Матрица эйзенхауэра в excel: To-Do (Матрица Эйзенхауэра) :: Приложения

To-Do (Матрица Эйзенхауэра) :: Приложения

Макросы в Excel Приложения To-Do (Матрица Эйзенхауэра)

Небольшое Excel-приложение, эмулирующее простой To-Do-лист сделанную в духе матрицы Эйзенхауэра.

Позволяет наглядно отслеживать задачи — что нужно сделать, что делается и что сделано.)

Задачи, в зависимости от статуса реализации, записывается в ячейку нужной цветовой зоны. Задачи можно переносить из одной зоны в другую — для этого просто нужно навести курсор на границу ячейки и перетащить, зажав левую кнопку мыши.

Чтобы вообще удалить задачу, нужно просто выделить ячейку с ней и нажать на клавиатуре Delete. При добавлении/удалении, а также изменении статуса задач окрашивание ячеек происходит автоматически. Собственно, тут и понадобились макросы. 🙂

Тип данных во всех ячейках на листе — многострочный текст. Используйте комбинацию Alt + Enter, чтобы создавать заметки из двух-трёх строк.

Рабочая область разделена на 4 зоны:

• Зелёная — важно и несрочно — планируемые важные задачи. Самый главный квадрант. Спокойное планомерное выполнение задач из этой области ведёт к достижению целей.
• Жёлтая — важно и срочно — текущие задачи, которые необходимо выполнить прямо сейчас. Необходимо всячески стремиться, чтобы этот квадрант был пустым, т.е. откладывать все второстепенные дела и выполнять важносрочные задачи.
• Серая — неважно, срочно — Небольшие задачи, возникающие в течении дня и способствующие решению важных задач из жёлтой или зелёной области.
• Чёрная — неважно, несрочно — несущественные несложные дела, которыми мы занимаемся лишь бы не выполнять задачи из других квадрантов.

В основной области автоматически выделяется красная подобласть. Её размер зависит от жёлтой зоны.

Следует обратить внимание на эту область. Она логически определяет центр и влияет на раксраску квадрантов. Значение ячееек этой области нельзя менять (по тексту всех 4-х ячеек макрос идентифицирует логический центр, если текст изменить, то идентификация станет невозможной).

Однако при этом разрешается перенести центр. Для этого необходимо выделить одновременно все 4 ячейки, навести курсор на границу ячеек и перетащить эту группу ячеек в другое место. В соответствии с новым расположением изменится расцветка квадрантов, которые изменятся в размерах.

Ссылки

Скачать excel-приложение «To-Do» с Гугл-Диска

Как сортировать задачи и проекты

Дуайт Д. Эйзенхауэр вошел в историю не только как 34-й президент США, но и как создатель удобной системы тайм-менеджмента «матрица Эйзенхауэра».

В нашей статье — о том, как составлять матрицы и использовать их в работе и личной жизни.

Критерии матрицы: срочно и важно

В основе матрицы Эйзенхауэра — оценка задач по срочности и важности. Сам Эйзенхауэр говорил: «У меня есть два типа проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные не бывают срочными».

В книге «Семь навыков высокоэффективных людей» Стивен Кови так определяет критерии важности и срочности:

Срочное — то, что требует немедленных действий, а бездействие приводит к ощутимым последствиям. Срочных задач нельзя избежать, но если тратить слишком много времени на тушение пожаров, можно быстро выгореть.

Важное — то, что ценно в долгосрочной перспективе. Такие дела требуют планирования и продуманных действий. Важность субъективна и зависит от целей и ценностей.

Четыре квадранта

Чтобы построить матрицу, разделите лист на 4 квадрата и добавьте оси Важность (по вертикали) и Срочность (по горизонтали).

В результате вы получите 4 квадранта:

• Квадрант А: важное и срочное.
• Квадрант B: важное, но не срочное.
• Квадрант C: неважное, но срочное.
• Квадрант D: несрочное и неважное.

Квадрант A: важные и срочные дела

Сюда попадают критичные задачи, которые нужно решать немедленно.

Старайтесь оставлять этот квадрант пустым. Он будет заполняться незапланированными срочными делами.

Примеры важных и срочных дел

• Остановка рекламы, если на сайте возникли проблемы и он стал недоступным.
• Доработка задач с просроченным дедлайном.
• Срочный визит к врачу.

Квадрант B: важные, но не срочные дела

Здесь находятся задачи с долгосрочным эффектом, которые вы можете планировать заранее.

Сейчас они не горят, потому мы избегаем их и откладываем на потом. В итоге дела из квадранта B попадают в квадрант А. Поэтому важно определить время, когда вы будете заниматься важными, но не срочными делами.

В идеале основная часть задач должна быть сосредоточена в квадранте B. Это самый важный сектор матрицы. Именно здесь вы можете принимать взвешенные решения, проявлять творчество, действовать обдуманно и без спешки. Дела в этом секторе помогают развиваться.

Примеры важных, но не срочных дел

• Разработка маркетинговой стратегии.
• Анализ финансовых показателей.
• Спорт.

Квадрант C: срочные, но не важные дела

В эту категорию можно отнести не очень важные задачи, которые нельзя отложить. Эту область называют зоной делегирования — многие задачи можно поручить другим. Например, руководителю не обязательно присутствовать на всех встречах команды.

Часто задачи из этой категории очень соблазнительны: они создают иллюзию занятости, но не требуют высокого уровня внимания и ответственности. Например, можно несколько часов разбирать почту и отвечать на телефонные звонки вместо того, чтобы писать важную, но не срочную статью.

Весь бизнес-контент в удобном формате. Интервью, кейсы, лайфхаки корп. мира — в нашем телеграм-канале. Присоединяйтесь!

Если вы не можете делегировать задачи из этого квадранта, займитесь ими в наименее продуктивные часы (например, сразу после обеда или в конце рабочего дня). Определите максимальное время, которое вы готовы потратить на их решение. И главное — не начинайте утро со срочных, но не важных дел. Так вы рискуете погрязнуть в текучке на весь день.

Примеры срочных, но не важных дел

• Проверка почты и мессенджеров.
• Помощь коллегам там, где это может сделать кто-то другой.
• Уборка, если есть возможность пригласить клинера.

Квадрант D: несрочные и неважные дела

Такие дела — пожиратели времени. Бесконечное прокручивание ленты в соцсетях и бессмысленные споры в комментариях не несут ни срочности, ни важности.

Для многих это способ передохнуть, и здесь нет ничего плохого, если не страдает продуктивность и не падает уровень энергии. Но, возможно, стоит пересмотреть формат досуга.

Исследование, опубликованное в журнале Journal of Applied Psychology, показало: то, чем мы занимаемся в свободное время, серьезно влияет на мотивацию и удовлетворенность. Например, те, кто занимался спортом, на следующий день были более мотивированными, а те, кто практиковал йогу — более уравновешенными.

С просмотром телевидения все менее однозначно. Если человек провел перед телевизором один вечер, на следующий день он чувствовал себя энергично. Но если это повторялось каждый день, к концу недели он ощущал себя истощенным.

Примеры несрочных и неважных дел

• Скроллинг ленты в соцсетях.
• Компьютерные игры.
• Бесцельный шоппинг.

Как использовать матрицу Эйзенхауэра в проджект-менеджменте

#1. Выбор проектов. Вместо того, чтобы браться за все и сразу, определитесь, какие проекты наиболее полезны для бизнеса.

Например, внедрение новой CRM-системы будет важным и срочным, если произошли изменения на рынке, и количество клиентов неожиданно резко выросло. Автоматизация снизит нагрузку на менеджеров на простых сделках, и у них освободится время на работу с лидами, которые могут принести более высокую прибыль.

Если же рост клиентов вы только прогнозируете (например, бизнес планирует открыть новое направление через полгода), проект по автоматизации будет важным, но не срочным.

#2. Расстановка приоритетов по проектным задачам. Составьте список всех задач по проекту, а затем оцените их по критериям срочности и важности.

Желательно, чтобы на этапе планирования проекта квадрант А (срочное и важное) был пустым, ведь в процессе работы он будет заполняться горящими задачами. Сюда будут попадать внезапные проблемы: падение сервера, срочные платежи, поиск нового фотографа за день до мероприятия. Всё это — критичные для бизнеса задачи с высокими рисками.

Квадрант B (важное, но не срочное) — ваши планы по проекту. Сюда должен попасть основной список задач, которые создают долговременную ценность: разработка стратегии, обучение команды, аналитика.

Квадрант C (неважное, но срочное). Это задачи, которые нельзя отложить, но у них нет долгосрочной ценности. Например, временные решения, которые позволят работать какой-то функции прямо сейчас, но их придется переделывать.

Квадрант D (неважное и несрочное) — бессмысленные переписки и совещания, на которых ничего не решается. Старайтесь избегать этих раздражителей, они отнимают время и силы, но не имеют ценности.

Общие советы для работы с матрицей

• Не перегружайте матрицу. В каждом квадранте должно быть не более 5-8 элементов.
• Не смешивайте задачи. Создавайте отдельные матрицы для работы и личной жизни. Если вы работаете над несколькими проектами, составляйте для них отдельные матрицы.
• Используйте цветовые коды. Например, красный — для срочных и важных дел, зеленый — для важных, но не срочных, желтый — для срочных, но не важных, и голубой — для несрочных и неважных.

Бонус. Используйте матрицу Эйзенхауэра не только для планирования, но и для анализа того, на что вы тратите время. Запишите, что и как долго вы делали в течение недели, и распределите эти занятия по квадрантам. Так вы найдете «черные дыры», которые поглощают ваше время и энергию, и сможете постепенно оптимизировать расписание.

Подписывайтесь на нашу рассылку

Спасибо за подписку!

Последние материалы

Как спасти переговоры, которые зашли в тупик

10 «переломных» техник от переговорщика с 10-летним опытом.

Как обсуждать зарплату на собеседовании

Рассказываем, почему не стоит завышать свой ценник.

Как критиковать коллег, чтобы никого не обидеть

Главное из подкаста про обратную связь.

Time Management на практике / Хабр

Готовлюсь к организации семинара на работе, сотворил небольшую презентацию и решил, что информация может быть кому-то полезна. Планирую рассказать о практическом управлении временем в отдельно взятой голове.

О чем хочу рассказать:

• Матрица Эйзенхауэра
  
  • Важное\срочное
  • Построение списка дел на день (с планированием времени)
  
  
• Принцип Парето
  
  • Как применять на практике
  
  
• Конфликт интересов

Матрица Эйзенхауэра

Эйзенхауэр был генералом армии в 1944 году, также был президентом США с 1953 по 1961 год. Дел у него было много, а упустить что-то важное было нельзя. Так и родилась матрица, разделяющая дела по важности и срочности.

Важные дела — дела, результат выполнения или невыполнения которых оказывает существенное влияние на зарплату\проект\сделку и т.п.

Срочные дела — дела, имеющие «срок годности», должны быть выполнены ASAP (as soon as possible)

Сама матрица выглядит примерно так:

Первыми делаются дела, важные и срочные одновременно, за ними срочные и в последнюю очередь важные. Все остальные дела откладываются на потом, им суждено либо рассосаться самим, либо перейти в категорию важных и\или срочных.

На просторах интернетов нашел подобную матрицу для распечатки:
 

Построение списка дел на день

После использования описанной матрицы ежедневно в течении 3-4 месяцев, выявил для себя следующее:

1. Запланировать можно около 6 часов при 8-ми часовом рабочем днем
2. Сначала спланированное и фактическое время будут различаться
3. Храните историю за каждый день
4. Автоматизация планирования возможна если есть, что автоматизировать и ряд правил по обработке действий

Никакой специальный софт я не использовал, довольствовался простым экселем. Как это выглядело:

Время проставлялось в минутах, результат суммирования выводился в часах.

Принцип Парето

Википедия вежливо поделилась определением: Принцип Парето — эмпирическое правило, названное в честь экономиста и социолога Вильфредо Парето, в наиболее общем виде формулируется как «20 % усилий дают 80 % результата, а остальные 80 % усилий — лишь 20 % результата». Может использоваться как базовая установка в анализе факторов эффективности какой-либо деятельности и оптимизации её результатов: правильно выбрав минимум самых важных действий, можно быстро получить значительную часть от планируемого полного результата, при этом дальнейшие улучшения неэффективны и могут быть неоправданны.

Для наглядности в интернетах обитает такая картинка:

Как применять на практике

В начале дня я старался сделать максимальное количество самых критичных дел. Для этого фильтровал список дел по приоритету, а затем сортировал по длительности. Первыми выполнялись самые «быстрые» дела, в итоге, спустя 2-3 часа после начала рабочего дня, я мог похвастаться 5-6 выполненными срочными делами и спокойно погружался во что-то более трудоемкое.

Как это выглядело:

Конфликт интересов

Ситуация:

• Все прилетающие задачки по умолчанию «важные» и «срочные»
• Всем всё надо «вчера»
• Каждый считает свои хотелки самыми важными и приоритетными
• Ты находишься «меж двух\трех\четырех огней»

Какими принципами руководствовался я:

• Предупредить начальство и инициаторов задач, что не справляешься\не успеваешь
• Попросить инициаторов новых задач договориться с инциаторами уже существующих о том, что их задачи будут сорваны по срокам в пользу новой задачи
• Спросить совета у начальника\старших товарищей, какая из задач срочнее и важнее
• Если ответ «все срочное и важное» (желательно в письменном виде), делать в произвольном порядке

И в заключение статьи делюсь своей позицией по поводу нехватки времени:
Если времени _действительно не хватает_, это значит вы востребованы и это хорошо.

Лучшие Android приложения управления временем

Стив Джобс однажды сказал, что время — «самый ценный ресурс, который есть у всех». Однако это также конечный ресурс, и мы не можем сами управлять временем — лишь только способом, которым мы его используем. Для этой цели используются десятки приложений (как на настольных ПК, так и на мобильных устройствах), которые помогают нам планировать действия, напоминать нам о важных событиях и визуализировать прогресс за определенный период. Давайте рассмотрим лучшие Android приложения управления временем.

Календарь: Digical

Digical — это календарь , который может удивить вас количеством предлагаемых вариантов представления времени. Вы можете предварительно просмотреть свое расписание в шести типах просмотров (день, неделя, неделя, месяц, текст месяца, повестка дня). Двойное нажатие на день в представлении «Месяц» открывает представление «День» со списком всех задач слева. Это особенно удобно и хорошо видно на планшетах. Можно управлять несколькими календарями, фильтровать отображаемые события и синхронизировать их с Календарем Google, Outlook.com и Exchange.

Новые события легко добавляются: просто нажмите и удерживайте интервал времени одного дня или нажмите кнопку на панели инструментов. Вы можете задавать цветовые коды отдельно или по календарю, к которому они принадлежат. Уведомления о событиях интегрируются с Google Now. В приложении есть виджеты для главного экрана и экрана блокировки устройства, чтобы всегда держать вас в курсе событий. Вы даже можете просматривать информацию о погоде прямо в календаре. Диалоговое окно «Предпочтения» позволяет настраивать все детали — от формата времени, первого дня недели и продолжительности события по умолчанию, до размеров шрифта и внешнего вида.

Биллинг: Timesheet

Потенциально очень полезное приложение для фрилансеров, основано на простом принципе: вы используете программу для отслеживания времени, затрачиваемого на конкретные задачи или проекты, и соответственно, выставления счетов клиентам. Основной экран — это обзор всех активных проектов, и здесь вы можете создавать новые. Timesheet позволяет легко определять расходы, устанавливать стоимость часа вашей работы, добавлять примечания и метки к каждому проекту. Вы можете настроить автоматические перерывы, чтобы напомнить себе о необходимости встать со стола и размяться.

Другие интересные и полезные функции включают подробную статистику вашей работы, возможность экспорта задач в читаемые Microsoft Excel форматы (CSV, XLS) и резервное копирование ваших проектов на Dropbox. Безусловно, это приложение не сможет заменить профессиональные системы учета рабочего времени, но как простой помощник при расчете затраченного времени — вполне подойдет.

Будильник: Morning Routine

Если вы поклонник материального дизайна Google, это приложение — прекрасный будиольник для вас. Помимо базовых функций будильника, таких как пользовательские мелодии звонков, изменяемая длина повтора, повторяющиеся сигналы и звук, в Morning Routine есть сложная (и немного жестокая) опция. Если вам трудно встать с постели, есть два специальных режима будильника, которые могут вам помочь.

Обычная тревога проста — вы выключаете ее простым нажатием. Другой режим — Scanning alarm требует, чтобы вы сканировали штрих-код с чего-либо вашем доме, прежде чем будильник можно отключить. Режим Sequence alarm делает следующий шаг и позволяет установить несколько сигналов подряд, каждый со своим собственным условием отключения, и возможностью инициировать автоматическую задачу (например, открытие электронной почты). Имеются также статистические данные о вашей реакции на сигналы будильника. Все эти функции оформлены в визуально привлекательном интерфейсе. Morning Routine — это приложение, которое может заставить вас с нетерпением ждать следующего дня.

Планировщик задач: MyEffectiveness

MyEffectiveness — это приложение , которое сочетает в себе функции приложений производительности Chrome. Вы можете использовать его в качестве цифрового помощника для вашего любимого метода повышения производительности, будь то GTD (Getting Things Done), Pomodoro или матрица Эйзенхауэра. Программа может помочь вам в планировании долгосрочных целей, где вы будете думать в более широком плане, описывая ваши задачи, проблемы и жизненные роли, а также устанавливать приоритеты.

Если все это звучит слишком сложно, не волнуйтесь — вы можете просто использовать его для планирования еженедельных задач и мероприятий или для управления текущими проектами в аккуратных и красочных списках задач. Вы можете добавлять примечания и напоминания к каждому виду деятельности и отображать предстоящие события в виджете на главном экране. Именно потому, что приложение предлагает так много разных подходов одновременно, MyEffectiveness оставляет больше свободы пользователям выбирать, как именно они хотят его использовать.

Отслеживание прогресса: Raise the Bar

Как концепция, время невидимо. Мы только видим его последствия. «Поднять планку» — это приложение, которое визуализирует ход времени в контексте нашего прогресса. Другими словами, это позволяет вам создавать индикаторы выполнения задач и действий в вашей жизни, а затем отслеживать, насколько успешно вы их завершаете. Это прекрасная идея (хотя и не особенно оригинальная), и приложение выглядит привлекательно.

Существует три типа индикаторов выполнения: «Уровень вверх», «Цель» и «Список». Raise the Bar лучше линейного, прямого подхода, когда вы быстро переходите от одного шага к другому. Вы выбираете имя и тип для своей деятельности, устанавливаете желаемое количество действий или подзадач и необязательный крайний срок. Затем вы можете выбрать цвета для настройки действий и начать работать с ними. Вы можете вручную увеличить свой «уровень» и отметить выполненные задачи в списке или установить таймер для автоматического отслеживания действий (как секундомер). Действия могут быть помечены, и все ваши данные будут экспортированы в CSV. Как и другие приложения в этой статье, у Raise the Bar есть напоминания и статистика, чтобы вы остались на правильном пути.

Можете ли вы порекомендовать другие приложения для управления временем ? Используете ли вы подобные приложения или простой настенный календарь это все что вам нужно для этой цели? Оставьте свой комментарий ниже.

Техники планирования рабочего времени для фрилансера | Content.Guru

Я фрилансер. Иногда я не укладываюсь в сроки или очень нагружаюсь работой, при этом могу проводить за компьютером дни, ночи и выходные. Так происходит, когда я не планирую рабочее время. Опрос в соцсетях показал, что с этим сталкивается много фрилансеров:

Если не планировать рабочее время, появляется куча проблем:

• можно подвести заказчиков и потерять хорошую работу
• страдает репутация
• падает доход, так как работа, которую можно сделать за два дня, растягивается на неделю
• не хватает свободного времени
• в конце концов, это просто стыдно

Избавиться от этих проблем и научится планировать свое рабочее время фрилансеру могут помочь различные техники.

Почему помогают техники планирования

В книге «Психология влияния» Роберт Чалдини описывает принцип обязательств и последовательности. Если человек берет на себя какие-нибудь обязательства, внутренне он стремится им следовать. Вот что пишет Чалдини:

Все мы стремимся соответствовать (в своих глазах и в глазах окружающих) тому, что мы уже сделали. Коль скоро мы сделали выбор или заняли определенную позицию, мы будем стремиться вести себя в соответствии с принятыми на себя обязательствами и стараться оправдать ранее принятое решение.

Когда уже есть методика или план, его легче придерживаться. Это эффективнее, чем просто думать про себя: «Надо написать статью».

Я изучила разные техники организации рабочего времени, выбрала самые интересные и решила проверить их на практике.

Читайте также: Как победить прокрастинацию

Pomodoro

В конце 1980 года Франческо Чирилло заметил, что после 25-30 минут непрерывной работы концентрация внимания начинает падать. Но если сделать небольшой перерыв, работа идет эффективно. Используя такое чередование, он стал работать продуктивнее. Так появился метод Pomodoro.

Классическая схема — 25 минут работы, 5 минут перерыв.  25 минут нужно работать ни на что не отвлекаясь. Если приходит отвлекающая, но важная мысль, нужно записать ее в блокнот и сразу же продолжить выполнять текущую задачу. В пятиминутный перерыв можно делать все что угодно, но желательно сменить деятельность. Например, если вы работали за компьютером, в перерыве встаньте, разомнитесь, сделайте чай. После четырех интервалов по 25 минут можно сделать получасовой отдых.

Если хотите попробовать метод Pomodoro, используйте приложение для браузера, смартфона или скачайте десктопную программу. Я попробовала несколько таких сервисов.

Приложение для браузера Хром. Скачайте бесплатное приложение, после этого рядом с меню браузера появится значок помидора. Нажмите на значок и запустите таймер кнопкой Tomato. Когда пройдет 25 минут, появится звуковой сигнал и всплывающее уведомление в нижнем углу браузера. Снова откройте приложение и запустите перерыв.

Кнопка Tomato запускает отсчет 25 рабочих минут, Short Break — короткий пятиминутный перерыв, Long Break — длинный 15-минутный отдых, Reset — сбросить параметры. Нижняя кнопка в виде диаграммы показывает статистику

Программа для рабочего стола Focus Booster. Окно программы большое, но его можно свернуть, а чтобы видеть, сколько осталось времени до перерыва, использовать минитаймер.

Так выглядит окно Focus Booster. Программу можно свернуть, а минитаймер поставить в любом удобном месте на экране

В программе можно выставлять настройки: включать или выключать тиканье таймера и звуковое оповещение, менять интервалы работы и перерыва.

Приложение Pomodoro на Аndroid. В бесплатной версии можно давать названия задачам и менять настройки: интервалы, звук, вибрацию и т. д. В платной доступна статистика.

Приложение Pomodoro на Iphone. Простое приложение со счетом статистики и гибкими настройками. Поддерживает русский язык.

Приложения для планирования рабочего времени на Android и Iphone

Онлайн-программа Tomato.es. Если не хотите ничего скачивать, используйте этот простой онлайн-таймер. Когда время выйдет, программа оповестит вас звуковым сигналом. Оставшееся до перерыва время видно прямо на вкладке.

Если удобно, запускайте таймер онлайн

Ссылки на приложения Pomodoro для других операционных систем перечислены в статье на Википедии.

Впечатления о методе Pomodoro.

• Первые пару дней немного отвлекает сам факт того, что где-то идет время. Все время хотелось посмотреть, сколько там еще осталось. Но потом привыкаешь.
• На 25 минут работы легче настроиться, чем на 8 часов, поэтому с мозгом проще договориться.
• Работа действительно пошла быстрее, потому что был нормированный перерыв. Звонок приложения не давал зависнуть в соцсетях или за домашними делами.
• Почти все приложения, которые я пробовала, тикали. Поначалу я думала, что тиканье будет меня отвлекать, но оно наоборот помогало сконцентрироваться, как бы напоминая фоном, что надо работать.
• Было неудобно, когда перерыв заставал на потоке мысли.

Метод Pomodoro помогает сконцентрироваться на работе в течение дня. Но чтобы он работал эффективно, все равно нужна дисциплина и терпение. Я привыкла и перестала отвлекаться с третьего дня.

Матрица Эйзенхауэра

По этой технике все задачи на день нужно разделить на 4 группы:

• Важные и срочные. Эти выполняем в первую очередь.
• Важные и несрочные. К ним приступаем после важных и срочных.
• Неважные, но срочные. Эти задачи делегируем — раз они неважные и вам не придется отвечать за результат, не тратьте на них время, а поручите кому-то другому.
• Неважные и несрочные. Эти задачи можно вообще не выполнять или выполнять, если есть свободное время.

Я попробовала применить матрицу Эйзенхауэра. Вот как она выглядела в один рабочих дней:

Сначала показалось, что этот метод мне не подходит. Он хорошо работает для фрилансеров, которые ведут много проектов или при авралах, но у меня обычно немного задач в течение дня. Поэтому, чтобы некоторые колонки не пустовали, приходилось придумывать себе какие-то занятия.

Но я заметила интересную особенность: задачи в колонке «важные и несрочные» все время накапливаются. Ими не хочется заниматься, они откладываются на потом, но в какой-то момент они становятся важными и срочными. Тогда и наступает завал с работой. Я буду применять матрицу Эйзенхауэра, чтобы не накапливать несрочные задачи.

Чтобы составить свою матрицу, используйте Excel или таблицы Гугла, как это сделала я в своем примере. Но есть и другие сервисы.

Онлайн-сервис Smamibo. Здесь можно составить свою матрицу и посмотреть, как это делают другие. Пользователи могут комментировать матрицы друг друга, предлагать решения и просто вдохновляться.

Зарегистрируйтесь и делитесь своими матрицами

Приложение для Android. Позволяет составлять планы, ставить цели и делать заметки. Есть и матрица Эйзенхауэра. На внесенные в нее задачи можно назначать время выполнения, писать комментарии и выставлять приоритеты. Интерфейс на английском.

Так выглядит моя матрица в приложении Android

Приложение для Iphone. Я не смогла поставить это приложение и проверить, как оно работает, потому что у меня другая ОС. Если вы им пользовались, поделитесь впечатлениями в комментариях к статье. Ссылка на источник опубликована в конце.

Впечатления от матрицы Эйзенхауэра:

• Помогает не распыляться на неважные задачи и не переключаться с одной на другую.
• Подходит, когда много проектов, чтобы эффективно распределить время.
• Важные несрочные задачи все время накапливаются. Матрица Эйзенхауэра помогает это предупредить.
• Иногда поля матрицы остаются пустыми, в них нечего записывать.

Матрица Эйзенхауэра эффективна, когда много проектов в течение дня и для планирования задач на несколько дней вперед.

Принцип Парето

Главное правило Парето — 80% результата мы получаем от 20% усилий. Например, чтобы понимать 80% иностранного языка, достаточно выучить 20% слов. 80% результата тренировки приносят 20% упражнений. 80% прибыли компания получает от 20% клиентов.

Схема принципа Парето

Эту технику вы можете попробовать применить в отношении своей работы. Для этого выпишите свои задачи и оцените, какую пользу они вам принесут. Те из них, которые принесут самую ощутимую пользу, выполняйте в первую очередь, уделяйте им больше времени. От нерезультативных задач откажитесь вообще или делегируйте их.

Например, каждый день я трачу больше часа на работу со своим сайтом и 15 минут, чтобы написать пост в Фейсбуке. Но сайт не приносит мне заказчиков, а через соцсети пришли самые хорошие клиенты. Следуя принципу Парето, я могу сократить время работы с сайтом до получаса, чтобы уделять больше внимания постингу в Фейсбуке, либо вообще нанять начинающего специалиста и поручить заниматься размещением контента на сайте ему.

Впечатления от принципа Парето:

• Отличная техника, чтобы оценивать важность задач. Иногда кажется, что трудные задачи — самые важные и их нужно делать в первую очередь. Но если использовать принцип Парето, может оказаться, что трудные и затратные по времени задачи лучше ставить в конец списка дел на день или делегировать их.
• Бывает сложно оценить, какой результат принесет задача. К примеру, что более результативно: заниматься личным брендом либо текущими проектами. Из-за этого в применении принципа Парето иногда возникает ступор.

Принцип Парето бывает сложно применить к ежедневному плану дел. Но «прогонять» по нему список задач однозначно стоит.

Диаграмма Ганта

Эта техника сочетает планирование и визуализацию. Визуальным мышлением обладает примерно 60-65% населения земли (источник → статья на Википедии), а значит, планирование по диаграмме Ганта будет удобно для большинства.

Это линейная диаграмма. Задачи отмечаются по вертикальной оси, а по горизонтальной с помощью полос откладывается время на их решение. График помогает эффективно планировать работу над разными проектами, потому что четко видно, какие задачи и когда накладываются друг на друга.

Пример диаграммы Ганта. По вертикали перечислены задачи, по горизонтали отмечается время на их выполнение

Можно самому составить такую диаграмму в Excel или скачать готовый шаблон на сайте сервиса Smartsheet. Это сервис по автоматизации рабочих процессов, в нем есть встроенная диаграмма Ганта. Можно зарегистрироваться и месяц пользоваться бесплатно.

На сервисе Битрикс24 тоже есть встроенная диаграмма Ганта, она входит в бесплатную версию. Более подробно о функционале бесплатной версии этого сервиса и других тарифах читайте на сайте Битрикс24.

Так выглядит диаграмма Ганта в Битрикс24

Мне удобно строить такие диаграммы в Гугл Таблицах. Я составляю план по своим задачам на неделю и по каждой выставлю дедлайн. Так становится понятно, в какой день задачи накладываются и как их лучше распределить:

Вот скриншот из моей таблицы. На диаграмме сверху я отмечаю, сколько времени есть на задачу от сегодняшнего дня до дедлайна. Я приблизительно понимаю, сколько дней мне нужно на работу над каждой задачей, вижу дедлайн и наложение других задач. В диаграмму снизу я переношу свои задачи так, чтобы они равномерно распределялись на неделе и оставались выходные. Теперь у меня не будет завалов.

Впечатления о планировании по диаграмме Ганта:

• Когда план визуализирован, его легче воспринимать, он становится наглядным.
• Удобно распределять задачи, чтобы они не наваливались в один день.
• Если появляется новый проект и есть сомнения, сумеешь ли совместить его с текущими задачами, можно внести его в свою диаграмму, и станет понятно.

Планирование рабочего времени с помощью диаграммы Ганта мне показалось самым удобным методом. Потому что неравномерное распределение задач было моей большой проблемой.

Еще я заметила, что все эти техники можно применять одновременно: спланировать неделю по диаграмме Ганта, «прогнать» задачи по принципу Парето, отдельно каждый день расписать по матрице Эйзенхауэра, а в процессе работы использовать технику Pomodoro. Кажется, должно быть эффективно. Но не станет ли тогда планирование занимать все свободное время и провоцировать прокрастинацию? Это еще предстоит выяснить.

Источник: статья на Content. Guru Техники планирования рабочего времени для фрилансера

Больше полезных материалов → ru.content.guru

Окно эйзенхауэра. Пример заполнения матрицы Эйзенхауэра. В чем состоит суть техники

Привет всем! Сегодня мы с вами поговорим о жизненных приоритетах. Вы замечали, что при планировании день проходит эффективнее, редко бывают накладки? Существует высказывание: «Планируйте или станете планируемыми». Что это значит? Суть в том, что если не распланировать свой день или работу, обстоятельства все решат вместо вас. Поэтому специалисты рекомендуют каждый день начинать с расстановки планов и приоритетов. Не обязательно делать все по минутам, важно выделить первостепенные и второстепенные задачи.Известно много способов и методов планирования времени. Один из таких – таблица Эйзенхауэра, или так называемая матрица Эйзенхауэра.

В чем плюсы составления графика дня и расстановки приоритетов?

Решение жить по определенному плану – это не скучно. Наоборот такой подход положительно повлияет на вашу жизнь.

Что дает планирование:

• Увеличивает количество продуктивного времени на 25%.
• Обеспечивает спокойствие и сохранение уравновешенного состояния.
• Позволяет выполнять большой объем работ и задач.
• Формирует желание работать.
• Уменьшает количество потраченного времени на второстепенные дела.

Поскольку положительных сторон достаточно много, стоит обратить внимание на принцип распределения приоритетов в делах.

Что такое таблица Эйзенхауэра?

Неудачи в работе и домашних делах сопровождают каждого. Неожиданные обстоятельства возникают постоянно, из-за них не всегда успеваешь сделать самое важное. Особенно проблематично сосредоточиться на главном неусидчивым и рассеянным людям.

Приведу пример. Вы собираетесь подготовить важные документы или же написать научную работу. Но тут возникают потребности: купить хлеб, помыть пол, сходить на почту и тому подобное.

Большинство людей по мере меньшего сопротивления уделяют внимание мелким заботам, ведь на них не нужно тратить много сил и времени. Тогда случается непоправимое: вы заканчиваете не значимые дела, а на важные времени не остается. Тогда начинаются переживания и бессонные ночи.

Чтобы такого не произошло, нужно тренировать силу воли, а также пользоваться удобной таблицей Эйзенхауэра. В чем ее суть?

Эта таблица касается не столько времени, сколько самих дел и их важности. Принцип имеет критерии: важно и срочно. Таблица дает возможность построить 4 типа приоритетности дел. Для планирования нужно решить, какие цели более главные.

Как оформить?

1. Для начала запишите на бумаге все планируемые занятия. Нарисуйте квадрат и расчертите его на четыре маленьких.

Что же они значат? Буквы – это группы приоритетности, между которыми распределяются дела.

А – это срочные и важные дела, которые нужно сделать сегодня и сейчас, не откладывая.

В – важные. Они не требуют моментального исполнения, но несут большую важность. Обычно их откладывают, ведь срочности нет. Но выполнив их, вы подойдете ближе к вашей цели. К этой категории часто относятся задачи с четкими дедлайнами. Когда на выполнение есть много времени, мы откладываем дело. Но под конец срока судорожно его исполняем. В результате эффективность падает, а результат не всегда отвечает ожидаемому.

С – срочные. Такие дела не особо важные. То есть, их исполнение не приведет к цели, но не выполнить их в этот момент нельзя. Например, просмотр утренней почты.

D – не важные и не срочные дела. Именно они мешают продуктивно работать и выполнять серьезные поручения. Обычно сюда относятся отдых и развлечения. Но они тоже бывают важными, если вы не спите три ночи подряд, делая проект.

3. Теперь поставьте эти значения возле каждого дела и сразу вырисуется план вашего дня или целой недели.

Попробуйте использовать такую таблицу хотя бы раз – и вы поймете, что такой способ распределения приоритетов самый простой и эффективный. Но нужно обратить внимание на некоторые моменты, о которых мы поговорим ниже.

Чтобы правильно расставить приоритеты, следуйте простым правилам:

• Нужно научиться отличать важные и срочные задачи. Важное – это то, что приведет вас к определенной цели. Например, разработка качественного проекта и его презентация. Срочное не несет особой пользы, но не может быть невыполненным.
• Срочное и важное стоит не только различать, но еще и уметь чередовать. Ведь если выполнять все срочные дела, может не хватить времени на важные.
• В начале дня стоит начинать с группы «А». Даже если эти дела не очень интересные, нужно делать именно их.
• Группа «В» тоже требует внимания. Поскольку в нее входят долгосрочные цели (проекты, спорт, изучение языка), им нужно уделять немного времени, но каждый день. Тогда выработается привычка заниматься ими, а в итоге будет высокий результат.

Важным моментом в реализации серьезных планов является моральный настрой. Если нет желания и настроения, то и делать ничего не хочется. В таком случае есть единственное желание бросить все и вернуться к делам категории «D».

Но не стоит поддаваться соблазну! Попробуйте настроиться на работу, чтобы она стала эффективнее. Методы как это сделать описаны в статье

Заключение

Нужно помнить, что все дела в один день не переделать. И важно не переусердствовать, ведь отдых все-таки никто не отменял. Научитесь объединять приятное с полезным. Придумайте себе систему поощрений – и работать станет куда приятнее.

Удачи в новых начинаниях и достижении целей! Подписывайтесь на блог, чтобы быть в курсе новых фишек и проверенных временем советов по самодисциплине, мотивации и развитии личности.

До новых встреч на блоге!

Почему так сложно делать выбор между приоритетными и второстепенными задачами? Исследования невролога Антонио Дамасио показывают, что принятие решений неразрывно связано с эмоциями. Потому неудивительно, что беспокойство и депрессия часто характеризуются как состояния загнанности в тупик и неспособности принимать решения. Использование простых инструментов наподобие матрицы Эйзенхауэра помогает не просто разобраться в делах, но и снизить эмоциональную нагрузку. Со временем, усвоив принципы этой концепции, можно научиться легко и быстро определять разницу между важным, срочным, второстепенным и бесполезным.

Считается, что матрица Эйзенхауэра имеет непосредственное отношение к словам Дуайта Д. Эйзенхауэра: «У меня есть две проблемы: срочная и важная. Срочная не является важной, а важная — срочной».

Дуайт Д. Эйзенхауэр известен, прежде всего, как 34-й президент США (с 1953 по 1961 годы). До того, как стать президентом, он был генералом и командовал союзными войсками во время Второй мировой войны. В 1950 году Эйзенхауэр стал первым верховным главнокомандующим объединенными вооруженными силами НАТО в Европе.

Специфическая профессиональная деятельность постоянно вынуждала Эйзенхауэра принимать жесткие решения и ежедневно фокусироваться на различных задачах. Чтобы оптимизировать процесс, он создал свой метод, который стал широко известен как матрицаЭйзенхауэра. Сегодня ею могут пользоваться не только генералы, но и обычные люди вплоть до домохозяек — онпомогает расставлять приоритеты в текущих задачах и наводить порядок в делах.

Как использовать матрицу Эйзенхауэра

Этот инструмент подходит тем, кто готов и способен оценивать важность своих задач и четко их классифицировать. Метод подразумевает разделение задач и действий на четыре группы:

1. срочные и важные;
2. важные, но не срочные;
3. срочные, но не важные;
4. не срочные и не важные.

Конечная цель метода Эйзенхауэра — помочь отфильтровать второстепенные дела от важных решений и сосредоточиться на том, что действительно имеет значение.

Если представить матрицу Эйзенхауэра в виде картинки, то она будет выглядеть так:

Значение квадрантов в матрице

Задачи распределяются по конкретным квадрантам, которые в свою очередь определяют, когда и как долго вы можете выполнять задачу.

• Квадрант I — «Сделайте это немедленно» (срочные и важные)

Сюда попадают приоритетные задачи, требующие немедленного внимания. Они имеют жесткие сроки и должны выполняться прежде всего остального и лично.

• Квадрант II — «Решите, когда вы это сделаете» (важные, но не срочные)

Этот квадрант — стратегическая часть матрицы, идеально подходящая для долгосрочного развития. Элементы, которые он включает, важны, но не требуют немедленного вмешательства. При этом задачи имеют определенный дедлайн и тоже выполняются лично.

• Квадрант III — «Делегируйте кому-нибудь» (срочные, но не важные)

В этот квадрант попадают телефонные звонки, электронные письма и планирование встреч и мероприятий. Эти типы задач обычно не требуют личного внимания, потому что не подразумевают измеримый результат. Квадрант III помогает минимизировать то, что отвлекает от важной работы. Благодаря делегированию вы можете сосредоточить внимание на более серьезных вещах.

• Квадрант IV — «Сделайте это позже» (не важные, не срочные)

Действия, попадающие в квадрант IV, — это сопутствующие дела, которые не приносят никакой ценности. Проще говоря, это то, что всегда можно отложить, не боясь каких-либо последствий. Эти дела отнимают время и мешают выполнять более важные задачи, которые вы вносите в первые два квадранта.

Выбор цвета для матрицы

Назначьте каждому из квадрантов матрицы цвет и свяжите его с уровнем приоритета.

Например:

Красный = срочно.

Желтый = важно, но не очень срочно.

Зеленый = срочно, но не важно.

Серый = не срочно, не важно.

В процессе использования матрицы для профессиональных целей вы увидите, что большинство задач попадают в квадранты I и III. Самый значимый результат приносят действия из квадранта II, потому что это бизнес-цели, которые влияют на долгосрочный успех бизнеса, при этом они редко классифицируются как срочные.

Сложнее всего понять то, что отвлекает вас от запланированного курса. Но если вы справитесь с этой фундаментальной проблемой управления временем, ав избавитесь от мыслей о зря потерянных часах. Задайте себе два вопроса, чтобы определиться с долгосрочными стратегиями в принятии решений:

• Когда вы будете заниматься важными, но не срочными задачами?
• Когда вы сможете потратить время на решение важных задач, прежде чем они внезапно станут срочными?

Стоит помнить о том, что иногда задачи из одного квадранта неожиданно попадают в другой. Если возникнет чрезвычайная ситуация, ваши приоритеты изменятся. Например, вы владеете небольшим бизнесом, звонит недовольный клиент и просит связать его с менеджером из-за задержки с доставкой. Эта проблема сразу же станет выше других элементов в матрице.

Распределение задач по квадрантам имеет некоторые особенности, и их нужно учитывать:

1. Списки дел облегчают жизнь. Убедитесь в том, что при распределении задач вы задаете правильные вопросы, которые помогают определить, что нужно выполнить в первую очередь. Ключевой признак — приоритет.
2. В каждый квадрант можно добавлять много действий и задач, однако лучше, чтобы максимальное количество не превышало более восьми элементов. Иначе вы будете отдаляться от главной цели — завершения задачи.
3. Создавайте отдельные матрицы для профессиональной и личной жизни.
4. Только вы можете определить уровень приоритета элементов в своем списке. Каждое утро начинайте со списка дел из матрицы, и уже к концу недели вы увидите результат.

Шаблон матрицы Эйзенхауэра

Чтобы упростить процесс распределения задач, используйте шаблон, разработанный сервисом Evernote:

Матрицу Эйзенхауэра можно перевести в программу для управления проектами Trello. Составьте список дел для каждой из четырех досок (= квадрант) и сделайте отдельную доску «Входящие», куда будут поступать все задачи до распределения по квадрантам. Это позволит вам визуально оценивать свою нагрузку.

Матрица Эйзенхауэра — это простой инструмент, помогающий избежать состояния аналитического паралича, которое возникает каждый раз, когда вы даже не знаете, с чего начать.

Добрый день, читатели блога Твое решение!

В этой статье хочу поговорить о проблеме перегруженного списка задач, с которой встречается почти каждый современный человек. В чем это проявляется? В том, что мы планируем выполнить много всяких разных задач в течение дня или в течение недели, а в конце этого периода понимаем, что ничего не успели.

Почему же так получается? Почему мы перегружены и не успеваем сделать то, что запланировали?

Чаще всего это связано с тем, что наше планирование нереалистично. Мы перегружаем свой список задач, из него надо что-то вычеркнуть, но возникает вопрос “Как из него что-то вычеркнуть, если мы в него вписываем только необходимые дела?”

Специальные техники определения приоритетов могут помочь нам определить то, что должно быть выполнено в первую очередь, а что мы можем отложить, а что не выполнять вовсе.

Одна из самых простых и эффективных методик определения приоритетов является матрица Эйзенхауэра. Идея принадлежит Президенту США Дуайту Эйзенхауэру. А известность она получила после того, как о ней написал Стивен Кови в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей».

Постоянная занятость — это форма лени, ленивого мышления и неизбирательного действия.
Тим Феррис

В основе матрицы Эйзенхауэра лежит , согласно которого 20% наших усилий дают 80% результата. Эйзенхауэр усовершенствовал этот принцип.

Матрица Эйзенхауэра представляет собой квадрат, разделенный двумя пересекающимися осями на 4 сектора или квадранта.
Вертикальная ось — “важность”, горизонтальная — “срочность”.
Таким образом, получаем 4 сектора:
сектор А — “срочно и важно”
сектор В — “не срочно, но важно”
сектор С — “срочно, но неважно”
сектор D — “не срочно, не важно”

Сектор А: важно, срочно

Объединяет дела, которые необходимо выполнять в первую очередь. Они не терпят отлагательств, выполнить из завтра — будет уже поздно. Регулярное появление таких дел в нашем списке задач является, как правило, следствием плохого планирования, неорганизованности, откладывания на потом и т.д Идеальным планированием является ситуация пустого квадранта А.

Примеры дел квадранта А:

• оплата кредита
• внеплановый визит к врачу, когда уже сильно что-то болит
• вызов сантехника для ремонта протекающей трубы
• ремонт ноутбука

Сектор В: важно, не срочно

Этот сектор объединяет дела, которые напрямую влияют на вашу личную эффективность. Главное отличие этих дел от дел квадранта А — отсутствие срочности. Это позволяет подойти к решению таких задач более обдуманно, что позволяет достигнуть больших результатов и эффективности. Из задач сектора В должен в основном состоять наш список дел на день. Также нужно помнить, что дела сектора В, если им не уделять своевременно внимание и время, могут перейти в сектор А.

Примеры дел квадранта В:

• обучение, повышение квалификации, курсы и семинары, тренинги
• плановый отчет
• занятия спортом
• качественный отдых
• плановый визит к врачу (диспансеризация, профилактические осмотры)

Сектор С: не важно, срочно

Дела, которые не приближают вас к цели,но делать их необходимо. Главной ошибкой при работе с матрицей является не перепутать дела сектора А и С, иначе возникнет ситуация, что вы крутитесь как белка в колесе, но выполненные задачи не приближают вас к намеченной цели, а важные задачи остаются нерешенными.

Примеры дел сектора С:

• проверка электронной почты
• текущие звонки
• совещания
• домашние рутинные дела(уборка дома)
• навязанные кем-то встречи

Сектор D: не важно, не срочно

Сектор объединяет дела, которые тратят наше время впустую, не приносят нам совсем никакой пользы. Иными словами — поглотили времени. Но эти задачи имеют для нас большую привлекательность, они просты для выполнения, позволяют хорошо провести время и отдохнуть. Поэтому противостоять им очень трудно, но делать это необходимо.

• посидеть в соцсетях
• просмотр телевизора
• треп с коллегами

Чем может быть полезна матрица на практике? Возможно два направления применения матрицы Эйзенхауэра:

1. для планирования
   Часто мы выполняем все срочное, но неважные дела, а важные и несрочные откладываем все дальше и дальше. Если мы займемся планированием своего времени и задач по матрице Эйзенхауэра, то сможем уделить больше времени на важные дела, которые приблизят нас к цели, и устраним задачи, которые занимают время, силы, энергию и редко приводят к цели. Как использовать матрицу для планирования читайте в этой статье ниже.
2. для оценки своей эффективности
   Матрица Эйзенхауэра наглядно показывает какие задачи вы выполняете. Такой анализ можно проводить в конце недели или месяца. Регулярный анализ задач, выполнением которых вы были заняты в течение определенного периода, повысит вашу личную эффективность.

Как это выглядит?

1. Выпишите на лист дела, которые вы выполнили в течение дня.
2. Распределите сделанное по четырем секторам с указанием затраченного времени.
3. Подсчитайте, как распределилось время и количество задач по секторам.
4. Интерпретация результата:
   сектор А
   Если сектор А разросся, значит вы не управляете своей жизнью. вы не занимаетесь стратегическим планированием, не умеете распределить нагрузку по сотрудникам и делегировать обязанности.
   сектор В
   Если сектор В наиболее заполнен делами, то вы достаточно уделяете время достижениям своих целей, умеете концентрироваться на главном.
   сектор С
   Увеличение дел сектора С показывает отсутствие у вас намеченных целей, планов. вы тратите свое время на неважные задачи.
   сектор D
   Возникает вопрос “За что вам платят зарплату?”, да и в личном плане вы тратите время “впустую”.

Основная трудность применения матрицы Эйзенхауэра является сложность определения важности задачи. Часто нам кажутся все задачи важными. как определить в чем истинная важность задачи. как из всех задач выделить действительно важные задачи?

Здесь пригодится “метод Франклина”: важное — это то, что соответствует главным целям моей жизни.

Основная идея состоит в том, что до того, как расставлять приоритеты, необходимо четко определиться со своими целями на определенный период.
После этого дополним матрицу Эйзенхауэра, помещая в ее центр наши цели. Что теперь происходит? Теперь оценка важности всех задач на день будет осуществляться относительно поставленной цели.

Важность задачи отличает ответ на 3 вопроса:

1. Что произойдет, если я не сделаю это сегодня?
2. Может кто-то это сделать вместо меня?
3. Важна ли эта задача для достижения поставленной цели?

Например, ваша цель “погасить все кредиты и долги в течение года”. Важность каждой задачи матрицы оцениваем именно с позиции, поможет ли она достигнуть поставленной цели.

Практическая реализация. Алгоритм применения матрицы для ежедневного планирования

1. Определите цели. Посмотрите, соответствуют ли ваши цели . Из списка ваших целей выберите 1-3 цели, более приоритетные на данный период. Именно эти цели будут являться для вас маяком, на который вам нужно ориентироваться при классификации задач по секторам.
2. Составьте (день, неделя, месяц). Профессионалы в области тайм-менеджмента советуют планировать также и отдых.
3. Разбейте .
4. Оценка приоритетов. Распределить задачи по секторам, определяя важность задачи исходя из поставленных целей. Расчертите лист на 4 квадранта и заполните матрицу задачами. Если вас не вдохновляет мысль чертить каждый день квадранты, можно отмечать приоритеты буквами: А, В, С и D. Отметки вносим в ваш список напротив каждой задачи.
   Можно использовать для приоритетов три цвета светофора: красный (квадрант А), зеленый (квадрант В) и желтый (квадрант С).
5. Исполнение поставленных задач:

• в первую очередь выполняются дела важные и срочные. С этих дел должен начинаться день.
• после этого переходим к делам важным, но не срочным. Основное наше время и внимание должны быть сосредоточены на делах этого сектора
• только потом к остальным делам.

Прежде чем приступить к выполнению любой задачи, сначала задайте себе вопрос “Это должен сделать я?, “Может это сделать кто-то другой?”.
Задачи квадранта С, как правило, рутинного характера, не продвигающие вас к поставленной цели, рекомендуется делегировать или не делать совсем.

6. Контроль исполнения плана
На этом этапе выполните анализ исполнения намеченного плана. Подсчитайте в каждом квадранте матрицы какое количество задач выполнено за день и сколько времени потрачено на их исполнение. Оцените свою эффективность.

Чем больше времени вы уделяете задачам квадранта В, тем эффективнее вы становитесь и быстрее добиваетесь поставленных целей.

Невыполненные задачи перенесите в список на следующий день. Если вы отложили выполнение задачи более трех раз, задумайтесь о том, следует ли ее вообще выполнять? Скорее всего, вы прекрасно обойдетесь и без нее! Вычеркивайте такие дела из списка или выполните немедленно.

Как видите, матрица Эйзенхауэра — простой рабочий инструмент, который облегчает планирование и помогает текущему контролю и анализу вашей деятельности. Оставьте свой e-mail в форме в конце статьи и скачайте шаблон ежедневного планирования по матрице Эйзенхауэра. Шаблон создан в двух форматах: в таблице эксель и в виде шаблона заметки для Evernote.

Чтобы добавить заметку с шаблоном в свою учетную запись Evernote, нужно нажать правой кнопкой мыши по заметке в аккаунте Evernote и выбрать из выпадающего меню «Скопировать в блокнот». Затем выбрать свой блокнот и нажать «Копировать». Теперь вы можете вносить любые изменения в шаблон.
Если вы будете часто пользоваться матрицей, сделайте шаблон заметки ярлыком! Это ускорит поиск заметки и сэкономит ваше время!
Обязательно внедрите в свою систему управления делами приоритеты!

Как только вы научитесь правильно распределять дела внутри матрицы Эйзенхауэра, у вас появится немалое количество дополнительного времени и самое главное, вы быстрее придете к поставленной цели.

Наполняйте каждый свой день смыслом и это будет ТВОЕ РЕШЕНИЕ !

Пришло время подробнее остановиться на одном из его инструментов: матрице Эйзенхауэра.

Почему она так популярна уже десятки лет и не теряет актуальности? Давайте разберемся, в чем суть методики и как ее применять на практике.

Дуайт Эйзенхауэр остался в памяти потомков как мудрый стратег и продуктивный практик. Ему удалось закончить войну в Корее, прекратить преследования инакомыслящих внутри страны и добиться ряда других весомых результатов во внешней и внутренней политике. А еще благодаря ему мы сегодня имеем возможность пользоваться методикой, которая получила название матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов.

Разработать эту своеобразную таблицу политику столь высокого ранга пришлось самому, поскольку другие теории не удовлетворяли его в полной мере. А успевать постоянно решать массу грандиозных задач под силу далеко не каждому, даже столь «матерому» менеджеру высшего звена.

Сегодня фото с изображением этой схемы очень популярны на самых разных онлайновых ресурсах. Матрица — это разделенная на 4 квадранта страничка, куда вписываются задачи разной степени важности и срочности.

1. Первый или квадрант А включает те дела, которые требуют принятия неотложных мер.
2. В секторе В спрятаны не менее важные, но не столь срочные задачи.
3. Под литерой С размещаются не самые главные по значимости мероприятия, но которые требуют быстрого реагирования.
4. В последний квадрант D можно отложить, как в долгий ящик, дела несрочные и не относящиеся к особо значимым.

Самые главные, не терпящие отлагательств

Если в зоне А матрицы приоритетов Эйзенхауэра ничего не значится, автора документа можно поздравить. Значит, он успевает выполнять задуманное вовремя, и авральных действий не требуется.

Но порой без таких задач не обойтись.

Что же уместно расположить в квадранте А?

• Задачи, которые требуют оперативного выполнения, иначе не избежать серьезных проблем;
• Нерешенные задачи, реально грозящие откинуть вас назад от поставленной цели;
• «Пожарные» проблемы со здоровьем.

Пример из последнего пункта: признаки резкого ухудшения здоровья, которые требуют вызова врача на дом или срочного посещения кабинета в поликлинике. По работе это может быть важнейшая встреча с партнером по бизнесу, которая решит вопрос с инвестированием. Или сдача госэкзамена студентом, вызов на дом аварийной службы, если ощущается запах газа и т.д.

Существенные, но не торопящие

В — это главная зона планирования. Тут «живут» жизненно и производственно значимые задачи, которым нужен взвешенный подход и довольно длительный период решения. Торопиться с их реализацией не стоит, лучше обратить внимание на качество реализации поставленных целей. У кого это удается, тот и становится самым успешным в своем деле.

Здесь можно запрограммировать подготовку курсовой работы, налаживание отношений с новым бизнес-партнером, следование рекомендациям доктора, выбор дизайна для ремонта квартиры и т.д.

Чего надо всерьез опасаться, так это «переселения» намеченных тут мероприятий в квадрант А, то есть, в разряд «горящих».

Срочные, но не приоритетные

«Разгребать завалы» приходится не только в приоритетных направлениях деятельности. Накапливается куча мелких, нудных дел, которые откладывали до последнего момента, и вдруг они навалились разом, и приходится одним махом рубить этот «гордиев узел».

Иногда такие проблемы нам подкидывают другие, например, шеф поручил вам срочную работу коллеги. Просто потому что считает, что вы справитесь лучше. А у вас и своих дел выше крыши! Вот и мечетесь: то ли возгордиться своей незаменимостью, то ли честно сказать начальнику, что работать за двоих, да еще и за одну зарплату, у вас нет никакого желания. Тем более досадно, что коллега-неумеха ту же зарплату получит, «сидя на печи». Несправедливо!

Статья в тему:

Особенно, если и на дом работу не возьмешь: там тоже форс-мажор, внезапно нагрянувшие родственники или иные гости. Или те же свояки слезно просят помочь с переездом в новую квартиру. И вторая половина вас обязательно включит в «группу быстрого реагирования».

А назавтра или послезавтра после всех этих дел обязательно придется ликвидировать последствия недосмотра уже в своих задачах и планах, посредством занесения их в сектор С шаблона Эйзенхауэра.

Несрочные и неглавные

Нельзя все время заниматься только тем, что нужно, должно и что ведет успеху. Да и физически это нереально. Надо отдыхать, развлекаться, принимать желанных гостей, отправляться в путешествия, ходить на спектакли, кататься на речном трамвайчике и т.д.

В нашей жизненной программе эти моменты не назовешь ни главными, ни даже весьма существенными.

Но без них нам, как минимум, скучно. А это тоже влияет на самочувствие и самореализацию. И потом, тот, кто не умеет отдыхать, и в работе вряд ли достигнет многого: просто «перегорит» или «сломается».

Часть из этих задач можно отнести и к другим секторам, особенно, если они существенно влияют на здоровье и работоспособность.

Но точно в группу D попадут «пожиратели времени» типа длинных и бессодержательных телефонных разговоров, иных вариантов пустого времяпрепровождения. Тот же телевизор крадет массу времени, не говоря уже о «зависании» в социальных сетях или компьютерных играх.

Что поможет эффективно использовать матрицу

Cоставить матрицу — это полдела. Ведь надо выполнять все ее «указания». А для этого помнить о приоритетных делах и именно с них начинать свой день. Расписать алгоритм достижения этих важнейших целей, анализировать сделанное, отмечать ошибки и намечать пути их исправления.

Будьте настойчивыми и последовательными, меньше раскачивайтесь и отвлекайтесь на мелочи, не позволяйте другим «садиться себе на шею» и обязательно выберите максимально удобные и близкие вам варианты релаксации, отдыха, восстановления сил.

Статья в тему:

Как это работает на практике?

«Хозяин времени» — так называется тренинг Евгения Попова, который развивает и конкретизирует положения ряда известных классических методик тайм-менеджмента.

Порой мы штудируем массу ценной литературы, соглашаемся с авторами мудрых идей. Но как это все применить на практике, остается непонятным. Вот для этого-то и разработан курс видеоуроков Евгения Попова.

Он сам прошел путь от теории, изучения наследия прошлого, к собственным практическим наработкам. Этот курс выверен его движением по лестнице успеха. Он сам научился многому, а сейчас щедро делится этими знаниями и умениями с нами. Загляните в его «школу», и многое, казавшееся сложным, обретет понятные очертания.

На сегодня у меня все о науке правильно планировать время и «укрощать» его стремительный бег. Задавайте вопросы, я с удовольствием отвечу всем, кто искренне стремится к самосовершенствованию.

Приглашайте сюда коллег, друзей, знакомых, пусть и они обретут умение рационально использовать каждый прожитый час.

Школа Юрия Окунева

Приветствую всех читателей и подписчиков! С вами Юрий Окунев.

Вы задумывались над тем, насколько грамотно планируете и расходуете время? Знакомо ли чувство, что вы тратите дни, недели, а то и месяцы зря?

Если да, то матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов — это обязательная для вас тема к изучению. Без нее вы так и будете распыляться на всякие мелочи, забывая про действительно важные дела.

Если же вы пока не сталкивались с проблемой тайм-менеджмента, то матрица вам все равно необходима, ведь она поможет стать еще успешнее.

Матрица была разработана 34-м президентом США, Дуайтом Дэвидом Эйзенхауэром.

Поскольку пост главы государства предполагал неимоверное количество ежедневных задач, политик решил создать универсальную схему, которая бы помогала ему классифицировать и сортировать их.

Суть метода заключается в анализе текущих дел, задач и определении, какие из них являются наиболее значимыми и срочными. Проблематика заключается в том, что мы далеко не всегда можем верно определить, что для нашей жизни, бизнеса является действительно важным. Только научившись высокоэффективному планированию, мы встанем на путь успеха, самореализации и гармонии.

Оси и квадранты

Матрица образована двумя осями. Вертикальная означает важность, а горизонтальная — срочность задачи. В итоге, выделяется четыре квадранта.

• Верхний правый. Дела срочные и важные.

Задачи сюда попадают в том случае, если произошло что-то непредвиденное, и приходится разбираться с внезапно возникшими делами. Либо по причине неграмотного тайм-менеджмента, когда нерешенные вовремя задачи переходят из статуса «важно, но не срочно», в статус «дальше тянуть уже нельзя». Исключение составляют вопросы здоровья и безопасности, которые всегда должны быть приоритетными.

Ключевой принцип матрицы заключается в том, что необходимо сделать все возможное, чтобы в данном квадранте вообще не было никаких записей. Это будет свидетельствовать о том, что все или практически все находится у вас под контролем. Только в этом случае можно говорить о выдающихся деловых качествах, умении грамотно распределять время и расставлять приоритеты.

• Верхний левый. Дела не очень срочные, но важные.

Это основной сектор. В нем должны находиться самые значимые для вас и/или вашей компании вопросы. Делая акцент на данном квадранте, вы будете уверенно двигаться к мечте, жить насыщенной событиями и свершениями жизнью.

Затягивая с решением вопросов верхнего левого квадранта, вы вскоре заметите, что список задач из него плавно переползает в предыдущий верхний левый сектор. То есть начинается аврал. Чтобы этого не случалось, нужно уметь делегировать решение вопросов другим людям!

Сюда включать значимые повседневные задачи, которые помогут избежать проблем в будущем. Например, это маркетинговое планирование, ребрендинг, кадровые и финансовые вопросы, а также спорт и забота о здоровье, помощь близким, установка сигнализации в квартире, страхование имущества и пр.

• Нижний правый. Дела срочные, но не слишком важные.

В него попадают вопросы, отвлекающие нас своей срочностью от значительно более важных занятий. Например, необходимость помочь родственнику посадить картошку, просьба друга забрать его из аэропорта, ремонт бытовой техники, День рождения далеко не самого близкого и преданного товарища и т.д.

Распыляясь на все это, вы начинаете меньше внимания и времени уделять вопросам из предыдущих квадрантов. В итоге, страдают ваши интересы, потребности и стремления. Более того, высока вероятность того, что вы начнете переставлять дела из этого сектора в сектор «срочно и важно». Вот почему необходимо со всей скрупулезностью подходить к расстановке приоритетов.

• Нижний правый. Дела несрочные и неважные.

В повседневной жизни любого человека таких дел очень много. Словно болото, они засасывают вас целиком и полностью.

К данной категории можно отнести различные бытовые дела, приятные для души занятия, мелкие организационные вопросы, которыми без ущерба для себя/компании можно заняться тогда, когда вы действительно свободны. Звонок приятелю, переписка в соцсетях, поиск туров для следующего отпуска, походы в салон красоты, замена пары картинок на сайте — на все это вы тратите свое внимание, силы, время и т.д.

Все задачи, попавшие в этот квадрант должны выполняться только после того, как будут решены вопросы из всех других секторов.

Примечательно, что матрица активно использовалась и известным американским специалистом по высокоэффективному планированию, Стивеном Кови. Взяв за основу схему экс-президента, он дополнил ее собственными размышлениями, пояснениями и советами. В частности, первый сектор он назвал кризисным, второй — квадратом качества, третий — преддверием кризиса, а четвертый — деградацией.

С одной стороны матрица приоритетов предельно логична, понятна и проста. Но стоит приступить к классификации задач, как сразу же возникнут проблемы. Как понять, что просто важно, а что критически значимо? Что нужно сделать прямо сейчас, а что подождет? Поможет в этом следующая методика.

«Декартовы координаты»

Она называется так потому, что в ее основе лежит все так же система пересекающихся осей, которую в свое время создал известный математик Рене Декарт. Матрица Эйзенхауэра и картезианские квадраты имеют одинаковый внешний вид, однако содержание отличается. За каждым квадрантом закреплен вопрос.

• Верхний левый сектор. Что я выиграю, если я это не сделаю?
• Верхний правый сектор. Что я выиграю, если сделаю это?
• Нижний левый сектор. Что я потеряю, если не сделаю это?
• Нижний правый сектор. Что я потеряю, если сделаю это?

Как использовать матрицу Эйзенхауэра

Думаю, нет необходимости обсуждать необходимость использования методы для расставления приоритетов между деловыми и бытовыми задачами. «А может ли она пригодиться еще где-нибудь?» — спросите вы. Отвечаю — да, она будет полезна везде, где нужно что-то упорядочить. К примеру:

Найти врача для брата — срочно и важно. Помириться с супругом — не срочно, но важно. Купить подарок на именины троюродной тете — срочно, но не важно. Отправить подруге в соцсети ссылку на веселое видео — совершенно не срочно и неважно.

• Уборка в шкафах, кладовых дома.

В первом квадранте могут быть вещи, которые очень вам нужны и могут понадобиться буквально завтра. Во втором — те, которые очень нужны, но не прямо сейчас. В третьем — те, которые понадобятся в ближайшее время, но потом их можно будет убрать подальше. В четвертом — то, что можно отложить до следующего сезона/отдать нуждающимся людям.

• Забота о здоровье.

Вы хотите побороть зловредную хроническую болячку, восстановиться после операции? Или, быть может, требуется просто улучшить общее самочувствие и привести в порядок тело? Для этого нужно уделить внимание большому количеству вещей — питанию, тренировкам, отдыху, профилактическим и лекарственным средствам, физиотерапии и пр. Причем, далеко не все методики можно и нужно сочетать.

Распределите задачи по квадрантам, чтобы составить грамотную стратегию оздоровления и наметить точный план действий.

**
Как и всегда, желаю вам успехов в борьбе за цели и счастливую успешную жизнь. Еще больше интересной и на 300% полезной информации вы найдете в моем . Вас ждут уникальные авторские разработки, глубинная теоретическая информация и большое количество практических (!) отработок.

А если у вас остались ещё вопросы, приглашаю на индивидуальную консультацию. Подробности .

На этом все. До новых публикаций. Оформляйте подписку на новости, чтобы не упустить ничего важного. С уважением, ваш Юрий Окунев.

Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов

* * *

Существует мнение, что этот метод использовал генерал Дуайт Эйзенхауэр. Он составил матрицу классификации дел, которую использовал для более эффективной организации своего времени, и она помогла ему добиться успеха – стать президентом США.

Все дела, согласно матрице Эйзенхауэра, по важности и срочности можно разделить на четыре категории (рис. 5.1).

Рассмотрим подробнее каждую из этих категорий.

А. Важные и срочные. Дела этой категории необходимо сделать немедленно. Самое подходящее слово для них – «аврал».

Завтра экзамен, а 10 билетов еще не выучены, и приходится в спешном порядке доучивать то, что откладывалось в течение долгого времени на потом.

Хотя кто-то из великих сказал: «Жить надо так, чтобы важные дела не превращались в срочные».

B. Важные и несрочные. Дела этой категории – самые «обиженные», им мы уделяем меньше всего внимания, ведь они несрочные! «Время терпит», – думаем мы про такие дела и откладываем их в долгий ящик. «Экзамен так далеко, целый семестр впереди, можно пока не думать о подготовке… Ну, до экзамена еще месяц, успею все выучить… Еще целая неделя впереди, время есть…» И постепенно из-за нашего пренебрежения делами категории В они превращаются в дела категории А. И вот уже последняя ночь перед экзаменом, а мы лихорадочно пытаемся запомнить хоть что-то, и в голове крутится: «Эх, надо было раньше начать готовиться!» Чтобы избежать подобного сценария событий в своей жизни, к делам категории В нужно подходить как к инвестициям, которые необходимо делать сегодня, чтобы получить прибыль завтра. Никому же не придет в голову сеять пшеницу накануне сбора урожая: нужно время, чтобы зерно созрело. Почему же на задачи и дела в своей собственной жизни мы смотрим по-другому?

C. Неважные и срочные. Хитрые дела, которые любят «прикидываться важными». Они ловко маскируются под дела категории А, и им часто удается нас провести: человеку свойственно путать важность и срочность, чем и пользуются задачи категории С. Именно эти дела создают атмосферу суеты, суматохи и вечной спешки, но почему-то такое положение дел зачастую считается показателем активной работы. А ведь еще в начале XX в. классик научной организации труда Ф. Тейлор заметил, что хорошо организованное предприятие – то, где никто никуда не бежит, не суетится, а все дела делаются неторопливо, но в срок и качественно. Посмотрите внимательно на свою личную корпорацию «Я». Как обстоят дела у вас?

D. Неважные и несрочные («мусорная корзина»). К делам подобного типа относятся наши поглотители времени. Они часто приятны и интересны, поэтому мы предпочитаем тратить на них лучшие часы, а потом не можем вспомнить, куда пропало столько времени? «Финансировать» такие дела нужно по остаточному принципу, иначе они «съедят» весь бюджет нашего времени. Если следовать этому принципу, из поглотителей они вполне могут превратиться в наших помощников.

Взять за правило: «Напишу реферат по экономике, сделаю задание по тайм-менеджменту, и если останется свободное время, поиграю час в компьютерную игру», и четко ему следовать. Тогда и важное дело будет сделано, и на развлечения время останется.

Преимущества матрицы Эйзенхауэра:

• проста в использовании;

• позволяет уменьшить число неважных дел;

• помогает быстро определить приоритетные задачи и дела.

Но что делать, если у нас есть несколько вариантов решения задачи, но мы не знаем точно, какой будет наиболее предпочтительным, и медлим с принятием решения, боясь ошибиться?

Чтобы выйти из подобных ситуаций, нам нужно ознакомиться с еще одним способом расстановки приоритетов, который называется метод многокритериальной оценки.

Таблица матриц Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра, также называемая матрицей срочно-важных, помогает вам принимать решение и расставлять приоритеты по задачам по срочности и важности, отсортировывая менее срочные и важные задачи, которые вы должны либо делегировать, либо не выполнять вовсе.

Eisenhower.me/eisenhower-matrix/

Матрица Эйзенхауэра (или ящик Эйзенхауэра, или принципал) — это очень простой инструмент для устранения загруженной работы, сосредоточения внимания и принятия решений на основе того, что действительно важно и необходимо выполнять.

Как отмечает Джеймс Клир в своем блоге: «Эта матрица хороша тем, что ее можно использовать для общих планов продуктивности (« Как я должен тратить свое время каждую неделю? ») И для более мелких, ежедневных планов (« Что мне следует делать? »). сделать сегодня? ‘).

Как работает матрица Эйзенхауэра

Сначала задачи оцениваются по критериям важно / неважно и срочно / несрочно . Затем они распределяются по квадрантам следующим образом:

1. Пункты в квадранте Важное / Срочное выполняются немедленно, и лично.Это могут быть кризисы, сроки и проблемы.
2. Пунктам в квадранте Важно / Не срочно назначен срок выполнения, а запланировано выполнить позже. Они также обрабатываются лично. Сюда часто входят задачи, связанные с отношениями, планированием и отдыхом.
3. Неважно / Срочно Пункты квадранта делегированы другим для обработки. Это могут быть встречи, исследования или редактирование.
4. Неважно / Не Срочно Квадрант полностью отброшен .Современная жизнь полна траты времени и обязательств. Многие из них забавны, но другие доказывают, что зачастую лучше просто сказать «нет».

«У меня два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным ».

Дуайт Д. Эйзенхауэр

Получите это здесь

Вы можете просмотреть таблицу матриц Эйзенхауэра здесь. Чтобы отредактировать эту таблицу, щелкните Файл> Создать копию

Или просто откройте копию таблицы здесь.

Когда вы откроете электронную таблицу как копию, вам нужно будет нажать «Сделать копию», чтобы добавить файл на свой Google Диск. После этого вы можете просматривать и свободно редактировать электронную таблицу.

Матрица Эйзенхауэра — Инструменты управления

«Метод Эйзенхауэра» происходит из цитаты, приписываемой Дуайту Д. Эйзенхауэру: «У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным ».

С помощью принципа принятия решений Эйзенхауэра задачи оцениваются с использованием критериев «важно / неважно» и «срочно / не срочно», а затем помещаются в соответствующие квадранты в матрице Эйзенхауэра (также известной как «ящик Эйзенхауэра» или «матрица решений Эйзенхауэра»).Затем задачи обрабатываются следующим образом:

1. Задачи в квадранте «Важные / Срочные» выполняются немедленно и лично, например кризисы, сроки, проблемы.
2. Квадрант «Важный / Не срочно» получает дату окончания и выполняется лично, например, отношения, планирование, отдых.
3. Неважный / срочный квадрант делегированы, например, перерывы, встречи, мероприятия.
4. Неважный / несрочный квадрант отброшен, например трата времени, приятные занятия, мелочи.

Говорят, что этот метод использовал У.С. Президент Дуайт Д. Эйзенхауэр. Несколько хороших статей можно найти здесь: Повышение производительности за счет принятия приоритетных решений от Invajy и инструменты управления временем для малого и среднего бизнеса

Основные характеристики

• Шаблон Excel для матрицы Эйзенхауэра имеет 4 квадранта
• Макросы, которые сглаживают полезные функции:
  • Повысить / понизить задачу (переместит задачу из квадранта в другой)
  • Перемещение вверх / вниз по задаче (в том же квадранте)
  • Пометить как завершенное
  • Выделите флагом (3 цвета)
  • Архивировать задачу (после завершения или в любое время)
  • Удалить задачу

Скриншоты

Для этого слайд-шоу требуется JavaScript.

Ссылка для скачивания

Чтобы загрузить этот инструмент, щелкните следующую ссылку:

Лицензия

• Этот инструмент бесплатно
• Может быть изменен пользователем
• Не подлежит распространению или продаже

Совместимость

• ПК Excel 2016: ОК
• ПК Excel 2013: ОК
• ПК Excel 2010: ОК
• ПК Excel 2007: не тестировалось

• MAC — Excel 2016: не тестировалось
• MAC — Excel 2011: не тестировалось

Дополнительная информация

• Язык (и): Английский
• Редакция 2

• 21022 Загрузки

Если вам понравился этот инструмент, вам понравятся:

Создатель диаграмм Ганта : Наш самый популярный инструмент для менеджеров проектов.Это поможет вам составить отличное расписание проектов и уложиться в сроки. Он используется более 10 лет и имеет более 150 000 загрузок. Сначала попробуйте бесплатную версию.

Sur le même thème

Расставляйте приоритеты задач и будьте продуктивными (шаблон матрицы задач в Excel)

Это 100-е сообщение в блоге от Trump Excel. Мне понравилась каждая часть этого путешествия, и я надеюсь продолжать вносить свой вклад и делиться всем, что я узнал о таблицах Excel.

Если вам интересно, какое было мое первое сообщение, вот оно — первое сообщение Трампа Excel.

Теперь, возвращаясь к интересным материалам Excel, в этом посте я делюсь замечательным шаблоном Excel, который поможет вам с легкостью управлять своими ежедневными / еженедельными задачами (и его весело использовать) — МАТРИЦА ЗАДАЧ

Перед тем, как уйти и загрузите его, вот некоторая предыстория этого шаблона.

Слышали ли вы о 7 навыках высокоэффективных людей? Это книга Стивена Р. Кови. Если вы не читали его, вам обязательно стоит сходить и получить копию сегодня.

В этой книге Стивен рассказывает о технике тайм-менеджмента (матрице решений Эйзенхауэра), которая предлагает разделить ваши задачи на 4 категории:

1. Важные и срочные
2. Важные и несрочные
3. Неважные и срочные
4. Ни то, ни другое Важно Не Срочно

Идея состоит в том, чтобы сосредоточиться на 1-й категории, за которой следуют 2-я, 3-я и 4-я.

Мы все создаем списки дел, но если эта матрица будет прямо перед нами, наша производительность может резко возрасти.Если вам кажется, что это требует много работы, не волнуйтесь. Вот шаблон Excel, который сделает это за вас. Все, что вам нужно сделать, это создать простой список дел (так же, как вы составляете каждое утро) и просто указать, важно ли это и / или срочно.

Скачать шаблон TASK MATRIX Excel

Ключевые особенности шаблона Task Matrix

• Добавление действия / задачи (оно автоматически заполняется в соответствующем квадранте)
  • Вы можете добавить задачу с помощью кнопки на вкладке МАТРИЦА ЗАДАЧ.Это дает всплывающую форму, где вы можете заполнить детали. Кроме того, вы также можете добавить задачу, набрав ее непосредственно на вкладке «Список дел» и назначив уровень важности и срочности.
    
• Вычеркнуть завершенное действие, дважды щелкнув по нему
  • Когда действие / задача будет завершена, вы можете вычеркнуть его, дважды щелкнув по нему (на вкладке МАТРИЦА ЗАДАЧ)
    
• Удалить все выполненные действия одним щелчком мыши
  • В конце дня / недели вы можете удалить все завершенные действия, просто нажав кнопку «Удалить завершенное задание» на вкладке «МАТРИЦА ЗАДАЧ».
    

Вот короткое Видео о том, как эффективно использовать этот шаблон:

Я надеюсь, что этот шаблон Excel поможет вам стать более продуктивным и сэкономить время.Я хотел бы услышать ваши отзывы и любые улучшения, которые можно внести в этот шаблон. Кроме того, если вы найдете это полезным, поделитесь им со своими коллегами и друзьями и помогите им стать более продуктивными.

ОБНОВЛЕНИЕ: Если вы хотите добавить больше задач, вот обновленный шаблон, который позволит вам добавить 50 задач для каждой категории и всего до 200 задач. Щелкните здесь, чтобы загрузить.

Дополнительные шаблоны Excel для повышения производительности:

Другие ресурсы Excel:

Матричный шаблон Эйзенхауэра | Расставьте приоритеты для задач в Excel

Когда-нибудь пытались спланировать свои задачи? Особенно, когда вам нужно выполнить слишком много, но вы не знаете, с чего начать? Матрица Эйзенхауэра также известна как Матрица срочности-важности позволяет вам решать и расставлять приоритеты задач по их уровню срочности и важности, а также помогает разделить задачи на категории, например, что делать сейчас, что планировать позже, что делегировать и что удалить из вашего списка.

Имя происходит от бывшего 34-го президента Соединенных Штатов, которого звали Дуайт Д. Эйзенхауэр. Поскольку он все время сталкивался с трудными решениями, это привело его к созданию матрицы Эйзенхауэра, которую мы используем сегодня. Теперь легко классифицировать ваши задачи в зависимости от важности и уровня срочности. В соответствии с шаблоном матрицы Эйзенхауэра вы сможете знать, что делать, решать, делегировать и удалять.

ОСОБЕННОСТИ ШАБЛОНА МАТРИЦЫ Эйзенхауэра:

По сути, вы перечисляете все задачи, которые вам нужно выполнить, в разделе «Данные» на панели инструментов.

Выберите важность и уровень срочности как «Да» или «Нет». Позже задачи автоматически найдут свое место в поле Эйзенхауэра, независимо от того, являются ли они задачами, которые нужно выполнить, решить, делегировать или удалить. После этого вы можете поставить « ✓ » или «✘» слева от задач, если вы выполнили или не выполнили эту конкретную задачу.

Итак, хотите попробовать распределить свои задачи по категориям и попытаться так спланировать свой список дел?

Давай, узнай…

Обзор функций:

• Простота заполнения данных Раздел
• Держит ваши дела в порядке.
• Готово к полной печати
• Включены информационные заметки
• Установка не требуется. Готов к использованию.
• Работает как на Mac, так и на Windows
• Совместимость с Excel 2007 и более поздними версиями
• Не включает макросы VBA

Этот матричный шаблон Эйзенхауэра готов к использованию и предоставляется как есть. Если вам нужна настройка отчетов или более сложные шаблоны, обратитесь к нашим настраиваемым службам.

Шаблон Excel

Eisenhower Matrix — Eloquens

Позволяет расставить приоритеты для ваших задач по важности и срочности; это эффективная модель для улучшения организации.

by Someka
Веб-сайт решений Excel Подписаться 207

Описание
Вы когда-нибудь чувствовали себя ошеломленными этим длинным списком дел, которые вам нужно сделать? Часто не знаете, с чего начать? Этот бесценный инструмент, также известный как Матрица срочно-важных, разделит ваши задачи на управляемые части. Указывая, является ли задача важной или срочной, электронная таблица автоматически помещает их в следующие категории: «Сделать сейчас», «решить», «делегировать» и «удалить».

Изобретен 34-м президентом США Дуайтом Д.Эйзенхауэр, который часто сталкивался с трудными решениями, это действительно инструмент для компетентных и прилежных работников / лидеров. Никогда не было так просто видеть все свои задачи в одном месте и с определенными приоритетами. Избегайте пропущенных сроков и упущенных возможностей, работая над нужными проектами в нужное время.

Каковы особенности шаблона Excel для матрицы Эйзенхауэра?

Во-первых, вам просто нужно добавить все свои задачи в раздел «Данные» на панели инструментов.

Затем, во-вторых, выберите уровень «Важный» и «Срочность»: «Да» или «Нет».Это автоматически помещает ваши задачи в матрицу Эйзенхауэра, показывая вам, являются ли они задачами, которые нужно выполнить, решить, делегировать или удалить. Рядом с задачами есть полезный раздел, где вы можете поставить «✓» или «✘» в зависимости от того, была ли задача выполнена или еще не завершена.

Итак, вы искали простой, но эффективный метод классификации ваших задач и эффективного планирования ваших действий?

Не смотрите дальше и начните повышать продуктивность своей и своей команды прямо сейчас!

Обзор функций:

Раздел данных легко и удобно заполнять
Организуйте все свои дела
Готова к полной печати
Информационные примечания включены
Установка не требуется.Готов к использованию, как только он будет загружен
Работает на Mac и Windows
Совместимость со всеми версиями Excel от Excel 2007
Не включает макросы VBA

Эта передовая практика включает
1 файл Excel, 1 PDF

Someka предлагает вам эту передовую практику бесплатно!

скачать бесплатно

Добавить в закладки

Обсудить

Матрица Эйзенхауэра Шаблон для принятия решений

Шаблон матрицы Эйзенхауэра © theblogrelay.ком

Матрица Эйзенхауэра — лучший способ помочь в принятии решений, практикуя приоритизацию задач. Срочность и важность — главные элементы этого шаблона. Дуайт Дэвид Эйзенхауэр — генерал американской армии и 34-й президент Соединенных Штатов, разработал эту систему для управления рабочей нагрузкой.

Зачем практиковать эту технику?

Готовясь к битве, я всегда обнаруживал, что планы бесполезны, но планирование необходимо

Дуайт Д.Эйзенхауэр

• Подходит как для личных, так и для профессиональных целей. Составьте общий список задач для практики принятия решений и управления временем.
• Это поможет вам научиться / практиковать искусство делегирования полномочий — важный лидерский навык.
• Улучшает навыки тайм-менеджмента, благодаря чему увеличивается продуктивность.
• Кроме того, он очень соответствует принципу GTD, который помогает избавиться от промедления.

Что скажешь?

Ваш zip-пакет состоит из следующих файлов:

• Шаблон MS Excel.Вы можете создать столько копий, сколько захотите, и сохранить шаблон в неизменном виде.
• Шаблон Google листов. Сделайте копию этого шаблона
• PDF-версию для всех, кто хочет распечатать и повесить ее прямо перед собой!
• Наконец, файл ReadMe, чтобы показать вам, как начать работу.

Подробности шаблона

• Программное обеспечение: MS Excel, Google Sheets
• Версия: v1.0
• Язык: Английский
• Лицензирование: Этот шаблон предназначен только для образовательных целей.ЗАПРЕЩАЕТСЯ продавать / изменять / распространять в коммерческих или других целях

Дополнительные ресурсы

• Прочтите подробное руководство, чтобы понять этот шаблон.
• Изучите приложения «Матрица Эйзенхауэра» для iOS
• Этот шаблон Excel использует формулы для автоматического заполнения матрицы, специфичной для MS Office 365. Он может не работать в более старых версиях MS Excel . Вы можете вручную добавить задачи в шаблон матрицы. Не стесняйтесь обращаться ко мне с любыми вопросами или помощью.

Мы позаботились обо всем за вас. Имея это в виду, пора практиковаться. Загрузите шаблон «Матрица Эйзенхауэра», чтобы практиковаться в принятии решений!

EisenHower / Срочно Важная матрица для управления Excel и шаблоны Word

Матрица EisenHower использует срочность и важность для определения приоритетов и планирования действий.

Матрица Эйзенхауэра — бесценный инструмент для анализа списка действий / задач по одной из четырех категорий и важный первый шаг на пути к тому, чтобы стать более эффективным распорядителем времени и высокоэффективным руководителем.

Наш шаблон MS-Word поддерживает это и предоставляет три различных варианта дизайна матрицы.

Однако, чтобы извлечь максимальную пользу из методологии EisenHower / Urgent Important Matrix, вам необходим активный и динамичный подход к управлению задачами / действиями.

Это то, что предлагает наша система управления Excel.

Наш инструмент Excel — это комплексная система управления, которая позволяет вам динамически контролировать в реальном времени все аспекты задач / действий, используя матричный подход EisenHower, через единую приборную панель .

Зачем использовать какой-либо инструмент задачи / деятельности?

Время — самый ценный ресурс, который у нас есть.

Поскольку в сутках всего 24 часа, мы все в той или иной степени практикуем тайм-менеджмент.

Высокоэффективные руководителей выполняют большое количество задач в течение рабочего дня, в то время как высокоэффективных руководителей выполняют те задачи, которые важны и оказывают значительное влияние на то, насколько хорошо он / она достигает своих основных целей и задач.Хороший тайм-менеджмент часто может быть разницей между высокоэффективным руководителем и тем, кто изо всех сил пытается выполнить важные задачи.

Управление временем относится к организации, планированию и использованию нашего времени для повышения эффективности, результативности и продуктивности.

Знакомый To Do List — это инструмент управления временем, который мы все используем как в профессиональной, так и в личной жизни. Дилемма, с которой мы сталкиваемся, заключается в том, что в списке дел не делается различий между важностью, срочностью или временем, требуемым для любого из перечисленных действий.

Матрица EisenHower Matrix устраняет этот недостаток. Это позволяет расставлять приоритеты и планировать мероприятия с использованием определенных критериев, например, важности и срочности.

EisenHower Matrix также известна как Urgent Important Matrix или EisenHower Decision Matrix . .

Матрица Эйзен-Хауэра / Методология срочно-важной матрицы

В целях управления временем все задачи и действия можно классифицировать по шкале от очень важных до неважных.Точно так же они могут быть оценены по шкале от очень срочных до несрочных.

Важные и срочные задачи

По логике вещей, мы должны в первую очередь заняться теми задачами, которые наиболее важны и наиболее актуальны.

Менее важные, но срочные задачи

Другие задачи, требующие срочного внимания, но не важные, часто можно делегировать или поручить кому-то другому.

Важные, но менее срочные задачи

Всегда есть задачи, которые важны, но не требуют немедленных действий.Если своевременно не решить эти проблемы, они могут стать серьезными и неотложными. Высокоэффективный руководитель балансирует свое время между решением важных срочных задач и одинаково важными задачами, которые могут не иметь такой же степени срочности. Один из подходов к тому, чтобы выделить время для этих менее срочных, но важных задач, состоит в том, чтобы записывать в дневник какое-то время на ежедневной или еженедельной основе для их решения, возможно, в более спокойное время дня или недели.

Несрочные или важные задачи

В папке входящих сообщений каждого руководителя много запросов о задачах, которые не являются ни срочными, ни важными.Во многих случаях их можно отложить на неопределенный срок или проигнорировать.

Методология планирования EisenHower

Матричный анализ EisenHower предлагает четыре подхода к решению задач; Do Now (важно — срочно), Schedule (важно — не срочно), Delegate (не важно — срочно) и Удалить (не важно — не срочно).

Основные характеристики: Шаблон EisenHower Matrix MS-Word

• Вы получаете три разных дизайна матрицы.Это (а) текстовый вариант (б) графический вариант и (в) красный, зеленый, оранжевый вариант
• Подходит для всех версий MS-Word
• Полностью настраиваемый шаблон MS-Word
• Использует только стандартные функции Word
• Каждый шаблон Matrix Word можно использовать как отдельный документ или, в качестве альтернативы, скопировать и вставить в любой документ или отчет Word.
• После того, как он вставлен в желаемое место в документе, его можно редактировать и настраивать как обычную часть документа.
• Простота установки — если у вас есть Microsoft Word, вы готовы к работе!
• Руководство пользователя
• Превосходное обслуживание и поддержка клиентов — просто посмотрите, что говорят наши клиенты.
• Отсутствие гарантии возврата денег.

Основные характеристики: Шаблон управления EisenHower Matrix MS-Excel

• Все задачи разделены на категории по важности и срочности.
  
• Возможность добавления дополнительной настраиваемой категории, например.грамм. Отделение, служебное / личное и т. Д.
• Возможность добавления делегированного / уполномоченного для каждой задачи
• Текущий статус каждой задачи может быть введен и обновлен, например запланировано, делегировано, незавершенное производство и т. д.
Слайсеры
• используются для динамического выбора и детализации всего портфеля задач
• Выпадающие списки используются для облегчения ввода данных и обеспечения проверки.
• Управляется с единой приборной панели
• Полностью настраиваемый шаблон MS-Excel
• Использует только стандартные функции Excel
• Проста в установке — готова к использованию прямо из коробки!
• Руководство пользователя
• Превосходное обслуживание и поддержка клиентов — просто посмотрите, что говорят наши клиенты.
• Отсутствие гарантии возврата денег.

Нужно что-то другое

Если возможности шаблонов матрицы EisenHower не совсем то, что вам нужно, ознакомьтесь с нашим пакетом, предлагающим (а) Матрицу приоритета действий и (б) Матрицу важности EisenHower / Urgent Important для Word. В противном случае, пожалуйста, свяжитесь с нами , и мы посмотрим, сможем ли мы удовлетворить ваши потребности.

Отсутствие гарантии

Перед покупкой ознакомьтесь с руководством пользователя , чтобы получить полную информацию о полном списке функций и простоте использования, которая позволяет сразу же приступить к работе!

Все еще не уверены? Все наши продукты поставляются с и БЕЗ ГАРАНТИИ ВОЗВРАТА ДЕНЕГ

Безопасность и платежи

Сайт полностью защищен с помощью ведущей в отрасли системы GeoTrust SSL.
Платежи через все основные кредитные карты, Apple Pay и Google Pay обрабатываются с использованием обработки платежей Stripe, и мы также принимаем платежи через PayPal.
После обработки платежа приобретенные товары могут быть немедленно загружены.

.

No related posts.