Планирование времени тайм менеджмент: 7 эффективных методов тайм-менеджмента — Офтоп на vc.ru

7 эффективных методов тайм-менеджмента — Офтоп на vc.ru

8353 просмотров

Когда на вас наваливается целая гора дел, хочется, чтобы в сутках было 48 часов. Но есть более реальный способ разобраться с задачами — тайм-менеджмент.

Чаще всего проблема лежит в неумении грамотно распределять задачи и управлять своим временем. Тайм-менеджмент — целая наука, которая поможем вам справиться с этой проблемой.

Методы тайм-менеджмента разработаны таким образом, чтобы оптимизировать и удобно организовать ваше время. Существует много разных техник, о которых мы расскажем в этой статье. А вы сможете выбрать для себя наиболее подходящую.

Базовые принципы тайм-менеджмента

Все методы тайм-менеджмента строятся на трёх базовых принципах:

1. Расстановка приоритетов. Сначала определяем, насколько задача срочная, нет ли других, более важных дел.

2. Планирование. Нужно составить мини-план: когда вы начнёте выполнять задачу и сколько примерно времени должно на неё уйти.

3. Структурирование. Определите для себя критерии, по которым вы будете оценивать степень готовности задачи и полученные результаты.

Теперь, когда мы разобрались в основе, можно приступить к обзору самих техник.

7 методов тайм-менеджмента

1. «Съешь лягушку!»

Так называется метод Брайана Трейси — канадо-американского оратора и бизнес-тренера. Конечно, живых лягушек есть не придётся. Их место займут самые тяжелые задачи, ведь их выполнение такое же неприятное, как поедание этих бедных земноводных (французы здесь поспорят).

Суть в том, чтобы выполнить все самые трудные дела в первой половине дня, когда у вас ещё много сил. Вы не будете весь день портить себе настроение мыслью о неприятной задаче, а эйфория от того, что самое сложное позади, придаст сил для решения более мелких и простых дел.

2. Деление большой задачи

Такой способ ещё называют «поедание слона по кусочкам» (что поделать: в тайм-менеджменте все хотят кого-то съесть).

Суть в том, чтобы взять одну крупную задачу и разделить её на множество мелких. «Порционно» можно справиться с любой задачей, она уже перестаёт казаться неподъемной.

Например, ваша цель — стать топовым специалистом в своей области. Для этого вам нужно повысить свои скиллы, собрать портфолио и успешные кейсы, поучаствовать в различных проф. конкурсах и форумах. Чтобы выполнить эти задачи, придётся пройти дополнительное обучение, улучшить своё резюме, найти заказчиков и т.д.— таким образом, цель делится на удобные «кусочки». У кого-то они будут крупнее, у кого-то поменьше — ориентируйтесь на свои ощущения.

3. Матрица Эйзенхауэра

Это простая, но рабочая схема, которая делит задачи на срочные и важные. Матрица представляет собой четыре квадрата: они получаются при пересечении осей «важно — не важно» (ось Х) и «срочно — не срочно» (ось Y).

Пользоваться матрицей очень легко: просто распределите свои задачи по её квадрантам.

• Первый квадрант — «важное и срочное». Это задачи, которые нужно выполнить максимально быстро, их нельзя откладывать.

• Второй квадрант — «важное, но не срочное». Сюда относятся важные задачи, на выполнение которых есть много времени. Например, если вам нужно сделать большой серьезный проект, он будет располагаться как раз во втором квадранте.

• Третий квадрант — «срочное, но не важное». Обычно это повседневные задачи (в том числе домашние), которые нужно выполнить, но они не очень важные. Чаще всего именно такие дела можно кому-то делегировать.

• Четвертый квадрант — «несрочное и неважное». Такие задачи можно совсем убрать из плана, особенно если у вас много дел в первом и втором квадранте. Но иногда их можно выполнить — если они приносят удовольствие. Например, сходить на фильм, который вы долго ждали или посетить новый бар.

4. Тайм-менеджмент по хронотипу

Об этом методе рассказал кандидат медицинских наук и клинический психолог — Майкл Бреус. Он разделил людей на 4 хронотипа, исходя из которых, каждому следует индивидуально планировать свой рабочий ритм.

• «Медведи». Просыпаются в 7-11 утра, пик продуктивности с 11 до 18 часов, а отход ко сну не позднее 23 часов.

• «Львы». Самостоятельно просыпаются очень рано — с 5:30 до 10 утра, продуктивны с 10-17, а ложатся спать до 22:30.

• «Волки». Это привычные нам «Совы»— им тяжело просыпаться, но нужно постараться встать хотя бы до 12:00, эффективно работают до 20 часов и идут спать в 00:00-1:00.

• «Дельфины». У этих людей довольно беспокойный режим сна. Даже если они встают с 6-10 утра, то легко могут уснуть обратно. Чтобы спокойно уснуть до 00:00, им нужно не отвлекаться на гаджеты, убрать их за 2 часа до сна. Наиболее продуктивны с 10 до 18 часов.

5. Техника Pomodoro или «Метод помидора»

Это метод фиксации времени, который разработал Франческо Чирилло. Его суть в том, что часть времени вы работаете, а часть — отдыхаете. Это должны быть чётко ограниченные промежутки.

В случае с Pomodoro, время одного «помидора» — 30 минут, из них 25 вы работаете, а 5 — отдыхаете. Нужно совершить 4 таких цикла работы и отдыха, чтобы сделать крупный 30-минутный перерыв.

Кстати, метод назвали «Pomodoro» в честь кухонного таймера-помидора (его полный цикл составлял полчаса).

6. Одна задача в один промежуток времени

В 2009 году исследователи Стенфордского Университета провели эксперимент, в котором выяснили, что если человек одновременно выполняет несколько интеллектуальных дел, например, придумывает сценарий и составляет контент-план, то он хуже концентрируется, думает и запоминает.

Намного эффективнее выделить одну задачу в один промежуток времени, и сконцентрироваться только на ней. Исключение — совмещение физической и умственной активности. Например, если бегать на дорожке в спортзале и придумывать темы для конференции — одно другому не помешает.

7. Канбан

Для канбана вам понадобится таблица с тремя столбцами: «нужно сделать», «В работе» и «Сделано». Вы можете сделать и большее количество столбцов, если для ваших задач нужно больше этапов.

Изначально все дела находятся в «нужно сделать», затем переносятся во “в работе” и на финальном этапе — в «сделано». Благодаря такому методу вам будет проще отслеживать свои задачи, визуализировать их и рассчитывать свои силы.

Приложения для управления временем

Мы составили небольшой список приложений, которые помогут вам протестировать методы, о которых мы рассказали, в удобном формате.

• Trello — бесплатная канбан-доска для работы в команде и личных нужд.

• Focus To-Do — таймер Pomodoro и таск-менеджер.
  

• Todoist — планировщик для разных методов планирования (можно настроить под матрицу Эйзенхауэра).

• Notion — база данных для хранения и систематизации всего.

• Forest — таймер для телефона: пока вы не трогаете смартфон, на его экране растет красивое дерево. Если разблокировать телефон раньше времени, то дерево погибнет.

Попробуйте все методы и поймите, какой действует наиболее эффективно именно для вас. Также можете рассказать о других методах, которые мы не упомянули в статье (возьмём их на заметку).

Подписывайтесь на наш телеграм-канал «Digital squad». Там мы ежедневно публикуем все важные обновления, новости и статьи, связанные с SMM, рекламой, digital и не только.

Тайм-менеджмент: методы планирования рабочего дня

Аудиоверсия этой статьи

Чтобы бизнес развивался успешно, владельцам нужно уделить внимание планированию рабочего времени — своего и команды. Правильно выбранный метод тайм-менеджмента повысит производительность труда, оптимизирует затраты и сэкономит ресурсы компании. В списке популярных — установка дедлайнов, автофокусировка, работа по таймеру, составление планов

Содержание

Тайм-менеджмент: характеристики и польза для работы
Приемы тайм-менеджмента
Принципы планирования рабочего времени
Методы тайм-менеджмента
Ошибки планирования

Деловая среда

Платформа знаний и сервисов для бизнеса

Открыть ИП сейчас

💎 Деловая среда Премиум

Вступайте в закрытый клуб и получите доступ к материалам по успешному ведению бизнеса

Попробовать бесплатно на 14 дней

Тайм-менеджмент: характеристики и польза для работы

Тайм-менеджментом называют набор методов управления временем для формирования целей. Они помогут распределить задачи для эффективного ежемесячного, поквартального планирования работы предприятий и команд.

В рамках тайм-менеджмента проводят:

• анализ целей;

• оптимизацию трудовых ресурсов;

• выбор инструментов, технологий и стратегий;

• планирование достижения большой цели;

• определение подзадач, расстановку приоритетов;

• составление списков дел;

• графики реализации планов;

• корректировку управления рабочим временем;

• оценку результатов.

Польза от использования методов тайм-менеджмента:

• прогнозируемое достижение поставленных целей,

• повышение производительности труда,

• эффективное распределение времени,

• построение долгосрочной стратегии развития бизнеса,

• повышение стрессоустойчивости руководителя и подчиненных,

• предотвращение выгорания сотрудников,

• рациональное распределение времени.

Приемы тайм-менеджмента

Чтобы планировать время, прибегают к таким приемам:

1. Постановка цели. Необходима для эффективной деятельности. Цели формулируют перед началом работы для снижения временных, финансовых, интеллектуальных затрат компании. Чтобы было понятно, как достичь поставленных целей, прописывают задачи, которые необходимо выполнить.

2. Составление плана трудового дня. Считается основным приемом тайм-менеджмента. Списки дел, диаграммы приоритетов повышают продуктивность работы. При планировании задачи решают поэтапно, снижая потери времени, ресурсов.

3. Планирование на ограниченные промежутки времени: кроме планов на день, составляют на месяц, квартал, год. Задачи фиксируют в электронном или бумажном документе. Выделяют основные действия в работе по проектам. Планы должны быть гибкими. При изменениях стратегии развития предприятия, смене рабочей системы, нестабильности на рынке вносятся поправки в утвержденный документ.

4. Самодисциплина. Развивать это качество полезно. Способность следовать установленным планам позволяет достигать больших целей, системно работать над проектами.

5. Решение важных задач утром. В первой половине дня качество работы у людей выше. Поэтому в начале дня решаются сложные задачи, а затем все остальные. После анализа рабочих задач лишние пункты из расписания убираются.

6. Иерархия задач. Прием предусматривает их ранжирование по степени важности, срочности, затратам времени. Реализацию начинают с важных срочных дел, постепенно переходя к небольшим задачам.

7. Применение декомпозиции. Подразумевает разделение больших целей на этапы, отдельные шаги. Прием позволяет упростить работу над проектами, действовать по плану, снизить влияние на компанию внешних факторов.

8. Отдых. Для стабильной работы необходимо оставлять на него время. Сон, расслабление, переключение между разными видами деятельности позволяют снижать физическую и умственную усталость, регулировать уровень стресса. При планировании отдыха повышается результативность работы.

9. Регулярный пересмотр рабочих задач и поиск новых способов достижения целей.

10. Фиксация результатов. Для повышения эффективности деятельности это важно делать каждый день, неделю, месяц.

Статьи

OKR: что это такое и как помогает бизнесу быстро расти

Инструменты развития

Принципы планирования рабочего времени

Планированием называют распределение времени для решения краткосрочных и долгосрочных задач. Использование этого инструмента позволяет оптимизировать задачи трудового дня, оптимизировать работу над проектами.

При планировании выбирают приоритетные цели, ограничивают время их выполнения, структурируют деятельность команды. Задачи рабочего дня распределяют с учетом целей компании.

Благодаря грамотно составленному плану можно:

• расставлять приоритеты на день;

• определять, какие задачи можно делегировать;

• оптимизировать работу над проектами;

• выбирать лучшие решения;

• распределять нагрузку между сотрудниками;

• планировать оставшееся в расписании свободное время;

• повышать общую продуктивность компании.

💎 Деловая среда Премиум

Вступайте в закрытый клуб и получите доступ к вебинарам на актуальные бизнес-темы

Попробовать бесплатно на 14 дней

Планирование работы для руководителя

Руководителям и владельцам бизнеса следует планировать свое время, чтобы эффективнее распределять работу над задачами разных уровней. Например, участвовать в разработке стратегии развития компании, контролировать деятельность ее подразделений, отдельных сотрудников. Сложные задачи для удобства разделяют на более простые, отводя для их решения определенные периоды.

Задачи руководителя должны быть:

• детализированными, реалистичными;

• направленными на достижение результата;

• ограниченными по времени;

• измеримыми;

• системными, структурированными.

Список задач следует регулярно анализировать. Это нужно делать, чтобы преобразовывать цели в план действий. Например, владельцу бизнеса нужно увеличить прибыль. Для этого он должен самостоятельно или с помощью команды оценить ситуацию на рынке, в компании и решить, какие шаги следует предпринять: повысить качество реализации проектов, привлечь больше клиентов, создать и предлагать новые услуги.

Руководитель использует для анализа ситуации открытую и экспертную информацию, результаты исследований, которые провели его подчиненные или сторонние специалисты. Любые действия должны занимать конкретное количество рабочих дней. Для этого заранее важно просчитать, какое время потребуется для выполнения каждой задачи.

Статьи

Как эффективно руководить сотрудниками

Мотивация

При составлении плана руководитель определяет:

• продолжительность периода,

• цель периода,

• объем финансовых и временных ресурсов,

• очередность выполнения задач,

• необходимость подготовительных мероприятий,

• перечень делегируемых сотрудникам задач,

• способы контролировать ход выполнения работы,

• критерии успешного достижения цели.

Для эффективного тайм-менеджмента можно пользоваться такими мобильными приложениями:

• Focus To-Do — таймер и таск-менеджер;

• Todoist — планировщик, позволяющий настраивать записи под разные методы планирования;

• Trello — доска для фиксации личных планов и командной работы;

• Notion — база данных для сохранения и систематизации входящих сведений;

• Forest — таймер для смартфона;

• SingularityApp — таск-менеджер для перевода сведений из электронной почты в рабочие задачи.

Статьи

Онлайн-сервисы для бизнеса

Оптимизация бизнеса

Планирование времени сотрудников

Сотрудники эффективно выполняют обязанности при составленном плане работы на день, неделю, квартал. Основным задачам отводят до 60% времени, до 20% оставляют на непредвиденные дела и еще 20% — на ситуативные задачи. Планирование рабочего времени и контроль за выполнением задач должны быть регулярными и системными. Результаты сотрудников отслеживают их руководители.

Чтобы руководитель мог вовремя корректировать деятельность команды, сотрудникам нужно регулярно отчитываться о работе. Значимую роль играют периодичность представления отчетов, их формат и обратная связь от руководителя.

Чтобы повысить производительность сотрудников, необходимо:

• проанализировать эффективность их деятельности;

• сравнить работу на предприятии и в других организациях;

• внедрить систему тайм-менеджмента в отделах;

• следить за ее применением;

• оценивать, насколько эффективно система позволяет структурировать и оптимизировать рабочее время;

• искать новые приемы тайм-менеджмента, если какие-то не работают или дают низкие результаты.

Стандартизация работы позволяет повысить продуктивность специалистов, рационально использовать трудовое время, соблюдать сроки реализации проектов, снижать риски просрочек, репутационных и финансовых потерь компании.

Методы тайм-менеджмента

Список часто используемых методов тайм-менеджмента:

1. Подготовка с вечера. Рабочие и персональные задачи записываются в конце текущего дня на следующий. Техника позволяет распределить нагрузку, поэтапно достигать целей, реализовывать проекты. План составляют в блокноте или мобильном приложении.

2. Дедлайны. Установление сроков сдачи работы стимулирует сотрудников, помогает преодолевать прокрастинацию, повышает скорость реализации проектов. Дедлайны могут быть внешними, устанавливаемыми руководителем, начальниками отделов, клиентами.

3. Правило трех. Автор метода — К. Бейли. Правило предусматривает ежедневное выполнение трех важных дел. Каждый раз выбирают новые задачи. Техника помогает сконцентрировать внимание на нескольких целях, повысить продуктивность. Метод подходит и для постановки целей на длительные периоды.

4. Способ 10 минут. Когда трудно взяться за непростую задачу, нужно решить выполнять ее только в течение 10 минут, а затем запланировать отдых. Это поможет снизить уровень тревоги, который может возникать из-за ощущения, что задача крайне сложная. За время работы над ней человек обычно приходит к выводу, что задача не такая уж и сложная, и продолжает работу спокойно.

5. Поедание «лягушки». Метод разработан бизнес-тренером Б. Трейси и предусматривает решение сложной задачи утром. В первой половине дня человек не перегружен информацией, имеет больше ресурсов и легче справляется с трудным делом. Когда «лягушка» будет съедена, останутся силы на эффективную работу над остальными пунктами из списка.

6. Автофокус. Метод, разработанный М. Форстером, рекомендован людям, трудящимся без дедлайна. Для автофокусировки выписывают список дел. Затем выбирают одну задачу, которая интуитивно кажется приоритетной, и решают ее. Выполненные пункты из перечня вычеркивают. Незавершенные дела переносят в конец списка.

7. Канбан. Этот метод организации работы позволяет перераспределять нагрузку между сотрудниками и выполнять задачи в срок; оценить нарастающий темп в работе. Перечень дел в виде карточек или стикеров вносят в столбец «Нужно сделать» (названия можно менять на свое усмотрения, сохраняя суть). Доска со столбцами может быть реальной, осязаемой, а может быть представлена в электронном виде.  Когда работа над задачей начинается, карточку с ней перемещают в столбец «В процессе». По завершению она попадает в «Выполнено». Задачи перемещают по одной схеме из первого столбца в соседние и доходят до последнего столбца. Метод позволяет отслеживать прогресс сотрудников, команды, временные затраты.

8. Правило 1–3–5. Метод заключается в выборе дел, которые нужно сделать в течение дня. В их число должны войти одна большая задача, три средние и пять мелких. Соблюдение правила помогает разобрать нерешенные дела, соблюсти сроки проектов.

9. Хронометраж. Методика разработана Г. Архангельским. Предполагает фиксацию продолжительности каждого действия. В таблицу с данными включают на начальном этапе все действия в течение дня. По мере того как формируется привычка отмечать в ней каждое дело и время, затраченное на него, таблицу усложняют. Туда могут добавляться расчеты КПД, столбцы с комментариями, шкалой удовлетворенности процессом или результатом. Метод помогает анализировать, что чаще всего отвлекает от работы, на какие дела уходит неоправданно много времени, какие задачи лучше делегировать.

10. Правило 2 минут. По методике необходимо решать небольшие рабочие задачи сразу, не откладывая. Способ помогает разгрузить график, повысить результативность сотрудников.

11. Матрица Эйзенхауэра. Схема позволяет распределять дела по четырем группам, ориентируясь на их важность и срочность. Метод помогает понять, что лучше перепоручить, что выполнить без промедления, а на какие дела следует заложить время.

12. Getting Things Done. Метод GTD создан бизнес-тренером Д. Алленом. Предполагает фиксацию задач и их сортировку в зависимости от того, выполнимы ли они, сколько времени занимают. По мнению Аллена, лучше фиксировать всю необходимую информацию, не полагаясь на память; хранить записи можно в удобном виде и формате; прежде всего искать решение и намечать необходимые действия, а не думать о проблемах; концентрироваться на одной задаче в конкретный момент времени, борясь с многозадачностью.

Планируя рабочее время, можно использовать и другие методы, такие как введение временных блоков, тайм-менеджмент с учетом хронотипа.

Telegram Деловой среды

Больше пользы для вас и вашего бизнеса каждый день в нашем Telegram-канале

Подписаться на Telegram

Ошибки планирования

Распространенные ошибки при планировании:

1. Неправильная расстановка приоритетов. Производительность компании повышает выполнение важных дел. Дела на перспективу, анализ выполняют после решения срочных вопросов.

2. Чрезмерное внимание к небольшим задачам. Согласно закону Парето, 20% усилий помогают достигать 80% результата при грамотном определении целей.

3. Отсутствует время на отдых. Высокая концентрация дел в течение рабочего дня снижает производительность. Если нет границ между этапами проектов, видами деятельности, у сотрудников и руководителя постепенно снижается концентрация, развивается эмоциональное выгорание.

4. Отсутствие контроля за временем решения задач. Прокрастинация, просмотр писем, длинные телефонные переговоры снижают производительность. Необходимо отслеживать эффективность трудового дня, анализировать результаты, оптимизировать задачи.

5. Постоянная работа в режиме многозадачности. Регулярное выполнение нескольких проектов, совмещение трудовых обязанностей по разным направлениям снижает способность к концентрации внимания. Продуктивность сотрудников падает. Для сложной умственной деятельности необходима поэтапность. Продуктивно работать над задачей в течение одного временного цикла с перерывами.

Планировать время работы полезно как владельцу бизнеса, так и его сотрудникам. Тайм-менеджмент дает возможность оптимизировать время, вовремя выполнять поставленные задачи и допускать при этом минимум ошибок.

🚀 Сервис для быстрого старта бизнеса

Зарегистрируйте бизнес бесплатно и без визита в налоговую — через сервис от Деловой среды

Подать заявку онлайн

навыков тайм-менеджмента | SkillsYouNeed

Задумывались ли вы когда-нибудь, почему некоторым людям хватает времени, чтобы сделать все, что они хотят, в то время как другие постоянно спешат от задачи к задаче и никогда ничего не заканчивают?

Не может быть, чтобы у некоторых людей было меньше дел. Гораздо более вероятно, что они используют свое время более эффективно: другими словами, демонстрируют хорошие навыки тайм-менеджмента.

Тайм-менеджмент — это умение продуктивно и эффективно использовать свое время. Вы также можете думать об этом как об искусстве иметь время делать все, что вам нужно, не чувствуя при этом стресса. Звучит просто, но на практике все намного сложнее.

На этой странице объясняются некоторые принципы рационального использования времени.

---

Важность тайм-менеджмента

Навыки тайм-менеджмента очень важны, потому что мало у кого из нас есть достаточно времени, чтобы сделать все, что от нас просят или что мы хотим сделать.

Тайм-менеджмент определяется как использование вашего времени продуктивно и эффективно, но что, если вы работаете максимально продуктивно, и все же не можете все успеть? Возможно, лучше думать о тайм-менеджменте как о сочетании продуктивной работы и расстановки приоритетов.

Другими словами, люди, умеющие планировать время, хорошо справляются с поставленными задачами. Однако они также лучше отдают приоритет и выясняют, что действительно нужно сделать , а затем отбрасывают другие вещи.

Они могут это сделать, потому что понимают разницу между срочным и важным.

• « Срочные» задачи требуют вашего немедленного внимания, но уделяете ли вы им это внимание на самом деле, может иметь значение, а может и не быть.

• «Важные» задачи имеют значение, и невыполнение их может иметь серьезные последствия для вас или других.

Например:

• Ответить на звонок необходимо срочно . Если вы этого не сделаете, звонящий отключится, и вы не будете знать, почему он звонил, а это может быть важно. Однако это также может быть автоматический голос, говорящий вам, что вы можете иметь право на компенсацию за неправильно проданную страховку. Это не важно.

• Важно регулярно посещать стоматолога (по крайней мере, нам так говорят). Если вы этого не сделаете, у вас могут возникнуть заболевания десен или другие проблемы. Но это не срочно. Однако, если вы оставите это слишком долго, это может стать срочным, потому что у вас может заболеть зуб.

• Забирать детей из школы нужно срочно и важно . Если вы не придете в нужное время, они будут ждать на игровой площадке или в классе, беспокоясь о том, где вы находитесь. Вы также можете причинить неудобства другим, например, учителям, которые ждут вас вместе с детьми.

• Чтение забавных электронных писем или проверка Facebook не является ни срочной, ни важной задачей . Так почему же это первое, что вы делаете каждый день? См. нашу страницу , посвященную минимизации отвлекающих факторов , чтобы помочь вам распознать и избежать других вещей, которые могут отвлечь вас от выполнения срочных и важных задач.

Различие между срочным и важным является ключом к определению приоритетов вашего времени и рабочей нагрузки, будь то на работе, дома или во время учебы.

Позволяет понять, что нужно сделать в первую очередь, а что можно оставить на потом или вообще не делать. Например, если вы оставите срочную, но неважную задачу, вы можете обнаружить, что она становится ненужной.

Использование сетки, такой как матрица приоритетов ниже, может помочь вам организовать ваши задачи по соответствующим категориям:

Использование матрицы приоритетов основа. Каждый день спрашивайте себя:

• Какие из моих задач нужно выполнить в течение следующих 48 часов?

  Это «срочные» задачи.

• Какие из срочных задач важнее?

  Рекомендуется перечислять задачи в порядке важности, а не давать им абсолютное различие «важные/не важные».

• Какие из несрочных задач важнее?

  Опять же, рекомендуется перечислить их по порядку, а не давать им абсолютное различие.

Теперь используйте ответы на эти вопросы, чтобы распределить задачи по ячейкам в матрице приоритетов, следуя следующим правилам:

• Каждая ячейка должна содержать не более семи или восьми задач .

• Начните с поля «Сделать сейчас» .

• Важно не откладывать срочные или важные дела только потому, что они неприятны. Они не станут лучше от прокрастинации.

  Если ваша работа состоит в том, чтобы съесть лягушку, лучше всего делать это первым делом с утра. И если ваша работа состоит в том, чтобы съесть двух лягушек, лучше сначала съесть САМУЮ БОЛЬШУЮ.

  ---

  Марк Твен

• Далее посмотрите на менее срочные, но все же важные задачи . Решите , что вы собираетесь с ними делать, а затем запланируйте время в своем дневнике для их выполнения или подумайте о том, чтобы делегировать их кому-то другому.

• Делегируйте срочные, но более легкие/менее важные задачи.

• Теперь исключите несрочные и неважные задачи.

• Наконец, работайте. Начните свой список «Сделать сейчас». Когда вы закончите, переходите к запланированной работе или задачам.

Если есть еще задачи, которыми вы можете управлять в каком-либо квадранте, пора а) выполнить некоторые, б) делегировать некоторые или в) исключить некоторые.

Регулярная обрезка вашей матрицы таким образом гарантирует, что вы сможете сосредоточиться на том, что действительно важно, и продолжите работу.

Индивидуальное суждение

---

Срочность и/или важность задачи не являются абсолютными. Только вы можете решить, что вы действительно считаете важным или срочным.

Некоторые люди, например, предпочитают подождать, пока их не попросят выполнить работу во второй раз, прежде чем они начнут ее выполнять. Если их никогда не попросят снова, они никогда не примутся за работу — они просто решат, что ни для кого не достаточно важно, чтобы они тратили время.

Помните также, что вы и ваше здоровье важны . Тот факт, что у вас много дел, не означает, что некоторые упражнения, 10-минутная прогулка или правильное питание не важны. Вы не должны игнорировать свое физическое или психическое здоровье в пользу более «срочных» действий.

Внимание!

---

Срочность и/или важность не являются фиксированным статусом. Вы должны регулярно просматривать свой список задач, чтобы убедиться, что ничего не следует перемещать вверх из-за того, что оно стало более срочным и/или важным.

Что делать, если важная задача постоянно вытесняется более срочными, но все же важными задачами?

Во-первых, подумайте, действительно ли это важно. Нужно ли это вообще делать, или вы просто говорили себе, что должны это сделать?

Если это действительно важно, рассмотрите возможность делегирования. Подробнее см. на нашей странице Делегирование навыков .

Практический пример:
Беспроигрышная ситуация от делегирования

---

Дженни была лидером занятой, очень реактивной команды, с постоянными и срочными требованиями к ее времени. Она знала, что ей нужно подумать о долгосрочной стратегии для своей команды, но было очень трудно выделить время.

В ходе обсуждения разработки Сара, одна из ее команды, выразила желание проделать дополнительную стратегическую работу, чтобы развить свои навыки. Дженни увидела возможность для них обоих и предложила Саре разработать стратегию для команды.

Сара воспользовалась случаем и разработала тщательно продуманный план, который стал отличной основой для дальнейшей работы.

Личные и профессиональные

Как насчет баланса между личными и профессиональными приоритетами? Есть два способа справиться с этим:

1. Включить оба в одну матрицу

   Преимущества: Ваши личные вещи не потеряются.

   Недостатки: вам нужно будет найти баланс между работой и личными вещами.

2. Используйте две отдельные матрицы и выделяйте отдельные временные интервалы для работы с каждой из них

   Преимущества: означает, что вы можете иметь дело с обоими, с реалистичным представлением о срочности.

   Недостатки: может быть довольно сложным.

Вам решать, что вы выберете — главное, чтобы это работало на вас.

---

---

Дополнительные принципы рационального использования времени

Таким образом, матрица приоритетов является ключом к определению приоритетов вашей рабочей нагрузки. Однако тайм-менеджмент — это больше, чем просто расстановка приоритетов: это также возможность работать более продуктивно. Существует ряд других способов, с помощью которых вы можете повысить свою эффективность и производительность.

• Поддерживайте порядок

  Для некоторых из нас беспорядок может быть одновременно и настоящим отвлечением, и настоящей депрессией.

  Приведение в порядок может повысить как самооценку, так и мотивацию. Вам также будет легче оставаться в курсе дел, если ваше рабочее место будет опрятным, и вы будете поддерживать свои системы в актуальном состоянии.

  Главный совет по уборке:

  ---

  Сложите свои вещи в три кучки: Храните, Отдавайте и Выбрасывайте.

  • Сохраните , если вам нужно сохранить его для своих записей или что-то с ним сделать. Если это требует действий, добавьте его в свой список задач.
  • Отдайте , если вы этого не хотите, но кто-то может использовать это, и/или это работа, которую можно и нужно делегировать.
  • Выбросьте (или утилизируйте) вещи, которые не представляют ценности ни для вас, ни для кого-либо еще.
  
  

• Использование списка дел

  Бумажные или электронные списки — это хороший способ вспомнить, что вам нужно сделать, и сразу увидеть, что вы забыли.

  Подумайте о том, чтобы каким-то образом выделить наиболее важные пункты и не забудьте вычеркнуть их из своего списка, когда они будут завершены и/или больше не нужны.

• Выберите момент

  У всех нас есть время дня, когда мы работаем лучше. Лучше всего запланировать сложные задачи на это время.

  Однако вам также необходимо запланировать дела, которые нужно делать в определенное время, например встречи или поход на почту.

  Еще один полезный вариант — иметь список важных, но несрочных небольших задач, которые можно выполнить за эти нечетные десять минут между встречами: может быть, это идеальное время, чтобы отправить электронное письмо с подтверждением даты вашего отпуска?

  Главный совет: использование технологии планирования

  ---

  Некоторые люди по-прежнему предпочитают использовать бумажный дневник и список дел — и это нормально.

  Тем не менее, для тех, кто любит технологии, теперь есть множество инструментов, которые помогут вам в планировании. Такие приложения, как Doodle, Calendly, Microsoft Bookings и Google Calendar, помогут вам планировать свою работу, а также назначать встречи с другими людьми.

  Вы также можете предоставить заранее установленные интервалы для встреч, чтобы другие могли назначить встречи с вами, скрывая остальную часть своего дневника. Это означает, что вы можете запланировать время на себя или на семью, не беспокоясь о том, что кто-то подумает или попытается лишить вас приоритетов.

  Это позволяет вам автоматизировать ваши встречи, не передавая контроль над вашим временем кому-либо еще.




• Не медлите, а спросите, почему вас искушают

  Если задача действительно срочная и важная, приступайте к ней.

  Если, однако, вы обнаружите, что оправдываетесь, что не делаете что-то, спросите себя, почему.

  Возможно, вы сомневаетесь, стоит ли вам вообще выполнять задание. Возможно, вас беспокоит этика или вы не думаете, что это лучший вариант. Если это так, вы можете обнаружить, что другие согласны. Обсудите это с коллегами или вашим менеджером, если на работе, и семьей или друзьями дома, и посмотрите, есть ли альтернатива, которая может быть лучше.

• Не пытайтесь работать в режиме многозадачности

  Как правило, люди не очень хорошо справляются с многозадачностью, потому что нашему мозгу требуется время, чтобы перефокусироваться.

  Гораздо лучше закончить одно дело, прежде чем переходить к другому. Если вам нужно выполнить много разных задач, попробуйте сгруппировать их вместе и последовательно выполнять похожие задачи.

---

Сохраняйте спокойствие и наблюдайте за происходящим

Возможно, важнее всего помнить, что нужно сохранять спокойствие. Чувство перегруженности слишком большим количеством задач может быть очень напряженным. Помните, что конец света, вероятно, не наступит, если вы не выполните последнюю задачу дня или оставите ее на завтра, особенно если вы разумно расставили приоритеты.

Пойти домой или лечь пораньше, чтобы быть готовым к завтрашнему дню, может быть намного лучше, чем уложиться в установленный самим собой или внешним дедлайном, который может даже не иметь большого значения.

Сделайте паузу и взгляните на свою жизнь и приоритеты в перспективе, и вы обнаружите, что взгляд существенно меняется!

---

Как улучшить свои навыки тайм-менеджмента (7 простых способов)

Любой человек выиграет от улучшения своих навыков тайм-менеджмента — это определенно лучше, чем работа в условиях стресса в любое время. В конце концов, если вы не управляете своим временем, возможности, эффективность и баланс между работой и личной жизнью могут ускользнуть из ваших рук!

Тем не менее, о тайм-менеджменте легче сказать, чем сделать. Как и в случае с большинством мягких навыков, для достижения успеха требуется много практики.

Тем не менее, есть способы улучшить свои навыки тайм-менеджмента, и в этой статье мы научим вас именно им!

Начнем.

7 лучших советов по улучшению навыков тайм-менеджмента

#1. Определите свои приоритеты 

В вашей повседневной деятельности одни задачи важнее других. Например, у задачи может быть более короткий срок, чем у остальных, или может случиться так, что вам нужно закончить задачу А, прежде чем вы сможете эффективно выполнить задачу Б.

То же самое можно сказать и о достижении ваших долгосрочных целей, будь то повышение по службе или уделение большего количества времени хобби.

Определение ваших приоритетов — это первый шаг к эффективному управлению временем. Независимо от того, являетесь ли вы сотрудником или руководителем высокого уровня, у вас должно быть четкое представление о ваших главных приоритетах. В конце концов, как вы можете приступить к достижению своих целей, пока не определите их четко?

Одним из эффективных методов определения приоритетности повседневных задач является матрица Эйзенхауэра, которая позволяет классифицировать и отделять наиболее важные задачи от тех, которые можно делегировать или полностью исключить.

Метод назван в честь Дуайта Д. Эйзенхауэра, 34-го президента США, получившего широкое признание за свою эффективность и дисциплину.

Вот как может выглядеть ваше методическое планирование с использованием матрицы Эйзенхауэра:

#2. Избегайте многозадачности

Хотя многие люди хвалят свою способность к многозадачности, есть столько же причин полагать, что это может на самом деле помешать вам улучшить свои навыки тайм-менеджмента.

Исследование, проведенное в 2011 году Калифорнийским университетом, например, показало, что многозадачность может негативно повлиять на вашу рабочую память и способность сосредоточиться на важных задачах. Это, конечно, не очень хорошо для тайм-менеджмента.

Что еще более важно, многозадачность может быть просто переоценена. Что делает это правдой, так это тот факт, что на самом деле вы никогда не работаете в многозадачном режиме. Различные задачи, с которыми вы сталкиваетесь, могут быть выполнены в некоторой степени, но ни одна из них не будет в меру ваших способностей.

Если вы хотите улучшить свои навыки тайм-менеджмента, очень важно научиться уделять все свое внимание поставленной задаче. Ваша продуктивность может улучшиться только в том случае, если вы научитесь постоянно концентрироваться и прилагать усилия.

№3. Избегайте отвлекающих факторов

Наша повседневная жизнь очень динамична и полна отвлекающих факторов, и чаще всего это мешает улучшить навыки тайм-менеджмента. Например, если вы работаете из дома, вам может быть трудно сосредоточиться на работе из-за большего количества отвлекающих факторов, чем в офисе, и, прежде чем вы это осознаете, вы потеряете часы своего времени.

Отличные способы не отвлекаться включают откладывание телефона в сторону или отключение уведомлений, наличие офисного помещения, даже если вы работаете из дома, и просьбу членов семьи или коллег не беспокоить вас не связанными с работой делами.

#4. Научитесь говорить «нет»

Многие люди берут на себя столько же обязанностей, чтобы либо произвести хорошее впечатление и продемонстрировать свою преданность работе, либо потому, что они просто не могут сказать «нет». Тем не менее, огромное количество задач может сказаться на вашей эффективности работы и мышлении.

Установка лимита рабочей нагрузки, которую вы готовы взять на себя, может помочь вам управлять своим временем и сосредоточиться на наиболее важных задачах. В свою очередь, вы сможете сосредоточиться и быть более продуктивным в самых насущных задачах.

Начните с определения идеального для вас объема работы, а затем будьте уверены и уверены в том, что откажетесь от любой предлагаемой нагрузки, которая выходит за рамки этого. Если вам некомфортно из-за того, что вы не можете помочь, просто объясните тому, кто спрашивал, что у вас нет времени на выполнение качественной работы, которую они ожидают, или что у вас есть другие, более важные сроки, которые нужно уложиться.

#5. Используйте приложения для управления временем

Очень легко устать от бесконечных ежедневных напоминаний о запланированных задачах и встречах, а постоянные попытки наверстать упущенное могут негативно сказаться на вашем рабочем процессе.

К счастью, технологии помогли нам в этом.

Используя приложения для управления временем, вы можете легко организовать все в одном пространстве и отслеживать свое время для различных задач.

Приложения для управления временем, такие как Rescuetime, могут значительно повысить вашу эффективность. Приложение позволяет вам использовать режим сеанса фокусировки всякий раз, когда вам действительно нужно сосредоточиться, предотвращая основные отвлекающие факторы и отслеживая, насколько эффективно вы работаете.

Точно так же приложения для отслеживания времени, такие как Everhour или Toggl Track, могут показать вам, сколько времени вы на самом деле тратите на ту или иную задачу.

 #6. Организация дня И без надлежащей ежедневной организации улучшение ваших навыков тайм-менеджмента может превратиться в сложную задачу.

Однако, если вы организуете свой день, расставите задачи по приоритетам и будете измерять свой прогресс, вы будете точно знать, на каком этапе вы находитесь, работая над достижением более крупных целей.

Теперь есть несколько эффективных способов организовать свой день и получить немедленные результаты. Например, с точки зрения работы вы можете начать составлять ежедневные списки дел, принимая во внимание любые прерывания, которые могут возникнуть, или посвящая меньше времени повторяющимся задачам.

#7. Делайте перерывы

Хотя у вас может возникнуть соблазн завершить большой объем работы перед перерывом, эта стратегия может серьезно повредить вашему психическому здоровью.

Во-первых, пропуск частых коротких перерывов может привести к быстрому выгоранию и сильному стрессу. Одно исследование показало, что сотрудники даже склонны жертвовать своими обеденными перерывами, предпочитая вместо этого работать. Это, в свою очередь, плохо сказалось на их психическом здоровье.

Отходя от работы на несколько минут каждые пару часов, вы сможете достичь большего с большим комфортом и удовольствием, повысив общую эффективность.

3 Преимущества улучшения навыков тайм-менеджмента

Меры по совершенствованию навыков тайм-менеджмента имеют множество преимуществ. Эффективное управление временем может помочь вам не только эффективно работать, но и значительно снизить стресс и улучшить баланс между работой и личной жизнью.

Вот 3 основных преимущества, которые дает улучшение навыков тайм-менеджмента:

#1. Снижение тревожности 

Недавнее исследование показало, что плохое управление временем не только вредит продуктивности, но и вашему благополучию.

Если подумать, время — ваш самый ценный актив. Мы все это понимаем, поэтому очень важно эффективно управлять своим временем и оставлять достаточно места для досуга, хобби и личной жизни. В противном случае вы рискуете нанести вред своему психическому здоровью и подвергнуть себя большему стрессу, чем вы можете вынести.

Поскольку всем нам нужно достаточно времени для досуга, пересмотрите все элементы своей повседневной жизни и разработайте стратегию, которая принесет вам максимальную пользу в кратчайшие сроки.

Совершенствуя свои навыки тайм-менеджмента, у вас будет появляться все больше и больше свободного времени, которое вы можете потратить по своему усмотрению.

№2. Улучшенный баланс между работой и личной жизнью

Слишком много работы и слишком много отдыха могут повредить вашему общему благополучию. Вот почему достижение баланса, который может помочь вам получить максимальную отдачу от каждого из них, не переусердствуя, является одним из самых больших преимуществ улучшения ваших навыков управления временем.

По словам организационного психолога доктора Дейдре Андерсон, важным аспектом заботы о своем благополучии является уделение времени всем различным аспектам вашей жизни.

Грамотное управление временем — один из самых эффективных способов найти идеальную гармонию между личной жизнью и работой.

№3. Достижение целей

Если вы привыкли откладывать дела на потом, вероятно, вам трудно организовать свой день, и вы постоянно откладываете сроки и цели. Это не только поглощает все ваше время, но и может помешать вам осуществить свои мечты.

По словам исследователя Пирса Стил, 95% людей хоть немного откладывают дела на потом. Хотя знание того, что вы не одиноки, может быть утешительным, также грустно осознавать, как сильно прокрастинация может сдерживать вас.

Начните с следующих простых стратегий по преодолению привычки прокрастинации:

• Практикуйте самопрощение: Для начала не корите себя слишком сильно. Самопрощение может помочь вам почувствовать себя лучше. На самом деле, это снижает вероятность прокрастинации в будущем.
• Вознаградите себя: Если вам удастся выполнить задания вовремя, побалуйте себя вкусной едой в ресторане или чем-то подобным.
• Выключить телефон: Это может показаться излишним, но если вы копнете глубже и посмотрите на исследование мобильных телефонов, проведенное Чикагским университетом, которое показывает, что даже простое присутствие беспроводного устройства сильно влияет на наши когнитивные способности, вы, возможно, захотите пересмотреть свое мнение.

Поэтому вполне естественно, что улучшение ваших навыков тайм-менеджмента может помочь вам перестать прокрастинировать и сделать вас на шаг ближе к вашим целям.

Хотите улучшить не только свои навыки тайм-менеджмента? Общение так же важно, поэтому ознакомьтесь с этим руководством, чтобы узнать, как сделать так, чтобы ваши коммуникативные навыки выделяются.

2 типа навыков тайм-менеджмента

Развитие прочных навыков тайм-менеджмента необходимо для того, чтобы контролировать свое время в течение дня и обеспечивать его максимально эффективное использование.

Чтобы практиковать эффективное управление временем, вам следует работать над основными и дополнительными навыками:

• Повседневная организация, расстановка приоритетов задач и планирование наперед — это основных навыков управления временем необходим для разумного использования вашего времени. Вы должны быть в состоянии назначать уровни важности для различных задач, разрабатывать четкие планы их выполнения и придерживаться строгого графика, который вы установили для себя.
• Казалось бы, не связанные части вашей жизни, такие как регулярные физические упражнения, здоровое питание и достаточный сон, напрямую влияют на вашу общую эффективность и, следовательно, на вашу способность управлять своим временем. Их можно назвать вторичными навыками тайм-менеджмента .

Итак, прежде чем погрузиться в следующую задачу с максимальной концентрацией и без телефона, выделите 20 минут, чтобы прокатиться по своему прекрасному району!

 

Ключевые выводы

Теперь, когда мы рассмотрели все советы и рекомендации по эффективному управлению своим временем, давайте кратко подведем итоги:

• Эффективное управление временем поможет вам организовать свою повседневную деятельность в соответствии с вашими приоритетами. Итак, прежде чем вы начнете работать над улучшением своих навыков тайм-менеджмента, найдите время, чтобы определить свои ключевые и второстепенные приоритеты.
• Когда вы четко определите, что для вас важнее всего, вы сможете приступить к поиску предпочтительного метода организации своего времени. Одним из эффективных методов, который вы могли бы использовать, является матрица Эйзенхауэра.
• Существует множество программ для управления временем, которые помогут вам в организации задач и отслеживании общей производительности.

  No related posts.