Планирование тайм менеджмент: менеджмент — 10 методик управления временем и эффективного планирования

менеджмент — 10 методик управления временем и эффективного планирования

Содержание:

Успешного человека отличает способность планировать часы активности, равномерно распределяя нагрузку и отдых. Он не спешит и не опаздывает, не завершает проекты в последний момент, не теряет драгоценные минуты впустую. Это и называется эффективный тайм-менеджмент, когда периода дневной активности хватает на всё – не только на работу, но и на насыщенную жизнь. В этой статье мы подробно рассмотрим базовые и продвинутые методы, а также программные решения, которые помогут достичь наилучших результатов.

Что такое тайм-менеджмент: ключевые определения

Определение тайм-менеджмента сводится к его переводу. С английского Time Management переводится как «управление временем». Чаще всего подразумевается продуктивность сотрудников, точнее – повышение продуктивности их труда. На деле речь идет о том, чтобы научиться самому и научить подчиненных соразмерно распоряжаться своим временем.

Очевидно, что буквально контролировать время невозможно. Тогда что это за принцип, о котором мы говорим? В действительности, это научный подход к учету, распределению и оперативному планированию временных ресурсов. Это означает своевременное решение задач. Если ресурс распределяется целесообразно, ни один бизнес-процесс на предприятии не остается без внимания и всегда реализуется в установленный срок.

Результат – нет простоев и переработок. Это колоссальное заблуждение, что  временя в рамках крупного предприятия нельзя управлять умно, чтобы каждый специалист решал свои задачи без задержек, ведущих к замедлению работы компании. Рядовой работник, менеджер, руководитель – научиться планированию времени может каждый.

Базовые принципы тайм-менеджмента

Планирование времени (или менеджмент времени) – это не один конкретный метод и не технология. Это умный подход к тому, как распоряжаться своим самым важным ресурсом. Несмотря на внешнюю сложность, управление временем на предприятии, а также эффективное управление личным временем реально свести к семи базовым принципам.

 Планируйте все дела

Понятно, что действия у вас распределяются по приоритетам. Но чтобы уметь распорядиться своим временем правильно, нужно запомнить – все дела, которые вы решаете за день, важные. Потому что все задачи отнимают часы активности. Исходя из этого, осуществляйте планирование всего дня. Фиксируйте каждое действие заранее на письме, включая чашку кофе с другом. Это основы, которые научат распоряжаться временем эффективно.

Формулируйте желаемый результат

Вы не постигнете основные принципы современного тайм-менеджмента, если не разовьете навык декомпозиции цели (личной или рабочей – не имеет значения). Итог вашего труда должен соответствовать следующим параметрам – быть конкретным, измеримым, достижимым и актуальным. То есть, например, вы не просто поднимаете продажи на 30%, а проводите акции, пересматриваете ценовую и кадровую политику, запускаете рекламу в СМИ. Дробите масштабные проекты на перечень небольших задач и соответствующих им решений.

Расставляйте приоритеты

Умение управлять временем на предприятии, равно как и организация своего личного времени, требует понимания того, что нужно сделать в первую очередь. Мы уже сказали, что все дела за день важные, но некоторые нужно сделать быстрее, тогда как другие потребуют больше ресурсов. В основе личной и рабочей эффективности решений лежит концепция распределения дел по приоритету. Для этого можно использовать, например, Матрицу Эйзенхауэра, распределяя дела на:

 

Фокус задач

Чтобы понять, как научиться распоряжаться своим временем, нужно сначала освоить умение фокусироваться. Планирование конкретной задачи и всех связанных действий имеет своей целью позволить вам делать в один момент одно дело. Тут каждый сам себе тайм-менеджер. С этой точки зрения процесс управления своим временем сводится к двум моментам:

 

Анализируйте и адаптируйтесь

Если вы уже применяете методы организации рабочего процесса, но всё равно не понимаете, как научиться управлять собственным временем, обратите внимание на индивидуальность подхода. Любая матрица, график, правило, принцип решения задач адаптивны. Это значит, что для конкретного дела вы подбираете свое эффективное решение. Иными словами, у каждого своя система, как лучше распоряжаться временными ресурсами. Начните прямо сейчас, пробуйте разные подходы, анализируйте результаты, подбирайте то, что лучше подходит вам.

Отдых тоже планируйте

Чтобы понять, как эффективно распоряжаться рабочим временем, нужно научиться распоряжаться личным. Отдых дает силы для решения ваших задач за рабочий день. Но отдых – это не только 7-8 часов сна в сутки. Это еще и хобби. Планируйте хобби, помечайте его как дела, которые нельзя отложить или перенести. Это базис личной эффективности, потому что отвлечение от рутины повышает производительность. Научите так же управлять временем своих сотрудников, раскрывая менеджмент в чистом виде.

Как уметь распорядиться своим временем: топ-10 конкретных действий

Вы прочли азы, но еще не знаете, как управлять своим временем. Потому что планирование – это не просто эффективный алгоритм шаблонных действий. Объективно эффективный (результативный) тайм-менеджмент – это способность применять конкретные шаги для решения задач, с которыми вы сталкиваетесь в процессе работы за день. Сейчас мы рассмотрим продвинутые методы, которые помогут «делать дела» быстрее и лучше.

Правило 1-3-5

Всё просто – вы можете сделать за день девять дел. Одно наиболее значимое, три чуть менее значимых, пять мелких (по масштабу и значению). Распланируйте на завтра и на неделю вперед все нужные действия, расставив их в соответствии с этим правилом. Скоро вы поймете, что девять дел – слишком много или слишком мало для вас. Тогда вы скорректируете правило под себя. Просто начните реализовывать дела в таком порядке, это поможет правильно распределять временные ресурсы, дав практический базис.

Правило Бейли

Его еще иногда называют правилом трех. Это правило может дополнять или полностью заменять предыдущее. Если хотите научиться грамотно распоряжаться своим временем, начните с данного подхода. Выберите три важные дела, которые нужно успеть реализовать за завтрашний день. Полностью сосредоточьтесь на них. Помните, что по статистике, 20% наших усилий приносят 80% результата. Но главное здесь – знать, для решения каких именно задач целесообразно прилагать максимум усилий.

Правило десяти минут

На удивление, это одно из самых эффективных правил в современной теории контроля временных ресурсов за рабочий день. Метод идеально прост – у вас есть дела, которые нужно реализовать, но вы не желаете их выполнять. Какие бы это ни были дела, примените метод управления и манипулирования своим сознанием. Скажите себе: «Десять минут – это совсем немного, это не проблема. Поэтому я потрачу на это дело лишь десять минут». Не сомневайтесь, вы потратите эти минуты эффективно, и вероятно – потратите больше. Вероятно, вы даже сделаете то, что не хотели. Просто начните.

Правило Чирилло

Иногда называется правилом Помодоро. Сам Франческо Чирилло не думал о том, как лучше распоряжаться временем. Он просто постоянно отвлекался, а потом вспомнил, что на телефоне есть таймер. Он начал ставить таймер на 25 минут. Когда таймер срабатывал – Чирилло 5 минут занимался чем-то кроме решения текущих задач. Потом снова ставил таймер на 25 минут. Теперь это один из самых эффективных методов тайм-менеджмента для организаций.

Правила цикличности 90/30 и 52/17

Умно распоряжаться ресурсами времени можно и по-другому. Правило 90/30 использует масса известных личностей, включая Лео Видрича (основатель Buffer). Идея в том, что вы с максимальной концентрацией решаете текущие задачи на протяжении 90 минут. Затем полчаса отдыхаете, после – опять полтора часа интенсивной работы. Вы удивитесь, как много можно успеть за день, используя этот простой принцип! Правило 52/17 аналогично, но циклы работы/отдыха за день укорочены. Второй вариант подойдет тем, кому сложно трудиться полтора часа без перерыва, сохраняя фокус на цели.

«Поедание лягушек»

Этот подход придуман легендарным Брайаном Трейси, лягушками он называл проблемы, которые совсем не хочется решать. Идея в том, чтобы в самом начале дня через силу «съесть лягушку». Управление временем в вашей организации можно реализовывать по этому правилу. Оно простое, но после «поедания лягушки» сотрудник буквально снимает камень с души, получая сразу два преимущества. Он качественно решил важную задачу (так как делал это со свежими силами) и будет продуктивен дальше, потому что у него отличное настроение (ведь лягушка уже съедена!).

Временные блоки

Управление временем и последовательное планирование как метод, воплощающий идею тайм-менеджмента, имеет одну сложность. Как распределять важные дела на день, если вы не знаете, сколько часов уходит на задачи, которые нужно выполнить завтра? Для тайм-менеджмента важно не только планирование, но и управление временными ресурсами. С данной целью мало расписать все текущие моменты на бумаге. Нужно сделать это на календаре с указанием промежутков времени, которые нужны для конкретных действий. Ведь, условно, кто-то сходит в магазин за хлебом за пять минут, а кто-то – за двадцать пять.

Подход «канбан»

Тайм-менеджмент – это целевой результат в минимальный срок. Понимая это, и изучив принципы современного тайм-менеджмента, специалисты компании «Тойота» вывели оптимальный вариант графического управления временем. Их подход – это доска с тремя столбцами: «Сделать», «Делаю», «Сделано». Каждый руководитель, менеджер и рядовой сотрудник имеет такую доску. В результате, каждый четко осуществляет планирование личной активности, выполняя важные дела в первую очередь и всегда в срок.

Принцип двух минут

Умение управлять временными ресурсами складывается из привычек. Управление временем на предприятии – не исключение. Решая текущие дела и задачи, заведите привычку – делать прямо сейчас всё, что займет до двух минут вашего времени. Попробовав пару дней, вы быстро поймете, зачем вам нужен тайм-менеджмент и как всё это работает.

Метод фокуса Тима Ферриса

Технология управления временем, включая управление временными ресурсами на предприятии, учит нас, что для повышения эффективности наших действий нужно в первую очередь учитывать два закона менеджмента времени. Это основы основ тайм-менеджмента, но они не для всех очевидны, поэтому американский писатель и инвестор Тим Феррис решил сформулировать оба закона в рамках своего метода фокуса:

1. Закон 1 – Принцип Парето. Мы его уже упомянули. Вне зависимости от используемой вами технологии управления временем (тайм-менеджмента) примерно 20% ваших усилий решают 80% ваших дел.
2. Закон 2 – Концепция Паркинсона. Вне зависимости от того, насколько четкое планирование и методы контроля, работа всегда занимает то время, которое нужно для ее выполнения.

Тим Феррис обозначает, что сначала не стоит думать о том, зачем и как управлять своим временем. Нет необходимости забивать себе голову понятием тайм-менеджмент, методами аналитики и планирования времени. В первую очередь учитесь фокусироваться на том, что нужно здесь и сейчас. Работу нужно сделать? Делайте!

Лучшие приложения для тайм-менеджмента

Если вы понимаете, что вам нужен тайм-менеджмент личного времени, вы просто применяете на практике вышеуказанные методики. Но планирование временного менеджмента на предприятии требует системного комплексного подхода. В этом случае контроль деятельности персонала помогает осуществлять специальный софт.

Todoist

Это веб-сервис и приложение, которое позволяет формировать в облаке блоки проектов и задач. Задачи можно делегировать, выстраивать иерархию исполнителей. Сервис отмечает, какие дела исполнитель выбрал, сколько времени потратил на их решение. Особенность – в зависимости от эффективности работы исполнителям присваивается уровень кармы, который показывает их суммарную работоспособность. Сервис подходит для базового тайм-менеджмента.

 

Microsoft To-Do

Еще один сервис тайм-менеджмента, представленный веб-версией, а также десктопной и мобильной. Позволяет планировать дела и задачи по календарю, помечая, сколько часов на них должно уйти и сколько ушло реально. Сервис дает возможность удобно осуществлять контроль за своим временными ресурсами, оставлять доп. пометки для дел, пересылать проекты полностью или частично другим пользователям. Microsoft To-Do реально помогает управлять личным временем, но совсем не ориентирован на корпоративный тайм-менеджмент.

 

Bitcop

Мощное многоцелевое решение, которое позволяет управлять персоналом во всех аспектах – от уровня тайм-трекера до интегрированной защиты от инсайдерских сливов. Приложение фиксирует все дела и задачи специалистов и отделов, ведет тотальный контроль времени, блокирует доступ к нежелательным сайтам и приложениям. Есть встроенная функция кейлоггера, можно включить автоматические скриншоты рабочего экрана и формирование удаленных отчетов в ответ на различные действия специалиста. Что немаловажно для управления временем сотрудников – активная программа не видна и не нагружает систему.

 

Trello

Приложение позволяет заниматься базовым планированием задач, представляя собой виртуальную доску с карточками, где отмечаются актуально выполняемые  дела и требующие внимания. Фиксируются общее время труда и затраты времени на конкретные задачи. Идеально подходит для базового тайм-менеджмента по принципу «канбан».

 

Google Календарь

В этом облачном сервисе нет полноценной функции тайм-менеджмента.   Его используют для управления временем и планирования событий, встреч, проектов. Сервис представлен веб-приложением и мобильным вариантом, основная работа ведется с виртуальным календарем, есть возможность настроить пуш-уведомления, которые будут предупреждать пользователя по электронной почте. Для личного планирования Google Календарь оптимален. Для корпоративного применения с целью повышения эффективности специалистов возможностей недостаточно.

Это общий обзор по основным возможностям. Подробный рейтинг систем учета позволит наглядно сравнить функционал и потенциал применения ряда топовых решений для тайм-менеджмента.

Обзор книг по управлению временем (корпоративный тайм-менеджмент) от ведущих мировых экспертов

Менеджмент времени – популярная сфера, потому что вермя – один из немногих невосполнимых ресурсов в нашей жизни. Поэтому закономерно, что выпущены без преувеличения десятки тысяч книг по этой теме. Увы, реально полезны из них единицы, о лучших из лучших рассказ ниже.

Если вам эта область действительно интересна, если вам нужны реальные практические сведения, продиктованные жизненным опытом людей с именем, то начните со следующих произведений – Дэн Кеннеди «Жесткий тайм-менеджмент», Люси Паладино «Максимальная концентрация», Штефан Нётенберг «Управление временем по помидору». Данные книги высоко оценены бизнесменами и независимыми экспертами, их стоит прочитать.

Как лидера направления выделим Брайана Трейси. Это американский бизнесмен, инвестор и писатель, книги которого переведены почти на все языки мира. «Точка фокуса», «Привычки на миллион», «Мастер времени», «Достижение максимума» – лишь некоторые из его бестселлеров. Трейси с 8 лет занимался тайм-менеджментом, хотя на тот момент такого понятия даже не существовало. Сейчас ему 77, а он как  и прежде, строг к своему времени. Книги Трейси приоткрывают методы высшего уровня, для рядовых специалистов и руководителей всех эшелонов.

Заключение

Понятие «тайм-менеджмент» включает в себя грамотное управление временными ресурсами.

Составляйте списки того, что нужно делать прямо сейчас. Отмечайте, сколько часов уходит на достижение тех или иных целей. Простые цели реализуйте здесь и сейчас, для сложных – собирайтесь с силами, фокусируйтесь  и «съедайте лягушку».

 

методики тайм-менеджмента — управляй временем эффективнее.

Иногда нам всем жизненно необходим двадцать пятый час в сутках, чтобы закончить горящий проект или выучить все билеты в ночь перед экзаменом. Дополнительное время мы вам не подарим. Зато поделимся шестью методиками тайм-менеджмента, которые помогут правильно организовать свое время. А в конце статьи вы найдете пять книг об управлении временем и пять приложений для планирования.

---

Метод помидора

Когда использовать: когда нужно выполнять рутинную работу, требующую много времени. Например, готовиться к экзамену, писать отчет или делать уборку.

В чем суть метода: возьмите таймер, засеките его на 25 минут и работайте, не отвлекаясь ни на что. После одного «помидора» сделайте пятиминутный перерыв, а после четырех отвлекитесь от задачи на полчаса. Метод разработал студент Франческо Чирилло, когда готовился к сессии. Название появилось потому, что он засекал время на кухонном таймере в форме помидора.

Почему это работает: мозг может запоминать информацию и активно работать в течение 30 минут, а потом устает. Небольшие перерывы дают ему перезагрузиться и снова быть на пике продуктивности.

Метод  лягушки

Когда использовать: метод подходит для выполнения неприятных задач, которыми вам совсем не хочется заниматься.

В чем суть метода: начинайте каждое утром с какого-то задания (лягушки), которое вы давно откладывали. Съели лягушку — и можете спокойно заниматься более приятными и интересными делами. Распределите по неприятной задаче на каждый день недели, чтобы они не копились, а решались по мере поступления.

Почему это работает: с утра у людей больше силы воли, чем вечером. А еще после завтрака лягушкой вы получите чувство свободы и высокую мотивацию на весь день.

Метод слона

Когда использовать

: слон — это объемная работа. Чтобы его съесть, нужно сделать из него стейки. Другими словами, разделите большую задачу на пункты, внесите их в ежедневный план и постепенно выполняйте. Так вы сможете управлять своим временем.

В чем суть метода: слон — это объемная работа. Чтобы его съесть, нужно сделать из него стейки. Другими словами, разделите большую задачу на пункты, внесите их в ежедневный план и постепенно выполняйте.

Почему это работает: большой проект вызывает ступор, и вы не знаете, с чего начать. А перед четко расписанным планом страх исчезает.

Метод швейцарского сыра

Когда использовать: когда нужно раскачаться, чтобы приступить к выполнению большой задачи.

В чем суть метода: методика работает так же, как со слоном, но вместо последовательного выполнения плана вы просто выбираете из большого проекта те задачи, которые вам нравятся, и решаете их в первую очередь. Таким образом, вы делаете в сыре дырки и уменьшаете его объем.

Почему это работает: задачи, которые вам интересны, завершаются быстрее и успешнее. Вы легко вычеркнете их из плана, и весь проект начнет вызывать приятные ассоциации. А еще, начав с несложных дел, вы сможете быстрее втянуться в процесс и оказаться в состоянии потока.

Метод резиновой уточки

Когда использовать: когда работаете над задачей, требующей свежего взгляда и креативности.

В чем суть метода: если вы зашли тупик, пообщайтесь с резиновой уточкой. Подробно объясните ей суть задачи, расскажите, что вы уже сделали и с какой проблемой столкнулись. Разговаривайте так, будто объясняете задачу новичку. Не стесняйтесь.

Почему это работает: иногда бывает, что вы зацикливаетесь и начинаете смотреть на проблему однобоко. Мозг не может прийти к решению, потому что идет по кругу, прогоняя одни и те же сценарии выхода из ситуации. Проговорив проблему вслух, вы, скорее всего, придете к неожиданному и простому решению. Вспомните, как это бывает, когда спрашиваете у друга совет: пока описываете вопрос, решение само приходит в голову. 

Матрица Эйзенхауэра

Когда использовать: матрица пригодится при планировании дня, недели или года. Лучше всего составить ее перед тем, как приступите к задачам. Так вам будет понятно, с чего стоит начать, а что не так важно.

В чем  суть метода: распределите свои задачи внутри четырех квадратов матрицы, отталкиваясь от их срочности и важности:

• Квадрат A — срочно и важно. Впишите сюда неотложные дела и горящие проекты.
• Квадрат B — важно, но не срочно. Здесь основная часть работы, слоны, долгосрочные проекты. При неправильном планировании эти таски попадают в квадрат А и начинают гореть.  
• Квадрат C — неважно, но срочно. Это задачи, которые не принесут вам особой пользы, но выполнить их все равно надо. Например, заказ воды для кулера. Такие дела лучше всего делегировать.
• Квадрат D — неважно и не срочно. Обычно в этом квадрате лежит то, чем мы занимаемся во время прокрастинации: проверка соцсетей или просмотр видео на YouTube. Вместо этого запланируйте полноценные перерывы, чтобы качественно отдохнуть и вернуться к работе с новыми силами.

Почему это работает: матрица распределяет задачи по приоритетам и помогает понять, что нужно сделать как можно скорее, а чем вообще можно не заниматься. Такой подход поможет не тратить время впустую.

Тратим время с пользой

Собрали пять книг по методикам и техникам тайм-менеджмента. После них у вас не пройдет даром ни минуты:

• «Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управление своей жизнью» Джулии Моргенстерн. Эта книга о повышении личной эффективности и о том, как планировать время, чтобы достигать целей.
• «Оставьте брезгливость: Сначала съешьте лягушку» Брайана Трейси. Книга о методах организации работы и приоритизации задач.
• «Искусство успевать» Алана Лэйкина. Автор учит рационально использовать время, чтобы никуда не спешить.
• «Научите себя думать» Тони Бьюзена. В книге описаны подходы, которые позволяют лучше запоминать новый материал, развивать творческие способности и навыки скорочтения.
• «7 навыков высокоэффективных людей» Стивена Кови. Книга о системном подходе к определению жизненных целей.  

А еще нашли пять приложений, помогающих правильно распределять время между задачами:

• Fabulous: Motivate Me! Relax, Meditate, Sleep. Приложение поможет составить распорядок дня и напомнит о каждом задании — от чистки зубов до завершения важного проекта.
• TimeTune. Удобный планер, в котором можно составить расписание для себя и подчиненных.
• Evernote. В этом приложении можно составлять планы. Оно позволяет организовывать важную информацию: составлять заметки, сохранять фото и аудиозаписи.
• Хаос-контроль. Органайзер помогает выбрать приоритетные цели и расписать план их достижения.
• Mindly. В этом приложении можно составить майндмап, разделив задачи по матрице Эйзенхауэра или удобному вам принципу.

Теги

20 полезных сервисов для тайм-менеджмента

Управлять временем мечтает каждый. Но если построить машину времени пока невозможно, а если кто и знает, как это сделать, нам все равно не расскажет, то освоить методику «тайм-менеджмента» по плечу каждому. И в сегодняшней статье я расскажу вам о паре десятков полезных сервисов, которые упростят нам процесс «все успеть». Все они бесплатные, так что качаем, устанавливаем и пробуем!

Чтобы было удобнее, я разбила длинный список на 3 категории:

• сервисы для планирования (позволяют составлять списки дел и привязывать их к дате и времени)
• сервисы для заметок (чтобы не держать все в голове и ни одной гениальной идеи не забыть) 
• сервисы-контролеры (помогающие дисциплинировать себя) 
• дополнительные сервисы (то, что не подошло к первым двум категориям, но также полезно для управления временем)

Сервисы для планирования:

1

Any.DO

Этот сервис один из самых популярных планировщиков. Помимо того, что в нем очень удобно составлять списки дел, но и сортировать их по папкам (личное и работа), устанавливать начало рабочей недели. Any.DO синхронизируется с вашей почтой, и позволяет делать из писем задачи. Среди функций также возможность делать заметки и напоминания.

Программа доступна как в виде мобильного приложения для iOS и Android, так и расширения браузера Chrome, а также версии для ПК.

2

Todoist

Приятный дизайн, удобный интерфейс, а также интересные функции делают это приложение отличной альтернативой предыдущего сервиса. Среди возможностей: расстановка приоритетов для каждой задачи, возможность разбить одну большую задачу на ряд подзадач. Также доступна синхронизация с Gmail, что очень удобно.

Что мне особо нравится, так это возможность составлять списки книг, которые вы хотите прочитать, фильмов, покупок, а также можно добавить свои категории.

Приложение доступно как яблоководам, так и андроидам.

3

Google Календарь

Может показаться, что его использует каждый, но я удивилась, узнав, что многие до сих пор его игнорируют. Поэтому включила в этот список. Итак, если вы до сих пор не используете этот сервис от корпорации добра Google, то стоит начать, и вот почему. Во-первых, в нем очень удобно осуществлять долгосрочное планирование дел, на месяцы вперед. Во-вторых, вы никогда не забудете о важных встречах и делах, так как Календарь будет присылать вам SMS-уведомления заранее. А еще, как и любой продукт Гугла, Календарь синхронизируется со всеми сервисами. Кроме того, можно создавать совместные календари, что очень удобно при командном планировании.

4

Wunderlist

Это приложение больше подойдет для тайм-менеджмента в личной сфере, хотя и в работе будет очень удобным. Среди функций: возможность просматривать публичные списки других людей, делиться собственными списками, комментировать, а также планировать как путешествия, так и проект. Можно ставить задачи другим людям (при условии, что они также пользователи сервиса), а не только самому себе. Приложение Wunderlist доступно как для пользователей ПК, так и мобильных юзеров.

5

GTasks

Простенький сервис, не такой замысловатый как пункты 1, 2 и 4, но довольно полезный. Если вы стремитесь к простоте и минимализму, то вам он может прийтись по душе. Здесь можно ставить себе задачи, делиться ими с друзьями, устанавливать напоминания. Есть версия для Android и iOS

Сервисы для заметок:

6

Google Keep

Мне нравится в этом приложении все: от интерфейса, напоминающего стикеры на стене, до простоты функционала — ничего лишнего. Использую его для того, чтобы записывать мысли: кратко, так, чтобы посмотреть и сразу вспомнить.

7

Evernote

Такое впечатление, что здесь можно делать абсолютно все! И заметки только малая крупица из всего этого объема функций. Здесь можно и статьи писать, и добавлять мультимедийные файлы, и даже привязывать к местоположению информацию, чтобы потом можно было осуществлять удобный поиск. В общем, Evernote — это такой мастодонт среди всех сервисов по оптимизации времени.

8

Skitch

Еще один замечательный сервис от создателей Evernote. Позволяет делать снимки, на которых потом можно вдоволь почеркать своими собственными мыслями. Skitch подойдет для тех, кто предпочитает не писать, а рисовать.

9

ColorNote

Альтернатива Google Keep, позволяющая быстро делать заметки, каждую из которых можно сделать напоминанием. С ColorNote будет удобно тем, кому нравятся стикеры и яркие цвета.

10

OneNote

Этот сервис от Microsoft, в котором каждую заметку можно помечать тематическим тегом, например: позвонить, обсудить с начальством, запомнить для статьи, и т. д. Тем, кто не подружился с Evernote, возможно, именно OneNote придется по душе.

Сервисы-контроллеры:

11

RescueTime

Программа, позволяющая контролировать, как эффективно вы тратите время в интернете. Кроме времени на выполнение задач, в RescueTime можно посчитать и непродуктивное время. Очень удобно, когда мы то и дело отвлекаемся на социальные сети или новостные сайты. А так, увидел время, потраченной в никуда, и в следующий раз уже будешь подисциплинированнее 🙂

12

SelfControl

Программа, которая запрещает вам доступ к развлекательным сайтам в рабочее время. В SelfControl вы самостоятельно определяете «вредные сайты» и период запрета. Что удобно — решив нарушить запрет, у вас ничего не получится, программа будет строга к вам и ни за что не пустит.

13

Focus Booster

Есть такая техника тайм-менеджмента, метод «Помидора». Суть ее в том, что вы определяете ряд задач, которые панируете выполнить, и разбиваете ее на 25-минутные отрезки, с 3-5 минутным перерывом после каждого. Эти отрезки называют «помидорами». После каждого четвертого «помидора» настоятельно рекомендуется отдыхать 15-30 минут. И вот чтобы не запутаться в «помидорах», Focus Booster будет давать вам сигналы о том, что время работы или время отдыха пришло.

14

Toggl

Это таймтрекер, позволяющий контролировать затрачиваемое время на ту или иную задачу. Есть бесплатная версия, в которой к проектам можно подключать до 5 человек. Toggl полезен тем, что вы будете четко понимать, сколько времени у вас уходит на каждый вид работы, и зная эту информацию, можно понимать, что и где оптимизировать.

15

ManicTime

Еще одна программа, считающая количество потраченного времени на каждую из активностей за компьютером. Сайт, конечно, нужно перерисовать, но саму программу ManicTime многие хвалят.

Дополнительные сервисы:

16

Pocket

Удобный сервис для сохранения в закладки интересных статей. В Pocket можно делать тематические метки для каждой закладки. Для тайм-менеджмента полезен тем, что позволяет держать все интересные статьи в одном месте, и в появившееся свободное время можно сесть и перечитать все на интересующую тему.

17

Google Mail Checkers

Чтобы не проверять часто почту, можно установить в браузер расширение Google Mail Checkerst, которое будет выводить в верхней панели количество новых сообщений. Это сэкономит вам время между постоянными переключениями окон.

18

Active Inbox

Еще одно расширение для работы с почтой. С Active Inbox вы можете более эффективно управлять письмами, расставляя между ними приоритеты, а также отмечать статус писем (в работе или ожидает ответа).

19

SpeakIt!

Довольно интересный сервис, который конвертирует текстовый файл в речь. SpeakIt! работает не идеально, но иногда может очень облегчить жизнь.

Ну и в завершении, универсальный и незаменимый инструмент:

20

Блокнот

Цифровой мир — это хорошо, но кусочек олд скула должен быть 🙂 Ничто не заменит старый добрый блокнот, в котором можно от души порисовать, записать сотни мыслей, черкать, и всячески проявлять себя на страничках.

А какие сервисы используете вы?

Инструменты тайм-менеджмента | Медиа Нетологии

Даже самый хороший план может провалиться. Так как же осуществить запланированное?

Чтобы достичь нужного результата, сконцентрируйтесь на одной задаче и откажитесь от второстепенных. Как это сделать?

При делегировании мы боимся, что человек не справится с заданием или выполнит его плохо. Такой подход не даст вашим подчинённым расти. Делегируйте неважные, но срочные дела и сотрудничайте с подчинёнными в важных, но не срочных. Это освободит ваше время и мотивирует сотрудников.

Чтобы избавиться от ненужных дел, важно уметь отказывать в просьбах, которые мешают вашим планам.

Перед началом работы отключите всё, что может отвлечь (телефон, социальные сети, почту) и сконцентрируйтесь на задаче.

Проанализируйте свой день и напишите, на что уходит время. Отметьте действия, которые направлены на решение запланированных задач и полноценного отдыха. Все неотмеченные действия — это хронофаги, пожиратели времени. Отказавшись от них вы освободите время для важных задач.

На самом деле мы не решаем несколько задач одновременно, а переключаемся между ними. Но это не делает нас эффективными. Наоборот, мы:

• замедляемся,
• ошибаемся,
• стрессуем,
• перестаем чувствовать жизнь,
• начинаем забывать важные вещи,
• разрушаем отношения с близкими,
• становимся эмоционально нестабильными,
• теряем креативность.

Тайм-менеджмент не о том, как работать двадцать четыре часа в сутки и не уставать. Он об эффективной работе и комфортной жизни. Планируйте отдых. Установите для себя два времени, когда будете прекращать работу: более раннее для обычных дней, более позднее — для авральных. Отключите email вне работы или разрешите push-уведомления только для самых важных адресов.

Хаос в почтовом ящике тормозит работу: приходится перечитывать письма несколько раз, долго искать нужное, отвлекаться на рекламу. Настройте папки и фильтры вашего почтового сервиса, чтобы упорядочить информацию:

• Создайте папку для сообщений, которые содержат важную или полезную информацию, чтобы легко к ней вернуться. К примеру, у меня есть папка «Полезные инструкции», куда я складываю инструкции по онлайн-сервисам, с которыми работаю.
• Создайте лейблы для писем и маркируйте ими сообщения: «Срочно», «Обдумать».
• Создайте тематические папки и настройте на них автоматические фильтры, чтобы входящие сообщения сами распределялись по темам.
• Создайте отдельную папку для рекламных рассылок: возможно, вы захотите к ним вернуться, но им не место в основном ящике.
• Создайте шаблоны для однотипных писем. Например, если вы часто поздравляете своих коллег с днём рождения по email, сделайте заготовку такого письма.

Отфильтруйте информацию, которая нужна для решения ваших задач от бесполезной или чрезмерно детальной.

У всех разные биоритмы. Одним удобнее рано вставать и решать важные задачи в первой половине дня, другие более продуктивны вечером или ближе к ночи, третьим необходим дневной сон, чтобы работать эффективно. Понаблюдайте за собой. Если вы знаете, что в определённые часы наиболее активны, назначьте на это время важную встречу или совещание. Не заставляйте себя работать, когда организм уже уснул.

Во время работы ничего не должно раздражать или отвлекать: неудобный стул, всплывающие уведомления в браузере, дующий кондиционер. Беспорядок на столе отвлекает и отнимает время. Организуйте письменный и компьютерный рабочий стол, чтобы нужные материалы было легко найти.

Не зацикливайтесь на неважных деталях. Вы никогда не сможете выполнить задачу на сто процентов так, как хотите. Стараясь добиться идеала во всём, вы становитесь неэффективными. Помните поговорку: «лучшее — враг хорошего».

Рассчитывайте и ограничивайте время для работы и отдыха.

Планируйте окончание каждой задачи: дело А будет завершено к восьми вечера четверга, дело Б — к трём дня пятницы и так далее. Чёткие рамки не дадут затягивать работу.

Если по расчётам на выполнение задачи А нужно три часа, заложите четыре. Запас времени избавит от стресса и пригодится в случае форс-мажоров.

Если вы намерены решить задачу к сроку, у вас два исхода: либо успеете точно в срок, либо опоздаете. Старайтесь завершить дело раньше запланированного — тогда проект будет готов досрочно или вовремя.

Этот метод был назван в честь кухонного таймера в виде помидора.

• Запланируйте задачу.
• Поставьте таймер на 25 минут.
• Работайте не прерываясь и не отвлекаясь до звонка.
• После раунда сделайте перерыв в 3-5 минут.
• После каждого четвертого раунда отдохните 15-30 минут.
• Запишите, что отвлекало или мешало. Это ваши «пожиратели времени».

В течение двух-трёх дней записывайте, на что тратите время с погрешностью в пять минут. Проанализируйте:

• Какие действия не относятся к решению задач или полноценному отдыху. Это «пожиратели времени». Откажитесь от них.
• На какую задачу вы тратите больше всего времени. Подумайте, как её оптимизировать.
• На какие долгосрочные цели уходит меньше всего времени? Пересмотрите цели и сроки их достижения. Возможно, вы отстаёте с одной из них от плана.

Мозг способен фокусироваться на задаче не более полутора часов. Если не работаете по методу «Помидора», делайте перерывы в 10-15 минут каждые полтора часа. Они помогут разгрузить мозг.

В поезде, в аэропорту, в пути мы проводим время, которое кажется упущенным. Заранее решите, над какими задачами будете работать в период ожидания. Возможно, это не дела из категории «срочно и важно», но они тоже есть в вашем списке.

Инструменты и практики тайм-менеджмента не универсальны, их нужно адаптировать под конкретного человека и ситуацию. К примеру, у каждого свои «пожиратели времени» и ошибки в управлении временем. Фиксируйте их, чтобы видеть, над чем нужно работать.

Не используйте слепо все инструменты тайм-менеджмента. Проверьте, что работает именно у вас. Составьте список лучших практик.

Чтобы постоянно придерживаться плана, важно уметь мотивировать себя.

Мотивация бывает позитивной — «если я сделаю это сегодня, то куплю себе пирожное» и негативной — «если я не сделаю это сегодня, то не буду есть пирожные целый месяц». Другими словами, вы либо поощряете себя, либо наказываете. Подумайте, какая мотивация вам больше подходит. Я советую использовать обе методики.

В конце периода — месяца или года — выпишите всё, что удалось сделать. Обязательно поощрите себя.

Мы часто говорим, что у нас нет времени. Это демотивирует и останавливает прогресс. Вместо этого проанализируйте, на что у вас есть время. Говорите и думайте об этом.

Техники тайм-менеджмента / Skillbox Media

GTD — английская аббревиатура от Getting Things Done. Задача этой системы — помочь доводить дела до конца, до завершения. Система не сводится только к тайм-менеджменту, много внимания в ней уделяется ещё и работе с информацией.

Кто придумал: бизнес-тренер Дэвид Аллен.

В чём заключается: вот тут в двух словах не объяснишь, но основные принципы таковы:

1. Вся информация о ваших делах, планах, идеях собирается и записывается в каком-то одном месте (это может быть файл на компьютере или бумажный блокнот, как вам удобнее). Это папка Inbox, то есть входящая информация.

2. Информация в Inbox периодически сортируется и распределяется по различным категориям в зависимости от содержания, например: «Работа», «Учёба», «Дом», «Закупки», «Творчество» и так далее.

3. Каждому пункту (заметке, идее, делу и так далее) из Inbox присваивается статус.

• Если с этой информацией нельзя ничего сделать, то она либо удаляется (так как бесполезна), либо переносится в базу знаний (там у вас хранятся потенциально полезные знания), либо отправляется в раздел «когда-нибудь» (например, если это какая-то идея, неосуществимая сейчас).
• Вторая часть Inbox — это информация и дела, требующие ваших действий. Если дело занимает менее двух минут, то его надо выполнить сразу.
• Остальные дела либо планируются на определённое время, либо откладываются (но тоже на строго определённый срок, в идеале — с пометкой в календаре) или же передаются кому-нибудь, кто сделает это лучше вас.

4. Когда вы закончили распределять дела, начинайте их выполнять — по намеченному плану.

Система строится на таких правилах:

1. Никакой мультизадачности. В один отрезок времени — только одна задача.
2. Всю информацию нужно записывать, не надо держать её постоянно в голове.
3. Вместо абстрактного списка дел составлять конкретный план действий.
4. Хранить информацию надо так, как это проще и удобнее именно вам.
5. Воспринимать любое дело или событие не как проблему, а как задачу, требующую решения, и стараться это решение найти.

Кому подходит: автор GTD утверждает, что его метод универсален и работает «даже в космосе». Возможно, если следовать всем предписаниям, это и так, однако сам по себе GTD требует немалой дисциплины, что не всем подходит. Кроме того, систематизация входящей информации и записывание всего того, что предписывает GTD, само по себе требует времени. Однако, несмотря на сложность, GTD всё равно довольно популярен.

Статья: Разбираемся с методологией GTD: что это и как работает.

технология системы управления личным и рабочим временем, методы time management

02.03.2021

---

Как часто вам кажется, что времени катастрофически мало и хочется, чтобы в сутках было хотя бы на пару часов больше? К сожалению, современный мир не даёт расслабиться ни на секунду. Дела копятся и копятся. Выбраться из горы задач и ощущения нехватки времени поможет планирование или, так называемая система тайм-менеджмента. 

Тайм-менеджмент ― это система управления временем, которая помогает правильно организовать свои дела, чтобы быть максимально продуктивным. Управление временем ― это не суперсила, а набор методов, доступный каждому.

Технология тайм-менеджмент имеет три основных задачи:

1. Рациональное распределение ресурсов (сил и времени).

2. Повышение продуктивности.

3. Организация отдыха.

Типы тайм-менеджмента

«Планировать нужно только рабочее время» ― такое часто можно услышать. Это не так. Выделяют 3 вида тайм-менеджмента:

Социальное планирование используется для управления межличностными отношениями в команде. Наверно, это не самый распространённый вид тайм-менеджмента, так как им чаще всего пользуются руководители. Этот вид применяют тогда, когда нужно организовать слаженную работу коллектива. Нужно правильно распределить обязанности и дела, чтобы все члены команды работали эффективно и при этом не перетрудились.

Личный, или персональный тайм-менеджмент, предусматривает самосовершенствование, время на хобби и прогулки, стремление к личным целям. 

Профессиональное планирование – это эффективное использование рабочего времени. Важно правильно организовать свои рабочие дела так, чтобы выполнять все задачи качественно, быстро и при этом оставалось время на личные дела и отдых.

Эффективный тайм-менеджмент: основные правила

Прежде чем мы перейдём к непосредственным техникам планирования, познакомимся с базовыми правилами, которые подойдут для любого типа планирования.

Ставьте чёткие цели 

Если у вас есть абстрактная цель, например, стать счастливым. Подумайте, что может сделать вас счастливым. Какие конкретные действия могут к этому привести. Может вам не нравится ваша нынешняя работа и это мешает вам стать счастливым? В таком случае цель сменить работу будет более материальна и понятна. Для такой цели можно поставить чёткие временные рамки.

Декомпозируйте

Цель ― это всегда что-то масштабное. Выделите для себя отдельные небольшие шаги, которые приведут вас к цели. В книгах это правило называют «метод салями». Нельзя засунуть себе в рот целую палку колбасы. Также и с целью. Режьте её на тонкие ломтики. Так ваше движение к цели будет наглядным. После каждого выполненного шага можно будет поставить галочку в ежедневнике и похвалить себя за результат. 

Вернёмся к примеру с работой. Посмотрите вакансии, пообщайтесь с работодателями, сходите на обучение, если это нужно. 

Расставляйте приоритеты

Больше внимания уделяйте важным и сложным задачам. Обычно их меньше всего хочется делать, но они дают больше всего результата. Начинайте с них день. В светлое время суток человек наиболее продуктивен. После выполненной тяжёлой работы остальные задачи будут казаться лёгкими. 

Личный тайм-менеджмент: как уделить время себе 

Если при профессиональном планировании важно распределить время максимально эффективно, личное время должно быть больше акцентировано на отдых. Уставший человек не сможет дать больших результатов ни в работе ни в саморазвитии. Мы дадим 4 важных правила, которых важно придерживается:

• Разделяйте работу и дом. Часто бывает так, что люди берут недоделанную работу на дом или остаются активными в рабочих чатах даже после окончания рабочего времени. Так делать не нужно. Если вы неэффективны на рабочем месте, пересмотрите свой рабочие задачи. Возможно, вам стоит уделить внимание профессиональному тайм-менеджменту. Или обратитесь к руководителю, чтобы снизить рабочую нагрузку. Уставший работник ― плохой работник.

• Планируйте свой отдых. Для здоровья человеку нужен свежий воздух, спорт и развлечения. Ходите в кино и походы, ездите на велосипеде и самокате. Активные и весёлые выходные дадут заряд на всю рабочую неделю.

• Не принимайте рабочие звонки, почту и сообщения в мессенджерах в нерабочее время, особенно в отпуске. Освободите свою голову от рабочих процессов и потока информации. Только так можно по-настоящему отдохнуть. 

• Не занимайтесь в свободное время только бытовыми задачами. Сидеть без дела ― это неплохо. Обязательно оставляйте себе время на чтение любимого журнала или просмотр развлекательных видео на Youtube. 

Методы тайм-менеджмента

Теперь расскажем, какие техники time-management существуют и как ими пользоваться. Мы создали для вас ТОП 10 самых популярных методов организации времени.

Матрица Эйзенхауэра

Эту технику придумал Дуайт Эйзенхауэр, 34-й президент США. Она позволяет разделить задачи на более приоритетные и менее приоритетные.

Разделите задачи на 4 категории:

1. Срочные, важные. На эти задачи нужно выделять больше всего времени. Их нужно выполнять самостоятельно и как можно быстрее.

2. Важные, несрочные. Выполнение задач этой категории даёт большой профит, но с их выполнением необязательно торопиться. Этот вид задач самый комфортный.

3. Срочные, неважные. Выполнение таких задач желательно делегировать. Они не приносят пользы и при этом занимают много времени, которое можно было потратить на задачи из первых двух категорий.

4. Неважные, несрочные. Такие задачи вообще стоит вычеркнуть из своего списка дел.

После того как вы составили рейтинг дел, которые нужно выполнить, распределите их по дням так, чтобы не перетруждаться. Сделать это вам поможет следующий метод.

1-3-5

В день нужно сделать 1 крупное задание, 3 средних и 5 мелких. Например:

• Крупное дело ― написать один большой отчёт;

• Средние дела ― купить продуктов на неделю, поменять шины на автомобиле, сделать флюорографию;

• Мелкие дела ― помыть микроволновую печь, записаться на массаж, приготовить ужин, запустить стирку, забрать онлайн-заказ.

Таким образом у вас не накапливаются мелкие дела, которые так или иначе нужно сделать и нагрузка на день распределяется равномерно.

Канбан

Канбан ― это система организации рабочего процесса. Этот метод поможет отслеживать, какие дела вы сделали, а какие дела ещё ждут вас в будущем. Метод подойдёт как для целых рабочих команд, так и для профессиональных и личных задач.

Для этой технологии можно по старинке использовать доску и стикеры или использовать программы (Trello, Kaiten, JIRA). Создайте три столбца: «Сделать»,«В работе», «Готово». Каждую задачу напишите на отдельном стикере. Как только вы начинаете делать задачу, перемещайте её в столбец «В работе» и далее в «Готово». Столбцов может быть больше или они могут иметь другие названия. Главное ― удобство и понятность.

Принцип трёх дел

Этот метод похож на принцип 1-3-5. Он заключается в том, что вы должны выбрать 3 важных дела на день и сосредоточится на них.

Такая техника подойдёт тем, кто не может постоянно переключаться на разные задачи. Она позволяет не растрачивать свои силы на мелкие дела.

Fresh or Fried

Fresh or Fried (свежий или жареный). К сожалению, наш мозг не может работать постоянно на максимуме. Утром после продолжительного отдыха он «свежий» и готов к работе. К вечеру он устаёт, становится «жареным» и работает уже не так эффективно. При планировании своих дел нужно учитывать эту особенность. 

Сложные дела и те дела, которые не хочется делать, нужно планировать на утро, пока мозг «свежий». Мелкие и лёгкие ― оставлять на вечер. Так вы будете выполнять больше дел в день и при этом меньше уставать.

Метод автофокуса

Эффективная организация времени – это не только баланс между сложными и лёгкими задачами, но и внимание к своему внутреннему распорядку дня. Прислушиваться к себе предлагает метод автофокуса. Он подойдёт представителям творческих профессий. Если в предыдущих методах мы говорили, что нужно приоритезировать задачи и на основании полученного списка планировать свой день, то это противоположная система. Здесь нужно отталкиваться от зова сердца. Напишите список дел и посмотрите, чем вы сегодня хотите заниматься. Может, вы сегодня готовы написать интересную статью или готовы посвятить день общению с клиентами и заказчиками. Когда мы делаем то, что хотим, погрузиться в дело проще. Не нужна дополнительная мотивация. Из-за этого дело выполняется быстрее. 

Этот метод не подойдёт людям, чьи задачи имеют короткие сроки и есть много внешних обязательств.

Система Тима Ферриса

Тим Феррис говорит, что для продуктивного дня не нужно много работать. Главное — уметь концентрироваться. Нет смысла сидеть над заданием несколько часов, растягивая свою деятельность. Потрудитесь с полной отдачей всего 20% рабочего времени, а остальное время потратить на другие, более простые дела. Таким образом, вы выполните не только сложную задачу, но и несколько мелких, при этом получите меньше стресса. 

Метод Pomodoro

Метод Pomodoro очень похож на систему Тима Ферриса. Когда-то молодой Франческо Чирилло готовился к экзаменам. Это непосильная задача для любого студента, особенно если за окном лето. Чтобы заставить себя готовиться, он взял таймер в виде помидора, который стоял у него на кухне, и сказал: «Я засекаю 25 минут. За это время я должен выучить один вопрос. После этого я могу отдохнуть 5 минут». Когда твоё время ограничено, то легче сконцентрироваться на деле. Также вы сможете контролировать, сколько времени вам нужно на определённый тип задачи. 

Подобный таймер можно установить на компьютер. Например, можно установить расширение Pomodoro. Всего за один клик можно включить таймер. После окончания 25 минут с помощью звукового сигнала приложение напомнит вам, что пора отдохнуть.

Метод «90 на 30»

Ещё один метод, основанный на максимальной концентрации, ― метод «90 на 30». Вы плотно работаете над задачей 90 минут и 30 минут отдыхаете. Далее цикл повторяется. Важно, что в первые 90 минут вы делаете сложную задачу, а далее переходите к средним и лёгким.

Метод «Найденное время»

Если вам неудобно досконально планировать все свои дела, вы можете запланировать только самые крупные. Отдельно напишите себе список мелких дел, на которые нужно не больше 15-20 минут. Как только вам надоест делать основные задачи, вы можете выполнить любое мелкое дело, которое входит в список. Таким образом вы одновременно отдохнёте за счёт переключения внимания и выполните другое дело, которое тоже может принести хороший результат. 

Книги о тайм-менеджменте

1. «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса», Дэвид Аллен;

2.  «Тайм-менеджмент». Автор Брайан Трейси;

3. «Делай меньше. Как избавиться от желания всё успеть». Автор — Фергус О’Коннел;

4. «Быстрая черепаха. Неделание как способ достичь цели». Автор — Дайана Реннер, Стивен Д’Соуза;

5. «Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове». Автор — Реджина Лидс;

6. «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать». Автор — Глеб Архангельский.

Чак Паланик в книге «Уцелевший» писал: «То, что мы называем хаосом — это всего лишь закономерности, которые мы не сумели распознать». Даже если вам кажется, что ваш рабочий процесс невозможно организовать, попробуйте. Напишите список важных задач, оставьте время на незапланированные задачи и обязательно выделите время на отдых. Вы увидите, что никакого хаоса нет, а есть только время, которое вы использовали неэффективно.
 

Разумный тайм-менеджмент: как планировать время, чтобы не вредить работе

Пол Шарф любит скрупулезно отслеживать время и планировать дела. Он работал удаленно задолго до того, как выражение «работа из дома» вошло в обиход. Последние 7 лет Шарф отслеживает свое рабочее время.

«Сначала это было просто для того, чтобы посмотреть, сколько часов я работаю, но затем я начал оценивать, как распределяю время между различными задачами, хобби и увлечениями. Для меня это стало способом избежать многозадачности и быть честнее с самим собой» — рассказывает Шарф.

Со временем благодаря своему интересу Шарф занял должность руководителя отдела разработки в компании, которая создает ПО для отслеживания времени. Он регулярно просматривает свои подробные журналы учета рабочего времени, чтобы оптимизировать работу.

«Я всегда планирую, по крайней мере, на день вперед, вплоть до перерывов, ежедневных получасовых прогулок, времени приема пищи — даже то, что я буду есть, — говорит он. Шарф считает, что такая скрупулезная организация помогает не уставать от принятия решений. — Я не хочу сидеть в обеденное время и размышлять, что я хочу — сэндвич или салат?».

Фото в тексте: Unsplash

Но даже он понимает, что у контроля времени могут быть разные задачи: повышение производительности, отслеживание как самоцель или оценка, насколько хорошо была прожита жизнь. «Когда я провожу время с семьей или занимаюсь досугом, я не ставлю целью продуктивность. На самом деле я очень ценю время, свободное от расписаний», — признает он.

Так где граница? Для многих тайм-менеджмент очень важен. Распределение времени помогает оптимизировать работу и добиться максимальной производительности.

Тем не менее, некоторые эксперты предполагают, что некоторые занятия, например творческая работа или досуг, плохо поддаются планированию. На самом деле, исследования показывают, что это влияет не только на эффективность, но и снижает удовольствие от них. Также избыточный тайм-менеджмент может сказываться и на эмоциональном состоянии, особенно если что-то пойдет не по плану.

Чтобы нивелировать этот эффект, используют альтернативные стратегии управления временем: они помогут придерживаться расписания и не чувствовать себя скованным календарем.

Европейское общество одержимо оптимизацией времени примерно с 1700-х гг. Брэд Эон, доцент Школы наук управления в Университете Квебека в Монреале, объясняет: чтобы позволить себе экзотические товары, импортируемые в Западную Европу, люди старались работать больше и эффективнее. По его мнению, тайм-менеджмент как концепция стал популярным, когда время начали приравнивать к деньгам.

«Если назначать цену за свою работу, например $200 за час, время становится товаром, и из него хочется извлечь максимум», — говорит Брэд Эон.

Когда организация времени стала личной ответственностью, у нас появилось больше инструментов. «Чем выше стандарты продуктивности, тем более высокие показатели становятся нормой». Сейчас многие пытаются превратить тайм-менеджмент в точную науку и заполнить весь рабочий день блоками задач. Однако не все виды деятельности — будь то профессиональные или личные — хорошо поддаются планированию.

Тайм-менеджмент — не панацея

Планирование может даже повредить некоторым видам интеллектуальной деятельности. Десятилетия исследований показали: плотный график может вызвать ощущение нехватки времени. Вероятно, это повысит эффективность, но не обязательно повлияет на производительность.

«Возможно, строгое расписание поможет достичь более или менее приемлемых результатов за короткое время, но если вы хотите создать шедевр, это не сработает», — говорит Эон. 

Тасним Али, 20-летняя второкурсница Университета Хабиба в Карачи, Пакистан, считает, что ей трудно точно распланировать, когда она будет готовить эссе с анализом любимой поэзии. «Мои идеи не записываются на прием, прежде чем прийти ко мне», — говорит она. Преподаватели рекомендуют писать понемногу в течение нескольких недель или даже месяца, но она говорит, что если почувствует вдохновение, то может написать и 3 тысячи слов за один вечер.

Распространенный совет — вносить в календарь часы для досуга. Тем не менее, Селин Малкок, адъюнкт-профессор маркетинга в Бизнес-колледже Фишера при Университете штата Огайо, продемонстрировала: если планировать развлечения, то мы можем получать от них меньше удовольствия.

В одном из своих рандомизированных экспериментальных исследований Малкок открыла кофейню в кампусе и предложила студентам ваучеры на бесплатное печенье.

• Половина из них могла забрать печенье в любое время с 18:00 до 20:00. Остальных попросили записать время, когда именно они приедут, чтобы в кофейне подготовились.
• У группы, которая заранее определяла время, была более высокая вероятность приехать. Зато студентам, которые были свободнее, угощение понравилось на 18% больше, чем первой группе.

Это происходит потому, что слишком жесткое регулирование жизни лишает ее спонтанности и удовольствия.

«Планирование досуга (по сравнению с экспромтом) заставляет воспринимать его скорее как работу и снижает его полезность как в плане предвкушения, так и в плане удовольствия», — говорится в исследовании.

Эмоциональные последствия планирования

Избыточный контроль влияет не только на наше отношение к времени, но и на эмоции.

Сбой в расписании может иметь негативные последствия, вызывая беспокойство и раздражение. В то же время исследования показывают, что если мы считаем отклонение достойным затраченного времени, то относимся к нему позитивнее.

Али не верит, что стоит строго планировать время для письменных работ. «Если я устанавливаю ограничение по времени, мне нужно исключить все переменные человеческой жизни. Что, если зайдет моя мама? Я не могу писать эссе, когда она в комнате… Если я дам себе только три часа, я потрачу больше [времени] на паническую атаку».

Исследования также показывают: из-за слишком строго планирования мы можем чувствовать, что у нас меньше времени, чем на самом деле. «Когда мы создаем границы вокруг планов, нераспланированное время становится менее значимым», — говорит Малкок. Дело в том, объясняет она, что наше восприятие нелинейно, и чувство времени может искажаться.

Фото в тексте: Unsplash

Например, встреча назначена на 16:00. Люди склонны считать, что времени до мероприятия не хватит на что-то серьезное, и заполняют его чем-то менее значимым, например разбором электронной почты.  

В более широком смысле жесткий график имеет и социальное значение. Эксперимент по социальной психологии «Добрый самаритянин», который проводился в 1970-х гг., показал: когда мы чувствуем нехватку времени, то менее заботимся о других.

Другие исследования показывают, что даже напоминания о стремительном темпе жизни, например фотографии фаст-фуда, могут помешать нам наслаждаться приятными событиями. Люди с почасовой оплатой тратят меньше времени на волонтерство, отмечает Эон, потому что ценность их времени настолько точно определена, что они не хотят отдавать его бесплатно.

Новый подход к тайм-менеджменту

Конечно, существуют различные способы смягчить эти недостатки. Они позволяют переосмыслить тайм-менеджмент как концепцию и вернуть себе власть над расписанием.

Малкок рекомендует поставить в график рабочие задачи одна за другой и оставлять большие нераспланированные периоды для хобби, досуга или рабочих проектов, требующих глубокой концентрации. И если между ними останется время, она советует не обесценивать его, а доверять часам. Например, если остался всего час, напомните себе: «За 55 минут можно посмотреть две передачи. Это очень много времени».

Эон также советует отказаться от строгого тайм-менеджмента: «Вместо того, чтобы иметь жесткое расписание с указанием времени начала и окончания, лучше решить, чем хотите заниматься, не составляя точного графика (например, сходить в музей утром и на пляж днем)».

Исследование Малкок также показало, что, когда люди планируют без строгих рамок — рисуя линии за пределами календарной сетки, добавляя вопросительные знаки или блокируя большие промежутки времени, расписание воспринимается так же, как и спонтанные дела. Тем не менее, это не подходит для цифрового мира.

Разумеется, мы не можем полностью отказаться от расписания. Некоторые эксперты советуют отслеживать время ради достижения целей. Например, Лаура Вандеркам, писатель и оратор, предлагает составить список из 100 вещей, о которых мы мечтаем. Таким образом, мы начинаем контролировать время осмысленно: не чтобы собрать данные или выставить счет, а чтобы потратить его на по-настоящему важные вещи.

Эон предлагает использовать разные подходы для разных типов личности. В зависимости от хронотипа, природных ритмов и особенностей характера календарь может стать идеальным инструментом. По его мнению, чтобы создать расписание, которое будет учитывать ценности человека, нужны пробы и ошибки, а также самопознание. «В конечном счете, организация нашего времени, безусловно, может сделать нашу жизнь лучше. Но это зависит от того, для чего мы выделяем время», — заключает Эон.

Фото в тексте: Unsplash

Во время своего последнего отпуска в Ирландии Шарфу удалось найти счастливую середину между хаосом и порядком благодаря продуманной организации времени и нестрогому расписанию. «Единственное, что у нас было запланировано, — это перелет туда, перелет обратно и машина, которую мы арендовали… Нас никто не ждал, не было отеля, в котором можно было бы остановиться… Это был, вероятно, лучший отпуск в моей жизни», — сказал Шарф.

Ему так понравилось это место, что он решил не уезжать. Сейчас Шарф живет в Ирландии со своей женой и двухлетней дочерью, с удовольствием отслеживая и планируя свой рабочий день так же усердно, как он поддерживает свободное семейное время и досуг.

Пожалуй, стоит попробовать сделать так же. Если, конечно, позволит расписание.

Источник.

Фото на обложке: Andrey_Popov / Shutterstock

Управление временем — список основных советов по эффективному управлению временем

Краткое руководство по управлению временем

Управление временем — это процесс планирования и контроля того, сколько времени нужно потратить на определенные действия. Правильное управление временем позволяет человеку выполнить больше за более короткий период времени, снижает стресс и ведет к успеху в карьере. Вы хотите быть финансовым аналитиком мирового уровня? Вы хотите следовать передовым отраслевым практикам и выделиться из толпы? Наш процесс, получивший название The Analyst Trifecta®, состоит из аналитики, презентаций и навыков межличностного общения.

Преимущества управления временем

Важна способность эффективно управлять своим временем. Правильное управление временем ведет к повышению эффективности Корпоративное развитие Corp Dev также использует возможности, позволяющие повысить ценность бизнес-платформы компании.продуктивность, меньше стресса и больше успеха в жизни. Вот некоторые преимущества эффективного управления временем:

1. Снятие стресса

Составление расписания задач и следование им снижает беспокойство. Отметив пункты в своем списке дел, вы увидите, что добиваетесь ощутимого прогресса. Это поможет вам избежать стресса из-за беспокойства о том, успеваете ли вы что-то сделать.

2. Больше времени

Хорошее управление временем дает вам дополнительное время, которое можно проводить в повседневной жизни.Людям, которые умеют эффективно распоряжаться своим временем, нравится уделять больше времени хобби или другим личным занятиям.

3. Больше возможностей

Правильное управление временем дает больше возможностей и меньше времени тратится на тривиальные дела. Хорошие навыки тайм-менеджмента — это ключевые качества, которые ищут работодатели. Возможность расставлять приоритеты и планировать работу крайне желательна для любой организации. Корпоративная структура. Под корпоративной структурой понимается организация различных отделов или бизнес-единиц внутри компании.В зависимости от целей компании и отрасли.

4. Способность к достижению целей

Лица, практикующие хорошее управление временем, способны лучше достигать целей и задач, причем в более короткие сроки.

Список советов по эффективному управлению временем

Рассмотрев преимущества управления временем, давайте рассмотрим некоторые способы эффективного управления временем:

1. Правильно ставьте цели

Ставьте цели, которые являются достижимый и измеримый.Используйте метод SMART при постановке целей. По сути, убедитесь, что цели, которые вы ставите, следующие: S, , точный M, , достижимый, A, , R, , и T , точно.

2. Разумно расставляйте приоритеты

Расставляйте приоритеты задач на основе важности и срочности. Например, посмотрите на свои ежедневные задачи и определите, какие из них:

• Важные и срочные: Выполняйте эти задачи прямо сейчас.
• Важно, но не срочно. Решите, когда выполнять эти задачи.
• Срочно, но не важно: По возможности делегируйте эти задачи.
• Не срочно и не важно: отложите это на потом.

3. Установите ограничение по времени для выполнения задачи

Установка временных ограничений для выполнения задач поможет вам быть более сосредоточенным и эффективным. Небольшие дополнительные усилия, чтобы решить, сколько времени вам нужно выделить для каждой задачи, также могут помочь вам распознать потенциальные проблемы до того, как они возникнут. Таким образом вы сможете составить план действий с ними.

Например, предположим, что вам нужно написать пять отзывов к встрече. Однако вы понимаете, что за оставшееся до встречи время сможете выполнить только четыре из них. Если вы заранее узнаете об этом факте, вы сможете легко поручить написание одного из обзоров кому-то другому. Однако, если бы вы не позаботились заранее проверить время выполнения своих задач, вы могли бы не осознавать свои проблемы со временем только за час до встречи.В этот момент может быть значительно труднее найти кого-то, кому поручить одну из проверок, и им будет труднее вписать задачу в свой день.

4. Делайте перерыв между задачами

Когда вы выполняете много задач без перерыва, труднее сохранять сосредоточенность и мотивацию. Позвольте себе перерыв между задачами, чтобы очистить голову и освежиться. Попробуйте немного вздремнуть, прогуляйтесь или помедитируйте.

5.Организуйтесь

Используйте свой календарь для более долгосрочного управления временем. Запишите крайние сроки для проектов или для задач, которые являются частью завершения всего проекта. Подумайте, какие дни лучше всего посвятить конкретным задачам. Например, вам может потребоваться запланировать встречу для обсуждения денежного потока в тот день, когда вы знаете, что финансовый директор компании доступен.

6. Удалите второстепенные задачи / действия

Важно удалить лишние действия или задачи.Определите, что важно, а что заслуживает вашего времени. Удаление несущественных задач / занятий освобождает больше времени, которое можно потратить на действительно важные дела.

7. Планируйте наперед Сделайте привычкой в ​​конце каждого рабочего дня записывать свой список дел на следующий рабочий день. Таким образом, на следующее утро вы сможете без промедления взяться за дело.

Последствия плохого управления временем

Давайте также рассмотрим последствия плохого управления временем.

1. Плохой рабочий процесс

Неспособность планировать наперед и придерживаться целей означает низкую эффективность. Например, если необходимо выполнить несколько важных задач, эффективный план будет заключаться в выполнении связанных задач вместе или последовательно. Однако, если вы не планируете наперед, вам может потребоваться прыгать вперед и назад или отступать при выполнении своей работы.Это приводит к снижению эффективности и производительности.

2. Потерянное время

Плохое управление временем приводит к потере времени. Например, разговаривая с друзьями в социальных сетях во время выполнения задания, вы отвлекаете себя и теряете время.

3. Потеря контроля

Не зная, какова следующая задача, вы теряете контроль над своей жизнью. Это может способствовать повышению уровня стресса и беспокойства.

4.Низкое качество работы

Плохое управление временем обычно ухудшает качество вашей работы. Например, необходимость спешить с выполнением задачи в последнюю минуту обычно ставит под угрозу качество.

5. Плохая репутация

Если клиенты или ваш работодатель не могут рассчитывать на то, что вы выполняете задачи своевременно, это отрицательно скажется на их ожиданиях и восприятии вас. Если клиент не может рассчитывать на то, что вы сделаете что-то вовремя, он, скорее всего, уйдет в другое место.

Ссылки по теме

Спасибо за то, что прочитали руководство CFI по управлению временем. CFI — это глобальный поставщик курсов финансового моделирования и сертификации финансового аналитика. Станьте сертифицированным аналитиком финансового моделирования и оценки (FMVA) ® Сертификат CFI по финансовому моделированию и оценке (FMVA) ® поможет вам обрести уверенность в своей финансовой карьере. Запишитесь сегодня !. Эти дополнительные бесплатные ресурсы CFI помогут вам стать финансовым аналитиком мирового уровня и продвинуться по карьерной лестнице:

• Черты лидерства Черты лидерства Черты лидерства относятся к личным качествам, которые определяют эффективных лидеров.Лидерство относится к способности человека или организации направлять отдельных лиц, команды или организации к достижению целей и задач. Лидерство играет важную роль в управлении
• Целеустремленность на работе Целеустремленность на работе Найдите свое чувство цели на работе. Нравится вам работа или нет, часто зависит от того, насколько хорошо она поддерживает ваше чувство цели. Где вы работаете, ваша роль и ваше более широкое представление о своей цели могут измениться, поэтому, если вы хотите достичь баланса между этими тремя, вы должны быть готовы к изменениям. в котором человек влияет на поведение и отношение других людей.Подавать личный пример помогает другим людям понять, в чем заключается ложь.
• Личный бренд Личный бренд Наш личный бренд — это то, что люди видят в нашей идентичности, в том, кем они нас видят, и какие качества и вещи они ассоциируют с нами. Он раскрывает

Как создать план управления временем для вашей рабочей недели

Спросите любого успешного человека, как он успевает так много сделать, и он скажет вам, что ключ к успеху — это эффективное управление временем. Проблема для большинства людей (особенно для предпринимателей) в том, что мы слишком разбрасываемся.

Улучшение происходит, когда вы сосредотачиваетесь на меньшем количестве более важных задач.

Считаете ли вы, что у вас недостаточно времени для выполнения всех повседневных задач? Вы пытаетесь сделать слишком много и не можете эффективно распоряжаться своим временем.

Создание плана управления временем означает, что вы вычеркиваете больше пунктов из своего списка дел. Это разумный способ меньше нервничать, но делать больше.

Работайте эффективнее с гибким управлением проектами

Гибкие команды достигают большего. Посмотреть на себя.

4 шага для эффективного планирования времени

Навыки тайм-менеджмента не возникают естественным образом. Даже самым продуктивным людям трудно оставаться на верном пути без плана.

Если вы не планируете задачи заранее, вы должны решить, над чем работать в данный момент.

Это может сработать в течение первых двух часов вашего дня. Однако к полудню вы морально устали. Принимать правильные решения становится все труднее.

Другая большая проблема при работе на сиденье штанов — это ошибка планирования.

Люди от природы не умеют угадывать, сколько времени потребуется, чтобы что-то сделать. Когда мы оцениваем, сколько времени займет что-то, мы склонны быть излишне оптимистичными и предполагаем, что закончим гораздо быстрее, чем это реально.

Вот почему вы начинаете свой день с мысли, что собираетесь закончить пять важных дел, но к концу дня вы едва успеваете закончить одну. К тому же вы застреваете, работая над кучей мелких проектов, которые даже не важны.

Хороший план управления временем снижает усталость от принятия решений, устраняет ошибки планирования и помогает максимально эффективно использовать время и ресурсы.

Вот что вам нужно сделать, чтобы создать его:

1. Создайте временной бюджет

Помните ту ошибку планирования, которую мы только что упомянули? Спланировать время бывает непросто. Трудно предположить, сколько времени займет каждое действие.

Учет времени решает эту проблему.

Если вы уже используете инструмент для учета рабочего времени, отлично! У вас есть данные, которые вы можете использовать, чтобы точно узнать, сколько времени занимали аналогичные задачи.

Без автоматического учета рабочего времени сделать точные оценки немного сложнее, но вы все равно можете это сделать.Отслеживайте свое время вручную, записывая время начала и окончания для всех задач, которые вы решаете каждый день.

Вот небольшой совет — Hubstaff Time бесплатен для одного пользователя, поэтому вы можете загрузить его сейчас и сразу же начать отслеживать свое время.

---

Попробуйте Hubstaff Time бесплатно и посмотрите, сколько еще можно сделать

Повысьте производительность и оптимизируйте свое рабочее время с Hubstaff Time

---

Перечислите все свои задачи и цели

Чтобы составить бюджет времени, перечислите все повторяющиеся задачи и цели на следующую неделю.Не забывайте учитывать административные задачи, такие как выставление счетов, расчет заработной платы и т. Д.

Оцените, сколько времени вам понадобится

Когда у вас есть список всего, что вам нужно сделать, попробуйте оценить, сколько времени вам нужно для выполнения каждой задачи.

Пока у вас нет точных данных, используйте свою лучшую оценку и добавьте немного дополнительного времени, чтобы дать себе место для ошибки. Помните — гораздо проще заполнить дополнительное время в конце недели, чем работать по плотному графику.

Не более 40 часов

В идеале, ваше общее время для задач на следующей неделе должно быть меньше 40 часов. Если ваше расчетное время оказывается выше указанного, вам, вероятно, нужно пересмотреть свои приоритеты или делегировать работу другим людям.

Если вы рассчитываете 30 часов или меньше, вы, вероятно, забыли некоторые мелкие задачи, отнимающие много времени, которые легко упустить из виду. Это могут быть такие вещи, как:

• Ответ на электронные письма
• Регистрация у сотрудников
• Помощь клиентам
• Создание плана на следующую неделю

План неизвестного

Наконец, помните, что независимо от того, насколько хорошо вы планируете свое время, вы неизбежно попадете в ситуации, когда всплывают случайные задачи или обязательства, которые необходимо выполнить как можно скорее.

Обязательно оставьте в своем календаре время для этих непредвиденных задач, чтобы убедиться, что вы сможете выполнить все необходимое за любую неделю.

2. Расставьте приоритеты задач

После того, как вы составили временной бюджет и перечислили все, что вам нужно сделать на неделю, пора расставить приоритеты.

Посмотрите на свой список задач и поставьте звездочку рядом со всем, что является критически важным — задачами, которые зависят от времени и важны для успеха вашего бизнеса.Эти предметы — ваши главные приоритеты.

Затем поставьте точку рядом со всем, что зависит от времени, но не является жизненно важным для вашего бизнеса. Например, вам может потребоваться отправить заказ на питание для корпоративного мероприятия до полудня четверга.

Закончите, отметив элементы, которые не являются важными или временными. Эти элементы с низким приоритетом будут последними, что вы добавите в свое расписание (если они вообще попадут в расписание).

Не бойтесь делегировать

Это хорошая возможность делегировать то, что вам не нужно.

Назначьте их другим людям.

Эти задачи могут включать:

• Повторяющиеся задачи, которые вписываются в ваш рабочий процесс
• Задачи с четко определенными процедурами и результатами
• Административные задачи, не требующие или не требующие специальных знаний или опыта

Наконец, вы можете полностью избавиться от некоторых задач. Если задача не привязана ко времени, важна для успеха бизнеса и не стоит делегировать кому-то другому, спросите себя, должно ли это вообще быть в вашем списке дел.

3. Составьте расписание

Когда вы узнаете, сколько времени занимает выполнение задач и определили свои приоритеты, вы можете составить соответствующий график.

Составьте план своей недели по 7-дневным отрезкам.

Заманчиво планировать на несколько недель вперед, чтобы избавиться от графика.

Не делайте этого.

Создание планов управления временем на неделю дает вам возможность приспосабливаться, когда дела идут не по расписанию. Если вы попытаетесь планировать слишком далеко вперед, вы просто сойдете с пути и вернетесь туда, откуда начали.

Использовать блокировку времени

Отличный способ составить еженедельное расписание и убедиться, что вы сможете его придерживаться, — это использовать блокировку времени.

Блокировка времени включает выделение блоков времени для каждой конкретной задачи. Например, вы можете решить начать свой рабочий день с ответа на электронные письма в течение 15 минут, а затем 90 минут работы над самой важной задачей дня и т. Д.
Используйте временные блоки, чтобы выделить время дня, когда вы будете сосредоточиться на конкретных задачах.

Помимо того, что вы сможете оставаться организованным, это также поможет вам прийти в правильное состояние для выполнения конкретной задачи, потому что вы будете точно знать, когда будете ее выполнять.

График простоя

Если вы хотите оставаться продуктивным и избежать выгорания, вам также следует запланировать время простоя в течение рабочего дня. Вот несколько советов о том, как вы можете провести перерывы:

Медитируйте

Польза медитации для здоровья уже широко известна, но исследования показывают, что она также может улучшить продуктивность и сосредоточенность.

Медитация помогает:

Самый простой способ начать медитацию — загрузить приложение для медитации и использовать его для медитации, как только вы проснетесь утром.

Делайте это каждый день, чтобы выработать привычку медитировать и посмотреть, влияет ли это положительно на вашу способность эффективно управлять своим временем.

Практика благодарности

Исследования также показали, что благодарность уменьшает негативные чувства и помогает достигать целей и принимать проницательные решения.

Итак, как можно включить благодарность в свой день? Самый простой способ — составить список того, за что вы благодарны и цените. Вы также можете выразить благодарность окружающим с помощью благодарственных писем, электронных писем или письменных сообщений.

И то, и другое — отличный способ провести короткий перерыв в работе и подзарядиться энергией для решения оставшихся задач в вашем списке дел.

4. Инвестируйте в программное обеспечение для управления временем

Хотя вы, безусловно, можете использовать простой список дел для управления своими задачами и временем, программное решение для управления временем может предоставить вам гораздо больше функций, таких как учет времени, организация задач по проектам или клиентам и т. Д.

Решения

, такие как Hubstaff, позволяют отслеживать время, потраченное на проекты и задачи, создавать точные табели учета рабочего времени и отчеты и даже контролировать собственный уровень продуктивности.

Вы можете воспользоваться Hubstaff, чтобы узнать, сколько времени у вас уходит на выполнение конкретной задачи или проекта, отслеживать все время, которое вы тратите на работу над проектами, а также повысить свою продуктивность.

---

Укротите свой список дел с Hubstaff Time

Простое управление временем для команд любого размера, от индивидуальных пользователей до глобальных предприятий

---

Ловушки тайм-менеджмента, которых следует избегать

Составить план не так просто, как записать задачи, а затем выполнить их.Есть еще кое-что.

Если вы уже боретесь с тайм-менеджментом, вероятно, с первых же попыток вы сделаете это неправильно. Это нормально. Это процесс обучения.

Хотите быстрее получать результаты? Остерегайтесь этих распространенных ошибок.

Проблема 1: Нет приоритета

У вас больше работы, чем времени, чтобы ее закончить. Это означает, что некоторые вещи просто невозможно выполнить.

Первый шаг — это признать, что вы можете выполнять только ограниченный объем работы.Второй шаг — это расставить приоритеты, чтобы делать правильные вещи.

Люди естественно тяготеют к работе над любимыми задачами в первую очередь, а остальные оставляют на потом.

Это постоянно происходит с людьми, которые не знают, как расставить приоритеты. В результате они не выполняют все свои задачи, пропускают сроки и приводят к превышению бюджета проекта.

Как исправить:

Если все является приоритетом, то ничто не является приоритетом. Убедитесь, что вы помечаете задачи как высшие, только если они действительно таковы.

Определите приоритеты задач, просматривая список всего, что необходимо сделать, а затем работайте в порядке от большего к меньшему. Требуется дисциплина, чтобы придерживаться этого порядка, когда ваша команда постоянно просит вас делать другие вещи, но будьте тверды и ясны.

Задача 2: Пропуск перерывов

Перерывы помогают сосредоточиться и выполнять больше работы.

Некоторые люди пропускают перерывы, когда у них много дел. Это кажется хорошей идеей, но на самом деле она действует прямо противоположно тому, о чем вы думаете.

Когда вы пропускаете перерывы, вы устаете морально. Работать становится тяжелее, и к концу дня вы делаете меньше.

Регулярные перерывы — один из лучших способов повысить свою продуктивность и обеспечить выполнение всех задач.

Как исправить:

Самый простой способ приучить себя делать перерывы — это запланировать их.

Решите, в какое время вы хотите сделать перерыв, и установите напоминание на свой компьютер или смартфон.Когда появится напоминание, ПЕРЕСТАНЬТЕ РАБОТУ. Отойдите от стола, оставьте телефон и займитесь чем-нибудь другим хотя бы 10 минут.

Трудно остановиться прямо посреди задачи, особенно когда вы начинаете определять свое состояние потока.

Однако, если вы склонны пропускать перерывы, лучше останавливаться на полпути, пока вы не научитесь давать себе некоторый мысленный отдых. Как только вы выработаете привычку делать регулярные перерывы, вы сможете приспосабливаться и делать перерывы в логических точках остановки между задачами.

Возможно, вам также придется установить границы для вашей команды. Им не следует использовать перерывы для того, чтобы расспрашивать вас о работе, пока вас нет за рабочим столом. Уважайте их перерывы и просите их уважать и ваши.

Проблема 3: Попытки достичь совершенства

Скажите честно: у вас когда-нибудь была неделя, которая прошла именно так, как вы ее планировали?

Нет ничего идеального. Когда вы стремитесь к совершенству, будьте осторожны, чтобы не тратить слишком много времени на достижение невыполнимых стандартов.

Перфекционизм — опасная привычка, потому что вы чувствуете, что собираетесь работать лучше. Однако на самом деле это может навредить вашей работе. Вы потратите так много времени, пытаясь сделать что-то идеально, что вам придется спешить со всем остальным.

В лучшем случае вы получите противоречивые результаты. В худшем — никогда ничего не закончишь.

Перфекционисты чаще испытывают выгорание, беспокойство и меньшее удовлетворение от работы. Это не лучший способ работать и неэффективен при составлении плана тайм-менеджмента.

Как исправить:

Если вы перфекционист, вам нужно решить две проблемы.

Во-первых, поведение. Вы тратите слишком много времени на каждый проект и придираетесь к деталям, чтобы все исправить.

Это результат второй проблемы: вашей эмоциональной потребности в совершенстве.

Устранение ваших эмоциональных триггеров — долгий процесс, поэтому начните с устранения своих вредных привычек. Улучшение стиля работы может даже помочь вам преодолеть лежащие в основе беспокойства и стрессы.

Устанавливайте временные рамки для задач и придерживайтесь их. Использование рабочего таймера или настройка предупреждений могут помочь вам не сбиться с пути.

Чтобы убедиться, что вы завершили свою работу в течение этого срока, используйте контрольный список, чтобы указать, что вам нужно сделать, чтобы считать задачу выполненной.

Вот пример:

Допустим, вам нужно вычитать сообщение в блоге, и вы знаете, что склонны тратить слишком много времени на мелкие изменения. Вы решаете установить двухчасовой лимит и сосредоточиться на следующих пунктах контрольного списка:

• Проверьте орфографию и грамматику с помощью такого инструмента, как Grammarly
• Проверьте структуру сообщений, чтобы убедиться, что она логична.
• Убедитесь, что вы правильно используете ключевые слова SEO
• Перепишите любые предложения, которые не складываются естественным образом.

Вот и все, что вы отметили из списка.Пришло время перейти к следующей задаче, даже если сообщение в блоге не так «безупречно», как могло бы быть.

---

Оставайтесь на пути

Получите нашу бесплатную электронную книгу по удаленному управлению с советами по тайм-менеджменту, корпоративной культуре и производительности.

---

Пора составить собственный план тайм-менеджмента

Мы показали вам стратегии и инструменты, которые можно использовать для эффективного управления своим временем. Все, что вам нужно сделать сейчас, — это воспользоваться этим, чтобы улучшить управление своим временем и повысить производительность.

Начните планировать свою идеальную рабочую неделю, записав все задачи, которые вам нужно выполнить, и время, которое, по вашему мнению, у вас уйдет на их выполнение.

Отслеживайте время, которое вы тратите на работу над задачами, чтобы узнать их реалистичные временные рамки, а затем соответствующим образом корректируйте свой недельный план.

Не забывайте пользоваться программным обеспечением для управления временем и всегда планируйте неизведанное.

Этот пост был первоначально опубликован в марте 2019 года. Он был обновлен командой Hubstaff в октябре 2020 года.

Планирование и приоритеты управления временем: навыки и стратегии — видео и стенограмма урока

Шаги управления временем

Шаг первый: сделайте планирование приоритетом

Возьмите на себя обязательство планировать свое время каждый день. Это займет всего несколько минут, но существенно повлияет на вашу продуктивность. Будьте ответственны за ежедневное планирование и сосредоточьтесь на важных делах.

Шаг второй: сначала запланируйте самое важное

У всех нас есть занятия, которые нам нравится делать, и другие занятия, которых мы стараемся избегать.Планируя свой день, начинайте его с самых важных дел. У вас больше всего энергии по утрам. Сосредоточьтесь на самых важных делах, прежде чем у вас появятся отвлекающие факторы и неожиданные проблемы, которые могут сбить вас с пути.

Также полезно с утра заняться делами, которые вам не нравятся, но которые необходимы в первую очередь. Если вы можете сразу выделить важные дела, которые являются самыми сложными, у вас будет остаток дня, чтобы заняться другими, более приятными делами, и вы не найдете оправданий, чтобы не выполнить сложные задачи.

Давайте представим, что вы продавец и решили, что вам нужно тратить один час на звонки потенциальных клиентов каждый день. Эти звонки очень важны, потому что они могут помочь вам найти новых клиентов и увеличить продажи. Однако вам не нравится делать холодные звонки, и вы легко можете отвлечься. Зная, что это действие — одна из самых важных вещей, которые вы можете сделать для улучшения своих продаж, вы обязуетесь звонить, как только вы начинаете свой рабочий день.

Шаг третий: добавьте немного времени между занятиями

Слишком жесткий график может вызвать стресс и привести к тому, что вы опоздаете с выполнением многих своих обязательств.Если вы думаете, что встреча закончится в 10:00, но знаете, что ваша рабочая встреча часто длится более пяти или десяти минут, не назначайте другую встречу на 10:00. Сделайте небольшую подушку, чтобы вы могли закончить первую встречу и успеть к следующему обязательству.

Одна область, с которой многие люди борются, — это планирование времени в пути между своими мероприятиями. Если вы собираетесь из одного места в другое, запланируйте дополнительное время, чтобы учесть задержки из-за дорожного движения. Планируйте прибыть на несколько минут раньше, чтобы подготовиться к следующему участию.Если вы приедете поздно или как раз вовремя, вы можете почувствовать себя измотанным и неподготовленным. Однако предоставление себе небольшого пространства для маневра может помочь вам почувствовать себя более спокойным, уверенным и сосредоточенным.

Шаг четвертый: Обеспечьте гибкость для непредвиденных потребностей

Очень редко проходит день, который проходит точно так, как планировалось. В вашем расписании всегда будут непредвиденные проблемы или изменения. Если вы планируете свой день так плотно, что на счету каждая минута, у вас нет возможности решать проблемы в последнюю минуту.Сохраняйте некоторую гибкость в своем плане, чтобы учесть проблемы, которые могут потребовать вашего времени и внимания.

Шаг пятый: составьте список приоритетов на следующий день

Сделайте себе одолжение и быстро составьте список приоритетов на следующий день, прежде чем закончить свой рабочий день. Когда вы находитесь в умственном пространстве рабочей деятельности, вы постоянно думаете о том, что нужно сделать на следующий день. Составив список того, что нужно сделать на следующий день, вы настроите себя на более быстрое начало следующего дня.На следующее утро вы можете просмотреть свой список и внести дела в свой график, сделав в первую очередь самые важные.

Сводка урока

Планирование по плану — важная часть создания расписания. Потратьте несколько минут на управление временем , которое включает в себя установку приоритетов и планирование действий, которые помогут вам максимально использовать свое время. Тайм-менеджмент невероятно важен, потому что планирование действительно может повысить вашу продуктивность. Это помогает вам сохранять сосредоточенность и помогает в первую очередь выполнять самые сложные дела.

Используйте пять ключевых шагов, чтобы эффективно организовать свой план: сделайте планирование приоритетом, запланируйте в первую очередь самые важные дела, выделите время между действиями, что может дать вам хорошую подушку, если одно действие будет продолжительным, проявите гибкость с неожиданными потребностями, и составьте список приоритетов на следующий день.

Что такое тайм-менеджмент? — Навыки управления временем от MindTools.com

Работайте умнее, чтобы повысить производительность

© iStockphoto
trait2lumiere

Улучшите способ использования своего времени.

Определение управления временем

«Управление временем» — это процесс организации и планирования того, как распределять свое время между конкретными видами деятельности. Правильное управление временем позволяет вам работать умнее, а не усерднее, так что вы можете сделать больше за меньшее время, даже когда время ограничено и давление велико. Неспособность управлять своим временем снижает вашу эффективность и вызывает стресс.

Кажется, в сутках никогда не хватает времени. Но, поскольку у всех нас одни и те же 24 часа, почему одни люди достигают гораздо большего со своим временем, чем другие? Ответ кроется в хорошем тайм-менеджменте.

Самые успешные люди исключительно хорошо распоряжаются своим временем. Используя методы управления временем, описанные в этом разделе, вы можете улучшить свою способность действовать более эффективно — даже когда время ограничено и давление велико.

Хорошее управление временем требует важного смещения акцента с деятельности на результаты: быть занятым — не то же самое, что быть эффективным . (По иронии судьбы, обратное часто ближе к истине.)

Проведя день в безумной активности, вы часто добиваетесь меньшего, потому что вы распределяете свое внимание между множеством разных задач.Правильное управление временем позволяет вам работать умнее, а не усерднее, поэтому вы успеваете делать больше за меньшее время.

Что такое тайм-менеджмент?

«Управление временем» относится к способу организации и планирования того, сколько времени вы тратите на определенные виды деятельности.

Может показаться нелогичным тратить драгоценное время на изучение тайм-менеджмента вместо того, чтобы использовать его для продолжения работы, но преимущества огромны:

• Повышенная производительность и эффективность.
• Лучшая профессиональная репутация.
• Меньше стресса.
• Повышенные возможности для продвижения по службе.
• Больше возможностей для достижения важных жизненных и карьерных целей.

Неспособность эффективно управлять своим временем может иметь очень нежелательные последствия:

• Пропущенные сроки.
• Неэффективный рабочий процесс.
• Низкое качество работы.
• Плохая профессиональная репутация и остановка карьеры.
• Повышенный уровень стресса.

Потратив немного времени на изучение методов тайм-менеджмента, вы получите огромную пользу сейчас — и на протяжении всей вашей карьеры.

Ключевые моменты

Управление временем — это процесс организации и планирования того, сколько времени вы тратите на определенные действия. Потратьте некоторое время на нашу обширную коллекцию статей по управлению временем, чтобы узнать, как более эффективно управлять своим временем и сэкономить время в будущем.

8 разумных стратегий управления временем для более продуктивной работы

Стратегии управления временем помогут вам справиться с порученной вам работой в отведенное вам время.

Работая менеджером проекта, вам может быть назначено разное количество задач на каждой итерации. Вам также необходимо планировать, управлять и отслеживать работу вашей команды.

Встречи, оценки и планирование, общение с клиентами и вашей командой, отчетность перед руководством. В идеале вы хотите сделать все это в течение рабочего дня с 9 до 5.

Кажется, что-то невозможное?

При плохом планировании и управлении временем может быть трудно уложить все в сжатые сроки.Вот почему я составил этот список умных стратегий управления временем, чтобы вы могли лучше планировать свою работу и, наконец, у вас было время для всего, что требует вашего внимания.

Вообще говоря, тайм-менеджмент — это то, как мы используем время, которое у нас есть, для достижения наших целей или эффективного выполнения поставленных задач.

Вот краткое и прямое объяснение управления временем:

«Управление временем — это процесс планирования и осуществления сознательного контроля времени, затрачиваемого на определенные действия, особенно для повышения эффективности, результативности или производительности.”

Почему вам, как PM, должно быть до этого дело?

Как руководитель проекта, ваша работа заключается в эффективном планировании и управлении своим рабочим временем, а также временем команд, которые вы контролируете.

В зависимости от того, насколько хорошо вы справляетесь с различными проектами и приоритетами, вы сможете лучше планировать работу своей команды. А последнее приводит к более эффективному выполнению проектов с более высоким шансом завершить их вовремя и в рамках бюджета.

В конце концов, стратегии тайм-менеджмента также повышают вашу продуктивность и эффективность.

Исследования показывают, что это не всегда так очевидно. Например, только 37% команд в Великобритании всегда или в большинстве случаев успевают завершить свои проекты вовремя, и плохое управление является одной из причин этого.

Есть несколько стратегий управления временем, которые вы можете использовать для планирования своей работы.

1. Планируйте свою работу наперед.

Знание того, чего вы хотите достичь в указанные сроки, уже обеспечивает вам успех, как показывает исследование.

В своей статье «Влияние планирования на успех проекта» Педро Серрадор из Университета Торонто указывает на взаимосвязь между планированием и успехом проекта.Основываясь на обзоре литературы, Серрадор обнаружил, что успех проекта тесно связан как с проектной, так и с экономической эффективностью. Это означает, что качественное планирование может не только повысить шансы на успешное завершение проекта, но и будет рентабельным.

Итак, насколько планирование является «планированием качества»? По словам Серрадора, после PMBOK® Guide планирование может занимать до 48% всех процессов, выполняемых менеджером проекта во время проекта.

Планирование ежедневных задач может быть таким же простым, как создание списка дел, состоящего из того, что нужно и что нужно.Однако при планировании нескольких проектов наличие высокоуровневого плана проекта улучшит видимость требований для разных заданий, но также поможет установить цели и требования для каждого проекта.

2. Установите четкие приоритеты

Иногда список дел, которые вам нужно сделать, может показаться огромным. Чтобы сделать его управляемым, лучше разделить список дел на более мелкие части. Установка четких приоритетов поможет вам упорядочить задачи в соответствии с их важностью, срочностью и усилиями, необходимыми для их выполнения.

Чтобы выделить важные и срочные задачи из своего списка дел, вы можете использовать матрицу Эйзенхауэра. Это инструмент повышения производительности с четкой направленностью на организацию ваших задач по четырем категориям:

• Важно и срочно — это задачи, которые вы должны выполнить в первую очередь
• Важные , но несрочные — задачи, которые вы можете запланировать сделать позже
• Не важно , но срочно — если возможно, вы можете делегировать эти задачи
• Не важно и не срочно — вы можете пропустить задачи, попадающие в эту категорию

Что хорошего в Эйзенхауэре Матрица заключается в том, что вы можете создавать ее на ходу с помощью ручки и бумаги, чтобы быстро расставить приоритеты для своих заданий.Матрица может выглядеть так:

С такой матрицей вы легко обнаружите задачи, которые действительно требуют вашего внимания, так что вы можете сосредоточиться на них в первую очередь.

3. Сосредоточьтесь на одной задаче за раз

Хотя некоторые хвалят многозадачность, кажется, что она приносит больше вреда, чем пользы. Согласно статье об опасностях многозадачности, опубликованной на Entrepreneur, выполнение нескольких задач одновременно неэффективно и неэффективно. Поскольку человеческому мозгу нужно время, чтобы переключиться с одной задачи на другую, попытки сделать слишком много вещей создают запаздывание, когда мы на самом деле не так продуктивны, как нам хотелось бы.

Вместо этого попробуйте сосредоточиться на одной задаче за раз и выполнить ее, а после этого переключиться на другую. Таким образом, особенно если вы даете себе хотя бы несколько минут отдыха между заданиями, переход будет плавным, и ваш мозг будет готов взяться за новую задачу.

Одной из техник, которые вы можете использовать, является Техника Помидора. Он разбивает работу на более короткие, продолжительностью 25 минут, с перерывами между ними. Это проверенный способ повысить продуктивность, так как легче заставить себя сосредоточиться на одной задаче.Кроме того, вы не измотаетесь и дольше будете продуктивны.

Название, происходящее от итальянского слова «помидор», было вдохновлено кухонным таймером. Сегодня есть устройства, разработанные специально для этой техники, с подсчетом тех 25 минут, которые вы должны посвятить работе.

4. Минимизируйте прерывания

Это может быть непросто, поскольку, согласно PMI, 90% работы PM — это общение, но иногда вы выполняете задачи, требующие глубокой сосредоточенности и минимизации прерываний.Это может быть работа над проектной документацией или создание отчета.

Допустим, вы используете Технику Помидора. Чтобы использовать его эффективно, вам нужно исключить все возможные отвлекающие факторы, чтобы вы могли сосредоточиться на задаче в течение 25 минут.

Прерывания, от которых вам нужно избавиться, могут быть вызваны электронной почтой, звонками, коллегами или разговорами в чате. Может возникнуть соблазн время от времени проверять свой почтовый ящик, пообщаться в офисной светской беседе или пообщаться со своей командой в чате.Но правда в том, что это убивает вашу продуктивность.

Вот что вы можете сделать вместо этого:

• Если вы беспокоитесь о том, что пропустите важные электронные письма, установите для себя определенное время, когда вы будете проверять свой почтовый ящик. Каждый второй раз посвящается поставленным задачам.
• Скажите товарищам по команде, чтобы они не беспокоили вас, когда вы используете наушники. В то же время вы можете слушать музыку, которая помогает вам сконцентрироваться (или, если хотите, белый шум).
• Отложите уведомления и уберите телефон из поля зрения, чтобы не проверять его навязчиво.

Нас отвлекают от работы. Сведите их к минимуму, и вы увидите, насколько вам легче сосредоточиться на выполнении задачи.

5. Устанавливайте себе более короткие дедлайны

Вы когда-нибудь чувствовали, что чем больше времени у вас есть на конкретную задачу, тем больше вероятность того, что вы будете откладывать дела на потом вместо того, чтобы использовать это время для выполнения задач раньше? Эта тенденция откладывать работу, называемая законом Паркинсона, была впервые объяснена в статье Economist еще в 1955 году.

Паркинсон заявил, что «работа расширяется, чтобы заполнить время, доступное для ее завершения».Таким образом, если у вас есть больше времени на выполнение задачи, чем вам действительно нужно, скорее всего, вы не сделаете это быстрее.

Что вы можете с этим сделать, так это установить себе более короткие сроки. Если вам по-прежнему сложно заставить себя закончить задачу быстрее, попросите кого-нибудь из вашей команды пересмотреть вашу работу в определенный день, так что теперь вам нужно выполнить работу, чтобы показать им результаты.

6. Научитесь делегировать полномочия

Ни один человек — не остров. Скорее всего, в вашей организации есть люди, у которых есть навыки и время, чтобы помочь вам в выполнении некоторых задач, с которыми вы боретесь, или на которые просто нет времени.

Как вы уже видели при заполнении матрицы Эйзенхауэра, на самом деле рекомендуется найти задачи, которые вы можете делегировать, чтобы вы могли сосредоточиться на более важных и срочных.

Чтобы определить доступных членов команды с навыками, необходимыми для конкретной задачи, используйте инструмент распределения ресурсов. В Teamdeck, например, вы можете быстро отфильтровать всех сотрудников по их роли и просмотреть их заказы и доступность в простом календарном представлении.

Делегируя работу, вы можете показать своим сотрудникам, что цените их вклад.Дайте им возможность принимать решения и, если необходимо, ограничьте себя контролем за ними. Таким образом, у вас не только будет меньше дел, но и вы позволите своим подчиненным расти профессионально.

7. Научитесь говорить «нет»

Зная свои пределы, когда дело доходит до объема работы, которую вы можете выполнить за определенный период времени, очень важно не только для выполнения того, что вы взяли на себя. Это также помогает избежать стресса, связанного с работой, и, в конечном итоге, чувства выгорания.

Сказать нет своему руководителю, менеджеру или даже начальнику может быть пугающим, но есть способы сделать это вежливо и настойчиво:

• Объясните причину — объясните, какие еще важные задачи вы делаете в данный момент и как на них беретесь новые повлияют на них.
• Позвольте им расставить приоритеты — если у вас уже есть много дел, и ваш руководитель просит вас заняться еще одним, представьте им свой список приоритетов. Позвольте им решить, имеет ли задача, которую они вас просят, более высокий приоритет, или нет.
• Не лгите — поддельные отговорки — не лучший способ отвечать на запросы. Скажите открыто, почему вы не можете что-то сделать в данный момент.
• Спросите, может ли задача быть отложена — часто начальная дата, когда кто-то просит вас выполнить задачу, не является окончательной датой выполнения.Покажите им, что если можно запланировать новую задачу на потом, вы сможете ее взять на себя.

Поскольку вы не хотите, чтобы на вас смотрели как на человека, отказывающегося работать, демонстрация того, почему вы не можете взять на себя больше задач или согласование сроков, может помочь вам сократить количество новых заданий.

8. Подводите итоги каждый день

Ведение ежедневных сводок вашей работы поможет вам определить, где вы преуспели, а что еще предстоит сделать.

В конце каждого дня просматривайте свой список и проверяйте, какие задачи вы выполнили.Увидеть, чего вам удалось достичь, — отличный способ получить мотивацию на следующий день.

Если в вашем списке все еще есть нерешенные задачи, спросите себя, почему вы их не выполнили, и найдите решения для этого. Может быть, задача была слишком обширной и разделение ее на более мелкие задания поможет вам лучше организовать работу?

Планирование работы стало проще благодаря инструментам, обеспечивающим быстрый доступ к задачам, которые необходимо выполнить вам или членам вашей команды. Наличие расписания и инструмента для учета рабочего времени также помогает, так как вам будет проще отслеживать свою эффективность.

Для управления задачами в нескольких проектах мы используем Jira. Это позволяет нам создавать подзадачи для каждой задачи, назначать их людям и отслеживать их в рабочем процессе, состоящем из задач, которые необходимо выполнить, выполняемых, находящихся на рассмотрении и выполненных.

Teamdeck, с другой стороны, представляет собой инструмент управления ресурсами, который мы сами используем для отслеживания расписания сотрудников, расписаний и общей производительности, которые мы затем можем суммировать с помощью настраиваемых отчетов (например, для сравнения бронирований с расписаниями).

Следите за записанным рабочим временем в простом календарном представлении.

Использование этих стратегий управления временем поможет вам лучше организовать свой рабочий день и сделать больше. Уже через несколько дней вы заметите, что:

• Ваша продуктивность улучшилась
• Вам стало проще выполнять задачи, которые вам были назначены с помощью
• Кажется, что у вас внезапно появляется больше времени
• Связанные с работой стресс значительно снизился

И поскольку эта тактика может сработать для вас, вы также можете попытаться включить ее во всю команду, которой вы руководите, повысив ее производительность.

Понравилась статья? Вы можете помочь нам расти, поделившись им со своей сетью:

10 способов улучшить свои навыки управления временем

Овладение навыками управления временем позволяет профессионалу быстро и эффективно выполнять свои повседневные обязанности. Если вы профессионал, которому сложно управлять временем, будет полезно узнать о различных методах, которые можно использовать для развития навыков управления временем. В этой статье мы обсудим 10 способов более эффективно управлять своим временем.

Почему важны навыки тайм-менеджмента?

Навыки управления временем — это широкий набор навыков, которые помогут вам управлять временем, которое вы тратите в течение рабочего дня, и обеспечить его максимально эффективное использование. Несколько важных навыков управления временем включают:

Приоритизация

Это акт присвоения уровня важности различным задачам и обеспечение того, чтобы задачи более высокой важности выполнялись перед задачами меньшей важности.Эффективное определение приоритетов ваших задач требует, чтобы вы четко понимали, сколько времени у вас уйдет на выполнение каждой имеющейся у вас работы. Если вы научитесь расставлять приоритеты в своих обязанностях, это также позволит вам более эффективно выполнять важные задачи.

Планирование

Очень важно уметь анализировать задачу или набор задач и составлять график их выполнения. Эффективное управление временем требует от вас сильных навыков планирования, чтобы вы могли развить и применить организованное понимание своих обязанностей при построении расписания задач.

Управление стрессом

Способность распознавать личный уровень стресса и вносить коррективы в работу может снизить уровень стресса. Вознаграждая себя, делегируя свои задачи и делая перерывы, когда это необходимо, вы можете оставаться сосредоточенными и мотивированными при выполнении каждой из ежедневных задач по своему расписанию. Понимание вашего уровня стресса также поможет вам эффективно использовать перерывы в течение дня и знать, когда отказываться от задач, которые вас перегрузят.

Постановка целей

Постановка определенных целей для себя на протяжении всей работы, таких как выполнение определенной задачи или сегмента работы, является важной частью управления временем. Постановка ряда реалистичных и оптимальных целей позволяет вам ощущать каждое достижение в течение дня как источник мотивации и поддержки. Постановка целей может работать в тандеме с управлением стрессом, помогая вам повысить свою эффективность на почасовой и ежедневной основе.

Коммуникация

Этот навык отражает вашу способность выражать свои цели, планы и потребности в устной и письменной формах. Хорошо развитые коммуникативные навыки позволяют разрабатывать эффективные графики и планы. Это также помогает вам более эффективно выполнять свои задачи за счет делегирования полномочий и совместной работы.

Связано: Навыки управления временем: определение и примеры

Как улучшить навыки управления временем

Попробуйте некоторые из этих 10 методов, чтобы улучшить управление временем:

1. Начните свои задачи как можно раньше.
2. Установите пределы того, на что вы скажете «да».
3. Сделайте перерыв.
4. Расставьте приоритеты для ваших задач.
5. Планируйте свои задачи и сроки.
6. Организуйте свое рабочее место.
7. Изучите свои модели продуктивности.
8. Используйте технологии, чтобы держать вас под контролем.
9. Сосредоточьтесь на одной задаче за раз.
10. Закрепите свои хорошие привычки.

1. Раннее начало задач

Если у вас есть возможность, запуск задачи до того, как вы запланировали начать работу над ней, может помочь вам преодолеть начальные подготовительные этапы задания.Это позволяет вам начать разработку вашей стратегии превентивно, что также может помочь преодолеть промедление.

2. Установите пределы того, что вы скажете «да» на номер

Многие люди берут на себя столько обязанностей, сколько их просят другие, чтобы произвести положительное впечатление и продемонстрировать свою преданность своей работе. Однако принятие на себя слишком большого количества обязанностей может затруднить разработку расписания, учитывающего все ваши задачи. Установка ограничений на количество активных рабочих мест, которые вы готовы принять от других, может помочь вам избежать огромного количества обязанностей.

3. Делайте перерывы

Выделение времени в течение дня для кратковременных отключений от работы позволит вам расслабиться и вернуться к своим активным задачам с новой точки зрения. Знание того, когда делать специальные перерывы в течение дня, также поможет вам выработать эффективные привычки управления стрессом.

4. Расставьте приоритеты для задач

Определите, насколько важны каждая из ваших задач друг для друга. Присвоение приоритета конкретным задачам может помочь вам сосредоточить свои усилия на вещах, на которые больше всего нужно ваше время.Практика определения приоритетов ваших задач позволяет вам понять, как лучше построить свое расписание и определить, какие задачи стоит делегировать.

5. Планируйте свои задачи и их крайние сроки

Найдите время, чтобы составить подробный график для каждой из ваших активных задач и установить для них твердые сроки. Это поможет вам представить себе, какие задачи требуют дополнительных усилий, и поможет лучше понять, с какой скоростью вы способны выполнять свою работу. Возьмите за привычку поддерживать свое расписание в актуальном состоянии, поскольку подробное расписание может служить основой для развития ваших навыков планирования и определения приоритетов.

6. Организуйте свое рабочее пространство

Организованное рабочее пространство может помочь вам сэкономить время в течение дня, избавляя вас от необходимости искать материалы, необходимые для выполнения каждой задачи. Кроме того, развитие организационных навыков поможет вам укрепить свои возможности планирования. Отсутствие необходимости беспокоиться о поиске определенных документов или материалов для задач поможет снизить повседневный стресс.

7. Изучите свои модели продуктивности

У всех разные модели того, насколько они продуктивны в течение дня.Некоторые люди работают намного эффективнее в первые часы дня, тогда как другие могут достичь пика продуктивности только после обеда. Определив, какое время дня для вас наиболее продуктивно, вы сможете более эффективно использовать каждую часть дня. Планируя более быстрые или простые задачи в менее продуктивное время, вы гарантируете, что ваша пиковая производительность будет посвящена более длительным задачам с более высоким приоритетом.

8. Используйте технологии для обеспечения подотчетности

Программное обеспечение для учета рабочего времени и ежедневного управления с каждым годом все чаще интегрируется в рабочие места.Программное обеспечение для учета рабочего времени позволяет рассчитать время, необходимое для выполнения отдельных задач, а программное обеспечение для ежедневного управления интегрирует результаты учета рабочего времени в ваше расписание. Вместе эти инструменты позволят вам создавать более реалистичные и точные графики и могут помочь вам поймать себя, прежде чем отвлекаться или откладывать слишком долго.

9. Сосредоточьтесь на одной задаче за раз

Многозадачность может показаться эффективной стратегией для более быстрого выполнения нескольких задач.Однако те, кто сосредоточен на выполнении двух заданий по одному, обычно выполняют каждую задачу быстрее и качественнее, чем те, кто выполняет несколько задач одновременно. Сосредоточение времени на выполнении одной задачи за раз также поможет снизить вероятность отвлекающих факторов.

10. Укрепляйте свои хорошие привычки

Когда вы заканчиваете задачи или замечаете, что изменили свою продуктивность, развивая свои навыки управления временем с помощью некоторых из этих методов, вы можете закрепить свой успех с помощью небольшая награда.Если вы найдете для себя приятное вознаграждение, которое не умаляет вашу повседневную продуктивность, это может снизить стресс и побудить вас продолжать развивать свои навыки управления временем.

32 Советы по управлению временем, чтобы работать меньше и больше играть

Планирование управления временем

Начало вашего путешествия по управлению временем с плана создаст прочную основу для будущих привычек, тем самым увеличивая ваши шансы на успех.

Совет №1: Создайте временной аудит.

Перво-наперво: начните с определения того, где вы на самом деле проводите свое время.Часто бывает несоответствие между тем, что, по вашему мнению, занимает ваше время, и тем, что есть на самом деле. Это потому, что люди плохо знают, сколько времени занимает выполнение задач.

Допустим, вам нужно написать электронное письмо из 300 слов. Вы можете подумать: «Написать электронное письмо просто. Это не займет больше 5 минут». Однако вполне вероятно, что вы переоцениваете свою скорость и недооцениваете другие более мелкие, связанные задачи, которые вам нужно выполнить для достижения конечной цели; корректура, отслеживание выбора языка и определение адресов электронной почты — все это может увеличить время выполнения задачи.С этими дополнениями 5-минутное электронное письмо на самом деле может занять у вас 20 минут, что на 500% больше, чем вы планировали изначально.

Теперь предположим, что у вас есть такая же проблема для нескольких задач. То, что было сбалансированной рабочей нагрузкой, когда вы впервые приступили к работе, гарантированно превратится в напряженный список дел в течение дня. Вы должны иметь реалистичное представление о том, чего вы можете достичь и что действительно отнимает ваше время. Вот почему полезно создать временной аудит.

Самый простой способ провести аудит времени — использовать приложение для учета рабочего времени.Многие компании предлагают бесплатные версии своего программного обеспечения, но Toggl Track — самый простой и бесплатный вариант с приложениями, доступными для всех устройств. Чтобы получить точную картину использования времени, отслеживайте все, что вы делаете в течение недели.

В конце недели посмотрите отчеты и оцените время, которое вы потратили на выполнение различных задач. С этими данными вы легко сможете найти области, которые нужно улучшить. Например, вы можете проводить слишком много времени, сидя на непродуктивных собраниях или выполняя загруженную работу. Теперь, обладая этими знаниями, вы можете иметь точную картину того, как вы проводите свое время, и соответственно планировать.

Это подводит нас к следующему совету.

---

Совет № 2: Ставьте достижимые цели и расставляйте приоритеты в задачах.

Если у вас слишком много дел, никакое время не поможет вам справиться со всем этим. Теперь, когда вы создали аудит времени, вы сможете увидеть, нужно ли вам просто лучше управлять своим временем или у вас слишком много дел.

Если вы считаете, что ваши цели достижимы, переходите к совету 3. Если вы думаете, что пытаетесь достичь слишком многого, попробуйте создать матрицу Эйзенхауэра или использовать 4 метода управления временем: сделать, отложить, делегировать и удалить.Оба метода помогают расставить приоритеты, так как вы помещаете свои задачи в одну из 4 групп:

1. Выполнение: задачи, которые являются важными и срочными.
2. Отложить: важные, но несрочные задачи.
3. Делегат: Срочные, но не важные задачи.
4. Удалить: задачи, которые не являются ни срочными, ни важными.

Использование этих методологий поможет вам определить, какие задачи следует расставить по приоритетам и какие задачи следует запланировать и запланировать, делегировать или удалить.

Какими бы ни были ваши цели, они также должны быть УМНЫМИ: конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и своевременными.

---

Совет № 3: Составьте ежедневный план или список дел.

Это можно сделать либо в первом блоке вашего рабочего дня, либо в последние несколько минут. Используйте любой из этих отрезков времени для создания ежедневного списка дел.

Создавая список дел, старайтесь сделать его простым. Наблюдать за наполовину готовыми списками изо дня в день может быть разочарование. Лучше занижать обещания и перевыполнять, даже если речь идет о личной продуктивности.

Формулируйте элементы списка, как если бы вы их уже заполнили. Вместо «Отправить отчет менеджеру проекта» напишите «Отчет менеджеру проекта отправлен». Этот небольшой трюк даст вам дополнительный импульс мотивации, когда вы решите вычеркнуть задачи из своего списка.

---

Совет № 4: Планируйте неделю на воскресенье.

Вступление в рабочую неделю с планом поможет вам сосредоточиться на ваших главных приоритетах. Это также облегчает переход от беззаботного мышления на выходных к продуктивному рабочему мозгу в понедельник утром.»

Выделите несколько минут в воскресенье, чтобы составить план на всю неделю. Увеличьте свои шансы на успех, разбив еженедельные цели на ежедневные задачи. Таким образом, вы сможете увидеть, что вам нужно делать каждый день на

Настройте себя на успех, назначив низкоприоритетные задачи на пятницу и другое время с низким энергопотреблением. Помните, что уровень вашей энергии и творческих способностей колеблется в течение недели. Выполняйте творческие и сложные задачи во вторник и среду. Запланируйте встречи на Четверг, когда у вашей команды начнется спад энергии.Используйте свои пятницы и понедельники для планирования и нетворкинга.

---

Стратегии и методы управления временем

Существуют сотни различных подходов к личной продуктивности. Мы знаем, что все работают по-разному, поэтому метод проб и ошибок в этих стратегиях тайм-менеджмента может помочь вам найти лучший метод для вас.

Совет № 5. Выполняйте самые важные и ответственные задачи с утра.

Для большинства людей первые несколько часов работы являются наиболее продуктивными.

Как ни странно, вам легче сосредоточиться, когда ваш мозг еще не полностью проснулся. В активном мозге остается меньше лишней энергии для мечтаний и беспокойства о других задачах.

Используйте это в своих интересах и сразу после пробуждения беритесь за самые сложные задачи, требующие умственного труда.

---

Совет № 6: Используйте правило 80-20.

Правило 80-20, также известное как принцип Парето, было придумано итальянским экономистом Вильфредо Парето, который заметил, что 80% результата обычно получают только 20% его входных данных.

Воспользуйтесь этими знаниями и выясните, какие действия составляют часть этих 20 процентов.

Например, вы — владелец агентства, ищущего клиентов. Вы тратите 30 минут в день на рассылку электронных писем потенциальным клиентам и 1 час на обмен сообщениями и ведение корпоративной учетной записи в социальных сетях. Только 1 клиент был направлен к вам через социальные сети, в то время как у вас 5 клиентов были получены по электронной почте. Понятно, что вам следует переключить свое время на рассылку по электронной почте, если вы хотите максимизировать количество клиентов.

Каждый может использовать правило 80-20, чтобы узнать, где проводить время. Если вы не уверены, какие действия входят в ваши 20%, вам следует провести аудит времени или использовать инструмент отслеживания времени, так как это даст лучшее представление о том, какие активные действия оказывают наибольшее влияние и отнимают больше всего времени.

---

Совет № 7: Воспользуйтесь преимуществами золотых часов или биологического прайм-тайма.

Знаете ли вы, в какое время дня вы наиболее продуктивно работаете? Знание этого поможет вам оптимизировать вашу рабочую нагрузку.

Чтобы найти свои золотые часы или биологическое прайм-тайм, разбейте свой рабочий день на 3-5 временных интервалов. Следите за своей продуктивностью в течение недели с помощью записной книжки или бесплатного инструмента учета рабочего времени. В конце недели расположите эти временные точки от наиболее к наименее продуктивным.

После того, как вы найдете свои золотые часы, вы сможете соответствующим образом спланировать свои недели. Планируйте сложные или очень сложные задачи на время максимальной продуктивности.

---

Совет № 8: Используйте метод швейцарского сыра.

Легко почувствовать себя перегруженным большими задачами. Когда вы не знаете, с чего начать, подавленность может привести к промедлению или потере внимания.

Метод швейцарского сыра, изобретенный Аланом Лакейном, утверждает, что лучший способ преодолеть это — разбить более крупные проекты на более мелкие задачи или временные отрезки. Выполнив одну небольшую задачу или 15-минутный временной блок, вы сделаете проект менее сложным и с большей вероятностью будет завершен вовремя.

---

Советы и хитрости по управлению временем

Нам всем время от времени нужно немного ускорить работу.Воспользуйтесь этими небольшими советами и уловками, чтобы добавить немного привлекательности своей стратегии или методу продуктивности.

Совет № 9: Установите ограничение по времени для задач.

Задачи расширяются, чтобы заполнить отведенное им время, или так утверждает закон Паркинсона. Если вы дадите задаче два часа, а не один, объем работы, который вам нужно сделать для выполнения задачи, просто увеличится, чтобы заполнить полные два часа.

Еще раз взгляните на свой временной аудит и определите задачи, которые заняли больше времени, чем вы ожидали. Установите для этих задач временные ограничения.Установив ограничения, вы улучшите свое внимание и станете работать более эффективно. Вы также избежите смещения объема работ: расширения проекта, которое происходит, когда обязанности четко не определены или не контролируются.

Если вы все же обнаружите, что выходите за эти временные рамки, изучите свой рабочий процесс и определите, следует ли вам уделять больше времени этим задачам в будущем. Вы также можете попробовать устранить небольшие траты времени, такие как незапланированные перерывы.

---

Совет № 10: Добавьте «список выполненных» в свой список дел.

Как бы хорошо вы ни планировали, в течение дня всегда будут появляться неожиданные задачи. Запишите их в отдельный список рядом с вашими задачами, чтобы получить дополнительное удовольствие в конце дня.

В воскресенье вспомните о своих достижениях на прошлой неделе и поздравьте себя с успехами. Этот период проверки повысит вашу уверенность и поможет вам составить расписание на следующую неделю.

---

Совет №11: Будьте на день раньше.

Многие люди считают, что они лучше всего работают в условиях жесткого крайнего срока, и откладывают работу на день раньше срока.Однако для большинства это не так. Проекты часто занимают больше времени, чем предполагалось изначально, что затрудняет их своевременное завершение.