Матрица срочно важно: Матрица Срочно/Важно: метод Эйзенхауэра

Содержание

Что важно, а что — срочно? / Хабр

Матрица Эйзенхауэра – очень известный метод определения приоритетов. Например, в знаменитой книге Стивена Кови «Семь навыков высокоэффективных людей» матрице посвящена целая глава.

Матрица – это инструмент расстановки приоритетов задач. Придумал ее, говорят, 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр. Определять приоритеты с помощью матрицы просто и эффективно.

Насколько он известен, настолько же и не распространен в нашей среде, касалось бы это работы или жизни. Выглядит матрица Эйзенхауэра так:

Любая задача, которую надо сделать, попадает в один из четырех квадрантов матрицы. Выполнять следует в порядке сверху вниз, слева направо. Сначала – срочные и важные, потом – срочные и не важные, дальше не срочные и важные, и, наконец, не срочные и не важные.

Ключевая проблема, с которой сталкиваются люди при работе с матрицей Эйзенхауэра, это классификация задач по срочности и важности. А если точнее, то главная беда – понять, что вообще такое срочность и важность. Так и не разобравшись, люди бросают матрицу, поигравшись день или два. Попробуем разобраться.

К сожалению, или к счастью, однозначных критериев нет. Любой человек может придумать свои правила, но не любой будет этим заниматься. Поэтому поступим так: я расскажу, как я определяю срочность и важность, а вы решите для себя, годится вам такой подход, или нет. Ну и придумаете свои правила.

Начнем со срочности, т.к. она приоритетнее важности.

Какую задачу можно назвать срочной? Не помню, где я слышал этот критерий, но он мне очень понравился своей простотой. Срочная задача – та, которую после окончания срока можно уже не делать. Просто и понятно.

Но применить такой подход в жизни не просто. Вот перестала у клиента работать база – чинить надо срочно или нет? По критерию – нет, т.к. базу нужно поднимать и сейчас, и завтра, и через неделю. Если вы попробуете в кризисной ситуации кому-нибудь объяснять критерий срочности, то ничего хорошего не выйдет.

Поэтому мы возьмем более сглаженный критерий. Срочно – это когда высоки потери от того, что задача не решена. Отвлекитесь и подумайте, насколько срочны задачи, которые мы привыкли считать таковыми?

К сожалению, многие менеджеры склонны называть срочными задачами все подряд. Сожаление вызывает не то, что они не правы, а то, что перестает работать система приоритетов – все задачи выглядят одинаково. Программисту становится сложно выбирать.

В задачах клиентов часто встречается объективная срочность – например, вышеупомянутое падение базы. Или на дворе 19-е число октября, и клиенту надо сдавать НДС, а декларация никак не формируется. Или, не дай Бог, конец марта, и налог на прибыль никак не посчитать. Или счета-фактуры не печатаются, по необъяснимой причине, и возникают простои в отгрузке.

Такие задачи являются срочными, потому что удовлетворяют нашему критерию – есть реальные потери от того, что задача не решается. И не просто есть – не сданный вовремя налог на прибыль грозит нешуточным штрафом.

Важно уметь разделять понятия «срочность» и «срок выполнения». Срок, так или иначе, есть у любой задачи, даже если он не обозначен. Тут я немного забегаю вперед, о сроках будет рассказано в другой раз, но хочу, чтобы вы поняли: наличие срока – это не срочность. Равно как и приближение срока – это не срочность.

Срочность задачи никак не соотносится со сроком ее исполнения. Например, срок выполнения задачи может вообще быть не типа «дата», а «как можно быстрее, блин!». Т.е., формально, срока-то никакого нет. А задача, тем не менее, срочная. Или срок у задачи может быть — завтра, но все понимают, что ее поставил человек, которому решение нафиг не нужно — он по первой же просьбе перенесет срок на любую дату. Или система так устроена, что без указания срока задачу нельзя внести.

Срочность – это отдельный атрибут задачи, характеризующий контекст ее рождения и жизни, а не менеджерские обозначения вроде «срока выполнения» или «включения в план этого дня».

Теперь о важности. Вернемся к классику – Стивену Кови. Он обозначил важными те задачи, которые на будущее. Достаточно простое, хоть и не совсем понятное определение. Попробуем расшифровать.

Есть задачи, от решения которых ничего принципиально не меняется. Вот решили вы ее, клиент заплатил деньги, и не произошло никаких значимых изменений – ни у вас, ни у клиента. Решение этой задачи не вызвало шквала новых задач, не запустился долгоиграющий проект, никого не уволили и не приняли на работу, не решилась какая-нибудь гнетущая проблема бизнеса клиента.

А есть задача клиента, решив которую, вы получаете проект. Есть центральная задача этапа проекта, которая переводит его из тестирования в эксплуатацию. Есть задача на проверку гипотезы в рискованной разработке, после решения которой у вас случается первый релиз, и вы можете, наконец, показать свой продукт пользователям и получить обратную связь. Есть задача, от решения которой зависит репутация команды или всей вашей компании. Есть задача, по которой будут судить о вашем повышении в должности. Есть задача, от которой зависит ваша часовая ставка.

Вот эти задачи – важные. От них что-то зависит. И не просто «что-то», а конкретное, понятное вам и полезное для вас «что-то». Они не только влияют на будущее, но и формируют его.

Вот, например, я создаю этот материал, который впоследствии станет курсом. Пока я не напишу материал, курса не будет. Не будет курса – не будет продаж. Напишу курс – все случится. Написание курса – важная задача. Вместо этого я могу отвлекаться на текущие задачи – сделать что-нибудь для клиентов, или выпустить очередной релиз. Возможно, это срочные задачи, но они не создают будущего. А курс – создает.

Вот это и есть важность задачи. Подспудно ее все понимают, но вот в чем загвоздка – одного понимания недостаточно. Когда мы говорили о выборе задачи, то отмечали: если человек сам решает, за какую задачу взяться, то он руководствуется собственными критериями. А какой человек, в здравом уме, по своей воле возьмется за важную задачу?

Сами понимаете: высокая важность – это высокая ответственность. Что бы мы не думали о людях, или о себе, то ответственности мы стараемся избегать. Поэтому важная задача будет откладываться, а программист займется тем, что ему по душе.

Чтобы важные задачи выполнялись в первую очередь, необходимо скорректировать систему приоритетов и помочь исполнителю с выбором. И вот настал момент, когда мы вносим в нашу систему приоритетов первый алгоритм – будем определять порядок выполнения в зависимости от срочности и важности.

Технически это очень просто. Достаточно добавить к задаче два поля – срочность и важность, и упорядочить по ним очередь. Например, рассчитав приоритет выполнения задачи в виде цифры. Если задача срочная, то добавляем 2 условных единицы, если важная – 1 условную единицу.

Итого, не важная и не срочная задача будет иметь приоритет, равный нулю. Срочная и не важная – 2. Не срочная и важная – 1. Срочная и важная – 3. Теперь упорядочиваем список задач по убыванию рассчитанного приоритета, и получаем результат – правильную последовательность, которая отражает нашу стратегию.

Правила расчета цифр срочности и важности – не жесткие. И, к сожалению, работают только в том случае, если срочность и важность присваиваются задаче вдумчиво, а не просто так, чтобы побыстрее сделали.

Например, часто встречается ситуация, когда задачи от клиентов записывают менеджеры, а исполняют – программисты. Менеджеры, поняв систему приоритетов, начинают лепить срочность и важность всем задачам подряд, особенно когда за менеджером или клиентом не закреплен конкретный программист. Желание менеджера продвинуть свою задачу в начало очереди, в общем-то, понятно, но своим стремлением побыстрее получить как можно больше подписанных актов он сводит на нет все ваши усилия по построению системы приоритетов. И серьезно выбешивает программистов.

Решений у этой проблемы несколько.

Первое, пожестче – не давать менеджеру ставить срочность и важность. Пусть просто записывает задачу. Если есть какие-то дополнительные требования, способные повлиять на приоритет, пусть излагает в описании задачи. На самом деле, вдруг там и правда срочно? Координатор, или тимлид, или ведущий программист в этом случае будет ориентироваться на информацию от менеджера.

Второй вариант, помягче – делать две оценки срочности и важности. Одну – от менеджера, вторую – от того, кто что-то понимает, а итоговый приоритет вычислять по сумме условных единиц. Максимум 3 условных единицы от менеджера, и максимум 3 – от координатора. Система приоритетов станет более многогранной и сбалансированной.

Ну и не стоит забывать простое правило: есть на свете задачи не срочные и не важные. Когда появляются такие регуляторы, как срочность и важность, то рука сама так и тянется ими воспользоваться. Кажется, что чего-то не хватает, когда срочность и важность не указаны.

Отсутствие срочности и важности у задачи – это нормально. Но есть одна проблема – такая задача, теоретически, может не выполниться никогда, если постоянно будут появляться новые, имеющие хотя бы одну условную единицу приоритета. Как такой ситуации избежать, поговорим в другой раз.

Резюме

  • Матрица Эйзенхауэра – это простой инструмент определения приоритетов;
  • Приоритет регулируется двумя признаками – срочность и важность;
  • Срочная задача – та, потери от невыполнения которой высоки;
  • Важная задача – та, которая влияет на будущее;
  • Срочность приоритетнее важности;
  • Бывают задачи не срочные и не важные;
  • Приоритеты работают только при осознанном определении срочности и важности.

Матрица Эйзенхауэра - инструмент личной эффективности

 

Добрый день, читатели блога Твое решение!

В этой статье хочу поговорить о  проблеме перегруженного списка задач, с которой встречается почти каждый современный человек. В чем это проявляется? В том, что мы планируем выполнить много всяких разных задач в течение дня или в течение недели, а в конце этого периода понимаем, что ничего не успели.

Почему же так получается? Почему мы перегружены и не успеваем сделать то, что запланировали?

Чаще всего это связано с тем, что наше планирование нереалистично. Мы перегружаем свой список задач, из него надо что-то вычеркнуть, но возникает вопрос “Как из него что-то вычеркнуть, если мы в него вписываем только необходимые дела?”

Специальные техники определения приоритетов могут помочь нам определить то, что должно быть выполнено в первую очередь, а что мы можем отложить, а что не выполнять вовсе.

Одна из самых простых и эффективных методик определения приоритетов является матрица Эйзенхауэра. Идея принадлежит Президенту США Дуайту Эйзенхауэру . А известность она получила после того, как о ней написал Стивен Кови в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей».

Постоянная занятость — это форма лени, ленивого мышления и неизбирательного действия.
                                                                                      Тим Феррис

В основе матрицы Эйзенхауэра лежит принцип Парето, согласно которого 20% наших усилий дают 80% результата. Эйзенхауэр усовершенствовал этот принцип.

Матрица Эйзенхауэра представляет собой квадрат, разделенный двумя пересекающимися осями на 4 сектора или квадранта.
Вертикальная ось — “важность”, горизонтальная — “срочность”.
Таким образом, получаем 4 сектора:
сектор А — “срочно и важно”
сектор В — “не срочно, но важно”
сектор С — “срочно, но неважно”
сектор D — “не срочно, не важно”

Сектор А: важно, срочно

Объединяет дела, которые необходимо выполнять в первую очередь. Они не терпят отлагательств, выполнить из завтра — будет уже поздно. Регулярное появление таких дел в нашем списке задач является, как правило, следствием плохого планирования, неорганизованности, откладывания на потом и т.д Идеальным планированием является ситуация пустого квадранта А.

Примеры дел квадранта А:

  • оплата кредита
  • внеплановый визит к врачу, когда уже сильно что-то болит
  • вызов сантехника для ремонта протекающей трубы
  • ремонт ноутбука

Сектор В: важно, не срочно

Этот сектор объединяет дела, которые напрямую влияют на вашу личную эффективность. Главное отличие этих дел от дел квадранта А — отсутствие срочности. Это позволяет подойти к решению таких задач более обдуманно, что позволяет достигнуть больших результатов и эффективности. Из задач сектора В должен в основном состоять наш список дел на день. Также нужно помнить, что дела сектора В, если им не уделять своевременно внимание и время, могут перейти в сектор А.

Примеры дел квадранта В:

  • обучение, повышение квалификации, курсы и семинары, тренинги
  • плановый отчет
  • занятия спортом
  • качественный отдых
  • плановый визит к врачу (диспансеризация, профилактические осмотры)

Сектор С: не важно, срочно

Дела, которые не приближают вас к цели,но делать их необходимо. Главной ошибкой при работе с матрицей является не перепутать дела сектора А и С, иначе возникнет ситуация, что вы крутитесь как белка в колесе, но выполненные задачи не приближают вас к намеченной цели, а важные задачи остаются нерешенными.

Примеры дел сектора С:

  • проверка электронной почты
  • текущие звонки
  • совещания
  • домашние рутинные дела(уборка дома)
  • навязанные кем-то встречи

Сектор D: не важно, не срочно

Сектор объединяет дела, которые тратят наше время впустую, не приносят нам совсем никакой пользы. Иными словами — поглотили времени. Но эти задачи имеют для нас большую привлекательность, они просты для выполнения, позволяют хорошо провести время и отдохнуть. Поэтому противостоять им очень трудно, но делать это необходимо.

Примеры:

  • посидеть в соцсетях
  • просмотр телевизора
  • треп с коллегами

Чем может быть полезна матрица на практике? Возможно два направления применения матрицы Эйзенхауэра:

  1. для планирования
    Часто мы выполняем все срочное, но неважные дела, а важные и несрочные откладываем все дальше и дальше. Если мы займемся планированием своего времени и задач по матрице Эйзенхауэра, то сможем уделить больше времени на важные дела, которые приблизят нас к цели, и устраним задачи, которые занимают время, силы, энергию и редко приводят к цели. Как использовать матрицу для планирования читайте в этой статье ниже.
  2. для оценки своей эффективности
    Матрица Эйзенхауэра наглядно показывает какие задачи вы выполняете. Такой анализ можно проводить в конце недели или месяца. Регулярный анализ задач, выполнением которых вы были заняты в течение определенного периода, повысит вашу личную эффективность.

Как это выглядит?

  1. Выпишите на лист дела, которые вы выполнили в течение дня.
  2. Распределите сделанное по четырем секторам с указанием затраченного времени.
  3. Подсчитайте, как распределилось время и количество задач по секторам.
  4. Интерпретация результата:
    сектор А
    Если сектор А разросся, значит вы не управляете своей жизнью. вы не занимаетесь стратегическим планированием, не умеете распределить нагрузку по сотрудникам и делегировать обязанности.
    сектор В
    Если сектор В наиболее заполнен делами, то вы достаточно уделяете время достижениям своих целей, умеете концентрироваться на главном.
    сектор С
    Увеличение дел сектора С показывает отсутствие у вас намеченных целей, планов. вы тратите свое время на неважные задачи.
    сектор D
    Возникает вопрос “За что вам платят зарплату?”, да и в личном плане вы тратите время “впустую”.

Основная трудность применения матрицы Эйзенхауэра является сложность определения важности задачи. Часто нам кажутся все задачи важными. как определить в чем истинная важность задачи. как из всех задач выделить действительно важные задачи?

Здесь пригодится “метод Франклина”: важное — это то, что соответствует главным целям моей жизни.

Основная идея состоит в том, что до того, как расставлять приоритеты, необходимо четко определиться со своими целями на определенный период.
После этого дополним матрицу Эйзенхауэра, помещая в ее центр наши цели. Что теперь происходит? Теперь оценка важности всех задач на день будет осуществляться относительно поставленной цели.

Важность задачи отличает ответ на 3 вопроса:

  1. Что произойдет, если я не сделаю это сегодня?
  2. Может кто-то это сделать вместо меня?
  3. Важна ли эта задача для достижения поставленной цели?

Например, ваша цель “погасить все кредиты и долги в течение года”. Важность каждой задачи матрицы оцениваем именно с позиции, поможет ли она достигнуть поставленной цели.

Практическая реализация. Алгоритм применения матрицы для ежедневного планирования

  1. Определите цели. Посмотрите, соответствуют ли ваши цели принципам SMART. Из списка ваших целей выберите 1-3 цели, более приоритетные на данный период. Именно эти цели будут являться для вас маяком, на который вам нужно ориентироваться при классификации задач по секторам.
  2. Составьте список всех задач на текущий момент (день, неделя, месяц). Профессионалы в области тайм-менеджмента советуют планировать также и отдых.
  3. Разбейте объемные задачи на подзадачи.
  4. Оценка приоритетов. Распределить задачи по секторам, определяя важность задачи исходя из поставленных целей. Расчертите лист на 4 квадранта и заполните матрицу задачами. Если вас не вдохновляет мысль чертить каждый день квадранты, можно отмечать приоритеты буквами: А, В, С и D. Отметки вносим в ваш список напротив каждой задачи.
    Можно использовать для приоритетов три цвета светофора: красный (квадрант А), зеленый (квадрант В) и желтый (квадрант С).
  5. Исполнение поставленных задач:
  • в первую очередь выполняются дела важные и срочные. С этих дел должен начинаться день.
  • после этого переходим к делам важным, но не срочным. Основное наше время и внимание должны быть сосредоточены на делах этого сектора
  • только потом к остальным делам.

Прежде чем приступить к выполнению любой задачи, сначала задайте себе вопрос “Это должен сделать я?, “Может это сделать кто-то другой?”.
Задачи квадранта С, как правило, рутинного характера, не продвигающие вас к поставленной цели, рекомендуется делегировать или не делать совсем.

6. Контроль исполнения плана
На этом этапе выполните анализ исполнения намеченного плана. Подсчитайте в каждом квадранте матрицы какое количество задач выполнено за день и сколько времени потрачено на их исполнение. Оцените свою эффективность.

Чем больше времени вы уделяете задачам квадранта В, тем эффективнее вы становитесь и быстрее добиваетесь поставленных целей.

Невыполненные задачи перенесите в список на следующий день. Если вы отложили выполнение задачи более трех раз, задумайтесь о том, следует ли ее вообще выполнять? Скорее всего, вы прекрасно обойдетесь и без нее! Вычеркивайте такие дела из списка или выполните немедленно.

Как видите, матрица Эйзенхауэра — простой рабочий инструмент, который облегчает планирование и помогает текущему контролю и анализу вашей деятельности. Оставьте свой e-mail в форме в конце статьи и скачайте шаблон ежедневного планирования по матрице Эйзенхауэра. Шаблон создан в двух форматах: в таблице эксель и в виде шаблона заметки для Evernote.

Чтобы добавить заметку с шаблоном в свою учетную запись Evernote, нужно нажать правой кнопкой мыши по заметке в аккаунте Evernote и выбрать из выпадающего меню «Скопировать в блокнот». Затем выбрать свой блокнот и нажать «Копировать». Теперь вы можете вносить любые изменения в шаблон.
Если вы будете часто пользоваться матрицей, сделайте шаблон заметки ярлыком! Это ускорит поиск заметки и сэкономит ваше время!
Обязательно внедрите в свою систему управления делами приоритеты!

Как только вы научитесь правильно распределять дела внутри матрицы Эйзенхауэра, у вас появится немалое количество дополнительного времени и самое главное, вы быстрее придете к поставленной цели.

Наполняйте каждый свой день смыслом и это будет ТВОЕ РЕШЕНИЕ!

Читайте еще:

Матрица «срочно-важно»

Модуль, позволяющий применить метод «срочно-важно» для ускоренного выполнения дел

Поддерживаемые платформы

Windows
Android  
iOS (iPhone и iPad)  
Веб (браузерная версия)  
MacOS  
Обратите внимание!

Данный плагин будет работать только в Premium-версии программы.

Как это работает

Матрица «срочно-важно» встраивается в интерфейс ЛидерТаска для Windows. Следовательно, работа по технологии «срочно-важно» производится внутри ЛидерТаска.

Для кого будет полезно

Модуль будет полезен для всех, кто имеет большой список неразобранных дел. Если число задач в списке остаётся неизменным или растёт, даже не смотря на то, что вы регулярно вычёркиваете завершённые дела, – это повод задуматься о повышении продуктивности. Метод «срочно-важно» поможет вам разобраться с горой дел максимально быстро.

Видеообзор

 

Возможности

  • Распределение задач по четырём квадрантам
  • Распределение задач по дням
  • Поручение задач
  • Присвоение статуса «Задача отменена»

Новые версии

Новые версии программы «Матрица «срочно-важно» вы получите бесплатно!

Покупка для нескольких человек

Если вы хотите, чтобы ваши коллеги и подчинённые тоже использовали Матрицу «срочно-важно», – купите лицензию для нужного количества пользователей.

Оплатить можно карточкой, электронными деньгами, наличными через терминал или салон связи, а также по безналичному расчёту. Чтобы запросить счёт на оплату, свяжитесь с нами.

Программы маркета не синхронизируются между устройствами.
Информация хранится только на одном устройстве.

LeaderTask: Матрица «Срочно-Важно» (Матрица Эйзенхауэра)

Матрицу «Срочно-Важно» (или матрицу приоритетов) придумал 34-ый президент США Дуайт Эйзенхауэр, которая впоследствии получила его имя. Используется в краткосрочном планировании. Позволяет правильно расставить приоритеты в текущих делах, и, как следствие, оптимально распределить свое время.


Описание

Матрица представляет собой систему координат, где абсциссой является ось важности, а ординатой — ось срочности. Таким образом, их взаимное пересечение дает четыре квадрата, каждый из которых заполняется задачами.

Матрица Эйзенхауэра

Главное, правильно определить квадрант для задачи. Т.е., правильно расставить приоритеты. Это решающим образом скажется на оптимальном распределении времени между задачами.

Подробнее о Матрице Эйзенхауэра можно почитать тут и тут.

Как работать с матрицей

Стартовый экран. Матрица

Стартовый экран. Матрица

Представлен списком задач слева и 4-мя квадрантами в центре. Необходимо разнести задачи по квадрантам. Попадая в квадрант, задача приобретает метку, соответствующую типу квадранта. Если задача находится в «Срочно и Важно», метка у задачи будет именоваться «Срочно и Важно», в квадранте «Не Срочно  и Не Важно», метка будет аналогичная, и т.д.

В левый список попадают задачи из LeaderTask, в статусе «не началось» и не имеющих вышеописанных меток.

Необходимо перетащить задачу из левого списка в нужный квадрант. Задачи можно перетаскивать между квадрантами. Задачу из квадранта можно перетащить обратно в список.

После того, как все задачи распределены, нажимаем кнопку «Далее». Попадаем в 1-ый квадрант «Срочно и Важно».

Квадрант 1: Срочно и Важно

Срочно и Важно

Здесь слева представлены задачи, выбранные на шаге 0. Эти задачи нужно делать в первую очередь, поэтому их нужно разнести на 5 ближайших дней. Делается это аналогично – перетаскиванием.

Квадрант 2: Не Срочно но Важно

Не Срочно но Важно

В этом квадранте важные задачи, который можно делать «не спеша». Поэтому в этом окне предлагается разнести их на даты в течении будущего года. Распределение по датам происходит перетаскиванием.

Квадрант 3: Срочно но Не Важно

Срочно но Не Важно

В этом квадранте находятся задачи, которые необходимо сделать быстро, но лично Вам они не особо важны. Поэтому их можно делегировать кому-то из сотрудников. Задачи можно делегировать перетаскиванием на нужного сотрудника.

Квадрант 4: Не Срочно и Не Важно

Не Срочно и Не Важно

В этом квадранте находятся задачи, которые в принципе Вас вообще не волнуют, либо зря отнимают время. В окне предлагается удалить их. Удалить можно перетащив задачу на урну.

Детали реализации

Все изменения в задачах, сделанные в плагине, немедленно отражаются в LeaderTask. Все изменения в задачах, сделанные в LeaderTask, немедленно отражаются в плагине. Полный интеракив.

Скомпилировано в Delphi 10.1 Berlin.

Не использовано ни одной дополнительной библиотеки.

Абсолютно «белый» релиз для коммерческого использования.

Впрочем, как и все продукты здесь представленные.

Видео

Матрица Эйзенхауэра в тайм-менджменте: инструмент расстановки приоритетов, примеры

Планировать по матрице Эйзенхауэра

Первое, чему нужно научиться в работе с матрицей, – грамотно расставлять приоритеты в делах. Уметь отличать важное от срочного, не очень срочное от неважного.

Матрица времени делится на 4 квадранта, в которых имеются 2 оси важности и столько же осей срочности. В каждый из них вписываются дела и задачи, что помогает наглядно увидеть приоритетность каждого составляющего: что делать в первую очередь, что во вторую и т.д.

Шаблон матрицы выглядит следующим образом:

Рассмотрим каждый квадрант подробнее.

Важные и срочные

Идеальный тайм-менеджмент подразумевает, что этот квадрант будет пустовать. Это обусловлено тем, что при грамотной расстановке приоритетов и своевременном выполнении дел завала просто не будет. Это может быть нормально лишь время от времени, но постоянный хаос в делах – признак неорганизованности.

Чтобы избегать проблем с квадрантом «А», нужно организовать грамотное планирование в других областях и выполнять в точности все пункты. Однако, если необходимость его заполнения все же возникает, то сюда вписываются:

  • Дела, невыполнение которых ставит под угрозу срыва достижение цели.
  • Задачи, невыполнение которых способствует появлению жизненных трудностей и затруднений.
  • Задачи, которые напрямую связаны со здоровьем.

Не забывайте о делегировании обязанностей. Часто бывает так, что дела из квадранта «А» можно поручить другому человеку. Если такое возможно – воспользуйтесь этим правом.

Не забывайте о делегировании обязанностей. Часто бывает так, что дела из квадранта «А» можно поручить другому человеку.

Важно, но не срочно

Самые приоритетные дела и задачи располагаются здесь, поэтому ему нужно уделять максимум внимания. Это повседневные занятия, срочность которых не так высока, но они все же важны. Специалистами было замечено, что люди, которые работают именно с квадрантом «В», достигают в жизни большего успеха и добиваются намеченных целей. Они зарабатывают больше денег и занимаются любимым делом, от чего и счастливы.

Так как срочность в делах отсутствует – нет паники, что делает подход к их выполнению взвешенным и разумным. Это в свою очередь способствует высокой эффективности и продуктивности. Однако не стоит забывать, что несвоевременное исполнение дел из квадранта «В» перемещает их в квадрант «А».

Итак, в эту зону вписываются все текущие занятия, которые связаны с ежедневными делами: основная деятельность, спортивные занятия, планы на день и т.п.

Срочно, но не важно

Занятия, которые «лежат» в основе этого квадранта, как правило, являются отвлекающим фактором. Их выполнение не несет в себе никакой полезности в плане достижения целей и не приводит ни к каким результатам. Зачастую они только мешают сосредотачиваться на по-настоящему важных делах и снижают общую эффективность. При работе с матрицей главное – не спутать дела из квадрантов «А» и «С», в противном случае создастся неразбериха в приоритетности дел.

В область «C» можно относить дела, связанные с переговорами и встречами, которые навязаны кем-то, с празднованием дней рождения людей не очень близкого круга, домашние хлопоты, которые возникают внезапно. Так как дела из этого квадранта только тормозят и «крадут» время, то им нужно уделять минимум времени.

Не срочно и не важно

От дел, которые помещаются в этот квадрант, нет абсолютно никакой пользы. Ими нужно заниматься в самую последнюю очередь. Даже если вы не будете ими заниматься вовсе, то от этого будет только лучше. Однако учитывать такие дела необходимо, как говорится, врага надо знать в лицо. Это самые что ни на есть «пожиратели» полезного времени, от которых стоит избавляться.

От дел, которые помещаются в квадрант «D», нет абсолютно никакой пользы.

Но самое интересное, что дела именно из этого квадранта очень привлекают людей. Здесь самое приятное и простое, над чем не нужно трудиться. Они расслабляют и приносят удовольствие. Приятное времяпрепровождение делает проблематичным отказ от них.

Сюда вписываются разговоры по телефону с друзьями и родственниками, просиживание в социальных сетях, интернет-серфинг, компьютерные игры, просмотр телепередач, тусовки в клубах.

Конечно, отдых для продуктивной работы важен, как и кислород для человека, но он тоже должен быть полезным. Вместо просиживания целыми выходными на диване устраивайте выходы и выезды на природу, разработайте план активного отдыха, это, кстати, поможет укрепить здоровье. Прочтите познавательную или просто интересную книгу, на которую раньше не было времени, это подстегнет ум.

Контролируя свою жизнь, помните, что отдых тоже должен быть запланирован. Недопустимо, чтобы он был спонтанным. Но и не пренебрегайте им. Это чревато затяжным бездельем, так как переутомление еще никому на пользу не шло. Здесь уместно правило: «Делу время – потехе час».

Пример расписания на каждый день может выглядеть так:

Можно расчертить листы самостоятельно либо скачать готовые бланки из интернета.

Распределение приоритетов

Вначале, с непривычки, будет проблематично определить срочность и важность каждого дела, но конечный итог того стоит. Попробуйте использовать следующее упражнение:

  1. Начертите таблицу с колонками: № п/п, дело, срочность, важность. Количество строк регулируйте самостоятельно, в зависимости от длины списка.
  2. Во второй столбец «дело» впишите все задачи и дела, которыми вы обычно занимаетесь.
  3. После этого переходите к их оценке: насколько каждое занятие важно или срочно.

Чтобы это было сделать проще, используйте следующие критерии важности, задавая вопросы к каждому делу:

  • Выполнение этой задачи необходимо для достижения моей ключевой цели (Да – значит, важно; Нет – неважно).
  • Невыполнение дела влечет за собой серьезные последствия для текущей деятельности (Да – важно; Нет – неважно).

Критерий срочности:

  • Если задачу не выполнить сейчас, то она теряет свою актуальность (Да – срочная; Нет – несрочная).

Этот инструмент расстановки приоритетов значительно упростит весь процесс работы. Пройдя через такое исследование, вы обнаружите, сколько времени до этого момента тратили впустую и сколько, оказывается, полезного высвобождается.

Матрица Эйзенхауэра | Тайм-блог

Матрица Эйзенхауэра — это самый популярный в тайм-менеджменте способ расстановки приоритетов. Суть этой техники в том, чтобы сортировать свои задачи по важности и срочности с помощью специальной таблицы:

Обычно по вертикальной оси оценивают важность задачи, а по горизонтальной — ее срочность. В результате в квадрате A оказываются самые важные и срочные задачи (которые следует выполнять в первую очередь), а в квадрате D — те задачи, которые можно без проблем отложить.

Вот так выглядит уже заполненная матрица:

Самым главным считается квадрат B (важно — не срочно), поскольку задачи из этого квадрата сильнее всего влияют на нашу жизнь. Количество задач в трех других квадратах (А, С, D) рекомендуется сводить к минимуму.

Кто придумал матрицу и почему она так называется

Свое название матрица получила в честь 34-го президента США Дуайта Эйзенхауэра, который однажды сказал:

— У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не бывают срочными.

Обычно утверждают, что сам Эйзенхауэр и придумал матрицу, но мы не нашли этому никаких серьезных подтверждений. Одно из самых ранних описаний этой техники встречается у немецкого специалиста по тайм-менеджменту Лотара Зайверта в книге «Mehr Zeit für das Wesentliche» (1984 год), которая у нас издавалась как «Ваше время в ваших руках».

Широкую популярность матрица получила после того, как о ней рассказал американский бизнес-тренер Стивен Кови в своей книге «Семь навыков высокоэффективных людей» (1989 год). Именно поэтому матрицу Эйзенхауэра иногда называют матрицей (или квадрантами) Стивена Кови.

Как заполнять матрицу

Чтобы понять, в какой квадрат матрицы Эйзенхауэра поместить задачи, нужно правильно оценить их важность и срочность. Давайте посмотрим, из чего складываются эти понятия.

Важность

Важная задача — эта задача, которая направлена на достижение главных целей человека или имеет прямое отношение к его жизненным ценностям (семье, здоровью, финансам и т. д.).

Представим, что у некого человека есть главная цель — сделать успешную карьеру в компании, в которой он работает. Кроме карьеры для него также очень важны семья и здоровье (ценности). Вот как будет оцениваться важность задач в его случае:

Иногда советуют определять важность задач с помощью вопроса: «нужно ли это делать?». Проблема в том, что необходимость выполнять задачу еще ничего не говорит о ее важности.

Например, нужно ли мыть посуду? Безусловно, иначе кухня быстро превратится в помойку. Но важна ли эта задача? Если чистота в доме не является для нас главной ценностью, то нет: мы можем тратить на мытье посуды уйму времени, но это ничего не изменит в нашей жизни.

Срочность

Срочная задача — эта задача, которую нельзя откладывать. Если ее отложить, то:

  • Она потеряет актуальность;
  • Или у нас возникнут проблемы и неприятности;
  • Или мы упустим благоприятную возможность.

Вот как будет оцениваться срочность задач исходя из перечисленных выше критериев:

Важно понимать, что срочность одной и той же задачи может меняться в зависимости от конкретной ситуации. Например, «готовиться к экзамену» — это не срочная задача, если до экзамена еще четыре месяца, и срочная, если экзамен уже на этой неделе.

Алгоритм сортировки задач

Чтобы распределить задачи по квадратам матрицы, нужно предварительно составить список этих задач. Это может быть список дел на день, список на неделю или даже список всех текущих дел вообще. Например:

Если вы только начинаете работать с матрицей, рекомендуем задавать к каждой задаче следующие вопросы:

  1. Имеет ли эта задача отношение к моим целям и ценностям?
  2. Можно ли эту задачу отложить?

Ответив на оба вопроса, поместите свою задачу в соответствующий квадрат. Вот как можно изобразить этот алгоритм в виде схемы:

Для примера давайте попробуем «обработать» приведенный выше список:

Все сомнения лучше толковать в сторону повышения приоритетности. Например, если мы не можем с ходу понять, насколько срочная перед нами задача, ее безопаснее пометить как срочную.

Когда научитесь быстро определять важность и срочность задач, можете перейти к более «традиционному» способу сортировки:

В целом процесс заполнения матрицы не очень сложный, но к нему нужно привыкнуть. Со временем на каждую задачу у вас будет уходить не больше 2–3 секунд.

Квадраты матрицы

Каждый квадрат матрицы Эйзенхауэра играет особую роль в нашей жизни. Рассмотрим их чуть более подробно.

Квадрат A (важно — срочно)

Другие названия: Авральный квадрат, Квадрат кризисов, Квадрат результата (у Б. Трейси).

В этот квадрат попадают задачи, не терпящие отлагательств и напрямую связанные с нашими целями и ценностями. Это различные ЧП и авралы, проблемы со здоровьем и семейные проблемы, прямые служебные обязанности, поручения руководства, благоприятные возможности и многое другое. Также в этот квадрат часто помещают «горящие» дела из квадратов B и C.

Несвоевременное выполнение подобных задач может негативно повлиять на достижение наших целей, стать причиной неприятностей или упущенной выгоды.

Это самый приоритетный и в то же время самый проблемный квадрат в матрице Эйзенхауэра. Судите сами:

  • Срочные дела часто навязываются нам извне и не совпадают с нашими устремлениями. Выполняя такие дела, мы просто подчиняемся диктату срочности, а не сами управляем своей жизнью.
  • Многие задачи из квадрата A не помогают нам двигаться вперед: зачастую они лишь сводятся к «тушению пожаров» для сохранения текущего статус-кво.
  • Пребывание в этом квадрате обычно сопровождается стрессом, а длительное пребывание может привести к «выгоранию».

Если в расписании преобладают задачи из квадрата A — это тревожный симптом. Он указывает на серьезные просчеты в планировании: неправильную расстановку приоритетов, неумение рационально распределять свои силы, неумение делегировать и т. д.

Что делать с этими задачами

Дела из квадрата A следует выполнять незамедлительно. Если их игнорировать и долго откладывать, это может обернуться еще большими неприятностями. Например, если вместо посещения стоматолога упрямо глушить зубную боль обезболивающими, это закончится флюсом или потерей зуба. А если вовремя не извиниться перед клиентом за ошибку, это может ударить по репутации компании.

Срочные и важные дела можно и делегировать, но это следует делать с большой осторожностью. Убедитесь в компетентности исполнителя и обязательно контролируйте его работу.

В идеале в этот квадрат должны попадать только непредвиденные дела (форс-мажоры и благоприятные возможности).

Квадрат B (важно — не срочно)

Другие названия: Стратегический квадрат, Квадрат благополучия, Квадрат потенциала.

Сюда попадают задачи, которые направлены непосредственно на достижение наших целей. Обычно это различные «инвестиции в будущее»: мероприятия по саморазвитию, личные проекты, поиск новых возможностей и т. д.

Это самый главный квадрат в матрице: именно благодаря ему мы меняем свою жизнь к лучшему. Ведь достигать целей нам обычно помогают не срочные дела, а те дела, которые мы выполняем планомерно, настойчиво и обдуманно.

Что делать с этими задачами

Дела из квадрата B следует планировать и выполнять в отведенное для них время. Например, если мы хотим выучить иностранный язык, нам нужно выделить хотя бы один час на ежедневные занятия и встроить этот час в свое расписание. При планировании таких задач можно использовать различные методики тайм-менеджмента: технику SMART, декомпозицию, группировку и т. д.

Хотя дела из квадрата B и не являются срочными, их нельзя совсем игнорировать. Во-первых, без их выполнения редко удается повысить качество своей жизни. Например, мы вряд ли можем рассчитывать на успешную карьеру, если не уделяем внимания профессиональному росту.

Во-вторых, дела из квадрата A — это зачастую вовремя не выполненные дела из квадрата B. Например, владелец интернет-магазина долго откладывает исправление ошибок на сайте. Во время новогодней акции сайт не справляется с нагрузкой и «падает». Теперь владельцу придется срочно искать программистов и исправлять эти ошибки в авральном режиме.

Квадрат C (не важно — срочно)

Другие названия: Квадрат иллюзий, Квадрат суеты, Квадрат помех.

В квадрат C попадают задачи, которые срочно нужно выполнять, но которые почти никак не влияют на наши главные цели.

Основная проблема этого квадрата заключается в том, что его легко перепутать с квадратом A. Из-за особенностей нашего мышления все срочные дела обычно кажутся нам важными, даже если это совсем не так. Квадрат C создает у нас иллюзию продуктивной занятости, но не улучшает нашу жизнь.

Да, задачи из квадрата C обычно тоже необходимо выполнять: для душевного комфорта, для поддержания качества жизни, для сохранения социальных связей и т. д.

Однако важно понимать, что время, потраченное на эти задачи, — это время, отнятое у наших целей. Например, мы могли бы заниматься своим проектом, но должны возиться со сломанным принтером. Мы могли бы провести время со своей семьей, но обязаны присутствовать на каком-то ненужном совещании. Иными словами, задачи из квадрата C — это просто помехи, которые отвлекают нас от действительно важных вещей.

Что делать с этими задачами

Время, потраченное на дела из квадрата C, следует сводить к минимуму. Это можно сделать разными способами:

  • Делегировать эти задачи (передать их своим подчиненным или соответствующим специалистам).
  • Автоматизировать их. Например, для своевременной оплаты интернета или коммунальных услуг удобно настроить автоплатеж.
  • Оптимизировать (см. Как ускорить свою работу).
  • Научиться говорить «нет» тем, кто попусту отнимает у нас время.

Разумеется, полностью избавиться от дел из квадрата C вряд ли получится. Поэтому следует постоянно напоминать себе о низкой важности этих задач и стараться не тратить на них слишком много времени.

Читайте также: Почему срочное не важно

Квадрат D (не важно — не срочно)

Другие названия: Мусорная корзина, Квадрат растрат, Квадрат разрушения.

В квадрат D попадают малозначительные и необязательные, а порою даже и вредные задачи. К этой категории относятся мелкие бытовые дела, хронофаги, развлечения и различные спонтанные желания.

Квадрат D традиционно считается самым вредным квадратом в матрице Эйзенхауэра. Задачи из этого квадрата почти никак не влияют на наши цели и ценности, не меняют нашу жизнь и не требуют от нас незамедлительных действий.

Однако это обычно самые легкие и приятные дела в нашем списке. Поэтому некоторые люди начинают свой день именно с этих задач, тратя на них свои самые продуктивные часы.

Что делать с этими задачами

Дела из квадрата D следует выполнять в последнюю очередь (по остаточному принципу) или не делать вовсе.

Часто рекомендуют совсем избавляться от этих задач, однако мы не столь категоричны. Многие дела из квадрата D являются неотъемлемой частью отдыха и необходимы нам для восстановления. Их непременно нужно планировать и встраивать в свое расписание. Например, мы можем запланировать просмотр фильма, чтение книг, общение с друзьями и т. д.

Другое дело, что эти задачи не являются приоритетными и не должны подменять по-настоящему важные дела.

Где создать матрицу Эйзенхауэра

Перечислим самые популярные варианты.

Бумага. Чертим на любом листе бумаги табличку (можно просто разделить лист на четыре части) и записываем в нее задачи. Такой матрицей пользуются так же, как и обычным списком дел: ее носят с собой и вычеркивают задачи по мере их выполнения.

Канбан. Канабан-доска — это заранее размеченная поверхность (фанера, картонка, лист ватмана), на которую прикрепляют стикеры с задачами. Этот инструмент помогает сделать матрицу Эйзенхауэра максимально наглядной: задачи удобно рассматривать, анализировать, сортировать и т. д. К самой матрице можно добавить еще два поля: «Новые задачи» (еще не сортированные) и «Завершенные задачи».

Органайзер. Способ реализации матрицы в органайзере будет зависеть от возможностей вашей программы. Вот несколько вариантов:

  • Самый простой: создать отдельные категории задач для каждого квадрата.
  • Использовать метки (теги, ярлыки) «важно» и «срочно». Фильтруя задачи с помощью этих меток, можно быстро найти дела из нужного квадрата. Такой способ актуален, например, для сервиса Todoist.
  • Использовать значки приоритета (флажки, звездочки и т. п.). Наивысший приоритет можно установить для задач из квадрата A, средний — для задач из квадрата B и так далее.

eisenhower.me. Популярный на Западе онлайн-сервис для работы с матрицей Эйзенхауэра (русского интерфейса, увы, нет). При желании готовую матрицу можно распечатать, а сами задачи выполнять с помощью техники Pomodoro.

Приложения для смартфона. Есть несколько неплохих приложений для работы с матрицей Эйзенхауэра прямо на смартфоне. Самыми популярными на сегодняшний день являются следующие программы:

Как пользоваться матрицей (основные стратегии)

Сразу отметим, что единственно верного способа работы с матрицей Эйзенхауэра не существует. Квадраты матрицы имеют скорее рекомендательный характер: они просто помогают принять взвешенное решение по каждой задаче. Порядок работы с этими задачами определяет сам человек исходя из своих потребностей и конкретной ситуации.

Вот несколько распространенных стратегий работы с матрицей Эйзенхауэра:

Стратегия «Тушение пожаров». Задачи выполняются в порядке их срочности. Мы начинаем с самых важных и срочных дел (квадрат, А), затем переходим к срочным, но не важным делам (квадрат С), а уже потом — к остальным задачам.

Стратегия подходит для тех случаев, когда мы «тонем» в делах и не знаем, за что хвататься. Ее главный недостаток в том, что мы приступаем к задачам из квадрата B, когда уже порядком устали. Иногда на эти задачи у нас и вовсе не остается ни времени, ни сил.

Стратегия «Сначала плати себе». Суть ее в том, чтобы жестко планировать время на важные задачи из квадрата B (лучше всего для этого подходят утренние часы и первая половина дня). Остальные задачи выполняют в окнах между этими «несдвигаемыми часами».

При таком подходе мы в первую очередь думаем о достижении своих целей, а уже потом — обо всем остальном.

Стратегия «Гибкий подход». Мы смотрим в матрицу и выбираем задачу, которую уместно выполнить прямо сейчас. Выбор задачи будет зависеть от ее приоритета и от текущего контекста.

Эта стратегия подходит для любых ситуаций. Ее недостаток в том, что человеку постоянно приходится анализировать обстановку и принимать решения. Некоторые из этих решений могут быть продиктованы эмоциями, прокрастинацией или спонтанными желаниями.

Несколько приемов

1. В самом начале можно держать под рукой список своих главных целей и ценностей: эта «шпаргалка» поможет быстрее и точнее оценивать задачи.

2. Если в вашей жизни есть четкая грань между работой и личной жизнью (например, вы работаете строго с 8–00 до 17–00), заведите две отдельных матрицы. Если же эта грань не столь очевидна (например, вы владелец малого бизнеса или фрилансер), то все дела удобнее держать в одном месте.

3. Используйте цветные обозначения, чтобы быстро находить в своем списке задачи из нужного квадрата. Зачастую достаточно «раскрашивать» только задачи из квадрата A.

4. Если вы пользуетесь органайзером, настройте автоматическое повторение задач, которые вам приходится выполнять регулярно (ежемесячные платежи, еженедельные тренировки и т. д.). В этом случае вам не придется каждый раз заново распределять эти задачи между квадратами.

5. Если вы находитесь в состоянии цейтнота и хотите успеть сделать все самое главное, расставьте приоритеты внутри самих квадратов. Например, пометьте самую важную и срочную задачу как «А1», вторую по приоритетности — «А2» и т. д. Задачи из квадрата D можно не маркировать.

6. Если хотите еще точнее оценивать важность и срочность своих дел, добавьте в матрицу дополнительные ячейки. Например:

Достоинства и недостатки метода

Матрицу Эйзенхауэра сегодня часто преподносят как идеальный способ расстановки приоритетов, который безупречно работает чуть ли не в любой ситуации. Но это не так: у матрицы, как и у других техник тайм-менеджмента, есть свои достоинства и недостатки. Рассмотрим их по порядку.

Достоинства

1. Простота. Матрицу очень легко освоить: она не требует длительного изучения теории и освоения сложных алгоритмов. А чтобы воспользоваться этой техникой, достаточно найти лист бумаги и какой-нибудь карандаш. Именно с этой простотой в основном и связана ее популярность.

2. Быстрые результаты. По сути, расстановка приоритетов сводится к быстрой оценке задач и распределению их между четырьмя квадратами. У людей, которые регулярно пользуются матрицей, этот процесс обычно занимает не более 2–3 минут.

3. Универсальность. Техника может применяться фактически где угодно: в работе, в учебе, в бизнесе и т. д. Впрочем, универсальность матрицы вовсе не означает, что она всегда дает наилучшие результаты.

4. Подходит для любых горизонтов планирования. С помощью матрицы Эйзенхауэра можно сортировать дела на день, на неделю, на месяц или даже на год.

5. Удобная диагностика тайм-менеджмента. Матрица помогает быстро выявлять недостатки в своей системе планирования. Например, если в списке дел начали преобладать задачи из квадрата D, то человеку стоит задуматься о самодисциплине и борьбе с хронофагами.

6. Простое определение правильной стратегии. Если в нашем списке дел преобладают задачи из квадрата B и мы сосредоточены в первую очередь на их выполнении, то наши шансы на достижение целей заметно возрастают.

Недостатки

1. Субъективность оценок. Матрица предназначена для быстрой расстановки приоритетов и не подразумевает серьезного анализа задач. Обычно человек просто оценивает их «на глазок», опираясь лишь на свою интуицию.

И здесь открывается необъятный простор для когнитивных искажений и различных ловушек мышления. Например, все новые задачи обычно кажутся нам более срочными, чем старые. А задачи, которые связаны с эмоциями, часто выглядят чрезвычайно важными, хотя по факту могут таковыми и не быть.

Пример. Некий менеджер поссорился с коллегой из соседнего отдела. Переполненный эмоциями, он ставит перед собой «очень важную задачу»: срочно написать об этом происшествии у себя в Фейсбуке. В действительности эта задача не просто бесполезная, но даже и вредная: она может привести к дальнейшему развитию конфликта.

2. Дискретность оценок. Матрица Эйзенхауэра подталкивает нас к очень упрощенной классификации задач: «важно — не важно», «срочно — не срочно». Но в реальной жизни между этими крайностями есть множество промежуточных оттенков. Например, таких:

Матрица стирает все эти различия и сводит их всего к двум оценкам. А в результате дела с разной степенью важности и срочности легко могут получить одинаковый приоритет.

3. Не учитываются другие факторы приоритетности. Иногда лучше ориентироваться не на важность и срочность задач, а на другие показатели: необходимые для их выполнения ресурсы, ожидаемую эффективность и т. д.

4. Не учитывается психологический фактор. Матрица в первую очередь подталкивает нас к выполнению самых важных и срочных задач. Увы, но это обычно самые сложные и неприятные дела в нашем списке. Человек, который фокусируется исключительно на таких делах, нередко становится жертвой прокрастинации и не делает вообще ничего.

Все, разумеется, зависит от конкретного человека и конкретной ситуации. Но иногда лучше начинать свой день с чего-нибудь менее важного, но легкого: это помогает безболезненно «втянуться в работу».

Поделиться:

Что такое матрица Эйзенхауэра и как ее применять в тайм-менеджменте

Дуайт Эйзенхауэр, генерал армии и 34-й президент США, вряд ли занимался теорией тайм-менеджмента и техниками эффективного использования времени. Но именно его фраза «Не все срочные дела важны и не все важные дела — срочные» наилучшим образом описывает принцип, положенный в основу метода, названного матрицей Эйзенхауэра.

Иногда работаешь целый день не разгибаясь, успеваешь сделать кучу дел, буквально крутишься, как белка, а в результате — только усталость и никакого удовлетворения. Потому что не очень понятно, каким образом весь этот трудовой героизм приблизил тебя к поставленной цели.

В тайм-менеджменте это называется проблемой целеполагания, и ее последствия могут быть самыми разрушительными — жизнь превращается в изнурительный марафон с редкими передышками и непонятным результатом.


Царь Сизиф был приговорен вечно катить на гору огромный камень, который срывался вниз, едва достигнув вершины. Нас к такому никто не приговаривал, хотя иногда кажется, что мы просто пропустили оглашение приговора.


Важно понять — проблема не в том, что мы мало или плохо работаем, а в том, что перед началом любого дела не ставим правильно цели и не определяем приоритеты. Один из способов, который может помочь разобраться с этим, — использование матрицы Эйзенхауэра для быстрой сортировки задач по приоритету.

Эта техника помогает быстро рассортировать список дел, даже если их много. Внешне все выглядит предельно просто — смотрим на список задач и по каждой отвечаем себе на два вопроса.

Берем лист бумаги и делим его на четыре части. Получаем  четыре квадрата, в которые и заносим ответы на эти два вопроса.

Как выглядит матрица Эйзенхауэра
  • Дела, невыполнение которых ставит под угрозу достижение цели.
  • Задачи, которые необходимо решить, чтобы избежать больших затруднений в жизни.
  • Вопросы здоровья.

Если вы — монстр эффективности, то этот квадрант будет у вас пустым: вы просто не доведете дела до попадания в «пожарный» сектор. Но вы не монстр эффективности (как и мы), поэтому такое вряд ли случится. Самое главное, чтобы дела там бывали нечасто и в небольшом количестве. Если там половина вашего списка задач — беда.

Паниковать, впрочем, не стоит. Чтобы этот квадрант пустовал, сначала нужно поработать над содержанием других секторов.

  • Основная деятельность.

Здесь живут задачи, которым нужно уделять максимум внимания. Кто хорошо работает с этим квадрантом — того и ждет успех в достижении целей. Важные задачи, которые не горят, а значит, мы не делаем их в состоянии, близком к панике. Нет никаких препятствий, чтобы выполнить их максимально эффективно. Только не затягивайте — задачи из этого квадранта могут перейти в сектор&nbspА. 

  • Отвлекающие факторы.

Выполнение этих задач не помогает достичь цели, они мешают сосредоточиться на действительно важном, снижают эффективность и выматывают.

Коварный квадрант — есть риск спутать дела из этого сектора с делами квадранта А и получить неразбериху в приоритетах.

Парадоксальный квадрант, потому что тут живут дела:

  • не несущие никакой пользы;
  • наши любимые.

Прислушайтесь. Тут звучит наша любимая музыка, ждет удобное кресло и практически не требуется участие мозга.

Социальные сети, разговоры по телефону и в мессенджерах, серфинг по сети, компьютерные игры — мы постарались убедить себя, что «это тоже для работы» или «надо же и отдыхать иногда».

В тайм-менеджменте много разных, порой не очень сочетающихся друг с другом методов и техник. И это не является недостатком, поскольку люди разные. То, что отлично подходит одному, не будет работать у другого. Поэтому неизбежно придется пробовать разные техники, выбирая подходящую.

Начните прямо сейчас. Скачайте шаблон матрицы Эйзенхауэра и попробуйте заполнить.

Важно!

Получиться может далеко не сразу, но даже первые попытки помогут вам приобрести представление о приоритетах ваших текущих дел и задач.

А для более серьезного изучения тайм-менеджмента рекомендуем пройти курс по управлению проектами.

Курс «Управление Digital-проектами»

Курс поможет вам оценить себя как менеджера: разобраться и понять, почему у вас что-то не получается. Определить, какие навыки и знания нужно подтянуть. И сделать это, выполняя практические задания.

  •  32 часа теории и 16 практических заданий
  • Живая обратная связь с преподавателями
  • Неограниченный доступ к материалам курса
  • Стажировка в компаниях-партнёрах
  • Дипломный проект от реального заказчика
  • Гарантия трудоустройства в компании-партнёры для выпускников, защитивших дипломные работы

Инструменты коучинга 101: Матрица срочно-важных - что это такое и как ее использовать! | Launchpad

Матрица срочно-важного - это мощный инструмент для повышения производительности и управления временем, который помогает людям более эффективно управлять своим временем. Это отлично подходит для самых разных коучей, от карьерного, исполнительного и бизнес-коучинга до жизни и даже духовного коучинга.

Это также отличная модель, которой можно поделиться с молодежью и всеми, кто неорганизован, чтобы помочь им быть более сосредоточенными, и это убедительный экспериментальный инструмент для использования на семинаре или семинаре.Разве не было бы неплохо прокатиться на волне, а не наоборот?

Что ж, бывший президент США Эйзенхауэр использовал этот так называемый «принцип Эйзенхауэра» для организации своих задач. Его цитируют: «То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко важно». Именно доктор Стивен Кови (обладатель известности «Семь навыков высокоэффективных людей») принял эти концепции в широкое русло, назвав их «Матрица срочности и важности» в своей знаменитой книге.

Квадрант 1 - Кризисные или «важные и срочные» задачи

What: Задачи, попадающие в этот квадрант, включают сроки, срочные встречи, неотложные проблемы, кризисные ситуации и тушение пожаров.Это может быть что угодно: от просроченного проекта или отчета до жалоб клиентов, серьезного узкого места или сбоя бизнес-процесса до прорыва трубы или проблемы со здоровьем, такой как зубная боль, которую не удалось устранить!

Как мы себя чувствуем: Когда мы проводим много времени в этом квадранте, мы испытываем стресс и выгораем.

Действие: Свести к минимуму время, проведенное в этом квадранте, путем определения приоритетов, планирования и делегирования, т.е. проводить больше времени в квадранте 2.Вашим клиентам может потребоваться помощь в определении и прояснении приоритетов, а также в поиске способов выделить время для этих важных задач. Вы также можете найти полезное упражнение «Большие камни», в котором они сначала определяют и сосредотачиваются на завершении своих «больших камней», прежде чем работать с галькой и песком, которые в противном случае заполняют их жизнь.

Коучинговый совет: Если ваш клиент занимает должность линейного руководства или службы, он будет проводить больше времени в этом квадранте, чем менеджер проекта.Но всегда есть улучшения, проводя больше времени в Квадранте 2 - возможно, выкладывая время на построение отношений, внедрение систем и процессов и делегирование полномочий.

Квадрант 2 - Цели и планирование или «Важные и несрочные» задачи

«Магический квадрант» - это как кататься по волне, оставаться в курсе важных дел, добиваться прогресса и не позволять вещам становиться неотложными из-за недостатка внимания!

What: Это ваш квадрант МАГИИ! Также называется квадрантом большой картины.Эти действия продвигают нас к нашим большим целям и проектам и могут включать в себя планирование, отношения и создание команды, предотвращение проблем и оценку рисков, а также оздоровительные и развлекательные мероприятия, которые помогают нам поддерживать баланс в нашей жизни, например, посещение стоматолога или заказ сантехника.

Как мы себя чувствуем: Когда мы проводим много времени в этом квадранте, мы чувствуем себя спокойнее и под контролем, мы решаем большинство проблем до того, как они возникнут, и, вероятно, получим твердую поддержку от других.Все это означает меньшее количество кризисов, которыми нужно будет управлять позже, что хорошо для наших клиентов, их карьеры И организаций, в которых они работают.

Действие: Помогите своим клиентам максимизировать времени, проведенного в этом квадранте. Выделите определенное время для планирования, построения отношений, подготовки к проблемам и заботы о своем здоровье. Задайте им конкретные вопросы, чтобы помочь им понять, как планирование и подготовка сэкономят им время и усилия в долгосрочной перспективе.

Коучинговый совет: Многие люди не тратят время на планирование и подготовку, предпочитая вместо этого «делать».Для этих клиентов вы также можете поделиться инструментом «Матрица приоритетов действий», который помогает людям определять, какие действий и задач дают им максимальные результаты с наименьшими усилиями .

Квадрант 3 - Перебои или «срочные и неважные» задачи

What: Задачи или действия в этом квадранте отвлекают нас от наших важных задач или отвлекают от них. Это может быть что угодно: от коллег, которые заходят поболтать, без надобности проверяют вашу электронную почту, отвечают на телефонные звонки, и заканчивая перебоями других людей и неважными встречами.

Как мы себя чувствуем: Когда мы проводим много времени в этом квадранте, нам кажется, что мы не достигаем многого или ничего не добиваемся. Часто в результате мы неприятно реагируем на других и чувствуем себя застрявшими, разочарованными и напряженными.

Действие: Сведите к минимуму количество времени в этом квадранте, просмотрев и расставив приоритеты в списке задач и сосредоточив внимание в первую очередь на задачах высокой важности. Клиентам также может потребоваться помощь, чтобы сказать «нет», задать вопросы или делегировать прерывания другим людям.

Коучинговый совет: Если это область, в которой ваш клиент проводит много времени, вы также можете найти полезным ведение журнала прерываний. Это помогает клиентам выявить закономерности, понять источник их перебоев и составить план действий.

Квадрант 4 - отвлекающие факторы или «несрочные и неважные» задачи

What: Время, проведенное в этом квадранте, отвлекает от текущих задач. Они могут варьироваться от чрезмерных или нерелевантных электронных писем или телефонных звонков от друзей, использования социальных сетей до любой активности, которую мы используем, которая тратит время и позволяет избежать необходимой работы.Эти отвлекающие факторы приводят к тому, что мы опаздываем, не завершаем проекты или задачи вовремя, и можем утомлять, нервничать и быть неспособными работать эффективно. В нашу личную жизнь такие вещи, как чрезмерное количество просмотров или интернет-серфинг дома, также могут подпадать под эту категорию. В крайнем случае, слишком много времени, проведенного в этом квадранте, может привести к негативному разговору с самим собой, депрессии и увольнению людей!

Некоторые из этих отвлекающих факторов могут вызывать у нас чувство бодрости в отмеренных дозах, поэтому мы не говорим, что люди должны быть сосредоточены все время, просто чтобы максимально использовать время, нам нужно знать, когда, где и как часто мы отвлекаться.

Действие: Избавьтесь от времени, которое бессознательно отвлекает. Используйте время, полученное в этом квадранте, для усиления других областей.

Коучинговый совет: Если ваш клиент проводит много времени в этом квадранте, попросите его написать список всех своих отвлекающих факторов и того, сколько времени они тратят на каждое из них, записывая это в течение недели. Когда они складывают общее потраченное время, они могут испытать шок ... Также я рекомендую сосредоточить их на некоторых целях, которые их вдохновляют и волнуют - на чем-то достаточно большом, чтобы иметь приоритет над «отвлечением».Вы также можете помочь им составить «Список того, что не нужно делать», инструмент для коучинга, который просит клиентов записать список того, что НЕ делать, и помогает им просмотреть и придумать поддерживающий план действий.

Срочно важный шаблон матрицы и рабочий лист

Вы можете создать свой собственный раздаточный материал или просто нарисовать сетку на листе бумаги для своих клиентов. Или вы можете использовать наш готовый шаблон и рабочий лист срочно-важной матрицы. Этот коучинговый инструмент выполняет отличное домашнее задание - у него есть место для ваших клиентов, чтобы записывали свои уникальные задачи и траты времени в каждом квадранте на странице 1, а также вторую страницу с готовыми вопросами, чтобы помочь вашему клиенту оценить контролируют свое время, анализируют и обобщают, то, что они узнали, И устанавливают 3 действия для реализации своих знаний, и улучшения того, как они используют свое время в будущем.Это также отличное упражнение в мастерской.

Подведение итогов матрицы срочно-важных

Суть простой, но действенной матрицы срочной важности:

  1. К сознательно отдавать приоритет нашим наиболее важным задачам , а также планировать и делегировать, чтобы мы имели дело с проблемами ДО того, как они станут неотложными кризисами и
  2. С
  3. на узнайте о наших прерываниях и отвлекающих факторах, чтобы мы могли уменьшить или устранить их .Это дает людям возможность управлять своими ограниченными временными ресурсами, чтобы выполнять свои приоритетные задачи более увлекательно и менее напряженно.

Последнее слово: Сколько времени ваш клиент проводит в каждом квадранте, будет зависеть от многих вещей, включая их личность, то, насколько они взволнованы своей работой и жизнью, а также тип работы (и даже начальника), который у них есть. Каждому нужно найти уникальный способ работы, который подходит им, и наша работа как тренеров - помочь им в этом.

Если вам понравилась эта статья «Инструменты коучинга 101» о матрице срочности и важности, вам также может понравиться:

Как справиться со своими приоритетами с помощью матрицы срочно-важных | Лиз Хубер | The Startup

Вы весь день переключаетесь между встречами и срочными электронными письмами, а в 18:00 понимаете, что даже не приступили к тому важному проекту, над которым должны были работать? Или подготовились к завтрашней коммерческой презентации? Или, наконец, подумайте об эффективной стратегии снижения затрат на привлечение клиентов? Неужели кажется, что время просто летит незаметно, а иногда ты даже не знаешь, куда оно ушло? Или вам кажется, что вы постоянно работаете над чьими-то приоритетами вместо того, чтобы преследовать собственные цели?

Я был там.Он называется Дилемма «Срочно против важного» , и он на долгие годы полностью помешал мне выполнять какую-либо эффективную работу. Пока я не нашел Matrix , который изменил все . Вот пошаговое руководство, которое я использовал, чтобы решить дилемму «Срочные и важные» , вернуть свое время и, наконец, сосредоточиться на важных вещах в моем бизнесе и жизни.

Матрица «Срочно и важно» - это мощный инструмент повышения производительности, который может в 10 раз увеличить вашу эффективность.Он состоит из 4 квадрантов, которые классифицируют вашу повседневную деятельность по двум параметрам: уровню срочности и уровню важности.

Вот тип работы, типичный для каждого квадранта:

Квадрант I:

Неотложные проблемы и кризисы, такие как спешка, чтобы собрать деньги для своего стартапа, чтобы заплатить своим сотрудникам в конце месяца, имея дело с серьезной еблей взлом в операционном отделе или буря пиара. Проекты с приближающимся сроком, такие как своевременная отправка магистерской диссертации, отправка заявки на Y Combinator или отправка ваших годовых отчетов.

Quadrant II:

Планирование маркетинговой стратегии на следующие 3 месяца, распределение обязанностей между вашей командой по новому проекту и создание подробного плана проекта для запуска вашего продукта. Подготовка важных встреч с инвесторами или коммерческих предложений. Построение отношений с потенциальными партнерами и сотрудниками. Разведка и исследование новых возможностей, изучение новых областей или стратегий и изучение новых навыков.

Квадрант III:

Коллеги отвлекают вас на не относящиеся к делу вопросы или беседуют.Входящие звонки, электронная почта и встречи - если они конкретно для вас не актуальны.

Квадрант IV:

Занятая работа без явного влияния на цели компании и / или ваши задачи. Входящие звонки, электронные письма и встречи - если они не актуальны и не актуальны конкретно для вас и / или необходимы для достижения ваших целей. Расточители времени, такие как социальные сети.

Для повышения производительности вам необходимо не только понимать общую концепцию матрицы, но и знать, где вы сейчас находитесь.Это поможет вам решить, какие изменения на шаге 3 окажут наибольшее влияние на вас лично.

Чтобы оценить себя, взгляните на свою обычную неделю и оцените, сколько% времени вы проводите в каждом квадранте:

Если у вас возникли проблемы с этим упражнением, запишите все, что вы делаете в течение недели. Запишите точное время и действия в таблицу, подобную следующей, и в конце вычислите процентное соотношение, сложив часы для каждого квадранта и разделив их на общее количество рабочих часов.В этом примере проценты будут: I - 25%, II - 37,5%, III - 25%, IV - 12,5%.

Если у вас возникли проблемы с классификацией вашей деятельности по срочности и важности, вот еще несколько показателей для каждого квадранта:

  • Квадрант I: Вы чувствуете, что постоянно тушите пожары и работаете в аварийном режиме. Большинство проектов, над которыми вы работаете, требуют вашего немедленного внимания из-за сжатых сроков.
  • Квадрант II: Вы чувствуете себя на высоте благодаря тщательному планированию, подготовке и профилактике.Помимо планирования и подготовки, вы сосредотачиваете свое время на проектах с высокой отдачей, новых возможностях, обучении и построении отношений.
  • Квадрант III: Большую часть времени вы тратите на дела, которые требуют вашего немедленного внимания, но не обязательно связаны с вашими главными приоритетами. Вы проводите много времени на неважных встречах, вас прерывают и вы занимаетесь некритическими телефонными звонками и электронными письмами. Вы чувствуете, что постоянно имеете дело с проблемами, которые важны для других, но не связаны с вашими собственными приоритетами.
  • Квадрант IV: Вы часто чувствуете, что зря теряете время. Вы тратите много времени на напряженную работу, которая напрямую не связана с вашими целями, социальные сети, видео, игры и бессмысленный веб-серфинг.

Наиболее эффективные люди проводят 80% своего времени в квадранте II матрицы «Срочные и важные». Это позволяет им активно работать над новыми возможностями и проектами с высокой отдачей, вместо того, чтобы тратить все свое время на реагирование на насущные проблемы и потребности других людей. В результате они могут добиться значительного прогресса в достижении своих целей, активно предотвращать возникновение кризисов и вести более сбалансированную, спокойную и целенаправленную жизнь.

Вот что вам нужно делать с занятиями в квадранте I, III и IV, чтобы освободить больше времени для занятий в квадранте II:

Действия в квадранте IV не являются ни срочными, ни важными, и поэтому их не следует выполнять вообще. Вот как их устранить:

Устранение траты времени:

Документирование того, как вы проводите свое время в течение целой недели (см. Шаг 2), и отслеживание времени использования мобильного экрана с помощью таких приложений, как Pyxsee, QualityTime и AntiSocial, может быть очень полезным в выявление ваших личных траты времени.Как только вы узнаете свои слабые места (YouTube, Instagram, Whatsapp и т. Д.), Используйте эти эффективные стратегии, чтобы справиться с ними:

  • Ограничьте использование социальных сетей определенным временем дня (например, поездка на работу, перерыв на обед или 5 минут перерывы)
  • Отключите уведомления на телефоне и компьютере
  • Используйте приложение для блокировки определенных сайтов и приложений
  • Оставьте телефон дома, когда вы проводите время с близкими

Устраните занятую работу:

Чтобы сказать это в слова Питера Друкера: Нет ничего более бесполезного, чем эффективно делать то, чего не следует делать вообще. Неважно, работаете ли вы над проектом для своего босса или устанавливаете свой собственный график в качестве предпринимателя - всегда спрашивайте ПОЧЕМУ вы что-то делаете. Самые эффективные люди следят за тем, чтобы то, над чем они работают, напрямую связано с их высшими целями. Или даже лучше, это задача, имеющая наибольшее влияние на достижение их главных целей. Вот как избавиться от лишней работы:

  • Убедитесь, что ваши цели всегда четко определены.
  • Перед тем, как начать новый проект, спросите себя : «Действительно ли это то, чем я должен сейчас заниматься? Имеет ли это смысл?"
  • Научитесь говорить НЕТ бессмысленным просьбам коллег
  • Бросьте вызов своему боссу, если вы не видите смысла в выполнении конкретной задачи

Как решить, что важно и срочно (без списка дел ).

Дуайт Эйзенхауэр был 34-м президентом Соединенных Штатов с 1953 по 1961 год.

До этого Эйзенхауэр был пятизвездочным генералом армии Соединенных Штатов и служил верховным главнокомандующим союзными войсками в Европе во время Второй мировой войны, включая успешное вторжение во Францию ​​и Германию с Западного фронта.

Эйзенхауэр также находил время для своих личных увлечений, включая чтение, покер, рисование маслом, гольф, а также был президентом Колумбийского университета.

За свою жизнь Эйзенхауэр достиг многого и сохранял высокую производительность в течение многих лет до самой своей смерти.

Сегодня его методы повышения продуктивности широко изучены и успешно используются ведущими предпринимателями, профессионалами, спортсменами, артистами и так далее.

Его самая известная методика, Матрица Эйзенхауэра, - это простой и мощный инструмент, который поможет вам лучше расставить приоритеты для ваших задач - различать важное и срочное - и повысить вашу продуктивность сегодня.

Вот как это работает.

Фабиан Бахрах [общественное достояние], через Wikimedia Commons

Матрица Эйзенхауэра

«Самые срочные решения редко бывают самыми важными».

- Дуайт Эйзенхауэр

Впервые популяризировано в книге «7 навыков высокоэффективных людей» (аудиокнига) , Матрица Эйзенхауэра, также известная как Матрица срочно-важных, состоит из четырех квадрантов, которые помогают вам принимать решение и определять приоритеты задач по срочности и важности.

Четыре квадранта матрицы Эйзенхауэра следующие:

  • Срочно и важно (задачи надо делать немедленно).
  • Важно, но не срочно (задачи, которые нужно запланировать позже).
  • Срочно, но не важно (задачи передать кому-нибудь).
  • Ни срочно, ни по важности (задачи, которые необходимо устранить).

Вот как выглядит матрица Эйзенхауэра.

Каждый квадрант матрицы Эйзенхауэра можно разбить следующим образом (в порядке сверху слева, вверху справа, внизу слева и внизу справа):

Квадрант 1: Важно, но не срочно

У задач в этом квадранте нет крайнего срока, но они важны для достижения ваших целей.

Примеры включают: упражнения , ведение дневника, учеба, время с семьей.

В идеале, мы должны тратить большую часть нашего времени на задачи в этом блоке,

Квадрант 2: Срочно и важно

Задачи в этом поле матрицы Эйзенхауэра включают сроки, кризисы и проблемы, которые требуют вашего немедленного внимания и также важны для достижения ваших целей.

Примеры включают: ответы на срочные электронные письма, сроки работы и т. Д.

Задачи в этом поле должны быть заблаговременно устранены, если они ранее находились в квадранте 1.

Квадрант 3: Не важно и не срочно

Задачи в этом поле матрицы Эйзенхауэра, как правило, представляют собой занятие, отнимающее впустую время, которое не помогает вам в достижении ваших долгосрочных целей.

Примеры включают: бездумный просмотр социальных сетей, просмотр веб-страниц, видеоигры и просмотр телевизора.

Если честно, мы часто тратим большую часть своего времени на действия, указанные в этой коробке.Я лично изо всех сил старался оставаться сосредоточенным и не отвлекаться от видео на YouTube в Интернете.

То, что сработало для меня, - это не обязательно исключать занятия из этой коробки, а вместо этого свести их к минимуму и использовать в качестве награды за мои продуктивные часы в течение дня.

Квадрант 4: Срочно, но не важно

Действия в этой рамке матрицы Эйзенхауэра, как правило, представляют собой срочные перерывы, которые не помогают нам в достижении наших целей.

Примеры включают: ответы на срочные электронные письма, телефонные звонки или сообщения от друзей, семьи или коллег по работе.

Опасность действий в этом поле заключается в том, что они часто могут обманчиво показаться действиями второго квадранта.

Они также дают нам чувство достижения и удовлетворения от того, что вычеркивают их из нашего списка дел, хотя на самом деле мы не добились большого прогресса.

Теперь, когда мы рассмотрели четыре квадранта матрицы Эйзенхауэра, вот как вы можете максимально использовать матрицу Эйзенхауэра.

Разница между срочным и важным

Ключ к тому, чтобы извлечь максимальную пользу из работы с Матрицей Эйзенхауэра, - это различать то, что срочно, а что важно.

Срочные задачи обычно зависят от времени и требуют нашего немедленного внимания. Они заставляют вас быть реактивным , тревожным и напряженным.

И наоборот, важные задачи переводят вас в проактивный и стратегический режим. Они способствуют достижению ваших долгосрочных целей и дают вам больше времени для принятия более правильных решений - чтобы избежать глупых решений.

Чем больше времени вы тратите на важные, но несрочные дела, тем более активными и продуктивными вы будете.

Я нашел лучший способ различать срочные и важные задачи:

  • Определите и запишите, что важно, например, жизненные цели, основные ценности и
  • Практикуйте самосознание, чтобы определять побуждения или побуждения реагировать на данную задачу. Эти задачи обычно срочные.

Делегирование и оптимизация

«Все, что мы делаем, мы выполняем через делегирование времени или другим людям»

- Стивен Кови

Что происходит, когда у вас не хватает времени на занятие или вы не можете решить, как уместить их все в матрицу Эйзенхауэра?

Есть ли способ максимизировать нашу продуктивность, используя матрицу Эйзенхауэра, с наименьшими затратами времени и усилий?

Ответ на эти вопросы лежит в использовании оптимизации и делегирования.

Делегирование включает в себя передачу выполнения задачи кому-то или другому, например, заказ водителя вместо прогулки, коллега, который пишет отчет или электронное письмо от вашего имени и т. Д.

Оптимизация включает в себя устранение всего, что не является абсолютно необходимым для достижения цели, например, вырезание «наполнителей» или «пустяков» из написанного, вырезание клиентов или клиентов, которые не добавляют ценности и т. Д.

Вот как это работает, проиллюстрировано в этом полезном контрольном списке двухэтапных вопросов:

Q1 (вопрос оптимизации): Нужно ли выполнять эту задачу?

Если да, перейдите к Q2.

Если нет - полностью исключить задачу.

Q2 (вопрос о делегировании) - Можно ли передать эту задачу кому-нибудь другому, который сделает это за меня?

Если да, делегируйте.

Если нет, оцените, соответствует ли задача вашим жизненным целям, и относитесь к ней соответствующим образом.

Например, на выходных я тратил часы на уборку дома, пока не просматривал этот контрольный список и, наконец, не передавал важную уборку профессиональному уборщику. Хотя это стоит денег, это сэкономило мне много времени и энергии, которые были бы потрачены на уборку дома.

Что, а не как производительности

Самая важная часть повышения производительности в нашей жизни - это не , как , а , что , то есть W hat , что мне действительно нужно делать прямо сейчас? Какие мне нужно делегировать, а какие нужно устранить?

Матрица Эйзенхауэра - это мощный инструмент, который держит вас подотчетным при работе над , что действительно важно для вас. Это заставляет вас думать о , о том, что является срочным и важным, и помогает вам оставаться в упреждающем образе мышления .

Сосредоточив внимание на правильном , а не на для вас, матрица Эйзенхауэра может помочь вам избавиться от лишних затрат времени и повысить производительность на всю жизнь.

Если вы хотите получить научно обоснованные стратегии, которые упростят расстановку приоритетов и эффективное управление временем, присоединяйтесь к Академии продуктивности.


Сноски

1. Идеи по матрице Эйзенхауэра взяты из книги Стивена Кови 7 привычек высокоэффективных людей.

2. Формат этой матрицы Эйзенхауэра является адаптацией оригинала. В исходной матрице Эйзенхауэра ось движется в противоположном направлении, то есть квадрант 1 является срочным и важным, а квадрант 4 не важен, не срочен. Тем не менее, общая концепция осталась нетронутой.

3. Источник оригинального изображения неизвестен. Пожалуйста, свяжитесь с нами для получения кредита, если автор.

Матрица срочности важности | Набор инструментов для непрерывного улучшения

Матрица важности-срочности - эффективный метод организации приоритетов.Это двухмерная диаграмма, которую можно использовать для определения приоритетов как рабочих, так и личных действий. Его можно использовать, например, когда вы или ваша команда не можете эффективно и действенно управлять своей рабочей деятельностью. Его также называют принципом Эйзенхауэра.

В матрице «важность-срочность» все мероприятия оцениваются с точки зрения важности и срочности. Затем они помещаются в соответствующие квадранты матрицы. Матрица важности-срочности состоит из четырех квадрантов:

  • Квадрант 1 предназначен для важных действий, требующих немедленного внимания.
  • Квадрант 2 предназначен для действий, которые важны, но не срочны.
  • Квадрант 3 предназначен для действий, которые не очень важны, но кому-то это нужно сейчас.
  • Квадрант 4 предназначен для действий, которые не являются ни важными, ни срочными.

Квадрант 1 предназначен для важных и срочных дел. Проблема может возникнуть, когда возникают неожиданные действия или когда действия становятся срочными из-за промедления или плохого планирования.Рекомендуется выделить в своем расписании некоторое время, чтобы справиться с неожиданными действиями. Будьте активны, избегайте откладывания на потом и не тратьте на работу больше времени, чем необходимо. Некоторые примеры действий, которые можно найти в этом квадранте: дедлайны на работе, текущие проекты, неотложная медицинская помощь и выполнение срочного ремонта.

Квадрант 2 - это та область, на которой вы должны проводить большую часть своего времени. Это исключительно важно, когда речь идет о личном развитии и росте.Сюда также входят такие действия, как планирование, профилактика и деятельность, основанная на лидерстве. Эти виды деятельности часто используются недостаточно, и поиск способов их расширения является основной целью использования этой матрицы. Спортсмены, предприниматели и другие выдающиеся люди находят время для этого квадранта.

Действия в квадранте 3 не важны и выполняются срочно. Большая часть этих действий утомительна и отнимает много времени. Примеры действий, которые можно найти в этом квадранте: некоторые электронные письма, некоторые встречи, некоторые телефонные звонки, частые перерывы, нежелательные разговоры и действия, потому что вы не можете сказать «нет».Оттолкнитесь, делегируйте полномочия или, по крайней мере, не увлекайтесь этими делами.

Квадрант 4 - это область, в которой большинство из нас увязло. Она включает в себя те виды деятельности, которые часто используются для того, чтобы отдохнуть от важных и срочных дел. Например, просмотр любимого телешоу или игра в любимую видеоигру может избавить от важной работы. Ключевым моментом здесь является ограничение того, сколько времени вы проводите в этом квадранте. В противном случае вы потеряете контроль над своим будущим и уменьшите свои шансы на успех.

Существует множество инструментов, которые могут помочь вам управлять своими действиями с точки зрения срочных, важных, и того и другого, или ни одного из них. Самый простой способ - использовать этот шаблон.

Как использовать матрицу важности-срочности

Следующие шаги описывают, как организовать свою деятельность с использованием матрицы важности-срочности:

  • Начните со своего личного или служебного списка занятий.
  • Нарисуйте матрицу важности-срочности на бумаге (или на флипчарте, если вы работаете в команде).
  • Отсортируйте все действия в соответствующем квадранте.
  • Управляйте тем, что находится в первых двух квадрантах, и отклоняйте или игнорируйте то, что находится в последних двух квадрантах.

Пример - Деятельность, связанная с работой

Возьмите свой список действий, связанных с работой, затем отсортируйте их в соответствующем квадранте матрицы важности-срочности. Ниже приведен пример:

Пример - Личная деятельность

Возьмите свой личный список дел и отсортируйте его по соответствующим квадрантам.Ниже приведен пример матрицы личной важности и срочности:


Другие форматы


Статьи по теме

Матричная диаграмма

Четырехпольная матрица

SWOT-анализ


Похожие шаблоны

Анализ силового поля

Ежедневная самооценка

Четырехпольная матрица




Матрица срочно-важных: что это такое и как ее использовать

Матрица срочно-важных: что это такое и как ее использовать

Сколько раз вы сталкивались с проектом, который нужно было выполнить сейчас, как можно скорее или вчера? (Во всяком случае, когда они собираются разгадывать все эти путешествия во времени?)

Трудно расставить приоритеты в списке дел, когда кажется, что все дела нужно делать одновременно.Именно здесь на помощь приходит Матрица срочно-важных. Этот удобный небольшой инструмент помогает вам устанавливать приоритеты, сокращать переключение контекста и, в конечном итоге, стать более эффективным.

Что такое матрица срочности и важности?

Матрица срочно-важного также известна как матрица Эйзенхауэра. Он был создан Дуайтом Эйзенхауэром, 34-м президентом США, а также генералом армии США и первым верховным главнокомандующим НАТО.

Излишне говорить, что Эйзенхауэр постоянно сталкивался с трудным выбором и конкурирующими приоритетами, поэтому он создал свою теперь известную матрицу, чтобы помочь ему решить, на каких задачах сосредоточиться, в зависимости от их срочности и важности.

>>> СКАЧАТЬ ШАБЛОНЫ КОНКУРСА БЕСПЛАТНЫХ ПРОДАЖ ЗДЕСЬ! <<<

Понимание матрицы срочно-важных

Во-первых, давайте разберемся в значениях слов «срочно» и «важно» в этом контексте.

  • Срочно: срочные задачи заставляют нас тормозить все остальное. Они требуют, чтобы мы прекратили то, что мы делаем, и сосредоточили все свое внимание на задаче в вопросах.

  • Важно: важные задачи приближают нас к достижению общих целей или задач. Как правило, в важные задачи входит много стратегии и планирования.

Матрица «Срочно-важно» использует четырехквадрантную сетку для определения задач по их уровню срочности и важности.

Квадрант 1: Сделай (сейчас)

Первый квадрант матрицы срочно-важных - это место, где мы размещаем срочные и важные задачи.Если задача попадает в Квадрант 1, это часто означает, что с ней связаны две вещи:

  1. Сроки: это срочная, срочная работа.

  2. Последствия: если работа не выполняется, это может стать проблемой.

Примеры задач, попадающих в Квадрант 1:

Когда у вас слишком много задач, которые попадают в Квадрант 1, это вызывает стресс и выгорание, а также приводит к частому переключению контекста, то есть у вас есть 5 проектов, которые выполнены на 50% и на самом деле, кажется, ничего не вышло за финишную черту. .

Квадрант 2: отметьте это в календаре

Задачи, попадающие в Квадрант 2, считаются важными, но не срочными. Это означает, что они приблизят вас к конкретной цели или, возможно, помогут выполнить вашу миссию по переигрыванию. Их нужно выполнить, но жестких сроков нет.

Примеры задач, попадающих в Квадрант 2:

Quadrant 2 - хорошее место, чтобы провести время. Это дает вам возможность контролировать важные задачи, чтобы вы могли опережать игру и сосредоточиться на самом важном - до того, как эти дела станут срочными и перейдут в Квадрант 1 (где вы чувствуете, что тушите пожары налево и направо).

Когда вы работаете в основном в Квадранте 2, это означает, что Квадрант 1 зарезервирован только для тех неизбежных срочных, важных задач, которые вы не всегда можете предвидеть или планировать.

Это не только делает вас более продуктивным и эффективным; это также помогает вам сохранять ясность мысли и сводит к минимуму необдуманные решения.

Квадрант 3: Раздача рук

Задачи, попадающие в Квадрант 3, являются срочными, но не важными. Другими словами, с ними связаны какие-то крайние сроки или временная чувствительность, но это могут быть несколько тривиальные задачи, которые, если они не будут выполнены, не принесут большого вреда.Как правило, эти задачи не требуют особых размышлений или планирования. Ежедневные перерывы также относятся к этому квадранту.

Примеры задач, попадающих в Квадрант 3:

  • Сообщения в блогах или электронные информационные бюллетени

  • «Всплывающие окна» от коллег или сторонних разговоров в Slack

  • Незапланированные (или бессмысленные) встречи

  • Проверка электронной почты каждый раз, когда вы получаете уведомление

  • Продуктовый магазин

Когда вы проводите слишком много времени в квадранте 3, вы чувствуете, что находитесь на колесе хомяка.Хотя эти задачи могут быть не такими тревожными, как задачи из квадранта 1, они все же мешают вам чувствовать контроль. Часто, находясь в квадранте 3, вы действительно сосредотачиваетесь на приоритетах других, вместо того, чтобы отказываться от собственной работы.

Есть три решения для минимизации времени, которое вы проводите в квадранте 3:

  1. Delegate : Поскольку многие задачи здесь не требуют специального набора навыков - их просто нужно выполнить - поделитесь тем, что можете.Конечно, это не означает игнорирование ответственности. Но если вы жертвуете драгоценным временем, которое должно быть потрачено на важные задачи, тогда, возможно, имеет смысл, скажем, привлечь копирайтера, чтобы он выпускал эти сообщения в блоге.

  2. Automate : в квадранте 3 могут быть предметы, которые на самом деле не нуждаются в дополнительном наборе рук. Вместо этого может быть способ их автоматизировать. Например: если вы еженедельно работаете в команде 1: 1, используйте программное обеспечение, которое берет на себя повторяющиеся административные задачи и позволяет вам сосредоточиться на том, что действительно важно.

  3. Будьте дисциплинированы : Иногда вам просто нужно сказать «нет». В основном это касается тех прерываний, которые кажутся неизбежными (но на самом деле таковыми не являются). Попробуйте отложить уведомления Slack, когда вам нужно работать без лишних хлопот, или предложите превратить ненужную встречу в обмен по электронной почте.

Квадрант 4: Мусор

Задачи, которые не являются срочными или важными, попадают в Квадрант 4. Они не чувствительны ко времени, они не приближают вас к вашей цели - и они отнимают часы вашего дня, оставляя вам очень мало выполненного.Итог: черт возьми из квадранта 4.

Примеры задач, которые попадают в Квадрант 4:

  • Бесконечная прокрутка в социальных сетях

  • Бессмысленный просмотр веб-страниц или покупки в Интернете

  • Любые действия, связанные с прокрастинацией

Честно говоря: мы все проводим часть времени в квадранте 4, и это нормально. Бездумная деятельность во время простоя может быть хорошей вещью, позволяя нашему мозгу перезагружаться и перезаряжаться.Это становится проблемой, когда вы проводите здесь слишком много времени - и это заставляет вас пренебрегать срочными, важными или и тем, и другим сразу.

Если вы хотите выйти из квадранта 4, начните думать о том, как вы используете свое время. Попробуйте приложение для управления временем (или просто составьте таблицу), чтобы отслеживать, куда идут часы. Если вы обнаружите, что выполняете много задач по уклонению от проекта (вы знаете, складываете белье вместо того, чтобы готовиться к заседанию совета директоров) - потренируйтесь в самоанализе и постарайтесь понять, что заставляет вас откладывать свои настоящие приоритеты.

Итог: быть преднамеренным

Намерение - вот что лежит в основе матрицы срочности и важности. При правильном использовании он требует от нас вдумчивого и реалистичного подхода к тому, чего мы можем и должны достичь. Это не значит, что вам нужно рвать список дел. Вместо этого начните с матрицы и используйте ее в качестве руководства для определения своих приоритетов, чтобы вы могли сосредоточиться на том, что действительно важно, когда это действительно важно.

Матрица приоритезации (срочная важная матрица)

Матрица приоритезации Введение

Матрица приоритезации (2 × 2 или 3 × 3) - это структура, которая дает командам визуальное представление о том, какие проекты имеют приоритеты, а какие можно отложить.Другое название матрицы приоритезации - матрица «Срочно-важно» или матрица Эйзенхауэра. Последний метод назван в честь президента США Дуайта Д. Эйзенхауэра, хотя никогда не было доказано, что он сам использовал этот метод.

Матрица приоритезации помогает, например, выбирать и расставлять приоритеты задач, проблем и проектов. Матрица приоритетов также помогает людям более эффективно организовать свое время, матрица больше ориентирована на управление временем. Все это делается исходя из срочности и важности.Это включает в себя рассмотрение, а затем сортировку, какие задачи менее срочны, а какие важные задачи необходимо выполнить как можно быстрее.

Матрица

Матрица состоит из сетки, разделенной на четыре квадранта, с квадратами 2 × 2. По вертикальной оси отложено «важность», а по горизонтальной оси - «срочность». Задачи организованы в сетку в зависимости от важности и срочности. Все задачи, задачи и проекты также можно разместить в нужном месте на графике. Квадрант 1 означает высокую важность и срочность.Квадрант 2 - высокая важность и небольшая срочность. Квадрант 3: небольшая важность и высокая срочность. Квадрант 4: небольшая важность и небольшая срочность. Таким образом, матрица приоритезации дает команде представление о том, на какой задаче, проблеме или проекте им следует сосредоточиться и в каком порядке это следует делать.

Выполнение метода

  • Шаг 1. Нарисуйте матрицу

    Для этого метода используйте матрицу из шаблона, цифровой бумаги или большого листа бумаги размером не менее A4.Нарисуйте матрицу с четырьмя квадрантами. Напишите «важность» на вертикальной оси, «срочность» на горизонтальной оси, затем разделите квадранты. Квадрант 1: высокая важность и срочность. Квадрант 2: высокая важность и небольшая срочность. Квадрант 3: небольшая важность и высокая срочность. Квадрант 4: небольшая важность и небольшая срочность.

  • Шаг 2: Составьте список

    Затем составьте список всех важных задач, проблем или проектов. Обратите внимание: речь идет не о том, чтобы собрать как можно больше заданий, а о их выполнении.

  • Шаг 3: Заполните матрицу

    Просмотрите все важные задачи, проблемы или проекты по каждому пункту, используйте составленный список. Отсортируйте элементы по срочности и важности. Какие пункты менее срочны, а какие важны и должны быть выполнены как можно скорее? Разместите их в соответствующем квадранте. Не размещайте более восьми предметов в одном квадранте.

  • Шаг 4: Выполнить

    Теперь, когда все элементы четко отображены, можно выполнять элементы из квадранта 1, затем из квадранта 2 и так далее, пока не будут выполнены все задачи из всех квадрантов.Совет: также разумно составить подходящее расписание на основе этой матрицы.

Преимущества и недостатки

Примите срочные решения по сравнению с важными с 4 квадрантами

На этой странице могут быть партнерские ссылки, что означает, что мы получаем небольшую комиссию за все, что вы покупаете. Как партнер Amazon, мы зарабатываем на соответствующих покупках. Пожалуйста, проведите собственное исследование, прежде чем совершать какие-либо покупки в Интернете.

Представьте себе: у вас длинный список дел, и вы не знаете, с чего начать.

Если вы похожи на меня, вы хотите, чтобы все было сделано одновременно, чтобы все было позади, и вы могли двигаться дальше.

Но как решить, что нужно сделать в первую очередь, а что можно подождать?

Матрица Эйзенхауэра, также известная как Матрица срочно-важных, помогает вам расставить приоритеты для ваших задач в зависимости от их срочности и важности. Это также позволяет вам определять задачи, которые вы должны либо делегировать, либо оставить невыполненными.

( Примечание: еще один положительный способ улучшить свою жизнь - это читать и узнавать что-то новое каждый день.Отличный инструмент для этого - присоединиться к более чем 1 миллиону других людей и начать свой день с последних БЕСПЛАТНЫХ информативных новостей с этого веб-сайта .)

Как президент Эйзенхауэр использовал эту матрицу

Президент Дуайт Эйзенхауэр

До того, как стать 34-м президентом США, Дуайт Эйзенхауэр служил генералом в армии и Верховным главнокомандующим союзных войск во время Второй мировой войны. Во время службы в армии Эйзенхауэр столкнулся с множеством трудных решений, касающихся задач, на которых он должен был сосредоточиться каждый день.Это побудило его изобрести принцип, который помогает нам расставлять приоритеты по срочности и важности наших задач.

Использование матрицы Эйзенхауэра

Эта матрица Эйзенхауэра дает четыре квадранта с различными стратегиями. Стивен Кови, автор «Семи навыков высокоэффективных людей», еще больше популяризировал концепцию Эйзенхауэра об этой матрице управления временем, поддержав использование Эйзенхауэром четырех квадрантов для определения срочности своих задач.

Вот как работают четыре квадранта:

Матрица Эйзенхауэра

Квадрант 1: Сделайте сначала

Квадрант 1 содержит срочные и важные задачи.Это «делай в первую очередь» задачи, потому что они в некотором роде критичны для вашей жизни или карьеры и должны быть выполнены немедленно. Вы хотите, чтобы эти задачи были выполнены как можно скорее.

Это те задачи, которые необходимо выполнить, чтобы избежать негативных последствий. Важно уметь управлять задачами, которые находятся в квадранте 1.

Примером задачи из квадранта 1 в вашей карьере может быть ответ на чувствительное ко времени электронное письмо от клиента. Эту матрицу также можно использовать в личной жизни.Примером задачи из квадранта 1 в вашей личной жизни может быть плачущий ребенок, неотложная медицинская помощь или что-то горящее в духовке.

Квадрант 2: Решить, когда

Задачи в квадранте 2 важные, но не срочные. Именно сюда вы хотите инвестировать большую часть своего времени. Задачи квадранта 2 соответствуют вашим долгосрочным целям.

Какие примеры этих задач? Что ж, упражнения важны для вашего здоровья, но вы можете решить, когда это можно будет сделать.Также важно проводить время с семьей, но, опять же, это может быть согласовано с вашим расписанием. Когда дело доходит до вашей карьеры, вам может быть полезно получить еще одну степень или какой-либо сертификат. Эти вещи важны для вашей карьеры, но их не нужно делать немедленно.

Здесь важно помнить, что у всех разные цели и задачи, поэтому, если что-то попадает в квадрант 2 для вас, это может не для следующего человека. Кроме того, то, что эти задачи не являются срочными, не означает, что они не важны.Люди часто ассоциируют срочные дела с важностью, что не всегда верно. Поскольку ваши цели останутся неизменными, все, что будет полезно для вас в долгосрочной перспективе, попадет во второй квадрант.

Квадрант 3: Делегируйте это

Вы когда-нибудь чувствовали, что придаете слишком большое значение задаче, которая в ретроспективе не была очень важной? Или думаете, что что-то нужно делать прямо сейчас, а на самом деле этого не происходит?

Если да, то вы в хорошей компании.

Эта распространенная ошибка часто возникает, когда кто-то просит вас сделать что-то, что не приносит вам прямой пользы или не приближает вас к достижению ваших целей.Для задач квадранта 3 важно научиться и помнить, как делегировать определенные вещи.

Когда вы думаете, что что-то срочно, но на самом деле это не так, обычно это внешний источник отвлечения. Это может включать в себя постоянную проверку своей электронной почты или телефона или ответы людям, как только они попытаются связаться с вами. Вы можете подумать, что сейчас это срочно, поэтому прекратите то, что делаете, чтобы заняться этим вопросом. Но на самом деле это могло подождать.

Если вы работаете над проектом и телефон звонит, вам не важно отвечать на него.Итак, вы можете делегировать эту задачу кому-нибудь другому. Это может показаться срочным в то время, когда это происходит, но с этими мелочами могут справиться другие люди.

Квадрант 4: Удалить

Честно говоря, вы хотите избежать задач четвертого квадранта. Эти задачи - просто пустая трата вашего времени, и от них следует отказаться. Если вы сможете идентифицировать и исключить все задачи из квадранта 4, вы освободите время, необходимое для инвестирования в задачи из квадранта 2.

Примеры задач квадранта 4: видеоигры, просмотр уже просмотренных вами телешоу или бездумный просмотр веб-страниц.

Значит ли это, что ничто в квадранте 4 не должно быть частью вашей жизни? Нет. Важно соблюдать баланс между профессиональной и личной жизнью, а время простоя помогает восстановить силы. Задача здесь состоит в том, чтобы проводить большую часть времени в квадранте 2 и достаточно времени в квадранте 4, чтобы обойтись без него.

Промедление и матрица Эйзенхауэра

Иногда легко ошибиться в различиях между вашими задачами. Может быть, у вас есть список дел, которые вам нужно сделать, которые кажутся одинаково срочными и важными, но, похоже, вы не можете выполнить их все.Часть прокрастинации - это выяснить, почему вы откладываете на потом. Без этого и решения вопроса вы, вероятно, потратите много времени на задачи квадранта 3 и 4, которые на самом деле не имеют значения.

Легко откладывать выполнение задач из квадранта 2, потому что, хотя они и важны, их не нужно выполнять сразу. Если на вашем пути появляется что-то более срочное, например телефонный звонок или просто услуга коллеге, они, скорее всего, возьмут верх в вашем уме, но в конечном итоге станут просто еще одной формой прокрастинации.

Как использовать матрицу Эйзенхауэра, чтобы увидеть, откладываете ли вы на потом

Чтобы узнать, тратите ли вы большую часть своего времени на первые два квадранта, проведите недельную оценку. Для этого сделайте шесть копий пустой сетки и используйте одну сетку в день, перечисляя задачи, которые вы выполнили, или действия, которые вы выполняли, и время, потраченное на каждую вещь. Когда все сетки заполнены, объедините данные с понедельника по пятницу в свою шестую сводную сетку и подсчитайте, сколько времени вы провели в каждой сетке, а затем разбейте эти числа на проценты.Оцените, насколько эффективно вы потратили свое время и нужно ли реорганизовать процесс.

(Чтобы узнать о других матрицах решений, ознакомьтесь с этими бесплатными шаблонами матриц решений!)

Дамп мозгов

Почему это важно?

Мы живем в мире с ограниченным временем, где у вас, вероятно, есть несколько дублирующих друг друга обязательств, которые, как кажется, нужно выполнять немедленно. Это означает, что настоящая срочность не предназначена для особых случаев, потому что срочные дела кажутся повседневным явлением.

Вы не добьетесь успеха в своей карьере, если будете постоянно срывать сроки или позволять действительно неотложным делам просто лежать на вашем столе. Вместо этого вы должны научиться управлять своим постоянным принятием обязанностей, продолжая при этом отличную работу. Матрица Эйзенхауэра - это эффективный метод организации ваших приоритетов.

Как упоминалось ранее, это распространяется и на вашу личную жизнь. Например, вам на работе могут позвонить по телефону, которые кажутся срочными, но на самом деле не очень важны.Это должно попасть в соответствующий квадрант, чтобы эта стратегия была эффективной.

Если вы видите что-то срочное и важное, которое окажет большое влияние на ваше будущее, выделите полдня, чтобы сосредоточиться на этом. Избавьтесь от всех возможных отвлекающих факторов, выключите электронную почту и телефон, закройте дверь или даже перенесите проект в удаленный офис, где никто не сможет вас отвлечь. Завершите задание, чтобы вычеркнуть его из своего списка.

Легко проводить большую часть своего времени в квадрантах 1 и 3 и очень мало времени в квадранте 2.Квадрант 3 популярен, потому что он заставляет вас выглядеть и чувствовать себя занятым. Однако, чтобы быть продуктивным и эффективным в долгосрочной перспективе, вы должны сосредоточить свое внимание на квадранте 2.

Вы также можете посмотреть на матрицу так: прожить большую часть своей жизни в верхней части матрицы. Работайте над квадрантом 1, чтобы обойтись и использовать оставшееся время в квадранте 2. Используйте квадранты 3 и 4 только при необходимости.

Eisenhower.me

Итак, все это звучит как отличная идея в теории, но с чего начать? Эйзенхауэр.me - это веб-сайт, который создан с учетом простоты, чтобы упростить вам процесс. Они могут сообщить вам, где ваши задачи попадают в сетку квадрантов с помощью приложений и стратегий. Это поможет вам сосредоточиться и работать над наиболее важными задачами. Eisenhower.me поможет вам легко расставить приоритеты и спланировать свой график, сводя к минимуму стресс и повышая вашу продуктивность.

Вы можете подумать, что этот инструмент звучит старомодно, поскольку он связан с Дуайтом Эйзенхауэром.Это старая идея, но она широко распространена и успешно используется на протяжении десятилетий.

Следование рекомендациям, представленным на Eisenhower.me, поможет вам сэкономить время. Время нельзя купить, и люди часто им неправильно распоряжаются. Этот инструмент дает вам возможность подумать о времени, которое вы бессознательно тратите каждый день.

Применяя эти методы в своей профессиональной и личной жизни, вы можете планировать наперед, повышать свою эффективность и повышать свою эффективность.Вы хотите иметь возможность управлять своей работой, используя доступное время, чтобы не откладывать на потом, что поможет снизить стресс. Неправильное управление временем может легко привести к стрессу и выгоранию на работе.

Изучение принципов планирования, расстановки приоритетов, делегирования и составления расписания поможет вам увидеть, что нужно делать, чтобы добиться успеха. Это простая матрица, которая поможет вам достичь своих целей и добиться успеха в жизни.

== >> Посмотрите на Эйзенхауэра.мой сайт

Наконец, если вы хотите еще один позитивный способ улучшить свою жизнь, читайте и узнавайте что-то новое каждый день. Отличный инструмент для этого - присоединиться к более чем 1 миллиону других и начать свой день с последних БЕСПЛАТНЫХ, информативных новостей с этого веб-сайта .

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *