Парето принципы: Закон Парето — что это простыми словами, применение в жизни

Закон Парето: что это, чем он поможет в работе и повседневной жизни

Возможно, вы уже слышали про закон Парето, который помогает эффективно управлять ресурсами и достигать целей с меньшими затратами. Рассказываем, как работает этот принцип, каким образом его применяют в бизнесе и в повседневной жизни и какие проблемы могут возникнуть при его использовании.

• Что такое закон Парето
• Как работает принцип 80/20
• Как применять правило Парето
• Недостатки правила Парето
• org/ListItem»> Заключение

Что такое закон Парето

20 процентов усилий обеспечивают 80 процентов успеха, а оставшиеся 80 процентов труда дают только 20 процентов результата. Это суть закона Парето.

Более ста лет назад итальянский социолог и экономист Вильфредо Парето выявил закономерность: две десятых части стручков гороха дают 80% всего урожая, а 20% населения Италии владеют 80% капитала. В дальнейшем такое распределение подтвердилось и в других сферах жизни — благодаря американцу Джозефу Джурану, который занимался менеджментом качества. Он изучил труд Парето и с учетом собственных наблюдений вывел закон, который назвал именем итальянского ученого.

Ученый, в честь которого названо правило Парето. Источник

Джуран разработал систему сокращения доли бракованных изделий на производстве и внедрил принцип 80/20 сначала в японской промышленности, а потом у себя на родине. Популяризации закона Парето способствовал успех книг Ричарда Коха об эффективном распределении ресурсов.

В реальности соотношение не обязательно окажется точно таким, но дисбаланс есть практически всегда. Необходимо оценить эффективность работы, понять, что приносит больше всего результата, и сосредоточить на этом максимум усилий. Мы взяли информацию для этого раздела, а также статистику по неравномерному распределению из книги Ричарда Коха «Принцип 80/20» — советуем к прочтению.

Как работает принцип 80/20

Закон Парето применяют в работе и личных делах, используют для выявления приоритетных направлений деятельности и определения важности конкретных ресурсов. Его положения следующие:

1. Для получения основной части желаемого важнее меньшая часть усилий.
2. Многие действия по достижению цели приносят мало эффекта или не дают совсем.
3. Логичное на первый взгляд не всегда оказывается верным.
4. Неудачи в основном объясняются малым числом неблагоприятных факторов.
5. Для 80% успеха хватит 20% действий.

Закон Парето подтверждается повсеместно:

• неравномерное распределение капитала по-прежнему справедливо для большинства стран;
• 80% доходов компании приносит 20% клиентов;
• большая часть продаж происходит за счет 20% продуктов;
• примерно две десятых всех работающих обеспечивают основную долю пенсионеров;
• в венчурном инвестировании менее 20% сделок дают 90% прибыли;
• виновниками основного числа аварий на дорогах является 20% водителей;
• небольшой процент изобретений сильнее влияет на нашу жизнь. Колесо, рычаг, книгопечатание, ткацкий станок, двигатель внутреннего сгорания, электричество, атомная энергия, компьютеры, интернет — это основы, без которых невозможен прогресс.

Бесплатная CRM для маркетинга и продаж

Принимайте заказы, контролируйте ход сделок с покупателями, собирайте базу контактов и запускайте маркетинговые кампании с помощью одного инструмента.

Как применять правило Парето

Принцип 80/20 применим в различных ситуациях и сферах жизни: ведение бизнеса, личный и семейный бюджет, тайм-менеджмент, обучение и саморазвитие, отношения.

Бизнес

Как сказано выше, компании получают основную долю прибыли за счет небольшой части товаров. Нужно проанализировать ассортимент и статистику продаж по каждому продукту, чтобы выделить 10-30% наиболее выгодных и сделать на них упор. Это не означает, что от остальных позиций нужно полностью избавиться — достаточно уменьшить количество единиц такой продукции и, возможно, снять с продажи наименее рентабельные товары.

Кен Сигал в книге «Безумно просто. Вдохновляющие примеры Apple» рассказывает, что Стив Джобс привел Apple к минимализму, при котором все лишнее отсекалось. Это касалось и розничных магазинов: в них были сведены к минимуму и оформление торгового зала, и сами товары.

Пример распределения товаров по правилу Парето. Источник

Большую часть дохода компаниям приносят примерно 20% постоянных покупателей. Существующим клиентам действительно проще продать что-либо, но нужно работать над повышением лояльности.

Если у вас есть постоянные клиенты с высоким средним чеком или частыми покупками, разумно вкладывать меньше ресурсов в привлечение новых и больше — в удержание существующих. Развивайте программу лояльности, используйте email рассылки и чат-ботов — о том, как помогают эти инструменты, написано в статье «Повышаем лояльность клиентов: как заслужить любовь и повторные покупки».

Закон Парето отражает распределение клиентов по объемам прибыли. Источник

Сотрудники тоже неодинаково вкладываются в общее дело. Есть те, кто стремятся выполнять работу максимально качественно, а некоторые сидят от звонка до звонка и мечтают, чтобы их не трогали. Изучите KPI каждого работника, если есть такая возможность, спросите мнение руководителей отделов или понаблюдайте за коллективом самостоятельно. Если кто-то «прыгает выше головы», не надо требовать от остальных того же — это приведет к выгоранию. Пусть каждый выполняет хотя бы 80% того, на что способен, этого достаточно.

Совершенствуйте систему мотивации сотрудников. Обычно денежный фактор основной, но можно придумать дополнительные меры поощрения. Используйте тайм-менеджмент. Вводите санкции за недобросовестное отношение к работе, а самых отъявленных халтурщиков стоит уволить.

В рекламе

Значительная часть рекламы не попадает в цель. Поэтому перед запуском кампаний нужно собрать максимум информации о ЦА, а в процессе постоянно анализировать статистику. Если окажется, что в каких-то регионах интерес к продукту минимальный, можно отказаться от идеи продавать там и переключиться на другие. Аудитория бывает неактивна в определенные часы — измените время показа, чтобы не тратить лишние средства.

Если есть несколько каналов рекламы и продаж, нужно проверить, какие из них работают наиболее эффективно. Если у вас свой сайт, Ютуб-канал, Инстаграм, Фейсбук, ТикТок, что-то еще, и вы тратите много усилий на продвижение, может оказаться, что при значительных трудозатратах результат от какого-то направления мизерный. В таком случае логично перенаправить усилия туда, где они окупаются.

Правда, здесь нужно понимать, что эффект от развития соцсетей наступает постепенно, и забрасывать их полностью не стоит. Но расставить приоритеты в соответствии с получаемым эффектом вполне логично.

Руководствуйтесь правилом Парето при развитии рекламных каналов

Если компания использует контекстную и таргетированную рекламу, SEO-оптимизацию, работает с блогерами, нужно понять, что дает наибольшую отдачу. Возможно, в вашем случае Google Adwords приносит много лидов, а таргет и инфлюенсеры малоэффективны. Меняйте структуру расходов.

В таргете значительная часть объявлений оказывается недостаточно результативной. Нужно анализировать отдельные креативы — оставлять рабочие и удалять прочие. Если вся кампания перестала приносить лиды по приемлемой цене, пора ее отключить и увеличить бюджет в других.

Личный бюджет

Если вы проанализируете свои расходы за последний год, то с большой вероятностью обнаружите много лишних трат. Это может быть платье, которое надевали один раз, или новый телефон, хотя предыдущий покупали не так давно — просто вышла очередная модель с небольшими изменениями. А еще инфокурсы, которые никогда не будут завершены, и много «мусорной» еды, количество которой разумнее сократить раза в три.

На самом деле многое из того, что мы покупаем, нам не сильно нужно. Редко кто может себе позволить тратить без оглядки на баланс банковской карты. Определите, какие статьи расходов действительно важны, а какие стоит урезать. Если есть свободные средства, лучше откладывать на крупные покупки или попробовать заняться инвестициями. Конечно, в жизни важно получать хорошие впечатления, и иногда приятно порадовать себя безделушкой — плохо, если это входит в привычку.

Анализируйте расходы в приложении и выстраивайте их по принципу 80/20

Тайм-менеджмент

При переходе на удаленную работу многие столкнулись с проблемами тайм-менеджмента. Но и в офисе зачастую время расходуется нерационально: тут и личные дела, и внутрифирменная бюрократия. Когда-то я работала в отделе сервиса, и от нас требовали заполнять отчет каждый час — небольшой, но в сумме за целый день терялось довольно много минут. За тот же срок мы могли помочь нескольким клиентам — на мой взгляд, это важнее.

Необходимо выделить 20% главных дел и сосредоточиться на их выполнении, причем начать стоит с самого сложного. Оставшееся время уделите прочим заданиям.

Также роль могут играть ваши индивидуальные особенности. Некоторые люди наиболее продуктивны в утренние часы, а другие только к полудню включаются в рабочий режим. Если есть возможность, учитывайте этот фактор при планировании дня.

Саморазвитие

Пытаясь стать специалистом в разных областях, легко не преуспеть ни в одной. Остановитесь на двух-трех направлениях, в которых на данный момент хотите развиваться, или сконцентрируйтесь на одном главном. Принимайте во внимание свои сильные и слабые стороны и природные склонности.

Некоторыми навыками приятно обладать, но практической пользы они для вас не несут. Какие-то задачи проще поручить профессионалу, чем пытаться разобраться самостоятельно. Всех курсов личностного роста не пройти и всех книг не перечитать. Изучите рейтинги образовательных платформ, посмотрите отзывы о программах и тьюторах, если планируете освоить новое направление. Зачастую есть вводный курс или тестовый режим, в ходе которого можно понять, подходит ли вам дело, или лучше не тратить время и деньги.

Конечно, заранее неизвестно, пригодится ли в будущем знание китайского языка. Вполне возможно, но если на данном этапе есть задачи важнее, лучше не распыляться.

Принцип 80/20 помогает расставлять приоритеты и грамотно распределять время, чтобы получать желаемые результаты. Но при всей своей ценности закон Парето не является универсальным, и слепо следовать ему опасно.

Если основной доход формируют всего 20% товаров, складывается впечатление, что остальные 80% — пустая трата ресурсов, и от них пора избавляться. На самом деле эти товары необходимы для того, чтобы у покупателей был выбор. 80% ассортимента помогают успешно реализовывать основные 20%. Можно убрать из продажи какие-то непопулярные продукты, но не все разом.

Не всегда легко определить, насколько определенные действия значимы для достижения цели. 70-80% несущественных на первый взгляд усилий в ряде случаев оказываются принципиально важными и обеспечивают эффективность остальных 20-30%. В первую очередь это относится к сферам, где качество на первом месте, например, медицина. При меньшем количестве стараний шансы на успех могут упасть.

Принцип Парето применяется в IT: изначально в программном обеспечении практически всегда присутствуют ошибки кода, и выглядит логично, когда компания ставит целью пофиксить 80% багов. Все равно подавляющее число потребителей не используют ряд функций, поэтому ошибки в них не критичны. Но проблема, которая кажется не такой серьезной разработчику, может оказаться существенной для отдельных пользователей. Зачастую нельзя спрогнозировать результаты, и мы можем только предполагать, насколько эффект от оптимизации превысит затраты на стопроцентное выполнение задачи.

В самой сути закона есть загвоздка. Выстраивая процессы согласно правилу Парето и отсеивая ненужное, мы не можем на долгий период создать ситуацию равновесия, при которой все действия одинаково важны. Если из продажи убрали нерентабельные товары, среди оставшихся опять сформируется перекос. Это будет происходить до тех пор, пока вы не избавитесь почти ото всей продукции и тем самым лишите выбора покупателей.

Важно понять, что оптимизировать таким образом до бесконечности невозможно. Дело не в том, что 80% продукции не нужны — просто от 20% отдача будет выше, и на них нужно сконцентрироваться. Если по плану на запуск каждого направления выделен одинаковый объем ресурсов, но выгода существенно различается, стоит перенести большую часть усилий на успешные направления.

Заключение

Принцип 80/20 показывает зависимость результатов от усилий и помогает правильно расставлять приоритеты в работе и в жизни.

Если вы хотите определить, какие продукты и клиенты приносят больше прибыли, кто из сотрудников работает эффективно, а кто не очень, регистрируйтесь в SendPulse и используйте нашу CRM. Также здесь есть конструктор лендингов, сервисы email, Viber и SMS рассылок, инструмент для настройки web push уведомлений. Автоматизировать продажи помогают чат-боты — используйте инструменты для Facebook, Telegram. Instagram и других соцсетей и мессенджеров.

Что такое закон Парето и как работает правило «80 на 20» в бизнесе

О принципе Парето слышали многие – он часто приводится в учебной программе ВУЗов, о нем все время пишут на различных бизнес-форумах. Если вы интересуетесь тем, как повысить продуктивность бизнеса и личную эффективность, то рано или поздно столкнетесь с этим правилом и довольно скоро поймете, почему же оно так популярно.

Я расскажу, в чем суть закона Парето, и объясню, как он работает.

Суть закона Парето

Закон назван в честь итальянского экономиста и социолога Вильфредо Парето. Именно он сформулировал его в той форме, в котором мы привыкли его видеть. В своей докторской диссертации он написал, что лишь 20% населения Италии контролируют 80% имеющихся богатств. В дальнейшем Парето выяснил, что это соотношение также действует и в других странах. Позже он отметил актуальность правила не только в отношении ресурсов, но и других частных и глобальных процессов для социальной, экономической и прочих сфер.

Нынешнее название принципа предложил ввести Джозеф Джуран в 1941 году в честь первооткрывателя. А широкое распространение этот принцип получил намного позже, в особенности после выхода книги Ричарда Коха «Принцип 20/80» и ее перевода на другие языки.

Как он работает

То, как работает закон Парето, четко отражено в формулировке:

«20% приложенных усилий дают 80% результата, а оставшиеся 80% усилий дают лишь 20% результата»

Соотношения не всегда соответствуют тем, что заявлены в формулировке. Порой возникает отклонение в ту или иную сторону, например 25/75, 30/70 или же 15/85. Но суть всегда сохраняется – большая часть дел представляет собой рутину, а меньшая обеспечивает ваше успешное продвижение и развитие.

Комьюнити теперь в Телеграм

Подпишитесь и будьте в курсе последних IT-новостей

Подписаться

Основные принципы закона Парето

Правило Парето базируется на нескольких принципах. Самые важные отражены в формулировке, но есть еще другие:

• Чем больше задач реализуется, тем ниже общая продуктивность.
• Дисбаланс сохраняется всегда, даже если объем неэффективных действий и задач сократится.
• Результат может быть подвержен скрытым факторам и поэтому не всегда соответствовать задуманной концепции.

Помните – при выполнении малой части работы получается значительная часть результата. Отсюда следует, что основная масса выполняемых вами дел не приводит к результату, но на фоне этого полученные достижения сильно выделяются. И если большая часть приносит меньше пользы, это еще не значит, что она совсем не важна.

Прогноз не всегда оборачивается успехом, так как работа подвергается множеству неконтролируемых факторов. На практике все окажется менее радужным, чем вы строили в планах.

Плюсы и минусы подхода

Преимущество закона Парето состоит в возможности четкой структуризации или классификации задач на более или менее значимые. С помощью анализа можно выявить их с максимальной точностью и не тратить большую часть времени на выполнение рутиной, бесполезной работы. Вы точно будете знать, какие процессы стоят потраченного времени, однако анализ тоже занимает определенное время, не забывайте об этом.

Минус в том, что сей принцип не универсален и работает не во всех случаях. Хоть меньшая часть и дает больший процент результата, избежать приложения остальных 80% усилий практически невозможно.

Сферы применения закона Парето

Данный закон проявляется во всех сферах жизни, лишь приглядитесь. Первое, что приходит в голову в качестве примера – это экономика. Например, использование человеческих и финансовых активов на предприятии, востребованность некоторых товаров среди потребителей, а также распределение прибыли.

В социальной сфере есть такие примеры – 20% водителей инициируют 80% дорожно-транспортных происшествий, а меньшая часть населения за счет налогов обеспечивает большую часть пенсионеров. Основная часть коллективных или индивидуальных усилий не дает желаемого результата и представляет собой напрасную трату времени.

Что касается личной эффективности – в большинстве случаев человек носит около 20% вещей из своего гардероба, основная масса прочитанных книг не даст чего-либо полезного (проверено на личном опыте;)), в человеческом мозге также откладывается примерно 20% поступающей информации.

Принцип Парето подойдет для повышения собственной результативности, достижения целей в работе или личной жизни, для саморазвития или тайм-менеджмента. Однако нужно точно понимать, что именно нужно делать для достижения лучшего результата – так, закон Парето успешно применяется при правильном целеполагании, расстановке приоритетов, а порой и делегировании задач. И никогда не забывайте о сохранении дисбаланса – даже если вы уберете основную массу рутинных задач, среди оставшихся все равно найдутся дела, приносящие меньше пользы.

Способы измерения эффективности

Чтобы точно понимать, какие именно задачи наиболее эффективны, рекомендуется постоянно вести план и концентрироваться на действительно важных вещах. Но самым главным здесь все же является умение сосредотачивать усилия и не тратить их попусту.

Прямых способов измерения эффективности по закону Парето не существует. Оценка носит строго субъективный характер – вы оцениваете полученный результат, сравнивая его с собственными ожиданиями. Можно, конечно, следовать и общим рекомендациям…

• Вещи. Помните, я говорила, что мы обычно носим меньшую часть вещей? Чтобы принцип Парето в этой сфере действительно сработал, старайтесь делать обдуманные покупки, взвешивать все за и против перед тем, как потратить деньги. А если дома скапливаются вещи, которые вы не используете, выбрасывайте или отдавайте их в повторное использование/на переработку, дабы не захламлять окружающее пространство.
• Информация. Даже когда виртуальное пространство в ваших устройствах заполняется, это некоторым образом влияет на вашу личную эффективность (мое святое правило: порядок в вещах = порядок в голове). Удаляйте файлы и программы, которыми вы не пользуетесь, храните действительно ценные данные и не занимайте ресурсы устройства хламом.
• Отношения. Как это ни печально звучит, но только 20% людей в окружении мы уделяем основное внимание. И то, не все пойдут с нами по жизни дальше, некоторые останутся позади по разным причинам. Не допускайте того, чтобы ваше окружение походило на проходной двор, иначе потом вам не с кем будет разделить радости и печали.
• Работа. Многие на работе ведут себя строго, а за ее пределами проявляют себя совсем иначе. А все благодаря корпоративной культуре – в коллективе человек работает во благо компании. Но даже тут прослеживается закон Парето: так, 80% сотрудников приносят лишь 20% прибыли. Чтобы не оказаться в числе «аутсайдеров», контролируйте свою загруженность, распределяйте и делегируйте задачи, выполняйте свои прямые обязанности и старайтесь не отвлекаться на посторонние факторы.
• Самообразование. Старайтесь проходить только те курсы и читать книги, содержание которых в дальнейшем вам пригодится (тут можно, конечно, поспорить – часто мы читаем ради самого процесса или интереса). Думайте о своем будущем, планируйте собственный путь развития, обучайтесь и повышайте собственную квалификацию.

Заключение

Многие люди живут, не подозревая о существовании принципа Парето, хотя с помощью него можно отлично поднять собственную продуктивность, выполняя в первую очередь важные задания. Не забывайте про индивидуальный подход – одним это правило подойдет, а для других оно только создаст больше сумбура. Всегда сначала пробуйте, тестируйте различные способы и только потом внедряйте их в свою практику.

Метод

Master Getting Things Done (GTD) за 5 шагов [2022] • Asana

Не столь спорное мнение: ваш мозг не предназначен для хранения информации. Это потому, что, когда ваш разум загроможден делами и напоминаниями, у вас остается меньше мозговой энергии, которую вы можете потратить на работу, которую вам действительно нужно выполнить.

Это основной принцип метода «Getting Things Done» (GTD). Перемещая свои задачи из мозга в инструмент списка дел, вы получаете больше возможностей для работы, которая имеет значение. Вот как начать.

Что такое метод GTD?

Метод GTD, или «Доведение дел до конца», основывается на убеждении, что чем больше информации вы отслеживаете в уме, тем менее продуктивны и сосредоточены вы. Вместо того, чтобы полагаться на свой мозг, методология GTD побуждает вас хранить всю вашу рабочую информацию во внешнем, организованном источнике правды. Таким образом, вы всегда будете знать ответ на вопрос «Что мне нужно делать дальше?» не беспокоясь о том, что работа провалится.

Что означает GTD?

GTD — это аббревиатура от «Getting Things Done», метод повышения производительности, впервые разработанный Дэвидом Алленом в 2001 году. Аллен описывает метод GTD в своей книге «Getting Things Done: The Art of Stress-free Productivity».

GTD — популярная стратегия тайм-менеджмента из-за простоты ее реализации и эффективности на практике. Даже если вы этого не осознаете, ваш мозг постоянно «включен» в фоновом режиме, перетасовывая и перестраивая предстоящие дела, чтобы убедиться, что ничего не упущено. Всякий раз, когда вы вводите в список новую задачу, ваш мозг должен обдумать все, что у вас есть в списке, и перераспределить приоритеты вашей работы относительно этой новой задачи.

Прочтите: 18 советов по тайм-менеджменту, стратегий и быстрых побед, чтобы добиться наилучших результатов step для сбора и каталогизации ваших задач во внешнем источнике, таком как инструмент управления работой. Ваш мозг не предназначен для хранения больших объемов упорядоченной информации, но инструменты управления работой созданы. Преобразовав эту информацию в действенные элементы, вы лучше настроитесь на долгосрочный успех.

Используемые вами инструменты имеют значение. Ищите инструмент, который позволяет собирать и упорядочивать личную информацию, информацию о проектах и ​​программах. Метод GTD не только помогает вам организовать ваши личные задачи — хотя он отлично подходит для этого — он также может помочь вам зафиксировать недействительную справочную работу, работу, которую должны выполнить другие члены команды, и цели, связанные с работой, которую вы выполняете. делаем.

Вместо того, чтобы хранить эту информацию в разных местах, метод GTD помогает вам вводить и систематизировать ее в одном инструменте, таком как инструмент управления работой. Естественно, мы считаем Асана хорошим вариантом. Asana воплощает в жизнь метод GTD, организуя вашу работу и снижая умственное напряжение, чтобы вы могли вовремя завершить важную работу.

Попробуйте Asana бесплатно

Плюсы и минусы метода GTD

Метод Getting Things Done — это всего лишь одна из стратегий тайм-менеджмента. Как и все методы тайм-менеджмента, он имеет свои плюсы и минусы. Стратегия, которую вы выберете для реализации, во многом зависит от того, какие навыки вы хотите улучшить с помощью тайм-менеджмента.

Плюсы

Система GTD проста в настройке и гибка в использовании. It:

• Снижает когнитивную нагрузку и умственное напряжение, возникающие при попытке вспомнить все, что у вас на тарелке.

• Устраняет многозадачность, чтобы у вас было больше времени, чтобы быть в потоке.

• Создает центральный источник всей информации, даже информации, не требующей принятия мер.

• Обеспечивает четкое представление о работе на вашей тарелке, поэтому при необходимости легко изменить приоритеты или перенести расписание.

Минусы

Прежде чем приступить к работе с методом GTD, следует помнить о некоторых ограничениях. Метод GTD:

• Требуется время для настройки. Если вы еще не используете систему управления задачами, создайте ее для документирования всей своей работы.

• Может быть слишком гибким. Метод GTD помогает только организовать ваши задачи, но не помогает планировать еженедельную или ежедневную работу. Некоторые люди борются с этим уровнем неограниченной гибкости. Если вы один из них, соедините метод GTD с другим методом тайм-менеджмента, таким как блокировка времени или тайм-боксинг.

Прочтите: Попробуйте тайм-боксинг: стратегия целенаправленного тайм-менеджмента

Попробуйте эти 5 шагов рабочего процесса GTD

Пять шагов метода Getting Things Done настроят вас на успех. Эти шаги помогут вам каталогизировать и упорядочить предстоящую работу во внешнем инструменте, таком как Asana, чтобы вам больше не приходилось мысленно отслеживать предстоящие задачи. Затем, когда ваша работа организована по методу GTD, вы можете приступить к выполнению задач.

1. Захват

Прежде чем вы сможете организовать свою работу, вам сначала нужно зафиксировать ее — в месте за пределами вашего мозга. Дэвид Аллен называет это «Входящие» независимо от того, какой инструмент вы используете. Это потому, что любая задача, часть информации или напоминание (или, как любит это называть Аллен, «материал») попадают прямо в папку «Входящие». Думайте об этом не столько как о почтовом ящике, сколько как о списке задач с данными, которые будут обработаны позже.

Где собирать информацию

Если вы пытаетесь повысить личную продуктивность, рассмотрите возможность использования списка дел для отслеживания своей работы. В качестве альтернативы, если вы работаете в команде, попробуйте платформу управления работой, чтобы не только собирать и отслеживать свою собственную работу, но также организовывать и управлять работой вашей команды.

Сосредоточьтесь на фиксации, а не на организации

Не волнуйтесь, если работа, которую вы фиксируете, не организована или хорошо задокументирована. Первый шаг — просто получить ваши вещи из вашего мозга во внешний источник. Захват — это первый шаг к организации ваших задач в лучшую систему производительности.

Убедитесь, что вы используете систему, которая упрощает сбор информации. Ключевым принципом метода GTD является захват информации, как только она поступает в ваш мозг. Это сразу же облегчает нагрузку и помогает гарантировать, что ничего не пропадет. Там, где это применимо, не забудьте добавить дополнительный контекст, например документы, соавторов, сроки выполнения или ключевые сведения.

Использовать виртуальную систему

Лучший способ собрать все эти материалы — использовать виртуальную систему, а не аналоговую. Письменные списки дел дают удивительно приятное ощущение вычеркивания чего-то, но они также являются худшим способом отслеживать ваши дела. На самом деле письменный список дел часто неорганизован, подвержен ошибкам, легко теряется и неэффективен.

Естественно, мы рекомендуем Asana. Asana — это система управления работой, которая организует работу, чтобы ваша команда знала, что делать, почему это важно и как это сделать.

Попробуйте Asana бесплатно

2.

Уточнить…

После того, как вы все зафиксировали, пришло время уточнить. На этапе уточнения вы превращаете полученную информацию в практические задачи, подробные заметки или надежный контекст. Этап уточнения и этап организации идут рука об руку — когда вы уточняете, вы также организовываете эту работу в соответствующий проект.

Для уточнения убедитесь, что каждый элемент в вашем почтовом ящике содержит достаточно информации, в том числе:

• Заголовок, побуждающий к действию (мы рекомендуем начинать с глагола).

• Любой контекст, документы, файлы или соавторы, которые необходимо включить в работу.

• Соответствующая проектная инициатива, список дел или цели, к которым привязан элемент.

• Любой связанный контекст, например стадия, на которой находится работа, связанный бюджет, предполагаемое рабочее время или приоритет.

• Независимо от того, заблокирована ли эта работа другими результатами или ожидается дополнительная информация.

Пока не беспокойтесь о перемещении этих задач. Вы переместите задачи из папки «Входящие» в соответствующий проект на этапе «Организовать».

Приоритет имеет значение

По мере уточнения добавляйте связанный приоритет к каждому элементу. Неизбежно появляются новые вещи, сдвигаются сроки и меняются приоритеты. Имея четкое представление о приоритете каждой задачи, вы можете при необходимости изменить сроки выполнения, чтобы всегда выполнять наиболее важную работу и знать, что отложить или делегировать, если это необходимо.

Прочтите: Четыре способа управлять жестким графиком и сменой приоритетов

Быстрые задачи

Иногда быстрее выполнить работу проще, чем провести ее сортировку и уточнение:

• Если для выполнения задачи требуется менее двух минут, сделайте ее немедленно. Это не только удалит его из вашего разума, но и из вашего списка дел.

• Если что-то не входит в ваши обязанности, делегируйте работу нужному человеку.

При необходимости разбейте элементы на несколько задач

Возможно, вы записали элементы, которые представляют более одной задачи. Например, представьте, что вас вдохновило создать новую электронную книгу, и вы добавили быстрое напоминание в папку «Входящие». Создание электронной книги требует много шагов и включает в себя множество заинтересованных сторон. Поэтому на этапе уточнения разбейте эту инициативу на несколько отдельных задач. Создайте задачу «Схема электронной книги», задача «Просмотреть схему», задача «Черновик электронной книги» и т. д. 

В качестве альтернативы, если захваченный вами элемент представляет собой всю информацию о проекте или программе, используйте инструмент управления проектами, чтобы зафиксировать все движущиеся части этой инициативы. Например, если вы работаете над запуском нового продукта, используйте инструмент управления проектами для отслеживания различных частей, связанных с запуском, — разработки и разработки продукта, стратегии выхода на рынок, пресс-релиза и т. д. на.

3. … и организовать

Пока вы разъясняете, вы также должны организовывать. На этапе «Организация» переместите элементы в соответствующие проекты в вашем инструменте управления работой. Вы можете думать о проектах как о виртуальных папках для хранения важной связанной информации. Организуя и перемещая задачи в соответствующие проекты, вы превращаете эти задачи из заметок в полезную работу.

Прочтите: 11 шаблонов проектов, чтобы начать работу в правильном направлении

Настройка организационной структуры

Каждый раз, когда вы получаете элемент в папке «Входящие» — после уточнения и добавления любого дополнительного контекста — перемещайте его из папки «Входящие» и в соответствующий проект. Если вы еще этого не сделали, настройте проекты для размещения ваших различных инициатив. Мы рекомендуем:

• Проект для всей вашей практической работы, отсортированный по приоритету 

• Проект для заметок или справочных материалов

• Проект или инструмент для отслеживания личных и командных целей

• Проект для инициатив, на которые у вас нет времени, но вы хотите вернуться в будущем

• Проект или раздел для заблокированной работы

• Групповой проект для обмена информацией и повестки дня встреч

Организация является важной частью метода GTD, но то, какую именно организационную систему вы настроите, зависит от вас. В Asana все, что вам назначено, автоматически попадает в ваши «Мои задачи». Это вид всей работы, которую вам нужно выполнить. Вы можете создать дополнительные разделы в «Моих задачах», чтобы упорядочить высокоприоритетные задачи, которые необходимо выполнить сегодня, задачи, которые необходимо выполнить на этой неделе, и более долгосрочные задачи.

Очистка папки «Входящие»

Все мы сохранили задачи как «непрочитанные» в папке «Входящие», чтобы вернуться к ним позже. Но эти вещи занимают умственное пространство и на самом деле не продуктивны. Вместо этого превратите каждую задачу в действенную задачу и сразу же переместите ее в соответствующий проект.

По завершении шагов «Уточнить и упорядочить» ваш почтовый ящик должен быть пуст. Все должно было быть перенесено в соответствующий проект или рабочий документ, чтобы в следующий раз, когда вы будете проверять папку «Входящие», вы сортировали совершенно новые задачи.

4. Рефлексия

Метод GTD — это не метод «установил и забыл». Вместо этого вам нужно часто пересматривать свои задачи и при необходимости перерасставлять приоритеты. Вот почему так важно понимать приоритет каждой задачи. Если новые задачи имеют более высокий приоритет, чем старая работа, понимание относительного приоритета каждой задачи поможет вам изменить график работы и легко справляться со сменой приоритетов.

Когда размышлять

Шаг «Размышление» может быть скользкой дорожкой — последнее, что вам нужно, — это постоянно проверять папку «Входящие», так как это сокращает потенциальное время сосредоточения внимания.

Мы рекомендуем Отражать два раза в день — в начале и в конце каждого дня. Сделайте размышления частью своего утреннего ритуала, а в конце дня повторите сортировку, чтобы лучше подготовиться к завтрашнему дню. Таким образом, вы подходите к каждому дню с ясной головой, не чувствуя необходимости проверять свой список дел и реорганизовывать свой ежедневный календарь. Помните: метод GTD предназначен для облегчения умственной нагрузки, поэтому убедитесь, что вы не слишком часто размышляете, потому что это противоречит цели.

Затем сделайте более тщательный еженедельный обзор работы, которую вы выполнили за последние несколько дней, и задач, которые предстоит выполнить на следующей неделе. Убедитесь, что ничего не провалилось, и при необходимости уточните приоритеты, чтобы начать следующую неделю готовыми к работе.

5. Engage

На этапе Engage вы выполняете большую часть своей работы в рамках метода GTD. Вы очистили свой разум и организовали все, что вам нужно сделать. Теперь все, что осталось, это, ну, сделать что-то.

Что делать, когда

Не существует строгих правил или указаний, что и когда делать. Если вы предпочитаете такую ​​структуру, сочетайте метод GTD с другими методами тайм-менеджмента, такими как метод Pomodoro.

Четыре рекомендации по вовлечению

Если вы не знаете, с чего начать, прежде чем приступить к работе, ознакомьтесь с четырьмя рекомендациями по привлечению. Затем выберите задачу, наиболее подходящую для вашей текущей ситуации.

1. Приоритет: Какие задачи имеют наивысший приоритет? Что вам обязательно нужно сделать сегодня?

2. Контекст: Подобно тому, как наш мозг не может работать в режиме многозадачности, также лучше выполнять схожие задачи одновременно. Это методология блокировки времени. Работа со всеми электронными письмами одновременно — вместо переключения между задачами, электронной почтой и обратно — помогает вам выполнять задачи быстрее, потому что ваш мозг уже находится в этом контексте. Если вы думаете о том, что делать дальше, попробуйте выполнить всю аналогичную работу в одном временном блоке.

3. Доступное время: Сколько у вас сейчас есть времени? В идеале выберите задачи, которые вы можете выполнить в то время, которое у вас есть, чтобы вам не пришлось останавливаться на полпути.

4. Доступная энергия: Как вы себя чувствуете? Важно учитывать не только ваши теоретические способности, но и ваши реальные возможности. Может быть, вы действительно не в настроении вести тот блог, который вам нужен. Вы можете заставить себя сделать это, но это займет вдвое больше времени, чем обычно. Вместо этого посмотрите, можете ли вы сделать что-то другое — может быть, что-то менее приоритетное, — чтобы воодушевиться и зарядиться энергией.

Прочтите: Вы блокируете время в своем календаре? Вот почему вы должны начать прямо сейчас

Довести дело до конца 

Метод «Довести дело до конца» — это простой в применении и гибкий метод, который снижает нагрузку на ваш мозг и помогает выполнять работу с более высокой отдачей. Хотя этот метод требует предварительных усилий, он станет второй натурой со временем и практикой.

Чтобы начать работу с методом GTD, попробуйте асану. Кроме того, загрузите мобильное приложение Asana, чтобы снимать все, что вам нужно, на ходу.

Все, что вам нужно знать о методологии бережливого производства • Asana

Резюме

«Шесть сигм» — это метод улучшения процессов, который помогает организациям совершенствовать свои бизнес-процессы. Конечная цель «Шести сигм» — максимально сократить количество вариаций в процессе, чтобы предотвратить появление дефектов в вашем продукте. Хотя эта методология часто используется для оптимизации производственных процессов, ее также можно применять в других отраслях, включая технологические компании, которые производят цифровые продукты, а не физические.

Представьте, что ваша команда разработчиков наносит последние штрихи для запуска крупного продукта. Когда продукт доходит до стадии тестирования, команда обнаруживает в коде несколько непредвиденных ошибок. Как ваша команда может предотвратить это в будущем?

Один из способов сделать это — применить старый производственный инструмент: методологию «Шесть сигм».

Что такое шесть сигм?

«Шесть сигм» — это методология улучшения процессов, которая помогает организациям улучшать свои бизнес-процессы. Основная цель «Шести сигм» — помочь вам установить единые процессы, чтобы уменьшить количество вариаций в вашем конечном продукте. В конечном итоге это сводит к минимуму количество дефектов продукции.

Основная философия «Шести сигм» заключается в том, что все процессы можно определить, измерить, проанализировать, улучшить и контролировать (обычно это называется методом DMAIC).

Согласно Шести Сигм, все процессы требуют входов и выходов. Входы — это действия, которые выполняет ваша команда, а выходы — результаты этих действий. Основная идея заключается в том, что если вы можете контролировать как можно больше входных данных (или действий), вы также контролируете и выходные данные.

Попробуйте программное обеспечение для управления рабочим процессом от Asana

Откуда взялись шесть сигм?

В 1809 году немецкий математик Карл Фридрих Гаусс впервые использовал знаменитую кривую нормального распределения для объяснения погрешностей измерений. В 1920-х годах Уолтер Шухарт обнаружил, что три сигмы от среднего значения — это точная точка, в которой процесс необходимо скорректировать.

Но только в 1986 году инженер и разработчик Билл Смит создал методологию «Шесть сигм» для Motorola, которую мы знаем сегодня. Motorola использовала эту методологию для определения зрелости процесса по рейтингу «сигма», указывающему на процент бездефектных продуктов.

По определению, процесс «шесть сигм» — это процесс, в котором возникает менее 3,4 дефекта на миллион возможностей. Другими словами, статистически ожидается, что 99,9997% возможностей не будут иметь дефектов.

«Шесть сигм» по-прежнему широко используются в бережливом производстве и производстве, поскольку этот процесс может быть полезен для предотвращения и устранения дефектов. Однако эту методологию также можно использовать в сфере услуг и в командах разработчиков программного обеспечения.

Бережливое производство + шесть сигм

В общем, цель методологии бережливого производства состоит в том, чтобы исключить отходы или все, что не добавляет ценности продукту или процессу. Методология Lean Six Sigma (LSS) отдает предпочтение предотвращению дефектов, а не их обнаружению. Это означает, что цель LSS состоит не в том, чтобы определить, где находится дефект, а в том, чтобы в первую очередь предотвратить появление дефектов.

5 ключевых принципов «Шести сигм»

Методология «Шесть сигм» содержит пять ключевых принципов, которые вы можете использовать при анализе своих процессов.

1. Сосредоточьтесь на потребителе

Цель «Шести сигм» состоит в том, чтобы обеспечить своим клиентам максимальную ценность. Это означает, что ваша команда должна потратить много времени на то, чтобы определить, кто ваши клиенты, каковы их потребности и что побуждает их покупать продукты. Этот принцип хорошо работает для SaaS-компаний, поскольку они часто сосредотачиваются на повторяющихся потоках доходов.

Выявление желаний и потребностей ваших клиентов может помочь вашей команде лучше понять, как удержать клиентов и заставить их вернуться к вашему продукту.

Это требует от вашей команды понимания качества продукта, которое ваши клиенты сочтут приемлемым, чтобы вы могли оправдать или даже превзойти их ожидания. Как только вы поймете этот уровень качества, вы сможете использовать его в качестве эталона для производства.

2. Используйте данные, чтобы определить, где возникают отклонения

Опишите все этапы вашего текущего производственного процесса. Сделав это, проанализируйте и соберите данные о текущем процессе, чтобы увидеть, есть ли определенные области, которые можно оптимизировать, или области, которые создают узкое место в вашем рабочем процессе.

Например, подумайте, как вы делитесь информацией со своей командой. Все ли члены вашей команды получают одинаковую информацию или ссылаются на устаревшие документы? Создание централизованного места для хранения всей необходимой информации о проекте может помочь минимизировать время, затрачиваемое на поиск нужных документов.

Иногда бывает сложно решить, какие показатели необходимо анализировать. Простой способ понять это — работать в обратном направлении. Определите цель, которую вы хотите достичь, и отталкивайтесь от нее. Например, если ваша цель — сократить время производства, проанализируйте, сколько времени занимает каждый этап производственного процесса.

Прочтите: Анализ первопричин: Поиск эффективных решений (с примерами)

3. Постоянно улучшайте свой процесс

Пока вы смотрите на свой производственный процесс, рассмотрите любые шаги, которые не приносят пользы вашей команде или вашей цели клиенты. Используйте такие инструменты, как картирование потока создания ценности, чтобы определить, где можно оптимизировать процессы и уменьшить количество узких мест.

Идея небольших улучшений ваших процессов с течением времени известна как кайдзен, или постоянное улучшение. Философия непрерывного совершенствования заключается в том, что если вы вносите небольшие изменения в течение длительного периода времени, это может привести к крупным позитивным изменениям в долгосрочной перспективе.

Прочтите: Руководство по картированию процессов: определение, инструкции и советы

4. Вовлеките всех

Шесть сигм — это методология, которая позволяет каждому члену команды внести свой вклад. Тем не менее, это требует, чтобы все в команде прошли обучение по процессу «Шесть сигм», чтобы снизить риск создания новых блокировщиков вместо того, чтобы избавиться от них.

«Шесть сигм» особенно хорошо работают, когда задействованы межфункциональные группы, поскольку они обеспечивают целостное представление о том, как процесс может повлиять на все части вашего бизнеса. Когда вы включаете представителей всех команд, вовлеченных в процесс, вы даете каждому представление об улучшениях, которые вы делаете, и о том, как эти изменения могут повлиять на их команды.

Далее в этой статье мы рассмотрим различные типы тренингов и сертификатов «Шесть сигм».

5. Обеспечить гибкую и быстро реагирующую экосистему

«Шесть сигм» — это создание позитивных изменений для ваших клиентов. Это означает, что вы должны постоянно искать способы улучшить свои процессы, и вся ваша команда должна оставаться гибкой, чтобы они могли меняться без особых помех.

Это также означает, что процессы должны быть легко взаимозаменяемы. Самый простой способ сделать это — разбить процессы на этапы. Если есть проблема только с одним шагом, то нужно исправить только этот шаг, а не весь процесс.

Две основные методологии «Шесть сигм»

В рамках «Шести сигм» есть два общих процесса, каждый из которых используется в разных ситуациях.

Обычно метод DMAIC является стандартным методом оптимизации существующих процессов. В качестве альтернативы используйте метод DMADV, когда процесс еще не установлен и вам нужно его создать.

DMAIC

DMAIC — это аббревиатура, означающая, что каждая буква обозначает этап процесса. DMAIC означает определение, измерение, анализ, улучшение и контроль.

• Определение системы. Определите профиль своего идеального клиента, включая его желания и потребности. На этом этапе вы также хотите определить цели всего вашего проекта в целом.

• Измерение ключевых аспектов текущих процессов. Используя цели, которые вы установили на этапе «определения», сравните свои текущие процессы и используйте эти данные, чтобы понять, как вы хотите оптимизировать свой проект.

• Проанализируйте процесс. Определите все основные причины проблем и определите, как формируются варианты.

• Улучшите или оптимизируйте свой процесс. На основе анализа предыдущего шага создайте новый процесс будущего состояния. Это означает, что вы должны создать образец улучшенного процесса и протестировать его в отдельной среде, чтобы увидеть, как он работает.

• Управление процессом будущего состояния. Если результаты этапа «улучшение» соответствуют стандартам вашей команды, внедрите этот новый процесс в текущий рабочий процесс. При этом важно попытаться контролировать как можно больше переменных. Это часто делается с помощью статистического контроля процесса или непрерывного мониторинга.

Пример DMAIC

Ваша команда по продукту замечает, что скорость оттока клиентов (скорость, с которой клиенты прекращают сотрудничество с вами) увеличивается. Чтобы предотвратить усугубление этой проблемы, вы можете использовать методологию Six Sigma DMAIC для выявления проблемы и разработки решения.

• Определение: Уровень оттока клиентов увеличился с 3% до 7% за последние шесть месяцев.

• Измерение: У вашей команды много информации о том, как потенциальные клиенты превращаются в реальных клиентов, но мало информации о том, что происходит после того, как кто-то становится клиентом. Вы решаете проанализировать и измерить поведение пользователей после того, как они купят продукт.

• Проанализируйте: Изучив поведение пользователей после того, как они станут клиентами, ваша команда заметит, что новым клиентам труднее привыкнуть к пользовательскому интерфейсу нового продукта, чем существующим.

• Улучшение: Ваша команда решает внедрить рабочий процесс «адаптации новых клиентов», который поможет клиентам определить ключевые части продукта и способы его использования. Ваша команда работает с командой по работе с клиентами, помогая внедрять лучшие практики и организовывать тренинги. Это дает команде по работе с клиентами всю информацию, необходимую им для эффективного обучения новых клиентов и обеспечения их удовлетворенности.

• Контроль: Ваша команда следит как за скоростью оттока, так и за поведением клиентов после внесения изменений. Через несколько месяцев вы замечаете, что скорость оттока снова начинает снижаться, поэтому вы решаете сохранить новые изменения в процессе.

DMADV

Метод DMADV иногда называют проектированием для шести сигм (DFSS). DMADV означает определение, измерение, анализ, проектирование и проверка. Вот что делать на каждом этапе:

• Определите свои цели. При определении целей для нового процесса, который вы создаете, важно учитывать как бизнес-цели, так и цели вашего профиля идеального клиента.

• Измерение и идентификация CTQ. CTQ расшифровывается как «важно для качества». Это характеристики, которые определяют ваш идеальный продукт. На этом этапе вы определите, как ваш новый процесс может помочь в достижении этих CTQ, и любые потенциальные риски, которые могут повлиять на качество.

• Анализ для разработки и проектирования нескольких вариантов. При разработке нового производственного процесса важно иметь несколько вариантов. Взгляните на различные варианты, которые вы создаете, и проанализируйте сильные и слабые стороны каждого из них.

• Оформите выбранный вариант. На основе анализа, проведенного на предыдущем шаге, выполните следующий шаг и реализуйте вариант, который наилучшим образом соответствует вашим потребностям.

• Проверка проекта и настройка пилотных прогонов. Как только вы закончите реализацию своего процесса, пришло время передать его владельцам процессов и измерить, как он работает. Как только процесс запущен и запущен, ваша команда может оптимизировать его с помощью метода DMAIC.

Сертификация «Шесть сигм»

«Шесть сигм» — это многоуровневая программа обучения. Как и в боевых искусствах, каждый рейтинг имеет свой цвет пояса, который указывает на разный объем знаний и многолетний опыт. Сертификационная программа «Шесть сигм» делится на шесть различных рейтингов — от белого пояса до чемпиона:

• Белый пояс : Если вы новичок в методе шести сигм, вы начнете с этого этапа. Человеку с Белым поясом по шести сигмам не нужно проходить какое-либо формальное обучение или сертификацию по шести сигмам, но он понимает основные принципы и принципы. Это означает, что они могут участвовать в проектах по сокращению отходов и контролю качества.

• Желтый пояс : Этот уровень требует определенного формального обучения, и вы можете получить официальный сертификат желтого пояса Six Sigma. С желтым поясом вы можете внести свой вклад в стратегию больше, чем с белым поясом. Теперь вы можете помогать начальству в решении проблем и анализе.

• «Зеленый пояс» : Получив сертификат «Зеленый пояс шести сигм», вы сможете самостоятельно разрабатывать стратегию и внедрять небольшие методы улучшения процессов.

• Черный пояс : Получив сертификат Черного пояса, вы сможете разбивать процессы и выполнять более сложные проекты, чем любые предыдущие пояса. На этом тренинге вы узнаете, как управлять крупномасштабными изменениями, которые могут повлиять на итоговую прибыль бизнеса.

• Мастер «черного пояса» : «Мастер черного пояса шести сигм» — это дополнительный курс, который поможет вам усовершенствовать свои текущие навыки, углубив свое понимание концепции «бережливое производство + шесть сигм». Вы узнаете больше о статистических инструментах и ​​будете больше ценить метод DMAIC.

• Чемпион : Вы можете стать Чемпионом Шести Сигм, пройдя заключительный тренинг, который обычно полезен для старших менеджеров и руководителей, которые хотят стать опытными в руководстве проектными группами и лидерами на различных этапах DMAIC.

Хотя единого стандарта для сертификации не существует, курсы предназначены для обучения основам процесса и тому, как применять инструменты «Шесть сигм» в повседневных рабочих ситуациях.