Матрица «срочно-важно»
Модуль, позволяющий применить метод «срочно-важно» для ускоренного выполнения дел
Поддерживаемые платформы
| Windows | |
| Android | |
| iOS (iPhone и iPad) | |
| Веб (браузерная версия) |
Как это работает
Матрица «срочно-важно» встраивается в интерфейс ЛидерТаска для Windows. Следовательно, работа по технологии «срочно-важно» производится внутри ЛидерТаска.
Для кого будет полезно
Модуль будет полезен для всех, кто имеет большой список неразобранных дел. Если число задач в списке остаётся неизменным или растёт, даже не смотря на то, что вы регулярно вычёркиваете завершённые дела, – это повод задуматься о повышении продуктивности. Метод «срочно-важно» поможет вам разобраться с горой дел максимально быстро.
Видеообзор
Возможности
- Распределение задач по четырём квадрантам
- Распределение задач по дням
- Поручение задач
- Присвоение статуса «Задача отменена»
Новые версии
Новые версии программы «Матрица «срочно-важно» вы получите бесплатно!
Покупка для нескольких человек
Если вы хотите, чтобы ваши коллеги и подчинённые тоже использовали Матрицу «срочно-важно», – купите лицензию для нужного количества пользователей.
Оплатить можно карточкой, электронными деньгами, наличными через терминал или салон связи, а также по безналичному расчёту. Чтобы запросить счёт на оплату, свяжитесь с нами.Программы маркета не синхронизируются между устройствами.
Информация хранится только на одном устройстве.
www.leadertask.ru
Матрица приоритетов Эйзенхауэра — как выйти из зоны стресса в зону комфорта
24 часа — так мало… Закончить отчет, позвонить маме, помыть машину, купить батарейки, обновить резюме, найти и посмотреть тот новый фильм, о котором все говорят, не забыть про консультацию у врача, и это крутится в голове с самого утра, как рой пчел возле улья. Будь Вы студент, белый воротничок или фрилансер, лавина дел неизбежно однажды настигает каждого. Пытаясь сделать все и сразу, Вы явно не успеете завершить намеченное в срок. Выход один — научиться расставлять приоритеты с помощью методик тайм-менеджмента. В сегодняшнем обзоре решено остановиться на одной из них — матрице Эйзенхауэра.
Происхождение метода
Основоположник обозреваемой техники тайм-менеджмента — Dwight David Eisenhower (Дуайт Дэвид Эйзенхауэр). Построив карьеру от военного дела до президента США, этот человек был явно целеустремлен и дисциплинирован. Коллеги и родные поражались его работоспособности. Однако огромная занятость и карьерные амбиции Дуайта позволяли ему находить время и на семью, и на хобби. Айк, как называют его сограждане, слыл непревзойденным кулинаром, любил дружеские встречи, ежедневно читал и довольно хорошо рисовал. Именно принципы оптимизации списка дел и рабочего графика этого незаурядного человека привели к появлению рассматриваемой техники.
Смысл и принципы матрицы приоритетов
Суть данного метода тайм-менеджмента заключается в грамотном распределении всех своих дел по степени их важности, различие действительно важного от просто срочного, а также в максимальном сокращении выделяемого времени на любые занятия, которые не ведут ни к каким значимым результатам. Матрица Эйзенхауэра — это способ расстановки акцентов и определения порядка выполнения намеченных дел.
Построение матрицы
На практике применение метода не потребует много сил и времени. Начертите на листе бумаги систему координат. Вертикальная ось — «Важность», которую снизу от начала координат подпишите «Не важно», а сверху — «Важно». Горизонтальная ось — это «Срочность». По аналогии слева сделайте пометку «Срочно», справа — «Не срочно». Таким образом, Ваш лист поделился на четыре сектора:
- А «Срочно и важно»;
- В «Не срочно, но важно»;
- С «Срочно, но не важно»;
- D «Не срочно и не важно».
В начале сложного дня со множеством поставленных перед собой целей просто записывайте свои планы, ранжируя их по значимости и срокам выполнения в соответствующие ра
vkoshelek.com
Матрица приоритетов — управляем своим временем.: lean_area — LiveJournal
Пожалуй один из самых известных инструментов по управлению своим временем — матрица Эйзенхауэра.Для тех, кто еще не успел познакомиться с данным инструментом, будет полезна эта публикация.
01. Матрица Эйзенхауэра.
В чем же помогает матрица Эйзенхауэра? Она помогает нам правильно организовать свое время для выполнения задач и тем самым повысить свою эффективность.
Основная задача матрицы главным образом заключается в том, чтобы научиться правильно распределять все свои задачи.
Матрица Эйзенхауэра представляет собой четыре квадранта, распределение дел в которых определяется по принципам важности и срочности.
Благодаря такому распределению своих ежедневных задач, образуется предельно ясная картина, чем необходимо заняться в первую очередь, чем во вторую, а чем заниматься вообще не стоит.
02. Классический вид матрицы.
С первого взгляда все кажется предельно просто, но тем не менее комментарии к каждому квадранту будут не лишними.
квадрант А
Если Вы уже умеете эффективно использовать свое время, то соответственно и с планированием у Вас все в порядке. Основной фокус данной матрицы в том, что при идеальном планировании — этот квадрант будет оставаться пустым, так как появление важных и срочных дел является показателем неорганизованности и не умения эффективно распоряжаться своим временем.
Если у Вас есть дела, которые требуют, чтобы их внесли в данный квадрант, то это означает, что в Вашей жизни присутствуют авралы. Конечно же сделаем исключение на то, что в жизни каждого человека временами могут появляться такие дела, но это не должно быть системным. В противном случае необходимо обратить внимание на те причины, которые мешают Вашей продуктивности.
Итак, что же нам заносить в данный квадрант, если такая необходимость имеется? Это несомненно задачи:
— невыполнение которых впоследствии отрицательно скажется на поставленных целях;
— которые, могут повлечь за собой неприятности (здоровье, штрафы и т.д.)
квадрант B
Данный квадрант заслуживает наибольшего внимания, так как дела находящиеся в нем являются наиболее приоритетными и именно из них большую часть времени должны состоять повседневные задачи эффективного человека.
Не трудно заметить, что отсутствие срочности позволяет нам более обдуманно и конструктивно подходить к решению любых задач. Но нельзя забывать, что за сроками выполнения все же необходимо следить, так как в противном случае задачи из этого квадранта со временем перетекут в квадрант «А».
В книгах по тайм-менеджменту замечено, что люди, которые занимаются преимущественно делами квадранта «B», достигают в жизни наибольших успехов, имеют достаточно свободного времени для того, чтобы жить счастливой и насыщенной жизнью. В список дел этого квадранта следует включать задачи по личностному росту и саморазвитию, текущие дела связанные с основной деятельностью, спортивные занятия.
квадрант С
Дела этого квадранта можно назвать отвлекающими, которые мешают сосредоточиться на выполнении важных задач. Часто дела этого квадранта путают с делами квадранта «А», чтобы этого не произошло научитесь четко формулировать свои цели и сфокусируйтесь на их достижении. Помните, не все срочное — является важным.
Обычно в этот квадрант попадают бытовые дела, неважные телефонные звонки, незапланированные ранее дела (встречи). Как правило дела третьего квадранта рассеивают Ваше внимание и отвлекают от целей, проще говоря «съедают» время. Прежде чем приступить к выполнению дел этого квадранта задайте себе вопрос: «Что произойдет, если я этого не сделаю?»
квадрант D
Задачи последнего квадранта не приносят практически никакой пользы. Именно эти задачи являются основными «пожирателями» времени.
Почему мы с радостью приступаем к их выполнению? Да потому, что они наиболее привлекательны для нас, просты в выполнении, доставляют удовольствие и позволяют приятно провести время.
В этот квадрант помещают такие дела, как просмотр телевизора (сериалы, фильмы, развлекательные телепередачи), серфинг в интернете, компьютерные игры и т.п. Конечно же отказаться от этих дел совсем — мы не можем, каждый человек должен отдыхать и периодически развлекаться. Можно просто определить для себя такие дела, которые помогут наиболее интереснее и с пользой проводить свое свободное время.
Несколько полезных советов по составлению матрицы.
— очень важно научиться правильно расставлять приоритеты задач, чтобы определить важность и срочность задавайте себе вопрос: «Что произойдет, если я этого не сделаю?», «Как это повлияет на достижение моих целей?»
— матрицу Эйзенхауэра желательно располагать на видном месте или носить с собой;
— если есть возможность делегировать некоторые из срочных дел — сделайте это;
— пронумеруйте задачи в каждом квадранте по степени важности и приоритетности;
— сосредоточьтесь на задачах из квадранта «B». Эйзенхауэр считал их наиболее важными и первоочередными, своевременное выполнение именно этих задач поможет впоследствии избежать важных и срочных дел.
Удачи Вам в реализации!
lean-area.livejournal.com
ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ ИЛИ МАТРИЦА ЭЙЗЕНХАУЭРА
Чтобы успевать за день сделать больше, Дуайт Эйзенхауэр создал собственный эффективный инструмент тайм-менеджмента, который сегодня называют «Матрица Эйзенхауэра» или «Матрица приоритетов». В чем суть метода?
ЧТО ТАКОЕ МАТРИЦА ЭЙЗЕНХАУЭРА?
Идея матрицы Эйзенхауэра состоит в том, чтобы научиться быстро отличать важные дела от второстепенных и тех, которые вообще не требуют внимания.
Все текущие и запланированные дела Эйзенхауэр предложил разбивать на 4 категории по принципу срочности и важности. Для наглядности он нарисовал квадрат и разделил его на 4 поля.
Каждое из полей вмещало в себя список дел:
1 поле: Важные и безотлагательные дела.
2 поле: Важные, но не очень срочные дела.
3 поле: Не важные, но срочные дела;
4 поле: Не важные и не срочные дела.
Как работать с квадратом Эйзенхауэра?
Рассмотрим квадрат Эйзенхауэра более подробно:
ВАЖНЫЕ И БЕЗОТЛАГАТЕЛЬНЫЕ ДЕЛА
Что бы вы отнесли в эту категорию? Какое количество срочных и важных дел могли бы записать в этот квадрат? Фокус состоит в том, что планирование по Эйзенхауэру только тогда можно назвать эффективным, когда самый первый квадрат оказывается всегда чистым, без единой записи.
Если у вас есть список дел, которые вы можете отнести в данное поле матрицы, значит, что-то мешает вашей продуктивной работе: лень, отсутствие самодисциплины, неумение правильно расставить преоритеты и т. д. Все это приводит к появлению авралов, что плохо сказывается на психическом и физическом состоянии человека.
ВАЖНЫЕ, НО НЕ ОЧЕНЬ СРОЧНЫЕ ДЕЛА
Эйзенхауэр, создавая свою систему тайм менеджмента, был уверен, что именно данная категория является самой важной. Своевременно поместить сюда задачу и взяться за ее исполнение — означает возможность посвятить решению задачи столько времени, сколько необходимо.
Так, например, своевременное обращение к врачу предупредит заболевание, а написание студенческой дипломной работы чуть раньше сроков оставит возможность для исправления ошибок.
НЕ ОЧЕНЬ ВАЖНЫЕ, НО СРОЧНЫЕ ДЕЛА
Это поле матрицы Эзенхауэра предназначено для размещения сюда дел, которые мешают эффективной работе и потому требуют немедленного устранения. Например, починка поломки компьютера, помощь теще в перевозке мебели на дачу и т. д.
НЕ СРОЧНЫЕ И НЕ ВАЖНЫЕ ДЕЛА
В матрице приоритетов есть место и для дел, которые мы выполняем ежедневно для того, чтобы отвлечься от работы. Это долгие разговоры по телефону, просмотр сериалов, френд-ленты, написание писем и т. д.
То есть, все те дела, которые являются приятными, но не обязательными. Эйзенхауэр, говоря о приоритетах, называл подобные занятиями «пожирателями времени», которые негативно влияют на продуктивность работы.
Работать с квадратом Эйзенхауэра будет удобнее, если:
- Расставить в каждом поле задачи по степени важности, пронумеровав их латинскими буквами или цифрами. Браться стоит сначала за более срочные и важные дела;
- Сосредоточиться в основном на делах из квадрата. Если дела из списка не очень срочных, но важных попадут в квадрат важных и срочных дел — не страшно. Главное, чтобы подобное перемещение не стало тенденцией;
- Определить для себя долгосрочные цели и пошагово расписать задачи для их достижения. Задачи распределить по квадратам;
- Не отвлекаться от выполняемой в данный момент задачи на перекуры, просмотр почты и другие дела.
Таким образом, матрица, созданная президентом Эйзенхауэром — это действенный инструмент тайм-менеджмента, который успешно применяется на практике уже более полувека.
ПОХОЖИЕ МАТЕРИАЛЫ
www.ranibu.ru
Матрица управления временем Стивена Кови
Одним из важных моментов достижения успеха является рациональное распределение времени. Первые попытки в этом направлении состояли в его систематизации посредством памяток, календарей и ведения дневников. В процессе эволюции люди пришли к выводу о необходимости правильной расстановки приоритетов. Сегодня перед обществом стоит задача эффективного управления самим собой для достижения поставленных целей и результатов. Более подробно суть такого метода раскрыл эксперт по менеджменту Стивен Кови. Матрица управления временем Стивена Кови стала поистине новаторским открытием.
Общие сведения
Виды деятельности, согласно матрице Стивена Кови, условно делятся на важные и срочные. Срочные дела обозначают маркером «сейчас». Это действия, требующие внимания и времени. Иногда они могут быть направлены на приобретение удовольствия, создание атмосферы занятости. Но, по сути, такие действия не всегда важны и могут не вести к достижению запланированных целей.
Результаты наших действий напрямую зависят от важных дел. Важными называют дела, которые помогают в осуществлении поставленных целей. Такие занятия иногда кажутся несрочными, но требуют особого внимания и незамедлительных действий.
Важными называют дела, которые помогают в осуществлении поставленных целей.
Стивен Кови обращает внимание на то, что, начиная любое дело, обязательно нужно представлять конечную цель. Если этого не сделать, понятия «срочно» и «важно» легко перепутать, тем самым ставя преграды на пути реализации замысла.
Суть матрицы времени
Визуальный образ матрицы времени Стивена Кови можно посмотреть здесь. Далее рассмотрим каждую составляющую в отдельности.
Квадрат 1
Содержит дела, срочные и важные одновременно. В основном это кризисы и проблемы, с которыми приходится сталкиваться в жизни. Такие трудности поглощают жизненную энергию человека и заставляют уйти от неурядиц к неважным и несрочным делам, которые заполнят свободное время, однако никакой пользы не принесут.
Результатом таких действий являются стресс, перенапряжение, вечная борьба, что абсолютно несовместимо со счастливой и успешной жизнью.
Квадрат 2
Включает в себя прояснение ценностей, укрепление отношений с близкими и важными людьми, долгосрочное планирование действий, восстановление сил для достижения целей и поиска новых возможностей. Такие дела являются важными, но часто откладываются в долгий ящик, поскольку считаются несрочными.
Данный квадрат оказывается самым эффективным потому, что дает результат, нацеленный на реализацию перспектив. Если тратить большую часть времени на осуществление вышеописанных действий, существует вероятность стать успешным человеком.
Результатом выполнения действий из 2-го квадрата является удовлетворенность жизнью, дисциплинированность, появление перспективы. Это ключ к управлению собственной жизнью.
Квадрат 3
К этому квадрату относятся ежедневные помехи, которые ложно считаются срочными. Сюда же включается реализация чужих желаний, если она опережает в важности дела из квадрата 2.
Освободившись от неважных занятий из этого сектора, стоит уделить свободное время квадрату 2, так как результатом упора на 3-й сектор является неразумная жертвенность, ложное представление о бессмысленности планов и целей.
Квадрат 4
Его считают сектором деградации, ведь данный квадрат содержит в себе неважные и несрочные дела. Сюда включают повседневные мелочи, отвлекающие внимание человека от реально важных дел, а также бессмысленное времяпровождение и зависимость от каких-либо дел (компьютерные игры, просмотр ТВ).
Вместо личностного развития человек теряет время, накапливает негативные эмоции и разрушает собственную жизнь бездействием и безответственным отношением к бытию.
Достоинства метода
Достоинства данного способа управления временем будут видны лишь тогда, когда будут приложены усилия для достижения целей, и заключаются они в следующем:
- Тайм-менеджмент Кови ориентирован не на вещи (в отличие от предыдущих поколений), а на людей. Личностное развитие и отдых занимают в этой теории значимое место.
- В организации собственного времени за основу берутся главные ценности человека, его жизненные ориентиры и интересы, а не только достижение материального достатка.
- Каждый день проводится осмысленно благодаря заранее поставленным целям и планам.
- Еженедельное планирование собственного времени помогает организовать собственный быт, сделать его осознанным и полезным.
Тайм-менеджмент Кови ориентирован не на вещи (в отличие от предыдущих поколений), а на людей. Личностное развитие и отдых занимают в этой теории значимое место.
Таким образом, управление временем 4-го поколения ориентировано на социальные взаимоотношения и положительный результат.
Матрица Стивена Кови представляет собой целую систему, знать и понимать которую недостаточно для того, чтобы достичь положительных результатов. Только приложив усилия и сделав опору на действия из квадрата 2, человек сможет добиться поставленных целей. Ведь известно, что от 20% усилий зависит 80% результата.
отсюда
socialego.mediasole.ru
Матрица Эйзенхауэра- Планёрка
Давно у нас не было статей по теории тайм-менеджмента. Исправляемся. Сегодня говорим о классической фишке тайм-менеджмента – матрице Эйзенхауэра. Эйзенхауэр Дуайт Дэвид – 34-й президент США, военачальник, генерал армии. Он говорил: «Мы добьемся мира, даже если для этого нам придется воевать».
К сожалению, он не изображён на долларовых купюрах, поэтому если вы слышите эту фамилию впервые, ищите что-то среднее между Эйнштейном и Шопенгауэром и не ошибётесь. Кстати, проще всего запомнить прозвище Эйзенхауэра, которое он носил с детства – Айк, многие американцы так называли его и в период правления государством.
Но сегодня нам гораздо важнее вникнуть в суть подхода, предлагаемого Эйзенхауэром, нежели копаться в его биографии.
Анализируя организацию своего времени, Эйзенхауэр пришел к выводу, что важные дела редко бывают срочными, в то время как срочные дела редко бывают по-настоящему важными. Он предложил все наши дела, ежедневные рутины, огромные проекты и мелкие поручения поделить на 4 группы. Попробуйте прямо сейчас определить приоритеты ваших дел: возьмите лист бумаги, разделите его на 4 части и приступим.
Составление матрицы Эйзенхауэра
-
A. Верхняя левая часть – дела ВАЖНЫЕ и СРОЧНЫЕ. Можно условно обозначить их «+ +» (плюс-плюс). Эти дела необходимо выполнить безотлагательно. На них мы должны броситься как на амбразуру и сделать во чтобы то ни стало. Затягивание сроков по данной задаче приведёт к серьёзным последствиям (штрафные санкции и т.п.), либо задача просто потеряет актуальность (окончившийся конкурс, проигранный тендер и т.п.)
Пример: Очень наглядным будет пример из жизни врача. Очень важное и очень срочное дело – его пациент, которому срочно требуется операция. Хочется верить, что он бросит все свои отчёты, побежит на операцию и спасёт человеку жизнь! А какие срочные дела сегодня запланированы у вас? Являются ли они действительно важными? Заполняйте матрицу по ходу чтения статьи, и вы сэкономите время уже сегодня.
-
B. Далее следуют дела ВАЖНЫЕ, но НЕСРОЧНЫЕ. Расположим их в верхнем правом углу и условно обозначим «+ -» (плюс-минус). Это стратегические планы, ваше развитие. Вы должны уделить этому участку особое внимание, т.к. это работает на ваше будущее и в отличие от важных и срочных дел – это требует зачастую более глубокого анализа и принятия более ответственных решений. Не откладывая в долгий ящик дела со знаком плюс-минус, мы не допустим их перемещения в категорию плюс-плюс, соответственно, авралов в нашей жизни станет меньше. Обязательно нужно ставить конкретные сроки для таких дел. Пишете диссертацию – поставьте себе условие: закончить первую главу к 1 сентября. Это не позволит вам расслабляться.
Пример: Снова обратимся к нашему врачу. Для него очень важно общаться с зарубежными коллегами, изучать специализированную литературу, знакомиться с новинками медицины, проводить исследования, овладевать новыми методиками и оборудованием для работы. Это не так срочно, как операция, но если это запустить, врач начнёт терять квалификацию и не сможет должным образом оказывать помощь своим пациентам, кроме того упустит возможность карьерного роста. А что насчёт вас? Какие у вас стратегические задачи?
-
C. D. В нижней части таблицы располагаются соответственно слева дела НЕВАЖНЫЕ, но СРОЧНЫЕ «- +» (минус-плюс), а справа дела НЕВАЖНЫЕ и НЕСРОЧНЫЕ «- -» (минус-минус). Дела минус-минус вы можете смело перепоручить вашим подчинённым, если у вас нет подчинённых, то, скорее всего, вашей нижней правой частью таблицы овладеют так называемые пожиратели времени: социальные сети, компьютерные игры, телефонные разговоры ни о чем. На эту деятельность необходимо тратить только то количество времени, которое останется после выполнения задач из других категорий. Разве могут быть неважные дела срочными? Еще как могут! Бесконечные телефонные звонки, письма, на которые нужно ответить в срок, совещания, отчёты и т.п.
Пример: Еще разок заглянем в больницу. Думаю, многие сталкивались с поведением врача, когда мы приходим на приём, а он почти не глядя на нас начинает быстро что-то строчить в карточку и еще куда-то. Огромное количество бумаг, заполняемых вручную, в этом смысле врачам не позавидуешь. Но того требует система, поэтому дела не такие важные, как спасение пациента, но и не выполнить их невозможно. Они съедают драгоценное время. Конечно, по возможности этот труд необходимо автоматизировать, т.к. многие вещи переписываются изо дня в день практически дословно.
P.S. Нам никогда не приходилось работать в больнице. Если мы в чём-то неправы в наших примерах – напишите нам на [email protected] – обещаем всё исправить
Пример матрицы Эйзенхауэра
Надеюсь, вы не забыли заполнить нижнюю часть матрицы Эйзенхауэра и вписать туда ваши личные примеры. Мы тоже заполняли матрицу и вот что получилось у нас (в расчёт принимались только дела, связанные с сайтом Планёрка).
www.planerka.by
Расстановка приоритетов: матрица Эйзенхауэра | Финансовый гений
Сегодня мы с вами рассмотрим, насколько важна правильная расстановка приоритетов в любом деле, и как можно научиться их расставлять, используя несложную технику со сложным названием: матрица Эйзенхауэра.
Наверняка каждый из нас хотя бы когда-то сталкивался с нехваткой времени для выполнения всех намеченных задач. Мало того, есть определенная категория людей, которым его не хватает постоянно и катастрофически! Стараясь все успеть, они пытаются даже делать несколько дел одновременно, но от этого общий результат страдает только еще больше.
Главная проблема таких людей заключается в незнании принципов тайм-менеджмента, или нежелании использовать их на практике. В частности – одного из важнейших методов управления временем, который звучит так: правильная расстановка приоритетов.
Именно от умения правильно расставить приоритеты во многом зависит успешность и своевременность выполнения всех имеющихся задач.
Другими словами, человеку необходимо грамотно распределить очередность выполнения дел и следовать этой очередности.
Существуют разные методы расстановки приоритетов. Сегодня я хочу рассмотреть один из наиболее популярных, и, пожалуй, наиболее действенный метод, который получил название “Матрица приоритетов Эйзенхауэра”. Что это такое и как ее использовать – об этом далее.
Матрица Эйзенхауэра.
Метод расстановки приоритетов Матрица Эйзенхауэра был изобретен даже не математиком или психологом, а самим 34-м президентом США – Дуайтом Дэвидом Эйзенхауэром. Будучи известным политиком, он, естественно, постоянно сталкивался с необходимостью выполнения огромного количества дел, и вот, чтобы все успевать, и выработал для себя этот метод, который на сегодня активно используется в тайм-менеджменте для выполнения как рабочих, так и личных задач.
Матрица Эйзенхауэра представляет собой систему координат, по оси X которой откладывается важность дел, которые необходимо выполнить, а по оси Y – их срочность. Таким образом, образуется четыре сегмента, которые отличаются между собой по степени срочности и важности. Рассмотрим, как выглядит матрица Эйзенхауэра на картинке:
Метод расстановки приоритетов Матрица Эйзенхауэра заключается в распределении всех имеющихся дел и задач по этим четырем сегментам для выполнения их в строгой последовательности.
Если распределить все задачи в эти 4 сегмента, то получится, что:
– сверху – все срочные дела;
– справа – все важные дела;
– снизу – все не срочные дела;
– слева – все не важные дела.
А теперь кратко охарактеризуем каждый из получившихся квадратов именно в той последовательности, в которой нужно выполнять относящиеся к ним задачи.
1. Важные и срочные дела. То есть, правый верхний сегмент матрицы Эйзенхауэра. Здесь должны находиться наиболее важные задачи, которые, к тому же, необходимо выполнить срочно. То, что называется “вопрос жизни и смерти”.
Сюда можно отнести, например, выполнение работы, срок сдачи которой подходит к концу, важный деловой звонок, если вы обещали позвонить в определенное время. Или, в личном плане – посещение дантиста, если у вас вдруг резко разболелся зуб.
В идеале в этом квадрате не должно накапливаться более 1-2 дел. Категорически не стоит “пихать” в этот сегмент все подряд: вы должны объективно оценивать, насколько эта задача действительно важная и действительно срочная.
2. Не важные, но срочные дела. Или левый верхний сегмент матрицы Эйзенхауэра. К этому сегменту стоит относить незапланированные, внезапно появившиеся дела, которые нужно выполнить срочно, но которые при этом не являются особо важными. То, что называется “форс-мажор”.
Например, начальник попросил сходить отправить почту. Или по дороге отлетел каблук, и нужно срочно его отремонтировать либо вернуться поменять обувь. Или вы вдруг вспомнили, что у коллеги сегодня день рождения, а рабочий день уже заканчивается – нужно срочно поздравить.
Кому-то ошибочно может показаться, что эти дела входят в первую категорию, то есть, являются важными, но это абсолютно не так. Потому что их выполнение никак не повлияет на вашу дальнейшую жизнь или результаты работы – от того, что вы сделаете эти дела, ничего вообще не изменится, тем не менее, их нужно делать срочно, без этого никак.
Второй сегмент вообще часто может пустовать: дела в нем, как правило, появляются внезапно и исчезают сразу после их срочного выполнения.
3. Важные, но не срочные дела. То есть, правый нижний сегмент матрицы приоритетов Эйзенхауэра. Сюда относятся все задачи, которые для вас важны, но при этом не требуют безотлагательного выполнения. Важные дела, срок выполнения которых еще не “поджимает”, и которые могут подождать в том случае, если есть дела в первых двух сегментах.
Например, деловые контакты с клиентами, не имеющие четких временных рамок, текущая работа. В личном плане – занятия спортом, изучение английского языка, чтение полезной литературы.
Важно понимать, что некоторые дела из этой категории, если их не выполнять, постепенно поднимаются вверх и переходят в первый сегмент, то есть, становятся срочными. К примеру, вам нужно погасить кредит до 25 числа. Если на календаре 20 число – это просто важное дело, а если 24 – уже важное и срочное.
Этот сегмент, хоть и является аж третьим в расстановке приоритетов, играет очень большое значение, поскольку именно решение задач, входящих в него, оказывает максимальное влияние на дальнейшую жизнедеятельность человека.
4. Не важные и не срочные дела. Последний, левый нижний квадрат матрицы приоритетов Эйзенхауэра. Сюда относятся дела, от выполнения которых вообще ничего не зависит, и которые, по большому счету, зачастую человеку вообще не нужны. Их объединяют одним общим термином – “пожиратели времени”.
Например, поболтать с подругой по телефону, полазить в социальной сети, посетить развлекательные сайты и т.п.
К выполнению задач из этой категории стоит приступать только в том случае, если все остальные категории на данный момент пустуют.
Вот так работает метод расстановки приоритетов Матрица Эйзенхауэра.
Настоятельно рекомендую планировать свой день и выполнять все имеющиеся дела именно в такой последовательности и никак иначе. Тогда вы, во-первых, будете все успевать, во-вторых, у вас не будут накапливаться дела в верхних сегментах (что является самой опасной проблемой), ну а в-третьих – возможно, даже будет оставаться время на развлечения из четвертого сегмента.Ни в коем случае нельзя использовать дела из четвертого сегмента в качестве отдыха между выполнениями задач высших сегментов. Они не позволяют человеку полноценно отдохнуть, а лишь отнимают его время.
Теперь вы знаете, что такое матрица Эйзенхауэра, и как правильно расставлять приоритеты в работе и личных делах с ее помощью. Кстати, этот метод расстановки приоритетов можно использовать в самых разных сферах человеческой жизнедеятельности. Например, даже в управлении личными финансами для оптимизации расходов (подробнее об этом в статье Оптимизация расходов).
На этом все. Надеюсь, что вы взяли себе на заметку эти полезные советы и рекомендации. До новых встреч на Финансовом гении – сайте, который поможет вам достичь успеха в любом деле и научит грамотно распоряжаться личными финансами.
fingeniy.com