра. Шаблон создан в двух форматах: в таблице эксель и в виде шаблона заметки для Evernote.

Чтобы добавить заметку с шаблоном в свою учетную запись Evernote, нужно нажать правой кнопкой мыши по заметке в аккаунте Evernote и выбрать из выпадающего меню «Скопировать в блокнот». Затем выбрать свой блокнот и нажать «Копировать». Теперь вы можете вносить любые изменения в шаблон.

Если вы будете часто пользоваться матрицей, сделайте шаблон заметки ярлыком! Это ускорит поиск заметки и сэкономит ваше время!
Обязательно внедрите в свою систему управления делами приоритеты!

Как только вы научитесь правильно распределять дела внутри матрицы Эйзенхауэра, у вас появится немалое количество дополнительного времени и самое главное, вы быстрее придете к поставленной цели.

Наполняйте каждый свой день смыслом и это будет ТВОЕ РЕШЕНИЕ!

Читайте еще:

tvoe-reshenie.com

Матрица эйзенхауэра в excel – Популярные диеты

 

Добрый день, читатели блога Твое решение!

В этой статье хочу поговорить о  проблеме перегруженного списка задач, с которой встречается почти каждый современный человек. В чем это проявляется? В том, что мы планируем выполнить много всяких разных задач в течение дня или в течение недели, а в конце этого периода понимаем, что ничего не успели.

Почему же так получается? Почему мы перегружены и не успеваем сделать то, что запланировали?

Чаще всего это связано с тем, что наше планирование нереалистично. Мы перегружаем свой список задач, из него надо что-то вычеркнуть, но возникает вопрос “Как из него что-то вычеркнуть, если мы в него вписываем только необходимые дела?”

Специальные техники определения приоритетов могут помочь нам определить то, что должно быть выполнено в первую очередь, а что мы можем отложить, а что не выполнять вовсе.

Одна из самых простых и эффективных методик определения приоритетов является матрица Эйзенхауэра. Идея принадлежит Президенту США Дуайту Эйзенхауэру . А известность она получила после того, как о ней написал Стивен Кови в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей».

Постоянная занятость — это форма лени, ленивого мышления и неизбирательного действия.
                                                                                      Тим Феррис

В основе матрицы Эйзенхауэра лежит принцип Парето, согласно которого 20% наших усилий дают 80% результата. Эйзенхауэр усовершенствовал этот принцип.

Матрица Эйзенхауэра представляет собой квадрат, разделенный двумя пересекающимися осями на 4 сектора или квадранта.
Вертикальная ось — “важность”, горизонтальная — “срочность”.
Таким образом, получаем 4 сектора:
сектор А — “срочно и важно”
сектор В — “не срочно, но важно”
сектор С — “срочно, но неважно”
сектор D — “не срочно, не важно”

Сектор А: важно, срочно

Объединяет дела, которые необходимо выполнять в первую очередь. Они не терпят отлагательств, выполнить из завтра — будет уже поздно. Регулярное появление таких дел в нашем списке задач является, как правило, следствием плохого планирования, неорганизованности, откладывания на потом и т.д Идеальным планированием является ситуация пустого квадранта А.

Примеры дел квадранта А:

  • оплата кредита
  • внеплановый визит к врачу, когда уже сильно что-то болит
  • вызов сантехника для ремонта протекающей трубы
  • ремонт ноутбука

Сектор В: важно, не срочно

Этот сектор объединяет дела, которые напрямую влияют на вашу личную эффективность. Главное отличие этих дел от дел квадранта А — отсутствие срочности. Это позволяет подойти к решению таких задач более обдуманно, что позволяет достигнуть больших результатов и эффективности. Из задач сектора В должен в основном состоять наш список дел на день. Также нужно помнить, что дела сектора В, если им не уделять своевременно внимание и время, могут перейти в сектор А.

Примеры дел квадранта В:

  • обучение, повышение квалификации, курсы и семинары, тренинги
  • плановый отчет
  • занятия спортом
  • качественный отдых
  • плановый визит к врачу (диспансеризация, профилактические осмотры)

Сектор С: не важно, срочно

Дела, которые не приближают вас к цели,но делать их необходимо. Главной ошибкой при работе с матрицей является не перепутать дела сектора А и С, иначе возникнет ситуация, что вы крутитесь как белка в колесе, но выполненные задачи не приближают вас к намеченной цели, а важные задачи остаются нерешенными.

Примеры дел сектора С:

  • проверка электронной почты
  • текущие звонки
  • совещания
  • домашние рутинные дела(уборка дома)
  • навязанные кем-то встречи

Сектор D: не важно, не срочно

Сектор объединяет дела, которые тратят наше время впустую, не приносят нам совсем никакой пользы. Иными словами — поглотили времени. Но эти задачи имеют для нас большую привлекательность, они просты для выполнения, позволяют хорошо провести время и отдохнуть. Поэтому противостоять им очень трудно, но делать это необходимо.

Примеры:

  • посидеть в соцсетях
  • просмотр телевизора
  • треп с коллегами

Чем может быть полезна матрица на практике? Возможно два направления применения матрицы Эйзенхауэра:

  1. для планирования
    Часто мы выполняем все срочное, но неважные дела, а важные и несрочные откладываем все дальше и дальше. Если мы займемся планированием своего времени и задач по матрице Эйзенхауэра, то сможем уделить больше времени на важные дела, которые приблизят нас к цели, и устраним задачи, которые занимают время, силы, энергию и редко приводят к цели. Как использовать матрицу для планирования читайте в этой статье ниже.
  2. для оценки своей эффективности
    Матрица Эйзенхауэра наглядно показывает какие задачи вы выполняете. Такой анализ можно проводить в конце недели или месяца. Регулярный анализ задач, выполнением которых вы были заняты в течение определенного периода, повысит вашу личную эффективность.

Как это выглядит?

  1. Выпишите на лист дела, которые вы выполнили в течение дня.
  2. Распределите сделанное по четырем секторам с указанием затраченного времени.
  3. Подсчитайте, как распределилось время и количество задач по секторам.
  4. Интерпретация результата:
    сектор А
    Если сектор А разросся, значит вы не управляете своей жизнью. вы не занимаетесь стратегическим планированием, не умеете распределить нагрузку по сотрудникам и делегировать обязанности.
    сектор В
    Если сектор В наиболее заполнен делами, то вы достаточно уделяете время достижениям своих целей, умеете концентрироваться на главном.
    сектор С
    Увеличение дел сектора С показывает отсутствие у вас намеченных целей, планов. вы тратите свое время на неважные задачи.
    сектор D
    Возникает вопрос “За что вам платят зарплату?”, да и в личном плане вы тратите время “впустую”.

Основная трудность применения матрицы Эйзенхауэра является сложность определения важности задачи. Часто нам кажутся все задачи важными. как определить в чем истинная важность задачи. как из всех задач выделить действительно важные задачи?

Здесь пригодится “метод Франклина”: важное — это то, что соответствует главным целям моей жизни.

Основная идея состоит в том, что до того, как расставлять приоритеты, необходимо четко определиться со своими целями на определенный период.
После этого дополним матрицу Эйзенхауэра, помещая в ее центр наши цели. Что теперь происходит? Теперь оценка важности всех задач на день будет осуществляться относительно поставленной цели.

Важность задачи отличает ответ на 3 вопроса:

  1. Что произойдет, если я не сделаю это сегодня?
  2. Может кто-то это сделать вместо меня?
  3. Важна ли эта задача для достижения поставленной цели?

Например, ваша цель “погасить все кредиты и долги в течение года”. Важность каждой задачи матрицы оцениваем именно с позиции, поможет ли она достигнуть поставленной цели.

Практическая реализация. Алгоритм применения матрицы для ежедневного планирования

  1. Определите цели. Посмотрите, соответствуют ли ваши цели принципам SMART. Из списка ваших целей выберите 1-3 цели, более приоритетные на данный период. Именно эти цели будут являться для вас маяком, на который вам нужно ориентироваться при классификации задач по секторам.
  2. Составьте список всех задач на текущий момент (день, неделя, месяц). Профессионалы в области тайм-менеджмента советуют планировать также и отдых.
  3. Разбейте объемные задачи на подзадачи.
  4. Оценка приоритетов. Распределить задачи по секторам, определяя важность задачи исходя из поставленных целей. Расчертите лист на 4 квадранта и заполните матрицу задачами. Если вас не вдохновляет мысль чертить каждый день квадранты, можно отмечать приоритеты буквами: А, В, С и D. Отметки вносим в ваш список напротив каждой задачи.
    Можно использовать для приоритетов три цвета светофора: красный (квадрант А), зеленый (квадрант В) и желтый (квадрант С).
  5. Исполнение поставленных задач:
  • в первую очередь выполняются дела важные и срочные. С этих дел должен начинаться день.
  • после этого переходим к делам важным, но не срочным. Основное наше время и внимание должны быть сосредоточены на делах этого сектора
  • только потом к остальным делам.

Прежде чем приступить к выполнению любой задачи, сначала задайте себе вопрос “Это должен сделать я?, “Может это сделать кто-то другой?”.
Задачи квадранта С, как правило, рутинного характера, не продвигающие вас к поставленной цели, рекомендуется делегировать или не делать совсем.

6. Контроль исполнения плана
На этом этапе выполните анализ исполнения намеченного плана. Подсчитайте в каждом квадранте матрицы какое количество задач выполнено за день и сколько времени потрачено на их исполнение. Оцените свою эффективность.

Чем больше времени вы уделяете задачам квадранта В, тем эффективнее вы становитесь и быстрее добиваетесь поставленных целей.

Невыполненные задачи перенесите в список на следующий день. Если вы отложили выполнение задачи более трех раз, задумайтесь о том, следует ли ее вообще выполнять? Скорее всего, вы прекрасно обойдетесь и без нее! Вычеркивайте такие дела из списка или выполните немедленно.

Как видите, матрица Эйзенхауэра — простой рабочий инструмент, который облегчает планирование и помогает текущему контролю и анализу вашей деятельности. Оставьте свой e-mail в форме в конце статьи и скачайте шаблон ежедневного планирования по матрице Эйзенхауэра. Шаблон создан в двух форматах: в таблице эксель и в виде шаблона заметки для Evernote.

Чтобы добавить заметку с шаблоном в свою учетную запись Evernote, нужно нажать правой кнопкой мыши по заметке в аккаунте Evernote и выбрать из выпадающего меню «Скопировать в блокнот». Затем выбрать свой блокнот и нажать «Копировать». Теперь вы можете вносить любые изменения в шаблон.
Если вы будете часто пользоваться матрицей, сделайте шаблон заметки ярлыком! Это ускорит поиск заметки и сэкономит ваше время!
Обязательно внедрите в свою систему управления делами приоритеты!

Как только вы научитесь правильно распределять дела внутри матрицы Эйзенхауэра, у вас появится немалое количество дополнительного времени и самое главное, вы быстрее придете к поставленной цели.

Наполняйте каждый свой день смыслом и это будет ТВОЕ РЕШЕНИЕ!

Source: tvoe-reshenie.com

marmolesreynoso.com

Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов — СКБ Контур

Почему так сложно делать выбор между приоритетными и второстепенными задачами? Исследования невролога Антонио Дамасио показывают, что принятие решений неразрывно связано с эмоциями. Потому неудивительно, что беспокойство и депрессия часто характеризуются как состояния загнанности в тупик и неспособности принимать решения. Использование простых инструментов наподобие матрицы Эйзенхауэра помогает не просто разобраться в делах, но и снизить эмоциональную нагрузку. Со временем, усвоив принципы этой концепции, можно научиться легко и быстро определять разницу между важным, срочным, второстепенным и бесполезным.   

Считается, что матрица Эйзенхауэра имеет непосредственное отношение к словам Дуайта Д. Эйзенхауэра: «У меня есть две проблемы: срочная и важная. Срочная не является важной, а важная — срочной». 

Дуайт Д. Эйзенхауэр известен, прежде всего, как 34-й президент США (с 1953 по 1961 годы). До того, как стать президентом, он был генералом и командовал союзными войсками во время Второй мировой войны. В 1950 году Эйзенхауэр стал первым верховным главнокомандующим объединенными вооруженными силами НАТО в Европе.

Специфическая профессиональная деятельность постоянно вынуждала Эйзенхауэра принимать жесткие решения и ежедневно фокусироваться на различных задачах. Чтобы оптимизировать процесс, он создал свой метод, который стал широко известен как матрица Эйзенхауэра. Сегодня ею могут пользоваться не только генералы, но и обычные люди вплоть до домохозяек — он помогает расставлять приоритеты в текущих задачах и наводить порядок в делах.

Как использовать матрицу Эйзенхауэра

Этот инструмент подходит тем, кто готов и способен оценивать важность своих задач и четко их классифицировать. Метод подразумевает разделение задач и действий на четыре группы:  

  1. срочные и важные;
  2. важные, но не срочные;
  3. срочные, но не важные;
  4. не срочные и не важные.

Конечная цель метода Эйзенхауэра — помочь отфильтровать второстепенные дела от важных решений и сосредоточиться на том, что действительно имеет значение.

Если представить матрицу Эйзенхауэра в виде картинки, то она будет выглядеть так:  

Значение квадрантов в матрице

Задачи распределяются по конкретным квадрантам, которые в свою очередь определяют, когда и как долго вы можете выполнять задачу. 

  • Квадрант I — «Сделайте это немедленно» (срочные и важные)

Сюда попадают приоритетные задачи, требующие немедленного внимания. Они имеют жесткие сроки и должны выполняться прежде всего остального и лично.   

  • Квадрант II — «Решите, когда вы это сделаете» (важные, но не срочные)

Этот квадрант — стратегическая часть матрицы, идеально подходящая для долгосрочного развития. Элементы, которые он включает, важны, но не требуют немедленного вмешательства. При этом задачи имеют определенный дедлайн и тоже выполняются лично.

  • Квадрант III — «Делегируйте кому-нибудь» (срочные, но не важные)

В этот квадрант попадают телефонные звонки, электронные письма и планирование встреч и мероприятий. Эти типы задач обычно не требуют личного внимания, потому что не подразумевают измеримый результат. Квадрант III помогает минимизировать то, что отвлекает от важной работы. Благодаря делегированию вы можете сосредоточить внимание на более серьезных вещах.

  • Квадрант IV — «Сделайте это позже» (не важные, не срочные)

Действия, попадающие в квадрант IV, — это сопутствующие дела, которые не приносят никакой ценности. Проще говоря, это то, что всегда можно отложить, не боясь каких-либо последствий. Эти дела отнимают время и мешают выполнять более важные задачи, которые вы вносите в первые два квадранта. 

Выбор цвета для матрицы

Назначьте каждому из квадрантов матрицы цвет и свяжите его с уровнем приоритета.

Например:

Красный = срочно.

Желтый = важно, но не очень срочно.

Зеленый = срочно, но не важно.

Серый = не срочно, не важно.

В процессе использования матрицы для профессиональных целей вы увидите, что большинство задач попадают в квадранты I и III. Самый значимый результат приносят действия из квадранта II, потому что это бизнес-цели, которые влияют на долгосрочный успех бизнеса, при этом они редко классифицируются как срочные.

Сложнее всего понять то, что отвлекает вас от запланированного курса. Но если вы справитесь с этой фундаментальной проблемой управления временем, ав избавитесь от мыслей о зря потерянных часах. Задайте себе два вопроса, чтобы определиться с долгосрочными стратегиями в принятии решений:

  • Когда вы будете заниматься важными, но не срочными задачами?
  • Когда вы сможете потратить время на решение важных задач, прежде чем они внезапно станут срочными?

Стоит помнить о том, что иногда задачи из одного квадранта неожиданно попадают в другой. Если возникнет чрезвычайная ситуация, ваши приоритеты изменятся. Например, вы владеете небольшим бизнесом, звонит недовольный клиент и просит связать его с менеджером из-за задержки с доставкой. Эта проблема сразу же станет выше других элементов в матрице.

Распределение задач по квадрантам имеет некоторые особенности, и их нужно учитывать:

  1. Списки дел облегчают жизнь. Убедитесь в том, что при распределении задач вы задаете правильные вопросы, которые помогают определить, что нужно выполнить в первую очередь. Ключевой признак — приоритет.
  2. В каждый квадрант можно добавлять много действий и задач, однако лучше, чтобы максимальное количество не превышало более восьми элементов. Иначе вы будете отдаляться от главной цели — завершения задачи.
  3. Создавайте отдельные матрицы для профессиональной и личной жизни.
  4. Только вы можете определить уровень приоритета элементов в своем списке. Каждое утро начинайте со списка дел из матрицы, и уже к концу недели вы увидите результат.

Шаблон матрицы Эйзенхауэра

Чтобы упростить процесс распределения задач, используйте шаблон, разработанный сервисом Evernote:

Матрицу Эйзенхауэра можно перевести в программу для управления проектами Trello. Составьте список дел для каждой из четырех досок (= квадрант) и сделайте отдельную доску «Входящие», куда будут поступать все задачи до распределения по квадрантам. Это позволит вам визуально оценивать свою нагрузку.

Матрица Эйзенхауэра — это простой инструмент, помогающий избежать состояния аналитического паралича, которое возникает каждый раз, когда вы даже не знаете, с чего начать. 

kontur.ru

Что такое матрица Эйзенхауэра и как ее применять в тайм-менеджменте

Дуайт Эйзенхауэр, генерал армии и 34-й президент США, вряд ли занимался теорией тайм-менеджмента и техниками эффективного использования времени. Но именно его фраза «Не все срочные дела важны и не все важные дела — срочные» наилучшим образом описывает принцип, положенный в основу метода, названного матрицей Эйзенхауэра.

Иногда работаешь целый день не разгибаясь, успеваешь сделать кучу дел, буквально крутишься, как белка, а в результате — только усталость и никакого удовлетворения. Потому что не очень понятно, каким образом весь этот трудовой героизм приблизил тебя к поставленной цели.

В тайм-менеджменте это называется проблемой целеполагания, и ее последствия могут быть самыми разрушительными — жизнь превращается в изнурительный марафон с редкими передышками и непонятным результатом.


Царь Сизиф был приговорен вечно катить на гору огромный камень, который срывался вниз, едва достигнув вершины. Нас к такому никто не приговаривал, хотя иногда кажется, что мы просто пропустили оглашение приговора.


Важно понять — проблема не в том, что мы мало или плохо работаем, а в том, что перед началом любого дела не ставим правильно цели и не определяем приоритеты. Один из способов, который может помочь разобраться с этим, — использование матрицы Эйзенхауэра для быстрой сортировки задач по приоритету.

Эта техника помогает быстро рассортировать список дел, даже если их много. Внешне все выглядит предельно просто — смотрим на список задач и по каждой отвечаем себе на два вопроса.

Берем лист бумаги и делим его на четыре части. Получаем  четыре квадрата, в которые и заносим ответы на эти два вопроса.

Как выглядит матрица Эйзенхауэра
  • Дела, невыполнение которых ставит под угрозу достижение цели.
  • Задачи, которые необходимо решить, чтобы избежать больших затруднений в жизни.
  • Вопросы здоровья.

Если вы — монстр эффективности, то этот квадрант будет у вас пустым: вы просто не доведете дела до попадания в «пожарный» сектор. Но вы не монстр эффективности (как и мы), поэтому такое вряд ли случится. Самое главное, чтобы дела там бывали нечасто и в небольшом количестве. Если там половина вашего списка задач — беда.

Паниковать, впрочем, не стоит. Чтобы этот квадрант пустовал, сначала нужно поработать над содержанием других секторов.

  • Основная деятельность.

Здесь живут задачи, которым нужно уделять максимум внимания. Кто хорошо работает с этим квадрантом — того и ждет успех в достижении целей. Важные задачи, которые не горят, а значит, мы не делаем их в состоянии, близком к панике. Нет никаких препятствий, чтобы выполнить их максимально эффективно. Только не затягивайте — задачи из этого квадранта могут перейти в сектор&nbspА. 

  • Отвлекающие факторы.

Выполнение этих задач не помогает достичь цели, они мешают сосредоточиться на действительно важном, снижают эффективность и выматывают.

Коварный квадрант — есть риск спутать дела из этого сектора с делами квадранта А и получить неразбериху в приоритетах.

Парадоксальный квадрант, потому что тут живут дела:

  • не несущие никакой пользы;
  • наши любимые.

Прислушайтесь. Тут звучит наша любимая музыка, ждет удобное кресло и практически не требуется участие мозга.

Социальные сети, разговоры по телефону и в мессенджерах, серфинг по сети, компьютерные игры — мы постарались убедить себя, что «это тоже для работы» или «надо же и отдыхать иногда».

В тайм-менеджменте много разных, порой не очень сочетающихся друг с другом методов и техник. И это не является недостатком, поскольку люди разные. То, что отлично подходит одному, не будет работать у другого. Поэтому неизбежно придется пробовать разные техники, выбирая подходящую.

Начните прямо сейчас. Скачайте шаблон матрицы Эйзенхауэра и попробуйте заполнить.

Важно!

Получиться может далеко не сразу, но даже первые попытки помогут вам приобрести представление о приоритетах ваших текущих дел и задач.

А для более серьезного изучения тайм-менеджмента рекомендуем пройти курс по управлению проектами.

Курс «Управление Digital-проектами»

Курс поможет вам оценить себя как менеджера: разобраться и понять, почему у вас что-то не получается. Определить, какие навыки и знания нужно подтянуть. И сделать это, выполняя практические задания.

  •  32 часа теории и 16 практических заданий
  • Живая обратная связь с преподавателями
  • Неограниченный доступ к материалам курса
  • Стажировка в компаниях-партнёрах
  • Дипломный проект от реального заказчика
  • Гарантия трудоустройства в компании-партнёры для выпускников, защитивших дипломные работы

skillbox.ru

Хронометр 3 и матрица Эйзенхауэра. — Delphi в Internet

В последнее время задачи и цели накапливаются со страшной скоростью и постоянно приходится держать эти задачи под рукой, корректировать их, расставлять приоритеты и т.д. Для того, чтобы лишний раз не загружать свою оперативную память кучей информации и заодно всегда держать под рукой задачи года два назад я писал программку под названием «Хронометр«.

Времени прошло более, чем достаточно для обновления. За эти два года много чего изменилось и произошло, например, я успел воспользоваться очень большим количеством онлайн-сервисов для ведения списка задач — от общеизвестных и простых, таких как Google Tasks до «навороченных» типа Мегаплана, todo.ly и пр. Google Tasks понравился за его простоту, Мегаплан — по отдельным фичам, но в целом на платную версию переходить не решился — для меня одного столько фич просто не требуется, другие не прижились в качестве повседневно используемых по разным причинам, в основном, по удобству использования. В целом для себя я определил следующие функции, которые должны быть в планировщике:

  • Разделение задач по группам
  • Возможность устанавливать срок для выполнения задачи
  • Сортировка задач по разным критериям, например, по тому же сроку выполнения, важности задачи и т.д.
  • Доступность списка в любой момент времени.

В целом, практически под все эти функции подходит Google Tasks, но т.к. на работе частенько бывают перебои с доступом в Сеть (причём иногда в очень неподходящие моменты), то где-то месяца 2-3 назад решил реанимировать исходники «Хронометра» и приспособить его под работу с флешки, а заодно и «заточить» его под свои нужды.  Собственно теперь уже от того «Хронометра» двухгодичной давности осталось разве, что название и компонент для сохранения опций (и тот видимо скоро «выпилю»).

Так вот. В процессе того, как переписывался исходный код программы я периодически читал (и до сих пор иногда читаю) статьи про планирование времени вообще. Нет я, конечно, не стал маньяком и не расписываю себе весь день по минутам и не планирую поход в туалет, но кое-какие полезные моменты в планировании для себя всё же из этих статей для себя вынес. Например, мне очень понравилась идея составления матрицы Эйзенхауэра (матрицы дел). Реально полезная штука, когда есть большое количество дел и их надо структурировать по приоритету выполнения. А если ещё и чуть-чуть автоматизировать составление матрицы так вообще всё замечательно будет 🙂 Вот эта идея и была положена в основу создания новой версии «Хронометра» — создание матрицы Эйзенхауэра по известному списку задач. Но, прежде, чем я расскажу про новый «Хронометр», думаю, стОит сказать несколько слов про эту матрицу в принципе, чтобы снять некоторые вопросы по работе программы.

Матрица Эйзенхауэра

Думаю, что большинство из нас встречались с такой ситуацией, когда дел не просто много, а их дико много. Работаешь как «белка в колесе»: с утра решаешь один вопрос, потом бежишь куда-то что-то подписывать, оттуда бежишь за комп и что-то кому-то пишешь, отправляешь почту, оформляешь заказы, потом снова бежишь куда-то и решаешь снова какие-то проблемы (а потом оказывается, что это вообще были не твои проблемы) и т.д. и т.п. И все эти действия крутятся вокруг какой-либо цели. И все дела кажутся мега-важными и срочными. Как во всей этой мешанине задач, дел и поручений отсечь те, которые по большому счёту никому не нужны? Или их (задачи) можно перепоручить подчиненным или помощникам?

Ответ прост — научиться правильно расставлять приоритеты и отличать Важные задачи от Срочных. Вот для этого и применяется матрица Эйзенхауэра или, как её ещё называют, матрица дел.

Матрица состоит из двух столбцов и двух строк (2х2) и выглядит следующим образом:

(B) ВАЖНОЕ – не СРОЧНОЕ (A) ВАЖНОЕ — СРОЧНОЕ
(C) не ВАЖНОЕ – не СРОЧНОЕ (D) СРОЧНОЕ – не ВАЖНОЕ

Группа А (или первая четверть в декартовой системе координат)

В эту группу следует выделять задачи, которые:

  • нужно сделать немедленно, чтобы избежать необратимых процессов
  • повлияют на здоровье
  • отбросят назад в достижении цели
  • решение которых невозможно передать кому-либо другому

Если таких задач накопиться много — это первый признак того, что Вы, что называется, «попали». Следует всегда стараться минимизировать эту группу задач (во время всё выполнять, заранее планировать время и т.д.)

Группа B

В этой группе должны быть сосредоточены задачи, которые приближают вас к цели – самые полезные задачи. Следует сосредотачиваться именно на этой группе – они принесут самую большую отдачу. Такие задачи не требуют срочного выполнения, но и передать их кому-либо вы не можете.

Группа С

В эту группу и будут попадать те самые 80%, которые не приносят каких-либо ощутимых результатов. Однако эти дела и задачи часто бывают интересными и приятными. С задачами из этой группы нужно поступать жёстко — вычеркивать из списка или выделять для них время по остаточному принципу.

Группа D

С этой группой всегда будут проблемы. Тут сосредотачиваются самые вредные задачи, которые при первом взгляде на них кажутся важными, но на деле такими не являются. Просто срочные и всё. При выделении задач в эту группу следует всегда держать в голове конечные цели. Самый простой способ определить стоит ли вносить в эту группу какую-либо задачу — это ответить на вопрос: могу ли я передать выполнение этой задачи кому-либо другому? Если ответ положителен, то задача не настолько важна для Вас и её можно смело выносить в группу D. Примерами таких задач могут быть:

  • некоторые телефонные звонки
  • оказание услуг, не связанных с текущими целями

Надеюсь смысл матрицы понятен? Составляем матрицу и стартуем с выполнения задач в группе А. После того как в первой группе нет ни одного незавершенного дела, ориентируемся по ситуации и переходим либо к группе B, либо D. И только в последнюю очередь выполняем задачи из группы D. По виду самой матрицы можно также и судить о том сильно ли мы «проседаем» по выполнению какой-нибудь цели или нет.

«Хронометр» v.3

Теперь как работа с матрицей реализуется непосредственно в «Хронометре». В основе работы программы лежат простые одноуровневые списки дел. Внешний вид такого списка представлен на рисунке:

Списков может быть неограниченное количество. Но, например, у меня сейчас заведено всего два списка: «оффлайн» и «онлайн». В списках может находиться различное количество задач. Для каждой задачи можно задать:
  • описание
  • крайний срок выполнения (дедлайн)
  • иконку (пока выбор ограничен шестью иконками)
  • срочность и важность задачи

Так как часто бывает сложно сходу сориентирваться и определить важная перед нами задача или просто срочная, то эти параметры можно менять прямо в списке, не открывая окно редактирования задачи — просто кликая мышкой по иконке в графах срочная/важная.

По мере того как список ваших дел наполняется новыми записями «Хронометр» формирует для Вас матрицу. Например, по списку, представленному на рисунке выше матрица будет выглядеть так:

Для управления задачами в «Хронометре» есть ряд функций. Например, Вы можете скрыть из списка (и, соответственно, из матрицы) все выполненные задачи, а если списков несколько, то можете вывести в матрицу сразу все задачи из всех списков. Например, общий список задач в программе может быть таким:

А матрица Эйзенхауэра в этом случае будет такой:

Если же Вам надо распечатать список дел, то «Хронометр» может перенести список, отображаемый в данный момент в программе в MS Word. В дальнейшем планирую «научить» программу формировать и матрицу в Word’е, но это пока только планы на будущее.

Более подробно о том, что есть в Хронометре можно почитать на сайте программы. На этом же сайте я буду выкладывать и обновления.

И в заключении пара слов о том как пользуюсь «Хронометром» я и какие планы по развитию программы на будущее. Для себя я определил следующий порядок работы с «Хронометром»:

  1. Составляю список дел на определенный срок, скажем, на неделю-две. При этом сильно не задумываюсь над тем какая задача — срочная, важная и т.д. Просто строчу список целиком. Задач типа «Посмотреть телек» и «Сходить в магаз», естественно, в списке нет — только рабочие задачи, которые необходимо выполнить для достижения конкретных целей
  2. Когда перед глазами весь список — вот тогда начинаю прямо в списке отмечать срочность/важность задач по отношению к другим. Первым делом, естественно, выделяю те, которые и важные и срочные.
  3. После того, как пройден весь список до конца открываю вкладку с матрицей и смотрю, что получилось.

На мой взгляд такой подход наиболее эффективный как по скорости, так и по качеству в расстановке приоритетов.

Что касается дальнейших планов по разработке программы, то новых функций (по крайней мере для своих нужд) я пока не вижу. На сайте программы есть голосовалка по поводу разработки инструмента для синхронизации задач с различными онлайн-сервисами — по её результатам буду смотреть стоит заморачиваться над этой фичей или нет. Но зато планирую перенести «Хронометр» на Firemonkey. Заодно будет, чем поделиться с Вами в рамках написания статей про эту платформу. Если у Вас появятся какие-либо идеи по программе, то пишите — обсудим.

Скачать последнюю версию «Хронометра» можно отсюда.

Последняя версия программы расположена здесь.

webdelphi.ru

Приложение: Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра — это один из самых популярных инструментов тайм-менеджмента, который используется множеством людей по всему миру: от обычных работников по найму и менеджеров среднего звена до руководителей крупных фирм и известных на весь мир корпораций. Источник

Вы можете работать с Матрицей Эйзенхауэра через мобильное приложение Битрикс24.


“видОК” - автоматизация бизнеса с помощью Битрикс24 по всей России.
Лидер по Программе мониторинга качества внедрений 1С-Битрикс.


Консультации по Битрикс24 в WhatsApp

Консультации по Битрикс24 в Viber

Консультации по Битрикс24 в Telegram

Консультации по Битрикс24 в Skype

Консультации по Битрикс24 в Вашем Битрикс24


Разработка модулей и приложений для Битрикс24 - [email protected]

Быстрое внедрение Битрикс24 - [email protected]

Разработка и техническая поддержка сайтов - [email protected]

Как пользоваться?

После установки приложения на свой Битрикс24, вы увидите интерфейс приложения поделенный на 5 областей: “Не разобранные”, “Важные, срочные”, “Важные, не срочные”, “Не важные, срочные” и “Не важные, не срочные”. В каждой области могут находиться ваши текущие задачи.
В области “Не разобранные” находятся задачи которые в данный момент не относятся ни к одной другой группе. С помощью drag&drop вы можете “перетащить” задачу в нужную область, задача сохранит свое расположение.

При следующем открытии приложения задачи будут находится там-же куда их определили до этого.

При клике на название задачи откроется страница с детальным просмотром задачи.

Изменение расположения областей

Для удобства вы можете изменить расположение областей выбрав один из трех вариантов отображения: “Не разобранные сверху”, “Не разобранные слева” и “Список”

Просмотр задач других пользователей

Вы можете распределить задачи другого пользователя в матрице, если у вас есть доступ. Это может быть полезно если вы руководитель и хотите распределить задачи подчиненного.

Скрытие задач

Если по какой-то причине вы не хотите видеть задачу в матрице - вы можете её скрыть. Для этого начните перетаскивать ненужную задачу и “бросьте” её в появившуюся справа небольшую область с надписью “Скрыть”.


Установить приложение

www.ravidok.ru

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *