Планирование времени тайм менеджмент: Что такое тайм-менеджмент: правила управления временем

Содержание

Тайм-менеджмент: управление временем

Управление временем для современного человека — центральное понятие любой системы личной эффективности и продуктивности, Святой Грааль для каждой амбициозной личности, будь то студент, предприниматель или домохозяйка. Быстрый темп жизни, особенно в крупных городах, и огромные массивы данных затрудняют достижение важных для каждого из нас целей, не важно повышение это по службе, воспитание ребёнка или создание собственного предпринимательского проекта.

Если вам есть к чему стремиться, вы недовольны своими результатами, просто хотите стать немного эффективнее или же нуждаетесь в помощи по преодолению прокрастинации (привычки откладывать дела на потом), то эта серия уроков создана именно для вас.

Представленный онлайн-тренинг познакомит вас с основами тайм-менеджмента и его деталями, расскажет о том, как управляют своим временем и организуют свою жизнь самые успешные люди планеты. Совершенно бесплатно вашему вниманию будут предложены различные принципы, методики, упражнения, техники и приёмы, из которых состоят самые эффективные системы тайм-менеджмента, и которые позволят вам, применив их на практике, заметить положительные изменения уже в самые первые дни.

Этот онлайн-курс по тайм-менеджменту станет вашим личным гидом в мир, где вы забудете о том, что такое вечная усталость, постоянный стресс и нехватка времени. Вы научитесь грамотно ставить цели и планировать их достижение, успевать делать огромное количество дел в рекордно короткие сроки, получать удовольствие от работы и успевать находить время на отдых. В курсе собраны советы и методы по управлению временем, которые по-настоящему эффективны.

Однако, несмотря на то, что представленный курс обладает огромным потенциалом, тайм-менеджмент сам по себе, к сожалению, таит в себе неожиданно много неопределённостей и вопросов. Во-первых, почему различных подходов к управлению временем так много? В чём разница между методикой GTD Дэвида Аллена и методом «тайм-драйв» Глеба Архангельского? Зачем вообще каждый очередной «суперэффективный» автор изобретает что-то новое, неужели в тайм-менеджменте нет ничего определённого и точного?

Во-вторых, почему не всё из предлагаемого специалистами работает? Авторы в один голос говорят об эффективности своих методов и техник, но следовать им совершенно не хочется. И потом, даже если вы всё выполняете точно по инструкции, что-то всё равно идёт не так. В чём причина?

И в-третьих, что делать с нежеланием жить на автомате по однажды, но навсегда заведённому распорядку? Как подстраивать чёткую систему организации времени под постоянные перемены, которыми так богата наша жизнь?

Данная серия онлайн-уроков не рассчитана на то, чтобы дать ответы на все вышеперечисленные вопросы, но составлена таким образом, чтобы помочь вам ответить на них самостоятельно. И в этом — самая главная её ценность. И по этой же причине, изучив материалы этого тренинга, вы сможете не только «прокачать» какие-то отдельные свои качества, но и оказать на свою личность комплексное влияние.

А если вы хотите разобраться в теме максимально подробно, записывайтесь на нашу программу «Лучшие техники тайм-менеджмента».

Содержание

Что такое тайм-менеджмент?
Применение тайм-менеджмента
Задание на взаимопроверку
Как этому научиться?
Уроки управления временем
Как проходить занятия?
Дополнительный материал
Цитаты известных людей на тему времени

Что такое тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент (организация времени, управление временем) — это технология упорядочения времени, направленная на повышение эффективности его использования.

Само понятие «тайм-менеджмент» происходит от английского «time management» и означает технологию организации человеком своего времени и увеличения эффективности его использования. Если говорить более конкретно, то тайм-менеджмент подразумевает под собой действие или совокупность действий по тренировке осознанного контроля над количеством времени, которое затрачивается на определённые виды деятельности и посредством которого можно существенно увеличивать свою продуктивность и результативность.

Тайм-менеджмент включает в себя широкий спектр деятельности, в числе которых:

Постановка целей
Планирование и распределение времени
Делегирование задач и управление ресурсами
Анализ затрат времени
Фиксация времени
Приоритизация
Составление списков
И многие другие

В начале своего появления управление временем касалось только сферы трудовой деятельности или бизнеса.

Но, по мере развития, термин стал расширяться и включил в себя и различные аспекты личной деятельности человека. Сегодня тайм-менеджмент является необходимой составляющей развития абсолютно любого проекта, т.к. служит определяющим фактором при расчёте его масштаба и времени, требуемого для его реализации.

Со временем тема стала стремительно набирать всё больше сторонников и внедряться в разные сферы деятельности людей. Всё это привело к тому, что тайм-менеджмент стал самостоятельным направлением, а в 2007 году в Московской Финансово-Промышленной Академии (сегодня университете) была создана кафедра тайм-менеджмента.

Управление временем имеет свою структуру, состоящую из нескольких важных процессов:

Анализ
Разработка и составление стратегий
Целеполагание
Планирование и приоритизация

Реализация процесса
Контроль достижения целей

Важно заметить, что управление временным ресурсом позволяет эффективно распоряжаться не только рабочим временем, которое является основной частью жизни обычного человека, но и свободным временем, которое человек использует для отдыха. Применяя его в повседневной жизни, можно гораздо эффективнее организовывать свой быт, планировать выходные, устраивать различные мероприятия. Умело распоряжаясь своим временем, человек может из своих выходных сделать даже мини-отпуск. Всё вместе это очень положительно сказывается на эмоциональном, психическом и физическом здоровье человека и значительно улучшает его жизнь.

На сегодняшний день созданы и успешно функционируют специальные школы по обучению эффективному управлению временем. Стандартное обучение происходит по следующим основным темам:

Стратегическое планирование
Тактическое планирование
Оценка личной эффективности
Оценка управленческой эффективности
Определение личной миссии как эмоционально мотивирующего фактора
Определение основных факторов для выработки собственного плана
Умение расставлять приоритеты
Инструмент «Mind Mapping»
Обучение основам использования программного обеспечения, разработанного специально для планирования (MyLifeOrganized, MS Project, MS Outlook и другие программы)
Анализ достигнутого
Изучение методик совершенствования процесса достижения целей

Для обучения людей основам грамотного управления временем сегодня проводятся различные тренинги и семинары, разрабатываются программы и курсы, выпускаются книги и другие издания, а также создаются различные интернет-ресурсы и онлайн-тренинги, такие как представленный тренинг на нашем сайте 4brain, например.

Применение тайм-менеджмента

В современном мире личное время — это ключевой ресурс человека, зачастую имеющий гораздо более высокую стоимость, чем деньги, поскольку оно, в отличие от них, не может быть накоплено или восстановлено. Именно поэтому умение наилучшим образом использовать своё время и управлять им представляет существенную ценность для любого человека. И важно научиться применять этот навык во всех сферах жизни: работе, бизнесе, творчестве, семейных отношениях и т.д.

Навык управления временем предоставляет человеку огромное количество самых разных преимуществ. Ниже мы перечислим лишь некоторые из них.

Итак, человек, умеющий управлять своим временем:

Значительно чаще остальных достигает поставленных целей
Достигает своих целей в разы быстрее, чем люди, не обладающие таким навыком
Способен достичь успеха в любой сфере деятельности
Имеет гораздо больше времени на отдых, нахождение с близкими и занятие любимыми делами
Способен выполнять множество различных дел в течение короткого промежутка времени
Имеет возможность увеличить свои доходы, создать капитал и отойти от дел как можно скорее
Может избавиться от ощущения постоянной усталости и укрепить своё здоровье
Гораздо меньше подвержен влиянию стрессов и негативных факторов
Позитивно воспринимает окружающий мир и происходящие в нём события
Может уделять больше времени на духовное развитие и самосовершенствование
Всегда имеет чёткий план действий
Обладает внутренней свободой и имеет возможность выбора

Способен создавать благоприятные условия и самостоятельно контролировать свою жизнь

Это лишь часть того положительного влияния, которое оказывает умение управлять временем на жизнь человека. Не просто так существует мнение о том, что люди, которые не знают, как им распределить своё время, не могут найти ни одной свободной минуты, и постоянно чем-то заняты, но вся их занятость не приносит никаких толковых результатов. А люди, способные умело распоряжаться своим временным ресурсом, всегда могут выделить время для чего-то или для кого-то, и все их дела непрерывно продвигают их к их целям и достижению успеха.

Если вы познакомитесь с особенностями жизни и работы успешных людей, то непременно обнаружите, что все они, как один, говорят о том, что самый ценный актив, которым обладает человек – это его время, и наверняка заметите, что все они ведут ежедневники, составляют планы, продумывают дальнейшие шаги и занимаются этим постоянно. У них всегда полно идей, а количество их дел просто поражает.

Но, одновременно с этим, они счастливы, улыбчивы, позитивно настроены; всё, что они делают, они делают с энтузиазмом и получают от этого удовольствие; а также обладают крепким здоровьем. Если вы являетесь человеком, который стремится к саморазвитию и личностному росту, то велика вероятность того, что и вы хотели бы достичь подобных результатов, иначе вас бы не было здесь. И для вас есть прекрасная новость – ВЫ МОЖЕТЕ ЭТО СДЕЛАТЬ. Нужно только поставить себе цель научиться качественно использовать своё время.

Задание на взаимопроверку

Прежде чем продолжить изучение урока, предлагаем выполнить интересное задание.

Предложите план своего дня – рабочего или выходного. Начинайте со времени пробуждения и заканчивайте временем отхода ко сну. Чрезмерно детализировать не нужно, отмечайте лишь основные задачи. Это задание поможет вам потренироваться и в общих чертах понять, насколько хорошо вам удается планировать в данный момент, а именно:

грамотно ли вообще вы планируете;
не погружаетесь ли вы в излишнюю детализацию;
не является ли ваш план слишком абстрактным.

Обратную связь вы получите от тех, кто выполнит данное задание так же, как и вы.

Это задание на взаимную проверку, поэтому сначала вам нужно проверить 2 работы других пользователей, а затем загрузить свою. При проверке чужих работ вам необходимо оценить план других участников, проставив соответствующие оценки по каждой из шкал.

Ни для кого не секрет, что все мы от рождения обладаем набором различных способностей и предрасположенностей. Но у всех, конечно же, эти способности и предрасположенности различны, и в то время как одни люди изначально склонны к тому, чтобы эффективно управлять временем своей жизни, другим приходится этот навык развивать и оттачивать. Как бы то ни было, сделать это можно. И снова радостная новость – ВЫ МОЖЕТЕ ЭТО СДЕЛАТЬ САМОСТОЯТЕЛЬНО, т.е. не прибегая к тому, чтобы проходить обучение в специализированных заведениях или покупать дорогостоящие обучающие курсы. Причём, совсем не обязательно обладать каким-то особым талантом или гениальностью, а можно просто пройти онлайн-тренинг, введение к которому вы сейчас читаете.

Основываясь именно на этих важных моментах, мы и разработали этот тренинг. Каждый урок рассчитан на то, чтобы вы могли усвоить теоретический материал, который преподнесён интересным и совершенно понятным и доступным любому человеку языком. А также на то, чтобы у вас была мотивация и возможность применить всё то, что вы узнали, не ожидая какого-то подходящего момента, а прямо «здесь и сейчас». Всё, что вам понадобится – это желание овладеть новым навыком и немного свободного времени, которое, вам потребуется для этого найти, в чём мы, конечно же, не сомневаемся.

Если вы хотите проверить свои теоретические знания по теме курса и понять, насколько он вам подходит, можете пройти наш тест. В каждом вопросе правильным может быть только 1 вариант. После выбора вами одного из вариантов, система автоматически переходит к следующему вопросу.

Изучив опыт обучения управлению временем множества людей, мы пришли к выводу, что его основам, как мы уже говорили, можно научиться самостоятельно. Введя некоторые корректировки, и ещё более адаптировав материал для самостоятельного изучения, мы подготовили ряд уроков, направленных на развитие полезных компетенций для полноценного овладения данным навыком. Далее – коротко о каждом уроке:

Урок 1. Основы тайм-менеджмента: предпосылки управления временем. Целью данного урока является помочь вам максимально разобраться в особенностях и нюансах тайм-менеджмента, а также на глубинном уровне осознать и прочувствовать, как может эффективная организация своего времени способствовать достижению целей, помогать в развитии потенциала своей личности и оказывать благоприятное воздействие на жизнь в целом.

В уроке будут рассмотрены такие вопросы как цели управления временем и его предпосылки, основные этапы и особенности этого процесса. Кроме того, вы узнаете массу советов по повышению личной эффективности и сможете выбрать те из них, которые будут подходить конкретно вам.

Урок 2. Целеполагание. Как известно, любое действие человека непосредственно связано с тем, что он затрачивает определённое количество времени на его совершение. И если информация из первого урока научит вас определять и фиксировать свои временные затраты и разбираться в структуре распределения временного ресурса, то знания, которые вы получите отсюда, помогут вам научиться отделять то, на что нужно тратить своё время, от того, на что не нужно.

Здесь речь пойдёт о процессе целеполагания: вы научитесь определять свои истинные цели и второстепенные задачи, а значит, сможете делать то, что позволит вам исключить бесполезную трату времени, и даже ваши минимальные усилия будут приносить вам максимальные результаты.

Урок 3. Планирование дел: составление списков и приоритизация. Достижение любого результата – это процесс, который всегда обладает своими особенностями и характеристиками. Важно понимать, что не все действия эффективны. Нужно уметь видеть перспективы, просчитывать свои шаги и расставлять приоритеты. Наличие цели предполагает и наличие плана по её достижению. Этим и другим интересным вопросам и посвящён этот урок.

Из него вы узнаете о том, что представляет собой процесс планирования дел, какие существуют методики расстановки приоритетов, познакомитесь с наиболее эффективными техниками составления планов и списков. Помимо этого, вы узнаете несколько важных принципов, которые помогут вам научиться экономить время, повышать свои результаты и избегать многих ошибок, которые свойственны людям, ставшим на путь грамотного распределения времени.

Урок 4. Системы управления временем. Несмотря на то, что в русский язык понятие «тайм-менеджмент» пришло не так давно, самому факту организации личного времени ради достижения целей и повышения продуктивности уделяли и уделяют внимание многие выдающиеся деятели. Возможно, именно поэтому они и смогли достичь значительного успеха, ведь от способности распорядиться главным ресурсом – временем – зачастую зависит умение человека справляться со всеми делами, напряжённо и эффективно работать в любых ситуациях, и выходить из них победителем.

Так или иначе, планировали свою занятость все (художники, писатели, политики – известные и не очень), но создателем не универсального режима дня, а одной из первых комплексных систем управления временем стал Б. Франклин. Он на собственном примере показал, насколько важно ставить цели и разрабатывать план по их достижению. О его и других авторских системах тайм-менеджмента, в которых объединяются принципы целеполагания, планирования и мотивации, и пойдёт речь в данном уроке.

Урок 5. Инструменты для повышения личной эффективности. А. Герцен писал: «Теория внушает убеждения, пример определяет образ действий». На самом деле, системы управления временем урок 4, основы целеполагания урок 2 и планирования урок3 как основные составляющие тайм-менеджмента были бы не больше, чем элементами стройной теории, если бы их не дополняли специально разработанные общеметодологические и в рамках отдельных техник практические инструменты. Следуя им, применяя их в своей повседневной жизни, каждый сможет приобрести не только полезные знания, но и создать собственную систему постановки, оценки и реализации стратегических целей.

Собранные в этом уроке рекомендации, советы, хитрости, приёмы, а также сервисы и программы по тайм-менеджменту, взяты из разных источников, но являются универсальными инструментами и одинаково пригодятся как в плане управления временем, так и для личностного развития в целом: тренировки самодисциплины, характера, отношения к жизненным приоритетам и целям.

Все наши уроки обладают одной важной особенностью – они созданы таким образом, чтобы применить их мог абсолютно любой человек. Но вы должны непременно иметь в виду, что то, насколько успешно вы освоите материал, зависит, в огромной степени, от вашего отношения.

Если вы отнесётесь к этому халатно, с позиции «если появится время, то я, конечно, займусь», то и результат будет совершенно посредственным, если будет вообще. Но в том случае, если вы подойдёте к изучению материала со всей ответственностью и пониманием важности того, чем занимаетесь, то итогом станет ваш стремительный личностный рост и повышение показателей всех личностных характеристик, не говоря уже о том, что вы научитесь превосходно управлять своим временем.

Для того чтобы извлечь из тренинга наибольшую пользу, мы рекомендуем вам изучать по одному уроку в два дня: в первый день вам нужно будет просто ознакомиться с уроком, а во второй – в течение дня использовать то, что вы узнали, каждый раз используя новые приёмы и комбинируя их. Итого, на весь курс у вас уйдёт около десяти дней. Но важным здесь является ещё и то, что, взявшись за прохождение тренинга, вы ни в коем случае не должны пропускать занятия.

Поставьте себе задачу – пройти этот курс до конца. Одно только это уже станет вашей практикой тайм-менеджмента, и кроме того, начнёт развивать в вас такие качества как целеустремлённость, обязательность, исполнительность и пунктуальность. Запомните, что теория и практика это две стороны одной медали. Только так вы сможете научиться тому, чего хотите, и только так поступали все успешные люди во все времена. И ещё кое-что: заранее подготовьте блокнот и ручку, ведь в деле планирования без этого никуда.

В этом разделе дополнительных материалов мы рассмотрим несколько самых популярных книг по теме тайм-менеджмента. Каждая из них является уникальным сборником полезной информации, практических советов и указаний, эффективных техник и приёмов по управлению временем. Некоторые из них написаны авторами-профессионалами и уже заслужили себе авторитет не только у российских читателей, но и у читателей со всего мира. Другие же изданы совершенно недавно, а их авторами являются ещё не такие знаменитые, но, несомненно, заслуживающие внимания люди. Любая из рассмотренных книг станет прекрасным дополнением к нашему тренингу.

Тайм-драйв. Как успевать жить и работать. Г. Архангельский

Жёсткий тайм-менеджмент: возьмите свою жизнь под контроль. Д. Кеннеди

Работай меньше, успевай больше. К. Глисон

К чёрту всё! Берись и делай. Р. Брэнсон

Экстремальный тайм-менеджмент. Н. Мрочковский, А. Толкачёв

Практический курс по тайм-менеджменту. И. Абрамовский

Как работать по 4 часа в неделю и при этом не торчать в офисе «от звонка до звонка», жить где угодно и богатеть. Т. Феррис

Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса. Д. Аллен

Мы стараемся собирать интересные статьи по вопросам тайм-менеджмента и повышения личной эффективности. Все знания и навыки сложно представить системно, всегда можно найти интересный материал, который стоит «особняком». Эти материалы мы размещаем в блоге в разделе, который так и называется «Time-management и эффективность». Предлагаем вам ознакомиться со статьями:

Getting Things Done Дэвида Аллена

Шаг за шагом к достижению цели: метод кайдзен. Роберт Мауер

Ментальные карты

Как составить список дел

Пирамида Франклина

Ментальные ловушки

Цели SMART

Ошибки в работе, как их избежать

Прокрастинация

Управление рабочим временем или тайм-менеджмент для лидеров

Тайм-менеджмент для женщин

Японская система 5S

Это особый раздел дополнительных материалов. Здесь вы сможете познакомиться с самыми выдающимися людьми – профессионалами в области управления временем. Мы расскажем вам о столпах тайм-менеджмента Брайане Трейси (специалист мирового уровня по повышению личной продуктивности), Глебе Архангельском (эксперт в области управления временем), Николае Мрочковском (специалист по тайм-менеджменту и генеральный директор компании «Финанс Консалтинг»), Дэне Кэннеди (мультимиллионер и автор ряда книг-бестселлеров), Стивене Кови (специалист по управлению временем с мировым именем) и некоторых других выдающихся личностях.

Управление временем (тайм менеджмент, time management, организация времени) — это технология организации времени и повышения эффективности его использования. В некотором роде это не столько набор техник, сколько стиль жизни и философия ценности времени в быстром потоке информации и постоянно меняющемся мире.
В управлении временем (тайм менеджменте) можно выделить следующие процессы:
—Постановка цели. Определение и формулирование цели (целей).
—Планирование и расстановка приоритетов. Разработка плана достижения поставленных целей и выделение приоритетных (первостепенных) задач для выполнения.
—Реализация – конкретные шаги и действия в соответствие с намеченным планом и порядком достижения цели.
—Контроль достижения цели и выполнения планов.

Матрица Эйзенхауэра, или Принцип Эйзенхауэра, или Метод Эйзенхауэра — техника тайм менеджмента для расстановки приоритетов. Ее использование позволяет выделить важные и существенные дела и решить, что делать с остальными. Считается, что именно 34 президент США Дуайт Эйзенхауэр предложил ее и сделал стандартом своей работы. Эйзенхауэр выделил следующие 4 категории дел по критериям – важности и срочности.
— Задачи А. Важные и срочные. Например, критические ситуации, проекты с «горящим» сроком. Задачи такого типа необходимо выполнять без промедления.
— Задачи Б. Важные и несрочные. Например, стратегическое планирование в бизнесе, личностное развитие. Для задач данного типа необходимо устанавливать временные рамки.
— Задачи В. Неважные и срочные. Например, спонтанные просьбы или поручения «сделать что-то сейчас и быстро», не относящиеся к вашим непосредственным обязанностям и т.п. По возможности от таких просьб следует отказываться или перепоручать.
— Задачи Г. Неважные и несрочные. Это мелочи, отнимающие время (перекуры, «пустая болтовня», «болтовня» по телефону, просмотр сериалов и др. поглотители времени). Необходимо стремиться устранить такие дела навсегда из своей жизни.

Принцип Парето, или Закон Парето, или принцип 20/80 — эмпирическое правило, введённое социологом Вильфредо Парето, в наиболее общем виде формулируется как «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата». В приложении к тайм-менеджменту (управлению временем) это правило звучит так: 20% дел (и затраченного времени) дают 80% результатов; 80% дел (и затраченного времени) дают 20% результатов. В связи с этим следует вначале выделить те 20% дел, которые дают максимальный результат и начинать с них.

Диаграмма Ганта — это один из наиболее удобных и популярных способов графического представления времени выполнения задач. Эффективно используется в тайм менеджменте (управлении временем). Каждая линия в диаграмме представляет один процесс, наложенный на шкалу времени. Задачи и подзадачи, составляющие план, размещаются по вертикали, по горизонтали задается временная шкала. Начало, конец и длина отрезка на шкале времени соответствуют началу, концу и длительности задачи. На некоторых диаграммах Ганта также показывается зависимость между задачами.
Диаграмма Ганта дает возможность:
— Увидеть и визуально оценить последовательность задач и их относительную длительность;
— Сравнить планируемый и реальный ход выполнения задач;
— Детально проанализировать реальный ход выполнения задач.

Хронометраж — метод изучения затрат времени с помощью фиксации и замеров продолжительности выполняемых действий. Относится к отечественной традиции в истории развития тайм менеджмента (управления временем). Хронометраж позволяет провести «аудит» и «инвентаризацию» времени, выявить «поглотителей времени». Для того чтобы провести хронометраж, рекомендуется записывать все свои дела с точностью до 5-10 минут в течение хотя бы 2х недель.

Список задач или to do list — еще одна техника тайм менеджмента (управления временем), представляет собой перечень запланированных действий. Списки задач удобны тем, что позволяют не держать необходимые к выполнению действия в голове. Задача представляет собой короткую фразу, отражающую, что требуется выполнить. После завершения действия рядом с задачей, как правило, ставится галочка, или строчка с ней вычеркивается. Наиболее популярное и разностороннее применение списки задач нашли в методе Getting Things Done.

Постановка целей по схеме SMART – известная и эффективная технология постановки и формулировки целей. Акроним SMART означает умная цель и объединяет заглавные буквы от английских слов, обозначающих, какой должна быть настоящая цель: Specific (конкретность) — Measurable (измеримость) — Attainable (достижимость) — Relevant (релевантность) — Time-bounded (определенность во времени).

Знаете ли вы, что микропредприятия (от одного до девяти сотрудников) каждую неделю тратят 15 часов на административную работу? Об этом говорится в отчете Starling Bank «2020 Make Business Simple». У индивидуальных предпринимателей дела обстоят еще хуже: они тратят 31% своего рабочего времени в неделю на сортировку финансов. Если вы владелец бизнеса или менеджер, вы знаете, что администрирование и ведение финансового хозяйства — это лишь одна из многих важных задач, которые необходимо выполнять, что подчеркивает, насколько важно управлять своим временем.

Тайм-менеджмент — это планирование того, как эффективно использовать и целенаправленно контролировать время, которое вы тратите, чтобы максимизировать производительность. Короче говоря, делайте больше за меньшее время. Другие преимущества:

Если ваша продуктивность измеряется выходом за определенный период, потерянное время может означать потерю денег. Точно так же, как при составлении бюджета, вы должны отслеживать, на что вы на самом деле тратите свое время, чтобы выявить любые области или привычки, которые мешают вам достичь ваших целей.

Начните с проверки времени. Инструменты отслеживания времени, такие как RescueTime, могут подсказать вам на основе настроенных вами категорий, сколько часов вы продуктивно работаете в день по сравнению с тем, сколько времени вы тратите на не связанные с работой действия, такие как просмотр социальных сетей или поход по магазинам.

Создание реалистичных временных шкал . Люди переоценивают свои возможности добиться цели, явление, которое ученые называют «ошибкой планирования», что обычно приводит к чрезмерно оптимистичным оценкам результатов. Добавьте временные буферы между задачами, чтобы даже при превышении лимита времени общее расписание оставалось неизменным.
Уделите все свое внимание . Старайтесь не заходить на сайты, не связанные с работой (или на другие сайты, которыми вы не должны заниматься) в рабочее время. Закройте все эти вкладки браузера «на потом». Выключите телефон или уберите его в недоступное место, пока не придет время для запланированного перерыва. Опять же, самодисциплина здесь ваш лучший друг.

Списки дел могут спасти продуктивность. Но если вы не будете осторожны, они могут стать настолько большими и подавляющими, что вы не будете знать, с чего начать. Инструмент, известный как матрица Эйзенхауэра, может помочь вам решить, чему расставить приоритеты в зависимости от важности и срочности. Используя эту матрицу решений, вы можете разбить свой список на:

Сначала беритесь за самую сложную задачу
Каждый из нас может отвлечься, будь то телефонный звонок, услуга коллеги или куча грязной посуды. Следующее, что вы знаете, день ушел. Пришло время «съесть эту лягушку».
Метод продуктивности «Ешьте эту лягушку», разработанный экспертом по лидерству Брайаном Трейси, хорошо работает для людей, которые склонны откладывать дела на потом или с трудом избегают отвлекающих факторов. Он рекомендует сначала заняться самой большой, самой сложной и самой важной задачей — той, которую вы, скорее всего, отложите на потом. Переходите к другим вещам только после того, как «съели эту лягушку».
5. Пакетная обработка похожих задач
Пакетная обработка или пакетная обработка означает группировку похожих задач, чтобы вы могли работать над ними вместе. Сгруппируйте их по целям или функциям.
Например:
Встречи с клиентами по средам и четвергам
Отвечать на электронные письма только с 10 до 11 часов
Составлять отчеты первым делом с утра и распространять
6.
Установите разумные сроки
Закон Паркинсона гласит: «Работа расширяется, чтобы заполнить время, отведенное на ее выполнение».
Если у вас есть целый день, чтобы выполнить две задачи, которые должны занять всего три часа, вы, вероятно, все равно потратите на эти две задачи целый день. Если вы дадите себе меньшее окно, скорее всего, вы все равно уложитесь в более ранний срок.
7. Учитесь, когда говорить «нет»
У нас не так много энергии в течение дня, и с часами она убывает. Чтобы избежать недоделанной работы, знайте свои пределы и будьте готовы сказать «нет». Признайте свои сильные и слабые стороны. Сосредоточьтесь на том, в чем вы хороши, и, если возможно, делегируйте то, что другие люди могут сделать лучше и быстрее.
8. Избегайте многозадачности
Наука говорит о многозадачности: она снижает эффективность и даже может быть опасной. По данным Американской психологической ассоциации, умственное жонглирование включает в себя «издержки переключения», которые снижают производительность. Хотя переключение задач может стоить всего несколько секунд на одно переключение, оно увеличивается, если вы часто работаете в многозадачном режиме. Риск ошибки также возрастает.
9. Держите вещи организованными
Если с вами произошло что-либо из перечисленного, вам может потребоваться реорганизация:
Опоздание на совещание, которое вы ведете
Забыли распечатать отчет, необходимый вашему боссу для презентации
Приходилось спрашивать у ИТ ваше имя пользователя или пароль более одного раза
Хорошая новость заключается в том, что организованность — это навык, которому можно научиться. Начните с основ.
Содержать в чистоте рабочий стол . National Geographic сообщает, что психологи и нейробиологи связывают влияние беспорядка на познание, психическое здоровье и поведение. Визуальный беспорядок может повысить уровень стресса и беспокойства, вызывая реакцию «бей или беги». Чтобы лучше принимать решения, выбросьте любую бумагу, которую можно измельчить или переработать. Уберите все ненужное и положите повседневные инструменты в пределах легкой досягаемости.
Координируйте файлы вашего компьютера и общие диски . Именование файлов является ключом к организации цифровых файлов. Создайте систему, которая позволит вам и вашим коллегам быстро и легко находить предметы.
Использовать календарь . Организуйте свой календарь по сегментам жизни, таким как «личные», «профессиональные» и «обязательства». Попробуйте использовать цветовое кодирование, чтобы быстро различать категории или срочные и несрочные.
10. Используйте инструменты тайм-менеджмента
Воспользуйтесь этими инструментами повышения производительности и автоматизации, предназначенными для повышения производительности:
Slack для организации общения команды в одном центральном пространстве, организованном по каналам. Больше не нужно рыться в бесконечных цепочках писем за подробностями проекта.
Dropbox или OneDrive для хранения, обмена и резервного копирования файлов. Авторизованные члены команды могут получать доступ к облачным файлам круглосуточно и без выходных.
Календарь Google и Календарь Outlook для ежедневного, еженедельного и ежемесячного расписания. Интегрируйте их со Slack, чтобы получать автоматические оповещения и напоминания прямо в связанных каналах.
Canva и Lucidchart для дизайна и диаграмм. Они помогают даже тем, у кого проблемы с дизайном, создавать профессионально выглядящие шаблоны.
Мастер тайм-менеджмента для повышения производительности
Большинство высокоэффективных команд выяснили, как максимально эффективно использовать свое время. Восстановите свой рабочий день с помощью этих лучших практик тайм-менеджмента, повысьте свою производительность и снизьте уровень стресса.
18 советов по тайм-менеджменту для повышения продуктивности [2022] • Asana
Сегодня нам постоянно мешают инструменты, уведомления, электронные письма, социальные сети — что угодно. В нашей отвлекающей экономике хаос стал нормой.
Почти невозможно сосредоточиться на том, что действительно важно, или понять, отдаете ли вы приоритет нужной работе в нужное время. Ваши намерения на день вылетают из окна перед лицом высокоприоритетных задач, кажущихся срочными сообщений и бесконечных уведомлений. Чтобы не отставать от темпа работы, 80 % работников умственного труда сообщают, что работают с открытыми почтовыми ящиками или другими коммуникационными приложениями. В результате работники менее эффективны, а сообщения, действия и сроки с большей вероятностью будут пропущены.
Шаблоны тайм-менеджмента помогут вам сэкономить время и сделать вашу повседневную жизнь более осознанной. Вместо того, чтобы позволить вашему списку дел диктовать, как вы тратите свое время, вы можете использовать стратегии тайм-менеджмента, чтобы намеренно установить свои ежедневные приоритеты и сосредоточиться на наиболее важной работе.
Не существует единственно правильного способа управлять своим временем. В этой статье мы рассмотрим 18 различных советов, стратегий и быстрых побед, которые помогут вам снова взять под контроль свои задачи и свое время.
Что такое управление временем?
Тайм-менеджмент — это практика управления вашей работой, чтобы гарантировать, что вы тратите свое время максимально целенаправленно. Тайм-менеджмент может повысить продуктивность, но самым большим преимуществом эффективного тайм-менеджмента является возможность лучше расставить приоритеты в течение дня, чтобы у вас было время для отдыха и заботы о себе.
Прочтите: Как стать более продуктивным: 13 советов, которые можно попрактиковать сегодня
Преимущества тайм-менеджмента
Хорошие стратегии тайм-менеджмента помогут вам организовать задачи и расставить приоритеты, чтобы вы могли:
Почувствуйте, что у вас появилось больше времени в течение дня. Если вы намеренно следите за тем, куда уходит ваше время, вы можете обнаружить, что сокращаете ненужные задачи, снижаете приоритетность работы, которую не нужно делать сегодня, и выполняете задачи за меньшее время. В буквальном смысле у вас не будет больше времени в день, но вы можете обнаружить, что успеваете больше за то же время.
Установите границы между рабочим и личным временем. Улучшение управления временем заключается не в том, чтобы выжимать из работы каждую секунду производительности. Скорее, эти стратегии могут помочь вам выполнить самую важную работу и определить, какая работа может отложиться до завтра. Расставляя приоритеты в работе, которую необходимо выполнить сегодня, и уточняя, какую работу вы можете отложить на более поздний срок, вы также устанавливаете границы между своим рабочим и личным временем.
Уменьшить стресс. Без эффективного тайм-менеджмента может показаться, что вам никогда не хватает времени на работе. Вам может казаться, что вы бегаете и тушите пожары, что может привести к усилению стресса и, в конечном итоге, к выгоранию. На самом деле, согласно Анатомическому индексу работы, 71 % работников умственного труда сообщили, что чувствовали выгорание хотя бы раз в 2020 году.
Повышение производительности. Есть множество советов по тайм-менеджменту, которые помогут уменьшить прокрастинацию и повысить продуктивность. Определив свои главные приоритеты на день, вы не только станете более продуктивными, но и будете уверены, что каждый день работаете над правильными задачами.
Избавьтесь от вредных привычек. Никто не хочет медлить. Но со временем вредные привычки могут накапливаться и мешать эффективной работе. (Поверьте нам, мы тоже были там.) Стратегии тайм-менеджмента могут помочь вам выявить и избавиться от вредных привычек.
6 стратегий тайм-менеджмента для повышения производительности
Один из самых простых способов развить свои навыки тайм-менеджмента — включить проверенную стратегию тайм-менеджмента в свой распорядок дня. Стратегии тайм-менеджмента помогают вам устанавливать ограничения по времени для работы, решать одну задачу за раз и планировать свой день более целенаправленно.
1. Ограничение времени
Ограничение времени — это целенаправленная стратегия управления временем, при которой вы выполняете работу в рамках «временных рамок». Эта стратегия особенно эффективна, если вы не уверены, сколько времени тратите на каждую задачу, и хотите более тщательно подходить к своему списку дел.
Ограничение времени помогает разбивать большие задачи на более мелкие части, а затем выполнять их за разумное время. У каждой задачи должен быть свой уникальный таймбокс, который длится не более трех часов. Например, если вам нужно написать сообщение в блоге, вы можете выделить два часа для написания плана. Затем, после перерыва, вы можете создать еще один трехчасовой временной интервал, чтобы начать первый черновик. Разбивая работу на более мелкие части, вы сможете уверенно продвигаться к своей цели в течение нескольких дней или недель.
Прочтите: попробуйте тайм-боксинг: стратегия целенаправленного управления временем. связанных с работой. Когда вы используете временную блокировку для планирования своей работы, вы фактически разбиваете рабочую неделю на отдельные временные интервалы, где вы можете работать над проектами, общаться с коллегами, делать перерыв или даже заниматься спортом. Блокировка времени может помочь вам посвятить больше времени плавной и глубокой работе, позволяя вам сосредоточиться, не отвлекаясь.
Чтобы создать блок времени, начните с определения ваших ежедневных или еженедельных приоритетов. Затем сгруппируйте похожие задачи, чтобы вы могли работать над ними в один блок времени. Наконец, попрактикуйтесь в планировании блоков времени в своем календаре, чтобы помочь вам придерживаться своего расписания.
Прочитано: Вы блокируете время в своем календаре? Вот почему вы должны начать прямо сейчас
3. Метод Помидора
Подобно тайм-боксингу и блокировке времени, метод Помидора помогает вам выполнять работу в короткие сроки, а затем делать перерывы между рабочими сессиями. Стратегия тайм-менеджмента Pomodoro особенно полезна, потому что она активно поощряет регулярные перерывы, которые хороши для внутренней мотивации и хороши для вашего мозга. Фактически, исследования показывают, что перерывы делают людей более творческими.
Чтобы использовать метод Pomodoro, вам понадобится таймер, список дел с приоритетом и функция «отложить» уведомления. Начните с установки таймера на 25 минут и постарайтесь посвятить это время исключительно работе над задачей — по возможности избегайте проверки своих текстовых сообщений или социальных сетей. Затем, когда время истекло, сделайте пятиминутный перерыв. В идеале постарайтесь заняться чем-нибудь физическим во время перерыва, например, перекусить или встать, чтобы размяться, но вполне нормально проверить свои устройства или посмотреть, есть ли у вас важный пинг, пока вы были сосредоточены на своей задаче.
Повторите процесс работы в течение 25 минут, а затем сделайте пятиминутный перерыв четыре раза. Затем, после четвертого рабочего занятия, сделайте более длительный 20-30-минутный перерыв.
4. Съешьте лягушку
Марк Твен сказал: «Если ваша работа состоит в том, чтобы съесть лягушку, лучше всего делать это с утра». Стратегия управления временем Eat the Frog вдохновлена этой цитатой и призывает вас сначала решать большие или сложные задачи, прежде чем приступать к менее важной или менее срочной работе. Эта стратегия особенно полезна, если вы делите свои дни между обычной, ежедневной работой и высокоприоритетными задачами.
С помощью метода «Съешь лягушку» вы можете каждый день выполнять самую важную работу. Чтобы начать работу с этой стратегией управления временем, убедитесь, что вы отслеживаете свою работу и приоритеты в централизованном инструменте. Ищите способ связать свои ежедневные задачи с целями компании. Таким образом, вы сможете лучше определять, какие задачи следует расставлять по приоритетам каждый день, и убедиться, что вы выполняете эти задачи в первую очередь. Затем, как только вы съели свою лягушку за день, вы можете перейти к остальной части вашей работы.
5. Принцип Парето
Если съесть лягушку первым делом с утра не кажется аппетитным, вы можете предпочесть стратегию управления временем Парето. Принцип Парето является противоположностью метода «Съешь лягушку» – эта стратегия побуждает вас избавляться от быстрых задач, чтобы вы чувствовали себя более успешными и мотивированными в течение дня.
Часто называемый «правилом 80/20», принцип Парето имеет одно фундаментальное правило: вы тратите 20% своего времени на 80% своей работы. Если вы сможете решить эти 80% своих задач в относительно быстром порядке, вы высвободите свой рабочий день, чтобы заняться 20% работы, которая займет 80% вашего времени.
6. Доведение дел до конца (GTD)
Метод достижения цели был изобретен Дэвидом Алленом в начале 2000-х годов. По словам Аллена, первый шаг к тому, чтобы что-то сделать, — это записать все, что вам нужно сделать. Освобождая мозг и вместо этого полагаясь на инструменты управления задачами, вы можете сосредоточиться на действиях, а не помнить, что вам нужно сделать.
Чтобы использовать метод GTD, запишите всю свою предстоящую работу в одном месте. Затем, когда вы записали все, что вам нужно сделать, отсортируйте и расставьте приоритеты в своей работе. Например, у вас может быть работа, в которой вы больше не нуждаетесь (которая отправляется в «мусор»), работа, которую вы хотите выполнить в конечном итоге, но не прямо сейчас (которая отправляется в «более поздний» проект или папку), работа, которая зависит по другим задачам и так далее. Инструмент должен фиксировать все детали — ваша работа — принять меры по ним.
Устали не доводить дела до конца? Овладейте методом GTD за 5 шагов
6 советов по тайм-менеджменту, чтобы успевать больше
Вам может нравиться или не нравиться использование установленной стратегии тайм-менеджмента для организации своей работы. Не каждая стратегия тайм-менеджмента эффективна для каждого человека — именно поэтому их так много. Вместо этого попробуйте эти шесть советов, чтобы развить свои навыки тайм-менеджмента.
1. Свяжите ежедневную работу с целями
Тайм-менеджмент не всегда заключается в том, чтобы выполнить всю вашу работу, а скорее в том, чтобы определить и расставить приоритеты в вашей самой важной работе. Для этого вам нужно связать свою повседневную работу с целями команды или компании, чтобы вы могли определить наиболее важные задачи, которые нужно решать ежедневно. Но, согласно недавнему опросу более 6000 работников умственного труда по всему миру, только 26% сотрудников говорят, что они очень четко понимают, как их индивидуальная работа связана с целями компании.
Лучший способ координировать работу и приоритеты на всех уровнях вашей организации — использовать инструмент управления работой. Благодаря управлению работой вы можете связать повседневную работу и групповые проекты с целями компании, чтобы члены вашей команды всегда понимали, как их работа влияет на приоритеты компании.
Чтобы убедиться, что мы правильно расставляем приоритеты, мы используем OKR для постановки ежеквартальных целей, которые переходят в двухгодичные цели. Еженедельно руководители нашей команды следят за тем, чтобы работа, которую выполняет команда, соответствовала этим целям».
— Бадрул Фаруки, менеджер по продукту, Figma
2. Расставьте приоритеты и организуйте свою работу
Независимо от того, предпочитаете ли вы метод «съесть лягушку» или предпочитаете подход «довести дело до конца», важно знать, какие задачи важны. Неизбежно у вас будет задача, приоритет которой изменится, или крайний срок, который будет сдвинут вверх или вниз. Если у вас нет ясности в отношении того, какая работа важнее, вы не сможете адаптироваться и расставить приоритеты для правильной работы.
Почему важно расставлять приоритеты в работе? Возможно, вы знакомы с выгоранием, которое с каждым годом затрагивает все большее число сотрудников по всему миру. Но что менее задокументировано, так это то, как нечеткие приоритеты способствуют выгоранию. Согласно Индексу анатомии труда, 29% работников умственного труда, сообщивших о чувстве выгорания, в качестве способствующего фактора назвали переутомление из-за отсутствия ясности в отношении задач и ролей. Знание того, какие задачи следует расставить по приоритетам, может помочь уменьшить это чувство и повысить уверенность в том, что вы работаете над правильными задачами каждый день.
Создайте шаблон ежедневного планировщика
3. Планируйте заранее в конце каждого дня
Рабочий день часто кажется суетой, потому что к тому времени, когда мы начинаем, мы уже отстаем. Если вы относитесь к тому типу людей, которые каждое утро просматривают электронные письма, пытаясь понять, что сделать в первую очередь в течение дня, вы не одиноки. К счастью, есть лучший способ.
Вместо того, чтобы пытаться понять, что вы должны делать утром, тратьте последние пять минут каждого дня на подготовку к следующему. Это может повысить мотивацию, потому что вы точно знаете, что делаете каждый день, еще до того, как войдете в систему. Это также ценный способ убедиться, что вы будете выполнять самую важную работу каждый день. Вместо того, чтобы реагировать на электронное письмо или запрос в 16:30, вы можете включить эту важную работу в расписание на следующий день.
4. Скажите «нет» или делегируйте полномочия
Одно из преимуществ прояснения ваших приоритетов заключается в том, что вы также понимаете, что менее важно. Не всегда легко сказать «нет» работе, но помогает, когда вы можете объяснить, что говорите «нет», потому что работа не соответствует вашим текущим приоритетам. Определение приоритетов для себя и разделение этих приоритетов с членами вашей команды может дать всем больше ясности.
Если работа должна быть выполнена, но все еще не является для вас приоритетом, посмотрите, можете ли вы делегировать ее другому члену команды. Имейте в виду: делегирование не означает, что задача не важна, это просто означает, что работа не соответствует вашим текущим приоритетам. Может случиться так, что эта работа более актуальна для чьего-то опыта, и когда вы передаете ее им, вы гарантируете, что работа будет выполнена лучшим человеком для этой работы.
Стратегия, которую мы внедрили, чтобы убедиться, что наша команда эффективна, состоит в том, чтобы четко понимать, что вы будете и не будете делать в команде… Четкое представление о вашей работе облегчает принятие решений относительно того, на чем вы сосредоточитесь. и то, на что вы не будете обращать внимание. Если вы можете быть очень четкими, это помогает повысить эффективность и ясность в отношении того, на чем должны сосредоточиться наши команды».
— Джей Макбрайд, менеджер по поддержке разработки форматов, Woolworths
5. Проведите аудит своих задач
Подобно тому, как вы говорите «нет» работе, найдите время, чтобы просмотреть задачи, которые вы взяли на себя некоторое время назад и над которыми все еще работаете. Есть ли что-то, что в настоящее время находится на вашей тарелке, что больше не соответствует целям вашей команды?
Когда вы найдете эти задания, спросите себя, нужно ли вообще выполнять эту работу. Если это больше не важно для вашей команды, подумайте о том, чтобы приостановить работу. Если задачу все еще нужно выполнить, спросите себя, подходите ли вы лучше всего для этой работы, а если нет, проделайте то же упражнение по делегированию полномочий, чтобы выяснить, кто именно.
6. Откажитесь от рукописных дел — используйте инструмент
Если вы все еще отслеживаете свою работу вручную, пришло время перейти на онлайн-инструмент. Как бы ни было приятно делать заметки вручную, письменные списки дел дезорганизованы, подвержены ошибкам, легко теряются и неэффективны.
Вместо этого убедитесь, что большая часть управления вашим проектом осуществляется в специальном инструменте. Инструменты управления проектами предлагают множество функций, позволяющих максимально эффективно использовать свое время. С помощью инструмента управления проектами вы можете:
Координировать межфункциональную работу и точно отслеживать, кто чем занимается и когда.
Сообщайте о работе, делитесь отзывами и сообщайте о статусе проекта в одном месте.
Отслеживайте прогресс в режиме реального времени, чтобы точно видеть, на каком этапе находится работа.
Просматривайте сроки выполнения и зависимости, чтобы достигать своих целей, не мешкая.
Кроме того, если вы считаете, что нет ничего лучше, чем вычеркнуть задачу из письменного списка дел, подождите, пока вы не увидите стадо праздничных существ, летающих по экрану вашего компьютера.
Создание шаблона ежедневного планировщика
6 быстрых результатов в управлении временем
Стратегии и советы по управлению временем, которые мы изложили выше, полезны, но для их реализации требуется некоторое время. Хотите начать работу в ближайшие пять минут? Попробуйте эти шесть быстрых побед, чтобы улучшить свое управление временем прямо сейчас.
1. Отложить уведомления
Мы постоянно переключаемся между приложениями, уведомлениями и задачами. Фактически, средний работник умственного труда переключается между 10 приложениями до 25 раз в день. Вот почему труднее сосредоточиться на поставленной задаче и войти в ритм, а это означает, что работа занимает больше времени.
При возможности отключите уведомления или используйте функцию «Не беспокоить», чтобы временно отключить уведомления. Таким образом, вы можете погрузиться в глубокую работу, а также сообщить своей команде, что вы вернетесь к ним позже. Большинство инструментов показывают, что вы временно отложены, поэтому члены команды знают, что не стоит ожидать от вас ответа сразу. При необходимости они обычно могут переопределить эту функцию, поэтому вы всегда будете в пределах досягаемости.
Чтобы быть максимально продуктивным, я считаю полезным выделять время между встречами, когда я собираюсь работать над разными проектами, оставляя время для коротких перерывов. Я также нахожу полезным, когда я (и люди вокруг меня) обновляю статусы Slack до «Опусти голову», чтобы никто не ожидал немедленного ответа».
— Юлия Берсин, старший менеджер по формированию спроса, гуру
2. Организуйте свое физическое пространство
Вспомните, каким чистым был ваш стол, когда вы впервые его установили. Скорее всего, у вас был компьютерный монитор и клавиатура, может быть, блокнот, но, вероятно, больше ничего. Если вы чем-то похожи на нас, этот чистый стол долго не протянет. Со временем у вас неизбежно накапливаются бумаги, коробки, книги, стикеры и ненужные провода.
Беспорядок на столе может показаться пустяком, но визуальный беспорядок может влиять на умственный беспорядок и мешать сосредоточиться. Сделайте небольшой пятиминутный перерыв, чтобы навести порядок на своем столе. Выбросьте все бумаги, которые больше не нужны, сложите книги в аккуратный ряд и смотайте все ненужные провода. Затем, когда вы вернетесь к работе, вы обнаружите, что вам легче сосредоточиться.
3. Группируйте похожие задачи
Каждый раз, когда вы переключаетесь между задачами, ваш мозг должен найти соответствующий контекст и информацию для этой новой задачи и вывести эти знания на передний план вашего разума. Конечно, вашему мозгу требуется всего несколько секунд, чтобы сделать это, но если вы постоянно переключаетесь между задачами и проектами, это означает, что вы заставляете свой мозг работать сверхурочно.
Это может привести к снижению производительности, не говоря уже о повышенной усталости в конце дня. Поэтому вместо этого попробуйте сгруппировать похожие задачи. Посмотрите, сможете ли вы работать над всеми задачами одного проекта или над всеми задачами одного и того же результата в один и тот же блок времени. Когда вы это сделаете, вы потратите меньше времени на переключение контекста и больше времени сосредоточитесь на выполнении важной работы.
Работа в пакетном режиме, особенно при планировании, действительно помогает вам расставить приоритеты в работе, но при этом дает вам возможность быть в курсе того, что происходит или что может произойти».
— Алекс Марольди, руководитель отдела торговли, «Молодежь для народа»
4. Работайте над быстрыми задачами в перерывах между встречами или во время концентрации внимания
У вас, вероятно, каждый день есть несколько задач, выполнение которых занимает 5–10 минут. Это могут быть быстрые ответы члену команды, исправление опечатки в документе или отправка формы запроса на работу другому сотруднику.
Если у вас есть такая работа, храните ее где-нибудь на переднем плане и в центре — например, в инструменте управления проектами, — но не приступайте к ней сразу. Вместо этого приберегите эти задачи на те пять минут между собраниями или на 10 минут сразу после обеда, когда вы вернетесь в курс дела. Мало того, что вы сможете быстро взяться за эту работу — и чувствовать себя хорошо, — они также не будут отнимать ценную умственную энергию, которую можно было бы потратить на более сложную работу.
5. Перестаньте пытаться работать в режиме многозадачности
Проще говоря, многозадачность — это миф. Хотя может показаться, что вы делаете несколько дел одновременно, когда вы пытаетесь работать в режиме многозадачности, вы на самом деле заставляете свой мозг быстро переключаться между задачами. Каждый раз, когда вы переключаетесь между работой, ваш мозг должен найти информацию и контекст для этой задачи. Это не только требует больше усилий, чем просто сосредоточение внимания на одном деле, но и истощает ваш мозг.
Вместо многозадачности стремитесь работать над одной задачей за раз, чтобы вы могли погрузиться в рабочий процесс. Состояние потока возникает, когда вы настолько сосредоточены, что чувствуете, что находитесь «в зоне». Когда вы входите в поток, вы можете выполнять больше работы более эффективно, поскольку ваш мозг фокусируется только на одной задаче за раз.
Прочтите: Развенчаны 5 мифов о многозадачности, а также 6 способов быть продуктивным без переключения задач
6. Делайте перерывы
Это может показаться нелогичным, но один из лучших способов улучшить управление временем — это сделать перерыв. Мы склонны реагировать на чувство отставания от работы, просто делая больше, но вашему мозгу нужно время, чтобы отдохнуть и перезарядиться. Если вы переутомлены и выгорели — вы не сможете ничего сделать, не говоря уже о том, чтобы взяться за самую важную работу.
Если вам трудно сделать перерыв, вы не одиноки. Согласно нашему исследованию, 32 % работников умственного труда, которые чувствуют выгорание, сообщают, что неспособность отключиться или отключиться как нечто, что подпитывает их выгорание. Поскольку они не могут выключить, они выгорают, а когда выгорают, они не могут выключить — это бесконечный цикл.
Если вам сложно помнить о перерывах, подумайте о том, чтобы запланировать их в своем календаре. Затем, когда в вашем календаре появится перерыв, заставьте себя взять его, даже если вы просто встаете, чтобы потянуться. Несмотря на то, что этот перерыв может вызвать стресс, вы почувствуете себя лучше, как только сделаете это.
Чтобы не перегореть во время удаленной работы, найдите в этом цифровом мире новые способы отделить себя от экрана и не торопиться.
No related posts.