Матрица эйзенхауэра это: Матрица Эйзенхауэра: что это, критерии задач

Что такое матрица Эйзенхауэра в тайм-менеджменте?

В нашем быстро меняющемся мире время — это наиболее ценный ресурс. Каждый день мы сталкиваемся с большим количеством обязательств и часто бываем перегружены работой, что приводит к стрессу и снижению качества жизни. 

Матрица Эйзенхауэра — это такой инструмент планирования, с помощью которого вы сможете организовать свои дела, приоритизировать их и управлять собой более эффективно. В этой статье мы рассмотрим суть матрицы Эйзенхауэра, как она работает и как её использовать для эффективного планирования и тайм-менеджмента.

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Матрица Эйзенхауэра — это инструмент, используемый для классификации и приоритизации задач в соответствии с их важностью и срочностью. Её создателем стал немецкий учёный-психолог Дуайт Эйзенхауэр, который позже стал президентом США.

Дуайт Эйзенхауэр — американский государственный и военный деятель, 34-й президент США. 

В 1954 году, выступая на Второй ассамблее Всемирного совета церквей, Эйзенхауэр сказал: «У меня есть два вида задач: срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не бывают срочными». Этот «принцип Эйзенхауэра», как говорят люди, был основой того, как он организовал свою рабочую нагрузку и приоритеты.

Главный принцип Эйзенхауэра заключался в том, что тайм-менеджмент означает не только эффективность, но и результативность. Другими словами, мы должны тратить свое время на то, что важно, а не только на то, что срочно.

Матрица Эйзенхауэра состоит из четырёх квадратов, представляющих собой сочетание уровня важности и срочности задачи. Каждая проблема распределяется в один из этих квадратов в зависимости от того, как она соотносится с важностью и срочностью.

Этот инструмент планирования поможет вам, если вы:

• Целый день тушите пожары, вместо того чтобы сосредоточиться на делах, которые вы хотите выполнить;
• Заняты, но чувствуете, что ваша работа малоэффективна, а карьера застряла в развитии
• Не продвигаетесь в достижении долгосрочных целей;
• Не умеете говорить «нет», когда вас просят что-то сделать;
• С трудом делегируете задачи.

Как работает матрица?

При использовании матрицы Эйзенхауэра вы можете отсортировать задачи на основе их важности и срочности и затем приступить к ним в соответствии с этими категориями. 

Матрица состоит из 4 квадратов, каждый из которых представляет собой различные категории задач: 

• Важные и срочные — требуют мгновенного внимания и решения.
• Важные, но не срочные — требуют длительного планирования и подготовки.
• Несрочные, но не важные  — могут отвлечь от важного, но не требуют мгновенного внимания.
• Несрочные и неважные — не требуют ни внимания, ни времени.

С первого взгляда срочные и важные задачи кажутся похожими, но взглянув на них с точки зрения принципа Эйзенхауэра разница между ними становится существенной. 

Если какую-то задачу мы определяем как срочную, то:

• Это должно быть сделано сейчас;
• Есть чёткие последствия, если вы не сделаете эту задачу в определённые сроки.

Это задачи, которых вы не можете избежать, и чем дольше вы откладываете их, тем больше стресса вы испытываете.

Примерами срочных задач могут быть:

• Завершение проекта с горящим дедлайном;
• Правки от клиента;
• Прочистка засорившейся раковины в квартире.

Важные задачи могут не требовать немедленного внимания, но они помогают вам достичь долгосрочных целей. То, что эти задачи менее срочные, не означает, что они не имеют значения. Необходимо тщательно спланировать их выполнение, чтобы они принесли плоды в будущем.

Примерами важных задач могут быть:

• Планирование долгосрочного проекта;
• Налаживание профессиональных связей для создания клиентской базы;
• Регулярная влажная уборка дома.

Как только вы научитесь различать срочные и важные задачи, вы сможете распределить свои дела по четырём квадратам матрицы Эйзенхауэра.

Как пользоваться матрицей при планировании дел?

Квадрат 1: Сделать

В этот квадрат добавляйте все срочные и важные задачи. Когда в вашем to-do листе появляется дело, которое необходимо выполнить прямо сейчас, имеет чёткие последствия и влияет на ваши долгосрочные цели, поместите его в эту часть шаблона. Обычно именно эти задачи находятся в центре вашего внимания и, скорее всего, напрягают вас больше всего.

Квадрат 2: Запланировать

Сюда вы поместите все задачи, которые не являются срочными, но по-прежнему важны. Поскольку они влияют на ваши долгосрочные цели, но не требуют немедленного выполнения, вы можете запланировать их на потом.

К этим делам нужно приступать сразу после того, как решите задачи в первом квадрате. 

Стоит использовать разные советы по тайм-менеджменту, чтобы помочь себе в выполнении задач в этом квадрате. Некоторые полезные стратегии — принцип Парето или метод Помодоро.

Квадрат 3: Делегировать

Сюда вы поместите все дела, которые являются срочными, но не важными. Они должны быть сделаны сейчас, но они не влияют на ваши долгосрочные цели.

Поскольку вы не испытываете личной привязанности к этим задачам и они, скорее всего, не требуют от вас особых навыков, вы можете их делегировать другим членам вашей команды. Делегирование — это один из самых эффективных способов управления рабочей нагрузкой и возможность расширить свой набор навыков.

Квадрат 4: Удалить

После того, как вы просмотрели свой to-do лист и добавили задачи в первые три квадранта, вы заметите, что несколько дел остались. Оставшиеся не были срочными или важными.

Эти неважные, несрочные отвлекающие факторы мешают вам достичь своих целей. Поместите эти оставшиеся пункты в вашем списке дел в четвёртый квадрат — квадрат «удалить».

Примеры задач, которые вы можете включить в Квадрат 1:

• Подготовить корпоративные подарки для сотрудников на предстоящий праздник; 
• Закончить Project Proposal;

Примеры задач, которые вы можете включить в Квадрат 2:

• Записаться на курсы повышения квалификации;
• Ответить на электронные письма клиентов;
• Составить список курсов и образовательных направлений для личного развития.

Примеры задач, которые вы можете включить в Квадрат 3:

• Выгрузить новые посты в соцсети;
• Переделать шаблон презентации;
• Ответить на комментарии на странице компании.

Примеры задач, которые вы можете включить в Квадрат 4:

• Написать отзыв по прочитанной книге в личный дневник;
• Найти популярные направления для отпуска через несколько месяцев.

Лучше всего иметь отдельные матрицы для работы, бизнеса и дома, чтобы вы могли приступить к своему списки дел, используя наиболее подходящие техники.

Как расставлять приоритеты?

1. Цветовое кодирование 

Цветовое кодирование задач — это тактика, которая может помочь вам визуализировать дела с высоким приоритетом. Когда вы будете просматривать свой to-do лист, попробуйте выделить четыре цвета по степени приоритетности. Используйте следующий код:

• Зелёный = с наивысшим приоритетом;
• Жёлтый = второй по приоритету;
• Синий = третий по приоритету;
• Красный = не приоритет.

После того, как вы разметили свои задачи по цветам, эти цвета будут переведены в вашу матрицу Эйзенхауэра. 

• Зелёное — «сделать» для первого квадрата;
• Жёлтые — «планировать» для квадрата два; 
• Синие — «делегировать» для квадрата три;
• Красные —  «удалить» для квадрата четыре.

2. Ограничьте количество задач до 10 в каждом квадрате

Даже если у вас много задач в списке дел, постарайтесь ограничить их количество до десяти и выделить самые приоритетные, а оставшиеся — отложить. Это не позволит вашей матрице Эйзенхауэра стать перегруженной.

Вы можете составить несколько матриц, но ограничение to-do листа только необходимыми делами позволит вам начать расстановку приоритетов, не теряя времени.

3. Составьте личные и профессиональные списки дел

Ещё один способ ограничить количество дел — создать отдельные матрицы для личных и профессиональных списков дел.

Ваши рабочие и личные задачи требуют разных сроков, ресурсов и методов, и, скорее всего, они также требуют разных мыслительных процессов. Чтобы эффективно управлять личными и профессиональными целями, вам нужно разделять и властвовать.

4. Исключить, затем расставить приоритеты

Сначала устраните ненужные задачи, чтобы эффективно расставить приоритеты. С помощью этой стратегии вы рассмотрите четвёртый квадрат, а затем перейдёт к остальным.

Просматривая свой список дел, оцените, какие пункты вы записали в него без необходимости.

Чтобы оценить, где вы сейчас находитесь, начните отслеживать своё время. Когда у вас накопится информация за несколько дней, сядьте и разложите задачи по квадратам, задав следующие вопросы:

• Было ли это срочным для меня?
• Было ли это важно для меня?

Помните, что вы определяете эти критерии, основываясь только на своих желаемых результатах, а не на чьих-то ещё.

После того, как ваши дела рассортированы по соответствующим квадрантам, проанализируйте, на что вы тратите свои ресурсы. Довольны ли вы соотношением квадратов?

Если вы тратите много времени на Q1, перенаправьте своё внимание на планирование, чтобы предвидеть и предотвратить проблемы:

• Составьте еженедельный или ежемесячный план с учетом текущих целей и сроков;
• В конце каждой недели проводите еженедельный обзор;
• Подумайте, насколько хорошо сработал ваш план, и скорректируйте его на следующую неделю.  

Если большинство ваших задач Q1 поступает из внешних источников, разработайте стратегию, как лучше их планировать и предвидеть. Возможно, вам нужно разработать более гибкий рабочий процесс с коллегой или компанией, или поговорить с начальником о том, как сбалансировать чрезмерную рабочую нагрузку. Если есть конкретный клиент, который создаёт много задач Q1, возможно, эта работа не стоит стресса.

Если вы тратите своё время на Q3, то вам следует делегировать, ограничить или убрать эти дела из вашего списка:

1. Разработайте стратегию и напишите конкретные шаги по ограничению этих задач. 
2. Можете ли вы делегировать их?
3. Можете ли вы просто сказать «нет»?
4. Можете ли вы объединить эти дела в один день в течение недели? 
5. Можете ли вы открыто обсудить со своим начальником, сколько времени вы тратите на «занятость»? 
6. Распланируйте свою неделю так, чтобы предпринять эти шаги.

Если вы «застреваете» в четвёртом квадрате, возможно, вы испытываете стресс или избегаете проблемы:

• С помощью учёта рабочего времени определите самые большие потери времени и разработайте стратегию, как их избежать или ограничить.  
• Разработайте план по преодолению завала до того, как вы поддадитесь искушению откладывать работу. 

По мере смещения приоритетов в сторону квадрата 2 продолжайте использовать матрицу Эйзенхауэра, чтобы знать, над чем вам следует работать изо дня в день.

Где собирать матрицу?

Матрицу Эйзенхауэра можно собрать везде, где есть доступ к бумаге и ручке, либо на компьютере с помощью специальных приложений для создания таблиц. 

Некоторые люди используют бумажную версию и размещают на своем столе для постоянного доступа. Другие предпочитают сервисы для электронного планирования, такие как Trello, Todoist или Asana, чтобы создать виртуальную матрицу и иметь к ней доступ с любого устройства.

Главное — выбрать наиболее удобный способ для себя и использовать его регулярно для максимальной эффективности планирования.

как использовать и правильно распределять задачи

У Артема есть несколько задач: отвести ребенка к стоматологу, закончить презентацию нового проекта и ввести в курс дела сотрудников. А еще вышла серия любимого сериала, и он очень хочет ее посмотреть. Разорваться Артем не может, поэтому ему нужно определить, что лучше сделать сразу, а что может подождать. Составить список дел ему помогает матрица Эйзенхауэра — простой метод распределения задач по важности и срочности.

Зачем распределять задачи

Принятие решений неразрывно связано с эмоциями. Если человеку предложить выбрать одну из нескольких задач, он, вероятнее всего, выберет ту, что быстрее приведет к результату, а значит, к чувству удовлетворения — это доказывает исследование, описанное нейробиологом Антонио Дамасио в книге «Ошибка Декарта».

Но не все импульсивные действия действительно ведут к достижению цели. Например, вы уже долгое время занимаетесь каким-то проектом, который пока не приносит результата, но благодаря ему в перспективе вы сможете выйти на новый рынок. Однажды вам предлагают еще один проект, довольно простой и быстрый, но который не позволит вам развиваться. Возьметесь за него, если придется отложить долгосрочный и важный проект?

Планирование времени помогает отойти от эмоций и распределить задачи так, чтобы всё важное действительно было выполнено, а второстепенное — оставлено на потом. Если не соблюдать порядок дел, можно:

Что такое матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра — это метод тайм-менеджмента, который позволяет расставлять задачи по степени важности и срочности. 

Матрица Эйзенхауэра представляет собой таблицу, состоящую из четырех квадрантов:

А — важные и срочные дела;

B — важные и несрочные дела;

C — неважные, но срочные дела;

D — неважные и несрочные дела.

Хотя никаких научных доказательств этому нет, считается, что матрицу использовал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр — один из самых продуктивных президентов Америки. 

Впервые этот метод планирования описал Лотар Зайверт в книге «Ваше время — в ваших руках» в 1984 году. А книга Стивена Кови «Семь навыков высокоэффективных людей», опубликованная в 1989 году, принесла матрице популярность.

Матрица Эйзенхауэра позволяет правильно расставить приоритеты и не отвлекаться на лишнее.

Что дает матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра позволяет не только планировать время, но также:

• Рационально расходовать ресурсы. Утром, пока вы бодры и полны сил, решать сложные и кризисные задачи проще. А вечером, когда энергии уже не так много, можно сделать и что-то менее значительное: например, полить цветы или помыть посуду.

• Помогает дисциплинировать себя и контролировать свою жизнь. Вы концентрируетесь на приоритетных целях и важных делах, а на второстепенные  — обращаете внимание в последнюю очередь.

Эффективность матрицы Эйзенхауэра доказывает исследование, проведенное американскими учеными в 2018 году: большинство людей бессознательно ставят в приоритет срочные дела, оставляя важные на потом. Наиболее значимые дела часто бывают наиболее сложными, а цель, которую они преследуют, кажется далекой. Поэтому люди начинают с того, что проще и быстрее закончить.

Как построить матрицу Эйзенхауэра

Вернемся к Артему и его задачам. Прежде чем построить матрицу, он составляет общий список дел, которые нужно или хочется выполнить. Затем Артем берет чистый лист бумаги и делит его на четыре части: 

Матрица Эйзенхауэра

Перед тем, как поместить задачу в один из квадрантов, Артем отвечает на два вопроса:

• Это важно? Да/Нет

• Это срочно? Да/Нет

Ответив на эти вопросы, он определяет задачу в одну из групп:

Квадрант A

• дела, которые напрямую влияют на достижение цели;

• задачи, которые помогают избежать трудностей;

• кризисы и форс-мажоры;

• вопросы здоровья.

Невыполнение задач из группы А может привести к серьезным последствиям. Обычно это задачи со строгим дедлайном, который нельзя нарушить. Например, Артему нужно срочно закончить презентацию нового проекта, так как завтра в офис приедет инвестор. Еще ему нужно сдать отчетность в налоговую, так сроки уже поджимают. А сегодня ночью у его ребенка сильно заболел зуб, и его надо отвести к стоматологу.

Квадант B

Задачи из этой группы — это то, что вы делаете регулярно, и то, что поддерживает уровень вашей жизни. Большинство дел из категории B связаны с долгосрочными целями. Если выполнять эти задачи хорошо и в срок, то ваша работа, успех и благополучие будут на высоте. Иначе все задачи из квадранта B перейдут в квадрант A: срочных и одновременно важных задач будет слишком много.

Основная обязанность Артема как владельца бизнеса — контролировать работу всех отделов компании. Кроме того, он регулярно ходит в спортзал, чтобы поддерживать себя в форме, и изучает английский язык, чтобы читать бизнес-литературу и однажды выйти на международный рынок.  

Квадрант C

Дела, попадающие в эту группу, можно легко перепутать с задачами из категории А. Но они мешают сосредоточиться на действительно важном и снижают личную эффективность. Ничего страшного не случится, если вы помоете посуду не сразу после завтрака или просмотрите электронные письма вечером.

Часто задачи из группы С связаны с целями и желаниями других людей. Кроме того, большинство дел из этой категории можно делегировать: нанять клининговую службу для уборки дома, отправить документы курьерской службой, поручить написание отчета ответственному сотруднику и т.д.

Утром жена попросила Артема купить продукты домой. А недавно Артем нанял несколько новых сотрудников — ему хочется как можно быстрее ввести их в курс дела и помочь разобраться в основных задачах. Кажется, что это очень важное дело, ведь от него зависит работа других людей. Но Артем — руководитель компании и у него есть более важные задачи. Уделять много сил и времени обучению новых сотрудников он не может.

Квадрант D

• то, что не несет практической пользы;

• то, что приносит удовольствие.

Проверить обновления в социальных сетях, прочитать главу захватывающего детектива, посмотреть серию любимого сериала, собрать монеты в игровом приложении — все эти действия приносят нам удовольствие и помогают отдохнуть от сложных и важных задач. 

Отвлекаться естестественно — тот же Эйзенхауэр в рабочее время играл в гольф. Но, когда такие действия занимают большую часть времени, добиваться успеха становится некогда.

Исследование, опубликованное в американском журнале Journal of Applied Psychology в 2019 году, доказывает, что «убийцы времени» негативно влияют на продуктивность и психологическое состояние людей. Люди, которые проводят много времени за просмотром телепередач и страниц в соцсетях, теряют мотивацию и позитивный настрой к концу недели. А те, кто вместо этого занимаются йогой, медитацией, слушают музыку и помогают другим, чувствуют себя более спокойными и мотивированными.

Задачи из квадранта D не стоит выбрасывать из жизни — их можно и даже нужно выполнять. Если вы все время будете делать только важное и срочное и не будете уделять время отдыху, в конце концов вас ждет выгорание.

Артем расставляет все задачи в порядке приоритета — в итоге его матрица выглядит так:

Пример заполнения матрицы Эйзенхауэра

Артем выполняет все дела в порядке приоритета — сначала задачи из квадранта A, затем — из B, C и D. Таким образом, он справляется с основными задачами в начале дня и постепенно переходит к более простым и малозначительным. Вечером, когда он выполнил все важное, Артем может спокойно посмотреть сериал и «залипнуть» в соцсетях.

В заключение

Матрица Эйзенхауэра помогает распределять задачи по степени важности и срочности и расставлять их по четырем квадрантам. Если пользоваться этим методом тайм-менеджмента, получится выполнять все приоритетные задачи — в результате чувствовать себя лучше и не тревожиться из-за того, что не успел что-то важное.

15 ноября 2022

Менеджмент Личная эффективность

Расставьте приоритеты в работе с помощью шаблона матрицы Эйзенхауэра [бесплатно] [2022] • Asana

Перегружены списком дел? Узнайте, как создать шаблон матрицы Эйзенхауэра в Asana, чтобы расставлять приоритеты и сортировать задачи в зависимости от их срочности и важности.

Создайте свой шаблон

ИНТЕГРИРОВАННЫЕ ФУНКЦИИ

значок мультидомаМульти-домашний значок добавления поляНастраиваемый значок списка полейПросмотр списказначок звездочкиДаты начала

Рекомендуемые приложения

GmailOutlookGoogle WorkspaceSlack

---

Иногда вы не можете сделать все это — и это нормально. Достижение успеха — это скорее расстановка приоритетов, чем выполнение каждой отдельной задачи в вашем списке дел. Используя правильные методы расстановки приоритетов, вы можете сначала решить самые важные задачи, запланировать другие на потом, а затем делегировать и удалить остальные. Это беспроигрышный вариант — важные дела все еще выполняются, но вы не сжигаете себя в процессе.

Шаблон матрицы Эйзенхауэра упрощает управление временем. Вы можете использовать его каждый день, каждую неделю или всякий раз, когда ваш список дел выходит из-под контроля.

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Матрица Эйзенхауэра — это инструмент расстановки приоритетов, помогающий упорядочивать задачи по срочности и важности. В нем описываются конкретные действия, которые необходимо предпринять в зависимости от того, в каком квадранте матрицы приоритетов находится задача:

• Срочно и важно: Выполнить

• Срочно, но не важно: Делегировать

• Не срочно, но важно: Расписание

• Несрочные и неважные: Удалить

Когда ваш список дел кажется слишком большим, матрица Эйзенхауэра показывает, над какими задачами нужно работать в первую очередь, а также как разделять и властвовать над всем остальным.

Что такое шаблон матрицы Эйзенхауэра?

Шаблон матрицы Эйзенхауэра — это многоразовое руководство, позволяющее быстро создать матрицу Эйзенхауэра всякий раз, когда вам нужно расставить приоритеты в списке задач. Если вы хотите создавать матрицу каждое утро или в начале каждой недели, не проблема — просто скопируйте шаблон, добавьте свои задачи и начните расставлять приоритеты. Наличие готового шаблона означает, что вам не нужно тратить время на настройку матрицы Эйзенхауэра снова и снова. Вместо этого вы можете просто заполнить пробелы и следовать заранее определенному рабочему процессу, чтобы расставить приоритеты для каждой задачи.

Преимущества цифрового шаблона матрицы Эйзенхауэра

Предполагается, что матрица Эйзенхауэра упрощает управление задачами, а не создает дополнительную работу для вас. Но, к счастью, создание вашей матрицы в цифровой форме означает, что вам не нужно возиться с электронными таблицами или каждый раз вручную копировать список задач. Вместо этого вы можете просто добавить свои задачи в матрицу, выбрать их срочность и важность и перетащить их в нужный раздел. И если позже приоритеты изменятся, вы можете легко обновить свою матрицу в режиме реального времени, вместо того, чтобы заново копировать ее целиком.

С помощью цифрового шаблона матрицы Эйзенхауэра вы можете: 

• Упростить процесс принятия решений, следуя предварительно заданному процессу определения приоритетов задач.

• Быстро добавляйте задачи в шаблон матрицы Эйзенхауэра вместо того, чтобы копировать список дел снова.

• Единый источник достоверной информации для каждой задачи — задачи в вашей матрице не дублируются, они находятся в вашем списке задач и в вашей матрице одновременно.

• Добавляйте контекстную информацию, документы, изображения или видео к каждой задаче.

• Поделитесь своей матрицей с заинтересованными сторонами проекта, чтобы проиллюстрировать, как вы расставляете приоритеты в работе.

• Установите сроки выполнения задач, которые вы делегируете или откладываете на потом.

• Перетаскивайте задачи в разные разделы матрицы.

• Легко обновляйте свою матрицу, если позже приоритеты изменятся.

Как создать цифровой шаблон матрицы Эйзенхауэра

По сути, ваш шаблон матрицы Эйзенхауэра должен иметь место для отслеживания следующей информации о каждой задаче: 

• Срочно: Срочно или не срочно

• Важность: Важно или не важно

• Рекомендуемое действие: 90 023 Делать, делегировать, планировать, удалять

Лучший способ сделать это заключается в добавлении в шаблон двух настраиваемых тегов — одного для срочности и одного для важности. Это позволяет быстро выбирать и видеть срочность и важность каждой задачи. Затем создайте в своем шаблоне разделы для каждого рекомендуемого действия: выполнить, делегировать, запланировать или удалить. Выбрав срочность и важность каждой задачи, вы можете перетащить ее в нужный раздел.

Интегрированные функции

• Добавление задач в несколько проектов. Характер работы кросс-функциональный. Команды должны иметь возможность эффективно работать между отделами. Но если у каждого отдела есть своя собственная система документации, работа застопорится и разрознится. Asana упрощает отслеживание и управление задачами в нескольких проектах. Это не только сокращает дублирующую работу и повышает видимость между командами. Это также помогает вашей команде видеть задачи в контексте, видеть, кто над чем работает, и поддерживать связь между командой и задачами.

• Пользовательские поля. Пользовательские поля — лучший способ пометить, отсортировать и отфильтровать работу. Создавайте уникальные настраиваемые поля для любой информации, которую вам нужно отслеживать — от приоритета и статуса до электронной почты или номера телефона. Используйте настраиваемые поля для сортировки и планирования задач, чтобы вы знали, над чем работать в первую очередь. Кроме того, делитесь настраиваемыми полями между задачами и проектами, чтобы обеспечить согласованность в вашей организации.

• Список. Представление в виде списка — это представление в виде сетки, которое позволяет легко просматривать всю информацию о вашем проекте с первого взгляда. Подобно списку дел или электронной таблице, представление списка отображает все ваши задачи одновременно, поэтому вы можете не только видеть названия задач и сроки выполнения, но также просматривать любые соответствующие настраиваемые поля, такие как приоритет, статус и т. д. Обеспечьте совместную работу без усилий, предоставив всей вашей команде представление о том, кто чем занимается и когда.

• Даты начала. Иногда вам нужно не просто отслеживать, когда нужно выполнить задачу, — вам также нужно знать, когда вы должны начать над ней работать. Время и даты начала дают членам вашей команды четкое представление о том, сколько времени должно занять выполнение каждой задачи. Используйте даты начала, чтобы устанавливать, отслеживать и управлять работой, чтобы согласовывать цели вашей команды и предотвращать провал зависимостей.

Рекомендуемые приложения

• Gmail. Благодаря интеграции Asana с Gmail вы можете создавать задачи Asana прямо из почтового ящика Gmail. Любые задачи, которые вы создаете в Gmail, будут автоматически включать контекст из вашей электронной почты, так что вы никогда не пропустите ни одной детали. Нужно сослаться на задачу Asana при составлении электронного письма? Вместо того, чтобы открывать Asana, используйте надстройку Asana для Gmail, чтобы просто найти эту задачу прямо в папке «Входящие» Gmail.

• Outlook. По мере поступления действий по электронной почте, таких как проверка работы вашего агентства или запрос ресурсов дизайна от партнера, теперь вы можете создавать для них задачи в Asana прямо из Outlook. Затем вы можете назначить новую задачу себе или товарищу по команде, установить срок выполнения и добавить ее в проект, чтобы она была связана с другой соответствующей работой.

• Google Workplace. Прикрепляйте файлы непосредственно к задачам в Asana с помощью средства выбора файлов Google Workplace, встроенного в панель задач Asana. Легко прикрепите любой файл My Drive всего несколькими щелчками мыши.

• Слабый. Превратите идеи, рабочие запросы и действия из Slack в отслеживаемые задачи и комментарии в Asana. Переходите от быстрых вопросов и действий к задачам с исполнителями и сроками выполнения. Легко фиксируйте работу, чтобы запросы и задачи не терялись в Slack.

Как пользоваться шаблоном матрицы Эйзенхауэра

После создания шаблона пользоваться им очень просто. Вот как: 

1. Сделайте копию своего шаблона матрицы Эйзенхауэра.

2. Добавьте каждую задачу из списка дел в шаблон.

3. Выберите срочность и важность каждой задачи. Если вы не знаете, как отличить срочные задачи от важных, ознакомьтесь с нашей статьей о матрице Эйзенхауэра.

4. Перетащите каждую задачу в соответствующий раздел: выполнить, делегировать, запланировать или удалить.

5. Обновите дату выполнения и исполнителя каждой задачи в соответствии с выбранным вами действием.

Часто задаваемые вопросы

Откуда взялось название «Матрица Эйзенхауэра»?

Матрица решений Эйзенхауэра получила свое название от 34-го президента США Дуайта Д. Эйзенхауэра. В своей речи 1954 года Эйзенхауэр сказал: «У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным». Много десятилетий спустя Стивен Кови, автор книг по самосовершенствованию, взял слова бывшего президента и использовал их для разработки популярного инструмента тайм-менеджмента, которым мы пользуемся сегодня.

Нужен ли мне шаблон матрицы Эйзенхауэра?

Если вам нужен эффективный способ организации и выполнения вашего списка дел , вам может помочь шаблон матрицы Эйзенхауэра. Шаблон позволяет легко решить, как поступить с каждой задачей, поэтому вам не нужно беспокоиться о том, какие задачи нужно выполнить в первую очередь. Это дает вам логический процесс и дорожную карту, которой нужно следовать, когда у вас есть длинный список задач и вам нужно расставить приоритеты в своем списке дел.

Как часто следует использовать шаблон матрицы Эйзенхауэра?

Вы можете использовать шаблон матрицы Эйзенхауэра всякий раз, когда хотите расставить приоритеты в своем списке дел. Выбранная вами частота зависит от того, как часто появляются новые задачи. Например, если вы получаете много новых заданий каждый день, вы можете создавать матрицу Эйзенхауэра каждое утро. Если вы получаете задания реже, один раз в неделю может работать лучше.

Кому я должен поделиться своим шаблоном матрицы Эйзенхауэра?

Если вы менеджер, поделитесь своим шаблоном матрицы Эйзенхауэра с членами вашей команды, чтобы помочь им разделять и решать свои задачи. Таким образом, все могут следовать одному и тому же процессу расстановки приоритетов, а вы можете быть уверены, что ваша команда работает максимально эффективно. Плюс, расстановка приоритетов — отличный способ избежать переутомления и выгорания в вашей команде.

Связанные шаблоны

Шаблон списка дел на неделю

Ясность не должна быть сложной. С помощью шаблона еженедельного списка дел вы можете создавать новый список задач за считанные секунды каждый понедельник.

Создайте свой шаблон

Шаблон временной шкалы проекта

Узнайте, как следить за ходом проекта и обеспечить его успех, создав шаблон временной шкалы проекта.

Создайте свой шаблон

Отчет о состоянии

Следите за состоянием проекта и мгновенно предоставляйте ключевым заинтересованным сторонам обновления о ходе выполнения с помощью шаблона отчета о состоянии проекта.

Создайте свой шаблон

Управление каскадным проектом

Стандартизируйте процесс проекта с помощью шаблона каскадного управления проектом. Разбейте свой проект на последовательные этапы, соответствующие вашей конечной цели.

Создайте свой шаблон

Процесс запроса предложений

Используйте наш шаблон для подготовки запроса предложений, а затем систематизируйте и оцените ответы — все в одном месте — чтобы выбрать лучшего поставщика для работы.

Создайте свой шаблон

Шаблон управления бизнес-процессами

Узнайте, как шаблон управления бизнес-процессами может помочь улучшить ваши бизнес-процессы.

Создайте свой шаблон

Оценка проекта

Создайте шаблон оценки проекта, чтобы точно определить объем ресурсов проекта и привести его в соответствие с ожиданиями проекта.

Создайте свой шаблон

План коммуникации

Держите всех на одной странице и четко сообщайте важную информацию заинтересованным сторонам, создав шаблон плана коммуникации в Asana.

Создайте свой шаблон

Шаблон рабочего журнала

Узнайте, где вы теряете время, и повысьте свою производительность, создав шаблон рабочего журнала в Asana.

Создайте свой шаблон

График проекта

Сложная работа, упрощенная. Организуйте задачи проекта, результаты и вехи в единое расписание. Узнайте, как создать индивидуальный шаблон расписания проекта в Asana.

Создайте свой шаблон

Матрица приоритизации

Избавьтесь от догадок при приоритизации задач, создав шаблон матрицы приоритизации. Расставьте приоритеты в своей работе по влиянию на бизнес и требуемым усилиям.

Создайте свой шаблон

План ИТ-проекта

Организуйте свою ИТ-работу в одном месте. Управляйте развертыванием, заказывайте оборудование и объединяйте команды без ущерба для безопасности.

Создайте свой шаблон

Шаблон реестра рисков

Создайте шаблон реестра рисков, чтобы заблаговременно выявлять и устранять потенциальные препятствия, прежде чем они станут более серьезной проблемой.

Создайте свой шаблон

Шаблон ежедневного планировщика

Организовать свой день — это больше, чем просто составить список ежедневных дел. Узнайте, как создать шаблон ежедневного планировщика в Asana.

Создайте свой шаблон

План продвижения мероприятия

Используйте шаблон маркетингового плана мероприятий Asana, чтобы повысить осведомленность о мероприятии, вызвать волнение и привлечь аудиторию.

Создайте свой шаблон

План маркетингового проекта

Наш шаблон поможет вам ознакомиться с передовыми методами управления проектами для маркетинговых групп, чтобы вы могли перейти от стратегии к тактике и к результатам.

Создайте свой шаблон

План проекта отдела кадров

Независимо от проекта отдел кадров может использовать наш шаблон для установки приоритетов, отслеживания хода выполнения и оптимизации повторяющейся работы.

Создайте свой шаблон

План дизайнерского проекта

В чем секрет более продуктивного дизайна и творческих проектов? Плавный творческий процесс.

Создайте свой шаблон

Документация по проекту

Для большинства людей поиск документов — это гигантская трата времени, и именно здесь начинается процесс документирования проекта. Узнайте, как создать шаблон проектной документации, чтобы вы всегда знали, где находятся документы — для каждого проект, в масштабах компании.

Создайте свой шаблон

Шаблон плана управления рисками

Начинать проект без учета рисков — это большой риск. Предотвратите возникновение серьезных проблем в вашем проекте с помощью шаблона плана управления рисками.

Создайте свой шаблон

План управления содержанием проекта

Масштаб проекта так же важен, как его бюджет или сроки. Расставьте приоритеты в этой важной части управления проектом, создав шаблон плана управления содержанием проекта.

Создайте свой шаблон

Матрица RACI

Принятие командных решений может быть трудным делом — шаблон матрицы RACI упрощает его. Определите роль каждой задачи проекта, чтобы мгновенно повысить ясность для всех заинтересованных сторон.

Создайте свой шаблон

Документ об инициировании проекта

Шаблон документа об инициировании проекта — это полезный способ стандартизировать информацию, которой вы делитесь со своей командой до начала проекта.

Создайте свой шаблон

Предварительный анализ проекта

Предварительный анализ — это тактика мозгового штурма, которую ваша команда использует для того, чтобы предвидеть различные варианты провала проекта. Узнайте, как использовать предварительный шаблон для минимизации рисков проекта.

Создайте свой шаблон

План внедрения

Создайте шаблон плана внедрения, чтобы разбить ваши бизнес-цели на управляемые и достижимые шаги.

Создайте свой шаблон

Шаблон Устава проекта

Хотите представить свой следующий проект? Создайте шаблон устава проекта и укажите все, что вам нужно для утверждения вашей следующей инициативы.

Создайте свой шаблон

План по связям с общественностью

Создавайте сфокусированные, целенаправленные и организованные PR-кампании — независимо от того, кто их планирует — с помощью шаблона плана по связям с общественностью.

Создайте свой шаблон

План продаж

Шаблон плана продаж может помочь вашей команде организовать структуру, необходимую им для постановки целей продаж. Узнайте, как вы можете сделать это с Asana.

Создайте свой шаблон

Шаблон плана операционного проекта

Операционные группы стремятся оптимизировать и повысить эффективность бизнеса и могут сделать то же самое для своих собственных проектов с помощью нашего шаблона.

Создайте свой шаблон

Шаблон веб-производства

Позвольте нашему шаблону помочь вам скоординировать график веб-производства, даже если производители и веб-разработчики работают с разными инструментами.

Создайте свой шаблон

Шаблон действий

Какими бы ни были ваши самые лучшие намерения, вам нужно нечто большее, чем просто мотивация, чтобы выполнять свои задачи. Шаблон элемента действия, в котором вы решаете, кто, что и когда выполняет каждую задачу, может помочь вам организовать рабочие процессы и сделать больше.

Создайте свой шаблон

Журнал RAID

Узнайте, как создание шаблона журнала RAID в Asana может помочь вам заблаговременно выявлять и снижать риски проекта.

Создайте свой шаблон

Изменить шаблон плана управления

В вашей организации происходят большие изменения? Создайте шаблон плана управления изменениями, чтобы упростить процесс.

Создайте свой шаблон

Шаблон метода критического пути

Задержки проекта мешают вам? Создайте шаблон метода критического пути, чтобы визуализировать все, что необходимо сделать для достижения конечной цели.

Создайте свой шаблон

Спецификация

Узнайте, как шаблон спецификации помогает вам организовать работу, предоставляя всю информацию, необходимую для успешного завершения вашего проекта.

Создайте свой шаблон

Шаблон краткосрочных целей

Узнайте, как повторно используемые шаблоны краткосрочных целей могут превратить ваши цели из видения в реальность.

Создайте свой шаблон

Шаблон диаграммы вех

Диаграммы вех подчеркивают важные моменты вашего рабочего процесса. Узнайте, почему это важно и как создать его для себя.

Создайте свой шаблон

Создайте шаблоны с помощью Asana

Узнайте, как создать настраиваемый шаблон в Asana с помощью бесплатной пробной версии Premium сегодня.

Начало работы

Сосредоточьтесь и повысьте продуктивность с помощью техники Помидора [2023] • Асана

Резюме

Пролистайте свой список дел с помощью Техники Помидора — стратегии тайм-менеджмента, которая использует 25-минутные рабочие сессии и 5 -минутные перерывы. Разбивая работу на управляемые куски, вы можете ограничить перерывы и снизить умственную усталость. Ниже мы объясним, как работает эта техника, ее преимущества и как реализовать ее самостоятельно.

Вы когда-нибудь чувствовали себя перегруженным списком дел и задавались вопросом, как вы все выполните? Используя стратегии тайм-менеджмента, такие как техника помидора, вы можете максимизировать свою продуктивность и оставаться на вершине проектов.

Техника Помидора использует чередование целенаправленных рабочих сессий и частые короткие перерывы. Идея состоит в том, что, работая без перерыва в течение коротких периодов времени, вы можете одновременно повысить производительность и снизить умственную усталость. Если вы работаете с несколькими членами команды над несколькими проектами, этот метод можно использовать для временной блокировки ваших задач, чтобы уменьшить нагрузку.

Что такое техника помидора?

Техника Помидора — популярная система тайм-менеджмента, которая включает в себя работу с 25-минутными интервалами с короткими 5-минутными перерывами между ними для максимальной концентрации.

Эта техника была разработана Франческо Чирилло в конце 1980-х годов, когда он был студентом университета. Чирилло, у которого были проблемы с тайм-менеджментом и продуктивностью, решил посвятить 10-минутную целенаправленную учебную сессию.

Он использовал кухонный таймер в форме помидора, чтобы отсчитывать время. После неоднократных проб и ошибок, настраивая количество времени, он, в конце концов, создал технику Помидора ( pomodoro по-итальянски означает помидор). Вот разбивка:

Вы также можете использовать эту технику со своей командой.

Чтобы применить этот метод в команде, назначьте задачи каждому члену команды в начале дня и попросите их использовать сеансы помидора для их выполнения. В конце дня встретьтесь с командой, чтобы узнать, сколько задач и «помодоро» было выполнено. Как только вы хорошо разберетесь в методе, вы сможете оценить количество помидоров, которое потребуется для определенных задач, что может быть полезно для планирования будущих рабочих процессов или сроков проекта.

Прочтите: 18 советов, стратегий и быстрых побед по тайм-менеджменту, чтобы добиться наилучших результатов

Чтобы оставаться сосредоточенным во время «помодоро», крайне важно ограничить отвлекающие факторы. Например, вы можете перевести свой телефон в режим полета, чтобы избежать телефонных звонков, и отключить чат, социальные сети и уведомления по электронной почте. Но бывают случаи, когда отвлекающие факторы находятся вне вашего контроля, например, если ваш товарищ по команде просит вас помочь с срочным заданием. В этом случае Чирилло разработал четырехэтапный подход к работе с прерываниями:

1. Сообщите другому человеку, что вы сейчас заняты

2. Договоритесь о времени обсуждения вопроса 2 Запланируйте встречу немедленно

3. Перезвоните им , когда Помидор готов

Этот уважительный способ общения с членами вашей команды позволяет вам оставаться в потоке во время работы.

Как использовать метод тайм-менеджмента Pomodoro

Чтобы использовать метод Pomodoro для эффективного управления временем, сначала выберите инструмент для хронометража, например:

• Таймеры: Вы можете использовать физический или цифровой таймер для отслеживания своих сессий.

• Таймеры помидоров: Некоторые таймеры запрограммированы специально для сеансов помидоров. Как только вы установите таймер помидора, он предупредит вас, когда помидор закончится и когда ваш перерыв закончится.

• Помодоро приложений: Доступно как для телефонов iOS, так и для Android, вы также можете загрузить приложение Pomodoro, чтобы отслеживать свои помидоры.

После того, как вы выбрали таймер, выполните следующие действия, чтобы начать работу:

1. Перечислите задачи, которые вы хотите выполнить сегодня, в порядке приоритета.

2. Выберите задачу для работы и начните 25-минутный помидор.

3. После сеанса отметьте, чего вы достигли, и поставьте себе галочку.

4. Сделайте пятиминутный перерыв.

5. Сделайте еще три помидора, повторив шаги 2–4.

6. Сделайте 15–30-минутный перерыв после четырех помидоров.

7. Повторите цикл, отслеживая количество помидоров, необходимых для выполнения задачи.

В общем, 16 помидоров в день, если вы работаете полный рабочий день, но это не является строгим требованием. Используйте столько сеансов помидора, сколько вам нужно, чтобы завершить свой список дел.

Записав количество завершенных сеансов помидора, вы сможете лучше спланировать свое расписание. В следующий раз, когда у вас будут похожие задачи, создайте расписание и используйте свои предыдущие записи, чтобы оценить, сколько помидоров потребуется для выполнения этих задач.

Подготовка помидоров

Вот несколько советов при планировании задач:

• Разбивка сложных задач: на более мелкие и простые задачи. Например, если вам нужно написать отчет, вы можете создать задачу для каждого этапа процесса написания: исследование, набросок, черновик и редактирование.

• Группируйте небольшие задачи вместе: Объединяйте простые задачи, которые займут меньше одного помидора. Например, «запланировать встречу» и «ответить на электронные письма» могут выполняться в одном и том же сеансе. Это называется блоком времени.

• Запланируйте дополнительные сеансы «помодоро»: Запланируйте несколько дополнительных «помодоро» на случай, если выполнение некоторых задач займет больше времени, чем ожидалось. Это может помочь облегчить стресс по поводу соблюдения сроков, если у вас возникнут какие-либо проблемы. Если вы не используете дополнительные помидоры, вы можете использовать их для самообучения или дополнительных задач.

Что делать во время перерывов на помидоры

Перерывы после сеансов помидоров предназначены для умственного отдыха. Старайтесь не делать ничего слишком умственно утомительного во время перерывов, чтобы у вашего мозга было время отдохнуть и усвоить информацию.

Также неплохо отдохнуть от экрана и заняться чем-нибудь физическим.

Вот несколько идей, чем можно заняться во время перерыва на помидоры:

Если мы будем работать без остановки, мы можем выйти из строя или (если позволить этому продолжаться достаточно долго) даже рискуем перегореть. Делая частые перерывы, вы сможете перезарядиться физически и умственно, чтобы сосредоточиться на оставшихся задачах на день.

Повышайте продуктивность с помощью Asana

Преимущества техники Помидора

Техника Помидора — популярная техника тайм-менеджмента, поскольку она повышает продуктивность за счет целенаправленных рабочих сессий.

Вот несколько способов, которыми техника помидора может повысить вашу общую производительность.

1. Улучшает концентрацию 

Этот прием позволяет избавиться от привычки многозадачности, с которой люди обычно не справляются. Он тренирует вас, чтобы вы могли сосредоточиться на одной задаче за раз с разумными временными интервалами. Практикуя этот процесс, вы сможете производить более качественную работу за меньшее время.

2. Облегчает планирование проектов 

Привыкнув к помидорам, вы сможете более точно планировать задачи и проекты. Например, вы сможете оценить, сколько помидоров потребуется для написания отчета, и установить для него разумный срок.

Прочтите: Создайте лучший план проекта всего за 7 шагов

3. Помогает ограничить отвлекающие факторы

Следуя подходу Чирилло к устранению отвлекающих факторов и принимая меры по устранению отвлекающих факторов в течение рабочего дня, вы сможете оптимизировать свою рабочую среду для голов- время простоя. Например, вы можете перевести свой телефон в режим полета и настроить автоматические ответы по электронной почте.

4. Снижает умственную усталость

Исследование, опубликованное в журнале Cognition, показало, что выполнение длительных задач снижает производительность, тогда как короткие перерывы между задачами помогают сохранять концентрацию. Регулярные перерывы между помидорами позволяют вашему мозгу отдохнуть, чтобы вы могли перефокусироваться, не слишком уставая.

5. Упрощение командного общения

Если вы используете помидоры в команде, каждый будет иметь четкое представление о своих индивидуальных обязанностях и уважать время друг друга. Кроме того, вам нужно будет собираться только для обновления команды, что сократит количество и продолжительность необходимых встреч.

6. Поддерживает мотивацию

Разбивая задачи и решая их короткими очередями, вы почувствуете удовлетворение, видя, как много вы можете сделать за 25 минут. Это будет мотивировать вас поддерживать полосу продуктивности и избегать прокрастинации. Есть также награда за более длительный перерыв после четырех помидоров, чтобы поддерживать вашу мотивацию.

Прочтите: 9 способов повысить эффективность работы вашей команды

Помидор работает?

Каждый человек распределяет свое время по-разному, в зависимости от рабочей среды и стиля работы. Метод Pomodoro был в первую очередь вдохновлен тайм-боксингом, стратегией продуктивности, которая включает в себя выполнение задач в течение блока времени, запланированного в вашем календаре. В тесте из 100 лайфхаков для повышения производительности этот оказался самым полезным. Подобно таймбоксингу, метод помидора предполагает работу в течение установленного периода времени.

Благодаря возможности измерять продуктивность с помощью Pomodoros, течение времени переходит от отрицательного значения к положительному — оно становится представлением того, что было достигнуто, а не потерянного времени.

Философ Генри Бергсон предположил, что время вызывает стресс и тревогу только тогда, когда мы вынуждены измерять его, вызванные идеей опоздания.

С другой стороны, восприятие времени как последовательности событий не вызывает стресса. Вот здесь-то и пригодится техника помидора: воспринимая свой рабочий день как последовательность запланированных сеансов помидора, вы можете уменьшить стресс, связанный со временем.

Путем «инвертирования зависимости от времени», как называет это Чирилло, понятие времени становится не источником беспокойства, а мотиватором. Каждый помидор оказывает на нас здоровое давление, чтобы мы становились лучше и двигались вперед.

При этом, несмотря на то, что теории, лежащие в основе этой техники, могут быть обоснованными, насколько хорошо работает Техника Помидора, будет варьироваться от человека к человеку.

Адаптация метода «помодоро» к вашему стилю работы

Если традиционный метод «помодоро» вам не подходит, попробуйте настроить его так, чтобы он лучше соответствовал вашему стилю работы и предпочтениям.

Вот несколько способов сделать это:

• Изменить продолжительность «помидора»: Вы можете отрегулировать продолжительность «помидора» в соответствии со своими рабочими привычками. Например, вы можете делать более длительные перерывы или более короткие рабочие сессии. Пока вы следуете схеме перерывов на работе, вы все равно можете пожинать плоды этой техники.

• Комбинируйте с другими стратегиями: Если вы являетесь поклонником таких стратегий организации и продуктивности, как метод «Getting Things Done» (GTD), вы можете комбинировать его с методом «помодоро». Организуйте свои задачи, используя единую стратегию, и решайте свои задачи с помощью метода помидора.

• Делайте «помодоро», когда это наиболее полезно: Вам не нужно заниматься «помодоро» в течение всего рабочего дня.

  No related posts.